> Continu verbeteren van processen > Order to Cash facturatie en factuurverwerking > Microsoft Dynamics 365

Verbeter order-to-cash-facturatie en -facturering

Je 6-stappengids voor betere facturatie en factuurverwerking in Dynamics 365.
Verbeter order-to-cash-facturatie en -facturering
Order to Cash - facturatie en factuurverwerking
Microsoft Dynamics 365

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter facturatie en factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365

Factuurverwerking loopt vaak vertraging op en leidt geregeld tot problemen bij het afstemmen van betalingen. Dat heeft direct invloed op je cashflow. Met ons platform zie je waar bottlenecks en inefficiënties in de facturatie en factuurverwerking zitten. Ontdek hoe je processen efficiënter maakt, Days Sales Outstanding verlaagt en meer inzicht krijgt in je financiële situatie.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking verbeteren?

Het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking is bepalend voor de financiële gezondheid van een organisatie. Het heeft direct invloed op de cashflow, winstgevendheid en klanttevredenheid. Een inefficiënt facturatieproces, zeker in een complex systeem als Microsoft Dynamics 365, kan tot flinke problemen leiden: late betalingen, een hogere Days Sales Outstanding (DSO), fouten bij het afstemmen van betalingen en ontevreden klanten. Dit legt niet alleen werkkapitaal vast, maar kost ook tijd aan handmatige opvolging en het oplossen van geschillen. Dit proces verbeteren gaat dus niet alleen om kosten besparen. Je kunt ook omzet sneller verantwoorden, financiële resultaten beter voorspellen en de bedrijfsvoering efficiënter maken. Als je weet hoe facturen van aanmaak tot betaling door het proces gaan, kun je verborgen inefficiënties opsporen en aanpakken.

Hoe process mining helpt bij de analyse van facturatie en factuurverwerking

Met process mining kun je het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365 gericht verbeteren. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, haalt process mining event data rechtstreeks op uit de Finance GL-module van Microsoft Dynamics 365. Het brengt het werkelijke verloop van elke factuur in kaart, zodat je het proces op basis van data kunt bekijken. Je ziet waar bottlenecks ontstaan, waar herstelrondes voorkomen en waar het proces afwijkt van de beoogde werkwijze. Zo kun je nagaan waarom facturen vertraging oplopen tussen ‘Factuur goedgekeurd’ en ‘Factuur naar klant verzonden’, of waardoor het afstemmen van betalingen na ‘Klantbetaling ontvangen’ lang duurt. Process mining geeft een objectief beeld van het huidige proces. Daarmee kun je onderbouwde keuzes maken voor procesoptimalisatie en vragen beantwoorden als: ‘Hoe verkort je de doorlooptijd van Order to Cash-facturatie en factuurverwerking?’

Verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Met process mining op facturatie- en factuurverwerkingsdata in Microsoft Dynamics 365 kun je verschillende verbeterpunten vinden:

  • Facturen aanmaken en goedkeuren: Vind vertragingen tussen de afhandeling van een verkooporder en het aanmaken van de factuur. Spoor ook bottlenecks op in de goedkeuringsworkflow die de totale doorlooptijd verlengen.
  • Facturen op tijd versturen: Analyseer hoe lang het na goedkeuring duurt voordat klanten facturen ontvangen. Zo zie je waar de bezorging of communicatie vertraging oploopt.
  • Betaalgedrag en compliance: Bekijk betaalpatronen van klanten en hoe goed betalingsherinneringen werken. Vind facturen die steeds na de vervaldatum worden betaald. Zo kun je kredietrisico’s beheren en de compliance bewaken.
  • Betalingen verwerken en afstemmen: Breng de vaak ingewikkelde stappen van ontvangst van een klantbetaling tot verwerking en afstemming in kaart. Zo verminder je handmatig werk en fouten.
  • Herstelwerk en uitzonderingen: Spoor automatisch facturen op die worden gecorrigeerd, opnieuw goedgekeurd of opnieuw verstuurd. Meet wat deze uitzonderingen kosten en hoe ze de procesefficiëntie beïnvloeden.

Wat je kunt bereiken met een beter facturatieproces

Door process mining gericht toe te passen op het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365, kun je meetbare resultaten behalen:

  • Lagere Days Sales Outstanding (DSO): Versnel de verzending van facturen, verbeter de goedkeuring en haal betalingen sneller binnen. Zo verkort je de tijd tussen verkoop en ontvangst van geld.
  • Betere cashflow en meer werkkapitaal: Als geld sneller binnenkomt, neemt het beschikbare werkkapitaal toe. Dat geeft meer financiële ruimte en stabiliteit.
  • Nauwkeurigere facturatie: Vind de oorzaken van fouten en pak ze aan. Zo worden facturen nauwkeuriger, ontstaan er minder geschillen en neemt de administratieve last af.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: Door handmatige taken te automatiseren en onnodige stappen te schrappen, kan het financiële team meer tijd besteden aan werk dat vooruitkijkt in plaats van problemen achteraf op te lossen.
  • Betere compliance en voorbereiding op audits: Een helder en transparant proces helpt om interne richtlijnen en externe regels na te leven en maakt audits eenvoudiger.

Aan de slag met het verbeteren van je facturatieproces

Met process mining kun je verder kijken dan aannames en concrete verbeteringen doorvoeren in het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. Door het werkelijke verloop van gebeurtenissen in Microsoft Dynamics 365-data te visualiseren en analyseren, zie je waar procesoptimalisatie het meeste effect heeft. Krijg vandaag inzicht in hoe facturen door het proces lopen en werk aan een efficiënter en nauwkeuriger facturatieproces met meer grip op de financiën.

Order to Cash - facturatie en factuurverwerking factuurbeheer debiteurenbeheer cashflowoptimalisatie betalingsverwerking DSO-verlaging financiële afdeling facturatie nauwkeurigheid financiële compliance factuurafstemming O2C Omzetbeheer Facturatiecyclus

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Als er veel tijd zit tussen de afhandeling van een verkooporder en het aanmaken van de factuur, wordt de omzet later verantwoord en loopt de Days Sales Outstanding (DSO) op. Dit zet de cashflow onder druk en kan de nauwkeurigheid van financiële rapportages beïnvloeden, vooral als afgesproken facturatiemijlpalen niet worden gehaald. ProcessMind analyseert event logs in Microsoft Dynamics 365 om te laten zien waar en waarom facturen na de orderafhandeling op zich laten wachten. Je ziet bottlenecks, beperkte capaciteit of systeemproblemen in het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en facturen sneller versturen.

Handmatige of ingewikkelde goedkeuringsworkflows voor facturen zorgen voor vertraging. Daardoor worden facturen later verstuurd en komen betalingen later binnen. Als de goedkeuring per afdeling of gebruiker wisselend lang duurt, is het verloop van de Order to Cash-cyclus voor facturatie en factuurverwerking moeilijk te voorspellen. ProcessMind brengt de werkelijke goedkeuringsroutes van facturen in Microsoft Dynamics 365 in kaart en laat zien welke stappen of personen bottlenecks veroorzaken. Je ziet ook waar de werkwijze afwijkt van de standaard. Zo kun je workflows verbeteren en vaste goedkeuringstermijnen invoeren.

Als facturen klanten te laat of helemaal niet bereiken, digitaal of op papier, worden betalingen later gedaan en loopt de Days Sales Outstanding (DSO) op. Vaak komt dit door onjuiste contactgegevens of inefficiënte verzendmethoden in het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. ProcessMind volgt de activiteit ‘Factuur naar klant verzonden’ en de daaropvolgende betalingen in de event data. Zo zie je of vertragingen samenhangen met bepaalde verzendmethoden of klantgroepen. Je kunt de factuurdistributie en communicatie in Microsoft Dynamics 365 verbeteren en de tijd tot betaling verkorten.

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat klanten facturen ruim na de vervaldatum betalen. Dat heeft grote gevolgen voor de cashflow en het werkkapitaal. Vaak wijst dit op problemen met de incassoaanpak of de nauwkeurigheid van facturen in het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. ProcessMind brengt de levenscyclus van elke factuur in Microsoft Dynamics 365 in beeld, van aanmaak tot afstemming van de betaling. Je ziet welke facturen steeds buiten de betalingstermijn vallen en welke klantgroepen of factuurtypen het meest bijdragen aan de hoge DSO. Zo kun je incassoacties en beleid gericht aanpassen.

Veel handmatige aanpassingen, correcties of herstelwerk na het aanmaken van een factuur wijzen op fouten of inefficiëntie in het facturatieproces. Dit kost tijd en geld en vergroot de kans op nieuwe fouten in de Order to Cash-cyclus voor facturatie en factuurverwerking. ProcessMind volgt activiteiten als ‘Factuur goedgekeurd’ en ‘Betaling geboekt in grootboek’ in Microsoft Dynamics 365 en brengt latere wijzigingen in beeld. Zo zie je waar aanpassingen ontstaan en wat de oorzaak is, bijvoorbeeld invoerfouten, onjuiste systeeminstellingen of afwijkingen van het proces. Daarmee kun je problemen structureel oplossen en automatiseren.

Als je niet weet hoelang het duurt om klantbetalingen aan openstaande facturen toe te wijzen en ze daarna in het grootboek af te stemmen, kunnen de cashpositie en klanttevredenheid onder druk komen te staan. Door dit gebrek aan inzicht is het lastig om de cashflow goed te beheren binnen het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. ProcessMind brengt in Microsoft Dynamics 365 de stappen van ‘Klantbetaling ontvangen’ tot ‘Betaling geboekt in grootboek’ en ‘Betaling verwerkt en afgestemd’ in kaart. Je ziet vertragingen, bottlenecks en onnodige stappen in de betalingsverwerking. Dat helpt om de afstemming te verbeteren en de cashflow nauwkeuriger te voorspellen.

Als betalingsvoorwaarden niet consequent worden toegepast op klanten of regio’s, loop je inkomsten uit vergoedingen voor late betaling mis en kun je inkomende betalingen minder goed voorspellen. Dit ondermijnt de financiële discipline en maakt het lastiger om de cashflow van de afdeling voor Order to Cash-facturatie en factuurverwerking te voorspellen. ProcessMind vergelijkt in Microsoft Dynamics 365 per factuur de gebeurtenissen ‘Vervaldatum bereikt’ en ‘Klantbetaling ontvangen’ met de afgesproken betalingsvoorwaarden. Je ziet welke klanten, voorwaarden of regio’s het vaakst afwijken. Zo kun je beleid gericht handhaven of contact opnemen met klanten.

Als betalingsherinneringen niet effectief of niet op tijd worden verstuurd, neemt het aantal achterstallige facturen toe en duurt het innen langer. Te vaak of onterecht herinneringen sturen kan klanten juist irriteren en de relatie schaden binnen de Order to Cash-cyclus voor facturatie en factuurverwerking. ProcessMind bekijkt in Microsoft Dynamics 365 wanneer en in welke volgorde de activiteit ‘Betalingsherinnering verstuurd’ plaatsvindt ten opzichte van ‘Vervaldatum bereikt’ en ‘Klantbetaling ontvangen’. Je ziet welke aanpak goed werkt, welke herinneringen worden overgeslagen en waar te veel meldingen worden verstuurd. Zo verbeter je de incasso en de klantervaring.

Als klantbetalingen niet overeenkomen met openstaande facturen of ontvangen geld niet op tijd met de grootboekposten wordt afgestemd, ontstaan achterstanden en is veel handmatig werk nodig. Dit tast de betrouwbaarheid van financiële gegevens en de efficiëntie van het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking aan. ProcessMind volgt in Microsoft Dynamics 365 het volledige traject van ‘Klantbetaling ontvangen’ tot ‘Betaling verwerkt en afgestemd’ en ‘Factuur gesloten’. Je ziet onvolledige toewijzingen, deelbetalingen waarvoor meerdere boekingen nodig zijn en andere verschillen. Zo vind je de oorzaken en kun je de afstemming verbeteren.

Afwijkingen van de afgesproken, geoptimaliseerde processtroom voor Order to Cash-facturatie en factuurverwerking ontstaan vaak door ad-hoc handmatige ingrepen of omwegen. Ze leiden tot inefficiëntie en compliance-risico’s. Zulke ongeplande varianten zijn lastig te vinden en te meten, waardoor de prestaties wisselen. ProcessMind ontdekt automatisch alle routes die facturen in Microsoft Dynamics 365 daadwerkelijk volgen, van ‘Factuur aangemaakt’ tot ‘Factuur gesloten’. Je ziet de gebruikelijke routes en afwijkingen, inclusief hoe vaak ze voorkomen en wat hun effect is. Zo kan de organisatie het proces standaardiseren en afwijkingen verminderen.

Bepaalde gebruikers of afdelingen vormen steeds opnieuw een bottleneck in het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. Daardoor lopen belangrijke activiteiten, zoals facturen goedkeuren, versturen of betalingen afstemmen, vertraging op. Een ongelijke verdeling van het werk verlaagt de totale doorvoer en verhoogt de werkdruk. ProcessMind analyseert de duur van activiteiten en de toewijzing aan gebruikers in event logs van Microsoft Dynamics 365. Daarbij gebruikt het attributen als ‘Verantwoordelijke gebruiker’ en ‘Facturatieafdeling’. Je ziet waar werk zich opstapelt en wie steeds te veel werk heeft. Zo kun je de capaciteit beter verdelen en de processtroom verbeteren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Als je de tijd tussen de afhandeling van een verkooporder en het aanmaken van de factuur verkort, heeft dat direct effect op de cashflow en klanttevredenheid. Klanten ontvangen facturen sneller, waardoor er minder geschillen ontstaan en betalingen eerder binnenkomen. Het doel is om de tijd tussen het voldoen aan alle voorwaarden voor orderafhandeling en het aanmaken van de factuur te verkorten. ProcessMind brengt het volledige Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365 in beeld en laat precies zien hoeveel tijd er zit tussen ‘Verkooporder afgehandeld’ en ‘Factuur aangemaakt’. Je ziet bottlenecks en verschillen in deze belangrijke overdracht. Zo kun je de oorzaken van vertraging achterhalen, zoals specifieke gebruikersacties of systeeminstellingen, en gericht verbeteringen doorvoeren.

Trage en wisselende goedkeuring van facturen kan de hele Order to Cash-cyclus voor facturatie en factuurverwerking flink vertragen en de Days Sales Outstanding (DSO) verhogen. Met een goed ingericht goedkeuringsproces doorlopen facturen de nodige controles zonder onnodige wachttijd en kunnen ze sneller naar klanten. ProcessMind brengt alle goedkeuringsroutes voor facturen in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet hoelang elke route duurt en welke stappen of personen vertraging veroorzaken. Door de doorlooptijden en herstelrondes bij de activiteit ‘Factuur goedgekeurd’ te analyseren, kan de organisatie workflows aanpassen en waar passend automatisering inzetten. Zo kan de goedkeuring tot 30% sneller verlopen en komt geld eerder binnen.

Om betalingen op tijd te ontvangen, moeten facturen klanten snel en via de juiste kanalen bereiken. Inefficiënte verzendmethoden kunnen betalingen vertragen, vragen van klanten opleveren en extra administratief werk veroorzaken. Het doel is om de verzending en ontvangst van facturen te verbeteren en zo ook de klantervaring te verbeteren. ProcessMind analyseert in het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking de route van ‘Factuur aangemaakt’ tot ‘Factuur naar klant verzonden’. Je ziet welke verzendmethoden vaak worden gebruikt en waar vertragingen of fouten optreden. Zo kun je inefficiënte kanalen of stappen aanpakken, bijvoorbeeld door e-mails automatisch te versturen of een platform voor e-facturatie te koppelen. Klanten ontvangen facturen dan sneller en je hoeft minder vaak op te volgen.

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat een bedrijf langer nodig heeft om openstaande facturen te innen. Dat heeft een negatieve invloed op de cashflow en het werkkapitaal. Het doel is om het gemiddelde aantal dagen tussen het versturen van een factuur en de betaling door de klant te verlagen. Zo verbetert de financiële liquiditeit en stabiliteit. ProcessMind geeft in Microsoft Dynamics 365 een volledig beeld van het incassoproces, van "Factuur naar klant verzonden" tot "Betaling van klant ontvangen". Door het daadwerkelijke betaalgedrag te analyseren, veelvoorkomende vertragingen op te sporen en de invloed van verschillende betalingstermijnen te onderzoeken, kunnen organisaties gerichte maatregelen nemen. Denk aan het verbeteren van het aanmaningsproces of het aanbieden van korting bij vroege betaling. Zo daalt de DSO aanzienlijk.

Regelmatige handmatige aanpassingen en herstelwerk in het facturatieproces kosten geld, leiden sneller tot fouten en verlagen de efficiëntie. Het doel is de oorzaken van deze handmatige ingrepen op te sporen en weg te nemen. Dat levert nauwkeurigere facturen, lagere bedrijfskosten en kortere verwerkingstijden op in de cyclus Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind brengt alle procesvarianten in beeld en laat lussen en activiteiten zien die wijzen op handmatig herstelwerk, zoals herhaalde gebeurtenissen als "Factuur goedgekeurd" of "Factuur aangepast" in Microsoft Dynamics 365. Met event logs kun je achterhalen waar en waarom herstelwerk ontstaat, onderliggende problemen met de datakwaliteit of verkeerde systeeminstellingen opsporen en terugkerende taken automatiseren. Zo neemt de hoeveelheid handmatig werk flink af.

Betalingen correct en op tijd verwerken is belangrijk voor betrouwbare financiële rapportages, het afstemmen van klantrekeningen en het voorkomen van verschillen die klanten ontevreden kunnen maken. Het doel is fouten te beperken bij het koppelen van ontvangen betalingen aan de juiste facturen en grootboekrekeningen. ProcessMind volgt in Microsoft Dynamics 365 de stappen van "Betaling van klant ontvangen" naar "Betaling in grootboek geboekt" en "Betaling verwerkt en afgestemd". Zo worden patronen in verschillen, veelvoorkomende afstemmingsproblemen en de invloed van handmatige ingrepen zichtbaar. Op basis van deze analyse kun je processen standaardiseren, matchingregels automatiseren en medewerkers beter opleiden, zodat betalingen nauwkeuriger worden verwerkt.

Als afgesproken betalingstermijnen niet consequent worden nageleefd, wordt de cashflow onvoorspelbaar, neemt het werk voor de incasso toe en komen klantrelaties onder druk te staan. Het doel is ervoor te zorgen dat incassomaatregelen, zoals herinneringen en aanmaningen, aansluiten op de betalingstermijn van elke factuur. ProcessMind vergelijkt in Microsoft Dynamics 365 voor elk factuurnummer het attribuut "Vervaldatum" met de gebeurtenis "Betaling van klant ontvangen". Zo zie je waar betalingen afwijken van de afgesproken termijn. Ook kun je onderzoeken hoe verschillende betalingstermijnen het daadwerkelijke betaalgedrag beïnvloeden en processtappen opsporen, zoals het moment waarop een "Betalingsherinnering verstuurd" wordt. Zo kun je opvolging consequent en effectief uitvoeren.

Een ineffectief proces voor aanmaningen en betalingsherinneringen kan leiden tot langere betalingsvertragingen en een hogere Days Sales Outstanding (DSO). Het doel is het tijdstip, de frequentie en de inhoud van herinneringen te verbeteren, zodat klanten op tijd betalen zonder dat de relatie onder druk komt te staan. ProcessMind brengt in Microsoft Dynamics 365 per factuurnummer de volgorde van gebeurtenissen rond "Vervaldatum bereikt" en "Betalingsherinnering verstuurd" in kaart. Door te analyseren hoe verschillende herinneringsstrategieën de betalingsduur beïnvloeden, kun je de beste aanmaningsvolgorde bepalen, herinneringen op tijd versturen en handmatig incassowerk verminderen. Zo worden betalingen sneller ontvangen.

Ongeplande of afwijkende procesvarianten in de cyclus Order to Cash - Billing & Invoicing leiden tot inefficiëntie en compliancerisico’s en maken het lastiger om de bedrijfsvoering op te schalen. Het doel is deze afwijkingen op te sporen en het proces terug te brengen naar de meest efficiënte route die aan de regels voldoet. ProcessMind ontdekt automatisch alle procesroutes die facturen in Microsoft Dynamics 365 daadwerkelijk volgen en vergelijkt die met de gewenste standaardroute. Door te achterhalen waar en waarom afwijkingen ontstaan, zoals "handmatige aanpassingen" of onverwachte lussen, kunnen organisaties best practices toepassen, workflows verbeteren en ervoor zorgen dat facturen de efficiëntste route volgen die aan de regels voldoet. Dat maakt het proces als geheel stabieler.

Bottlenecks in de facturatieafdeling kunnen het hele proces Order to Cash - Billing & Invoicing vertragen en de productiviteit en het werkplezier van medewerkers verminderen. Het doel is middelen efficiënt in te zetten, overbelaste onderdelen op te sporen en workflows te verbeteren, zodat de bedrijfsvoering soepel verloopt. ProcessMind analyseert de duur van activiteiten en de verdeling van middelen. Zo wordt zichtbaar waar specifieke gebruikers of afdelingen, zoals aangegeven met het attribuut "Verantwoordelijke gebruiker", overbelast zijn of bottlenecks veroorzaken. Door patronen in het gebruik van middelen in Microsoft Dynamics 365 te bekijken, kun je de werkdruk beter verdelen, routinetaken automatiseren en verbeteringen doorvoeren. Daardoor komt tijd vrij voor werk met meer waarde en neemt de doorvoer toe.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Order to Cash - Billing & Invoicing

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Houd het proces in de gaten
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de specifieke Excel-template voor Order to Cash - Billing & Invoicing-data uit Microsoft Dynamics 365. De template heeft de juiste structuur voor je procesdata.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een vooraf bepaalde template blijft de data consistent en nauwkeurig. Dat maakt de analyse eenvoudiger en helpt je sneller inzichten te krijgen.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare template voor data-extractie, afgestemd op het Order to Cash - Billing & Invoicing-proces in D365.

WAT JE KRIJGT

Ontdek verborgen bottlenecks in de facturatie in Dynamics 365

ProcessMind laat zien hoe facturatie en factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365 echt verlopen. Bekijk elke stap, ontdek verborgen vertragingen en spoor problemen bij het afstemmen van betalingen op. Zo verbeter je de cashflow en verlaag je de DSO.
  • Breng het volledige facturatieproces in beeld
  • Spoor vertragingen in de factuurverwerking op
  • Vind snel problemen bij het afstemmen van betalingen
  • Verlaag Days Sales Outstanding (DSO)
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met Order to Cash - Billing & Invoicing

Deze resultaten laten veelvoorkomende verbeteringen zien bij het optimaliseren van Order to Cash-processen, met de nadruk op Billing & Invoicing in Microsoft Dynamics 365. Door het factuurnummer als case-ID te gebruiken, krijgen organisaties bruikbare inzichten in de procesefficiëntie.

0 %
Facturen sneller aanmaken

De gemiddelde tijd tot facturatie verkorten

Maak facturen sneller aan nadat een verkooporder is afgehandeld. Zo worden facturatiecycli korter en verloopt de bedrijfsvoering sneller.
0 days
Facturen sneller goedkeuren

Goedkeuringsworkflows versnellen

Verkort de gemiddelde goedkeuringstijd van facturen. Zo verdwijnen bottlenecks en kunnen facturen eerder naar klanten worden verstuurd.
0 days
Days Sales Outstanding verlagen

Betalingen efficiënter innen

Verlaag het gemiddelde aantal dagen dat nodig is om betalingen van klanten te innen. Zo verbeteren de cashflow en het beheer van het werkkapitaal.
0 %
Minder herstelwerk bij facturatie

Handmatige aanpassingen beperken

Verlaag het percentage facturen dat moet worden aangepast of opnieuw ingediend. Zo worden meer facturen in één keer goed verwerkt en dalen de bedrijfskosten.
0 %
Processen beter volgens de afspraken uitvoeren

Werken volgens de standaarden

Verhoog het percentage facturen dat de vastgelegde procesroute volgt. Zo nemen afwijkingen af en zijn audits en compliance beter op orde.

Resultaten hangen af van de procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke klantfactuur. Dit is de belangrijkste case-identificatie voor het facturatieproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel om de volledige levenscyclus van een factuur te volgen en per factuurdocument de procesefficiëntie, bottlenecks en afwijkingen te analyseren.

Het totale bedrag van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de financiële impact analyseren en processen op bedrag filteren en indelen. Zo kun je facturen met hoge bedragen prioriteit geven en hun specifieke procesverloop onderzoeken.

De naam van de klant aan wie de factuur is verstuurd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces per klant analyseren en klantgebonden gedrag, betaalpatronen of procesproblemen herkennen.

De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je op gebruikersniveau analyseren, bottlenecks herkennen, prestaties van individuele medewerkers of teams meten en de werklast binnen de facturatieafdeling bekijken.

De bedrijfsafdeling die bij de gebruiker of activiteit hoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties op organisatieniveau analyseren, de efficiëntie van teams vergelijken en zien hoe overdrachten tussen afdelingen het proces beïnvloeden.

De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de maatstaf voor de betaalprestaties. Je hebt deze datum nodig om het percentage betalingen op tijd te berekenen en na te gaan of klanten zich aan de betalingsvoorwaarden houden.

De huidige status van de factuur in de levenscyclus, bijvoorbeeld Open, Betaald of Geannuleerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft snel de huidige status van de factuur weer. Je kunt cases ermee filteren en de uitkomsten van verschillende procesvarianten bekijken.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is het aanmaken en boeken van het verkoopfactuurdocument in het systeem. In Dynamics 365 is dit een expliciete transactie die een juridisch document en financiële boekingen in het subgrootboek debiteuren aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het officiële begin van de levenscyclus van een factuur. Deze gebeurtenis is belangrijk om de Days Sales Outstanding (DSO) en de totale procesduur te volgen.

Dit markeert het einde van de interne beoordeling: de factuur is formeel goedgekeurd. Het Dynamics 365-workflowsysteem registreert deze gebeurtenis. De factuur is nu klaar om naar de klant te worden verstuurd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de doorlooptijd van de goedkeuring. Vertragingen in deze fase kunnen de totale tijd tot betaling door de klant verlengen.

Deze activiteit geeft aan wanneer de factuur naar de klant is verstuurd, digitaal of op papier. In Dynamics 365 kan dit een expliciete gebeurtenis zijn als de factuur via e-mail vanuit het systeem is verstuurd. Als er geen specifieke registratie is ingeschakeld, wordt het verzendmoment afgeleid van het boekingsmoment.

Waarom dit belangrijk is

Meet hoe efficiënt facturen worden verstuurd. Vertraging tussen goedkeuring en verzending verlengt de betalingscyclus onnodig.

Een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer de vervaldatum van de factuur is bereikt en de betaling nog niet volledig is verwerkt. Deze activiteit komt niet overeen met een transactie in het systeem, maar wordt afgeleid uit bestaande data.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis is belangrijk om tijdige betalingen te analyseren en facturen op te sporen die achterstallig dreigen te raken. Het is het startpunt voor incasso- en aanmaningsactiviteiten.

Deze activiteit markeert het aanmaken van een journaalpost voor een ontvangen klantbetaling. Het geld is ontvangen, maar nog niet aan een specifieke factuur gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de verwerkingstijd van een betaling. Zo maak je onderscheid tussen het ontvangen van het geld en het afstemmen ervan met openstaande facturen.

Dit is de afwikkeling van een klantbetaling tegen een specifieke factuur, waardoor het openstaande saldo van de factuur daalt. In Dynamics 365 is dit een afzonderlijke stap die de betalingstransactie aan de factuurtransactie koppelt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het nauwkeurig berekenen van de DSO en het beoordelen van de efficiëntie van het team dat betalingen verwerkt. De betaling is nu volledig afgestemd op het gefactureerde bedrag.

Deze activiteit markeert de eindstatus van een factuur. Het saldo is nul omdat de factuur volledig is betaald of met creditnota’s is verrekend. Dit is geen rechtstreekse transactie, maar een afgeleide status op basis van de financiële gegevens van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis geeft aan dat de Order to Cash-cyclus voor één factuur succesvol is afgerond. De tijd tot dit moment is een belangrijke maatstaf voor de algehele procesefficiëntie.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining geeft een röntgenbeeld van het daadwerkelijke facturatieproces. Je ziet waar vertragingen ontstaan, waarom handmatige aanpassingen vaak nodig zijn en hoe procesvarianten de efficiëntie beïnvloeden. Ook worden bottlenecks zichtbaar, zoals trage factuurgoedkeuringen en veel herstelwerk, die in standaardrapportages vaak verborgen blijven. Zo begrijp je hoe het proces echt verloopt en waar verbetering mogelijk is.

Voor een analyse van Order to Cash - Billing & Invoicing heb je meestal event logs nodig over het aanmaken, goedkeuren en versturen van facturen en het verwerken van betalingen. Belangrijke datapunten zijn het factuurnummer als case-ID, de namen van activiteiten en de timestamps van gebeurtenissen. Gebruikersgegevens en informatie over de bijbehorende orders kunnen de analyse verder aanvullen.

Afhankelijk van de systeeminstellingen en de process mining-oplossing kun je data uit Dynamics 365 halen met standaardrapportages, rechtstreekse databasequery’s of API-koppelingen. Het doel is event logs te verzamelen met elke relevante stap en de bijbehorende timestamp per factuur. Deze data-extractie is meestal alleen-lezen en verstoort de dagelijkse bedrijfsvoering niet.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar, nadat de data succesvol is geëxtraheerd en ingeladen in de process mining-tool. Hoe lang dit duurt, hangt af van de datakwaliteit, de complexiteit en de beschikbare tijd voor analyse. Belangrijke, bruikbare bevindingen komen meestal in de eerste één of twee maanden naar voren.

Veelvoorkomende verbeteringen zijn kortere doorlooptijden voor het aanmaken van facturen, minder handmatige aanpassingen en een lagere Days Sales Outstanding (DSO). Door stappen als factuurgoedkeuring en -bezorging te verbeteren, kunnen bedrijven betalingen nauwkeuriger verwerken en middelen op de facturatieafdeling beter inzetten. Dat levert een efficiëntere bedrijfsvoering en financiële voordelen op.

Nee, process mining verstoort de dagelijkse bedrijfsvoering doorgaans niet. De analyse gebruikt historische data uit Dynamics 365 en heeft geen interactie met live transacties of processen. De methoden voor data-extractie zijn meestal zo opgezet dat ze de systeemprestaties zo min mogelijk beïnvloeden. De analyse vindt offline plaats, zodat de bedrijfsvoering door kan gaan.

Zeker. Process mining brengt alle daadwerkelijke procesvarianten in beeld en laat zien waar ze afwijken van de gewenste standaard. Zo zie je precies waar standaardisatie het hardst nodig is, bijvoorbeeld bij routes die niet aan de regels voldoen of inefficiënt zijn. Deze data geeft onderbouwing om processen te verbeteren en afspraken consequent toe te passen. Dat vermindert herstelwerk en vergroot de naleving.

Maak een einde aan facturatievertragingen: verbeter vandaag nog order-to-cash en factuurverwerking

Verkort de doorlooptijd van facturatie met 30% en krijg sneller inzicht in je financiële situatie.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Gratis proefperiode van 14 dagen.