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Améliorez le parcours des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ

Votre guide en 6 étapes pour optimiser le parcours des collaborateurs dans UKG Pro
Améliorez le parcours des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ
Cycle de vie des employés, de l’embauche à la retraite
UKG Pro

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(11)Objectifs(11)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Optimisez le processus d’embauche à la retraite dans UKG Pro

Le parcours des collaborateurs peut comporter des inefficacités complexes, qui augmentent les coûts opérationnels et le turnover. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement. Vous pouvez ainsi améliorer le parcours, du recrutement au départ, en comprenant chaque étape de vos opérations.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ

Le processus « De l’embauche au départ : cycle de vie des employés » couvre tout le parcours d’une personne au sein de votre organisation, depuis la création d’une demande de recrutement jusqu’à son départ. Ce processus étendu, souvent géré dans des plateformes complètes de gestion du capital humain (HCM) comme UKG Pro, mobilise de nombreuses activités, équipes et applications interconnectées. Les inefficacités à chaque étape, qu’il s’agisse du recrutement, de l’intégration, de la gestion des talents ou du départ, peuvent entraîner des coûts opérationnels importants, des risques de non-conformité et une expérience collaborateur dégradée. Sans visibilité claire sur le déroulement réel de ces processus, les organisations peinent à repérer les retards, à comprendre les boucles de reprise et à détecter les écarts de conformité. Optimiser l’ensemble de ce cycle ne consiste pas seulement à réduire les coûts : il s’agit aussi de créer un environnement de travail plus efficace, mobilisateur et conforme, capable d’attirer et de fidéliser les meilleurs talents, tout en contribuant directement aux résultats et aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Comment le Process Mining optimise le cycle de vie des employés dans UKG Pro

Le Process Mining permet de comprendre, à partir des données, comment se déroule réellement le processus « De l’embauche au départ : cycle de vie des employés » dans UKG Pro. En analysant les journaux d’événements issus des modules UKG Pro, notamment ceux des ressources humaines, de la paie, de la gestion des talents et de la gestion des effectifs, il reconstitue une vue visuelle précise du parcours de chaque employé, de bout en bout. À partir de l’« Identifiant de l’employé » comme identifiant de cas, il suit les activités depuis « Demande de recrutement créée » jusqu’à « Offre acceptée », « Employé intégré », « Évaluation des performances réalisée », « Promotion approuvée » et enfin « Tâches de départ terminées ». Cette vue d’ensemble vous aide à repérer les goulots d’étranglement, à mettre au jour les écarts par rapport aux procédures habituelles et à identifier les causes des retards. Vous pouvez, par exemple, voir précisément pourquoi l’étape « Vérification des antécédents lancée » prend régulièrement plus de temps que prévu, ou pourquoi « Configuration de la paie terminée » donne souvent lieu à des reprises. Ces informations permettent de comprendre le temps de cycle réel de chaque phase et de cibler les améliorations dans votre environnement UKG Pro.

Principaux axes d’amélioration du cycle de vie des employés dans UKG Pro

L’application du Process Mining au processus « De l’embauche au départ » dans UKG Pro fait généralement ressortir plusieurs axes d’amélioration :

  • Efficacité du recrutement et de l’intégration : repérez les retards dans la recherche de candidats, la planification des entretiens, l’approbation des offres ou les vérifications des antécédents. Identifiez les goulots d’étranglement dans les formalités d’embauche ou les retards de configuration de la paie, qui peuvent nuire à l’expérience des nouveaux employés. Réduire le délai entre « Offre envoyée » et « Employé intégré » peut renforcer votre avantage concurrentiel.
  • Gestion et développement des talents : détectez les inefficacités dans les cycles d’évaluation des performances afin que les retours et les possibilités de développement soient proposés à temps. Analysez le parcours des promotions et des changements de rôle pour faciliter l’évolution professionnelle. Comprenez pourquoi l’étape « Formation attribuée » peut être retardée après « Employé intégré », ce qui nuit à la productivité.
  • Conformité et réduction des risques : détectez les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard pour des activités importantes comme « Configuration de la paie terminée » ou « Départ initié ». Vérifiez que toutes les exigences de conformité sont respectées dans l’ensemble de l’organisation, notamment la réalisation en temps voulu de l’étape « Vérification des antécédents lancée » et le respect des protocoles de départ. Vous réduisez ainsi les risques liés aux audits et les risques juridiques.
  • Optimisation du processus de départ : analysez l’efficacité et l’exhaustivité du processus, de « Départ initié » à « Tâches de départ terminées ». Vérifiez que toutes les étapes nécessaires, notamment les entretiens de départ et la récupération du matériel, sont réalisées efficacement et conformément aux règles. Vous protégez ainsi la réputation de l’organisation et réduisez les risques.

Résultats attendus de l’optimisation du processus « De l’embauche au départ »

En utilisant le Process Mining pour analyser le cycle de vie des employés dans UKG Pro, vous pouvez obtenir des résultats mesurables. Le temps de cycle des principales phases, du recrutement au départ, devrait diminuer sensiblement, ce qui accélérera l’acquisition de talents et rendra les effectifs plus réactifs. Les coûts opérationnels liés aux reprises manuelles, aux processus prolongés et aux pénalités pour non-conformité devraient également baisser. Une expérience collaborateur plus simple, plus transparente et plus efficace peut améliorer la satisfaction et la fidélisation. Enfin, l’optimisation des processus améliore l’efficacité opérationnelle des ressources humaines : votre investissement dans UKG Pro contribue davantage aux objectifs stratégiques et à la croissance durable de votre organisation. Cette approche fondée sur les données transforme la gestion de votre ressource la plus précieuse : vos équipes.

Premiers pas pour optimiser le processus « De l’embauche au départ » dans UKG Pro

Optimiser le cycle de vie des employés dans UKG Pro grâce au Process Mining peut sembler complexe, mais les premières étapes sont simples. En vous appuyant sur les données d’événements déjà disponibles dans UKG Pro, vous pouvez rapidement obtenir des analyses utiles sans devoir effectuer de longues vérifications manuelles. Vous pouvez ainsi dépasser les suppositions et prendre des décisions fondées sur les données, pour que chaque amélioration mise en œuvre réponde à un besoin précis. Commencez dès aujourd’hui à améliorer les opérations RH et à offrir une expérience collaborateur de qualité. Découvrez comment réduire le temps de cycle du processus « De l’embauche au départ » et améliorer l’efficacité globale de vos processus.

Cycle de vie des employés, de l’embauche à la retraite Intégration des employés Gestion des talents Efficacité des RH Gestion des effectifs Opérations RH Gestion de la conformité Gestion des effectifs et recrutement Analyses RH H2R Gestion du capital humain HCM Parcours des employés

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Après avoir accepté une offre, les nouveaux employés subissent souvent des retards importants dans leur intégration et la mise en place de leur paie. Ils peuvent en être frustrés, perdre en productivité et rencontrer des problèmes de conformité, en particulier dans les secteurs réglementés.
ProcessMind visualise les étapes exactes et le temps consacré à chaque activité d’intégration dans UKG Pro, de l’acceptation de l’offre à la mise en place de la paie. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement et leurs causes, afin d’accélérer l’intégration et d’améliorer l’expérience collaborateur.

Les évaluations des performances sont souvent réalisées de manière inégale ou tardive selon les équipes, ce qui complique le développement des talents et les décisions de rémunération. Cela peut nuire au moral des employés, leur faire manquer des possibilités d’évolution et compliquer l’alignement des objectifs individuels sur ceux de l’entreprise.
ProcessMind cartographie le déroulement réel des cycles d’évaluation des performances dans UKG Pro. La plateforme révèle les écarts par rapport aux procédures habituelles et repère les responsables ou les équipes à l’origine des retards. Vous disposez ainsi des informations nécessaires pour harmoniser les pratiques et améliorer la gestion des talents.

Le délai entre la création d’une demande de recrutement et l’acceptation d’une offre est excessif, ce qui pousse les meilleurs candidats à accepter une offre ailleurs. Il en résulte une hausse des coûts de recrutement, un allongement du délai de pourvoi des postes et un désavantage pour attirer des employés qualifiés.
ProcessMind analyse le processus de recrutement de bout en bout dans UKG Pro et repère les étapes qui provoquent des retards, comme la planification des entretiens ou les vérifications des antécédents. La plateforme vous aide à optimiser les flux de travail, à réduire les temps de cycle et à améliorer le taux de conversion des candidats.

Les procédures de départ omettent souvent des étapes importantes, ce qui peut entraîner des manquements à la conformité, des risques de sécurité ou des litiges concernant le dernier salaire. L’organisation s’expose alors à des conséquences juridiques et financières, et risque de ternir sa réputation d’employeur.
ProcessMind vous donne une vue claire de chaque activité de départ enregistrée dans UKG Pro, depuis le lancement du départ jusqu’à l’achèvement des tâches. La plateforme repère les parcours non conformes et vérifie que toutes les étapes nécessaires sont suivies, afin de réduire les risques et de protéger les actifs de l’entreprise.

Dans le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ, les employés et les responsables contournent souvent les procédures opérationnelles standard, créant ainsi des processus parallèles. Ces écarts non autorisés entraînent des inefficacités et des risques de non-conformité, et compliquent l’harmonisation des opérations RH dans l’organisation.
ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis dans UKG Pro et met en évidence les écarts par rapport au processus prévu. La plateforme repère les étapes et les rôles concernés, afin d’aider les responsables à faire appliquer les bonnes pratiques et à réduire les risques opérationnels.

Les retards dans l’approbation et la mise en œuvre des promotions ou des changements de rôle peuvent mécontenter les employés et augmenter les départs volontaires. Ils freinent l’évolution professionnelle en interne, nuisent à la fidélisation des talents et compliquent le pourvoi de postes importants par des candidats internes.
ProcessMind cartographie le parcours des demandes de promotion et de changement de rôle dans UKG Pro, et repère les approbations ou les tâches administratives qui prennent du retard. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement pour faciliter la mobilité interne et améliorer l’engagement des employés.

Les nouveaux employés ou ceux qui changent de rôle ne reçoivent pas toujours à temps les formations adaptées, ou les taux de réalisation sont faibles. Cela nuit à la productivité, au respect des exigences propres à chaque rôle et au développement des employés, et entraîne des lacunes de compétences.
ProcessMind suit l’attribution et la réalisation des formations de chaque employé dans UKG Pro, et révèle les retards et les pratiques inégales. La plateforme repère les situations où le processus de formation se bloque, afin que les employés reçoivent à temps les formations nécessaires.

Les organisations peinent à connaître le coût réel de chaque étape du cycle de vie des employés, des dépenses de recrutement aux frais administratifs liés aux départs. Sans visibilité sur ces coûts, il est difficile d’optimiser les dépenses RH et de justifier les investissements dans les technologies dédiées aux ressources humaines.
ProcessMind met en relation les activités et leur durée dans UKG Pro avec les coûts associés, pour rendre les dépenses visibles à chaque étape. La plateforme repère les activités coûteuses et les possibilités de gagner en efficacité afin de réduire les coûts opérationnels des ressources humaines.

Un nombre important de nouveaux employés quittent l’entreprise au cours de leur première année, ce qui peut révéler des problèmes de recrutement, d’intégration ou d’accompagnement initial. L’organisation perd alors les sommes investies dans le recrutement, des connaissances internes et une partie de sa stabilité opérationnelle.
À partir des données UKG Pro, ProcessMind analyse le parcours des employés partis tôt et le compare à celui des employés restés dans l’entreprise. La plateforme repère les difficultés et les écarts de processus survenus durant les premiers mois qui contribuent aux départs précoces, afin de cibler les mesures à prendre.

Face à des processus complexes ou défaillants dans UKG Pro, les équipes RH ont souvent recours à des contournements manuels, ce qui augmente le risque d’erreurs de saisie. Ces erreurs nécessitent des corrections coûteuses, nuisent à l’intégrité des données et peuvent entraîner des erreurs de paie ou des problèmes de conformité.
ProcessMind révèle les interventions manuelles et les incohérences de données dans les processus UKG Pro, qui peuvent signaler des défauts de conception du système ou des processus. La plateforme montre où l’automatisation ou la refonte des processus pourrait réduire les erreurs et améliorer la qualité des données.

L’intégration d’un nouveau responsable ou le départ d’un responsable en poste est souvent mal organisé, ce qui perturbe la productivité des équipes et rend les lignes hiérarchiques moins claires. Ces transitions peuvent nuire à l’engagement des employés et à la continuité des projets.
ProcessMind cartographie les activités et les approbations liées aux changements de responsable, telles qu’elles sont enregistrées dans UKG Pro. La plateforme repère les retards et vérifie que les transferts de responsabilités et les accès aux systèmes nécessaires sont effectués correctement, afin de limiter les perturbations dans les équipes.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps nécessaire pour que les nouveaux employés deviennent pleinement opérationnels après leur arrivée. Une prise de poste plus rapide accélère l’obtention de résultats, renforce l’engagement dès les premiers mois et limite les pertes de productivité. Elle contribue ainsi à améliorer les performances des équipes et à respecter les échéances des projets dans le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans les activités d’intégration de UKG Pro, des tâches préalables à l’embauche aux premières formations attribuées. En analysant les écarts et les retards, vous pouvez identifier les étapes précises qui ralentissent le processus et cibler les améliorations pour réduire de 25 % le délai de prise de poste. Le résultat se mesure en suivant les dates de réalisation des activités pour chaque identifiant d’employé.

Des évaluations des performances réalisées de manière cohérente contribuent à un développement équitable des employés et à des données de performance fiables dans toute l’organisation. Cette cohérence réduit les risques de non-conformité, améliore l’équité et donne une vision plus claire des compétences disponibles, essentielle à une gestion efficace des talents tout au long du cycle de vie des employés, de l’embauche au départ. ProcessMind visualise les parcours réels des évaluations dans UKG Pro et met en évidence les écarts par rapport aux procédures habituelles. En repérant les responsables ou les équipes qui omettent ou retardent régulièrement certaines étapes, les organisations peuvent faire appliquer les bonnes pratiques. L’objectif est de respecter le calendrier des évaluations dans 90 % des cas, en comparant les séquences d’activités réelles aux modèles de processus définis pour chaque employé.

Réduire le délai entre la création d’une demande de recrutement et l’acceptation d’une offre est essentiel pour attirer les meilleurs talents et limiter le coût des postes vacants. Un cycle plus court améliore l’expérience des candidats, réduit le risque de voir des candidats qualifiés choisir la concurrence et permet de pourvoir plus rapidement les postes importants. Il contribue ainsi à la productivité de l’entreprise tout au long du cycle de vie des employés, de l’embauche au départ. ProcessMind révèle les goulots d’étranglement et les temps d’attente dans le flux de recrutement de UKG Pro, par exemple les retards de planification des entretiens ou d’approbation. En analysant les activités qui déterminent le parcours, les organisations peuvent optimiser le recrutement. L’objectif est de réduire de 20 % le délai moyen de recrutement, mesuré en suivant la durée entre les principaux événements de recrutement pour chaque identifiant d’employé.

Le respect intégral des règles lors du départ protège l’organisation contre les risques juridiques, sécurise ses actifs et préserve sa réputation d’employeur. La réalisation de toutes les étapes réglementaires et internes réduit les responsabilités potentielles et garantit une expérience professionnelle aux employés qui quittent l’entreprise, dans le cadre du cycle de vie des employés, de l’embauche au départ. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au processus de départ obligatoire dans UKG Pro, comme l’absence d’entretien de départ ou le défaut de vérification du matériel de l’entreprise. En repérant où et pourquoi surviennent les écarts de conformité, ProcessMind permet d’intervenir rapidement et de revoir les processus. L’objectif est de respecter toutes les tâches essentielles de départ, ce qui peut être vérifié en comparant les activités réalisées aux règles applicables pour chaque identifiant d’employé.

Les écarts non autorisés dans les processus RH, en particulier dans le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ, créent des incohérences, augmentent les risques opérationnels et compliquent les audits. L’harmonisation de ces processus renforce l’équité, réduit les erreurs et consolide les contrôles internes dans les modules UKG Pro. ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis par les employés dans UKG Pro et les compare aux procédures opérationnelles standard définies. Les équipes RH peuvent ainsi repérer précisément les raccourcis non autorisés et les étapes supplémentaires, puis faire appliquer les bonnes pratiques. L’objectif est de réduire de 80 % les écarts de processus, en comparant les modèles de processus réels au « parcours nominal ».

Des processus de mobilité interne efficaces sont essentiels à la fidélisation des talents et à leur évolution professionnelle. Réduire la durée et la complexité des mutations internes améliore la satisfaction des employés, diminue les coûts de recrutement externe et permet de pourvoir rapidement les postes importants dans le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ. ProcessMind analyse le parcours de bout en bout des mutations internes dans UKG Pro et repère les retards liés aux approbations, aux changements de rôle ou aux changements d’équipe. En mettant en évidence ces goulots d’étranglement, les organisations peuvent optimiser leurs flux de travail. L’objectif est de réduire de 30 % le temps moyen consacré à la mobilité interne, en suivant la durée des activités de changement de rôle pour chaque identifiant d’employé.

L’attribution et la réalisation efficace de formations adaptées sont essentielles au développement des compétences et au respect des exigences de conformité. Des processus de formation optimisés renforcent les compétences des équipes, améliorent la productivité et contribuent au respect des obligations réglementaires tout au long du cycle de vie des employés, de l’embauche au départ. Ils permettent aussi de mieux rentabiliser les investissements en formation. ProcessMind suit le parcours des formations attribuées et réalisées dans UKG Pro, et révèle les retards fréquents ou les formations attribuées qui ne sont jamais commencées. En repérant les situations de non-conformité et les inefficacités, les organisations peuvent adapter leurs stratégies de formation et de développement. L’objectif est d’augmenter de 25 % le taux de réalisation des formations dans les délais, en comparant les dates d’attribution et de réalisation pour chaque identifiant d’employé.

Repérer et réduire les coûts opérationnels cachés tout au long du cycle de vie des employés, de l’embauche au départ, améliore directement l’efficacité du budget RH et la rentabilité globale. Il s’agit notamment de limiter les reprises, de réduire les tâches manuelles et de mieux répartir les ressources, pour réaliser des économies et améliorer l’efficacité des ressources humaines. ProcessMind mesure l’incidence financière des écarts, des retards et des reprises dans UKG Pro en analysant la durée des activités et les ressources mobilisées. En repérant les parcours coûteux et les sources d’inefficacité, les organisations peuvent cibler leurs améliorations. L’objectif est de réduire de 15 % les coûts opérationnels globaux des ressources humaines, en reliant l’analyse des coûts aux écarts de processus pour chaque identifiant d’employé.

Les départs fréquents durant la première année entraînent des coûts importants de recrutement, d’intégration et de formation, et nuisent à la stabilité et au moral des équipes. Améliorer la fidélisation durant la première année du cycle de vie des employés, de l’embauche au départ, est essentiel pour constituer des effectifs stables et rentabiliser les investissements consacrés aux nouveaux talents. ProcessMind analyse le parcours des employés partis tôt et met en relation certains événements ou retards dans UKG Pro avec un risque accru de départ. En repérant les moments déterminants, comme une formation tardive ou un accompagnement insuffisant, les organisations peuvent intervenir rapidement. L’objectif est d’améliorer de 15 % la fidélisation durant la première année, en comparant les parcours des employés restés dans l’entreprise à ceux des employés partis.

Les contournements manuels et les erreurs de données dans les processus RH peuvent entraîner des problèmes de conformité, des erreurs de paie et de mauvaises décisions. Réduire ces erreurs améliore l’intégrité des données, simplifie les opérations et renforce la confiance dans les systèmes RH tout au long du cycle de vie des employés, de l’embauche au départ, en particulier dans UKG Pro. ProcessMind repère les interventions manuelles et les écarts de données fréquents dans UKG Pro en retraçant les séquences d’activités et les données saisies. En identifiant les causes, comme l’absence d’étapes automatisées ou des procédures peu claires, les organisations peuvent automatiser certaines tâches et améliorer la qualité des données. L’objectif est de réduire de 40 % les erreurs manuelles recensées, en s’appuyant sur les pistes d’audit et les rapports d’erreurs associés aux identifiants des employés.

Des changements de responsable fréquents ou mal gérés peuvent fortement perturber la productivité des équipes, le moral des employés et la continuité des projets. Limiter ces perturbations permet de maintenir le bon fonctionnement des opérations et l’engagement des équipes lors des changements de direction importants dans le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ. ProcessMind cartographie les effets des changements de responsable sur les processus RH associés dans UKG Pro, comme le transfert des évaluations des performances ou l’attribution des formations aux équipes. En repérant les retards et les étapes omises lors de ces transitions, les organisations peuvent mettre en place des procédures de passation plus efficaces. L’objectif est de réduire de 20 % les retards de processus associés, en comparant la durée des processus avant et après les changements de responsable pour les identifiants des employés concernés.

Les 6 étapes pour améliorer le processus « De l’embauche au départ »

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Récupérez le modèle Excel préformaté pour les données de votre processus « De l’embauche au départ ». Il vous aidera à structurer correctement les données issues de UKG Pro pour les analyser.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Un modèle standardisé est essentiel pour importer les données avec précision et efficacité, éviter les erreurs et accélérer l’analyse de vos processus.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, adapté au processus « De l’embauche au départ » de UKG Pro, est téléchargé.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez le parcours réel des collaborateurs dans UKG Pro

ProcessMind transforme vos données UKG Pro en visualisations claires et concrètes. Découvrez le parcours réel des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ, et repérez chaque étape ainsi que les inefficacités qui passent inaperçues.
  • Visualisez le flux réel du parcours des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ
  • Repérez les goulots d’étranglement et les retards dans UKG Pro
  • Comparez les différentes variantes du parcours des collaborateurs
  • Réduisez le turnover et optimisez les coûts RH
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Résultats types pour le cycle de vie de vos employés

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables que les organisations constatent généralement en optimisant leurs processus d’embauche et de départ des employés dans UKG Pro, à partir d’analyses fondées sur les données.

0 %
Accélération du recrutement

Réduction moyenne du délai de recrutement

En repérant et en éliminant les goulots d’étranglement du processus de recrutement, les organisations peuvent réduire considérablement le temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants et attirer plus rapidement les meilleurs candidats.
0 %
Intégration accélérée

Les nouvelles recrues sont plus rapidement prêtes à contribuer

L’optimisation des processus d’intégration permet aux nouveaux employés d’être plus rapidement productifs, améliore leur expérience initiale et réduit la charge administrative.
0 %
Meilleure conformité lors des départs

Respect des obligations légales et opérationnelles

Une conformité presque parfaite lors des départs réduit les risques juridiques, protège les données et uniformise les tâches liées au départ des employés.
0 %
Moins de reprises dans les données RH

Réduction des corrections manuelles des données

Limiter les erreurs de saisie manuelle et les reprises dans les systèmes RH améliore l’intégrité des données, réduit la charge administrative et prévient les problèmes en aval.
0 %
Meilleure fidélisation des nouveaux employés

Réduction des départs au cours de la première année

En repérant les problèmes qui entraînent des départs précoces, les organisations peuvent mieux fidéliser les nouvelles recrues et réduire leurs coûts de recrutement et de formation.

Les résultats varient selon la complexité des processus, la qualité des données et les spécificités de l’organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans les mises en œuvre portant sur le cycle de vie des employés, de l’embauche au départ.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique attribué à chaque employé. Il sert d’identifiant de cas principal pour l’ensemble de son parcours au sein de l’organisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant de cas essentiel relie tous les événements concernant un employé et permet d’analyser, pour chaque personne, le processus complet allant de l’embauche au départ.

Date et heure précises auxquelles un événement du cycle de vie s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les durées.

Nom ou identifiant de l’utilisateur, généralement un représentant des RH ou un responsable, qui a effectué l’activité dans UKG Pro.

Pourquoi est-ce important ?

Relie les activités du processus à des utilisateurs précis et permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances et d’examiner les reprises ou les erreurs.

Service ou unité organisationnelle auquel l’employé est rattaché.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de filtrer et de segmenter le processus selon la structure organisationnelle afin de comparer les résultats et de repérer les différences entre services.

Identifiant unique de la demande de poste à l’origine du processus de recrutement.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit un point de départ précis pour le processus de recrutement et permet de mesurer correctement les temps de cycle d’embauche et l’efficacité des demandes de poste.

Statut d’emploi actuel ou passé de l’employé, par exemple « Actif », « Fin d’emploi » ou « En congé ».

Pourquoi est-ce important ?

Précise la situation de l’employé et permet d’analyser correctement les départs et de segmenter les effectifs.

Intitulé officiel du poste de l’employé, par exemple « Ingénieur logiciel » ou « Responsable commercial ».

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les processus du cycle de vie selon les fonctions et les niveaux d’ancienneté.

Nom du responsable hiérarchique direct de l’employé.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la performance des processus à l’échelle des équipes et d’évaluer l’influence des responsables sur les événements du cycle de vie des employés.

Date officielle de début d’emploi de la personne au sein de l’organisation.

Pourquoi est-ce important ?

Sert de référence pour calculer l’ancienneté et est essentiel à l’analyse par cohorte ainsi qu’aux indicateurs clés de performance liés aux départs.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création officielle du dossier de l’employé dans UKG Pro et l’attribution formelle d’un identifiant d’employé. Cet événement est généralement enregistré lorsqu’un administrateur RH finalise le recrutement d’un candidat et que celui-ci devient un employé actif dans le système.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début de référence pour l’analyse du processus d’embauche au départ. Il sert de point de départ pour mesurer le délai avant la pleine productivité, l’efficacité de l’intégration et l’ancienneté globale des employés.

Étape clé marquant la fin du processus ou de la liste de contrôle initiale d’intégration. Cela signifie généralement que tous les documents requis pour la nouvelle recrue, les demandes d’accès aux systèmes et les premières tâches administratives sont terminés.

Pourquoi est-ce important ?

Marque la fin de la configuration administrative initiale et permet d’analyser le temps de cycle total de l’intégration. À ce stade, l’employé est prêt, sur le plan administratif, à commencer les tâches propres à son poste.

Marque la fin d’un cycle formel d’évaluation des performances d’un employé. Cet événement est enregistré lorsque le responsable ou les RH finalisent et soumettent le formulaire d’évaluation.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’une étape récurrente importante du cycle de vie des employés. Le suivi de sa fréquence et du respect des délais permet d’évaluer la conformité de la gestion des performances et son effet sur l’évolution de carrière.

Indique l’approbation officielle de la promotion d’un employé, qui s’accompagne généralement d’un changement de titre de poste et souvent de rémunération. Cet événement distinct précède la date d’effet du changement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle pour analyser la mobilité interne et l’évolution de carrière. Le délai entre l’approbation de la promotion et sa date d’effet peut révéler des goulots d’étranglement administratifs.

Marque le début du processus de départ et est enregistré lorsqu’une date de fin d’emploi future est saisie dans le système. Cet événement déclenche les listes de contrôle et les flux de travail liés au départ.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque le début du processus de départ de l’employé. L’analyse du délai entre cet événement et la fin effective de l’emploi permet d’évaluer l’efficacité et l’exhaustivité des procédures de départ.

Dernier événement du cycle de vie de l’employé, il marque la fin officielle de son emploi. À la date d’effet de la fin d’emploi, le dossier de l’employé devient inactif dans le système.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin de référence du processus, essentiel pour calculer l’ancienneté finale de l’employé et analyser les départs. Il clôt le parcours de l’employé au sein de l’entreprise.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données d’exécution réelles de UKG Pro pour montrer comment se déroule le processus « De l’embauche au départ ». Il révèle les goulots d’étranglement, comme les retards d’intégration ou les cycles de recrutement trop longs, repère les écarts de conformité dans le processus de départ et met en évidence les variations non autorisées. Vous pouvez ainsi atteindre des objectifs tels qu’accélérer la prise de poste des nouveaux employés et harmoniser les évaluations des performances.

Pour commencer, nous avons besoin des données du journal d’événements de UKG Pro, qui enregistrent chaque étape du cycle de vie des employés. Elles comprennent généralement les horodatages, les noms des activités et l’identifiant de l’employé, utilisé comme identifiant de cas pour chaque événement. Ces données sont généralement extraites à l’aide de rapports ou de requêtes directes dans la base de données, afin de reconstituer la séquence des actions.

Les rapports RH présentent des indicateurs agrégés, tandis que le Process Mining donne une vue détaillée des flux réels dans UKG Pro. Il révèle les écarts, les boucles de reprise et les goulots d’étranglement que les rapports classiques ne montrent pas, et aide à comprendre les causes des résultats observés. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations au lieu de vous limiter à des constats généraux.

Vous pouvez notamment accélérer de 25 % la prise de poste des nouveaux employés, réduire de 20 % les cycles de recrutement et assurer une conformité totale du processus de départ. Le Process Mining repère les axes d’amélioration précis, ce qui permet de réduire les erreurs manuelles, de limiter les perturbations lors des changements de responsable et d’améliorer de 15 % la fidélisation des employés durant leur première année.

La principale exigence technique est de pouvoir extraire de UKG Pro les données du journal d’événements dans un format structuré, par exemple un fichier CSV ou des tables de base de données. Ces données doivent inclure un identifiant d’employé, une description de l’activité et un horodatage pour chaque événement. Nous pouvons vous aider à configurer le connecteur de données et à transformer les données pour assurer leur compatibilité avec les outils de Process Mining.

La sécurité des données est primordiale. Nous appliquons des protocoles stricts de traitement des données, qui prévoient souvent leur anonymisation et un contrôle rigoureux des accès, afin de protéger les informations sensibles sur vos employés. L’analyse porte sur les tendances du processus, et non sur les données individuelles des employés. Vous préservez ainsi la confidentialité tout en obtenant des analyses concrètes.

Les premières analyses peuvent souvent être produites en quelques semaines, une fois les données nécessaires extraites de UKG Pro et préparées. Une analyse complète, comprenant l’identification des goulots d’étranglement et la recherche des causes profondes, prend généralement de 1 à 3 mois. La mise en œuvre des améliorations identifiées vient ensuite et permet d’obtenir des résultats mesurables.

Oui. Le Process Mining permet notamment de mettre au jour les causes profondes d’un fort taux de départs parmi les employés récemment embauchés, en visualisant les étapes réelles d’intégration et de début d’emploi. Il peut également cartographier les parcours et les délais exacts des processus de mobilité interne, afin de repérer les inefficacités et de simplifier les transitions.

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