Tingkatkan proses Purchase to Pay, pesanan pembelian Anda

Mengapa proses Purchase Order perlu dioptimalkan?

Mengoptimalkan proses Purchase Order dalam Purchase to Pay, atau P2P, bukan sekadar mencari efisiensi kecil. Tujuannya adalah memperkuat seluruh fungsi pengadaan. Dalam sistem kompleks seperti Microsoft Dynamics 365, inefisiensi dalam pengelolaan Purchase Order dapat berdampak ke berbagai bagian organisasi, mulai dari tingkat persediaan dan hubungan dengan pemasok hingga arus kas dan kepatuhan. Persetujuan Purchase Order yang lambat, pengerjaan ulang yang sering, dan keterlambatan pencatatan penerimaan barang langsung menambah biaya operasional, membuat jadwal pengiriman terlewat, dan berisiko merusak hubungan dengan pemasok. Tanpa gambaran yang jelas tentang alur setiap Purchase Order, mencari penyebab masalah hanya mengandalkan dugaan. Akibatnya, perbaikan yang tepat sasaran sulit dilakukan dan sering kali tidak efektif. Memahami peran penting setiap Purchase Order, dari permintaan hingga barang diterima, membantu menjaga rantai pasok tetap efisien, tanggap, dan hemat biaya.

Cara process mining meningkatkan efisiensi Purchase Order P2P

Process mining membantu Anda memahami siklus Purchase Order di Microsoft Dynamics 365 secara objektif, berdasarkan data. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak, process mining mengambil data log peristiwa langsung dari sistem dan menyusun ulang proses yang benar-benar terjadi. Untuk Purchase Order, Anda dapat melihat setiap langkah, mulai dari "Purchase Requisition Created" hingga "Goods Receipt Posted" dan "Purchase Order Completed", lengkap dengan stempel waktu dan pihak yang bertanggung jawab. Rincian ini menunjukkan jalur yang dilalui setiap Purchase Order, penyimpangan dari prosedur standar, dan waktu yang dihabiskan di setiap tahap. Anda dapat mengetahui langkah persetujuan yang menyebabkan keterlambatan, departemen yang terlibat dalam pengerjaan ulang, atau pemasok tertentu yang terus memperpanjang waktu siklus. Analisis ini membantu mengungkap inefisiensi yang sebelumnya tersembunyi dan menunjukkan cara meningkatkan kinerja Purchase to Pay - Purchase Order.

Area utama untuk memperbaiki Purchase Order

Penerapan process mining pada proses Purchase Order P2P di Microsoft Dynamics 365 biasanya mengungkap beberapa peluang perbaikan berdampak besar:

• Menemukan hambatan: Temukan tahap atau aktivitas tertentu yang sering membuat Purchase Order tertahan. Apakah penyebabnya tingkat persetujuan tertentu, keterlambatan pemeriksaan barang, atau kesalahan entri data yang kerap terlewat? Menemukan hambatan ini adalah langkah pertama untuk mempersingkat waktu siklus Purchase Order.
• Menganalisis pengerjaan ulang dan penyimpangan: Cari tahu seberapa sering Purchase Order diubah, alasan perubahan, dan perubahan yang menyebabkan keterlambatan lanjutan. Memahami proses pengerjaan ulang dapat mengungkap masalah pada ketepatan permintaan awal, komunikasi dengan pemasok, atau proses peninjauan internal.
• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan: Periksa apakah Purchase Order mengikuti kebijakan internal dan persyaratan peraturan. Temukan Purchase Order yang dibuat tanpa permintaan yang sesuai, disetujui tidak berurutan, atau diproses oleh pihak yang tidak berwenang untuk memperkuat kepatuhan.
• Menemukan peluang otomatisasi: Dengan melihat serah terima manual dan tugas berulang, Anda dapat menemukan proses yang cocok untuk diotomatisasi. Alur pun menjadi lebih lancar dan sumber daya dapat dialihkan ke pekerjaan yang lebih bernilai.
• Memahami kinerja pemasok: Analisis dampak setiap pemasok terhadap waktu siklus Purchase Order, dari konfirmasi hingga penerimaan barang. Gunakan data ini sebagai dasar diskusi dan negosiasi dengan pemasok.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi Purchase Order P2P

Dengan menggunakan process mining untuk mengoptimalkan proses Purchase to Pay - Purchase Order, Anda dapat mengharapkan manfaat yang signifikan dan terukur:

• Memperpendek waktu siklus Purchase Order: Proses pesanan lebih cepat, dari permintaan hingga penerimaan barang. Rantai pasok menjadi lebih tanggap dan pengelolaan persediaan lebih baik.
• Menghemat biaya: Kurangi biaya pengiriman ekspres, manfaatkan diskon pembayaran lebih awal, dan pangkas pekerjaan manual untuk menangani Purchase Order yang terlambat atau bermasalah. Dampaknya langsung terasa pada hasil keuangan Anda.
• Meningkatkan kepatuhan dan mengurangi risiko: Pastikan semua Purchase Order mengikuti kebijakan internal dan peraturan eksternal untuk mengurangi risiko keuangan dan reputasi.
• Meningkatkan kepuasan pihak terkait: Perkuat hubungan dengan departemen internal yang menerima barang dan jasa tepat waktu, serta dengan pemasok eksternal melalui interaksi yang lebih efisien dan terprediksi.
• Mengambil keputusan berdasarkan data: Tinggalkan keputusan berdasarkan intuisi. Gunakan bukti nyata untuk menentukan perubahan proses, konfigurasi sistem Microsoft Dynamics 365, dan alokasi sumber daya.

Memulai optimalisasi Purchase Order P2P

Process mining memberi Anda cara yang jelas untuk meningkatkan efisiensi dan kendali atas proses Purchase to Pay - Purchase Order. Dengan memahami alur Purchase Order yang sebenarnya di Microsoft Dynamics 365, Anda mendapat wawasan untuk menerapkan perbaikan yang tepat sasaran dan menghasilkan dampak nyata. Cari tahu bagaimana pendekatan ini dapat membantu mempersingkat waktu siklus Purchase Order, menghilangkan hambatan, dan mengoptimalkan proses pengadaan.