> Continu verbeteren van processen > Record to Report journaalposten > Workiva

Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten

Verbeter de efficiëntie in Workiva met onze optimalisatiegids in 6 stappen.

Datatemplate downloaden

Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten

Record to Report - journaalposten

Workiva

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(12)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Verwerk Workiva-journaalposten sneller in Record to Report

Dit platform helpt je veelvoorkomende inefficiënties op te sporen die de financiële afsluiting vertragen. Je ziet waar bottlenecks ontstaan, vanaf het begin van een activiteit tot de afronding. Zo kun je de nauwkeurigheid verbeteren en rapportages sneller opleveren. Ontdek hoe je processen efficiënter maakt en workflows verbetert.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het optimaliseren van Record to Report - journaalposten belangrijk is

De Record to Report-cyclus (R2R) is belangrijk voor de financiële gezondheid van een bedrijf en het naleven van regelgeving. Het proces voor journaalposten vraagt om nauwkeurigheid en efficiëntie, zeker wanneer je het beheert in een platform als Workiva. Inefficiënte processen kunnen flinke bottlenecks veroorzaken. Daardoor lopen maand- en jaarafsluitingen vertraging op, neemt de kans op fouten toe en kan de nauwkeurigheid van financiële overzichten afnemen. Dit leidt tot hogere bedrijfskosten, meer aandacht van auditors en minder ruimte om tijdig onderbouwde beslissingen te nemen. Voor organisaties die Workiva gebruiken voor financiële verslaglegging en compliance is het belangrijk om de volledige levenscyclus van elke journaalpost te begrijpen en te verbeteren. Zo blijf je concurrerend en haal je strakke rapportagedeadlines.

Hoe process mining de analyse van Workiva-journaalposten verbetert

Process mining biedt een datagedreven manier om de complexiteit van het Record to Report-proces voor journaalposten in Workiva zichtbaar te maken. In plaats van uit te gaan van aannames of losse ervaringen, gebruikt process mining echte event logs. De Journal Entry ID dient daarbij als unieke case-ID. Zo wordt de volledige processtroom gereconstrueerd en zichtbaar, zoals die in de praktijk verloopt. Je volgt elke journaalpost vanaf de aanmaak en ziet alle volgende activiteiten, zoals het toevoegen van ondersteunende documentatie, indienen ter beoordeling, goedkeuren of afwijzen, corrigeren, boeken, controleren en uiteindelijk afstemmen. Met deze volledige levenscyclus kun je procesafwijkingen precies opsporen, zien waar handmatige handelingen vertraging veroorzaken en de duur van elke stap meten. Zo krijg je een objectief beeld van hoe je de doorlooptijd van Record to Report - journaalposten kunt verkorten. Ook worden verborgen bottlenecks in de Workiva-workflow zichtbaar, bijvoorbeeld tijdens specifieke beoordelingsstappen of de afstemming. Zo zie je hoe het proces werkelijk presteert.

Bottlenecks in journaalposten opsporen en oplossen

Met process mining kun je precies bepalen waar het proces voor Workiva-journaalposten beter kan. De analyse kan bijvoorbeeld laten zien dat bepaalde typen journaalposten steeds langer op goedkeuring wachten, of dat specifieke goedkeurders het te druk hebben en vertraging veroorzaken. Je ziet ook wanneer journaalposten herhaaldelijk worden afgewezen en opnieuw ingediend. Dat kan wijzen op onduidelijke richtlijnen of behoefte aan betere training voor het invoeren van journaalposten. Daarnaast helpt process mining om procesroutes te vinden die niet aan de regels voldoen, zoals boekingen zonder de vereiste goedkeuring. Dat brengt financiële en wettelijke risico’s met zich mee. Mogelijke verbeteringen zijn vaste procedures voor het indienen van journaalposten, een betere inrichting van goedkeuringshiërarchieën en minder herstelwerk dankzij betere datakwaliteit bij invoer. Ook kun je verificatiestappen automatiseren. Met deze gerichte aanpak verbeter je het proces en maak je het gebruik van Workiva voor journaalposten efficiënter.

Concrete voordelen van betere processen voor journaalposten

Process mining voor Record to Report - journaalposten in Workiva levert meetbare voordelen op. De financiële afsluiting kan sneller verlopen, zodat financiële teams meer tijd besteden aan strategische analyses en minder aan handmatige afstemming en foutcorrectie. Door bottlenecks precies op te sporen en aan te pakken, verhoog je de efficiëntie en dalen de verwerkingskosten per journaalpost. Ook verbetert de compliance en ben je beter voorbereid op audits. Process mining levert transparant, datagedreven bewijs dat interne controles en wettelijke vereisten worden nageleefd. Door het proces voor journaalposten te verbeteren met inzichten uit data, vergroot je de financiële nauwkeurigheid, beperk je compliancerisico’s en maak je de financiële functie wendbaarder. Zo haal je meer uit Workiva.

Aan de slag met het optimaliseren van journaalposten

Inzicht in de werkelijke processtroom van Record to Report - journaalposten in Workiva is de eerste stap naar betere financiële processen. Met process mining krijg je de duidelijkheid die nodig is om onderbouwde beslissingen te nemen en gerichte verbeteringen door te voeren. Zo hoef je niet langer te gissen en kun je inefficiënties aanpakken voordat ze problemen veroorzaken. Het resultaat: een snellere, nauwkeurigere financiële afsluiting die beter aan de regels voldoet. Ontdek hoe je deze inzichten eenvoudig toepast op je eigen Workiva-data en vandaag nog begint met procesoptimalisatie, ook zonder uitgebreide technische kennis. Zo maak je van uitdagingen kansen om te groeien en efficiënter te werken.

Record to Report - journaalposten Financiële afsluiting Verwerking van journaalposten Boekhoudkundige bedrijfsvoering Compliancebeheer Financiële verslaglegging Accountants Financieel team R2R-optimalisatie Efficiënte workflows R2R Grootboek Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Journaalposten blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen. Daardoor worden deadlines gemist en duurt de financiële afsluiting langer. Financiële rapporten zijn hierdoor later beschikbaar, belangrijke bedrijfsbeslissingen lopen vertraging op en de druk op boekhoudteams neemt toe. ProcessMind laat precies zien waar en waarom journaalposten vastlopen. Zo ontdek je welke goedkeurders of processtappen bottlenecks veroorzaken in het Record to Report-proces voor journaalposten in Workiva. Met die informatie kun je gericht verbeteringen doorvoeren en goedkeuringen versnellen.

Regelmatige afwijzingen of verzoeken om correcties zorgen ervoor dat journaalposten steeds opnieuw door de controle gaan. Dat kost waardevolle tijd en middelen. Dit herstelwerk verlengt niet alleen de Record to Report-cyclus, maar leidt ook tot frustratie en minder efficiëntie bij financiële teams. ProcessMind brengt de specifieke oorzaken van terugkerende afwijzingen aan het licht en laat zien welke soorten journaalposten of gebruikers problemen veroorzaken. Zo kun je de onderliggende oorzaken aanpakken. Door het proces voor journaalposten in Workiva te optimaliseren, kun je herstelwerk flink terugdringen en de bedrijfsvoering efficiënter maken.

Handmatige fouten bij het aanmaken of boeken van journaalposten leiden tot onjuiste financiële gegevens. Correcties kosten tijd en kunnen gevolgen hebben voor de compliance. Fouten kunnen zich door het systeem verspreiden en zo problemen veroorzaken bij de afstemming en rapportage. ProcessMind brengt patronen in veelvoorkomende fouten in kaart en laat zien in welke processtappen of bij welke gebruikers ze in het Workiva-proces voor journaalposten het vaakst voorkomen. Met deze inzichten op basis van data kun je preventieve maatregelen nemen en de financiële nauwkeurigheid van Record to Report verbeteren.

Zonder duidelijk realtime inzicht in de status van elke journaalpost is het lastig om de planning van de financiële afsluiting te voorspellen en vertragingen tijdig aan te pakken. Die onzekerheid zorgt voor stress en maakt het moeilijk om de capaciteit binnen de financiële administratie goed in te zetten. ProcessMind geeft een volledig realtime overzicht van het Record to Report-proces voor journaalposten en volgt elke post in Workiva van aanmaak tot afstemming. Teams kunnen de voortgang volgen en op tijd ingrijpen om bottlenecks te voorkomen.

Afwijkingen van vaste procedures voor journaalposten leiden tot verschillen, compliancerisico’s en inefficiëntie in de organisatie. Door deze versnipperde werkwijze wordt auditen lastiger en is het moeilijker om processen op een effectieve manier op te schalen. ProcessMind brengt alle bestaande varianten van het proces voor journaalposten in Workiva in beeld en laat zien waar en waarom afwijkingen ontstaan. Door deze afwijkende routes te herkennen, kun je best practices invoeren en de governance van de Record to Report-cyclus verbeteren.

Als geboekte journaalposten niet op tijd worden afgestemd, blijven verschillen onopgelost. Dat vergroot de auditrisico’s en verlengt de financiële afsluiting. Ook wordt het lastiger om de werkelijke financiële positie te bepalen, wat tot problemen in de rapportage kan leiden. ProcessMind analyseert de afstemmingsactiviteiten in het Workiva-proces voor journaalposten en brengt specifieke bottlenecks en oorzaken van vertraging in kaart. Zo kun je gericht ingrijpen en de Record to Report-cyclus versnellen.

Sommige teamleden of afdelingen hebben te veel taken rond journaalposten, terwijl anderen nog capaciteit hebben. Dat kan leiden tot overbelasting en vertraging. De onbalans verlaagt de productiviteit en kan het moreel binnen het financiële team aantasten. ProcessMind brengt de werklast per gebruiker en team in het Workiva-proces voor journaalposten in cijfers in kaart. Zo worden verschillen en bottlenecks in de beschikbare capaciteit zichtbaar. Met deze data kun je taken eerlijker verdelen en Record to Report efficiënter maken.

Als de verwerking van journaalposten niet voldoet aan interne controles of wettelijke eisen, kan dat leiden tot bevindingen bij audits, boetes en reputatieschade. Strikte naleving is belangrijk voor de integriteit van financiële gegevens. ProcessMind bewaakt het Record to Report-proces voor journaalposten in Workiva doorlopend en signaleert afwijkingen van de vastgestelde complianceregels. Zo worden bijvoorbeeld ongeoorloofde wijzigingen en vertraagde goedkeuringen zichtbaar.

Een onlogische volgorde van taken of overbodige stappen in het proces voor journaalposten kosten tijd en middelen en verlengen de Record to Report-cyclus. Daardoor kan het financiële team niet efficiënt werken. ProcessMind brengt de volledige huidige workflow voor journaalposten in Workiva in kaart en maakt verborgen inefficiënties en onnodige stappen zichtbaar. Met deze analyse kun je het proces opnieuw ontwerpen, zodat het beter presteert en de financiële afsluiting sneller verloopt.

Als geboekte journaalposten vaak worden teruggedraaid, wijst dat op problemen met de nauwkeurigheid of de oorspronkelijke verwerking. Dat leidt tot veel herstelwerk en kan de integriteit van de financiële administratie aantasten. Elke terugdraaiing vraagt om extra werk en controle. ProcessMind volgt elke terugdraaiing in Workiva terug naar de oorsprong en brengt veelvoorkomende aanleidingen en onderliggende oorzaken in kaart. Zo kun je toekomstige fouten voorkomen en de kwaliteit en betrouwbaarheid van Record to Report verbeteren.

Journaalposten lopen vaak vertraging op doordat benodigde onderbouwing niet op tijd wordt toegevoegd of onvolledig is. Daardoor lopen de controle en goedkeuring vast en duurt de financiële afsluiting langer. ProcessMind volgt wanneer de activiteit ‘Ondersteunende documentatie toegevoegd’ plaatsvindt ten opzichte van het aanmaken en indienen van journaalposten in Workiva. Het brengt specifieke vertragingen en patronen in kaart, zodat je gericht kunt ingrijpen en het Record to Report-proces efficiënter kunt maken.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is erop gericht de tijd die journaalposten in Workiva nodig hebben voor controle en goedkeuring flink te verkorten. Kortere cycli versnellen de financiële afsluiting, verbeteren de rapportageplanning en zorgen dat financiële data sneller beschikbaar is voor belangrijke beslissingen. ProcessMind brengt bottlenecks in de goedkeuringsworkflow in kaart en laat zien waar vertraging ontstaat en welke goedkeurders of stappen daarvoor verantwoordelijk zijn. Met inzichten op basis van data kun je goedkeuringsmatrices vereenvoudigen, routinematige goedkeuringen automatiseren en efficiëntere routeringsregels invoeren. Zo kan de goedkeuringstijd met 30-50% afnemen en wordt Record to Report als geheel efficiënter.

Minder herstelwerk betekent dat journaalposten minder vaak worden afgewezen, gecorrigeerd en opnieuw ingediend vanwege fouten of ontbrekende informatie. Dat verbetert de efficiëntie en voorkomt verspilde inspanning in de Record to Report-cyclus. Minder herstelwerk verlaagt de operationele kosten, verkort de verwerkingstijd en verbetert de datakwaliteit in Workiva. ProcessMind brengt alle varianten van het proces voor journaalposten nauwkeurig in kaart en laat herhalingen en herstelwerk zien. Het spoort de oorzaken van afwijzingen op, zoals veelvoorkomende fouten, onvolledige documentatie of onduidelijke instructies. Zo kun je de kwaliteit van inzendingen en de goedkeuringscriteria gericht verbeteren en herstelwerk met 20-40% terugdringen.

Dit doel is gericht op het terugdringen van fouten bij het handmatig aanmaken of invoeren van journaalposten. Veel fouten leiden tot onjuiste financiële overzichten, kostbare correcties en vertraging van de financiële afsluiting. Door deze fouten te verminderen, verbeteren bedrijven de integriteit van hun data en beperken ze compliancerisico’s in Workiva. ProcessMind laat op basis van afgewezen of gecorrigeerde journaalposten zien waar handmatige invoerfouten het vaakst ontstaan. Het brengt activiteiten, gebruikers en soorten journaalposten met een verhoogd risico op fouten in kaart. Zo kun je strengere validatieregels invoeren, gebruikers beter trainen of waar mogelijk gegevensinvoer automatiseren, met als doel het aantal handmatige fouten met 15-25% te verlagen.

Dit doel is erop gericht realtime of bijna realtime inzicht te geven in de status van elke journaalpost, van aanmaak tot boeking en afstemming. Zonder dat inzicht ontstaat onzekerheid, zijn handmatige opvolgingen nodig en kan het Record to Report-proces vertraging oplopen. Met beter inzicht kunnen financiële teams workflows proactief beheren. ProcessMind maakt de volledige route van journaalposten visueel. Belanghebbenden kunnen de actuele status van elke post volgen en zien waar die zich in het proces bevindt. Zo worden mogelijke bottlenecks zichtbaar voordat ze de financiële afsluiting vertragen. Teams kunnen meteen ingrijpen en de rapportageplanning beter voorspellen.

Workflows voor journaalposten standaardiseren betekent dat alle posten een vaste, geoptimaliseerde route volgen, ongeacht het type of de afdeling waar ze vandaan komen. Afwijkende processen leiden tot inefficiëntie, compliancerisico’s en verschillen in verwerkingstijd. Standaardisatie zorgt in Workiva voor voorspelbare resultaten en maakt audits eenvoudiger. ProcessMind brengt alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten in kaart en laat afwijkingen van de gewenste route zien. Het maakt duidelijk wat afwijkingen betekenen voor doorlooptijden en het gebruik van capaciteit. Zo kun je best practices invoeren, stappen samenvoegen en de workflow efficiënter en consistenter maken in de hele Record to Report-cyclus.

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd die nodig is om journaalposten na het boeken af te stemmen. Een trage afstemming verlengt de financiële afsluiting en maakt verschillen minder zichtbaar, waardoor problemen later aan het licht komen. Een snellere afstemming is belangrijk voor tijdige en nauwkeurige financiële rapportage. ProcessMind analyseert de activiteiten na het boeken van journaalposten en brengt vertragingen en afhankelijkheden in het afstemmingsproces in kaart. Het laat veelvoorkomende oorzaken van vertraging zien, zoals afwijkende data of onduidelijk eigenaarschap. Zo kun je de datakwaliteit verbeteren, matchingtaken automatiseren en procedures verduidelijken, met als doel de afstemming 20-35% sneller te laten verlopen.

Dit doel is erop gericht taken rond journaalposten gelijkmatiger te verdelen over teamleden en processtappen. Een ongelijke werklast kan leiden tot overbelasting bij sommigen en ongebruikte capaciteit bij anderen. Ook ontstaan bottlenecks wanneer bepaalde mensen of teams te veel werk hebben, wat de efficiëntie van de Record to Report-cyclus verlaagt. ProcessMind laat zien hoe de capaciteit wordt ingezet door bij te houden wie welke activiteiten uitvoert en hoelang dat duurt. Het maakt pieken en dalen in de werklast zichtbaar en laat zien waar mensen overbelast zijn of capaciteit over hebben. Met deze data kun je de capaciteit beter verdelen, medewerkers op meerdere taken trainen en wachtrijen slimmer beheren. Zo verhoog je de productiviteit van teams en verkort je de verwerkingstijd in Workiva.

Dit doel zorgt ervoor dat alle journaalposten voldoen aan intern beleid, boekhoudnormen en externe wettelijke eisen. Hiaten in de naleving kunnen leiden tot boetes, reputatieschade en mislukte audits. Een goede naleving versterkt de integriteit van financiële rapportages in Workiva. ProcessMind signaleert automatisch afwijkingen van vooraf vastgestelde complianceregels of standaardprocedures in het proces voor journaalposten. Het brengt specifieke gevallen van niet-naleving in kaart, zoals ontbrekende goedkeuringen of onjuist gebruik van grootboekrekeningen. Met auditsporen kun je strengere controles invoeren, automatische checks instellen en compliancerisico’s aanpakken voordat ze tot problemen leiden.

Dit doel draait om het herzien en verbeteren van de volgorde van activiteiten in het proces voor journaalposten. Zo kun je onnodige stappen schrappen, verwante taken combineren en de workflow logischer maken. Een inefficiënt ontwerp leidt tot langere doorlooptijden, hogere kosten en frustratie bij medewerkers. Een goed ontworpen workflow is belangrijk voor efficiëntie en gebruiksgemak. ProcessMind maakt de volledige route van journaalposten zichtbaar en brengt ingewikkelde routes, onnodige overdrachten en activiteiten met weinig toegevoegde waarde aan het licht. Je kunt voorgestelde wijzigingen simuleren en vooraf zien wat ze doen met belangrijke prestatie-indicatoren. Zo ontwerp je in Workiva een efficiënt Record to Report-proces.

Dit doel is gericht op het terugdringen van het aantal journaalposten dat na het boeken moet worden teruggedraaid. Veel terugdraaiingen wijzen vaak op problemen, zoals onjuiste oorspronkelijke posten, gebrekkige goedkeuringen of wijzigingen in het boekhoudbeleid. Dat leidt tot extra werk en mogelijke verschillen in de financiële administratie. ProcessMind brengt in kaart welke soorten journaalposten en processtappen het vaakst tot terugdraaiingen leiden. Het achterhaalt de oorzaken, zoals fouten bij gegevensinvoer of een verkeerde interpretatie van beleid. Zo kun je de nauwkeurigheid van oorspronkelijke posten verbeteren, goedkeuringscriteria aanscherpen en gebruikers in Workiva beter trainen, met als doel het aantal terugdraaiingen met 10-20% te verlagen.

Dit doel is erop gericht dat elke journaalpost in de juiste processtappen alle benodigde onderbouwing bevat en dat die is gecontroleerd. Ontbrekende documentatie kan goedkeuringen stilleggen, de verwerking vertragen en tijdens audits aanzienlijke compliancerisico’s opleveren. ProcessMind volgt of en wanneer ondersteunende documentatie wordt toegevoegd ten opzichte van andere stappen in de workflow voor journaalposten. Het laat zien waar documentatie vaak ontbreekt of te laat wordt toegevoegd en welke gebruikers of soorten journaalposten daarbij betrokken zijn. Zo kun je verplichte bijlagen instellen of automatische herinneringen versturen. Dat vermindert vertragingen en maakt de Record to Report-processen in Workiva beter voorbereid op audits.

Dit overkoepelende doel is gericht op het verkorten van de totale tijd die nodig is voor de financiële afsluiting, met speciale aandacht voor de verwerking van journaalposten. De financiële afsluiting is tijdgevoelig. Vertragingen bij journaalposten kunnen doorwerken in de rapportagedeadlines en strategische besluitvorming. ProcessMind geeft een end-to-end overzicht van het proces voor journaalposten binnen de bredere Record to Report-cyclus. Zo zie je hoe afzonderlijke vertragingen en inefficiënties de totale planning van de financiële afsluiting beïnvloeden. Door bottlenecks bij het aanmaken, goedkeuren, boeken en afstemmen van journaalposten in Workiva aan te pakken, kunnen organisaties de financiële afsluiting sneller en voorspelbaarder maken en mogelijk dagen besparen op de maandelijkse cyclus.

Het verbetertraject in 6 stappen voor journaalposten in Workiva

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de Excel-template die speciaal is ontworpen voor processen rond journaalposten. De template heeft de juiste structuur voor je Workiva-data.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin krijg je een nauwkeurige analyse en bespaar je tijd bij het voorbereiden van data voor ProcessMind.

Verwacht resultaat

Een Excel-template die klaar is om in te vullen met Workiva-data over journaalposten.

WAT JE KRIJGT

Breng journaalposten in Workiva in kaart voor een snellere afsluiting

ProcessMind laat zien hoe journaalposten in Workiva daadwerkelijk verlopen. Ontdek waar bottlenecks ontstaan en hoe je de Record to Report-workflow efficiënter maakt.

Breng de volledige flow van journaalposten in kaart
Spoor vertragingen in Workiva-workflows precies op
Signaleer compliance-risico’s en fouten vroegtijdig
Verkort de doorlooptijd van Record to Report

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare verbeteringen in processen voor journaalposten

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties behalen door process mining toe te passen op workflows voor journaalposten. Door bottlenecks en inefficiënties in Workiva op te sporen, helpen onze oplossingen de bedrijfsvoering in het Record to Report-proces te verbeteren.

0 %

Kortere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Maak het goedkeuringsproces voor journaalposten efficiënter door bottlenecks op te sporen. Zo worden posten sneller goedgekeurd en hoeven ze minder lang te wachten.

0 %

Minder herstelwerk

Minder afgewezen of gecorrigeerde journaalposten

Verlaag het percentage journaalposten dat moet worden gecorrigeerd of opnieuw ingediend. Zo verbeter je de nauwkeurigheid en bespaar je veel verwerkingstijd.

0 %

Betere compliance

Meer procesconformiteit

Zorg dat meer journaalposten voldoen aan standaardprocedures en wettelijke eisen. Zo zijn processen beter voorbereid op audits en is de controle sterker.

~ 0 days

Kortere financiële afsluiting

Kortere end-to-end-doorlooptijd

Versnel het Record to Report-proces door het hele traject van het aanmaken tot het afstemmen van journaalposten te optimaliseren. Zo verloopt de financiële afsluiting sneller.

0 %

Meer journaalposten in één keer goed

Meer journaalposten goedgekeurd zonder herstelwerk

Verbeter de kwaliteit van de eerste inzending van journaalposten. Zo worden meer posten meteen goedgekeurd en loopt het proces minder vaak vertraging op.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en voeg zo nodig meer toe.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van één journaalpost. Deze code dient als primaire case-ID voor procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Deze sleutel is nodig om de volledige levenscyclus van een journaalpost te volgen en het procesverloop, de duur en de variaties te analyseren.

De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis voor de journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je de workflow voor journaalposten visualiseren en analyseren en bottlenecks opsporen.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om doorlooptijden te berekenen, gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de procesprestaties over tijd te analyseren.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk om de werkdrukverdeling te analyseren, goed presterende gebruikers te herkennen en gedrag of bottlenecks per gebruiker te begrijpen.

De classificatie van de journaalpost, bijvoorbeeld standaard, transitorisch of correctie.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces uitsplitsen en zien of bepaalde typen posten vaker vertraging, herstelwerk of afwijkingen veroorzaken.

De totale geldwaarde van de journaalpost, meestal de som van de debet- of creditbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse op basis van financiële impact mogelijk. Zo kun je nagaan of posten met een hoge waarde anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen.

De huidige status van de journaalpost in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Geeft realtime weer waar journaalposten zich in het proces bevinden. Dit is belangrijk om de bedrijfsvoering te volgen en achterstanden te beheren.

De bedrijfsafdeling of het kostenplaatsnummer waarmee de journaalpost is gestart.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de prestaties van verschillende bedrijfseenheden te vergelijken en afdelingsspecifieke problemen of goede werkwijzen te herkennen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een nieuwe journaalpost in Workiva. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw record voor een journaalpost aanmaakt. Daarbij krijgt de post een unieke ID die als case-ID voor het proces dient.

Waarom dit belangrijk is

Als startpunt van het proces is deze gebeurtenis belangrijk om de end-to-end-doorlooptijd van elke journaalpost te meten. Analyse van deze activiteit geeft inzicht in het ontstaan van werk en helpt bij de capaciteitsplanning.

Dit is het moment waarop een gebruiker de conceptjournaalpost met bijbehorende documentatie indient voor de formele controle en goedkeuring. Dit wordt meestal vastgelegd als een expliciete statuswijziging in Workiva, waarbij de status verandert van ‘Concept’ of ‘Nieuw’ naar ‘In controle’.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk moment waarop de goedkeuringscyclus begint. Door de tijd tot de definitieve goedkeuring te meten, kun je bottlenecks in het controleproces opsporen en de doorlooptijd van de goedkeuringscyclus berekenen.

Deze activiteit staat voor de definitieve goedkeuring van de journaalpost door een bevoegde gebruiker, waarna de post kan worden geboekt. Dit is een belangrijk moment, dat in Workiva meestal wordt vastgelegd als een expliciete statuswijziging naar 'Approved'.

Waarom dit belangrijk is

Markeert dat de volledige beoordeling en goedkeuring succesvol zijn afgerond. Dit is een belangrijke gebeurtenis voor het meten van goedkeuringsdoorlooptijden en het percentage goedkeuringen in één keer. Beide hebben direct invloed op de procesefficiëntie.

Deze activiteit geeft aan dat de goedgekeurde journaalpost officieel in het grootboek is geboekt. Hiermee is de belangrijkste processtroom afgerond. Dit wordt meestal vastgelegd als een laatste statuswijziging of in een transactielogboek voor boekingen.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is voor de meeste journaalposten de belangrijkste eindgebeurtenis. Je hebt deze nodig om de totale doorlooptijd en doorvoer te berekenen. Vanaf dit moment heeft de post invloed op de financiële overzichten.

Een beoordelaar of goedkeurder wijst de journaalpost af vanwege fouten, ontbrekende informatie of overtreding van beleid. De post gaat terug naar de maker voor correctie. Dit wordt vastgelegd als een statuswijziging naar 'Rejected' of 'Needs Rework'.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is de belangrijkste aanleiding voor herstelwerk. Dat is een grote bron van inefficiëntie in het proces. Door afwijzingen te analyseren, kun je trainingsbehoeften, veelvoorkomende fouten en onduidelijke procesrichtlijnen opsporen.

Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggedraaid. Daarbij wordt een nieuwe post aangemaakt die de oorspronkelijke post ongedaan maakt. Dit is een specifiek transactietype dat expliciet in het systeem wordt vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wijst vaak op fouten in geboekte posten. Een hoog percentage terugboekingen kan duiden op problemen met de eerste beoordeling en goedkeuring. Dat kan de financiële nauwkeurigheid aantasten en extra werk opleveren.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining het Record to Report-proces voor journaalposten verbeteren?

Process mining geeft een objectief beeld van de werkelijke workflows voor journaalposten, op basis van data. Het brengt bottlenecks, herstelwerk en afwijkende procedures aan het licht die de efficiëntie en compliance in de weg staan. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

Welke data uit Workiva hebben we nodig voor process mining van journaalposten?

Je hebt een event log uit Workiva nodig met voor elke stap van een journaalpost een case-ID, activiteitsnaam en timestamp. Meestal dient de ID van de journaalpost als case-ID. De rapportagefuncties en API-mogelijkheden van Workiva maken het doorgaans mogelijk deze data op te halen.

Hoe snel levert process mining van ons proces voor journaalposten bruikbare inzichten op?

Na een succesvolle data-import zijn de eerste procesvisualisaties en bottlenecks vaak binnen enkele weken zichtbaar. Een grondigere oorzaakanalyse en concrete aanbevelingen voor optimalisatie volgen meestal binnen één tot drie maanden.

Welke concrete voordelen levert optimalisatie van journaalposten met process mining op?

Je kunt onder meer rekenen op snellere goedkeuring van journaalposten, minder handmatige fouten en minder herstelwerk. Ook helpt process mining om processen te standaardiseren, de naleving van regels te verbeteren en de financiële afsluiting op tijd af te ronden.

Is het ingewikkeld om de benodigde data uit Workiva te halen?

Data ophalen uit Workiva is meestal eenvoudig via de ingebouwde rapportagefuncties of API-toegang. Soms is eerst wat configuratie nodig. Workiva is ontworpen om gebruikers gedetailleerde transactiegeschiedenissen te laten ophalen, die geschikt zijn voor process mining.

Verstoort process mining onze bestaande processen voor journaalposten in Workiva?

Nee. Process mining is een analysetechniek die het bestaande proces niet verstoort. De analyse gebruikt historische data uit Workiva en heeft geen invloed op de actieve systemen voor journaalposten of lopende financiële processen.

Wat is het verschil tussen process mining en traditionele rapportage van journaalposten?

Traditionele rapportages tonen meestal samengevoegde metrieken, zoals gemiddelde verwerkingstijden of volumes. Process mining maakt de volledige route van elke journaalpost zichtbaar. Zo komen afwijkingen, herstelwerk en verborgen inefficiënties aan het licht die standaardrapportages vaak missen.

Verbeter vandaag nog het Record to Report-proces voor journaalposten

Verkort de doorlooptijd van journaalposten met 30% en sluit de financiële administratie sneller af.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt op elk moment opzeggen.