> Continue procesverbetering > Purchase to Pay factuurverwerking > SAP S/4HANA

Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van factuurverwerking in SAP S/4HANA.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking
Purchase to Pay - factuurverwerking
SAP S/4HANA
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Factuurverwerking in SAP S/4HANA optimaliseren

Ons platform helpt je de belangrijkste inefficiënties in je bedrijfsvoering te vinden. Breng vertragingen in goedkeuringen, compliancerisico's en handmatige fouten in je processen aan het licht. Vind bottlenecks en optimaliseer workflows voor meer efficiëntie en tijdige betalingen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP S/4HANA verbeteren?

Efficiënte factuurverwerking vormt de basis van een gezonde Purchase to Pay-, oftewel P2P-,cyclus. In SAP S/4HANA verandert deze belangrijke fase een claim van een leverancier in een financiële verplichting van je organisatie en uiteindelijk in een betaling. Toch kent factuurverwerking, ondanks de mogelijkheden van moderne ERP-systemen zoals SAP S/4HANA, vaak de nodige complexiteit. Denk aan handmatige gegevensinvoer, ingewikkelde goedkeuringsworkflows, uitzonderingen en de voortdurende noodzaak om aan financiële regels en interne beleidsregels te voldoen. Inefficiënties kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen, zoals boetes voor te late betaling, gemiste kortingen voor vroeg betalen en hogere bedrijfskosten door herstelwerk. Langzame factuurverwerking schaadt bovendien de relatie met leveranciers, maakt cashflowbeheer lastiger en vergroot compliancerisico's. Goed zicht op deze processen en op manieren om Purchase to Pay-factuurverwerking te verbeteren is daarom belangrijk voor blijvend goede bedrijfsresultaten.

Hoe process mining helpt bij factuurverwerking in SAP S/4HANA

Process mining biedt een objectieve, datagedreven manier om je Purchase to Pay-factuurverwerking rechtstreeks vanuit SAP S/4HANA te analyseren en te verbeteren. Door event logs uit belangrijke SAP-tabellen zoals BKPF, BSEG en ACDOCA te gebruiken, reconstrueert process mining de volledige route van elke factuur. Dat gaat verder dan standaardrapportages of BI-tools, omdat je alle procesvarianten dynamisch ziet, inclusief afwijkingen van de ideale route. Je ziet precies waar knelpunten ontstaan, bijvoorbeeld bij specifieke goedkeuringsstappen, verschillen in matching of redenen voor betalingsblokkeringen die de factuurdoorlooptijd verlengen. De technologie laat zien hoe lang elke activiteit precies duurt. Zo vind je de oorzaken van vertragingen en herstelwerk. Door de werkelijke flow te visualiseren, zie je hoe facturen echt worden verwerkt, niet alleen hoe het proces zou moeten verlopen.

Belangrijkste verbeterpunten voor factuurverwerking

Process mining op je SAP S/4HANA-factuurdata brengt verschillende belangrijke verbeterpunten aan het licht:

  • Knelpunten vinden en oplossen: Zie snel welke stappen of bronnen de grootste vertraging veroorzaken. Zo kun je gerichte maatregelen nemen om de doorlooptijd van Purchase to Pay-factuurverwerking te verkorten.
  • Compliance en risicobeheer: Detecteer facturen die afwijken van vastgelegde goedkeuringsniveaus of beleidsregels. Daarmee breng je mogelijke frauderisico's en complianceproblemen in beeld. Analyseer ook hoe efficiënt betalingsblokkeringen worden afgehandeld en welk effect ze hebben op tijdige betalingen.
  • Mogelijkheden voor automatisering: Vind terugkerende handmatige taken, zoals bepaalde invoer- of matchingactiviteiten, die geschikt zijn voor automatisering met bijvoorbeeld Robotic Process Automation, RPA, of extra SAP-functies.
  • Betere leveranciersrelaties: Door op tijd te betalen versterk je de relatie met leveranciers, kun je mogelijk betere voorwaarden afspreken en voorkom je kosten voor te late betaling.
  • Werkkapitaal optimaliseren: Verbeter je cashflowbeheer door facturen sneller te verwerken en kortingen voor vroeg betalen te benutten. Dat heeft rechtstreeks effect op de financiële gezondheid van je organisatie.

Verwachte resultaten van procesoptimalisatie

Met gerichte procesoptimalisatie van je Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP S/4HANA kun je concrete en meetbare resultaten behalen. De gemiddelde factuurdoorlooptijd daalt aanzienlijk. Daardoor nemen de bedrijfskosten af, omdat er minder handmatig werk en herstelwerk nodig is. Je krijgt betere compliance en auditbaarheid, met minder procesafwijkingen en meer inzicht in je financiële controles. Ook een hogere tevredenheid onder leveranciers, beter cashflowbeheer en geoptimaliseerd werkkapitaal zijn directe resultaten. Uiteindelijk helpt process mining je om factuurverwerking te veranderen van een kostenpost in een efficiënte bedrijfsvoering die je strategische doelen ondersteunt en meer transparantie biedt in je SAP S/4HANA P2P-proces.

Aan de slag met procesoptimalisatie voor facturen

Je hebt geen uitgebreide ervaring met process mining nodig om je Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP S/4HANA te verbeteren. Deze oplossing begeleidt je bij de analyse en geeft duidelijke, bruikbare inzichten, zonder ingewikkelde datamodellen of scripts. Ontdek wat datagedreven besluitvorming voor je SAP S/4HANA P2P-bedrijfsvoering kan betekenen. Begin hier met het verbeteren van je factuurverwerking, compliance en kostenbeheersing.

Purchase to Pay - factuurverwerking Factuurbeheer Crediteurenadministratie Crediteurenteam Betalingsverwerking Workflowoptimalisatie Compliance Leveranciersbetalingen Procure to Pay P2P Leveranciersbeheer Factuurmatching

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Facturen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen, waardoor betalingen aanzienlijk vertragen. Deze knelpunten zetten relaties met leveranciers onder druk, leiden tot gemiste kortingen voor vroeg betalen en kunnen zelfs boetes voor te late betaling veroorzaken. Dat heeft rechtstreeks effect op het resultaat en de efficiëntie van Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP S/4HANA. ProcessMind laat precies zien waar en waarom goedkeuringen blijven hangen en identificeert de specifieke goedkeurders of goedkeuringsfasen die knelpunten veroorzaken. Door de goedkeuringsworkflow zichtbaar te maken, helpt het platform je het proces te verbeteren, doorlooptijden te verkorten en facturen snel goedgekeurd en betaald te krijgen.

Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten komen vaak voor en vragen om handmatige correcties. Dit herstelwerk kost waardevolle tijd, verhoogt de bedrijfskosten en vertraagt de volledige Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP S/4HANA. Dat leidt tot inefficiëntie en mogelijke fouten. ProcessMind laat zien hoe vaak matchingverschillen voorkomen, wat de aard ervan is en hoe lang het duurt om ze op te lossen. Ook brengt het de oorzaken in beeld, zoals invoerfouten of onjuiste inkooporders. Met deze inzichten kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, handmatig herstelwerk verminderen en facturen sneller verwerken.

Veel stappen in de factuurverwerking, van gegevensinvoer tot het afhandelen van uitzonderingen, zijn nog sterk afhankelijk van handmatig werk. Dat vergroot de kans op fouten, verlaagt de verwerkingssnelheid aanzienlijk en verhoogt de kosten per factuur. Deze afhankelijkheid staat echte automatisering en schaalbaarheid van Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP S/4HANA in de weg. ProcessMind maakt zichtbaar hoeveel handmatige activiteiten er zijn en identificeert terugkerende uitzonderingsroutes. Zo zie je waar automatisering mogelijk is. Je krijgt inzicht in waar de meeste menselijke inzet nodig is en kunt gerichte maatregelen nemen om workflows te verbeteren en de werkdruk te verlagen.

Facturen worden soms verwerkt zonder dat interne beleidsregels of wettelijke vereisten worden gevolgd. Denk aan ontbrekende goedkeuringen of het overslaan van standaardprocedures. Deze compliance-hiaten vergroten het auditrisico, kunnen leiden tot financiële boetes en stellen de organisatie mogelijk bloot aan fraude binnen Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van de gedefinieerde compliant procesflow. Zo worden facturen zichtbaar die belangrijke stappen overslaan of ongeautoriseerde goedkeuringen krijgen. Hiermee kunnen organisaties beleid handhaven, interne controles versterken en voldoen aan governance-standaarden.

Een groot aantal facturen krijgt regelmatig een betalingsblokkade, waardoor leveranciers niet op tijd betaald kunnen worden. Voor het onderzoeken en opheffen van deze blokkades is vaak handmatig werk nodig. Dat leidt tot langere betalingscycli, gespannen leveranciersrelaties en mogelijke kosten voor te late betaling binnen Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind analyseert de redenen voor betalingsblokkades en de tijd die nodig is om ze op te lossen. Zo worden veelvoorkomende oorzaken en inefficiënte oplossingsprocessen zichtbaar. Met dit inzicht kunnen organisaties blokkades voorkomen of sneller opheffen, waardoor de cashflow en tevredenheid van leveranciers verbeteren.

Zonder een duidelijk, actueel overzicht van de volledige factuurreis, van ontvangst tot betaling, is het lastig om knelpunten te vinden of de prestaties van het hele proces te begrijpen. Door dit gebrek aan transparantie wordt het moeilijker om problemen proactief op te lossen, nauwkeurig te voorspellen en Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA goed te beheren. ProcessMind visualiseert de volledige levenscyclus van elke factuur op basis van data, zodat je ziet hoe het proces werkelijk verloopt. Met dit end-to-endoverzicht kunnen betrokkenen vertragingen snel vinden, belangrijke KPI's volgen en onderbouwde beslissingen nemen om het proces te verbeteren.

De totale verwerkingstijd van een factuur, van binnenkomst tot de uiteindelijke betaling, is onnodig lang. Door deze lange cyclus kunnen organisaties kortingen voor vroeg betalen niet benutten. Ook komt het werkkapitaal onder druk te staan en ontstaan inefficiënties binnen Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind meet nauwkeurig de end-to-enddoorlooptijd van alle facturen en laat zien welke activiteiten en overdrachten de meeste vertraging veroorzaken. Zo worden tijdvreters zichtbaar en kun je gericht ingrijpen om het proces te versnellen en waardevolle kortingen voor vroeg betalen te behalen.

Onregelmatige en onvoorspelbare betalingsmomenten maken een nauwkeurige cashflowprognose lastig. Dat heeft gevolgen voor de financiële planning en het beheer van het werkkapitaal. Onbetrouwbare betalingstermijnen kunnen liquiditeitsproblemen veroorzaken en strategische financiële beslissingen bemoeilijken binnen Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind geeft inzicht in betalingspatronen, voorspelt toekomstige betaaldatums op basis van historische procesdata en laat zien waardoor variatie ontstaat. Met deze betere voorspelbaarheid kun je de cashflow beter beheren en financiële prognoses verbeteren.

De capaciteit binnen het Accounts Payable-team is mogelijk niet goed verdeeld. Daardoor hebben sommige teamleden te veel werk, terwijl anderen onvoldoende worden ingezet. Deze onbalans verlaagt de productiviteit van het team, vergroot het risico op overbelasting en veroorzaakt inefficiënties in de Purchase to Pay - Invoice Processing-flow binnen SAP S/4HANA. ProcessMind analyseert de werkverdeling over de verschillende rollen en personen die bij de factuurverwerking betrokken zijn. Zo worden knelpunten door een ongelijke capaciteitsverdeling zichtbaar. Managers kunnen taken opnieuw verdelen, de teamefficiëntie verbeteren en de bezetting beter afstemmen.

De optelsom van handmatige data-invoer, het afhandelen van uitzonderingen, meerdere goedkeuringen en het herstellen van fouten maakt elke factuurtransactie duur. Deze verborgen kosten drukken de winstgevendheid en maken Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA minder efficiënt dan mogelijk is. ProcessMind brengt alle activiteiten en herstelrondes in kaart die de verwerkingskosten verhogen en maakt de impact van inefficiënties meetbaar. Zo zie je waar automatisering en een nieuw procesontwerp de operationele kosten aanzienlijk kunnen verlagen.

Facturen die door interne procesinefficiënties structureel te laat worden betaald, kunnen belangrijke leveranciersrelaties beschadigen. Dat zet samenwerkingen onder druk en kan leiden tot minder gunstige voorwaarden, een lagere servicekwaliteit en terughoudendheid bij leveranciers om de organisatie in de toekomst voorrang te geven. Dit heeft gevolgen voor Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind geeft per leverancier een duidelijk overzicht van tijdige betalingen en laat de oorzaken van late betalingen zien, zoals vertraagde goedkeuringen of onopgeloste betalingsblokkades. Met dit inzicht kunnen organisaties de onderliggende problemen aanpakken, op tijd betalen en betrouwbaardere leveranciersrelaties opbouwen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen ontvangst en goedkeuring van een factuur. Snellere goedkeuringen leiden rechtstreeks tot eerdere betalingen, voorkomen boetes voor te late betaling en verbeteren de cashflow. Ook zijn er minder handmatige opvolgacties nodig, waardoor AP-capaciteit vrijkomt. ProcessMind brengt de Purchase to Pay - Invoice Processing-workflow in SAP S/4HANA nauwkeurig in kaart en identificeert knelpunten in goedkeuringsroutes. Je ziet welke goedkeurders of stappen vertraging veroorzaken. Zo kun je gericht het proces opnieuw ontwerpen en routinematige goedkeuringen automatiseren, met mogelijk 30-50% kortere doorlooptijden.

Dit doel richt zich op het verminderen van fouten bij het matchen van facturen met inkooporders of goederenontvangsten. Minder verschillen betekent minder handmatig werk en herstelwerk voor het Accounts Payable-team. Dat leidt tot efficiëntere verwerking en een hogere nauwkeurigheid. Zo sluiten betalingen beter aan op de ontvangen goederen en diensten. ProcessMind brengt de oorzaken van matchproblemen in SAP S/4HANA aan het licht en analyseert hoe vaak en waar verschillen ontstaan binnen het Purchase to Pay-proces. Je ziet welke leveranciers, documenttypen of handmatige stappen aan fouten bijdragen. Daarmee kun je gerichte training geven of systeemregels aanpassen om het aantal verschillen sterk te verlagen.

Het doel is om de handmatige inspanning voor standaardfacturen te verminderen, zodat medewerkers zich kunnen richten op uitzonderingen en activiteiten met meer waarde. Door herhalende stappen zoals dataregistratie, codering en matching te automatiseren, stijgt de efficiëntie sterk, neemt het aantal menselijke fouten af en verloopt de volledige factuurlevenscyclus sneller. ProcessMind identificeert repetitieve taken met een hoog volume en een lage complexiteit binnen je SAP S/4HANA Purchase to Pay - Invoice Processing. Door veelvoorkomende patronen en variaties te vinden, helpt het platform geschikte kandidaten voor robotic process automation, RPA of intelligente automatisering te bepalen. Zo zijn er aanzienlijk minder handmatige contactmomenten nodig.

Dit doel zorgt ervoor dat alle factuurverwerking voldoet aan interne beleidsregels, wettelijke vereisten en contractuele afspraken. Compliance verkleint financiële risico's, voorkomt boetes en houdt de organisatie klaar voor audits. Ook versterkt het de interne controles en zorgt het voor transparante financiële processen. ProcessMind vergelijkt de werkelijke factuurflows in SAP S/4HANA automatisch met vooraf gedefinieerde compliancemodellen en bedrijfsregels. Elke afwijking wordt zichtbaar, zoals ongeautoriseerde betalingen of overgeslagen validatiestappen. Zo kun je meteen corrigerende maatregelen nemen en het Purchase to Pay-proces continu bewaken.

Minder facturen met een betalingsblokkade maken het betalingsproces efficiënter en zorgen ervoor dat leveranciers op tijd worden betaald. Dat voorkomt vertragingen en mogelijke kosten voor te late betaling en verbetert de relatie met leveranciers. Ook neemt het administratieve werk voor het oplossen van geblokkeerde facturen af. ProcessMind visualiseert alle gevallen waarin facturen in SAP S/4HANA worden geblokkeerd. Je ziet de meest voorkomende redenen en de stappen die aan een blokkade voorafgaan. Zo worden knelpunten en procesvariaties zichtbaar en kun je proactief ingrijpen en het proces aanpassen om blokkades minder vaak te laten voorkomen in je Purchase to Pay-flow.

Volledig inzicht in de hele Purchase to Pay - Invoice Processing-cyclus is belangrijk om goede beslissingen te nemen. Je begrijpt dan elke stap die een factuur van ontvangst tot betaling doorloopt. Dat maakt inefficiënties, compliance-hiaten en verbeterpunten zichtbaar. Met dit integrale overzicht krijgen betrokkenen concrete inzichten om mee aan de slag te gaan. ProcessMind reconstrueert automatisch de volledige end-to-endreis van elke factuur in SAP S/4HANA. Je krijgt een actueel en objectief beeld van de werkelijke procesuitvoering. Alle variaties, herstelrondes en verborgen vertragingen worden zichtbaar, zodat je volledige transparantie krijgt in je bedrijfsvoering.

Dit doel richt zich op het aanzienlijk verkorten van de totale tijd tussen ontvangst van de factuur en de uiteindelijke betaling. Een kortere doorlooptijd maakt de cashflow beter voorspelbaar en helpt organisaties kortingen voor vroeg betalen te behalen. Dat heeft direct effect op het resultaat en versterkt de relatie met leveranciers. Het is een belangrijke KPI voor AP-efficiëntie. ProcessMind brengt de volledige Purchase to Pay - Invoice Processing-reis in SAP S/4HANA in kaart en meet nauwkeurig de duur van elke activiteit en overdracht. Het platform laat kritieke routes zien en identificeert mogelijkheden om stappen zonder toegevoegde waarde te verwijderen. Zo wordt het proces efficiënter en de totale cyclus korter.

Het doel is om het moment van uitgaande betalingen beter te beheren, zodat er geld beschikbaar is wanneer dat nodig is en het zo effectief mogelijk wordt ingezet. Beter werkkapitaalbeheer verbetert de financiële liquiditeit, verlaagt financieringskosten en ondersteunt strategische investeringen. Dat draagt bij aan de financiële gezondheid van de organisatie. ProcessMind geeft inzicht in betalingsgedrag en prognoses op basis van historische factuurverwerkingsdata in SAP S/4HANA. Door werkelijke betalingspatronen en echte doorlooptijden binnen je Purchase to Pay-proces zichtbaar te maken, helpt het platform je cashflowprognoses te verbeteren en betalingen strategisch in te plannen.

Dit doel zorgt ervoor dat medewerkers van Accounts Payable efficiënt worden ingezet, met zo min mogelijk wachttijd en een zo hoog mogelijke productiviteit. Een goede capaciteitsverdeling voorkomt knelpunten, beperkt overwerk en geeft het team ruimte voor taken met meer waarde. Dat draagt bij aan een effectievere AP-afdeling. ProcessMind analyseert de betrokkenheid van medewerkers bij elke stap van Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. Je ziet waar capaciteit te veel of te weinig wordt gebruikt en waar de werkbelasting uit balans is. Ook worden mogelijkheden zichtbaar om taken anders te verdelen of medewerkers breder op te leiden voor een evenwichtiger en productiever workflow.

Dit doel richt zich op het verlagen van de kosten per factuur voor het verwerken van leveranciersfacturen. Door handmatig werk, herstelwerk en vertragingen te verminderen, kunnen organisaties flink besparen. Dat verbetert de winstgevendheid en operationele efficiëntie van de financiële afdeling. ProcessMind identificeert dure procesvariaties en herstelrondes die de kosten verhogen binnen je SAP S/4HANA Purchase to Pay - Invoice Processing. Door inefficiënties en mogelijkheden voor automatisering zichtbaar te maken, ondersteunt het platform gerichte kostenbesparingen met meetbare besparingen per factuurtransactie.

Een belangrijk doel is het opbouwen van positieve en betrouwbare leveranciersrelaties door betalingen op tijd en correct uit te voeren. Sterke leveranciersrelaties kunnen leiden tot betere voorwaarden, een hogere servicekwaliteit en een stabielere toeleveringsketen. Dat ondersteunt langdurig zakelijk succes en continuïteit van de bedrijfsvoering. ProcessMind identificeert de oorzaken van late betalingen en communicatiestoringen binnen Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. Door organisaties te helpen betalingen efficiënter uit te voeren en problemen proactief op te lossen, draagt het platform bij aan meer vertrouwen en tevredenheid bij leveranciers.

Het 6-stappenverbeterpad voor Purchase to Pay, factuurverwerking

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de voorgebouwde Excel-data-extractietemplate voor factuurverwerking binnen SAP S/4HANA P2P. Zo sluit de datastructuur aan op de analyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde template zorgt voor consistente data, vereenvoudigt de extractie en maakt de informatie klaar voor een betrouwbare analyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die klaarstaat voor data-extractie uit SAP S/4HANA.

DIT KRIJG JE

Verborgen efficiëntie in je factuurproces zichtbaar maken

ProcessMind laat met krachtige visualisaties zien hoe je factuurverwerking in SAP S/4HANA echt verloopt. Vind vertragingen, herken compliancerisico's en ontdek waar automatisering mogelijk is voor meer efficiëntie.
  • De volledige factuurstroom visualiseren
  • Vertragingen en bottlenecks in goedkeuringen vinden
  • Compliancerisico's en handmatige fouten opsporen
  • Workflows optimaliseren voor tijdige betalingen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met factuurverwerking

Onze process mining-oplossing voor Purchase to Pay, gericht op factuurverwerking, identificeert knelpunten en inefficiënties in je SAP S/4HANA-systeem. Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties doorgaans behalen met procesoptimalisatie op basis van data.

0 %
Snellere goedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Vind en verwijder knelpunten in de workflow voor factuurgoedkeuring. Zo verkort je de tijd dat facturen op goedkeuring wachten aanzienlijk en versnel je de volledige betalingscyclus.
0 %
Minder matchproblemen

Verlaging van het percentage verschillen

Identificeer de oorzaken van verschillen bij het matchen van facturen met inkooporders of goederenontvangsten. Zo neemt handmatig herstelwerk en het aantal uitzonderingen sterk af en verbetert het percentage matches in één keer.
0 %
Meer automatisering

Toename van geautomatiseerde verwerking

Automatiseer routinematige taken bij factuurverwerking. Zo hoeven medewerkers van Accounts Payable minder handmatig data in te voeren en af te stemmen en houden ze tijd over voor strategische activiteiten met meer waarde.
0 %
Betere compliance

Verbetering van naleving van het proces

Krijg duidelijk inzicht in procesafwijkingen en niet-compliant factuurflows. Zo versterk je interne controles en zorg je dat bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten worden nageleefd.
0 %
Lagere verwerkingskosten

Gemiddelde verlaging van de kosten per factuur

Optimaliseer het volledige proces van factuur tot betaling door inefficiënties te verwijderen, herstelwerk te verminderen en capaciteit beter in te zetten. Zo dalen de gemiddelde kosten voor het verwerken van elke factuur aanzienlijk.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit, systeemconfiguratie en datakwaliteit. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van het leveranciersfactuurdocument, die als primaire case-identificatie voor het proces dient.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële sleutel om alle gerelateerde gebeurtenissen te koppelen en zo het volledige verloop van de levenscyclus van een factuur in het systeem te volgen.

De SAP-gebruikers-ID van de persoon of het systeem dat de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers of systeemaccounts, zodat je werkbelasting en prestaties kunt analyseren en automatisering kunt herkennen.

De organisatie-eenheid die een juridisch zelfstandige onderneming vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van de factuurverwerking binnen verschillende juridische entiteiten of geografische locaties in de organisatie segmenteren en vergelijken.

De unieke identificatie van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van procesprestaties per leverancier mogelijk, zodat je patronen kunt herkennen, relaties kunt beheren en leveranciersgerelateerde problemen kunt beoordelen.

Het totale brutobedrag van de factuur in de lokale valuta van het bedrijfsnummer.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces, zodat je kunt analyseren op basis van geldwaarde, bijvoorbeeld om vast te stellen of facturen met een hoge waarde anders worden verwerkt.

De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald om achterstand te voorkomen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor het meten van tijdige betalingen. Dat is belangrijk voor goede leveranciersrelaties en om kosten voor te late betaling te voorkomen.

Een code waarmee verschillende soorten boekhoudkundige documenten worden geclassificeerd, zoals leveranciersfacturen of creditnota's.

Waarom dit belangrijk is

Het helpt verschillende soorten financiële transacties van elkaar te onderscheiden, zoals standaardfacturen en creditnota's, die vaak verschillende procespaden volgen.

Een code die aangeeft waarom een factuur niet kan worden betaald.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de specifieke grondoorzaak van betalingsblokkeringen, zodat je gericht kunt analyseren hoe vertragingen kunnen worden verminderd en verwerking in één keer goed kan verlopen.

Het nummer van de inkooporder waaraan de factuur is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Dat is belangrijk voor het analyseren van matchingsverschillen en naleving van de PO.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Dit is de eerste gebeurtenis, die het aanmaken van een factuurdocument in SAP markeert. Je kunt deze vastleggen wanneer een gebruiker een nieuw factuurdocument opslaat, bijvoorbeeld in de status parked of pre-posted.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de start van de levenscyclus van de factuurverwerking. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en andere gebeurtenissen te analyseren, kun je de totale doorlooptijd van de verwerking meten.

Deze activiteit betekent dat de factuur door de aangewezen bevoegde persoon is goedgekeurd. Je legt dit vast wanneer de goedkeuringsworkflow succesvol wordt afgerond of wanneer een vrijgave-indicator wordt ingesteld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment waarop de betalingsblokkade van de factuur wordt opgeheven. Vertraging bij goedkeuringen is een veelvoorkomend knelpunt. Door deze activiteit te volgen, zie je welke goedkeurders of processtappen vertraging veroorzaken.

Dit is een belangrijke financiële gebeurtenis waarbij de geparkeerde of goedgekeurde factuur formeel in het grootboek wordt geboekt. Hiermee wordt de verplichting aan de leverancier erkend.

Waarom dit belangrijk is

Het boeken is een belangrijk mijlpaal die gegevensinvoer en goedkeuring scheidt van de financiële afwikkeling. De tijd tussen het aanmaken en boeken van de factuur is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de interne verwerking.

Dit is de laatste activiteit in het standaardproces. De betaling wordt uitgevoerd en de factuur wordt vereffend. Dit betekent dat het geld aan de leverancier is uitbetaald.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee eindigt de levenscyclus van de P2P-factuur. Dit is essentieel voor het berekenen van de totale end-to-end-doorlooptijd en voor het meten van tijdige betalingen ten opzichte van de vervaldatum.

Een activiteit die het terugdraaien van een eerder geboekt factuurdocument weergeeft. Dit is een eindgebeurtenis voor een onjuiste factuur, die daarna vaak opnieuw en correct wordt ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Terugdraaiingen wijzen op belangrijke fouten die eerder in het proces niet zijn ontdekt. Het is belangrijk om de frequentie en grondoorzaken ervan te volgen om het proces te verbeteren en financiële onjuistheden te verminderen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de werkelijke stappen in je factuurverwerking en vindt bottlenecks, zoals vertraagde goedkeuringen of frequente verschillen bij het matchen. Je krijgt zicht op de end-to-end-flow en ontdekt waar inefficiënties vandaan komen. Met die inzichten kun je gericht verbeteren, doorlooptijden verkorten en middelen beter verdelen.

Voor process mining van factuurverwerking heb je vooral data uit een event log nodig. Daarin staan bijvoorbeeld het factuurnummer, de activiteit, de timestamp van de activiteit en de gebruiker die de activiteit uitvoerde. Relevante tabellen in SAP S/4HANA bevatten vaak gegevens over factuurdocumenten, boekingsdocumenten en workflowlogs.

Data-extractie kan met standaard SAP-tools, zoals ABAP-rapportages, SAP Query of interfaces voor datawarehousing. Gespecialiseerde connectors van leveranciers van process mining-software kunnen de dataoverdracht ook efficiënt en veilig laten verlopen. Controleer wel of de geëxtraheerde data de structuur van het event log correct weergeeft.

Je kunt kortere doorlooptijden voor factuurgoedkeuringen en minder betalingsblokkades verwachten, waardoor leveranciers op tijd worden betaald. Process mining beperkt handmatig werk en verwerkingskosten en maakt kansen voor automatisering zichtbaar. Uiteindelijk versterkt dit de relatie met leveranciers en verbetert het cashflowbeheer.

Nee. Process mining is meestal een analyse zonder ingrijpende wijzigingen. Data wordt doorgaans in batches of via replicatie geëxtraheerd, zonder directe invloed op het live transactiesysteem. De analyse vindt plaats op een apart platform, zodat de dagelijkse bedrijfsvoering en systeemprestaties niet worden verstoord.

Je hebt toegang nodig tot de relevante SAP S/4HANA-tabellen en voldoende systeemrechten voor data-extractie. Daarnaast heb je een process mining-platform nodig, on-premise of in de cloud, dat de geëxtraheerde eventlogdata kan inladen en analyseren.

De eerste inrichting en data-extractie duren afhankelijk van de hoeveelheid en complexiteit van de data enkele weken. De daaropvolgende analysefase, waarin inzichten worden gegenereerd, duurt meestal nog twee tot vier weken. In totaal kun je vier tot acht weken na de start van het project bruikbare inzichten verwachten.

Ja. Process mining is zeer geschikt voor compliance-monitoring. Het visualiseert elke stap die een factuur doorloopt, zodat je de werkelijke procesflow kunt vergelijken met vastgelegde regels en beleidskaders. Zo vind je activiteiten die niet aan compliance voldoen of afwijken, zoals onbevoegde goedkeuringen of overgeslagen stappen, en zie je hoe vaak ze voorkomen.

Optimaliseer P2P-factuurverwerking in SAP S/4HANA

Vind bottlenecks en verkort de doorlooptijd van facturen met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar.