Améliorez votre processus Purchase to Pay, bons de commande

Pourquoi optimiser le processus de commande d’achat ?

Optimiser le processus de commande d’achat, dans le cadre de l’approvisionnement et du paiement, ne consiste pas seulement à gagner quelques points d’efficacité. Il s’agit de renforcer durablement l’ensemble de votre fonction achats. Dans un système complexe comme Microsoft Dynamics 365, les inefficacités liées à la gestion des commandes peuvent se répercuter dans toute l’organisation, en affectant les niveaux de stock, les relations avec les fournisseurs, la trésorerie et la conformité. Des validations lentes, des reprises fréquentes et des retards dans la réception des marchandises augmentent directement les coûts opérationnels, font manquer des créneaux de livraison et peuvent détériorer les relations avec les fournisseurs. Sans visibilité claire sur le parcours réel de chaque commande, il est difficile d’en déterminer les causes et de mettre en place des améliorations ciblées. Comprendre le rôle de chaque commande, de la demande d’achat à la réception finale, est essentiel pour maintenir une chaîne d’approvisionnement efficace, réactive et maîtrisée en termes de coûts.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité des commandes d’achat

Le Process Mining permet d’analyser objectivement, à partir des données, le cycle de vie des commandes d’achat dans Microsoft Dynamics 365. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il extrait les données du journal d’événements directement depuis votre système et reconstitue le processus tel qu’il se déroule réellement. Pour les commandes d’achat, vous pouvez visualiser chaque étape, de « Demande d’achat créée » à « Réception des marchandises enregistrée » et « Commande d’achat terminée », avec les horodatages et les personnes responsables. Cette visibilité détaillée montre les parcours réellement suivis par les commandes, les écarts par rapport aux procédures établies et le temps passé à chaque étape. Vous pouvez repérer les étapes de validation qui provoquent des retards, les services concernés par des boucles de reprise ou les fournisseurs associés à des temps de cycle systématiquement plus longs. Ces analyses permettent de mettre au jour les inefficacités jusque-là invisibles et de déterminer comment améliorer les performances du processus d’approvisionnement et de paiement des commandes d’achat.

Principaux axes d’amélioration des commandes d’achat

L’analyse par Process Mining du processus de commande d’achat, de l’approvisionnement au paiement, dans Microsoft Dynamics 365 fait généralement ressortir plusieurs axes d’amélioration importants :

• Repérage des goulots d’étranglement : Repérez les étapes ou activités où les commandes d’achat sont souvent bloquées. S’agit-il d’un niveau de validation particulier, d’un retard dans l’inspection des marchandises ou d’une erreur de saisie souvent négligée ? La détection de ces goulots d’étranglement est la première étape pour réduire le temps de cycle global des commandes.
• Analyse des reprises et des écarts : Découvrez à quelle fréquence les commandes d’achat sont modifiées, pour quelles raisons et quelles modifications entraînent d’autres retards. L’analyse de ces boucles de reprise peut révéler des problèmes liés à la précision des demandes initiales, aux échanges avec les fournisseurs ou aux contrôles internes.
• Conformité et respect des règles : Vérifiez que les commandes d’achat respectent les politiques internes et les exigences réglementaires. Repérez les commandes créées sans demande d’achat conforme, approuvées dans le désordre ou traitées par des personnes non autorisées, afin de renforcer la conformité.
• Possibilités d’automatisation : Visualisez les transmissions manuelles et les tâches répétitives pour repérer celles qui pourraient être automatisées, simplifier le processus et dégager du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Analyse des performances des fournisseurs : Étudiez l’incidence des différents fournisseurs sur le temps de cycle des commandes, de la confirmation à la réception des marchandises. Vous pourrez ainsi étayer vos échanges et négociations avec eux à l’aide de données.

Résultats attendus de l’optimisation des commandes d’achat

Le Process Mining appliqué à l’optimisation du processus d’approvisionnement et de paiement des commandes d’achat peut apporter des bénéfices importants et mesurables :

• Réduction du temps de cycle des commandes d’achat : Accélérez le traitement des commandes, de la demande d’achat à la réception des marchandises, pour rendre la chaîne d’approvisionnement plus réactive et mieux gérer les stocks.
• Réduction des coûts : Limitez les frais d’expédition urgente, profitez des remises pour paiement anticipé et réduisez le travail manuel lié aux commandes retardées ou problématiques. Ces économies améliorent directement vos résultats financiers.
• Meilleure conformité et réduction des risques : Veillez au respect des politiques internes et des réglementations externes pour limiter les risques financiers et les atteintes à la réputation.
• Satisfaction accrue des parties prenantes : Améliorez les relations avec les services internes, qui reçoivent les biens et services plus rapidement, ainsi qu’avec les fournisseurs, grâce à des échanges plus efficaces et prévisibles.
• Décisions fondées sur les données : Appuyez vos décisions concernant les changements de processus, la configuration de Microsoft Dynamics 365 et l’affectation des ressources sur des éléments concrets plutôt que sur l’intuition.

Premiers pas dans l’optimisation des commandes d’achat

Le Process Mining vous aide à améliorer l’efficacité et le contrôle du processus d’approvisionnement et de paiement des commandes d’achat. En comprenant le parcours réel de vos commandes dans Microsoft Dynamics 365, vous disposez des éléments nécessaires pour mettre en œuvre des améliorations ciblées et obtenir des résultats concrets. Découvrez comment cette approche peut réduire le temps de cycle des commandes, éliminer les goulots d’étranglement et optimiser les processus d’achat.