> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování plateb závazků vůči dodavatelům

Zlepšete zpracování závazků a plateb

Průvodce v 6 krocích, jak zefektivnit platby

Stáhnout datovou šablonu

Zpracování plateb závazků vůči dodavatelům

Obecný systém

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(7)Cíle(8)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Zlepšete zpracování plateb závazků vůči dodavatelům

Process mining odhalí přímo ve zdrojovém systému skrytá úzká místa, například ruční opravy a zpožděné platby. Využijte tato zjištění ke zjednodušení procesu, omezení poplatků z prodlení a lepšímu přehledu o financích v provozu. Náš nástroj vám poskytne přehled, který potřebujete ke zjednodušení platebního cyklu a jeho převedení do přehledného workflow.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Process mining poskytuje přehled o celém průběhu zpracování plateb. Když zmapujete cestu od přijetí faktury až po konečné bankovní vyrovnání, uvidíte, jak práce skutečně probíhá ve finančním oddělení. Analýza ukáže přesné pořadí událostí u každé transakce, místa ručních zásahů i situace, kdy automatizované workflow nefunguje podle očekávání. Zobrazíte také odchylky v procesu, například odklon od standardního schvalování nebo nečekané kroky při párování. Tým tak může vycházet ze skutečného průběhu práce, ne pouze z teoretických modelů.

Mnoho organizací se potýká s roztříštěnými daty a skrytými nedostatky, které zpomalují platební cykly. Mezi běžné problémy patří vysoký počet duplicitních plateb, zmeškané slevy za včasnou úhradu kvůli prodlevám při zpracování a přílišná závislost na ručním zadávání dat, které zvyšuje riziko lidské chyby. Bez jednotného přehledu se obtížně zjišťuje, proč se platby některým dodavatelům pravidelně zpožďují nebo proč jsou náklady na zpracování v některých regionech vyšší. Příčinou těchto úzkých míst bývají složité schvalovací hierarchie nebo zastaralé kontroly ve zdrojovém systému. To může ztížit efektivní řízení pracovního kapitálu a oslabit důvěru dodavatelů po celém světě.

Pomocí ProcessMind můžete analyzovat výkonnost plateb a převést nezpracovaná data z ERP na konkrétní podklady pro rozhodování. Platforma pomáhá najít příčiny problémů při zpracování plateb a určit, která zlepšení mají největší přínos. V reálném čase můžete sledovat ukazatele výkonnosti, například dobu do vyrovnání faktury nebo podíl včasných plateb, a ověřovat, zda tým plní cíle organizace. Tyto poznatky usnadňují kontroly shody, snižují náklady na transakci a pomáhají řídit peněžní tok tak, aby platby odcházely v nejvhodnější dobu.

Analýzu můžete zahájit několika jednoduchými kroky a napojit ji na stávající infrastrukturu. Nejprve namapujete interní datová pole na naši standardní datovou šablonu, která používá Invoice Number jako hlavní identifikátor případu pro sledování toku událostí. Šablona vás provede potřebnými datovými body pro vytvoření přehledu o procesu bez ohledu na používaný zdrojový systém. Po přípravě a nahrání dat můžete začít zkoumat průběh plateb a hledat možnosti zlepšení finančních výsledků v celé organizaci.

Závazky vůči dodavatelům Zpracování plateb Zlepšování finančních procesů Process mining Řízení peněžního toku Od nákupu po platbu Automatizace závazků vůči dodavatelům Platební cyklus

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Dlouhé schvalování je častou příčinou opožděných plateb a napjatých vztahů s dodavateli. Faktury často čekají ve frontě na schválení. Když jsou vedoucí pracovníci přetížení nebo workflow nefunguje efektivně, oddělení hůře předvídá peněžní tok a riskuje poplatky z prodlení. ProcessMind analyzuje celý workflow a ukáže, kde přesně prodlevy vznikají. Zobrazí dobu strávenou na každé úrovni schvalování, takže můžete najít úzká místa a upravit schvalovací limity.

Neefektivní zpracování často znamená, že než je faktura ověřena a schválena, lhůta pro využití slevy za včasnou platbu už uplynula. Nevyužití sjednaných podmínek představuje přímou finanční ztrátu a zvyšuje celkové náklady organizace na nákup zboží a služeb. ProcessMind sleduje rychlost zpracování plateb a porovnává ji se sjednanými slevovými podmínkami. Ukáže, ve kterých fázích se ztrácí čas, abyste mohli upřednostnit faktury s vysokou hodnotou a využít dostupné úspory.

Nesoulad mezi fakturami, objednávkami a příjemkami často vede k dlouhému řešení, které zastaví zpracování platby. Náprava těchto nesrovnalostí obvykle vyžaduje ruční zásahy několika oddělení, zvyšuje administrativní zátěž a oddaluje konečné vypořádání. ProcessMind mapuje průběh řešení sporných faktur a ukazuje jednotlivé kroky. Díky tomu můžete odhalit příčiny nesrovnalostí a nastavit jasnější postupy eskalace, které urychlí jejich vyřešení.

Blokace plateb se často používají jako preventivní opatření. Pokud je ale po vyřešení problému včas neodstraníte, zbytečně prodlužují zpracování. Blokace se mohou v systému hromadit a narušit běh plateb, takže se pozdrží i faktury, u kterých už důvod k blokaci pominul. ProcessMind analyzuje, kdy se blokace plateb nastavují a odstraňují. Odhalí případy, kdy zůstávají aktivní příliš dlouho, a pomůže zajistit plynulé zpracování plateb po splnění požadavků na shodu.

Duplicitní záznamy faktur představují vážné finanční riziko. Pokud platbu provedete dvakrát, jejich dohledání a vrácení peněz zabere čas. Duplicitní faktury se do systému často dostanou různými kanály nebo se zadají s drobnými odchylkami, takže je běžná validační pravidla nemusí zachytit. ProcessMind prohledává záznamy událostí a hledá vzorce, které mohou ukazovat na duplicitní zpracování. Podobné záznamy označí ještě před provedením platby.

Chybné finanční zaúčtování na začátku procesu vede k opakovaným opravám v dalších fázích, včetně stornování a opětovného zadávání údajů. Zpracování se tím prodlužuje a při nesprávné opravě mohou být nepřesné i finanční výkazy jednotlivých oddělení. ProcessMind sleduje, jak často se mění účtovací údaje a opakují zaúčtování. Pomůže vám najít příčiny chyb, zpřesnit prvotní zadávání údajů a zjednodušit průběh plateb.

Opakované nedodržování termínů plateb vede k nákladným poplatkům z prodlení a poškozuje dlouhodobé vztahy s důležitými dodavateli. Pokud dodavatelé dostávají zaplaceno pozdě, mohou upřednostnit jiné zákazníky nebo zpřísnit úvěrové podmínky, což dále zatíží provoz firmy. ProcessMind sleduje dobu celého platebního cyklu a odhaluje konkrétní úzká místa, která způsobují zpoždění. Díky tomu můžete včas přijmout opatření a dodržovat sjednané podmínky.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Rychlejší schvalování pomáhá udržet důvěru dodavatelů a předcházet poplatkům z prodlení. Zpoždění často způsobuje nejasná odpovědnost nebo víceúrovňová hierarchie, která brzdí workflow. Kratší schvalovací cyklus umožní včas uhradit závazky, zlepšit úvěruschopnost organizace a lépe řídit peněžní toky.

ProcessMind ukáže, ve kterých fázích faktury v systému čekají, a označí konkrétní uživatele nebo oddělení, u kterých dochází ke zdržení. Když si zobrazíte cestu faktury od přijetí po schválení, můžete cíleně upravit workflow nebo proškolit zaměstnance. Zkrácení doby schvalování pak můžete sledovat vůči interním dohodám o úrovni služeb.

Využití dostupných slev přímo zlepšuje hospodářský výsledek a vztahy s dodavateli. Mnoho organizací přichází o peníze jen proto, že jejich interní procesy nestíhají termíny dodavatelů. Zrychlením zpracování může oddělení závazků přispívat k výnosům, místo aby představovalo pouze nákladové středisko.

ProcessMind sleduje, kolik času zbývá do konce lhůty pro slevu u každé zpracovávané faktury. Analýza historických údajů ukáže, kteří dodavatelé nabízejí nejvýhodnější podmínky a ve kterých místech proces obvykle nestíhá termíny. Díky tomu můžete upřednostnit faktury s vysokou hodnotou a nepřijít o dostupné slevy.

Vysoký podíl automaticky spárovaných faktur znamená, že faktury projdou od přijetí k platbě bez ručního zásahu. Tím se snižuje administrativní zátěž finančního týmu i náklady na zpracování jedné faktury. Automatizace umožňuje zvládat rostoucí objem transakcí a uvolňuje zaměstnancům ruce pro další úkoly.

Pomocí process mining zjistíte, proč se některé faktury v původním systému nespárují automaticky. Příčinou mohou být například rozdílné jednotkové ceny nebo chybějící příjemky. ProcessMind odhalí důvody a pomůže vám upravit pravidla párování, aby se zvýšil podíl faktur zpracovaných automaticky.

Nesrovnalosti mezi fakturami a objednávkami mohou zastavit celý platební proces a vytvářet nevyřízené případy. Jejich rychlé řešení omezuje administrativní komplikace a pomáhá předcházet napětí ve vztazích s dodavateli kvůli dlouho otevřeným sporům. Kratší doba řešení přináší předvídatelnější peněžní toky a přesnější data v celé organizaci.

ProcessMind pomocí podrobné analýzy průběhu odhalí případy, kdy faktury opakovaně přecházejí mezi nákupem a oddělením závazků. Když zjistíte nejčastější příčiny nesrovnalostí, například rozdílnou cenu nebo množství, můžete nastavit jasnější postupy a řešit tyto případy rychleji bez ručních zásahů.

Zaplatit stejnou fakturu dvakrát představuje značné finanční riziko a vrácení peněz je administrativně náročné. Pro zachování finanční kontroly a shody je důležité, aby každé číslo faktury procházelo jednoznačným procesem. Odstranění duplicit chrání provozní kapitál, omezuje zbytečnou komunikaci s dodavateli a zlepšuje auditní stopu.

ProcessMind odhalí případy, kdy se u stejného dodavatele zpracovává více identifikátorů případu nebo faktur s podobnou částkou. Historická data vám pomohou najít mezery v procesu, například více míst pro zadávání, kterými mohou duplicity projít. Tím snížíte finanční riziko a posílíte odpovědnost jednotlivých oddělení.

Blokace plateb se často používají jako preventivní opatření. Pokud se ale stanou běžným postupem nebo se nastavují chybně, vytvářejí značná úzká místa. Odstraněním neodůvodněných blokací zachováte plynulý platební kalendář a předejdete zpoždění oprávněných faktur kvůli zbytečné administrativě. Zároveň omezíte ruční zásahy a nespokojenost dodavatelů.

ProcessMind přehledně zobrazí každou aktivitu, při které byla v systému nastavena blokace platby. Analýza souvisejících údajů vám pomůže rozlišit nezbytná opatření ke snížení rizika od neefektivních ručních zásahů. Můžete tak nastavit odstranění blokace po splnění konkrétních podmínek a urychlit provedení platby.

Správné finanční zaúčtování zajistí, že se náklady přiřadí správným oddělením a projektům a výkazy budou přesné. Časté opravy účtování nejen zabírají čas, ale vedou také k chybným finančním výkazům, které je nutné na konci měsíce upravovat. Přesnější údaje hned na začátku omezí následné opravy a zjednoduší celý účetní workflow.

ProcessMind analyzuje účtovací aktivity a odhalí dodavatele nebo typy faktur, u kterých se často provádějí ruční opravy. Na základě těchto poznatků můžete nastavit vhodnější výchozí pravidla účtování nebo cíleně proškolit zaměstnance. Tím omezíte počet oprav a zvýšíte spolehlivost údajů v hlavní účetní knize.

Poplatky z prodlení jsou zbytečné náklady, které odčerpávají zdroje a poškozují pověst firmy u důležitých dodavatelů. Abyste jim předešli, je třeba plánovat platby s předstihem a vědět, kde se proces zadrhává. Cílem je zajistit spolehlivé zpracování plateb v souladu se smluvními podmínkami.

ProcessMind pomocí podrobné analýzy trendů odhalí příčiny pozdních plateb, ať už jde o chyby v údajích dodavatelů, nebo úzká místa uvnitř organizace. Finanční tým pak může upravit workflow a nastavit včasná upozornění na blížící se termíny splatnosti, aby se platby prováděly včas.

Šest kroků ke zlepšení zpracování závazků

Připojte data a prozkoumejte proces

Sledujte výsledky a upravujte postup

Připojte data a prozkoumejte proces

Co dělat

Z ERP systému načtěte záznamy událostí. Propojte čísla faktur s časovými údaji aktivit, jako je přijetí, ověření a vypořádání platby.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Přehled založený na datech odstraní dohady. Uvidíte skutečné pořadí platebních událostí, ne jen názory jednotlivých lidí.

Očekávaný výsledek

Úplný digitální záznam celého platebního cyklu.

CO ZÍSKÁTE

Získejte přehled o celém workflow plateb závazků

ProcessMind odhalí skryté cesty v platebním cyklu, včetně každého ručního zásahu a odchylky od standardního postupu.

Zobrazte si všechny kroky platebního cyklu
Zjistěte příčiny poplatků za pozdní platby
Odhalte odchylky od pravidel shody
Najděte příležitosti ke zpracování bez ručních zásahů

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

DOLOŽENÉ VÝSLEDKY

Efektivnější zpracování závazků

Organizace, které využívají process mining ke správě faktur, obvykle odhalí skrytá úzká místa, zkrátí platební cyklus a na základě dat omezí ruční práci. Tyto výsledky vycházejí ze zlepšování workflow od přijetí faktury po konečné vypořádání.

0 %

Kratší doba zpracování

Zkrácení celkové doby procesu

Zjednodušení interních schvalovacích workflow a odstranění úzkých míst ve zpracování umožní týmům rychleji přejít od přijetí faktury k provedení platby.

0 %

Více využitých slev

Vyšší úspory díky včasným platbám

Lepší přehled o procesu pomáhá týmům správy financí upřednostnit faktury s vysokou hodnotou a podmínkami pro včasnou platbu. Mohou tak využít více dostupných hotovostních slev a rabatů.

0 % increase

Vyšší podíl zpracování bez ručního zásahu

Vyšší podíl automatického zpracování

Optimalizace pravidel párování a synchronizace objednávek zvyšuje počet faktur, které projdou systémem bez ručního zásahu.

0 %

Předcházejte finančním ztrátám

Odstranění duplicitních plateb

Průběžné sledování údajů o fakturách, například ID dodavatele a referenčního čísla, pomáhá odhalit duplicity před provedením platby a chránit majetek firmy.

0 %

Méně ručních oprav

Méně administrativních oprav

Odhalení příčin chyb při zadávání údajů a nesrovnalostí při párování umožňuje přesnější zpracování a výrazně omezuje ruční práci v oddělení závazků.

0 % reduction

Lepší vztahy s dodavateli

Méně dotazů na stav plateb

Důsledné dodržování termínů plateb a lepší přehled o jejich stavu omezují počet ručních dotazů a předcházejí pozastavení dodávek od důležitých dodavatelů kvůli nesplaceným závazkům.

Skutečné výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality stávajících dat. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zaznamenaná při různých nasazeních v oblasti závazků.

Doporučená data

Začněte s nejdůležitějšími daty a rychle získejte první poznatky o procesu.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Celková peněžní hodnota faktury.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat neefektivitu procesu podle hodnoty a její dopad na pracovní kapitál.

Název dodavatele nebo subjektu, který fakturu vystavil.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost procesu podle dodavatele a odhalit problematické vztahy.

Datum vystavení faktury dodavatelem.

Proč je to důležité

Slouží jako výchozí datum pro výpočet stáří faktury a kontrolu dodržování platebních podmínek.

Datum, do kterého musí být platba podle smlouvy uhrazena.

Proč je to důležité

Je nezbytné pro výpočet podílu včasných plateb a řízení sankcí za prodlení.

Datum skutečného provedení nebo zúčtování platby.

Proč je to důležité

Označuje dokončení procesu a slouží k ověření uplatnění slevy.

Referenční číslo objednávky spojené s fakturou.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat efektivitu párování s objednávkou a rozlišit procesy s objednávkou a bez ní.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

První zaznamenání údajů o faktuře dodavatele v systému ERP. Tato událost označuje začátek digitálního životního cyklu závazku, ať už byla faktura zadána ručně, nebo importována přes rozhraní.

Proč je to důležité

Určuje výchozí časový údaj pro výpočet celkové doby zpracování závazku.

Úspěšné propojení položek faktury s odpovídající objednávkou nebo příjemkou. Tento ověřovací krok potvrzuje, že zboží bylo objednáno a přijato před zpracováním platby.

Proč je to důležité

Nezbytný údaj pro měření podílu faktur zpracovaných bez ručního zásahu a efektivity třístranného párování.

Konečné schválení určeným schvalovatelem nebo systémovým pravidlem. Tím se faktura uvolní k finančnímu zaúčtování a následné platbě.

Proč je to důležité

Důležitý milník, který ukončuje dobu schvalování a obvykle uvolňuje fakturu k platbě.

Zablokování faktury, které jí brání v zařazení do běhu plateb. Blokaci lze nastavit ručně kvůli sporu nebo automaticky kvůli odchylkám.

Proč je to důležité

Pozastavením procesu přímo ovlivňuje včasnost plateb i vztahy s dodavateli.

Zaúčtování finanční transakce do hlavní účetní knihy. Tím v účetním systému vznikne oficiální závazek.

Proč je to důležité

Představuje okamžik, od kterého už nelze finanční záznam vrátit zpět, a aktualizuje zůstatek dodavatele.

Vytvoření platebního prostředku, například vytištění šeku, bankovního převodu nebo souboru EFT. Tím se sníží otevřený zůstatek závazků vůči dodavateli.

Proč je to důležité

Definitivní konec interního procesu zpracování závazků pro danou fakturu.

Chcete-li získat doporučení dat na míru, vyberte konkrétní proces.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak process mining zlepšuje platební cyklus závazků?

Process mining zobrazí celý platební cyklus od přijetí faktury po vypořádání a ukáže každý krok. Odhalí úzká místa, například zpoždění při schvalování nebo ruční zásahy, které cyklus prodlužují. Týmy pak mohou cíleně zlepšit produktivitu.

Jaké konkrétní údaje potřebujeme k zahájení analýzy?

Pro vytvoření přesné mapy procesu potřebujete jedinečný identifikátor případu, například číslo faktury, názvy aktivit, jako je přijetí faktury nebo provedení platby, a přesné časové údaje každé události. Pro podrobnější filtrování a analýzu příčin můžete doplnit také údaje, jako jsou názvy dodavatelů a částky faktur.

Pomůže nám process mining využít více slev za včasnou platbu?

Ano. Technologie ukáže, kde se faktury zdržují ve schvalovacím řetězci a hrozí, že nestihnou termín pro slevu. Můžete analyzovat dobu od zadání faktury po její konečné schválení, lépe načasovat běhy plateb a upřednostnit faktury s vysokou hodnotou a nejvýhodnějšími podmínkami.

Za jak dlouho obvykle získáme využitelné poznatky?

Většina organizací si může zobrazit první mapy procesů během dvou až čtyř týdnů od dokončení prvního načtení dat. Jakmile se data ze zdrojového systému převedou do formátu záznamu událostí, software automaticky vytvoří vizualizace, které odhalí úzká místa a problémy se shodou.

Lze zjistit příčinu duplicitních plateb faktur?

Process mining umožňuje sledovat historii každé faktury a na základě údajů o dodavateli a částkách označit opakující se posloupnosti. Analýzou zadávání a ověřování údajů v systému zjistíte, zda duplicity způsobují chyby systému, nebo ruční zadávání.

Jak process mining pomáhá zajistit shodu a připravenost na audit?

Funguje jako automatizovaný auditor a sleduje, zda transakce neodporují stanoveným obchodním pravidlům. Rychle zjistíte, kdy někdo obešel standardní schvalovací postup nebo provedl ruční zásah. Získáte tak přehled potřebný pro splnění regulatorních požadavků a uplatňování interních kontrol.

Nahradí process mining náš stávající software pro automatizaci závazků?

Ne. Process mining je diagnostický nástroj, který doplňuje stávající automatizaci a finanční systémy. Stávající software provádí úkoly, zatímco process mining vyhodnocuje, jak dobře se tyto úkoly plní, a ukazuje, kde by nová automatizace mohla být nejpřínosnější.

Můžeme pomocí process mining zlepšit párování faktur?

Process mining sleduje průběh objednávek, příjemek a faktur a odhaluje, kde se párování nedaří. Zjistíte, zda jsou příčinou rozdíly v cenách nebo množství, případně nesoulad v načasování. Pak můžete problém řešit s dodavateli nebo interními nákupními týmy.

Jak lze zjistit ruční blokace plateb a jejich dopad?

Platforma zaznamenává nastavení a odstranění blokace platby jako samostatné události v časové ose faktury. Můžete tak změřit přesnou dobu trvání každé blokace a zjistit, zda ruční zásahy způsobují poplatky z prodlení nebo komplikují vztahy s důležitými dodavateli.

Zlepšete proces závazků ještě dnes

Získejte přehled o úzkých místech a využijte více slev za včasnou platbu

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.