Usprawnij proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia

Dlaczego warto usprawnić proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Proces Record to Report, czyli R2R, obejmujący zamknięcie okresu i uzgadnianie, stanowi podstawę rzetelnego zarządzania finansami i podejmowania decyzji w organizacji. W Microsoft Dynamics 365 Finance sprawny przebieg tego procesu pomaga zapewnić poprawność sprawozdań finansowych, dotrzymać terminów regulacyjnych i dostarczać kierownictwu aktualnych informacji. Złożoność procesu, liczne zależności i wiele ręcznych czynności związanych ze zbieraniem danych, księgowaniem transakcji, rozliczaniem rezerw, eliminacją transakcji wewnątrzgrupowych i uzgadnianiem kont mogą jednak powodować poważne wąskie gardła. Nieefektywności opóźniają zamknięcie okresu, zwiększają ryzyko błędów i utrudniają spełnienie rygorystycznych standardów raportowania, takich jak IFRS czy GAAP. Koszty nieefektywnego zamknięcia to nie tylko stracony czas. Obejmują też wyższe opłaty za audyt, większe obciążenie zespołu i opóźnienia w podejmowaniu decyzji na podstawie danych.

Jak process mining usprawnia R2R w Microsoft Dynamics 365

Process mining pozwala analizować proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w Microsoft Dynamics 365 na podstawie danych. Analiza dzienników zdarzeń generowanych przez system pokazuje obiektywny, całościowy przebieg czynności i decyzji w cyklu raportowania finansowego. Jest to szczególnie przydatne przy zamknięciu okresu, gdy czynności obejmują wielu użytkowników, działy, a czasem także systemy zewnętrzne. Można prześledzić przebieg od „Rozpoczęto zamknięcie okresu” przez „Zatwierdzono sprawozdania finansowe” po „Zakończono zamknięcie okresu”.

Zamiast polegać na subiektywnych relacjach lub nieaktualnych diagramach, process mining pokazuje, jak proces przebiega w praktyce. Precyzyjnie wskazuje miejsca opóźnień, na przykład etapy „Wykonano uzgadnianie transakcji wewnątrzgrupowych” lub „Rozpoczęto uzgadnianie konta bilansowego”, które regularnie stają się wąskim gardłem. Można analizować czas poszczególnych czynności i całego procesu zamknięcia, a także wykrywać różnice i ścieżki niezgodne z założeniami. Ułatwia to ustalenie przyczyn ponownej pracy, późnych korekt oraz przedłużających się etapów weryfikacji i akceptacji, a następnie zaplanowanie odpowiednich usprawnień.

Obszary, które warto usprawnić przy zamknięciu okresu

Process mining w procesie Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w Microsoft Dynamics 365 może pomóc wskazać kilka obszarów wymagających optymalizacji:

• Przyspieszenie uzgadniania: Wskaż konta księgi głównej lub kategorie uzgodnień, które regularnie powodują opóźnienia. Sprawdź, dlaczego uzgadnianie kont bilansowych trwa znacznie dłużej w przypadku niektórych jednostek lub kont. Ułatwi to usprawnienie workflow uzgadniania i ograniczenie zaległości.
• Lepsze zarządzanie zapisami księgowymi: Analizuj terminy i liczbę księgowanych zapisów korygujących. Sprawdź, czy określone korekty są regularnie wprowadzane pod koniec cyklu zamknięcia, co może wskazywać na problemy z wcześniejszymi etapami lub jakością danych w Dynamics 365.
• Usprawnienie workflow akceptacji: Analizuj etapy weryfikacji i akceptacji, od „Sprawdzono i zatwierdzono uzgodnienie” po „Zatwierdzono sprawozdania finansowe”. Wykrywaj wąskie gardła przy przekazywaniu zadań między użytkownikami lub działami oraz niepotrzebnie długie cykle akceptacji.
• Poprawa zgodności i kontroli: Wykrywaj odstępstwa od standardowych procedur lub zasad, na przykład czynności wykonane w niewłaściwej kolejności albo przez nieuprawnionych użytkowników. Ułatwia to przestrzeganie kontroli finansowych i wymagań audytowych.
• Ograniczenie pracy ręcznej: Wskazuj czynności często powtarzane lub wymagające dużej ingerencji ręcznej. Mogą one stanowić punkt wyjścia do automatyzacji lub przeprojektowania procesu w Dynamics 365.

Oczekiwane efekty optymalizacji procesu R2R

Wnioski z process mining można przełożyć na konkretne korzyści dla organizacji. Po usunięciu wskazanych wąskich gardeł i nieefektywności w procesie Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie można oczekiwać:

• Szybszego zamknięcia okresu finansowego: Skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie okresu ułatwia szybszy dostęp do istotnych danych finansowych.
• Większej dokładności i jakości: Mniej błędów i korekt wprowadzanych w ostatniej chwili oraz większa rzetelność sprawozdań finansowych.
• Niższych kosztów operacyjnych: Mniej pracy ręcznej, nadgodzin i zasobów przeznaczanych na zamknięcie okresu, co pozwala ograniczyć koszty.
• Lepszej zgodności i gotowości do audytu: Spójne przestrzeganie wewnętrznych zasad i zewnętrznych regulacji ułatwia audyty i ogranicza ryzyko niezgodności.
• Lepszego przydziału zasobów: Wiedza o tym, gdzie i dlaczego występują opóźnienia, ułatwia planowanie obsady i obciążenia pracą oraz lepsze wykorzystanie kompetencji zespołu finansowego.
• Większej przejrzystości finansowej: Kierownictwo otrzymuje aktualne i wiarygodne informacje, które ułatwiają planowanie strategiczne i podejmowanie decyzji.

Jak rozpocząć process mining w procesie Record to Report

Usprawnianie procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w Microsoft Dynamics 365 nie wymaga rozległej wiedzy o process mining. Rozwiązanie prowadzi przez analizę i przedstawia wnioski, które można wykorzystać w praktyce, bez złożonego modelowania danych ani specjalistycznych umiejętności technicznych. Warto rozpocząć analizę procesu, aby zamienić powtarzające się problemy z zamknięciem okresu na sprawniejszy i bardziej przewidywalny przebieg pracy.