> Perbaikan proses berkelanjutan > Order to Cash Penagihan dan Faktur > Microsoft Dynamics 365

Tingkatkan proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan penagihan dan pembuatan faktur di Dynamics 365.
Tingkatkan proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur
Order to Cash - Penagihan dan Faktur
Microsoft Dynamics 365

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(11)Target(10)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Optimalkan penagihan dan faktur di Microsoft Dynamics 365

Pemrosesan faktur sering tertunda dan menimbulkan masalah rekonsiliasi, sehingga arus kas Anda ikut terdampak. ProcessMind membantu Anda menemukan hambatan dan inefisiensi yang tersembunyi dalam siklus penagihan dan pembuatan faktur. Cari tahu cara menyederhanakan operasional, mengurangi Days Sales Outstanding, dan mendapatkan gambaran keuangan yang lebih jelas.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur?

Proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur berperan penting dalam kesehatan keuangan organisasi. Proses ini berdampak langsung pada arus kas, profitabilitas, dan kepuasan pelanggan. Proses penagihan yang tidak efisien, terutama dalam sistem kompleks seperti Microsoft Dynamics 365, dapat menimbulkan berbagai masalah: pembayaran terlambat, Days Sales Outstanding (DSO) yang meningkat, kesalahan rekonsiliasi, dan pelanggan yang kecewa. Masalah ini mengikat modal kerja sekaligus menyita waktu untuk tindak lanjut manual dan penyelesaian sengketa. Mengoptimalkan proses penting ini bukan sekadar soal menekan biaya. Anda juga dapat mempercepat pengakuan pendapatan, meningkatkan kepastian keuangan, dan membuat operasional lebih efisien. Pahami alur faktur yang sebenarnya, dari pembuatan hingga pembayaran, untuk menemukan dan mengatasi ketidakefisienan yang kerap luput dari perhatian.

Cara process mining membantu analisis penagihan dan faktur

Process mining membantu Anda meningkatkan siklus Order to Cash - Penagihan dan Faktur di Microsoft Dynamics 365. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak, process mining mengambil data peristiwa langsung dari modul Finance GL Microsoft Dynamics 365. Data tersebut digunakan untuk merekonstruksi perjalanan setiap faktur dan menampilkan proses secara transparan berdasarkan data. Anda dapat melihat dengan tepat lokasi hambatan, menemukan siklus pengerjaan ulang, dan mengetahui penyimpangan dari alur proses yang direncanakan. Misalnya, cari tahu penyebab keterlambatan faktur antara "Faktur disetujui" dan "Faktur dikirim ke pelanggan", atau temukan penyebab waktu rekonsiliasi pembayaran yang panjang setelah "Pembayaran pelanggan diterima". Dengan process mining, Anda memperoleh gambaran objektif tentang proses yang berjalan saat ini. Gunakan temuan tersebut untuk mengambil keputusan perbaikan proses dan menjawab pertanyaan penting seperti "bagaimana mempersingkat waktu siklus Order to Cash - Penagihan dan Faktur".

Area utama yang dapat diperbaiki dengan process mining

Process mining pada data penagihan dan faktur Microsoft Dynamics 365 dapat menunjukkan beberapa area utama yang perlu diperbaiki:

  • Efisiensi pembuatan dan persetujuan faktur: Temukan keterlambatan antara pemenuhan pesanan penjualan dan pembuatan faktur, atau cari hambatan dalam alur kerja persetujuan faktur yang memperpanjang waktu siklus secara keseluruhan.
  • Ketepatan waktu pengiriman faktur: Analisis waktu yang dibutuhkan agar faktur sampai ke pelanggan setelah disetujui. Temukan celah dalam metode pengiriman atau saluran komunikasi.
  • Perilaku pembayaran dan kepatuhan: Pahami pola pembayaran pelanggan dan efektivitas pengingat pembayaran. Temukan faktur yang berulang kali melewati batas waktu pembayaran. Informasi ini membantu Anda mengelola risiko kredit dan memastikan kepatuhan.
  • Penerapan pembayaran dan rekonsiliasi: Sederhanakan langkah-langkah yang sering kali rumit, mulai dari penerimaan pembayaran pelanggan hingga penerapan pembayaran dan rekonsiliasi akhir. Kurangi pekerjaan manual dan tingkat kesalahan.
  • Pengerjaan ulang dan pengecualian: Temukan secara otomatis faktur yang dikoreksi, disetujui ulang, atau dikirim kembali. Ukur biaya dan dampak pengecualian ini terhadap efisiensi proses.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi proses penagihan

Dengan menerapkan process mining secara terarah pada proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur di Microsoft Dynamics 365, Anda dapat memperoleh manfaat nyata yang terukur:

  • Mengurangi Days Sales Outstanding (DSO): Percepat pengiriman faktur, sederhanakan persetujuan, dan tingkatkan penagihan pembayaran untuk mempersingkat waktu yang dibutuhkan hingga penjualan menjadi kas.
  • Meningkatkan arus kas dan modal kerja: Perputaran kas yang lebih cepat langsung memperkuat modal kerja dan memberi Anda fleksibilitas serta stabilitas keuangan yang lebih baik.
  • Meningkatkan akurasi penagihan: Temukan dan atasi akar penyebab kesalahan untuk menghasilkan faktur yang lebih akurat, mengurangi sengketa, dan menekan beban administrasi.
  • Meningkatkan efisiensi operasional: Otomatiskan tugas manual dan hilangkan langkah yang tidak perlu agar tim keuangan dapat berfokus pada pekerjaan strategis, bukan hanya menangani masalah yang muncul.
  • Meningkatkan kepatuhan dan kesiapan audit: Proses yang terdefinisi dengan baik dan transparan membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal, sekaligus mempermudah audit.

Memulai optimalisasi proses penagihan

Process mining membantu Anda beralih dari perkiraan ke perbaikan nyata dalam proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur. Dengan memvisualisasikan dan menganalisis alur peristiwa sebenarnya dari data Microsoft Dynamics 365, Anda dapat mengetahui area yang paling berdampak jika diperbaiki. Mulailah hari ini dengan memahami alur faktur yang sebenarnya untuk membangun operasional penagihan yang lebih efisien, akurat, dan sehat secara keuangan.

Order to Cash - Penagihan dan Faktur manajemen faktur piutang usaha optimalisasi arus kas pemrosesan pembayaran Pengurangan DSO departemen keuangan akurasi penagihan kepatuhan keuangan rekonsiliasi faktur O2C Manajemen pendapatan Siklus penagihan

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Keterlambatan antara pemenuhan pesanan penjualan dan pembuatan faktur menunda pengakuan pendapatan dan memperpanjang Days Sales Outstanding (DSO). Hal ini menekan arus kas dan mengurangi akurasi pelaporan keuangan, terutama jika tonggak penagihan yang tercantum dalam kontrak terlewat. ProcessMind menganalisis log peristiwa di Microsoft Dynamics 365 untuk menunjukkan lokasi dan penyebab keterlambatan pembuatan faktur setelah pesanan dipenuhi. ProcessMind mengungkap hambatan, keterbatasan sumber daya, atau masalah sistem dalam proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur agar Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran dan mempercepat penagihan.

Alur kerja persetujuan faktur yang manual atau rumit dapat menyebabkan keterlambatan besar. Akibatnya, pengiriman faktur dan penerimaan pembayaran ikut tertunda. Waktu persetujuan yang berbeda-beda antarbagian atau pengguna membuat siklus Order to Cash - Penagihan dan Faktur sulit diprediksi. ProcessMind memetakan jalur persetujuan faktur yang sebenarnya di Microsoft Dynamics 365 dan menunjukkan langkah atau pihak tertentu yang menjadi hambatan. ProcessMind juga menemukan penyimpangan dari prosedur standar, sehingga Anda dapat menyederhanakan alur kerja dan menerapkan waktu persetujuan yang konsisten untuk meningkatkan efisiensi.

Keterlambatan atau kegagalan pengiriman faktur kepada pelanggan, baik secara elektronik maupun fisik, langsung menyebabkan pembayaran terlambat dan meningkatkan Days Sales Outstanding (DSO). Penyebabnya sering kali berupa informasi kontak pelanggan yang salah atau metode pengiriman yang tidak efisien dalam proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur. ProcessMind menganalisis data peristiwa untuk melacak aktivitas "Faktur dikirim ke pelanggan" dan peristiwa pembayaran setelahnya, lalu menghubungkan keterlambatan dengan metode pengiriman atau segmen pelanggan tertentu. Anda dapat mengoptimalkan saluran distribusi faktur dan strategi komunikasi di Microsoft Dynamics 365 untuk mempercepat pembayaran.

Days Sales Outstanding (DSO) yang panjang menunjukkan pelanggan membayar faktur jauh setelah tanggal jatuh tempo. Kondisi ini sangat berdampak pada arus kas dan modal kerja. Hal ini sering menandakan masalah dalam strategi penagihan Order to Cash - Penagihan dan Faktur atau akurasi faktur. ProcessMind memvisualisasikan siklus hidup setiap faktur, mulai dari pembuatan hingga rekonsiliasi pembayaran di Microsoft Dynamics 365, dan menandai faktur yang berulang kali melewati batas waktu pembayaran. ProcessMind menemukan pola, seperti segmen pelanggan atau jenis faktur tertentu yang paling berkontribusi terhadap DSO tinggi. Dengan begitu, Anda dapat mengarahkan upaya penagihan dan menyesuaikan kebijakan.

Kebutuhan untuk sering melakukan penyesuaian manual, koreksi, atau pengerjaan ulang setelah faktur dibuat menunjukkan adanya kesalahan atau ketidakefisienan dalam proses penagihan. Hal ini menyita sumber daya, meningkatkan biaya operasional, dan menambah peluang terjadinya kesalahan dalam siklus Order to Cash - Penagihan dan Faktur. ProcessMind melacak aktivitas seperti "Faktur disetujui" atau "Pembayaran dibukukan ke buku besar" untuk menemukan lokasi dan penyebab penyesuaian manual di Microsoft Dynamics 365. ProcessMind mengungkap akar masalah, baik kesalahan entri data, konfigurasi sistem yang keliru, maupun penyimpangan proses, sehingga Anda dapat memperbaikinya secara sistematis dan melakukan otomasi.

Sulit mengetahui waktu yang tepat untuk menerapkan pembayaran pelanggan ke faktur yang belum lunas, lalu merekonsiliasikannya di buku besar. Akibatnya, posisi kas tidak akurat dan pelanggan mungkin merasa tidak puas. Kurangnya visibilitas ini menghambat pengelolaan arus kas yang efektif dalam proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur. ProcessMind memetakan alur dari "Pembayaran pelanggan diterima" ke "Pembayaran dibukukan ke buku besar" dan "Kas diterapkan/direkonsiliasi" di Microsoft Dynamics 365. Anda dapat melihat keterlambatan, hambatan, atau langkah yang tidak perlu dalam proses penerapan pembayaran, lalu menggunakan temuan tersebut untuk menyederhanakan rekonsiliasi dan meningkatkan akurasi perkiraan kas.

Ketentuan pembayaran yang tidak diterapkan secara konsisten kepada pelanggan atau wilayah menyebabkan hilangnya pendapatan dari biaya keterlambatan dan menyulitkan perkiraan arus kas. Ketidakkonsistenan ini melemahkan disiplin keuangan dan mempersulit perkiraan arus kas untuk departemen Order to Cash - Penagihan dan Faktur. ProcessMind menganalisis peristiwa "Tanggal jatuh tempo pembayaran tercapai" dan "Pembayaran pelanggan diterima" untuk setiap faktur di Microsoft Dynamics 365, lalu membandingkan tanggal pembayaran sebenarnya dengan ketentuan yang ditetapkan. Anda dapat mengetahui pelanggan, ketentuan, atau wilayah yang paling sering menyimpang, lalu menerapkan kebijakan atau menjalin komunikasi dengan pelanggan secara terarah.

Pengingat pembayaran yang tidak efektif atau terlambat meningkatkan jumlah faktur yang lewat jatuh tempo dan memperpanjang siklus penagihan. Sebaliknya, pengingat yang terlalu sering atau keliru dapat mengganggu pelanggan dan merusak hubungan dalam siklus Order to Cash - Penagihan dan Faktur. ProcessMind memeriksa waktu dan urutan aktivitas "Pengingat pembayaran diterbitkan" dibandingkan dengan "Tanggal jatuh tempo pembayaran tercapai" dan "Pembayaran pelanggan diterima" di Microsoft Dynamics 365. ProcessMind membantu menemukan strategi pengingat yang tepat, pengingat yang terlewat, atau notifikasi berlebihan untuk meningkatkan efektivitas penagihan dan pengalaman pelanggan.

Ketidaksesuaian antara pembayaran pelanggan dan faktur yang belum lunas, atau keterlambatan rekonsiliasi kas yang diterima dengan entri buku besar, menimbulkan penumpukan pekerjaan dan membutuhkan banyak upaya manual. Hal ini mengurangi keandalan catatan keuangan dan efisiensi proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur. ProcessMind melacak seluruh alur dari "Pembayaran pelanggan diterima" hingga "Kas diterapkan/direkonsiliasi" dan "Faktur ditutup" di Microsoft Dynamics 365. ProcessMind menunjukkan penerapan yang belum tuntas, pembayaran sebagian yang memerlukan beberapa entri, atau ketidaksesuaian lainnya. Temukan akar masalah dan sederhanakan alur kerja rekonsiliasi.

Penyimpangan dari alur proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur yang telah ditetapkan dan dioptimalkan, sering kali akibat intervensi manual atau solusi sementara, menimbulkan ketidakefisienan dan risiko kepatuhan. Variasi yang tidak direncanakan ini sulit ditemukan dan diukur, sehingga kinerja menjadi tidak konsisten. ProcessMind secara otomatis menemukan semua jalur proses yang benar-benar dilalui faktur di Microsoft Dynamics 365, dari "Faktur dibuat" hingga "Faktur ditutup". ProcessMind memvisualisasikan jalur yang umum maupun yang menyimpang, serta mengukur frekuensi dan dampaknya. Dengan begitu, organisasi dapat menstandarkan proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur serta mengurangi penyimpangan.

Pengguna atau departemen tertentu terus menjadi hambatan dalam proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur. Akibatnya, aktivitas penting seperti persetujuan, pengiriman, atau rekonsiliasi pembayaran tertunda. Beban kerja yang tidak merata mengurangi kelancaran proses secara keseluruhan dan meningkatkan tekanan pada karyawan. ProcessMind menganalisis durasi aktivitas dan penugasan pengguna dalam log peristiwa Microsoft Dynamics 365 dengan menggunakan atribut seperti "Pengguna yang bertanggung jawab" dan "Departemen penagihan". ProcessMind menunjukkan lokasi penumpukan pekerjaan dan pihak yang terus-menerus kelebihan beban. Gunakan temuan berbasis data ini untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya dan memperbaiki alur proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Mempercepat pembuatan faktur setelah pesanan penjualan dipenuhi berdampak langsung pada arus kas dan kepuasan pelanggan. Mengurangi keterlambatan memastikan pelanggan menerima faktur tepat waktu, mengurangi sengketa, dan mempercepat pembayaran. Tujuan ini berfokus pada pemangkasan waktu pembuatan faktur setelah semua syarat pemenuhan pesanan terpenuhi. ProcessMind memvisualisasikan seluruh proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur di Microsoft Dynamics 365 dan menunjukkan waktu yang tepat antara "Pesanan penjualan dipenuhi" dan "Faktur dibuat". Dengan menemukan hambatan dan variasi dalam serah terima penting ini, Anda dapat mengetahui akar penyebab keterlambatan, seperti tindakan pengguna tertentu atau konfigurasi sistem, lalu melakukan perbaikan yang tepat sasaran agar faktur lebih cepat dibuat.

Persetujuan faktur yang lambat dan tidak konsisten dapat memperlambat seluruh siklus Order to Cash - Penagihan dan Faktur serta memengaruhi Days Sales Outstanding (DSO). Proses persetujuan yang sederhana memastikan faktur melewati pemeriksaan yang diperlukan tanpa tertahan terlalu lama dan dapat lebih cepat dikirim kepada pelanggan. ProcessMind memetakan semua jalur persetujuan faktur di Microsoft Dynamics 365, menunjukkan durasi sebenarnya dan langkah atau pihak tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Dengan menganalisis waktu siklus dan siklus pengerjaan ulang untuk aktivitas "Faktur disetujui", organisasi dapat merancang ulang alur kerja persetujuan, menerapkan otomasi jika sesuai, dan mengurangi waktu persetujuan hingga 30%. Hal ini berdampak langsung pada kecepatan konversi kas.

Faktur perlu sampai kepada pelanggan dengan cepat melalui saluran yang paling efektif agar pembayaran diterima tepat waktu. Metode pengiriman yang tidak efisien dapat menunda pembayaran, memicu pertanyaan pelanggan, dan menambah beban administrasi. Tujuan ini adalah mengoptimalkan cara faktur dikirim dan diterima untuk meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan. ProcessMind menganalisis perjalanan dari "Faktur dibuat" hingga "Faktur dikirim ke pelanggan" dan menemukan metode pengiriman yang umum beserta keterlambatan atau tingkat kegagalannya dalam proses Order to Cash - Penagihan dan Faktur. ProcessMind dapat menunjukkan saluran atau langkah yang tidak efisien agar Anda dapat mengoptimalkan pengiriman, misalnya dengan mengotomatiskan distribusi email atau mengintegrasikan platform e-faktur. Hasilnya, pelanggan menerima faktur lebih cepat dan Anda perlu lebih jarang menindaklanjuti.

Days Sales Outstanding (DSO) yang tinggi menunjukkan perusahaan membutuhkan waktu lebih lama untuk menagih piutang. Akibatnya, arus kas dan modal kerja ikut terdampak. Sasaran ini berfokus pada pengurangan rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan pelanggan untuk membayar setelah faktur diterbitkan, sehingga likuiditas dan stabilitas keuangan meningkat. ProcessMind menampilkan seluruh perjalanan penagihan, dari "Faktur Dikirim ke Pelanggan" hingga "Pembayaran Pelanggan Diterima" di Microsoft Dynamics 365. Dengan menganalisis pola pembayaran aktual, menemukan titik keterlambatan yang umum, dan memahami dampak berbagai ketentuan pembayaran, organisasi dapat menerapkan langkah yang tepat sasaran. Contohnya, mengoptimalkan proses penagihan atau menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal guna mengurangi DSO secara signifikan.

Penyesuaian manual dan pengerjaan ulang yang sering terjadi dalam proses penagihan menambah biaya, rentan menimbulkan kesalahan, dan mengurangi efisiensi. Sasaran ini membantu menemukan dan menghilangkan akar penyebab intervensi manual tersebut. Hasilnya, faktur lebih akurat, biaya operasional berkurang, dan pemrosesan lebih cepat dalam siklus Order to Cash - Penagihan & Faktur. ProcessMind memetakan semua variasi proses dan menyoroti aktivitas berulang yang menandakan pengerjaan ulang manual, seperti kejadian "Faktur Disetujui" atau "Faktur Disesuaikan" yang berulang di Microsoft Dynamics 365. Dengan menganalisis log peristiwa, Anda dapat mengetahui di mana dan mengapa pengerjaan ulang terjadi, menemukan masalah kualitas data atau kesalahan konfigurasi sistem, serta mengotomatiskan tugas berulang untuk mengurangi pekerjaan manual secara signifikan.

Pencatatan pembayaran yang akurat dan tepat waktu penting untuk pelaporan keuangan yang benar, rekonsiliasi akun pelanggan, dan mengurangi selisih yang dapat membuat pelanggan tidak puas. Sasaran ini berfokus pada pengurangan kesalahan saat mencocokkan pembayaran yang diterima dengan faktur dan akun buku besar yang tepat. ProcessMind melacak alur dari aktivitas "Pembayaran Pelanggan Diterima" hingga "Pembayaran Dicatat di Buku Besar" dan "Kas Dicatat/Direkonsiliasi" di Microsoft Dynamics 365. Platform ini menunjukkan pola selisih, masalah rekonsiliasi yang umum, dan dampak intervensi manual. Analisis ini membantu Anda menstandarkan proses, mengotomatiskan aturan pencocokan, dan meningkatkan pelatihan agar pencatatan pembayaran lebih akurat.

Ketentuan pembayaran yang disepakati tetapi tidak diterapkan secara konsisten dapat membuat arus kas sulit diprediksi, meningkatkan upaya penagihan, dan merenggangkan hubungan dengan pelanggan. Sasaran ini memastikan upaya penagihan, termasuk pengingat dan surat penagihan, selalu mengikuti ketentuan pembayaran yang ditetapkan untuk setiap faktur. ProcessMind membandingkan atribut "Tanggal Jatuh Tempo" dengan kejadian "Pembayaran Pelanggan Diterima" untuk setiap Nomor Faktur di Microsoft Dynamics 365, lalu menunjukkan pembayaran yang tidak sesuai ketentuan. Anda dapat menganalisis dampak berbagai ketentuan pembayaran terhadap pola pembayaran aktual dan melihat tahapan proses, seperti waktu "Pengingat Pembayaran Dikirim", agar tindak lanjut berjalan konsisten dan efektif.

Proses penagihan dan pengingat yang kurang efektif dapat memperpanjang keterlambatan pembayaran dan meningkatkan Days Sales Outstanding (DSO). Sasaran ini berfokus pada pengaturan waktu, frekuensi, dan isi pengingat pembayaran agar pelanggan terdorong membayar tepat waktu tanpa merasa terganggu. ProcessMind memetakan urutan kejadian terkait aktivitas "Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran Tercapai" dan "Pengingat Pembayaran Dikirim" untuk setiap Nomor Faktur di Microsoft Dynamics 365. Dengan menganalisis dampak berbagai strategi pengingat terhadap kecepatan pembayaran, Anda dapat menemukan urutan penagihan yang paling efektif, mengotomatiskan pengiriman pengingat tepat waktu, dan mengurangi pekerjaan manual dalam penagihan agar pembayaran diterima lebih cepat.

Variasi proses yang tidak direncanakan atau tidak standar dalam siklus Order to Cash - Penagihan & Faktur menimbulkan inefisiensi dan risiko kepatuhan, serta menyulitkan peningkatan skala operasional. Sasaran ini membantu menemukan penyimpangan dan mengarahkan proses kembali ke jalur yang paling efisien dan patuh. ProcessMind secara otomatis menemukan semua jalur proses aktual yang dilalui faktur di Microsoft Dynamics 365, lalu membandingkannya dengan alur standar yang diharapkan. Dengan mengetahui di mana dan mengapa penyimpangan seperti "penyesuaian manual" atau pengulangan langkah yang tidak terduga terjadi, organisasi dapat menerapkan praktik terbaik, menyederhanakan alur kerja, dan memastikan semua faktur mengikuti jalur yang paling efisien dan patuh. Hasilnya, stabilitas proses secara keseluruhan meningkat.

Keterbatasan sumber daya di tim penagihan dapat menunda seluruh proses Order to Cash - Penagihan & Faktur, sekaligus berdampak pada produktivitas dan semangat kerja karyawan. Sasaran ini membantu mengalokasikan sumber daya secara efisien, menemukan area yang kelebihan beban, dan menyederhanakan alur kerja agar operasional berjalan lancar. ProcessMind menganalisis durasi aktivitas dan alokasi sumber daya untuk menemukan pengguna atau departemen yang kewalahan atau menyebabkan hambatan, berdasarkan atribut "Pengguna yang Bertanggung Jawab". Dengan melihat pola pemanfaatan sumber daya di Microsoft Dynamics 365, Anda dapat menyeimbangkan beban kerja, mengotomatiskan tugas rutin, dan menerapkan perbaikan proses agar sumber daya dapat dialihkan ke aktivitas yang lebih bernilai. Hasilnya, kapasitas pemrosesan meningkat.

6 langkah untuk memperbaiki proses Order to Cash - Penagihan & Faktur

1
Unduh templat
2
Ekspor data Anda
3
Unggah dataset Anda
4
Analisis proses Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau proses Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel khusus untuk data Order to Cash - Penagihan & Faktur dari Microsoft Dynamics 365. Templat ini menyediakan struktur yang tepat untuk data proses Anda.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat yang sudah ditentukan membantu menjaga konsistensi dan akurasi data. Analisis selanjutnya pun lebih mudah, sehingga Anda lebih cepat mendapatkan wawasan.

Hasil yang diharapkan

Templat ekstraksi data siap pakai yang dirancang untuk proses Order to Cash - Penagihan & Faktur di D365.

MANFAAT YANG ANDA DAPATKAN

Temukan hambatan tersembunyi dalam penagihan di Dynamics 365

ProcessMind menampilkan alur sebenarnya dari proses penagihan dan pembuatan faktur di Microsoft Dynamics 365. Lihat setiap langkah, temukan keterlambatan yang tersembunyi, dan identifikasi masalah rekonsiliasi untuk memperbaiki arus kas serta mengurangi DSO.
  • Lihat seluruh alur proses penagihan
  • Temukan keterlambatan pemrosesan faktur
  • Identifikasi masalah rekonsiliasi dengan cepat
  • Kurangi Days Sales Outstanding (DSO)
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Hasil yang dicapai organisasi dalam proses Order to Cash - Penagihan & Faktur

Hasil ini menunjukkan perbaikan yang umum terlihat saat proses Order to Cash dioptimalkan, khususnya pada Penagihan & Faktur di Microsoft Dynamics 365. Dengan menggunakan Nomor Faktur sebagai ID kasus, organisasi memperoleh wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan efisiensi proses.

0 %
Percepat pembuatan faktur

Kurangi rata-rata waktu pembuatan faktur

Percepat pembuatan faktur setelah pesanan penjualan dipenuhi agar siklus penagihan lebih singkat dan operasional berjalan lebih cepat.
0 days
Sederhanakan persetujuan faktur

Percepat alur kerja persetujuan

Persingkat rata-rata waktu persetujuan faktur, atasi hambatan, dan siapkan faktur lebih cepat untuk dikirim kepada pelanggan.
0 days
Kurangi Days Sales Outstanding

Tingkatkan efisiensi penagihan pembayaran

Kurangi rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk menagih pembayaran dari pelanggan. Dengan begitu, arus kas dan pengelolaan modal kerja meningkat secara signifikan.
0 %
Kurangi pengerjaan ulang dalam penagihan

Minimalkan penyesuaian manual

Kurangi persentase faktur yang perlu diubah atau dikirim ulang. Hasilnya, lebih banyak faktur selesai dengan benar sejak awal dan biaya operasional berkurang.
0 %
Tingkatkan kepatuhan terhadap proses

Pastikan standar dipatuhi

Tingkatkan persentase faktur yang mengikuti alur proses yang ditetapkan. Dengan begitu, penyimpangan berkurang, kesiapan audit meningkat, dan kepatuhan terjaga.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan perbaikan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Nomor unik untuk setiap faktur pelanggan, yang berfungsi sebagai ID kasus utama dalam proses penagihan.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk melacak seluruh siklus faktur dan menganalisis efisiensi proses, hambatan, serta penyimpangan pada setiap dokumen penagihan.

Total nilai uang pada faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menganalisis dampak keuangan. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan proses berdasarkan nilai uang untuk memprioritaskan faktur bernilai tinggi dan memahami pola prosesnya.

Nama pelanggan yang menerima faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis proses dikelompokkan berdasarkan pelanggan, sehingga Anda dapat mengenali pola perilaku, kebiasaan pembayaran, atau masalah proses pada pelanggan tertentu.

Pengguna atau karyawan yang bertanggung jawab menjalankan aktivitas tertentu.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis berdasarkan sumber daya, membantu menemukan hambatan, mengukur kinerja individu atau tim, dan menganalisis pembagian beban kerja di departemen penagihan.

Departemen bisnis yang terkait dengan pengguna atau aktivitas.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja di tingkat organisasi, perbandingan efisiensi antar tim, dan pemahaman tentang dampak perpindahan pekerjaan antar departemen terhadap proses.

Tanggal batas pembayaran faktur oleh pelanggan.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur kinerja pembayaran. Atribut ini penting untuk menghitung tingkat pembayaran tepat waktu dan menganalisis kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran pelanggan.

Status faktur saat ini dalam siklusnya, misalnya terbuka, lunas, atau dibatalkan.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi gambaran singkat tentang kondisi faktur saat ini. Anda dapat menggunakannya untuk memfilter kasus dan memahami hasil dari berbagai variasi proses.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Menunjukkan pembuatan dan pencatatan dokumen faktur penjualan di sistem. Ini adalah transaksi eksplisit di Dynamics 365 yang membuat dokumen legal dan entri keuangan di subbuku besar piutang.

Mengapa ini penting

Ini menandai awal resmi siklus penagihan faktur. Kejadian ini penting untuk melacak Days Sales Outstanding (DSO) dan durasi proses secara keseluruhan.

Menandai selesainya proses peninjauan internal, saat faktur resmi disetujui. Kejadian ini dicatat oleh sistem alur kerja Dynamics 365 dan menandakan bahwa faktur siap dikirim kepada pelanggan.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting untuk mengukur waktu siklus persetujuan. Keterlambatan pada tahap ini dapat langsung memperpanjang waktu hingga pelanggan membayar.

Aktivitas ini menandai saat faktur dikirim kepada pelanggan, secara elektronik atau fisik. Di Dynamics 365, kejadian ini dapat dicatat secara eksplisit jika faktur dikirim melalui email sistem. Jika pelacakan khusus tidak diaktifkan, waktunya dapat disimpulkan dari waktu pencatatan faktur.

Mengapa ini penting

Mengukur efisiensi proses pengiriman faktur. Keterlambatan antara persetujuan dan pengiriman faktur memperpanjang siklus pembayaran.

Kejadian hasil perhitungan yang terjadi saat tanggal jatuh tempo faktur tiba dan pembayaran belum dilunasi sepenuhnya. Aktivitas ini bukan transaksi di sistem, melainkan disimpulkan dari data yang tersedia.

Mengapa ini penting

Kejadian ini penting untuk menganalisis tingkat pembayaran tepat waktu dan menemukan faktur yang mulai menunggak. Kejadian ini menjadi pemicu aktivitas penagihan dan pengiriman surat penagihan.

Aktivitas ini menandai pembuatan entri jurnal untuk mencatat pembayaran yang diterima dari pelanggan. Artinya, dana sudah diterima, tetapi belum dialokasikan ke faktur tertentu.

Mengapa ini penting

Ini menjadi titik awal untuk mengukur waktu yang dibutuhkan dalam pencatatan pembayaran. Dengan demikian, Anda dapat membedakan waktu penerimaan dana dari waktu rekonsiliasinya dengan faktur yang belum lunas.

Menunjukkan penyelesaian pembayaran pelanggan terhadap faktur tertentu, sehingga saldo terutang faktur berkurang. Di Dynamics 365, ini merupakan langkah tersendiri yang menghubungkan transaksi pembayaran dengan transaksi faktur.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting untuk menghitung DSO secara akurat dan memahami efisiensi tim pencatatan pembayaran. Tahap ini menandai saat pembayaran sudah direkonsiliasi sepenuhnya dengan tagihan.

Aktivitas ini menandai status akhir faktur, saat saldonya nol karena sudah dibayar lunas atau diselesaikan dengan nota kredit. Ini bukan transaksi langsung, melainkan status yang disimpulkan dari kondisi keuangan faktur.

Mengapa ini penting

Kejadian ini menandai selesainya siklus Order to Cash untuk satu faktur. Waktu yang dibutuhkan hingga tahap ini menjadi ukuran utama efisiensi proses secara keseluruhan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memberi gambaran nyata tentang proses penagihan Anda. Anda dapat melihat lokasi keterlambatan, penyebab seringnya penyesuaian manual, dan dampak variasi proses terhadap efisiensi. Analisis ini membantu menemukan hambatan seperti persetujuan faktur yang lambat dan pengerjaan ulang yang tinggi, yang sering kali tidak terlihat dalam laporan standar. Dengan wawasan ini, Anda dapat memahami alur sebenarnya dan menentukan area yang perlu diperbaiki.

Untuk menganalisis proses Order to Cash - Penagihan & Faktur, Anda biasanya memerlukan log peristiwa terkait pembuatan, persetujuan, pengiriman, dan pencatatan pembayaran faktur. Data penting mencakup Nomor Faktur sebagai ID kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu setiap kejadian. Informasi pengguna dan detail pesanan terkait juga dapat memperkaya analisis.

Data dapat diekstrak dari Dynamics 365 menggunakan alat pelaporan standar, kueri basis data langsung, atau integrasi API, bergantung pada konfigurasi sistem dan solusi process mining Anda. Tujuannya adalah mengumpulkan log peristiwa yang mencatat setiap langkah relevan beserta stempel waktunya untuk setiap faktur. Proses ekstraksi ini biasanya hanya membaca data dan tidak mengganggu operasional yang sedang berjalan.

Wawasan awal sering kali dapat diperoleh dalam beberapa minggu setelah data berhasil diekstrak dan dimasukkan ke alat process mining. Waktunya bergantung pada kualitas dan kompleksitas data, serta ketersediaan sumber daya untuk analisis. Temuan penting yang dapat ditindaklanjuti biasanya muncul dalam satu atau dua bulan pertama.

Perbaikan yang umum mencakup waktu siklus pembuatan faktur yang lebih singkat, lebih sedikit penyesuaian manual, dan penurunan Days Sales Outstanding (DSO). Dengan mengoptimalkan proses seperti persetujuan dan pengiriman faktur, perusahaan dapat meningkatkan akurasi pencatatan pembayaran dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya di tim penagihan. Hasilnya, efisiensi operasional dan manfaat finansial meningkat.

Tidak. Process mining umumnya tidak mengganggu operasional. Analisis dilakukan pada data historis yang diekstrak dari sistem Dynamics 365, bukan dengan mengakses transaksi atau proses yang sedang berjalan. Metode ekstraksi data biasanya dirancang agar dampaknya terhadap kinerja sistem tetap minimal. Analisis dilakukan secara terpisah sehingga operasional bisnis dapat terus berjalan.

Ya. Process mining memvisualisasikan semua variasi proses aktual dan menunjukkan penyimpangan dari standar yang ditetapkan. Dengan melihat jalur yang tidak patuh atau tidak efisien, Anda dapat mengetahui bagian yang paling perlu distandarkan. Bukti berbasis data ini membantu menyempurnakan dan menerapkan proses yang optimal, mengurangi pengerjaan ulang, dan meningkatkan kepatuhan.

Atasi keterlambatan penagihan: optimalkan Order to Cash dan pembuatan faktur sekarang

Pangkas waktu siklus penagihan hingga 30% dan dapatkan gambaran keuangan yang lebih jelas dengan lebih cepat.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Uji coba gratis selama 14 hari.