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Améliorez votre processus Purchase to Pay de traitement des factures

Guide en 6 étapes pour optimiser le traitement des factures dans SAP S/4HANA.
Améliorez votre processus Purchase to Pay de traitement des factures
Processus achats-paiements, traitement des factures
SAP S/4HANA

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez le traitement des factures dans SAP S/4HANA

Notre plateforme vous aide à repérer les inefficacités qui affectent vos opérations. Identifiez les retards d’approbation, les risques de non-conformité et les erreurs manuelles présents dans vos processus. Repérez les goulots d’étranglement et optimisez vos flux de travail pour gagner en efficacité et payer les factures dans les délais.

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Pourquoi optimiser le processus achats-paiements, traitement des factures, dans SAP S/4HANA

Le traitement efficace des factures est au cœur d’un processus achats-paiements performant. Dans SAP S/4HANA, cette étape transforme la demande de paiement d’un fournisseur en obligation financière pour l’entreprise, puis en paiement. Pourtant, même avec des ERP modernes comme SAP S/4HANA, le traitement des factures reste complexe. Il implique souvent une saisie manuelle des données, des circuits d’approbation élaborés, la gestion des exceptions et la nécessité constante de respecter les réglementations financières et les règles internes. Les inefficacités peuvent entraîner des pertes financières importantes : pénalités de retard, remises pour paiement anticipé non obtenues et hausse des coûts opérationnels liée aux reprises. Au-delà de leurs conséquences financières, les retards de traitement peuvent détériorer les relations avec les fournisseurs, compliquer la gestion de trésorerie et exposer votre organisation à des risques de non-conformité. Pour améliorer durablement les performances, il est essentiel de comprendre précisément le fonctionnement de ces opérations, notamment du traitement des factures dans le processus achats-paiements.

Comment le Process Mining améliore le traitement des factures dans SAP S/4HANA

Le Process Mining permet d’analyser et d’améliorer objectivement le traitement des factures dans le processus achats-paiements, à partir des données de votre système SAP S/4HANA. En s’appuyant sur les journaux d’événements issus de tables SAP essentielles comme BKPF, BSEG et ACDOCA, il reconstitue le parcours réel de chaque facture, de bout en bout. Contrairement aux rapports standard ou aux outils de BI, il représente dynamiquement toutes les variantes du processus, y compris les écarts par rapport au parcours prévu. Vous pouvez repérer précisément les goulots d’étranglement, qu’ils se situent à certaines étapes d’approbation, dans des écarts de rapprochement ou dans les motifs de blocage de paiement, et mesurer leur effet sur le temps de cycle de traitement des factures. La technologie calcule la durée exacte de chaque activité et vous aide à trouver les causes profondes des retards et des reprises. Vous voyez ainsi comment les factures sont réellement traitées, et pas seulement comment elles devraient l’être.

Principaux axes d’amélioration du traitement des factures

L’analyse des données de facturation SAP S/4HANA par Process Mining met en évidence plusieurs pistes d’optimisation importantes :

  • Repérage et résolution des goulots d’étranglement : identifiez facilement les étapes ou les ressources à l’origine des retards les plus importants afin de cibler les mesures qui réduiront le temps de cycle du processus achats-paiements, traitement des factures.
  • Conformité et gestion des risques : détectez les factures qui s’écartent des circuits d’approbation ou des règles établis, et repérez ainsi les risques potentiels de fraude ou de non-conformité. Évaluez l’efficacité du traitement des blocages de paiement et leur incidence sur le respect des échéances.
  • Possibilités d’automatisation : repérez les tâches manuelles répétitives, comme certaines saisies ou certains rapprochements, qui pourraient être automatisées à l’aide de technologies telles que l’automatisation robotisée des processus (RPA) ou de fonctionnalités SAP avancées.
  • Amélioration des relations avec les fournisseurs : en payant dans les délais, vous pouvez renforcer vos relations avec les fournisseurs, négocier éventuellement de meilleures conditions et éviter les pénalités de retard.
  • Optimisation du fonds de roulement : accélérez le traitement des factures et profitez des remises pour paiement anticipé afin d’améliorer la gestion de trésorerie et la santé financière de votre organisation.

Résultats attendus de l’optimisation des processus

En optimisant de manière ciblée le traitement des factures du processus achats-paiements dans SAP S/4HANA, vous pouvez obtenir des résultats concrets et mesurables. La réduction du temps de cycle moyen des factures diminue les coûts opérationnels en limitant les tâches manuelles et les reprises. Vous améliorez la conformité et la traçabilité des audits, réduisez les écarts de processus et clarifiez vos contrôles financiers. Vous pouvez aussi améliorer la satisfaction des fournisseurs, la gestion de trésorerie et l’utilisation du fonds de roulement. Enfin, le Process Mining vous aide à faire du traitement des factures, auparavant centre de coûts, une activité plus efficace qui soutient les objectifs stratégiques de l’entreprise et apporte une meilleure visibilité sur votre processus P2P dans SAP S/4HANA.

Premiers pas vers l’optimisation du traitement des factures

Vous n’avez pas besoin d’une grande expérience en Process Mining pour optimiser le processus achats-paiements, traitement des factures, dans SAP S/4HANA. Cette solution vous guide dans l’analyse et présente des résultats clairs et concrets, sans modélisation complexe des données ni scripts. Découvrez comment les décisions fondées sur les données peuvent améliorer les opérations P2P dans SAP S/4HANA et commencez dès aujourd’hui. Vous pouvez amorcer ici la mise en place d’un traitement des factures plus efficace, conforme et économique.

Processus achats-paiements, traitement des factures Gestion des factures Comptabilité fournisseurs Équipe comptabilité fournisseurs Traitement des paiements Optimisation des flux de travail Compliance Paiements fournisseurs Approvisionnement au paiement P2P Gestion des fournisseurs Rapprochement des factures

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’approbation, ce qui retarde considérablement leur paiement. Ces goulots d’étranglement peuvent détériorer les relations avec les fournisseurs, faire perdre des remises pour paiement anticipé et entraîner des pénalités de retard. Ils affectent directement les résultats financiers et l’efficacité opérationnelle du traitement des factures dans le processus achats-paiements SAP S/4HANA. ProcessMind montre précisément où et pourquoi les approbations tardent, en repérant les approbateurs ou les étapes à l’origine des blocages. La visualisation du flux d’approbation vous aide à optimiser le processus, à réduire les temps de cycle et à faire approuver et payer les factures dans les délais.

Les écarts entre les factures, les commandes d’achat et les réceptions de marchandises sont fréquents et nécessitent souvent une intervention manuelle. Ces reprises prennent du temps, augmentent les coûts opérationnels et retardent l’ensemble du traitement des factures dans le processus achats-paiements SAP S/4HANA, ce qui entraîne des inefficacités et des erreurs potentielles. ProcessMind révèle la fréquence et la nature des écarts de rapprochement, ainsi que leur délai de résolution, et en repère les causes profondes, comme les erreurs de saisie ou les inexactitudes dans les commandes d’achat. Ces informations permettent de cibler les améliorations afin de réduire les reprises manuelles et d’accélérer le traitement des factures.

De nombreuses étapes du traitement des factures, de la saisie des données à la gestion des exceptions, reposent encore largement sur des tâches manuelles. Ces interventions humaines sont sujettes aux erreurs, ralentissent considérablement le traitement et augmentent le coût par facture. Cette dépendance limite l’automatisation et la capacité à traiter davantage de factures dans le processus achats-paiements SAP S/4HANA. ProcessMind mesure la part des activités manuelles et repère les parcours comportant fréquemment des exceptions, afin de mettre en évidence les possibilités d’automatisation. Les organisations peuvent ainsi voir où se concentre l’effort humain et définir des initiatives ciblées pour optimiser les flux de travail et réduire la charge opérationnelle.

Certaines factures sont traitées sans respecter les règles internes ou les exigences réglementaires, par exemple lorsque des approbations nécessaires manquent ou que les procédures standard sont contournées. Ces lacunes de conformité présentent des risques importants lors des audits, peuvent entraîner des pénalités financières et exposer l’organisation à la fraude dans le processus achats-paiements SAP S/4HANA. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au déroulement conforme défini et repère les factures qui contournent des étapes essentielles ou reçoivent des approbations non autorisées. Les entreprises peuvent ainsi faire respecter leurs règles, renforcer leurs contrôles internes et se conformer aux exigences de gouvernance.

Un grand nombre de factures font régulièrement l’objet d’un blocage de paiement, ce qui empêche leur règlement dans les délais. Ces blocages nécessitent souvent une intervention manuelle pour en déterminer la cause et les lever. Il en résulte des délais de paiement plus longs, des relations tendues avec les fournisseurs et d’éventuels frais de retard dans le processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. ProcessMind analyse les causes des blocages et le temps nécessaire pour les résoudre, afin de repérer les déclencheurs fréquents et les procédures de résolution inefficaces. En comprenant ces tendances, les organisations peuvent prévenir les blocages ou accélérer leur levée, et ainsi améliorer leur trésorerie et la satisfaction des fournisseurs.

Sans vue claire et à jour de tout le parcours d’une facture, de sa réception à son paiement, il est difficile de repérer les goulots d’étranglement et d’évaluer les performances globales du processus. Ce manque de transparence complique la résolution proactive des problèmes, la précision des prévisions et la gestion du processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. ProcessMind reconstitue le cycle de vie de chaque facture à partir des données et le présente sous forme visuelle, pour donner une vision complète de l’exécution réelle du processus. Cette vue de bout en bout permet aux parties prenantes de repérer rapidement les retards, de suivre les indicateurs clés de performance et de prendre des décisions éclairées pour optimiser le processus.

Le délai total de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement, est excessif. Ces délais empêchent les organisations de bénéficier des remises pour paiement anticipé, pèsent sur leur fonds de roulement et entraînent des inefficacités opérationnelles dans le processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. ProcessMind mesure avec précision le temps de cycle de bout en bout de toutes les factures et repère les activités et les transferts de responsabilité qui contribuent le plus aux retards. En mettant en évidence ces pertes de temps, la plateforme permet de cibler les interventions pour accélérer le processus et profiter des économies liées au paiement anticipé.

Des échéances de paiement irrégulières et imprévisibles compliquent les prévisions de trésorerie, ce qui nuit à la planification financière et à l’optimisation du fonds de roulement. L’incertitude sur les dates de paiement peut entraîner des problèmes de liquidité et freiner les décisions financières stratégiques dans le processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. ProcessMind analyse les schémas de paiement, prévoit les dates de règlement à partir des données historiques du processus et repère les facteurs à l’origine des variations. Ces prévisions plus fiables facilitent la gestion de trésorerie et améliorent les projections financières.

Les ressources de l’équipe comptable fournisseurs ne sont pas toujours réparties de façon optimale : certains membres croulent sous les tâches tandis que d’autres sont sous-utilisés. Ce déséquilibre réduit la productivité de l’équipe, accroît le risque d’épuisement professionnel et crée des inefficacités dans le processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. ProcessMind analyse la répartition de la charge entre les différents rôles et les personnes qui traitent les factures, et met en évidence les goulots d’étranglement dus à une allocation inégale des ressources. Les responsables peuvent ainsi rééquilibrer les tâches, améliorer l’efficacité de l’équipe et ajuster les effectifs.

La saisie manuelle des données, le traitement des exceptions, les multiples approbations et la correction des erreurs font grimper le coût de traitement de chaque facture. Ces coûts cachés réduisent la rentabilité et rendent le processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA moins efficace qu’il ne pourrait l’être. ProcessMind repère les activités et les boucles de reprise qui augmentent les coûts de traitement, et en mesure les effets. En identifiant les principaux facteurs de coût, la plateforme aide les organisations à cibler les possibilités d’automatisation et de refonte du processus pour réduire sensiblement les dépenses opérationnelles.

Des retards de paiement répétés, dus à des inefficacités internes, peuvent détériorer les relations avec les fournisseurs. Ils fragilisent les partenariats et peuvent entraîner des conditions moins avantageuses, une baisse de la qualité de service ou une moindre volonté des fournisseurs de traiter les demandes de l’organisation en priorité, ce qui nuit au processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. ProcessMind présente clairement les délais de paiement de chaque fournisseur et identifie les causes des retards, comme les approbations tardives ou les blocages de paiement non résolus. Les organisations peuvent ainsi traiter les problèmes à leur source, payer dans les délais et établir des relations plus solides et fiables avec leurs fournisseurs.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’objectif est de réduire le délai entre la réception d’une facture et son approbation. Des approbations plus rapides permettent de payer plus tôt, d’éviter les pénalités de retard et d’améliorer la trésorerie. Elles limitent également les relances manuelles et libèrent du temps au sein de l’équipe comptable fournisseurs. ProcessMind cartographie avec précision le flux de travail Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA et repère les goulots d’étranglement dans les circuits d’approbation. La plateforme met en évidence les approbateurs ou les étapes à l’origine des retards, afin de cibler la refonte du processus et l’automatisation des approbations courantes, avec une réduction potentielle des temps de cycle de 30 à 50 %.

L’objectif est de réduire les erreurs lors du rapprochement des factures avec les commandes d’achat ou les réceptions de marchandises. Moins d’écarts signifie moins d’interventions manuelles et de reprises pour l’équipe comptable fournisseurs, donc un traitement plus efficace et plus précis. Les paiements correspondent ainsi bien aux biens et services reçus. ProcessMind met au jour les causes des problèmes de rapprochement sous SAP S/4HANA et analyse leur fréquence et les étapes où ils surviennent dans le processus Purchase to Pay. La plateforme peut repérer les fournisseurs, les types de documents ou les étapes manuelles qui contribuent aux erreurs, afin de cibler la formation ou d’ajuster les règles du système pour les réduire sensiblement.

L’objectif est de réduire le travail manuel nécessaire au traitement des factures courantes, afin que le personnel puisse se consacrer aux exceptions et aux activités à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation des étapes répétitives, comme la saisie des données, le codage et le rapprochement, améliore nettement l’efficacité, réduit les erreurs humaines et accélère l’ensemble du cycle de vie des factures. ProcessMind repère les tâches répétitives, fréquentes et peu complexes dans le processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. En faisant ressortir les schémas récurrents et leurs variantes, la plateforme aide à déterminer quelles tâches se prêtent à l’automatisation robotisée des processus (RPA) ou à l’automatisation intelligente, et à réduire considérablement les interventions manuelles.

L’objectif est de veiller à ce que le traitement des factures respecte les politiques internes, les exigences réglementaires et les accords contractuels. Le respect des règles réduit les risques financiers, évite les pénalités et facilite les audits. Il renforce les contrôles internes et favorise la transparence des opérations financières de l’organisation. ProcessMind compare automatiquement les parcours réels de traitement des factures sous SAP S/4HANA aux modèles de conformité et aux règles métier définis. La plateforme signale chaque écart, comme un paiement non approuvé ou une étape de validation omise, afin de permettre une correction rapide et un suivi continu du respect des règles dans votre processus Purchase to Pay.

Réduire le nombre de factures bloquées simplifie le processus de paiement et permet de régler les fournisseurs dans les délais. Cela évite les retards et les éventuels frais de retard, tout en améliorant les relations avec les fournisseurs. La charge administrative liée à la résolution des blocages diminue également. ProcessMind visualise tous les cas de blocage de factures sous SAP S/4HANA, en identifie les causes fréquentes et repère les étapes qui les précèdent. La plateforme met au jour les goulots d’étranglement et les variations du processus à l’origine des blocages, afin de permettre des interventions préventives et des ajustements qui réduisent leur fréquence dans votre flux Purchase to Pay.

Pour prendre des décisions éclairées, il est essentiel d’avoir une vue complète du cycle Purchase to Pay de traitement des factures. Il s’agit de comprendre chaque étape, de la réception au paiement, afin de repérer les inefficacités, les manquements aux règles et les possibilités d’amélioration. Cette vue d’ensemble fournit aux parties prenantes des analyses concrètes. ProcessMind reconstitue automatiquement le parcours complet de chaque facture sous SAP S/4HANA et offre une vue objective, à jour, de l’exécution réelle du processus. La plateforme révèle les variations, les boucles de reprise et les retards cachés, pour donner une vision claire des opérations.

L’objectif est de réduire sensiblement le délai total entre la réception d’une facture et son paiement. Un temps de cycle plus court améliore la prévisibilité de la trésorerie et permet aux organisations de bénéficier des remises pour paiement anticipé, ce qui améliore directement leurs résultats et renforce la confiance des fournisseurs. C’est un indicateur clé de l’efficacité de la comptabilité fournisseurs. ProcessMind cartographie l’ensemble du processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA et mesure avec précision la durée de chaque activité et transfert de responsabilité. La plateforme met en évidence les parcours critiques et les possibilités de supprimer les étapes sans valeur ajoutée, afin d’optimiser le processus et d’en réduire la durée totale.

L’objectif est de mieux gérer le calendrier des paiements sortants, afin de disposer de liquidités au bon moment et d’en faire le meilleur usage. Une meilleure gestion du fonds de roulement améliore la liquidité, réduit les coûts d’emprunt et soutient les investissements stratégiques, contribuant ainsi à la santé financière de l’organisation. ProcessMind analyse les comportements de paiement et établit des prévisions à partir des données historiques de traitement des factures sous SAP S/4HANA. En révélant les schémas de paiement réels et les délais effectifs de votre processus Purchase to Pay, la plateforme permet d’établir des prévisions de trésorerie plus précises et de planifier les paiements de façon stratégique.

L’objectif est d’utiliser efficacement les ressources de la comptabilité fournisseurs, en réduisant les temps d’inactivité et en améliorant la productivité. Une allocation optimale des ressources prévient les goulots d’étranglement, limite les heures supplémentaires et permet à l’équipe de se consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée. Le service comptable fournisseurs gagne ainsi en efficacité. ProcessMind analyse la participation des ressources à chaque étape du processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. La plateforme repère les ressources surchargées ou sous-utilisées, met en évidence les déséquilibres de charge et indique les possibilités de réaffecter les tâches ou de former le personnel à plusieurs fonctions pour mieux équilibrer le flux de travail et accroître la productivité.

L’objectif est de réduire le coût de traitement de chaque facture fournisseur. En diminuant le travail manuel, les reprises et les retards, les organisations peuvent réaliser des économies importantes, améliorer directement leur rentabilité et accroître l’efficacité opérationnelle de leur service financier. ProcessMind repère les variantes du processus et les boucles de reprise qui augmentent les coûts dans votre processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. En mettant en évidence les inefficacités et les possibilités d’automatisation, la plateforme permet de cibler les initiatives de réduction des coûts et de réaliser des économies mesurables sur chaque facture.

L’un des objectifs est d’établir des relations positives et fiables avec les fournisseurs en garantissant des paiements exacts et effectués dans les délais. De bonnes relations peuvent se traduire par de meilleures conditions, un service de qualité supérieure et une chaîne d’approvisionnement plus stable, autant d’atouts pour la réussite à long terme et la continuité des opérations. ProcessMind identifie les causes des retards de paiement et des ruptures de communication dans votre processus Purchase to Pay de traitement des factures sous SAP S/4HANA. En aidant les organisations à optimiser le traitement des paiements et à résoudre les problèmes en amont, la plateforme contribue à instaurer la confiance et à améliorer la satisfaction des fournisseurs.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Purchase to Pay de traitement des factures

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
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Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
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Que faire

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Pourquoi est-ce important ?

Un modèle standardisé garantit la cohérence des données, simplifie leur extraction et prépare les informations à une analyse précise.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré pour vous guider dans l’extraction des données de SAP S/4HANA.

CE QUE VOUS ALLEZ OBTENIR

Repérez les gains d’efficacité cachés dans le traitement de vos factures

ProcessMind met en évidence le déroulement réel du traitement de vos factures dans SAP S/4HANA grâce à des visualisations claires. Repérez les retards et les risques de non-conformité, et identifiez les possibilités d’automatisation pour améliorer sensiblement l’efficacité.
  • Visualisez le parcours complet des factures
  • Repérez les retards d’approbation et les goulots d’étranglement
  • Détectez les risques de non-conformité et les erreurs manuelles
  • Optimisez les flux de travail pour payer dans les délais
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Les résultats obtenus par les organisations dans le traitement des factures

Notre solution de Process Mining pour le processus Purchase to Pay, axée sur le traitement des factures, repère les goulots d’étranglement et les inefficacités de votre système SAP S/4HANA. Ces résultats illustrent les avantages concrets que les organisations obtiennent généralement en optimisant leurs processus à partir des données.

0 %
Des approbations plus rapides

Réduction moyenne du temps d’approbation

Repérez et éliminez les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation des factures. Réduisez sensiblement le temps d’attente avant approbation et accélérez l’ensemble du cycle de paiement.
0 %
Moins de problèmes de rapprochement

Réduction du taux d’écart

Identifiez les causes des écarts de rapprochement entre les factures et les commandes d’achat ou les réceptions de marchandises. Vous réduirez ainsi les reprises manuelles et les exceptions, tout en améliorant le taux de rapprochement dès la première tentative.
0 %
Accroître l’automatisation

Augmentation du traitement automatisé

Automatisez les tâches courantes de traitement des factures. Le personnel de la comptabilité fournisseurs pourra délaisser la saisie manuelle et le rapprochement des données pour se consacrer aux activités stratégiques à plus forte valeur ajoutée.
0 %
Une meilleure conformité

Amélioration du respect du processus

Visualisez clairement les écarts au processus et les parcours de factures non conformes. Vous pourrez ainsi renforcer les contrôles internes et veiller au respect des politiques de l’entreprise et des exigences réglementaires.
0 %
Réduire les coûts de traitement

Réduction du coût moyen par facture

Optimisez l’ensemble du processus de traitement des factures jusqu’au paiement en éliminant les inefficacités, en réduisant les reprises et en améliorant l’utilisation des ressources. Vous réduirez ainsi sensiblement le coût moyen de traitement de chaque facture.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la configuration du système et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du document de facture fournisseur, utilisé comme identifiant principal du cas dans le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la clé qui relie tous les événements associés et permet de retracer l’ensemble du cycle de vie d’une facture dans le système.

ID utilisateur SAP de la personne ou du système à l’origine de l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il associe les activités du processus à des utilisateurs ou à des comptes système précis, ce qui permet d’analyser la charge de travail et les performances, ainsi que de repérer les activités automatisées.

Unité organisationnelle représentant une société juridiquement indépendante pour laquelle des états financiers sont établis.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter et de comparer les performances du traitement des factures entre les différentes entités juridiques ou zones géographiques de l’organisation.

Identifiant unique du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les performances du processus par fournisseur, de repérer des tendances, de gérer les relations et d’évaluer les problèmes liés aux fournisseurs.

Montant brut total de la facture dans la devise locale du code société.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte financier au processus et permet d’analyser les données selon leur valeur monétaire, par exemple pour déterminer si les factures de montant élevé suivent un traitement différent.

Date limite à laquelle la facture doit être payée pour éviter tout retard.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal repère pour mesurer le respect des échéances de paiement, essentiel au maintien de bonnes relations avec les fournisseurs et à la prévention des frais de retard.

Code qui distingue les différents types de documents comptables, comme les factures fournisseurs ou les avoirs.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de distinguer les différents types de transactions financières, comme les factures standard et les avoirs, qui suivent souvent des processus différents.

Code indiquant pourquoi une facture est bloquée pour paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Il précise la cause des blocages de paiement et permet de cibler l’analyse afin de réduire les retards et d’améliorer le traitement correct dès la première fois.

Numéro de la commande d’achat associée à la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Relie la facture au processus d’approvisionnement, ce qui est essentiel pour analyser les écarts de rapprochement et le respect des commandes d’achat.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Il s’agit du premier événement : il marque la création d’un document de facture dans SAP. Il peut être enregistré lorsqu’un utilisateur sauvegarde un nouveau document de facture, qui peut être en attente ou non encore comptabilisé.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du cycle de traitement de la facture. Le temps écoulé entre cet événement et les suivants est essentiel pour mesurer le délai total de traitement.

Cette activité indique que l’autorité compétente a approuvé la facture. Elle est enregistrée lorsque le flux de travail d’approbation aboutit ou qu’un indicateur de libération est défini.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé débloque la facture pour son paiement. Les retards d’approbation constituent un goulot d’étranglement fréquent. Le suivi de cette activité permet de repérer les approbateurs ou les étapes du processus qui ralentissent le traitement.

Il s’agit d’une étape financière clé : la facture mise en attente ou approuvée est officiellement comptabilisée dans le grand livre. Cette opération constate la dette envers le fournisseur.

Pourquoi est-ce important ?

La comptabilisation marque une étape importante entre la saisie et l’approbation des données, d’une part, et le règlement financier, d’autre part. Le délai entre la création et la comptabilisation de la facture est un indicateur clé de l’efficacité du traitement interne.

Il s’agit de la dernière activité du processus standard : le paiement est effectué et la facture est lettrée. Cela signifie que les fonds ont été versés au fournisseur.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin du cycle de vie de la facture P2P. Elle est essentielle pour calculer le temps de cycle total de bout en bout et mesurer le respect des échéances de paiement.

Activité correspondant à la contrepassation d’une facture précédemment comptabilisée. Pour une facture erronée, il s’agit d’un événement final, après lequel la facture est souvent saisie à nouveau correctement.

Pourquoi est-ce important ?

Les contrepassations révèlent des erreurs importantes qui n’ont pas été détectées plus tôt dans le processus. Il est essentiel d’en suivre la fréquence et les causes profondes pour améliorer le processus et réduire les erreurs financières.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les étapes réelles du traitement de vos factures et repère les goulots d’étranglement, comme les retards d’approbation ou les écarts fréquents lors des rapprochements. Il donne une vue du flux de bout en bout et aide à trouver les causes des inefficacités. Ces analyses permettent de cibler les améliorations pour réduire les temps de cycle et mieux répartir les ressources.

Pour appliquer le Process Mining au traitement des factures, vous avez principalement besoin des données du journal d’événements. Elles comprennent notamment le numéro de facture, la description de l’activité, son horodatage et l’utilisateur qui l’a effectuée. Sous SAP S/4HANA, les tables pertinentes concernent souvent les documents de facture, les pièces comptables et les journaux de flux de travail.

Vous pouvez extraire les données à l’aide d’outils SAP standard, comme les rapports ABAP, SAP Query ou les interfaces d’entrepôt de données. Les connecteurs spécialisés proposés par les éditeurs de logiciels de Process Mining peuvent également faciliter un transfert efficace et sécurisé. Il est essentiel de vérifier que les données extraites reflètent fidèlement la structure du journal d’événements.

Vous pouvez réduire les temps de cycle d’approbation des factures et le nombre de blocages de paiement, et ainsi régler les fournisseurs dans les délais. Le Process Mining aide à limiter le travail manuel et les coûts de traitement, et à repérer les possibilités d’automatisation. Au final, il renforce les relations avec les fournisseurs et optimise la gestion de trésorerie.

Non. Le Process Mining repose généralement sur une analyse non intrusive. L’extraction des données s’effectue le plus souvent par lots ou par réplication, sans incidence directe sur votre système transactionnel en production. L’analyse est réalisée sur une plateforme distincte, ce qui évite de perturber les opérations quotidiennes ou les performances du système.

Il faut principalement pouvoir accéder aux tables SAP S/4HANA pertinentes et disposer des autorisations nécessaires pour extraire les données. Vous aurez également besoin d’une plateforme logicielle de Process Mining, sur site ou dans le cloud, capable d’ingérer et d’analyser les données extraites du journal d’événements.

La configuration initiale et l’extraction des données peuvent prendre quelques semaines, selon leur volume et leur complexité. La phase d’analyse qui suit, au cours de laquelle les résultats sont produits, dure généralement deux à quatre semaines supplémentaires. Au total, vous pouvez obtenir des résultats concrets dans un délai de quatre à huit semaines après le lancement du projet.

Oui. Le Process Mining est particulièrement adapté au suivi de la conformité. Il visualise chaque étape du parcours d’une facture et permet de comparer les flux réels aux règles et politiques définies. Vous pouvez ainsi repérer les activités non conformes ou les écarts, comme les approbations non autorisées ou les étapes omises, et en connaître la fréquence.

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