> Cải tiến quy trình liên tục > Ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký > Workiva

Cải tiến quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán

Tăng hiệu quả Workiva với hướng dẫn tối ưu hóa gồm 6 bước.

Tải mẫu dữ liệu

Cải tiến quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán

Ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Workiva

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(12)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Tối ưu hóa bút toán nhật ký Workiva để rút ngắn quy trình ghi nhận đến báo cáo

Nền tảng này giúp bạn xác định những điểm kém hiệu quả thường làm chậm quy trình khóa sổ tài chính. Bạn có thể tìm điểm nghẽn từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất từng hoạt động, đồng thời bảo đảm độ chính xác và rút ngắn thời gian lập báo cáo. Tìm hiểu cách tinh gọn hoạt động và nâng cao hiệu quả trong các quy trình làm việc.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao cần tối ưu hóa quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Chu kỳ ghi nhận đến báo cáo (R2R) có vai trò thiết yếu đối với tình hình tài chính và việc tuân thủ quy định của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình bút toán nhật ký, nhất là khi được quản lý trên nền tảng như Workiva, đòi hỏi độ chính xác và hiệu quả cao. Quy trình kém hiệu quả có thể tạo ra điểm nghẽn đáng kể, kéo dài thời gian chốt sổ cuối tháng và cuối năm, tăng nguy cơ sai sót và ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính. Những bất cập này làm tăng trực tiếp chi phí vận hành, khiến hoạt động kiểm toán bị soi xét kỹ hơn và hạn chế khả năng đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời, dựa trên thông tin đầy đủ. Với các tổ chức dùng Workiva để lập báo cáo tài chính và quản lý tuân thủ, việc hiểu và tối ưu hóa toàn bộ vòng đời của từng bút toán nhật ký không chỉ là lợi thế. Đây còn là điều cần thiết để duy trì năng lực cạnh tranh và đáp ứng thời hạn báo cáo nghiêm ngặt.

Process mining giúp phân tích bút toán nhật ký Workiva như thế nào

Process mining giúp làm rõ quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trong Workiva bằng dữ liệu thực tế. Thay vì dựa vào giả định hoặc lời kể, process mining dùng nhật ký sự kiện thực tế, trong đó Journal Entry ID là mã định danh trường hợp duy nhất, để dựng lại và trực quan hóa luồng quy trình như đã diễn ra. Cách này theo dõi từng bút toán nhật ký từ lúc tạo đến các hoạt động tiếp theo, gồm đính kèm tài liệu hỗ trợ, gửi duyệt, phê duyệt hoặc từ chối, chỉnh sửa, hạch toán, xác minh và cuối cùng là đối chiếu. Khi lập sơ đồ toàn bộ vòng đời, process mining giúp bạn xác định chính xác các điểm lệch khỏi quy trình, tìm ra khâu can thiệp thủ công gây chậm trễ và đo thời lượng từng bước. Từ đó, bạn có căn cứ khách quan để rút ngắn chu kỳ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký. Công cụ cũng cho thấy điểm nghẽn tiềm ẩn trong workflow Workiva, dù ở một giai đoạn duyệt cụ thể hay trong khâu đối chiếu, giúp bạn nắm rõ hiệu quả vận hành.

Xác định và xử lý điểm nghẽn trong bút toán nhật ký

Process mining giúp bạn xác định cụ thể những khâu cần cải tiến trong quy trình bút toán nhật ký Workiva. Chẳng hạn, phân tích có thể cho thấy một số loại bút toán nhật ký thường mất nhiều thời gian phê duyệt hơn, hoặc một số người phê duyệt thường xuyên quá tải và gây chậm trễ. Bạn cũng có thể phát hiện bút toán nhật ký liên tục bị từ chối rồi gửi lại, cho thấy cần hướng dẫn rõ hơn hoặc đào tạo tốt hơn về cách tạo bút toán ban đầu. Ngoài ra, process mining giúp phát hiện các luồng quy trình không tuân thủ, chẳng hạn chứng từ được hạch toán khi chưa có phê duyệt phù hợp, gây rủi ro lớn về tài chính và quy định. Các cải tiến thường gồm chuẩn hóa cách gửi bút toán nhật ký, tối ưu hóa cấp phê duyệt, giảm việc làm lại bằng cách nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào và tự động hóa các bước xác minh. Cách tiếp cận có trọng tâm này giúp tối ưu hóa quy trình hiệu quả, để việc xử lý bút toán nhật ký trên Workiva gọn và hiệu quả hơn.

Lợi ích thiết thực khi tối ưu hóa quy trình bút toán nhật ký

Áp dụng process mining cho quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trong Workiva mang lại nhiều lợi ích có thể đo lường. Bạn có thể rút ngắn đáng kể chu kỳ chốt sổ tài chính, giúp nhóm tài chính dành thêm thời gian cho phân tích chiến lược thay vì đối chiếu thủ công và sửa lỗi. Khi xác định và xử lý đúng điểm nghẽn, bạn sẽ nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí xử lý mỗi bút toán nhật ký. Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán cũng là những kết quả quan trọng, vì process mining cung cấp bằng chứng minh bạch, dựa trên dữ liệu về việc tuân thủ kiểm soát nội bộ và yêu cầu pháp lý. Cuối cùng, cải tiến quy trình bút toán nhật ký dựa trên thông tin từ process mining giúp tăng độ chính xác tài chính, giảm rủi ro tuân thủ và xây dựng bộ phận tài chính linh hoạt, phản ứng nhanh hơn, đồng thời khai thác tốt hơn khoản đầu tư vào Workiva.

Bắt đầu tối ưu hóa quy trình bút toán nhật ký

Hiểu rõ luồng thực tế của quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trong Workiva là bước đầu để nâng cao hiệu quả tài chính. Process mining giúp bạn có đủ thông tin để đưa ra quyết định và triển khai cải tiến đúng trọng tâm. Nhờ đó, bạn không còn phải phỏng đoán mà có thể chủ động xử lý những khâu kém hiệu quả, hướng đến quy trình chốt sổ nhanh hơn, chính xác hơn và tuân thủ tốt hơn. Tìm hiểu cách áp dụng những thông tin này vào dữ liệu Workiva của bạn và bắt đầu tối ưu hóa quy trình ngay hôm nay, không cần chuyên môn kỹ thuật sâu. Biến thách thức thành cơ hội để phát triển và nâng cao hiệu quả.

Ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký Chốt sổ tài chính Xử lý bút toán nhật ký Vận hành kế toán Quản lý tuân thủ Báo cáo tài chính Kế toán viên Nhóm tài chính Tối ưu hóa R2R Hiệu quả workflow R2R Sổ cái tổng hợp Kế toán

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Bút toán nhật ký thường bị ùn lại trong hàng chờ phê duyệt, dẫn đến trễ hạn và kéo dài thời gian chốt sổ tài chính. Điều này làm chậm việc lập báo cáo tài chính, cản trở các quyết định kinh doanh quan trọng và tăng áp lực cho nhóm kế toán. ProcessMind xác định chính xác nơi và lý do bút toán nhật ký bị đình trệ, đồng thời tìm ra người phê duyệt hoặc giai đoạn gây điểm nghẽn trong quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trên Workiva. Nhờ đó, bạn có thể cải tiến đúng chỗ để đẩy nhanh phê duyệt.

Việc bút toán thường xuyên bị từ chối hoặc yêu cầu sửa khiến chúng phải qua lại nhiều vòng xét duyệt, tốn thời gian và tài nguyên. Việc làm lại không chỉ kéo dài chu kỳ Record to Report mà còn gây nản lòng và giảm hiệu suất của đội ngũ tài chính. ProcessMind tìm ra nguyên nhân cụ thể khiến bút toán bị từ chối nhiều lần, đồng thời xác định loại bút toán hoặc người dùng liên quan. Nhờ đó, bạn có thể xử lý nguyên nhân gốc rễ. Tối ưu quy trình bút toán trong Workiva giúp giảm đáng kể việc làm lại và tinh gọn hoạt động vận hành.

Lỗi thủ công khi lập hoặc ghi sổ bút toán có thể làm sai lệch số liệu tài chính, buộc đội ngũ phải mất thời gian sửa chữa và có thể ảnh hưởng đến việc tuân thủ. Lỗi còn có thể lan sang các bước khác trong hệ thống, gây khó khăn đáng kể cho việc đối chiếu và lập báo cáo. ProcessMind phát hiện các dạng lỗi thường gặp và xác định công đoạn hoặc người dùng dễ mắc lỗi nhất trong quy trình bút toán Workiva. Những phân tích dựa trên dữ liệu này giúp bạn triển khai biện pháp phòng ngừa, nâng cao độ chính xác tài chính cho Record to Report.

Khi không nắm rõ trạng thái hiện tại của từng bút toán, bạn sẽ khó dự báo thời điểm hoàn tất khóa sổ tài chính và chủ động xử lý chậm trễ. Sự thiếu chắc chắn này gây áp lực và cản trở việc phân bổ tài nguyên hiệu quả trong hoạt động kế toán. ProcessMind cung cấp bản đồ trực quan theo thời gian thực về quy trình Record to Report - Journal Entry, theo dõi từng bút toán từ lúc tạo đến khi đối chiếu trong Workiva. Nhờ đó, các nhóm có thể theo dõi tiến độ và can thiệp kịp thời để ngăn điểm nghẽn.

Làm khác quy trình lập bút toán chuẩn có thể gây thiếu nhất quán, rủi ro về tuân thủ và kém hiệu quả trên toàn tổ chức. Cách làm rời rạc cũng khiến việc kiểm toán khó khăn và cản trở nỗ lực mở rộng hoạt động. ProcessMind trực quan hóa mọi biến thể quy trình bút toán đang diễn ra, đồng thời cho thấy những điểm khác biệt xuất hiện ở đâu và vì sao trong Workiva. Khi xác định được các luồng không theo chuẩn, bạn có thể áp dụng cách làm tốt nhất và tăng cường quản trị chu kỳ Record to Report.

Đối chiếu bút toán đã ghi sổ chậm khiến các khoản chênh lệch chưa được xử lý, làm tăng rủi ro kiểm toán và kéo dài thời gian khóa sổ tài chính. Điều này có thể che khuất tình hình tài chính thực tế và dẫn đến vấn đề nghiêm trọng khi lập báo cáo. ProcessMind phân tích kỹ các hoạt động đối chiếu trong quy trình bút toán Workiva, xác định điểm nghẽn cụ thể và những yếu tố gây chậm trễ. Nhờ đó, bạn có thể đưa ra biện pháp phù hợp để rút ngắn chu kỳ Record to Report.

Một số thành viên hoặc phòng ban phải xử lý quá nhiều bút toán trong khi những người khác còn dư năng lực, dẫn đến kiệt sức và chậm trễ. Sự mất cân đối này ảnh hưởng đến năng suất chung và tinh thần của đội ngũ tài chính. ProcessMind đo lường khối lượng công việc theo từng người dùng và nhóm trong quy trình bút toán Workiva, qua đó cho thấy sự mất cân đối và các điểm nghẽn về tài nguyên. Dữ liệu này giúp phân bổ công việc công bằng hơn và nâng cao hiệu suất Record to Report.

Không tuân thủ kiểm soát nội bộ hoặc yêu cầu pháp lý khi xử lý bút toán có thể dẫn đến phát hiện kiểm toán, tiền phạt và tổn hại danh tiếng. Tuân thủ nghiêm ngặt là yếu tố thiết yếu để bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính. ProcessMind liên tục theo dõi quy trình Record to Report - Journal Entry trong Workiva và phát hiện mọi sai lệch so với quy tắc tuân thủ đã đặt ra. Công cụ chỉ ra các trường hợp thay đổi trái phép hoặc phê duyệt chậm có thể gây rủi ro.

Sắp xếp công việc chưa hợp lý hoặc lặp lại các bước trong quy trình lập bút toán làm lãng phí thời gian và tài nguyên, kéo dài chu kỳ Record to Report. Điều này khiến đội ngũ tài chính khó đạt hiệu suất vận hành cao. ProcessMind lập bản đồ quy trình bút toán "as-is" hoàn chỉnh trong Workiva, cho thấy những điểm kém hiệu quả tiềm ẩn và bước không cần thiết. Phân tích này cung cấp thông tin để bạn thiết kế lại quy trình, nâng cao hiệu suất và rút ngắn thời gian khóa sổ.

Bút toán đã ghi sổ thường xuyên bị đảo cho thấy có vấn đề tiềm ẩn về độ chính xác hoặc khâu xử lý ban đầu, dẫn đến phải làm lại nhiều và có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu. Mỗi lần đảo bút toán đều cần thêm công sức và rà soát. ProcessMind lần theo từng bút toán bị đảo về nguồn gốc trong Workiva, xác định nguyên nhân phổ biến và nguyên nhân gốc rễ. Phân tích chi tiết này giúp ngăn lỗi tái diễn, nâng cao chất lượng và độ tin cậy của quy trình Record to Report.

Bút toán thường bị chậm vì tài liệu chứng minh cần thiết chưa được đính kèm kịp thời hoặc chưa đầy đủ. Vấn đề này làm đình trệ các bước rà soát và phê duyệt, kéo dài chu kỳ khóa sổ tài chính. ProcessMind theo dõi thời điểm diễn ra hoạt động "Supporting Documentation Attached" so với lúc tạo và gửi bút toán trong Workiva. Công cụ xác định các trường hợp và dạng chậm trễ cụ thể, giúp bạn đưa ra biện pháp phù hợp để tinh gọn quy trình Record to Report.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này nhằm giảm đáng kể thời gian bút toán đi qua các bước rà soát và phê duyệt trong Workiva. Rút ngắn các vòng xử lý giúp tổ chức đẩy nhanh quy trình khóa sổ tài chính, lập báo cáo đúng hạn hơn và sớm có dữ liệu tài chính để đưa ra quyết định quan trọng. ProcessMind xác định các điểm nghẽn cụ thể trong quy trình phê duyệt, cho thấy chậm trễ xảy ra ở đâu và người phê duyệt hoặc bước nào gây ách tắc. Dữ liệu phân tích giúp tinh gọn ma trận phê duyệt, tự động hóa các phê duyệt thường lệ và áp dụng quy tắc định tuyến hiệu quả hơn. Nhờ đó, thời gian phê duyệt có thể giảm 30-50% và hiệu suất Record to Report được cải thiện.

Giảm việc làm lại nghĩa là hạn chế các trường hợp bút toán bị từ chối, sửa rồi gửi lại do lỗi hoặc thiếu thông tin. Điều này tác động trực tiếp đến hiệu suất vận hành và giảm công sức lãng phí trong chu kỳ Record to Report. Ít phải làm lại hơn đồng nghĩa với chi phí vận hành thấp hơn, thời gian xử lý nhanh hơn và chất lượng dữ liệu tốt hơn trong Workiva. ProcessMind lập bản đồ mọi biến thể của quy trình bút toán, làm rõ các vòng lặp và công đoạn phải làm lại. Công cụ xác định nguyên nhân gốc rễ khiến bút toán bị từ chối, chẳng hạn lỗi thường gặp, tài liệu chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn chưa rõ. Từ đó, bạn có thể cải thiện chất lượng hồ sơ gửi duyệt và tiêu chí phê duyệt, giảm 20-40% việc làm lại.

Mục tiêu này tập trung giảm số lỗi phát sinh khi lập bút toán hoặc nhập dữ liệu thủ công. Tỷ lệ lỗi cao làm sai lệch báo cáo tài chính, tốn kém chi phí sửa chữa và có thể kéo dài thời gian khóa sổ. Đạt được mục tiêu này giúp doanh nghiệp bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và giảm rủi ro về tuân thủ trong Workiva. ProcessMind phân tích các bút toán bị từ chối hoặc sửa để tìm ra công đoạn thường phát sinh lỗi nhập liệu thủ công. Công cụ xác định hoạt động, người dùng hoặc loại bút toán dễ xảy ra lỗi, giúp bạn áp dụng quy tắc kiểm tra chặt chẽ hơn, tăng cường đào tạo người dùng hoặc tự động hóa nhập dữ liệu khi có thể, với mục tiêu giảm 15-25% lỗi thủ công.

Mục tiêu này nhằm cung cấp thông tin theo thời gian thực hoặc gần như theo thời gian thực về trạng thái của từng bút toán, từ lúc tạo đến khi ghi sổ và đối chiếu. Thiếu thông tin khiến mọi người không chắc chắn, phải theo dõi thủ công và có thể làm chậm toàn bộ quy trình Record to Report. Theo dõi rõ hơn giúp đội ngũ tài chính chủ động quản lý quy trình làm việc. ProcessMind tạo bản đồ trực quan đầy đủ về hành trình của bút toán, giúp các bên liên quan theo dõi trạng thái hiện tại và biết bút toán đang ở bước nào. Góc nhìn minh bạch này cho thấy điểm nghẽn tiềm ẩn trước khi ảnh hưởng đến việc khóa sổ tài chính, giúp các nhóm hành động ngay và dự báo thời hạn lập báo cáo chính xác hơn.

Chuẩn hóa quy trình làm việc với bút toán nghĩa là bảo đảm mọi bút toán đi theo một luồng nhất quán, tối ưu, bất kể loại bút toán hay phòng ban khởi tạo. Quy trình thiếu chuẩn hóa gây kém hiệu quả, rủi ro về tuân thủ và thời gian xử lý không đồng đều. Chuẩn hóa giúp kết quả dễ dự đoán và việc kiểm toán trong Workiva thuận lợi hơn. ProcessMind tìm ra mọi biến thể thực tế của quy trình bút toán, cho thấy điểm khác biệt so với luồng dự kiến hoặc lý tưởng. Công cụ đo lường tác động của việc thiếu chuẩn hóa đến thời gian xử lý và mức sử dụng tài nguyên, cung cấp dữ liệu để bạn áp dụng cách làm tốt nhất, gộp các bước và tinh gọn quy trình làm việc. Nhờ đó, chu kỳ Record to Report nhất quán và hiệu quả hơn.

Mục tiêu này tập trung rút ngắn thời gian đối chiếu bút toán sau khi ghi sổ. Đối chiếu chậm kéo dài thời gian khóa sổ tài chính và có thể che khuất chênh lệch, khiến vấn đề được phát hiện muộn. Đẩy nhanh bước này rất quan trọng để lập báo cáo tài chính chính xác và đúng hạn. ProcessMind phân tích các hoạt động sau khi ghi sổ bút toán, xác định chậm trễ và sự phụ thuộc trong quy trình đối chiếu. Công cụ tìm ra những vấn đề thường kéo dài thời gian đối chiếu, chẳng hạn dữ liệu không khớp hoặc chưa rõ người chịu trách nhiệm. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện chất lượng dữ liệu, tự động hóa việc đối chiếu và làm rõ hướng dẫn, với mục tiêu rút ngắn thời gian đối chiếu 20-35%.

Mục tiêu này nhằm phân bổ đều hơn các công việc liên quan đến bút toán giữa các thành viên và các công đoạn của quy trình. Khối lượng công việc mất cân đối có thể khiến một số người kiệt sức, người khác không có việc, đồng thời tạo điểm nghẽn khi một cá nhân hoặc nhóm bị quá tải, làm giảm hiệu suất chung của chu kỳ Record to Report. ProcessMind cho biết mức sử dụng tài nguyên bằng cách theo dõi ai thực hiện hoạt động nào và trong bao lâu. Công cụ cho thấy thời điểm khối lượng công việc tăng hoặc giảm, đồng thời xác định tài nguyên quá tải hoặc chưa được sử dụng hết. Dữ liệu này hỗ trợ phân bổ tài nguyên hợp lý, đào tạo chéo và quản lý hàng đợi hiệu quả, giúp tăng năng suất nhóm và rút ngắn thời gian xử lý trong Workiva.

Mục tiêu này bảo đảm mọi bút toán tuân thủ nghiêm ngặt chính sách nội bộ, chuẩn mực kế toán và yêu cầu pháp lý bên ngoài. Lỗ hổng tuân thủ có thể dẫn đến tiền phạt, tổn hại danh tiếng và thất bại trong kiểm toán. Đạt được mục tiêu này giúp tăng độ tin cậy của báo cáo tài chính trong Workiva. ProcessMind có thể tự động phát hiện sai lệch so với quy tắc tuân thủ hoặc quy trình vận hành chuẩn đã xác định trong quy trình bút toán. Công cụ tìm ra các trường hợp không tuân thủ cụ thể, chẳng hạn thiếu phê duyệt hoặc dùng sai tài khoản GL, đồng thời cung cấp dấu vết kiểm toán. Nhờ đó, tổ chức có thể siết chặt kiểm soát, triển khai bước kiểm tra tự động và chủ động xử lý rủi ro tuân thủ trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Mục tiêu này là sắp xếp lại và cải thiện trình tự tổng thể của các hoạt động trong quy trình bút toán, loại bỏ bước không cần thiết, gộp các công việc liên quan và tạo luồng xử lý hợp lý hơn. Thiết kế chưa tối ưu khiến thời gian xử lý kéo dài, chi phí tăng và nhân viên nản lòng. Quy trình làm việc được thiết kế tốt rất quan trọng để nâng cao hiệu suất và trải nghiệm người dùng. ProcessMind trực quan hóa toàn bộ hành trình thực tế của bút toán, làm rõ các luồng phức tạp, những lần bàn giao không cần thiết và hoạt động ít tạo giá trị. Bạn có thể mô phỏng các thay đổi đề xuất để dự đoán tác động đến KPI trước khi triển khai, từ đó thiết kế quy trình Record to Report tinh gọn và hiệu quả trong Workiva.

Mục tiêu này nhằm giảm số bút toán cần đảo sau khi ghi sổ. Tỷ lệ đảo cao thường cho thấy vấn đề tiềm ẩn như bút toán ban đầu sai, phê duyệt không phù hợp hoặc thay đổi chính sách kế toán, dẫn đến phát sinh thêm việc và có thể làm sai lệch hồ sơ tài chính. ProcessMind xác định loại bút toán cụ thể và công đoạn thường phát sinh việc đảo bút toán. Công cụ tìm ra nguyên nhân, chẳng hạn lỗi nhập dữ liệu hoặc hiểu sai chính sách, giúp bạn có biện pháp phù hợp để nâng cao độ chính xác của bút toán ban đầu, điều chỉnh tiêu chí phê duyệt và tăng cường đào tạo người dùng trong Workiva, với mục tiêu giảm 10-20%.

Mục tiêu này tập trung bảo đảm mọi bút toán có đủ tài liệu chứng minh cần thiết và được kiểm tra ở đúng công đoạn. Thiếu tài liệu có thể làm đình trệ phê duyệt, kéo dài thời gian xử lý và gây rủi ro tuân thủ đáng kể khi kiểm toán. ProcessMind theo dõi việc đính kèm tài liệu chứng minh và thời điểm thực hiện so với các bước khác trong quy trình làm việc với bút toán. Công cụ cho thấy tài liệu thường bị thiếu hoặc đính kèm chậm ở đâu, đồng thời xác định người dùng hoặc loại bút toán liên quan. Nhờ đó, bạn có thể yêu cầu đính kèm tài liệu bắt buộc hoặc gửi lời nhắc tự động, giảm đáng kể chậm trễ và giúp Workiva sẵn sàng hơn cho kiểm toán trong quy trình Record to Report.

Mục tiêu tổng thể này nhằm rút ngắn thời gian hoàn tất toàn bộ quy trình khóa sổ tài chính, đặc biệt là phần thời gian xử lý bút toán. Khóa sổ tài chính là giai đoạn quan trọng, có thời hạn chặt chẽ. Bất kỳ chậm trễ nào trong xử lý bút toán cũng có thể kéo theo ảnh hưởng đến hạn lập báo cáo và quyết định chiến lược. ProcessMind cung cấp góc nhìn đầu cuối về quy trình bút toán trong chu kỳ Record to Report rộng hơn, cho thấy từng chậm trễ hoặc điểm kém hiệu quả ảnh hưởng thế nào đến thời gian khóa sổ tài chính. Bằng cách xác định và xử lý điểm nghẽn trong khâu tạo, phê duyệt, ghi sổ và đối chiếu bút toán trong Workiva, tổ chức có thể khóa sổ nhanh hơn và dễ dự đoán hơn, có thể rút ngắn vài ngày trong chu kỳ hàng tháng.

6 bước cải tiến quy trình bút toán trong Workiva

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel được thiết kế riêng cho quy trình bút toán. Mẫu này có cấu trúc phù hợp với dữ liệu Workiva của bạn.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng đúng cấu trúc dữ liệu ngay từ đầu giúp phân tích chính xác và tiết kiệm thời gian chuẩn bị dữ liệu cho ProcessMind.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel có sẵn để bạn điền dữ liệu bút toán Workiva.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Trực quan hóa bút toán Workiva để khóa sổ nhanh hơn

ProcessMind cho thấy đường đi thực tế của các bút toán trên Workiva. Tìm điểm nghẽn và cách tinh gọn quy trình từ ghi nhận đến báo cáo để nâng cao hiệu quả.

Trực quan hóa toàn bộ quy trình bút toán từ đầu đến cuối
Xác định chính xác các khâu chậm trễ trong quy trình làm việc trên Workiva
Phát hiện sớm rủi ro tuân thủ và lỗi
Rút ngắn thời gian chu kỳ từ ghi nhận đến báo cáo

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Cải thiện có thể đo lường trong quy trình bút toán

Những kết quả này cho thấy lợi ích thiết thực mà tổ chức đạt được khi áp dụng process mining vào quy trình làm việc với bút toán. Bằng cách xác định điểm nghẽn và điểm kém hiệu quả trong Workiva, giải pháp của chúng tôi giúp cải thiện đáng kể hoạt động vận hành trong quy trình Record to Report.

0 %

Rút ngắn chu kỳ phê duyệt

Mức giảm thời gian phê duyệt trung bình

Tinh gọn quy trình phê duyệt bút toán bằng cách xác định điểm nghẽn, giúp phê duyệt nhanh hơn và giảm thời gian chờ.

0 %

Giảm tỷ lệ phải làm lại

Mức giảm số bút toán bị từ chối hoặc phải sửa

Giảm tỷ lệ bút toán cần sửa hoặc gửi lại, nâng cao độ chính xác và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý.

0 %

Tăng cường tuân thủ

Mức tăng tỷ lệ quy trình được thực hiện đúng chuẩn

Bảo đảm nhiều bút toán hơn tuân thủ quy trình vận hành chuẩn và yêu cầu pháp lý, giúp tăng mức độ sẵn sàng cho kiểm toán và củng cố kiểm soát.

~ 0 days

Rút ngắn thời gian khóa sổ tài chính

Mức giảm thời gian xử lý từ đầu đến cuối

Đẩy nhanh quy trình Record to Report bằng cách tối ưu các bước từ lập đến đối chiếu bút toán, góp phần rút ngắn thời gian khóa sổ tài chính.

0 %

Tăng độ chính xác ngay lần đầu

Mức tăng số bút toán được phê duyệt mà không cần làm lại

Nâng cao chất lượng bút toán ngay từ lần gửi đầu tiên, tăng tỷ lệ được phê duyệt ngay và giảm chậm trễ.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các con số này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua những lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của một bút toán, dùng làm mã hồ sơ chính để phân tích quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi toàn bộ vòng đời của bút toán, đồng thời phân tích luồng quy trình, thời lượng và các biến thể.

Tên của bước quy trình hoặc sự kiện cụ thể đã diễn ra với bút toán.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc của bút toán, đồng thời tìm ra điểm nghẽn.

Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể đã diễn ra khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để tính mọi khoảng thời gian, sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và phân tích hiệu suất quy trình theo thời gian.

ID người dùng hoặc tên của người thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, xác định người có hiệu suất cao và hiểu hành vi hoặc điểm nghẽn riêng của từng người dùng.

Phân loại bút toán, chẳng hạn bút toán thông thường, trích trước hoặc điều chỉnh.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép chia quy trình theo loại bút toán để xác định loại nào gây chậm trễ, cần sửa lại nhiều hơn hoặc có nhiều sai lệch hơn.

Tổng giá trị tiền tệ của bút toán, thường là tổng bên nợ hoặc bên có.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo tác động tài chính, giúp xác định bút toán giá trị lớn có được xử lý khác biệt hoặc dễ bị chậm trễ hơn hay không.

Trạng thái hiện tại của bút toán trong vòng đời xử lý.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp ảnh chụp trạng thái hiện tại của các bút toán trong quy trình, rất quan trọng để theo dõi vận hành và quản lý công việc tồn đọng.

Phòng ban hoặc trung tâm chi phí đã khởi tạo bút toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh, giúp xác định vấn đề hoặc cách làm hiệu quả riêng của từng phòng ban.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu một bút toán mới trong Workiva. Sự kiện được ghi nhận khi người dùng tạo hồ sơ bút toán mới và hệ thống cấp một Journal Entry ID duy nhất để làm mã định danh trường hợp trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Là điểm bắt đầu quy trình, sự kiện này rất cần thiết để đo thời gian xử lý từ đầu đến cuối của từng bút toán. Phân tích hoạt động này giúp bạn hiểu thời điểm phát sinh công việc và lập kế hoạch tài nguyên.

Đây là thời điểm người dùng gửi bút toán đã soạn cùng tài liệu liên quan vào quy trình xét duyệt và phê duyệt chính thức. Sự kiện thường được ghi nhận qua thay đổi trạng thái rõ ràng trên nền tảng Workiva, khi bút toán chuyển từ trạng thái 'Draft' hoặc 'New' sang 'In Review'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu lúc chu kỳ phê duyệt bắt đầu. Đo thời gian từ thời điểm này đến khi được phê duyệt cuối cùng giúp xác định điểm nghẽn trong khâu xét duyệt và tính thời gian của chu kỳ phê duyệt.

Hoạt động này ghi nhận việc người dùng có thẩm quyền phê duyệt bút toán lần cuối, cho phép ghi sổ. Đây là một mốc quan trọng, thường được Workiva ghi nhận bằng thay đổi trạng thái rõ ràng thành 'Approved'.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu hoàn tất thành công toàn bộ quy trình rà soát và phê duyệt. Đây là sự kiện quan trọng để đo thời gian xử lý phê duyệt và tỷ lệ được phê duyệt ngay lần đầu, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quy trình.

Hoạt động này cho biết bút toán đã được phê duyệt và ghi sổ chính thức vào sổ cái tổng hợp (General Ledger). Đây là bước hoàn tất luồng quy trình chính, thường được ghi nhận bằng thay đổi trạng thái cuối cùng hoặc nhật ký giao dịch ghi sổ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây thường là sự kiện 'kết thúc' chính của một bút toán, rất quan trọng để tính thời gian xử lý từ đầu đến cuối và thông lượng. Sự kiện này đánh dấu thời điểm bút toán bắt đầu ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Người rà soát hoặc người phê duyệt từ chối bút toán do có lỗi, thiếu thông tin hoặc vi phạm chính sách. Bút toán được gửi lại cho người tạo để chỉnh sửa. Sự kiện này được ghi nhận qua thay đổi trạng thái thành 'Rejected' hoặc 'Needs Rework'.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này thường khởi đầu các vòng sửa lại, vốn là nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả quy trình. Phân tích các trường hợp bị từ chối giúp xác định nhu cầu đào tạo, lỗi thường gặp và hướng dẫn quy trình chưa rõ ràng.

Một bút toán đã ghi sổ trước đó được đảo bằng cách tạo bút toán mới để triệt tiêu bút toán ban đầu. Đây là loại giao dịch cụ thể được hệ thống ghi nhận rõ ràng.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là dấu hiệu rõ ràng cho thấy có thể đã xảy ra lỗi trong các bút toán đã ghi sổ. Tỷ lệ đảo bút toán cao có thể cho thấy bước rà soát và phê duyệt ban đầu có vấn đề, ảnh hưởng đến độ chính xác tài chính và làm phát sinh thêm công việc.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể cải thiện quy trình bút toán Record to Report như thế nào?

Process mining cung cấp góc nhìn khách quan, dựa trên dữ liệu về quy trình bút toán thực tế. Công cụ này phát hiện điểm nghẽn, vòng lặp làm lại và các bước không theo chuẩn gây cản trở hiệu suất và việc tuân thủ, giúp bạn tập trung cải tiến đúng chỗ.

Cần những dữ liệu cụ thể nào từ Workiva để thực hiện process mining cho quy trình bút toán?

Bạn cần tập dữ liệu nhật ký sự kiện từ Workiva, gồm mã định danh trường hợp, tên hoạt động và dấu thời gian của từng bước trong quy trình bút toán. Journal Entry ID thường được dùng làm mã định danh trường hợp. Các tính năng báo cáo và API của Workiva thường hỗ trợ việc trích xuất dữ liệu này.

Sau bao lâu thì có thể thu được thông tin hữu ích từ process mining quy trình bút toán?

Bạn thường có thể xem trực quan quy trình ở mức tổng quan và xác định ngay điểm nghẽn trong vòng vài tuần sau khi nạp dữ liệu thành công. Phân tích sâu nguyên nhân gốc rễ và đề xuất tối ưu cụ thể thường có sau một đến ba tháng.

Process mining có thể mang lại lợi ích thiết thực nào khi tối ưu quy trình bút toán?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện đáng kể như phê duyệt bút toán nhanh hơn, giảm tỷ lệ lỗi thủ công và giảm việc làm lại. Ngoài ra, công cụ còn giúp chuẩn hóa quy trình, tăng cường tuân thủ và rút ngắn thời gian khóa sổ tài chính.

Trích xuất dữ liệu cần thiết từ Workiva có phức tạp không?

Nhìn chung, bạn có thể dễ dàng trích xuất dữ liệu từ Workiva bằng tính năng báo cáo tích hợp hoặc API. Có thể cần thiết lập ban đầu, nhưng Workiva cho phép người dùng lấy lịch sử giao dịch chi tiết, phù hợp để thực hiện process mining.

Triển khai process mining có làm gián đoạn hoạt động xử lý bút toán hiện tại trong Workiva không?

Không. Process mining là phương pháp phân tích không can thiệp vào hệ thống. Công cụ sử dụng dữ liệu lịch sử trích xuất từ Workiva nên không ảnh hưởng đến hệ thống bút toán đang hoạt động hoặc quy trình tài chính hiện tại, cũng không yêu cầu bạn thay đổi chúng.

Process mining khác gì so với báo cáo truyền thống về bút toán?

Báo cáo truyền thống thường hiển thị các chỉ số tổng hợp như thời gian xử lý trung bình hoặc số lượng giao dịch. Trong khi đó, process mining trực quan hóa luồng thực tế từ đầu đến cuối của từng bút toán. Nhờ vậy, bạn thấy được mọi sai lệch, vòng lặp làm lại và điểm kém hiệu quả tiềm ẩn mà báo cáo thông thường thường bỏ sót.

Bắt đầu cải tiến quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán ngay hôm nay

Rút ngắn 30% thời gian xử lý bút toán để khóa sổ tài chính nhanh hơn.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bạn có thể hủy bất cứ lúc nào.