> Continu verbeteren van processen > Purchase to Pay Factuurverwerking > SAP S/4HANA

Verbeter Purchase to Pay - Factuurverwerking

Een gids in 6 stappen voor het optimaliseren van factuurverwerking in SAP S/4HANA.

Datatemplate downloaden

Purchase to Pay - Factuurverwerking

SAP S/4HANA

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter de factuurverwerking in SAP S/4HANA

Ons platform helpt je belangrijke inefficiënties op te sporen die de bedrijfsvoering beïnvloeden. Breng vertragingen bij goedkeuringen, compliancerisico’s en handmatige fouten in processen aan het licht. Spoor bottlenecks op en verbeter workflows voor meer efficiëntie en tijdige betalingen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA verbeteren

Efficiënte factuurverwerking is de basis van een goed lopend Purchase to Pay-proces, oftewel P2P. In SAP S/4HANA wordt de vordering van een leverancier omgezet in een betalingsverplichting van het bedrijf en uiteindelijk in een betaling. Toch blijft factuurverwerking ook in moderne ERP-systemen zoals SAP S/4HANA ingewikkeld. Denk aan handmatige gegevensinvoer, complexe goedkeuringsworkflows, uitzonderingen en de voortdurende noodzaak om te voldoen aan financiële regels en intern beleid. Inefficiëntie kan geld kosten, bijvoorbeeld door boetes voor te late betalingen, gemiste kortingen voor vroege betaling en extra herstelwerk. Trage factuurverwerking kan ook de relatie met leveranciers schaden, het kasstroombeheer bemoeilijken en compliancerisico’s veroorzaken. Goed zicht op deze processen en op manieren om Purchase to Pay - Factuurverwerking te verbeteren, is belangrijk voor blijvende goede bedrijfsresultaten.

Zo helpt process mining bij het verbeteren van factuurverwerking in SAP S/4HANA

Met process mining analyseer en verbeter je Purchase to Pay - Factuurverwerking op basis van data uit je SAP S/4HANA-systeem. Process mining gebruikt event logs uit belangrijke SAP-tabellen zoals BKPF, BSEG en ACDOCA om het volledige traject van elke factuur te reconstrueren. Zo zie je meer dan met standaardrapportages of BI-tools: je krijgt een dynamisch beeld van alle procesvarianten, ook van afwijkingen ten opzichte van het gewenste proces. Je ziet precies waar bottlenecks ontstaan, bijvoorbeeld bij specifieke goedkeuringsstappen, verschillen bij het matchen of redenen voor betalingsblokkades die de doorlooptijd van facturen verlengen. De technologie berekent hoe lang elke activiteit duurt, zodat je de oorzaken van vertragingen en herstelwerk kunt opsporen. Zo zie je hoe facturen in werkelijkheid worden verwerkt, niet alleen hoe dat volgens de procedure zou moeten.

Waar je factuurverwerking kunt verbeteren

Process mining op factuurdata uit SAP S/4HANA brengt verschillende verbeterpunten aan het licht:

Bottlenecks opsporen en verhelpen: Zie welke stappen of bronnen de meeste vertraging veroorzaken en richt verbeteracties daarop. Zo verkort je de doorlooptijd van Purchase to Pay - Factuurverwerking.
Compliance en risico’s bewaken: Spoor facturen op die afwijken van goedkeuringshiërarchieën of beleid. Zulke afwijkingen kunnen wijzen op frauderisico’s of non-compliance. Bekijk ook hoe betalingsblokkades worden afgehandeld en wat het effect is op tijdige betalingen.
Kansen voor automatisering vinden: Breng terugkerende handmatige taken in kaart, zoals gegevensinvoer of matching. Dit zijn mogelijke kandidaten voor automatisering met Robotic Process Automation (RPA) of extra SAP-functies.
Relaties met leveranciers verbeteren: Door op tijd te betalen, versterk je de relatie met leveranciers. Mogelijk kun je betere voorwaarden afspreken en boetes voor te late betalingen voorkomen.
Werkkapitaal verbeteren: Versnel de factuurverwerking en profiteer van kortingen voor vroege betaling. Zo verbeter je het kasstroombeheer en de financiële positie van je organisatie.

Wat procesoptimalisatie oplevert

Met gerichte procesoptimalisatie van Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA kun je concrete, meetbare resultaten behalen. Een kortere gemiddelde doorlooptijd van facturen verlaagt de bedrijfskosten doordat er minder handmatig werk en herstelwerk nodig is. Ook verbetert de compliance en wordt het auditspoor duidelijker, met minder procesafwijkingen en meer zicht op financiële controles. Daarnaast kunnen de tevredenheid van leveranciers, het kasstroombeheer en het werkkapitaal verbeteren. Met process mining kun je factuurverwerking veranderen van een kostenpost in een efficiënter proces dat bedrijfsdoelen ondersteunt. Je krijgt ook meer inzicht in het P2P-proces in SAP S/4HANA.

Aan de slag met procesoptimalisatie van facturen

Je hebt geen uitgebreide ervaring met process mining nodig om Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA te verbeteren. Deze oplossing begeleidt je bij de analyse en geeft heldere inzichten en concrete vervolgstappen, zonder ingewikkelde datamodellering of scripts. Ontdek wat beslissingen op basis van data opleveren en haal meer uit je P2P-processen in SAP S/4HANA. Zo begin je aan een efficiëntere factuurverwerking die aan de regels voldoet en minder kost.

Purchase to Pay - Factuurverwerking Factuurbeheer Crediteurenadministratie Crediteurenteam Betalingsverwerking Workflowoptimalisatie Compliance Leveranciersbetalingen Procure to Pay P2P Leveranciersbeheer Factuurmatching

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Facturen blijven vaak hangen in wachtrijen voor goedkeuring. Daardoor loopt de betalingsverwerking flink vertraging op. Deze bottlenecks zetten de relatie met leveranciers onder druk, zorgen ervoor dat kortingen voor vroege betaling worden gemist en kunnen leiden tot boetes voor te late betaling. Dat raakt zowel de resultaten als de efficiëntie van Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. ProcessMind laat precies zien waar en waarom goedkeuringen blijven liggen en welke goedkeurders of stappen bottlenecks veroorzaken. Door de goedkeuringsworkflow in beeld te brengen, kun je het proces verbeteren, doorlooptijden verkorten en facturen op tijd laten goedkeuren en betalen.

Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten komen vaak voor en vragen om handmatige correcties. Dat herstelwerk kost tijd, verhoogt de bedrijfskosten en vertraagt de volledige Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. Dit leidt tot inefficiëntie en mogelijke fouten. ProcessMind laat zien hoe vaak verschillen bij matching voorkomen, wat de aard ervan is en hoe lang het duurt om ze op te lossen. Ook brengt het mogelijke oorzaken aan het licht, zoals fouten bij gegevensinvoer of onjuiste inkooporders. Met die informatie kun je gericht verbeteringen doorvoeren, handmatig herstelwerk verminderen en facturen sneller verwerken.

Veel stappen in de factuurverwerking, van gegevensinvoer tot het afhandelen van uitzonderingen, zijn nog grotendeels handmatig. Dat vergroot de kans op fouten, vertraagt de doorvoer en verhoogt de kosten per factuur. Het maakt automatisering en opschaling van Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA lastig. ProcessMind brengt de hoeveelheid handmatige activiteiten in kaart en laat zien welke uitzonderingsroutes vaak voorkomen. Zo ontdek je waar automatisering mogelijk is en waar medewerkers de meeste tijd aan besteden. Daarmee kun je workflows gericht verbeteren en de werkdruk verlagen.

Facturen worden soms verwerkt zonder dat intern beleid of wettelijke eisen worden gevolgd. Zo ontbreken soms verplichte goedkeuringen of worden standaardprocedures overgeslagen. Deze tekortkomingen in compliance vergroten het auditrisico, kunnen leiden tot financiële boetes en stellen de organisatie mogelijk bloot aan fraude bij Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. ProcessMind spoort automatisch afwijkingen op van het vastgestelde proces, bijvoorbeeld wanneer facturen belangrijke stappen overslaan of onbevoegd worden goedgekeurd. Zo kunnen bedrijven beleid handhaven, interne controles versterken en aan governance-eisen voldoen.

Veel facturen krijgen regelmatig een betalingsblokkade, waardoor leveranciers niet op tijd worden betaald. Vaak moet iemand de blokkade handmatig onderzoeken en opheffen. Dat leidt tot langere betaalcycli, onder druk staande leveranciersrelaties en mogelijk extra kosten voor te late betaling binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. ProcessMind analyseert waarom betalingsblokkades ontstaan en hoe lang het duurt om ze op te heffen. Zo worden veelvoorkomende oorzaken en inefficiënte afhandelingsprocessen zichtbaar. Met die kennis kunnen organisaties blokkades voorkomen of sneller opheffen, wat de cashflow en de tevredenheid van leveranciers verbetert.

Zonder een helder realtime overzicht van het hele factuurproces, van ontvangst tot betaling, is het lastig om bottlenecks te vinden en de prestaties van het proces te beoordelen. Door dit gebrek aan inzicht is het moeilijk om problemen vroeg aan te pakken, nauwkeurig te voorspellen en Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA goed te beheren. ProcessMind brengt het volledige verloop van elke factuur datagedreven in beeld. Zo zie je hoe het proces in de praktijk verloopt. Met dit overzicht kunnen betrokkenen vertragingen snel opsporen, belangrijke prestatie-indicatoren volgen en onderbouwde beslissingen nemen om het proces te verbeteren.

De totale tijd tussen ontvangst en betaling van een factuur is vaak onnodig lang. Daardoor lopen organisaties kortingen voor vroege betaling mis, komt het werkkapitaal onder druk te staan en verloopt Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA minder efficiënt. ProcessMind meet de doorlooptijd van ontvangst tot betaling voor alle facturen en laat zien welke activiteiten en overdrachten de meeste vertraging veroorzaken. Met dit inzicht kun je gericht ingrijpen, het proces versnellen en profiteren van kortingen voor vroege betaling.

Wisselende en onvoorspelbare betaalmomenten maken een nauwkeurige cashflowprognose lastig. Dat heeft gevolgen voor de financiële planning en het beheer van werkkapitaal. Onzekere betaalmomenten kunnen liquiditeitsproblemen veroorzaken en strategische financiële beslissingen bemoeilijken bij Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. ProcessMind geeft inzicht in betaalpatronen, voorspelt toekomstige betaaldatums op basis van historische procesdata en brengt oorzaken van afwijkingen in kaart. Zo kun je de cashflow beter beheren en nauwkeuriger voorspellen.

Binnen het crediteurenteam zijn de middelen mogelijk niet goed verdeeld. Sommige teamleden hebben daardoor te veel werk, terwijl anderen onvoldoende worden ingezet. Deze onbalans verlaagt de productiviteit, vergroot het risico op overbelasting en zorgt voor inefficiëntie in Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. ProcessMind analyseert hoe het werk is verdeeld over de verschillende rollen en medewerkers die facturen verwerken. Zo worden bottlenecks door een ongelijke verdeling zichtbaar. Managers kunnen taken opnieuw verdelen, de teamefficiëntie verbeteren en de personeelsbezetting beter afstemmen.

Handmatige gegevensinvoer, uitzonderingen, meerdere goedkeuringen en het herstellen van fouten maken de verwerking van elke factuur duur. Deze verborgen kosten drukken de winstgevendheid en maken Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA minder efficiënt dan mogelijk is. ProcessMind brengt alle activiteiten en herstelwerk in kaart die de verwerkingskosten verhogen, en maakt de impact van inefficiëntie meetbaar. Zo zie je waar automatisering of een herontwerp van het proces de kosten van de bedrijfsvoering flink kan verlagen.

Interne inefficiëntie kan ervoor zorgen dat facturen steeds te laat worden betaald, met schade aan belangrijke leveranciersrelaties als gevolg. Dat zet de samenwerking onder druk en kan leiden tot minder gunstige voorwaarden, een lagere servicekwaliteit en minder bereidheid van leveranciers om de organisatie voorrang te geven. Ook Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA kan hierdoor worden geraakt. ProcessMind geeft per leverancier inzicht in de tijdigheid van betalingen en brengt oorzaken van late betalingen in kaart, zoals vertraagde goedkeuringen of onopgeloste betalingsblokkades. Zo kunnen organisaties de onderliggende problemen aanpakken, op tijd betalen en sterkere, betrouwbaardere relaties met leveranciers opbouwen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen ontvangst en goedkeuring van een factuur. Snellere goedkeuring leidt tot eerdere betalingen, voorkomt boetes voor te late betaling en verbetert de cashflow. Ook zijn er minder handmatige herinneringen nodig, waardoor het crediteurenteam meer ruimte krijgt voor ander werk. ProcessMind brengt de workflow voor Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA nauwkeurig in kaart en laat bottlenecks in goedkeuringsroutes zien. Je ziet welke goedkeurders of processtappen vertraging veroorzaken. Zo kun je het proces gericht aanpassen en routinematige goedkeuringen automatiseren, met mogelijk 30-50% kortere doorlooptijden.

Dit doel is gericht op minder fouten bij het matchen van facturen met inkooporders of goederenontvangsten. Minder verschillen betekenen minder handmatig werk en herstelwerk voor het crediteurenteam. Dat maakt de verwerking efficiënter en nauwkeuriger. Ook sluiten betalingen dan beter aan op de ontvangen goederen en diensten. ProcessMind brengt de oorzaken van matchproblemen in SAP S/4HANA aan het licht en analyseert hoe vaak en waar verschillen ontstaan in het Purchase to Pay-proces. Je ziet welke leveranciers, documenttypen of handmatige stappen fouten veroorzaken. Zo kun je gericht trainen of systeemregels aanpassen om het aantal fouten flink terug te dringen.

Het doel is om minder handmatig werk te hebben bij de verwerking van standaardfacturen, zodat medewerkers zich kunnen richten op uitzonderingen en werk dat meer waarde toevoegt. Door herhalende stappen zoals gegevens vastleggen, coderen en matchen te automatiseren, neemt de efficiëntie toe, zijn er minder menselijke fouten en verloopt de hele levenscyclus van een factuur sneller. ProcessMind vindt repetitieve taken met een hoog volume en weinig complexiteit in Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. Door veelvoorkomende patronen en afwijkingen zichtbaar te maken, helpt het platform geschikte taken te kiezen voor robotic process automation (RPA) of intelligente automatisering. Zo zijn er aanzienlijk minder handmatige handelingen nodig.

Dit doel zorgt ervoor dat de factuurverwerking voldoet aan intern beleid, wet- en regelgeving en contractuele afspraken. Compliance beperkt financiële risico’s, voorkomt boetes en zorgt dat je klaar bent voor audits. Ook versterkt het de interne beheersing en maakt het de financiële bedrijfsvoering transparanter. ProcessMind vergelijkt de werkelijke factuurverwerking in SAP S/4HANA automatisch met vooraf vastgestelde compliancemodellen en bedrijfsregels. Het platform brengt elke afwijking in kaart, zoals niet-goedgekeurde betalingen of overgeslagen controles. Zo kun je meteen corrigerende maatregelen nemen en de naleving van beleid in het Purchase to Pay-proces blijven volgen.

Minder facturen met een betalingsblokkade betekent een eenvoudiger betaalproces en tijdige betalingen aan leveranciers. Zo voorkom je vertragingen en mogelijke extra kosten, en verbeter je de relatie met leveranciers. Ook is er minder administratief werk nodig om geblokkeerde facturen af te handelen. ProcessMind brengt alle betalingsblokkades in SAP S/4HANA in beeld en laat zien wat de veelvoorkomende oorzaken zijn en welke stappen eraan voorafgaan. Het platform vindt bottlenecks en procesvarianten die tot blokkades leiden. Zo kun je op tijd ingrijpen en het Purchase to Pay-proces aanpassen om blokkades te voorkomen.

Voor goede beslissingen is volledig inzicht in de hele cyclus van Purchase to Pay - Factuurverwerking belangrijk. Je wilt weten welke stappen een factuur doorloopt, van ontvangst tot betaling, zodat je inefficiëntie, tekortkomingen in compliance en verbeterkansen kunt vinden. Dit overzicht geeft betrokkenen concrete aanknopingspunten. ProcessMind reconstrueert automatisch het volledige verloop van elke factuur in SAP S/4HANA. Zo krijg je realtime en objectief zicht op het proces in de praktijk. Het platform laat alle varianten, herstelwerk en verborgen vertragingen zien, zodat je precies weet hoe de bedrijfsvoering verloopt.

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de totale tijd tussen ontvangst en betaling van een factuur. Een kortere doorlooptijd maakt de cashflow beter voorspelbaar en helpt organisaties kortingen voor vroege betaling te krijgen. Dat verbetert het financiële resultaat en de relatie met leveranciers. De doorlooptijd is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van het crediteurenteam. ProcessMind brengt het volledige verloop van Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA in kaart en meet nauwkeurig hoe lang elke activiteit en overdracht duurt. Het platform laat de belangrijkste procesroutes zien en vindt mogelijkheden om stappen zonder toegevoegde waarde te schrappen. Zo wordt het proces efficiënter en de totale doorlooptijd korter.

Het doel is om uitgaande betalingen beter te plannen, zodat er geld beschikbaar is wanneer dat nodig is en het zo goed mogelijk wordt ingezet. Goed beheer van werkkapitaal verbetert de liquiditeit, verlaagt de financieringskosten en maakt strategische investeringen mogelijk. Dat draagt bij aan een gezonde financiële positie. ProcessMind geeft inzicht in betaalgedrag en maakt voorspellingen op basis van historische factuurdata uit SAP S/4HANA. Door de werkelijke betaalpatronen en doorlooptijden in het Purchase to Pay-proces zichtbaar te maken, helpt het platform je de cashflow nauwkeuriger te voorspellen en betalingen strategisch te plannen.

Dit doel is gericht op een efficiënte inzet van medewerkers in het crediteurenteam, met zo min mogelijk wachttijd en een zo hoog mogelijke productiviteit. Een goede verdeling van middelen voorkomt bottlenecks, beperkt overwerk en geeft het team ruimte voor taken die meer waarde toevoegen. Zo werkt de afdeling crediteurenbeheer effectiever. ProcessMind analyseert de inzet van medewerkers bij elke stap van Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. Het platform laat zien waar medewerkers te veel of te weinig werk hebben en waar de werkdruk uit balans is. Ook brengt het mogelijkheden in kaart om taken anders te verdelen of medewerkers breder op te leiden, zodat het werk beter verdeeld en productiever wordt.

Dit doel is gericht op lagere kosten voor het afhandelen en verwerken van elke leveranciersfactuur. Door handmatig werk, herstelwerk en vertragingen te verminderen, kunnen organisaties flink besparen. Dat verbetert de winstgevendheid en de efficiëntie van de financiële afdeling. ProcessMind vindt procesvarianten en herstelwerk die de kosten verhogen bij Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA. Door inefficiëntie en kansen voor automatisering zichtbaar te maken, helpt het platform je gerichte kostenbesparingen door te voeren en de besparing per factuur meetbaar te maken.

Een belangrijk doel is om goede, betrouwbare relaties met leveranciers op te bouwen door op tijd en correct te betalen. Sterke leveranciersrelaties kunnen leiden tot betere voorwaarden, betere service en een stabielere toeleveringsketen. Dat draagt bij aan zakelijk succes op de lange termijn en een ononderbroken bedrijfsvoering. ProcessMind brengt de oorzaken van late betalingen en communicatieproblemen in Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP S/4HANA in kaart. Door organisaties te helpen betalingen efficiënter af te handelen en problemen vroeg aan te pakken, draagt het platform bij aan vertrouwen en een betere tevredenheid onder leveranciers.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf gedefinieerde Excel-template voor data-extractie van P2P-factuurverwerking in SAP S/4HANA. Zo weet je zeker dat de structuur van de data geschikt is.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een gestandaardiseerde template blijft de data consistent. Dat vereenvoudigt de extractie en maakt de informatie klaar voor een nauwkeurige analyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template als leidraad voor data-extractie uit SAP S/4HANA.

DIT KRIJG JE

Ontdek waar je factuurproces efficiënter kan

ProcessMind laat met visualisaties zien hoe factuurverwerking in SAP S/4HANA echt verloopt. Spoor vertragingen op, herken compliancerisico’s en ontdek waar automatisering mogelijk is om de efficiëntie te verbeteren.

Breng de volledige factuurstroom in beeld
Spoor vertragingen bij goedkeuringen en bottlenecks op
Herken compliancerisico’s en handmatige fouten
Verbeter workflows voor tijdige betalingen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met factuurverwerking

Onze process mining-oplossing voor Purchase to Pay richt zich op factuurverwerking en vindt bottlenecks en inefficiëntie in SAP S/4HANA. De resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties doorgaans behalen met procesverbeteringen op basis van data.

0 %

Snellere goedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Vind en verhelp bottlenecks in de goedkeuringsworkflow voor facturen. Zo hoeven facturen minder lang op goedkeuring te wachten en verloopt de hele betaalcyclus sneller.

0 %

Minder problemen bij het matchen

Daling van het percentage verschillen

Achterhaal de oorzaken van verschillen bij het matchen van facturen met inkooporders of goederenontvangsten. Zo zijn er minder handmatig herstelwerk en uitzonderingen nodig en worden facturen vaker in één keer goed gematcht.

0 %

Meer automatisering

Toename van geautomatiseerde verwerking

Automatiseer routinetaken bij de factuurverwerking. Zo hoeven medewerkers van crediteurenbeheer minder handmatig gegevens in te voeren en af te stemmen, en houden ze meer tijd over voor strategisch werk dat waarde toevoegt.

0 %

Betere compliance

Verbetering van de naleving van het proces

Krijg helder zicht op procesafwijkingen en factuurroutes die niet aan de regels voldoen. Zo kun je de interne beheersing versterken en zorgen dat het proces voldoet aan bedrijfsbeleid en wet- en regelgeving.

0 %

Lagere verwerkingskosten

Gemiddelde kostenbesparing per factuur

Verbeter het hele proces van factuur tot betaling door inefficiëntie weg te nemen, herstelwerk te beperken en middelen beter in te zetten. Zo dalen de gemiddelde kosten voor de verwerking van elke factuur aanzienlijk.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de systeeminstellingen en de datakwaliteit. Deze cijfers geven verbeteringen weer die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatie van het leveranciersfactuurdocument. Dit is de primaire case-ID voor het proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel waarmee je alle bijbehorende gebeurtenissen aan elkaar koppelt en de volledige levenscyclus van een factuur in het systeem kunt volgen.

De SAP-gebruikers-ID van de persoon of het systeem dat de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers of systeemaccounts. Zo kun je de werkverdeling en prestaties analyseren en automatisering herkennen.

De organisatie-eenheid die een juridisch zelfstandig bedrijf vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van de factuurverwerking uitsplitsen en vergelijken tussen juridische entiteiten of geografische locaties binnen de organisatie.

De unieke identificatie van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesprestaties per leverancier analyseren, patronen vinden, relaties beheren en leveranciersproblemen beoordelen.

Het totale brutobedrag van de factuur in de lokale valuta van de bedrijfscode.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je op geldbedrag analyseren, bijvoorbeeld om te zien of facturen met een hoge waarde anders worden verwerkt.

De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn om achterstand te voorkomen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor tijdige betalingen. Op tijd betalen helpt om goede relaties met leveranciers te onderhouden en extra kosten te voorkomen.

Een code die verschillende soorten boekingsdocumenten classificeert, zoals leveranciersfacturen of creditnota’s.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je verschillende financiële transacties onderscheiden, zoals standaardfacturen en creditnota’s, die vaak een ander proces volgen.

Een code die aangeeft waarom een factuur niet betaald kan worden.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de specifieke oorzaak van betalingsblokkades aan. Zo kun je vertragingen gericht onderzoeken en de verwerking in één keer goed verbeteren.

Het nummer van de inkooporder waaraan de factuur is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Dat is nodig om afwijkingen bij de controle en naleving van inkooporders te analyseren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is de eerste gebeurtenis: het aanmaken van een factuurdocument in SAP. Deze gebeurtenis kan worden vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw factuurdocument opslaat, bijvoorbeeld met de status geparkeerd of voorlopig geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de levenscyclus van de factuurverwerking. De tijd tussen deze gebeurtenis en andere gebeurtenissen is belangrijk om de totale verwerkingstijd te meten.

Deze activiteit betekent dat de aangewezen bevoegde de factuur heeft goedgekeurd. Dit wordt vastgelegd wanneer de goedkeuringsworkflow succesvol is afgerond of een vrijgave-indicator is ingesteld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment: de factuur kan nu worden betaald. Vertraging bij goedkeuring is een veelvoorkomende bottleneck. Door deze activiteit te volgen, kun je trage goedkeurders of processtappen vinden.

Dit is een belangrijke financiële gebeurtenis: de geparkeerde of goedgekeurde factuur wordt officieel in het grootboek geboekt. Daarmee wordt de schuld aan de leverancier geregistreerd.

Waarom dit belangrijk is

Boeken is een belangrijke mijlpaal die de invoer- en goedkeuringsfase scheidt van de financiële afhandeling. De tijd tussen het aanmaken en boeken van een factuur is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de interne verwerking.

Dit is de laatste activiteit in het standaardproces: de betaling wordt uitgevoerd en de factuur wordt vereffend. Dit betekent dat het geld naar de leverancier is overgemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee eindigt de levenscyclus van de P2P-factuur. Deze gebeurtenis is nodig om de totale doorlooptijd van begin tot eind te berekenen en te meten of er op tijd wordt betaald.

Een activiteit die aangeeft dat een eerder geboekt factuurdocument is teruggeboekt. Dit is een eindgebeurtenis voor een onjuiste factuur, die daarna vaak opnieuw en correct wordt ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Terboekingen wijzen op ernstige fouten die eerder in het proces niet zijn opgemerkt. Het is belangrijk om bij te houden hoe vaak ze voorkomen en wat de oorzaken zijn. Zo kun je het proces verbeteren en financiële fouten beperken.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining de factuurverwerking binnen Purchase to Pay in SAP S/4HANA concreet verbeteren?

Process mining analyseert de werkelijke stappen in de factuurverwerking en vindt bottlenecks, zoals vertraagde goedkeuringen of terugkerende verschillen bij het matchen. Je krijgt zicht op het volledige proces en kunt de oorzaken van inefficiëntie achterhalen. Met die inzichten kun je gericht verbeteringen doorvoeren, de doorlooptijd verkorten en middelen beter verdelen.

Welke data uit SAP S/4HANA hebben we nodig voor process mining van factuurverwerking?

Voor process mining van factuurverwerking heb je vooral data uit het event log nodig. Denk aan het factuurnummer, een beschrijving van de activiteit, de timestamp van de activiteit en de gebruiker die deze uitvoert. Relevante tabellen in SAP S/4HANA bevatten vaak gegevens over factuurdocumenten, boekingsdocumenten en workflowlogs.

Hoe haal je data uit SAP S/4HANA voor process mining?

Je kunt data extraheren met standaard SAP-tools zoals ABAP-rapporten, SAP Query of interfaces voor datawarehousing. Gespecialiseerde connectors van leveranciers van process mining-software kunnen de dataoverdracht ook efficiënt en veilig laten verlopen. Zorg dat de geëxtraheerde data de structuur van het event log correct weergeeft.

Welke resultaten of verbeteringen kunnen we verwachten van process mining voor factuurverwerking?

Je kunt rekenen op kortere goedkeuringsdoorlooptijden en minder betalingsblokkades, zodat leveranciers op tijd worden betaald. Process mining helpt handmatig werk en verwerkingskosten te verminderen en kansen voor automatisering te vinden. Uiteindelijk versterkt dit de relatie met leveranciers en verbetert het cashflowbeheer.

Verstoort process mining voor factuurverwerking onze huidige SAP S/4HANA-bedrijfsvoering?

Nee, process mining is doorgaans een niet-invasieve analyse. Data wordt meestal in batches geëxtraheerd of gerepliceerd, zonder het actieve transactiesysteem rechtstreeks te beïnvloeden. De analyse vindt plaats op een apart platform, zodat het dagelijkse werk en de systeemprestaties niet worden verstoord.

Wat zijn de belangrijkste technische vereisten om te starten met process mining voor factuurverwerking in SAP S/4HANA?

Je hebt toegang nodig tot de relevante SAP S/4HANA-tabellen en voldoende systeemrechten om data te extraheren. Ook heb je een process mining-platform nodig, lokaal of in de cloud, dat de geëxtraheerde event log-data kan verwerken en analyseren.

Hoe lang duurt een eerste process mining-analyse van factuurverwerking meestal?

De eerste inrichting en data-extractie kunnen, afhankelijk van de hoeveelheid en complexiteit van de data, enkele weken duren. De analysefase waarin de inzichten worden gegenereerd, duurt meestal nog twee tot vier weken. Vanaf de start van het project kun je binnen vier tot acht weken bruikbare inzichten verwachten.

Kan process mining helpen om compliance te waarborgen en beleidsafwijkingen in de factuurverwerking te vinden?

Ja, process mining is geschikt om compliance te volgen. Het brengt elke stap van een factuur in beeld, zodat je het werkelijke proces kunt vergelijken met vooraf vastgestelde regels en beleidsafspraken. Zo vind je activiteiten die niet aan de regels voldoen of afwijkingen, zoals onbevoegde goedkeuringen of overgeslagen stappen, en zie je hoe vaak ze voorkomen.

Optimaliseer nu de P2P-factuurverwerking in SAP S/4HANA

Spoor bottlenecks op en verkort de doorlooptijd van facturen met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.