Cải thiện quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả

Phê duyệt nhanh giúp duy trì niềm tin của nhà cung cấp và tránh phí trả chậm. Quy trình thường bị trì hoãn do chưa rõ người chịu trách nhiệm hoặc có quá nhiều cấp phê duyệt. Rút ngắn chu kỳ này giúp thanh toán công nợ kịp thời, cải thiện uy tín tín dụng và quản lý dòng tiền của tổ chức.

ProcessMind xác định chính xác những khâu hóa đơn bị để chờ trong hệ thống, đồng thời chỉ ra người dùng hoặc phòng ban gây vướng mắc. Khi xem được luồng từ lúc nhận đến khi phê duyệt, bạn có thể tổ chức đào tạo đúng đối tượng hoặc điều chỉnh quy trình làm việc để rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt và theo dõi kết quả so với cam kết mức dịch vụ nội bộ.

Tận dụng mọi khoản chiết khấu có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và quan hệ với nhà cung cấp. Nhiều tổ chức mất tiền chỉ vì quy trình nội bộ không đủ nhanh để đáp ứng thời hạn của nhà cung cấp. Tinh gọn quy trình giúp bộ phận phải trả có thể đóng góp vào lợi nhuận thay vì chỉ là một khoản chi phí.

ProcessMind theo dõi thời gian còn lại trước khi hết hạn chiết khấu cho từng hóa đơn. Dựa trên dữ liệu lịch sử, nền tảng xác định nhà cung cấp nào có điều khoản tốt nhất và khâu nào thường khiến tổ chức lỡ hạn. Nhờ đó, bạn có thể ưu tiên hóa đơn giá trị cao và không bỏ lỡ khoản chiết khấu nào.

Tỷ lệ đối chiếu tự động cao giúp hóa đơn đi từ lúc nhận đến khi thanh toán mà không cần can thiệp thủ công. Nhờ đó, nhóm tài chính giảm bớt khối lượng công việc hành chính và chi phí xử lý mỗi hóa đơn. Tự động hóa khâu này giúp quy trình thanh toán đáp ứng được khối lượng giao dịch ngày càng tăng, đồng thời để nhân viên tập trung vào công việc có giá trị cao hơn.

Với process mining, bạn có thể xác định vì sao một số hóa đơn không qua được bước đối chiếu tự động trong hệ thống nguồn. Dù nguyên nhân là đơn giá không nhất quán hay thiếu phiếu nhận hàng, ProcessMind đều giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ để bạn điều chỉnh quy tắc đối chiếu và tăng đáng kể tỷ lệ xử lý tự động.

Chênh lệch giữa hóa đơn và đơn đặt hàng có thể làm đình trệ toàn bộ luồng thanh toán và tạo tồn đọng. Xử lý nhanh các vấn đề này giúp giảm vướng mắc hành chính và tránh để tranh chấp kéo dài làm ảnh hưởng quan hệ với nhà cung cấp. Giải quyết nhanh hơn cũng giúp dự báo dòng tiền chi ra chính xác hơn và cải thiện độ tin cậy của dữ liệu trong toàn tổ chức.

Qua phân tích chi tiết các luồng, ProcessMind phát hiện những vòng lặp khiến hóa đơn liên tục chuyển qua lại giữa bộ phận mua hàng và bộ phận phải trả. Khi biết các nguyên nhân phổ biến như chênh lệch giá hoặc số lượng, bạn có thể thiết lập quy trình rõ ràng hơn để xử lý nhanh và giảm nhu cầu điều chỉnh thủ công.

Thanh toán cùng một hóa đơn hai lần là rủi ro tài chính lớn, đồng thời việc thu hồi tiền gây tốn kém công sức hành chính. Mỗi số hóa đơn cần có một luồng xử lý duy nhất để duy trì kiểm soát tài chính và tuân thủ. Loại bỏ hóa đơn trùng giúp bảo toàn vốn lưu động, tránh trao đổi không cần thiết với nhà cung cấp và cải thiện dấu vết kiểm toán.

ProcessMind phát hiện các trường hợp có nhiều mã hồ sơ hoặc số tiền hóa đơn tương tự được xử lý cho cùng một nhà cung cấp. Qua việc làm nổi bật những điểm bất thường trong dữ liệu lịch sử, bạn có thể tìm ra lỗ hổng quy trình, chẳng hạn như nhiều điểm nhập liệu khiến hóa đơn trùng lọt qua, từ đó giảm rủi ro tài chính và tăng trách nhiệm giải trình của các phòng ban.

Lệnh chặn thanh toán thường được áp dụng để phòng ngừa rủi ro. Nhưng nếu trở thành mặc định hoặc bị áp dụng sai, chúng sẽ tạo ra điểm nghẽn nghiêm trọng. Gỡ các lệnh chặn không có lý do giúp lịch thanh toán không bị gián đoạn và tránh trì hoãn hóa đơn hợp lệ vì thủ tục rườm rà. Cải tiến này cũng giảm can thiệp thủ công và tránh gây khó chịu cho nhà cung cấp.

ProcessMind cho bạn thấy rõ mọi hoạt động áp dụng lệnh chặn thanh toán trong hệ thống. Phân tích các thuộc tính liên quan giúp bạn phân biệt biện pháp kiểm soát rủi ro cần thiết với thao tác thủ công kém hiệu quả. Từ đó, bạn có thể tự động gỡ lệnh chặn khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể và đẩy nhanh việc thực hiện thanh toán cuối cùng.