> Perbaikan proses berkelanjutan > Pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal > Workiva

Perbaiki proses Record to Report - Entri Jurnal Anda

Tingkatkan efisiensi di Workiva dengan panduan optimasi 6 langkah.
Perbaiki proses Record to Report - Entri Jurnal Anda
Pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal
Workiva

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(11)Target(12)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(4)

Optimalkan entri jurnal Workiva agar proses pencatatan hingga pelaporan lebih cepat

Platform ini membantu Anda menemukan inefisiensi yang sering menunda proses penutupan keuangan. Lihat hambatan dari awal hingga aktivitas selesai untuk menjaga akurasi dan mempercepat pelaporan. Temukan cara menyederhanakan operasional dan meningkatkan efisiensi alur kerja.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan proses entri jurnal dari pencatatan hingga pelaporan itu penting

Siklus pencatatan hingga pelaporan, atau R2R, berperan penting dalam menjaga kesehatan keuangan dan kepatuhan terhadap peraturan. Proses entri jurnal, terutama saat dikelola di platform seperti Workiva, menuntut ketelitian dan efisiensi. Proses yang tidak efisien dapat menimbulkan hambatan besar, memperlambat penutupan buku bulanan dan tahunan, meningkatkan risiko kesalahan, serta mengurangi akurasi laporan keuangan. Dampaknya mencakup biaya operasional yang lebih tinggi, pemeriksaan audit yang lebih ketat, dan kemampuan yang lebih rendah untuk mengambil keputusan bisnis tepat waktu berdasarkan informasi yang memadai. Bagi organisasi yang menggunakan Workiva untuk pelaporan keuangan dan kepatuhan, memahami dan mengoptimalkan seluruh siklus entri jurnal bukan sekadar keuntungan. Hal ini diperlukan untuk menjaga daya saing dan memenuhi tenggat pelaporan yang ketat.

Cara process mining mengubah analisis entri jurnal Workiva

Process mining membantu mengungkap kerumitan proses entri jurnal dari pencatatan hingga pelaporan di Workiva dengan menggunakan data nyata. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari pengalaman, process mining menggunakan log peristiwa aktual. Journal Entry ID berfungsi sebagai ID kasus unik untuk menyusun ulang dan memvisualisasikan alur proses yang benar-benar terjadi. Analisis ini melacak setiap entri jurnal sejak dibuat hingga seluruh aktivitas berikutnya, termasuk penambahan dokumen pendukung, pengajuan untuk ditinjau, siklus persetujuan atau penolakan, koreksi, posting, verifikasi, dan rekonsiliasi. Dengan memetakan seluruh siklus ini, process mining membantu Anda menemukan penyimpangan proses, mengetahui bagian yang terlambat akibat intervensi manual, dan mengukur durasi setiap langkah secara tepat. Hasilnya memberi dasar objektif untuk memperpendek waktu siklus entri jurnal dari pencatatan hingga pelaporan. Anda juga dapat melihat hambatan tersembunyi dalam alur kerja Workiva, baik pada tahap peninjauan tertentu maupun saat rekonsiliasi, sehingga kinerja operasional terlihat jelas.

Menemukan dan mengatasi hambatan entri jurnal

Process mining membantu Anda menemukan bagian penting yang perlu diperbaiki dalam proses entri jurnal Workiva. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa jenis entri jurnal tertentu selalu membutuhkan waktu lebih lama untuk disetujui, atau peninjau tertentu sering menerima terlalu banyak permintaan sehingga terjadi keterlambatan. Anda juga dapat menemukan entri jurnal yang berulang kali ditolak dan diajukan kembali. Hal ini bisa menandakan perlunya panduan yang lebih jelas atau pelatihan yang lebih baik untuk membuat entri sejak awal. Selain itu, process mining membantu menemukan jalur proses yang tidak patuh, seperti posting entri tanpa persetujuan yang semestinya, yang menimbulkan risiko keuangan dan peraturan. Perbaikan yang umum dilakukan mencakup penyeragaman prosedur pengajuan entri jurnal, penyesuaian hierarki persetujuan, pengurangan pengerjaan ulang dengan meningkatkan kualitas data awal, dan otomatisasi langkah verifikasi. Pendekatan terarah ini membantu mengoptimalkan proses agar penggunaan Workiva untuk entri jurnal lebih lancar dan efisien.

Manfaat nyata dari proses entri jurnal yang optimal

Penerapan process mining pada proses entri jurnal dari pencatatan hingga pelaporan di Workiva memberikan berbagai manfaat yang dapat diukur. Siklus penutupan buku keuangan dapat dipersingkat secara signifikan, sehingga tim keuangan dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk analisis strategis, bukan rekonsiliasi manual dan koreksi kesalahan. Dengan menemukan dan mengatasi hambatan secara tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional dan menurunkan biaya pemrosesan setiap entri jurnal. Kepatuhan dan kesiapan audit juga meningkat karena process mining menyediakan bukti transparan berbasis data tentang penerapan kontrol internal dan pemenuhan persyaratan peraturan. Pada akhirnya, perbaikan proses entri jurnal berdasarkan wawasan dari process mining memperkuat akurasi keuangan, mengurangi risiko kepatuhan, dan membuat fungsi keuangan lebih tangkas serta responsif. Dengan begitu, investasi Anda pada platform Workiva dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Mulai mengoptimalkan proses entri jurnal

Memahami alur sebenarnya dari proses entri jurnal pencatatan hingga pelaporan di Workiva adalah langkah pertama untuk meningkatkan operasional keuangan. Process mining memberi Anda kejelasan untuk mengambil keputusan yang tepat dan menerapkan perbaikan terarah. Anda tidak perlu lagi mengandalkan perkiraan. Temukan inefisiensi lebih awal dan wujudkan penutupan buku yang lebih cepat, akurat, dan patuh. Cari tahu betapa mudahnya menerapkan wawasan ini pada data Workiva Anda dan mulai optimalkan proses hari ini, tanpa keahlian teknis mendalam. Ubah tantangan menjadi peluang untuk meningkatkan pertumbuhan dan efisiensi.

Pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal Penutupan buku keuangan Pemrosesan entri jurnal Operasional akuntansi Manajemen kepatuhan Pelaporan keuangan Akuntan Tim keuangan Optimalisasi R2R Efisiensi alur kerja R2R Buku besar Akuntansi

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Entri jurnal sering tertahan dalam antrean persetujuan. Akibatnya, tenggat terlewat dan penutupan buku keuangan berlangsung lebih lama. Hal ini menunda pembuatan laporan keuangan, menghambat keputusan bisnis penting, dan menambah beban tim akuntansi. ProcessMind menunjukkan dengan tepat di mana dan mengapa entri jurnal tertahan, serta mengidentifikasi peninjau atau tahap yang menimbulkan hambatan dalam proses entri jurnal Workiva dari pencatatan hingga pelaporan. Wawasan ini membantu Anda melakukan perbaikan terarah untuk mempercepat persetujuan.

Penolakan atau permintaan koreksi yang sering terjadi membuat entri jurnal berulang kali melewati proses peninjauan, sehingga menyita waktu dan sumber daya yang berharga. Pengerjaan ulang ini memperpanjang siklus Record to Report dan membuat tim keuangan frustrasi serta kurang efisien. ProcessMind mengungkap penyebab penolakan berulang dan mengidentifikasi jenis entri atau pengguna yang bermasalah, sehingga Anda dapat mengatasi akar masalahnya. Dengan memperbaiki proses Journal Entry di Workiva, Anda dapat mengurangi pengerjaan ulang secara signifikan dan menyederhanakan operasional.

Kesalahan manual saat membuat atau membukukan entri jurnal menyebabkan ketidakakuratan keuangan. Koreksi yang diperlukan menyita waktu dan berpotensi mengganggu kepatuhan. Kesalahan ini dapat menyebar ke seluruh sistem, sehingga rekonsiliasi dan pelaporan menjadi lebih sulit. ProcessMind menemukan pola kesalahan yang umum dan menunjukkan tahap atau pengguna yang paling sering melakukan kesalahan dalam proses Journal Entry di Workiva. Wawasan berbasis data ini membantu Anda menerapkan langkah pencegahan dan meningkatkan akurasi keuangan dalam proses Record to Report.

Tanpa informasi yang jelas dan terkini tentang status setiap entri jurnal, Anda akan kesulitan memperkirakan jadwal tutup buku dan menangani keterlambatan lebih awal. Ketidakpastian ini menambah tekanan dan menyulitkan alokasi sumber daya di bagian akuntansi. ProcessMind menyajikan peta proses Record to Report - Journal Entry secara real-time, dari pembuatan hingga rekonsiliasi di Workiva. Dengan visibilitas ini, tim dapat memantau kemajuan dan segera mengambil tindakan untuk mencegah hambatan.

Penyimpangan dari prosedur Journal Entry yang baku menimbulkan inkonsistensi, risiko kepatuhan, dan inefisiensi di seluruh organisasi. Proses yang terpecah-pecah ini menyulitkan audit dan menghambat upaya untuk mengembangkan operasional. ProcessMind memetakan semua variasi proses entri jurnal yang berjalan dan menunjukkan lokasi serta penyebab penyimpangan di Workiva. Setelah mengetahui jalur yang tidak sesuai standar, Anda dapat menerapkan praktik terbaik dan memperkuat tata kelola dalam siklus Record to Report.

Keterlambatan rekonsiliasi entri jurnal yang sudah dibukukan membuat selisih belum terselesaikan, meningkatkan risiko audit, dan memperpanjang proses tutup buku. Akibatnya, posisi keuangan yang sebenarnya sulit diketahui dan masalah pelaporan penting bisa muncul. ProcessMind menganalisis aktivitas rekonsiliasi dalam proses Journal Entry di Workiva untuk menemukan hambatan dan faktor penyebab keterlambatan. Dengan begitu, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mempercepat siklus Record to Report.

Sebagian anggota tim atau departemen menanggung terlalu banyak tugas entri jurnal, sementara yang lain masih memiliki kapasitas. Ketimpangan ini dapat menyebabkan kelelahan dan keterlambatan, menurunkan produktivitas serta semangat tim keuangan. ProcessMind mengukur beban kerja setiap pengguna dan tim dalam proses Journal Entry di Workiva, lalu menunjukkan ketimpangan dan hambatan sumber daya. Data ini membantu membagi tugas dengan lebih merata dan meningkatkan efisiensi Record to Report.

Ketidakpatuhan terhadap kontrol internal atau persyaratan peraturan saat memproses entri jurnal dapat memicu temuan audit, sanksi, dan kerusakan reputasi. Kepatuhan yang ketat penting untuk menjaga integritas keuangan. ProcessMind memantau proses Record to Report - Journal Entry di Workiva secara berkelanjutan dan mendeteksi penyimpangan dari aturan kepatuhan yang telah ditetapkan. Sistem ini menandai perubahan tanpa izin atau persetujuan yang terlambat, yang dapat menimbulkan risiko.

Urutan tugas yang tidak efisien atau langkah berulang dalam proses entri jurnal menyita waktu dan sumber daya, sehingga memperpanjang siklus Record to Report. Akibatnya, tim keuangan sulit mencapai efisiensi operasional yang optimal. ProcessMind memetakan alur kerja entri jurnal yang berjalan di Workiva, lalu menunjukkan inefisiensi tersembunyi dan langkah yang tidak perlu. Hasil analisis ini membantu Anda merancang ulang proses agar kinerjanya lebih baik dan tutup buku lebih cepat.

Pembalikan entri jurnal yang sudah dibukukan sering kali menandakan masalah pada akurasi atau pemrosesan awal. Hal ini menambah pekerjaan dan berpotensi mengganggu integritas data. Setiap pembalikan juga memerlukan upaya dan pemeriksaan tambahan. ProcessMind menelusuri setiap pembalikan entri jurnal hingga ke sumbernya di Workiva untuk menemukan pemicu dan akar masalah yang umum. Analisis ini membantu mencegah kesalahan berulang serta meningkatkan kualitas dan keandalan proses Record to Report.

Entri jurnal sering tertunda karena dokumen pendukung yang diperlukan belum dilampirkan atau belum lengkap. Masalah ini menghambat tahap peninjauan dan persetujuan, sehingga memperpanjang siklus tutup buku. ProcessMind melacak waktu aktivitas "Supporting Documentation Attached" dibandingkan dengan waktu pembuatan dan pengajuan entri jurnal di Workiva. Sistem ini menemukan kejadian dan pola keterlambatan tertentu, sehingga Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk menyederhanakan proses Record to Report.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Tujuan ini berfokus pada pengurangan waktu yang dibutuhkan entri jurnal untuk melewati tahap peninjauan dan persetujuan di Workiva. Siklus yang lebih singkat membantu organisasi mempercepat tutup buku, memperbaiki jadwal pelaporan, dan menyediakan data keuangan lebih cepat untuk pengambilan keputusan penting. ProcessMind menemukan hambatan dalam alur kerja persetujuan dan menunjukkan lokasi keterlambatan serta pihak atau langkah yang menyebabkannya. Wawasan berbasis data membantu menyederhanakan matriks persetujuan, mengotomatiskan persetujuan rutin, dan menerapkan aturan perutean yang lebih efisien. Waktu persetujuan berpotensi berkurang 30-50%, sekaligus meningkatkan efisiensi Record to Report secara keseluruhan.

Mengurangi pengerjaan ulang berarti mengurangi entri jurnal yang ditolak, dikoreksi, lalu diajukan kembali karena kesalahan atau informasi yang kurang. Hal ini langsung meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi pekerjaan sia-sia dalam siklus Record to Report. Pengerjaan ulang yang lebih sedikit juga menekan biaya operasional, mempercepat pemrosesan, dan meningkatkan kualitas data di Workiva. ProcessMind memetakan semua variasi proses entri jurnal dan menunjukkan putaran proses serta pengerjaan ulang. Sistem ini menemukan akar penolakan, seperti kesalahan umum, dokumentasi yang tidak lengkap, atau instruksi yang kurang jelas. Dengan begitu, Anda dapat meningkatkan kualitas pengajuan dan kriteria persetujuan secara terarah, sehingga pengerjaan ulang berkurang 20-40%.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan kesalahan saat membuat entri jurnal secara manual atau memasukkan datanya. Tingkat kesalahan yang tinggi menyebabkan laporan keuangan tidak akurat, membutuhkan koreksi yang mahal, dan dapat menunda tutup buku. Dengan mengurangi kesalahan, perusahaan dapat menjaga integritas data dan menekan risiko kepatuhan di Workiva. ProcessMind menganalisis entri yang ditolak atau dikoreksi untuk menemukan lokasi kesalahan input manual yang paling sering terjadi. Sistem ini mengidentifikasi aktivitas, pengguna, atau jenis entri yang rentan terhadap kesalahan. Wawasan ini membantu Anda menerapkan aturan validasi yang lebih ketat, meningkatkan pelatihan pengguna, atau mengotomatiskan input data jika memungkinkan, dengan sasaran mengurangi kesalahan manual sebesar 15-25%.

Tujuan ini memberikan informasi real-time atau hampir real-time tentang status setiap entri jurnal, dari pembuatan hingga pembukuan dan rekonsiliasi. Kurangnya visibilitas menimbulkan ketidakpastian, memerlukan tindak lanjut manual, dan dapat menunda proses Record to Report secara keseluruhan. Visibilitas yang lebih baik membantu tim keuangan mengelola alur kerja secara proaktif. ProcessMind membuat peta visual perjalanan entri jurnal agar pihak terkait dapat melihat status terkini setiap entri dan posisinya dalam proses. Tampilan yang transparan ini menunjukkan potensi hambatan sebelum berdampak pada tutup buku, sehingga tim dapat segera bertindak dan memperkirakan jadwal pelaporan dengan lebih baik.

Menyeragamkan alur kerja entri jurnal berarti memastikan semua entri mengikuti jalur yang konsisten dan optimal, apa pun jenis atau departemen asalnya. Proses yang tidak seragam menimbulkan inefisiensi, risiko kepatuhan, dan waktu pemrosesan yang berbeda-beda. Standardisasi menghasilkan proses yang lebih mudah diprediksi dan diaudit di Workiva. ProcessMind menemukan semua variasi proses entri jurnal yang berjalan dan menunjukkan penyimpangan dari jalur yang diharapkan. Sistem ini mengukur dampak ketidakseragaman terhadap waktu siklus dan penggunaan sumber daya. Data tersebut membantu Anda menerapkan praktik terbaik, menggabungkan langkah, dan menyederhanakan alur kerja agar siklus Record to Report lebih konsisten dan efisien.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan waktu rekonsiliasi entri jurnal setelah dibukukan. Rekonsiliasi yang lambat memperpanjang tutup buku dan dapat menyamarkan selisih, sehingga masalah terlambat diketahui. Mempercepat tahap ini penting untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. ProcessMind menganalisis aktivitas setelah pembukuan entri jurnal untuk menemukan keterlambatan dan ketergantungan dalam proses rekonsiliasi. Sistem ini mengungkap masalah umum yang memperlambat rekonsiliasi, seperti data yang tidak cocok atau penanggung jawab yang tidak jelas. Anda dapat menindaklanjutinya dengan meningkatkan kualitas data, mengotomatiskan pencocokan, dan memperjelas prosedur, dengan sasaran mempercepat rekonsiliasi sebesar 20-35%.

Tujuan ini berfokus pada pembagian tugas entri jurnal secara lebih merata di antara anggota tim dan setiap tahap proses. Beban kerja yang tidak seimbang dapat menyebabkan sebagian orang kelelahan, sementara yang lain tidak memiliki cukup pekerjaan. Hambatan juga dapat muncul saat individu atau tim tertentu kelebihan beban, sehingga efisiensi siklus Record to Report menurun. ProcessMind menunjukkan penggunaan sumber daya dengan melacak siapa yang melakukan setiap aktivitas dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Sistem ini mengungkap puncak dan penurunan beban kerja serta menunjukkan sumber daya yang kelebihan atau kekurangan beban. Data ini mendukung alokasi sumber daya yang lebih tepat, pelatihan lintas fungsi, dan pengelolaan antrean yang cerdas, sehingga produktivitas tim meningkat dan waktu pemrosesan di Workiva berkurang.

Tujuan ini memastikan semua entri jurnal mematuhi kebijakan internal, standar akuntansi, dan persyaratan peraturan eksternal. Kesenjangan kepatuhan dapat menyebabkan sanksi keuangan, kerusakan reputasi, dan kegagalan audit. Kepatuhan yang kuat menjaga integritas pelaporan keuangan di Workiva. ProcessMind mendeteksi penyimpangan dari aturan kepatuhan atau prosedur operasi standar yang telah ditetapkan dalam proses entri jurnal. Sistem ini menemukan kasus ketidakpatuhan, seperti persetujuan yang belum diberikan atau penggunaan akun GL yang keliru. Jejak audit yang tersedia membantu organisasi memperketat kontrol, menerapkan pemeriksaan otomatis, dan menangani risiko kepatuhan sebelum berkembang menjadi masalah serius.

Tujuan ini berfokus pada penataan ulang dan perbaikan urutan aktivitas dalam proses entri jurnal. Langkah yang tidak perlu dapat dihapus, tugas terkait dapat digabungkan, dan alur proses dapat dibuat lebih logis. Desain yang kurang optimal memperpanjang waktu siklus, meningkatkan biaya, dan membuat karyawan frustrasi. Alur kerja yang dirancang dengan baik penting untuk efisiensi dan kemudahan penggunaan. ProcessMind memvisualisasikan proses entri jurnal dari awal hingga akhir, lalu menunjukkan jalur yang rumit, serah terima yang tidak perlu, dan aktivitas yang hanya memberi sedikit nilai. Anda dapat menyimulasikan perubahan yang diusulkan dan memperkirakan dampaknya terhadap KPI sebelum menerapkannya. Dengan begitu, Anda dapat merancang proses Record to Report di Workiva agar lebih ramping dan efisien.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan jumlah entri jurnal yang harus dibalik setelah dibukukan. Tingkat pembalikan yang tinggi sering kali menandakan masalah, seperti entri awal yang keliru, persetujuan yang tidak tepat, atau perubahan kebijakan akuntansi. Masalah ini menambah pekerjaan dan berpotensi menimbulkan selisih dalam catatan keuangan. ProcessMind mengidentifikasi jenis entri jurnal dan tahap proses yang paling sering mengalami pembalikan. Sistem ini mengungkap penyebabnya, seperti kesalahan input data atau salah tafsir kebijakan. Anda dapat mengambil tindakan terarah untuk meningkatkan akurasi entri awal, menyempurnakan kriteria persetujuan, dan meningkatkan pelatihan pengguna di Workiva, dengan sasaran mengurangi pembalikan sebesar 10-20%.

Tujuan ini memastikan setiap entri jurnal dilengkapi semua dokumen pendukung yang diperlukan dan dokumen tersebut divalidasi pada tahap yang tepat. Dokumentasi yang kurang dapat menghentikan persetujuan, memperpanjang waktu pemrosesan, dan menimbulkan risiko kepatuhan saat audit. ProcessMind melacak keberadaan dan waktu pelampiran dokumen pendukung dibandingkan dengan langkah lain dalam alur kerja entri jurnal. Sistem ini menunjukkan lokasi dokumentasi yang sering tidak tersedia atau terlambat, serta pengguna atau jenis entri yang terkait. Anda dapat menerapkan aturan wajib lampir atau pengingat otomatis untuk mengurangi keterlambatan secara signifikan dan meningkatkan kesiapan audit dalam proses Record to Report di Workiva.

Tujuan utama ini berfokus pada pengurangan total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh proses tutup buku, khususnya waktu yang digunakan untuk memproses entri jurnal. Tutup buku merupakan periode penting dengan tenggat ketat. Keterlambatan entri jurnal dapat merambat ke tahap lain, memengaruhi tenggat pelaporan dan pengambilan keputusan strategis. ProcessMind memberikan gambaran menyeluruh tentang proses entri jurnal dalam siklus Record to Report, sehingga Anda dapat melihat dampak keterlambatan atau inefisiensi pada jadwal tutup buku. Dengan menemukan dan mengatasi hambatan dalam pembuatan, persetujuan, pembukuan, dan rekonsiliasi entri jurnal di Workiva, organisasi dapat mempercepat tutup buku dan membuat jadwalnya lebih konsisten, bahkan memangkas beberapa hari dari siklus bulanan.

6 langkah perbaikan Journal Entry di Workiva

1
Unduh templat
2
Ekspor data Anda
3
Unggah dataset Anda
4
Analisis proses Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau proses Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Unduh templat Excel yang dirancang khusus untuk proses Journal Entry. Templat ini menyediakan struktur yang tepat untuk data Workiva Anda.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang tepat sejak awal membantu menghasilkan analisis yang akurat dan menghemat waktu saat menyiapkan data untuk ProcessMind.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel siap diisi untuk data Journal Entry Workiva Anda.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Visualisasikan Entri Jurnal Workiva untuk Mempercepat Penutupan

ProcessMind menunjukkan alur sebenarnya dari entri jurnal Workiva Anda. Temukan hambatan dan cara menyederhanakan alur kerja Record to Report agar lebih efisien.
  • Visualisasikan alur entri jurnal dari awal hingga akhir
  • Temukan titik keterlambatan yang tepat dalam alur kerja Workiva
  • Deteksi risiko kepatuhan dan kesalahan sejak dini
  • Percepat waktu siklus Record to Report
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL UMUM

Peningkatan terukur dalam proses Journal Entry

Hasil ini menunjukkan manfaat nyata yang diperoleh organisasi saat menerapkan process mining pada alur kerja Journal Entry. Dengan menemukan hambatan dan inefisiensi di Workiva, solusi kami membantu meningkatkan operasional secara signifikan di seluruh proses Record to Report.

0 %
Siklus persetujuan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Sederhanakan proses persetujuan entri jurnal dengan menemukan hambatan, mempercepat persetujuan, dan mengurangi waktu tunggu.
0 %
Pengerjaan ulang berkurang

Penurunan jumlah entri yang ditolak atau dikoreksi

Kurangi persentase entri jurnal yang perlu dikoreksi atau diajukan ulang. Akurasi meningkat dan waktu pemrosesan berkurang.
0 %
Kepatuhan meningkat

Peningkatan kesesuaian proses

Pastikan lebih banyak entri jurnal mengikuti prosedur operasi standar dan persyaratan peraturan, sehingga kesiapan audit dan kontrol semakin kuat.
~ 0 days
Tutup buku lebih cepat

Pengurangan waktu siklus dari awal hingga akhir

Percepat proses Record to Report secara keseluruhan dengan mengoptimalkan proses entri jurnal dari pembuatan hingga rekonsiliasi, sehingga tutup buku dapat diselesaikan lebih cepat.
0 %
Akurasi lebih tinggi sejak pengajuan pertama

Peningkatan jumlah entri yang disetujui tanpa pengerjaan ulang

Tingkatkan kualitas pengajuan awal entri jurnal agar lebih banyak yang disetujui pada percobaan pertama dan lebih sedikit yang tertunda.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk satu entri jurnal, yang digunakan sebagai pengenal kasus utama dalam analisis proses.

Mengapa ini penting

Kunci utama untuk melacak seluruh siklus hidup entri jurnal dan menganalisis alur, durasi, serta variasi proses.

Nama langkah proses atau peristiwa tertentu yang terjadi pada entri jurnal.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses, sehingga alur kerja entri jurnal dapat divisualisasikan dan dianalisis serta hambatan dapat ditemukan.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk menghitung semua durasi, mengurutkan peristiwa dengan benar, dan menganalisis kinerja proses dari waktu ke waktu.

ID pengguna atau nama orang yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk menganalisis pembagian beban kerja, mengenali pengguna dengan kinerja terbaik, serta memahami pola kerja atau hambatan yang terkait dengan pengguna tertentu.

Klasifikasi entri jurnal, seperti standar, akrual, atau koreksi.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda mengelompokkan proses untuk mengetahui apakah jenis entri tertentu lebih sering menyebabkan keterlambatan, pengerjaan ulang, atau penyimpangan.

Total nilai uang entri jurnal, biasanya jumlah debit atau kredit.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis berdasarkan dampak keuangan untuk mengetahui apakah entri bernilai tinggi diproses secara berbeda atau lebih sering mengalami keterlambatan.

Status terkini entri jurnal dalam siklus hidupnya.

Mengapa ini penting

Memberikan gambaran terkini tentang posisi entri jurnal dalam proses. Informasi ini penting untuk pemantauan operasional dan pengelolaan tumpukan pekerjaan.

Departemen bisnis atau pusat biaya yang mengajukan entri jurnal.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja antarunit bisnis untuk menemukan masalah atau praktik baik yang spesifik pada departemen tertentu.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai dimulainya entri jurnal baru di Workiva. Aktivitas tercatat saat pengguna membuat catatan entri jurnal baru. Sistem kemudian membuat Journal Entry ID unik yang berfungsi sebagai ID kasus dalam proses.

Mengapa ini penting

Sebagai titik awal proses, peristiwa ini penting untuk mengukur waktu siklus setiap entri jurnal dari awal hingga akhir. Analisis aktivitas ini membantu Anda memahami awal beban kerja dan merencanakan sumber daya.

Aktivitas ini menandai saat pengguna mengajukan draf entri jurnal beserta dokumentasinya ke alur kerja peninjauan dan persetujuan resmi. Biasanya, aktivitas ini tercatat sebagai perubahan status di platform Workiva, dari 'Draft' atau 'New' menjadi 'In Review'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini merupakan tonggak penting yang memulai siklus persetujuan. Mengukur waktu dari tahap ini hingga persetujuan akhir membantu menemukan hambatan dalam proses peninjauan dan menghitung waktu siklus persetujuan.

Aktivitas ini menandai persetujuan akhir entri jurnal oleh pengguna yang berwenang, sehingga entri siap dibukukan. Ini adalah tonggak penting yang biasanya tercatat di Workiva sebagai perubahan status menjadi 'Approved'.

Mengapa ini penting

Menandai selesainya seluruh proses peninjauan dan persetujuan. Peristiwa ini penting untuk mengukur waktu siklus persetujuan dan tingkat persetujuan pada pengajuan pertama, yang berdampak langsung pada efisiensi proses.

Aktivitas ini menandakan bahwa entri jurnal yang disetujui telah resmi dibukukan ke General Ledger. Ini menandai selesainya alur proses utama dan biasanya tercatat sebagai perubahan status akhir atau di log transaksi pembukuan.

Mengapa ini penting

Sebagai peristiwa 'akhir' utama bagi sebagian besar entri jurnal, aktivitas ini penting untuk menghitung waktu siklus dari awal hingga akhir dan throughput. Pada tahap ini, entri mulai memengaruhi laporan keuangan.

Peninjau atau pemberi persetujuan menolak entri jurnal karena kesalahan, informasi yang kurang, atau pelanggaran kebijakan. Entri dikembalikan kepada pembuatnya untuk diperbaiki. Penolakan ini tercatat sebagai perubahan status menjadi 'Rejected' atau 'Needs Rework'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi pemicu utama proses pengerjaan ulang, yang sering kali mengurangi efisiensi proses. Analisis penolakan membantu menemukan kebutuhan pelatihan, kesalahan yang sering terjadi, dan panduan proses yang kurang jelas.

Entri jurnal yang sudah dibukukan dibalik dengan membuat entri baru yang meniadakan nilai entri asli. Jenis transaksi khusus ini tercatat secara eksplisit di sistem.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini merupakan indikator kuat adanya kesalahan pada entri yang sudah dibukukan. Tingkat pembalikan yang tinggi dapat menunjukkan masalah pada proses peninjauan dan persetujuan awal, sehingga mengurangi akurasi keuangan dan menambah pekerjaan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memberikan gambaran objektif berbasis data tentang alur kerja Journal Entry yang sebenarnya. Metode ini mengungkap hambatan, putaran pengerjaan ulang, dan prosedur yang tidak sesuai standar sehingga Anda dapat meningkatkan efisiensi dan kepatuhan secara terarah.

Anda memerlukan dataset log peristiwa dari Workiva yang mencakup ID kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu untuk setiap langkah entri jurnal. Biasanya, Journal Entry ID digunakan sebagai ID kasus. Fitur pelaporan dan API Workiva umumnya memudahkan proses ekstraksi ini.

Visualisasi proses tingkat tinggi dan identifikasi hambatan awal biasanya dapat diperoleh dalam beberapa minggu setelah data berhasil dimuat. Analisis akar masalah yang lebih mendalam dan rekomendasi perbaikan spesifik biasanya menyusul dalam satu hingga tiga bulan.

Anda dapat meningkatkan kecepatan persetujuan entri jurnal, mengurangi kesalahan manual, dan menekan pengerjaan ulang. Process mining juga membantu menyeragamkan proses, memperkuat kepatuhan, dan mempercepat tutup buku.

Pengambilan data dari Workiva umumnya mudah dilakukan melalui fitur pelaporan bawaan atau akses API. Anda mungkin perlu melakukan penyiapan awal, tetapi Workiva dirancang agar pengguna dapat mengambil riwayat transaksi terperinci yang cocok untuk process mining.

Tidak. Process mining merupakan metode analisis yang tidak mengganggu operasional. Metode ini menggunakan data historis yang diekspor dari Workiva, sehingga tidak mengganggu atau mengharuskan perubahan pada sistem Journal Entry aktif maupun proses keuangan yang sedang berjalan.

Pelaporan tradisional biasanya menampilkan metrik gabungan, seperti rata-rata waktu pemrosesan atau volume. Process mining memvisualisasikan alur nyata setiap entri jurnal dari awal hingga akhir. Dengan begitu, Anda dapat melihat semua penyimpangan, putaran pengerjaan ulang, dan inefisiensi tersembunyi yang sering tidak terlihat dalam laporan standar.

Mulai Optimalkan Record to Report - Entri Jurnal Anda Hari Ini

Kurangi waktu siklus Entri Jurnal hingga 30% agar penutupan keuangan lebih cepat.

Mulai Uji Coba Gratis

Tidak perlu kartu kredit. Batalkan kapan saja.