Verbeter je Record to Report-proces: periodeafsluiting en aansluitingen

Waarom verbetering van Record to Report - periodeafsluiting en afstemming belangrijk is

Het Record to Report-proces, ook wel R2R genoemd, omvat de periodeafsluiting en afstemming. Dit proces is essentieel voor de financiële gezondheid van een organisatie en voor goede strategische beslissingen. In Microsoft Dynamics 365 Finance betekent een efficiënt proces dat de financiële overzichten kloppen, wettelijke deadlines worden gehaald en het management op tijd over de juiste informatie beschikt. De vele onderlinge afhankelijkheden en handmatige stappen maken het proces complex. Denk aan data verzamelen, transacties boeken, overlopende posten verwerken, intercompany-transacties elimineren en grootboekrekeningen afstemmen. Daardoor ontstaan bottlenecks. Inefficiënties vertragen de financiële afsluiting, vergroten de kans op fouten en maken compliance met strenge rapportagestandaarden zoals IFRS en GAAP lastig. De gevolgen gaan verder dan tijdverlies: ook auditkosten en werkdruk nemen toe, terwijl beslissingen op basis van data langer op zich laten wachten.

Hoe process mining R2R in Microsoft Dynamics 365 efficiënter maakt

Met process mining krijg je op basis van data zicht op het Record to Report-proces, inclusief periodeafsluiting en afstemming, in Microsoft Dynamics 365. Process mining analyseert de event logs van je systeem en brengt alle activiteiten en beslismomenten in de financiële rapportagecyclus objectief in kaart. Dat is vooral nuttig bij complexe processen zoals de periodeafsluiting, waarbij meerdere gebruikers en afdelingen betrokken zijn en soms ook externe systemen. Je ziet hoe het proces werkelijk verloopt, van ‘Periodeafsluiting gestart’ tot ‘Financiële overzichten goedgekeurd’ en ‘Periodeafsluiting voltooid’.

In plaats van af te gaan op persoonlijke ervaringen of statische procesdiagrammen, zie je met process mining hoe het proces echt verloopt. Je ziet precies waar vertragingen ontstaan en welke stappen, zoals ‘Intercompany-afstemming uitgevoerd’ of ‘Afstemming grootboekrekening gestart’, steeds weer een bottleneck vormen. Analyseer de doorlooptijd van afzonderlijke activiteiten en van het volledige afsluitproces. Zo ontdek je variaties en afwijkingen van de afgesproken werkwijze. Daarmee kun je achterhalen waarom herstelwerk nodig is, correcties laat worden geboekt of controles en goedkeuringen lang duren. Vervolgens kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

Belangrijke verbeterpunten voor de periodeafsluiting

Met process mining kun je verschillende verbeterpunten in Record to Report - periodeafsluiting en afstemming in Microsoft Dynamics 365 opsporen:

• Afstemmingen sneller afronden: Ontdek welke grootboekrekeningen of afstemmingscategorieën steeds vertraging veroorzaken. Onderzoek waarom ‘Afstemming grootboekrekening gestart’ bij bepaalde entiteiten of rekeningen veel langer duurt. Zo kun je de afstemmingsworkflow verbeteren en achterstanden verkleinen.
• Journaalposten beter beheren: Analyseer wanneer en hoe vaak ‘Correctiejournaalposten geboekt’ voorkomt. Ontdek of bepaalde correcties steeds laat in de afsluitcyclus worden geboekt. Dat kan wijzen op problemen in eerdere processtappen of op gebrekkige datakwaliteit in Dynamics 365.
• Goedkeuringsworkflows verbeteren: Krijg zicht op de controle- en goedkeuringsstappen, van ‘Afstemming gecontroleerd en goedgekeurd’ tot ‘Financiële overzichten goedgekeurd’. Spoor bottlenecks op bij overdrachten tussen verantwoordelijke gebruikers of afdelingen en ontdek waar goedkeuringen onnodig lang duren.
• Compliance en interne beheersing verbeteren: Ontdek afwijkingen van standaardprocedures of beleid, zoals activiteiten die in de verkeerde volgorde of door onbevoegde gebruikers worden uitgevoerd. Zo voldoe je beter aan financiële beheersmaatregelen en auditvereisten.
• Handmatig werk verminderen: Spoor activiteiten op die vaak worden herhaald of veel handmatige handelingen vragen. Dat kan kansen bieden voor automatisering of een andere inrichting van het proces in Dynamics 365.

Wat procesoptimalisatie van R2R oplevert

De inzichten uit process mining leveren concrete voordelen op. Pak bottlenecks en inefficiënties in Record to Report - periodeafsluiting en afstemming aan en je kunt rekenen op:

• Kortere doorlooptijden voor de financiële afsluiting: Verminder het aantal dagen dat nodig is om de financiële afsluiting af te ronden. Zo heb je sneller toegang tot belangrijke financiële data.
• Betere nauwkeurigheid en kwaliteit: Beperk fouten en lastminutecorrecties en verbeter de nauwkeurigheid van financiële overzichten.
• Lagere bedrijfskosten: Verminder handmatig werk, overuren en de inzet van middelen voor de afsluiting. Dat kan flink op de kosten schelen.
• Betere compliance en voorbereiding op audits: Zorg dat interne beleidsregels en externe voorschriften consequent worden nageleefd. Dat maakt audits eenvoudiger en verkleint compliancerisico’s.
• Betere verdeling van middelen: Ontdek waar en waarom vertragingen ontstaan. Zo kun je de bezetting en werkverdeling verbeteren en de kennis van het financiële team beter inzetten.
• Meer inzicht in de financiële situatie: Geef het management op tijd betrouwbare financiële informatie voor betere strategische planning en besluitvorming.

Aan de slag met process mining voor Record to Report

Je hebt geen uitgebreide ervaring met process mining nodig om Record to Report - periodeafsluiting en afstemming in Microsoft Dynamics 365 te verbeteren. De oplossing begeleidt je bij de analyse en geeft duidelijke, bruikbare inzichten. Complexe datamodellering of specialistische technische kennis is niet nodig. Begin vandaag met procesoptimalisatie en maak van de terugkerende uitdaging van de financiële afsluiting een efficiënter proces.