> Continue procesverbetering > Record to Report journal entry > Workiva

Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten

Verbeter de efficiëntie in Workiva met onze 6-stappengids voor optimalisatie.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten
Record to Report - journal entry
Workiva
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Journal entries in Workiva optimaliseren voor een snellere Record to Report-cyclus

Dit platform helpt je veelvoorkomende inefficiënties te vinden die je financiële afsluiting vertragen. Je ziet waar bottlenecks ontstaan, vanaf de start van een activiteit tot en met de voltooiing. Zo verbeter je de nauwkeurigheid en versnel je de rapportage. Ontdek hoe je de bedrijfsvoering en workflows efficiënter maakt.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom optimalisatie van Record to Report - Journal Entry belangrijk is

De Record to Report-cyclus, oftewel R2R, is belangrijk voor de financiële gezondheid en compliance van een organisatie. Binnen deze cyclus vraagt het Journal Entry-proces, zeker in een platform als Workiva, om nauwkeurigheid en efficiëntie. Inefficiënte journal-entryprocessen kunnen flinke knelpunten veroorzaken. Daardoor duren maand- en jaarafsluitingen langer, neemt de kans op fouten toe en kan de nauwkeurigheid van financiële overzichten afnemen. Deze inefficiënties leiden rechtstreeks tot hogere kosten voor de bedrijfsvoering, meer aandacht tijdens audits en minder ruimte om op tijd goede bedrijfsbeslissingen te nemen. Voor organisaties die Workiva gebruiken voor financiële rapportage en compliance is inzicht in de volledige lifecycle van elke journal entry geen luxe. Het is nodig om concurrerend te blijven en strakke rapportagedeadlines te halen.

Hoe process mining de analyse van Workiva-journal entries verandert

Process mining biedt een datagedreven manier om de complexiteit van je Record to Report - Journal Entry-proces in Workiva inzichtelijk te maken. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, gebruikt process mining echte event logs. De Journal Entry ID dient daarbij als unieke case-identificatie. Zo reconstrueer en visualiseer je het proces zoals het werkelijk verloopt. Je volgt elke journal entry vanaf de aanmaak tot en met alle volgende activiteiten, zoals het toevoegen van ondersteunende documentatie, indienen voor beoordeling, goedkeuren of afwijzen, corrigeren, boeken, verifiëren en uiteindelijk reconciliëren. Door deze volledige lifecycle in kaart te brengen, zie je precies waar het proces afwijkt, waar handmatige acties vertraging veroorzaken en hoe lang elke stap duurt. Zo krijg je een objectief beeld van manieren om de doorlooptijd van Record to Report - Journal Entry te verbeteren. Process mining maakt verborgen knelpunten in je Workiva-workflow zichtbaar, bijvoorbeeld in specifieke beoordelingsfasen of tijdens de reconciliatie. Daardoor zie je helder hoe je bedrijfsvoering ervoor staat.

Knelpunten in journal entries vinden en oplossen

Met process mining vind je gericht verbeterpunten in je Workiva Journal Entry-proces. De analyse kan bijvoorbeeld laten zien dat bepaalde typen journal entries steeds langer nodig hebben voor goedkeuring, of dat specifieke goedkeurders vaak overbelast zijn en zo vertraging veroorzaken. Je ziet ook wanneer journal entries herhaaldelijk worden afgewezen en opnieuw ingediend. Dat kan wijzen op onduidelijke richtlijnen of extra training voor het aanmaken van journal entries. Daarnaast helpt process mining je om niet-conforme procespaden te vinden, zoals entries die zonder de juiste goedkeuring worden geboekt. Dat brengt financiële en compliancerisico's met zich mee. Veelvoorkomende verbeteringen zijn het standaardiseren van procedures voor het indienen van journal entries, het verbeteren van goedkeuringshiërarchieën, het verminderen van herstelwerk door betere datakwaliteit bij de start en het automatiseren van verificatiestappen. Met deze gerichte aanpak optimaliseer je het proces effectief en gebruik je Workiva efficiënter voor journal entries.

Concrete voordelen van geoptimaliseerde journal-entryprocessen

Process mining voor je Record to Report - Journal Entry-proces in Workiva levert meetbare voordelen op. Je financiële afsluiting kan sneller verlopen, waardoor je financiële teams meer tijd hebben voor strategische analyse in plaats van handmatige reconciliatie en foutcorrecties. Door knelpunten precies te vinden en aan te pakken, verhoog je de efficiëntie van de bedrijfsvoering en verlaag je de verwerkingskosten per journal entry. Ook compliance en auditvoorbereiding verbeteren. Process mining levert transparant, datagedreven bewijs dat je interne controles en wettelijke vereisten volgt. Uiteindelijk maakt een beter Journal Entry-proces, gebaseerd op inzichten uit process mining, je financiële rapportage nauwkeuriger, verkleint het compliancerisico en maakt je financiële functie wendbaarder. Zo haal je meer uit je Workiva-platform.

Aan de slag met het optimaliseren van journal entries

Inzicht in het werkelijke verloop van je Record to Report - Journal Entry-proces in Workiva is de eerste stap naar een betere financiële bedrijfsvoering. Met process mining krijg je de duidelijkheid die je nodig hebt om goede beslissingen te nemen en gerichte verbeteringen door te voeren. Je werkt niet langer op basis van aannames, maar pakt inefficiënties proactief aan en realiseert een snellere, nauwkeurigere en meer compliant financiële afsluiting. Ontdek hoe eenvoudig je deze inzichten op je eigen Workiva-data toepast en vandaag nog begint met procesoptimalisatie, ook zonder uitgebreide technische kennis. Zo maak je van knelpunten concrete kansen voor groei en efficiëntie.

Record to Report - journal entry Financiële afsluiting Verwerking van journal entries Boekhoudkundige bedrijfsvoering Compliancemanagement Financiële rapportage Boekhouders Financieel team R2R-optimalisatie Workflowefficiëntie R2R Grootboek Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Journal entries blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen. Daardoor worden deadlines gemist en duurt de financiële afsluiting langer. Dit vertraagt het opstellen van financiële rapportages, maakt belangrijke bedrijfsbeslissingen moeilijker en verhoogt de druk op boekhoudteams. ProcessMind laat precies zien waar en waarom journal entries vastlopen. Je ziet welke goedkeurders of procesfasen knelpunten veroorzaken in je Record to Report - Journal Entry-proces in Workiva. Met die informatie kun je gericht verbeteringen doorvoeren en goedkeuringen versnellen.

Door veelvuldige afwijzingen of correctieverzoeken gaan journal entries steeds opnieuw door de beoordeling. Dat kost waardevolle tijd en capaciteit. Dit herstelwerk verlengt niet alleen de Record to Report-cyclus, maar zorgt ook voor frustratie en lagere efficiëntie bij financiële teams. ProcessMind laat zien waarom journal entries steeds worden afgewezen en welke typen entries of gebruikers daarbij betrokken zijn. Zo pak je de oorzaken aan. Door het Journal Entry-proces in Workiva te verbeteren, verminder je herstelwerk aanzienlijk en maak je de bedrijfsvoering efficiënter.

Handmatige fouten bij het aanmaken of boeken van journal entries leiden tot onnauwkeurigheden in de financiële administratie. Ze vragen om tijdrovende correcties en kunnen gevolgen hebben voor compliance. Fouten kunnen zich door het systeem verspreiden en zo problemen veroorzaken bij reconciliatie en rapportage. ProcessMind herkent patronen in veelvoorkomende fouten en laat zien in welke procesfasen of bij welke gebruikers ze het vaakst voorkomen binnen je Workiva Journal Entry-proces. Met deze datagedreven informatie kun je preventieve maatregelen nemen en de financiële nauwkeurigheid van Record to Report verbeteren.

Zonder helder realtime inzicht in de status van elke journal entry is het lastig om de planning van de financiële afsluiting te voorspellen en vertragingen op tijd aan te pakken. Die onzekerheid verhoogt de druk en maakt een goede verdeling van capaciteit binnen de boekhouding moeilijker. ProcessMind geeft je een volledig realtime overzicht van je Record to Report - Journal Entry-proces. Je volgt elke entry in Workiva van aanmaak tot reconciliatie. Dankzij deze transparantie kunnen teams de voortgang bewaken en snel ingrijpen om knelpunten te voorkomen.

Afwijkingen van gestandaardiseerde procedures voor journaalposten leiden tot inconsistenties, compliancerisico's en inefficiëntie in de hele organisatie. Door deze versnipperde aanpak wordt auditing lastiger en wordt het moeilijker om de bedrijfsvoering effectief op te schalen. ProcessMind visualiseert alle bestaande procesvarianten voor journaalposten en laat zien waar en waarom afwijkingen binnen Workiva ontstaan. Door deze niet-standaardroutes te identificeren, kun je best practices afdwingen en de governance van de Record to Report-cyclus verbeteren.

Vertragingen bij het afletteren van geboekte journaalposten laten verschillen onopgelost, waardoor auditrisico's toenemen en de financiële afsluiting langer duurt. Hierdoor blijft de werkelijke financiële positie mogelijk onduidelijk en kunnen problemen in de rapportage ontstaan. ProcessMind analyseert de afletteractiviteiten binnen je Workiva Journal Entry-proces nauwkeurig en identificeert specifieke knelpunten of factoren die vertraging veroorzaken. Zo kun je gericht ingrijpen en de Record to Report-cyclus versnellen.

Sommige teamleden of afdelingen zijn overbelast met journaalposten, terwijl anderen capaciteit over hebben. Dat kan leiden tot overbelasting en vertragingen. Deze onbalans verlaagt de productiviteit en kan de motivatie binnen het financiële team aantasten. ProcessMind brengt de werklast per gebruiker en team in je Workiva Journal Entry-proces in kaart. Zo worden onbalans en knelpunten in de inzet van medewerkers zichtbaar. Met deze data kun je taken eerlijker verdelen en de efficiëntie in Record to Report verbeteren.

Als interne controles of wettelijke vereisten bij het verwerken van journaalposten niet worden gevolgd, kan dat leiden tot auditbevindingen, boetes en reputatieschade. Strikte naleving is belangrijk voor de integriteit van financiële informatie. ProcessMind bewaakt je Record to Report - Journal Entry-proces in Workiva continu en detecteert afwijkingen van vastgestelde complianceregels. Het markeert bijvoorbeeld ongeautoriseerde wijzigingen of vertraagde goedkeuringen die risico's kunnen opleveren.

Een inefficiënte volgorde van taken of overbodige stappen in het proces voor journaalposten kost tijd en middelen. Daardoor duurt de Record to Report-cyclus langer en kan het financiële team minder efficiënt werken. ProcessMind brengt de volledige 'as-is'-workflow voor journaalposten in Workiva in kaart. Zo worden verborgen inefficiënties en onnodige stappen zichtbaar. Deze analyse geeft je de inzichten die nodig zijn om het proces opnieuw in te richten, beter te laten presteren en de financiële afsluiting te versnellen.

Veelvuldige terugboekingen van geboekte journaalposten wijzen op onderliggende problemen met de juistheid of de oorspronkelijke verwerking. Dat leidt tot veel herstelwerk en kan de integriteit van de financiële administratie aantasten. Elke terugboeking vraagt extra tijd en controle. ProcessMind volgt elke terugboeking van een journaalpost in Workiva terug naar de oorsprong en identificeert veelvoorkomende triggers en grondoorzaken. Met deze analyse kun je toekomstige fouten voorkomen en de kwaliteit en betrouwbaarheid van je Record to Report-proces verbeteren.

Journaalposten lopen vaak vertraging op omdat verplichte onderliggende documentatie niet op tijd is toegevoegd of onvolledig is. Hierdoor komen de controle- en goedkeuringsstappen stil te liggen en duurt de financiële afsluiting langer. ProcessMind volgt in Workiva het moment waarop de activiteit 'Supporting Documentation Attached' plaatsvindt ten opzichte van het aanmaken en indienen van de journaalpost. Het identificeert specifieke gevallen en patronen van vertraging, zodat je gericht kunt ingrijpen en het Record to Report-proces efficiënter kunt maken.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd die journaalposten in Workiva nodig hebben voor controle en goedkeuring. Door deze cycli korter te maken, kun je de financiële afsluiting versnellen, rapportages eerder opleveren en financiële data sneller beschikbaar maken voor belangrijke beslissingen. ProcessMind identificeert specifieke knelpunten in de goedkeuringsworkflow. Zo zie je waar vertraging ontstaat en welke goedkeurders of stappen voor oponthoud zorgen. Op basis van deze data kun je goedkeuringsmatrices vereenvoudigen, routinematige goedkeuringen automatiseren en efficiëntere routeringsregels invoeren. Dat kan de goedkeuringstijd met 30-50% verkorten en de efficiëntie van Record to Report verbeteren.

Minder herstelwerk betekent dat journaalposten minder vaak worden afgewezen, gecorrigeerd en opnieuw ingediend door fouten of ontbrekende informatie. Dat heeft direct effect op de efficiëntie en voorkomt verspilde inspanning in de Record to Report-cyclus. Minder herstelwerk leidt tot lagere operationele kosten, kortere verwerkingstijden en betere datakwaliteit in Workiva. ProcessMind brengt alle varianten van het proces voor journaalposten nauwkeurig in kaart en maakt lussen en herstelcycli zichtbaar. Het identificeert de grondoorzaken van afwijzingen, zoals veelvoorkomende fouten, onvolledige documentatie of onduidelijke instructies. Zo kun je de kwaliteit van indieningen en de goedkeuringscriteria gericht verbeteren, met als doel 20-40% minder herstelwerk.

Dit doel richt zich op het verminderen van fouten die ontstaan bij het handmatig aanmaken of invoeren van journaalposten. Veel fouten leiden tot onjuiste financiële overzichten, kostbare correcties en vertraging van de financiële afsluiting. Met minder fouten verbeter je de dataintegriteit en verlaag je compliancerisico's in Workiva. ProcessMind laat zien waar fouten bij handmatige invoer het vaakst ontstaan door afgewezen of gecorrigeerde journaalposten te analyseren. Het identificeert specifieke activiteiten, gebruikers of typen journaalposten die gevoelig zijn voor fouten. Zo krijg je aanknopingspunten voor strengere validatieregels, betere gebruikerstraining of automatisering van gegevensinvoer waar dat kan, met als doel 15-25% minder handmatige fouten.

Dit doel is gericht op realtime of bijna realtime inzicht in de status van elke journaalpost, van aanmaak tot boeken en afletteren. Zonder goed overzicht ontstaat onzekerheid, zijn handmatige opvolgacties nodig en kan het Record to Report-proces vertraging oplopen. Met beter zicht kunnen financiële teams workflows proactief beheren. ProcessMind maakt een volledig visueel overzicht van de route van elke journaalpost. Belanghebbenden kunnen zo de actuele status volgen en zien waar een journaalpost zich in het proces bevindt. Dit transparante overzicht maakt mogelijke knelpunten zichtbaar voordat ze de financiële afsluiting raken. Teams kunnen daardoor meteen actie ondernemen en de planning van rapportages beter voorspellen.

Workflows voor journaalposten standaardiseren betekent dat alle journaalposten een vaste, geoptimaliseerde route volgen, ongeacht het type of de afdeling van herkomst. Niet-standaardprocessen leiden tot inefficiëntie, compliancerisico's en verschillende verwerkingstijden. Met standaardisatie krijg je voorspelbare uitkomsten en wordt auditing in Workiva eenvoudiger. ProcessMind ontdekt alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten en maakt afwijkingen van de gewenste route zichtbaar. Het berekent de impact van standaardisatie op doorlooptijden en het gebruik van middelen. Met die data kun je best practices afdwingen, stappen samenvoegen en de workflow efficiënter maken, zodat de Record to Report-cyclus consistenter verloopt.

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd die nodig is om journaalposten na het boeken af te letteren. Langzaam afletteren verlengt de financiële afsluiting en kan verschillen verbergen, waardoor problemen later worden ontdekt. Deze stap versnellen is belangrijk voor tijdige en juiste financiële rapportage. ProcessMind analyseert de activiteiten na het boeken van journaalposten en identificeert vertragingen en afhankelijkheden in het afletterproces. Het brengt veelvoorkomende oorzaken van vertraging aan het licht, zoals verschillen in data of onduidelijk eigenaarschap. Zo kun je de datakwaliteit verbeteren, matchingtaken automatiseren en werkinstructies verduidelijken, met als doel 20-35% sneller afletteren.

Dit doel is gericht op een gelijkmatigere verdeling van taken rond journaalposten over teamleden en processtappen. Een ongelijke werklast kan bij sommigen tot overbelasting leiden, terwijl anderen moeten wachten. Ook ontstaan knelpunten wanneer bepaalde medewerkers of teams te veel werk krijgen. Dat raakt de efficiëntie van de Record to Report-cyclus. ProcessMind geeft inzicht in het gebruik van middelen door bij te houden wie welke activiteiten uitvoert en hoe lang dat duurt. Het maakt pieken en dalen in de werklast zichtbaar en identificeert overbelaste of onderbenutte medewerkers. Deze data ondersteunt een betere capaciteitsverdeling, cross-training en slim wachtrijbeheer. Zo verhoog je de productiviteit en verkort je de verwerkingstijd in Workiva.

Dit doel zorgt ervoor dat alle journaalposten voldoen aan interne beleidsregels, boekhoudkundige standaarden en externe wettelijke vereisten. Hiaten in compliance kunnen leiden tot financiële boetes, reputatieschade en mislukte audits. Met betere naleving versterk je de betrouwbaarheid van financiële rapportage in Workiva. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van vooraf ingestelde complianceregels of standaardwerkwijzen binnen het proces voor journaalposten. Het identificeert specifieke gevallen van niet-naleving, zoals ontbrekende goedkeuringen of onjuist gebruik van grootboekrekeningen. Je krijgt audit trails en kunt strengere controles en automatische checks invoeren, zodat je compliancerisico's proactief aanpakt voordat ze grote problemen veroorzaken.

Dit doel draait om het herinrichten en verbeteren van de volgorde van activiteiten in het proces voor journaalposten. Zo kun je onnodige stappen verwijderen, verwante taken combineren en de logische flow verbeteren. Een niet-optimaal ontwerp leidt tot langere doorlooptijden, hogere kosten en frustratie bij medewerkers. Een goed ontworpen workflow is belangrijk voor efficiëntie en gebruiksgemak. ProcessMind visualiseert de werkelijke end-to-endroute van journaalposten en maakt complexe paden, onnodige overdrachten en activiteiten met weinig toegevoegde waarde zichtbaar. Je kunt voorgestelde wijzigingen simuleren en vooraf voorspellen wat ze doen met belangrijke KPI's. Zo ontwerp je in Workiva een slank en efficiënt Record to Report-proces.

Dit doel richt zich op het verminderen van het aantal journaalposten dat na het boeken moet worden teruggeboekt. Veel terugboekingen wijzen vaak op onderliggende problemen, zoals onjuiste oorspronkelijke boekingen, verkeerde goedkeuringen of wijzigingen in boekhoudbeleid. Dat leidt tot extra werk en mogelijke verschillen in de financiële administratie. ProcessMind identificeert de typen journaalposten en processtappen waarbij terugboekingen het vaakst voorkomen. Het brengt de oorzaken aan het licht, zoals fouten bij gegevensinvoer of een verkeerde interpretatie van beleid. Zo kun je de juistheid van oorspronkelijke boekingen verbeteren, goedkeuringscriteria aanscherpen en gebruikers beter trainen in Workiva, met als doel 10-20% minder terugboekingen.

Dit doel richt zich erop dat elke journaalpost op de juiste momenten alle benodigde onderliggende documentatie bevat en dat deze is gecontroleerd. Vertragingen door ontbrekende documentatie kunnen goedkeuringen stilleggen, verwerkingstijden verlengen en tijdens audits grote compliancerisico's veroorzaken. ProcessMind volgt of en wanneer activiteiten voor het toevoegen van onderliggende documentatie plaatsvinden ten opzichte van andere stappen in de workflow voor journaalposten. Het laat zien waar documentatie vaak ontbreekt of te laat wordt toegevoegd en wijst specifieke gebruikers of typen journaalposten aan. Zo kun je verplichte bijlagen of automatische herinneringen invoeren, vertragingen sterk verminderen en Workiva's Record to Report-processen beter voorbereiden op audits.

Dit overkoepelende doel is gericht op het verkorten van de totale tijd die nodig is voor de financiële afsluiting, met speciale aandacht voor de bijdrage van journaalposten. De financiële afsluiting is een belangrijke periode met strakke deadlines. Vertragingen bij journaalposten kunnen zich opstapelen en deadlines voor rapportage en strategische besluitvorming raken. ProcessMind geeft een end-to-endoverzicht van het proces voor journaalposten binnen de bredere Record to Report-cyclus. Zo zie je hoe afzonderlijke vertragingen of inefficiënties de totale planning van de financiële afsluiting beïnvloeden. Door knelpunten bij het aanmaken, goedkeuren, boeken en afletteren van journaalposten in Workiva op te lossen, kun je de financiële afsluiting sneller en voorspelbaarder maken en mogelijk dagen van de maandelijkse cyclus afhalen.

Het 6-stappenverbeterpad voor journaalposten in Workiva

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de Excel-template die speciaal is ontworpen voor journaalpostprocessen. Deze template heeft de juiste structuur voor Workiva-data.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin krijg je een nauwkeurige analyse en bespaar je tijd bij de voorbereiding van data voor ProcessMind.

Verwacht resultaat

Een direct in te vullen Excel-template voor Workiva-data over journaalposten.

DIT KRIJG JE

Visualiseer Workiva-journaalposten voor een snellere afsluiting

ProcessMind laat het werkelijke verloop van je Workiva-journaalposten zien. Ontdek waar bottlenecks ontstaan en hoe je je Record to Report-workflow efficiënter maakt.
  • Visualiseer de end-to-end-flow van journaalposten
  • Vind precies waar vertraging ontstaat in je Workiva-workflow
  • Zie compliance-risico's en fouten vroegtijdig
  • Verkort de doorlooptijd van Record to Report
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare verbeteringen in processen voor journaalposten

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties behalen door process mining toe te passen op hun Journal Entry-workflows. Door knelpunten en inefficiënties in Workiva te identificeren, zorgen onze oplossingen voor duidelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering binnen het Record to Report-proces.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Maak het goedkeuringsproces voor journaalposten efficiënter door knelpunten te identificeren. Zo krijg je sneller akkoord en minder wachttijd.
0 %
Minder herstelwerk

Afname van afgewezen of gecorrigeerde journaalposten

Verlaag het percentage journaalposten dat correcties of opnieuw indienen nodig heeft. Zo verbeter je de nauwkeurigheid en bespaar je veel verwerkingstijd.
0 %
Betere compliance

Toename van procesconformiteit

Zorg ervoor dat een groter percentage journaalposten voldoet aan standaardwerkwijzen en wettelijke vereisten. Zo verbeter je de auditvoorbereiding en interne beheersing.
~ 0 days
Kortere financiële afsluiting

Verkorting van de end-to-enddoorlooptijd

Versnel het volledige Record to Report-proces door het aanmaken tot en met het afletteren van journaalposten te optimaliseren. Zo draag je bij aan een snellere financiële afsluiting.
0 %
Hogere juistheid bij de eerste indiening

Toename van journaalposten die zonder herstelwerk worden goedgekeurd

Verbeter de kwaliteit van de eerste indiening van journaalposten. Zo worden meer journaalposten meteen goedgekeurd en ontstaan minder vertragingen.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de analyse daarna uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van één journaalpost. Deze dient als primaire case-identificatie voor procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste sleutel om de volledige levenscyclus van een journaalpost te volgen en de processtroom, duur en variaties te analyseren.

De naam van de specifieke processtap of het event dat voor de journaalpost heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de processtappen, zodat je de workflow van journaalposten kunt visualiseren en analyseren en bottlenecks kunt vinden.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of een specifiek event plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle tijdsduur, het correct ordenen van events en het analyseren van procesprestaties in de tijd.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van de werklastverdeling, het herkennen van goed presterende gebruikers en het begrijpen van gebruikersspecifiek gedrag of bottlenecks.

De classificatie van de journaalpost, zoals standaard, transitorisch of correctie.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om het proces te segmenteren en te bepalen of bepaalde typen posten meer vertragingen, rework of afwijkingen veroorzaken dan andere.

De totale geldwaarde van de journaalpost, meestal de som van de debet- of creditbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse op basis van financiële impact mogelijk. Zo kun je bepalen of posten met een hoge waarde anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen.

De huidige status van de journaalpost in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een actuele momentopname van de positie van journaalposten in het proces. Dat is belangrijk voor operationele monitoring en het beheren van achterstanden.

De bedrijfsafdeling of kostenplaats die de journaalpost heeft gestart.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende bedrijfsonderdelen mogelijk en helpt afdelingsspecifieke problemen of best practices te vinden.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een nieuwe journaalpost in Workiva. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw record voor een journaalpost aanmaakt. Daarbij ontstaat een unieke Journal Entry ID die als case-identificatie voor het proces dient.

Waarom dit belangrijk is

Als startpunt van het proces is deze gebeurtenis belangrijk voor het meten van de end-to-enddoorlooptijd van elke journaalpost. Door deze activiteit te analyseren krijg je inzicht in het ontstaan van de werklast en de capaciteitsplanning.

Dit is het moment waarop een gebruiker de opgestelde journaalpost met bijbehorende documentatie indient voor de formele controle- en goedkeuringsworkflow. Meestal wordt dit vastgelegd als een expliciete statuswijziging in het Workiva-platform, waarbij de journaalpost van 'Draft' of 'New' naar 'In Review' gaat.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk ijkpunt en start de goedkeuringscyclus. Door de tijd vanaf dit moment tot de definitieve goedkeuring te meten, zie je waar knelpunten in het controleproces zitten en kun je de goedkeuringsdoorlooptijd berekenen.

Deze activiteit staat voor de definitieve goedkeuring van de journaalpost door een bevoegde gebruiker. Daarna kan de journaalpost worden geboekt. Dit is een belangrijk ijkpunt en wordt in Workiva meestal vastgelegd als een expliciete statuswijziging naar 'Approved'.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de succesvolle afronding van het volledige controle- en goedkeuringsproces. Het is een belangrijke gebeurtenis voor het meten van goedkeuringsdoorlooptijden en het percentage goedkeuringen bij de eerste indiening. Daarmee heeft deze activiteit direct effect op de procesefficiëntie.

Deze activiteit geeft aan dat de goedgekeurde journaalpost officieel in het grootboek is geboekt. Dit betekent dat de hoofdprocesstroom succesvol is afgerond. Meestal wordt dit vastgelegd als een laatste statuswijziging of als een transactie in het boekingslogboek.

Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste 'eind'-event voor de meeste journaalposten is deze activiteit essentieel voor het berekenen van de end-to-end-doorlooptijd en de verwerkingscapaciteit. Dit is het moment waarop de journaalpost invloed krijgt op de financiële overzichten.

Een reviewer of goedkeurder wijst de journaalpost af vanwege fouten, ontbrekende informatie of beleidsovertredingen. De post gaat terug naar de maker voor correctie. Dit wordt vastgelegd met een statuswijziging naar 'Rejected' of 'Needs Rework'.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is de belangrijkste trigger voor rework-lussen, die een grote bron van procesinefficiëntie zijn. Door afwijzingen te analyseren, krijg je zicht op trainingsbehoeften, veelvoorkomende fouten en onduidelijke procesrichtlijnen.

Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggeboekt. Daarbij wordt een nieuwe post aangemaakt die het oorspronkelijke bedrag neutraliseert. Dit is een specifiek transactietype dat expliciet in het systeem wordt vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wijst vaak op fouten in geboekte posten. Een hoog percentage terugboekingen kan duiden op problemen in het oorspronkelijke controle- en goedkeuringsproces. Dat beïnvloedt de financiële nauwkeurigheid en zorgt voor extra werk.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining geeft een objectief beeld van de werkelijke workflows voor journaalposten, gebaseerd op data. Het maakt bottlenecks, herstelwerkloops en niet-standaardprocedures zichtbaar die efficiëntie en compliance belemmeren. Zo kun je gericht verbeteren.

Je hebt een event log-dataset uit Workiva nodig met een case-ID, activiteitsnaam en timestamp voor elke stap van een journaalpost. Het ID van de journaalpost dient meestal als case-ID. De rapportage- en API-mogelijkheden van Workiva maken deze extractie doorgaans mogelijk.

De eerste procesvisualisaties op hoofdlijnen en het vinden van bottlenecks zijn vaak binnen enkele weken na een geslaagde data-upload mogelijk. Een diepere oorzaakanalyse en specifieke optimalisatieaanbevelingen volgen meestal binnen één tot drie maanden.

Je kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten, zoals snellere goedkeuring van journaalposten, minder handmatige fouten en minder herstelwerk. Daarnaast helpt process mining om processen te standaardiseren, compliance te versterken en financiële afsluitingen tijdiger uit te voeren.

Data uit Workiva halen is meestal eenvoudig met de ingebouwde rapportagefuncties of API-toegang. Voor de eerste inrichting kan wat werk nodig zijn, maar Workiva is ontworpen om gedetailleerde transactiehistorie op te vragen. Die is geschikt voor process mining.

Nee. Process mining is een niet-invasieve analysetechniek. De analyse werkt met historische data uit Workiva en heeft geen invloed op live journaalpostsystemen of lopende financiële processen.

Traditionele rapportage toont meestal geaggregeerde metrics, zoals gemiddelde verwerkingstijden of volumes. Process mining visualiseert de werkelijke end-to-end-flow van elke journaalpost. Daardoor zie je afwijkingen, herstelwerkloops en verborgen inefficiënties die standaardrapporten vaak missen.

Begin vandaag met het verbeteren van je Record to Report-proces voor journaalposten

Verkort de doorlooptijd van journaalposten met 30% en sluit je financiële periode sneller af.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt op elk moment opzeggen.