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Ihre Beschaffung zu Zahlung - Rechnungsverarbeitung optimieren

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA.
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Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA für mehr Effizienz optimieren

Unsere Plattform hilft Ihnen, entscheidende Ineffizienzen zu identifizieren, die Ihren Betrieb beeinträchtigen. Decken Sie Genehmigungsverzögerungen, Compliance-Risiken und manuelle Fehler auf, die in Ihren Prozessen verborgen sind. Lokalisieren Sie Engpässe und optimieren Sie Workflows, um eine höhere Effizienz zu erzielen und pünktliche Zahlungen sicherzustellen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum die Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA optimieren?

Eine effiziente Rechnungsverarbeitung ist das Rückgrat eines gesunden Procure-to-Pay (P2P)-Prozesses. Innerhalb von SAP S/4HANA orchestriert diese entscheidende Phase die Umwandlung der Forderung eines Lieferanten in eine finanzielle Verpflichtung des Unternehmens und letztendlich in eine Zahlung. Doch trotz der Komplexität moderner ERP-Systeme wie SAP S/4HANA kämpft die Rechnungsverarbeitung oft mit inhärenten Herausforderungen. Dazu gehören manuelle Datenerfassung, komplizierte Genehmigungs-Workflows, die Bearbeitung von Ausnahmen und die ständige Notwendigkeit, die Einhaltung von Finanzvorschriften und internen Richtlinien sicherzustellen. Ineffizienzen in diesem Bereich können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen, wie z.B. Verzugsgebühren, entgangene Skontoerträge und erhöhte Betriebskosten durch Nacharbeit. Abgesehen von finanziellen Auswirkungen kann eine langsame Rechnungsverarbeitung Lieferantenbeziehungen schädigen, das Cashflow-Management beeinträchtigen und Ihr Unternehmen Compliance-Risiken aussetzen. Eine tiefe Transparenz dieser Vorgänge zu gewinnen, insbesondere wie die Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung verbessert werden kann, ist nicht nur vorteilhaft, sondern essenziell für nachhaltigen Geschäftserfolg.

Wie Process Mining die Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA verbessert

Process Mining bietet eine objektive, datengestützte Perspektive, um Ihre Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung direkt aus Ihrem SAP S/4HANA-System zu analysieren und zu optimieren. Durch die Nutzung von Event Logs aus zentralen SAP-Tabellen wie BKPF, BSEG und ACDOCA rekonstruiert Process Mining den tatsächlichen End-to-End-Verlauf jeder Rechnung. Dies geht über das hinaus, was Standard-Reporting- oder BI-Tools bieten können, und liefert eine dynamische Visualisierung aller Prozessvarianten, einschließlich Abweichungen vom Idealpfad. Sie können präzise identifizieren, wo Engpässe auftreten – wie z.B. spezifische Genehmigungsschritte, Abstimmungsdifferenzen oder Gründe für Zahlungssperren –, die zu einer verlängerten Rechnungsverarbeitungszeit beitragen. Die Technologie hilft Ihnen, die genaue Dauer jeder Aktivität zu quantifizieren, sodass Sie die Ursachen für Verzögerungen und Nacharbeit ermitteln können. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Ablaufs erhalten Sie unvergleichliche Einblicke, wie Ihre Rechnungen tatsächlich verarbeitet werden und nicht nur, wie sie verarbeitet werden sollten.

Zentrale Verbesserungsbereiche in der Rechnungsverarbeitung

Die Anwendung von Process Mining auf Ihre SAP S/4HANA-Rechnungsdaten deckt mehrere kritische Bereiche für die Optimierung auf:

  • Engpasserkennung und -behebung: Identifizieren Sie mühelos, welche Schritte oder Ressourcen die größten Verzögerungen verursachen, sodass Sie gezielte Maßnahmen ergreifen können, um die Zykluszeit der Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung zu verkürzen.
  • Compliance und Risikomanagement: Erkennen Sie Fälle, in denen Rechnungen von etablierten Genehmigungshierarchien oder Richtlinien abweichen, und decken Sie potenzielle Betrugsrisiken oder Nichteinhaltung auf. Analysieren Sie die Effizienz der Bearbeitung von Zahlungssperren und deren Auswirkungen auf pünktliche Zahlungen.
  • Automatisierungspotenziale: Identifizieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben, wie bestimmte Dateneingabe- oder Abgleichsaktivitäten, die ideale Kandidaten für die Automatisierung durch Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) oder erweiterte SAP-Funktionalitäten sind.
  • Stärkung der Lieferantenbeziehungen: Durch die Sicherstellung pünktlicher Zahlungen können Sie Lieferantenbeziehungen stärken, potenziell bessere Konditionen aushandeln und Verzugsgebühren vermeiden.
  • Working Capital Optimierung: Verbessern Sie das Cashflow-Management, indem Sie die Rechnungsverarbeitung beschleunigen und Skontoerträge nutzen, was sich direkt auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auswirkt.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Durch die gezielte Prozessoptimierung Ihrer Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA können Sie konkrete und messbare Vorteile erwarten. Dazu gehört eine signifikante Reduzierung Ihrer durchschnittlichen Rechnungsverarbeitungszeit, was zu geringeren Betriebskosten durch Minimierung von manuellem Aufwand und Nacharbeit führt. Sie erreichen eine verbesserte Compliance und Auditierbarkeit, mit weniger Prozessabweichungen und einem klareren Verständnis Ihrer Finanzkontrollen. Eine höhere Lieferantenzufriedenheit, besseres Cashflow-Management und optimiertes Working Capital sind direkte Ergebnisse. Letztendlich ermöglicht Sie Process Mining, Ihre Rechnungsverarbeitung von einem Kostenfaktor in einen schlanken, effizienten Vorgang umzuwandeln, der strategische Geschäftsziele unterstützt und eine größere Transparenz in Ihrem SAP S/4HANA P2P-Prozess schafft.

Starten Sie jetzt mit der Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Der Weg zur Optimierung Ihrer Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA erfordert keine umfassende Process Mining-Expertise. Diese Lösung wurde entwickelt, um Sie durch die Analyse zu führen und klare, umsetzbare Erkenntnisse zu liefern, ohne dass komplexe Datenmodellierung oder Skripterstellung erforderlich sind. Entdecken Sie die Kraft datengestützter Entscheidungsfindung und schöpfen Sie noch heute das volle Potenzial Ihrer SAP S/4HANA P2P-Operationen aus. Ihr Weg zu einer effizienteren, konformen und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung beginnt hier.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Rechnungen bleiben oft in Genehmigungsschleifen stecken, was zu erheblichen Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führt. Diese Engpässe können Lieferantenbeziehungen belasten, zu verpassten Skontoerträgen führen und sogar Verzugsgebühren verursachen, was sich direkt auf das Geschäftsergebnis und die operative Effizienz einer Organisation innerhalb der Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA auswirkt. ProcessMind deckt präzise auf, wo und warum Genehmigungen stocken, und identifiziert spezifische Genehmiger oder Genehmigungsphasen, die Engpässe verursachen. Durch die Visualisierung des Genehmigungs-Workflows hilft es, den Prozess zu optimieren, Zykluszeiten zu verkürzen und sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich genehmigt und bezahlt werden.

Diskrepanzen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen sind ein häufiges Hindernis, das manuelle Eingriffe zur Behebung erfordert. Diese Nacharbeit kostet wertvolle Zeit, erhöht die Betriebskosten und verzögert den gesamten Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitungszyklus innerhalb von SAP S/4HANA, was zu Ineffizienzen und potenziellen Fehlern führt. ProcessMind deckt die Häufigkeit, Art und Lösungszeit von Abstimmungsdifferenzen auf und identifiziert deren Ursachen, wie z.B. Dateneingabefehler oder Ungenauigkeiten in Bestellungen. Diese Erkenntnis ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung manueller Nacharbeit und Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung.

Viele Schritte der Rechnungsverarbeitung, von der Datenerfassung bis zur Ausnahmebehandlung, basieren immer noch stark auf manuellem Aufwand. Diese menschliche Intervention ist fehleranfällig, verlangsamt den Durchsatz erheblich und erhöht die Kosten pro Rechnung. Eine solche Abhängigkeit verhindert echte Automatisierung und Skalierbarkeit in der Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung innerhalb von SAP S/4HANA. ProcessMind quantifiziert das Ausmaß manueller Aktivitäten und identifiziert häufige Ausnahmepfade, wodurch Automatisierungspotenziale aufgezeigt werden. Es hilft Organisationen zu verstehen, wo der menschliche Aufwand am stärksten konzentriert ist, und ermöglicht strategische Initiativen zur Optimierung von Workflows und zur Reduzierung der operativen Belastung.

Rechnungen werden manchmal ohne Einhaltung interner Richtlinien oder gesetzlicher Anforderungen verarbeitet, z.B. fehlende notwendige Genehmigungen oder Umgehung von Standardverfahren. Diese Compliance-Lücken bergen erhebliche Audit-Risiken, können zu finanziellen Strafen führen und die Organisation potenziell Betrug in der Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA aussetzen. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen vom definierten konformen Prozessfluss und identifiziert Fälle, in denen Rechnungen kritische Schritte umgehen oder unautorisierte Genehmigungen erhalten. Dies ermöglicht Unternehmen, Richtlinien durchzusetzen, interne Kontrollen zu stärken und die Einhaltung von Governance-Standards sicherzustellen.

Eine hohe Anzahl von Rechnungen führt häufig zu Zahlungssperren, die eine pünktliche Auszahlung an Lieferanten verhindern. Diese Sperren erfordern oft manuelle Eingriffe zur Untersuchung und Freigabe, was zu verlängerten Zahlungszyklen, angespannten Lieferantenbeziehungen und potenziellen Verzugsgebühren in der Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung innerhalb von SAP S/4HANA führt. ProcessMind analysiert die Gründe für Zahlungssperren und die für deren Behebung benötigte Zeit, identifiziert häufige Auslöser und ineffiziente Lösungsprozesse. Durch das Verständnis dieser Muster können Unternehmen Maßnahmen implementieren, um Sperren zu verhindern oder deren Freigabe zu beschleunigen, wodurch der Cashflow und die Lieferantenzufriedenheit verbessert werden.

Ohne eine klare, Echtzeit-Ansicht des gesamten Rechnungsverlaufs, vom Eingang bis zur Zahlung, ist es schwierig, Engpässe zu identifizieren oder die gesamte Prozessleistung zu verstehen. Dieser Mangel an Transparenz behindert die proaktive Problemlösung, genaue Prognosen und ein effektives Management der Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA. ProcessMind bietet eine umfassende, datengesteuerte Visualisierung des Lebenszyklus jeder Rechnung und bietet vollständige Transparenz über die tatsächliche Prozessausführung. Diese End-to-End-Perspektive ermöglicht Stakeholder, Verzögerungen schnell zu lokalisieren, wichtige Leistungsindikatoren zu überwachen und fundierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung zu treffen.

Die gesamte Zeit, die für die Verarbeitung einer Rechnung benötigt wird, vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung, ist übermäßig lang. Dieser verlängerte Zyklus hindert Unternehmen daran, Skonti bei frühzeitiger Zahlung zu nutzen, beeinträchtigt das Working Capital negativ und führt zu operativen Ineffizienzen innerhalb der Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA. ProcessMind misst präzise die End-to-End-Durchlaufzeit für alle Rechnungen und identifiziert die spezifischen Aktivitäten und Übergaben, die am meisten zu Verzögerungen beitragen. Indem es diese Zeitfresser aufdeckt, ermöglicht es gezielte Interventionen, um den Prozess zu beschleunigen und wertvolle Skontovorteile zu erzielen.

Inkonsistente und unvorhersehbare Rechnungszahlungspläne erschweren eine präzise Cashflow-Prognose, was sich auf die Finanzplanung und die Working Capital Optimierung auswirkt. Unzuverlässige Zahlungszeitpunkte können zu Liquiditätsproblemen führen und strategische Finanzentscheidungen für die Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA behindern. ProcessMind bietet Einblicke in Zahlungsmuster, prognostiziert zukünftige Zahlungsdaten basierend auf historischen Prozessdaten und identifiziert Faktoren, die Variabilität verursachen. Diese verbesserte Vorhersehbarkeit ermöglicht ein besseres Cashflow-Management und eine verbesserte Finanzprognose.

Ressourcen im Kreditorenbuchhaltungsteam sind möglicherweise nicht optimal verteilt, was dazu führt, dass einige Teammitglieder mit Aufgaben überlastet sind, während andere unterausgelastet sind. Dieses Ungleichgewicht reduziert die gesamte Teamproduktivität, erhöht das Burnout-Risiko und schafft Ineffizienzen im Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP S/4HANA. ProcessMind analysiert die Arbeitslastverteilung über verschiedene Rollen und Personen hinweg, die an der Rechnungsverarbeitung beteiligt sind, und hebt Engpässe hervor, die durch ungleichmäßige Ressourcenzuweisung verursacht werden. Es ermöglicht Managern, Aufgaben neu zu verteilen, die Teameffizienz zu verbessern und die Personalbesetzung zu optimieren.

Die kumulierten Kosten für manuelle Datenerfassung, Ausnahmebehandlung, mehrfache Genehmigungen und Fehlerbehebung machen jede Rechnungsbuchung teuer in der Verarbeitung. Diese versteckten Kosten schmälern die Profitabilität und machen die Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA weniger effizient, als sie sein könnte. ProcessMind identifiziert alle Aktivitäten und Nacharbeitsschleifen, die zu erhöhten Verarbeitungskosten beitragen, und quantifiziert die Auswirkungen von Ineffizienzen. Indem es diese Kostentreiber aufdeckt, hilft es Organisationen, Bereiche für Automatisierung und Prozessneugestaltung zu identifizieren, um die Betriebsausgaben erheblich zu senken.

Konstant verspätete Rechnungszahlungen aufgrund interner Prozessineffizienzen können wichtige Lieferantenbeziehungen schädigen. Dies belastet nicht nur Partnerschaften, sondern kann auch zu ungünstigeren Konditionen, geringerer Servicequalität und einer Zurückhaltung der Lieferanten führen, die Organisation in Zukunft zu priorisieren, was sich auf die Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA auswirkt. ProcessMind bietet eine klare Übersicht über die Pünktlichkeit von Zahlungen für jeden Lieferanten und identifiziert die Ursachen für verspätete Zahlungen, wie z.B. verzögerte Genehmigungen oder ungelöste Zahlungssperren. Diese Erkenntnis ermöglicht Unternehmen, die zugrunde liegenden Probleme anzugehen, pünktliche Zahlungen sicherzustellen und stärkere, zuverlässigere Lieferantenpartnerschaften zu fördern.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Zeit zu verkürzen, die eine Rechnung nach Eingang bis zur Genehmigung benötigt. Schnellere Genehmigungen führen direkt zu früheren Zahlungen, verhindern Verzugsgebühren und verbessern den Cashflow. Es reduziert auch manuelle Nachverfolgungen, was Kapazitäten im Kreditorenbuchhaltungsteam freisetzt. ProcessMind bildet den Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitungs-Workflow in SAP S/4HANA präzise ab, identifiziert Engpässe in den Genehmigungspfaden. Es hebt spezifische Genehmiger oder Schritte hervor, die Verzögerungen verursachen, was gezieltes Prozessre-Engineering und die Automatisierung von Routinegenehmigungen ermöglicht und die Durchlaufzeiten potenziell um 30-50 % verkürzt.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Reduzierung von Fehlern beim Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen oder Wareneingängen. Weniger Abweichungen bedeuten weniger manuelle Eingriffe und Nacharbeit für das Kreditorenbuchhaltungsteam, was zu einer effizienteren Verarbeitung und höherer Genauigkeit führt. Es stellt sicher, dass Zahlungen korrekt mit den erhaltenen Waren und Dienstleistungen übereinstimmen. ProcessMind kann die Grundursachen für Abgleichsprobleme in SAP S/4HANA aufdecken, indem es analysiert, wie oft und wo Abweichungen innerhalb des Purchase to Pay-Prozesses auftreten. Es kann spezifische Lieferanten, Belegarten oder manuelle Schritte identifizieren, die zu Fehlern beitragen, was gezielte Schulungen oder Systemregelanpassungen ermöglicht, um diese erheblich zu reduzieren.

Ziel ist es, den manuellen Aufwand zu reduzieren, der bei der Bearbeitung von Standardrechnungen anfällt, sodass sich die Mitarbeiter auf Ausnahmen und wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren können. Die Automatisierung repetitiver Schritte wie Datenerfassung, Kontierung und Abgleich erhöht die Effizienz drastisch, reduziert menschliche Fehler und beschleunigt den gesamten Rechnungslebenszyklus. ProcessMind identifiziert repetitive, volumenstarke und wenig komplexe Aufgaben innerhalb Ihrer SAP S/4HANA Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitung. Durch das Aufdecken gemeinsamer Muster und Variationen hilft es, klare Kandidaten für Robotic Process Automation (RPA) oder intelligente Automatisierung zu definieren, was zu einer erheblichen Reduzierung manueller Eingriffe führt.

Dieses Ziel stellt sicher, dass die gesamte Rechnungsverarbeitung internen Richtlinien, regulatorischen Anforderungen und vertraglichen Vereinbarungen entspricht. Die Einhaltung der Compliance minimiert finanzielle Risiken, vermeidet Strafen und gewährleistet die Prüfungsbereitschaft. Es stärkt interne Kontrollen und fördert transparente Finanzoperationen innerhalb der Organisation. ProcessMind vergleicht automatisch die tatsächlichen Rechnungsverarbeitungspfade in SAP S/4HANA mit vordefinierten Compliance-Modellen und Geschäftsregeln. Es hebt jede Abweichung hervor, wie nicht genehmigte Zahlungen oder übersehene Validierungsschritte, was sofortige Korrekturmaßnahmen und kontinuierliches Monitoring ermöglicht, um die Richtlinienkonformität in Ihrem Purchase to Pay-Prozess durchzusetzen.

Die Reduzierung der Anzahl der Rechnungen, die mit einer Zahlungssperre versehen werden, optimiert den Zahlungsprozess und gewährleistet pünktliche Lieferantenzahlungen. Dies verhindert Verzögerungen, vermeidet mögliche Verzugsgebühren und verbessert die Beziehungen zu Lieferanten. Zudem reduziert es den administrativen Aufwand, der mit der Klärung gesperrter Rechnungen verbunden ist. ProcessMind visualisiert alle Fälle, in denen Rechnungen in SAP S/4HANA gesperrt werden, identifiziert die häufigsten Gründe und die dem Block vorausgehenden Schritte. Es deckt Engpässe und Prozessabweichungen auf, die zu Sperren führen, was proaktive Interventionen und Prozessanpassungen ermöglicht, um deren Häufigkeit in Ihrem Purchase to Pay-Prozess zu reduzieren.

Eine umfassende Transparenz über den gesamten Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitungszyklus ist entscheidend für fundierte Entscheidungen. Dies bedeutet, jeden Schritt einer Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung zu verstehen, um Ineffizienzen, Compliance-Lücken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Diese umfassende Sichtweise liefert Stakeholdern umsetzbare Erkenntnisse. ProcessMind rekonstruiert automatisch den gesamten End-to-End-Verlauf jeder Rechnung in SAP S/4HANA und bietet eine objektive Echtzeitansicht der tatsächlichen Prozessausführung. Es deckt alle Abweichungen, Nacharbeitschleifen und versteckten Verzögerungen auf und bietet eine unvergleichliche Transparenz Ihrer Abläufe.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Gesamtzeit vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlung erheblich zu reduzieren. Eine kürzere Durchlaufzeit verbessert nicht nur die Cashflow-Prognostizierbarkeit, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, Skonti bei frühzeitiger Zahlung zu nutzen, was sich direkt auf das Ergebnis auswirkt und die Lieferantenzufriedenheit stärkt. Es ist eine Schlüsselmetrik für die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung. ProcessMind bildet den gesamten Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitungs-Prozess in SAP S/4HANA ab, misst präzise die Dauer jeder Aktivität und Übergabe. Es hebt kritische Pfade hervor und identifiziert Möglichkeiten, um nicht-wertschöpfende Schritte zu eliminieren, wodurch der Prozess optimiert und der Gesamtzyklus verkürzt wird.

Ziel ist es, den Zeitpunkt ausgehender Zahlungen effektiver zu steuern, um sicherzustellen, dass Bargeld bei Bedarf verfügbar ist und dessen Nutzen zu maximieren. Ein besseres Working Capital Management verbessert die finanzielle Liquidität, reduziert Kreditkosten und unterstützt strategische Investitionen, was zur allgemeinen finanziellen Gesundheit beiträgt. ProcessMind liefert Einblicke in das Zahlungsverhalten und Prognosen basierend auf historischen Rechnungsverarbeitungsdaten in SAP S/4HANA. Indem es tatsächliche Zahlungsmuster und die wahren Durchlaufzeiten in Ihrem Purchase to Pay-Prozess aufdeckt, ermöglicht es präzisere Cashflow-Prognosen und eine strategische Zahlungsplanung.

Dieses Ziel zielt darauf ab sicherzustellen, dass das Personal der Kreditorenbuchhaltung effizient eingesetzt wird, Leerlaufzeiten minimiert und die Produktivität maximiert werden. Eine optimale Ressourcenzuweisung verhindert Engpässe, reduziert Überstunden und ermöglicht dem Team, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, was zu einer effektiveren Kreditorenbuchhaltung beiträgt. ProcessMind analysiert den Ressourceneinsatz in jedem Schritt der SAP S/4H4A Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitung. Es identifiziert, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind, zeigt Lastungleichgewichte auf und schlägt Möglichkeiten zur Neuzuweisung von Aufgaben oder zur Quervermittlung von Mitarbeitern vor, für einen ausgewogeneren und produktiveren Workflow.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Senkung der Kosten pro Rechnung, die mit der Bearbeitung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen verbunden sind. Durch die Reduzierung von manuellem Aufwand, Nacharbeit und Verzögerungen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, was die Rentabilität und die operative Effizienz innerhalb der Finanzabteilung direkt verbessert. ProcessMind identifiziert kostspielige Prozessabweichungen und Nacharbeitsschleifen, die die Kosten innerhalb Ihrer SAP S/4HANA Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitung in die Höhe treiben. Indem es Ineffizienzen und Automatisierungspotenziale aufzeigt, ermöglicht es gezielte Kostensenkungsinitiativen, was zu messbaren Einsparungen pro Rechnungsbeleg führt.

Ein zentrales Ziel ist es, positive und zuverlässige Beziehungen zu Lieferanten zu fördern, indem pünktliche und korrekte Zahlungen sichergestellt werden. Starke Lieferantenbeziehungen können zu besseren Konditionen, verbessertem Service und einer stabileren Lieferkette führen, was zu langfristigem Geschäftserfolg und operativer Kontinuität beiträgt. ProcessMind identifiziert die Ursachen für verspätete Zahlungen und Kommunikationsprobleme in Ihrer Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA. Indem es Unternehmen ermöglicht, die Zahlungsabwicklung zu optimieren und Probleme proaktiv zu lösen, hilft es, Vertrauen aufzubauen und die allgemeine Lieferantenzufriedenheit zu verbessern.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitung

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Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Beschaffen Sie die vordefinierte Excel-Datenextraktionsvorlage für die P2P-Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA, um die Kompatibilität Ihrer Datenstruktur sicherzustellen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine standardisierte Template gewährleistet Datenkonsistenz, vereinfacht den Extraktionsprozess und bereitet Ihre Informationen für eine präzise Analyse vor.

Erwartetes Ergebnis

Eine strukturierte Excel-Vorlage, die Sie bei Ihrer Datenextraktion aus SAP S/4HANA anleitet.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Effizienzen in Ihrem Rechnungsprozess aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Fluss Ihrer Rechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA durch aussagekräftige Visualisierungen. Lokalisieren Sie Verzögerungen, identifizieren Sie Compliance-Risiken und entdecken Sie Automatisierungspotenziale, um signifikante Effizienzsteigerungen zu erzielen.
  • End-to-End Rechnungsfluss visualisieren
  • Genehmigungsverzögerungen und Engpässe identifizieren
  • Compliance-Risiken und manuelle Fehler erkennen
  • Workflows für pünktliche Zahlungen optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen in der Rechnungsverarbeitung erreichen

Unsere Process Mining Lösung für Purchase to Pay, mit Fokus auf die Rechnungsverarbeitung, identifiziert Engpässe und Ineffizienzen in Ihrem SAP S/4HANA System. Diese Ergebnisse verdeutlichen die konkreten Vorteile, die Unternehmen typischerweise durch datengesteuerte Prozessoptimierung erzielen.

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Schnellere Genehmigungen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Identifizieren und beseitigen Sie Engpässe im Rechnungsfreigabe-Workflow, wodurch die Wartezeit von Rechnungen auf Genehmigung erheblich verkürzt und der gesamte Zahlungszyklus beschleunigt wird.
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Weniger Abstimmungsprobleme

Reduzierung der Abweichungsrate

Identifizieren Sie die Ursachen von Rechnungs-zu-Bestellung/Wareneingang-Abweichungen, was zu einer erheblichen Reduzierung manueller Nacharbeit und Ausnahmen führt und die Ersttrefferquote beim Abgleich verbessert.
0 %
Automatisierung fördern

Zunahme der automatisierten Verarbeitung

Automatisieren Sie routinemäßige Rechnungsverarbeitungsaufgaben und entlasten Sie das Personal der Kreditorenbuchhaltung von manueller Datenerfassung und Abstimmung, damit es sich auf strategischere, wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren kann.
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Höhere Compliance

Verbesserung der Prozesseinhaltung

Gewinnen Sie klare Transparenz über Prozessabweichungen und nicht-konforme Rechnungswege, ermöglichen Sie stärkere interne Kontrollen und stellen Sie die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen sicher.
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Niedrigere Verarbeitungskosten

Reduzierung der durchschnittlichen Kosten pro Rechnung

Optimieren Sie den gesamten Invoice-to-Pay-Prozess, indem Sie Ineffizienzen beseitigen, Nacharbeiten reduzieren und die Ressourcenauslastung verbessern. Dies führt zu einer deutlichen Senkung der durchschnittlichen Kosten pro Rechnung.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Systemkonfiguration und Datenqualität. Diese Zahlen repräsentieren typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für den Lieferantenrechnungsbeleg, der als primärer Fallidentifikator für den Prozess dient.

Bedeutung

Es ist der essenzielle Schlüssel, um alle zugehörigen Events zu verbinden und so eine vollständige Spur des Lebenszyklus einer Rechnung durch das System zu ermöglichen.

Die SAP-Benutzer-ID der Person oder des Systems, die/das die Aktivität ausgeführt hat.

Bedeutung

Es ordnet Prozessaktivitäten spezifischen Benutzern oder Systemkonten zu und ermöglicht so Arbeitslastanalysen, Performance-Vergleiche und die Erkennung von Automatisierungen.

Die Organisationseinheit, die ein rechtlich unabhängiges Unternehmen repräsentiert, für das Finanzberichte erstellt werden.

Bedeutung

Es ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich der Rechnungsverarbeitungs-Performance über verschiedene rechtliche Einheiten oder geografische Standorte innerhalb der Organisation hinweg.

Der eindeutige Identifikator für den Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Prozessperformance nach Lieferant, hilft Muster zu identifizieren, Beziehungen zu pflegen und lieferantenbezogene Probleme zu bewerten.

Der Bruttogesamtbetrag der Rechnung in der lokalen Währung des Buchungskreises.

Bedeutung

Bietet finanziellen Kontext für den Prozess, was eine Analyse auf Basis des Geldwertes ermöglicht, z. B. um zu erkennen, ob hochvolumige Rechnungen anders verarbeitet werden.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, um eine Überfälligkeit zu vermeiden.

Bedeutung

Es ist der primäre Benchmark zur Messung der Pünktlichkeit von Zahlungen, was entscheidend ist, um gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen und Verzugsgebühren zu vermeiden.

Ein Code, der verschiedene Arten von Buchhaltungsbelegen klassifiziert, wie z.B. Lieferantenrechnungen oder Gutschriften.

Bedeutung

Es hilft, zwischen verschiedenen Arten von Finanztransaktionen zu unterscheiden, wie z.B. Standardrechnungen und Gutschriften, die oft unterschiedliche Prozesspfade durchlaufen.

Ein Code, der angibt, warum eine Rechnung für die Zahlung gesperrt ist.

Bedeutung

Liefert die spezifische Grundursache für Zahlungssperren und ermöglicht eine gezielte Analyse, um Verzögerungen zu reduzieren und die

Die Bestellnummer, auf die sich die Rechnung bezieht.

Bedeutung

Verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess, was für die Analyse von Abstimmungsdifferenzen und die Einhaltung von Bestellungen (POs) unerlässlich ist.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Dies ist das erste Ereignis, das die Erstellung eines Rechnungsbelegs in SAP kennzeichnet. Es kann erfasst werden, wenn ein Benutzer einen neuen Rechnungsbeleg speichert, der sich in einem geparkten oder vorläufig gebuchten Zustand befinden kann.

Bedeutung

Diese Aktivität markiert den Beginn des Rechnungsverarbeitungslebenszyklus. Die Analyse der Zeit von diesem Ereignis zu anderen ist entscheidend für die Messung der gesamten Verarbeitungsdurchlaufzeit.

Diese Aktivität signalisiert, dass die Rechnung von der zuständigen Autorität genehmigt wurde. Dies wird erfasst, wenn der Genehmigungs-Workflow erfolgreich abgeschlossen wird oder ein Freigabekennzeichen gesetzt wird.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der die Rechnung zur Zahlung freigibt. Verzögerungen bei Genehmigungen sind ein häufiger Engpass, und die Verfolgung dieser Aktivität hilft, langsame Genehmiger oder Prozessschritte zu identifizieren.

Dies ist ein wichtiges Finanzereignis, bei dem die geparkte oder genehmigte Rechnung formell im Hauptbuch gebucht wird. Diese Aktion erkennt die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten an.

Bedeutung

Die Buchung ist ein wichtiger Meilenstein, der die Datenerfassung und Genehmigung von der finanziellen Abwicklungsphase trennt. Die Zeit von der Rechnungserstellung bis zur Buchung ist ein Schlüsselindikator für die interne Verarbeitungseffizienz.

Dies ist die letzte Aktivität im Standardprozess, bei der die Zahlung erfolgt und die Rechnung ausgeglichen wird. Dies bedeutet, dass die Gelder an den Lieferanten ausgezahlt wurden.

Bedeutung

Dies markiert das Ende des P2P-Rechnungslebenszyklus. Es ist wesentlich für die Berechnung der gesamten End-to-End-Durchlaufzeit und für die Messung der pünktlichen Zahlungsperformance im Vergleich zum Fälligkeitsdatum.

Eine Aktivität, die die Stornierung eines zuvor gebuchten Rechnungsbelegs darstellt. Dies ist ein abschließendes Event für eine fehlerhafte Rechnung, die dann oft korrekt neu erfasst wird.

Bedeutung

Stornierungen weisen auf kritische Fehler hin, die im Prozess nicht früher erkannt wurden. Die Verfolgung ihrer Häufigkeit und Grundursachen ist wesentlich für die Prozessverbesserung und die Reduzierung finanzieller Ungenauigkeiten.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre tatsächlichen Rechnungsverarbeitungsschritte, identifiziert Engpässe wie Genehmigungsverzögerungen oder häufige Abstimmungsabweichungen. Es bietet Transparenz über den End-to-End-Fluss und hilft, die Grundursachen für Ineffizienzen aufzudecken. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Verbesserungen, um Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.

Um Process Mining für die Rechnungsverarbeitung durchzuführen, benötigen Sie primär Event Log Daten. Dies umfasst Details wie Rechnungsnummer, Aktivitätsbeschreibung, Timestamp der Aktivität und den ausführenden Benutzer. Relevante Tabellen in SAP S/4HANA umfassen oft solche, die sich auf Rechnungsbelege, Buchhaltungsbelege und Workflow-Logs beziehen.

Die Datenextraktion kann mithilfe von Standard-SAP-Tools wie ABAP-Reports, SAP Query oder Data-Warehousing-Schnittstellen durchgeführt werden. Spezialisierte Konnektoren, die von Process Mining Softwareanbietern bereitgestellt werden, können ebenfalls eine effiziente und sichere Datenübertragung ermöglichen. Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass die extrahierten Daten die Event Log-Struktur genau widerspiegeln.

Sie können eine Reduzierung der Rechnungsfreigabezeiten und weniger Zahlungssperren erwarten, was zu pünktlichen Lieferantenzahlungen führt. Process Mining hilft, manuellen Aufwand zu minimieren, Verarbeitungskosten zu senken und Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Letztendlich stärkt es die Lieferantenbeziehungen und optimiert das Cashflow Management.

Nein, Process Mining ist typischerweise eine nicht-invasive Analyse. Die Datenextraktion erfolgt in der Regel in Batches oder durch Replikation, ohne Ihr operatives Transaktionssystem direkt zu beeinträchtigen. Die Analyse findet auf einer separaten Plattform statt, was keine Unterbrechung des täglichen Betriebs oder der Systemleistung gewährleistet.

Die wesentlichen technischen Anforderungen umfassen den Zugriff auf relevante SAP S/4HANA Tabellen und ausreichende Systemberechtigungen für die Datenextraktion. Sie benötigen außerdem eine Process Mining Softwareplattform, entweder On-Premise oder Cloud-basiert, die in der Lage ist, die extrahierten Event Log Daten zu erfassen und zu analysieren.

Die initiale Einrichtung und Datenextraktionsphase kann einige Wochen dauern, abhängig von Datenvolumen und Komplexität. Die anschließende Analysephase, in der Erkenntnisse generiert werden, dauert typischerweise weitere zwei bis vier Wochen. Insgesamt können Sie mit umsetzbaren Erkenntnissen innerhalb von vier bis acht Wochen nach Projektstart rechnen.

Ja, Process Mining eignet sich hervorragend für das Compliance Monitoring. Es visualisiert jeden Schritt, den eine Rechnung durchläuft, was Ihnen ermöglicht, tatsächliche Prozessflüsse mit vordefinierten Regeln und Richtlinien zu vergleichen. Dies hilft, nicht-konforme Aktivitäten oder Abweichungen zu identifizieren, wie nicht autorisierte Genehmigungen oder übersprungene Schritte, und deren Häufigkeit zu verstehen.

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