Zlepšete proces od objednávky k platbě: fakturace a vystavování faktur

Rychlejší vystavení faktury po vyřízení prodejní objednávky přímo zlepšuje peněžní tok a spokojenost zákazníků. Když omezíte prodlevy, zákazníci dostanou faktury včas, což snižuje počet sporů a urychluje platby. Cílem je zkrátit dobu od splnění všech podmínek vyřízení objednávky do vytvoření faktury. ProcessMind zobrazí celý fakturační proces od objednávky po platbu v Microsoft Dynamics 365 a přesně změří dobu mezi událostmi „Prodejní objednávka vyřízena“ a „Faktura vystavena“. Odhalením úzkých míst a odchylek při tomto předání můžete najít příčiny zpoždění, například konkrétní činnosti uživatelů nebo nastavení systému, a cíleně urychlit vystavení faktur.

Nejednotné a pomalé schvalování faktur může výrazně prodloužit celý fakturační cyklus od objednávky po platbu a zvýšit dobu inkasa pohledávek (DSO). Zjednodušený proces zajistí, že faktury projdou potřebnými kontrolami bez zbytečných prodlev a rychleji se dostanou k zákazníkům. ProcessMind zmapuje všechny cesty schvalování faktur v Microsoft Dynamics 365, ukáže jejich skutečnou délku a určí konkrétní kroky nebo osoby, které způsobují zpoždění. Analýza doby cyklu a opakované práce u činnosti „Faktura schválena“ pomůže organizacím upravit workflow schvalování, vhodně zavést automatizaci a zkrátit dobu schvalování až o 30 %. Tím se přímo zrychlí přeměna pohledávek na hotovost.

Včasné doručení faktur zákazníkům vhodným způsobem je důležité pro rychlé platby. Neefektivní doručování může vést k prodlevám v platbách, dotazům zákazníků a vyšší administrativní zátěži. Cílem je zlepšit odesílání a doručování faktur a celkovou zkušenost zákazníků. ProcessMind analyzuje průběh od události „Faktura vystavena“ po „Faktura odeslána zákazníkovi“ a ve fakturačním procesu od objednávky po platbu určí běžné způsoby doručení i související prodlevy a chybovost. Odhalí neefektivní kanály nebo kroky, abyste mohli zlepšit doručování, například automatizovat rozesílání e-mailů nebo propojit systém s platformami pro elektronickou fakturaci. Zákazníci tak faktury dostanou rychleji a bude potřeba méně následných urgencí.

Vysoká hodnota Days Sales Outstanding (DSO) znamená, že společnosti trvá déle inkasovat pohledávky, což negativně ovlivňuje cash flow a provozní kapitál. Cílem je zkrátit průměrnou dobu mezi vystavením faktury a úhradou zákazníkem, a zlepšit tak finanční likviditu a stabilitu. ProcessMind poskytuje ucelený přehled o cestě platby od události „Faktura odeslána zákazníkovi“ po „Platba od zákazníka přijata“ v Microsoft Dynamics 365. Analýza skutečného chování při placení, častých příčin prodlení a vlivu různých platebních podmínek pomáhá zavádět cílená opatření. Můžete například upravit proces upomínání nebo nabídnout slevu za včasnou platbu a výrazně tak snížit DSO.

Časté ruční úpravy a opravy ve fakturačních procesech zvyšují náklady, vedou k chybám a snižují efektivitu. Cílem je najít a odstranit příčiny těchto zásahů, aby byly faktury přesnější, provozní náklady nižší a zpracování rychlejší v cyklu Order to Cash, konkrétně při fakturaci a vystavování faktur. ProcessMind zobrazuje všechny varianty procesu a upozorňuje na opakované kroky, které ukazují na ruční opravy, například opakované události „Faktura schválena“ nebo „Faktura upravena“ v Microsoft Dynamics 365. Analýzou záznamů událostí zjistíte, kde a proč k opravám dochází, odhalíte problémy s kvalitou dat nebo nesprávným nastavením systému a můžete automatizovat opakující se úkoly, abyste omezili ruční práci.

Přesné a včasné přiřazení plateb je důležité pro správné finanční výkaznictví, odsouhlasení zákaznických účtů i omezení nesrovnalostí, které mohou vést k nespokojenosti zákazníků. Cílem je minimalizovat chyby při přiřazování přijatých plateb ke správným fakturám a účtům hlavní knihy. ProcessMind sleduje tok od události „Platba od zákazníka přijata“ přes „Platba zaúčtována do hlavní knihy“ až po kroky „Platba přiřazena/odsouhlasena“ v Microsoft Dynamics 365. Odhalí opakující se nesrovnalosti, časté problémy při odsouhlasování i dopad ručních zásahů. Na základě analýzy můžete sjednotit postupy, automatizovat pravidla párování a zlepšit školení, aby bylo přiřazování plateb přesnější.