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Améliorez votre processus Order-to-Cash, facturation et émission des factures

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la facturation et l'émission des factures dans Dynamics 365.
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Order to Cash - Facturation et émission des factures
Microsoft Dynamics 365
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Optimisez la facturation et l’émission des factures dans Microsoft Dynamics 365

Le traitement des factures connaît souvent des retards et des problèmes de rapprochement, qui ont une incidence directe sur votre trésorerie. Notre plateforme vous aide à repérer facilement les goulots d'étranglement et les inefficacités cachés dans votre cycle de facturation. Découvrez comment optimiser vos opérations, réduire le Days Sales Outstanding et obtenir une vision plus claire de votre situation financière.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus Order to Cash - Billing & Invoicing ?

Le processus Order to Cash - Billing & Invoicing joue un rôle central dans la santé financière de votre organisation. Il a une incidence directe sur la trésorerie, la rentabilité et la satisfaction client. Un processus de facturation inefficace, notamment dans un système complexe comme Microsoft Dynamics 365, peut entraîner des difficultés importantes : retards de paiement, hausse du délai moyen de paiement client, ou DSO, erreurs de rapprochement et insatisfaction des clients. Ces problèmes immobilisent le fonds de roulement et mobilisent des ressources précieuses pour les relances manuelles et la résolution des litiges. Optimiser ce processus essentiel ne consiste pas seulement à réduire les coûts. Il s’agit aussi d’accélérer la comptabilisation du chiffre d’affaires, d’améliorer la prévisibilité financière et d’accroître l’efficacité opérationnelle globale. Comprendre le parcours réel des factures, de leur création au paiement final, est indispensable pour identifier et éliminer les inefficacités cachées qui affectent de nombreuses entreprises.

Comment le Process Mining améliore l’analyse de la facturation et de l’émission des factures

Le Process Mining offre un avantage majeur pour améliorer votre cycle Order to Cash - Billing & Invoicing dans Microsoft Dynamics 365. Au lieu de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, il extrait les données d’événements directement du module Finance GL de Microsoft Dynamics 365. Il reconstitue le parcours réel de chaque facture et fournit une représentation transparente de votre processus, fondée sur les données. Vous pouvez ainsi voir précisément où apparaissent les goulots d’étranglement, identifier les boucles de reprise et repérer les écarts par rapport au flux prévu. Vous pouvez par exemple déterminer pourquoi des factures restent bloquées entre « Invoice Approved » et « Invoice Sent to Customer », ou découvrir les causes profondes de l’allongement des délais de rapprochement après « Customer Payment Received ». Grâce au Process Mining, vous obtenez une vision objective du processus « as-is », ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées pour l’optimiser et de répondre à des questions importantes comme « comment améliorer le temps de cycle du processus Order to Cash - Billing & Invoicing ? »

Principaux domaines d’amélioration identifiés grâce au Process Mining

L’application du Process Mining à vos données de facturation et d’émission des factures dans Microsoft Dynamics 365 peut mettre en lumière plusieurs domaines d’amélioration :

  • Efficacité de la génération et de l’approbation des factures : repérez les retards entre l’exécution des commandes et la génération des factures, ou identifiez les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation qui allongent le temps de cycle global.
  • Ponctualité de l’envoi des factures : analysez le temps nécessaire pour que les factures parviennent aux clients après leur approbation et identifiez les éventuelles lacunes de vos modes d’envoi ou de vos canaux de communication.
  • Comportement de paiement et conformité : comprenez les schémas de paiement des clients et l’efficacité des relances, puis identifiez les factures qui dépassent régulièrement les conditions de paiement. Vous pourrez ainsi gérer le risque de crédit et garantir la conformité.
  • Affectation des paiements et rapprochement : optimisez les étapes souvent complexes qui vont de la réception du paiement client à l’affectation du paiement et au rapprochement final, tout en réduisant les efforts manuels et le taux d’erreur.
  • Reprises et exceptions : détectez automatiquement les cas où les factures sont corrigées, approuvées de nouveau ou renvoyées, puis quantifiez le coût et l’impact de ces exceptions sur l’efficacité du processus.

Résultats attendus de l’optimisation du processus de facturation

En appliquant de manière ciblée le Process Mining à votre processus Order to Cash - Billing & Invoicing dans Microsoft Dynamics 365, vous pouvez obtenir des bénéfices importants et mesurables :

  • Réduction du délai moyen de paiement client, ou DSO : en accélérant l’envoi des factures, en optimisant les approbations et en améliorant l’encaissement, vous pouvez raccourcir sensiblement le délai de conversion des ventes en trésorerie.
  • Amélioration de la trésorerie et du fonds de roulement : une conversion plus rapide des ventes en liquidités renforce directement votre fonds de roulement et vous apporte davantage de souplesse et de stabilité financières.
  • Amélioration de l’exactitude de la facturation : l’identification et la suppression des causes profondes des erreurs permettent d’émettre des factures plus exactes, de réduire les litiges et de limiter les tâches administratives.
  • Efficacité opérationnelle accrue : l’automatisation des tâches manuelles et la suppression des étapes inutiles permettent à votre équipe financière de se concentrer sur des activités stratégiques plutôt que sur la résolution de problèmes au cas par cas.
  • Meilleure conformité et préparation aux audits : un processus bien défini et transparent garantit le respect des politiques internes et des réglementations externes, tout en simplifiant les audits.

Commencer à optimiser votre processus de facturation

Le Process Mining vous permet de dépasser les suppositions et d’obtenir des améliorations concrètes de votre processus Order to Cash - Billing & Invoicing. En visualisant et en analysant le flux réel des événements issus de vos données Microsoft Dynamics 365, vous disposez de la clarté nécessaire pour déterminer où l’optimisation aura le plus d’impact. Commencez dès aujourd’hui à rendre vos opérations de facturation plus efficaces, plus précises et plus prévisibles en comprenant la dynamique réelle du cycle de vie de vos factures.

Order to Cash - Facturation et émission des factures Gestion des factures Comptes clients Optimisation des flux de trésorerie Traitement des paiements Réduction du DSO Service financier Précision de la facturation Conformité financière Rapprochement des factures O2C Gestion des revenus Cycle de facturation

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards entre l’exécution de la commande client et la création de la facture retardent la comptabilisation du chiffre d’affaires et allongent le délai moyen de recouvrement (DSO). Ils mettent la trésorerie sous tension et nuisent à l’exactitude des rapports financiers, notamment lorsque des jalons de facturation prévus au contrat ne sont pas respectés. ProcessMind analyse les Event Logs de Microsoft Dynamics 365 pour déterminer où et pourquoi la création des factures prend du retard après l’exécution des commandes. La plateforme révèle les goulots d’étranglement, les contraintes de ressources ou les problèmes système du processus Order to Cash, facturation et émission des factures, afin de permettre des améliorations ciblées et d’accélérer la facturation.

Les flux de travail d’approbation des factures, lorsqu’ils sont manuels ou complexes, entraînent des retards importants. Ils retardent l’envoi des factures et, par conséquent, l’encaissement. Des délais d’approbation irréguliers selon les services ou les utilisateurs rendent le cycle Order to Cash - Billing & Invoicing imprévisible. ProcessMind cartographie les parcours réels d’approbation des factures dans Microsoft Dynamics 365 et identifie les étapes ou les personnes responsables des goulots d’étranglement. La plateforme révèle les écarts par rapport aux procédures standard, met en évidence les possibilités d’optimisation des flux de travail et aide à appliquer des délais d’approbation cohérents pour améliorer l’efficacité.

Les retards ou les échecs d’envoi des factures aux clients, par voie électronique ou postale, entraînent directement des retards de paiement et une hausse du délai moyen de recouvrement (DSO). Ils résultent souvent d’informations de contact client incorrectes ou de modes d’envoi inefficaces dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind analyse les données d’événements pour suivre l’activité « Invoice Sent to Customer » et les événements de paiement qui suivent, puis met en relation les retards avec les modes d’envoi ou les segments de clientèle concernés. La plateforme vous aide à optimiser les canaux de distribution et les stratégies de communication dans Microsoft Dynamics 365, afin de réduire le délai d’encaissement.

Un délai moyen de recouvrement (DSO) élevé indique que les clients paient leurs factures bien après leur date d’échéance, ce qui affecte fortement la trésorerie et le fonds de roulement. Cette situation révèle souvent des problèmes dans la stratégie de recouvrement du processus Order to Cash, facturation et émission des factures, ou des défauts d’exactitude de la facturation. ProcessMind visualise le cycle de vie de chaque facture, de sa création au rapprochement du paiement dans Microsoft Dynamics 365, et met en évidence les factures qui dépassent régulièrement les conditions de paiement. La plateforme identifie les tendances, comme les segments de clientèle ou les types de factures qui contribuent le plus à un DSO élevé, afin de cibler les actions de recouvrement et d’ajuster les politiques.

La nécessité d’effectuer fréquemment des ajustements, des corrections ou des reprises manuels après la création des factures révèle des erreurs ou des inefficacités sous-jacentes dans le processus de facturation. Elle mobilise des ressources précieuses, augmente les coûts opérationnels et multiplie les risques d’erreur dans le cycle Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind révèle où et pourquoi ces ajustements manuels se produisent dans Microsoft Dynamics 365 en suivant des activités comme « Invoice Approved » ou « Payment Posted to Ledger », puis en identifiant les modifications ultérieures. La plateforme met en évidence les causes profondes, qu’il s’agisse d’erreurs de saisie, d’une mauvaise configuration du système ou d’écarts de procédure, afin de permettre une correction systématique et l’automatisation.

La difficulté à suivre et à comprendre le temps exact nécessaire pour affecter les paiements clients aux factures ouvertes, puis les rapprocher dans le grand livre, entraîne une vision inexacte de la trésorerie et peut mécontenter les clients. Ce manque de visibilité complique la gestion efficace de la trésorerie dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind cartographie le flux allant de « Customer Payment Received » à « Payment Posted to Ledger » et « Cash Applied/Reconciled » dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les retards, les goulots d’étranglement et les étapes inutiles du processus d’affectation des paiements, afin de simplifier les activités de rapprochement et d’améliorer la précision des prévisions de trésorerie.

Le non-respect systématique des conditions de paiement selon les clients ou les régions entraîne une perte de revenus liée aux pénalités de retard et empêche de prévoir précisément les encaissements. Cette irrégularité affaiblit la discipline financière et complique les prévisions de trésorerie du service Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind analyse les événements « Payment Due Date Reached » et « Customer Payment Received » pour chaque facture dans Microsoft Dynamics 365, puis compare les dates de paiement réelles aux conditions définies. La plateforme identifie les clients, les conditions ou les régions les plus susceptibles de s’en écarter, afin de cibler l’application des politiques ou les échanges avec les clients.

Des processus de rappel de paiement inefficaces ou tardifs entraînent une hausse des factures échues et un allongement des cycles de recouvrement. À l’inverse, des rappels trop fréquents ou mal ciblés peuvent agacer les clients et nuire à la relation dans le cycle Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind examine le calendrier et l’ordre des activités « Payment Reminder Issued » par rapport à « Payment Due Date Reached » et « Customer Payment Received » dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme identifie les stratégies de rappel les plus efficaces, révèle les rappels manqués ou les notifications excessives, et améliore ainsi l’efficacité du recouvrement comme l’expérience client.

Les écarts entre les paiements clients et les factures ouvertes, ainsi que les retards de rapprochement entre les encaissements reçus et les écritures du grand livre, créent des arriérés de rapprochement et nécessitent un travail manuel important. Ils affectent l’intégrité des données financières et l’efficacité du processus Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind suit le parcours complet, de « Customer Payment Received » à « Cash Applied/Reconciled » et « Invoice Closed », dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les affectations incomplètes, les paiements partiels nécessitant plusieurs écritures et les écarts, afin d’en révéler les causes profondes et d’optimiser les flux de travail de rapprochement.

Les écarts par rapport au flux établi et optimisé du processus Order to Cash, facturation et émission des factures, souvent dus à des interventions manuelles ponctuelles ou à des solutions de contournement, créent des inefficacités et des risques de conformité. Ces variantes imprévues sont difficiles à détecter et à mesurer, ce qui entraîne des performances irrégulières. ProcessMind découvre automatiquement tous les parcours réellement suivis par les factures dans Microsoft Dynamics 365, de « Invoice Generated » à « Invoice Closed ». La plateforme visualise clairement les parcours courants et les variantes, en mesure la fréquence et l’incidence, afin d’aider les organisations à standardiser le processus Order to Cash, facturation et émission des factures et à réduire les écarts.

Certains utilisateurs ou services deviennent régulièrement des goulots d’étranglement dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures, ce qui retarde des activités clés comme l’approbation et l’envoi des factures ou le rapprochement des paiements. Cette répartition inégale de la charge réduit le débit global du processus et accroît la pression exercée sur les équipes. ProcessMind analyse la durée des activités et leur affectation aux utilisateurs, en s’appuyant sur des attributs comme « User Responsible » et « Billing Department » dans les Event Logs de Microsoft Dynamics 365. La plateforme identifie les points d’accumulation du travail et les personnes régulièrement surchargées, afin d’optimiser l’allocation des ressources et d’améliorer le flux du processus Order to Cash, facturation et émission des factures.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer le délai entre l’exécution de la commande client et la création de la facture a une incidence directe sur la trésorerie et la satisfaction client. Réduire les retards permet aux clients de recevoir rapidement leurs factures, de limiter les litiges et d’accélérer les cycles de paiement. Cet objectif vise à raccourcir le temps nécessaire à la création d’une facture une fois toutes les conditions d’exécution réunies. ProcessMind visualise l’ensemble du processus Order to Cash, facturation et émission des factures dans Microsoft Dynamics 365 et met en évidence le délai exact entre « Sales Order Fulfilled » et « Invoice Generated ». En identifiant les goulots d’étranglement et les variations lors de ce transfert essentiel, vous pouvez déterminer les causes profondes des retards, comme certaines actions utilisateur ou configurations système, puis mettre en œuvre des améliorations ciblées pour accélérer la création des factures.

Des approbations de factures lentes et irrégulières peuvent retarder considérablement l’ensemble du cycle Order to Cash - Billing & Invoicing et affecter le délai moyen de paiement client, ou DSO. Un processus d’approbation optimisé garantit que les factures passent efficacement les contrôles nécessaires, sans attente superflue, et permet de les transmettre plus rapidement aux clients. ProcessMind cartographie tous les parcours d’approbation des factures dans Microsoft Dynamics 365, révèle les durées réelles et identifie les étapes ou les personnes responsables des retards. En analysant les temps de cycle et les boucles de reprise des activités « Invoice Approved », les organisations peuvent repenser leurs flux de travail, mettre en place l’automatisation lorsque cela est pertinent et réduire les délais d’approbation jusqu’à 30 %, avec un effet direct sur la conversion des ventes en trésorerie.

Veiller à ce que les factures parviennent rapidement aux clients par les canaux les plus efficaces est essentiel pour obtenir des paiements ponctuels. Des modes d’envoi inefficaces peuvent entraîner des retards de paiement, des demandes de renseignements et une hausse des tâches administratives. Cet objectif vise à optimiser l’envoi et la réception des factures afin d’améliorer l’expérience client globale. ProcessMind analyse le parcours de « Invoice Generated » à « Invoice Sent to Customer », identifie les modes d’envoi courants et mesure les retards ou les taux d’échec associés dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. La plateforme peut mettre en évidence les canaux ou les étapes inefficaces, afin de vous permettre d’optimiser les mécanismes d’envoi, par exemple en automatisant la distribution par e-mail ou en intégrant des plateformes de facturation électronique, pour accélérer la réception par les clients et réduire les relances.

Un délai moyen de recouvrement (DSO) élevé indique qu’une entreprise met plus de temps à recouvrer ses créances, ce qui affecte négativement la trésorerie et le fonds de roulement. Cet objectif consiste à réduire le nombre moyen de jours nécessaires aux clients pour payer après l’émission d’une facture, afin d’améliorer la liquidité et la stabilité financières. ProcessMind offre une vision de bout en bout du parcours de recouvrement, de « Invoice Sent to Customer » à « Customer Payment Received », dans Microsoft Dynamics 365. En analysant les comportements de paiement réels, en identifiant les points de retard récurrents et en comprenant l’incidence des différentes conditions de paiement, les organisations peuvent mettre en œuvre des stratégies ciblées, comme l’optimisation des processus de relance ou l’octroi de remises pour paiement anticipé, afin de réduire sensiblement le DSO.

Les ajustements manuels et les reprises fréquents dans les processus de facturation sont coûteux, sources d’erreurs et nuisent à l’efficacité. Cet objectif vise à identifier et à éliminer les causes profondes de ces interventions manuelles, afin d’obtenir des factures plus exactes, de réduire les coûts opérationnels et d’accélérer le traitement dans le cycle Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind visualise toutes les variantes du processus et met en évidence les boucles et les activités qui signalent une reprise manuelle, comme la répétition des événements « Invoice Approved » ou « Invoice Adjusted » dans Microsoft Dynamics 365. En analysant les Event Logs, vous pouvez déterminer où et pourquoi les reprises se produisent, révéler les problèmes de qualité des données ou les mauvaises configurations système, puis automatiser les tâches répétitives afin de réduire sensiblement le travail manuel.

Une affectation exacte et rapide des paiements est indispensable à la fiabilité des rapports financiers, au rapprochement des comptes clients et à la réduction des écarts susceptibles de mécontenter les clients. Cet objectif vise à limiter les erreurs lors de l’affectation des paiements reçus aux bonnes factures et aux bons comptes du grand livre. ProcessMind suit le flux allant de « Customer Payment Received » à « Payment Posted to Ledger » et « Cash Applied/Reconciled » dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les tendances en matière d’écarts, les problèmes de rapprochement récurrents et l’incidence des interventions manuelles. Cette analyse permet de standardiser le processus, d’automatiser les règles de rapprochement et d’améliorer la formation afin d’obtenir une affectation des paiements plus exacte.

Le respect irrégulier des conditions de paiement convenues peut entraîner une trésorerie imprévisible, multiplier les efforts de recouvrement et fragiliser la relation client. Cet objectif vise à garantir que les actions de recouvrement, notamment les rappels et les relances, restent systématiquement alignées sur les conditions de paiement définies pour chaque facture. ProcessMind compare l’attribut « Due Date » à l’événement « Customer Payment Received » pour chaque Invoice Number dans Microsoft Dynamics 365 et identifie les paiements qui s’écartent des conditions prévues. La plateforme aide à analyser l’incidence des différentes conditions de paiement sur les comportements réels et à repérer les étapes du processus, comme le moment où survient « Payment Reminder Issued », afin de garantir des actions de suivi cohérentes et efficaces.

Un processus de relance et de rappel inefficace peut entraîner des retards de paiement prolongés et une hausse du délai moyen de recouvrement (DSO). Cet objectif consiste à affiner le calendrier, la fréquence et le contenu des rappels de paiement afin d’en maximiser l’efficacité, tout en encourageant les paiements dans les délais sans détériorer la relation client. ProcessMind cartographie la séquence des événements associés aux activités « Payment Due Date Reached » et « Payment Reminder Issued » pour chaque Invoice Number dans Microsoft Dynamics 365. En analysant l’impact de différentes stratégies de relance sur la rapidité des paiements, vous pouvez identifier les séquences de relance optimales, automatiser l’envoi des rappels au moment opportun et réduire les tâches manuelles du recouvrement, pour accélérer les paiements.

Les variantes imprévues ou non standard du cycle Order to Cash - Billing & Invoicing créent des inefficacités, des risques de conformité et des difficultés à faire évoluer les opérations. Cet objectif consiste à identifier ces écarts et à ramener le processus vers son parcours le plus efficace et conforme. ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis par les factures dans Microsoft Dynamics 365 et les compare au flux standard idéal. En repérant où et pourquoi surviennent des écarts, tels que des « manual adjustments » ou des boucles inattendues, les organisations peuvent appliquer les bonnes pratiques, optimiser les flux de travail et garantir que toutes les factures suivent le parcours le plus efficace et conforme, ce qui améliore la stabilité globale du processus.

Les goulots d’étranglement liés aux ressources du service de facturation peuvent retarder l’ensemble du processus Order to Cash - Billing & Invoicing, au détriment de la productivité et du moral des équipes. Cet objectif vise à répartir efficacement les ressources, à identifier les zones surchargées et à optimiser les flux de travail pour garantir le bon déroulement des opérations. ProcessMind analyse la durée des activités et la répartition des ressources afin d’identifier les utilisateurs ou les services, indiqués par les attributs « User Responsible », qui sont surchargés ou contribuent aux goulots d’étranglement. En visualisant les schémas d’utilisation des ressources dans Microsoft Dynamics 365, vous pouvez rééquilibrer les charges, automatiser les tâches courantes et mettre en œuvre des améliorations qui libèrent des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui augmente le débit du processus.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour Order to Cash, facturation et gestion des factures

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Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécifique conçu pour les données Order to Cash de facturation et de gestion des factures provenant de Microsoft Dynamics 365. Ce modèle fournit la structure adaptée à vos données de processus.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation d’un modèle prédéfini garantit la cohérence et l’exactitude des données, simplifie l’analyse ultérieure et accélère l’obtention des résultats.

Résultat attendu

Un modèle d’extraction des données prêt à l’emploi, adapté à votre processus Order to Cash de facturation et de gestion des factures dans D365.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Identifiez les goulots d'étranglement cachés de la facturation dans Dynamics 365

ProcessMind révèle le fonctionnement réel de votre processus de facturation et d'émission des factures dans Microsoft Dynamics 365. Visualisez chaque étape, repérez les retards cachés et identifiez rapidement les problèmes de rapprochement afin d'optimiser la trésorerie et de réduire le DSO.
  • Visualisez votre processus de facturation de bout en bout
  • Identifiez les retards dans le traitement des factures
  • Repérez rapidement les problèmes de rapprochement
  • Réduisez le Days Sales Outstanding (DSO)
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Ce que les organisations obtiennent avec Order to Cash - Billing & Invoicing

Ces résultats correspondent aux améliorations couramment observées lors de l’optimisation des processus Order to Cash, avec un focus particulier sur Billing & Invoicing dans Microsoft Dynamics 365. En analysant l’Invoice Number comme identifiant de dossier, les organisations obtiennent des analyses exploitables de l’efficacité du processus.

0 %
Génération plus rapide des factures

Réduire le délai moyen de facturation

Accélérer la création des factures après l’exécution des commandes clients afin de raccourcir les cycles de facturation et d’améliorer la rapidité opérationnelle.
0 days
Approbation simplifiée des factures

Accélérer les flux de travail d’approbation

Réduire le délai moyen d’approbation des factures, supprimer les goulots d’étranglement et permettre l’envoi plus rapide des factures aux clients.
0 days
Réduire le délai moyen de recouvrement

Améliorer l’efficacité du recouvrement

Réduire le nombre moyen de jours nécessaires pour obtenir le paiement des clients, afin d’améliorer sensiblement la trésorerie et la gestion du fonds de roulement.
0 %
Réduire les reprises en facturation

Réduire les ajustements manuels

Diminuer le pourcentage de factures nécessitant des modifications ou de nouvelles soumissions, afin d’augmenter le taux de traitement correct dès la première fois et de réduire les coûts opérationnels.
0 %
Améliorer la conformité du processus

Garantir le respect des standards

Augmenter le pourcentage de factures qui suivent strictement le flux défini, réduire les écarts et améliorer la préparation aux audits ainsi que la conformité.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans les différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l'analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture client, servant d’identifiant de dossier principal pour le processus de facturation.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’une facture et analyser l’efficacité du processus, les goulots d’étranglement et les écarts pour chaque document de facturation.

Valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser l’impact financier en filtrant et en segmentant les processus selon leur valeur monétaire, afin de donner la priorité aux factures de montant élevé et de comprendre leurs comportements spécifiques.

Nom du client auquel la facture a été émise.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter l'analyse du processus par client afin d'identifier les comportements propres à chaque client, les habitudes de paiement ou les problèmes liés au processus.

L'utilisateur ou le collaborateur responsable de l'exécution d'une activité donnée.

Pourquoi c’est important

Il permet d'analyser le processus au niveau des ressources, d'identifier les goulots d'étranglement, de mesurer les performances individuelles ou collectives et d'étudier la répartition de la charge de travail au sein du service de facturation.

Le service de l'entreprise associé à l'utilisateur ou à l'activité.

Pourquoi c’est important

Il permet d'analyser les performances à l'échelle de l'organisation, de comparer l'efficacité des différentes équipes et de comprendre l'incidence des transferts entre services sur le processus.

La date à laquelle le client est censé régler la facture.

Pourquoi c’est important

Cette date sert de référence pour mesurer la performance des paiements. Elle est essentielle au calcul du taux de paiements à temps et à l'analyse du respect des conditions de paiement accordées aux clients.

Le statut actuel de la facture dans son cycle de vie, par exemple Open, Paid ou Canceled.

Pourquoi c’est important

Il fournit rapidement une vue d'ensemble de l'état actuel de la facture, ce qui est utile pour filtrer les cas et comprendre les résultats des différentes variantes du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Représente la création et la validation du document de facture client dans le système. Il s’agit d’une transaction explicite dans Dynamics 365, qui crée un document légal et des écritures financières dans le sous-grand livre clients.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du début officiel du cycle de facturation d’une facture. Cet événement est essentiel pour suivre le délai moyen de recouvrement (DSO) et la durée globale du processus.

Marque la fin du processus de contrôle interne, au cours duquel la facture est officiellement approuvée. Cet événement est enregistré par le système de flux de travail Dynamics 365 et indique que la facture peut être envoyée au client.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape clé pour mesurer le délai du cycle d’approbation. Les retards à ce stade peuvent augmenter directement le délai global nécessaire pour recevoir le paiement du client.

Cette activité représente le moment où la facture a été transmise au client, par voie électronique ou physique. Dans Dynamics 365, il peut s’agir d’un événement explicite si l’envoi est effectué par e-mail depuis le système, ou d’un événement déduit au moment de la validation si aucun suivi spécifique n’est activé.

Pourquoi c’est important

Mesure l’efficacité du processus d’envoi des factures. Un délai entre l’approbation et l’envoi prolonge inutilement le cycle de paiement.

Événement calculé qui survient lorsque la date d’échéance de la facture est atteinte sans que le paiement ait été entièrement imputé. Cette activité ne correspond pas à une transaction dans le système, mais est déduite des données existantes.

Pourquoi c’est important

Cet événement est essentiel pour analyser le taux de paiement dans les délais et identifier les factures qui deviennent échues. Il sert de point de déclenchement aux activités de recouvrement et de relance.

Cette activité marque la création d’une écriture de journal enregistrant un paiement reçu d’un client. Elle indique que les fonds ont été reçus, mais qu’ils n’ont pas encore été imputés à une facture précise.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du point de départ pour mesurer le délai d’imputation des paiements. Cette étape distingue la réception des fonds de leur rapprochement effectif avec les factures impayées.

Représente le règlement d’un paiement client sur une facture précise, ce qui réduit le solde restant dû. Il s’agit d’une étape distincte dans Dynamics 365, qui relie la transaction de paiement à la transaction de facture.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle pour calculer précisément le DSO et comprendre l’efficacité de l’équipe chargée de l’imputation des paiements. Elle marque le moment où le paiement est entièrement rapproché avec le montant facturé.

Cette activité marque l’état final d’une facture, dont le solde est nul parce qu’elle a été entièrement payée ou réglée au moyen d’avoirs. Il ne s’agit pas d’une transaction directe, mais d’un état déduit du statut financier de la facture.

Pourquoi c’est important

Cet événement indique l’achèvement réussi du cycle Order to Cash pour une facture donnée. Le temps nécessaire pour atteindre cet état constitue une mesure essentielle de l’efficacité globale du processus.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining fournit une vision radiographique de vos processus réels de facturation. Il identifie les points où les retards surviennent, les raisons de la fréquence des ajustements manuels et l’impact des variantes du processus sur l’efficacité. Il révèle les goulots d’étranglement, comme les approbations de factures lentes et les nombreuses reprises, souvent invisibles dans le reporting standard. Ces analyses détaillées vous permettent de comprendre le flux réel et de repérer les domaines à améliorer.

Pour analyser Order to Cash, facturation et gestion des factures, vous avez généralement besoin des journaux d’événements liés à la création, à l’approbation, à l’envoi et à l’affectation des paiements. Les principaux éléments comprennent Invoice Number comme identifiant de cas, les noms des activités et les horodatages de chaque événement. Les informations utilisateurs et les détails associés aux commandes peuvent également enrichir l’analyse.

Les données peuvent être extraites de Dynamics 365 à l’aide d’outils de reporting standard, de requêtes directes sur la base de données ou d’intégrations d’API, selon la configuration de votre système et la solution de Process Mining. L’objectif est de collecter des journaux d’événements qui enregistrent chaque étape pertinente et son horodatage pour chaque facture. Cette extraction est généralement en lecture seule et ne perturbe pas les opérations en production.

Les premières analyses peuvent souvent être produites quelques semaines après l’extraction et l’ingestion réussies des données dans l’outil de Process Mining. Le délai dépend de la qualité et de la complexité des données, ainsi que des ressources disponibles pour l’analyse. Des découvertes importantes et concrètes apparaissent généralement au cours du premier ou du deuxième mois.

Les améliorations courantes comprennent une réduction du temps de cycle de génération des factures, une diminution des ajustements manuels et une baisse du délai moyen de paiement client, ou DSO. En optimisant des processus comme l’approbation et l’envoi des factures, les entreprises peuvent améliorer la précision de l’affectation des paiements et optimiser l’utilisation des ressources dans les services de facturation. Ces progrès génèrent des gains opérationnels et financiers significatifs.

Non, le Process Mining est généralement non intrusif. Il analyse les données historiques extraites de votre système Dynamics 365, sans interagir avec les transactions ou les processus en production. Les méthodes d’extraction sont généralement conçues pour limiter leur impact sur les performances du système. L’analyse est réalisée hors ligne, ce qui garantit la continuité de l’activité.

Absolument. Le Process Mining visualise toutes les variantes réelles du processus et met en évidence les écarts par rapport au standard prévu. En observant les parcours non conformes ou inefficaces, vous pouvez déterminer précisément où les efforts de standardisation sont les plus nécessaires. Vous disposez ainsi d’éléments fondés sur les données pour affiner et faire respecter les processus optimaux, réduire les reprises et améliorer la conformité.

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