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Améliorez votre processus Hire to Retire, cycle de vie des collaborateurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser le processus Hire to Retire dans UKG Pro
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Optimisez le processus Hire to Retire dans UKG Pro

Le cycle de vie des collaborateurs peut souvent dissimuler des inefficacités complexes, qui entraînent une hausse des coûts opérationnels et des départs. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d'étranglement de vos processus. Vous bénéficiez ainsi d'un parcours plus cohérent, du recrutement au départ, tout en transformant vos opérations grâce à une compréhension détaillée de chaque étape.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le cycle de vie des employés, de l'embauche au départ, est essentiel

Le cycle de vie des employés, de l'embauche au départ, couvre l'ensemble du parcours d'une personne au sein de votre organisation, depuis la création d'une demande de recrutement jusqu'à la fin de son départ. Ce processus étendu, souvent géré dans des plateformes complètes de gestion du capital humain, comme UKG Pro, fait intervenir de nombreuses activités, équipes et applications interconnectées. Les inefficacités à n'importe quelle étape, qu'il s'agisse du recrutement, de l'intégration, de la gestion des talents ou du départ, peuvent entraîner des coûts opérationnels importants, des risques de non-conformité et une dégradation de l'expérience employé. Sans visibilité précise sur l'exécution réelle de ces processus, les organisations peinent à localiser les retards, à comprendre les boucles de reprise et à repérer les écarts de conformité. Optimiser l'ensemble de ce cycle ne consiste pas seulement à réduire les coûts. Il s'agit aussi de construire un environnement de travail plus efficace, engageant et conforme, capable d'attirer et de fidéliser les meilleurs talents, avec un impact direct sur les résultats et les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Comment le Process Mining transforme l'optimisation du processus UKG Pro, de l'embauche au départ

Le Process Mining offre une approche fondée sur les données pour comprendre précisément le cycle de vie des employés, de l'embauche au départ, tel qu'il se déroule dans UKG Pro. En analysant les journaux d'événements issus des modules UKG Pro, notamment les RH, la paie, les talents et la gestion des effectifs, le Process Mining construit un modèle visuel précis et de bout en bout du parcours de chaque employé. En utilisant « Employee ID » comme identifiant de cas, il retrace les activités depuis « Job Requisition Created » jusqu'à « Offer Accepted », « Employee Onboarded », « Performance Review Conducted », « Promotion Approved » et enfin « Offboarding Tasks Completed ». Cette vue complète permet d'identifier les goulots d'étranglement importants, de révéler les écarts dissimulés par rapport aux processus standard et de localiser les causes premières des retards. Vous pouvez par exemple voir précisément pourquoi « Background Check Initiated » prend systématiquement plus de temps que prévu ou pourquoi « Payroll Setup Completed » fait fréquemment l'objet d'une reprise. Cette analyse est essentielle pour comprendre le véritable temps de cycle de chaque phase et cibler les efforts d'optimisation dans votre environnement UKG Pro.

Principaux axes d'amélioration du cycle de vie des employés dans UKG Pro

L'application du Process Mining à votre processus UKG Pro, de l'embauche au départ, fait généralement ressortir plusieurs axes d'amélioration :

  • Efficacité du recrutement et de l'intégration : identifiez les retards liés à la recherche de candidats, à la planification des entretiens, à l'approbation des offres ou aux vérifications des antécédents. Localisez les goulots d'étranglement dans les formalités d'arrivée ou les retards de configuration de la paie, qui peuvent dégrader l'expérience initiale des employés. Réduire le délai entre « Offer Extended » et « Employee Onboarded » peut renforcer sensiblement votre avantage concurrentiel.
  • Gestion et développement des talents : repérez les inefficacités dans les cycles d'évaluation des performances afin de garantir des retours et des possibilités de développement dans les délais. Analysez le déroulement des promotions et des changements de poste pour simplifier les parcours d'évolution. Comprenez pourquoi « Training Assigned » peut être retardé après « Employee Onboarded », ce qui nuit à la productivité.
  • Conformité et réduction des risques : détectez les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard pour des activités importantes comme « Payroll Setup Completed » ou « Termination Initiated ». Vérifiez que toutes les exigences de conformité, notamment l'exécution dans les délais de « Background Check Initiated » et le respect des protocoles de départ, sont appliquées de manière constante dans toute l'organisation. Vous réduisez ainsi le risque d'audit et l'exposition juridique.
  • Optimisation du processus de départ : analysez l'efficacité et l'exhaustivité du processus, de « Termination Initiated » à « Offboarding Tasks Completed ». Vérifiez que toutes les étapes nécessaires, notamment les entretiens de départ et la restitution du matériel, sont exécutées efficacement et conformément aux exigences, afin de préserver la réputation de l'organisation et de limiter les risques.

Résultats attendus de l'optimisation du processus, de l'embauche au départ

En utilisant le Process Mining pour analyser le cycle de vie des employés dans UKG Pro, de l'embauche au départ, vous pouvez obtenir des bénéfices mesurables. Le temps de cycle global des principales phases, du recrutement au départ, devrait diminuer sensiblement, ce qui accélérera l'acquisition des talents et rendra les effectifs plus agiles. Les coûts opérationnels liés aux reprises manuelles, aux processus prolongés et aux pénalités de non-conformité diminueront. La satisfaction et la fidélisation des employés devraient progresser grâce à un parcours plus cohérent, transparent et efficace. En définitive, l'optimisation des processus améliore l'efficacité opérationnelle des RH, garantit une meilleure valeur stratégique de votre investissement dans UKG Pro et prépare votre organisation à une croissance durable. Cette approche fondée sur les données transforme la manière dont vous gérez votre ressource la plus précieuse : vos collaborateurs.

Commencer l'optimisation de votre processus UKG Pro, de l'embauche au départ

Optimiser le cycle de vie des employés dans UKG Pro, de l'embauche au départ, avec le Process Mining peut sembler complexe, mais les premières étapes sont simples. En vous appuyant sur les données d'événements déjà disponibles dans UKG Pro, vous pouvez rapidement obtenir des analyses utiles sans procéder à une étude manuelle approfondie. Cette approche vous permet de dépasser les suppositions et de prendre des décisions fondées sur les données, afin que chaque amélioration mise en œuvre soit ciblée et efficace. Commencez dès aujourd'hui pour renforcer les opérations RH et créer une expérience employé de grande qualité. Découvrez comment réduire le temps de cycle du cycle de vie des employés, de l'embauche au départ, et améliorer l'efficacité globale des processus avec assurance.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Après avoir accepté une offre, les nouveaux employés subissent des retards importants dans leur intégration et la mise en place de leur paie. Cette situation entraîne de la frustration, une perte de productivité et d'éventuels problèmes de conformité, en particulier dans les secteurs réglementés.
ProcessMind visualise les étapes exactes et le temps consacré à chaque activité d'intégration dans UKG Pro, de l'acceptation de l'offre à la finalisation de la paie. La solution met en évidence les goulots d'étranglement et identifie les causes premières des retards, afin d'accélérer l'intégration et d'améliorer l'expérience employé.

Les évaluations de performance sont souvent menées de manière inégale ou avec retard selon les services, ce qui complique le développement des talents et les décisions de rémunération. Cette situation peut dégrader le moral des employés, faire manquer des possibilités d'évolution et rendre plus difficile l'alignement des objectifs individuels sur ceux de l'entreprise.
ProcessMind cartographie le déroulement réel des cycles d'évaluation dans UKG Pro. La solution révèle les écarts par rapport aux processus standard et identifie les managers ou les services à l'origine des retards. Vous disposez ainsi d'éléments précis pour renforcer la cohérence et améliorer la gestion des talents.

Le délai entre la création d’une demande de recrutement et l’acceptation de l’offre est excessivement long, ce qui pousse les meilleurs candidats à accepter d’autres propositions. Cette situation entraîne une hausse des coûts de recrutement, un allongement du délai de pourvoi des postes et un désavantage concurrentiel pour attirer les employés qualifiés.
ProcessMind analyse le processus de recrutement de bout en bout dans UKG Pro et localise les étapes précises, comme la planification des entretiens ou les vérifications d’antécédents, qui provoquent des retards. La solution aide à optimiser les flux de travail, à réduire les temps de cycle et à améliorer les taux de conversion des candidats.

Les procédures de départ omettent souvent des étapes importantes, ce qui peut entraîner des manquements à la conformité, des risques de sécurité ou des litiges concernant le solde de tout compte. L'organisation s'expose alors à des conséquences juridiques et financières, ainsi qu'à une dégradation de sa marque employeur.
ProcessMind offre une vue claire de toutes les activités de départ enregistrées dans UKG Pro, depuis l'initiation du départ jusqu'à l'achèvement des tâches. La solution identifie les parcours non conformes et vérifie que toutes les étapes nécessaires sont suivies, afin de réduire les risques et de protéger les actifs de l'entreprise.

Les employés et les managers contournent souvent les procédures opérationnelles standard du cycle de vie des employés, de l'embauche au départ, créant ainsi des processus parallèles. Ces variations non autorisées génèrent des inefficacités, des risques de non-conformité et rendent plus difficile la cohérence des opérations RH dans toute l'organisation.
ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis dans UKG Pro et met en évidence les écarts par rapport au processus prévu. La solution localise les étapes et les rôles concernés, afin de permettre à la direction de faire respecter les bonnes pratiques et de réduire les risques opérationnels.

Les retards dans l'approbation et la mise en œuvre des promotions ou des changements de poste peuvent entraîner l'insatisfaction des employés et une hausse des départs volontaires. Ils freinent l'évolution interne et nuisent à la fidélisation des talents, ainsi qu'à la capacité de l'organisation à pourvoir ses postes importants en interne.
ProcessMind cartographie le parcours des demandes de promotion et de changement de poste dans UKG Pro et identifie les points où les approbations ou les tâches administratives sont bloquées. La solution fournit une analyse précise des goulots d'étranglement pour accélérer la mobilité interne et renforcer l'engagement des employés.

Les nouveaux employés ou ceux qui changent de poste ne reçoivent pas toujours les formations appropriées dans les délais, ou les taux d'achèvement restent faibles. Cette situation nuit à la productivité, au respect des exigences propres aux postes et au développement global des employés, ce qui crée des lacunes de compétences.
ProcessMind suit l'attribution et l'achèvement des formations pour chaque employé dans UKG Pro et révèle les incohérences ou les retards. La solution aide à repérer les situations dans lesquelles le processus de formation se dégrade, afin que les employés bénéficient rapidement du développement nécessaire.

Les organisations peinent à connaître le coût réel de chaque étape du cycle de vie des employés, des dépenses de recrutement aux frais administratifs liés au départ. Ce manque de visibilité complique l'optimisation des dépenses RH et la justification des investissements dans les technologies RH.
ProcessMind met en relation les activités et leur durée dans UKG Pro avec les coûts associés, offrant une vue transparente des dépenses à chaque étape. La solution identifie les étapes les plus coûteuses et les possibilités de gains d'efficacité pour réduire les coûts opérationnels globaux des RH.

Un nombre important de nouveaux employés quittent l'entreprise au cours de leur première année, ce qui révèle des problèmes possibles dans le recrutement, l'intégration ou les premières étapes de leur parcours. Cette situation entraîne une perte des investissements consacrés au recrutement, des connaissances internes et de la stabilité opérationnelle.
ProcessMind analyse le parcours complet des employés qui quittent rapidement l'entreprise et le compare à celui des employés qui restent, à partir des données UKG Pro. La solution identifie les points de friction et les variations de processus qui, au cours des premiers mois, contribuent aux départs précoces, afin de permettre des interventions ciblées.

Les équipes RH ont souvent recours à des contournements manuels pour accomplir leurs tâches dans UKG Pro lorsque les processus sont complexes ou défaillants, ce qui augmente les erreurs de saisie. Ces erreurs nécessitent des corrections coûteuses, nuisent à l'intégrité des données et peuvent entraîner des problèmes de paie ou de conformité.
ProcessMind révèle les interventions manuelles et les incohérences de données dans le déroulement des processus UKG Pro, signalant les défauts sous-jacents de conception du système ou des processus. La solution met en évidence les possibilités d'automatisation ou de refonte pour éliminer les erreurs et améliorer l'exactitude des données.

Le processus d'intégration d'un nouveau manager ou de départ d'un manager en poste est inefficace, ce qui perturbe la productivité des équipes et rend les lignes hiérarchiques moins claires. Cette situation affecte l'engagement des employés et la continuité des projets, en particulier pendant les périodes de transition.
ProcessMind cartographie les activités et les approbations liées aux changements de manager, tels qu'ils sont enregistrés dans UKG Pro. La solution identifie les retards et vérifie que les transferts de responsabilités et d'accès aux systèmes sont réalisés correctement, afin de limiter les perturbations pour les équipes.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps nécessaire pour qu'un nouvel employé devienne pleinement opérationnel après sa date d'embauche. Une prise de poste plus rapide améliore le délai de création de valeur, renforce l'engagement initial et limite les pertes de productivité. Elle a ainsi un effet positif sur la performance des équipes et les délais des projets dans le cycle de vie des employés, de l'embauche au départ. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement des activités d'intégration dans UKG Pro, des tâches préalables à l'embauche aux premières formations attribuées. En analysant les variations et les retards du processus, vous pouvez localiser précisément les étapes qui ralentissent la prise de poste et mettre en œuvre des améliorations ciblées pour atteindre une réduction de 25 % du délai de prise de poste, mesurée en suivant les dates d'achèvement des activités pour chaque Employee ID.

La cohérence de l'exécution des évaluations de performance garantit un développement équitable des employés et des données de performance fiables dans toute l'organisation. Elle réduit les risques de non-conformité, renforce l'équité et offre une vision plus claire des compétences disponibles, indispensable à une gestion efficace des talents tout au long du cycle de vie des employés, de l'embauche au départ. ProcessMind visualise les parcours réels des évaluations dans UKG Pro et met en évidence les écarts par rapport aux procédures standard. En identifiant les managers ou les services qui omettent ou retardent fréquemment certaines étapes, les organisations peuvent faire respecter les bonnes pratiques. L'objectif est d'atteindre un taux de respect des calendriers d'évaluation de 90 %, mesuré en comparant les séquences d'activités réelles aux modèles de processus définis pour chaque employé.

Réduire le délai entre la création d’une demande de recrutement et l’acceptation de l’offre est essentiel pour attirer les meilleurs talents et limiter les coûts liés aux postes vacants. Un cycle plus court améliore l’expérience des candidats, réduit le risque de voir des profils qualifiés rejoindre la concurrence et permet de pourvoir plus rapidement les postes essentiels, ce qui contribue à la productivité globale de l’entreprise dans le processus Hire to Retire - Employee Lifecycle. ProcessMind met en évidence les goulots d’étranglement et les temps d’attente du flux de recrutement dans UKG Pro, notamment les retards liés à la planification des entretiens ou aux étapes d’approbation. En analysant ces activités du chemin critique, les organisations peuvent optimiser le processus de recrutement. L’objectif est de réduire de 20 % le délai moyen de recrutement, mesurable directement en suivant la durée entre les principaux événements de recrutement pour chaque identifiant d’employé.

Une conformité complète du processus de départ protège l'organisation contre les risques juridiques, sécurise ses actifs et préserve sa marque employeur. Le respect de toutes les étapes réglementaires et internes limite les responsabilités potentielles et garantit une expérience professionnelle aux employés qui quittent l'entreprise dans le cadre du cycle de vie des employés, de l'embauche au départ. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au processus de départ obligatoire dans UKG Pro, comme les entretiens de départ oubliés ou l'absence de vérification de la restitution des biens de l'entreprise. En identifiant où et pourquoi les écarts de conformité apparaissent, ProcessMind permet d'intervenir en amont et de revoir le processus. L'objectif est d'atteindre 100 % de respect des tâches essentielles de départ, vérifiable en comparant l'achèvement des activités à la politique applicable pour chaque Employee ID.

Les variations non autorisées des processus RH, en particulier dans le cycle de vie des employés, de l'embauche au départ, créent des incohérences, augmentent les risques opérationnels et compliquent l'auditabilité. La standardisation de ces processus garantit l'équité, réduit les erreurs et renforce les contrôles internes dans les modules UKG Pro. ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis par les Employee ID dans UKG Pro et les compare aux procédures opérationnelles standard définies. Vous pouvez ainsi identifier précisément les raccourcis non autorisés ou les étapes supplémentaires, afin de permettre aux RH de faire respecter les bonnes pratiques. L'objectif est de réduire de 80 % les variations de processus, en comparant les modèles de processus réels au « happy path » idéal.

Des processus efficaces de mobilité interne sont essentiels à la fidélisation des talents et au développement des carrières, car ils permettent aux employés d’évoluer au sein de l’organisation. Réduire la durée et la complexité des mutations internes améliore la satisfaction des employés, diminue les coûts de recrutement externe et garantit que les postes essentiels sont pourvus rapidement dans le cadre du processus Hire to Retire - Employee Lifecycle. ProcessMind analyse le parcours de bout en bout des mutations internes dans UKG Pro et identifie les retards précis liés aux approbations, aux changements de poste ou aux changements de service. En mettant ces goulots d’étranglement en évidence, les organisations peuvent optimiser les flux de travail. L’objectif est de réduire de 30 % le délai moyen de mobilité interne, mesurable en suivant la durée des activités de changement de poste pour chaque identifiant d’employé.

Veiller à ce que les formations pertinentes soient attribuées et suivies efficacement est essentiel au développement des compétences des employés et au respect des exigences de conformité. Des processus de formation optimisés renforcent les compétences des équipes, améliorent la productivité et garantissent le respect des obligations réglementaires tout au long du cycle Hire to Retire, Employee Lifecycle, afin de maximiser le retour sur investissement des formations. ProcessMind suit le parcours des attributions et des formations terminées dans UKG Pro, et révèle les retards fréquents ainsi que les cas où une formation attribuée n'est jamais commencée. En identifiant les schémas de non-conformité ou d'inefficacité, les organisations peuvent affiner leurs stratégies de formation et de développement. L'objectif est d'augmenter de 25 % le taux de réalisation des formations dans les délais, en comparant les dates d'attribution et de réalisation pour chaque Employee ID.

Identifier et réduire les coûts opérationnels cachés sur l'ensemble du cycle Hire to Retire, Employee Lifecycle a un impact direct sur l'efficacité du budget RH et la rentabilité globale. Cela consiste notamment à limiter les reprises, à réduire les tâches manuelles et à optimiser l'affectation des ressources, pour réaliser des économies importantes et améliorer l'efficacité des équipes RH. ProcessMind quantifie l'impact financier des variations de processus, des retards et des reprises dans UKG Pro en analysant la durée des activités et l'implication des ressources. En identifiant les parcours les plus coûteux et les sources d'inefficacité, les organisations peuvent mettre en œuvre des améliorations ciblées. L'objectif est de réduire de 15 % les coûts opérationnels RH globaux, grâce à une analyse des coûts associés aux écarts de processus pour chaque Employee ID.

Un taux élevé de départs au début de la période d'emploi entraîne des coûts importants de recrutement, d'intégration et de formation, tout en affectant la stabilité et le moral des équipes. Améliorer la fidélisation au cours de la première année du cycle Hire to Retire, Employee Lifecycle est essentiel pour constituer des effectifs stables et rentabiliser les investissements consacrés aux nouveaux talents. ProcessMind analyse le parcours des employés qui quittent l'organisation rapidement et met en relation certains événements ou retards de processus dans UKG Pro avec un risque accru de départ. En identifiant ces points de contact importants, comme une formation tardive ou un accompagnement insuffisant, les organisations peuvent intervenir plus tôt. L'objectif est d'améliorer de 15 % la fidélisation en début de parcours, en comparant les parcours des employés restés dans l'organisation à ceux des employés partis.

Les contournements manuels et les erreurs de données dans les processus RH entraînent des problèmes de conformité, des erreurs de paie et des décisions moins fiables. Réduire ces erreurs améliore l'intégrité des données, simplifie les opérations et renforce la confiance dans les systèmes RH tout au long du cycle Hire to Retire, Employee Lifecycle, notamment dans UKG Pro. ProcessMind identifie les situations où les interventions manuelles ou les écarts de données surviennent fréquemment dans UKG Pro, en retraçant les séquences d'activités et les entrées de données. En déterminant les causes profondes, comme l'absence d'étapes automatisées ou des procédures peu claires, les organisations peuvent automatiser certaines tâches et améliorer la qualité des données. L'objectif est de réduire de 40 % les erreurs manuelles identifiées dans les données, grâce aux pistes d'audit et aux rapports d'erreurs associés aux Employee ID.

Des changements de manager fréquents ou mal gérés peuvent perturber fortement la productivité des équipes, le moral des employés et la continuité des projets. Limiter ces perturbations permet de préserver la continuité des opérations et l'engagement des équipes lors des changements de direction importants dans le cycle Hire to Retire, Employee Lifecycle. ProcessMind cartographie l'impact des changements de manager sur les processus RH associés dans UKG Pro, notamment la transmission des évaluations de performance ou l'attribution des formations aux équipes. En identifiant les retards ou les étapes manquées liés à ces transitions, les organisations peuvent mettre en place des protocoles de passation plus fiables. L'objectif est de réduire de 20 % les retards de processus associés, en comparant leur durée avant et après les changements de manager pour les Employee ID concernés.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour le processus Hire to Retire

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Exportez vos données
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Que faire

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Pourquoi c’est important

Un modèle standardisé est essentiel pour intégrer les données avec précision et efficacité, éviter les erreurs et accélérer l’analyse de votre processus.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, adapté au processus Hire to Retire de UKG Pro, est téléchargé.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les véritables parcours Hire to Retire dans UKG Pro

ProcessMind transforme vos données UKG Pro en visualisations claires et concrètes. Découvrez le véritable parcours des collaborateurs, du recrutement au départ, et mettez en évidence chaque étape ainsi que les inefficacités qui restent invisibles.
  • Visualisez le flux réel du processus Hire to Retire
  • Repérez les goulots d'étranglement et les retards dans UKG Pro
  • Comparez les variantes du cycle de vie des collaborateurs
  • Réduisez les départs et optimisez les coûts RH
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Résultats types pour votre cycle de vie des employés

Ces résultats mettent en évidence les améliorations quantifiables généralement obtenues par les organisations qui optimisent leurs processus Hire to Retire, Employee Lifecycle dans UKG Pro, à partir d'analyses fondées sur les données.

0 %
Accélérer le cycle de recrutement

Réduction moyenne du délai de recrutement

En identifiant et en supprimant les goulots d'étranglement du processus de recrutement, les organisations peuvent réduire sensiblement le temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants et attirer plus rapidement les meilleurs talents.
0 %
Accélérer l'intégration

Réduire le délai avant qu'un nouvel employé soit opérationnel

L'optimisation des processus d'intégration permet aux nouveaux employés d'être productifs plus rapidement, améliore leur expérience initiale et réduit la charge administrative.
0 %
Améliorer la conformité lors des départs

Garantir le respect des obligations légales et opérationnelles

Atteindre une conformité presque totale lors des départs réduit les risques juridiques, protège les données et standardise les tâches liées au départ des employés.
0 %
Réduire les reprises de données RH

Réduction des corrections manuelles de données

Limiter les erreurs manuelles et les reprises dans les systèmes RH améliore l'intégrité des données, réduit la charge administrative et prévient les problèmes en aval.
0 %
Améliorer la fidélisation des employés en début de parcours

Réduction des départs au cours de la première année

En identifiant les problèmes qui entraînent des départs précoces, les organisations peuvent mieux fidéliser les nouveaux employés et réduire leurs coûts de recrutement et de formation.

Les résultats varient selon la complexité des processus, la qualité des données et les spécificités de chaque organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans les mises en œuvre axées sur le cycle Hire to Retire, Employee Lifecycle.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez l'analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique attribué à chaque employé, qui sert d'identifiant de cas principal pendant tout son cycle de vie au sein de l'organisation.

Pourquoi c’est important

Il s'agit de l'identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements associés à un employé et permet d'analyser le processus Hire to Retire de bout en bout pour chaque personne.

Date et heure précises auxquelles un événement donné du cycle de vie s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel pour classer les événements par ordre chronologique et calculer toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les durées.

Nom ou identifiant de l’utilisateur, généralement un représentant des ressources humaines ou un responsable, qui a effectué l’activité dans UKG Pro.

Pourquoi c’est important

Relie les activités du processus à des utilisateurs précis et permet ainsi d’analyser la charge de travail, de comparer les performances et d’examiner les reprises ou les erreurs.

Service ou unité organisationnelle auquel l’employé est rattaché.

Pourquoi c’est important

Permet une analyse comparative détaillée en offrant la possibilité de filtrer et de segmenter le processus selon la structure organisationnelle, et de mettre en évidence les écarts entre services.

Identifiant unique de la demande de recrutement à l’origine du processus d’embauche.

Pourquoi c’est important

Fournit un point de départ clair pour le processus de recrutement, permettant de mesurer précisément les temps de cycle d’embauche et l’efficacité des demandes.

Statut actuel ou historique de l’emploi de l’employé, par exemple « Active », « Terminated » ou « On Leave ».

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte essentiel sur la situation de l’employé, permettant d’analyser précisément la rotation et de segmenter les effectifs.

Intitulé officiel du poste de l’employé, par exemple « Software Engineer » ou « Sales Manager ».

Pourquoi c’est important

Permet une analyse par rôle afin de comprendre comment les processus du cycle de vie varient selon les fonctions et les niveaux hiérarchiques.

Nom du responsable hiérarchique direct de l’employé.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser les performances du processus au niveau des équipes et d’évaluer l’influence des responsables sur les événements du cycle de vie des employés.

Date officielle de début de l’emploi de l’employé dans l’organisation.

Pourquoi c’est important

Sert de référence pour calculer l’ancienneté et constitue un élément essentiel de l’analyse par cohortes et des KPI liés au taux de rotation.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création officielle de la fiche de l'employé dans UKG Pro, avec l'attribution formelle d'un Employee ID. Cet événement est généralement enregistré lorsqu'un administrateur RH finalise le recrutement d'un candidat et le fait passer au statut d'employé actif dans le système.

Pourquoi c’est important

Il s'agit de l'événement de début de référence pour l'analyse du processus Hire to Retire. Il fournit le point de départ pour mesurer le délai avant la mise en productivité, l'efficacité de l'intégration et l'ancienneté globale de l'employé.

Étape importante indiquant que la liste de contrôle ou le flux de travail d’intégration initial a été mené à bien. Cela signifie généralement que tous les documents requis pour le nouvel employé, les demandes d’accès aux systèmes et les premières tâches administratives sont terminés.

Pourquoi c’est important

Marque la fin de la configuration administrative initiale et permet d'analyser la durée totale du cycle d'intégration. Elle indique que l'employé est administrativement prêt à commencer les tâches liées à son poste.

Représente la fin d'un cycle formel d'évaluation de la performance d'un employé. Cet événement est enregistré lorsque le formulaire d'évaluation est finalisé et envoyé par le manager ou les RH.

Pourquoi c’est important

Il s'agit d'une étape récurrente importante du cycle de vie des employés. Le suivi de sa fréquence et du respect des délais aide à évaluer la conformité de la gestion de la performance et son impact sur l'évolution professionnelle.

Indique l'approbation formelle de la promotion d'un employé, qui comprend généralement un changement d'intitulé de poste et souvent de rémunération. Il s'agit d'un événement distinct qui précède la date d'effet du changement.

Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour analyser la mobilité interne et l'évolution professionnelle. Le délai entre l'approbation de la promotion et sa date d'effet peut révéler des goulots d'étranglement administratifs dans le système.

Représente le début du processus de départ, enregistré lorsqu’une date de fin future est saisie dans le système. Cet événement déclenche les listes de contrôle et les flux de travail de départ.

Pourquoi c’est important

Il s'agit d'une étape importante qui lance le processus de départ de l'employé. L'analyse du délai entre cet événement et la fin effective de l'emploi permet d'évaluer l'efficacité et l'exhaustivité des procédures de départ.

Dernier événement du cycle de vie de l'employé, marquant la fin officielle de la relation de travail. À cette date d'effet de la fin d'emploi, la fiche de l'employé devient inactive dans le système.

Pourquoi c’est important

Il s'agit de l'événement de fin de référence du processus, essentiel pour calculer l'ancienneté finale de l'employé et analyser les départs. Il clôt le parcours de l'employé au sein de l'entreprise.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les données d’exécution réelles de votre processus dans UKG Pro afin de montrer son fonctionnement concret. Il révèle les goulots d’étranglement, comme les retards d’intégration ou les cycles de recrutement prolongés, identifie les écarts de conformité lors des départs et repère les variations de processus non autorisées. Vous pouvez ainsi accélérer la préparation des nouveaux employés et standardiser les évaluations de la performance.

Nous avons besoin de données de journal d’événements provenant de UKG Pro et retraçant chaque étape du cycle de vie des employés. Elles comprennent généralement les horodatages, les noms d’activités et l’identifiant employé, qui sert d’identifiant de cas pour chaque événement. L’extraction s’effectue habituellement au moyen de rapports ou de requêtes directes dans la base de données afin de reconstituer la séquence des actions.

Les rapports RH présentent des indicateurs agrégés, tandis que le Process Mining fournit une vue détaillée des flux réels dans UKG Pro. Il révèle les écarts, les cycles de retour et les goulots d’étranglement que les rapports traditionnels ne permettent pas de voir, et explique pourquoi certains indicateurs prennent leurs valeurs actuelles. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations au lieu de vous limiter à des constats généraux.

Vous pouvez notamment accélérer de 25 % la préparation des nouveaux employés, réduire de 20 % les cycles de recrutement et atteindre une conformité de 100 % lors des départs. Le Process Mining identifie les domaines à optimiser, ce qui réduit les erreurs manuelles, limite les perturbations lors des changements de manager et améliore de 15 % la fidélisation des employés en début de parcours.

La principale exigence technique consiste à pouvoir extraire les données du journal d’événements de UKG Pro dans un format structuré, comme un fichier CSV ou des tables de base de données. Ces données doivent comporter un identifiant employé, une description de l’activité et un horodatage pour chaque événement. Nous pouvons vous aider à configurer le connecteur de données et à transformer les données afin d’assurer leur compatibilité avec les outils de Process Mining.

La sécurité des données est une priorité absolue. Nous appliquons des protocoles stricts de traitement des données, qui peuvent notamment inclure l’anonymisation et des contrôles d’accès rigoureux, afin de protéger vos informations sensibles sur les employés. L’analyse porte sur les schémas du processus, et non sur les données individuelles, afin de préserver la confidentialité tout en fournissant des analyses concrètes.

Les premières analyses peuvent souvent être produites dans les quelques semaines suivant l’extraction et la préparation des données nécessaires depuis UKG Pro. Une analyse complète, comprenant l’identification des goulots d’étranglement et l’analyse des causes profondes, prend généralement un à trois mois. La mise en œuvre des améliorations identifiées intervient ensuite et produit des résultats mesurables.

Oui. Le Process Mining est conçu pour révéler les causes profondes de problèmes tels qu’une forte rotation des employés en début de parcours, en visualisant les phases réelles d’intégration et de prise de poste. Il peut également cartographier les parcours et les retards exacts des processus de mobilité interne, afin d’identifier les inefficacités et de simplifier les transitions.

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