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Melhore seu processo de compras a pagamento de pedidos de compra

Seu guia de 6 etapas para otimizar o processo P2P no Dynamics 365.
Melhore seu processo de compras a pagamento de pedidos de compra
Compras, da requisição ao pagamento: pedido de compra
Microsoft Dynamics 365

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Otimize os processos de pedidos de compra no Dynamics 365

Um processamento ineficiente de pedidos de compra costuma causar atrasos nas entregas, aumento dos custos operacionais e insatisfação entre as partes envolvidas. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos ocultos e desvios ao longo do ciclo de compras. Descubra exatamente onde ocorrem os atrasos, da solicitação inicial ao recebimento final, e torne as operações mais eficientes. Encontre oportunidades para aumentar a eficiência e reduzir custos.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o processo de pedidos de compra?

Otimizar o processo de pedidos de compra de Purchase to Pay, ou P2P, não significa apenas obter pequenos ganhos de eficiência. O objetivo é fortalecer toda a função de compras. Em um sistema complexo como o Microsoft Dynamics 365, as ineficiências na gestão de pedidos de compra podem se espalhar pela organização e afetar desde os níveis de estoque e o relacionamento com fornecedores até o fluxo de caixa e a conformidade. Aprovações demoradas, retrabalho frequente e atrasos no recebimento de mercadorias aumentam os custos operacionais, fazem você perder prazos de entrega e podem prejudicar o relacionamento com fornecedores. Sem uma visão clara do fluxo real de cada pedido de compra, encontrar as causas desses problemas vira um exercício de suposição, o que dificulta melhorias direcionadas e muitas vezes reduz sua eficácia. Entender o papel de cada pedido, da solicitação ao recebimento final, é essencial para manter uma cadeia de suprimentos enxuta, ágil e econômica.

Como o Process Mining melhora a eficiência dos pedidos de compra P2P

O Process Mining oferece uma abordagem objetiva, baseada em dados, para entender o ciclo de vida dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, a mineração de processos extrai dados do Event Log diretamente do sistema e reconstrói o processo como ele realmente acontece. No caso dos pedidos de compra, isso significa visualizar cada etapa, de "Solicitação de compra criada" a "Recebimento de mercadorias registrado" e "Pedido de compra concluído", incluindo datas e horários e os responsáveis. Essa visão detalhada mostra os caminhos percorridos pelos pedidos, revela desvios dos procedimentos operacionais padrão e permite medir com precisão o tempo gasto em cada etapa. Você pode identificar quais aprovações causam atrasos, quais departamentos participam de ciclos de retrabalho e se determinados fornecedores estão associados a tempos de ciclo mais longos. Essa capacidade analítica ajuda a descobrir como melhorar a performance de Purchase to Pay - Pedido de compra, trazendo à tona ineficiências que antes ficavam ocultas.

Principais oportunidades de melhoria nos pedidos de compra

Ao aplicar Process Mining ao processo P2P de pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365, você geralmente encontra oportunidades de melhoria com grande impacto:

  • Identificação de gargalos: Identifique etapas ou atividades específicas em que os pedidos de compra costumam ficar parados. O problema está em um nível de aprovação específico? Em atrasos na inspeção das mercadorias? Ou em erros de entrada de dados que passam despercebidos? Encontrar esses gargalos é o primeiro passo para reduzir o tempo de ciclo dos pedidos de compra.
  • Análise de retrabalho e desvios: Descubra com que frequência os pedidos de compra são alterados, por que isso acontece e quais mudanças causam novos atrasos. Entender esses ciclos de retrabalho pode revelar problemas na precisão das solicitações iniciais, na comunicação com fornecedores ou nos processos de revisão interna.
  • Conformidade com políticas: Verifique se os pedidos de compra seguem as políticas internas e os requisitos regulatórios. Identifique pedidos criados sem a solicitação adequada, aprovados fora da sequência ou processados por pessoas sem autorização para reforçar a conformidade.
  • Oportunidades de automação: Visualize transferências manuais e tarefas repetitivas para identificar boas oportunidades de automação, simplificar o fluxo e liberar recursos para atividades de maior valor.
  • Insights sobre a performance dos fornecedores: Analise como cada fornecedor afeta o tempo de ciclo dos pedidos de compra, da confirmação ao recebimento das mercadorias. Assim, você pode conduzir conversas e negociações com fornecedores com base em dados.

Resultados esperados da otimização de pedidos de compra P2P

Ao usar Process Mining para otimizar o processo Purchase to Pay - Pedido de compra, você pode esperar benefícios significativos e mensuráveis:

  • Redução do tempo de ciclo dos pedidos de compra: Agilize o processamento dos pedidos, da solicitação ao recebimento das mercadorias, para ter operações mais ágeis na cadeia de suprimentos e uma gestão de estoque melhor.
  • Redução de custos: Diminua as taxas de frete expresso, aproveite descontos por pagamento antecipado e reduza o trabalho manual necessário para gerenciar pedidos atrasados ou problemáticos. Isso contribui diretamente para os resultados financeiros.
  • Mais conformidade e menos riscos: Garanta que todos os pedidos de compra sigam as políticas internas e as regulamentações externas, reduzindo riscos financeiros e de reputação.
  • Mais satisfação entre as partes envolvidas: Melhore o relacionamento com os departamentos internos, que recebem mercadorias e serviços com mais rapidez, e com os fornecedores externos, por meio de interações mais eficientes e previsíveis.
  • Decisões baseadas em dados: Vá além da intuição e tome decisões fundamentadas sobre mudanças no processo, configurações do Microsoft Dynamics 365 e alocação de recursos com base em evidências concretas.

Como começar a otimizar pedidos de compra P2P

O Process Mining oferece um caminho claro para aumentar a eficiência e o controle do processo Purchase to Pay - Pedido de compra. Ao entender o fluxo real dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365, você obtém os insights necessários para implementar melhorias direcionadas e alcançar resultados concretos. Descubra como essa abordagem pode ajudar a reduzir o tempo de ciclo dos pedidos, eliminar gargalos e otimizar as operações de compras.

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Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

A demora na aprovação de pedidos de compra pode fazer você perder prazos de entrega e paralisar operações. Isso afeta diretamente os cronogramas de produção e a satisfação dos clientes, aumenta os prazos e eleva o risco de falta de estoque. O ProcessMind identifica onde as aprovações ficam paradas, quem é responsável e por quê, revelando gargalos no fluxo de trabalho de aprovação de pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365. A plataforma aponta os aprovadores ou as etapas que causam atrasos, permitindo reconfigurar os fluxos de trabalho para agilizar o processamento.

Alterações constantes nos pedidos de compra após a aprovação inicial geram retrabalho e confusão, além de poderem causar erros no recebimento de mercadorias ou no faturamento. Isso reduz a eficiência, prejudica o relacionamento com fornecedores e gera custos administrativos ocultos. O ProcessMind mostra todas as alterações nos pedidos de compra, com a frequência, quem as inicia e em que etapa ocorrem no Microsoft Dynamics 365. Esse insight ajuda a tratar as causas raiz, como requisitos pouco claros ou problemas de comunicação com fornecedores, e reduzir revisões dispendiosas.

A demora entre o recebimento das mercadorias e o registro formal da entrada afeta a precisão do estoque e a conferência de faturas, causando atrasos nos pagamentos. Isso pode prejudicar o relacionamento com fornecedores e dificultar as conciliações. O ProcessMind mapeia o tempo entre a chegada das mercadorias e o registro do recebimento, destacando atrasos e possíveis problemas de conformidade no Microsoft Dynamics 365. A plataforma revela ineficiências nos processos internos ou lacunas na configuração do sistema que afetam o atendimento dos pedidos de compra.

Pedidos de compra que se desviam do processo padrão aprovado podem contornar controles, levando a gastos fora de conformidade, riscos maiores e possíveis fraudes. Esses desvios enfraquecem o controle de custos e as políticas de compras. O ProcessMind descobre automaticamente todos os fluxos reais de pedidos de compra e os compara com o padrão definido no Microsoft Dynamics 365. A plataforma sinaliza os caminhos fora de conformidade e mostra sua frequência e impacto, ajudando a garantir o cumprimento das políticas de compras.

A demora entre a criação de uma solicitação de compra e a elaboração ou o envio do pedido de compra ao fornecedor atrasa o atendimento das necessidades operacionais. Isso pode levar a compras urgentes de última hora, com custos mais altos. O ProcessMind analisa o tempo de ciclo completo, de 'Solicitação de compra criada' a 'Pedido de compra enviado ao fornecedor' no Microsoft Dynamics 365. A plataforma revela transferências demoradas e tarefas pendentes, permitindo gerar pedidos de compra mais rapidamente.

Uma diferença significativa entre a data de entrega solicitada e a data real de recebimento das mercadorias causa problemas no planejamento de estoque, atrasos na produção e compromissos não cumpridos com clientes. Isso afeta diretamente a eficiência e a confiabilidade das operações. O ProcessMind compara o atributo 'Data de entrega solicitada' com o evento real 'Recebimento de mercadorias registrado' no Microsoft Dynamics 365. A plataforma identifica fornecedores, categorias ou departamentos com diferenças recorrentes nas entregas, permitindo direcionar melhorias na performance dos fornecedores.

Uma frequência alta de eventos de 'Mercadorias devolvidas' pode indicar problemas de qualidade dos fornecedores, pedidos incorretos ou falhas nos processos internos de recebimento. Isso aumenta os custos operacionais, gera retrabalho e prejudica o relacionamento com fornecedores. O ProcessMind identifica padrões nas devoluções e os relaciona a fornecedores, categorias de compra ou pedidos de compra específicos no Microsoft Dynamics 365. A plataforma ajuda a encontrar as causas raiz, como problemas no controle de qualidade ou falhas no atendimento dos pedidos.

A demora na atividade 'Inspeção de qualidade realizada' impede o uso do estoque e pode afetar os cronogramas de produção ou a prestação de serviços no prazo. Isso cria um gargalo interno e pode deixar os clientes insatisfeitos. O ProcessMind analisa o tempo entre 'Recebimento de mercadorias registrado' e 'Inspeção de qualidade realizada', identificando onde e por que as inspeções estão atrasadas no Microsoft Dynamics 365. A plataforma aponta limitações de recursos ou problemas nos procedimentos de controle de qualidade.

Quando os fornecedores não cumprem os prazos de entrega prometidos, isso fica evidente nos atrasos dos eventos 'Pedido de compra confirmado pelo fornecedor' ou 'Recebimento de mercadorias registrado'. Esses atrasos prejudicam o planejamento e aumentam os custos de manutenção de estoque, afetando a confiabilidade da cadeia de suprimentos. O ProcessMind avalia a performance dos fornecedores analisando o tempo de ciclo entre 'Pedido de compra enviado ao fornecedor' e 'Recebimento de mercadorias registrado' para cada fornecedor no Microsoft Dynamics 365. A plataforma oferece insights baseados em dados para você gerenciar melhor o relacionamento com fornecedores e os termos dos contratos.

Intervenções manuais frequentes ou alterações manuais nos pedidos de compra que não são registradas pelos fluxos de trabalho automatizados podem indicar lacunas no sistema ou necessidade de treinamento. Isso aumenta o risco de erros e reduz a eficiência geral do processo, muitas vezes gerando custos ocultos. O ProcessMind detecta desvios dos caminhos automatizados e identifica atividades realizadas manualmente com frequência ou fora do fluxo padrão do sistema no Microsoft Dynamics 365. A plataforma destaca oportunidades de automação e padronização para reduzir erros humanos.

Pedidos de compra que continuam abertos ou em andamento muito tempo depois do recebimento e uso das mercadorias, indicados pela demora no evento 'Pedido de compra concluído', comprometem o capital de giro e distorcem os relatórios financeiros. Isso aumenta o trabalho de conciliação e afeta os ciclos de fechamento financeiro. O ProcessMind acompanha o tempo entre 'Recebimento de mercadorias registrado' e 'Pedido de compra concluído' para cada pedido no Microsoft Dynamics 365. A plataforma identifica as causas dos atrasos, como faturas pendentes ou acúmulo de tarefas administrativas, permitindo concluir o fechamento financeiro mais rapidamente.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Reduzir o tempo de aprovação dos pedidos de compra aumenta significativamente a eficiência das compras. Ciclos de aprovação mais curtos permitem fazer pedidos mais rapidamente, melhorar a gestão de estoque e fortalecer o relacionamento com fornecedores. O objetivo é reduzir atrasos que podem causar falta de estoque ou comprometer os cronogramas de produção no processo Purchase to Pay. O ProcessMind identifica gargalos e desvios específicos no fluxo de trabalho de aprovação de pedidos de compra do Microsoft Dynamics 365. Ao visualizar os caminhos reais e identificar etapas demoradas ou aprovações fora de conformidade, você pode direcionar as melhorias e reduzir o tempo de aprovação em potencial de 20% a 30%, agilizando o processo.

Alterações frequentes nos pedidos de compra após a criação ou aprovação causam atrasos, aumentam o trabalho administrativo e podem gerar erros. Reduzir essas mudanças ajuda a garantir que os pedidos estejam corretos desde o início, melhora a estabilidade do planejamento e diminui o retrabalho nas operações de Purchase to Pay. O ProcessMind ajuda a encontrar as causas raiz dessas alterações ao rastrear o percurso de cada pedido de compra no Microsoft Dynamics 365. A plataforma mostra em quais etapas as mudanças são mais frequentes e quem as realiza, permitindo direcionar treinamentos, melhorar a qualidade dos dados iniciais ou ajustar as etapas de aprovação para reduzir a frequência de alterações em potencial de 15% a 25%.

Registrar o recebimento de mercadorias com rapidez e precisão é essencial para a exatidão do estoque, o pagamento aos fornecedores e a continuidade das operações. A demora pode causar problemas de disponibilidade de estoque, interrupções na produção e pagamentos em atraso. O objetivo é agilizar o registro dos itens recebidos no processo Purchase to Pay. Com o ProcessMind, você pode mapear todo o fluxo de recebimento de mercadorias no Microsoft Dynamics 365 e identificar as etapas em que ocorrem atrasos. A plataforma destaca desvios do caminho ideal, ajudando a encontrar ineficiências no processo, necessidades de treinamento ou problemas de integração do sistema. Assim, você pode acelerar o registro do recebimento em até 30%.

Cumprir as políticas de compras e as regulamentações é essencial para reduzir riscos financeiros, prevenir fraudes e manter a integridade das operações. Alterações não aprovadas nos pedidos de compra podem levar a gastos fora das regras e práticas de compras inconsistentes. O ProcessMind descobre automaticamente todos os caminhos dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365 e os compara com as regras de conformidade definidas. A plataforma mostra desvios, como pedidos aprovados por pessoas sem autorização ou etapas ignoradas, permitindo aplicar as políticas e alcançar conformidade próxima de 100% nas áreas críticas.

A velocidade com que uma solicitação de compra se transforma em um pedido de compra aprovado afeta diretamente a capacidade de atender às necessidades do negócio e a eficiência geral da cadeia de suprimentos. Uma conversão lenta pode atrasar compras essenciais, afetando os prazos dos projetos e a capacidade operacional. O ProcessMind oferece uma visão clara de todo o processo, da solicitação ao pedido de compra, no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar os Event Logs, a plataforma revela gargalos, atrasos nas transferências e ciclos ineficientes, ajudando você a simplificar a conversão e reduzir o tempo em potencial de 20% a 40%.

Cumprir as datas de entrega solicitadas é essencial para planejar o estoque com eficiência, organizar a produção e manter a satisfação dos clientes. Diferenças frequentes podem interromper as operações, gerar custos com frete urgente e prejudicar o relacionamento com fornecedores. O ProcessMind analisa as datas reais de entrega dos pedidos de compra e as compara com as datas solicitadas no Microsoft Dynamics 365, relacionando as diferenças a fornecedores específicos ou variações no processo. Esse insight ajuda você a tratar os problemas subjacentes, melhorar o acompanhamento da performance dos fornecedores e aumentar a pontualidade das entregas em 10% a 20%.

Uma alta taxa de devolução de mercadorias associada a pedidos de compra pode indicar problemas de qualidade dos produtos, pedidos incorretos ou diferenças nas entregas. Reduzir as devoluções diminui o retrabalho e os custos, além de fortalecer a confiança nos fornecedores e a eficácia geral das compras. O ProcessMind rastreia o ciclo de vida dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365 e relaciona as devoluções a atributos específicos dos pedidos, fornecedores ou pontos de inspeção. Ao identificar causas comuns e desvios do processo que levam às devoluções, você pode adotar medidas preventivas e reduzir a taxa de devoluções em 5% a 15%.

Inspecionar a qualidade com eficiência é essencial para garantir que as mercadorias recebidas atendam aos padrões e para liberar o estoque rapidamente. Inspeções demoradas podem gerar acúmulos, atrasar a disponibilidade das mercadorias e afetar os cronogramas de produção. O ProcessMind mostra a duração e as atividades da etapa de inspeção de qualidade no processo Purchase to Pay do Microsoft Dynamics 365. A plataforma destaca gargalos e variações nos fluxos de trabalho de inspeção, permitindo otimizar a alocação de recursos e acelerar as inspeções em potencial de 10% a 20%.

Prazos de entrega previsíveis dos fornecedores são fundamentais para planejar a cadeia de suprimentos e gerenciar o estoque com eficiência. O descumprimento desses prazos interrompe as operações, gera custos com frete expresso e afeta a continuidade dos negócios. O ProcessMind analisa dados históricos dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365 para comparar a performance dos fornecedores com os prazos de entrega acordados. Ao identificar fornecedores inconsistentes e etapas do processo que causam atrasos, você pode melhorar a seleção de fornecedores e o cumprimento dos prazos de entrega.

As intervenções manuais no processo de pedidos de compra estão sujeitas a erros humanos, criam gargalos e consomem recursos valiosos. Automatizar essas etapas pode aumentar significativamente a eficiência, reduzir os custos operacionais e melhorar a precisão dos dados. O ProcessMind oferece uma visão detalhada de todas as atividades dos pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365, destacando tarefas manuais repetitivas e possíveis oportunidades de automação. Ao identificar essas oportunidades, você pode simplificar os fluxos de trabalho e liberar a equipe para atividades mais estratégicas, reduzindo o trabalho manual em 20% a 50%.

Concluir os pedidos de compra no prazo, após o recebimento das mercadorias e o faturamento, é essencial para manter a precisão dos relatórios financeiros e encerrar os ciclos de compras. A demora na conclusão pode atrasar os processos contábeis e dificultar a identificação dos custos operacionais reais. O ProcessMind mapeia todo o ciclo de vida dos pedidos de compra após o recebimento no Microsoft Dynamics 365, do registro das mercadorias ao encerramento final. A plataforma identifica atividades específicas ou atrasos que impedem a conclusão rápida, permitindo otimizar essas etapas e encerrar os pedidos com eficiência, reduzindo o tempo de conclusão em potencial de 15% a 25%.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Purchase to Pay - Pedido de compra

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O que fazer

Acesse o Template de dados do Excel pré-configurado para analisar pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda você a capturar todos os dados necessários do Event Log.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Usar a estrutura correta desde o início é essencial para uma análise precisa. Este Template simplifica a coleta de dados e evita erros e retrabalho mais adiante.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para uso, com o esquema correto para os dados de Purchase to Pay - Pedido de compra.

O QUE VOCÊ VAI RECEBER

Identifique gargalos no fluxo P2P do Dynamics 365

O ProcessMind transforma dados complexos de pedidos de compra em insights claros e acionáveis. Visualize cada etapa em detalhes e descubra onde otimizar seu processo P2P para aumentar a eficiência.
  • Mapeie todo o processo de pedidos de compra, do início ao fim
  • Identifique atrasos dispendiosos e retrabalho nos pedidos de compra
  • Compare a performance e os desvios das variantes de pedidos de compra
  • Acompanhe em tempo real os principais KPIs de pedidos de compra
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Resultados concretos no processamento de pedidos de compra

Esses resultados mostram os benefícios operacionais e financeiros que as organizações costumam obter ao otimizar o processo de pedidos de compra no Microsoft Dynamics 365. Com insights baseados em dados, as empresas podem identificar gargalos e implementar melhorias direcionadas para aumentar a eficiência.

0 %
Aprovações de pedidos de compra mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique o processo de aprovação de pedidos de compra para eliminar gargalos e acelerar os ciclos de compras, garantindo que os pedidos sejam feitos no prazo.
0 %
Menos alterações nos pedidos de compra

Redução nas alterações após a aprovação

Identifique as causas raiz das alterações nos pedidos de compra após a aprovação para reduzir retrabalho, custos administrativos e possíveis interrupções na cadeia de suprimentos.
0 %
Mais conformidade nos pedidos de compra

Aumento na adesão às políticas

Tenha visibilidade dos desvios do processo para garantir que os pedidos de compra sigam as políticas internas e os requisitos regulatórios, reduzindo riscos e facilitando auditorias.
0 days
Conversão de requisições em pedidos de compra mais rápida

Redução no tempo de ciclo da conversão

Acelere a conversão de requisições em pedidos de compra para responder mais rápido à demanda e aumentar a agilidade operacional.
0 %
Maior taxa de processamento direto

Mais processamento direto

Automatize etapas manuais e elimine exceções para aumentar a taxa de processamento direto, reduzir erros humanos e melhorar a eficiência.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo do pedido de compra, usado como caso principal na análise do processo.

Por que isso importa

É a chave fundamental para reconstruir o fluxo do processo e analisar a jornada de cada pedido de compra do início ao fim.

Nome do evento de negócio ou da etapa específica que ocorreu durante o ciclo de vida do pedido de compra.

Por que isso importa

Este atributo é essencial para criar o mapa do processo e entender a sequência de eventos que compõem o ciclo de vida do pedido de compra.

Data e hora exatas em que uma atividade ou um evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Os timestamps são essenciais para calcular métricas de performance baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, que ajudam a identificar gargalos no processo.

Nome do usuário que realizou uma atividade específica.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por usuário, identificar gargalos relacionados a pessoas específicas e atribuir responsabilidade pelas etapas do processo.

Nome do fornecedor para quem o pedido de compra foi criado.

Por que isso importa

Este atributo é essencial para gerenciar a performance dos fornecedores e permite analisar prazos de entrega, taxas de devolução e confiabilidade geral de cada fornecedor.

Valor monetário total do pedido de compra.

Por que isso importa

Permite analisar financeiramente o processo de compras e entender como o valor do pedido afeta o comportamento do processo, como os prazos e os caminhos de aprovação.

Status atual do pedido de compra no ciclo de vida.

Por que isso importa

Apresenta uma visão do estado atual do pedido de compra, útil para filtrar casos e analisar resultados do processo, como taxas de conclusão ou cancelamento.

Data em que a empresa solicitou ao fornecedor a entrega dos bens ou serviços.

Por que isso importa

Serve como referência para medir a performance de entrega no prazo, um KPI importante para avaliar a confiabilidade dos fornecedores e a eficiência da cadeia de suprimentos.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Esta atividade registra a criação de uma requisição de compra, o pedido formal de bens ou serviços. Ela é capturada quando um novo registro é criado na tabela de requisições de compra, marcando o início da demanda de compras.

Por que isso importa

Este é o evento inicial do processo de pedido de compra. Analisar o tempo entre esse evento e a criação do pedido ajuda a medir a eficiência interna do processo e a rapidez da resposta à demanda.

Esta atividade registra a criação de um rascunho de pedido de compra no sistema. Ela é capturada pelo timestamp de criação do registro do cabeçalho do pedido, geralmente após a aprovação de uma requisição.

Por que isso importa

Esta etapa marca a passagem de uma solicitação interna para um documento formal de compra. É um ponto de partida importante para medir o processamento do pedido e os tempos de ciclo de aprovação.

Marca a aprovação final do pedido de compra, autorizando seu envio ao fornecedor. Em geral, esse evento é inferido por uma mudança de status do pedido ou capturado diretamente no histórico do Workflow.

Por que isso importa

Esta é uma etapa decisiva, pois nenhuma outra ação pode ser tomada até a aprovação do pedido. Ela é essencial para analisar gargalos na aprovação e medir o KPI 'Tempo de ciclo de aprovação do pedido de compra'.

Esta atividade indica que o pedido de compra aprovado foi comunicado ao fornecedor. Ela é capturada quando o pedido é confirmado, gerando um diário de confirmação e, em geral, acionando o envio do documento.

Por que isso importa

Esta é a primeira etapa externa e marca o início da contagem do prazo de entrega do fornecedor. É essencial para acompanhar a performance dos fornecedores e o KPI 'Taxa de entrega no prazo'.

Marca o registro oficial, no sistema, das mercadorias recebidas em relação ao pedido de compra. Este evento é capturado quando um diário de recebimento de produtos é lançado.

Por que isso importa

Esta é uma etapa importante, que atualiza o estoque e marca o início do processo de conciliação da fatura. Também é o ponto final para medir a 'Taxa de entrega no prazo' e o prazo de entrega do fornecedor.

Indica a conclusão bem-sucedida do ciclo de vida do pedido de compra, quando todas as mercadorias foram recebidas e faturadas. Em geral, esse evento é inferido quando o status do pedido muda para um estado final de encerramento.

Por que isso importa

Esta atividade marca o fim de uma instância de processo concluída com sucesso. Medir o 'Tempo total de ciclo do pedido de compra', da criação à conclusão, oferece uma visão abrangente da eficiência do processo.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real do processo de pedidos de compra e revela gargalos e desvios ocultos. A plataforma destaca etapas em que os ciclos de aprovação são lentos, as alterações são frequentes ou as tarefas manuais geram ineficiências. Esse insight ajuda você a tomar decisões de otimização baseadas em dados.

Você vai precisar dos Event Logs relacionados aos pedidos de compra, incluindo um identificador de caso, uma atividade e a data e hora de cada etapa. Em geral, esses dados podem ser extraídos das tabelas que registram a criação, a aprovação e as alterações dos pedidos de compra, além do recebimento das mercadorias e da conclusão do processo no Dynamics 365. Esses registros são a base para reconstruir o processo.

Primeiro, identifique as fontes de dados relevantes no Microsoft Dynamics 365 e extraia os Event Logs necessários. Em seguida, prepare os dados e carregue-os em uma ferramenta de Process Mining. Por fim, faça uma análise inicial de descoberta para visualizar o processo atual de pedidos de compra.

Você pode reduzir o tempo de aprovação dos pedidos de compra e diminuir a frequência de alterações. O Process Mining ajuda a agilizar o processamento do recebimento de mercadorias, garantir a conformidade e acelerar a conversão de solicitações em pedidos de compra. No fim, o processo de pedidos de compra fica mais eficiente e confiável.

Em geral, é possível gerar os primeiros insights e um mapa completo do processo em algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Recomendações acionáveis de melhoria e a implementação de mudanças podem vir logo depois, com resultados mensuráveis em alguns meses. O prazo depende do escopo e do nível de preparo da sua organização.

Sim. O Process Mining ajuda a identificar as causas raiz desses problemas comuns. A plataforma aponta etapas específicas de aprovação que causam atrasos, revela padrões de alterações repetidas e mostra quais usuários ou departamentos estão envolvidos nesses gargalos. Essa visão detalhada permite direcionar as ações corretivas.

Embora seja útil conhecer a estrutura dos dados do Dynamics 365, muitas ferramentas de Process Mining oferecem conectores ou orientações para extrair dados. Sua equipe interna de TI ou um consultor familiarizado com o Dynamics 365 geralmente pode ajudar a obter os Event Logs necessários. O processo foi pensado para ser o mais simples possível.

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