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Optimisez votre processus Purchase to Pay, Purchase Order

Votre guide en 6 étapes pour optimiser le processus P2P dans Dynamics 365.
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Purchase to Pay - Commandes d’achat
Microsoft Dynamics 365
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Optimisez les processus de commandes d’achat dans Dynamics 365

Un traitement inefficace des bons de commande entraîne souvent des retards de livraison, une hausse des coûts opérationnels et l'insatisfaction des parties prenantes. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d'étranglement et les écarts qui restent invisibles tout au long de votre cycle d'approvisionnement. Identifiez précisément l'origine des retards, de la demande initiale à la réception finale, afin d'optimiser vos opérations. Mettez au jour des possibilités importantes d'amélioration de l'efficacité et de réduction des coûts.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de bons de commande ?

Optimiser votre processus Purchase to Pay, ou P2P, de gestion des bons de commande ne consiste pas seulement à réaliser quelques gains d’efficacité. Il s’agit de renforcer en profondeur l’ensemble de votre fonction achats. Dans un système complexe comme Microsoft Dynamics 365, les inefficacités liées à la gestion des bons de commande peuvent se répercuter dans toute l’organisation, en affectant les niveaux de stock, les relations avec les fournisseurs, la trésorerie et la conformité. Les approbations lentes, les reprises fréquentes et les réceptions de marchandises tardives entraînent directement une hausse des coûts opérationnels, des créneaux de livraison manqués et une possible dégradation des relations avec les fournisseurs. Sans visibilité claire sur le flux réel de chaque bon de commande, il devient difficile d’identifier les causes profondes de ces problèmes, et les améliorations ciblées reposent souvent sur des suppositions. Comprendre le rôle de chaque bon de commande, de la demande d’achat à la réception finale, est essentiel pour maintenir une chaîne d’approvisionnement efficace, réactive et maîtrisée.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité des bons de commande P2P

Le Process Mining fournit une approche objective, fondée sur les données, pour comprendre le cycle de vie des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365. Au lieu de s’appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, il extrait directement de votre système les données du journal d’événements et reconstitue le processus réel, tel qu’il est exécuté. Pour les bons de commande, cela signifie visualiser chaque étape, de « Purchase Requisition Created » à « Goods Receipt Posted » et « Purchase Order Completed », avec les horodatages et les responsables associés. Cette visibilité détaillée vous permet d’observer les parcours exacts des bons de commande, de repérer les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard et de mesurer précisément le temps passé à chaque étape. Vous pouvez identifier les étapes d’approbation qui provoquent des retards, les services impliqués dans les cycles de reprise ou les fournisseurs qui entraînent régulièrement des temps de cycle plus longs. Cette capacité d’analyse est essentielle pour améliorer les performances du processus Purchase to Pay - Purchase Order, en révélant des inefficacités auparavant invisibles.

Principaux leviers d’amélioration des bons de commande

L’application du Process Mining à votre processus P2P de bons de commande dans Microsoft Dynamics 365 fait généralement apparaître plusieurs domaines d’amélioration importants :

  • Identification des goulots d’étranglement : localisez les étapes ou les activités où les bons de commande restent fréquemment bloqués. S’agit-il d’un niveau d’approbation particulier, d’un retard lors de l’inspection des marchandises ou d’une erreur de saisie souvent négligée ? Identifier ces goulots d’étranglement constitue la première étape pour réduire le temps de cycle global des bons de commande.
  • Analyse des reprises et des écarts : découvrez à quelle fréquence les bons de commande sont modifiés, pour quelles raisons et quelles modifications entraînent de nouveaux retards. La compréhension de ces cycles de reprise peut révéler des problèmes liés à l’exactitude de la demande initiale, à la communication avec les fournisseurs ou aux processus de contrôle internes.
  • Conformité et respect des politiques : vérifiez que les bons de commande respectent les politiques internes établies et les exigences réglementaires. Identifiez les cas où des bons de commande sont créés sans demande d’achat adéquate, approuvés dans le désordre ou traités par des personnes non autorisées, afin de renforcer la conformité.
  • Possibilités d’automatisation : en visualisant les transferts manuels et les tâches répétitives, identifiez les activités qui se prêtent le mieux à l’automatisation, simplifiez le flux et libérez des ressources pour des activités à plus forte valeur.
  • Analyse des performances des fournisseurs : analysez l’incidence de chaque fournisseur sur les temps de cycle des bons de commande, de la confirmation à la réception des marchandises. Vous disposez ainsi d’éléments concrets pour dialoguer et négocier avec vos fournisseurs.

Résultats attendus de l’optimisation de vos bons de commande P2P

En utilisant le Process Mining pour optimiser votre processus Purchase to Pay - Purchase Order, vous pouvez obtenir des bénéfices importants et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle des bons de commande : accélérez le traitement des commandes, de la demande d’achat à la réception des marchandises, pour rendre la chaîne d’approvisionnement plus réactive et améliorer la gestion des stocks.
  • Réduction des coûts : limitez les frais de traitement en urgence, profitez des remises pour paiement anticipé et réduisez les efforts manuels liés à la gestion des bons de commande retardés ou problématiques. Cela contribue directement à vos résultats financiers.
  • Amélioration de la conformité et réduction des risques : veillez à ce que tous les bons de commande respectent les politiques internes et les réglementations externes, afin de réduire les risques financiers et réputationnels.
  • Satisfaction accrue des parties prenantes : améliorez les relations avec les services internes, qui reçoivent les biens et services dans de meilleurs délais, ainsi qu’avec les fournisseurs externes, grâce à des échanges plus efficaces et prévisibles.
  • Décisions fondées sur les données : dépassez l’intuition et prenez des décisions éclairées concernant les évolutions des processus, la configuration de Microsoft Dynamics 365 et l’affectation des ressources, à partir d’éléments concrets.

Premiers pas vers l’optimisation des bons de commande P2P

Transformer votre processus Purchase to Pay - Purchase Order avec le Process Mining offre une voie claire vers davantage d’efficacité et de contrôle. En comprenant le flux réel de vos bons de commande dans Microsoft Dynamics 365, vous disposez des analyses nécessaires pour mettre en œuvre des améliorations ciblées et obtenir des résultats concrets. Découvrez comment cette approche peut vous aider à réduire le temps de cycle des bons de commande, à éliminer les goulots d’étranglement et à optimiser durablement vos processus d’achat.

Purchase to Pay - Commandes d’achat Optimisation P2P Efficacité des achats Gestion de la chaîne d’approvisionnement Délais des fournisseurs Réception des marchandises Demande d’achat Équipe achats Procure to Pay Gestion des fournisseurs Gestion des achats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards d’approbation des bons de commande entraînent des dates de livraison manquées et des opérations à l’arrêt. Ils affectent directement les calendriers de production et la satisfaction des clients, en allongeant les délais et en augmentant le risque de rupture de stock. ProcessMind identifie les points de blocage des approbations, les personnes concernées et les causes, afin de révéler les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme localise les approbateurs ou les étapes à l’origine des retards et vous permet de reconfigurer les flux de travail pour accélérer le traitement.

Les modifications constantes apportées aux bons de commande après leur approbation initiale entraînent des reprises et de la confusion, et peuvent provoquer des erreurs lors de la réception des marchandises ou de la facturation. Elles nuisent à l’efficacité et aux relations avec les fournisseurs, tout en générant des coûts administratifs cachés. ProcessMind visualise toutes les modifications des bons de commande et identifie leur fréquence, leur initiateur et l’étape à laquelle elles interviennent dans Microsoft Dynamics 365. Ces analyses permettent de traiter les causes profondes, telles que des besoins mal définis ou des problèmes de communication avec les fournisseurs, afin de réduire les révisions coûteuses.

Les retards entre la réception physique des marchandises et l’enregistrement officiel de la réception nuisent à l’exactitude des stocks et au rapprochement des factures, ce qui retarde les paiements. Ils peuvent également fragiliser les relations avec les fournisseurs et compliquer les rapprochements comptables. ProcessMind cartographie le temps écoulé entre l’arrivée des marchandises et l’enregistrement de la réception, en mettant en évidence les retards et les problèmes potentiels de conformité dans votre système Microsoft Dynamics 365. La solution révèle les inefficacités des processus internes ou les lacunes de configuration qui affectent l’exécution de vos bons de commande.

Les bons de commande qui s’écartent du processus standard approuvé contournent souvent les contrôles, ce qui peut entraîner des dépenses non conformes, une hausse des risques et des fraudes potentielles. Ces écarts affaiblissent le contrôle des coûts et le respect des politiques d’approvisionnement. ProcessMind détecte automatiquement tous les flux réels du processus de bons de commande et les compare au processus standard défini dans Microsoft Dynamics 365. La solution signale les parcours non conformes, leur fréquence et leur impact, afin de garantir le respect des politiques d’approvisionnement.

Un délai trop long entre la création d’une demande d’achat et la préparation ou l’envoi du bon de commande au fournisseur retarde la satisfaction des besoins opérationnels. Il peut entraîner des achats urgents de dernière minute à un coût plus élevé. ProcessMind analyse le délai de bout en bout entre « Purchase Requisition Created » et « Purchase Order Sent to Vendor » dans Microsoft Dynamics 365. La solution révèle les transferts trop lents et les tâches en attente, afin d’accélérer la création des bons de commande.

Un écart important entre la date de livraison demandée et la date réelle de réception des marchandises entraîne des problèmes de planification des stocks, des retards de production et des engagements clients non tenus. Il affecte directement l’efficacité et la fiabilité des opérations. ProcessMind compare l’attribut « Requested Delivery Date » à l’événement « Goods Receipt Posted » dans Microsoft Dynamics 365. La solution identifie les fournisseurs, catégories ou départements qui connaissent régulièrement des écarts de livraison, afin de permettre des actions ciblées d’amélioration de la performance fournisseurs.

Une fréquence élevée d’événements « Goods Returned » indique des problèmes de qualité chez les fournisseurs, des commandes incorrectes ou des défaillances dans les processus internes de réception. Cela augmente les coûts opérationnels, entraîne des reprises et détériore les relations avec les fournisseurs. ProcessMind identifie les tendances liées aux retours de marchandises et les relie à des fournisseurs, des catégories d’achat ou même des Purchase Orders précis dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez ainsi mettre au jour les causes profondes, qu’il s’agisse de problèmes de contrôle qualité ou d’une exécution incorrecte des commandes.

Les retards dans l’activité « Quality Inspection Performed » empêchent l’utilisation des stocks et peuvent perturber les calendriers de production ou la prestation des services. Ils créent un goulot d’étranglement interne et peuvent entraîner l’insatisfaction des clients. ProcessMind analyse la durée entre « Goods Receipt Posted » et « Quality Inspection Performed » afin d’identifier où et pourquoi les inspections prennent du retard dans Microsoft Dynamics 365. La solution met en évidence les contraintes de ressources ou les problèmes de procédure dans le processus de contrôle qualité.

Lorsque les fournisseurs ne respectent pas régulièrement les délais annoncés, comme le montrent les retards des événements « Purchase Order Confirmed by Vendor » ou « Goods Receipt Posted », la planification est perturbée et les coûts de possession des stocks augmentent. La fiabilité de la chaîne d’approvisionnement s’en trouve affectée. ProcessMind évalue la performance des fournisseurs en analysant, pour chacun d’eux dans Microsoft Dynamics 365, les délais entre « Purchase Order Sent to Vendor » et « Goods Receipt Posted ». Vous disposez ainsi de données fiables pour gérer efficacement les relations fournisseurs et les conditions contractuelles.

Les interventions manuelles fréquentes ou les modifications manuelles des bons de commande, qui ne sont pas enregistrées par les flux de travail automatisés, signalent des lacunes du système ou des besoins de formation. Elles augmentent le risque d’erreur et réduisent l’efficacité globale du processus, en créant souvent des coûts cachés. ProcessMind détecte les écarts par rapport aux parcours automatisés et identifie les activités fréquemment réalisées manuellement ou en dehors du flux standard du système dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les possibilités d’automatisation et de standardisation, afin de réduire les erreurs humaines.

Les Purchase Orders qui restent ouverts ou en cours longtemps après la réception et l’utilisation des marchandises, comme l’indique le retard de l’événement « Purchase Order Completed », immobilisent le fonds de roulement et faussent les rapports financiers. Cette situation alourdit les rapprochements et perturbe les cycles de clôture financière. ProcessMind suit le délai entre « Goods Receipt Posted » et « Purchase Order Completed » pour chaque Purchase Order dans Microsoft Dynamics 365. La solution identifie les causes de ces retards, telles que des factures en attente ou un retard administratif, afin d’accélérer la clôture financière.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Réduire le temps nécessaire à l’approbation des bons de commande a une incidence importante sur l’efficacité des achats. Des cycles d’approbation plus courts permettent de passer les commandes plus rapidement, d’améliorer la gestion des stocks et de renforcer les relations avec les fournisseurs. Cet objectif vise à réduire les retards susceptibles d’entraîner des ruptures de stock ou des perturbations des calendriers de production dans votre processus Purchase to Pay. ProcessMind identifie les goulots d’étranglement et les écarts du flux de travail d’approbation des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365. En visualisant les parcours réels et en repérant les étapes chronophages ou les approbations non conformes, vous pouvez cibler les domaines à améliorer, réduire potentiellement les délais d’approbation de 20 à 30 % et accélérer le traitement.

Les modifications fréquentes des Purchase Orders après leur création ou leur approbation entraînent des retards, augmentent la charge administrative et peuvent provoquer des erreurs. Les limiter garantit l’exactitude des commandes dès le départ, stabilise la planification et réduit les reprises dans vos opérations Purchase to Pay. ProcessMind met au jour les causes profondes de ces modifications en retraçant le parcours de chaque Purchase Order dans Microsoft Dynamics 365. La solution indique à quelles étapes les changements surviennent le plus souvent et qui les effectue, afin de vous permettre de mettre en place des formations ciblées, d’améliorer la qualité initiale des données ou d’affiner les étapes d’approbation. Vous pouvez ainsi réduire potentiellement le taux de modification de 15 à 25 %.

Un traitement rapide et précis des réceptions de marchandises est essentiel à l’exactitude des stocks, au paiement des fournisseurs et à la continuité des opérations. Les retards peuvent entraîner des problèmes de disponibilité, des arrêts de production et des paiements en souffrance. Cet objectif consiste à accélérer l’enregistrement des articles reçus dans votre processus Purchase to Pay. Avec ProcessMind, vous pouvez cartographier l’ensemble du flux de réception des marchandises dans Microsoft Dynamics 365 et repérer les étapes où les retards surviennent. La solution met en évidence les écarts par rapport au parcours optimal, ce qui vous aide à identifier les inefficacités, les besoins de formation ou les problèmes d’intégration et peut accélérer l’enregistrement des réceptions jusqu’à 30 %.

Le respect des politiques d’achat et de la réglementation est essentiel pour limiter les risques financiers, prévenir la fraude et garantir l’intégrité des opérations. Les écarts non approuvés dans les Purchase Orders peuvent entraîner des dépenses hors processus et des pratiques d’achat incohérentes. ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours de Purchase Orders dans Microsoft Dynamics 365 et les compare aux règles de conformité définies. La solution visualise chaque écart, notamment les commandes approuvées par des personnes non habilitées ou les étapes ignorées, afin de vous aider à faire respecter les politiques et à atteindre une conformité proche de 100 % dans les domaines prioritaires.

La rapidité avec laquelle une demande d’achat est convertie en Purchase Order approuvé influe directement sur la réactivité de l’entreprise et l’efficacité globale de la chaîne d’approvisionnement. Une conversion lente peut retarder des achats importants et affecter les délais des projets ainsi que les capacités opérationnelles. ProcessMind offre une vue claire de l’ensemble du processus de conversion des demandes d’achat en Purchase Orders dans Microsoft Dynamics 365. L’analyse des journaux d’événements révèle les goulots d’étranglement, les retards lors des transferts et les boucles inefficaces, afin de vous aider à optimiser la conversion et à réduire potentiellement sa durée de 20 à 40 %.

Le respect régulier des dates de livraison demandées est essentiel à une planification efficace des stocks, à l’ordonnancement de la production et à la satisfaction des clients. Les écarts fréquents perturbent les opérations, entraînent des coûts d’urgence et détériorent les relations avec les fournisseurs. ProcessMind analyse les dates de livraison réelles des Purchase Orders par rapport aux dates demandées dans Microsoft Dynamics 365 et met les écarts en relation avec des fournisseurs ou des variations de processus précis. Ces analyses vous permettent de traiter les causes sous-jacentes, d’améliorer le suivi de la performance des fournisseurs et d’augmenter le taux de livraison à temps de 10 à 20 %.

Un taux élevé de retours de marchandises associés aux Purchase Orders révèle des problèmes de qualité, des erreurs de commande ou des écarts de livraison. Réduire les retours limite les reprises, diminue les coûts et renforce la confiance des fournisseurs ainsi que l’efficacité globale des achats. ProcessMind retrace le cycle de vie des Purchase Orders dans Microsoft Dynamics 365 et relie les retours à des attributs de commande, des fournisseurs ou des points d’inspection précis. En identifiant les causes récurrentes et les écarts de processus à l’origine des retours, vous pouvez mettre en place des mesures préventives et réduire leur taux de 5 à 15 %.

Une inspection qualité efficace est essentielle pour vérifier que les marchandises reçues respectent les normes et permettre une mise à disposition rapide des stocks. Des inspections lentes peuvent créer des retards accumulés, retarder la disponibilité des marchandises et perturber les calendriers de production. ProcessMind visualise la durée et les activités de la phase d’inspection qualité de votre processus Purchase to Pay dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement et les variations des flux de travail d’inspection, afin d’optimiser l’affectation des ressources et d’accélérer potentiellement les inspections de 10 à 20 %.

Des délais fournisseurs prévisibles sont indispensables à une planification efficace de la chaîne d’approvisionnement et à une bonne gestion des stocks. Le non-respect des délais perturbe les opérations, entraîne des frais d’expédition en urgence et menace la continuité de l’activité. ProcessMind analyse l’historique des Purchase Orders dans Microsoft Dynamics 365 afin de comparer la performance des fournisseurs aux délais convenus. En identifiant les fournisseurs irréguliers et les étapes du processus qui contribuent aux retards, vous pouvez améliorer la sélection des fournisseurs et le respect des délais sur l’ensemble de vos achats.

Les interventions manuelles dans le processus des commandes d’achat sont sujettes aux erreurs humaines, créent des goulots d’étranglement et mobilisent des ressources précieuses. L’automatisation de ces étapes peut accroître considérablement l’efficacité, réduire les coûts opérationnels et améliorer l’exactitude des données. ProcessMind fournit une vue détaillée de toutes les activités liées aux commandes d’achat dans Microsoft Dynamics 365, en mettant clairement en évidence les tâches manuelles répétitives et les possibilités d’automatisation. En identifiant ces possibilités, vous pouvez optimiser les flux de travail et redéployer le personnel vers des activités plus stratégiques, tout en réduisant les efforts manuels de 20 à 50 %.

La finalisation rapide des Purchase Orders après la réception des marchandises et la facturation est essentielle à l’exactitude des rapports financiers et à la clôture des cycles d’achat. Une finalisation prolongée peut retarder les processus comptables et masquer les coûts opérationnels réels. ProcessMind cartographie le cycle de vie complet d’un Purchase Order après réception dans Microsoft Dynamics 365, de la réception des marchandises à la clôture définitive. La solution identifie les activités ou les retards qui empêchent une finalisation rapide, afin de vous permettre d’optimiser ces étapes et de clôturer efficacement les Purchase Orders, avec une réduction potentielle du délai de finalisation de 15 à 25 %.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du processus Purchase to Pay, bons de commande

1

Téléchargez le modèle de données
2

Exportez les données de votre processus
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Suivez votre processus
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Que faire

Accédez au modèle Excel de données préconfiguré, conçu spécifiquement pour l’analyse des bons de commande dans Microsoft Dynamics 365. Ce modèle garantit la collecte de toutes les données nécessaires du journal d’événements.

Voir le guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c’est important

Utiliser la bonne structure dès le départ est essentiel pour obtenir une analyse fiable. Ce modèle simplifie la collecte des données et évite les erreurs et les reprises ultérieures.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, avec le schéma adapté à vos données Purchase to Pay de bons de commande.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Identifiez les goulots d'étranglement P2P dans votre flux Dynamics 365

ProcessMind transforme les données complexes de vos bons de commande en analyses claires et concrètes. Visualisez en détail chaque étape et repérez les points où votre processus P2P peut être optimisé pour gagner en efficacité.
  • Cartographiez votre processus Purchase Order de bout en bout
  • Identifiez les retards coûteux et les reprises dans vos bons de commande
  • Comparez les performances et les écarts des variantes de bons de commande
  • Suivez en temps réel les principaux KPI de vos bons de commande
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Obtenir des résultats concrets dans le traitement des Purchase Orders

Ces résultats illustrent les avantages opérationnels et financiers importants que les organisations obtiennent généralement en optimisant leur processus de Purchase Orders dans Microsoft Dynamics 365. Grâce à des analyses fondées sur les données, les entreprises peuvent repérer les goulots d’étranglement et mettre en œuvre des améliorations ciblées pour renforcer leur efficacité.

0 %
Approbations des Purchase Orders plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Optimisez votre processus d’approbation des Purchase Orders pour éliminer les goulots d’étranglement et accélérer les cycles d’achat, tout en garantissant le passage des commandes dans les délais.
0 %
Moins de modifications des Purchase Orders

Réduction des changements après approbation

Identifiez les causes profondes des modifications apportées aux Purchase Orders après leur approbation afin de réduire les reprises, la charge administrative et les perturbations potentielles de la chaîne d’approvisionnement.
0 %
Meilleure conformité des Purchase Orders

Augmentation du respect des politiques

Obtenez une visibilité sur les écarts de processus afin de garantir que les Purchase Orders respectent les politiques internes et les exigences réglementaires, tout en limitant les risques et les difficultés lors des audits.
0 days
Conversion des demandes d’achat en Purchase Orders plus rapide

Réduction de la durée du cycle de conversion

Accélérez la conversion des demandes d’achat en Purchase Orders pour répondre plus rapidement à la demande et améliorer l’agilité opérationnelle globale.
0 %
Taux de traitement STP accru

Davantage de traitement de bout en bout

Automatisez les étapes manuelles et éliminez les exceptions afin d’augmenter le taux de traitement de bout en bout, de réduire les erreurs humaines et d’améliorer l’efficacité.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans le cadre des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du bon de commande, utilisé comme dossier principal pour l'analyse du processus.

Pourquoi c’est important

Il s'agit de la clé fondamentale pour reconstituer le flux du processus et analyser le parcours de chaque bon de commande, du début à la fin.

Nom de l'événement métier ou de l'étape précise survenue au cours du cycle de vie du bon de commande.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel pour créer la carte du processus et comprendre la séquence des événements qui composent le cycle de vie du bon de commande.

Date et heure précises auxquelles une activité ou un événement donné s'est produit.

Pourquoi c’est important

Les horodatages sont essentiels au calcul de toutes les métriques de performance fondées sur le temps, notamment les temps de cycle et les durées, qui permettent d’identifier les goulots d’étranglement du processus.

Nom de l'utilisateur ayant effectué une activité donnée.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les performances par utilisateur, d’identifier les goulots d’étranglement liés à certaines personnes et d’établir la répartition des responsabilités pour les étapes du processus.

Nom du fournisseur pour lequel le bon de commande est créé.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel à la gestion de la performance des fournisseurs et permet d'analyser les délais de livraison, les taux de retour et la fiabilité globale de chaque fournisseur.

Valeur monétaire totale du bon de commande.

Pourquoi c’est important

Permet d'analyser financièrement le processus d'approvisionnement et de comprendre comment la valeur de la commande influence le comportement du processus, notamment les délais et les parcours d'approbation.

Statut actuel du bon de commande dans son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Fournit un aperçu de l'état actuel du bon de commande, utile pour filtrer les dossiers et analyser les résultats du processus, notamment les taux d'achèvement ou d'annulation.

Date à laquelle l'entreprise a demandé au fournisseur de livrer les marchandises ou les services.

Pourquoi c’est important

Il constitue la référence pour mesurer la performance des livraisons dans les délais, un indicateur essentiel pour évaluer la fiabilité des fournisseurs et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la création d’une demande d’achat, c’est-à-dire la demande officielle de biens ou de services. Elle est enregistrée lorsqu’un nouvel enregistrement est créé dans la table des demandes d’achat, ce qui marque le début du besoin d’approvisionnement.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du déclencheur initial du processus de Purchase Order. L’analyse du délai entre cet événement et la création du PO permet de mesurer l’efficacité du processus interne et sa réactivité face à la demande.

Cette activité correspond à la création d’un document Purchase Order à l’état de brouillon dans le système. Elle est extraite de l’horodatage de création de l’en-tête du Purchase Order, généralement après l’approbation d’une demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Cette étape marque le passage d’une demande interne à un document d’achat officiel. Elle constitue un point de départ important pour mesurer les délais de traitement et d’approbation des PO.

Marque l’approbation finale de la commande d’achat, qui autorise son envoi au fournisseur. Cet événement est généralement déduit d’un changement de statut de la commande ou enregistré directement dans l’historique du flux de travail.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape déterminante, car aucune action supplémentaire ne peut être engagée tant que le PO n’est pas approuvé. Elle est indispensable pour analyser les goulots d’étranglement des approbations et mesurer le KPI « PO Approval Cycle Time ».

Cette activité indique que le Purchase Order approuvé a été communiqué au fournisseur. Elle est enregistrée lorsque le PO est confirmé, ce qui génère un journal de confirmation et déclenche généralement l’envoi du document.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la première étape tournée vers l’extérieur et du point de départ du délai fournisseur. Elle est essentielle au suivi de la performance des fournisseurs et du KPI « On-Time Delivery Rate ».

Marque l’enregistrement officiel des marchandises reçues pour le Purchase Order dans le système. Cet événement est enregistré lorsqu’un journal de réception de produits est validé.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape déterminante qui met à jour les stocks et marque le début du rapprochement des factures. Elle constitue le point final pour mesurer le « On-Time Delivery Rate » et le délai fournisseur.

Indique la conclusion réussie du cycle de vie du bon de commande, lorsque toutes les marchandises ont été réceptionnées et facturées. Cette conclusion est généralement déduite lorsque le statut du bon de commande est mis à jour et passe à un état final clôturé.

Pourquoi c’est important

Cette activité définit la fin réussie d'une instance de processus. Mesurer le « temps de cycle global du bon de commande » entre sa création et son achèvement fournit une vue d'ensemble de l'efficacité du processus.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le flux réel de votre processus de bons de commande et révèle les goulots d’étranglement et les écarts cachés. Il met en évidence les situations où les cycles d’approbation sont longs, où les modifications sont fréquentes ou où les étapes manuelles créent des inefficacités. Ces analyses vous permettent de prendre des décisions d’optimisation fondées sur les données.

Vous aurez besoin des journaux d’événements liés à vos bons de commande, comprenant notamment un identifiant de cas, une activité et un horodatage pour chaque étape. Ces données peuvent généralement être extraites des tables qui enregistrent les événements de création, d’approbation, de modification, de réception des marchandises et de finalisation dans Dynamics 365. Ces journaux constituent la base de la reconstitution de votre processus.

La première étape consiste à identifier les sources de données pertinentes dans Microsoft Dynamics 365 et à extraire les journaux d’événements nécessaires. Les données sont ensuite préparées et chargées dans un outil de Process Mining. Enfin, une première analyse de découverte est réalisée afin de visualiser votre processus actuel de Purchase Order.

Vous pouvez réduire les délais d’approbation des commandes d’achat et limiter les taux de modification. Le Process Mining contribue à accélérer le traitement des réceptions de marchandises, à garantir la conformité et à raccourcir le délai de conversion des demandes d’achat en commandes. Au final, vous bénéficiez d’un flux de travail des commandes d’achat plus efficace et plus fiable.

Les premières analyses et une cartographie complète du processus peuvent souvent être produites en quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Des recommandations d’amélioration concrètes et la mise en œuvre des changements peuvent suivre rapidement, avec des résultats mesurables en quelques mois. Le calendrier dépend du périmètre du projet et du niveau de préparation de votre organisation.

Oui, le Process Mining est particulièrement efficace pour identifier les causes profondes de ces problèmes courants. Il peut repérer les étapes d’approbation qui provoquent des retards, révéler les schémas de modifications répétées et montrer quels utilisateurs ou services sont concernés par ces goulots d’étranglement. Cette visibilité détaillée permet de mettre en place des interventions ciblées.

Une connaissance de base des structures de données de Dynamics 365 est utile, mais de nombreux outils de Process Mining proposent des connecteurs ou des recommandations pour l’extraction des données. Votre équipe informatique interne, ou un consultant connaissant Dynamics 365, peut généralement vous aider à récupérer les journaux d’événements nécessaires. Le processus est conçu pour rester aussi simple que possible.

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