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Verbessern Sie Ihren Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung des Periodenabschlusses in Dynamics 365.
Verbessern Sie Ihren Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung
Record to Report – Periodenabschluss und Abstimmung
Microsoft Dynamics 365

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Periodenabschluss und Abstimmung in Dynamics 365 optimieren

Beim Periodenabschluss und bei Abstimmungen kommt es häufig zu Verzögerungen und Compliance-Risiken. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Engpässe in Ihrem Record-to-Report-Prozess auftreten, von der ersten Datenerfassung bis zur abschließenden Freigabe. Analysieren Sie die Zykluszeiten Ihres Finanzabschlusses und verteilen Sie Ressourcen gezielter, um Berichte schneller und genauer zu erstellen. Dafür sind keine umfassenden technischen Kenntnisse erforderlich.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung von Record to Report – Periodenabschluss und Abstimmung wichtig ist

Der Record-to-Report-Prozess (R2R) für Periodenabschluss und Abstimmung ist eine wichtige Grundlage für die finanzielle Gesundheit und strategische Entscheidungsfindung jedes Unternehmens. In Microsoft Dynamics 365 Finance bedeutet eine effiziente Prozesssteuerung, korrekte Finanzberichte zu erstellen, gesetzliche Fristen einzuhalten und der Unternehmensleitung zeitnah Erkenntnisse bereitzustellen. Die hohe Komplexität, zahlreiche Abhängigkeiten und oft manuelle Schritte bei der Datenerfassung, Buchung von Transaktionen, Abgrenzungen, konzerninternen Eliminierungen und Kontenabstimmungen können jedoch erhebliche Engpässe verursachen. Diese Ineffizienzen verzögern den Finanzabschluss, erhöhen das Fehlerrisiko und erschweren die Einhaltung strenger Berichtsstandards wie IFRS oder GAAP. Die Folgen eines ineffizienten Abschlusses gehen über den Zeitaufwand hinaus: Sie wirken sich auf Prüfungskosten und die Belastung der Mitarbeitenden aus und erschweren datengetriebene Geschäftsentscheidungen zum richtigen Zeitpunkt.

Wie Process Mining die Effizienz von R2R in Microsoft Dynamics 365 verbessert

Process Mining bietet einen datenbasierten Ansatz, um den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Microsoft Dynamics 365 transparent zu machen. Durch die Analyse der von Ihrem System erzeugten Event Logs entsteht ein objektiver Überblick über alle Aktivitäten und Entscheidungspunkte im Finanzberichtszyklus. Das ist besonders bei komplexen Prozessen wie dem Periodenabschluss hilfreich, an dem mehrere Benutzer, Abteilungen und möglicherweise externe Systeme beteiligt sind. Sie sehen den tatsächlichen Ablauf von „Period Close Initiated“ über „Financial Statements Approved“ bis hin zu „Period Close Completed“.

Statt sich auf subjektive Einschätzungen oder statische Prozessdiagramme zu verlassen, zeigt Process Mining, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen. Die Analyse ermittelt präzise, wo Verzögerungen auftreten, und macht konkrete Schritte sichtbar, die regelmäßig zu Engpässen führen, etwa „Intercompany Reconciliation Performed“ oder „Balance Sheet Account Reconciliation Started“. Sie können die Zykluszeiten einzelner Aktivitäten und des gesamten Abschlussprozesses analysieren und dabei Abweichungen sowie nicht konforme Abläufe erkennen, die vom vorgesehenen Prozess abweichen. So lassen sich die Ursachen für Nacharbeit, verspätete Korrekturen oder langwierige Prüfungs- und Freigabephasen nachvollziehen und gezielt angehen.

Wichtige Ansatzpunkte für die Verbesserung Ihres Periodenabschlusses

Mit Process Mining können Sie im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Microsoft Dynamics 365 mehrere wichtige Optimierungsbereiche ermitteln:

  • Abstimmungsprozesse beschleunigen: Ermitteln Sie Hauptbuchkonten oder Abstimmungskategorien, die regelmäßig zu Verzögerungen führen. Finden Sie heraus, warum „Balance Sheet Account Reconciliation Started“ bei bestimmten Einheiten oder Hauptbuchkonten deutlich länger dauert. So können Sie Abstimmungs-Workflows vereinfachen und Rückstände abbauen.
  • Buchungsverwaltung optimieren: Analysieren Sie Zeitpunkt und Umfang der Aktivität „Adjusting Journal Entries Posted“. Ermitteln Sie, ob bestimmte Arten von Korrekturbuchungen regelmäßig spät im Abschlusszyklus erfolgen. Das kann auf Probleme in vorgelagerten Prozessen oder bei der Datenqualität in Dynamics 365 hindeuten.
  • Freigabe-Workflows vereinfachen: Gewinnen Sie Erkenntnisse zu Prüfungs- und Freigabephasen, von „Reconciliation Reviewed & Approved“ bis „Financial Statements Approved“. Erkennen Sie Engpässe bei Übergaben zwischen verantwortlichen Benutzern oder Abteilungen sowie unnötig lange Freigabezyklen.
  • Compliance und Kontrollen stärken: Decken Sie Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen oder Richtlinien auf, etwa Aktivitäten in falscher Reihenfolge oder durch nicht autorisierte Benutzer. So halten Sie Finanzkontrollen und Prüfungsanforderungen besser ein.
  • Manuellen Aufwand verringern: Ermitteln Sie häufig wiederholte Aktivitäten oder Schritte mit übermäßig vielen manuellen Eingriffen. Daraus können sich Möglichkeiten zur Automatisierung oder Neugestaltung von Prozessen in Dynamics 365 ergeben.

Erwartete Ergebnisse der R2R-Prozessoptimierung

Die durch Process Mining gewonnenen Erkenntnisse lassen sich in konkrete Vorteile für Ihr Unternehmen umsetzen. Wenn Sie die erkannten Engpässe und Ineffizienzen im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung angehen, können Sie Folgendes erwarten:

  • Kürzere Zykluszeiten beim Finanzabschluss: Verringern Sie die Anzahl der Tage, die für den Finanzabschluss benötigt werden, und erhalten Sie schneller Zugriff auf wichtige Finanzdaten.
  • Höhere Genauigkeit und Qualität: Minimieren Sie Fehler, reduzieren Sie kurzfristige Korrekturen und verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Finanzberichte.
  • Niedrigere Betriebskosten: Verringern Sie den manuellen Aufwand, Überstunden und den Ressourceneinsatz für den Abschlussprozess. Das kann die Kosten deutlich senken.
  • Mehr Compliance und Prüfungsbereitschaft: Halten Sie interne Richtlinien und externe Vorschriften konsequent ein, vereinfachen Sie Prüfungen und senken Sie Compliance-Risiken.
  • Bessere Ressourcenverteilung: Optimieren Sie Personaleinsatz und Arbeitsverteilung, indem Sie nachvollziehen, wo und warum Verzögerungen auftreten. So setzen Sie die Fachkenntnisse Ihres Finanzteams effizienter ein.
  • Mehr Transparenz im Finanzbereich: Stellen Sie der Unternehmensleitung zeitnah verlässliche Finanzinformationen für fundiertere strategische Planung und Entscheidungen bereit.

Einstieg in Process Mining für Record to Report

Sie benötigen keine umfassenden Process-Mining-Kenntnisse, um den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Microsoft Dynamics 365 zu verbessern. Die Lösung führt Sie durch die Analyse und liefert klare, umsetzbare Erkenntnisse, ohne dass komplexe Datenmodellierung oder spezielle technische Kenntnisse erforderlich sind. Beginnen Sie noch heute mit der Prozessoptimierung und machen Sie aus dem wiederkehrenden Problem des Finanzabschlusses einen effizienteren, besser steuerbaren Ablauf.

Record to Report – Periodenabschluss und Abstimmung Finanzabschluss Hauptbuch Kontenabstimmung Finanzberichterstattung Compliance Effizienzsteigerung Finanzabteilung Monatsabschluss Periodenende R2R Finanzielle Abstimmung Buchhaltung

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen beim Periodenabschluss wirken sich unmittelbar auf die fristgerechte Finanzberichterstattung aus. Dauert der Abschluss zu lange, stehen wichtige Finanzerkenntnisse nicht rechtzeitig zur Verfügung. Das erschwert strategische Entscheidungen und kann dazu führen, dass gesetzliche Fristen versäumt werden. Zugleich steigt der Druck auf die Finanzteams und die Betriebskosten nehmen zu.
ProcessMind analysiert den gesamten Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Microsoft Dynamics 365. Dabei werden die konkreten Aktivitäten und Benutzer sichtbar, die für lange Durchlaufzeiten verantwortlich sind. Die Visualisierung des gesamten Ablaufs zeigt, welche Engpässe den Abschlusszyklus verlängern, und liefert datenbasierte Erkenntnisse zur Prozessoptimierung.

Manuelle Abstimmungsschritte und langwierige Freigabe-Workflows führen häufig zu Engpässen, besonders beim Monats- oder Quartalsabschluss. Die Verzögerungen können zu hastigen Prüfungen, einem höheren Fehlerrisiko und versäumten Fristen für die Finanzberichterstattung führen. Das belastet die Mitarbeitenden und erhöht das Risiko von Compliance-Verstößen.
ProcessMind zeigt anhand der Perspektive „Finanzperiode“ genau, an welchen Stellen Abstimmungs- und Freigabeprozesse in Microsoft Dynamics 365 ins Stocken geraten. Die Analyse macht Konten, Abteilungen oder einzelne Benutzer sichtbar, die den Record-to-Report-Prozess verzögern. So können Sie gezielt eingreifen, Workflows vereinfachen und Zykluszeiten verkürzen.

Viele Korrekturbuchungen nach der ersten Saldenvorbereitung deuten auf Ungenauigkeiten oder unvollständige Daten in früheren Phasen des Record-to-Report-Prozesses hin. Das erhöht nicht nur den Arbeitsaufwand der Buchhaltung, sondern wirft auch Fragen zur Datenintegrität, Auditfähigkeit und Genauigkeit der Finanzberichte auf.
ProcessMind ermittelt für verschiedene Finanzperioden, wie häufig Korrekturbuchungen in Microsoft Dynamics 365 vorgenommen werden und welche Auswirkungen sie haben. Die Analyse des gesamten Ablaufs von Periodenabschluss und Abstimmung zeigt vorgelagerte Aktivitäten, die regelmäßig zu Korrekturen führen. So können Unternehmen die Ursachen angehen und künftigen Korrekturbedarf verringern.

Wenn Teams oder Einheiten den Periodenabschluss unterschiedlich durchführen, entstehen Ineffizienzen und Fehler. Ohne einheitliche Vorgehensweisen für Record to Report, Periodenabschluss und Abstimmung fällt es Unternehmen schwer, gleichbleibende Qualität zu erreichen, Ergebnisse zuverlässig zu vergleichen und die Compliance über alle Finanzberichtszyklen hinweg sicherzustellen.
ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Varianten des Periodenabschlusses und der Abstimmung in Microsoft Dynamics 365 und zeigt Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf. Die Analyse macht nicht standardisierte Aktivitäten sichtbar. So können Finanzverantwortliche bewährte Vorgehensweisen erkennen, einheitliche Workflows etablieren und die Komplexität der Abschlussprozesse verringern.

Werden gesetzliche Anforderungen oder interne Kontrollstandards beim Finanzabschluss nicht eingehalten, entstehen erhebliche Compliance-Risiken. Mögliche Folgen sind Strafen und negative Prüfungsergebnisse. Zudem kann das dem Ruf des Unternehmens und dem Vertrauen der Stakeholder schaden.
ProcessMind überwacht den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Microsoft Dynamics 365 anhand vordefinierter Regeln und Sollprozesse. Das System erkennt automatisch, wenn erforderliche Aktivitäten ausgelassen, Freigaben versäumt oder Prozessvorgaben nicht eingehalten werden. So können Sie Risiken frühzeitig mindern und Prüfungen vorbereiten.

Eine ineffiziente Aufgabenverteilung beim Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung kann dazu führen, dass einzelne Teammitglieder oder Abteilungen dauerhaft überlastet sind, während andere nicht ausgelastet werden. Dieses Ungleichgewicht begünstigt Überlastung, Verzögerungen und einen ineffizienten Einsatz wertvoller Ressourcen im Finanzbereich.
ProcessMind zeigt die Ressourcenverteilung und Arbeitslast für alle Aktivitäten des Periodenabschlusses in Microsoft Dynamics 365. Sie sehen, wer welche Aufgaben mit welcher Auslastung übernimmt und wo eine ungleiche Verteilung Engpässe verursacht. Das unterstützt eine bessere Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

Die Erfassung und Integration der für Record to Report benötigten Quelldaten in Microsoft Dynamics 365 nimmt häufig viel Zeit in Anspruch und verzögert den Abschluss. Dieser anfängliche Engpass wirkt sich auf die nachfolgenden Aktivitäten aus, verschiebt Abstimmungen und die Erstellung von Finanzberichten und beeinträchtigt so die fristgerechte Berichterstattung.
ProcessMind ermittelt für jede Finanzperiode präzise die Dauer und Abhängigkeiten der Aktivität „Source Data Collected“ sowie der vorausgehenden Schritte. Die Analyse zeigt, wo Probleme bei der Datenintegration auftreten. So können Sie gezielt Verbesserungen einleiten und die kritische Anfangsphase von Periodenabschluss und Abstimmung beschleunigen.

Der Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung erfordert häufig manuelle Arbeit, umfangreiche Prüfungen und Nacharbeit, was die Betriebskosten deutlich erhöhen kann. Diese versteckten Aufwände schmälern die Rentabilität und binden Ressourcen, die sich besser für wertschöpfende Analysen einsetzen ließen. Das beeinträchtigt die Effizienz des Finanzbereichs.
ProcessMind ermittelt den Zeitaufwand für verschiedene Aktivitäten im Abschlussprozess von Microsoft Dynamics 365 und zeigt Bereiche mit hohem manuellem Aufwand und viel Nacharbeit. Durch die Erkennung von Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Automatisierung oder Vereinfachung von Workflows unterstützt ProcessMind Unternehmen dabei, die Gesamtkosten für Periodenabschluss und Abstimmung zu senken.

Ohne einen klaren Echtzeitüberblick über den Fortschritt der Abschlussaktivitäten jeder Finanzperiode können Finanzteams Verzögerungen nur schwer frühzeitig steuern oder drohende Probleme erkennen. Die fehlende Transparenz führt zu reaktiver Problemlösung, versäumten Fristen und erschwert die wirksame Steuerung des Record-to-Report-Prozesses.
ProcessMind bietet ein interaktives Dashboard mit Echtzeitdaten zum Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Microsoft Dynamics 365. Es verfolgt den Status aller Aktivitäten jeder Finanzperiode und zeigt unmittelbar Engpässe, abgeschlossene Schritte und noch offene Aufgaben. So verbessern Sie Kontrolle und Überblick.

Die Prüfung und Freigabe von Bilanz- und Gewinn-und-Verlust-Konten führt im Record-to-Report-Prozess häufig zu erheblichen Verzögerungen. Lange Wartezeiten auf Freigaben bremsen den Finanzabschluss insgesamt und verschieben nachfolgende Aktivitäten wie die Saldenvorbereitung und die Erstellung von Finanzberichten.
ProcessMind erfasst in Microsoft Dynamics 365 genau die Dauer der Aktivitäten „Reconciliation Reviewed & Approved“ und „Financial Statements Reviewed/Approved“. Die Analyse zeigt, welche Freigabeverantwortlichen oder Abteilungen regelmäßig Verzögerungen verursachen. So erhalten Sie konkrete Daten, um Freigabe-Workflows zu vereinfachen und Periodenabschluss und Abstimmung zu beschleunigen.

Probleme mit der zugrunde liegenden Datenqualität, etwa unvollständige oder fehlerhafte Buchungen, können Abstimmungen im Record-to-Report-Prozess erheblich erschweren und verlängern. Finanzteams müssen dann viel Zeit aufwenden, um Abweichungen zu untersuchen, manuelle Korrekturen vorzunehmen und zahlreiche Korrekturbuchungen zu erfassen.
ProcessMind analysiert nicht direkt den Inhalt der Daten. In Microsoft Dynamics 365 machen jedoch das Attribut „Number of Adjustments“ und die Aktivität „Adjusting Journal Entries Posted“ Symptome einer mangelhaften Datenqualität sichtbar. Sie zeigen, an welchen Stellen diese Probleme im Workflow für Periodenabschluss und Abstimmung auftreten, und ermöglichen die Untersuchung vorgelagerter Datenquellen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Gesamtdauer des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung in jeder Finanzperiode zu verkürzen. Ein schnellerer Abschluss verringert Verzögerungen in der Berichterstattung, ermöglicht einen früheren Zugriff auf Finanzerkenntnisse und unterstützt agilere Geschäftsentscheidungen. Außerdem entlastet er die Finanzteams. ProcessMind ermittelt Engpässe und Aktivitäten mit besonders langer Laufzeit im Periodenabschluss von Microsoft Dynamics 365. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Prozessabläufe lassen sich Verzögerungen erkennen und die Gesamtzykluszeit möglicherweise um 15–25 % senken.

Die zügige Freigabe von Abstimmungen ist entscheidend für einen fristgerechten Periodenabschluss. Ziel ist es, die Prüfungs- und Freigabedauer für Bilanz- und GuV-Kontenabstimmungen zu verkürzen, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen. Das wirkt sich unmittelbar auf die Frist für den Abschluss aus. ProcessMind bildet den Freigabe-Workflow für Abstimmungen in Microsoft Dynamics 365 ab und zeigt Abweichungen sowie Schleifen mit Nacharbeit. Die Analyse ermittelt konkrete Freigabeschritte, die Verzögerungen verursachen. So können Sie Workflows optimieren und die Freigabezeiten möglicherweise um 20–30 % verkürzen.

Viele Korrekturbuchungen nach dem Periodenabschluss weisen auf grundlegende Probleme im Record-to-Report-Prozess oder bei der Datenqualität hin. Ziel ist es, die Ursachen zu erkennen und zu beheben, damit die Daten vor dem Abschluss korrekt und vollständig sind und die Zuverlässigkeit der Berichte steigt. Durch die Analyse von Zeitpunkt und Art der Korrekturbuchungen zeigt ProcessMind, welche Aktivitäten oder Datenquellen in Microsoft Dynamics 365 fehleranfällig sind. Diese Erkenntnisse ermöglichen frühzeitige Korrekturen. So lässt sich die Zahl der Korrekturbuchungen möglicherweise um 10–20 % senken und die Richtigkeit der Berichte beim ersten Durchlauf verbessern.

Uneinheitliche Vorgehensweisen führen zu Ineffizienzen, Fehlern und Compliance-Risiken. Ziel ist es, standardisierte Workflows für alle Aktivitäten des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung einzuführen und durchzusetzen. So erzielen Sie über alle Finanzperioden hinweg wiederholbare Ergebnisse in gleichbleibender Qualität. ProcessMind ermittelt alle tatsächlichen Varianten des Periodenabschlusses in Microsoft Dynamics 365. Das System zeigt nicht konforme Abläufe und Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen. So können Sie bewährte Vorgehensweisen etablieren und die Prozessvariabilität um bis zu 40 % verringern.

Alle Aktivitäten der Finanzberichterstattung müssen gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien entsprechen. Ziel ist es, Compliance-Risiken im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung frühzeitig zu erkennen und zu mindern, um Strafen und Rufschäden zu vermeiden. ProcessMind prüft automatisch die Ausführung compliancekritischer Schritte in Microsoft Dynamics 365, etwa die Funktionstrennung und Freigabehierarchien. Das System zeigt Verstöße auf. So können Sie Kontrollen stärken und die Prüfungsbereitschaft sicherstellen.

Eine ungleiche Arbeitslast beim Abschluss kann zu Überlastung, Fehlern und Verzögerungen führen. Ziel ist es, Aufgaben im Finanzteam zu analysieren und effizienter zu verteilen, damit der Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung reibungsloser und weniger belastend abläuft. ProcessMind zeigt die Ressourcenverteilung und die Dauer der Aktivitäten für jeden Benutzer in Microsoft Dynamics 365. Das System deckt Engpässe auf, die durch überlastete Personen oder Teams entstehen. So können Sie Aufgaben neu verteilen und die Effizienz des Teams insgesamt um 10–15 % steigern.

Die rechtzeitige Erfassung aller erforderlichen Quelldaten ist eine wichtige Voraussetzung für einen effizienten Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung. Verzögerungen in diesem Schritt wirken sich auf den gesamten Prozess aus. Ziel ist es, Hindernisse bei der Datenbeschaffung zu erkennen und zu beseitigen, damit Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen. ProcessMind bildet die Aktivitäten vor dem Abschluss ab, die zur Bereitstellung der Quelldaten in Microsoft Dynamics 365 führen. Das System zeigt Abhängigkeiten und Verzögerungen bei der Dateneingabe. So können Sie gezielt eingreifen, die Datenverfügbarkeit beschleunigen und Wartezeiten möglicherweise um 10–20 % verkürzen.

Der Periodenabschluss und die Abstimmung im Record-to-Report-Prozess können viele Ressourcen binden. Ziel ist es, Ineffizienzen, manuellen Aufwand und Nacharbeit zu erkennen, die hohe Betriebskosten verursachen. So lassen sich Abläufe vereinfachen und Kosten deutlich senken. ProcessMind ermittelt, wie viel Zeit und welche Ressourcen die einzelnen Aktivitäten im Periodenabschlussprozess in Microsoft Dynamics 365 beanspruchen. Wenn Sie überflüssige Schritte und Automatisierungsmöglichkeiten erkennen, können Sie den manuellen Aufwand verringern und die Betriebskosten potenziell um 5–10 % senken.

Fehlen aktuelle Erkenntnisse zum Fortschritt des Periodenabschlusses und der Abstimmung im Record-to-Report-Prozess, erschwert das die vorausschauende Steuerung und schnelle Problemlösung. Ziel ist eine kontinuierliche Überwachung, die jederzeit den Status aller Abschlussaktivitäten zeigt. ProcessMind stellt den aktuellen Status Ihrer Periodenabschlussaktivitäten in Microsoft Dynamics 365 in dynamischen Dashboards dar und unterstützt die Konformitätsprüfung. So können Finanzverantwortliche den Fortschritt verfolgen, Abweichungen sofort erkennen und datengetrieben entscheiden.

Die abschließende Prüfung und Freigabe von Finanzberichten kann viel Zeit in Anspruch nehmen und die externe Berichterstattung verzögern. Ziel ist es, diese wichtige Phase des Periodenabschlusses und der Abstimmung im Record-to-Report-Prozess zu optimieren, ohne die Sorgfalt zu beeinträchtigen. ProcessMind analysiert den Workflow und die Dauer der Prüfungs- und Freigabeschritte für Finanzberichte in Microsoft Dynamics 365. Die Analyse zeigt wiederholte Schleifen und Verzögerungen bei Übergaben. Auf dieser Grundlage können Sie den Prozess neu gestalten und den Prüfungszyklus um bis zu 15 % verkürzen.

Eine schlechte Datenqualität erschwert genaue und effiziente Kontenabstimmungen und führt zu Fehlern und Nacharbeit. Ziel ist es, die Ursachen für Datenabweichungen zu finden und die Zuverlässigkeit der Finanzdaten zu verbessern. ProcessMind zeigt, an welchen Stellen im Periodenabschluss- und Abstimmungsprozess in Microsoft Dynamics 365 Probleme mit der Datenqualität auftreten. Dazu können beispielsweise fehlgeschlagene Abstimmungen mit bestimmten Transaktionsarten oder Dateneingaben abgeglichen werden. So können Sie gezielte Maßnahmen zur Daten-Governance ergreifen.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Record-to-Report-Prozesses: Periodenabschluss und Abstimmung

1

Template herunterladen
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Daten exportieren
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Datensatz hochladen
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das speziell für Daten zum Periodenabschluss und zur Abstimmung im Record-to-Report-Prozess aus Microsoft Dynamics 365 erstellte Excel-Template herunter.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Ein standardisiertes Template sorgt für einheitliche und korrekte Daten. Das vereinfacht die anschließende Analyse und hilft, typische Fehler bei der Datenaufbereitung zu vermeiden.

Erwartetes Ergebnis

Sie erhalten das passende Excel-Template, das Sie mit Ihren Daten zum finanziellen Periodenabschluss befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Verzögerungen beim Finanzabschluss aufdecken

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Record-to-Report-Zyklus und zeigt jeden Schritt und jede Interaktion. So erhalten Sie einen klaren, datengetriebenen Überblick über Ihre Abschlussaktivitäten in Dynamics 365.
  • Den tatsächlichen Ablauf Ihres Record-to-Report-Prozesses abbilden
  • Engpässe bei den Abschlussaktivitäten aufdecken
  • Durchlaufzeiten im Finanzabschluss analysieren
  • Abstimmungsgenauigkeit und Compliance verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Periodenabschluss und Abstimmung erfolgreich verbessern

Diese Ergebnisse zeigen, welche messbaren Effizienzgewinne und Verbesserungen Unternehmen typischerweise durch die Optimierung ihrer Record-to-Report-Prozesse, des Periodenabschlusses und der Abstimmungen erzielen. In Verbindung mit Daten aus Microsoft Dynamics 365 hilft Process Mining, Engpässe zu erkennen und zu beheben. Das ermöglicht eine schnellere und genauere Finanzberichterstattung.

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Periodenabschluss beschleunigen

Durchschnittliche Verkürzung der Durchlaufzeit

Verkürzen Sie die Zeit für den finanziellen Periodenabschluss. So können Sie schneller berichten und Entscheidungen treffen.
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Abstimmungen effizienter durchführen

Verkürzung der Freigabezeit

Beschleunigen Sie die Prüfung und Freigabe von Kontenabstimmungen, damit Salden schneller und mit weniger Verzögerungen bestätigt werden.
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Weniger Korrekturen nach dem Abschluss

Weniger erforderliche Korrekturen

Verringern Sie den Bedarf an Korrekturbuchungen nach dem Abschluss. Das verbessert die Datengenauigkeit und reduziert kostspielige Nacharbeit.
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Höhere Prozesskonformität

Einhaltung standardisierter Workflows

Erhöhen Sie den Anteil der finanziellen Abschlüsse, die konsequent nach festgelegten Standardverfahren ablaufen. Das verbessert die Einheitlichkeit und die Auditfähigkeit.
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Mehr Transparenz beim Abschluss

Erkenntnisse zum Prozess in Echtzeit

Verfolgen Sie den Fortschritt des Periodenabschlusses und erkennen Sie Engpässe in Echtzeit. So können Sie den Prozess vorausschauend steuern und während des gesamten Zyklus fundierte Entscheidungen treffen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus bisherigen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eine eindeutige Kennung für den Finanzberichtszyklus, zum Beispiel „2023-12“ für Dezember 2023. Sie dient als primäre Case-ID und fasst alle zugehörigen Aktivitäten zum Periodenende zusammen.

Warum das wichtig ist

Diese wichtige Case-ID bildet die Grundlage der Analyse. Sie ermöglicht es, den gesamten Periodenabschluss für jeden einzelnen Berichtszyklus von Anfang bis Ende auszuwerten.

Der Name eines bestimmten Geschäftsereignisses oder einer Aufgabe im Periodenabschlussprozess, zum Beispiel „Saldenübersicht vorbereitet“ oder „Kontenabstimmung gestartet“.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut bildet die Grundlage der Prozesslandkarte. Es ermöglicht, die Abfolge der Schritte, Engpässe und Abweichungen im Periodenabschlusszyklus zu visualisieren und zu analysieren.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine bestimmte Aktivität des Periodenabschlusses ausgeführt oder abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist für alle zeitbezogenen Analysen entscheidend. Dazu gehören die Berechnung von Durchlaufzeiten, die Erkennung von Engpässen und die Analyse der Ereignisreihenfolge.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und der Ressourcenzuweisung. So lassen sich überlastete Teams oder Einzelpersonen erkennen.

Die Kennung der juristischen Person oder des Unternehmens, für das der Periodenabschluss durchgeführt wird.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Dimension dient zum Filtern und Vergleichen der Abschlussleistung verschiedener juristischer Personen.

Die Fachabteilung, der die Aktivität oder der ausführende Benutzer zugeordnet ist, zum Beispiel „Finanzen“, „Controlling“ oder „Kreditorenbuchhaltung“.

Warum das wichtig ist

Ordnet Aktivitäten den jeweiligen Unternehmensbereichen zu und ermöglicht so die Analyse von Prozessleistung und Arbeitslastverteilung nach Fachbereich.

Die Nummer des Hauptbuchkontos, das an der Aktivität beteiligt ist, zum Beispiel bei einer Buchung oder einem Abgleich.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine detaillierte Finanzanalyse und hilft, problematische Konten mit häufigen Anpassungen oder langen Abstimmungszeiten zu erkennen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den Beginn des finanziellen Abschlusses für eine bestimmte Periode. Sie lässt sich in der Regel aus der Erstellung eines Abschlussplans im Arbeitsbereich Financial close oder aus der ersten Statusänderung der Ledger-Periode ableiten.

Warum das wichtig ist

Als Start-Event ist diese Aktivität entscheidend für die Messung der gesamten Durchlaufzeit des Periodenabschlusses. Die Zeit ab diesem Ereignis zeigt die Gesamtdauer des Prozesses und ob Zeitpläne eingehalten werden.

Diese Aktivität zeigt an, dass eine vorbereitete Kontenabstimmung von einer Führungskraft oder prüfenden Person geprüft und freigegeben wurde. Sie wird in der Regel als abschließende Statusänderung einer Aufgabe im Arbeitsbereich Financial close erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt die Abstimmung eines Kontos ab. Er ist entscheidend für die Berechnung der KPI „Durchschnittliche Freigabezeit für Abstimmungen“ und die Erkennung von Engpässen bei Freigaben.

Dieser wichtige Meilenstein bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem alle bekannten Korrekturen gebucht wurden und eine vorläufige Saldenübersicht zur Prüfung bereitsteht. Das Ereignis wird abgeleitet und markiert den Abschluss der Dateneingabe.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Kontrollpunkt vor der Erstellung der Finanzberichte. Sie grenzt die Phase der Datenkorrektur von der Berichts- und Prüfungsphase ab.

Dieser letzte Freigabemeilenstein zeigt an, dass die Geschäftsleitung die Finanzberichte für die Periode geprüft und freigegeben hat. Er wird häufig über eine Aufgabe im Arbeitsbereich Financial close erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige geschäftliche Meilenstein schließt die Prüfungsphase ab. Er ist entscheidend für die Messung der Prüfungsdauer von Finanzberichten und die Governance des Gesamtprozesses.

Dies ist die letzte Aktivität im Prozess. Dabei wird die Hauptbuchperiode offiziell geschlossen, sodass keine weiteren Buchungen möglich sind. In Dynamics 365 wird diese Statusänderung explizit und auditfähig erfasst.

Warum das wichtig ist

Als abschließendes End-Event ist diese Aktivität für die Berechnung der durchschnittlichen Durchlaufzeit des Periodenabschlusses entscheidend. Sie markiert den endgültigen und unumkehrbaren Abschluss der finanziellen Periode.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Ihrem Microsoft-Dynamics-365-System und visualisiert den tatsächlichen Ablauf des Periodenabschlusses und der Abstimmung. Es zeigt Engpässe, Abweichungen von Standardverfahren sowie Ursachen für Verzögerungen oder Compliance-Verstöße. So erkennen Sie genau, wo Ineffizienzen entstehen und wie sie sich auf Ihre Finanzberichterstattung auswirken.

Process-Mining-Tools werten Timestamps und Aktivitätsfolgen aus Ihren Dynamics-365-Daten aus und rekonstruieren den gesamten Ablauf jedes finanziellen Periodenabschlusses. Sie zeigen Aktivitäten mit langer Dauer oder häufigem Nacharbeitsbedarf und machen so kritische Engpässe und deren Ursachen bei Abstimmungen und Freigaben sichtbar. Diese detaillierte Transparenz hilft Ihnen, Verbesserungsmaßnahmen gezielt zu priorisieren.

In der Regel benötigen Sie Event-Log-Daten mit einer Case-ID, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp für jede Aktion. Beim Periodenabschluss kann die finanzielle Periode als Case-ID dienen. Dazu kommen relevante Aktivitäten wie Buchungen, Abstimmungen und Freigaben sowie die jeweiligen Ausführungszeiten. Wichtig ist der Zugriff auf bestimmte Tabellen mit Transaktions- und Änderungshistorie.

Die Ersteinrichtung einschließlich Datenexport und Modellkonfiguration lässt sich häufig innerhalb weniger Wochen abschließen. Wie lange es dauert, hängt von der Verfügbarkeit und Komplexität der Daten ab. Erste Erkenntnisse können meist kurz nach dem Datenimport gewonnen werden. Die laufende Analyse zeigt weitere Möglichkeiten zur Optimierung und messbare Verbesserungen auf.

Sie können den finanziellen Periodenabschluss beschleunigen, nachträgliche Korrekturbuchungen reduzieren und die Freigabe von Kontenabstimmungen vereinfachen. Process Mining schafft außerdem mehr Transparenz über den aktuellen Prozessstatus und hilft, Workflows für den Periodenabschluss zu standardisieren. Das kann Betriebskosten senken und die Compliance verbessern. So wird der finanzielle Abschluss effizienter und genauer.

Ja. Process Mining kann die tatsächliche Prozessausführung anhand festgelegter Compliance-Regeln und Standardverfahren prüfen. Es erkennt Abweichungen automatisch und zeigt, ob alle erforderlichen Schritte ausgeführt und Freigaben erteilt wurden. Das stärkt die Compliance in der Finanzberichterstattung und verringert das Risiko von Verstößen und Prüfungsfeststellungen.

Der Datenexport hängt von Ihrer konkreten Dynamics-365-Konfiguration und den relevanten Tabellen ab. Dynamics 365 bietet jedoch verschiedene Integrationstools und APIs, die den Zugriff auf Transaktionsdaten und Audit-Logs vereinfachen. Ihr IT-Team oder eine auf Process Mining spezialisierte Fachkraft kann Sie dabei unterstützen.

Process Mining macht Probleme mit der Datenqualität indirekt sichtbar, indem es Unstimmigkeiten oder fehlende Ereignisse im Prozessablauf aufzeigt. Werden beispielsweise Abstimmungsschritte übersprungen oder falsch erfasst, stellt das Tool diese Auffälligkeiten dar. So können Sie die Ursachen untersuchen und die Datenerfassung verbessern. Das trägt zu zuverlässigeren und genaueren Finanzdaten bei.

Nein. Process Mining ist ein nicht invasives Analyseverfahren. Es wertet historische Daten aus, die aus Ihrem Dynamics-365-System exportiert wurden, und greift nicht in den laufenden Betrieb ein. Bei der Einführung geht es um Datenanalyse und Erkenntnisse, nicht um direkte Änderungen am System. So bleibt der Geschäftsbetrieb währenddessen gewährleistet.

Ja. Process Mining analysiert, wer welche Aktivitäten ausführt und wie lange sie dauern. So werden ungleich verteilte Arbeitslasten sichtbar und Sie erkennen, welche Personen oder Teams dauerhaft überlastet oder nicht ausgelastet sind. Diese Daten unterstützen eine ausgewogenere Ressourcenverteilung, effizientere Abläufe und eine geringere Belastung in Spitzenzeiten.

Den Record-to-Report-Abschluss und die Abstimmung beschleunigen

Verkürzen Sie die Durchlaufzeit um 30 % und erhöhen Sie die Genauigkeit, damit der Finanzabschluss schneller gelingt.

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