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Verbessern Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess: Abrechnung und Rechnungsstellung

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung von Abrechnung und Rechnungsstellung in Dynamics 365.
Verbessern Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess: Abrechnung und Rechnungsstellung
Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung
Microsoft Dynamics 365

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Abrechnung und Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365 optimieren

Bei der Rechnungsverarbeitung kommt es häufig zu Verzögerungen und Abstimmungsproblemen, die sich direkt auf Ihren Cashflow auswirken. Mit unserer Plattform erkennen Sie verborgene Engpässe und Ineffizienzen in Ihrem Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozess. Erfahren Sie, wie Sie Abläufe verbessern, die Days Sales Outstanding senken und mehr Klarheit über Ihre Finanzprozesse gewinnen.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung optimieren?

Der Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Er wirkt sich direkt auf Cashflow, Rentabilität und Kundenzufriedenheit aus. Ein ineffizienter Abrechnungsprozess kann besonders in einem komplexen System wie Microsoft Dynamics 365 erhebliche Probleme verursachen: verspätete Zahlungen, höhere Days Sales Outstanding (DSO), Abstimmungsfehler und unzufriedene Kunden. Diese Probleme binden nicht nur Betriebskapital, sondern beanspruchen auch wertvolle Ressourcen für manuelle Nachverfolgung und die Klärung von Streitfällen. Bei der Optimierung dieses wichtigen Prozesses geht es nicht nur darum, Kosten zu senken. Sie beschleunigen damit auch die Umsatzrealisierung, verbessern die finanzielle Planbarkeit und steigern die betriebliche Effizienz. Wenn Sie den tatsächlichen Weg einer Rechnung von der Erstellung bis zum Zahlungseingang kennen, können Sie verborgene Ineffizienzen erkennen und beseitigen, die in vielen Unternehmen auftreten.

Wie Process Mining die Analyse von Abrechnung und Rechnungsstellung verbessert

Process Mining bietet Ihnen konkrete Möglichkeiten, den Order-to-Cash-Zyklus für Abrechnung und Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365 zu verbessern. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen, extrahiert Process Mining Ereignisdaten direkt aus dem Modul Finance GL von Microsoft Dynamics 365. Daraus wird der tatsächliche Ablauf für jede Rechnung rekonstruiert und als transparente, datengetriebene Prozessübersicht dargestellt. So sehen Sie genau, wo Engpässe entstehen, Nacharbeitsschleifen auftreten oder der tatsächliche Ablauf vom vorgesehenen Prozess abweicht. Sie können zum Beispiel herausfinden, warum sich Rechnungen zwischen „Rechnung genehmigt“ und „Rechnung an Kunden gesendet“ verzögern. Oder Sie ermitteln die Ursachen für lange Abstimmungszeiten nach „Kundenzahlung eingegangen“. Process Mining liefert Ihnen objektive Erkenntnisse zum Ist-Prozess. Damit können Sie fundierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung treffen und wichtige Fragen beantworten, etwa wie sich die Zykluszeit im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung verkürzen lässt.

Wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen durch Process Mining

Mit Process Mining können Sie in Ihren Abrechnungs- und Rechnungsstellungsdaten aus Microsoft Dynamics 365 mehrere wichtige Verbesserungsbereiche erkennen:

  • Effizienz bei Rechnungserstellung und Freigabe: Erkennen Sie Verzögerungen zwischen der Erfüllung eines Kundenauftrags und der Rechnungserstellung. Finden Sie außerdem Engpässe im Freigabe-Workflow, die die gesamte Zykluszeit verlängern.
  • Pünktliche Rechnungszustellung: Analysieren Sie, wie lange Rechnungen nach der Freigabe bis zum Kunden benötigen. So erkennen Sie Lücken bei Zustellmethoden oder Kommunikationskanälen.
  • Zahlungsverhalten und Compliance: Verstehen Sie die Zahlungsmuster Ihrer Kunden und die Wirksamkeit von Zahlungserinnerungen. Ermitteln Sie, welche Rechnungen regelmäßig erst nach Ablauf der Zahlungsfrist beglichen werden. Das hilft Ihnen, Kreditrisiken zu steuern und die Compliance sicherzustellen.
  • Zahlungszuordnung und Abstimmung: Vereinfachen Sie die oft komplexen Schritte vom Eingang der Kundenzahlung über die Zahlungszuordnung bis zur abschließenden Abstimmung. So reduzieren Sie manuellen Aufwand und Fehler.
  • Nacharbeiten und Ausnahmen: Erkennen Sie automatisch, wenn Rechnungen korrigiert, erneut freigegeben oder nochmals versendet werden. Ermitteln Sie, welche Kosten und Auswirkungen diese Ausnahmen auf die Prozesseffizienz haben.

Erwartete Ergebnisse einer optimierten Rechnungsstellung

Wenn Sie Process Mining gezielt auf Ihren Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365 anwenden, können Sie messbare Verbesserungen erzielen:

  • Niedrigere Days Sales Outstanding (DSO): Durch eine schnellere Rechnungszustellung, effizientere Freigaben und ein verbessertes Forderungsmanagement verkürzen Sie die Zeit, bis Umsätze als Zahlung eingehen.
  • Besserer Cashflow und mehr Betriebskapital: Ein schnellerer Zahlungseingang stärkt Ihr Betriebskapital und erhöht Ihre finanzielle Flexibilität und Stabilität.
  • Höhere Abrechnungsgenauigkeit: Wenn Sie die Ursachen von Fehlern erkennen und beseitigen, werden Rechnungen genauer. Das führt zu weniger Streitfällen und geringerem Verwaltungsaufwand.
  • Höhere betriebliche Effizienz: Wenn Sie manuelle Aufgaben automatisieren und unnötige Schritte vermeiden, kann sich Ihr Finanzteam auf strategische Aufgaben statt auf die reaktive Problemlösung konzentrieren.
  • Bessere Compliance und Audit-Bereitschaft: Ein klar definierter, transparenter Prozess unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften und vereinfacht Audits.

So beginnen Sie mit der Optimierung Ihres Abrechnungsprozesses

Mit Process Mining ersetzen Sie Vermutungen durch konkrete Verbesserungen in Ihrem Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung. Wenn Sie den tatsächlichen Ablauf der Ereignisse aus Ihren Microsoft-Dynamics-365-Daten visualisieren und analysieren, erkennen Sie, wo eine Prozessoptimierung die größte Wirkung erzielt. Verschaffen Sie sich noch heute ein klares Bild davon, wie Ihre Rechnungen tatsächlich verarbeitet werden, und schaffen Sie die Grundlage für einen effizienteren, genaueren und finanziell verlässlicheren Abrechnungsprozess.

Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung Rechnungsverwaltung Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Cashflow-Optimierung Zahlungsabwicklung DSO-Senkung Finanzabteilung Abrechnungsgenauigkeit Finanzielle Compliance Rechnungsabstimmung O2C Umsatzmanagement Abrechnungszyklus

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen zwischen der Erfüllung eines Kundenauftrags und der Rechnungserstellung führen zu einer späteren Umsatzrealisierung und höheren Days Sales Outstanding (DSO). Das belastet den Cashflow und beeinträchtigt die Genauigkeit der Finanzberichterstattung, insbesondere wenn vertraglich festgelegte Abrechnungsmeilensteine nicht eingehalten werden. ProcessMind analysiert Event Logs aus Microsoft Dynamics 365 und zeigt, wo und warum sich die Rechnungserstellung nach der Auftragserfüllung verzögert. Die Analyse macht Engpässe, Ressourcenbeschränkungen oder Systemprobleme im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung sichtbar. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und die Abrechnung beschleunigen.

Manuelle oder komplexe Freigabe-Workflows für Rechnungen verursachen erhebliche Verzögerungen. Dadurch werden der rechtzeitige Versand der Rechnungen und anschließend der Zahlungseingang beeinträchtigt. Uneinheitliche Freigabezeiten zwischen Abteilungen oder Benutzern machen den Order-to-Cash-Zyklus für Abrechnung und Rechnungsstellung schwer planbar. ProcessMind bildet die tatsächlichen Freigabepfade für Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 ab und zeigt, welche Freigabeschritte oder Personen Engpässe verursachen. Abweichungen von den Standardvorgehensweisen machen deutlich, wo sich Workflows vereinfachen und Freigabezeiten vereinheitlichen lassen.

Verzögerungen oder Fehler bei der Zustellung von Rechnungen an Kunden, ob elektronisch oder auf Papier, führen direkt zu verspäteten Zahlungen und höheren Days Sales Outstanding (DSO). Häufig liegen die Ursachen in falschen Kontaktdaten oder ineffizienten Zustellmethoden im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung. ProcessMind analysiert Ereignisdaten, um die Aktivität „Rechnung an Kunden gesendet“ und die anschließenden Zahlungsereignisse nachzuverfolgen. So lassen sich Verzögerungen bestimmten Zustellmethoden oder Kundensegmenten zuordnen. Sie können die Rechnungsverteilung und die Kommunikationsstrategien in Microsoft Dynamics 365 verbessern und dadurch die Zeit bis zum Zahlungseingang verkürzen.

Hohe Days Sales Outstanding (DSO) bedeuten, dass Kunden Rechnungen deutlich nach dem Fälligkeitsdatum begleichen. Das beeinträchtigt Cashflow und Betriebskapital erheblich. Häufig weist dies auf Probleme mit dem Forderungsmanagement oder der Abrechnungsgenauigkeit im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung hin. ProcessMind visualisiert den Lebenszyklus jeder Rechnung in Microsoft Dynamics 365, von der Erstellung bis zur Zahlungsabstimmung. So erkennen Sie Rechnungen, bei denen die Zahlungsfrist regelmäßig überschritten wird. Die Analyse zeigt, welche Kundensegmente oder Rechnungstypen besonders stark zu hohen DSO-Werten beitragen. Damit können Sie das Forderungsmanagement gezielt anpassen und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Häufige manuelle Anpassungen, Korrekturen oder Nacharbeiten nach der Rechnungserstellung weisen auf grundlegende Fehler oder Ineffizienzen im Abrechnungsprozess hin. Sie beanspruchen wertvolle Ressourcen, erhöhen die Betriebskosten und schaffen weitere Möglichkeiten für Fehler im Order-to-Cash-Zyklus für Abrechnung und Rechnungsstellung. ProcessMind zeigt anhand von Aktivitäten wie „Rechnung genehmigt“ oder „Zahlung im Hauptbuch gebucht“, wo und warum in Microsoft Dynamics 365 manuelle Anpassungen vorgenommen werden. Die Analyse deckt Ursachen wie Eingabefehler, fehlerhafte Systemkonfigurationen oder Prozessabweichungen auf. So können Sie Probleme systematisch beheben und Abläufe automatisieren.

Wenn nicht klar ist, wie lange es dauert, Kundenzahlungen offenen Rechnungen zuzuordnen und anschließend im Hauptbuch abzustimmen, kann das zu ungenauen Liquiditätsständen und Unzufriedenheit bei Kunden führen. Diese fehlende Transparenz erschwert ein wirksames Cashflow-Management im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung. ProcessMind bildet den Ablauf von „Kundenzahlung eingegangen“ über „Zahlung im Hauptbuch gebucht“ bis zu „Zahlung zugeordnet/abgestimmt“ in Microsoft Dynamics 365 ab. So erkennen Sie Verzögerungen, Engpässe und unnötige Schritte bei der Zahlungszuordnung. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Abstimmungsaktivitäten zu vereinfachen und die Genauigkeit Ihrer Cashflow-Prognosen zu verbessern.

Wenn Zahlungsbedingungen bei Kunden oder in Regionen nicht einheitlich durchgesetzt werden, entgehen Ihnen Einnahmen aus Verzugsgebühren und Zahlungseingänge lassen sich schlechter vorhersagen. Diese Uneinheitlichkeit schwächt die finanzielle Disziplin und erschwert die Cashflow-Prognose für die Abteilung, die für den Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung zuständig ist. ProcessMind analysiert für jede Rechnung in Microsoft Dynamics 365 die Ereignisse „Zahlungsfälligkeit erreicht“ und „Kundenzahlung eingegangen“ und vergleicht die tatsächlichen Zahlungstermine mit den festgelegten Zahlungsbedingungen. Sie erkennen, bei welchen Kunden, Zahlungsbedingungen oder Regionen besonders häufig Abweichungen auftreten. So können Sie Richtlinien gezielt durchsetzen oder den Kontakt zu Kunden suchen.

Unwirksame oder verspätete Zahlungserinnerungen führen zu mehr überfälligen Rechnungen und längeren Forderungslaufzeiten. Zu häufige oder falsch versendete Erinnerungen können Kunden dagegen verärgern und die Geschäftsbeziehung im Order-to-Cash-Zyklus für Abrechnung und Rechnungsstellung belasten. ProcessMind untersucht in Microsoft Dynamics 365 den Zeitpunkt und die Abfolge der Aktivitäten „Zahlungserinnerung versendet“ im Verhältnis zu „Zahlungsfälligkeit erreicht“ und „Kundenzahlung eingegangen“. So erkennen Sie geeignete Erinnerungsstrategien, versäumte Mahnungen und übermäßige Benachrichtigungen. Das verbessert die Wirksamkeit des Mahnwesens und die Customer Experience.

Wenn Kundenzahlungen nicht mit offenen Rechnungen übereinstimmen oder eingegangene Zahlungen verspätet mit den Hauptbucheinträgen abgestimmt werden, entstehen Rückstände bei der Abstimmung und erheblicher manueller Aufwand. Das beeinträchtigt die Integrität der Finanzdaten und die Effizienz des Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung. ProcessMind verfolgt in Microsoft Dynamics 365 den gesamten Ablauf von „Kundenzahlung eingegangen“ über „Zahlung zugeordnet/abgestimmt“ bis zu „Rechnung geschlossen“. So werden unvollständige Zuordnungen, Teilzahlungen mit mehreren Buchungen und Abweichungen sichtbar. Sie erkennen die Ursachen und können Abstimmungs-Workflows vereinfachen.

Abweichungen vom festgelegten, optimierten Ablauf des Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung entstehen häufig durch spontane manuelle Eingriffe oder Umgehungslösungen. Sie führen zu Ineffizienzen und Compliance-Risiken. Solche ungeplanten Varianten sind schwer zu erkennen und zu messen, was zu uneinheitlichen Ergebnissen führt. ProcessMind erkennt automatisch alle tatsächlichen Prozesspfade, die Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 von „Rechnung erstellt“ bis „Rechnung geschlossen“ durchlaufen. Die Visualisierung zeigt häufige und abweichende Pfade sowie deren Häufigkeit und Auswirkungen. So können Unternehmen den Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung standardisieren und Abweichungen reduzieren.

Bestimmte Benutzer oder Abteilungen werden im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung immer wieder zu Engpässen. Dadurch verzögern sich wichtige Aktivitäten wie Rechnungsfreigabe, Versand oder Zahlungsabstimmung. Eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung verringert den Gesamtdurchsatz und erhöht die Belastung der Mitarbeitenden. ProcessMind analysiert in Event Logs aus Microsoft Dynamics 365 die Dauer von Aktivitäten und die Zuordnung zu Benutzern. Dabei werden Attribute wie „Verantwortlicher Benutzer“ und „Abrechnungsabteilung“ berücksichtigt. So erkennen Sie, wo sich Arbeit staut und wer regelmäßig überlastet ist. Die datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, Ressourcen besser zu verteilen und den Prozessablauf zu verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Wenn Sie die Zeit zwischen der Erfüllung eines Kundenauftrags und der Rechnungserstellung verkürzen, wirkt sich das direkt auf Cashflow und Kundenzufriedenheit aus. Rechnungen erreichen Kunden schneller, Streitfälle nehmen ab und Zahlungszyklen verkürzen sich. Ziel ist es, die Zeit bis zur Rechnungserstellung zu reduzieren, sobald alle Voraussetzungen für die Auftragserfüllung erfüllt sind. ProcessMind visualisiert den gesamten Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365 und zeigt genau, wie viel Zeit zwischen „Kundenauftrag erfüllt“ und „Rechnung erstellt“ vergeht. Sie erkennen Engpässe und Abweichungen an dieser wichtigen Übergabe und können Ursachen für Verzögerungen ermitteln, etwa bestimmte Benutzeraktionen oder Systemkonfigurationen. Darauf aufbauend setzen Sie gezielte Verbesserungen um und beschleunigen die Rechnungserstellung.

Uneinheitliche und langsame Rechnungsfreigaben können den gesamten Order-to-Cash-Zyklus für Abrechnung und Rechnungsstellung erheblich verzögern und die Days Sales Outstanding (DSO) erhöhen. Ein effizienter Freigabeprozess stellt sicher, dass Rechnungen die erforderlichen Prüfungen ohne unnötige Wartezeiten durchlaufen und schneller an Kunden versendet werden. ProcessMind bildet alle Freigabepfade für Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 ab. Sie sehen die tatsächlichen Durchlaufzeiten und erkennen, welche Freigabeschritte oder Personen Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Zykluszeiten und Nacharbeitsschleifen bei der Aktivität „Rechnung genehmigt“ können Unternehmen Freigabe-Workflows neu gestalten und bei Bedarf automatisieren. So lassen sich Freigabezeiten um bis zu 30 % verkürzen und Zahlungseingänge beschleunigen.

Damit Zahlungen pünktlich eingehen, müssen Rechnungen Kunden rechtzeitig und über geeignete Kanäle erreichen. Ineffiziente Zustellmethoden können Zahlungsverzögerungen, Kundenanfragen und zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen. Ziel ist es, den Versand und Empfang von Rechnungen zu verbessern und dadurch die Customer Experience zu steigern. ProcessMind analysiert im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung den Ablauf von „Rechnung erstellt“ bis „Rechnung an Kunden gesendet“. So erkennen Sie häufige Zustellmethoden und die damit verbundenen Verzögerungen oder Fehlerquoten. Ineffiziente Kanäle oder Prozessschritte werden sichtbar. Sie können die Zustellung optimieren, etwa durch automatisierten E-Mail-Versand oder die Anbindung an E-Rechnungsplattformen. Dadurch erhalten Kunden ihre Rechnungen schneller und es sind weniger Nachfragen erforderlich.

Ein hoher Days Sales Outstanding (DSO) bedeutet, dass ein Unternehmen länger braucht, um offene Forderungen einzuziehen. Das belastet den Cashflow und das Betriebskapital. Ziel ist es, die durchschnittliche Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang zu verkürzen und so die Liquidität und finanzielle Stabilität zu verbessern. ProcessMind bildet den gesamten Zahlungseingang in Microsoft Dynamics 365 ab, von „Rechnung an Kunden gesendet“ bis „Kundenzahlung eingegangen“. Durch die Analyse des tatsächlichen Zahlungsverhaltens, typischer Verzögerungen und der Auswirkungen verschiedener Zahlungsbedingungen können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören etwa optimierte Mahnprozesse oder Skonti für frühzeitige Zahlungen, um den DSO deutlich zu senken.

Häufige manuelle Anpassungen und Nacharbeiten bei der Rechnungsstellung verursachen Kosten, erhöhen die Fehlerquote und verringern die Effizienz. Ziel ist es, die Ursachen dieser manuellen Eingriffe zu erkennen und zu beseitigen. Das führt zu genaueren Rechnungen, geringeren Betriebskosten und kürzeren Bearbeitungszeiten im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung. ProcessMind visualisiert alle Prozessvarianten und macht Schleifen sowie Aktivitäten sichtbar, die auf manuelle Nacharbeit hindeuten, etwa wiederholte Ereignisse wie „Rechnung genehmigt“ oder „Rechnung angepasst“ in Microsoft Dynamics 365. Die Analyse der Event Logs zeigt, wo und warum Nacharbeit anfällt und ob Datenqualitätsprobleme oder fehlerhafte Systemkonfigurationen zugrunde liegen. So können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und den manuellen Aufwand deutlich verringern.

Eine korrekte und zeitnahe Zahlungszuordnung ist wichtig für eine verlässliche Finanzberichterstattung, den Abgleich von Kundenkonten und die Vermeidung von Unstimmigkeiten, die Kunden unzufrieden machen können. Ziel ist es, Fehler bei der Zuordnung eingegangener Zahlungen zu den richtigen Rechnungen und Sachkonten zu reduzieren. ProcessMind verfolgt in Microsoft Dynamics 365 den Ablauf von „Kundenzahlung eingegangen“ über „Zahlung im Hauptbuch gebucht“ bis zu den Aktivitäten „Zahlung zugeordnet/abgeglichen“. Dabei werden Muster bei Abweichungen, häufige Probleme beim Abgleich und die Auswirkungen manueller Eingriffe sichtbar. Auf dieser Grundlage lassen sich Prozesse standardisieren, Zuordnungsregeln automatisieren und Schulungen verbessern, um die Genauigkeit der Zahlungszuordnung zu erhöhen.

Werden vereinbarte Zahlungsbedingungen nicht einheitlich eingehalten, kann das zu unvorhersehbarem Cashflow, höherem Aufwand beim Forderungseinzug und belasteten Kundenbeziehungen führen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Maßnahmen zum Zahlungseinzug, einschließlich Zahlungserinnerungen und Mahnungen, konsequent auf die für jede Rechnung festgelegten Zahlungsbedingungen abgestimmt sind. ProcessMind vergleicht in Microsoft Dynamics 365 für jede Rechnungsnummer das Attribut „Fälligkeitsdatum“ mit dem Ereignis „Kundenzahlung eingegangen“ und zeigt Abweichungen von den vereinbarten Bedingungen. So lässt sich untersuchen, wie sich unterschiedliche Zahlungsbedingungen auf das tatsächliche Zahlungsverhalten auswirken. Außerdem werden Prozessschritte sichtbar, etwa der Zeitpunkt, zu dem eine „Zahlungserinnerung versendet“ wird. Damit können Sie eine konsequente und wirksame Nachverfolgung sicherstellen.

Ein unwirksamer Mahn- und Erinnerungsprozess kann Zahlungsverzögerungen verlängern und den Days Sales Outstanding (DSO) erhöhen. Ziel ist es, Zeitpunkt, Häufigkeit und Inhalt der Zahlungserinnerungen so anzupassen, dass sie pünktliche Zahlungen fördern, ohne Kunden zu verärgern. ProcessMind bildet in Microsoft Dynamics 365 für jede Rechnungsnummer die Abfolge der Ereignisse rund um „Zahlungsfälligkeit erreicht“ und „Zahlungserinnerung versendet“ ab. Durch die Analyse, wie sich verschiedene Erinnerungsstrategien auf die Zahlungsgeschwindigkeit auswirken, können Sie geeignete Mahnfolgen ermitteln, Erinnerungen rechtzeitig automatisiert versenden und den manuellen Aufwand beim Forderungseinzug verringern. Das trägt zu schnelleren Zahlungseingängen bei.

Ungeplante oder nicht standardisierte Prozessvarianten im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung verursachen Ineffizienzen und Compliance-Risiken und erschweren die Skalierung des Betriebs. Ziel ist es, diese Abweichungen zu erkennen und den Prozess wieder auf den effizientesten und regelkonformen Ablauf auszurichten. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlichen Prozesspfade von Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 und vergleicht sie mit dem vorgesehenen Standardablauf. So wird sichtbar, wo und warum Abweichungen wie „manuelle Anpassungen“ oder unerwartete Schleifen auftreten. Unternehmen können bewährte Vorgehensweisen verankern, Workflows vereinfachen und sicherstellen, dass alle Rechnungen den effizientesten und regelkonformen Ablauf durchlaufen. Das verbessert die Prozessstabilität.

Ressourcenengpässe in der Abrechnungsabteilung können den gesamten Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung verzögern. Das beeinträchtigt die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Ziel ist es, Ressourcen effizient zu verteilen, überlastete Bereiche zu erkennen und Workflows zu vereinfachen. ProcessMind analysiert die Dauer von Aktivitäten und die Ressourcenzuteilung. Anhand des Attributs „Verantwortlicher Benutzer“ wird sichtbar, wo einzelne Benutzer oder Abteilungen überlastet sind oder zu Engpässen beitragen. Die Visualisierung der Ressourcenauslastung in Microsoft Dynamics 365 hilft Ihnen, Arbeitslasten neu zu verteilen, Routineaufgaben zu automatisieren und Verbesserungen umzusetzen. So werden Ressourcen für wichtigere Aufgaben frei und der Durchsatz steigt.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für Order to Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung

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Template herunterladen
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Daten exportieren
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Datensatz hochladen
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das speziell für Daten aus Microsoft Dynamics 365 im Bereich Order to Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung entwickelte Excel-Template herunter. Es gibt Ihren Prozessdaten die passende Struktur.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Ein vordefiniertes Template sorgt für einheitliche und korrekte Daten. Das vereinfacht die anschließende Analyse und bringt Sie schneller zu aussagekräftigen Erkenntnissen.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Template zur Datenextraktion, abgestimmt auf Ihren Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in D365.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Engpässe in der Abrechnung mit Dynamics 365 aufdecken

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihrer Abrechnung und Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365. Visualisieren Sie jeden Schritt, entdecken Sie verborgene Verzögerungen und erkennen Sie Abstimmungsprobleme. So verbessern Sie Ihren Cashflow und senken Ihre DSO.
  • Visualisieren Sie Ihren Abrechnungsprozess von Anfang bis Ende
  • Erkennen Sie Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung
  • Finden Sie Abstimmungsprobleme schnell
  • Senken Sie Ihre Days Sales Outstanding (DSO)
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen bei Order to Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung erreichen

Diese Ergebnisse zeigen typische Verbesserungen, die bei der Optimierung von Order-to-Cash-Prozessen erzielt werden, insbesondere bei Abrechnung und Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365. Wird die Rechnungsnummer als Case-ID verwendet, gewinnen Unternehmen umsetzbare Erkenntnisse zur Prozesseffizienz.

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Rechnungen schneller erstellen

Durchschnittliche Zeit bis zur Rechnung senken

Erstellen Sie Rechnungen schneller nach der Erfüllung eines Kundenauftrags. Das verkürzt die Abrechnungszyklen und beschleunigt die Abläufe.
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Rechnungsfreigabe vereinfachen

Freigabe-Workflows beschleunigen

Verkürzen Sie die durchschnittliche Dauer der Rechnungsfreigabe, beseitigen Sie Engpässe und stellen Sie Rechnungen früher für die Zustellung an Kunden bereit.
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Days Sales Outstanding senken

Effizienz beim Zahlungseinzug verbessern

Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit bis zum Zahlungseingang. Das verbessert den Cashflow und die Steuerung des Betriebskapitals deutlich.
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Nacharbeit bei der Abrechnung reduzieren

Manuelle Anpassungen verringern

Verringern Sie den Anteil der Rechnungen, die geändert oder erneut eingereicht werden müssen. Das erhöht die Quote der Rechnungen, die beim ersten Durchlauf korrekt sind, und senkt die Betriebskosten.
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Prozesskonformität verbessern

Einhaltung von Standards sicherstellen

Erhöhen Sie den Anteil der Rechnungen, die den festgelegten Prozessablauf genau einhalten. So reduzieren Sie Abweichungen und verbessern die Auditfähigkeit und Compliance.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung jeder Kundenrechnung. Sie dient als zentrale Case-ID für den Abrechnungsprozess.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist unverzichtbar, um den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung nachzuverfolgen und Effizienz, Engpässe sowie Abweichungen für jedes einzelne Abrechnungsdokument zu analysieren.

Der Gesamtbetrag der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die finanzielle Auswirkung analysieren. Sie können Prozesse nach Betrag filtern und gruppieren, um Rechnungen mit hohen Beträgen zu priorisieren und ihre spezifischen Prozessabläufe zu untersuchen.

Der Name des Kunden, an den die Rechnung gestellt wurde.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie Prozesse nach Kunden aufschlüsseln und kundenspezifisches Verhalten, Zahlungsmuster oder Prozessprobleme erkennen.

Der Benutzer oder Mitarbeitende, der für die Ausführung einer bestimmten Aktivität verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht Analysen auf Ressourcenebene. So lassen sich Engpässe erkennen, die Leistung einzelner Mitarbeitender oder Teams messen und die Arbeitsauslastung in der Abrechnungsabteilung untersuchen.

Die Fachabteilung, der der Benutzer oder die Aktivität zugeordnet ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht die Analyse der Leistung auf Organisationsebene. So können Sie die Effizienz verschiedener Teams vergleichen und untersuchen, wie sich Übergaben zwischen Abteilungen auf den Prozess auswirken.

Das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung voraussichtlich bezahlt.

Warum das wichtig ist

Das Zahlungsziel ist der Maßstab für die Bewertung der Zahlungsleistung. Es ist wichtig, um die Quote pünktlicher Zahlungen zu berechnen und die Einhaltung der Zahlungsbedingungen durch Kunden zu analysieren.

Der aktuelle Status der Rechnung in ihrem Lebenszyklus, zum Beispiel offen, bezahlt oder storniert.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt auf einen Blick den aktuellen Rechnungsstatus. Es erleichtert das Filtern von Cases und die Analyse der Ergebnisse verschiedener Prozessvarianten.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Kennzeichnet die Erstellung und Buchung des Verkaufsrechnungsdokuments im System. In Dynamics 365 ist dies eine explizite Transaktion, durch die ein rechtsgültiges Dokument und Finanzbuchungen im Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung entstehen.

Warum das wichtig ist

Damit beginnt offiziell der Abrechnungszyklus einer Rechnung. Dieses wichtige Ereignis dient dazu, den Days Sales Outstanding (DSO) und die Gesamtdauer des Prozesses zu verfolgen.

Kennzeichnet den Abschluss der internen Prüfung und die formelle Genehmigung der Rechnung. Das Ereignis wird vom Dynamics-365-Workflow-System protokolliert und zeigt an, dass die Rechnung an den Kunden gesendet werden kann.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein dient zur Messung der Durchlaufzeit der Genehmigung. Verzögerungen in dieser Phase können die Zeit bis zum Zahlungseingang direkt verlängern.

Diese Aktivität kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem die Rechnung elektronisch oder postalisch an den Kunden übermittelt wurde. In Dynamics 365 kann dies als eigenes Ereignis erfasst werden, wenn der Versand über die System-E-Mail erfolgt. Ist keine spezielle Nachverfolgung eingerichtet, lässt sich der Zeitpunkt aus der Buchung ableiten.

Warum das wichtig ist

Damit wird die Effizienz der Rechnungszustellung gemessen. Eine Verzögerung zwischen Genehmigung und Versand verlängert den Zahlungszyklus unnötig.

Ein berechnetes Ereignis, das eintritt, wenn die Rechnung fällig ist und noch nicht vollständig bezahlt wurde. Es entspricht keiner Transaktion im System, sondern wird aus vorhandenen Daten abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis ist wichtig, um die Pünktlichkeit von Zahlungen zu analysieren und Rechnungen zu erkennen, die überfällig werden. Es markiert den Beginn von Maßnahmen zum Forderungseinzug und des Mahnprozesses.

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung eines Journaleintrags zur Erfassung einer Kundenzahlung. Sie zeigt an, dass Geld eingegangen ist, aber noch keiner bestimmten Rechnung zugeordnet wurde.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Ausgangspunkt für die Messung der Durchlaufzeit bis zur Zahlungszuordnung. So lässt sich der Zahlungseingang vom Abgleich mit offenen Rechnungen unterscheiden.

Kennzeichnet den Ausgleich einer Kundenzahlung mit einer bestimmten Rechnung, wodurch sich deren offener Saldo verringert. In Dynamics 365 ist dies ein eigener Schritt, der die Zahlungstransaktion mit der Rechnungstransaktion verknüpft.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein ermöglicht eine genaue Berechnung des DSO und zeigt, wie effizient das Team für Zahlungszuordnungen arbeitet. Er markiert den Zeitpunkt, an dem die Zahlung vollständig mit dem Rechnungsbetrag abgeglichen ist.

Diese Aktivität kennzeichnet den Endstatus einer Rechnung. Ihr Saldo beträgt null, weil sie vollständig bezahlt oder durch Gutschriften ausgeglichen wurde. Es handelt sich nicht um eine direkte Transaktion, sondern um einen aus dem Finanzstatus der Rechnung abgeleiteten Zustand.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis zeigt den erfolgreichen Abschluss des Order-to-Cash-Zyklus für eine einzelne Rechnung an. Die Zeit bis zu diesem Zustand ist eine zentrale Kennzahl für die Gesamteffizienz des Prozesses.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining zeigt Ihre tatsächlichen Abrechnungsprozesse im Detail. Sie sehen, wo Verzögerungen entstehen, warum häufig manuelle Anpassungen nötig sind und wie sich Prozessvarianten auf die Effizienz auswirken. So werden Engpässe wie langsame Rechnungsfreigaben und umfangreiche Nacharbeiten sichtbar, die in Standardberichten oft verborgen bleiben. Diese Erkenntnisse zeigen den tatsächlichen Prozessablauf und machen konkrete Verbesserungsbereiche erkennbar.

Für die Analyse von Order to Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung benötigen Sie in der Regel Event Logs zu Rechnungserstellung, Genehmigung, Versand und Zahlungszuordnung. Zu den wichtigsten Daten gehören die Rechnungsnummer als Case-ID, die Aktivitätsnamen und die Timestamps der einzelnen Ereignisse. Benutzerinformationen und zugehörige Auftragsdetails können die Analyse ergänzen.

Je nach Systemkonfiguration und Process-Mining-Lösung lassen sich Daten aus Dynamics 365 mit Standard-Berichtswerkzeugen, direkten Datenbankabfragen oder API-Integrationen extrahieren. Ziel ist es, Event Logs zu erfassen, die jeden relevanten Schritt und den zugehörigen Timestamp für jede Rechnung enthalten. Die Extraktion erfolgt in der Regel schreibgeschützt und beeinträchtigt den laufenden Betrieb nicht.

Erste Erkenntnisse lassen sich oft innerhalb weniger Wochen gewinnen, nachdem die Daten erfolgreich extrahiert und in das Process-Mining-Tool übernommen wurden. Wie lange es dauert, hängt von der Datenqualität, der Komplexität und den verfügbaren Analysekapazitäten ab. Bedeutende, umsetzbare Erkenntnisse zeigen sich in der Regel innerhalb der ersten ein bis zwei Monate.

Typische Verbesserungen sind kürzere Durchlaufzeiten bei der Rechnungserstellung, weniger manuelle Anpassungen und ein niedrigerer Days Sales Outstanding (DSO). Durch die Optimierung von Abläufen wie Rechnungsfreigabe und -zustellung können Unternehmen die Genauigkeit der Zahlungszuordnung erhöhen und Ressourcen in der Abrechnungsabteilung effizienter einsetzen. Das führt zu deutlichen betrieblichen und finanziellen Vorteilen.

Nein. Process Mining beeinträchtigt den laufenden Betrieb in der Regel nicht. Analysiert werden historische Daten aus Ihrem Dynamics-365-System, nicht laufende Transaktionen oder Prozesse. Die Methoden zur Datenextraktion sind üblicherweise darauf ausgelegt, die Systemleistung möglichst wenig zu beeinflussen. Die Analyse erfolgt offline und sichert so die Geschäftskontinuität.

Ja. Process Mining visualisiert alle tatsächlichen Prozessvarianten und zeigt Abweichungen vom vorgesehenen Standard. Anhand dieser nicht konformen oder ineffizienten Abläufe erkennen Sie genau, wo eine Standardisierung am dringendsten erforderlich ist. Die datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, optimale Prozesse weiterzuentwickeln und konsequent umzusetzen. So sinkt der Nacharbeitsaufwand und die Einhaltung der Vorgaben verbessert sich.

Beenden Sie Verzögerungen bei der Abrechnung: Optimieren Sie noch heute Ihren Order-to-Cash- und Rechnungsstellungsprozess

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