> Continue procesverbetering > Purchase to Pay inkooporder > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Purchase to Pay-proces voor inkooporders

Je 6-stappengids voor P2P-optimalisatie in Dynamics 365.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Purchase to Pay-proces voor inkooporders
Purchase to Pay - inkooporder
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Inkooporderprocessen in Dynamics 365 optimaliseren

Inefficiënte verwerking van inkooporders leidt vaak tot gemiste leveringen, hogere bedrijfskosten en gefrustreerde betrokkenen. Met ons platform zie je verborgen knelpunten en afwijkingen in je volledige inkoopproces. Zie precies waar vertraging ontstaat, van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke ontvangst, en maak je bedrijfsvoering efficiënter. Ontdek waar je veel tijd en kosten kunt besparen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom je inkooporderproces optimaliseren?

Het optimaliseren van je Purchase to Pay-proces voor inkooporders gaat niet alleen om kleine efficiëntiewinsten. Het versterkt je volledige inkoopfunctie. In een complex systeem als Microsoft Dynamics 365 kunnen inefficiënties in het beheer van inkooporders zich door de hele organisatie verspreiden. Ze beïnvloeden onder meer voorraadniveaus, leveranciersrelaties, cashflow en compliance. Trage goedkeuringen van inkooporders, veel herstelwerk en vertraagde goederenontvangsten leiden rechtstreeks tot hogere bedrijfskosten, gemiste levermomenten en mogelijk moeizame relaties met leveranciers. Zonder helder zicht op de werkelijke flow van elke inkooporder blijft het gissen naar de oorzaken. Gerichte verbeteringen worden daardoor lastig en vaak weinig effectief. Als je de rol van elke inkooporder van aanvraag tot definitieve ontvangst begrijpt, houd je je supplychain slank, wendbaar en kostenefficiënt.

Hoe process mining de efficiëntie van inkooporders binnen P2P verbetert

Process mining biedt een objectieve, datagedreven manier om de levenscyclus van inkooporders in Microsoft Dynamics 365 te begrijpen. In plaats van aannames of losse ervaringen te gebruiken, haalt process mining eventlogdata rechtstreeks uit je systeem en reconstrueert het werkelijke proces. Voor inkooporders betekent dit dat je elke stap ziet, van 'Purchase Requisition Created' tot 'Goods Receipt Posted' en 'Purchase Order Completed', inclusief timestamps en verantwoordelijke personen. Met dit detailniveau zie je precies welke routes je inkooporders volgen, waar ze afwijken van standaardwerkwijzen en hoeveel tijd elke fase kost. Je ontdekt welke goedkeuringsstappen vertraging veroorzaken, welke afdelingen betrokken zijn bij herstelrondes en of bepaalde leveranciers structureel tot langere doorlooptijden leiden. Deze analysemogelijkheid helpt je te bepalen hoe je de prestaties van Purchase to Pay - Purchase Order verbetert door verborgen inefficiënties zichtbaar te maken.

Belangrijke verbeterpunten voor inkooporders

Process mining op je P2P-proces voor inkooporders in Microsoft Dynamics 365 brengt meestal verschillende verbeterpunten met grote impact aan het licht:

  • Knelpunten vinden: Breng specifieke fasen of activiteiten in kaart waar inkooporders vaak blijven hangen. Gaat het om een bepaald goedkeuringsniveau, een vertraging bij de goedereninspectie of een fout bij het invoeren van data die vaak over het hoofd wordt gezien? Het vinden van deze knelpunten is de eerste stap naar kortere doorlooptijden van inkooporders.
  • Herstelwerk en afwijkingen analyseren: Ontdek hoe vaak inkooporders worden gewijzigd, waarom dat gebeurt en welke wijzigingen tot extra vertraging leiden. Zo zie je of de oorzaak ligt in een onvolledige aanvraag, communicatie met de leverancier of interne controles.
  • Compliance en naleving van beleid: Controleer of inkooporders voldoen aan interne beleidsregels en wettelijke eisen. Vind orders die zonder de juiste aanvraag zijn aangemaakt, buiten de juiste volgorde zijn goedgekeurd of door onbevoegde personen zijn verwerkt. Zo vergroot je de compliance.
  • Mogelijkheden voor automatisering: Door handmatige overdrachten en terugkerende taken zichtbaar te maken, vind je activiteiten die geschikt zijn voor automatisering. Zo komt tijd vrij voor werk met meer waarde.
  • Inzicht in leveranciersprestaties: Analyseer hoe verschillende leveranciers je doorlooptijden van inkooporders beïnvloeden, van bevestiging tot goederenontvangst. Dat geeft je een feitelijke basis voor gesprekken en onderhandelingen.

Verwachte resultaten van het optimaliseren van je P2P-inkooporderproces

Met process mining voor het optimaliseren van je Purchase to Pay-proces voor inkooporders kun je duidelijke en meetbare resultaten verwachten:

  • Kortere doorlooptijd van inkooporders: Verwerk orders sneller, van aanvraag tot goederenontvangst. Zo wordt je supplychain wendbaarder en beheer je je voorraad beter.
  • Kostenbesparing: Beperk kosten voor spoedleveringen, benut kortingen voor vroeg betalen en verminder handmatig werk rond vertraagde of problematische inkooporders. Dat zie je terug in je resultaat.
  • Betere compliance en minder risico: Zorg dat alle inkooporders voldoen aan interne beleidsregels en externe regelgeving. Zo beperk je financiële en reputatierisico's.
  • Tevredenere betrokkenen: Verbeter de relatie met interne afdelingen, die goederen en diensten sneller ontvangen, en met externe leveranciers dankzij efficiëntere en voorspelbare samenwerking.
  • Beslissingen op basis van data: Neem niet langer beslissingen op gevoel. Gebruik concrete data voor proceswijzigingen, systeeminstellingen in Microsoft Dynamics 365 en de verdeling van capaciteit.

Beginnen met P2P-optimalisatie voor inkooporders

Met process mining krijg je een duidelijke route naar meer efficiëntie en controle in je Purchase to Pay-proces voor inkooporders. Door de werkelijke flow van je inkooporders in Microsoft Dynamics 365 te begrijpen, krijg je de inzichten die nodig zijn voor gerichte verbeteringen met zichtbaar resultaat. Ontdek hoe deze aanpak je helpt om doorlooptijden van inkooporders te verkorten, knelpunten weg te nemen en je inkoopprocessen beter te organiseren.

Purchase to Pay - inkooporder P2P-optimalisatie Inkoopefficiëntie Supplychainmanagement Levertijden van leveranciers Goederenontvangst Inkoopaanvraag Inkoopteam Procure to Pay Leveranciersbeheer Inkoopbeheer

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertraging bij het goedkeuren van inkooporders leidt tot gemiste leverdata en stilgevallen processen. Dit heeft rechtstreeks gevolgen voor productieschema's en klanttevredenheid en vergroot de kans op langere doorlooptijden en voorraadtekorten. ProcessMind laat zien waar goedkeuringen vastlopen, door wie en waarom. Zo worden knelpunten in je workflow voor het goedkeuren van inkooporders in Microsoft Dynamics 365 zichtbaar. Je ziet welke goedkeurders of stappen vertraging veroorzaken en kunt workflows aanpassen voor een snellere verwerking.

Voortdurende wijzigingen in inkooporders na de eerste goedkeuring leiden tot herstelwerk en verwarring. Ze kunnen ook fouten veroorzaken bij de goederenontvangst of facturatie. Dat vermindert de efficiëntie en schaadt leveranciersrelaties, met verborgen administratieve kosten als gevolg. ProcessMind visualiseert alle wijzigingen in inkooporders in Microsoft Dynamics 365. Je ziet hoe vaak ze voorkomen, wie ze initieert en in welke fase ze plaatsvinden. Zo pak je oorzaken aan, zoals onduidelijke eisen of problemen in de communicatie met leveranciers, en verminder je kostbare herzieningen.

Vertraging tussen de ontvangst van goederen en het formeel boeken van de goederenontvangst beïnvloedt de voorraadnauwkeurigheid en het matchen van facturen. Daardoor kunnen betalingen vertraging oplopen. Ook kunnen leveranciersrelaties onder druk komen te staan en ontstaan er problemen bij de afstemming. ProcessMind brengt in je Microsoft Dynamics 365-systeem de tijd tussen aankomst van goederen en het boeken van de goederenontvangst in kaart. Zo zie je vertragingen en mogelijke complianceproblemen en ontdek je inefficiënte interne processen of ontbrekende systeeminstellingen die de afhandeling van inkooporders beïnvloeden.

Inkooporders die afwijken van het standaardproces omzeilen vaak controles. Dat leidt tot uitgaven die niet aan het beleid voldoen, meer risico en mogelijk fraude. Zulke afwijkingen ondermijnen kostenbeheersing en inkoopbeleid. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesflows van inkooporders en vergelijkt die met de standaard die je in Microsoft Dynamics 365 hebt gedefinieerd. Het markeert niet-conforme routes en laat zien hoe vaak ze voorkomen en wat hun impact is. Zo houd je je aan het inkoopbeleid.

Een lange periode tussen het aanmaken van een inkoopaanvraag en het opstellen of versturen van een inkooporder naar de leverancier vertraagt het vervullen van operationele behoeften. Dit kan leiden tot spoedaankopen op het laatste moment en tegen hogere kosten. ProcessMind analyseert de volledige doorlooptijd van 'Purchase Requisition Created' tot 'Purchase Order Sent to Vendor' in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar overdrachten traag verlopen of taken blijven liggen, zodat je inkooporders sneller kunt aanmaken.

Een groot verschil tussen de gewenste leverdatum en de werkelijke datum van goederenontvangst leidt tot problemen met voorraadplanning, vertraging in de productie en niet nagekomen klantbeloftes. Dit heeft rechtstreeks gevolgen voor de efficiëntie en betrouwbaarheid van je bedrijfsvoering. ProcessMind vergelijkt het attribuut 'Requested Delivery Date' met het event 'Goods Receipt Posted' in Microsoft Dynamics 365. Zo zie je welke leveranciers, categorieën of afdelingen structureel afwijkingen in leveringen hebben en kun je gericht werken aan betere leveranciersprestaties.

Een hoge frequentie van gebeurtenissen met 'Goederen geretourneerd' wijst op problemen met leverancierskwaliteit, onjuiste bestellingen of gebrekkige interne ontvangstprocessen. Dit verhoogt de kosten van de bedrijfsvoering, veroorzaakt herstelwerk en schaadt leveranciersrelaties. ProcessMind identificeert patronen in goederenretouren en koppelt deze aan specifieke leveranciers, inkoopcategorieën of zelfs afzonderlijke inkooporders in Microsoft Dynamics 365. Zo krijg je zicht op de grondoorzaken, zoals problemen met kwaliteitscontrole of onjuiste orderafhandeling.

Vertragingen bij de activiteit 'Kwaliteitscontrole uitgevoerd' houden voorraad langer buiten gebruik en kunnen productieschema's of tijdige dienstverlening beïnvloeden. Dit veroorzaakt een intern knelpunt en kan leiden tot ontevreden klanten. ProcessMind analyseert de tijd tussen 'Goederenontvangst geboekt' en 'Kwaliteitscontrole uitgevoerd' en laat zien waar en waarom controles in Microsoft Dynamics 365 vertraging oplopen. Zo worden capaciteitsbeperkingen of procedurele problemen in het kwaliteitscontroleproces zichtbaar.

Leveranciers die beloofde doorlooptijden structureel niet halen, verstoren de planning en verhogen de voorraadkosten. Dit is zichtbaar in vertraagde gebeurtenissen zoals 'Inkooporder bevestigd door leverancier' of 'Goederenontvangst geboekt'. Het vermindert de betrouwbaarheid van de toeleveringsketen. ProcessMind beoordeelt leveranciersprestaties door de doorlooptijden van 'Inkooporder naar leverancier verzonden' tot 'Goederenontvangst geboekt' per leverancier in Microsoft Dynamics 365 te analyseren. Zo krijg je data-gedreven inzichten om leveranciersrelaties en contractvoorwaarden beter te beheren.

Veelvuldige handmatige ingrepen of wijzigingen in inkooporders die niet door geautomatiseerde workflows worden vastgelegd, wijzen op hiaten in het systeem of behoefte aan training. Dit verhoogt het risico op fouten en verlaagt de efficiëntie van het proces, vaak met verborgen kosten als gevolg. ProcessMind detecteert afwijkingen van geautomatiseerde routes en identificeert activiteiten die in Microsoft Dynamics 365 vaak handmatig of buiten de standaard systeemflow worden uitgevoerd. Zo zie je waar automatisering en standaardisatie mogelijk zijn en verminder je menselijke fouten.

Inkooporders die lang na ontvangst en gebruik van de goederen nog openstaan of in behandeling zijn, houden werkkapitaal vast en verstoren de financiële rapportage. Dit blijkt uit vertraging bij 'Inkooporder afgerond'. Het zorgt voor extra afstemmingswerk en beïnvloedt de financiële afsluiting. ProcessMind volgt de tijd van 'Goederenontvangst geboekt' tot 'Inkooporder afgerond' voor afzonderlijke inkooporders in Microsoft Dynamics 365. Zo worden oorzaken van vertraging zichtbaar, zoals openstaande facturen of administratieve achterstanden, zodat je de financiële afsluiting kunt versnellen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Minder tijd voor de goedkeuring van inkooporders heeft een groot effect op de efficiëntie van inkoop. Kortere goedkeuringscycli zorgen voor snellere bestellingen, beter voorraadbeheer en sterkere leveranciersrelaties. Met dit doel verminder je vertragingen die kunnen leiden tot voorraadtekorten of gemiste productieschema's in je Purchase to Pay-proces. ProcessMind identificeert specifieke knelpunten en afwijkingen in je goedkeuringsworkflow voor inkooporders in Microsoft Dynamics 365. Door de werkelijke routes zichtbaar te maken en tijdrovende stappen of goedkeuringen buiten de compliance-regels te vinden, kun je gericht verbeteren. Dat kan de goedkeuringstijd mogelijk met 20-30% verkorten en zorgt voor een snellere afhandeling.

Veelvuldige wijzigingen in inkooporders na aanmaak of goedkeuring veroorzaken vertraging, verhogen de administratieve werklast en kunnen tot fouten leiden. Door wijzigingen te beperken, zijn orders vanaf het begin correct. Dat zorgt voor stabielere planning en minder herstelwerk binnen je Purchase to Pay-processen. ProcessMind brengt de reis van elke inkooporder in Microsoft Dynamics 365 in kaart en maakt de grondoorzaken van wijzigingen zichtbaar. Je ziet in welke fasen en door wie de meeste wijzigingen worden aangebracht. Daarmee kun je gerichte training geven, de kwaliteit van de eerste invoer verbeteren of goedkeuringsmomenten aanpassen. Zo kun je het aantal wijzigingen mogelijk met 15-25% verlagen.

Een tijdige en correcte verwerking van goederenontvangsten is belangrijk voor een betrouwbare voorraadadministratie, betaling aan leveranciers en continuïteit van de bedrijfsvoering. Vertragingen kunnen leiden tot problemen met voorraadbeschikbaarheid, stilgelegde productie en te late betalingen. Met dit doel versnel je het registreren van ontvangen artikelen in je Purchase to Pay-proces. Met ProcessMind breng je de volledige flow van goederenontvangsten in Microsoft Dynamics 365 in kaart en zie je waar vertraging ontstaat. Afwijkingen van de optimale route worden zichtbaar, zodat je inefficiënte stappen, trainingsbehoeften of problemen met systeemintegraties kunt aanpakken. Zo kan het boeken van goederenontvangsten tot 30% sneller worden.

Naleving van inkoopbeleid en regelgeving is belangrijk om financiële risico's te beperken, fraude te voorkomen en de bedrijfsvoering betrouwbaar te houden. Niet-goedgekeurde afwijkingen in inkooporders kunnen leiden tot ongecontroleerde uitgaven en inconsistente inkooppraktijken. ProcessMind ontdekt automatisch alle routes van inkooporders in Microsoft Dynamics 365 en vergelijkt deze met vastgelegde compliance-regels. Je ziet alle afwijkingen, zoals orders die door onbevoegde medewerkers zijn goedgekeurd of stappen die zijn overgeslagen. Zo kun je beleid beter handhaven en in belangrijke gebieden bijna 100% compliance bereiken.

De snelheid waarmee een inkoopaanvraag wordt omgezet in een goedgekeurde inkooporder heeft direct effect op de reactiesnelheid van de organisatie en de efficiëntie van de toeleveringsketen. Een trage omzetting kan belangrijke aankopen vertragen en projectplanning en bedrijfsvoering beïnvloeden. ProcessMind geeft een helder overzicht van het volledige aanvraag-naar-inkooporderproces in Microsoft Dynamics 365. Door event logs te analyseren, worden knelpunten, overdrachtsvertragingen en inefficiënte lussen zichtbaar. Zo kun je het omzettingsproces verbeteren en de omzettingstijd mogelijk met 20-40% verkorten.

Het consequent naleven van gevraagde leverdata is belangrijk voor efficiënte voorraadplanning, productieschema's en klanttevredenheid. Veel afwijkingen kunnen de bedrijfsvoering verstoren, spoedkosten veroorzaken en leveranciersrelaties schaden. ProcessMind analyseert de werkelijke leverdata van inkooporders tegenover de gevraagde data in Microsoft Dynamics 365 en koppelt afwijkingen aan specifieke leveranciers of procesvarianten. Zo pak je onderliggende problemen aan, verbeter je de monitoring van leveranciersprestaties en verhoog je het percentage tijdige leveringen met 10-20%.

Een hoog aantal goederenretouren bij inkooporders wijst op problemen met productkwaliteit, onjuiste bestellingen of afwijkingen in de levering. Minder retouren betekent minder herstelwerk, lagere kosten en meer vertrouwen in leveranciers. Ook wordt het inkoopproces effectiever. ProcessMind volgt de levenscyclus van inkooporders in Microsoft Dynamics 365 en koppelt retouren aan specifieke orderkenmerken, leveranciers of controlepunten. Door veelvoorkomende oorzaken en procesafwijkingen te identificeren, kun je preventieve maatregelen nemen en het retourpercentage mogelijk met 5-15% verlagen.

Efficiënte kwaliteitscontrole is belangrijk om te zorgen dat ontvangen goederen aan de normen voldoen en snel beschikbaar komen. Trage controles kunnen achterstanden veroorzaken, de beschikbaarheid van goederen vertragen en productieschema's beïnvloeden. ProcessMind visualiseert de duur en activiteiten in de kwaliteitscontrolefase van je Purchase to Pay-proces in Microsoft Dynamics 365. Je ziet knelpunten en varianten in workflows voor kwaliteitscontrole, zodat je de inzet van capaciteit kunt verbeteren en controles mogelijk 10-20% sneller kunt uitvoeren.

Voorspelbare doorlooptijden van leveranciers zijn belangrijk voor een goede planning van de toeleveringsketen en het voorraadbeheer. Slechte naleving van doorlooptijden verstoort de bedrijfsvoering, leidt tot kosten voor spoedtransport en beïnvloedt de continuïteit. ProcessMind analyseert historische inkooporderdata in Microsoft Dynamics 365 en vergelijkt leveranciersprestaties met afgesproken doorlooptijden. Door inconsistente leveranciers en processtappen die vertraging veroorzaken te identificeren, kun je betere leverancierskeuzes maken en de naleving van doorlooptijden verbeteren.

Handmatige ingrepen in het inkooporderproces zijn gevoelig voor menselijke fouten, veroorzaken knelpunten en kosten waardevolle capaciteit. Door deze stappen te automatiseren, verhoog je de efficiëntie, verlaag je de kosten van de bedrijfsvoering en verbeter je de datakwaliteit. ProcessMind geeft een gedetailleerd overzicht van alle activiteiten rond inkooporders in Microsoft Dynamics 365. Repetitieve handmatige taken en mogelijke automatiseringskansen worden duidelijk gemarkeerd. Zo kun je workflows verbeteren en medewerkers vrijmaken voor werk met meer waarde. De handmatige inspanning kan daardoor met 20-50% afnemen.

Het tijdig afronden van inkooporders na goederenontvangst en facturatie is belangrijk voor correcte financiële rapportage en het afsluiten van inkoopcycli. Een langdurige afronding kan boekhoudprocessen vertragen en de werkelijke kosten van de bedrijfsvoering verhullen. ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van een inkooporder na ontvangst in Microsoft Dynamics 365 in kaart, van goederenontvangst tot definitieve afsluiting. Je ziet welke activiteiten of vertragingen een snelle afronding in de weg staan. Zo kun je deze stappen verbeteren en inkooporders efficiënter afsluiten, mogelijk met een 15-25% kortere afrondingstijd.

Het 6-stappenverbeterpad voor Purchase to Pay, inkooporder

1

Download de datatemplate
2

Exporteer de procesdata
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download de datatemplate

Wat je moet doen

Open de vooraf geconfigureerde Excel-datatemplate voor analyse van inkooporders in Microsoft Dynamics 365. Met deze template leg je alle benodigde eventlogdata vast.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

De juiste structuur vanaf het begin is belangrijk voor een betrouwbare analyse. Deze template vereenvoudigt het verzamelen van data en voorkomt latere fouten en herstelwerk.

Verwacht resultaat

Een gebruiksklare Excel-template met het juiste schema voor je Purchase to Pay-proces voor inkooporders.

DIT KRIJG JE

Vind P2P-knelpunten in je Dynamics 365-proces

ProcessMind zet complexe data over inkooporders om in duidelijke inzichten waar je mee verder kunt. Bekijk elke processtap in detail en zie waar je P2P-proces efficiënter kan.
  • Breng je proces voor inkooporders van begin tot eind in kaart
  • Vind kostbare vertragingen en herstelwerk in inkooporders
  • Vergelijk de prestaties en afwijkingen van varianten van inkooporders
  • Houd belangrijke KPI's voor inkooporders in realtime bij
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Concrete resultaten bij de verwerking van inkooporders

Deze resultaten laten zien welke operationele en financiële voordelen organisaties meestal behalen door hun inkooporderproces in Microsoft Dynamics 365 te verbeteren. Met data-gedreven inzichten vind je knelpunten en voer je gerichte verbeteringen door om de efficiëntie te verhogen.

0 %
Snellere goedkeuring van inkooporders

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Verbeter je goedkeuringsproces voor inkooporders, verwijder knelpunten en versnel inkoopcycli, zodat orders op tijd worden geplaatst.
0 %
Minder wijzigingen in inkooporders

Minder wijzigingen na goedkeuring

Identificeer de grondoorzaken van wijzigingen in inkooporders na goedkeuring. Zo beperk je herstelwerk, administratieve werklast en mogelijke verstoringen in de toeleveringsketen.
0 %
Betere compliance van inkooporders

Toename van naleving van beleid

Krijg zicht op procesafwijkingen en zorg dat inkooporders voldoen aan intern beleid en wettelijke vereisten. Zo beperk je risico's en auditwerk.
0 days
Snellere omzetting van aanvraag naar inkooporder

Kortere omzettingscyclus

Versnel de omzetting van aanvragen naar inkooporders. Zo reageer je sneller op de vraag en vergroot je de wendbaarheid van de bedrijfsvoering.
0 %
Hoger STP-percentage

Meer straight-through processing

Automatiseer handmatige stappen en verwijder uitzonderingen om het percentage straight-through processing te verhogen. Zo beperk je menselijke fouten en verbeter je de efficiëntie.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers zijn gebaseerd op typische verbeteringen die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van de inkooporder, die als primaire case dient voor procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste sleutel voor het reconstrueren van de procesflow. Hiermee kun je de route van elke inkooporder van begin tot eind analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of processtap die tijdens de levenscyclus van de inkooporder plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel voor het opbouwen van de proceskaart en het begrijpen van de volgorde van gebeurtenissen binnen de levenscyclus van de inkooporder.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Timestamps zijn essentieel voor het berekenen van alle tijdgebonden prestatiemaatstaven, zoals doorlooptijden en tijdsduur. Die heb je nodig om knelpunten in het proces te vinden.

De naam van de gebruiker die een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per gebruiker analyseren, knelpunten rond specifieke personen vinden en verantwoordelijkheid voor processtappen vastleggen.

De naam van de leverancier voor wie de inkooporder is aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel voor leveranciersprestatiebeheer. Je kunt er levertijden, retourpercentages en de algemene betrouwbaarheid per leverancier mee analyseren.

De totale geldwaarde van de inkooporder.

Waarom dit belangrijk is

Maakt financiële analyse van het inkoopproces mogelijk. Zo kun je zien hoe de orderwaarde het procesgedrag beïnvloedt, bijvoorbeeld de goedkeuringstijd en de gevolgde route.

De huidige status van de inkooporder binnen de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een momentopname van de huidige status van de inkooporder. Dat is handig voor het filteren van cases en het analyseren van procesuitkomsten, zoals afrondings- of annuleringspercentages.

De datum waarop de organisatie de leverancier heeft gevraagd de goederen of diensten te leveren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het uitgangspunt voor het meten van leveringen op tijd. Dat is een belangrijke KPI voor het beoordelen van leveranciersbetrouwbaarheid en efficiëntie in de toeleveringsketen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een inkoopaanvraag, het formele verzoek om goederen of diensten. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een nieuw record wordt aangemaakt in de tabel voor inkoopaanvragen. Daarmee begint de inkoopbehoefte.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste trigger voor het inkooporderproces. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en het aanmaken van de inkooporder te analyseren, meet je de efficiëntie van het interne proces en de reactiesnelheid op de vraag.

Deze activiteit staat voor het aanmaken van een conceptinkooporder in het systeem. De activiteit wordt vastgelegd met de aanmaaktimestamp van het koprecord van de inkooporder, meestal na goedkeuring van een inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de overgang van een intern verzoek naar een formeel inkoopdocument. Het is een belangrijk startpunt voor het meten van verwerkingstijden en goedkeuringscycli van inkooporders.

Dit markeert de definitieve goedkeuring van de inkooporder, waarmee deze naar de leverancier mag worden verzonden. De gebeurtenis wordt meestal afgeleid uit een statuswijziging van de inkooporder of rechtstreeks uit de workflowhistorie gehaald.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal, omdat er geen verdere actie kan worden ondernomen voordat de inkooporder is goedgekeurd. De gebeurtenis is nodig om goedkeuringsknelpunten te analyseren en de KPI 'PO Approval Cycle Time' te meten.

Deze activiteit geeft aan dat de goedgekeurde inkooporder met de leverancier is gedeeld. De activiteit wordt vastgelegd wanneer de inkooporder wordt bevestigd. Daarbij wordt een bevestigingsjournaal aangemaakt en wordt het document meestal verzonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste externe stap en het beginpunt voor de doorlooptijd van de leverancier. De gebeurtenis is belangrijk voor het volgen van leveranciersprestaties en de KPI 'On-Time Delivery Rate'.

Dit markeert de officiële registratie van ontvangen goederen bij de inkooporder in het systeem. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een productontvangstjournaal wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die de voorraad bijwerkt en het begin van het factuurmatchingsproces markeert. Het is het eindpunt voor het meten van 'On-Time Delivery Rate' en de doorlooptijd van de leverancier.

Geeft aan dat de inkooporder volledig is afgerond: alle goederen zijn ontvangen en gefactureerd. Dit wordt meestal afgeleid wanneer de status van de inkooporder wordt bijgewerkt naar een definitieve, gesloten status.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het einde van een succesvol procesexemplaar. Door de totale doorlooptijd van de inkooporder te meten vanaf aanmaak tot afronding, krijg je een volledig beeld van de procesefficiëntie.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke flow van je proces voor inkooporders en maakt verborgen bottlenecks en afwijkingen zichtbaar. Je ziet waar goedkeuringscycli traag zijn, wijzigingen vaak voorkomen of handmatige stappen inefficiënties veroorzaken. Met die inzichten kun je datagedreven beslissingen nemen over optimalisatie.

Je hebt event logs over je inkooporders nodig, met minimaal een case-ID, een activiteit en een timestamp voor elke stap. Deze data komt meestal uit tabellen met gebeurtenissen rond het aanmaken, goedkeuren, wijzigen, ontvangen en afronden van inkooporders in Dynamics 365. Deze logs vormen de basis om je proces opnieuw op te bouwen.

De eerste stap is het identificeren van de relevante databronnen binnen Microsoft Dynamics 365 en het extraheren van de benodigde event logs. Vervolgens wordt de data voorbereid en in een process mining-tool geladen. Tot slot wordt een eerste discovery-analyse uitgevoerd om het huidige Purchase Order-proces te visualiseren.

Je kunt kortere goedkeuringstijden voor Purchase Orders en minder wijzigingen verwachten. Process mining helpt de verwerking van goederenontvangsten te versnellen, compliance te waarborgen en de omzetting van aanvraag naar PO te versnellen. Uiteindelijk leidt dit tot een efficiëntere en betrouwbaardere Purchase Order-workflow.

De eerste inzichten en een volledige proceskaart kunnen vaak binnen enkele weken worden gegenereerd, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Concrete aanbevelingen voor verbetering en de implementatie van wijzigingen kunnen kort daarna volgen, met meetbare resultaten binnen enkele maanden. De doorlooptijd hangt af van de scope en de mate waarin je organisatie klaar is om aan de slag te gaan.

Ja, process mining is zeer geschikt voor het identificeren van de onderliggende oorzaken van deze veelvoorkomende problemen. Het kan specifieke goedkeuringsstappen aanwijzen die vertraging veroorzaken, patronen van herhaalde wijzigingen zichtbaar maken en laten zien welke gebruikers of afdelingen bij deze bottlenecks betrokken zijn. Met dit gedetailleerde overzicht kun je gericht ingrijpen.

Een basiskennis van de datastructuren in Dynamics 365 is handig, maar veel process mining-tools bieden connectors of begeleiding voor data-extractie. Je interne IT-team of een consultant met kennis van Dynamics 365 kan meestal helpen bij het ophalen van de benodigde event logs. Het proces is zo eenvoudig mogelijk ingericht.

Verbeter nu de efficiëntie van je Purchase to Pay-proces voor inkooporders

Vind inefficiënties en verkort de P2P-doorlooptijd met maximaal 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, je bent in enkele minuten klaar