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Améliorez votre processus de facturation, de la commande à l’encaissement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la facturation dans Dynamics 365.
Améliorez votre processus de facturation, de la commande à l’encaissement
Facturation, de la commande à l’encaissement
Microsoft Dynamics 365

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Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Optimisez la facturation dans Microsoft Dynamics 365

Le traitement des factures connaît souvent des retards et des problèmes de rapprochement, qui ont un impact direct sur votre trésorerie. Notre plateforme vous aide à repérer les retards et les inefficacités dans votre cycle de facturation. Découvrez comment optimiser vos opérations, réduire le délai moyen de paiement client et mieux suivre votre situation financière.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de facturation, de la commande à l’encaissement ?

Le processus de facturation, de la commande à l’encaissement, joue un rôle central dans la santé financière de votre organisation. Il a une incidence directe sur la trésorerie, la rentabilité et la satisfaction client. Un processus de facturation inefficace, en particulier dans un système complexe comme Microsoft Dynamics 365, peut entraîner des difficultés importantes : retards de paiement, hausse du délai moyen de paiement client, erreurs de rapprochement et mécontentement des clients. Ces problèmes immobilisent le fonds de roulement et mobilisent des ressources précieuses pour les relances manuelles et le traitement des litiges. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à réduire les coûts. Il s’agit aussi d’accélérer la comptabilisation des revenus, d’améliorer la prévisibilité financière et de renforcer l’efficacité opérationnelle. Pour repérer et éliminer les inefficacités souvent invisibles, il est essentiel de comprendre le parcours réel des factures, de leur création à leur paiement final.

Comment le Process Mining améliore l’analyse de la facturation

Le Process Mining offre un moyen efficace d’améliorer le cycle de facturation, de la commande à l’encaissement, dans Microsoft Dynamics 365. Plutôt que de vous fier à des suppositions ou à des témoignages isolés, vous pouvez extraire les données d’événements directement du module Finance GL de Microsoft Dynamics 365. Le parcours réel de chaque facture est reconstitué et présenté sous la forme d’une visualisation transparente fondée sur les données. Vous voyez ainsi précisément où se forment les goulots d’étranglement, repérez les boucles de reprise et identifiez les écarts par rapport au processus prévu. Vous pouvez, par exemple, déterminer pourquoi des factures tardent entre « Facture approuvée » et « Facture envoyée au client », ou rechercher les causes des longs délais de rapprochement après « Paiement du client reçu ». Le Process Mining vous donne une vision objective du processus tel qu’il se déroule réellement. Vous pouvez alors prendre des décisions éclairées pour l’optimiser et répondre à des questions concrètes, comme « comment réduire le temps de cycle de la facturation, de la commande à l’encaissement ? »

Principaux axes d’amélioration repérés grâce au Process Mining

L’analyse des données de facturation dans Microsoft Dynamics 365 avec le Process Mining peut mettre en évidence plusieurs axes d’amélioration :

  • Efficacité de la création et de l’approbation des factures : repérez les retards entre l’exécution de la commande et la création de la facture, ou les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation qui allongent le temps de cycle global.
  • Délais d’envoi des factures : mesurez le temps nécessaire pour transmettre les factures aux clients après leur approbation et repérez les lacunes dans les modes d’envoi ou les canaux de communication.
  • Comportement de paiement et conformité : comprenez les habitudes de paiement des clients, évaluez l’efficacité des relances et repérez les factures qui dépassent régulièrement les délais de paiement. Ces informations vous aident à gérer le risque de crédit et à vérifier la conformité.
  • Affectation des paiements et rapprochement : simplifiez les étapes souvent complexes entre la réception du paiement du client, son affectation et le rapprochement final. Vous réduirez ainsi les tâches manuelles et les erreurs.
  • Reprises et exceptions : détectez automatiquement les factures corrigées, soumises à nouveau à l’approbation ou renvoyées, puis mesurez le coût et les effets de ces exceptions sur l’efficacité du processus.

Résultats attendus de l’optimisation du processus de facturation

En appliquant le Process Mining à votre processus de facturation dans Microsoft Dynamics 365, vous pouvez obtenir des améliorations importantes et mesurables :

  • Réduction du délai moyen de paiement client : en accélérant l’envoi des factures, en simplifiant les approbations et en améliorant le recouvrement, vous pouvez réduire sensiblement le temps nécessaire pour convertir les ventes en liquidités.
  • Amélioration de la trésorerie et du fonds de roulement : l’accélération de la conversion des ventes en liquidités renforce votre fonds de roulement et vous apporte davantage de souplesse et de stabilité financières.
  • Facturation plus exacte : en repérant et en éliminant les causes des erreurs, vous produisez des factures plus exactes, réduisez les litiges et limitez les tâches administratives.
  • Efficacité opérationnelle accrue : l’automatisation des tâches manuelles et la suppression des étapes inutiles permettent à votre équipe financière de se consacrer aux activités stratégiques plutôt qu’à la résolution de problèmes au cas par cas.
  • Meilleure conformité et préparation aux audits : un processus défini et transparent facilite le respect des règles internes et des réglementations externes, ainsi que la préparation des audits.

Commencer à optimiser votre processus de facturation

Le Process Mining vous permet de dépasser les suppositions et d’apporter des améliorations concrètes à votre processus de facturation, de la commande à l’encaissement. En visualisant et en analysant le déroulement réel des événements à partir des données de Microsoft Dynamics 365, vous pouvez déterminer où l’optimisation aura le plus d’effet. Commencez dès aujourd’hui à mieux comprendre le cycle de vie de vos factures pour rendre vos opérations de facturation plus efficaces, plus exactes et plus prévisibles sur le plan financier.

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Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards entre l’exécution d’une commande et la création de la facture retardent la comptabilisation des revenus et allongent le délai moyen de paiement client. Ils mettent la trésorerie sous pression et nuisent à l’exactitude des rapports financiers, notamment lorsque des jalons de facturation prévus au contrat ne sont pas respectés. ProcessMind analyse les journaux d’événements de Microsoft Dynamics 365 pour localiser les retards de création des factures après l’exécution des commandes et en comprendre les causes. Il met en évidence les goulots d’étranglement, les contraintes de ressources ou les problèmes système du processus de facturation, de la commande à l’encaissement, afin de cibler les améliorations et d’accélérer la facturation.

Des flux de travail d’approbation manuels ou complexes entraînent des retards importants. L’envoi des factures et, par conséquent, le recouvrement des paiements s’en trouvent ralentis. Les délais d’approbation varient d’un service ou d’un utilisateur à l’autre, ce qui rend le cycle de facturation, de la commande à l’encaissement, imprévisible. ProcessMind cartographie les parcours réels d’approbation des factures dans Microsoft Dynamics 365 et repère les étapes ou les personnes qui créent des goulots d’étranglement. Il révèle les écarts par rapport aux procédures standard et met en évidence les possibilités de simplifier les flux de travail et d’harmoniser les délais d’approbation pour gagner en efficacité.

Les retards ou les échecs d’envoi des factures aux clients, par voie électronique ou postale, entraînent directement des retards de paiement et une hausse du délai moyen de paiement client. Ils sont souvent dus à des coordonnées client incorrectes ou à des méthodes d’envoi peu efficaces dans le processus de facturation, de la commande à l’encaissement. ProcessMind analyse les données d’événements pour suivre l’activité « Facture envoyée au client » et les événements de paiement qui suivent. Il met en relation les retards avec les modes d’envoi ou les segments de clientèle concernés. Vous pouvez ainsi optimiser les canaux de distribution des factures et les stratégies de communication dans Microsoft Dynamics 365, et réduire le délai de paiement.

Un délai moyen de paiement client élevé indique que les clients règlent leurs factures bien après leur date d’échéance, ce qui nuit fortement à la trésorerie et au fonds de roulement. Cela peut révéler des problèmes dans la stratégie de recouvrement du processus de facturation, de la commande à l’encaissement, ou des erreurs de facturation sous-jacentes. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind visualise le cycle de vie de chaque facture, de sa création au rapprochement du paiement, et met en évidence celles qui dépassent régulièrement les délais de paiement. Il repère les tendances, par exemple les segments de clientèle ou les types de factures qui contribuent le plus à l’allongement des délais, afin de cibler les actions de recouvrement et d’ajuster les règles.

La fréquence des ajustements manuels, des corrections ou des reprises après la création d’une facture révèle des erreurs ou des inefficacités sous-jacentes dans le processus de facturation. Ces opérations mobilisent des ressources précieuses, augmentent les coûts et multiplient les risques d’erreur dans le cycle de facturation, de la commande à l’encaissement. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind repère où et pourquoi des ajustements manuels sont effectués en suivant des activités comme « Facture approuvée » ou « Paiement comptabilisé dans le grand livre », puis les modifications qui leur succèdent. Il met en évidence les causes, qu’il s’agisse d’erreurs de saisie, d’une mauvaise configuration du système ou d’écarts par rapport au processus, afin de permettre des corrections systématiques et l’automatisation.

Sans visibilité sur le temps nécessaire pour affecter les paiements des clients aux factures ouvertes, puis les rapprocher dans le grand livre, il est difficile de suivre le processus. Les positions de trésorerie peuvent être inexactes et l’insatisfaction des clients augmenter. Ce manque de visibilité complique la gestion de la trésorerie dans le processus de facturation, de la commande à l’encaissement. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind cartographie le parcours entre « Paiement du client reçu », « Paiement comptabilisé dans le grand livre » et « Paiement affecté et rapproché ». Il met en évidence les retards, les goulots d’étranglement et les étapes inutiles de l’affectation des paiements, afin de simplifier le rapprochement et d’améliorer la précision des prévisions de trésorerie.

Le non-respect systématique des délais de paiement selon les clients ou les régions entraîne une perte de revenus liée aux pénalités de retard et rend les entrées de trésorerie plus difficiles à prévoir. Cette irrégularité affaiblit la discipline financière et complique les prévisions de trésorerie du service chargé de la facturation, de la commande à l’encaissement. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind analyse les événements « Date d’échéance atteinte » et « Paiement du client reçu » pour chaque facture, puis compare les dates de paiement réelles aux délais prévus. Il repère les clients, les conditions ou les régions les plus susceptibles de s’écarter des délais, afin de cibler l’application des règles ou les échanges avec les clients.

Des rappels de paiement inefficaces ou envoyés trop tard augmentent le nombre de factures en retard et allongent les cycles de recouvrement. À l’inverse, des rappels trop fréquents ou envoyés à tort peuvent agacer les clients et nuire à la relation dans le cycle de facturation, de la commande à l’encaissement. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind examine le calendrier et l’ordre des activités « Rappel de paiement envoyé » par rapport aux événements « Date d’échéance atteinte » et « Paiement du client reçu ». Il aide à repérer les stratégies de relance les plus efficaces, les rappels oubliés et les notifications excessives, pour améliorer le recouvrement et l’expérience client.

Les écarts entre les paiements des clients et les factures ouvertes, ou les retards de rapprochement des paiements reçus avec les écritures du grand livre, créent des retards de rapprochement et exigent beaucoup de travail manuel. Ils nuisent à l’exactitude des documents financiers et à l’efficacité du processus de facturation, de la commande à l’encaissement. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind suit le parcours complet entre « Paiement du client reçu », « Paiement affecté et rapproché » et « Facture clôturée ». Il met en évidence les affectations incomplètes, les paiements partiels nécessitant plusieurs écritures et les écarts, afin d’en repérer les causes et de simplifier les flux de travail de rapprochement.

Les écarts par rapport au processus de facturation optimisé, de la commande à l’encaissement, souvent dus à des interventions manuelles ponctuelles ou à des solutions de contournement, créent des inefficacités et des risques de conformité. Ces variantes imprévues sont difficiles à détecter et à mesurer, ce qui entraîne des performances irrégulières. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind découvre automatiquement tous les parcours réellement suivis par les factures, de « Facture créée » à « Facture clôturée ». Il visualise clairement les parcours courants et les variantes, et en mesure la fréquence et les effets. Les organisations peuvent ainsi harmoniser le processus de facturation et réduire les écarts.

Certains utilisateurs ou services deviennent régulièrement des goulots d’étranglement dans le processus de facturation, de la commande à l’encaissement. Des activités importantes, comme l’approbation et l’envoi des factures ou le rapprochement des paiements, prennent alors du retard. Cette répartition inégale de la charge réduit le débit global du processus et accroît la pression sur les équipes. ProcessMind analyse la durée des activités et leur attribution aux utilisateurs dans les journaux d’événements de Microsoft Dynamics 365, à l’aide d’attributs comme « Utilisateur responsable » et « Service de facturation ». Il repère les accumulations de travail et les personnes régulièrement surchargées, afin d’optimiser la répartition des ressources et le déroulement du processus.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer la création des factures après l’exécution des commandes a un effet direct sur la trésorerie et la satisfaction client. En réduisant les retards, vous vous assurez que les clients reçoivent leurs factures rapidement, ce qui limite les litiges et accélère les paiements. Cet objectif consiste à raccourcir le délai entre la réalisation de toutes les conditions d’exécution et la création de la facture. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind visualise l’ensemble du processus de facturation, de la commande à l’encaissement, et indique le temps exact entre « Commande exécutée » et « Facture créée ». En repérant les goulots d’étranglement et les écarts à cette étape clé, vous pouvez trouver les causes des retards, comme certaines actions utilisateur ou configurations système, et apporter des améliorations ciblées pour créer les factures plus rapidement.

Des approbations de factures lentes et irrégulières peuvent retarder considérablement l’ensemble du cycle de facturation, de la commande à l’encaissement, et allonger le délai moyen de paiement client. Un processus d’approbation simplifié permet d’effectuer les vérifications nécessaires sans attente inutile et d’envoyer les factures plus rapidement aux clients. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind cartographie tous les parcours d’approbation, indique leur durée réelle et repère les étapes ou les personnes à l’origine des retards. En analysant les temps de cycle et les boucles de reprise pour les activités « Facture approuvée », les organisations peuvent revoir leurs flux de travail d’approbation, automatiser certaines étapes lorsque cela convient et réduire les délais d’approbation jusqu’à 30 %, ce qui accélère directement la conversion des ventes en liquidités.

Pour que les paiements soient effectués à temps, les factures doivent parvenir rapidement aux clients par les canaux les plus adaptés. Des méthodes d’envoi peu efficaces peuvent retarder les paiements, susciter des questions de la part des clients et accroître les tâches administratives. Cet objectif vise à optimiser l’envoi et la réception des factures pour améliorer l’expérience client. Dans le processus de facturation, de la commande à l’encaissement, ProcessMind analyse le parcours entre « Facture créée » et « Facture envoyée au client ». Il repère les modes d’envoi courants ainsi que les retards ou les échecs associés. Vous pouvez ainsi identifier les canaux ou les étapes peu efficaces et optimiser l’envoi, par exemple en automatisant la distribution par courriel ou en intégrant des plateformes de facturation électronique, pour accélérer la réception des factures et réduire les relances.

Un délai moyen de paiement client (DSO) élevé signifie que l’entreprise met plus de temps à recouvrer ses créances, ce qui pèse sur sa trésorerie et son fonds de roulement. L’objectif est de réduire le nombre moyen de jours entre l’émission d’une facture et son règlement par le client, afin d’améliorer la liquidité et la stabilité financières. ProcessMind offre une vue de bout en bout du parcours de recouvrement, de « Facture envoyée au client » à « Paiement du client reçu » dans Microsoft Dynamics 365. L’analyse des comportements de paiement réels permet de repérer les retards récurrents et de mesurer l’incidence des différentes conditions de paiement. Les entreprises peuvent ainsi mettre en place des mesures ciblées, comme optimiser les relances ou proposer des remises pour paiement anticipé, afin de réduire sensiblement leur DSO.

Les ajustements manuels fréquents et les reprises dans le processus de facturation coûtent cher, sont sources d’erreurs et réduisent l’efficacité. L’objectif est d’en identifier et d’en éliminer les causes profondes, pour produire des factures plus exactes, réduire les coûts opérationnels et accélérer le traitement du cycle de commande à encaissement, facturation et émission des factures. ProcessMind visualise toutes les variantes du processus et met en évidence les boucles et les activités révélatrices de reprises manuelles, comme les événements répétés « Facture approuvée » ou « Facture ajustée » dans Microsoft Dynamics 365. L’analyse des journaux d’événements permet de déterminer où et pourquoi ces reprises se produisent, de repérer les problèmes sous-jacents de qualité des données ou de configuration du système, puis d’automatiser les tâches répétitives pour réduire considérablement les interventions manuelles.

L’affectation exacte et rapide des paiements est essentielle à la fiabilité des rapports financiers, au rapprochement des comptes clients et à la réduction des écarts susceptibles de mécontenter les clients. L’objectif est de limiter les erreurs d’affectation des paiements reçus aux bonnes factures et aux bons comptes du grand livre. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind suit le parcours entre les activités « Paiement du client reçu », « Paiement comptabilisé dans le grand livre » et « Trésorerie affectée et rapprochée ». La plateforme révèle les écarts récurrents, les problèmes de rapprochement fréquents et les effets des interventions manuelles. Cette analyse aide à standardiser le processus, à automatiser les règles de rapprochement et à améliorer la formation pour accroître la précision de l’affectation des paiements.

Le non-respect des conditions de paiement convenues peut rendre la trésorerie imprévisible, accroître les efforts de recouvrement et fragiliser les relations avec les clients. L’objectif est de veiller à ce que les relances et les autres démarches de recouvrement respectent systématiquement les conditions définies pour chaque facture. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind compare l’attribut « Date d’échéance » à l’événement « Paiement du client reçu » pour chaque numéro de facture et repère les paiements qui ne respectent pas les conditions prévues. La plateforme aide à analyser l’incidence des différentes conditions de paiement sur les comportements réels et à repérer les étapes du processus, notamment l’émission des rappels de paiement, afin d’assurer un suivi régulier et efficace.

Des relances et des rappels de paiement mal organisés peuvent prolonger les retards et augmenter le délai moyen de paiement client (DSO). L’objectif est d’ajuster le moment, la fréquence et le contenu des rappels pour encourager les paiements à temps sans détériorer la relation client. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind cartographie l’enchaînement des événements liés aux activités « Date d’échéance atteinte » et « Rappel de paiement envoyé » pour chaque numéro de facture. En analysant l’effet des différentes stratégies de rappel sur les délais de paiement, vous pouvez déterminer les séquences de relance les plus efficaces, automatiser l’envoi des rappels au bon moment et réduire les interventions manuelles, pour accélérer les paiements.

Les variantes imprévues ou non standard du cycle de commande à encaissement, facturation et émission des factures entraînent des inefficacités et des risques de non-conformité, et compliquent le développement des opérations. L’objectif est de repérer ces écarts et de ramener le processus vers le parcours le plus efficace et conforme. ProcessMind découvre automatiquement les parcours réellement suivis par les factures dans Microsoft Dynamics 365 et les compare au flux standard attendu. En déterminant où et pourquoi surviennent des écarts, comme des ajustements manuels ou des boucles inattendues, les entreprises peuvent faire appliquer les bonnes pratiques, optimiser les flux de travail et veiller à ce que les factures suivent le parcours le plus efficace et conforme, pour améliorer la stabilité globale du processus.

Les goulots d’étranglement liés aux ressources du service de facturation peuvent retarder l’ensemble du cycle de commande à encaissement, facturation et émission des factures, au détriment de la productivité et du moral des équipes. L’objectif est de répartir les ressources efficacement, de repérer les équipes surchargées et d’optimiser les flux de travail. ProcessMind analyse la durée des activités et l’affectation des ressources pour repérer les utilisateurs ou services surchargés, ou à l’origine de goulots d’étranglement, à partir des attributs « Utilisateur responsable ». En visualisant l’utilisation des ressources dans Microsoft Dynamics 365, vous pouvez rééquilibrer les charges de travail, automatiser les tâches courantes et améliorer le processus afin de dégager du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée et d’accélérer le traitement.

Les 6 étapes pour améliorer le cycle de commande à encaissement, facturation et émission des factures

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Récupérez le modèle Excel conçu pour les données du cycle de commande à encaissement, facturation et émission des factures dans Microsoft Dynamics 365. Il fournit la structure adaptée à vos données de processus.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Un modèle prédéfini garantit la cohérence et l’exactitude des données, simplifie l’analyse qui suit et vous permet d’obtenir plus rapidement des résultats.

Résultat attendu

Un modèle d’extraction des données prêt à l’emploi, adapté à votre processus de commande à encaissement, facturation et émission des factures dans D365.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les goulots d’étranglement de la facturation dans Dynamics 365

ProcessMind montre le déroulement réel de votre processus de facturation dans Microsoft Dynamics 365. Visualisez chaque étape, repérez les retards cachés et identifiez les problèmes de rapprochement pour améliorer la trésorerie et réduire le délai moyen de paiement client.
  • Visualisez votre processus de facturation de bout en bout
  • Repérez les retards dans le traitement des factures
  • Identifiez rapidement les problèmes de rapprochement
  • Réduisez le délai moyen de paiement client (DSO)
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Les résultats obtenus par les entreprises dans le cycle de commande à encaissement, facturation et émission des factures

Ces résultats correspondent aux améliorations couramment observées lors de l’optimisation du cycle de commande à encaissement, en particulier de la facturation dans Microsoft Dynamics 365. En utilisant le numéro de facture comme identifiant de cas, les entreprises obtiennent des analyses concrètes de l’efficacité du processus.

0 %
Accélérer la création des factures

Réduire le délai moyen de création des factures

Accélérez la création des factures après l’exécution des commandes, pour raccourcir les cycles de facturation et accélérer les opérations.
0 days
Simplifier l’approbation des factures

Accélérer les flux de travail d’approbation

Réduisez le délai moyen d’approbation des factures, éliminez les goulots d’étranglement et préparez plus rapidement les factures à envoyer aux clients.
0 days
Réduire le délai moyen de paiement client

Améliorer l’efficacité du recouvrement

Réduisez le nombre moyen de jours nécessaires pour recevoir les paiements des clients, afin d’améliorer sensiblement la trésorerie et la gestion du fonds de roulement.
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Réduire les reprises dans la facturation

Limiter les ajustements manuels

Réduisez la part des factures qui nécessitent des modifications ou un nouvel envoi. Vous augmenterez ainsi le taux de traitement correct dès la première fois et réduirez les coûts opérationnels.
0 %
Améliorer la conformité du processus

Veiller au respect des normes

Augmentez la part des factures qui suivent strictement le flux défini, réduisez les écarts et améliorez la préparation aux audits ainsi que la conformité.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture client, utilisé comme identifiant principal de cas pour le processus de facturation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour suivre tout le cycle de vie d’une facture et analyser l’efficacité du processus, ses goulots d’étranglement et ses écarts pour chaque document de facturation.

Montant total de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser l’impact financier en filtrant et en répartissant les processus selon leur montant, afin de donner la priorité aux factures les plus élevées et d’étudier leur déroulement.

Nom du client auquel la facture a été adressée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de répartir l’analyse du processus par client et de repérer les comportements de paiement, les habitudes ou les problèmes propres à chacun.

Utilisateur ou employé chargé d’exécuter une activité donnée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les ressources, de repérer les goulots d’étranglement, de mesurer les performances individuelles ou collectives et d’étudier la répartition de la charge de travail au sein du service de facturation.

Service de l’entreprise associé à l’utilisateur ou à l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les performances à l’échelle de l’organisation, de comparer l’efficacité des équipes et de comprendre l’incidence des transferts entre services sur le processus.

Date à laquelle le client est censé avoir réglé la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cette date sert de référence pour mesurer les délais de paiement. Elle est indispensable au calcul du taux de paiement à temps et à l’analyse du respect des conditions de paiement des clients.

État actuel de la facture dans son cycle de vie (par exemple, ouverte, payée ou annulée).

Pourquoi est-ce important ?

Il donne rapidement une vue de l’état actuel de la facture, utile pour filtrer les dossiers et comprendre les résultats des différentes variantes du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Correspond à la création et à la comptabilisation de la facture de vente dans le système. Cette transaction explicite dans Dynamics 365 crée un document légal et des écritures financières dans le sous-grand livre des comptes clients.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du début officiel du cycle de facturation. Cet événement est essentiel pour suivre le délai moyen de paiement client (DSO) et la durée globale du processus.

Marque la fin de la vérification interne et l’approbation formelle de la facture. Le système de flux de travail Dynamics 365 enregistre cet événement, qui indique que la facture peut être envoyée au client.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé permet de mesurer le temps de cycle d’approbation. Un retard à ce stade peut allonger directement le délai avant le paiement du client.

Cette activité correspond au moment où la facture est transmise au client, par voie électronique ou physique. Dans Dynamics 365, l’envoi peut être enregistré explicitement s’il est effectué par courriel depuis le système. Si aucun suivi spécifique n’est activé, il peut être déduit de l’heure de comptabilisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cette mesure évalue l’efficacité de l’envoi des factures. Un délai entre l’approbation et l’envoi prolonge inutilement le cycle de paiement.

Événement calculé qui survient lorsque la facture arrive à échéance sans que le paiement ait été entièrement affecté. Cette activité ne correspond pas à une transaction dans le système : elle est déduite des données existantes.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement permet d’analyser les paiements effectués à temps et de repérer les factures qui commencent à être en retard. Il marque le début des démarches de recouvrement et de relance.

Cette activité marque la création d’une écriture de journal qui enregistre un paiement reçu d’un client. Elle indique que les fonds ont été reçus, mais pas encore affectés à une facture précise.

Pourquoi est-ce important ?

C’est le point de départ pour mesurer le délai d’affectation des paiements. Il permet de distinguer la réception des fonds de leur rapprochement avec les factures impayées.

Correspond au règlement d’une facture précise au moyen d’un paiement client, qui réduit le solde impayé de la facture. Dans Dynamics 365, cette étape distincte relie la transaction de paiement à celle de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé permet de calculer précisément le DSO et d’évaluer l’efficacité de l’équipe chargée de l’affectation des paiements. Elle marque le rapprochement complet du paiement avec le montant facturé.

Cette activité marque l’état final d’une facture, dont le solde est nul parce qu’elle a été entièrement payée ou réglée au moyen d’avoirs. Il ne s’agit pas d’une transaction directe, mais d’un état déduit de la situation financière de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin réussie du cycle de commande à encaissement pour une facture donnée. Le temps nécessaire pour atteindre cet état est un indicateur essentiel de l’efficacité globale du processus.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining donne une vue détaillée de vos processus de facturation réels. Il montre où surviennent les retards, pourquoi les ajustements manuels sont fréquents et comment les variantes du processus influent sur l’efficacité. Il révèle des goulots d’étranglement souvent invisibles dans les rapports habituels, comme les approbations de factures trop lentes et les reprises fréquentes. Vous pouvez ainsi comprendre le déroulement réel du processus et repérer les points à améliorer.

Pour analyser le cycle de commande à encaissement, facturation et émission des factures, vous avez généralement besoin des journaux d’événements liés à la création, à l’approbation et à l’envoi des factures, ainsi qu’à l’affectation des paiements. Les principales données comprennent le numéro de facture, qui sert d’identifiant de cas, le nom des activités et l’horodatage de chaque événement. Les informations sur les utilisateurs et les détails des commandes associées peuvent également enrichir l’analyse.

Selon la configuration de votre système et la solution de process mining utilisée, vous pouvez extraire les données de Dynamics 365 à l’aide des outils de reporting standard, de requêtes directes à la base de données ou d’intégrations par API. L’objectif est de recueillir les journaux d’événements qui enregistrent chaque étape pertinente et son horodatage pour chaque facture. Cette extraction est généralement en lecture seule et ne perturbe pas les opérations en cours.

Les premières analyses peuvent souvent être produites quelques semaines après l’extraction des données et leur importation dans l’outil de process mining. Le délai dépend de la qualité des données, de la complexité du processus et des ressources disponibles pour l’analyse. Les découvertes les plus importantes apparaissent généralement au cours du premier ou du deuxième mois.

Les améliorations courantes comprennent la réduction du temps de cycle de création des factures, la diminution des ajustements manuels et la baisse du délai moyen de paiement client (DSO). En optimisant des étapes comme l’approbation et l’envoi des factures, les entreprises peuvent améliorer la précision de l’affectation des paiements et mieux répartir les ressources des services de facturation. Elles gagnent ainsi en efficacité opérationnelle et obtiennent des avantages financiers.

Non, le process mining ne perturbe généralement pas les opérations. Il analyse les données historiques extraites de votre système Dynamics 365, sans interagir avec les transactions ni les processus en cours. Les méthodes d’extraction sont généralement conçues pour limiter leur incidence sur les performances du système. L’analyse s’effectue hors ligne, ce qui assure la continuité des activités.

Oui. Le process mining visualise toutes les variantes réelles du processus et met en évidence les écarts par rapport au parcours standard prévu. En repérant les parcours non conformes ou inefficaces, vous pouvez déterminer précisément où les efforts de standardisation sont les plus nécessaires. Vous disposez ainsi d’éléments fondés sur les données pour améliorer et faire respecter les processus optimaux, réduire les reprises et renforcer la conformité.

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