> Cải tiến quy trình liên tục > Order to Cash lập hóa đơn và xuất hóa đơn > Microsoft Dynamics 365

Cải thiện quy trình Order to Cash - Lập hóa đơn và xuất hóa đơn

Hướng dẫn 6 bước tối ưu quy trình lập hóa đơn và xuất hóa đơn trong Dynamics 365.

Tải mẫu dữ liệu

Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn

Microsoft Dynamics 365

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(10)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quy trình lập hóa đơn và xuất hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365

Quy trình xử lý hóa đơn thường bị chậm và phát sinh vấn đề đối soát, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Nền tảng của chúng tôi giúp bạn nhanh chóng tìm ra điểm nghẽn và khâu kém hiệu quả trong quy trình lập hóa đơn, xuất hóa đơn. Tìm hiểu cách cải thiện vận hành, rút ngắn số ngày thu tiền bình quân (DSO) và nắm rõ hơn tình hình tài chính.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên tối ưu quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn?

Quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính, dòng tiền, lợi nhuận và mức độ hài lòng của khách hàng. Quy trình lập hóa đơn kém hiệu quả, nhất là trên hệ thống phức tạp như Microsoft Dynamics 365, có thể gây ra nhiều vấn đề: thanh toán chậm, số ngày thu tiền bán hàng (DSO) tăng, sai sót khi đối soát và khách hàng không hài lòng. Những vấn đề này vừa làm vốn lưu động bị ứ đọng, vừa tiêu tốn tài nguyên cho việc nhắc thanh toán và xử lý tranh chấp thủ công. Tối ưu quy trình quan trọng này không chỉ nhằm giảm chi phí. Mục tiêu còn là ghi nhận doanh thu sớm hơn, dự báo tài chính chính xác hơn và nâng cao hiệu quả vận hành. Muốn tìm và loại bỏ những khâu kém hiệu quả khó nhận thấy, vốn tồn tại ở nhiều doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ luồng hóa đơn thực tế từ lúc tạo đến khi thanh toán xong.

Process mining giúp phân tích quy trình lập hóa đơn và xuất hóa đơn như thế nào?

Process mining giúp bạn cải thiện đáng kể chu trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365. Thay vì dựa vào giả định hoặc lời kể, process mining trích xuất dữ liệu sự kiện trực tiếp từ phân hệ sổ cái tài chính (GL) của Microsoft Dynamics 365. Công cụ dựng lại hành trình thực tế của từng hóa đơn và trực quan hóa quy trình dựa trên dữ liệu. Nhờ đó, bạn có thể xác định chính xác điểm nghẽn, các vòng xử lý lại và những chỗ lệch khỏi luồng quy trình dự kiến. Chẳng hạn, bạn có thể tìm hiểu vì sao hóa đơn bị chậm từ bước "Hóa đơn được phê duyệt" đến "Gửi hóa đơn cho khách hàng", hoặc tìm nguyên nhân khiến thời gian đối soát thanh toán kéo dài sau bước "Đã nhận thanh toán từ khách hàng". Dựa trên dữ liệu thực tế, bạn hiểu rõ quy trình hiện tại và có cơ sở để quyết định cách cải tiến, đồng thời trả lời những câu hỏi quan trọng như "làm thế nào để rút ngắn chu kỳ Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn".

Những điểm cần cải thiện mà process mining phát hiện

Khi áp dụng process mining vào dữ liệu lập hóa đơn và xuất hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, bạn có thể thấy rõ một số điểm cần cải thiện:

Hiệu quả tạo và phê duyệt hóa đơn: Tìm các khoảng chậm trễ giữa lúc hoàn tất đơn hàng bán và lúc tạo hóa đơn, hoặc xác định điểm nghẽn trong quy trình làm việc phê duyệt hóa đơn khiến toàn bộ chu kỳ kéo dài.
Thời gian gửi hóa đơn: Phân tích thời gian hóa đơn đến tay khách hàng sau khi được phê duyệt, từ đó tìm ra vấn đề trong cách gửi hoặc kênh liên lạc.
Hành vi thanh toán và tuân thủ: Tìm hiểu thói quen thanh toán của khách hàng, hiệu quả của các lời nhắc thanh toán và những hóa đơn thường xuyên quá hạn. Thông tin này giúp bạn quản lý rủi ro tín dụng và bảo đảm tuân thủ.
Ghi nhận và đối soát tiền thanh toán: Tinh gọn các bước thường phức tạp từ khi nhận tiền của khách hàng đến khi ghi nhận và đối soát xong, giảm công việc thủ công và tỷ lệ sai sót.
Xử lý lại và trường hợp ngoại lệ: Tự động phát hiện hóa đơn được sửa, phê duyệt lại hoặc gửi lại, đồng thời đo lường chi phí và ảnh hưởng của các trường hợp này đến hiệu quả quy trình.

Kết quả kỳ vọng khi tối ưu quy trình lập hóa đơn

Khi áp dụng process mining có trọng tâm vào quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, bạn có thể đạt được những lợi ích rõ ràng, đo lường được:

Giảm số ngày thu tiền bán hàng (DSO): Gửi hóa đơn sớm hơn, tinh gọn khâu phê duyệt và cải thiện việc thu tiền giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuyển doanh số thành tiền mặt.
Cải thiện dòng tiền và vốn lưu động: Thu tiền nhanh hơn giúp tăng vốn lưu động, tạo thêm sự linh hoạt và ổn định về tài chính.
Tăng độ chính xác khi lập hóa đơn: Tìm và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của sai sót giúp hóa đơn chính xác hơn, giảm tranh chấp và bớt công việc hành chính.
Nâng cao hiệu quả vận hành: Tự động hóa tác vụ thủ công và bỏ các bước không cần thiết giúp đội ngũ tài chính tập trung vào công việc có tính chiến lược thay vì liên tục xử lý vấn đề phát sinh.
Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán: Quy trình rõ ràng, minh bạch giúp bạn tuân thủ chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, đồng thời đơn giản hóa việc kiểm toán.

Bắt đầu tối ưu quy trình lập hóa đơn

Process mining giúp bạn không còn phải phỏng đoán mà có thể cải thiện cụ thể quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. Bằng cách trực quan hóa và phân tích luồng sự kiện thực tế từ dữ liệu Microsoft Dynamics 365, bạn sẽ biết nên tập trung cải tiến ở đâu để tạo ra tác động lớn nhất. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách tìm hiểu cách hóa đơn thực sự đi qua từng bước, từ đó xây dựng hoạt động lập hóa đơn hiệu quả, chính xác và vững vàng hơn về tài chính.

Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn quản lý hóa đơn các khoản phải thu tối ưu dòng tiền xử lý thanh toán Giảm DSO phòng tài chính độ chính xác khi lập hóa đơn tuân thủ quy định tài chính đối soát hóa đơn O2C Quản lý doanh thu Chu kỳ lập hóa đơn

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Hóa đơn được tạo chậm sau khi hoàn tất đơn hàng bán khiến doanh thu được ghi nhận muộn và số ngày thu tiền bán hàng (DSO) kéo dài. Điều này gây áp lực lên dòng tiền và làm giảm độ chính xác của báo cáo tài chính, nhất là khi bỏ lỡ các mốc lập hóa đơn theo hợp đồng. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện trong Microsoft Dynamics 365 để xác định chính xác khâu nào và nguyên nhân nào khiến việc tạo hóa đơn bị chậm sau khi hoàn tất đơn hàng. Công cụ cho thấy điểm nghẽn, hạn chế về tài nguyên hoặc vấn đề hệ thống trong quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn, giúp bạn cải thiện đúng trọng tâm để đẩy nhanh việc lập hóa đơn.

Quy trình làm việc phê duyệt hóa đơn thủ công hoặc phức tạp gây chậm trễ đáng kể, ảnh hưởng đến thời điểm gửi hóa đơn và việc thu tiền sau đó. Thời gian phê duyệt không đồng đều giữa các phòng ban hoặc người dùng khiến chu trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn khó dự đoán. ProcessMind sơ đồ hóa các luồng phê duyệt hóa đơn thực tế trong Microsoft Dynamics 365, giúp bạn xác định bước hoặc người phê duyệt cụ thể gây ra điểm nghẽn. Công cụ cũng phát hiện những chỗ lệch khỏi quy trình chuẩn, qua đó chỉ ra cơ hội tinh gọn quy trình làm việc và áp dụng thời hạn phê duyệt nhất quán để nâng cao hiệu quả.

Hóa đơn gửi đến khách hàng bị chậm hoặc không đến nơi, dù gửi điện tử hay bản giấy, sẽ trực tiếp dẫn đến thanh toán trễ và tăng số ngày thu tiền bán hàng (DSO). Nguyên nhân thường là thông tin liên hệ khách hàng không chính xác hoặc cách gửi hóa đơn kém hiệu quả trong quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. ProcessMind phân tích dữ liệu sự kiện để theo dõi hoạt động "Gửi hóa đơn cho khách hàng" và các sự kiện thanh toán tiếp theo, rồi đối chiếu thời gian chậm trễ với phương thức gửi hoặc nhóm khách hàng cụ thể. Công cụ giúp bạn tối ưu kênh phân phối hóa đơn và cách liên lạc trong Microsoft Dynamics 365, rút ngắn thời gian chờ thanh toán.

Số ngày thu tiền bán hàng (DSO) kéo dài cho thấy khách hàng thanh toán hóa đơn muộn hơn đáng kể so với ngày đến hạn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và vốn lưu động. Đây thường là dấu hiệu cho thấy chiến lược thu hồi công nợ trong quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn có vấn đề, hoặc hóa đơn chưa chính xác. ProcessMind trực quan hóa vòng đời từng hóa đơn, từ lúc tạo đến khi đối soát thanh toán trong Microsoft Dynamics 365, giúp bạn tìm các hóa đơn thường xuyên quá hạn. Công cụ phát hiện những yếu tố như nhóm khách hàng hoặc loại hóa đơn góp phần làm DSO tăng cao, để bạn có thể tập trung thu hồi công nợ và điều chỉnh chính sách.

Việc thường xuyên phải điều chỉnh, sửa lỗi hoặc xử lý lại hóa đơn sau khi tạo cho thấy quy trình lập hóa đơn có sai sót hoặc chưa hiệu quả. Tình trạng này tiêu tốn tài nguyên, tăng chi phí vận hành và tạo thêm nguy cơ sai sót trong chu trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. ProcessMind theo dõi các hoạt động như "Hóa đơn được phê duyệt" hoặc "Đã ghi sổ khoản thanh toán" để tìm ra thời điểm và nguyên nhân phát sinh điều chỉnh thủ công trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ làm rõ nguyên nhân gốc rễ, dù là lỗi nhập dữ liệu, cấu hình hệ thống chưa đúng hay sai lệch quy trình, giúp bạn khắc phục có hệ thống và tự động hóa.

Khó theo dõi và xác định chính xác thời gian ghi nhận khoản thanh toán của khách hàng cho hóa đơn chưa thanh toán, rồi đối soát khoản tiền đó trên sổ cái, có thể khiến số dư tiền mặt không chính xác và khách hàng không hài lòng. Việc thiếu minh bạch này cản trở quản lý dòng tiền hiệu quả trong quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. ProcessMind sơ đồ hóa luồng từ "Đã nhận thanh toán từ khách hàng" đến "Đã ghi sổ khoản thanh toán" và "Đã ghi nhận/đối soát tiền" trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ cho thấy các chậm trễ, điểm nghẽn hoặc bước không cần thiết trong quy trình ghi nhận thanh toán, giúp bạn tinh gọn hoạt động đối soát và dự báo dòng tiền chính xác hơn.

Không áp dụng nhất quán điều khoản thanh toán cho khách hàng hoặc khu vực có thể khiến doanh nghiệp mất khoản thu từ phí trả chậm và khó dự báo chính xác dòng tiền vào. Sự thiếu nhất quán này làm suy yếu kỷ luật tài chính và gây khó khăn cho việc dự báo dòng tiền của bộ phận Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. ProcessMind phân tích các sự kiện "Đến ngày thanh toán" và "Đã nhận thanh toán từ khách hàng" của từng hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, rồi so sánh ngày thanh toán thực tế với điều khoản đã quy định. Công cụ xác định khách hàng, điều khoản hoặc khu vực nào thường không tuân thủ, giúp bạn áp dụng chính sách phù hợp hoặc chủ động trao đổi với khách hàng.

Nhắc thanh toán không hiệu quả hoặc không đúng lúc khiến số hóa đơn quá hạn tăng và kéo dài chu kỳ thu hồi công nợ. Ngược lại, nhắc quá thường xuyên hoặc không chính xác có thể làm khách hàng khó chịu và ảnh hưởng đến mối quan hệ trong chu trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. ProcessMind kiểm tra thời điểm và thứ tự các hoạt động "Đã gửi nhắc thanh toán" so với "Đến ngày thanh toán" và "Đã nhận thanh toán từ khách hàng" trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ giúp tìm ra cách nhắc phù hợp, phát hiện trường hợp bỏ sót hoặc gửi thông báo quá nhiều, từ đó nâng cao hiệu quả nhắc nợ và trải nghiệm khách hàng.

Khoản thanh toán của khách hàng không khớp với hóa đơn chưa thanh toán, hoặc tiền nhận được bị đối soát chậm với các bút toán trên sổ cái, sẽ tạo tồn đọng và đòi hỏi nhiều công sức xử lý thủ công. Điều này ảnh hưởng đến tính chính xác của hồ sơ tài chính và hiệu quả quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. ProcessMind theo dõi toàn bộ luồng từ "Đã nhận thanh toán từ khách hàng" đến "Đã ghi nhận/đối soát tiền" và "Đã đóng hóa đơn" trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ chỉ ra các trường hợp ghi nhận chưa đầy đủ, thanh toán một phần cần nhiều bút toán hoặc có sai lệch, giúp tìm nguyên nhân gốc rễ và tinh gọn quy trình làm việc đối soát.

Các bước đi chệch khỏi luồng quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn đã được chuẩn hóa, thường do can thiệp thủ công tùy tình huống hoặc cách xử lý tạm, có thể làm giảm hiệu quả và tăng rủi ro tuân thủ. Những biến thể ngoài kế hoạch này khó phát hiện và đo lường, khiến hiệu suất thiếu nhất quán. ProcessMind tự động tìm tất cả luồng thực tế của hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, từ "Đã tạo hóa đơn" đến "Đã đóng hóa đơn". Công cụ trực quan hóa các luồng phổ biến và biến thể, đồng thời đo tần suất và ảnh hưởng của từng luồng, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn, giảm sai lệch.

Một số người dùng hoặc phòng ban liên tục trở thành điểm nghẽn trong quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn, làm chậm các hoạt động quan trọng như phê duyệt, gửi hóa đơn hoặc đối soát thanh toán. Khối lượng công việc phân bổ không đồng đều làm giảm năng suất chung và tăng áp lực cho nhân viên. ProcessMind phân tích thời lượng hoạt động và người được giao việc trong nhật ký sự kiện Microsoft Dynamics 365, dựa trên các thuộc tính như "Người dùng chịu trách nhiệm" và "Bộ phận lập hóa đơn". Công cụ xác định nơi công việc bị dồn ứ và những người thường xuyên quá tải, cung cấp dữ liệu để bạn phân bổ tài nguyên hợp lý hơn và cải thiện luồng quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Rút ngắn thời gian từ khi hoàn tất đơn hàng bán đến khi tạo hóa đơn sẽ tác động trực tiếp đến dòng tiền và mức độ hài lòng của khách hàng. Giảm chậm trễ giúp khách hàng nhận hóa đơn sớm, hạn chế tranh chấp và đẩy nhanh chu kỳ thanh toán. Mục tiêu này tập trung rút ngắn thời gian tạo hóa đơn sau khi đáp ứng đủ các điều kiện hoàn tất đơn hàng. ProcessMind trực quan hóa toàn bộ quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, đồng thời cho thấy chính xác thời gian từ "Đơn hàng bán đã hoàn tất" đến "Đã tạo hóa đơn". Khi xác định được điểm nghẽn và khác biệt trong khâu bàn giao quan trọng này, bạn có thể tìm nguyên nhân gây chậm trễ, chẳng hạn như thao tác của người dùng hoặc cấu hình hệ thống, rồi triển khai cải tiến phù hợp để tạo hóa đơn nhanh hơn.

Phê duyệt hóa đơn chậm và thiếu nhất quán có thể kéo dài đáng kể toàn bộ chu trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn, làm tăng số ngày thu tiền bán hàng (DSO). Quy trình phê duyệt tinh gọn giúp hóa đơn hoàn tất các bước kiểm tra cần thiết mà không bị giữ lại vô ích, đồng thời được gửi đến khách hàng sớm hơn. ProcessMind sơ đồ hóa mọi luồng phê duyệt hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, cho thấy thời lượng thực tế và các bước hoặc cá nhân gây chậm trễ. Bằng cách phân tích thời gian chu kỳ và các vòng xử lý lại của hoạt động "Hóa đơn được phê duyệt", doanh nghiệp có thể thiết kế lại quy trình làm việc phê duyệt, áp dụng tự động hóa khi phù hợp và rút ngắn thời gian phê duyệt đến 30%, qua đó đẩy nhanh quá trình chuyển doanh thu thành tiền mặt.

Gửi hóa đơn đến khách hàng đúng lúc qua các kênh phù hợp là yếu tố quan trọng để nhận thanh toán đúng hạn. Cách gửi kém hiệu quả có thể khiến thanh toán chậm, khách hàng phải hỏi thêm và khối lượng công việc hành chính tăng. Mục tiêu này là tối ưu cách gửi và nhận hóa đơn, qua đó cải thiện trải nghiệm khách hàng. ProcessMind phân tích hành trình từ "Đã tạo hóa đơn" đến "Gửi hóa đơn cho khách hàng", giúp bạn xác định các phương thức gửi phổ biến cùng những chậm trễ hoặc tỷ lệ gửi thất bại liên quan trong quy trình Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn. Công cụ có thể chỉ ra kênh hoặc bước kém hiệu quả, giúp bạn tối ưu cách gửi, chẳng hạn như tự động gửi email hoặc tích hợp với nền tảng hóa đơn điện tử. Nhờ đó, khách hàng nhận hóa đơn nhanh hơn và bạn cần ít lần nhắc lại hơn.

DSO cao cho thấy doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn để thu các khoản phải thu, ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền và vốn lưu động. Mục tiêu này tập trung giảm số ngày trung bình khách hàng cần để thanh toán sau khi nhận hóa đơn, qua đó cải thiện khả năng thanh khoản và sự ổn định tài chính. ProcessMind cung cấp cái nhìn xuyên suốt hành trình thu tiền, từ "Gửi hóa đơn cho khách hàng" đến "Nhận thanh toán từ khách hàng" trong Microsoft Dynamics 365. Bằng cách phân tích hành vi thanh toán thực tế, xác định các điểm thường gây chậm trễ và hiểu tác động của từng điều khoản thanh toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biện pháp phù hợp, chẳng hạn tối ưu quy trình nhắc nợ hoặc giảm giá cho khách thanh toán sớm, để giảm đáng kể DSO.

Việc thường xuyên điều chỉnh và làm lại hóa đơn thủ công gây tốn kém, dễ phát sinh lỗi và làm giảm hiệu quả. Mục tiêu này giúp xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của những thao tác thủ công đó, từ đó tạo hóa đơn chính xác hơn, giảm chi phí vận hành và rút ngắn thời gian xử lý trong chu trình Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind trực quan hóa mọi biến thể quy trình, làm nổi bật các vòng lặp và hoạt động cho thấy có việc làm lại thủ công, chẳng hạn sự kiện "Hóa đơn được duyệt" hoặc "Hóa đơn được điều chỉnh" lặp lại trong Microsoft Dynamics 365. Bằng cách phân tích nhật ký sự kiện, bạn có thể xác định việc làm lại xảy ra ở đâu và vì sao, tìm ra vấn đề tiềm ẩn về chất lượng dữ liệu hoặc cấu hình hệ thống, rồi tự động hóa các tác vụ lặp lại để giảm đáng kể công sức thủ công.

Hạch toán tiền thu chính xác và kịp thời rất quan trọng để lập báo cáo tài chính đúng, đối chiếu tài khoản khách hàng và giảm sai lệch có thể khiến khách hàng không hài lòng. Mục tiêu này tập trung hạn chế lỗi khi ghi nhận khoản thanh toán vào đúng hóa đơn và tài khoản sổ cái. ProcessMind theo dõi luồng từ hoạt động "Nhận thanh toán từ khách hàng" đến "Ghi nhận thanh toán vào sổ cái" và "Hạch toán/đối chiếu tiền thu" trong Microsoft Dynamics 365. Nền tảng cho thấy các dạng sai lệch, vấn đề đối chiếu thường gặp và tác động của thao tác thủ công. Nhờ đó, bạn có thể chuẩn hóa quy trình, tự động hóa quy tắc đối sánh và cải thiện đào tạo để hạch toán tiền thu chính xác hơn.

Không tuân thủ nhất quán các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận có thể khiến dòng tiền khó dự đoán, tăng công sức thu hồi công nợ và ảnh hưởng đến quan hệ với khách hàng. Mục tiêu này giúp đảm bảo các hoạt động thu tiền, bao gồm gửi nhắc thanh toán và nhắc nợ, luôn phù hợp với điều khoản quy định cho từng hóa đơn. ProcessMind đối chiếu thuộc tính "Ngày đến hạn" với sự kiện "Nhận thanh toán từ khách hàng" cho từng số hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, qua đó xác định các khoản thanh toán không đúng điều khoản. Nền tảng giúp phân tích ảnh hưởng của từng điều khoản đến hành vi thanh toán thực tế và tìm ra các bước trong quy trình, chẳng hạn thời điểm "Gửi nhắc thanh toán", để đảm bảo việc theo dõi được thực hiện nhất quán và hiệu quả.

Quy trình nhắc nợ và nhắc thanh toán kém hiệu quả có thể kéo dài thời gian thanh toán và làm tăng DSO. Mục tiêu này tập trung điều chỉnh thời điểm, tần suất và nội dung nhắc thanh toán để khuyến khích khách hàng trả đúng hạn mà không làm ảnh hưởng đến quan hệ với họ. ProcessMind lập sơ đồ chuỗi sự kiện liên quan đến hoạt động "Đến ngày thanh toán" và "Gửi nhắc thanh toán" cho từng số hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365. Bằng cách phân tích ảnh hưởng của các cách nhắc khác nhau đến tốc độ thanh toán, bạn có thể xác định trình tự nhắc nợ phù hợp, tự động gửi nhắc đúng lúc và giảm công sức thu hồi công nợ thủ công, từ đó đẩy nhanh thanh toán.

Các biến thể ngoài kế hoạch hoặc không theo chuẩn trong chu trình Order to Cash - Billing & Invoicing gây kém hiệu quả, tạo rủi ro về tuân thủ và khiến việc mở rộng vận hành trở nên khó khăn. Mục tiêu này giúp xác định những sai lệch đó và đưa quy trình trở lại luồng hiệu quả, tuân thủ nhất. ProcessMind tự động tìm ra mọi luồng quy trình thực tế của hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365 và đối chiếu với luồng chuẩn mong muốn. Bằng cách xác định nơi xảy ra và nguyên nhân của những sai lệch như "điều chỉnh thủ công" hoặc vòng lặp bất thường, doanh nghiệp có thể áp dụng cách làm tốt nhất, tinh gọn quy trình làm việc và đảm bảo mọi hóa đơn đi theo luồng hiệu quả, tuân thủ nhất, qua đó tăng tính ổn định của quy trình.

Điểm nghẽn về nguồn lực trong bộ phận lập hóa đơn có thể làm chậm toàn bộ quy trình Order to Cash - Billing & Invoicing, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần nhân viên. Mục tiêu này giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả, xác định khu vực quá tải và tinh gọn quy trình làm việc để hoạt động diễn ra suôn sẻ. ProcessMind phân tích thời lượng hoạt động và cách phân bổ nguồn lực, xác định người dùng hoặc bộ phận nào đang quá tải hay gây ra điểm nghẽn dựa trên thuộc tính "Người phụ trách". Bằng cách trực quan hóa cách sử dụng nguồn lực trong Microsoft Dynamics 365, bạn có thể cân bằng lại khối lượng công việc, tự động hóa tác vụ thường lệ và cải tiến quy trình để dành nguồn lực cho những hoạt động có giá trị cao hơn, qua đó tăng năng suất xử lý.

Lộ trình cải tiến 6 bước cho Order to Cash - Billing & Invoicing

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Lấy mẫu Excel dành riêng cho dữ liệu Order to Cash - Billing & Invoicing từ Microsoft Dynamics 365. Mẫu này cung cấp cấu trúc phù hợp cho dữ liệu quy trình của bạn.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng mẫu có sẵn giúp dữ liệu nhất quán và chính xác, đơn giản hóa các bước phân tích tiếp theo và giúp bạn nhanh chóng tìm ra thông tin hữu ích.

Kết quả dự kiến

Mẫu trích xuất dữ liệu có thể dùng ngay, được thiết kế riêng cho quy trình Order to Cash - Billing & Invoicing trong D365.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Tìm điểm nghẽn trong quy trình lập hóa đơn trên Dynamics 365

ProcessMind cho thấy quy trình lập hóa đơn và xuất hóa đơn thực tế trong Microsoft Dynamics 365 diễn ra như thế nào. Trực quan hóa từng bước, tìm ra các khâu chậm trễ và xác định vấn đề đối soát để cải thiện dòng tiền, rút ngắn DSO.

Trực quan hóa toàn bộ quy trình lập hóa đơn
Xác định khâu xử lý hóa đơn bị chậm
Nhanh chóng tìm ra vấn đề đối soát
Rút ngắn số ngày thu tiền bình quân (DSO)

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Doanh nghiệp đạt được gì với Order to Cash - Billing & Invoicing

Đây là những cải thiện thường thấy khi tối ưu quy trình Order to Cash, cụ thể là Billing & Invoicing trong Microsoft Dynamics 365. Khi dùng số hóa đơn làm mã định danh hồ sơ để phân tích, doanh nghiệp có thể tìm ra thông tin hữu ích nhằm cải thiện hiệu quả quy trình.

0 %

Tạo hóa đơn nhanh hơn

Giảm thời gian trung bình để lập hóa đơn

Rút ngắn thời gian tạo hóa đơn sau khi hoàn tất đơn hàng, giúp chu kỳ lập hóa đơn nhanh hơn và hoạt động hiệu quả hơn.

0 days

Tinh gọn quy trình phê duyệt hóa đơn

Đẩy nhanh quy trình phê duyệt

Rút ngắn thời gian phê duyệt hóa đơn trung bình, loại bỏ điểm nghẽn và giúp hóa đơn sẵn sàng gửi cho khách hàng sớm hơn.

0 days

Giảm số ngày phải thu

Nâng cao hiệu quả thu tiền

Giảm số ngày trung bình cần để thu tiền từ khách hàng, qua đó cải thiện đáng kể dòng tiền và việc quản lý vốn lưu động.

0 %

Giảm việc làm lại hóa đơn

Hạn chế điều chỉnh thủ công

Giảm tỷ lệ hóa đơn cần chỉnh sửa hoặc gửi lại, tăng tỷ lệ hoàn tất đúng ngay lần đầu và giảm chi phí vận hành.

0 %

Tăng mức độ tuân thủ quy trình

Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn

Tăng tỷ lệ hóa đơn đi đúng luồng quy trình đã quy định, giảm sai lệch và giúp sẵn sàng hơn cho kiểm toán cũng như đáp ứng yêu cầu tuân thủ.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua những lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của từng hóa đơn khách hàng, được dùng làm mã định danh hồ sơ chính cho quy trình lập hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất cần thiết để theo dõi toàn bộ vòng đời hóa đơn, phân tích hiệu quả quy trình, điểm nghẽn và sai lệch của từng chứng từ lập hóa đơn.

Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích tác động tài chính. Bạn có thể lọc và phân nhóm quy trình theo giá trị tiền tệ để ưu tiên hóa đơn giá trị cao và tìm hiểu cách xử lý riêng của chúng.

Tên khách hàng được xuất hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân nhóm phân tích quy trình theo khách hàng, giúp nhận diện hành vi, thói quen thanh toán hoặc vấn đề trong quy trình của từng khách hàng.

Người dùng hoặc nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo từng tài nguyên, giúp xác định điểm nghẽn, đo lường hiệu suất cá nhân hoặc nhóm và phân tích cách phân bổ khối lượng công việc trong bộ phận lập hóa đơn.

Phòng ban gắn với người dùng hoặc hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích hiệu suất ở cấp tổ chức, so sánh hiệu quả giữa các nhóm và tìm hiểu tác động của việc bàn giao giữa các phòng ban đến quy trình.

Ngày khách hàng dự kiến thanh toán hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc chuẩn để đo lường hiệu quả thanh toán. Thuộc tính này cần thiết để tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và phân tích mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán của khách hàng.

Trạng thái hiện tại của hóa đơn trong vòng đời xử lý (ví dụ: Chưa thanh toán, Đã thanh toán, Đã hủy).

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết nhanh tình trạng hiện tại của hóa đơn, hữu ích khi lọc các trường hợp và tìm hiểu kết quả của những biến thể quy trình khác nhau.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Đây là thời điểm chứng từ hóa đơn bán hàng được tạo và ghi sổ trong hệ thống. Đây là giao dịch cụ thể trong Dynamics 365, tạo chứng từ pháp lý và các bút toán tài chính trong sổ phụ các khoản phải thu.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời lập hóa đơn. Sự kiện này rất quan trọng để theo dõi số ngày phải thu (DSO) và tổng thời lượng quy trình.

Đánh dấu thời điểm hoàn tất quy trình rà soát nội bộ và hóa đơn được phê duyệt chính thức. Hệ thống workflow của Dynamics 365 ghi nhận sự kiện này, cho biết hóa đơn đã sẵn sàng gửi cho khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để đo thời gian phê duyệt. Chậm trễ ở bước này có thể trực tiếp kéo dài thời gian khách hàng thanh toán.

Hoạt động này đánh dấu thời điểm hóa đơn được gửi cho khách hàng bằng phương thức điện tử hoặc bản giấy. Trong Dynamics 365, hệ thống có thể ghi nhận sự kiện cụ thể nếu gửi qua email; nếu không bật tính năng theo dõi riêng, thời điểm này có thể được suy ra từ lúc ghi sổ hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đo hiệu quả của quy trình gửi hóa đơn. Hóa đơn bị chậm gửi sau khi phê duyệt sẽ kéo dài chu kỳ thanh toán không cần thiết.

Đây là sự kiện được tính toán, xảy ra khi đến hạn thanh toán hóa đơn mà khoản thanh toán vẫn chưa được hạch toán đầy đủ. Hoạt động này không tương ứng với giao dịch nào trong hệ thống mà được suy ra từ dữ liệu hiện có.

Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này rất quan trọng để phân tích tỷ lệ thanh toán đúng hạn và xác định hóa đơn sắp quá hạn. Đây là mốc kích hoạt hoạt động thu hồi công nợ và nhắc nợ.

Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo bút toán nhật ký để ghi nhận khoản thanh toán nhận từ khách hàng. Sự kiện cho biết doanh nghiệp đã nhận tiền nhưng chưa hạch toán khoản tiền đó vào hóa đơn cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc bắt đầu đo thời gian hạch toán tiền thu. Mốc này giúp phân biệt thời điểm nhận tiền với thời điểm thực sự đối chiếu tiền vào các hóa đơn còn nợ.

Đây là bước đối trừ khoản thanh toán của khách hàng với một hóa đơn cụ thể, làm giảm số dư còn nợ của hóa đơn. Trong Dynamics 365, đây là bước riêng liên kết giao dịch thanh toán với giao dịch hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để tính DSO chính xác và hiểu hiệu quả của nhóm hạch toán tiền thu. Mốc này cho biết khoản thanh toán đã được đối chiếu đầy đủ với số tiền đã lập hóa đơn.

Hoạt động này đánh dấu trạng thái cuối cùng của hóa đơn, khi số dư bằng không vì hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ hoặc đối trừ bằng giấy báo có. Đây không phải giao dịch trực tiếp mà là trạng thái được suy ra từ tình hình tài chính của hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này cho biết chu trình Order to Cash của một hóa đơn đã hoàn tất thành công. Thời gian để đạt đến trạng thái này là thước đo chính về hiệu quả tổng thể của quy trình.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể cho biết điều gì về quy trình Order to Cash - Billing & Invoicing trong Dynamics 365?

Process mining cho bạn cái nhìn chi tiết về quy trình lập hóa đơn thực tế: chậm trễ xảy ra ở đâu, vì sao phải điều chỉnh thủ công thường xuyên và các biến thể quy trình ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả. Nền tảng giúp phát hiện những điểm nghẽn như phê duyệt hóa đơn chậm và phải làm lại nhiều lần, vốn thường không thể hiện trong báo cáo thông thường. Nhờ đó, bạn hiểu rõ luồng thực tế và xác định chính xác những điểm cần cải tiến.

Cần dữ liệu nào từ Microsoft Dynamics 365 để phân tích Order to Cash - Billing & Invoicing?

Để phân tích Order to Cash - Billing & Invoicing, bạn thường cần nhật ký sự kiện liên quan đến việc tạo, phê duyệt, gửi hóa đơn và hạch toán thanh toán. Dữ liệu chính gồm số hóa đơn làm mã định danh hồ sơ, tên hoạt động và dấu thời gian của từng sự kiện. Thông tin người dùng và chi tiết đơn hàng liên quan cũng có thể giúp phân tích sâu hơn.

Trích xuất dữ liệu từ Microsoft Dynamics 365 để process mining như thế nào?

Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ Dynamics 365 bằng công cụ báo cáo tiêu chuẩn, truy vấn cơ sở dữ liệu trực tiếp hoặc tích hợp API, tùy cấu hình hệ thống và giải pháp process mining. Mục tiêu là thu thập nhật ký sự kiện ghi lại từng bước liên quan và dấu thời gian của bước đó cho mỗi hóa đơn. Việc trích xuất thường chỉ đọc và không làm gián đoạn hoạt động đang diễn ra.

Sau bao lâu chúng tôi có thể thấy kết quả ban đầu từ dự án process mining cho quy trình lập hóa đơn?

Bạn thường có thể nhận được thông tin phân tích ban đầu trong vài tuần sau khi trích xuất và nạp dữ liệu thành công vào công cụ process mining. Thời gian cụ thể tùy thuộc vào chất lượng dữ liệu, độ phức tạp và nguồn lực dành cho việc phân tích. Những phát hiện có giá trị và có thể hành động thường xuất hiện trong một hoặc hai tháng đầu.

Process mining thường giúp cải thiện những gì trong Order to Cash - Billing & Invoicing?

Các cải thiện thường gặp gồm rút ngắn thời gian tạo hóa đơn, giảm điều chỉnh thủ công và giảm số ngày phải thu (DSO). Tối ưu các bước như phê duyệt và gửi hóa đơn giúp doanh nghiệp hạch toán tiền thu chính xác hơn và sử dụng nguồn lực của bộ phận lập hóa đơn hiệu quả hơn. Nhờ đó, hoạt động vận hành hiệu quả hơn và mang lại lợi ích tài chính.

Process mining có làm gián đoạn hoạt động Microsoft Dynamics 365 đang diễn ra không?

Không. Process mining thường không làm gián đoạn hoạt động. Nền tảng phân tích dữ liệu lịch sử được trích xuất từ Dynamics 365, không tương tác với giao dịch hay quy trình đang chạy. Các phương thức trích xuất dữ liệu thường được thiết kế để giảm thiểu ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống. Việc phân tích diễn ra ngoại tuyến, giúp hoạt động kinh doanh tiếp tục bình thường.

Process mining có giúp chuẩn hóa quy trình lập hóa đơn không?

Có. Process mining trực quan hóa mọi biến thể quy trình thực tế và làm nổi bật những điểm khác với quy trình chuẩn dự kiến. Khi thấy các luồng không tuân thủ hoặc kém hiệu quả, bạn có thể xác định chính xác nơi cần tập trung chuẩn hóa. Dữ liệu này giúp bạn điều chỉnh và áp dụng quy trình phù hợp, giảm việc làm lại và tăng mức độ tuân thủ.

Chấm dứt tình trạng chậm lập hóa đơn: Tối ưu Order to Cash và xuất hóa đơn ngay hôm nay

Rút ngắn 30% thời gian của chu kỳ lập hóa đơn và nắm rõ tình hình tài chính sớm hơn.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Dùng thử miễn phí trong 14 ngày.