> Continue procesverbetering > Order to Cash Facturatie en factuurverwerking > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Order-to-Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van facturatie en factuurverwerking in Dynamics 365.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Order-to-Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking
Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer facturatie en factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365

Bij factuurverwerking ontstaan vaak vertragingen en problemen bij het afstemmen van betalingen. Dat heeft direct gevolgen voor je cashflow. Met ons platform breng je verborgen bottlenecks en inefficiënties in je facturatiecyclus eenvoudig in beeld. Ontdek hoe je de bedrijfsvoering efficiënter maakt, Days Sales Outstanding verlaagt en sneller helderheid krijgt over je financiële situatie.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom je Order to Cash-proces voor facturatie en facturering optimaliseren?

Het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering is een belangrijke pijler onder de financiële gezondheid van je organisatie. Het heeft direct invloed op cashflow, winstgevendheid en klanttevredenheid. Een inefficiënt facturatieproces, zeker in een complex systeem als Microsoft Dynamics 365, kan leiden tot flinke problemen: vertraagde betalingen, een hogere Days Sales Outstanding (DSO), fouten bij de afstemming en gefrustreerde klanten. Deze problemen leggen niet alleen werkkapitaal vast, maar kosten ook tijd door handmatige opvolging en het oplossen van geschillen. Dit proces optimaliseren gaat daarom niet alleen over kostenbesparing. Het gaat ook om snellere omzetverantwoording, betere financiële voorspelbaarheid en een efficiëntere bedrijfsvoering. Als je begrijpt hoe facturen echt van aanmaak tot betaling door het proces gaan, kun je verborgen inefficiënties gericht opsporen en wegnemen.

Hoe process mining je analyse van facturatie en facturering verbetert

Process mining biedt een praktische manier om je Order to Cash-cyclus voor facturatie en facturering in Microsoft Dynamics 365 te verbeteren. In plaats van aannames of losse ervaringen te gebruiken, haalt process mining event data rechtstreeks uit de Finance GL-module van Microsoft Dynamics 365. De tool reconstrueert de werkelijke route van elke factuur en geeft je een transparante visualisatie op basis van data. Zo zie je precies waar bottlenecks ontstaan, waar herwerklussen terugkomen en waar het werkelijke proces afwijkt van de gewenste processtroom. Je kunt bijvoorbeeld achterhalen waarom facturen blijven hangen tussen "Invoice Approved" en "Invoice Sent to Customer", of waardoor de afstemming na "Customer Payment Received" zo lang duurt. Met process mining krijg je objectief zicht op het as-is-proces. Daarmee kun je gerichte keuzes maken voor procesoptimalisatie en vragen beantwoorden zoals: "hoe verkort ik de doorlooptijd van de Order to Cash-cyclus voor facturatie en facturering?"

Belangrijkste verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Als je process mining toepast op je facturatie- en factuurdata in Microsoft Dynamics 365, komen verschillende verbeterpunten naar voren:

  • Efficiëntie van factuuraanmaak en goedkeuring: ontdek vertragingen tussen orderafhandeling en het aanmaken van de factuur. Breng ook bottlenecks in de goedkeuringsworkflow in kaart die de totale doorlooptijd verlengen.
  • Tijdige verzending van facturen: analyseer hoe lang het duurt voordat facturen na goedkeuring bij klanten aankomen. Zo zie je waar hiaten zitten in je verzendmethoden of communicatiekanalen.
  • Betaalgedrag en compliance: begrijp betaalpatronen van klanten en zie hoe goed betalingsherinneringen werken. Identificeer facturen die structureel buiten de betalingsvoorwaarden worden betaald. Zo kun je kredietrisico beter beheren en de compliance bewaken.
  • Cash application en afstemming: maak de vaak complexe stappen van ontvangst van de klantbetaling tot cash application en de uiteindelijke afstemming eenvoudiger. Zo verminder je handmatig werk en het aantal fouten.
  • Herwerk en uitzonderingen: detecteer automatisch wanneer facturen worden gecorrigeerd, opnieuw goedgekeurd of opnieuw verzonden. Meet wat deze uitzonderingen kosten en wat ze doen met de efficiëntie van je proces.

Verwachte resultaten van procesoptimalisatie voor facturatie

Door process mining gericht toe te passen op je Order to Cash-proces voor facturatie en facturering in Microsoft Dynamics 365, kun je duidelijke, meetbare resultaten behalen:

  • Lagere Days Sales Outstanding (DSO): door facturen sneller te verzenden, goedkeuringen efficiënter te laten verlopen en betalingen beter op te volgen, verkort je de tijd tussen verkoop en ontvangst van geld.
  • Betere cashflow en meer werkkapitaal: een snellere omzetting van verkoop naar cash versterkt je werkkapitaal en geeft je meer financiële ruimte en stabiliteit.
  • Nauwkeurigere facturatie: door de oorzaken van fouten op te sporen en weg te nemen, krijg je correctere facturen, minder geschillen en minder administratief werk.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: door handmatige taken te automatiseren en overbodige stappen te verwijderen, houdt je financiële team meer tijd over voor werk dat waarde toevoegt.
  • Betere compliance en auditvoorbereiding: een duidelijk en transparant proces helpt je interne beleidsregels en externe regelgeving te volgen en maakt audits eenvoudiger.

Zo begin je met het verbeteren van je facturatieproces

Met process mining ga je verder dan aannames en werk je toe naar concrete verbeteringen in je Order to Cash-proces voor facturatie en facturering. Door de werkelijke eventstroom uit je Microsoft Dynamics 365-data te visualiseren en analyseren, zie je waar procesoptimalisatie het meeste effect heeft. Begin vandaag met het verbeteren van je facturatieproces door te begrijpen hoe de levenscyclus van je facturen echt verloopt.

Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking Factuurbeheer Debiteurenbeheer Cashflowoptimalisatie Betalingsverwerking DSO-verlaging Financiële afdeling Facturatiekwaliteit Financiële compliance Afstemming van facturen O2C Omzetbeheer Facturatiecyclus

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertragingen tussen orderafhandeling en het aanmaken van facturen leiden tot latere omzetverantwoording en een hogere Days Sales Outstanding (DSO). Dat zet de cashflow onder druk en kan de nauwkeurigheid van financiële rapportages aantasten, vooral wanneer contractueel afgesproken facturatiemijlpalen niet worden gehaald. ProcessMind analyseert event logs in Microsoft Dynamics 365 om precies te laten zien waar en waarom het aanmaken van facturen na orderafhandeling vertraging oploopt. Je ziet bottlenecks, capaciteitsproblemen of systeemproblemen in het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en sneller factureren.

Handmatige of complexe goedkeuringsworkflows voor facturen veroorzaken vaak flinke vertragingen. Daardoor worden facturen later verzonden en komt de incasso later op gang. Verschillen in goedkeuringstijd tussen afdelingen of gebruikers maken de doorlooptijd van het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering onvoorspelbaar. ProcessMind brengt de werkelijke goedkeuringsroutes van facturen in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet welke goedkeuringsstappen of personen bottlenecks veroorzaken. Ook worden afwijkingen van standaardprocedures zichtbaar, zodat je workflows kunt verbeteren en vaste goedkeuringstermijnen kunt invoeren.

Vertragingen of fouten bij het bezorgen van facturen aan klanten, elektronisch of op papier, leiden rechtstreeks tot latere betalingen en een hogere Days Sales Outstanding (DSO). Vaak komt dit door onjuiste contactgegevens of inefficiënte verzendmethoden in het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering. ProcessMind analyseert event data om de activiteit "Invoice Sent to Customer" en de daaropvolgende betalingsgebeurtenissen te volgen. Je ziet welke vertragingen samenhangen met bepaalde verzendmethoden of klantsegmenten. Zo kun je distributiekanalen en communicatiestrategieën in Microsoft Dynamics 365 verbeteren en de tijd tot betaling verkorten.

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat klanten facturen ruim na de vervaldatum betalen. Dat heeft grote gevolgen voor cashflow en werkkapitaal. Vaak wijst dit op problemen in de incassostrategie van het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering of op fouten in de facturatie. ProcessMind visualiseert de levenscyclus van elke factuur, van aanmaak tot afstemming van de betaling, in Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke facturen structureel buiten de betalingsvoorwaarden worden betaald. Ook worden patronen zichtbaar, zoals klantsegmenten of factuurtypen die het meest bijdragen aan een hoge DSO. Daarmee kun je incassoacties en beleid gericht aanpassen.

Veel handmatige aanpassingen, correcties of herwerk na het aanmaken van een factuur wijzen op onderliggende fouten of inefficiënties in het facturatieproces. Dit kost tijd, verhoogt de operationele kosten en vergroot de kans op nieuwe fouten in de Order to Cash-cyclus voor facturatie en facturering. ProcessMind maakt zichtbaar waar en waarom handmatige aanpassingen plaatsvinden in Microsoft Dynamics 365. De tool volgt activiteiten zoals "Invoice Approved" en "Payment Posted to Ledger" en identificeert wijzigingen die daarna plaatsvinden. Zo ontdek je de oorzaken, zoals invoerfouten, verkeerde systeeminstellingen of afwijkingen van het proces, en kun je gericht corrigeren en automatiseren.

Als je niet precies kunt volgen hoe lang het duurt om klantbetalingen aan openstaande facturen toe te wijzen en ze daarna in het grootboek af te stemmen, krijg je een onjuist beeld van je cashpositie. Ook kan dit leiden tot ontevreden klanten. Dit gebrek aan zicht belemmert effectief cashflowbeheer binnen het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering. ProcessMind brengt de route van "Customer Payment Received" naar "Payment Posted to Ledger" en "Cash Applied/Reconciled" in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet vertragingen, bottlenecks en overbodige stappen in de betalingsverwerking. Daarmee kun je de afstemming verbeteren en nauwkeuriger voorspellen wanneer cash beschikbaar komt.

Als je betalingsvoorwaarden niet consequent toepast bij klanten of regio's, loop je inkomsten uit te late betalingskosten mis en kun je inkomende cash minder goed voorspellen. Deze inconsistentie verzwakt de financiële discipline en maakt cashflowprognoses voor de afdeling Order to Cash - Billing & Invoicing lastiger. ProcessMind analyseert voor elke factuur de gebeurtenissen "Payment Due Date Reached" en "Customer Payment Received" in Microsoft Dynamics 365. De tool vergelijkt de werkelijke betaaldatum met de vastgelegde betalingsvoorwaarden. Zo zie je welke klanten, voorwaarden of regio's het vaakst afwijken en kun je beleid of klantbenadering gericht aanpassen.

Ineffectieve of te late betalingsherinneringen leiden tot meer achterstallige facturen en langere incassotrajecten. Te frequente of onjuiste herinneringen kunnen klanten juist irriteren en de relatie onder druk zetten binnen de Order to Cash-cyclus voor facturatie en facturering. ProcessMind onderzoekt de timing en volgorde van activiteiten zoals "Payment Reminder Issued" in relatie tot "Payment Due Date Reached" en "Customer Payment Received" in Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke herinneringsstrategie het beste werkt, welke herinneringen zijn overgeslagen en waar te veel meldingen worden verstuurd. Zo verbeter je de incasso en de klantervaring.

Verschillen tussen klantbetalingen en openstaande facturen, of vertragingen bij het afstemmen van ontvangen cash met grootboekboekingen, veroorzaken achterstanden en veel handmatig werk. Dat tast de betrouwbaarheid van financiële gegevens en de efficiëntie van het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering aan. ProcessMind volgt de volledige route van "Customer Payment Received" naar "Cash Applied/Reconciled" en "Invoice Closed" in Microsoft Dynamics 365. Je ziet onvolledig toegewezen betalingen, deelbetalingen waarvoor meerdere boekingen nodig zijn en andere afwijkingen. Zo ontdek je de oorzaken en kun je de afstemmingsworkflow verbeteren.

Afwijkingen van de vastgestelde, geoptimaliseerde processtroom voor Order to Cash - Billing & Invoicing ontstaan vaak door ad-hoc handmatige ingrepen of workarounds. Ze veroorzaken inefficiëntie en compliance-risico's. Deze ongeplande varianten zijn lastig te detecteren en te meten, waardoor prestaties wisselen. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesroutes die facturen in Microsoft Dynamics 365 volgen, van "Invoice Generated" tot "Invoice Closed". Je ziet veelvoorkomende routes en varianten duidelijk naast elkaar en meet hun frequentie en impact. Zo kun je het Order to Cash-proces standaardiseren en afwijkingen verminderen.

Bepaalde gebruikers of afdelingen vormen structureel een bottleneck in het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering. Daardoor ontstaan vertragingen bij belangrijke activiteiten zoals factuurgoedkeuring, verzending of betalingsafstemming. Een ongelijke werkverdeling verlaagt de totale verwerkingscapaciteit en verhoogt de werkdruk. ProcessMind analyseert activiteitsduur en toewijzing aan gebruikers. Daarbij gebruikt de tool attributen zoals "User Responsible" en "Billing Department" in event logs van Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar werk zich opstapelt en wie structureel overbelast is. Zo kun je de inzet van medewerkers verbeteren en de processtroom optimaliseren.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een kortere tijd tussen orderafhandeling en het aanmaken van de factuur heeft direct effect op cashflow en klanttevredenheid. Door vertragingen te verminderen, ontvangen klanten hun factuur sneller, ontstaan minder geschillen en komt de betaling eerder binnen. Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd die nodig is om een factuur aan te maken nadat aan alle voorwaarden voor orderafhandeling is voldaan. ProcessMind visualiseert het volledige Order to Cash-proces in Microsoft Dynamics 365 en laat precies zien hoeveel tijd zit tussen "Sales Order Fulfilled" en "Invoice Generated". Door bottlenecks en verschillen in deze overdracht te analyseren, ontdek je de oorzaken van vertragingen, zoals specifieke gebruikersacties of systeeminstellingen. Daarna kun je gericht verbeteren en facturen sneller aanmaken.

Inconsistente en trage factuurgoedkeuringen kunnen de volledige Order to Cash-cyclus voor facturatie en facturering flink vertragen en de Days Sales Outstanding (DSO) verhogen. Met een goed ingericht goedkeuringsproces doorlopen facturen de noodzakelijke controles zonder onnodig te blijven liggen en kunnen ze sneller naar klanten worden verzonden. ProcessMind brengt alle goedkeuringsroutes van facturen in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet de werkelijke doorlooptijden en welke goedkeuringsstappen of personen vertraging veroorzaken. Door doorlooptijden en herwerklussen rond de activiteit "Invoice Approved" te analyseren, kun je workflows opnieuw ontwerpen en waar passend automatiseren. Zo kun je de goedkeuringstijd met maximaal 30% verkorten en de cashconversie versnellen.

Facturen moeten klanten snel en via het meest effectieve kanaal bereiken om tijdige betaling mogelijk te maken. Inefficiënte verzendmethoden leiden tot betalingsvertragingen, vragen van klanten en meer administratief werk. Dit doel richt zich op het verbeteren van de manier waarop facturen worden verzonden en ontvangen, zodat ook de klantervaring verbetert. ProcessMind analyseert de route van "Invoice Generated" naar "Invoice Sent to Customer". Je ziet welke verzendmethoden vaak worden gebruikt en welke vertragingen of foutpercentages daarbij horen binnen het Order to Cash-proces voor facturatie en facturering. Zo ontdek je inefficiënte kanalen of stappen en kun je de verzending verbeteren, bijvoorbeeld door e-maildistributie te automatiseren of een koppeling met e-facturatieplatforms te maken. Klanten ontvangen facturen sneller en je hebt minder opvolging nodig.

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat een bedrijf langer nodig heeft om openstaande vorderingen te innen. Dat heeft een negatief effect op cashflow en werkkapitaal. Dit doel richt zich op het verlagen van het gemiddelde aantal dagen tussen het versturen van een factuur en de betaling door de klant. Zo verbeter je de financiële liquiditeit en stabiliteit. ProcessMind geeft je een end-to-end-overzicht van het incassotraject, van "Invoice Sent to Customer" tot "Customer Payment Received" in Microsoft Dynamics 365. Door werkelijk betaalgedrag en veelvoorkomende vertragingen te analyseren en het effect van verschillende betalingsvoorwaarden te begrijpen, kun je gerichte maatregelen nemen. Denk aan betere incassoprocessen of korting bij vroege betaling, om de DSO aanzienlijk te verlagen.

Veel handmatige aanpassingen en herwerk in facturatieprocessen kosten geld, zijn foutgevoelig en verlagen de efficiëntie. Dit doel richt zich op het vinden en wegnemen van de oorzaken van deze handmatige ingrepen. Zo krijg je nauwkeurigere facturen, lagere operationele kosten en kortere verwerkingstijden binnen de Order to Cash-cyclus voor facturatie en facturering. ProcessMind visualiseert alle procesvarianten en maakt lussen en activiteiten zichtbaar die wijzen op handmatig herwerk, zoals herhaalde gebeurtenissen rond "Invoice Approved" of "Invoice Adjusted" in Microsoft Dynamics 365. Door event logs te analyseren, zie je waar en waarom herwerk ontstaat. Je ontdekt onderliggende problemen met datakwaliteit of systeeminstellingen en kunt terugkerende taken automatiseren.

Een correcte en tijdige cash application is belangrijk voor betrouwbare financiële rapportages, het afstemmen van klantrekeningen en het verminderen van verschillen die tot ontevredenheid kunnen leiden. Dit doel richt zich op het beperken van fouten bij het toewijzen van ontvangen betalingen aan de juiste facturen en grootboekrekeningen. ProcessMind volgt de route van "Customer Payment Received" naar "Payment Posted to Ledger" en "Cash Applied/Reconciled" in Microsoft Dynamics 365. Je ziet patronen in verschillen, veelvoorkomende afstemmingsproblemen en het effect van handmatige ingrepen. Op basis daarvan kun je processen standaardiseren, matchingsregels automatiseren en medewerkers beter trainen voor een nauwkeurigere cash application.

Als afgesproken betalingsvoorwaarden niet consequent worden nageleefd, wordt cashflow onvoorspelbaar, zijn meer incassoacties nodig en komt de klantrelatie onder druk te staan. Dit doel richt zich erop dat incassoacties, waaronder herinneringen en aanmaningen, consequent aansluiten op de betalingsvoorwaarden van elke factuur. ProcessMind vergelijkt het attribuut "Due Date" met de gebeurtenis "Customer Payment Received" voor elk Invoice Number in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar betalingen afwijken van de voorwaarden. Ook kun je analyseren welk effect verschillende betalingsvoorwaarden hebben op werkelijk betaalgedrag en wanneer processtappen zoals "Payment Reminder Issued" plaatsvinden. Zo zorg je voor een consistente en effectieve opvolging.

Een ineffectief aanmanings- en herinneringsproces kan leiden tot langdurige betalingsachterstanden en een hogere Days Sales Outstanding (DSO). Dit doel richt zich op het verbeteren van de timing, frequentie en inhoud van betalingsherinneringen, zodat ze klanten aansporen om op tijd te betalen zonder de klantrelatie onder druk te zetten. ProcessMind brengt voor elk Invoice Number in Microsoft Dynamics 365 de volgorde van gebeurtenissen rond de activiteiten "Payment Due Date Reached" en "Payment Reminder Issued" in kaart. Door het effect van verschillende herinneringsstrategieën op de snelheid van betalingen te analyseren, kun je optimale aanmaningsreeksen bepalen, tijdige herinneringen automatiseren en handmatig werk bij incasso verminderen. Zo worden betalingen sneller ontvangen.

Ongeplande of niet-standaard procesvarianten binnen de Order to Cash - Billing & Invoicing-cyclus leiden tot inefficiëntie, compliancerisico's en problemen bij het opschalen van de bedrijfsvoering. Dit doel helpt je deze afwijkingen te vinden en het proces terug te brengen naar de meest efficiënte en compliant route. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procespaden die facturen in Microsoft Dynamics 365 volgen en vergelijkt die met de ideale standaardflow. Door vast te stellen waar en waarom afwijkingen zoals "manual adjustments" of onverwachte lussen ontstaan, kunnen organisaties best practices afdwingen, workflows optimaliseren en ervoor zorgen dat alle facturen de efficiëntste en meest compliant route volgen. Dat verbetert de stabiliteit van het proces.

Bottlenecks in de facturatieafdeling kunnen leiden tot vertragingen in het hele Order to Cash - Billing & Invoicing-proces. Dat heeft gevolgen voor de productiviteit en het werkplezier van medewerkers. Dit doel richt zich op een efficiënte verdeling van middelen, het vinden van overbelaste onderdelen en het optimaliseren van workflows, zodat de bedrijfsvoering soepel verloopt. ProcessMind analyseert activiteitenduur en de verdeling van middelen. Zo zie je waar specifieke gebruikers of afdelingen, zoals aangegeven door de attributen "User Responsible", overbelast zijn of bottlenecks veroorzaken. Door patronen in het middelengebruik binnen Microsoft Dynamics 365 zichtbaar te maken, kun je werk beter verdelen, routinetaken automatiseren en procesverbeteringen doorvoeren. Daardoor komt capaciteit vrij voor activiteiten met meer waarde en neemt de verwerkingscapaciteit toe.

Het 6-stappenverbeterpad voor Order to Cash, facturatie en facturen

1

Download de template
2

Exporteer je data
3

Upload je dataset
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de specifieke Excel-template voor Order to Cash-data over facturatie en facturen uit Microsoft Dynamics 365. Deze template heeft de juiste structuur voor je procesdata.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een vooraf gedefinieerde template zorgt voor consistente en nauwkeurige data. Dat vereenvoudigt de analyse daarna en versnelt de weg naar inzichten.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken data-extractietemplate voor je Order to Cash-proces voor facturatie en facturen in D365.

DIT KRIJG JE

Verborgen bottlenecks in facturatie ontdekken in Dynamics 365

ProcessMind laat de werkelijke flow van je facturatie en factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365 zien. Visualiseer elke stap, ontdek verborgen vertragingen en vind problemen bij het afstemmen van betalingen. Zo verbeter je de cashflow en verlaag je DSO.
  • Visualiseer je end-to-end-facturatieproces
  • Herken vertragingen in de factuurverwerking
  • Vind problemen bij het afstemmen van betalingen snel
  • Verlaag Days Sales Outstanding (DSO)
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met Order to Cash - Billing & Invoicing

Deze resultaten laten veelvoorkomende verbeteringen zien bij het optimaliseren van Order to Cash-processen, met de nadruk op Billing & Invoicing binnen Microsoft Dynamics 365. Door Invoice Number als case-identificatie te gebruiken, krijgen organisaties bruikbare inzichten in de procesefficiëntie.

0 %
Snellere factuurgeneratie

Verlaag de gemiddelde tijd tot facturatie

Versnel het aanmaken van facturen nadat een verkooporder is uitgevoerd. Zo worden facturatiecycli korter en verloopt de bedrijfsvoering sneller.
0 days
Efficiëntere factuurgoedkeuring

Versnel goedkeuringsworkflows

Verkort de gemiddelde goedkeuringstijd van facturen, haal bottlenecks weg en zorg dat facturen sneller naar klanten kunnen worden verstuurd.
0 days
Lagere Days Sales Outstanding

Verbeter de efficiëntie van betalingsinning

Verlaag het gemiddelde aantal dagen dat nodig is om betalingen van klanten te innen. Zo verbeter je de cashflow en het beheer van werkkapitaal.
0 %
Minder herstelwerk bij facturatie

Beperk handmatige aanpassingen

Verlaag het percentage facturen dat moet worden aangepast of opnieuw ingediend. Dat verhoogt het first-pass yield en verlaagt de kosten van de bedrijfsvoering.
0 %
Betere procesconformiteit

Zorg dat standaarden worden gevolgd

Verhoog het percentage facturen dat de gedefinieerde procesflow volledig volgt. Zo verminder je afwijkingen en verbeter je de auditvoorbereiding en compliance.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die bij implementaties worden waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de dataset daarna uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van elke klantfactuur, die dient als primaire case-identificatie voor het facturatieproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel om de volledige levenscyclus van een factuur te volgen en de procesefficiëntie, bottlenecks en afwijkingen per facturatiedocument te analyseren.

De totale geldwaarde van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de financiële impact analyseren. Je kunt processen filteren en segmenteren op geldwaarde, prioriteit geven aan facturen met een hoge waarde en hun specifieke procesgedrag begrijpen.

De naam van de klant aan wie de factuur is uitgegeven.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de procesanalyse per klant segmenteren en klantgedrag, betaalpatronen en procesproblemen herkennen.

De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je op resource-niveau analyseren, bottlenecks herkennen, individuele of teamprestaties meten en de verdeling van de werklast binnen de facturatieafdeling bekijken.

De bedrijfsafdeling die bij de gebruiker of activiteit hoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties op organisatieniveau analyseren, de efficiëntie van teams vergelijken en zien hoe overdrachten tussen afdelingen het proces beïnvloeden.

De datum waarop de klant de factuur uiterlijk hoort te betalen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de referentie voor het meten van betaalprestaties. Je gebruikt de datum om het percentage tijdige betalingen te berekenen en te analyseren of klanten zich aan hun betaalvoorwaarden houden.

De huidige status van de factuur in de levenscyclus, bijvoorbeeld Open, Paid of Canceled.

Waarom dit belangrijk is

Je krijgt snel een beeld van de huidige status van de factuur. Dat is handig om cases te filteren en de uitkomsten van verschillende procesvarianten te begrijpen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Dit staat voor het aanmaken en boeken van het verkoopfactuurdocument in het systeem. Het is een expliciete transactie in Dynamics 365 die een juridisch document en financiële boekingen in het subgrootboek debiteuren aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het officiële begin van de facturatiecyclus van een factuur. Het is een belangrijke gebeurtenis voor het volgen van Days Sales Outstanding (DSO) en de totale procesduur.

Markeert de afronding van het interne beoordelingsproces, waarbij de factuur formeel wordt goedgekeurd. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd door het Dynamics 365-workflowsysteem en betekent dat de factuur klaar is om naar de klant te worden verstuurd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de doorlooptijd van goedkeuring. Vertragingen in deze fase kunnen de totale tijd tot ontvangst van de klantbetaling rechtstreeks verlengen.

Deze activiteit staat voor het moment waarop de factuur naar de klant is verzonden, elektronisch of op papier. In Dynamics 365 kan dit een expliciete gebeurtenis zijn wanneer de factuur via systeeme-mail is verstuurd. Als specifieke tracking niet is ingeschakeld, kan het moment van boeken als verzendtijd worden gebruikt.

Waarom dit belangrijk is

Meet de efficiëntie van het factuurbezorgingsproces. Een vertraging tussen goedkeuring en verzending verlengt de betalingscyclus onnodig.

Een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer de vervaldatum van de factuur is bereikt zonder dat de betaling volledig is verwerkt. Deze activiteit komt niet overeen met een transactie in het systeem, maar wordt afgeleid uit bestaande data.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis is belangrijk voor het analyseren van tijdige betalingen en het vinden van facturen die achterstallig dreigen te raken. Ze vormt het startpunt voor incasso- en aanmaningsactiviteiten.

Deze activiteit markeert het aanmaken van een journaalpost voor een ontvangen klantbetaling. Er is dan geld ontvangen, maar het is nog niet aan een specifieke factuur toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de doorlooptijd van de verwerking van ontvangen geld. Zo maak je onderscheid tussen het ontvangen van geld en het daadwerkelijk afstemmen ervan met openstaande facturen.

Dit staat voor het afwikkelen van een klantbetaling tegen een specifieke factuur, waardoor het openstaande saldo van de factuur afneemt. Dit is een afzonderlijke stap in Dynamics 365 die de betalingstransactie aan de factuurtransactie koppelt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het nauwkeurig berekenen van DSO en het begrijpen van de efficiëntie van het team dat ontvangen betalingen verwerkt. Het markeert het moment waarop de betaling volledig is afgestemd met het gefactureerde bedrag.

Deze activiteit markeert de eindstatus van een factuur. Het saldo is nul omdat de factuur volledig is betaald of met creditnota's is verrekend. Dit is geen rechtstreekse transactie, maar een afgeleide status op basis van de financiële status van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis betekent dat de Order to Cash-cyclus voor één factuur succesvol is afgerond. De tijd tot deze status is een belangrijke maatstaf voor de totale efficiëntie van het proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining geeft een röntgenbeeld van je werkelijke facturatieprocessen. Je ziet waar vertragingen ontstaan, waarom handmatige correcties vaak nodig zijn en hoe procesvarianten de efficiëntie beïnvloeden. De methode brengt bottlenecks aan het licht, zoals trage factuurgoedkeuringen en veel herstelwerk, die in standaardrapportages vaak verborgen blijven. Zo begrijp je de werkelijke flow en zie je waar verbetering nodig is.

Voor de analyse van Order to Cash, facturatie en facturen heb je meestal event logs nodig over het aanmaken, goedkeuren, verzenden en verwerken van facturen. Belangrijke datapunten zijn het factuurnummer als case-identificatie, activiteitennamen en timestamps voor elk event. Gebruikersinformatie en bijbehorende ordergegevens kunnen de analyse verder verrijken.

Data kan uit Dynamics 365 worden gehaald met standaardrapportages, rechtstreekse databasequery’s of API-integraties, afhankelijk van je systeemconfiguratie en process mining-oplossing. Het doel is event logs te verzamelen die elke relevante stap en de bijbehorende timestamp per factuur vastleggen. Dit extractieproces is doorgaans alleen-lezen en verstoort de live bedrijfsvoering niet.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar nadat de data succesvol is geëxtraheerd en in de process mining-tool is geladen. De doorlooptijd hangt af van de datakwaliteit, complexiteit en beschikbare capaciteit voor de analyse. Belangrijke, uitvoerbare ontdekkingen komen meestal binnen de eerste één à twee maanden naar voren.

Veelvoorkomende verbeteringen zijn kortere doorlooptijden voor factuurgeneratie, minder handmatige correcties en een daling van Days Sales Outstanding, DSO. Door processen zoals factuurgoedkeuring en -verzending te optimaliseren, kunnen organisaties betalingen nauwkeuriger verwerken en middelen op facturatieafdelingen beter inzetten. Dat leidt tot aanzienlijke efficiëntiewinst en financiële voordelen.

Nee, process mining verstoort de bedrijfsvoering doorgaans niet. De methode analyseert historische data uit je Dynamics 365-systeem en communiceert niet met live transacties of processen. Methoden voor data-extractie beperken de invloed op de systeemprestaties meestal tot een minimum. De analyse gebeurt offline, zodat de bedrijfsvoering kan doorgaan.

Zeker. Process mining visualiseert alle werkelijke procesvarianten en laat afwijkingen van de beoogde standaard zien. Door niet-conforme of inefficiënte routes zichtbaar te maken, zie je precies waar standaardisatie nodig is. Zo krijg je datagedreven onderbouwing om optimale processen aan te scherpen en af te dwingen, met minder herstelwerk en betere naleving.

Maak een einde aan facturatievertragingen: optimaliseer Order-to-Cash en factuurverwerking vandaag

Verkort de doorlooptijd van je facturatiecyclus met 30% en krijg sneller helderheid over je financiële situatie.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Gratis proefperiode van 14 dagen.