Cải tiến quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối chiếu

Vì sao cần tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối chiếu

Quy trình ghi nhận đến báo cáo (R2R), bao gồm khóa sổ kỳ và đối chiếu, là nền tảng quan trọng cho sức khỏe tài chính và các quyết định chiến lược của mọi tổ chức. Trong Microsoft Dynamics 365 Finance, quản lý tốt quy trình này giúp đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, đáp ứng thời hạn theo quy định và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. Tuy nhiên, quy trình vốn phức tạp, có nhiều khâu phụ thuộc lẫn nhau và thường cần thao tác thủ công. Việc thu thập dữ liệu, ghi sổ giao dịch, hạch toán khoản trích trước, loại trừ giao dịch nội bộ và đối chiếu tài khoản đều có thể tạo ra điểm nghẽn đáng kể. Những bất cập này làm chậm quá trình khóa sổ, tăng nguy cơ sai sót và khiến việc tuân thủ các chuẩn mực báo cáo nghiêm ngặt như IFRS hoặc GAAP trở thành thách thức thường xuyên. Chi phí do khóa sổ kém hiệu quả không chỉ là thời gian, mà còn gồm phí kiểm toán, áp lực lên nhân sự và việc chậm đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu.

Process mining giúp nâng cao hiệu quả R2R trong Microsoft Dynamics 365

Process mining phân tích dữ liệu để làm rõ quy trình ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối chiếu trong Microsoft Dynamics 365. Bằng cách phân tích nhật ký sự kiện do hệ thống tạo ra, process mining dựng lại bức tranh khách quan, xuyên suốt về từng hoạt động và điểm ra quyết định trong chu kỳ báo cáo tài chính. Cách này đặc biệt hữu ích với quy trình phức tạp như khóa sổ kỳ, nơi các hoạt động trải qua nhiều người dùng, phòng ban và có thể cả hệ thống bên ngoài. Bạn có thể thấy rõ luồng thực tế từ “Bắt đầu khóa sổ kỳ” đến “Phê duyệt báo cáo tài chính” và “Hoàn tất khóa sổ kỳ”.

Thay vì dựa vào ý kiến chủ quan hoặc sơ đồ quy trình tĩnh, process mining cho thấy quy trình thực sự vận hành ra sao. Công cụ xác định chính xác nơi xảy ra chậm trễ, chẳng hạn các bước “Thực hiện đối chiếu nội bộ” hoặc “Bắt đầu đối chiếu tài khoản bảng cân đối kế toán” thường xuyên trở thành điểm nghẽn. Bạn có thể phân tích thời gian xử lý của từng hoạt động và toàn bộ quy trình khóa sổ, đồng thời phát hiện các biến thể và luồng không tuân thủ thiết kế dự kiến. Nhờ đó, bạn hiểu nguyên nhân gốc rễ của việc làm lại, điều chỉnh muộn hoặc kéo dài khâu rà soát và phê duyệt, rồi tập trung cải tiến đúng chỗ.

Các khâu cần cải thiện trong quy trình khóa sổ kỳ

Dùng process mining để phân tích quy trình ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối chiếu trong Microsoft Dynamics 365 có thể giúp bạn xác định một số khâu cần tối ưu:

• Đẩy nhanh đối chiếu: Xác định tài khoản sổ cái hoặc nhóm đối chiếu thường xuyên gây chậm trễ. Tìm hiểu vì sao bước “Bắt đầu đối chiếu tài khoản bảng cân đối kế toán” mất nhiều thời gian hơn ở một số đơn vị hoặc tài khoản sổ cái. Từ đó, bạn có thể tinh gọn quy trình làm việc đối chiếu và giảm việc tồn đọng.
• Tối ưu quản lý bút toán: Phân tích thời điểm và số lượng “Bút toán điều chỉnh đã ghi sổ”. Tìm hiểu xem một số loại điều chỉnh có thường xuyên được thực hiện muộn trong chu kỳ khóa sổ hay không. Đây có thể là dấu hiệu của vấn đề ở các quy trình trước đó hoặc chất lượng dữ liệu trong Dynamics 365.
• Tinh gọn quy trình phê duyệt: Nắm rõ các bước rà soát và phê duyệt, từ “Đã rà soát và phê duyệt đối chiếu” đến “Đã phê duyệt báo cáo tài chính”. Xác định điểm nghẽn khi bàn giao giữa người dùng hoặc phòng ban phụ trách, cũng như những khâu phê duyệt kéo dài không cần thiết.
• Tăng cường tuân thủ và kiểm soát: Phát hiện sai lệch so với quy trình vận hành chuẩn hoặc chính sách, chẳng hạn hoạt động diễn ra sai thứ tự hoặc do người dùng không được phép thực hiện. Qua đó, bạn có thể đảm bảo tuân thủ tốt hơn các kiểm soát tài chính và yêu cầu kiểm toán.
• Giảm thao tác thủ công: Xác định các hoạt động thường xuyên bị lặp lại hoặc cần quá nhiều thao tác thủ công. Đây là cơ sở để xem xét tự động hóa hoặc thiết kế lại quy trình trong Dynamics 365.

Kết quả kỳ vọng khi tối ưu quy trình R2R

Thông tin từ process mining giúp tổ chức đạt được những lợi ích thiết thực. Khi xử lý các điểm nghẽn và khâu kém hiệu quả trong quy trình ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối chiếu, bạn có thể kỳ vọng:

• Rút ngắn chu kỳ khóa sổ tài chính: Giảm đáng kể số ngày cần thiết để hoàn tất khóa sổ, giúp bạn tiếp cận dữ liệu tài chính quan trọng sớm hơn.
• Nâng cao độ chính xác và chất lượng: Giảm lỗi, hạn chế điều chỉnh vào phút chót và cải thiện độ chính xác tổng thể của báo cáo tài chính.
• Giảm chi phí vận hành: Giảm công sức thủ công, giờ làm thêm và tài nguyên dành cho quy trình khóa sổ, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí.
• Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng kiểm toán: Đảm bảo tuân thủ nhất quán các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, đơn giản hóa việc kiểm toán và giảm rủi ro không tuân thủ.
• Phân bổ tài nguyên hợp lý hơn: Tối ưu nhân sự và phân chia khối lượng công việc bằng cách xác định nơi xảy ra chậm trễ và nguyên nhân, giúp tận dụng tốt hơn chuyên môn của đội ngũ tài chính.
• Minh bạch tài chính hơn: Cung cấp cho lãnh đạo thông tin tài chính kịp thời, đáng tin cậy để lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định sáng suốt hơn.

Bắt đầu với process mining cho quy trình ghi nhận đến báo cáo

Bạn không cần có nhiều kinh nghiệm về process mining để bắt đầu cải thiện quy trình ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối chiếu trong Microsoft Dynamics 365. Giải pháp hướng dẫn bạn qua quá trình phân tích và cung cấp thông tin rõ ràng để hành động, không đòi hỏi mô hình hóa dữ liệu phức tạp hay kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu. Hãy bắt đầu tối ưu quy trình ngay hôm nay, biến việc khóa sổ tài chính vốn thường xuyên gây khó khăn thành một quy trình gọn nhẹ và hiệu quả.