> Perbaikan proses berkelanjutan > Pemrosesan faktur Procure to Pay > SAP S/4HANA

Tingkatkan proses Purchase to Pay untuk pemrosesan faktur

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan pemrosesan faktur di SAP S/4HANA.
Tingkatkan proses Purchase to Pay untuk pemrosesan faktur
Pemrosesan faktur Procure to Pay
SAP S/4HANA

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(11)Target(11)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Tingkatkan pemrosesan faktur di SAP S/4HANA

Platform kami membantu Anda menemukan inefisiensi utama yang berdampak pada operasional. Temukan keterlambatan persetujuan, risiko kepatuhan, dan kesalahan manual yang tersembunyi dalam proses Anda. Identifikasi hambatan dan sederhanakan alur kerja agar proses lebih efisien dan pembayaran dilakukan tepat waktu.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa pemrosesan faktur Procure to Pay di SAP S/4HANA perlu ditingkatkan

Pemrosesan faktur yang efisien menjadi dasar proses Procure to Pay, atau P2P, yang berjalan baik. Di SAP S/4HANA, tahap penting ini mengubah tagihan vendor menjadi kewajiban keuangan perusahaan, lalu menjadi pembayaran. Namun, sistem ERP modern seperti SAP S/4HANA pun tidak menghilangkan kerumitan dalam pemrosesan faktur. Proses ini masih melibatkan entri data manual, workflow persetujuan yang rumit, penanganan pengecualian, serta kebutuhan untuk mematuhi peraturan keuangan dan kebijakan internal. Inefisiensi dapat menimbulkan kerugian finansial, seperti denda keterlambatan, hilangnya diskon pembayaran awal, dan biaya operasional tambahan akibat pengerjaan ulang. Pemrosesan faktur yang lambat juga dapat merusak hubungan dengan vendor, menghambat pengelolaan arus kas, dan meningkatkan risiko kepatuhan. Karena itu, memahami cara kerja operasional ini dan cara meningkatkan pemrosesan faktur Procure to Pay penting bagi kinerja bisnis jangka panjang.

Cara process mining membantu meningkatkan pemrosesan faktur SAP S/4HANA

Process mining menganalisis pemrosesan faktur Procure to Pay secara objektif berdasarkan data langsung dari sistem SAP S/4HANA Anda. Dengan memanfaatkan log peristiwa dari tabel inti SAP seperti BKPF, BSEG, dan ACDOCA, process mining menyusun perjalanan setiap faktur dari awal hingga akhir. Anda dapat melihat berbagai variasi proses, termasuk penyimpangan dari alur yang diharapkan, bukan hanya laporan standar atau hasil dari alat BI. Temukan lokasi hambatan secara tepat, misalnya pada tahap persetujuan tertentu, ketidaksesuaian pencocokan, atau alasan blokir pembayaran yang memperpanjang waktu siklus pemrosesan faktur. Teknologi ini mengukur durasi setiap aktivitas sehingga Anda dapat menemukan penyebab utama keterlambatan dan pengerjaan ulang. Dengan melihat alur yang sebenarnya, Anda memahami bagaimana faktur diproses, bukan hanya bagaimana seharusnya proses berjalan.

Area utama untuk meningkatkan pemrosesan faktur

Process mining pada data faktur SAP S/4HANA dapat mengungkap beberapa peluang penting untuk perbaikan:

  • Temukan dan atasi hambatan: Ketahui langkah atau sumber daya yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Dengan begitu, Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat untuk memangkas waktu siklus pemrosesan faktur Procure to Pay.
  • Kepatuhan dan manajemen risiko: Temukan faktur yang menyimpang dari hierarki persetujuan atau kebijakan yang berlaku. Penyimpangan ini dapat menandakan risiko penipuan atau ketidakpatuhan. Analisis juga penanganan blokir pembayaran dan dampaknya terhadap ketepatan waktu pembayaran.
  • Peluang otomatisasi: Temukan tugas manual berulang, seperti entri data atau pencocokan tertentu, yang berpotensi diotomatisasi dengan teknologi seperti Robotic Process Automation (RPA) atau fitur SAP yang lebih baik.
  • Hubungan dengan vendor: Pembayaran tepat waktu dapat memperkuat hubungan dengan vendor, membuka peluang untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik, dan menghindari denda keterlambatan.
  • Optimalisasi modal kerja: Percepat pemrosesan faktur dan manfaatkan diskon pembayaran awal untuk mengelola arus kas dengan lebih baik dan menjaga kesehatan keuangan organisasi.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi proses

Dengan berfokus pada optimalisasi pemrosesan faktur Procure to Pay di SAP S/4HANA, Anda dapat memperoleh manfaat yang nyata dan terukur. Waktu siklus rata-rata pemrosesan faktur dapat berkurang, begitu pula biaya operasional berkat berkurangnya pekerjaan manual dan pengerjaan ulang. Kepatuhan dan kemudahan audit meningkat, penyimpangan proses berkurang, dan kontrol keuangan menjadi lebih jelas. Anda juga dapat meningkatkan kepuasan vendor, mengelola arus kas dengan lebih baik, dan mengoptimalkan modal kerja. Pada akhirnya, process mining membantu mengubah pemrosesan faktur dari pusat biaya menjadi operasional yang efisien dan ramping, sekaligus mendukung tujuan bisnis strategis dan meningkatkan transparansi proses P2P di SAP S/4HANA.

Mulai mengoptimalkan proses faktur

Anda tidak perlu keahlian process mining yang mendalam untuk mulai meningkatkan pemrosesan faktur Procure to Pay di SAP S/4HANA. Solusi ini memandu analisis dan memberikan wawasan yang jelas serta bisa langsung ditindaklanjuti, tanpa pemodelan data atau skrip yang rumit. Gunakan data untuk mengambil keputusan dan maksimalkan potensi operasional P2P di SAP S/4HANA. Mulai tingkatkan efisiensi, kepatuhan, dan efektivitas biaya pemrosesan faktur Anda.

Pemrosesan faktur Procure to Pay Manajemen faktur Utang usaha Tim utang usaha Pemrosesan pembayaran Optimalisasi workflow Compliance Pembayaran vendor Procure to Pay P2P Manajemen pemasok Pencocokan faktur

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Faktur sering tertahan dalam antrean persetujuan sehingga pembayaran terlambat diproses. Hambatan ini dapat merenggangkan hubungan dengan vendor, membuat perusahaan kehilangan diskon pembayaran awal, bahkan menimbulkan denda keterlambatan. Dampaknya terasa langsung pada laba dan efisiensi operasional pemrosesan faktur Procure to Pay di SAP S/4HANA. ProcessMind menunjukkan dengan tepat di mana dan mengapa persetujuan tertahan, termasuk pemberi persetujuan atau tahap yang menyebabkan hambatan. Dengan menampilkan workflow persetujuan, ProcessMind membantu menyederhanakan proses, memangkas waktu siklus, serta memastikan faktur disetujui dan dibayar tepat waktu.

Ketidaksesuaian antara faktur, pesanan pembelian, dan penerimaan barang sering kali perlu diselesaikan secara manual. Pengerjaan ulang ini menyita waktu, menambah biaya operasional, dan memperlambat seluruh siklus pemrosesan faktur Procure to Pay di SAP S/4HANA. Akibatnya, proses menjadi tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan. ProcessMind menunjukkan seberapa sering ketidaksesuaian pencocokan terjadi, apa penyebabnya, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Anda dapat menemukan akar masalah, seperti kesalahan entri data atau informasi pesanan pembelian yang tidak akurat, lalu melakukan perbaikan terarah untuk mengurangi pengerjaan ulang manual dan mempercepat pemrosesan faktur.

Banyak tahap pemrosesan faktur, mulai dari entri data hingga penanganan pengecualian, masih mengandalkan pekerjaan manual. Cara ini rentan terhadap kesalahan, memperlambat penyelesaian pekerjaan, dan meningkatkan biaya per faktur. Ketergantungan pada pekerjaan manual juga menghambat otomatisasi dan perluasan proses pemrosesan faktur Procure to Pay di SAP S/4HANA. ProcessMind mengukur aktivitas manual dan menemukan jalur pengecualian yang sering terjadi, sehingga Anda dapat melihat peluang otomatisasi. Anda juga dapat mengetahui bagian proses yang paling banyak menyita waktu pengguna, lalu menyederhanakan workflow dan mengurangi beban operasional.

Faktur terkadang diproses tanpa mengikuti kebijakan internal atau persyaratan peraturan, misalnya tanpa persetujuan yang diperlukan atau dengan melewati prosedur standar. Kesenjangan kepatuhan ini menimbulkan risiko audit, dapat berujung pada sanksi finansial, dan membuka peluang penipuan dalam pemrosesan faktur Procure to Pay di SAP S/4HANA. ProcessMind mendeteksi penyimpangan dari alur proses yang ditetapkan, termasuk faktur yang melewati tahap penting atau mendapat persetujuan tanpa wewenang. Dengan begitu, perusahaan dapat menegakkan kebijakan, memperkuat kontrol internal, dan memastikan tata kelola dipatuhi.

Banyak faktur sering terkena blokir pembayaran sehingga pembayaran kepada vendor tertunda. Blokir ini biasanya perlu diperiksa dan dibuka secara manual. Akibatnya, siklus pembayaran menjadi lebih lama, hubungan dengan vendor terganggu, dan perusahaan berisiko terkena denda keterlambatan pembayaran dalam proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. ProcessMind menganalisis penyebab blokir pembayaran dan waktu yang diperlukan untuk mengatasinya. Analisis ini membantu menemukan pemicu yang umum serta proses penyelesaian yang kurang efisien. Dengan memahami pola tersebut, organisasi dapat mencegah blokir atau mempercepat pembukaannya, sehingga arus kas dan kepuasan vendor meningkat.

Tanpa gambaran yang jelas dan terkini tentang perjalanan faktur, mulai dari penerimaan hingga pembayaran, sulit untuk menemukan hambatan atau memahami kinerja proses secara keseluruhan. Kurangnya transparansi ini menghambat penyelesaian masalah secara proaktif, perkiraan yang akurat, dan pengelolaan proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. ProcessMind menyajikan visualisasi berbasis data untuk seluruh siklus hidup setiap faktur, sehingga pelaksanaan proses yang sebenarnya terlihat jelas. Gambaran menyeluruh ini membantu pemangku kepentingan menemukan keterlambatan dengan cepat, memantau indikator kinerja utama, dan mengambil keputusan yang tepat untuk memperbaiki proses.

Waktu yang dibutuhkan untuk memproses faktur, sejak diterima hingga pembayaran akhir, terlalu lama. Siklus yang panjang membuat organisasi sulit memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal, mengurangi modal kerja, dan menimbulkan inefisiensi operasional dalam proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. ProcessMind mengukur waktu siklus dari awal hingga akhir untuk semua faktur dan menunjukkan aktivitas serta serah terima yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Dengan mengetahui bagian proses yang menyita waktu, organisasi dapat mengambil tindakan terarah untuk mempercepat proses dan memanfaatkan penghematan dari pembayaran lebih awal.

Jadwal pembayaran faktur yang tidak konsisten dan sulit diprediksi menyulitkan perkiraan arus kas yang akurat. Hal ini berdampak pada perencanaan keuangan dan optimalisasi modal kerja. Waktu pembayaran yang tidak menentu dapat menimbulkan masalah likuiditas dan menghambat keputusan keuangan strategis dalam proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. ProcessMind memberikan gambaran tentang pola pembayaran, memperkirakan tanggal pembayaran berikutnya berdasarkan data proses historis, dan menunjukkan faktor yang menyebabkan variasi. Perkiraan yang lebih baik ini membantu organisasi mengelola arus kas dan menyusun proyeksi keuangan dengan lebih akurat.

Sumber daya di tim utang usaha mungkin tidak terbagi secara optimal. Akibatnya, sebagian anggota tim kewalahan dengan tugas, sementara yang lain belum dimanfaatkan sepenuhnya. Ketimpangan ini menurunkan produktivitas tim, meningkatkan risiko kelelahan, dan membuat alur Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA kurang efisien. ProcessMind menganalisis pembagian beban kerja berdasarkan peran dan individu yang terlibat dalam pemrosesan faktur, lalu menunjukkan hambatan akibat alokasi sumber daya yang tidak merata. Manajer dapat menggunakan informasi ini untuk menyeimbangkan tugas, meningkatkan efisiensi tim, dan mengoptimalkan jumlah staf.

Biaya gabungan untuk entri data manual, penanganan pengecualian, beberapa tahap persetujuan, dan perbaikan kesalahan membuat pemrosesan setiap transaksi faktur menjadi mahal. Biaya tersembunyi ini mengurangi profitabilitas dan membuat proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA kurang efisien. ProcessMind menunjukkan aktivitas dan pengulangan kerja yang meningkatkan biaya pemrosesan, sekaligus mengukur dampak inefisiensinya. Dengan mengetahui sumber biaya tersebut, organisasi dapat menentukan bagian yang perlu diotomatisasi atau dirancang ulang untuk mengurangi pengeluaran operasional secara signifikan.

Keterlambatan pembayaran faktur yang terus terjadi akibat inefisiensi proses internal dapat merusak hubungan penting dengan vendor. Selain merenggangkan kemitraan, hal ini dapat membuat vendor menawarkan persyaratan yang kurang menguntungkan, menurunkan kualitas layanan, atau enggan memprioritaskan organisasi di kemudian hari. Dampaknya terasa pada proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. ProcessMind menunjukkan ketepatan waktu pembayaran untuk setiap vendor dan menemukan penyebab keterlambatan, seperti persetujuan yang tertunda atau blokir pembayaran yang belum diselesaikan. Informasi ini membantu organisasi mengatasi masalah mendasar, membayar tepat waktu, dan membangun kemitraan yang lebih kuat serta dapat diandalkan.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Tujuan ini adalah mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui faktur setelah diterima. Persetujuan yang lebih cepat memungkinkan pembayaran dilakukan lebih awal, mencegah denda keterlambatan, dan memperbaiki arus kas. Proses ini juga mengurangi tindak lanjut manual sehingga kapasitas tim utang usaha dapat digunakan untuk pekerjaan lain. ProcessMind memetakan alur kerja Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA dan menemukan hambatan dalam jalur persetujuan. ProcessMind menunjukkan pemberi persetujuan atau tahapan yang menyebabkan keterlambatan, sehingga organisasi dapat merancang ulang proses secara terarah dan mengotomatisasi persetujuan rutin. Waktu siklus berpotensi berkurang 30-50%.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan kesalahan saat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian atau bukti penerimaan barang. Ketidaksesuaian yang lebih sedikit berarti tim utang usaha perlu melakukan lebih sedikit penanganan manual dan pengulangan kerja. Hasilnya, pemrosesan lebih efisien dan akurat, serta pembayaran sesuai dengan barang dan jasa yang diterima. ProcessMind dapat menemukan penyebab utama masalah pencocokan di SAP S/4HANA dengan menganalisis seberapa sering dan di bagian mana ketidaksesuaian terjadi dalam proses Purchase to Pay. ProcessMind dapat menunjukkan vendor, jenis dokumen, atau langkah manual tertentu yang memicu kesalahan. Organisasi dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran atau menyesuaikan aturan sistem untuk mengurangi masalah tersebut secara signifikan.

Tujuannya adalah mengurangi pekerjaan manual untuk menangani faktur standar, sehingga staf dapat berfokus pada pengecualian dan pekerjaan yang memberi nilai tambah. Otomatisasi langkah berulang seperti pengambilan data, pengodean, dan pencocokan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manusia, dan mempercepat seluruh siklus hidup faktur. ProcessMind menemukan tugas yang berulang, bervolume tinggi, dan berkompleksitas rendah dalam proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. Dengan mengungkap pola dan variasi yang umum, ProcessMind membantu menentukan tugas yang cocok untuk otomatisasi proses robotik (RPA) atau otomatisasi cerdas, sehingga titik penanganan manual dapat dikurangi secara signifikan.

Tujuan ini memastikan seluruh pemrosesan faktur mengikuti kebijakan internal, persyaratan peraturan, dan perjanjian kontrak. Kepatuhan mengurangi risiko keuangan, mencegah denda, dan membantu organisasi selalu siap menghadapi audit. Kepatuhan juga memperkuat pengendalian internal dan mendorong operasional keuangan yang transparan. ProcessMind secara otomatis membandingkan alur pemrosesan faktur yang sebenarnya di SAP S/4HANA dengan model kepatuhan dan aturan bisnis yang telah ditetapkan. ProcessMind menunjukkan setiap penyimpangan, seperti pembayaran tanpa persetujuan atau langkah validasi yang terlewat. Dengan begitu, organisasi dapat segera melakukan perbaikan dan terus memantau kepatuhan dalam proses Purchase to Pay.

Mengurangi jumlah faktur yang diblokir pembayarannya akan menyederhanakan proses pembayaran dan membantu memastikan vendor dibayar tepat waktu. Langkah ini mencegah keterlambatan dan potensi denda, serta memperbaiki hubungan dengan pemasok. Beban administrasi untuk menyelesaikan faktur yang diblokir juga berkurang. ProcessMind memvisualisasikan semua kejadian pemblokiran faktur di SAP S/4HANA, lalu menunjukkan penyebab umum dan langkah yang terjadi sebelum blokir. ProcessMind mengungkap hambatan dan variasi proses yang memicu blokir, sehingga organisasi dapat mengambil tindakan lebih awal dan menyesuaikan proses untuk mengurangi frekuensinya dalam alur Purchase to Pay.

Visibilitas menyeluruh atas siklus Purchase to Pay - Invoice Processing penting untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Organisasi perlu memahami setiap langkah yang dilalui faktur, mulai dari penerimaan hingga pembayaran, agar dapat menemukan inefisiensi, celah kepatuhan, dan peluang perbaikan. Gambaran ini memberi pemangku kepentingan informasi yang dapat ditindaklanjuti. ProcessMind secara otomatis menyusun kembali perjalanan setiap faktur dari awal hingga akhir di SAP S/4HANA, sehingga organisasi mendapat gambaran objektif dan terkini tentang pelaksanaan proses yang sebenarnya. ProcessMind menunjukkan semua variasi, pengulangan kerja, dan keterlambatan tersembunyi, sehingga operasional terlihat lebih jelas.

Tujuan ini adalah mengurangi secara signifikan waktu sejak faktur diterima hingga pembayaran akhir. Siklus yang lebih singkat membuat arus kas lebih mudah diprediksi dan membantu organisasi memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal. Dampaknya terasa langsung pada laba dan hubungan dengan vendor. Waktu siklus juga menjadi indikator penting efisiensi tim utang usaha. ProcessMind memetakan seluruh perjalanan Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA dan mengukur durasi setiap aktivitas serta serah terima dengan tepat. ProcessMind menunjukkan jalur kritis dan peluang untuk menghapus langkah yang tidak memberi nilai tambah, sehingga proses lebih lancar dan waktu siklus keseluruhan lebih singkat.

Tujuannya adalah mengatur waktu pembayaran keluar dengan lebih efektif, agar kas tersedia saat dibutuhkan dan dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Pengelolaan modal kerja yang lebih baik meningkatkan likuiditas, mengurangi biaya pinjaman, dan mendukung investasi strategis, sehingga kondisi keuangan organisasi lebih sehat. ProcessMind memberikan gambaran tentang perilaku pembayaran dan membuat perkiraan berdasarkan data historis pemrosesan faktur di SAP S/4HANA. Dengan menunjukkan pola pembayaran yang sebenarnya dan waktu tunggu dalam proses Purchase to Pay, ProcessMind membantu organisasi menyusun proyeksi arus kas dan jadwal pembayaran yang lebih akurat.

Tujuan ini adalah memastikan staf utang usaha bekerja secara efisien, dengan waktu menganggur yang minimal dan produktivitas yang optimal. Alokasi sumber daya yang tepat mencegah hambatan, mengurangi lembur, dan memberi tim lebih banyak waktu untuk tugas bernilai tinggi. Hasilnya, kinerja departemen utang usaha meningkat. ProcessMind menganalisis keterlibatan sumber daya di setiap langkah Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. ProcessMind menemukan bagian yang kelebihan atau kekurangan sumber daya dan menunjukkan ketimpangan beban kerja. Manajer dapat menggunakan informasi ini untuk membagi ulang tugas atau melatih staf lintas fungsi agar alur kerja lebih seimbang dan produktif.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan biaya untuk menangani dan memproses setiap faktur vendor. Dengan mengurangi pekerjaan manual, pengulangan kerja, dan keterlambatan, organisasi dapat menghemat biaya secara signifikan. Hal ini meningkatkan profitabilitas dan efisiensi operasional departemen keuangan. ProcessMind menemukan variasi proses yang mahal dan pengulangan kerja yang meningkatkan biaya dalam proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. Dengan menunjukkan inefisiensi dan peluang otomatisasi, ProcessMind membantu organisasi menjalankan inisiatif pengurangan biaya yang terarah dan menghemat biaya untuk setiap transaksi faktur.

Salah satu tujuan utama adalah membangun hubungan yang positif dan dapat diandalkan dengan vendor melalui pembayaran yang tepat waktu dan akurat. Hubungan yang kuat dapat menghasilkan persyaratan yang lebih baik, layanan yang lebih baik, dan rantai pasok yang lebih stabil. Semua ini mendukung keberhasilan bisnis dan kelancaran operasional dalam jangka panjang. ProcessMind menemukan penyebab utama keterlambatan pembayaran dan terputusnya komunikasi dalam proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP S/4HANA. Dengan membantu organisasi menyederhanakan pelaksanaan pembayaran dan menangani masalah lebih awal, ProcessMind mendukung upaya membangun kepercayaan dan meningkatkan kepuasan vendor.

6 langkah perbaikan untuk Purchase to Pay - Invoice Processing

1
Unduh templat
2
Ekspor data Anda
3
Unggah kumpulan data Anda
4
Analisis proses Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau proses Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Unduh templat ekstraksi data Excel yang telah disiapkan untuk P2P Invoice Processing di SAP S/4HANA. Templat ini membantu memastikan struktur data Anda sesuai.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat standar menjaga konsistensi data, menyederhanakan proses ekstraksi, dan menyiapkan informasi Anda untuk dianalisis secara akurat.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel terstruktur yang siap memandu ekstraksi data dari SAP S/4HANA.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan peluang efisiensi tersembunyi dalam proses faktur

ProcessMind menampilkan alur pemrosesan faktur yang sebenarnya di SAP S/4HANA melalui visualisasi. Temukan keterlambatan, identifikasi risiko kepatuhan, dan cari peluang otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi secara signifikan.
  • Visualisasikan alur faktur dari awal hingga akhir
  • Temukan keterlambatan persetujuan dan hambatan
  • Deteksi risiko kepatuhan dan kesalahan manual
  • Sederhanakan alur kerja agar pembayaran tepat waktu
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Hasil yang dicapai organisasi dalam pemrosesan faktur

Solusi process mining kami untuk Purchase to Pay, yang berfokus pada pemrosesan faktur, menemukan hambatan dan inefisiensi di sistem SAP S/4HANA Anda. Hasil berikut menunjukkan manfaat nyata yang biasanya diperoleh organisasi melalui optimalisasi proses berbasis data.

0 %
Persetujuan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Temukan dan atasi hambatan dalam alur kerja persetujuan faktur. Dengan begitu, waktu tunggu faktur untuk disetujui berkurang secara signifikan dan siklus pembayaran keseluruhan menjadi lebih cepat.
0 %
Lebih sedikit masalah pencocokan

Penurunan tingkat ketidaksesuaian

Temukan penyebab utama ketidaksesuaian saat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian atau bukti penerimaan barang. Hasilnya, pengulangan kerja manual dan pengecualian berkurang secara signifikan, sementara tingkat pencocokan yang benar pada percobaan pertama meningkat.
0 %
Tingkatkan otomatisasi

Peningkatan pemrosesan otomatis

Otomatisasi tugas rutin pemrosesan faktur mengurangi entri data dan rekonsiliasi manual bagi staf utang usaha, sehingga mereka dapat berfokus pada pekerjaan strategis yang memberi nilai tambah.
0 %
Kepatuhan meningkat

Peningkatan kepatuhan terhadap proses

Dapatkan gambaran yang jelas tentang penyimpangan proses dan alur faktur yang tidak patuh. Informasi ini membantu memperkuat pengendalian internal dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan serta persyaratan peraturan.
0 %
Biaya pemrosesan lebih rendah

Rata-rata pengurangan biaya per faktur

Optimalkan seluruh proses faktur hingga pembayaran dengan menghilangkan inefisiensi, mengurangi pengulangan kerja, dan meningkatkan pemanfaatan sumber daya. Hasilnya, rata-rata biaya pemrosesan setiap faktur turun secara signifikan.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses, konfigurasi sistem, dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk dokumen faktur vendor yang berfungsi sebagai pengenal kasus utama dalam proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi kunci untuk menghubungkan semua peristiwa terkait dan melacak seluruh siklus faktur di dalam sistem.

ID pengguna SAP milik orang atau sistem yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengaitkan aktivitas proses dengan pengguna atau akun sistem tertentu, sehingga beban kerja dan kinerja dapat dianalisis serta otomatisasi dapat dideteksi.

Unit organisasi yang mewakili perusahaan independen secara hukum dan menyusun laporan keuangan.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan perbandingan kinerja pemrosesan faktur antar badan hukum atau lokasi geografis dalam organisasi.

Pengenal unik vendor yang mengirimkan faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja proses berdasarkan vendor, sehingga pola dapat ditemukan, hubungan dapat dikelola, dan masalah terkait pemasok dapat dinilai.

Jumlah bruto total faktur dalam mata uang lokal kode perusahaan.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi konteks keuangan pada proses dan memungkinkan analisis berdasarkan nilai uang, misalnya untuk mengetahui apakah faktur bernilai tinggi diproses secara berbeda.

Tanggal batas pembayaran faktur agar tidak terlambat.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi patokan utama untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran, yang penting untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan menghindari biaya keterlambatan.

Kode untuk mengelompokkan jenis dokumen akuntansi, seperti faktur vendor atau nota kredit.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu membedakan berbagai transaksi keuangan, seperti faktur standar dan nota kredit, yang sering mengikuti alur proses berbeda.

Kode yang menunjukkan alasan faktur diblokir agar tidak dibayar.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan akar penyebab spesifik blokir pembayaran, sehingga analisis dapat diarahkan untuk mengurangi keterlambatan dan meningkatkan ketepatan sejak awal.

Nomor pesanan pembelian yang terkait dengan faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini menghubungkan faktur dengan proses pengadaan, yang penting untuk menganalisis selisih pencocokan dan kepatuhan terhadap PO.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Ini adalah peristiwa pertama, yang menandai pembuatan dokumen faktur di SAP. Peristiwa ini dapat dicatat saat pengguna menyimpan dokumen faktur baru, baik dalam status parkir maupun sebelum dibukukan.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai dimulainya siklus pemrosesan faktur. Menganalisis waktu dari peristiwa ini hingga peristiwa lainnya penting untuk mengukur keseluruhan waktu pemrosesan.

Aktivitas ini menandakan bahwa faktur telah disetujui oleh pihak yang berwenang. Peristiwa ini dicatat saat alur kerja persetujuan berhasil diselesaikan atau indikator pelepasan ditetapkan.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting yang membuat faktur dapat dibayar. Persetujuan yang tertunda sering menjadi hambatan. Dengan memantau aktivitas ini, organisasi dapat menemukan pemberi persetujuan atau tahapan proses yang lambat.

Ini adalah peristiwa keuangan penting saat faktur yang diparkir atau disetujui resmi dibukukan ke Buku Besar. Tindakan ini mencatat kewajiban kepada vendor.

Mengapa ini penting

Posting menjadi tonggak penting yang memisahkan tahap entri data dan persetujuan dari tahap penyelesaian keuangan. Waktu dari pembuatan faktur hingga posting menjadi ukuran utama efisiensi pemrosesan internal.

Ini adalah aktivitas terakhir dalam proses standar, saat pembayaran dilakukan dan faktur dilunasi. Artinya, dana telah dibayarkan kepada vendor.

Mengapa ini penting

Peristiwa ini menandai akhir siklus faktur P2P. Informasi ini penting untuk menghitung total waktu siklus dari awal hingga akhir dan mengukur ketepatan waktu pembayaran berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Aktivitas ini menandakan pembatalan dokumen faktur yang sebelumnya sudah diposting. Ini menjadi peristiwa akhir untuk faktur yang keliru, yang biasanya kemudian dimasukkan kembali dengan benar.

Mengapa ini penting

Pembatalan menunjukkan adanya kesalahan serius yang tidak terdeteksi pada tahap sebelumnya. Melacak frekuensi dan akar penyebabnya penting untuk memperbaiki proses dan mengurangi kesalahan keuangan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining menganalisis langkah pemrosesan faktur yang sebenarnya dan menemukan hambatan, seperti persetujuan yang tertunda atau ketidaksesuaian pencocokan yang sering terjadi. Process mining memperlihatkan alur dari awal hingga akhir dan membantu menemukan penyebab utama inefisiensi. Informasi ini mendukung perbaikan terarah untuk mempersingkat waktu siklus dan mengoptimalkan alokasi sumber daya.

Untuk melakukan process mining pada pemrosesan faktur, Anda terutama memerlukan data log peristiwa. Data ini mencakup nomor faktur, deskripsi aktivitas, waktu aktivitas, dan pengguna yang melakukannya. Tabel SAP S/4HANA yang relevan biasanya mencakup tabel dokumen faktur, dokumen akuntansi, dan log alur kerja.

Data dapat diekstrak menggunakan alat SAP standar seperti laporan ABAP, SAP Query, atau antarmuka data warehouse. Konektor khusus dari penyedia perangkat lunak process mining juga dapat membantu memindahkan data secara efisien dan aman. Pastikan data yang diekstrak mencerminkan struktur log peristiwa dengan akurat.

Anda dapat mengharapkan waktu siklus persetujuan faktur yang lebih singkat dan lebih sedikit blokir pembayaran, sehingga vendor dibayar tepat waktu. Process mining membantu mengurangi pekerjaan manual dan biaya pemrosesan, serta menemukan peluang otomatisasi. Pada akhirnya, hal ini memperkuat hubungan dengan vendor dan mengoptimalkan pengelolaan arus kas.

Tidak. Process mining biasanya menganalisis proses tanpa mengubah sistem yang berjalan. Data umumnya diekstrak secara berkala dalam kelompok atau melalui replikasi, tanpa berdampak langsung pada sistem transaksi aktif. Analisis dilakukan di platform terpisah, sehingga operasional harian dan kinerja sistem tidak terganggu.

Persyaratan teknis utamanya mencakup akses ke tabel SAP S/4HANA yang relevan dan izin sistem yang memadai untuk mengekstrak data. Anda juga memerlukan platform perangkat lunak process mining, baik yang dipasang di lingkungan sendiri maupun berbasis cloud, yang dapat menerima dan menganalisis data log peristiwa hasil ekstraksi.

Tahap penyiapan awal dan ekstraksi data dapat memakan waktu beberapa minggu, bergantung pada volume dan kompleksitas data. Tahap analisis berikutnya, saat informasi mulai dihasilkan, biasanya memerlukan dua hingga empat minggu lagi. Secara keseluruhan, Anda dapat memperoleh informasi yang dapat ditindaklanjuti dalam empat hingga delapan minggu sejak proyek dimulai.

Ya. Process mining sangat berguna untuk memantau kepatuhan. Process mining memvisualisasikan setiap langkah yang dilalui faktur, sehingga Anda dapat membandingkan alur proses yang sebenarnya dengan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan begitu, Anda dapat menemukan aktivitas yang tidak patuh atau penyimpangan, seperti persetujuan tanpa wewenang atau langkah yang terlewat, serta memahami seberapa sering hal itu terjadi.

Optimalkan pemrosesan faktur P2P di SAP S/4HANA sekarang

Temukan hambatan dan kurangi waktu siklus faktur hingga 30% atau lebih.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.