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Melhore seu Purchase to Pay - Purchase Order

Seu guia de 6 etapas para otimizar o P2P no Dynamics 365.
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Purchase to Pay - Pedido de compra
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Otimize os processos de pedidos de compra no Dynamics 365

O processamento ineficiente de pedidos de compra costuma causar entregas atrasadas, aumento dos custos operacionais e frustração entre as partes envolvidas. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos ocultos e desvios em todo o ciclo de compras. Descubra exatamente onde os atrasos acontecem, da requisição inicial ao recebimento final, e simplifique as operações. Encontre oportunidades para aumentar significativamente a eficiência e reduzir custos.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar seu processo de pedidos de compra?

Otimizar seu processo de Compras ao pagamento, ou P2P, de pedidos de compra não se resume a obter pequenas melhorias de eficiência. Trata-se de fortalecer fundamentalmente toda a sua função de compras. Em um sistema complexo como o Microsoft Dynamics 365, as ineficiências na gestão de pedidos de compra podem se espalhar pela organização, afetando desde os níveis de estoque e o relacionamento com fornecedores até o fluxo de caixa e a conformidade. Aprovações lentas de pedidos de compra, retrabalho frequente e recebimentos de mercadorias atrasados se traduzem diretamente em custos operacionais mais altos, perda de janelas de entrega e possível desgaste no relacionamento com fornecedores. Sem visibilidade clara do fluxo real de cada pedido de compra, identificar as causas desses problemas vira um exercício de adivinhação, tornando as melhorias direcionadas difíceis e muitas vezes ineficazes. Entender o papel crítico de cada pedido de compra, da requisição ao recebimento final, é essencial para manter uma cadeia de suprimentos enxuta, ágil e econômica.

Como o Process Mining libera a eficiência dos pedidos de compra em P2P

O Process Mining oferece uma abordagem objetiva e orientada por dados para entender o ciclo de vida dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365. Em vez de depender de suposições ou evidências anedóticas, o Process Mining extrai os dados do Event Log diretamente do seu sistema e reconstrói o processo real, como ele acontece hoje. Para os pedidos de compra, isso significa visualizar cada etapa, de "Purchase Requisition Created" a "Goods Receipt Posted" e "Purchase Order Completed", com registros de data e hora e as pessoas responsáveis. Essa visibilidade detalhada permite ver os caminhos exatos percorridos pelos pedidos de compra, revelar desvios dos procedimentos operacionais padrão e medir com precisão o tempo gasto em cada etapa. Você pode identificar quais etapas de aprovação causam atrasos, quais departamentos participam de ciclos de retrabalho ou se determinados fornecedores levam consistentemente a tempos de ciclo mais longos. Essa capacidade analítica é essencial para descobrir como melhorar a performance de Compras ao pagamento: Pedido de compra, trazendo à luz ineficiências antes ocultas.

Principais áreas para melhorar os pedidos de compra

Aplicar Process Mining ao seu processo P2P de pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365 geralmente revela várias áreas de melhoria de alto impacto:

  • Identificação de gargalos: localize as etapas ou atividades específicas em que os pedidos de compra costumam ficar parados. É um nível de aprovação específico? Um atraso na inspeção das mercadorias? Ou talvez um erro de entrada de dados frequentemente ignorado? Identificar esses gargalos é o primeiro passo para reduzir o tempo total de ciclo dos pedidos de compra.
  • Análise de retrabalho e desvios: descubra com que frequência os pedidos de compra são alterados, por que são alterados e quais alterações geram novos atrasos. Entender esses ciclos de retrabalho pode revelar problemas na precisão da requisição inicial, na comunicação com o fornecedor ou nos processos de revisão interna.
  • Conformidade e adesão às políticas: verifique se os pedidos de compra seguem as políticas internas estabelecidas e os requisitos regulatórios. Identifique casos em que pedidos de compra são criados sem a requisição adequada, aprovados fora de sequência ou processados por pessoas não autorizadas, garantindo maior conformidade.
  • Oportunidades de automação: ao visualizar transferências manuais e tarefas repetitivas, você pode identificar os melhores candidatos à automação, simplificando o fluxo e liberando recursos para atividades de maior valor.
  • Insights sobre a performance dos fornecedores: analise como diferentes fornecedores afetam os tempos de ciclo dos pedidos de compra, da confirmação ao recebimento das mercadorias. Isso permite conversas e negociações com fornecedores baseadas em dados.

Resultados esperados da otimização de Compras ao pagamento: Pedido de compra

Ao usar Process Mining para otimizar o processo de Compras ao pagamento: Pedido de compra, você pode esperar benefícios significativos e mensuráveis:

  • Redução do tempo de ciclo dos pedidos de compra: processe os pedidos mais rapidamente, da requisição ao recebimento das mercadorias, levando a operações da cadeia de suprimentos mais ágeis e a uma gestão de estoque melhor.
  • Redução de custos: minimize taxas de urgência, aproveite descontos por pagamento antecipado e reduza o esforço manual associado à gestão de pedidos de compra atrasados ou problemáticos. Isso contribui diretamente para seus resultados financeiros.
  • Melhoria da conformidade e redução de riscos: garanta que todos os pedidos de compra sigam as políticas internas e as regulamentações externas, reduzindo riscos financeiros e reputacionais.
  • Maior satisfação das partes interessadas: melhore o relacionamento tanto com os departamentos internos, que recebem produtos e serviços com mais rapidez, quanto com os fornecedores externos, por meio de interações mais eficientes e previsíveis.
  • Tomada de decisões orientada por dados: vá além da intuição e tome decisões informadas sobre alterações no processo, configurações do sistema no Microsoft Dynamics 365 e alocação de recursos com base em evidências concretas.

Como começar a otimizar pedidos de compra em P2P

Transformar seu processo de Compras ao pagamento: Pedido de compra com Process Mining oferece um caminho claro para alcançar mais eficiência e controle. Ao entender o fluxo real dos seus pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365, você obtém os insights necessários para implementar melhorias direcionadas que geram resultados concretos. Descubra como essa abordagem poderosa pode ajudar você a reduzir o tempo de ciclo dos pedidos de compra, eliminar gargalos e alcançar uma otimização robusta dos processos em toda a sua operação de compras.

Purchase to Pay - Pedido de compra Otimização de P2P Eficiência de compras Gestão da cadeia de suprimentos Prazos de entrega dos fornecedores Recebimento de mercadorias Requisição de compra Equipe de compradores Procure to Pay Gestão de fornecedores Gestão de compras

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Atrasos na aprovação de pedidos de compra causam perda de datas de entrega e paralisam as operações. Isso afeta diretamente os cronogramas de produção e a satisfação dos clientes, aumentando os prazos e o risco de falta de estoque. O ProcessMind identifica onde, por quem e por que as aprovações estão paradas, revelando gargalos no Workflow de aprovação de pedidos de compra do Microsoft Dynamics 365. Ele aponta os aprovadores ou as etapas específicas que causam atrasos, permitindo reconfigurar os workflows para processar os pedidos mais rapidamente.

Alterações constantes nos pedidos de compra após a aprovação inicial geram retrabalho e confusão, além de poderem causar erros no recebimento de mercadorias ou no faturamento. Isso afeta a eficiência e o relacionamento com os fornecedores, gerando custos administrativos ocultos. O ProcessMind visualiza todas as alterações nos pedidos de compra, identificando a frequência, quem as inicia e em que etapa ocorrem no Microsoft Dynamics 365. Esse insight ajuda a tratar as causas principais, como requisitos pouco claros ou problemas de comunicação com fornecedores, reduzindo revisões dispendiosas.

Atrasos entre o recebimento das mercadorias e o registro formal do recebimento afetam a precisão do estoque e a capacidade de conciliar as faturas, causando atrasos nos pagamentos. Isso pode prejudicar o relacionamento com os fornecedores e criar desafios de conciliação. O ProcessMind mapeia o tempo entre a chegada das mercadorias e o registro do recebimento, destacando atrasos e possíveis problemas de conformidade no sistema Microsoft Dynamics 365. Ele revela processos internos ineficientes ou lacunas na configuração do sistema que afetam o atendimento dos pedidos de compra.

Pedidos de compra que se desviam do processo padrão aprovado frequentemente ignoram controles, levando a gastos fora da conformidade, aumento de riscos e possível fraude. Esses desvios enfraquecem o controle de custos e as políticas de compras. O ProcessMind descobre automaticamente todos os fluxos reais dos pedidos de compra e os compara com o padrão definido no Microsoft Dynamics 365. Ele sinaliza todos os caminhos fora da conformidade e identifica sua frequência e impacto, garantindo a adesão às políticas de compras.

Um período prolongado entre a criação de uma requisição de compra e a elaboração ou o envio de um pedido de compra ao fornecedor atrasa o atendimento das necessidades operacionais. Isso pode levar a compras urgentes de última hora e com custos mais altos. O ProcessMind analisa o tempo de ciclo de ponta a ponta, de 'Purchase Requisition Created' a 'Purchase Order Sent to Vendor', no Microsoft Dynamics 365. Ele revela onde as transferências são lentas ou quais tarefas estão pendentes, permitindo gerar pedidos de compra mais rapidamente.

Uma diferença significativa entre a data de entrega solicitada e a data real de recebimento das mercadorias causa problemas no planejamento de estoque, atrasos na produção e descumprimento de compromissos com clientes. Isso afeta diretamente a eficiência e a confiabilidade operacional. O ProcessMind compara o atributo 'Requested Delivery Date' com o evento real 'Goods Receipt Posted' no Microsoft Dynamics 365. Ele identifica quais fornecedores, categorias ou departamentos enfrentam consistentemente divergências nas entregas, permitindo melhorias direcionadas na performance dos fornecedores.

A alta frequência de eventos de 'Goods Returned' indica problemas na qualidade dos fornecedores, pedidos incorretos ou falhas nos processos internos de recebimento. Isso aumenta os custos operacionais, gera retrabalho e prejudica o relacionamento com os fornecedores. O ProcessMind identifica padrões nas devoluções de mercadorias, relacionando-os a fornecedores específicos, categorias de compra ou até mesmo a Purchase Orders individuais no Microsoft Dynamics 365. Assim, ajuda a revelar as causas-raiz, sejam problemas de controle de qualidade ou falhas no atendimento dos pedidos.

Atrasos na atividade 'Quality Inspection Performed' impedem o uso do estoque, podendo afetar os cronogramas de produção ou a entrega pontual de serviços. Isso cria um gargalo interno e pode gerar insatisfação dos clientes. O ProcessMind analisa a duração entre 'Goods Receipt Posted' e 'Quality Inspection Performed', identificando onde e por que as inspeções estão atrasando no Microsoft Dynamics 365. A solução aponta restrições de recursos ou problemas procedimentais no processo de controle de qualidade.

Fornecedores que deixam de cumprir consistentemente os lead times prometidos, evidenciados por atrasos nos eventos 'Purchase Order Confirmed by Vendor' ou 'Goods Receipt Posted', prejudicam o planejamento e aumentam os custos de manutenção de estoque. Isso afeta a confiabilidade da cadeia de suprimentos. O ProcessMind avalia a performance dos fornecedores analisando os tempos de ciclo entre 'Purchase Order Sent to Vendor' e 'Goods Receipt Posted' para cada fornecedor no Microsoft Dynamics 365. A solução oferece insights baseados em dados para gerenciar com eficiência o relacionamento com fornecedores e os termos contratuais.

Intervenções manuais frequentes ou alterações manuais em Purchase Orders, que não são capturadas pelos Workflows automatizados, indicam lacunas no sistema ou necessidades de treinamento. Isso aumenta o risco de erros e reduz a eficiência geral do processo, muitas vezes gerando custos ocultos. O ProcessMind detecta desvios dos caminhos automatizados e identifica atividades realizadas com frequência manualmente ou fora do fluxo padrão do sistema no Microsoft Dynamics 365. A solução destaca oportunidades de automação e padronização, reduzindo erros humanos.

Purchase Orders que permanecem abertas ou em andamento muito tempo depois de as mercadorias terem sido recebidas e utilizadas, indicadas por um atraso em 'Purchase Order Completed', comprometem o capital de giro e distorcem os relatórios financeiros. Isso aumenta o esforço de conciliação e afeta os ciclos de fechamento financeiro. O ProcessMind acompanha o tempo entre 'Goods Receipt Posted' e 'Purchase Order Completed' para Purchase Orders individuais no Microsoft Dynamics 365. A solução identifica as causas desses atrasos, como faturas pendentes ou acúmulos administrativos, permitindo acelerar o fechamento financeiro.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Reduzir o tempo necessário para aprovar Purchase Orders impacta significativamente a eficiência de compras. Ciclos de aprovação mais curtos significam colocação mais rápida dos pedidos, melhor gestão de estoque e relacionamentos mais sólidos com os fornecedores. Este objetivo busca reduzir atrasos que podem causar rupturas de estoque ou comprometer cronogramas de produção no processo Purchase to Pay. O ProcessMind identifica gargalos e desvios específicos no Workflow de aprovação de Purchase Orders do Microsoft Dynamics 365. Ao visualizar os caminhos reais e identificar etapas demoradas ou aprovações fora de conformidade, você pode direcionar melhorias para áreas específicas, reduzindo potencialmente os tempos de aprovação em 20-30% e garantindo um processamento mais rápido.

Alterações frequentes em Purchase Orders após a criação ou aprovação geram atrasos, aumentam o esforço administrativo e podem causar erros. Minimizar essas mudanças garante que os pedidos estejam corretos desde o início, melhorando a estabilidade do planejamento e reduzindo o retrabalho nas operações Purchase to Pay. O ProcessMind ajuda a revelar as causas-raiz dessas alterações rastreando a jornada de cada Purchase Order no Microsoft Dynamics 365. A solução mostra em quais etapas as mudanças ocorrem com mais frequência e quem as realiza, permitindo implementar treinamentos direcionados, melhorar a qualidade dos dados iniciais ou aperfeiçoar as etapas de aprovação para reduzir potencialmente as taxas de alteração em 15-25%.

Processar o recebimento de mercadorias com rapidez e precisão é essencial para garantir a exatidão do estoque, o pagamento aos fornecedores e a continuidade operacional. Atrasos nessa etapa podem causar problemas de disponibilidade de estoque, paralisações na produção e pagamentos em atraso. Este objetivo busca acelerar o registro dos itens recebidos no processo Purchase to Pay. Com o ProcessMind, você pode mapear todo o fluxo de recebimento de mercadorias no Microsoft Dynamics 365, identificando as etapas em que ocorrem atrasos. A solução destaca variações em relação ao caminho ideal, permitindo identificar ineficiências no processo, necessidades de treinamento ou problemas de integração entre sistemas, o que pode acelerar o lançamento do recebimento em até 30%.

Manter a conformidade com as políticas e regulamentações de compras é essencial para reduzir riscos financeiros, prevenir fraudes e garantir a integridade operacional. Variações não aprovadas em Purchase Orders podem levar a gastos fora da política e práticas de compras inconsistentes. O ProcessMind descobre automaticamente todos os caminhos das Purchase Orders no Microsoft Dynamics 365 e os compara com as regras de conformidade definidas. A solução visualiza todos os desvios, como pedidos aprovados por pessoas não autorizadas ou etapas ignoradas, permitindo aplicar as políticas e alcançar conformidade próxima de 100% nas áreas críticas.

A velocidade com que uma requisição de compra é convertida em uma Purchase Order aprovada impacta diretamente a capacidade de resposta às necessidades do negócio e a eficiência geral da cadeia de suprimentos. Uma conversão lenta pode atrasar compras críticas, afetando cronogramas de projetos e a capacidade operacional. O ProcessMind oferece uma visão clara de todo o processo de requisição até Purchase Order no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar os registros de eventos, a solução revela gargalos, atrasos nas transferências e loops ineficientes, ajudando você a simplificar a conversão e potencialmente reduzir seu tempo em 20-40%.

Cumprir consistentemente as datas de entrega solicitadas é essencial para um planejamento eficiente de estoque, o agendamento da produção e a satisfação dos clientes. Divergências frequentes podem interromper as operações, gerar custos de urgência e prejudicar o relacionamento com os fornecedores. O ProcessMind analisa as datas reais de entrega das Purchase Orders em comparação com as datas solicitadas no Microsoft Dynamics 365, relacionando as divergências a fornecedores específicos ou variações no processo. Esse insight permite tratar os problemas subjacentes, melhorar o acompanhamento da performance dos fornecedores e aumentar as taxas de entrega no prazo em 10-20%.

Taxas elevadas de devolução de mercadorias associadas a Purchase Orders indicam problemas na qualidade dos produtos, pedidos incorretos ou divergências na entrega. Reduzir as devoluções diminui o retrabalho, economiza custos e fortalece a confiança dos fornecedores e a eficácia geral das compras. O ProcessMind rastreia o ciclo de vida das Purchase Orders no Microsoft Dynamics 365, relacionando as devoluções a atributos específicos dos pedidos, fornecedores ou pontos de inspeção. Ao identificar causas comuns e desvios do processo que levam às devoluções, você pode implementar medidas preventivas e reduzir as taxas de devolução em 5-15%.

Uma inspeção de qualidade eficiente é essencial para garantir que as mercadorias recebidas atendam aos padrões e para liberar o estoque rapidamente. Inspeções lentas podem criar acúmulos, atrasar a disponibilidade das mercadorias e afetar os cronogramas de produção. O ProcessMind visualiza a duração e as atividades envolvidas na etapa de inspeção de qualidade do seu processo Purchase to Pay no Microsoft Dynamics 365. A solução destaca gargalos e variações nos Workflows de inspeção, permitindo otimizar a alocação de recursos e potencialmente acelerar as inspeções em 10-20%.

Lead times previsíveis dos fornecedores são fundamentais para um planejamento eficaz da cadeia de suprimentos e uma boa gestão de estoque. O baixo cumprimento dos lead times interrompe as operações, gera custos de frete expresso e afeta a continuidade do negócio. O ProcessMind analisa dados históricos de Purchase Orders no Microsoft Dynamics 365 para comparar a performance dos fornecedores com os lead times acordados. Ao identificar fornecedores inconsistentes e etapas do processo que contribuem para os atrasos, você pode melhorar a seleção de fornecedores e a aderência aos lead times em toda a operação.

Intervenções manuais no processo de Purchase Orders estão sujeitas a erros humanos, criam gargalos e consomem recursos valiosos. Automatizar essas etapas pode aumentar significativamente a eficiência, reduzir os custos operacionais e melhorar a precisão dos dados. O ProcessMind oferece uma visão detalhada de todas as atividades de Purchase Orders no Microsoft Dynamics 365, destacando claramente tarefas manuais repetitivas e possíveis áreas de automação. Ao identificar essas oportunidades, você pode simplificar os Workflows e liberar a equipe para atividades mais estratégicas, reduzindo o esforço manual em 20-50%.

Finalizar as Purchase Orders no prazo, após o recebimento das mercadorias e o faturamento, é essencial para garantir relatórios financeiros precisos e concluir os ciclos de compras. Uma finalização prolongada pode atrasar os processos contábeis e ocultar os custos operacionais reais. O ProcessMind mapeia todo o ciclo de vida da Purchase Order após o recebimento no Microsoft Dynamics 365, desde o recebimento das mercadorias até o fechamento final. A solução identifica atividades específicas ou atrasos que impedem uma finalização rápida, permitindo otimizar essas etapas e garantir o encerramento eficiente das Purchase Orders, reduzindo potencialmente o tempo de finalização em 15-25%.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Compras a Pagamento: pedido de compra

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2

Exporte os dados do seu processo
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Implemente melhorias
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O que fazer

Acesse o Template de dados do Excel pré-configurado, desenvolvido especificamente para a análise de pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365. Esse Template garante a captura de todos os dados necessários do Event Log.

Ver o Guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Usar a estrutura correta desde o início é fundamental para uma análise precisa. Esse Template simplifica a coleta de dados, evitando erros e retrabalho posteriormente.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para uso, com o esquema correto para os dados de Compras a Pagamento: pedidos de compra.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Identifique os gargalos do P2P no seu fluxo do Dynamics 365

O ProcessMind transforma dados complexos de Purchase Order em insights claros e acionáveis. Veja visualizações detalhadas de cada etapa e descubra onde seu processo de P2P pode ser otimizado para alcançar a máxima eficiência.
  • Mapeie seu processo de Purchase Order de ponta a ponta
  • Identifique atrasos dispendiosos e retrabalho nos POs
  • Compare a performance e os desvios das variantes de PO
  • Monitore os principais KPIs de Purchase Order em tempo real
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Alcançando resultados concretos no processamento de Purchase Orders

Esses resultados destacam os benefícios operacionais e financeiros significativos que as organizações normalmente alcançam ao otimizar seu processo de Purchase Orders no Microsoft Dynamics 365. Com insights baseados em dados, as empresas podem identificar gargalos e implementar melhorias direcionadas para aumentar a eficiência.

0 %
Aprovações de POs mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique seu processo de aprovação de Purchase Orders para eliminar gargalos e acelerar os ciclos de compras, garantindo a colocação dos pedidos no prazo.
0 %
Menos alterações em POs

Redução nas alterações após a aprovação

Identifique as causas-raiz das alterações em Purchase Orders após a aprovação para reduzir o retrabalho, o esforço administrativo e possíveis interrupções na cadeia de suprimentos.
0 %
Maior conformidade das POs

Aumento na aderência às políticas

Tenha visibilidade dos desvios do processo para garantir que as Purchase Orders sigam as políticas internas e os requisitos regulatórios, minimizando riscos e problemas em auditorias.
0 days
Conversão mais rápida de requisição em PO

Redução no tempo do ciclo de conversão

Acelere a conversão de requisições em Purchase Orders, respondendo mais rapidamente à demanda e aumentando a agilidade operacional geral.
0 %
Maior taxa de STP

Mais processamento straight-through

Automatize etapas manuais e elimine exceções para alcançar taxas mais altas de processamento straight-through, reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas nas implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e pelas atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo do pedido de compra, usado como o caso principal para a análise do processo.

Por que isso importa

É a chave fundamental para reconstruir o fluxo do processo, permitindo analisar a jornada de cada pedido de compra do início ao fim.

O nome do evento ou etapa específica do negócio que ocorreu durante o ciclo de vida do pedido de compra.

Por que isso importa

Este atributo é essencial para criar o mapa do processo e entender a sequência de eventos que compõem o ciclo de vida do pedido de compra.

A data e a hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Os registros de data e hora são essenciais para calcular todas as métricas de performance baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, fundamentais para identificar gargalos no processo.

O nome do usuário que realizou uma atividade específica.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por usuário, ajuda a identificar gargalos relacionados a pessoas específicas e fornece rastreabilidade para as etapas do processo.

O nome do fornecedor para o qual o pedido de compra é criado.

Por que isso importa

Este atributo é essencial para gerenciar a performance dos fornecedores, permitindo analisar tempos de entrega, taxas de devolução e confiabilidade geral por fornecedor.

O valor monetário total do pedido de compra.

Por que isso importa

Permite analisar financeiramente o processo de compras, ajudando a identificar como o valor do pedido afeta o comportamento do processo, como tempos e caminhos de aprovação.

O status atual do pedido de compra em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Fornece uma visão do estado atual do pedido de compra, útil para filtrar casos e analisar resultados do processo, como taxas de conclusão ou cancelamento.

A data em que a empresa solicitou ao fornecedor a entrega dos produtos ou serviços.

Por que isso importa

É a referência para medir a performance de entrega no prazo, um KPI fundamental para avaliar a confiabilidade do fornecedor e a eficiência da cadeia de suprimentos.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca a criação de uma requisição de compra, o pedido formal de mercadorias ou serviços. Ela é registrada quando um novo registro é criado na tabela de requisições de compra, indicando o início da demanda de compras.

Por que isso importa

Este é o gatilho inicial do processo de Purchase Orders. Analisar o tempo entre este evento e a criação da PO ajuda a medir a eficiência do processo interno e a capacidade de resposta à demanda.

Esta atividade representa a criação de um documento de Purchase Order em rascunho no sistema. Ela é capturada pelo registro de data e hora de criação do registro do cabeçalho da Purchase Order, geralmente após a aprovação de uma requisição.

Por que isso importa

Isso marca a transição de uma solicitação interna para um documento formal de compras. É um ponto de partida importante para medir o processamento da PO e os tempos do ciclo de aprovação.

Marca a aprovação final da Purchase Order, autorizando seu envio ao fornecedor. Esse evento normalmente é inferido a partir de uma alteração de status na PO ou capturado diretamente no histórico do Workflow.

Por que isso importa

Este é um marco crítico, pois nenhuma ação adicional pode ser realizada até que a PO seja aprovada. Ele é essencial para analisar gargalos de aprovação e medir o KPI 'PO Approval Cycle Time'.

Esta atividade indica que a Purchase Order aprovada foi comunicada ao fornecedor. Ela é capturada quando a PO é confirmada, gerando um diário de confirmação e normalmente acionando o envio do documento.

Por que isso importa

Esta é a primeira etapa voltada para o ambiente externo e inicia a contagem do lead time do fornecedor. É essencial para acompanhar a performance dos fornecedores e o KPI 'On-Time Delivery Rate'.

Marca o registro oficial das mercadorias recebidas em relação à Purchase Order no sistema. Esse evento é capturado quando um diário de recebimento de produtos é lançado.

Por que isso importa

Este é um marco importante que atualiza o estoque e indica o início do processo de conciliação da fatura. É o ponto final para medir a 'On-Time Delivery Rate' e o lead time do fornecedor.

Indica a conclusão bem-sucedida do ciclo de vida do pedido de compra, quando todos os produtos foram recebidos e faturados. Normalmente, isso é inferido quando o status do PO é atualizado para um estado final e fechado.

Por que isso importa

Esta atividade define o fim de uma instância de processo bem-sucedida. Medir o "Tempo total do ciclo do pedido de compra" desde a criação até a conclusão oferece uma visão abrangente da eficiência do processo.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

A mineração de processos visualiza o fluxo real do seu processo de pedidos de compra, revelando gargalos e desvios ocultos. Ela destaca áreas em que os ciclos de aprovação são lentos, as alterações são frequentes ou as etapas manuais geram ineficiências. Esse insight permite tomar decisões baseadas em dados para otimização.

Você precisará de Event Logs relacionados aos seus pedidos de compra, incluindo especificamente um identificador de caso, uma atividade e uma data e hora para cada etapa. Normalmente, esses dados podem ser extraídos de tabelas que registram eventos de criação, aprovação, alteração, recebimento de mercadorias e finalização de pedidos de compra no Dynamics 365. Esses registros formam a base para reconstruir seu processo.

O primeiro passo envolve identificar as fontes de dados relevantes no Microsoft Dynamics 365 e extrair os Event Logs necessários. Em seguida, os dados são preparados e carregados em uma ferramenta de Process Mining. Por fim, é realizada uma análise inicial de descoberta para visualizar seu processo atual de Purchase Order.

Você pode reduzir o tempo de aprovação de Purchase Orders e minimizar as taxas de alteração. O Process Mining ajuda a acelerar o processamento do recebimento de mercadorias, garantir a Conformidade e agilizar a conversão de requisições em POs. No fim, isso resulta em um Workflow de Purchase Order mais eficiente e confiável.

Os insights iniciais e um mapa de processo completo geralmente podem ser gerados em algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Recomendações de melhoria acionáveis e a implementação das mudanças podem vir logo depois, levando a resultados mensuráveis em poucos meses. O prazo depende do escopo e do nível de preparação da sua organização.

Sim. O Process Mining é excelente para identificar as causas raiz desses problemas comuns. Ele pode apontar etapas específicas de aprovação que causam atrasos, revelar padrões de alterações repetidas e mostrar quais usuários ou departamentos estão envolvidos nesses gargalos. Essa visibilidade detalhada permite intervenções direcionadas.

Embora seja útil ter uma compreensão básica das estruturas de dados do Dynamics 365, muitas ferramentas de Process Mining oferecem conectores ou orientações para a extração de dados. Sua equipe interna de TI ou um consultor familiarizado com o Dynamics 365 geralmente pode ajudar a recuperar os Event Logs necessários. O processo foi desenvolvido para ser o mais simples possível.

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