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Mejore su proceso Order-to-Cash: facturación y emisión de facturas

Su guía de 6 pasos para optimizar la facturación y la emisión de facturas en Dynamics 365.
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Order to Cash: facturación y emisión de facturas
Microsoft Dynamics 365
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Optimice la facturación y emisión de facturas en Microsoft Dynamics 365

El procesamiento de facturas suele sufrir demoras y problemas de conciliación que afectan directamente al flujo de caja. Nuestra plataforma le ayuda a descubrir fácilmente cuellos de botella e ineficiencias ocultos en su ciclo de facturación y emisión de facturas. Descubra cómo agilizar las operaciones, reducir Days Sales Outstanding y obtener mayor claridad financiera.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar su proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas?

El proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas es fundamental para la salud financiera de su organización. Afecta directamente al flujo de caja, la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Un proceso de facturación ineficiente, especialmente dentro de un sistema complejo como Microsoft Dynamics 365, puede generar importantes dificultades: pagos atrasados, aumento de los días de ventas pendientes de cobro (DSO), errores de conciliación y clientes insatisfechos. Estos problemas no solo inmovilizan el capital circulante, sino que también consumen recursos valiosos en seguimientos manuales y resolución de disputas. Optimizar este proceso crítico no consiste únicamente en reducir costes; también implica acelerar el reconocimiento de ingresos, mejorar la previsibilidad financiera y aumentar la eficiencia operativa general. Comprender el flujo real de las facturas, desde su creación hasta el pago final, es esencial para identificar y eliminar las ineficiencias ocultas que afectan a muchas empresas.

Cómo mejora Process Mining el análisis de la facturación y la emisión de facturas

Process Mining ofrece una ventaja excepcional para mejorar su ciclo Order to Cash - Facturación y emisión de facturas en Microsoft Dynamics 365. En lugar de basarse en suposiciones o evidencias anecdóticas, Process Mining extrae los datos de eventos directamente del módulo Finance GL de Microsoft Dynamics 365. Reconstruye el recorrido real de cada factura y proporciona una visualización transparente del proceso basada en datos. Así puede ver exactamente dónde se producen los cuellos de botella, identificar bucles de retrabajo y descubrir desviaciones respecto al flujo de proceso previsto. Por ejemplo, puede determinar por qué las facturas se retrasan entre «Factura aprobada» y «Factura enviada al cliente», o descubrir las causas raíz de los tiempos prolongados de conciliación después de «Pago del cliente recibido». Al aprovechar Process Mining, obtiene información objetiva sobre el proceso «tal como es», lo que le permite tomar decisiones fundamentadas para optimizarlo y responder a preguntas clave como «cómo mejorar el tiempo de ciclo del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas».

Principales áreas de mejora identificadas mediante Process Mining

La aplicación de Process Mining a sus datos de facturación y emisión de facturas en Microsoft Dynamics 365 puede poner de manifiesto varias áreas clave de mejora:

  • Eficiencia en la generación y aprobación de facturas: descubra demoras entre el cumplimiento del pedido de venta y la generación de la factura, o localice cuellos de botella en el Workflow de aprobación que prolongan el tiempo total del ciclo.
  • Puntualidad en la entrega de facturas: analice el tiempo que tardan las facturas en llegar a los clientes después de su aprobación e identifique posibles deficiencias en los métodos de entrega o los canales de comunicación.
  • Comportamiento de pago y cumplimiento: comprenda los patrones de pago de los clientes y la eficacia de los recordatorios, e identifique las facturas que superan sistemáticamente las condiciones de pago. Esto le ayuda a gestionar el riesgo de crédito y garantizar el cumplimiento.
  • Aplicación de pagos y conciliación: agilice los pasos, a menudo complejos, desde la recepción del pago del cliente hasta la aplicación del efectivo y la conciliación final, reduciendo el trabajo manual y los índices de error.
  • Retrabajo y excepciones: detecte automáticamente los casos en los que las facturas se corrigen, se vuelven a aprobar o se reenvían, y cuantifique el coste y el impacto de estas excepciones en la eficiencia del proceso.

Resultados esperados de la optimización del proceso de facturación

Al aplicar Process Mining de forma estratégica a su proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas en Microsoft Dynamics 365, puede obtener beneficios importantes y medibles:

  • Reducción de los días de ventas pendientes de cobro (DSO): al acelerar la entrega de facturas, agilizar las aprobaciones y mejorar el cobro, puede acortar considerablemente el tiempo necesario para convertir las ventas en efectivo.
  • Mejora del flujo de caja y del capital circulante: una conversión más rápida del efectivo refuerza directamente su capital circulante y proporciona mayor flexibilidad y estabilidad financiera.
  • Mayor precisión de la facturación: identificar y eliminar las causas raíz de los errores genera facturas más precisas, menos disputas y una menor carga administrativa.
  • Mayor eficiencia operativa: automatizar las tareas manuales y eliminar pasos innecesarios permite que su equipo financiero se concentre en actividades estratégicas en lugar de resolver problemas de forma reactiva.
  • Mejor cumplimiento y preparación para auditorías: un proceso bien definido y transparente garantiza el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas, y simplifica las auditorías.

Cómo comenzar a optimizar su proceso de facturación

Process Mining le permite dejar atrás las conjeturas y lograr mejoras concretas en su proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. Al visualizar y analizar el flujo real de eventos a partir de sus datos de Microsoft Dynamics 365, obtiene la claridad necesaria para identificar dónde tendrá mayor impacto la optimización del proceso. Comience hoy su camino hacia una operación de facturación más eficiente, precisa y sólida desde el punto de vista financiero, comprendiendo la dinámica real del ciclo de vida de sus facturas.

Order to Cash: facturación y emisión de facturas Gestión de facturas Cuentas por cobrar Optimización del flujo de caja Tramitación de pagos Reducción del DSO Departamento financiero Precisión de la facturación Cumplimiento financiero Conciliación de facturas O2C Gestión de ingresos Ciclo de facturación

Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Las demoras entre el cumplimiento del pedido de venta y la generación de la factura retrasan el reconocimiento de ingresos y prolongan los días de ventas pendientes de cobro (DSO). Esto genera presión sobre el flujo de caja y afecta a la precisión de los informes financieros, especialmente cuando no se cumplen hitos de facturación contractuales específicos. ProcessMind analiza los registros de eventos de Microsoft Dynamics 365 para determinar dónde y por qué se retrasa la generación de facturas después del cumplimiento del pedido. Revela cuellos de botella, limitaciones de recursos o problemas del sistema dentro del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas, lo que permite aplicar mejoras específicas para acelerar la facturación.

Los Workflow de aprobación de facturas manuales o complejos introducen demoras importantes, afectan al envío puntual de las facturas y, posteriormente, al cobro. Los tiempos de aprobación incoherentes entre departamentos o usuarios generan imprevisibilidad en el ciclo Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind mapea las rutas reales de aprobación de facturas en Microsoft Dynamics 365 e identifica los pasos de aprobación o las personas que provocan cuellos de botella. Detecta desviaciones respecto a los procedimientos estándar y señala oportunidades para agilizar los Workflow y aplicar plazos de aprobación coherentes que mejoren la eficiencia.

Las demoras o los fallos en la entrega de facturas a los clientes, ya sea por medios electrónicos o físicos, provocan directamente pagos atrasados y un aumento de los días de ventas pendientes de cobro (DSO). A menudo, esto se debe a información de contacto incorrecta del cliente o a métodos de entrega ineficientes dentro del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind analiza los datos de eventos para realizar el seguimiento de la actividad «Factura enviada al cliente» y de los eventos de pago posteriores, y relaciona las demoras con métodos de entrega o segmentos de clientes específicos. Le ayuda a optimizar los canales de distribución de facturas y las estrategias de comunicación en Microsoft Dynamics 365, reduciendo el tiempo hasta el pago.

Unos días de ventas pendientes de cobro (DSO) prolongados indican que los clientes pagan las facturas mucho después de su fecha de vencimiento, lo que afecta gravemente al flujo de caja y al capital circulante. Esto suele señalar problemas en la estrategia de cobro de Order to Cash - Facturación y emisión de facturas o deficiencias subyacentes en la precisión de la facturación. ProcessMind visualiza el ciclo de vida de cada factura, desde su generación hasta la conciliación del pago, dentro de Microsoft Dynamics 365 y destaca las facturas que superan sistemáticamente las condiciones de pago. Identifica patrones, como segmentos de clientes o tipos de factura concretos, que contribuyen en mayor medida a un DSO elevado, lo que permite orientar las acciones de cobro y ajustar las políticas.

La necesidad de realizar ajustes manuales, correcciones o retrabajos frecuentes después de generar una factura indica errores o ineficiencias subyacentes en el proceso de facturación. Esto consume recursos valiosos, aumenta los costes operativos y crea nuevas oportunidades de error en el ciclo Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind descubre dónde y por qué se producen ajustes manuales en Microsoft Dynamics 365 mediante el seguimiento de actividades como «Factura aprobada» o «Pago contabilizado en el libro mayor», e identifica modificaciones posteriores. Revela las causas raíz, ya sean errores de introducción de datos, configuraciones incorrectas del sistema o desviaciones del proceso, lo que permite corregirlas de forma sistemática y automatizar tareas.

La dificultad para realizar el seguimiento y comprender el tiempo exacto que se tarda en aplicar los pagos de los clientes a las facturas abiertas y conciliarlos posteriormente en el libro mayor provoca posiciones de efectivo imprecisas y puede generar insatisfacción en los clientes. Esta falta de visibilidad dificulta la gestión eficaz del flujo de caja dentro del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind mapea el flujo desde «Pago del cliente recibido» hasta «Pago contabilizado en el libro mayor» y «Efectivo aplicado/conciliado» en Microsoft Dynamics 365. Revela demoras, cuellos de botella o pasos innecesarios en el proceso de aplicación de pagos, y proporciona información para agilizar las actividades de conciliación y mejorar la precisión de las previsiones de caja.

No aplicar sistemáticamente las condiciones de pago a todos los clientes o regiones provoca una pérdida de ingresos por recargos de demora y dificulta la predicción precisa de las entradas de efectivo. Esta incoherencia debilita la disciplina financiera y complica la previsión del flujo de caja del departamento de Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind analiza los eventos «Se alcanza la fecha de vencimiento del pago» y «Pago del cliente recibido» de cada factura en Microsoft Dynamics 365, y compara las fechas de pago reales con las condiciones de pago definidas. Identifica qué clientes, condiciones o regiones tienen más probabilidades de desviarse, lo que permite aplicar políticas específicas o reforzar la relación con esos clientes.

Los procesos de recordatorio de pago ineficaces o inoportunos aumentan las facturas vencidas y prolongan los ciclos de cobro. Por el contrario, enviar recordatorios con demasiada frecuencia o de forma incorrecta puede molestar a los clientes y afectar a las relaciones dentro del ciclo Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind examina el momento y la secuencia de las actividades «Recordatorio de pago emitido» en relación con «Se alcanza la fecha de vencimiento del pago» y «Pago del cliente recibido» en Microsoft Dynamics 365. Identifica estrategias óptimas de recordatorio, revela recordatorios omitidos o notificaciones excesivas y mejora la eficacia de la gestión de cobros y la experiencia del cliente.

Las diferencias entre los pagos de los clientes y las facturas abiertas, o las demoras en conciliar el efectivo recibido con los asientos del libro mayor, generan acumulaciones pendientes de conciliación y requieren un esfuerzo manual considerable. Esto afecta a la integridad de los registros financieros y a la eficiencia del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind rastrea la ruta completa desde «Pago del cliente recibido» hasta «Efectivo aplicado/conciliado» y «Factura cerrada» en Microsoft Dynamics 365. Destaca los casos de aplicación incompleta, los pagos parciales que requieren varias entradas y las discrepancias, revela las causas raíz y agiliza los Workflow de conciliación.

Las desviaciones respecto al flujo establecido y optimizado del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas, que suelen producirse por intervenciones manuales puntuales o soluciones alternativas, introducen ineficiencias y riesgos de cumplimiento. Estas variantes no planificadas son difíciles de detectar y medir, lo que genera un rendimiento incoherente. ProcessMind descubre automáticamente todas las rutas reales que siguen las facturas en Microsoft Dynamics 365, desde «Factura generada» hasta «Factura cerrada». Visualiza con claridad las rutas habituales y sus variantes, cuantifica su frecuencia e impacto y permite a las organizaciones estandarizar el proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas y reducir las desviaciones.

Algunos usuarios o departamentos se convierten sistemáticamente en cuellos de botella dentro del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas, lo que provoca demoras en actividades clave como la aprobación y el envío de facturas o la conciliación de pagos. Esta distribución desigual de la carga de trabajo reduce el rendimiento general del proceso y aumenta el estrés del personal. ProcessMind analiza la duración de las actividades y las asignaciones de usuarios mediante atributos como «Usuario responsable» y «Departamento de facturación» en los registros de eventos de Microsoft Dynamics 365. Identifica dónde se acumula el trabajo y quién está sobrecargado de forma constante, y proporciona información basada en datos para optimizar la asignación de recursos y mejorar el flujo del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Acelerar el tiempo entre el cumplimiento del pedido de venta y la generación de la factura afecta directamente al flujo de caja y a la satisfacción del cliente. Reducir las demoras garantiza que los clientes reciban las facturas puntualmente, minimiza las disputas y acelera los ciclos de pago. Este objetivo busca reducir el tiempo necesario para crear una factura una vez cumplidas todas las condiciones de entrega. ProcessMind visualiza el proceso completo Order to Cash - Facturación y emisión de facturas en Microsoft Dynamics 365 y destaca el tiempo exacto transcurrido entre «Pedido de venta cumplido» y «Factura generada». Al identificar cuellos de botella y variaciones en esta transferencia crítica, puede determinar las causas raíz de las demoras, como acciones de usuarios concretos o configuraciones del sistema, y aplicar mejoras específicas para generar las facturas más rápidamente.

Las aprobaciones de facturas incoherentes y lentas pueden retrasar considerablemente todo el ciclo Order to Cash - Facturación y emisión de facturas y afectar a los días de ventas pendientes de cobro (DSO). Un proceso de aprobación ágil garantiza que las facturas pasen por las comprobaciones necesarias de forma eficiente, sin esperas innecesarias, y favorece un envío más rápido a los clientes. ProcessMind mapea todas las rutas de aprobación de facturas en Microsoft Dynamics 365, muestra las duraciones reales e identifica los pasos de aprobación o las personas que provocan demoras. Al analizar los tiempos de ciclo y los bucles de retrabajo de las actividades «Factura aprobada», las organizaciones pueden rediseñar los Workflow de aprobación, implementar automatización cuando corresponda y reducir los tiempos de aprobación hasta un 30 %, lo que repercute directamente en la conversión de efectivo.

Garantizar que las facturas lleguen puntualmente a los clientes y a través de los canales más eficaces es fundamental para recibir los pagos a tiempo. Los métodos de entrega ineficientes pueden provocar demoras en los pagos, consultas de los clientes y una mayor carga administrativa. Este objetivo busca optimizar la forma en que se envían y reciben las facturas para mejorar la experiencia general del cliente. ProcessMind analiza el recorrido desde «Factura generada» hasta «Factura enviada al cliente», e identifica los métodos de entrega habituales y sus demoras o índices de fallo asociados dentro del proceso Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. Puede señalar canales o pasos ineficientes, lo que permite optimizar los mecanismos de entrega, por ejemplo, automatizando la distribución por correo electrónico o integrando plataformas de facturación electrónica, para que los clientes reciban las facturas antes y se reduzcan los seguimientos.

Unos días de ventas pendientes de cobro (DSO) elevados indican que la empresa tarda más en cobrar sus cuentas por cobrar, lo que afecta negativamente al flujo de caja y al capital circulante. Este objetivo se centra en reducir el número medio de días que tardan los clientes en pagar después de emitirse una factura, mejorando así la liquidez y la estabilidad financiera. ProcessMind ofrece una visión integral del recorrido de cobro, desde «Factura enviada al cliente» hasta «Pago del cliente recibido», en Microsoft Dynamics 365. Al analizar el comportamiento real de los pagos, identificar los puntos habituales de demora y comprender el impacto de las distintas condiciones de pago, las organizaciones pueden aplicar estrategias específicas, como optimizar los procesos de cobro u ofrecer descuentos por pronto pago, para reducir considerablemente el DSO.

Los ajustes manuales y el retrabajo frecuentes en los procesos de facturación son costosos, propensos a errores y reducen la eficiencia. Este objetivo busca identificar y eliminar las causas raíz de estas intervenciones manuales para obtener facturas más precisas, reducir los costes operativos y acelerar los tiempos de procesamiento dentro del ciclo Order to Cash - Facturación y emisión de facturas. ProcessMind visualiza todas las variantes del proceso y destaca los bucles y las actividades que indican retrabajo manual, como los eventos repetidos «Factura aprobada» o «Factura ajustada» en Microsoft Dynamics 365. Al analizar los registros de eventos, puede determinar dónde y por qué se produce el retrabajo, descubrir problemas subyacentes de calidad de datos o configuraciones incorrectas del sistema y automatizar tareas repetitivas para reducir considerablemente el esfuerzo manual.

La aplicación precisa y puntual del efectivo es esencial para elaborar informes financieros correctos, conciliar las cuentas de los clientes y reducir las discrepancias que pueden generar insatisfacción. Este objetivo se centra en minimizar los errores al aplicar los pagos recibidos a las facturas y cuentas del libro mayor correctas. ProcessMind realiza el seguimiento del flujo desde «Pago del cliente recibido» hasta las actividades «Pago contabilizado en el libro mayor» y «Efectivo aplicado/conciliado» en Microsoft Dynamics 365. Revela patrones de discrepancias, problemas habituales de conciliación y el impacto de las intervenciones manuales. Este análisis permite estandarizar el proceso, automatizar las reglas de correspondencia y mejorar la formación para lograr una mayor precisión en la aplicación del efectivo.

El cumplimiento incoherente de las condiciones de pago acordadas puede provocar un flujo de caja impredecible, un mayor esfuerzo de cobro y relaciones tensas con los clientes. Este objetivo busca garantizar que las acciones de cobro, incluidos los recordatorios y la gestión de cobros, se ajusten sistemáticamente a las condiciones de pago especificadas para cada factura. ProcessMind compara el atributo «Fecha de vencimiento» con el evento «Pago del cliente recibido» de cada número de factura en Microsoft Dynamics 365 e identifica los casos en los que los pagos se desvían de las condiciones acordadas. Le ayuda a analizar el impacto de las distintas condiciones de pago en el comportamiento real de los pagos y a descubrir pasos del proceso, como el momento en que se produce «Recordatorio de pago emitido», para garantizar acciones de seguimiento coherentes y eficaces.

Un proceso ineficaz de gestión de cobros y recordatorios puede provocar retrasos prolongados en los pagos y aumentar los días de ventas pendientes de cobro (DSO). Este objetivo se centra en perfeccionar el momento, la frecuencia y el contenido de los recordatorios de pago para maximizar su eficacia a la hora de fomentar los pagos puntuales sin deteriorar la relación con los clientes. ProcessMind asigna el orden de los eventos relacionados con las actividades «Payment Due Date Reached» y «Payment Reminder Issued» a cada Invoice Number en Microsoft Dynamics 365. Al analizar el impacto de distintas estrategias de gestión de cobros en la velocidad de pago, puede identificar las secuencias óptimas de cobro, automatizar los recordatorios oportunos y reducir el trabajo manual del equipo de cobros, lo que permite recibir los pagos más rápido.

Las variantes del proceso no planificadas o no estandarizadas dentro del ciclo Order to Cash - Billing & Invoicing generan ineficiencias, riesgos de cumplimiento y dificultades para ampliar las operaciones. Este objetivo busca identificar estas desviaciones y orientar el proceso hacia su recorrido más eficiente y conforme. ProcessMind descubre automáticamente todas las rutas reales que siguen las facturas en Microsoft Dynamics 365 y las compara con el flujo estándar ideal. Al señalar dónde y por qué se producen desviaciones, como los «ajustes manuales» o los bucles inesperados, las organizaciones pueden aplicar las mejores prácticas, optimizar los flujos de trabajo y garantizar que todas las facturas sigan el recorrido más eficiente y conforme, mejorando la estabilidad general del proceso.

Los cuellos de botella de recursos en el departamento de facturación pueden provocar retrasos en todo el proceso Order to Cash - Billing & Invoicing y afectar a la productividad y la motivación del personal. Este objetivo busca asignar los recursos de forma eficiente, identificar las áreas sobrecargadas y optimizar los flujos de trabajo para garantizar operaciones fluidas. ProcessMind analiza la duración de las actividades y la asignación de recursos, e identifica dónde determinados usuarios o departamentos, según los Atributos «User Responsible», están sobrecargados o contribuyen a los cuellos de botella. Al visualizar los patrones de utilización de recursos en Microsoft Dynamics 365, puede equilibrar las cargas de trabajo, automatizar las tareas rutinarias y aplicar mejoras que liberen recursos para actividades de mayor valor, aumentando el rendimiento del proceso.

La ruta de mejora de 6 pasos para Order to Cash de facturación y emisión de facturas

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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel específico diseñado para los datos de Order to Cash de facturación y emisión de facturas de Microsoft Dynamics 365. Este Template proporciona la estructura correcta para sus datos de proceso.

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Por qué es importante

Utilizar un Template predefinido garantiza la coherencia y precisión de los datos, simplifica el análisis posterior y acelera el camino hacia conclusiones útiles.

Resultado esperado

Un Template de extracción de datos listo para usar y adaptado a su proceso Order to Cash de facturación y emisión de facturas en D365.

LO QUE OBTENDRÁ

Descubra cuellos de botella ocultos en la facturación de Dynamics 365

ProcessMind revela el flujo real de su proceso de facturación y emisión de facturas en Microsoft Dynamics 365. Visualice cada paso, descubra demoras ocultas e identifique rápidamente los problemas de conciliación para optimizar el flujo de caja y reducir el DSO.
  • Visualice su proceso de facturación de principio a fin
  • Identifique las demoras en el procesamiento de facturas
  • Detecte rápidamente los problemas de conciliación
  • Reduzca Days Sales Outstanding (DSO)
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS HABITUALES

Lo que consiguen las organizaciones en Order to Cash - Billing & Invoicing

Estos resultados representan mejoras habituales observadas al optimizar los procesos Order to Cash, con especial atención a Billing & Invoicing en Microsoft Dynamics 365. Al analizar Invoice Number como identificador del caso, las organizaciones obtienen información útil para mejorar la eficiencia del proceso.

0 %
Generación más rápida de facturas

Reducir el tiempo medio hasta la facturación

Acelerar la creación de facturas después de completar los pedidos de venta para acortar los ciclos de facturación y mejorar la velocidad operativa.
0 days
Aprobación de facturas optimizada

Agilizar los flujos de aprobación

Reducir el tiempo medio de aprobación de facturas, eliminar cuellos de botella y garantizar que las facturas estén listas antes para enviarlas a los clientes.
0 days
Reducir los días de ventas pendientes de cobro

Mejorar la eficiencia del cobro

Reducir el número medio de días necesarios para cobrar a los clientes, mejorando significativamente el flujo de caja y la gestión del capital circulante.
0 %
Menos retrabajo en facturación

Minimizar los ajustes manuales

Reducir el porcentaje de facturas que requieren modificaciones o reenvíos para aumentar el rendimiento a la primera y disminuir los costes operativos.
0 %
Mayor conformidad del proceso

Garantizar el cumplimiento de los estándares

Aumentar el porcentaje de facturas que siguen estrictamente el flujo de proceso definido, reducir las desviaciones y mejorar la preparación para auditorías y el cumplimiento.

Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Comience con los atributos y las actividades más importantes y amplíe el alcance según sea necesario.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de cada factura de cliente, que actúa como identificador principal del caso para el proceso de facturación.

Por qué es importante

Este Atributo es esencial para hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de una factura y analizar la eficiencia del proceso, los cuellos de botella y las desviaciones de cada documento de facturación.

Valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Permite analizar el impacto financiero, filtrar y segmentar los procesos por valor monetario, priorizar las facturas de mayor importe y comprender su comportamiento específico dentro del proceso.

Nombre del cliente al que se emitió la factura.

Por qué es importante

Esto permite segmentar el análisis del proceso por cliente, lo que ayuda a identificar comportamientos específicos, patrones de pago o problemas del proceso asociados a cada cliente.

El usuario o empleado responsable de ejecutar una actividad específica.

Por qué es importante

Permite analizar el proceso a nivel de recursos, identificar cuellos de botella, medir el rendimiento individual o del equipo y analizar la distribución de la carga de trabajo en el departamento de facturación.

El departamento de la empresa asociado al usuario o a la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento a nivel organizativo, comparar la eficiencia entre distintos equipos y comprender cómo afectan al proceso las transferencias entre departamentos.

La fecha límite en la que se espera que el cliente pague la factura.

Por qué es importante

Es la referencia para medir el rendimiento de los pagos. Resulta esencial para calcular el porcentaje de pagos puntuales y analizar el cumplimiento de las condiciones de pago del cliente.

El estado actual de la factura en su ciclo de vida, por ejemplo, abierta, pagada o cancelada.

Por qué es importante

Ofrece una visión rápida del estado actual de la factura, lo que resulta útil para filtrar casos y comprender los resultados de las distintas variantes del proceso.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Representa la creación y el registro del documento de factura de venta en el sistema. Se trata de una transacción explícita en Dynamics 365 que crea un documento legal y asientos financieros en el submayor de cuentas por cobrar.

Por qué es importante

Este es el inicio oficial del ciclo de facturación de una factura. Es un evento fundamental para hacer un seguimiento de los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y de la duración total del proceso.

Marca la finalización del proceso de revisión interna, cuando la factura se aprueba formalmente. Este evento lo registra el sistema de Workflow de Dynamics 365 e indica que la factura está lista para enviarse al cliente.

Por qué es importante

Este es un hito clave para medir el tiempo del ciclo de aprobación. Los retrasos en esta etapa pueden aumentar directamente el tiempo total necesario para recibir el pago del cliente.

Esta actividad representa el momento en que la factura se transmite al cliente, por vía electrónica o física. En Dynamics 365, puede ser un evento explícito si se envía mediante el correo electrónico del sistema, o puede inferirse que ocurre en el momento del registro si no se ha activado un seguimiento específico.

Por qué es importante

Mide la eficiencia del proceso de entrega de facturas. Un retraso entre la aprobación y el envío de la factura prolonga innecesariamente el ciclo de pago.

Evento calculado que se produce cuando llega la fecha de vencimiento de la factura sin que se haya aplicado íntegramente ningún pago. Esta actividad no corresponde a una transacción del sistema, sino que se deriva de los datos existentes.

Por qué es importante

Este evento es fundamental para analizar las tasas de pago puntual e identificar las facturas que están pasando a estar vencidas. Actúa como punto de activación de las actividades de cobro y gestión de morosidad.

Esta actividad marca la creación de un asiento de diario para registrar un pago recibido de un cliente. Indica que se ha recibido el efectivo, pero que todavía no se ha aplicado a una factura concreta.

Por qué es importante

Este es el punto de partida para medir el tiempo de ciclo de la aplicación de efectivo. Permite diferenciar entre recibir el dinero y conciliarlo realmente con las facturas pendientes.

Representa la liquidación de un pago de cliente contra una factura concreta, lo que reduce el saldo pendiente de la factura. Es un paso diferenciado en Dynamics 365 que vincula la transacción de pago con la transacción de la factura.

Por qué es importante

Este es un hito fundamental para calcular con precisión el DSO y comprender la eficiencia del equipo de aplicación de efectivo. Marca el momento en que el pago se concilia por completo con el importe facturado.

Esta actividad marca el estado final de una factura, cuyo saldo es cero porque se ha pagado por completo o se ha liquidado con notas de crédito. No es una transacción directa, sino un estado inferido a partir del estado financiero de la factura.

Por qué es importante

Este evento indica la finalización satisfactoria del ciclo Order to Cash para una factura individual. El tiempo necesario para alcanzar este estado es una medida principal de la eficiencia general del proceso.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining ofrece una visión de rayos X de sus procesos reales de facturación, identifica dónde se producen los retrasos, por qué son frecuentes los ajustes manuales y cómo afectan las variantes del proceso a la eficiencia. Ayuda a descubrir cuellos de botella, como aprobaciones lentas de facturas y un volumen elevado de retrabajos, que suelen quedar ocultos en los informes estándar. Esta información detallada permite comprender el flujo real y localizar áreas de mejora.

Para analizar Order to Cash de facturación y emisión de facturas, normalmente necesita registros de eventos relacionados con la creación, aprobación, envío y aplicación de pagos de facturas. Los datos clave incluyen el número de factura como identificador del caso, los nombres de las actividades y las marcas de tiempo de cada evento. La información de los usuarios y los datos relacionados con los pedidos también pueden enriquecer el análisis.

Los datos pueden extraerse de Dynamics 365 mediante herramientas estándar de generación de informes, consultas directas a bases de datos o integraciones con API, según la configuración de su sistema y la solución de Process Mining. El objetivo es recopilar registros de eventos que capturen cada paso relevante y su marca de tiempo para cada factura. Este proceso de extracción suele ser de solo lectura y no interrumpe las operaciones en producción.

A menudo es posible generar las primeras conclusiones pocas semanas después de extraer correctamente los datos e incorporarlos a la herramienta de Process Mining. El plazo varía según la calidad y complejidad de los datos, así como la disponibilidad de recursos para el análisis. Los descubrimientos relevantes y útiles para la acción suelen aparecer durante el primer o segundo mes.

Entre las mejoras habituales se incluyen una reducción del tiempo de ciclo de generación de facturas, menos ajustes manuales y una disminución de los días de ventas pendientes de cobro, DSO. Al optimizar procesos como la aprobación y entrega de facturas, las empresas pueden mejorar la precisión de la aplicación de cobros y agilizar el uso de recursos en los departamentos de facturación. Esto genera importantes eficiencias operativas y beneficios financieros.

No, Process Mining generalmente no interrumpe las operaciones. Funciona mediante el análisis de datos históricos extraídos de su sistema Dynamics 365, sin interactuar con transacciones ni procesos activos. Los métodos de extracción de datos suelen estar diseñados para minimizar el impacto en el rendimiento del sistema. El análisis se realiza sin conexión, lo que garantiza la continuidad del negocio.

Por supuesto. Process Mining visualiza todas las variantes reales del proceso y destaca las desviaciones respecto al estándar previsto. Al observar estas rutas no conformes o ineficientes, puede determinar exactamente dónde son más necesarios los esfuerzos de estandarización. Esto proporciona evidencia basada en datos para perfeccionar y hacer cumplir los procesos óptimos, reducir los retrabajos y mejorar el cumplimiento.

Elimine las demoras de facturación: optimice hoy su proceso de Order-to-Cash y emisión de facturas

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