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Optimieren Sie Ihren Record-to-Report-Prozess für Journalbuchungen

Steigern Sie die Effizienz in Workiva mit unserem Leitfaden zur Optimierung in 6 Schritten.
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Record to Report – Journalbuchung
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Workiva-Journalbuchungen optimieren und den Record-to-Report-Prozess beschleunigen

Diese Plattform hilft Ihnen, häufige Ineffizienzen zu erkennen, die den Finanzabschluss verzögern. Sie können Engpässe vom Beginn bis zum Abschluss einer Aktivität identifizieren, die Genauigkeit sicherstellen und das Reporting beschleunigen. Erfahren Sie, wie Sie Abläufe in Ihren Workflows verbessern und die Effizienz insgesamt steigern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung von Record to Report – Journalbuchung entscheidend ist

Der Record-to-Report-Zyklus, kurz R2R, ist grundlegend für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Dabei kommt es besonders auf präzise und effiziente Journalbuchungen an, vor allem wenn diese über eine Plattform wie Workiva verwaltet werden. Ineffiziente Abläufe können erhebliche Engpässe verursachen, den Monats- und Jahresabschluss verzögern und das Fehlerrisiko erhöhen. Dadurch kann auch die Genauigkeit der Finanzberichte leiden. Die Folgen sind höhere Betriebskosten, eine intensivere Prüfung durch Auditoren und weniger Spielraum für zeitnahe, fundierte Geschäftsentscheidungen. Für Unternehmen, die Workiva für Finanzberichterstattung und Compliance einsetzen, ist es daher unerlässlich, den gesamten Lebenszyklus jeder Journalbuchung zu verstehen und zu optimieren. So bleiben sie wettbewerbsfähig und halten strenge Berichtsfristen ein.

Wie Process Mining die Analyse von Workiva-Journalbuchungen verändert

Process Mining bietet einen datenbasierten Ansatz, um die Komplexität Ihres Record-to-Report-Prozesses für Journalbuchungen in Workiva sichtbar zu machen. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen, rekonstruiert und visualisiert Process Mining den tatsächlichen Ablauf anhand realer Event Logs. Dabei dient die Journal Entry ID als eindeutige Case-ID. So lässt sich jede Journalbuchung von der ersten Erstellung über alle weiteren Aktivitäten hinweg verfolgen: vom Hinzufügen von Belegen und der Einreichung zur Prüfung über Freigabe, Ablehnung und Korrekturen bis hin zu Buchung, Verifizierung und abschließendem Abgleich. Die Analyse des gesamten Lebenszyklus zeigt konkrete Prozessabweichungen, macht Verzögerungen durch manuelle Eingriffe sichtbar und misst die Dauer einzelner Schritte. So erhalten Sie eine objektive Grundlage, um die Durchlaufzeit von Journalbuchungen im Record-to-Report-Prozess zu verbessern. Außerdem werden verborgene Engpässe im Workiva-Workflow sichtbar, etwa in bestimmten Prüfungsphasen oder beim Abgleich. Damit erhalten Sie ein klares Bild der Prozessleistung.

Engpässe bei Journalbuchungen erkennen und beheben

Mit Process Mining können Sie gezielt Bereiche in Ihrem Workiva-Prozess für Journalbuchungen ermitteln, die verbessert werden sollten. So kann die Analyse beispielsweise zeigen, dass bestimmte Arten von Journalbuchungen regelmäßig länger auf eine Freigabe warten oder einzelne Freigebende häufig überlastet sind. Auch wiederholt abgelehnte und erneut eingereichte Journalbuchungen werden sichtbar. Das kann auf unklare Vorgaben oder einen Schulungsbedarf bei der Erfassung hindeuten. Darüber hinaus hilft Process Mining, nicht konforme Prozesspfade aufzudecken, etwa Buchungen ohne ordnungsgemäße Freigabe, die erhebliche finanzielle und regulatorische Risiken bergen. Mögliche Verbesserungen sind einheitliche Verfahren für die Einreichung von Journalbuchungen, optimierte Freigabehierarchien, weniger Nacharbeit durch eine bessere Datenqualität bei der Erfassung und automatisierte Prüfschritte. So können Sie Ihren Workiva-Einsatz für Journalbuchungen gezielt verbessern und effizienter gestalten.

Messbare Vorteile optimierter Journalbuchungsprozesse

Process Mining für Ihren Record-to-Report-Prozess für Journalbuchungen in Workiva bietet zahlreiche messbare Vorteile. Ein kürzerer Finanzabschluss gibt Ihren Finanzteams mehr Zeit für strategische Analysen statt für manuelle Abstimmungen und Fehlerkorrekturen. Wenn Sie Engpässe genau ermitteln und beheben, steigern Sie die betriebliche Effizienz und senken die Verarbeitungskosten pro Journalbuchung. Auch Compliance und Auditfähigkeit profitieren: Process Mining liefert transparente, datenbasierte Nachweise dafür, dass interne Kontrollen und regulatorische Anforderungen eingehalten werden. Letztlich verbessern datengetriebene Erkenntnisse die Genauigkeit Ihrer Journalbuchungen, senken Compliance-Risiken und machen Ihre Finanzfunktion agiler und reaktionsfähiger. So schöpfen Sie den Wert Ihrer Workiva-Plattform besser aus.

So starten Sie mit der Optimierung Ihrer Journalbuchungen

Den tatsächlichen Ablauf Ihres Record-to-Report-Prozesses für Journalbuchungen in Workiva zu verstehen, ist der erste Schritt zu besseren Finanzprozessen. Process Mining liefert die nötige Transparenz, um fundierte Entscheidungen zu treffen und gezielte Verbesserungen umzusetzen. Statt zu raten, können Sie Ineffizienzen frühzeitig angehen und den Finanzabschluss schneller, genauer und konformer gestalten. Entdecken Sie, wie Sie diese Erkenntnisse einfach auf Ihre eigenen Workiva-Daten anwenden und noch heute mit der Prozessoptimierung beginnen können, auch ohne umfassende technische Vorkenntnisse. So werden aus Herausforderungen konkrete Ansatzpunkte für Wachstum und Effizienz.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Journalbuchungen bleiben häufig in Freigabewarteschlangen liegen. Das führt zu verpassten Fristen und einem längeren Finanzabschluss. Finanzberichte stehen dadurch später zur Verfügung, wichtige Geschäftsentscheidungen verzögern sich und die Belastung der Buchhaltungsteams steigt. ProcessMind zeigt genau, wo und warum Journalbuchungen ins Stocken geraten, und ermittelt, welche Freigebenden oder Prozessphasen Engpässe im Record-to-Report-Prozess für Journalbuchungen in Workiva verursachen. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und Freigaben beschleunigen.

Häufige Ablehnungen oder Korrekturanforderungen führen dazu, dass Journalbuchungen wiederholt den Prüfprozess durchlaufen. Das kostet wertvolle Zeit und Ressourcen. Diese Nacharbeit verlängert nicht nur den Record-to-Report-Zyklus, sondern sorgt auch für Frustration und geringere Effizienz in den Finanzteams. ProcessMind deckt die konkreten Gründe für wiederholte Ablehnungen auf und zeigt problematische Buchungsarten oder Benutzer auf. So können Sie die Ursachen beheben. Durch die Optimierung des Journalbuchungsprozesses in Workiva reduzieren Sie die Nacharbeit deutlich und gestalten die Abläufe effizienter.

Fehler bei der manuellen Erstellung oder Buchung von Journalbuchungen führen zu Ungenauigkeiten in der Finanzberichterstattung. Korrekturen kosten Zeit und können die Compliance beeinträchtigen. Solche Fehler können sich im System fortpflanzen und den Abgleich sowie die Berichterstattung erheblich erschweren. ProcessMind erkennt häufige Fehlermuster und zeigt, an welchen Prozessschritten oder bei welchen Benutzern Fehler im Workiva-Journalbuchungsprozess besonders oft auftreten. Diese datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, vorbeugende Maßnahmen einzuführen und die Genauigkeit der Finanzdaten im Record-to-Report-Prozess zu verbessern.

Ohne einen klaren Echtzeitüberblick über den Status jeder Journalbuchung lassen sich Zeitpläne für den Finanzabschluss nur schwer prognostizieren und Verzögerungen kaum frühzeitig beheben. Diese Unsicherheit belastet die Teams und erschwert eine wirksame Ressourcenplanung im Rechnungswesen. ProcessMind bildet Ihren Record-to-Report-Prozess für Journalbuchungen in Workiva umfassend und in Echtzeit ab. Dabei wird jede Buchung von der Erstellung bis zum Abgleich verfolgt. So können Teams den Fortschritt überwachen und rechtzeitig eingreifen, bevor Engpässe entstehen.

Abweichungen von standardisierten Vorgehensweisen bei Journalbuchungen führen zu Inkonsistenzen, Compliance-Risiken und Ineffizienzen im gesamten Unternehmen. Solche uneinheitlichen Abläufe erschweren Audits und können die Skalierung des Betriebs behindern. ProcessMind visualisiert alle bestehenden Varianten des Journalbuchungsprozesses und zeigt, wo und warum in Workiva Abweichungen auftreten. Wenn Sie diese nicht standardisierten Abläufe erkennen, können Sie bewährte Vorgehensweisen durchsetzen und die Governance im Record-to-Report-Zyklus verbessern.

Verzögerungen beim Abgleich gebuchter Journalbuchungen lassen Differenzen ungeklärt, erhöhen das Auditrisiko und verlängern den Finanzabschluss. Dadurch kann die tatsächliche Finanzlage unklar bleiben und es können erhebliche Probleme bei der Berichterstattung entstehen. ProcessMind analysiert die Abgleichaktivitäten in Ihrem Workiva-Journalbuchungsprozess genau und ermittelt konkrete Engpässe sowie Faktoren, die Verzögerungen verursachen. So können Sie gezielt eingreifen und den Record-to-Report-Zyklus verkürzen.

Einige Teammitglieder oder Abteilungen sind mit Aufgaben rund um Journalbuchungen überlastet, während andere noch Kapazitäten haben. Das kann zu Überlastung und Verzögerungen führen. Diese Unausgewogenheit beeinträchtigt die Produktivität und kann die Stimmung im Finanzteam belasten. ProcessMind erfasst den Arbeitsaufwand pro Benutzer und Team im Workiva-Journalbuchungsprozess. So werden Ungleichgewichte und Engpässe bei den Ressourcen sichtbar. Auf dieser Grundlage lassen sich Aufgaben gerechter verteilen und die Effizienz im Record-to-Report-Prozess steigern.

Werden interne Kontrollen oder regulatorische Anforderungen bei der Verarbeitung von Journalbuchungen nicht eingehalten, kann das zu Auditfeststellungen, Sanktionen und Reputationsschäden führen. Die konsequente Einhaltung der Vorgaben ist entscheidend für die Integrität der Finanzdaten. ProcessMind überwacht Ihren Record-to-Report-Prozess für Journalbuchungen in Workiva kontinuierlich und erkennt Abweichungen von festgelegten Compliance-Regeln. Das System weist auf nicht autorisierte Änderungen und verspätete Freigaben hin, die Risiken bergen können.

Eine ineffiziente Reihenfolge von Aufgaben oder überflüssige Schritte im Journalbuchungsprozess kosten wertvolle Zeit und Ressourcen und verlängern den Record-to-Report-Zyklus. Dadurch kann das Finanzteam seine operative Effizienz nicht voll ausschöpfen. ProcessMind bildet den vollständigen Ist-Workflow für Journalbuchungen in Workiva ab und macht verborgene Ineffizienzen sowie unnötige Schritte sichtbar. Die Analyse liefert Erkenntnisse, mit denen Sie den Prozess neu gestalten, die Leistung verbessern und den Finanzabschluss beschleunigen können.

Häufige Stornierungen gebuchter Journalbuchungen deuten auf grundlegende Probleme mit der Genauigkeit oder der ursprünglichen Verarbeitung hin. Sie verursachen erhebliche Nacharbeit und können die Integrität der Finanzdaten gefährden. Jede Stornierung erfordert zusätzlichen Aufwand und eine genaue Prüfung. ProcessMind verfolgt jede Stornierung in Workiva bis zu ihrem Ursprung zurück und ermittelt häufige Auslöser und Ursachen. Diese detaillierte Analyse hilft, künftige Fehler zu vermeiden und die Qualität sowie Zuverlässigkeit Ihres Record-to-Report-Prozesses zu verbessern.

Journalbuchungen verzögern sich häufig, weil erforderliche Belege nicht rechtzeitig angehängt werden oder unvollständig sind. Dadurch kommen Prüfung und Freigabe ins Stocken und der Finanzabschluss dauert länger. ProcessMind erfasst in Workiva, wann die Aktivität „Belege angehängt“ im Verhältnis zur Erstellung und Einreichung einer Journalbuchung stattfindet. Das System zeigt konkrete Verzögerungen und wiederkehrende Muster auf. So können Sie gezielt eingreifen und den Record-to-Report-Prozess effizienter gestalten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit für Prüfung und Freigabe von Journalbuchungen in Workiva deutlich zu verkürzen. Kürzere Durchlaufzeiten beschleunigen den Finanzabschluss, verbessern die Einhaltung von Berichtsterminen und stellen Finanzdaten schneller für wichtige Entscheidungen bereit. ProcessMind zeigt konkrete Engpässe im Freigabe-Workflow auf und macht sichtbar, wo Verzögerungen entstehen und welche Freigebenden oder Prozessschritte dafür verantwortlich sind. Die datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, Freigabematrizen zu vereinfachen, Routinefreigaben zu automatisieren und effizientere Weiterleitungsregeln einzuführen. Dadurch können sich Freigabezeiten um 30-50 % verkürzen und die Effizienz im Record-to-Report-Prozess insgesamt steigen.

Weniger Nacharbeit bedeutet, dass Journalbuchungen seltener wegen Fehlern oder fehlender Angaben abgelehnt, korrigiert und erneut eingereicht werden müssen. Das steigert die operative Effizienz und vermeidet unnötigen Aufwand im Record-to-Report-Zyklus. Weniger Nacharbeit senkt die Betriebskosten, verkürzt die Verarbeitungszeiten und verbessert die Datenqualität in Workiva. ProcessMind bildet alle Varianten des Journalbuchungsprozesses ab und macht Schleifen und Nacharbeitszyklen sichtbar. Das System ermittelt die Ursachen für Ablehnungen, etwa häufige Fehler, unvollständige Belege oder unklare Anweisungen. So können Sie die Qualität der Einreichungen und die Freigabekriterien gezielt verbessern und die Nacharbeit um 20-40 % reduzieren.

Ziel ist es, die Zahl der Fehler bei der manuellen Erstellung oder Dateneingabe von Journalbuchungen zu verringern. Hohe Fehlerquoten führen zu ungenauen Finanzberichten, verursachen kostspielige Korrekturen und können den Finanzabschluss verzögern. Mit weniger Fehlern verbessern Unternehmen die Integrität ihrer Daten und senken Compliance-Risiken in Workiva. ProcessMind zeigt anhand abgelehnter oder korrigierter Buchungen, wo bei der manuellen Dateneingabe besonders häufig Fehler auftreten. Das System ermittelt fehleranfällige Aktivitäten, Benutzer oder Buchungsarten. So können Sie strengere Validierungsregeln einführen, die Schulung der Benutzer verbessern oder die Dateneingabe nach Möglichkeit automatisieren. Ziel ist eine Verringerung manueller Fehler um 15-25 %.

Ziel ist ein Echtzeit- oder nahezu aktueller Überblick über den Status jeder Journalbuchung, von der Erstellung über die Buchung bis zum Abgleich. Fehlende Transparenz sorgt für Unsicherheit, macht manuelle Nachfragen erforderlich und kann den gesamten Record-to-Report-Prozess verzögern. Ein besserer Überblick hilft Finanzteams, Workflows vorausschauend zu steuern. ProcessMind erstellt eine umfassende visuelle Darstellung des Ablaufs von Journalbuchungen. Beteiligte können den aktuellen Status jeder Buchung verfolgen und sehen, an welcher Stelle im Prozess sie sich befindet. Diese Transparenz macht mögliche Engpässe sichtbar, bevor sie den Finanzabschluss beeinträchtigen. Teams können dadurch sofort reagieren und Berichtstermine besser prognostizieren.

Standardisierte Workflows für Journalbuchungen stellen sicher, dass alle Buchungen unabhängig von ihrer Art oder der zuständigen Abteilung einem einheitlichen, optimierten Ablauf folgen. Nicht standardisierte Prozesse führen zu Ineffizienzen, Compliance-Risiken und unterschiedlichen Verarbeitungszeiten. Einheitliche Abläufe sorgen für vorhersehbare Ergebnisse und erleichtern Audits in Workiva. ProcessMind ermittelt alle tatsächlichen Varianten des Journalbuchungsprozesses und zeigt Abweichungen vom vorgesehenen Sollprozess auf. Das System quantifiziert die Auswirkungen nicht standardisierter Abläufe auf Durchlaufzeiten und Ressourcenauslastung. So erhalten Sie die Datengrundlage, um bewährte Vorgehensweisen durchzusetzen, Schritte zusammenzufassen und den Workflow zu vereinheitlichen und effizienter zu gestalten.

Ziel ist es, die Zeit für den Abgleich von Journalbuchungen nach ihrer Buchung zu verkürzen. Ein langsamer Abgleich verlängert den Finanzabschluss und kann Differenzen verschleiern, sodass Probleme erst spät erkannt werden. Ein schnellerer Abgleich ist entscheidend für eine zeitnahe und korrekte Finanzberichterstattung. ProcessMind analysiert die Aktivitäten nach der Buchung von Journalbuchungen und ermittelt Verzögerungen sowie Abhängigkeiten beim Abgleich. Das System deckt häufige Ursachen für lange Abgleichzeiten auf, etwa abweichende Daten oder unklare Zuständigkeiten. So können Sie die Datenqualität verbessern, Abgleichaufgaben automatisieren und Verfahrensanweisungen präzisieren. Ziel ist ein um 20-35 % schnellerer Abgleich.

Ziel ist es, die Aufgaben rund um Journalbuchungen gleichmäßiger auf Teammitglieder und Prozessschritte zu verteilen. Eine ungleiche Arbeitsbelastung kann bei einigen zu Überlastung und bei anderen zu Leerlauf führen. Sind einzelne Personen oder Teams überlastet, entstehen Engpässe, die die Effizienz des gesamten Record-to-Report-Zyklus beeinträchtigen. ProcessMind zeigt anhand der ausgeführten Aktivitäten und ihres Zeitaufwands, wie Ressourcen eingesetzt werden. Das System macht Spitzen und Täler bei der Arbeitsbelastung sichtbar und ermittelt überlastete oder nicht ausgelastete Ressourcen. Diese Daten unterstützen eine optimale Ressourcenplanung, bereichsübergreifende Schulungen und eine gezielte Steuerung von Warteschlangen. So steigt die Produktivität des Teams und die Verarbeitungszeit in Workiva sinkt.

Ziel ist, dass alle Journalbuchungen die internen Richtlinien, Rechnungslegungsstandards und externen regulatorischen Anforderungen strikt erfüllen. Compliance-Lücken können zu finanziellen Sanktionen, Reputationsschäden und fehlgeschlagenen Audits führen. Ihre Beseitigung stärkt die Integrität der Finanzberichterstattung in Workiva. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von vordefinierten Compliance-Regeln oder Standardverfahren im Journalbuchungsprozess. Das System ermittelt konkrete Verstöße, etwa fehlende Freigaben oder die falsche Verwendung von Sachkonten, und stellt Prüfpfade bereit. So können Unternehmen Kontrollen verschärfen, automatisierte Prüfungen einführen und Compliance-Risiken frühzeitig angehen, bevor daraus schwerwiegende Probleme entstehen.

Ziel ist es, die Abfolge der Aktivitäten im Journalbuchungsprozess neu zu gestalten und zu verbessern. So lassen sich unnötige Schritte vermeiden, zusammengehörige Aufgaben bündeln und Abläufe sinnvoller strukturieren. Eine ungünstige Gestaltung verlängert Durchlaufzeiten, erhöht Kosten und frustriert Mitarbeitende. Ein gut gestalteter Workflow ist entscheidend für Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. ProcessMind visualisiert den tatsächlichen End-to-End-Ablauf von Journalbuchungen und zeigt komplexe Pfade, unnötige Übergaben und Aktivitäten mit geringem Mehrwert auf. Sie können geplante Änderungen simulieren und ihre Auswirkungen auf wichtige Leistungskennzahlen vor der Umsetzung prognostizieren. So lässt sich ein schlanker und effizienter Record-to-Report-Prozess in Workiva gestalten.

Ziel ist es, die Zahl der Journalbuchungen zu verringern, die nach der Buchung storniert werden müssen. Eine hohe Stornoquote deutet häufig auf grundlegende Probleme hin, etwa fehlerhafte ursprüngliche Buchungen, unzureichende Freigaben oder Änderungen der Rechnungslegungsgrundsätze. Das verursacht zusätzliche Arbeit und kann zu Differenzen in den Finanzdaten führen. ProcessMind ermittelt, bei welchen Journalbuchungsarten und Prozessschritten Stornierungen besonders häufig auftreten. Das System deckt die Ursachen auf, etwa Fehler bei der Dateneingabe oder eine falsche Auslegung von Richtlinien. So können Sie gezielt die Genauigkeit der ursprünglichen Buchungen verbessern, Freigabekriterien anpassen und die Schulung der Benutzer in Workiva optimieren. Ziel ist eine Verringerung um 10-20 %.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass zu jeder Journalbuchung in den vorgesehenen Prozessschritten alle erforderlichen Belege vorliegen und geprüft wurden. Fehlende Dokumente können Freigaben aufhalten, die Verarbeitungszeit verlängern und bei Audits erhebliche Compliance-Risiken verursachen. ProcessMind erfasst, ob und wann Belege im Verhältnis zu anderen Schritten des Journalbuchungs-Workflows angehängt werden. Das System zeigt, wo Dokumente häufig fehlen oder verspätet eingehen, und ermittelt betroffene Benutzer oder Buchungsarten. So können Sie verpflichtende Regeln für Anhänge oder automatische Erinnerungen einführen, Verzögerungen deutlich verringern und die Auditbereitschaft für Record-to-Report-Prozesse in Workiva verbessern.

Übergeordnetes Ziel ist es, die Gesamtdauer des Finanzabschlusses zu verkürzen und dabei insbesondere den Beitrag der Journalbuchungsverarbeitung zu berücksichtigen. Der Finanzabschluss ist ein kritischer Prozess mit engen Fristen. Verzögerungen bei Journalbuchungen können sich fortsetzen und Berichtstermine sowie strategische Entscheidungen beeinträchtigen. ProcessMind bietet einen End-to-End-Überblick über den Journalbuchungsprozess im gesamten Record-to-Report-Zyklus. So wird sichtbar, wie sich einzelne Verzögerungen oder Ineffizienzen auf den Zeitplan des Finanzabschlusses auswirken. Wenn Unternehmen Engpässe bei der Erstellung, Freigabe, Buchung und Abstimmung von Journalbuchungen in Workiva beseitigen, können sie den Finanzabschluss schneller und planbarer durchführen und den monatlichen Zyklus möglicherweise um mehrere Tage verkürzen.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung von Journalbuchungen in Workiva

1

Template herunterladen
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Daten exportieren
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Datensatz hochladen
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Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das Excel-Template herunter, das speziell für Journalbuchungsprozesse entwickelt wurde. Es enthält die passende Struktur für Ihre Workiva-Daten.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der richtigen Datenstruktur von Anfang an erhalten Sie genaue Analysen und sparen Zeit bei der Datenaufbereitung für ProcessMind.

Erwartetes Ergebnis

Ein ausfüllbares Excel-Template für Ihre Workiva-Daten zu Journalbuchungen.

DAS ERWARTET SIE

Workiva-Journalbuchungen visualisieren und den Abschluss beschleunigen

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihrer Workiva-Journalbuchungen. Entdecken Sie Engpässe und erfahren Sie, wie Sie Ihren Record-to-Report-Workflow effizienter gestalten.
  • Den durchgängigen Ablauf von Journalbuchungen visualisieren
  • Verzögerungen im Workiva-Workflow genau lokalisieren
  • Compliance-Risiken und Fehler frühzeitig erkennen
  • Die Durchlaufzeit im Record-to-Report-Prozess verkürzen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Verbesserungen bei Journalbuchungsprozessen

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Unternehmen durch Process Mining für ihre Workflows bei Journalbuchungen erzielen. Indem unsere Lösungen Engpässe und Ineffizienzen in Workiva aufdecken, verbessern sie die Abläufe im gesamten Record-to-Report-Prozess.

0 %
Kürzerer Freigabezyklus

Durchschnittliche Verkürzung der Freigabezeit

Ermitteln Sie Engpässe im Freigabeprozess für Journalbuchungen. So verkürzen Sie die Wartezeiten und erhalten schneller Freigaben.
0 %
Weniger Nacharbeit

Rückgang abgelehnter oder korrigierter Buchungen

Verringern Sie den Anteil der Journalbuchungen, die korrigiert oder erneut eingereicht werden müssen. Das verbessert die Genauigkeit und spart erheblich Verarbeitungszeit.
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Bessere Compliance

Höhere Prozesskonformität

Sorgen Sie dafür, dass ein größerer Anteil der Journalbuchungen den Standardverfahren und regulatorischen Anforderungen entspricht. Das stärkt die Auditbereitschaft und die Kontrollen.
~ 0 days
Kürzerer Finanzabschluss

Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit

Beschleunigen Sie den gesamten Record-to-Report-Prozess, indem Sie den Ablauf von der Erstellung bis zum Abgleich der Journalbuchungen optimieren. So verkürzt sich der Finanzabschluss.
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Höhere Genauigkeit beim ersten Versuch

Mehr Buchungen ohne Nacharbeit freigegeben

Verbessern Sie die Qualität der ursprünglichen Journalbuchungen. So werden mehr Buchungen bereits beim ersten Versuch freigegeben und Verzögerungen vermieden.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus bisherigen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines einzelnen Buchungssatzes. Sie dient als primäre Case-ID für die Prozessanalyse.

Warum das wichtig ist

Dieser Schlüssel ist unverzichtbar, um den gesamten Lebenszyklus eines Buchungssatzes nachzuverfolgen und Prozessablauf, Dauer und Abweichungen zu analysieren.

Die Bezeichnung des konkreten Prozessschritts oder Ereignisses, das beim Buchungssatz aufgetreten ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut legt die Prozessschritte fest. So lassen sich der Workflow für Buchungssätze visualisieren und analysieren sowie Engpässe erkennen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Zeitspannen zu berechnen, Ereignisse korrekt anzuordnen und die Prozessleistung im Zeitverlauf zu analysieren.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist wichtig, um die Arbeitslastverteilung zu analysieren, besonders leistungsstarke Mitarbeitende zu erkennen und benutzerspezifisches Verhalten oder Engpässe zu verstehen.

Die Klassifizierung des Buchungssatzes, zum Beispiel als Standardbuchung, Abgrenzung oder Korrektur.

Warum das wichtig ist

Die Aufschlüsselung des Prozesses nach Buchungssatzart zeigt, ob bestimmte Arten häufiger zu Verzögerungen, Nacharbeit oder Abweichungen führen.

Der Gesamtbetrag des Buchungssatzes, üblicherweise die Summe der Soll- oder Habenbeträge.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht Analysen nach finanzieller Auswirkung und zeigt, ob Buchungssätze mit hohen Beträgen anders verarbeitet werden oder häufiger Verzögerungen aufweisen.

Der aktuelle Status des Buchungssatzes in seinem Lebenszyklus.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt den aktuellen Stand der Buchungssätze im Prozess. Das ist wichtig für die operative Überwachung und den Abbau von Rückständen.

Die Fachabteilung oder Kostenstelle, von der der Buchungssatz ausgeht.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Probleme oder bewährte Vorgehensweisen zu erkennen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet den Beginn einer neuen Journalbuchung in Workiva. Sie wird erfasst, wenn ein Benutzer einen neuen Journalbuchungsdatensatz anlegt. Dabei wird eine eindeutige Journal Entry ID erzeugt, die im Prozess als Case-Kennung dient.

Warum das wichtig ist

Als Startpunkt des Prozesses ist dieses Ereignis entscheidend, um die End-to-End-Durchlaufzeit jeder Journalbuchung zu messen. Die Analyse dieser Aktivität hilft, den Arbeitsanfall und die Ressourcenplanung besser zu verstehen.

Kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem ein Benutzer die erstellte Journalbuchung samt Belegen in den formellen Prüf- und Freigabe-Workflow einreicht. In der Regel wird dies als explizite Statusänderung in Workiva erfasst, wenn die Buchung von „Entwurf“ oder „Neu“ zu „In Prüfung“ wechselt.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Meilenstein, denn sie startet den Freigabezyklus. Die Zeit bis zur endgültigen Freigabe zeigt Engpässe im Prüfprozess auf und ist entscheidend für die Berechnung der Freigabedurchlaufzeit.

Diese Aktivität steht für die abschließende Genehmigung des Buchungssatzes durch einen autorisierten Benutzer. Damit ist er zur Buchung freigegeben. Dieser wichtige Meilenstein wird in Workiva üblicherweise durch eine explizite Statusänderung zu „Genehmigt“ erfasst.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des gesamten Prüfungs- und Genehmigungsprozesses. Dieses wichtige Ereignis dient dazu, Genehmigungsdurchlaufzeiten und Erstgenehmigungsquoten zu messen und wirkt sich direkt auf die Prozesseffizienz aus.

Diese Aktivität zeigt an, dass der genehmigte Buchungssatz offiziell im Hauptbuch gebucht wurde. Sie kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Hauptprozessablaufs und wird üblicherweise als abschließende Statusänderung oder in einem Buchungsprotokoll erfasst.

Warum das wichtig ist

Als primäres Endereignis der meisten Buchungssätze ist diese Aktivität entscheidend für die Berechnung der durchgängigen Durchlaufzeit und des Durchsatzes. Sie markiert den Zeitpunkt, ab dem sich der Buchungssatz auf den Jahresabschluss auswirkt.

Eine prüfende oder genehmigende Person lehnt den Buchungssatz wegen Fehlern, fehlender Angaben oder Richtlinienverstößen ab. Der Buchungssatz geht zur Korrektur an die erstellende Person zurück. Erfasst wird dies durch eine Statusänderung zu „Abgelehnt“ oder „Nacharbeit erforderlich“.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität löst in der Regel Nacharbeitsschleifen aus, die eine wesentliche Ursache für ineffiziente Prozesse sind. Die Analyse von Ablehnungen hilft, Schulungsbedarf, häufige Fehler und unklare Prozessvorgaben zu erkennen.

Ein zuvor gebuchter Buchungssatz wird storniert. Dabei entsteht ein neuer Buchungssatz, der die ursprüngliche Buchung ausgleicht. Dieser spezielle Transaktionstyp wird explizit im System erfasst.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein deutlicher Hinweis auf Fehler in bereits gebuchten Buchungssätzen. Eine hohe Stornierungsquote kann auf Probleme bei der Erstprüfung und Genehmigung hindeuten. Das beeinträchtigt die finanzielle Genauigkeit und verursacht zusätzliche Arbeit.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining liefert einen objektiven, datenbasierten Überblick über Ihre tatsächlichen Workflows für Journalbuchungen. Es deckt Engpässe, Nacharbeitsschleifen und nicht standardisierte Abläufe auf, die Effizienz und Compliance beeinträchtigen. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen.

Sie benötigen einen Event-Log-Datensatz aus Workiva mit einer Case-Kennung, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp für jeden Schritt einer Journalbuchung. In der Regel dient die Journal Entry ID als Case-Kennung. Die leistungsfähigen Berichtsfunktionen und APIs von Workiva erleichtern diesen Export üblicherweise.

Erste Prozessvisualisierungen auf hoher Ebene und die Ermittlung unmittelbarer Engpässe sind häufig innerhalb weniger Wochen nach erfolgreicher Datenübernahme möglich. Eine tiefergehende Ursachenanalyse und konkrete Optimierungsempfehlungen folgen in der Regel innerhalb von ein bis drei Monaten.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa schnelleren Freigaben von Journalbuchungen, weniger manuellen Fehlern und geringerer Nacharbeit. Außerdem hilft Process Mining dabei, Prozesse zu standardisieren, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu stärken und den Finanzabschluss fristgerechter durchzuführen.

Der Datenexport aus Workiva ist über die integrierten Berichtsfunktionen oder den API-Zugriff in der Regel unkompliziert. Eine anfängliche Einrichtung kann erforderlich sein. Workiva ermöglicht jedoch den Export detaillierter Transaktionsverläufe, die sich gut für Process Mining eignen.

Nein. Process Mining ist eine nicht invasive Analysemethode. Die Analyse basiert auf historischen Daten aus Workiva und greift daher nicht in Ihre laufenden Systeme für Journalbuchungen oder Finanzprozesse ein. Änderungen daran sind nicht erforderlich.

Herkömmliche Berichte zeigen meist aggregierte Kennzahlen wie durchschnittliche Verarbeitungszeiten oder Fallzahlen. Process Mining visualisiert dagegen den tatsächlichen End-to-End-Ablauf jeder Journalbuchung. Dadurch werden Abweichungen, Nacharbeitsschleifen und verborgene Ineffizienzen sichtbar, die in Standardberichten oft fehlen.

Optimieren Sie noch heute Ihren Record-to-Report-Prozess für Journalbuchungen

Verkürzen Sie die Durchlaufzeit von Journalbuchungen um 30 % und schließen Sie den Finanzabschluss schneller ab.

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