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Optimieren Sie Ihren Purchase-to-Pay – Bestellprozess

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur P2P-Optimierung für Dynamics 365.
Optimieren Sie Ihren Purchase-to-Pay – Bestellprozess
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (5)
Prozess: Beschaffungsprozess - Bestellung
System: Microsoft Dynamics 365
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Bestellabläufe in Dynamics 365 für effiziente Beschaffung optimieren

Ineffiziente Bestellabwicklung führt oft zu verpassten Lieferungen, erhöhten Betriebskosten und frustrierten Stakeholdern. Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Bottlenecks und Abweichungen während Ihres gesamten Beschaffungszyklus zu identifizieren. Lokalisieren Sie genau, wo Verzögerungen auftreten, von der ersten Anforderung bis zum endgültigen Wareneingang, um Abläufe zu optimieren. Entdecken Sie Potenziale für erhebliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Ihren Bestellprozess optimieren?

Die Optimierung Ihres Purchase-to-Pay- (P2P-) Bestellprozesses ist weit mehr als nur das Erreichen bloßer Effizienzgewinne. Es geht darum, Ihre gesamte Beschaffungsfunktion grundlegend zu stärken. In einem komplexen System wie Microsoft Dynamics 365 können Ineffizienzen im Bestellmanagement weitreichende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Sie beeinflussen alles, von Lagerbeständen und Lieferantenbeziehungen bis hin zu Cashflow und Compliance. Langsame Bestellfreigaben, häufige Nacharbeiten und verzögerte Wareneingänge führen direkt zu höheren Betriebskosten, verpassten Lieferterminen und potenziell angespannten Lieferantenbeziehungen. Ohne klare Transparenz über den tatsächlichen Ablauf jeder Bestellung wird die Identifizierung der Grundursachen dieser Probleme zu einem Ratespiel, wodurch gezielte Verbesserungen schwierig und oft ineffektiv werden. Das Verständnis der kritischen Rolle jeder Bestellung von der Anforderung bis zum endgültigen Eingang ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer schlanken, reaktionsschnellen und kosteneffizienten Lieferkette.

Wie Process Mining die Effizienz Ihres P2P-Bestellprozesses steigert

Process Mining bietet einen objektiven, datengestützten Ansatz, um den Lebenszyklus von Bestellungen innerhalb von Microsoft Dynamics 365 zu verstehen. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, extrahiert Process Mining Event-Log-Daten direkt aus Ihrem System und rekonstruiert den wahren Ist-Prozess. Für Bestellungen bedeutet dies, jeden Schritt – von „Bestellanforderung erstellt“ über „Wareneingang gebucht“ bis hin zu „Bestellung abgeschlossen“ – mit Timestamps und verantwortlichen Parteien zu visualisieren. Diese detaillierte Transparenz ermöglicht es Ihnen, die genauen Wege Ihrer Bestellungen zu verfolgen, Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen aufzudecken und die in jeder Phase verbrachte Zeit präzise zu messen. Sie können identifizieren, welche Genehmigungsschritte Verzögerungen verursachen, welche Abteilungen an Nacharbeitschleifen beteiligt sind oder ob bestimmte Lieferanten konsistent zu längeren Durchlaufzeiten führen. Diese leistungsstarke Analysefähigkeit ist der Schlüssel zur Verbesserung der Purchase to Pay – Bestell-Performance, indem sie bisher verborgene Ineffizienzen aufdeckt.

Zentrale Bereiche zur Verbesserung des Bestellprozesses

Die Anwendung von Process Mining auf Ihren P2P-Bestellprozess in Microsoft Dynamics 365 zeigt typischerweise mehrere Bereiche mit hohem Verbesserungspotenzial auf:

  • Engpasserkennung: Identifizieren Sie spezifische Phasen oder Aktivitäten, in denen Bestellungen häufig stocken. Ist es eine bestimmte Genehmigungsstufe? Eine Verzögerung bei der Wareneingangsprüfung? Oder vielleicht ein oft übersehener Dateneingabefehler? Die Identifizierung dieser Engpässe ist der erste Schritt zur Reduzierung der gesamten Durchlaufzeit von Bestellungen.
  • Nacharbeits- und Abweichungsanalyse: Entdecken Sie, wie oft Bestellungen geändert werden, warum sie geändert werden und welche Änderungen zu weiteren Verzögerungen führen. Das Verständnis dieser Nacharbeitschleifen kann Probleme mit der Genauigkeit der ursprünglichen Anforderung, der Lieferantenkommunikation oder internen Überprüfungsprozessen aufzeigen.
  • Compliance und Richtlinieneinhaltung: Überprüfen Sie, ob Bestellungen den etablierten internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Identifizieren Sie Fälle, in denen Bestellungen ohne ordnungsgemäße Anforderung erstellt, außer der Reihe genehmigt oder von unbefugtem Personal bearbeitet werden, um eine höhere Compliance zu gewährleisten.
  • Automatisierungspotenziale: Durch die Visualisierung manueller Übergaben und repetitiver Aufgaben können Sie ideale Kandidaten für die Automatisierung identifizieren, den Arbeitsfluss optimieren und Ressourcen für höherwertige Aktivitäten freisetzen.
  • Einblicke in die Lieferantenleistung: Analysieren Sie, wie verschiedene Lieferanten Ihre Bestell-Durchlaufzeiten – von der Bestätigung bis zum Wareneingang – beeinflussen. Dies ermöglicht datengestützte Diskussionen und Verhandlungen mit Ihren Lieferanten.

Erwartete Ergebnisse der Optimierung Ihres P2P-Bestellprozesses

Durch den Einsatz von Process Mining zur Optimierung Ihres Purchase to Pay – Bestellprozesses können Sie erhebliche und messbare Vorteile erwarten:

  • Reduzierte Durchlaufzeit von Bestellungen: Erzielen Sie eine schnellere Auftragsabwicklung, von der Anforderung bis zum Wareneingang, was zu agileren Lieferkettenoperationen und einem besseren Bestandsmanagement führt.
  • Kosteneinsparungen: Minimieren Sie Eilgebühren, sichern Sie sich Skonti für frühzeitige Zahlungen und reduzieren Sie den manuellen Aufwand, der mit der Verwaltung verzögerter oder problematischer Bestellungen verbunden ist. Dies trägt direkt zu Ihrem Unternehmenserfolg bei.
  • Verbesserte Compliance und Risikoreduzierung: Stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen, wodurch finanzielle und Reputationsrisiken gemindert werden.
  • Höhere Stakeholder-Zufriedenheit: Verbessern Sie die Beziehungen zu internen Abteilungen, die Waren und Dienstleistungen pünktlicher erhalten, und zu externen Lieferanten durch effizientere und vorhersehbarere Interaktionen.
  • Datengestützte Entscheidungsfindung: Gehen Sie über Intuition hinaus und treffen Sie fundierte Entscheidungen über Prozessänderungen, Systemkonfigurationen in Microsoft Dynamics 365 und Ressourcenzuweisung basierend auf konkreten Daten.

Starten Sie mit der P2P-Bestellprozessoptimierung

Die Transformation Ihres Purchase to Pay – Bestellprozesses mit Process Mining bietet einen klaren Weg zu größerer Effizienz und Kontrolle. Indem Sie den realen Ablauf Ihrer Bestellungen innerhalb von Microsoft Dynamics 365 verstehen, erhalten Sie die notwendigen Einblicke, um gezielte Verbesserungen umzusetzen, die spürbare Ergebnisse liefern. Entdecken Sie, wie dieser leistungsstarke Ansatz Ihnen helfen kann, die Durchlaufzeit von Bestellungen zu reduzieren, Engpässe zu beseitigen und eine robuste Prozessoptimierung in Ihren gesamten Beschaffungsoperationen zu erreichen.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei der Genehmigung von Bestellungen führen zu verpassten Lieferterminen und Betriebsstillstand. Dies wirkt sich direkt auf Produktionspläne und Kundenzufriedenheit aus, erhöht die Lieferzeiten und das Potenzial für Lieferengpässe. ProcessMind identifiziert, wo Genehmigungen feststecken, durch wen und warum, und deckt Bottlenecks in Ihrem Genehmigungs-Workflow für Bestellungen in Microsoft Dynamics 365 auf. Es identifiziert spezifische Genehmiger oder Schritte, die Verzögerungen verursachen, und ermöglicht Ihnen, Workflows für eine schnellere Bearbeitung neu zu konfigurieren.

Ständige Änderungen an Bestellungen nach der ursprünglichen Genehmigung führen zu Mehraufwand, Verwirrung und können Fehler beim Wareneingang oder bei der Rechnungsstellung verursachen. Dies beeinträchtigt die Effizienz und Lieferantenbeziehungen und verursacht versteckte Verwaltungskosten. ProcessMind visualisiert alle Bestelländerungen, identifiziert deren Häufigkeit, wer sie initiiert und in welcher Phase sie innerhalb von Microsoft Dynamics 365 auftreten. Diese Erkenntnis hilft, die Grundursachen wie unklare Anforderungen oder Probleme in der Lieferantenkommunikation zu beheben, um kostspielige Revisionen zu reduzieren.

Verzögerungen zwischen dem Wareneingang und der formellen Buchung des Eingangs beeinträchtigen die Bestandsgenauigkeit und die Möglichkeit des Rechnungsabgleichs, was zu Zahlungsverzögerungen führt. Dies kann die Lieferantenbeziehungen belasten und Herausforderungen bei der Abstimmung schaffen. ProcessMind bildet die Zeit vom Wareneingang bis zur Buchung des Wareneingangs ab und hebt Verzögerungen sowie potenzielle Compliance-Probleme in Ihrem Microsoft Dynamics 365 System hervor. Es deckt ineffiziente interne Prozesse oder Systemkonfigurationslücken auf, die Ihre Bestellerfüllung beeinträchtigen.

Bestellungen, die vom standardmäßigen, genehmigten Prozess abweichen, umgehen oft Kontrollen, was zu nicht-konformen Ausgaben, erhöhten Risiken und potenziellem Betrug führt. Solche Abweichungen untergraben die Kostenkontrolle und Beschaffungsrichtlinien. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Bestellprozessflüsse und vergleicht sie mit Ihrem definierten Standard in Microsoft Dynamics 365. Es markiert alle nicht-konformen Wege und identifiziert deren Häufigkeit und Impact, wodurch die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien gewährleistet wird.

Ein langer Zeitraum zwischen der Erstellung einer Bestellanforderung und der Ausfertigung oder dem Versand einer Bestellung an den Lieferanten führt zu Verzögerungen bei der Erfüllung operativer Anforderungen. Dies kann zu dringenden, kurzfristigen Käufen zu höheren Kosten führen. ProcessMind analysiert die End-to-End-Cycle Time von 'Bestellanforderung erstellt' bis 'Bestellung an Lieferanten gesendet' innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es zeigt auf, wo Übergaben langsam sind oder Aufgaben ausstehen, was eine schnellere Generierung von Bestellungen ermöglicht.

Eine erhebliche Diskrepanz zwischen dem angeforderten Lieferdatum und dem tatsächlichen Wareneingangsdatum führt zu Problemen bei der Bestandsplanung, Produktionsverzögerungen und unerfüllten Kundenverpflichtungen. Dies wirkt sich direkt auf die operative Effizienz und Zuverlässigkeit aus. ProcessMind vergleicht das Attribut 'Angefordertes Lieferdatum' mit dem tatsächlichen 'Wareneingang gebucht'-Event in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert, welche Lieferanten, Kategorien oder Abteilungen konsistent Lieferverzögerungen aufweisen, was gezielte Verbesserungen der Lieferantenleistung ermöglicht.

Eine hohe Häufigkeit von 'Ware zurückgesandt'-Events weist auf Probleme mit der Lieferantenqualität, fehlerhaften Bestellungen oder mangelhaften internen Wareneingangsprozessen hin. Dies erhöht die Betriebskosten, führt zu Nacharbeit und schädigt die Lieferantenbeziehungen. ProcessMind identifiziert Muster bei Warenretouren und verknüpft diese mit spezifischen Lieferanten, Einkaufskategorien oder sogar einzelnen Bestellungen in Microsoft Dynamics 365. Es hilft dabei, die Grundursachen aufzudecken, seien es Qualitätskontrollprobleme oder eine ungenaue Auftragsabwicklung.

Verzögerungen bei der Aktivität 'Qualitätsinspektion durchgeführt' halten Lagerbestände für die Verwendung zurück und können Produktionspläne oder eine pünktliche Servicebereitstellung beeinträchtigen. Dies schafft einen internen Bottleneck und kann zu Kundenunzufriedenheit führen. ProcessMind analysiert die Dauer zwischen 'Wareneingang gebucht' und 'Qualitätsinspektion durchgeführt' und identifiziert, wo und warum Inspektionen in Microsoft Dynamics 365 verzögert werden. Es identifiziert Ressourcenengpässe oder verfahrenstechnische Probleme im Qualitätssicherungsprozess.

Lieferanten, die zugesagte Lieferzeiten nicht einhalten – erkennbar an verzögerten 'Bestellung vom Lieferanten bestätigt'- oder 'Wareneingang gebucht'-Events – stören die Planung und erhöhen die Lagerhaltungskosten. Dies beeinträchtigt die Zuverlässigkeit der Lieferkette. ProcessMind bewertet die Lieferantenleistung, indem es die Durchlaufzeiten vom Event 'Bestellung an Lieferanten gesendet' bis 'Wareneingang gebucht' für jeden Lieferanten in Microsoft Dynamics 365 analysiert. Es liefert datengestützte Erkenntnisse, um Lieferantenbeziehungen und Vertragsbedingungen effektiv zu steuern.

Häufige manuelle Eingriffe oder manuelle Änderungen an Bestellungen, die nicht von automatisierten Workflows erfasst werden, weisen auf Systemlücken oder Schulungsbedarf hin. Dies erhöht das Fehlerrisiko und mindert die Gesamtprozesseffizienz, oft verbunden mit versteckten Kosten. ProcessMind erkennt Abweichungen von automatisierten Pfaden und identifiziert Aktivitäten, die häufig manuell oder außerhalb des Standard-Systemablaufs in Microsoft Dynamics 365 durchgeführt werden. Es zeigt Potenziale für Automatisierung und Standardisierung auf, wodurch menschliche Fehler reduziert werden.

Bestellungen, die lange nach Wareneingang und -nutzung noch offen oder in Bearbeitung sind, was sich in einer Verzögerung beim 'Abschluss der Bestellung' äußert, binden Betriebskapital und verzerren die Finanzberichterstattung. Dies führt zu Abstimmungsaufwänden und beeinflusst die Financial Close Cycles. ProcessMind verfolgt die Zeitspanne vom 'Wareneingang gebucht' bis 'Bestellung abgeschlossen' für einzelne Bestellungen in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert Ursachen für diese Verzögerungen, wie z.B. ausstehende Rechnungen oder administrative Rückstände, und ermöglicht so einen schnelleren Finanzabschluss.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Verkürzung der Genehmigungszeit für Bestellungen hat erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz der Beschaffung. Kürzere Genehmigungszyklen führen zu schnelleren Bestellungen, einer optimierten Lagerverwaltung und verbesserten Lieferantenbeziehungen. Dieses Ziel ist darauf ausgerichtet, Verzögerungen zu reduzieren, die zu Lagerengpässen oder verpassten Produktionsplänen in Ihrem Beschaffungsprozess führen können. ProcessMind identifiziert spezifische Bottlenecks und Abweichungen in Ihrem Microsoft Dynamics 365 Purchase Order-Genehmigungs-Workflow. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Pfade und die Identifizierung zeitaufwändiger Schritte oder nicht konformer Genehmigungen können Sie gezielt Verbesserungsbereiche ansteuern, wodurch die Genehmigungszeiten potenziell um 20-30% reduziert und eine schnellere Bearbeitung gewährleistet wird.

Häufige Änderungen an Bestellungen nach deren Erstellung oder Genehmigung führen zu Verzögerungen, erhöhen den administrativen Aufwand und können Fehler verursachen. Die Minimierung dieser Änderungen stellt sicher, dass Bestellungen von Anfang an korrekt sind, verbessert die Planungsstabilität und reduziert Nacharbeit in Ihren Purchase-to-Pay-Vorgängen. ProcessMind hilft, die Ursachen dieser Modifikationen aufzudecken, indem es den Weg jeder Bestellung in Microsoft Dynamics 365 nachvollzieht. Es zeigt auf, in welchen Phasen Änderungen am häufigsten auftreten und durch wen, sodass Sie gezielte Schulungen implementieren, die anfängliche Datenqualität verbessern oder Freigabeprozesse verfeinern können, um die Änderungsraten potenziell um 15-25% zu reduzieren.

Eine zeitnahe und genaue Wareneingangsverarbeitung ist entscheidend für die Bestandsgenauigkeit, Lieferantenzahlung und operative Kontinuität. Verzögerungen können zu Problemen bei der Lagerverfügbarkeit, Produktionsstopps und überfälligen Zahlungen führen. Dieses Ziel besteht darin, die Erfassung empfangener Artikel in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess zu beschleunigen.Mit ProcessMind können Sie den gesamten Wareneingangsfluss innerhalb von Microsoft Dynamics 365 abbilden und dabei Stufen identifizieren, an denen Verzögerungen auftreten. Es zeigt Abweichungen vom optimalen Pfad auf und ermöglicht es Ihnen, Prozessineffizienzen, Schulungsbedarfe oder Systemintegrationsprobleme zu identifizieren, wodurch die Wareneingangsbuchung um bis zu 30 % beschleunigt werden kann.

Die Einhaltung der Compliance mit Einkaufsrichtlinien und -vorschriften ist unerlässlich, um finanzielle Risiken zu mindern, Betrug vorzubeugen und die operative Integrität zu gewährleisten. Nicht genehmigte Abweichungen bei Bestellungen können zu Maverick Buying und inkonsistenten Beschaffungspraktiken führen. ProcessMind entdeckt automatisch alle Bestellwege in Microsoft Dynamics 365, vergleicht sie mit definierten Compliance-Regeln und visualisiert alle Abweichungen, wie z.B. Bestellungen, die von unbefugtem Personal genehmigt wurden, oder übersprungene Schritte. So können Sie Richtlinien durchsetzen und eine nahezu 100%ige Compliance in kritischen Bereichen erreichen.

Die Geschwindigkeit, mit der eine Bestellanforderung in eine genehmigte Bestellung umgewandelt wird, beeinflusst direkt die Reaktionsfähigkeit auf geschäftliche Anforderungen und die gesamte Effizienz der Lieferkette. Eine langsame Konvertierung kann kritische Einkäufe verzögern und sich auf Projektzeitpläne und Betriebskapazitäten auswirken. ProcessMind bietet eine klare Sicht auf den gesamten Anforderungs-zu-Bestellprozess innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Durch die Analyse von Event Logs werden Engpässe, Übergabeverzögerungen und ineffiziente Schleifen aufgedeckt, was Ihnen hilft, den Konvertierungsprozess zu optimieren und die Konvertierungszeit potenziell um 20-40% zu reduzieren.

Die konsequente Einhaltung der angefragten Liefertermine ist entscheidend für eine effiziente Bestandsplanung, Produktionsplanung und Kundenzufriedenheit. Häufige Abweichungen können den Betrieb stören, Eilkosten verursachen und Lieferantenbeziehungen schädigen. ProcessMind analysiert tatsächliche Liefertermine von Bestellungen im Vergleich zu angefragten Terminen in Microsoft Dynamics 365 und korreliert Diskrepanzen mit spezifischen Lieferanten oder Prozessvarianten. Diese Erkenntnis ermöglicht es Ihnen, grundlegende Probleme anzugehen, die Lieferanten-Performance-Überwachung zu verbessern und die Pünktlichkeit der Lieferungen um 10-20% zu erhöhen.

Hohe Raten an Warenrücksendungen, die mit Bestellungen verbunden sind, deuten auf Probleme bei der Produktqualität, fehlerhafte Bestellungen oder Lieferdiskrepanzen hin. Die Reduzierung von Retouren minimiert Nacharbeit, spart Kosten und stärkt das Lieferantenvertrauen sowie die gesamte Beschaffungseffektivität. ProcessMind verfolgt den Lebenszyklus von Bestellungen in Microsoft Dynamics 365 und verknüpft Rücksendungen mit spezifischen Bestellattributen, Lieferanten oder Inspektionspunkten. Indem Sie häufige Ursachen und Prozessabweichungen identifizieren, die zu Retouren führen, können Sie präventive Maßnahmen ergreifen, um die Retourenquoten um 5-15% zu senken.

Eine effiziente Qualitätsprüfung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die erhaltenen Waren den Standards entsprechen und der Lagerbestand schnell bewegt werden kann. Langsame Inspektionen können zu Rückständen führen, die Verfügbarkeit von Waren verzögern und Produktionspläne beeinträchtigen. ProcessMind visualisiert die Dauer und die Aktivitäten, die in der Qualitätsprüfungsphase Ihres Einkauf-bis-Zahlung-Prozesses innerhalb von Microsoft Dynamics 365 involviert sind. Es hebt Bottlenecks und Variationen in den Prüfungs-Workflows hervor und ermöglicht Ihnen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und Inspektionen potenziell um 10-20% zu beschleunigen.

Vorhersehbare Lieferzeiten der Lieferanten sind entscheidend für eine effektive Lieferkettenplanung und Bestandsverwaltung. Eine mangelhafte Einhaltung der Lieferzeiten stört Abläufe, führt zu zusätzlichen Versandkosten und beeinträchtigt die Geschäftskontinuität. ProcessMind analysiert historische Bestelldaten in Microsoft Dynamics 365, um die Leistung der Lieferanten anhand der vereinbarten Lieferzeiten zu bewerten. Indem Sie inkonsistente Lieferanten und Prozessschritte identifizieren, die zu Verzögerungen beitragen, können Sie eine bessere Lieferantenauswahl fördern und die Einhaltung der Lieferzeiten insgesamt verbessern.

Manuelle Eingriffe im Bestellprozess sind anfällig für menschliche Fehler, erzeugen Bottlenecks und verbrauchen wertvolle Ressourcen. Die Automatisierung dieser Schritte kann die Effizienz erheblich steigern, Betriebskosten senken und die Datenqualität verbessern. ProcessMind bietet eine detaillierte Röntgenaufnahme aller Bestellaktivitäten innerhalb von Microsoft Dynamics 365 und hebt wiederkehrende manuelle Aufgaben sowie potenzielle Automatisierungsbereiche klar hervor. Indem Sie diese Möglichkeiten identifizieren, können Sie Workflows optimieren und Personal für strategischere Aufgaben freisetzen, wodurch der manuelle Aufwand um 20-50% reduziert wird.

Der zeitnahe Abschluss von Bestellungen nach Wareneingang und Rechnungsstellung ist entscheidend für eine präzise Finanzberichterstattung und den erfolgreichen Abschluss von Beschaffungszyklen. Ein langwieriger Abschluss kann Buchhaltungsprozesse verzögern und die wahren Betriebskosten verschleiern. ProcessMind visualisiert den gesamten Bestellprozess-Lebenszyklus nach Wareneingang in Microsoft Dynamics 365, vom Wareneingang bis zum endgültigen Abschluss. Es identifiziert spezifische Aktivitäten oder Verzögerungen, die einen schnellen Abschluss verhindern, und ermöglicht Ihnen, diese Schritte zu optimieren, um sicherzustellen, dass Bestellungen effizient abgeschlossen werden und die Abschlusszeit potenziell um 15-25% reduziert wird.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für den Beschaffungsprozess

1

Das Data Template downloaden

2

Exportieren Sie Ihre Prozessdaten

3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch

4

Prozess analysieren

5

Verbesserungen umsetzen

6

Überwachen Sie Ihren Prozess

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Das Data Template downloaden

Was ist zu tun

Greifen Sie auf das vorkonfigurierte Excel-Daten-Template zu, das speziell für die Bestellungsanalyse in Microsoft Dynamics 365 entwickelt wurde. Dieses Template stellt sicher, dass Sie alle notwendigen Event Log-Daten erfassen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Warum es wichtig ist

Von Anfang an die richtige Struktur zu nutzen, ist entscheidend für eine präzise Analyse. Dieses Template optimiert die Datenerfassung und verhindert so Fehler und Nacharbeiten.

Erwartetes Ergebnis

Ein gebrauchsfertiges Excel-Template mit dem korrekten Schema für Ihre Procure-to-Pay-Bestellungsdaten.

WAS SIE ERHALTEN

P2P-Bottlenecks in Ihrem Dynamics 365-Workflow identifizieren

ProcessMind verwandelt komplexe Bestelldaten in klare, umsetzbare Erkenntnisse. Sehen Sie detaillierte Visualisierungen jedes Schrittes und erfahren Sie, wo Ihr P2P-Prozess für maximale Effizienz optimiert werden kann.
  • Bilden Sie Ihren Bestellprozess End-to-End ab
  • Identifizieren Sie kostspielige Verzögerungen und Nacharbeiten bei Bestellungen
  • Performance und Abweichungen von Bestellvarianten vergleichen
  • Überwachen Sie wichtige Bestell-KPIs in Echtzeit
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Greifbare Ergebnisse in der Bestellungsbearbeitung erzielen

Diese Ergebnisse verdeutlichen die erheblichen operativen und finanziellen Vorteile, die Unternehmen typischerweise durch die Optimierung ihres Bestellprozesses in Microsoft Dynamics 365 erzielen. Mithilfe datengesteuerter Erkenntnisse können Unternehmen Engpässe präzise identifizieren und gezielte Verbesserungen implementieren, um die Effizienz zu steigern.

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Schnellere Bestellfreigaben

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Optimieren Sie Ihren Bestellgenehmigungsprozess, um Engpässe zu beseitigen und die Beschaffungszyklen zu beschleunigen und so eine pünktliche Auftragsplatzierung zu gewährleisten.

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Weniger Bestelländerungen

Reduzierung von Änderungen nach der Genehmigung

Identifizieren Sie die Ursachen von Bestelländerungen nach der Genehmigung, um Nacharbeit, administrativen Aufwand und potenzielle Lieferkettenunterbrechungen zu reduzieren.

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Höhere Bestell-Compliance

Erhöhung der Richtlinientreue

Gewinnen Sie Transparenz über Prozessabweichungen, um sicherzustellen, dass Bestellungen internen Richtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen, wodurch Risiken und Audits minimiert werden.

0 days
Schnellere Umwandlung von Bestellanforderung zu Bestellung

Reduzierung der Konvertierungszykluszeit

Beschleunigen Sie die Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen, um schneller auf die Nachfrage reagieren und die gesamte operative Agilität zu verbessern.

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Höhere STP-Rate (Dunkelverarbeitung)

Mehr Straight-Through Processing

Automatisieren Sie manuelle Schritte und eliminieren Sie Ausnahmen, um höhere Straight-Through-Processing-Raten zu erzielen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie wie man ein Process Mining Event Log erstellt.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für die Bestellung, die als primärer Case für die Prozessanalyse dient.

Warum es wichtig ist

Es ist der grundlegende Schlüssel zur Rekonstruktion des Prozessflusses, der die Analyse des Weges jeder Bestellung von Anfang bis Ende ermöglicht.

Der Name des spezifischen Geschäfts-Event oder Schrittes, der innerhalb des Bestelllebenszyklus aufgetreten ist.

Warum es wichtig ist

Dieses Attribut ist essenziell für den Aufbau der Prozesslandkarte und das Verständnis der Abfolge von Events, die den Bestellprozess-Lebenszyklus bilden.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität bzw. ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum es wichtig ist

Timestamps sind entscheidend für die Berechnung aller zeitbasierten Leistungs-Kennzahlen, wie Durchlaufzeiten und Dauern, die unerlässlich zur Identifizierung von Prozess-Engpässen sind.

Der Name des Benutzers, der eine spezifische Aktivität durchgeführt hat.

Warum es wichtig ist

Es ermöglicht Leistungsanalysen nach Benutzer, hilft, Bottlenecks im Zusammenhang mit spezifischen Personen zu identifizieren und bietet Verantwortlichkeit für Prozessschritte.

Der Name des Lieferanten oder Verkäufers, für den die Bestellung erstellt wird.

Warum es wichtig ist

Dieses Attribut ist essenziell für das Lieferantenleistungsmanagement, da es die Analyse von Lieferzeiten, Rücksendequoten und der Gesamtzuverlässigkeit pro Lieferant ermöglicht.

Der monetäre Gesamtwert der Bestellung.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht eine Finanzanalyse des Beschaffungsprozesses und hilft dabei zu identifizieren, wie der Auftragswert das Prozessverhalten, wie z.B. Genehmigungszeiten und Pfade, beeinflusst.

Der aktuelle Status der Bestellung in ihrem Lebenszyklus.

Warum es wichtig ist

Bietet einen Überblick über den aktuellen Status der Bestellung, was nützlich ist, um Cases zu filtern und Prozessergebnisse zu analysieren, wie z.B. Abschluss- oder Stornierungsraten.

Das Datum, an dem das Unternehmen den Lieferanten um Lieferung der Waren oder Dienstleistungen gebeten hat.

Warum es wichtig ist

Es ist die Grundlage zur Messung der Liefertermintreue, einer kritischen KPI zur Bewertung der Lieferantenverlässlichkeit und der Effizienz der Lieferkette.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung einer Bestellanforderung, also der formellen Anfrage für Waren oder Dienstleistungen. Sie wird erfasst, sobald ein neuer Datensatz in der Bestellanforderungstabelle angelegt wird, was den Beginn der Beschaffungsnachfrage signalisiert.

Warum es wichtig ist

Dies ist der initiale Auslöser für den Bestellprozess. Die Analyse der Zeit von diesem Event bis zur Bestellerstellung hilft, die interne Prozesseffizienz und die Reaktionsfähigkeit auf die Nachfrage zu messen.

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung eines Bestellentwurfs im System. Sie wird über den Erstellungs-Timestamp des Bestellkopfdatensatzes erfasst und folgt häufig einer genehmigten Bestellanforderung.

Warum es wichtig ist

Dies markiert den Übergang von einer internen Anforderung zu einem formalen Einkaufsdokument. Es ist ein wichtiger Startpunkt für die Messung der Bestellverarbeitungs- und Genehmigungsdurchlaufzeiten.

Kennzeichnet die endgültige Genehmigung der Bestellung, die den Versand an den Lieferanten autorisiert. Dieses Event wird typischerweise aus einer Statusänderung der Bestellung abgeleitet oder direkt aus der Workflow-Historie erfasst.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein entscheidender Meilenstein, da keine weiteren Maßnahmen ergriffen werden können, bis die Bestellung genehmigt ist. Er ist unerlässlich für die Analyse von Genehmigungs-Engpässen und die Messung des KPI 'Genehmigungsdurchlaufzeit von Bestellungen'.

Diese Aktivität zeigt an, dass die genehmigte Bestellung an den Lieferanten übermittelt wurde. Sie wird erfasst, wenn die Bestellung bestätigt wird, wodurch ein Bestätigungsjournal generiert und typischerweise der Versand des Dokuments ausgelöst wird.

Warum es wichtig ist

Dies ist der erste externe Schritt und beginnt die Messung der Lieferantendurchlaufzeit. Er ist entscheidend für die Verfolgung der Lieferantenleistung und des KPI 'Pünktliche Lieferrate'.

Kennzeichnet die offizielle Erfassung der erhaltenen Waren im Rahmen der Bestellung im System. Dieses Event wird erfasst, wenn ein Wareneingangsbuchungsblatt gebucht wird.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Lagerbestand aktualisiert und den Beginn des Rechnungsabgleichprozesses markiert. Er ist der Endpunkt zur Messung der 'Pünktlichen Lieferrate' und der Lieferantendurchlaufzeit.

Zeigt den erfolgreichen Abschluss des Bestellprozess-Lebenszyklus an, bei dem alle Waren empfangen und fakturiert wurden. Dies wird typischerweise abgeleitet, wenn der Bestellstatus auf einen finalen, geschlossenen Zustand aktualisiert wird.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität definiert das Ende einer erfolgreichen Prozessinstanz. Die Messung der „Gesamtdurchlaufzeit der Bestellung“ von der Erstellung bis zum Abschluss bietet eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesseffizienz.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihres Bestellprozesses und deckt verborgene Bottlenecks und Abweichungen auf. Es hebt Bereiche hervor, in denen Genehmigungszyklen langsam sind, Änderungen häufig vorgenommen werden oder manuelle Schritte Ineffizienzen erzeugen. Diese Einblicke ermöglichen es Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zur Optimierung zu treffen.

Sie benötigen Event Logs, die sich auf Ihre Bestellungen beziehen, insbesondere einen Case Identifier, eine Activity und einen Timestamp für jeden Schritt. Diese Daten können typischerweise aus Tabellen extrahiert werden, die Events der Bestellungsanlage, -genehmigung, -änderung, des Wareneingangs und der Finalisierung innerhalb von Dynamics 365 aufzeichnen. Diese Logs bilden die Grundlage für die Rekonstruktion Ihres Prozesses.

Der erste Schritt umfasst die Identifizierung der relevanten Datenquellen innerhalb von Microsoft Dynamics 365 und die Extraktion der erforderlichen Event Logs. Als Nächstes werden die Daten vorbereitet und in ein Process Mining-Tool geladen. Schließlich wird eine erste Discovery-Analyse durchgeführt, um Ihren aktuellen Bestellprozess zu visualisieren.

Sie können eine Reduzierung der Genehmigungszeiten für Bestellungen und eine Minimierung der Änderungsraten erwarten. Process Mining hilft, die Wareneingangsbearbeitung zu beschleunigen, die Compliance sicherzustellen und die Umwandlung von Anforderungen in Bestellungen zu beschleunigen. Letztendlich führt dies zu einem effizienteren und zuverlässigeren Bestell-Workflow.

Erste Einblicke und eine umfassende Prozesslandkarte können oft innerhalb weniger Wochen generiert werden, abhängig von Datenverfügbarkeit und Komplexität. Umsetzbare Verbesserungsempfehlungen und die Implementierung von Änderungen können kurz darauf folgen, was innerhalb weniger Monate zu messbaren Ergebnissen führt. Der Zeitrahmen wird durch den Umfang und die Bereitschaft Ihrer Organisation beeinflusst.

Ja, Process Mining ist hervorragend darin, die Ursachen dieser häufigen Probleme zu identifizieren. Es kann spezifische Genehmigungsschritte aufzeigen, die Verzögerungen verursachen, Muster wiederholter Änderungen aufdecken und zeigen, welche Benutzer oder Abteilungen in diese Bottlenecks involviert sind. Diese detaillierte Transparenz ermöglicht gezielte Interventionen.

Während ein grundlegendes Verständnis der Dynamics 365-Datenstrukturen vorteilhaft ist, bieten viele Process Mining-Tools Konnektoren oder Anleitungen zur Datenextraktion. Ihr internes IT-Team oder ein mit Dynamics 365 vertrauter Berater kann in der Regel bei der Beschaffung der erforderlichen Event Logs unterstützen. Der Prozess ist so unkompliziert wie möglich gestaltet.

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