> Cải tiến quy trình liên tục > Quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc > UKG Pro

Cải thiện quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trong vòng đời nhân viên

Hướng dẫn 6 bước tối ưu quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro

Tải mẫu dữ liệu

Cải thiện quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trong vòng đời nhân viên

Quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

UKG Pro

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro

Vòng đời nhân viên thường có những điểm kém hiệu quả khó nhận ra, làm tăng chi phí vận hành và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Nền tảng của chúng tôi giúp bạn xác định chính xác các điểm nghẽn trong quy trình. Nhờ đó, hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc diễn ra suôn sẻ hơn. Bạn có thể cải thiện vận hành khi hiểu rõ từng bước.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao cần tối ưu vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc bao quát toàn bộ hành trình của một người trong tổ chức, từ lúc tạo yêu cầu tuyển dụng đến khi hoàn tất các thủ tục nghỉ việc. Quy trình này thường được quản lý trên các nền tảng quản lý nguồn nhân lực (HCM) như UKG Pro, với nhiều hoạt động, phòng ban và hệ thống liên kết với nhau. Điểm kém hiệu quả ở bất kỳ giai đoạn nào, từ tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới, quản lý nhân tài đến nghỉ việc, đều có thể làm tăng chi phí vận hành, rủi ro tuân thủ và giảm trải nghiệm của nhân viên. Khi không nhìn rõ cách quy trình thực sự diễn ra, tổ chức khó xác định chính xác chỗ chậm trễ, hiểu các vòng lặp làm lại và phát hiện thiếu sót về tuân thủ. Tối ưu toàn bộ vòng đời này không chỉ nhằm giảm chi phí. Đây còn là cách xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, gắn kết và tuân thủ hơn, giúp thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh và mục tiêu chiến lược.

Process mining giúp tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro như thế nào

Process mining giúp bạn hiểu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc thực sự diễn ra ra sao trên UKG Pro, dựa trên dữ liệu. Bằng cách phân tích nhật ký sự kiện từ các mô-đun UKG Pro như HR, Payroll, Talent và Workforce Management, process mining dựng mô hình trực quan chính xác từ đầu đến cuối cho hành trình của từng nhân viên. Dùng "Employee ID" làm mã trường hợp, hệ thống theo dõi hoạt động từ "Đã tạo yêu cầu tuyển dụng" qua "Đã chấp nhận đề nghị", "Nhân viên đã hội nhập", "Đã thực hiện đánh giá hiệu suất", "Đã phê duyệt thăng chức" đến "Hoàn tất nhiệm vụ khi nghỉ việc". Góc nhìn này giúp bạn xác định điểm nghẽn nghiêm trọng, phát hiện những sai lệch khó thấy so với quy trình chuẩn và tìm nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ. Chẳng hạn, bạn có thể thấy chính xác bước "Đã bắt đầu kiểm tra lý lịch" thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến ở đâu, hoặc vì sao "Hoàn tất thiết lập bảng lương" thường phải làm lại. Những thông tin này giúp bạn hiểu thời gian xử lý thực tế của từng giai đoạn và tập trung cải tiến quy trình trong môi trường UKG Pro.

Các cơ hội cải tiến chính trong vòng đời nhân viên trên UKG Pro

Khi áp dụng process mining vào quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro, bạn thường sẽ thấy một số lĩnh vực có thể cải tiến:

Nâng cao hiệu quả tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới: Phát hiện chậm trễ trong việc tìm ứng viên, lên lịch phỏng vấn, phê duyệt đề nghị hoặc kiểm tra lý lịch. Xác định điểm nghẽn trong giấy tờ của nhân viên mới hoặc việc thiết lập bảng lương bị chậm, vốn có thể ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm ban đầu của nhân viên. Rút ngắn thời gian từ "Đã gửi đề nghị" đến "Nhân viên đã hội nhập" có thể giúp bạn tăng lợi thế cạnh tranh.
Quản lý và phát triển nhân tài: Tìm ra điểm kém hiệu quả trong các chu kỳ đánh giá hiệu suất để đảm bảo nhân viên nhận phản hồi và cơ hội phát triển đúng lúc. Phân tích luồng thăng chức và thay đổi vai trò để đơn giản hóa lộ trình phát triển nghề nghiệp. Tìm hiểu vì sao "Đã giao khóa đào tạo" có thể bị chậm sau "Nhân viên đã hội nhập", ảnh hưởng đến năng suất.
Tuân thủ và giảm thiểu rủi ro: Phát hiện sai lệch so với quy trình vận hành chuẩn ở các hoạt động quan trọng như "Hoàn tất thiết lập bảng lương" hoặc "Đã bắt đầu chấm dứt hợp đồng". Đảm bảo tổ chức luôn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ, chẳng hạn hoàn tất đúng hạn bước "Đã bắt đầu kiểm tra lý lịch" hoặc tuân thủ các quy trình nghỉ việc cụ thể. Điều này giúp giảm rủi ro khi kiểm toán và rủi ro pháp lý.
Tinh gọn quy trình nghỉ việc: Phân tích hiệu quả và mức độ hoàn tất của quy trình nghỉ việc, từ "Đã bắt đầu chấm dứt hợp đồng" đến "Hoàn tất nhiệm vụ khi nghỉ việc". Đảm bảo các bước cần thiết, bao gồm phỏng vấn nghỉ việc và thu hồi tài sản, được thực hiện hiệu quả và đúng quy định, qua đó bảo vệ uy tín tổ chức và giảm thiểu rủi ro.

Kết quả có thể đạt được khi tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

Khi dùng process mining để cải tiến vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro, bạn có thể kỳ vọng những lợi ích đo lường được. Thời gian xử lý tổng thể ở các giai đoạn chính, từ tuyển dụng đến nghỉ việc, có thể giảm đáng kể. Nhờ đó, tổ chức tuyển được nhân tài nhanh hơn và có lực lượng lao động linh hoạt hơn. Chi phí vận hành do làm lại thủ công, quy trình kéo dài và vi phạm tuân thủ cũng sẽ giảm. Trải nghiệm nhân viên trôi chảy, minh bạch và hiệu quả hơn có thể cải thiện mức độ hài lòng và tỷ lệ giữ chân. Cuối cùng, cải tiến quy trình giúp bộ phận nhân sự vận hành hiệu quả hơn, tăng giá trị chiến lược từ khoản đầu tư vào UKG Pro và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp bạn thay đổi cách quản lý tài sản quý giá nhất của tổ chức: con người.

Bắt đầu tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro

Bắt đầu tối ưu vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro bằng process mining có thể nghe phức tạp, nhưng những bước đầu tiên khá đơn giản. Tận dụng dữ liệu sự kiện UKG Pro hiện có, bạn có thể nhanh chóng tìm ra thông tin hữu ích mà không cần phân tích thủ công quá nhiều. Cách làm này giúp bạn vượt qua những phỏng đoán và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, để mỗi cải tiến đều đúng trọng tâm và mang lại hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay để khai thác tốt hơn hoạt động nhân sự và tạo trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên. Tìm hiểu cách rút ngắn thời gian xử lý vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc và cải thiện hiệu quả quy trình tổng thể.

Quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc Onboarding nhân viên Quản lý nhân tài Hiệu quả HR Quản lý nhân lực Vận hành HR Quản lý tuân thủ Nhân sự và tuyển dụng Phân tích HR H2R Quản lý nguồn nhân lực HCM Hành trình nhân viên

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Nhân viên mới thường gặp chậm trễ đáng kể trong quá trình hội nhập và thiết lập bảng lương sau khi nhận lời mời làm việc. Điều này khiến họ nản lòng, làm giảm năng suất và có thể gây ra vấn đề về tuân thủ, nhất là trong các ngành chịu sự quản lý chặt chẽ.
ProcessMind trực quan hóa chính xác từng bước và thời gian thực hiện mỗi hoạt động hội nhập trên UKG Pro, từ lúc ứng viên nhận lời mời đến khi hoàn tất thiết lập bảng lương. Công cụ làm rõ điểm nghẽn và nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ, giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn và cải thiện trải nghiệm của họ.

Các phòng ban thường thực hiện đánh giá hiệu suất không nhất quán hoặc chậm trễ, gây khó khăn cho việc phát triển nhân tài và đưa ra quyết định về đãi ngộ. Điều này có thể làm giảm tinh thần nhân viên, bỏ lỡ cơ hội phát triển và khiến mục tiêu cá nhân khó gắn kết với mục tiêu công ty.
ProcessMind lập sơ đồ quy trình đánh giá hiệu suất thực tế trên UKG Pro, cho thấy những điểm khác với quy trình chuẩn và xác định quản lý hoặc phòng ban gây chậm trễ. Nhờ đó, bạn có cơ sở để duy trì cách làm nhất quán và cải thiện công tác quản lý nhân tài.

Thời gian từ lúc tạo yêu cầu tuyển dụng đến khi ứng viên nhận lời mời làm việc quá dài, khiến nhân tài hàng đầu chọn nơi khác. Điều này làm tăng chi phí tuyển dụng, kéo dài thời gian tuyển đủ người và giảm lợi thế cạnh tranh khi thu hút nhân sự có kỹ năng.
ProcessMind phân tích toàn bộ quy trình tuyển dụng trên UKG Pro, xác định chính xác những khâu gây chậm trễ như sắp xếp phỏng vấn hoặc kiểm tra lý lịch. Công cụ giúp tối ưu quy trình làm việc để rút ngắn thời gian xử lý và tăng tỷ lệ ứng viên chấp nhận lời mời.

Quy trình nghỉ việc thường bỏ sót các bước quan trọng, có thể dẫn đến vi phạm tuân thủ, rủi ro bảo mật hoặc tranh chấp về khoản lương cuối cùng. Điều này khiến tổ chức đối mặt với hậu quả pháp lý và tài chính, đồng thời ảnh hưởng xấu đến thương hiệu tuyển dụng.
ProcessMind cho bạn thấy rõ mọi hoạt động nghỉ việc được ghi nhận trên UKG Pro, từ lúc bắt đầu chấm dứt hợp đồng đến khi hoàn tất các nhiệm vụ. Công cụ xác định những luồng quy trình không tuân thủ và giúp đảm bảo các bước cần thiết đều được thực hiện, qua đó giảm thiểu rủi ro và bảo vệ tài sản công ty.

Nhân viên và quản lý thường bỏ qua quy trình vận hành chuẩn trong hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, tạo ra các quy trình ngầm. Những cách làm không được phê duyệt này gây kém hiệu quả, tăng rủi ro tuân thủ và khiến tổ chức khó duy trì hoạt động HR nhất quán.
ProcessMind tự động tìm ra mọi luồng quy trình thực tế trên UKG Pro và làm rõ những điểm khác với quy trình dự kiến. Công cụ xác định cụ thể các bước và vai trò liên quan, giúp ban quản lý duy trì cách làm tốt và giảm rủi ro vận hành.

Chậm phê duyệt và thực hiện việc thăng chức hoặc thay đổi vai trò có thể khiến nhân viên không hài lòng và tăng tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện. Điều này cản trở cơ hội phát triển sự nghiệp nội bộ, ảnh hưởng đến khả năng giữ chân nhân tài và lấp đầy các vị trí quan trọng bằng nhân sự hiện có.
ProcessMind lập sơ đồ hành trình của các yêu cầu thăng chức và thay đổi vai trò trên UKG Pro, xác định khâu phê duyệt hoặc công việc hành chính bị đình trệ. Thông tin về điểm nghẽn giúp bạn đơn giản hóa việc luân chuyển nội bộ và tăng gắn kết nhân viên.

Nhân viên mới hoặc nhân viên đảm nhận vai trò mới không phải lúc nào cũng được giao khóa đào tạo phù hợp đúng lúc, hoặc tỷ lệ hoàn thành thấp. Điều này ảnh hưởng đến năng suất, việc tuân thủ yêu cầu riêng của từng vai trò và sự phát triển của nhân viên, dẫn đến thiếu hụt kỹ năng.
ProcessMind theo dõi việc giao và hoàn thành các hoạt động đào tạo của từng nhân viên trên UKG Pro, qua đó phát hiện sự thiếu nhất quán hoặc chậm trễ. Công cụ giúp xác định những khâu thường trục trặc để nhân viên được đào tạo cần thiết đúng lúc.

Tổ chức thường khó nắm được chi phí thực tế ở từng giai đoạn trong hành trình nhân viên, từ chi phí tuyển dụng đến chi phí hành chính khi nghỉ việc. Thiếu thông tin về chi phí khiến việc tối ưu ngân sách HR và giải trình khoản đầu tư vào công nghệ HR trở nên khó khăn.
ProcessMind liên kết các hoạt động và thời lượng quy trình trên UKG Pro với chi phí tương ứng, giúp bạn thấy rõ khoản chi ở từng giai đoạn. Công cụ xác định các bước tốn kém và cơ hội nâng cao hiệu quả để giảm tổng chi phí vận hành HR.

Nhiều nhân viên mới nghỉ việc trong năm đầu tiên, cho thấy có vấn đề trong khâu tuyển dụng, hội nhập hoặc hỗ trợ ban đầu. Điều này gây lãng phí chi phí tuyển dụng, làm mất kiến thức nội bộ và khiến hoạt động vận hành kém ổn định.
ProcessMind phân tích toàn bộ hành trình của những nhân viên nghỉ việc sớm và so sánh với những người ở lại, dựa trên dữ liệu UKG Pro. Công cụ xác định những điểm khó khăn hoặc khác biệt trong quy trình ở các tháng đầu tiên có thể dẫn đến nghỉ việc, giúp bạn đưa ra biện pháp phù hợp.

Do quy trình phức tạp hoặc trục trặc, đội ngũ HR thường phải xử lý thủ công các công việc trên UKG Pro, làm tăng nguy cơ nhập sai dữ liệu. Những lỗi này cần được sửa tốn kém, ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu và có thể dẫn đến sai sót trong bảng lương hoặc vấn đề tuân thủ.
ProcessMind cho thấy những trường hợp cần can thiệp thủ công hoặc có dữ liệu không nhất quán trong luồng quy trình trên UKG Pro, qua đó chỉ ra vấn đề tiềm ẩn trong thiết kế hệ thống hoặc quy trình. Công cụ làm rõ những khâu có thể tự động hóa hoặc thiết kế lại để loại bỏ lỗi và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.

Quy trình tiếp nhận quản lý mới hoặc bàn giao khi quản lý nghỉ việc chưa hiệu quả, gây gián đoạn năng suất của nhóm và khiến tuyến báo cáo không rõ ràng. Điều này ảnh hưởng đến mức độ gắn kết của nhân viên và tính liên tục của dự án, nhất là trong giai đoạn chuyển giao.
ProcessMind lập sơ đồ các hoạt động và bước phê duyệt liên quan đến việc thay đổi quản lý, theo dữ liệu ghi nhận trên UKG Pro. Công cụ xác định chậm trễ và giúp đảm bảo việc bàn giao trách nhiệm, quyền truy cập hệ thống cần thiết diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu gián đoạn cho nhóm.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này nhằm rút ngắn đáng kể thời gian để nhân viên mới đạt năng suất đầy đủ sau ngày bắt đầu làm việc. Nhân viên sẵn sàng nhanh hơn giúp họ sớm tạo ra giá trị, tăng gắn kết ngay từ đầu và giảm thời gian mất năng suất. Điều này cải thiện hiệu quả của nhóm và tiến độ dự án trong hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind xác định điểm nghẽn trong các hoạt động hội nhập trên UKG Pro, từ công việc trước ngày nhận việc đến việc giao khóa đào tạo ban đầu. Bằng cách phân tích khác biệt và chậm trễ trong quy trình, bạn có thể tìm ra chính xác các bước gây trì hoãn và tập trung cải tiến để rút ngắn 25% thời gian nhân viên mới sẵn sàng làm việc. Đo lường kết quả bằng ngày hoàn tất hoạt động theo từng Employee ID.

Thực hiện đánh giá hiệu suất nhất quán giúp đảm bảo nhân viên có cơ hội phát triển công bằng và dữ liệu hiệu suất chính xác trên toàn tổ chức. Điều này giảm rủi ro tuân thủ, tăng tính công bằng và giúp bạn hiểu rõ hơn năng lực của đội ngũ, yếu tố quan trọng để quản lý nhân tài hiệu quả trong suốt hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind trực quan hóa các luồng đánh giá hiệu suất thực tế trên UKG Pro và làm rõ những điểm khác với quy trình chuẩn. Khi xác định được quản lý hoặc phòng ban thường bỏ qua hay trì hoãn các bước, tổ chức có thể duy trì cách làm tốt. Mục tiêu là đạt tỷ lệ tuân thủ lịch đánh giá 90%, đo bằng cách so sánh chuỗi hoạt động thực tế với mô hình quy trình đã xác định cho từng nhân viên.

Rút ngắn thời gian từ lúc tạo yêu cầu tuyển dụng đến khi ứng viên nhận lời mời làm việc là điều cần thiết để thu hút nhân tài và giảm chi phí vị trí còn trống. Chu kỳ tuyển dụng ngắn hơn giúp cải thiện trải nghiệm ứng viên, giảm nguy cơ mất ứng viên phù hợp vào tay đối thủ và lấp đầy vị trí quan trọng nhanh hơn. Nhờ đó, năng suất kinh doanh tổng thể được cải thiện trong hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind làm rõ điểm nghẽn và thời gian chờ trong quy trình tuyển dụng trên UKG Pro, chẳng hạn như chậm sắp xếp phỏng vấn hoặc phê duyệt. Phân tích các hoạt động trên đường đi quan trọng nhất giúp tổ chức đơn giản hóa quy trình tuyển dụng. Mục tiêu là giảm 20% thời gian tuyển dụng trung bình, đo trực tiếp bằng thời lượng giữa các sự kiện tuyển dụng quan trọng theo từng Employee ID.

Tuân thủ đầy đủ quy trình nghỉ việc giúp bảo vệ tổ chức khỏi rủi ro pháp lý, bảo vệ tài sản công ty và duy trì thương hiệu tuyển dụng tích cực. Hoàn tất mọi bước theo quy định và quy trình nội bộ giúp giảm trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn, đồng thời mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp cho nhân viên nghỉ việc trong hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind tự động phát hiện những điểm khác với quy trình nghỉ việc bắt buộc trên UKG Pro, chẳng hạn như bỏ lỡ phỏng vấn nghỉ việc hoặc chưa xác nhận tài sản công ty đã được trả lại. Khi xác định được lỗ hổng tuân thủ xảy ra ở đâu và vì sao, ProcessMind giúp bạn chủ động xử lý và thiết kế lại quy trình. Mục tiêu là đảm bảo tuân thủ 100% các nhiệm vụ nghỉ việc quan trọng, có thể kiểm chứng bằng cách đối chiếu hoạt động đã hoàn tất với chính sách theo từng Employee ID.

Các biến thể không được phê duyệt trong quy trình HR, nhất là trong hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, gây thiếu nhất quán, tăng rủi ro vận hành và cản trở việc kiểm toán. Chuẩn hóa quy trình giúp đảm bảo công bằng, giảm lỗi và củng cố kiểm soát nội bộ trên các mô-đun UKG Pro. ProcessMind tự động tìm ra mọi luồng quy trình thực tế của nhân viên trên UKG Pro và đối chiếu với quy trình vận hành chuẩn đã xác định. Nhờ đó, HR có thể xác định chính xác các bước tắt hoặc bước phát sinh không được phê duyệt và duy trì cách làm tốt. Mục tiêu là giảm 80% biến thể quy trình, đo bằng cách so sánh mô hình quy trình thực tế với “happy path” lý tưởng.

Quy trình luân chuyển nội bộ hiệu quả rất quan trọng để giữ chân nhân tài và hỗ trợ phát triển sự nghiệp, giúp nhân viên có cơ hội tiến xa hơn trong tổ chức. Giảm thời gian và độ phức tạp của việc chuyển vị trí giúp nhân viên hài lòng hơn, giảm chi phí tuyển dụng bên ngoài và lấp đầy vị trí quan trọng kịp thời trong hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind phân tích toàn bộ hành trình luân chuyển nội bộ trên UKG Pro, xác định chính xác những chậm trễ trong khâu phê duyệt, thay đổi vai trò hoặc chuyển phòng ban. Khi làm rõ các điểm nghẽn này, tổ chức có thể tối ưu quy trình làm việc. Mục tiêu là giảm 30% thời gian luân chuyển nội bộ trung bình, đo bằng thời lượng của các hoạt động thay đổi vai trò nội bộ theo từng Employee ID.

Giao khóa đào tạo phù hợp và đảm bảo nhân viên hoàn thành khóa học là điều cần thiết để phát triển kỹ năng và tuân thủ quy định. Quy trình đào tạo hiệu quả giúp nâng cao năng lực đội ngũ, cải thiện năng suất và đáp ứng yêu cầu pháp lý trong suốt hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, đồng thời tăng hiệu quả đầu tư cho đào tạo. ProcessMind theo dõi luồng giao và hoàn thành khóa đào tạo trên UKG Pro, làm rõ những trường hợp thường bị chậm hoặc khóa học đã giao nhưng chưa được bắt đầu. Khi xác định các kiểu không tuân thủ hoặc kém hiệu quả, tổ chức có thể điều chỉnh chiến lược học tập và phát triển. Mục tiêu là tăng 25% tỷ lệ hoàn thành đào tạo đúng hạn, đo bằng cách so sánh ngày giao và ngày hoàn thành theo từng Employee ID.

Tìm ra và giảm chi phí vận hành ẩn trong hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc giúp sử dụng ngân sách HR hiệu quả hơn và cải thiện lợi nhuận. Việc này bao gồm giảm công việc phải làm lại, hạn chế thao tác thủ công và phân bổ tài nguyên hợp lý, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí và nâng cao hiệu quả của HR. ProcessMind định lượng tác động chi phí của các biến thể, chậm trễ và công việc phải làm lại trong UKG Pro bằng cách phân tích thời lượng hoạt động và nguồn lực tham gia. Khi xác định được các luồng quy trình tốn kém và khâu kém hiệu quả, tổ chức có thể cải tiến đúng trọng tâm. Mục tiêu là giảm 15% tổng chi phí vận hành HR, có thể xác định qua phân tích chi phí gắn với các sai lệch quy trình theo từng Employee ID.

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc sớm cao làm phát sinh đáng kể chi phí tuyển dụng, hội nhập và đào tạo, đồng thời ảnh hưởng đến sự ổn định và tinh thần của nhóm. Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên trong năm đầu tiên của hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc là điều quan trọng để xây dựng đội ngũ ổn định và tận dụng tốt khoản đầu tư vào nhân tài mới. ProcessMind phân tích hành trình của những nhân viên nghỉ việc sớm, đối chiếu các sự kiện hoặc chậm trễ trong quy trình trên UKG Pro với nguy cơ nghỉ việc cao hơn. Khi xác định được những thời điểm quan trọng, chẳng hạn như đào tạo chậm hoặc thiếu hỗ trợ, tổ chức có thể can thiệp sớm. Mục tiêu là tăng 15% tỷ lệ giữ chân nhân viên trong năm đầu, đo bằng cách so sánh luồng quy trình của nhân viên ở lại với nhân viên đã nghỉ việc.

Xử lý thủ công và lỗi dữ liệu trong quy trình HR có thể gây ra vấn đề tuân thủ, sai sót trong bảng lương và quyết định thiếu chính xác. Giảm các lỗi này giúp bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, cải thiện vận hành và tăng độ tin cậy vào hệ thống HR trong suốt hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc, đặc biệt trên UKG Pro. ProcessMind xác định những khâu thường cần can thiệp thủ công hoặc có dữ liệu không khớp trên UKG Pro bằng cách theo dõi chuỗi hoạt động và dữ liệu đầu vào. Khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn thiếu bước tự động hoặc hướng dẫn chưa rõ, tổ chức có thể tự động hóa công việc và cải thiện chất lượng dữ liệu. Mục tiêu là giảm 40% số lỗi dữ liệu thủ công được xác định, đo bằng nhật ký kiểm toán và báo cáo lỗi cụ thể gắn với Employee ID.

Việc thay đổi quản lý thường xuyên hoặc thiếu kế hoạch có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất nhóm, tinh thần nhân viên và tính liên tục của dự án. Giảm gián đoạn giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ và duy trì sự gắn kết trong những giai đoạn chuyển giao lãnh đạo quan trọng của hành trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. ProcessMind lập sơ đồ ảnh hưởng của việc thay đổi quản lý đến các quy trình HR liên quan trên UKG Pro, chẳng hạn như bàn giao đánh giá hiệu suất hoặc giao khóa đào tạo cho nhóm. Khi xác định được chậm trễ hoặc bước bị bỏ sót trong quá trình chuyển giao, tổ chức có thể xây dựng quy trình bàn giao chặt chẽ hơn. Mục tiêu là giảm 20% chậm trễ liên quan đến quy trình, đo bằng cách so sánh thời lượng quy trình trước và sau khi thay đổi quản lý đối với các Employee ID bị ảnh hưởng.

6 bước cải tiến quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel đã định dạng sẵn cho dữ liệu quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Mẫu giúp dữ liệu từ UKG Pro được sắp xếp đúng cấu trúc để phân tích.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Mẫu chuẩn hóa rất quan trọng để nhập dữ liệu chính xác và hiệu quả, tránh lỗi và rút ngắn thời gian phân tích quy trình.

Kết quả dự kiến

Mẫu dữ liệu sẵn dùng, được thiết kế cho quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro, đã được tải xuống.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Khám phá hành trình thực tế từ tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro

ProcessMind biến dữ liệu UKG Pro thành hình ảnh trực quan, dễ hiểu và hữu ích. Khám phá hành trình thực tế của nhân viên từ lúc tuyển dụng đến khi nghỉ việc, đồng thời nhận diện từng bước và những điểm kém hiệu quả khó thấy.

Trực quan hóa luồng quy trình thực tế từ tuyển dụng đến nghỉ việc
Xác định điểm nghẽn và chậm trễ trên UKG Pro
So sánh các biến thể trong vòng đời nhân viên
Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và tối ưu chi phí nhân sự

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Kết quả thường đạt được khi tối ưu vòng đời nhân viên

Các kết quả này cho thấy những cải thiện có thể đo lường mà tổ chức thường đạt được khi tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, tức vòng đời nhân viên, trên UKG Pro dựa vào thông tin từ dữ liệu.

0 %

Rút ngắn thời gian tuyển dụng

Mức giảm trung bình về thời gian tuyển dụng

Khi xác định và loại bỏ điểm nghẽn trong quy trình tuyển dụng, tổ chức có thể rút ngắn đáng kể thời gian lấp đầy vị trí trống và thu hút nhân tài phù hợp nhanh hơn.

0 %

Rút ngắn thời gian hội nhập nhân viên mới

Nhân viên mới sẵn sàng bắt đầu công việc sớm hơn

Tinh gọn quy trình hội nhập giúp nhân viên mới làm việc hiệu quả sớm hơn, cải thiện trải nghiệm ban đầu và giảm khối lượng công việc hành chính.

0 %

Tăng mức độ tuân thủ khi nhân viên nghỉ việc

Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định vận hành

Đảm bảo quy trình nghỉ việc tuân thủ gần như đầy đủ giúp giảm rủi ro pháp lý, bảo vệ dữ liệu và chuẩn hóa các công việc khi nhân viên rời tổ chức.

0 %

Giảm việc sửa lại dữ liệu nhân sự

Giảm số lần phải sửa dữ liệu thủ công

Giảm lỗi dữ liệu và công việc phải làm lại thủ công trong hệ thống nhân sự giúp tăng độ chính xác của dữ liệu, giảm gánh nặng hành chính và ngăn ngừa vấn đề phát sinh ở các bước sau.

0 %

Giữ chân nhân viên mới tốt hơn

Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong năm đầu tiên

Khi xác định được những vấn đề dẫn đến việc nhân viên nghỉ sớm, tổ chức có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên mới và tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình, chất lượng dữ liệu và đặc điểm riêng của tổ chức. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy trong những lần triển khai tập trung vào quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, tức vòng đời nhân viên.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với những thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất được cấp cho mỗi nhân viên, dùng làm mã hồ sơ chính cho toàn bộ vòng đời làm việc của họ trong tổ chức.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi sự kiện liên quan đến nhân viên và cho phép phân tích toàn bộ quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc của từng người.

Ngày và giờ chính xác khi một sự kiện cụ thể trong vòng đời nhân viên diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính mọi chỉ số dựa trên thời gian, chẳng hạn như thời gian xử lý và thời lượng.

Tên hoặc mã của người dùng, thường là nhân viên nhân sự hoặc quản lý, đã thực hiện hoạt động trên UKG Pro.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động trong quy trình với từng người dùng, giúp phân tích khối lượng công việc, so sánh hiệu suất và tìm hiểu nguyên nhân phải làm lại hoặc phát sinh lỗi.

Phòng ban hoặc đơn vị tổ chức nơi nhân viên được phân công.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép lọc và phân nhóm quy trình theo cơ cấu tổ chức để so sánh, qua đó phát hiện khác biệt giữa các phòng ban.

Mã định danh duy nhất của yêu cầu tuyển dụng khởi đầu quy trình tuyển dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định rõ điểm bắt đầu của quy trình tuyển dụng, giúp đo chính xác thời gian tuyển dụng và hiệu quả của yêu cầu tuyển dụng.

Trạng thái việc làm hiện tại hoặc trước đây của nhân viên, chẳng hạn như 'Đang làm việc', 'Đã nghỉ việc' hoặc 'Đang nghỉ phép'.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về tình trạng của nhân viên, giúp phân tích chính xác tỷ lệ nghỉ việc và phân nhóm lực lượng lao động.

Chức danh chính thức của nhân viên, chẳng hạn như “Kỹ sư phần mềm” hoặc “Quản lý kinh doanh”.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo vai trò để hiểu quy trình vòng đời nhân viên khác nhau thế nào giữa các chức năng công việc và cấp bậc.

Tên của quản lý trực tiếp hoặc người giám sát nhân viên.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu quả quy trình ở cấp nhóm và đánh giá tác động của quản lý đến các sự kiện trong vòng đời nhân viên.

Ngày chính thức bắt đầu làm việc của nhân viên tại tổ chức.

Vì sao điều này quan trọng

Làm mốc tính thâm niên của nhân viên, đồng thời cần thiết cho phân tích theo nhóm và các KPI về tỷ lệ nghỉ việc.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Đánh dấu thời điểm hồ sơ nhân viên chính thức được tạo trên UKG Pro và được cấp mã nhân viên. Sự kiện này thường được ghi nhận khi quản trị viên nhân sự hoàn tất quy trình tuyển dụng, chuyển ứng viên thành nhân viên đang làm việc trong hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính thức để phân tích quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc. Sự kiện này tạo mốc cơ sở để đo thời gian đạt năng suất, hiệu quả hội nhập và tổng thời gian làm việc của nhân viên.

Cột mốc quan trọng cho biết nhân viên đã hoàn tất thành công danh sách kiểm tra hoặc quy trình làm việc hội nhập ban đầu. Thông thường, điều này có nghĩa là nhân viên đã hoàn thành giấy tờ bắt buộc, yêu cầu cấp quyền truy cập hệ thống và các công việc hành chính ban đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu kết thúc giai đoạn thiết lập hành chính ban đầu, giúp phân tích tổng thời gian hội nhập. Đây là thời điểm nhân viên đã sẵn sàng về mặt hành chính để bắt đầu các nhiệm vụ chuyên môn.

Đánh dấu việc hoàn tất một chu kỳ đánh giá hiệu suất chính thức của nhân viên. Sự kiện này được ghi nhận khi quản lý hoặc bộ phận nhân sự hoàn tất và gửi biểu mẫu đánh giá.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, lặp lại trong vòng đời nhân viên. Theo dõi tần suất và thời hạn hoàn tất giúp đánh giá mức độ tuân thủ quy trình quản lý hiệu suất và ảnh hưởng của quy trình đến lộ trình nghề nghiệp.

Cho biết việc thăng chức của nhân viên đã được phê duyệt chính thức. Việc này thường đi kèm thay đổi chức danh và có thể cả mức lương. Đây là sự kiện riêng, diễn ra trước ngày thay đổi có hiệu lực.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng khi phân tích luân chuyển nội bộ và lộ trình nghề nghiệp. Khoảng thời gian từ lúc phê duyệt thăng chức đến ngày có hiệu lực có thể cho thấy điểm nghẽn hành chính trong hệ thống.

Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình nghỉ việc, được ghi nhận khi ngày nghỉ việc trong tương lai được nhập vào hệ thống. Sự kiện này kích hoạt danh sách kiểm tra và quy trình làm việc nghỉ việc.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, mở đầu quy trình nhân viên rời tổ chức. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này đến khi nghỉ việc chính thức giúp đánh giá hiệu quả và mức độ đầy đủ của các bước nghỉ việc.

Sự kiện cuối cùng trong vòng đời nhân viên, đánh dấu thời điểm việc làm chính thức kết thúc. Từ ngày chấm dứt có hiệu lực, hồ sơ nhân viên chuyển sang trạng thái không hoạt động trong hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính thức của quy trình, rất quan trọng để tính tổng thời gian làm việc và phân tích tình trạng nhân viên nghỉ việc. Sự kiện khép lại hành trình làm việc của nhân viên tại công ty.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining giúp cải thiện hành trình nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc trên UKG Pro như thế nào?

Process mining phân tích dữ liệu thực tế về cách quy trình diễn ra trên UKG Pro, giúp bạn hiểu quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc đang vận hành thế nào. Công cụ phát hiện điểm nghẽn như hội nhập chậm hoặc chu kỳ tuyển dụng kéo dài, tìm ra lỗ hổng tuân thủ trong quy trình nghỉ việc và xác định các biến thể quy trình không được phê duyệt. Nhờ đó, bạn có thể đạt các mục tiêu như giúp nhân viên mới sẵn sàng làm việc nhanh hơn và chuẩn hóa quy trình đánh giá hiệu suất.

Cần dữ liệu nào từ UKG Pro để bắt đầu dùng process mining phân tích hành trình nhân viên?

Để bắt đầu, chúng tôi cần dữ liệu nhật ký sự kiện từ UKG Pro, ghi lại từng bước trong hành trình nhân viên. Dữ liệu này thường gồm dấu thời gian, tên hoạt động và Employee ID làm mã định danh trường hợp cho mỗi sự kiện. Bạn thường có thể trích xuất dữ liệu qua báo cáo hoặc truy vấn trực tiếp cơ sở dữ liệu để lấy chuỗi hành động.

Chúng tôi đã có báo cáo HR. Process mining trên UKG Pro khác gì?

Báo cáo HR cho thấy các chỉ số tổng hợp, còn process mining giúp bạn nhìn rõ luồng quy trình thực tế trên UKG Pro. Công cụ phát hiện sai lệch, các vòng lặp phải làm lại và điểm nghẽn mà báo cáo thông thường không thể hiện, đồng thời giúp bạn hiểu sâu vì sao các chỉ số lại như vậy. Nhờ đó, bạn có thể cải tiến đúng trọng tâm thay vì chỉ quan sát bề mặt.

Dùng process mining có thể giúp cải thiện những gì trong quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện đáng kể như giúp nhân viên mới sẵn sàng làm việc nhanh hơn 25%, rút ngắn chu kỳ tuyển dụng 20% và đảm bảo tuân thủ 100% quy trình nghỉ việc. Process mining xác định chính xác những khâu cần tối ưu, giúp giảm lỗi thủ công, hạn chế gián đoạn khi thay đổi quản lý và tăng 15% tỷ lệ giữ chân nhân viên trong năm đầu.

Cần đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nào để tích hợp dữ liệu UKG Pro cho process mining?

Yêu cầu kỹ thuật chính là khả năng trích xuất dữ liệu nhật ký sự kiện từ UKG Pro theo định dạng có cấu trúc, chẳng hạn như CSV hoặc bảng cơ sở dữ liệu. Dữ liệu cần có mã nhân viên, mô tả hoạt động và dấu thời gian của từng sự kiện. Chúng tôi có thể hỗ trợ thiết lập bộ kết nối dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu để tương thích với các công cụ process mining.

Dữ liệu UKG Pro của chúng tôi có được bảo vệ an toàn trong quá trình phân tích bằng process mining không?

Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu. Chúng tôi áp dụng các quy trình xử lý dữ liệu nghiêm ngặt, thường gồm ẩn danh hóa và kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ, để bảo vệ thông tin nhạy cảm của nhân viên. Phân tích tập trung vào các mẫu hình của quy trình, không xem xét dữ liệu của từng nhân viên, nhờ đó bảo vệ quyền riêng tư mà vẫn cung cấp thông tin hữu ích để hành động.

Mất bao lâu để thấy kết quả khi dùng process mining phân tích vòng đời nhân viên trên UKG Pro?

Bạn thường có thể nhận được những thông tin ban đầu trong vài tuần sau khi trích xuất và chuẩn bị dữ liệu cần thiết từ UKG Pro. Phân tích chuyên sâu, gồm xác định điểm nghẽn và nguyên nhân gốc rễ, thường mất từ 1 đến 3 tháng. Sau đó, bạn có thể triển khai các cải tiến đã xác định và đo lường kết quả.

Process mining có giúp giải quyết những vấn đề cụ thể như nhân viên nghỉ việc sớm nhiều hoặc luân chuyển nội bộ chậm không?

Có. Process mining giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tình trạng nhân viên nghỉ việc sớm nhiều bằng cách trực quan hóa quy trình tiếp nhận và giai đoạn đầu làm việc thực tế. Công cụ cũng có thể lập bản đồ chính xác các lộ trình và khoảng chậm trễ trong quy trình luân chuyển nội bộ, giúp bạn xác định điểm kém hiệu quả và rút ngắn thời gian chuyển đổi.

Bắt đầu tối ưu vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc ngay hôm nay!

Rút ngắn 30% thời gian quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc và nâng cao hiệu quả nhân sự.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập nhanh chóng.