ปรับปรุงกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดบัญชีและการกระทบยอด

เหตุใดการปรับปรุงกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดจึงสำคัญ

กระบวนการ Record to Report หรือ R2R ซึ่งรวมการปิดงวดและการกระทบยอด เป็นพื้นฐานสำคัญต่อสถานะทางการเงินและการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ขององค์กร ใน Microsoft Dynamics 365 Finance การจัดการกระบวนการนี้ให้มีประสิทธิภาพช่วยให้งบการเงินถูกต้อง ส่งรายงานตามกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแล และให้ข้อมูลแก่ผู้บริหารได้ทันเวลา อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้มีความซับซ้อน เชื่อมโยงหลายขั้นตอน และมักต้องทำงานด้วยมือ ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล การบันทึกรายการธุรกรรม การตั้งค้างรับค้างจ่าย การตัดรายการระหว่างบริษัท ไปจนถึงการกระทบยอดบัญชี ปัจจัยเหล่านี้อาจทำให้เกิดคอขวดและทำให้ปิดบัญชีล่าช้า เพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด และทำให้การปฏิบัติตามมาตรฐานการรายงานที่เข้มงวด เช่น IFRS หรือ GAAP เป็นเรื่องท้าทายอยู่เสมอ ต้นทุนจากการปิดบัญชีที่ไม่มีประสิทธิภาพไม่ได้มีแค่เวลาที่เสียไป แต่ยังรวมถึงค่าตรวจสอบ ภาระงานของทีม และโอกาสในการตัดสินใจทางธุรกิจโดยใช้ข้อมูลที่ทันเวลา

ใช้ process mining เพิ่มประสิทธิภาพ R2R ใน Microsoft Dynamics 365

process mining ช่วยให้เห็นภาพกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดใน Microsoft Dynamics 365 จากข้อมูลจริง โดยวิเคราะห์บันทึกเหตุการณ์ที่ระบบสร้างขึ้น เพื่อแสดงกิจกรรมและจุดตัดสินใจตลอดวงจรรายงานทางการเงินอย่างเป็นกลาง วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งกับกระบวนการซับซ้อนอย่างการปิดงวด ซึ่งเกี่ยวข้องกับผู้ใช้หลายคน หลายแผนก และอาจรวมถึงระบบภายนอก คุณจะเห็นขั้นตอนจริงตั้งแต่ “เริ่มปิดงวด” ไปจนถึง “อนุมัติงบการเงิน” และ “ปิดงวดเสร็จสมบูรณ์”

แทนที่จะอาศัยคำบอกเล่าหรือแผนผังกระบวนการที่ไม่ได้อัปเดต process mining แสดงให้เห็นว่ากระบวนการทำงานจริงเป็นอย่างไร พร้อมระบุตำแหน่งที่เกิดความล่าช้า เช่น ขั้นตอน “ดำเนินการกระทบยอดระหว่างบริษัท” หรือ “เริ่มกระทบยอดบัญชีงบดุล” ที่มักกลายเป็นคอขวด คุณสามารถวิเคราะห์ระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมและกระบวนการปิดบัญชีทั้งหมด เพื่อค้นหาความแตกต่างและเส้นทางที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือแนวทางที่กำหนด ข้อมูลนี้ช่วยให้เข้าใจสาเหตุของการทำงานซ้ำ การปรับปรุงบัญชีล่าช้า หรือขั้นตอนตรวจสอบและอนุมัติที่ยืดเยื้อ และเลือกจุดปรับปรุงได้ตรงจุด

จุดสำคัญที่ควรปรับปรุงในการปิดงวด

การใช้ process mining กับกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดใน Microsoft Dynamics 365 ช่วยระบุจุดที่ควรปรับปรุงได้หลายด้าน:

• เร่งการกระทบยอด: ระบุบัญชี GL หรือหมวดหมู่การกระทบยอดที่ทำให้เกิดความล่าช้าซ้ำๆ ทำความเข้าใจว่าเหตุใด “เริ่มกระทบยอดบัญชีงบดุล” จึงใช้เวลานานเป็นพิเศษในบางนิติบุคคลหรือบางบัญชี GL ข้อมูลนี้ช่วยปรับขั้นตอนการกระทบยอดและลดงานค้าง
• ปรับปรุงการจัดการรายการบัญชี: วิเคราะห์เวลาและจำนวนของ “รายการปรับปรุงบัญชีที่บันทึกแล้ว” ตรวจสอบว่ามีการปรับปรุงบางประเภทซ้ำๆ ในช่วงท้ายของรอบปิดบัญชีหรือไม่ ซึ่งอาจบ่งชี้ถึงปัญหาในขั้นตอนก่อนหน้าหรือคุณภาพข้อมูลใน Dynamics 365
• ทำให้ขั้นตอนอนุมัติกระชับขึ้น: ดูข้อมูลในขั้นตอนตรวจสอบและอนุมัติ ตั้งแต่ “ตรวจสอบและอนุมัติการกระทบยอด” จนถึง “อนุมัติงบการเงิน” ระบุคอขวดในการส่งต่องานระหว่างผู้ใช้หรือแผนกที่รับผิดชอบ รวมถึงขั้นตอนอนุมัติที่ใช้เวลานานเกินจำเป็น
• เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการควบคุม: ค้นหาจุดที่ไม่เป็นไปตามขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐานหรือนโยบาย เช่น การทำกิจกรรมผิดลำดับหรือโดยผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต ช่วยให้ปฏิบัติตามการควบคุมทางการเงินและข้อกำหนดการตรวจสอบได้ดียิ่งขึ้น
• ลดงานที่ต้องทำด้วยมือ: ระบุกิจกรรมที่ทำซ้ำบ่อยหรือต้องอาศัยการดำเนินการด้วยมือมาก เพื่อค้นหาโอกาสในการใช้ระบบอัตโนมัติหรือออกแบบกระบวนการใหม่ใน Dynamics 365

ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการปรับปรุงกระบวนการ R2R

ข้อมูลเชิงลึกจาก process mining ช่วยให้องค์กรเห็นผลลัพธ์ที่นำไปใช้ได้จริง เมื่อแก้ไขคอขวดและจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดแล้ว คุณจะได้ผลลัพธ์ดังนี้:

• ปิดบัญชีการเงินได้เร็วขึ้น: ลดจำนวนวันที่ใช้ปิดบัญชี ทำให้เข้าถึงข้อมูลทางการเงินที่สำคัญได้เร็วขึ้น
• เพิ่มความถูกต้องและคุณภาพ: ลดข้อผิดพลาด ลดการปรับปรุงบัญชีในนาทีสุดท้าย และเพิ่มความถูกต้องของงบการเงินโดยรวม
• ลดต้นทุนการปฏิบัติการ: ลดงานที่ต้องทำด้วยมือ การทำงานล่วงเวลา และทรัพยากรที่ใช้ในกระบวนการปิดบัญชี ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก
• ปฏิบัติตามข้อกำหนดและพร้อมรับการตรวจสอบมากขึ้น: ปฏิบัติตามนโยบายภายในและกฎระเบียบภายนอกได้อย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้การตรวจสอบง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• จัดสรรทรัพยากรได้เหมาะสมขึ้น: วางแผนจำนวนบุคลากรและกระจายภาระงานได้ดีขึ้น เมื่อเข้าใจว่าความล่าช้าเกิดที่ใดและเพราะเหตุใด ช่วยให้ใช้ความเชี่ยวชาญของทีมการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เห็นข้อมูลทางการเงินชัดเจนขึ้น: ให้ข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้แก่ผู้บริหารทันเวลา เพื่อใช้วางแผนและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ดียิ่งขึ้น

เริ่มใช้ process mining กับกระบวนการ Record to Report

การเริ่มปรับปรุงกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดใน Microsoft Dynamics 365 ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ด้าน process mining มาก่อน โซลูชันนี้ช่วยแนะนำการวิเคราะห์ พร้อมแสดงข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้ โดยไม่ต้องสร้างแบบจำลองข้อมูลที่ซับซ้อนหรือมีทักษะทางเทคนิคเฉพาะทาง เริ่มปรับปรุงกระบวนการวันนี้ เพื่อเปลี่ยนการปิดบัญชีที่เป็นปัญหาซ้ำๆ ให้เป็นงานที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพ.