> Ciągłe doskonalenie procesów > Obsługa faktur w procesie zakupów do płatności > SAP S/4HANA

Usprawnij proces obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności

6 kroków do optymalizacji obsługi faktur w SAP S/4HANA.

Pobierz szablon danych

Usprawnij proces obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności

Obsługa faktur w procesie zakupów do płatności

SAP S/4HANA

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(11)Cele(11)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Usprawnij obsługę faktur w SAP S/4HANA

Nasza platforma pomaga wykrywać nieefektywne działania, które wpływają na operacje. Ujawnia opóźnienia w akceptacji, ryzyko niezgodności i błędy ręczne ukryte w procesach. Pozwala wskazać wąskie gardła i usprawnić workflow, aby zwiększyć efektywność i terminowo realizować płatności.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić obsługę faktur w procesie zakupów do płatności w SAP S/4HANA

Sprawna obsługa faktur jest podstawą dobrze działającego procesu zakupów do płatności, czyli P2P. W SAP S/4HANA na tym etapie roszczenie dostawcy staje się zobowiązaniem finansowym firmy, a następnie prowadzi do płatności. Mimo zaawansowanych funkcji nowoczesnych systemów ERP, takich jak SAP S/4HANA, obsługa faktur nadal bywa skomplikowana. Przyczyną są między innymi ręczne wprowadzanie danych, wieloetapowe workflow akceptacji, obsługa wyjątków oraz konieczność przestrzegania przepisów finansowych i wewnętrznych zasad. Nieefektywności mogą prowadzić do strat finansowych, takich jak odsetki za opóźnione płatności, utracone rabaty za wcześniejszą zapłatę czy wyższe koszty operacyjne związane z poprawkami. Długie przetwarzanie faktur może też pogarszać relacje z dostawcami, utrudniać zarządzanie przepływami pieniężnymi i zwiększać ryzyko niezgodności. Dlatego warto dokładnie sprawdzić, jak przebiega obsługa faktur i gdzie można ją usprawnić.

Jak process mining pomaga usprawnić obsługę faktur w SAP S/4HANA

Process mining pozwala obiektywnie analizować i usprawniać obsługę faktur na podstawie danych bezpośrednio z systemu SAP S/4HANA. Na podstawie dzienników zdarzeń z głównych tabel SAP, takich jak BKPF, BSEG i ACDOCA, odtwarza pełny przebieg każdej faktury. W przeciwieństwie do standardowych raportów i narzędzi BI pokazuje różne warianty procesu, w tym odstępstwa od zakładanego przebiegu. Można dokładnie ustalić, gdzie powstają wąskie gardła, na przykład na konkretnych etapach akceptacji, przy rozbieżnościach w uzgadnianiu lub z powodu blokad płatności, które wydłużają cykl obsługi faktury. Technologia mierzy czas trwania poszczególnych działań, co pomaga znaleźć źródła opóźnień i poprawek. Dzięki wizualizacji rzeczywistego przebiegu widać, jak faktury są faktycznie obsługiwane, a nie tylko jak powinny być obsługiwane.

Obszary, w których można usprawnić obsługę faktur

Analiza danych o fakturach z SAP S/4HANA za pomocą process mining pozwala wskazać kilka obszarów do usprawnienia:

Wykrywanie i usuwanie wąskich gardeł: Można ustalić, które kroki lub zasoby powodują największe opóźnienia, a następnie skupić działania na skróceniu cyklu obsługi faktur w procesie zakupów do płatności.
Zgodność i zarządzanie ryzykiem: Można wykrywać faktury obsługiwane z pominięciem ustalonych ścieżek akceptacji lub zasad, co może wskazywać na ryzyko nadużyć albo niezgodności. Warto też analizować obsługę blokad płatności i ich wpływ na terminowość płatności.
Możliwości automatyzacji: Można wskazać powtarzalne zadania ręczne, takie jak wprowadzanie danych lub uzgadnianie, które warto rozważyć pod kątem automatyzacji za pomocą RPA lub rozszerzonych funkcji SAP.
Lepsze relacje z dostawcami: Terminowe płatności pomagają wzmacniać relacje z dostawcami, negocjować korzystniejsze warunki i unikać opłat za opóźnienia.
Lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym: Szybsza obsługa faktur ułatwia zarządzanie przepływami pieniężnymi i korzystanie z rabatów za wcześniejszą płatność, co bezpośrednio wpływa na kondycję finansową organizacji.

Efekty usprawnienia procesu

Ukierunkowane usprawnienie obsługi faktur w procesie zakupów do płatności w SAP S/4HANA może przynieść wymierne korzyści. Średni czas obsługi faktury może się skrócić, a koszty operacyjne spaść dzięki ograniczeniu pracy ręcznej i liczby poprawek. Można też poprawić zgodność i możliwość audytu, ograniczyć odstępstwa od procesu oraz lepiej zrozumieć działanie kontroli finansowych. Do bezpośrednich efektów należą również większe zadowolenie dostawców, sprawniejsze zarządzanie przepływami pieniężnymi i lepsze wykorzystanie kapitału obrotowego. Process mining pomaga przekształcić obsługę faktur z kosztownego obszaru w sprawny proces, który wspiera cele biznesowe i zapewnia większą przejrzystość procesu P2P w SAP S/4HANA.

Jak rozpocząć usprawnianie obsługi faktur

Usprawnianie obsługi faktur w procesie zakupów do płatności w SAP S/4HANA nie wymaga rozległej wiedzy o process mining. Rozwiązanie prowadzi przez analizę i przedstawia konkretne wskazówki, bez konieczności tworzenia złożonych modeli danych ani pisania skryptów. Analiza danych ułatwia podejmowanie decyzji i lepsze wykorzystanie możliwości operacji P2P w SAP S/4HANA. To dobry punkt wyjścia do sprawniejszej, zgodnej z zasadami i bardziej opłacalnej obsługi faktur.

Obsługa faktur w procesie zakupów do płatności Zarządzanie fakturami Zobowiązania wobec dostawców Zespół ds. zobowiązań Obsługa płatności Usprawnianie workflow Compliance Płatności dla dostawców Od zakupu do płatności P2P Zarządzanie dostawcami Uzgadnianie faktur

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Faktury często czekają w kolejkach do akceptacji, co znacznie opóźnia realizację płatności. Takie wąskie gardła mogą pogarszać relacje z dostawcami, prowadzić do utraty rabatów za wcześniejszą płatność, a nawet do naliczania odsetek za opóźnienia. Wpływają też bezpośrednio na wynik finansowy i efektywność obsługi faktur w procesie zakupów do płatności w SAP S/4HANA. ProcessMind pokazuje, gdzie i dlaczego akceptacja się opóźnia, wskazując konkretne osoby lub etapy powodujące zatory. Wizualizacja workflow akceptacji pomaga usprawnić proces, skrócić czas jego realizacji oraz terminowo akceptować i opłacać faktury.

Rozbieżności między fakturami, zamówieniami zakupu i potwierdzeniami odbioru towarów często wymagają ręcznej interwencji. Poprawki pochłaniają czas, zwiększają koszty operacyjne i wydłużają cały cykl obsługi faktur w SAP S/4HANA, powodując nieefektywność i ryzyko błędów. ProcessMind pokazuje częstotliwość i rodzaj rozbieżności oraz czas ich rozwiązywania. Pomaga też znaleźć ich źródła, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych lub nieprawidłowe zamówienia zakupu. Dzięki tym informacjom można ograniczyć ręczne poprawki i przyspieszyć obsługę faktur.

Wiele etapów obsługi faktur, od wprowadzania danych po rozpatrywanie wyjątków, nadal wymaga dużego nakładu pracy ręcznej. Zwiększa to ryzyko błędów, spowalnia realizację procesu i podnosi koszt obsługi każdej faktury. Utrudnia też automatyzację i skalowanie procesu zakupów do płatności w SAP S/4HANA. ProcessMind mierzy zakres działań wykonywanych ręcznie i wskazuje często występujące ścieżki obsługi wyjątków, pomagając znaleźć możliwości automatyzacji. Pokazuje, gdzie koncentruje się praca zespołu, co ułatwia usprawnienie workflow i ograniczenie obciążenia operacyjnego.

Zdarza się, że faktury są obsługiwane z pominięciem wewnętrznych zasad lub wymogów prawnych, na przykład bez wymaganej akceptacji albo poza standardową procedurą. Takie braki w zgodności zwiększają ryzyko podczas audytu, mogą prowadzić do kar finansowych i narażać organizację na nadużycia w procesie obsługi faktur w SAP S/4HANA. ProcessMind automatycznie wykrywa odstępstwa od zdefiniowanego, zgodnego z zasadami przebiegu procesu. Wskazuje przypadki pominięcia istotnych kroków lub nieuprawnionej akceptacji, co pomaga egzekwować zasady, wzmacniać kontrole wewnętrzne i przestrzegać wymogów ładu organizacyjnego.

Wiele faktur często otrzymuje blokadę płatności, co uniemożliwia terminowe wypłaty dostawcom. Usunięcie blokady zwykle wymaga ręcznego sprawdzenia i interwencji. Wydłuża to cykl płatności, pogarsza relacje z dostawcami i może prowadzić do naliczenia odsetek za opóźnienie. Problem ten występuje w procesie Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. ProcessMind analizuje przyczyny blokad płatności i czas potrzebny na ich usunięcie. Wskazuje najczęstsze powody oraz nieefektywne sposoby rozwiązywania problemów. Dzięki tej wiedzy można zapobiegać blokadom lub szybciej je usuwać, poprawiając przepływy pieniężne i relacje z dostawcami.

Bez aktualnego obrazu całej drogi faktury, od jej otrzymania do zapłaty, trudno wskazać wąskie gardła i ocenić wyniki procesu. Brak przejrzystości utrudnia szybkie rozwiązywanie problemów, rzetelne prognozowanie i skuteczne zarządzanie procesem Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. ProcessMind przedstawia na podstawie danych pełny przebieg obsługi każdej faktury, zapewniając wgląd w rzeczywisty przebieg procesu. Dzięki temu można szybko wykrywać opóźnienia, monitorować KPI i podejmować świadome decyzje dotyczące usprawnienia procesu.

Obsługa faktury, od jej otrzymania do zapłaty, trwa zbyt długo. Wydłużony cykl uniemożliwia skorzystanie z rabatów za wcześniejszą płatność, pogarsza zarządzanie kapitałem obrotowym i obniża efektywność procesu Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. ProcessMind dokładnie mierzy czas całego procesu dla każdej faktury i wskazuje czynności oraz przekazania pracy, które najbardziej wydłużają obsługę. Pozwala to skupić działania na źródłach opóźnień, przyspieszyć proces i skorzystać z rabatów za wcześniejszą płatność.

Nieregularne i trudne do przewidzenia terminy płatności faktur utrudniają prognozowanie przepływów pieniężnych, planowanie finansowe i optymalizację kapitału obrotowego. Niepewność co do terminów płatności może powodować problemy z płynnością i utrudniać podejmowanie decyzji finansowych w procesie Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. ProcessMind analizuje wzorce płatności, prognozuje przyszłe terminy na podstawie danych historycznych i wskazuje czynniki powodujące ich zmienność. Dzięki temu można lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi i dokładniej planować finanse.

Zasoby zespołu ds. zobowiązań mogą być rozdzielone nierównomiernie. Część osób ma wtedy zbyt wiele zadań, a inni nie są w pełni obciążeni pracą. Obniża to produktywność zespołu, zwiększa ryzyko wypalenia i powoduje nieefektywności w procesie Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. ProcessMind analizuje obciążenie pracą osób i ról zaangażowanych w obsługę faktur, wskazując wąskie gardła wynikające z nierównego podziału zadań. Menedżerowie mogą dzięki temu lepiej rozdzielić pracę, zwiększyć efektywność zespołu i dostosować poziom zatrudnienia.

Ręczne wprowadzanie danych, obsługa wyjątków, liczne akceptacje i poprawianie błędów sprawiają, że obsługa każdej faktury jest kosztowna. Te ukryte koszty obniżają rentowność i sprawiają, że proces Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA jest mniej efektywny, niż mógłby być. ProcessMind wskazuje czynności i pętle poprawek, które zwiększają koszty obsługi, oraz mierzy ich wpływ. Dzięki temu można określić, które obszary warto zautomatyzować lub przeprojektować, aby znacząco ograniczyć koszty operacyjne.

Powtarzające się opóźnienia w płatnościach wynikające z nieefektywności wewnętrznych procesów mogą zaszkodzić ważnym relacjom z dostawcami. Mogą też prowadzić do mniej korzystnych warunków współpracy, gorszej jakości usług i mniejszej gotowości dostawców do traktowania organizacji priorytetowo. Wpływa to na proces Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. ProcessMind pokazuje terminowość płatności dla każdego dostawcy i wskazuje przyczyny opóźnień, takie jak przeciągające się akceptacje czy nierozwiązane blokady płatności. Dzięki tej wiedzy można usunąć źródła problemów, terminowo regulować należności i budować trwalsze relacje z dostawcami.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest skrócenie czasu od otrzymania faktury do jej akceptacji. Szybsza akceptacja pozwala wcześniej dokonać płatności, uniknąć opłat za opóźnienie i poprawić przepływy pieniężne. Ogranicza też konieczność ręcznego ponaglania, dzięki czemu zespół ds. zobowiązań może zająć się innymi zadaniami. ProcessMind mapuje workflow Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA i wskazuje wąskie gardła na ścieżkach akceptacji. Pokazuje osoby akceptujące lub etapy powodujące opóźnienia, co pozwala odpowiednio przeprojektować proces i zautomatyzować rutynowe akceptacje. W niektórych przypadkach czas obsługi można skrócić o 30-50%.

Celem jest ograniczenie błędów przy dopasowywaniu faktur do zamówień zakupu lub potwierdzeń przyjęcia towaru. Mniej rozbieżności oznacza mniej ręcznej pracy i poprawek dla zespołu ds. zobowiązań, a w efekcie sprawniejszą obsługę i większą dokładność. Pozwala też dopilnować, by płatności odpowiadały otrzymanym towarom i usługom. ProcessMind może wskazać przyczyny problemów z dopasowaniem w SAP S/4HANA, analizując, jak często i na jakich etapach procesu Purchase to Pay występują rozbieżności. Pozwala wykryć dostawców, typy dokumentów lub czynności ręczne, które przyczyniają się do błędów, a następnie ograniczyć je dzięki ukierunkowanym szkoleniom lub zmianom reguł systemowych.

Celem jest ograniczenie ręcznej obsługi standardowych faktur, aby pracownicy mogli skupić się na wyjątkach i zadaniach przynoszących większą wartość. Automatyzacja powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie danych, dekretacja i dopasowywanie, zwiększa efektywność, ogranicza błędy i przyspiesza cały cykl obsługi faktury. ProcessMind wskazuje powtarzalne, częste i nieskomplikowane zadania w procesie Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. Analiza typowych przebiegów i ich wariantów pomaga określić, które czynności nadają się do automatyzacji z użyciem RPA lub innych rozwiązań. Pozwala to znacząco ograniczyć liczbę ręcznych interwencji.

Celem jest zapewnienie, że obsługa faktur przebiega zgodnie z politykami wewnętrznymi, wymogami regulacyjnymi i umowami. Zgodność ogranicza ryzyko finansowe, pomaga uniknąć kar i ułatwia przygotowanie do audytu. Wzmacnia też kontrolę wewnętrzną i przejrzystość operacji finansowych. ProcessMind automatycznie porównuje rzeczywiste ścieżki obsługi faktur w SAP S/4HANA z ustalonymi modelami zgodności i regułami biznesowymi. Wskazuje każde odstępstwo, na przykład niezatwierdzoną płatność lub pominięty etap weryfikacji. Dzięki temu można szybko podjąć działania naprawcze i stale monitorować zgodność procesu Purchase to Pay z przyjętymi zasadami.

Mniejsza liczba faktur z blokadą płatności usprawnia proces płatności i pomaga terminowo regulować należności wobec dostawców. Ogranicza opóźnienia i potencjalne opłaty za zwłokę, a także poprawia relacje z dostawcami. Zmniejsza również nakład pracy administracyjnej związanej z usuwaniem blokad. ProcessMind pokazuje wszystkie przypadki blokad faktur w SAP S/4HANA, wskazując ich najczęstsze przyczyny i poprzedzające je etapy. Ujawnia wąskie gardła i warianty procesu prowadzące do blokad, co pozwala wcześniej reagować i wprowadzać zmiany ograniczające ich liczbę w procesie Purchase to Pay.

Pełny wgląd w cały cykl Purchase to Pay - Invoice Processing ułatwia podejmowanie świadomych decyzji. Pozwala zrozumieć każdy etap obsługi faktury, od jej otrzymania do zapłaty, oraz wykryć nieefektywności, luki w zgodności i obszary wymagające usprawnień. Dzięki temu osoby zaangażowane w proces mogą podejmować działania na podstawie konkretnych danych. ProcessMind automatycznie odtwarza pełną drogę każdej faktury w SAP S/4HANA, zapewniając aktualny i obiektywny obraz rzeczywistego przebiegu procesu. Pokazuje wszystkie warianty, pętle poprawek i ukryte opóźnienia, zapewniając przejrzysty obraz operacji.

Celem jest znaczne skrócenie czasu od otrzymania faktury do zapłaty. Krótszy cykl ułatwia prognozowanie przepływów pieniężnych i pozwala skorzystać z rabatów za wcześniejszą płatność. Wpływa to bezpośrednio na wynik finansowy i poprawia relacje z dostawcami. Czas cyklu jest też ważnym miernikiem efektywności zespołu ds. zobowiązań. ProcessMind mapuje cały proces Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA i dokładnie mierzy czas trwania każdej czynności oraz przekazania pracy. Wskazuje najdłuższe ścieżki i możliwości usunięcia etapów, które nie przynoszą wartości, co usprawnia proces i skraca jego całkowity czas.

Celem jest skuteczniejsze planowanie płatności wychodzących, tak aby środki były dostępne wtedy, gdy są potrzebne, i były wykorzystywane możliwie efektywnie. Lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym poprawia płynność finansową, ogranicza koszty finansowania i ułatwia realizację inwestycji, wspierając kondycję finansową organizacji. ProcessMind analizuje zachowania płatnicze i tworzy prognozy na podstawie historycznych danych o obsłudze faktur w SAP S/4HANA. Pokazuje rzeczywiste wzorce płatności i czas realizacji poszczególnych etapów procesu Purchase to Pay, co pozwala dokładniej prognozować przepływy pieniężne i planować terminy płatności.

Celem jest efektywne wykorzystanie czasu pracowników zajmujących się zobowiązaniami, ograniczenie przestojów i zwiększenie produktywności. Odpowiedni podział zadań zapobiega powstawaniu wąskich gardeł, ogranicza nadgodziny i pozwala zespołowi skupić się na zadaniach przynoszących większą wartość. ProcessMind analizuje udział poszczególnych osób w każdym etapie procesu Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. Wskazuje nadmierne lub niewystarczające obciążenie pracą i nierównowagę w zespole, a także możliwości lepszego podziału zadań lub przeszkolenia pracowników, aby usprawnić workflow.

Celem jest obniżenie kosztu obsługi pojedynczej faktury od dostawcy. Ograniczenie pracy ręcznej, poprawek i opóźnień pozwala zmniejszyć wydatki, poprawić rentowność i zwiększyć efektywność operacyjną działu finansowego. ProcessMind wskazuje kosztowne warianty procesu i pętle poprawek, które podnoszą koszty obsługi faktur w SAP S/4HANA. Pokazuje nieefektywności i możliwości automatyzacji, co pozwala zaplanować konkretne działania obniżające koszty i mierzyć oszczędności na każdej fakturze.

Celem jest budowanie dobrych i stabilnych relacji z dostawcami poprzez terminowe i prawidłowe płatności. Dobre relacje mogą przełożyć się na korzystniejsze warunki, lepszą obsługę i stabilniejsze dostawy, wspierając długofalowy rozwój firmy i ciągłość operacji. ProcessMind wskazuje przyczyny opóźnień w płatnościach i problemów z komunikacją w procesie Purchase to Pay - Invoice Processing w SAP S/4HANA. Pomaga usprawnić realizację płatności i wcześniej rozwiązywać problemy, co sprzyja budowaniu zaufania i poprawie relacji z dostawcami.

6 kroków do usprawnienia procesu Purchase to Pay - Invoice Processing

Pobierz szablon

Wyeksportuj dane

Prześlij zbiór danych

Przeanalizuj proces

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj proces

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz przygotowany szablon Excel do ekstrakcji danych o obsłudze faktur w SAP S/4HANA. Dzięki niemu dane będą miały odpowiednią strukturę.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Ustandaryzowany szablon zapewnia spójność danych, ułatwia ich ekstrakcję i przygotowuje je do rzetelnej analizy.

Oczekiwany rezultat

Ustrukturyzowany szablon Excel, który ułatwia ekstrakcję danych z SAP S/4HANA.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Odkryj ukryte możliwości usprawnienia obsługi faktur

ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg obsługi faktur w SAP S/4HANA za pomocą wizualizacji. Pozwala wskazać opóźnienia, wykryć ryzyko niezgodności i znaleźć obszary, które można zautomatyzować, aby zwiększyć efektywność.

Wizualizacja pełnego przebiegu obsługi faktur
Wykrywanie opóźnień w akceptacji i wąskich gardeł
Wykrywanie ryzyka niezgodności i błędów ręcznych
Usprawnienie workflow, aby płatności były realizowane w terminie

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE WYNIKI

Jakie wyniki osiągają organizacje w obsłudze faktur

Nasze rozwiązanie process mining dla procesu Purchase to Pay, skoncentrowane na obsłudze faktur, wskazuje wąskie gardła i nieefektywności w SAP S/4HANA. Poniżej przedstawiono konkretne korzyści, które organizacje zwykle osiągają dzięki optymalizacji procesu opartej na danych.

0 %

Szybsza akceptacja

Średnie skrócenie czasu akceptacji

Wskaż i usuń wąskie gardła w workflow akceptacji faktur. Dzięki temu faktury krócej czekają na akceptację, a cały cykl płatności ulega skróceniu.

0 %

Mniej problemów z dopasowaniem

Spadek odsetka rozbieżności

Wykryj przyczyny rozbieżności przy dopasowywaniu faktur do zamówień zakupu lub potwierdzeń przyjęcia towaru. Pozwoli to ograniczyć ręczne poprawki i wyjątki oraz zwiększyć odsetek prawidłowych dopasowań za pierwszym razem.

0 %

Większy zakres automatyzacji

Wzrost udziału automatycznej obsługi

Zautomatyzuj rutynowe zadania związane z obsługą faktur. Pracownicy zespołu ds. zobowiązań będą mogli poświęcić mniej czasu na ręczne wprowadzanie danych i uzgadnianie, a więcej na zadania o większej wartości.

0 %

Większa zgodność

Poprawa zgodności procesu z zasadami

Uzyskaj jasny obraz odstępstw od procesu i ścieżek obsługi faktur niezgodnych z zasadami. Ułatwi to wzmocnienie kontroli wewnętrznej i zapewnienie zgodności z politykami firmy oraz wymogami regulacyjnymi.

0 %

Niższy koszt obsługi

Średni spadek kosztu obsługi faktury

Usprawnij cały proces od otrzymania faktury do zapłaty, eliminując nieefektywności, ograniczając poprawki i lepiej wykorzystując zasoby. Pozwoli to znacząco obniżyć średni koszt obsługi każdej faktury.

Wyniki zależą od złożoności procesu, konfiguracji systemu i jakości danych. Podane wartości odzwierciedlają typowe usprawnienia zaobserwowane w różnych wdrożeniach.

Zalecane dane

Zacznij od najważniejszych atrybutów i działań, a następnie w razie potrzeby rozszerz zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator dokumentu faktury od dostawcy, który służy jako główny identyfikator sprawy w procesie.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator łączący wszystkie powiązane zdarzenia i umożliwiający prześledzenie całego cyklu życia faktury w systemie.

Identyfikator użytkownika SAP, który wykonał daną czynność. Może to być osoba lub system.

Dlaczego to ważne

Przypisuje czynności w procesie do konkretnych użytkowników lub kont systemowych, umożliwiając analizę obciążenia, porównanie wyników i wykrywanie automatyzacji.

Jednostka organizacyjna reprezentująca prawnie niezależną spółkę, dla której sporządza się sprawozdania finansowe.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział i porównanie wyników obsługi faktur w różnych podmiotach prawnych i lokalizacjach geograficznych firmy.

Unikalny identyfikator dostawcy, który wystawił fakturę.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników procesu według dostawcy, co pomaga wykrywać powtarzające się problemy, zarządzać relacjami i oceniać kwestie związane z dostawcami.

Łączna kwota brutto faktury w walucie lokalnej kodu spółki.

Dlaczego to ważne

Dostarcza kontekstu finansowego do analizy procesu według wartości pieniężnej, na przykład pozwala sprawdzić, czy faktury o wysokiej wartości są obsługiwane inaczej.

Data, do której należy opłacić fakturę, aby uniknąć opóźnienia.

Dlaczego to ważne

To podstawowy punkt odniesienia przy ocenie terminowości płatności. Ma to znaczenie dla utrzymania dobrych relacji z dostawcami i uniknięcia opłat za opóźnienia.

Kod określający rodzaj dokumentu księgowego, na przykład fakturę od dostawcy lub notę uznaniową.

Dlaczego to ważne

Pomaga rozróżniać rodzaje transakcji finansowych, takie jak standardowe faktury i noty uznaniowe, które często przebiegają różnymi ścieżkami.

Kod wskazujący przyczynę blokady płatności za fakturę.

Dlaczego to ważne

Wskazuje konkretną przyczynę blokady płatności, umożliwiając ukierunkowaną analizę, która pomaga ograniczyć opóźnienia i zwiększyć odsetek spraw załatwianych poprawnie za pierwszym razem.

Numer zamówienia zakupu powiązanego z fakturą.

Dlaczego to ważne

Łączy fakturę z procesem zakupowym, co ma znaczenie przy analizie rozbieżności w uzgadnianiu i zgodności z zamówieniami zakupu.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To pierwsze zdarzenie, które oznacza utworzenie dokumentu faktury w SAP. Można je zarejestrować w chwili zapisania przez użytkownika nowego dokumentu, który może mieć status wstępnie wprowadzony lub niezaksięgowany.

Dlaczego to ważne

To zdarzenie rozpoczyna cykl obsługi faktury. Pomiar czasu od tego momentu do kolejnych zdarzeń jest niezbędny do określenia całkowitego czasu obsługi.

To zdarzenie oznacza, że faktura została zaakceptowana przez uprawnioną osobę. Rejestruje się je po pomyślnym zakończeniu workflow akceptacji lub ustawieniu wskaźnika zwolnienia.

Dlaczego to ważne

To ważny etap, po którym faktura może zostać opłacona. Opóźnienia w akceptacji często tworzą wąskie gardło. Monitorowanie tego zdarzenia pomaga wskazać osoby lub etapy procesu, które spowalniają obsługę.

To ważne zdarzenie finansowe, w którym wstępnie wprowadzona lub zaakceptowana faktura zostaje formalnie zaksięgowana w księdze głównej. W ten sposób zobowiązanie wobec dostawcy zostaje ujęte w księgach.

Dlaczego to ważne

Zaksięgowanie to ważny etap, który oddziela wprowadzanie i zatwierdzanie danych od rozliczenia finansowego. Czas od utworzenia faktury do jej zaksięgowania jest miarą sprawności wewnętrznego przetwarzania.

To ostatnia czynność w standardowym procesie. Płatność zostaje zrealizowana, a faktura rozliczona. Oznacza to, że środki zostały przekazane dostawcy.

Dlaczego to ważne

To koniec cyklu życia faktury w procesie P2P. Ten etap jest niezbędny do obliczenia całkowitego czasu realizacji procesu oraz oceny terminowości płatności względem terminu płatności.

Czynność oznaczająca odwrócenie wcześniej zaksięgowanego dokumentu faktury. W przypadku błędnej faktury jest to zdarzenie końcowe, po którym często wprowadza się poprawną fakturę.

Dlaczego to ważne

Odwrócenia wskazują na poważne błędy, których nie wykryto na wcześniejszych etapach procesu. Śledzenie ich częstotliwości i przyczyn źródłowych jest niezbędne, by usprawniać proces i ograniczać nieścisłości finansowe.

FAQ

Często zadawane pytania

Jak process mining może konkretnie usprawnić proces Purchase to Pay, Invoice Processing w SAP S/4HANA?

Process mining analizuje rzeczywiste etapy obsługi faktur i wskazuje wąskie gardła, takie jak opóźnienia w akceptacji czy częste rozbieżności przy dopasowywaniu. Pokazuje cały przebieg procesu i pomaga znaleźć przyczyny nieefektywności. Dzięki tym informacjom można wprowadzić ukierunkowane usprawnienia, skrócić czas obsługi i lepiej rozdzielić zasoby.

Jakich danych z SAP S/4HANA potrzebujemy do analizy process mining procesu obsługi faktur?

Do analizy process mining obsługi faktur potrzebne są przede wszystkim dane z dziennika zdarzeń. Obejmują one numer faktury, opis czynności, jej timestamp oraz użytkownika, który ją wykonał. W SAP S/4HANA przydatne są zwykle tabele dotyczące dokumentów faktur, dokumentów księgowych i dzienników workflow.

Jak wyodrębnia się dane z SAP S/4HANA na potrzeby process mining?

Dane można wyodrębnić za pomocą standardowych narzędzi SAP, takich jak raporty ABAP, SAP Query lub interfejsy hurtowni danych. Sprawny i bezpieczny transfer danych mogą też ułatwić specjalne konektory dostawców oprogramowania process mining. Należy zadbać o to, by wyodrębnione dane prawidłowo odzwierciedlały strukturę dziennika zdarzeń.

Jakich typowych wyników lub usprawnień można oczekiwać po zastosowaniu process mining w obsłudze faktur?

Można skrócić czas akceptacji faktur i ograniczyć liczbę blokad płatności, co ułatwia terminowe regulowanie należności wobec dostawców. Process mining pomaga zmniejszyć nakład pracy ręcznej i koszty obsługi oraz wskazuje możliwości automatyzacji. W efekcie można poprawić relacje z dostawcami i lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi.

Czy wdrożenie process mining w obsłudze faktur zakłóci bieżące operacje SAP S/4HANA?

Nie. Process mining to zazwyczaj nieinwazyjna analiza. Dane są zwykle wyodrębniane partiami lub replikowane, bez bezpośredniego wpływu na działający system transakcyjny. Analiza odbywa się na osobnej platformie, więc nie zakłóca codziennych operacji ani wydajności systemu.

Jakie są podstawowe wymagania techniczne, aby rozpocząć process mining obsługi faktur w SAP S/4HANA?

Potrzebny jest dostęp do odpowiednich tabel SAP S/4HANA oraz uprawnienia systemowe umożliwiające wyodrębnianie danych. Niezbędna jest również platforma process mining, lokalna lub chmurowa, która może wczytywać i analizować wyodrębnione dane z dziennika zdarzeń.

Ile zwykle trwa wstępna analiza process mining obsługi faktur?

Wstępna konfiguracja i ekstrakcja danych mogą potrwać kilka tygodni, zależnie od ilości i złożoności danych. Kolejny etap, czyli analiza i przygotowanie wniosków, zajmuje zwykle od dwóch do czterech tygodni. Pierwszych informacji przydatnych do działania można się spodziewać w ciągu czterech do ośmiu tygodni od rozpoczęcia projektu.

Czy process mining pomaga zapewnić zgodność i wykrywać odstępstwa od zasad w obsłudze faktur?

Tak. Process mining dobrze sprawdza się w monitorowaniu zgodności. Pokazuje każdy etap obsługi faktury, dzięki czemu można porównać rzeczywisty przebieg procesu z ustalonymi regułami i politykami. Pomaga wykryć działania niezgodne z zasadami lub odstępstwa, takie jak nieuprawnione akceptacje czy pominięte etapy, oraz określić, jak często występują.

Zoptymalizuj obsługę faktur P2P w SAP S/4HANA

Wskaż wąskie gardła i skróć cykl obsługi faktur o 30% lub więcej.

Rozpocznij okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje kilka minut.