> Průběžné zlepšování procesů > Od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů > Workiva

Zlepšete proces od záznamu po vykázání: účetní zápis

Zvyšte efektivitu ve Workiva pomocí průvodce optimalizací v 6 krocích.

Stáhnout datovou šablonu

Zlepšete proces od záznamu po vykázání: účetní zápis

Od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

Workiva

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(11)Cíle(12)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Zrychlete účtování zápisů ve Workiva a zkraťte proces od záznamu po výkaznictví

Tato platforma vám pomůže odhalit běžné neefektivity, které prodlužují účetní závěrku. Zjistíte, kde vznikají úzká místa, od zahájení aktivity až po její dokončení. Snáze tak zajistíte přesnost a urychlíte vykazování. Podívejte se, jak zjednodušit provoz a zefektivnit workflow.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč je důležité zlepšovat proces od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

Cyklus od záznamu po výkaznictví, tedy R2R, je zásadní pro finanční zdraví společnosti i dodržování předpisů. Proces účtování zápisů, zejména pokud probíhá v platformě, jako je Workiva, vyžaduje přesnost a efektivitu. Neefektivní účtování může způsobovat výrazná úzká místa, prodlužovat měsíční a roční závěrky, zvyšovat riziko chyb a ohrožovat přesnost účetních výkazů. To vede k vyšším provozním nákladům, důkladnějším auditům a menší schopnosti přijímat včasná a informovaná obchodní rozhodnutí. Organizace, které Workiva používají pro finanční výkaznictví a zajištění shody, potřebují znát a zlepšovat celý životní cyklus každého účetního zápisu. Je to nezbytné pro udržení konkurenceschopnosti a dodržení přísných termínů výkaznictví.

Jak process mining mění analýzu účetních zápisů ve Workiva

Process mining nabízí datový přístup k pochopení složitostí procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů ve Workiva. Místo odhadů a jednotlivých zkušeností využívá skutečný záznam událostí. Každý účetní zápis má jedinečný identifikátor případu, Journal Entry ID, podle kterého lze zrekonstruovat a zobrazit skutečný průběh procesu. Analýza sleduje každý účetní zápis od vytvoření přes přiložení podkladů, odeslání ke kontrole, schvalování či zamítnutí, opravy, zaúčtování a ověření až po konečné odsouhlasení. Zobrazení celého životního cyklu pomáhá odhalit odchylky od procesu, zjistit, kde ruční zásahy způsobují zpoždění, a přesně změřit dobu jednotlivých kroků. Získáte tak objektivní podklady pro zkrácení cyklu účtování zápisů. Analýza ukáže také skrytá úzká místa ve workflow Workiva, například v konkrétních fázích kontroly nebo při odsouhlasení, a poskytne jasný přehled o provozních výsledcích.

Jak odhalit a řešit úzká místa při účtování zápisů

Pomocí process mining můžete určit konkrétní oblasti, které je třeba v procesu účtování zápisů ve Workiva zlepšit. Analýza může například ukázat, že schválení určitých typů účetních zápisů trvá pravidelně déle nebo že někteří schvalovatelé bývají přetížení a způsobují zpoždění. Odhalí také opakované zamítání a opětovné odesílání zápisů, které může ukazovat na potřebu jasnějších pokynů nebo lepšího zaškolení při vytváření zápisů. Process mining pomáhá najít i postupy, které nejsou v souladu s pravidly, například zaúčtování bez řádného schválení. To představuje značné finanční a regulatorní riziko. Mezi běžná zlepšení patří sjednocení postupů pro odesílání účetních zápisů, úprava schvalovací hierarchie, omezení oprav díky kvalitnějším vstupním datům a automatizace ověřovacích kroků. Tento cílený přístup pomáhá zlepšit proces a zefektivnit účtování zápisů ve Workiva.

Přínosy zlepšení procesu účtování zápisů

Použití process mining pro proces od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů ve Workiva přináší řadu měřitelných přínosů. Zkrátíte cyklus finanční závěrky a finanční týmy budou moci věnovat více času strategické analýze místo ručního odsouhlasování a oprav chyb. Přesným odhalením a řešením úzkých míst zvýšíte provozní efektivitu a snížíte náklady na zpracování jednoho účetního zápisu. Dalším přínosem je lepší shoda a připravenost na audit. Process mining poskytuje transparentní podklady založené na datech, které dokládají dodržování interních kontrol a regulatorních požadavků. Zlepšení procesu účtování zápisů na základě datových poznatků z process mining v konečném důsledku zvyšuje přesnost účetnictví, snižuje rizika v oblasti shody a podporuje pružnější finanční funkci. Zároveň lépe využijete investici do platformy Workiva.

Jak začít zlepšovat účtování zápisů

Poznat skutečný průběh procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů ve Workiva je prvním krokem k efektivnějšímu finančnímu provozu. Process mining vám poskytne přehled potřebný pro informovaná rozhodnutí a cílená zlepšení. Místo odhadů můžete neefektivní postupy řešit předem a dosáhnout rychlejší, přesnější a lépe kontrolované finanční závěrky. Zjistěte, jak snadno využít tyto poznatky ve vlastních datech Workiva a začít zlepšovat proces, i bez rozsáhlých technických znalostí. Proměňte problémy v příležitosti ke zlepšení a vyšší efektivitě.

Od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů Finanční závěrka Zpracování účetních zápisů Účetní provoz Řízení shody Finanční výkaznictví Účetní Finanční tým Zlepšování R2R Efektivita workflow R2R Hlavní kniha Účetnictví

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Účetní zápisy často čekají ve frontách na schválení. Výsledkem jsou zmeškané termíny a delší finanční závěrka. To zpožďuje přípravu finančních výkazů, komplikuje důležitá obchodní rozhodnutí a zvyšuje tlak na účetní týmy. ProcessMind přesně ukáže, kde a proč se účetní zápisy zasekávají, a odhalí konkrétní schvalovatele nebo fáze, které vytvářejí úzká místa v procesu od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů ve Workiva. Díky těmto poznatkům můžete cíleně zlepšit proces a urychlit schvalování.

Časté zamítání nebo žádosti o opravu znamenají, že se účetní zápisy opakovaně vracejí ke kontrole. Tím se zbytečně spotřebovává čas i zdroje. Předělávky prodlužují cyklus Record to Report a zároveň zvyšují frustraci a snižují efektivitu finančních týmů. ProcessMind odhalí konkrétní důvody opakovaného zamítání a určí problematické typy zápisů nebo uživatele, takže můžete řešit příčiny. Optimalizací procesu účetních zápisů ve Workiva můžete omezit předělávky a zefektivnit provoz.

Chyby při ručním vytváření nebo účtování zápisů vedou k nepřesnostem ve finančních údajích. Jejich oprava zabírá čas a může ohrozit shodu s předpisy. Chyby se mohou šířit systémem a komplikovat odsouhlasení i vykazování. ProcessMind odhalí opakující se vzorce chyb a určí fáze procesu nebo uživatele, u kterých k nim v procesu účetních zápisů ve Workiva dochází nejčastěji. Tyto poznatky vám pomohou zavést preventivní opatření, zvýšit přesnost finančních údajů a zlepšit proces Record to Report.

Bez přehledu o aktuálním stavu jednotlivých účetních zápisů se obtížně odhaduje termín finanční uzávěrky a předchází zpožděním. Nejistota zvyšuje stres a komplikuje efektivní rozdělení zdrojů v účetním provozu. ProcessMind poskytuje přehlednou mapu procesu Record to Report, která v reálném čase sleduje každý zápis od vytvoření po odsouhlasení ve Workiva. Týmy tak mohou sledovat průběh a včas zasáhnout, aby předešly úzkým místům.

Odchylky od standardních postupů při zpracování účetních zápisů vedou k nesrovnalostem, rizikům pro shodu s předpisy a neefektivitě v celé organizaci. Roztříštěný přístup komplikuje audity a brání efektivnímu rozšiřování provozu. ProcessMind zobrazí všechny skutečné varianty procesu účetních zápisů a ukáže, kde a proč ve Workiva dochází k odchylkám. Když tyto nestandardní postupy odhalíte, můžete prosazovat osvědčené postupy a zlepšit řízení procesu Record to Report.

Zpoždění při odsouhlasování zaúčtovaných zápisů prodlužují finanční uzávěrku a nechávají nesrovnalosti nevyřešené, což zvyšuje riziko při auditu. Skutečný finanční stav pak nemusí být zřejmý a mohou vznikat závažné problémy při vykazování. ProcessMind podrobně analyzuje činnosti spojené s odsouhlasováním v procesu účetních zápisů ve Workiva a určí konkrétní úzká místa i příčiny zpoždění. Díky tomu můžete cíleně zkrátit cyklus Record to Report.

Někteří členové týmu nebo oddělení jsou zahlceni úkoly spojenými s účetními zápisy, zatímco jiní mají volnou kapacitu. Výsledkem je přetížení a zpoždění. Tato nerovnováha snižuje celkovou produktivitu a může zhoršovat náladu ve finančním týmu. ProcessMind vyčíslí pracovní zátěž jednotlivých uživatelů a týmů v procesu účetních zápisů ve Workiva. Odhalí nerovnováhu i úzká místa v dostupnosti zdrojů. Na základě těchto údajů můžete úkoly rozdělit rovnoměrněji a zvýšit efektivitu procesu Record to Report.

Nedodržení interních kontrol nebo regulatorních požadavků při zpracování účetních zápisů může vést k nálezům z auditu, sankcím a poškození pověsti. Důsledné dodržování pravidel je zásadní pro důvěryhodnost finančních údajů. ProcessMind průběžně sleduje proces účetních zápisů Record to Report ve Workiva a odhaluje odchylky od stanovených pravidel. Upozorní například na neoprávněné změny nebo opožděná schválení, která mohou představovat riziko.

Neefektivní pořadí úkolů nebo zbytečné kroky při zpracování účetních zápisů plýtvají časem i zdroji a prodlužují cyklus Record to Report. Finanční tým pak nemůže pracovat tak efektivně, jak by mohl. ProcessMind zmapuje celý současný workflow účetních zápisů ve Workiva a odhalí skrytou neefektivitu i zbytečné kroky. Získáte tak podklady pro úpravu procesu, zvýšení výkonu a rychlejší uzávěrku.

Časté stornování zaúčtovaných zápisů ukazuje na problémy s přesností nebo původním zpracováním. Způsobuje další práci a může narušit důvěryhodnost finančních záznamů. Každé storno vyžaduje další úsilí a kontrolu. ProcessMind dohledá každé storno účetního zápisu až k jeho původu ve Workiva a určí časté spouštěče i příčiny. Tato podrobná analýza pomáhá předcházet dalším chybám a zvyšuje kvalitu i spolehlivost procesu Record to Report.

Zpracování účetních zápisů se často zpožďuje, protože požadované podklady nejsou včas přiloženy nebo jsou neúplné. Tím se zastaví kontrola a schvalování a prodlouží se finanční uzávěrka. ProcessMind sleduje, kdy je ve Workiva k zápisu připojena podpůrná dokumentace, a porovnává to s jeho vytvořením a odesláním. Odhalí konkrétní případy i vzorce zpoždění, takže můžete cíleně zefektivnit proces Record to Report.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je výrazně zkrátit dobu, kterou účetní zápisy ve Workiva stráví kontrolou a schvalováním. Kratší cyklus urychlí finanční uzávěrku, zlepší dodržování termínů vykazování a zajistí rychlejší dostupnost finančních údajů pro důležitá rozhodnutí. ProcessMind odhalí konkrétní úzká místa ve schvalovacím workflow a ukáže, kde vznikají zpoždění a kteří schvalovatelé nebo kroky je způsobují. Na základě dat můžete zjednodušit schvalovací matice, automatizovat rutinní schvalování a nastavit efektivnější pravidla směrování. Doba schvalování se tak může zkrátit o 30–50 % a zvýšit se efektivita procesu Record to Report.

Omezení předělávek znamená méně případů, kdy jsou účetní zápisy kvůli chybám nebo chybějícím údajům zamítnuty, opraveny a znovu odeslány. To přímo zvyšuje efektivitu provozu a omezuje zbytečnou práci v cyklu Record to Report. Méně předělávek znamená nižší provozní náklady, rychlejší zpracování a kvalitnější data ve Workiva. ProcessMind zmapuje všechny varianty procesu účetních zápisů a zvýrazní opakované průchody i cykly předělávek. Určí příčiny zamítání, například časté chyby, neúplnou dokumentaci nebo nejasné pokyny. Díky tomu můžete cíleně zlepšit kvalitu podání a kritéria schvalování a snížit počet předělávek o 20–40 %.

Cílem je snížit počet chyb vznikajících při ručním vytváření účetních zápisů nebo zadávání údajů. Vysoká chybovost vede k nepřesným finančním výkazům, nákladným opravám a zpoždění finanční uzávěrky. Jejím snížením firmy zlepší integritu dat a omezí rizika pro shodu s předpisy ve Workiva. ProcessMind analyzuje zamítnuté nebo opravené zápisy a odhalí, kde k chybám při ručním zadávání dochází nejčastěji. Určí konkrétní činnosti, uživatele nebo typy zápisů náchylné k chybám. Získáte tak podklady pro přísnější validační pravidla, lepší školení uživatelů nebo automatizaci zadávání dat tam, kde je to možné. Cílem je snížit počet ručních chyb o 15–25 %.

Cílem je získat informace o stavu každého účetního zápisu v reálném čase nebo téměř v reálném čase, od vytvoření přes zaúčtování až po odsouhlasení. Nedostatečný přehled přináší nejistotu, vyžaduje ruční dohledávání a může zpozdit celý proces Record to Report. Lepší přehled umožňuje finančním týmům řídit workflow aktivně. ProcessMind vytvoří přehlednou vizuální mapu průchodu účetního zápisu procesem. Zúčastněné týmy mohou sledovat aktuální stav každého zápisu a zjistit, v jaké fázi se nachází. Přehled upozorní na možná úzká místa dříve, než ovlivní finanční uzávěrku, a pomůže týmům včas zasáhnout i lépe odhadovat termíny vykazování.

Sjednocení workflow účetních zápisů znamená, že všechny zápisy procházejí konzistentním a optimalizovaným postupem bez ohledu na typ nebo oddělení, které je vytvořilo. Nestandardní postupy vedou k neefektivitě, rizikům pro shodu s předpisy a rozdílné době zpracování. Sjednocení přináší předvídatelnější výsledky a usnadňuje audity ve Workiva. ProcessMind odhalí všechny skutečné varianty procesu účetních zápisů a ukáže odchylky od zamýšleného postupu. Vyčíslí jejich dopad na dobu zpracování a využití zdrojů. Získáte tak podklady pro prosazování osvědčených postupů, sloučení kroků a zefektivnění workflow, které zvýší konzistenci i efektivitu cyklu Record to Report.

Cílem je zkrátit dobu potřebnou k odsouhlasení účetních zápisů po jejich zaúčtování. Pomalé odsouhlasování prodlužuje finanční uzávěrku a může zakrýt nesrovnalosti, takže se problémy odhalí pozdě. Urychlení této fáze je důležité pro včasné a přesné finanční vykazování. ProcessMind analyzuje činnosti navazující na zaúčtování zápisů a odhalí zpoždění i závislosti v procesu odsouhlasování. Určí časté příčiny prodlev, například nesoulad dat nebo nejasnou odpovědnost. Můžete tak cíleně zlepšit kvalitu dat, automatizovat párování a zpřesnit pracovní postupy. Cílem je zrychlit odsouhlasování o 20–35 %.

Cílem je rovnoměrněji rozdělit úkoly spojené s účetními zápisy mezi členy týmu i jednotlivé fáze procesu. Nerovnoměrná zátěž může některé zaměstnance přetěžovat a jiné nechávat bez práce. Pokud jsou konkrétní lidé nebo týmy zahlceni, vznikají úzká místa, která snižují efektivitu celého cyklu Record to Report. ProcessMind sleduje, kdo vykonává jednotlivé činnosti a jak dlouho, a poskytuje tak přehled o využití zdrojů. Odhalí období zvýšené i nízké zátěže a určí přetížené nebo nedostatečně využité zdroje. Tyto údaje pomáhají lépe rozdělit práci, plánovat vzájemné zastupování a efektivně řídit fronty úkolů. Výsledkem je vyšší produktivita týmu a kratší doba zpracování ve Workiva.

Cílem je zajistit, aby všechny účetní zápisy důsledně dodržovaly interní pravidla, účetní standardy i externí regulatorní požadavky. Nedostatky v dodržování pravidel mohou vést k finančním sankcím, poškození pověsti a neúspěšnému auditu. Jejich odstranění posiluje důvěryhodnost finančního vykazování ve Workiva. ProcessMind automaticky odhalí odchylky od předem stanovených pravidel nebo standardních pracovních postupů při zpracování účetních zápisů. Upozorní na konkrétní případy nedodržení pravidel, například chybějící schválení nebo nesprávné použití účtu hlavní knihy. Poskytuje auditní stopu a umožňuje zavést přísnější kontroly, automatické ověřování a včas řešit rizika pro shodu s předpisy.

Cílem je upravit a zlepšit celkové pořadí činností při zpracování účetních zápisů, odstranit zbytečné kroky, spojit související úkoly a zlepšit návaznost. Nevhodný návrh prodlužuje dobu zpracování, zvyšuje náklady a frustruje zaměstnance. Dobře navržený workflow je důležitý pro efektivitu i uživatelskou zkušenost. ProcessMind zobrazí skutečný průchod účetních zápisů od začátku do konce a zvýrazní složité cesty, zbytečná předávání i činnosti s malou přidanou hodnotou. Navrhované změny můžete simulovat a před zavedením odhadnout jejich dopad na KPI. Snáze tak navrhnete úspornější a efektivnější proces Record to Report ve Workiva.

Cílem je snížit počet účetních zápisů, které je nutné po zaúčtování stornovat. Častá storna obvykle ukazují na problémy, jako jsou nesprávné původní zápisy, nevhodné schvalování nebo změny účetních pravidel. Způsobují další práci a mohou vést k nesrovnalostem ve finančních záznamech. ProcessMind určí typy účetních zápisů i fáze procesu, ve kterých ke stornování dochází nejčastěji. Odhalí jeho příčiny, například chyby při zadávání dat nebo nesprávný výklad pravidel. Můžete tak cíleně zvýšit přesnost původních zápisů, upravit kritéria schvalování a zlepšit školení uživatelů ve Workiva. Cílem je snížit počet storen o 10–20 %.

Cílem je zajistit, aby měl každý účetní zápis ve správné fázi procesu přiložené a ověřené všechny potřebné podklady. Chybějící dokumentace může zastavit schvalování, prodloužit zpracování a představovat značné riziko při auditu. ProcessMind sleduje, zda a kdy jsou k účetním zápisům připojeny podpůrné dokumenty, a porovnává to s ostatními kroky workflow. Ukáže, kde dokumentace často chybí nebo se přikládá pozdě, a určí konkrétní uživatele či typy zápisů. Můžete tak zavést povinné přikládání dokumentů nebo automatické připomínky, omezit zpoždění a lépe připravit procesy Record to Report ve Workiva na audit.

Cílem je zkrátit celkovou dobu potřebnou k dokončení finanční uzávěrky, zejména díky zefektivnění zpracování účetních zápisů. Finanční uzávěrka má pevné termíny a každé zpoždění při zpracování zápisů se může řetězit, ohrozit termíny vykazování a zpozdit strategická rozhodnutí. ProcessMind zobrazí proces účetních zápisů v kontextu celého cyklu Record to Report a ukáže, jak jednotlivá zpoždění nebo neefektivní postupy ovlivňují termín uzávěrky. Když organizace odstraní úzká místa při vytváření, schvalování, účtování a odsouhlasování zápisů ve Workiva, může uzávěrku zrychlit a lépe předvídat její průběh. Měsíční cyklus se tak může zkrátit o několik dní.

Šest kroků ke zlepšení procesu účetních zápisů ve Workiva

Stáhněte si šablonu

Exportujte svá data

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte svůj proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte svůj proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte excelovou šablonu určenou pro proces účetních zápisů. Obsahuje správnou strukturu pro vaše data z Workiva.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná struktura dat hned od začátku zajistí přesnou analýzu a ušetří čas při přípravě dat pro ProcessMind.

Očekávaný výsledek

Připravená excelová šablona k vyplnění daty o účetních zápisech ve Workiva.

CO ZÍSKÁTE

Zobrazte si účetní zápisy ve Workiva a zkraťte účetní závěrku

ProcessMind ukáže skutečný průběh účetních zápisů ve Workiva. Zjistěte, kde vznikají úzká místa a jak zefektivnit workflow od záznamu po vykázání.

Zobrazte si celý průběh účetního zápisu
Zjistěte přesně, kde se workflow ve Workiva zdržuje
Včas odhalte rizika nesouladu a chyby
Zkraťte dobu cyklu od záznamu po vykázání

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Měřitelné zlepšení procesu účetních zápisů

Tyto výsledky ukazují konkrétní přínosy, kterých organizace dosahují využitím process miningu při zpracování účetních zápisů. Odhalením úzkých míst a neefektivity ve Workiva pomáháme zlepšit provoz v celém procesu Record to Report.

0 %

Rychlejší schvalování

Průměrné zkrácení doby schvalování

Zefektivněte schvalování účetních zápisů odhalením úzkých míst. Zápisy se tak schválí rychleji a méně času stráví čekáním.

0 %

Méně předělávek

Pokles počtu zamítnutých nebo opravených zápisů

Snižte podíl účetních zápisů, které je nutné opravit nebo znovu odeslat. Zvýšíte přesnost a ušetříte čas při zpracování.

0 %

Lepší dodržování pravidel

Zvýšení míry dodržování postupů

Zajistěte, aby větší podíl účetních zápisů odpovídal standardním pracovním postupům a regulatorním požadavkům. Zlepšíte tak připravenost na audit i účinnost kontrol.

~ 0 days

Kratší finanční uzávěrka

Zkrácení celkové doby zpracování

Zrychlete celý proces Record to Report optimalizací postupu od vytvoření účetního zápisu po jeho odsouhlasení. Přispějete tak ke kratší finanční uzávěrce.

0 %

Vyšší přesnost hned napoprvé

Více zápisů schválených bez předělávek

Zlepšete kvalitu prvního podání účetních zápisů. Zvýšíte tak podíl zápisů schválených hned napoprvé a omezíte zpoždění.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením zaznamenaným při nasazení.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je doplňte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor účetního zápisu, který slouží jako hlavní identifikátor případu pro analýzu procesu.

Proč je to důležité

Tento základní identifikátor umožňuje sledovat celý životní cyklus účetního zápisu a analyzovat tok procesem, jeho délku i odchylky.

Název konkrétního kroku procesu nebo události, která se týká účetního zápisu.

Proč je to důležité

Definuje jednotlivé kroky procesu, umožňuje znázornit a analyzovat workflow účetního zápisu a odhalit úzká místa.

Časové razítko označující, kdy došlo ke konkrétní aktivitě nebo události.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet všech dob trvání, správné seřazení událostí a analýzu výkonnosti procesu v čase.

ID uživatele nebo jméno osoby, která aktivitu provedla.

Proč je to důležité

Tento atribut pomáhá analyzovat rozložení pracovní zátěže, určit nejvýkonnější uživatele a porozumět chování jednotlivých uživatelů nebo úzkým místům.

Zařazení účetního zápisu, například standardní zápis, časové rozlišení nebo oprava.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle typu zápisu a zjistit, zda některé typy způsobují více zdržení, oprav nebo odchylek než jiné.

Celková peněžní hodnota účetního zápisu, obvykle součet debetních nebo kreditních položek.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat proces podle finančního dopadu a zjistit, zda se zápisy s vysokou částkou zpracovávají jinak nebo u nich častěji dochází ke zdržení.

Aktuální stav účetního zápisu v průběhu jeho životního cyklu.

Proč je to důležité

Poskytuje aktuální přehled o tom, v jaké fázi procesu se účetní zápisy nacházejí. Je důležitý pro provozní monitoring a řízení nevyřízených položek.

Obchodní oddělení nebo nákladové středisko, které zadalo účetní zápis.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost různých organizačních jednotek a odhalit problémy nebo osvědčené postupy v konkrétních odděleních.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato činnost označuje zahájení nového účetního zápisu ve Workiva. Zaznamená se, když uživatel vytvoří nový záznam účetního zápisu. Vznikne tak jedinečné ID účetního zápisu, které slouží jako identifikátor případu v procesu.

Proč je to důležité

Jako počáteční bod procesu je tato událost nezbytná pro měření celkové doby zpracování každého účetního zápisu. Její analýza pomáhá porozumět tomu, kdy začíná pracovní zátěž, a plánovat zdroje.

Označuje okamžik, kdy uživatel odešle připravený účetní zápis včetně dokumentace do formálního workflow kontroly a schvalování. Ve Workiva se obvykle zaznamená jako změna stavu, kdy zápis přejde ze stavu „Draft“ nebo „New“ do stavu „In Review“.

Proč je to důležité

Tato činnost je důležitým milníkem, který zahajuje schvalovací cyklus. Měření doby od tohoto okamžiku do konečného schválení pomáhá odhalit úzká místa při kontrole a vypočítat dobu schvalovacího cyklu.

Tato aktivita označuje závěrečné schválení účetního zápisu oprávněným uživatelem, po kterém lze zápis zaúčtovat. Jde o důležitý milník, který se ve Workiva obvykle zaznamenává výslovnou změnou stavu na „Approved“.

Proč je to důležité

Označuje úspěšné dokončení celého procesu kontroly a schválení. Jde o důležitou událost pro měření délky schvalovacího cyklu a podílu zápisů schválených napoprvé. Přímo ovlivňuje efektivitu procesu.

Tato aktivita označuje oficiální zaúčtování schváleného účetního zápisu do hlavní knihy. Znamená úspěšné dokončení hlavního toku procesu a obvykle se zaznamenává jako závěrečná změna stavu nebo transakce zaúčtování.

Proč je to důležité

U většiny účetních zápisů jde o hlavní koncovou událost. Je proto důležitá pro výpočet celkové doby průchodu procesem a jeho propustnosti. Označuje okamžik, kdy se zápis promítne do účetních výkazů.

Kontrolor nebo schvalovatel zamítne účetní zápis kvůli chybám, chybějícím údajům nebo porušení pravidel. Zápis se vrátí autorovi k opravě a tato akce se zaznamená změnou stavu na „Rejected“ nebo „Needs Rework“.

Proč je to důležité

Tato aktivita spouští opakované zpracování, které je významným zdrojem neefektivity. Analýza zamítnutí pomáhá odhalit potřeby školení, časté chyby a nejasné pokyny k procesu.

Dříve zaúčtovaný účetní zápis se stornuje vytvořením nového zápisu, který původní zápis vyruší. Jde o konkrétní typ transakce, který systém zaznamenává výslovně.

Proč je to důležité

Tato aktivita často ukazuje na chyby v zaúčtovaných zápisech. Vysoký podíl storen může naznačovat problémy s úvodní kontrolou a schvalováním. To snižuje přesnost účetnictví a vyžaduje další práci.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak může process mining zlepšit proces účetních zápisů v rámci Record to Report?

Process mining poskytuje objektivní pohled na skutečné workflow účetních zápisů založený na datech. Odhalí úzká místa, opakované průchody kvůli předělávkám a nestandardní postupy, které snižují efektivitu nebo ohrožují shodu s předpisy. Díky tomu můžete zavádět cílená zlepšení.

Jaká konkrétní data z Workiva potřebujeme pro process mining účetních zápisů?

Budete potřebovat datovou sadu záznamu událostí z Workiva. Pro každý krok účetního zápisu musí obsahovat identifikátor případu, název činnosti a časové razítko. Jako identifikátor případu obvykle slouží ID účetního zápisu. Export dat obvykle usnadňují možnosti reportingu a API ve Workiva.

Jak rychle získáme užitečné poznatky z process miningu procesu účetních zápisů?

První přehledné vizualizace procesu a identifikaci bezprostředních úzkých míst lze často získat během několika týdnů od úspěšného načtení dat. Podrobnější analýza příčin a konkrétní doporučení k optimalizaci obvykle následují během jednoho až tří měsíců.

Jaké konkrétní přínosy nám process mining přinese při optimalizaci účetních zápisů?

Můžete očekávat zrychlení schvalování účetních zápisů, méně chyb při ručním zadávání a méně předělávek. Process mining také pomáhá sjednotit procesy, zlepšit dodržování pravidel a zkrátit dobu finanční uzávěrky.

Je získání potřebných dat z Workiva složité?

Data z Workiva lze obvykle snadno získat pomocí vestavěných funkcí pro tvorbu reportů nebo přes API. Počáteční nastavení může vyžadovat určitou práci, ale Workiva umožňuje uživatelům získat podrobnou historii transakcí, která se pro process mining dobře hodí.

Naruší zavedení process miningu stávající provoz účetních zápisů ve Workiva?

Ne. Process mining je neinvazivní analytická metoda. Pracuje s historickými daty exportovanými z Workiva, takže nezasahuje do živých systémů pro účetní zápisy ani do probíhajících finančních procesů a nevyžaduje jejich změny.

Jak se process mining liší od běžného reportingu účetních zápisů?

Běžný reporting obvykle ukazuje souhrnné ukazatele, například průměrnou dobu zpracování nebo objem. Process mining zobrazuje skutečný průběh každého účetního zápisu od začátku do konce. Odhalí tak všechny odchylky, opakované průchody kvůli předělávkám i skrytou neefektivitu, které běžné reporty často nezachytí.

Začněte zlepšovat proces od záznamu po vykázání: účetní zápis

Zkraťte dobu zpracování účetních zápisů o 30 % a urychlete účetní závěrku.

Začněte zkušební verzi zdarma

Bez platební karty. Zrušit můžete kdykoli.