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Améliorez votre processus Record to Report - Journal Entry

Gagnez en efficacité dans Workiva grâce à notre guide d’optimisation en 6 étapes.
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Optimiser les écritures comptables Workiva pour accélérer le processus Record to Report

Cette plateforme vous aide à repérer les inefficacités courantes qui retardent votre clôture financière. Vous pouvez identifier les goulots d’étranglement depuis le début d’une activité jusqu’à son achèvement, afin de garantir l’exactitude des données et d’accélérer le reporting. Découvrez comment simplifier vos opérations et améliorer l’efficacité globale de vos flux de travail.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser Record to Report - Journal Entry est essentiel

Le cycle Record to Report, ou R2R, est fondamental pour la santé financière et la conformité réglementaire d’une entreprise. En son centre, le processus Journal Entry, en particulier lorsqu’il est géré dans une plateforme performante comme Workiva, exige précision et efficacité. Des processus d’écritures comptables inefficaces peuvent créer d’importants goulots d’étranglement, retarder les clôtures mensuelles et annuelles, accroître le risque d’erreur et compromettre l’exactitude des états financiers. Ces inefficacités se traduisent directement par une hausse des coûts opérationnels, un contrôle accru lors des audits et une capacité réduite à prendre rapidement des décisions éclairées. Pour les organisations qui utilisent Workiva pour leur reporting financier et leur conformité, comprendre et optimiser l’ensemble du cycle de vie de chaque écriture comptable n’est pas seulement un avantage, c’est une nécessité pour rester compétitives et respecter des délais de reporting stricts.

Comment le Process Mining transforme l’analyse des écritures comptables dans Workiva

Le Process Mining offre une approche puissante, fondée sur les données, pour clarifier la complexité de votre processus Record to Report - Journal Entry dans Workiva. Au lieu de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, le Process Mining utilise les journaux d’événements réels, l’identifiant de l’écriture comptable servant d’identifiant unique du cas, pour reconstituer et visualiser le flux complet tel qu’il se déroule réellement. Cette approche suit chaque écriture comptable depuis sa création initiale, puis à travers toutes les activités suivantes, notamment l’ajout de pièces justificatives, la soumission pour examen, les cycles d’approbation ou de rejet, les corrections, la comptabilisation, la vérification et, enfin, le rapprochement. En représentant ce cycle complet, les fonctionnalités de Process Mining permettent de localiser précisément les écarts du processus, d’identifier les interventions manuelles qui provoquent des retards et de mesurer la durée exacte de chaque étape. Vous disposez ainsi d’analyses objectives pour améliorer le temps de cycle Record to Report - Journal Entry. Cette approche révèle les goulots d’étranglement dissimulés dans votre flux de travail Workiva, qu’ils se situent à certaines étapes d’examen ou lors du rapprochement, et vous donne une vision claire des performances opérationnelles.

Localiser et résoudre les goulots d’étranglement des écritures comptables

Avec le Process Mining, vous pouvez identifier précisément les domaines à améliorer dans votre processus d’écritures comptables Workiva. L’analyse peut par exemple révéler que certains types d’écritures comptables prennent systématiquement plus de temps à approuver ou que certains approbateurs sont régulièrement surchargés, ce qui crée des retards. Vous pouvez repérer les cas où des écritures comptables sont rejetées puis soumises à nouveau à plusieurs reprises, ce qui indique un besoin de consignes plus claires ou d’une meilleure formation lors de la saisie initiale. Le Process Mining aide également à identifier les parcours non conformes, par exemple des écritures comptables comptabilisées sans approbation appropriée, ce qui présente des risques financiers et réglementaires importants. Les améliorations courantes consistent à standardiser les procédures de soumission des écritures comptables, à optimiser les hiérarchies d’approbation, à réduire les reprises en améliorant la qualité initiale des données et à automatiser les étapes de vérification. Cette approche ciblée permet d’optimiser efficacement le processus et de garantir une utilisation plus simple et plus efficace de Workiva pour les écritures comptables.

Des bénéfices concrets pour les processus d’écritures comptables optimisés

La mise en œuvre du Process Mining pour votre processus Record to Report - Journal Entry dans Workiva apporte de nombreux bénéfices mesurables. Vous pouvez vous attendre à une réduction importante du temps de cycle de clôture financière, ce qui permet à vos équipes financières de consacrer davantage de ressources à l’analyse stratégique plutôt qu’au rapprochement manuel et à la correction des erreurs. En identifiant et en traitant précisément les goulots d’étranglement, vous améliorez l’efficacité opérationnelle et réduisez le coût de traitement de chaque écriture comptable. Une meilleure conformité et une préparation accrue aux audits comptent également parmi les résultats importants, car le Process Mining fournit des éléments transparents, étayés par les données, démontrant le respect des contrôles internes et des exigences réglementaires. En définitive, l’amélioration de votre processus Journal Entry grâce à des analyses fondées sur les données renforce l’exactitude financière, réduit le risque de non-conformité et rend la fonction finance plus agile et plus réactive, tout en maximisant votre investissement dans la plateforme Workiva.

Commencer votre démarche d’optimisation des écritures comptables

Comprendre le déroulement réel de votre processus Record to Report - Journal Entry dans Workiva constitue la première étape vers une gestion financière plus performante. Grâce au Process Mining, vous obtenez la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Cette approche vous permet de dépasser les suppositions, de traiter les inefficacités de manière proactive et d’obtenir une clôture financière plus rapide, plus exacte et plus conforme. Découvrez comme il est simple d’appliquer ces analyses à vos propres données Workiva et commencez dès aujourd’hui votre démarche d’optimisation des processus, même sans expertise technique approfondie. Il s’agit de transformer les difficultés en possibilités de croissance et d’efficacité.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les écritures restent souvent bloquées dans les files d’approbation, ce qui entraîne des échéances manquées et prolonge la clôture financière. Cela retarde la production des rapports financiers, complique les décisions importantes et accroît la pression exercée sur les équipes comptables. ProcessMind montre précisément où et pourquoi les écritures se bloquent, en identifiant les approbateurs ou les étapes qui créent des goulots d’étranglement dans votre processus Record to Report - Journal Entry au sein de Workiva. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations nécessaires pour accélérer les approbations.

Les rejets fréquents ou les demandes de correction font repasser les écritures plusieurs fois par la revue, ce qui mobilise un temps et des ressources précieux. Ces reprises prolongent le cycle Record to Report, tout en générant de la frustration et en réduisant l’efficacité des équipes financières. ProcessMind met en évidence les raisons précises des rejets récurrents et identifie les types d’écritures ou les utilisateurs concernés, afin de vous permettre de traiter les causes profondes. En optimisant le processus Journal Entry dans Workiva, vous pouvez réduire sensiblement les reprises et simplifier les opérations.

Les erreurs manuelles lors de la création ou de la comptabilisation des écritures entraînent des inexactitudes financières. Elles nécessitent des corrections longues et peuvent compromettre la Conformité. Ces erreurs peuvent se propager dans le système et compliquer considérablement le rapprochement et le reporting. ProcessMind identifie les schémas d’erreurs fréquents et repère les étapes ou les utilisateurs les plus susceptibles de les produire dans votre processus Journal Entry Workiva. Ces analyses fondées sur les données vous aident à mettre en place des mesures préventives et à améliorer l’exactitude financière de Record to Report.

Sans visibilité claire sur le statut en temps réel de chaque écriture, il est difficile de prévoir la durée de la clôture financière et de traiter les retards de manière préventive. Cette incertitude accroît la pression et complique l’allocation efficace des ressources au sein des opérations comptables. ProcessMind fournit une cartographie complète et actualisée de votre processus Record to Report - Journal Entry, en suivant chaque écriture de la création au rapprochement dans Workiva. Cette transparence permet aux équipes de suivre l’avancement et d’intervenir rapidement pour éviter les goulots d’étranglement.

Les écarts par rapport aux procédures standardisées de saisie des écritures comptables entraînent des incohérences, des risques de non-conformité et des inefficacités dans toute l’organisation. Cette approche fragmentée peut compliquer les audits et freiner la mise à l’échelle efficace des opérations. ProcessMind visualise toutes les variantes existantes du processus de saisie des écritures comptables, en mettant en évidence où et pourquoi les écarts se produisent dans Workiva. En identifiant ces parcours non standard, vous pouvez faire respecter les bonnes pratiques et améliorer la gouvernance du cycle Record to Report.

Les retards dans le rapprochement des écritures comptables enregistrées laissent les écarts non résolus, augmentent les risques d’audit et prolongent la clôture financière globale. Ils peuvent masquer la situation financière réelle et entraîner des problèmes importants dans les reportings. ProcessMind analyse en détail les activités de rapprochement de votre processus Journal Entry dans Workiva, en identifiant les goulots d’étranglement précis et les facteurs à l’origine des retards. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures ciblées pour accélérer le cycle Record to Report.

Certains membres de l’équipe ou services sont surchargés de tâches liées aux écritures comptables, tandis que d’autres disposent de capacités disponibles. Cette situation entraîne de l’épuisement et des retards. Ce déséquilibre affecte la productivité globale et peut nuire au moral de l’équipe financière. ProcessMind quantifie la charge de travail par utilisateur et par équipe dans votre processus Journal Entry Workiva, révèle les déséquilibres et identifie les goulots d’étranglement liés aux ressources. Ces données permettent de répartir les tâches plus équitablement et d’améliorer l’efficacité du cycle Record to Report.

Le non-respect des contrôles internes ou des exigences réglementaires lors du traitement des écritures comptables peut entraîner des constats d’audit, des sanctions et une atteinte à la réputation. Le respect strict des règles est essentiel à l’intégrité financière. ProcessMind surveille en continu votre processus Record to Report - Journal Entry dans Workiva et détecte tout écart par rapport aux règles de conformité établies. La solution met en évidence les modifications non autorisées et les approbations tardives susceptibles de présenter des risques.

L’enchaînement inefficace des tâches ou la répétition d’étapes dans le processus de saisie des écritures comptables font perdre un temps et des ressources précieux, ce qui allonge la durée globale du cycle Record to Report. L’équipe financière ne peut alors pas atteindre son niveau d’efficacité opérationnelle optimal. ProcessMind cartographie le flux de travail « as-is » complet des écritures comptables dans Workiva, et met en évidence les inefficacités cachées ainsi que les étapes superflues. Cette analyse fournit les éléments nécessaires pour repenser le processus, améliorer ses performances et accélérer les clôtures.

Les extournes fréquentes d’écritures comptables enregistrées révèlent des problèmes sous-jacents de précision ou de traitement initial. Elles entraînent des reprises importantes et peuvent compromettre l’intégrité des données. Chaque extourne nécessite un travail et un contrôle supplémentaires. ProcessMind retrace chaque extourne jusqu’à son origine dans Workiva, en identifiant les déclencheurs récurrents et les causes profondes. Cette analyse détaillée aide à prévenir les erreurs futures et à améliorer la qualité ainsi que la fiabilité de votre processus Record to Report.

Les écritures comptables sont souvent retardées parce que les pièces justificatives requises ne sont pas jointes à temps ou sont incomplètes. Ce problème bloque les étapes de revue et d’approbation et prolonge le cycle de clôture financière. ProcessMind suit le moment où l’activité « Supporting Documentation Attached » intervient par rapport à la création et à la soumission de l’écriture comptable dans Workiva. La solution identifie les cas et les schémas de retard afin de permettre des mesures ciblées et d’optimiser le processus Record to Report.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps nécessaire aux écritures comptables pour franchir les étapes de revue et d’approbation dans Workiva. En raccourcissant ces cycles, les organisations peuvent accélérer leur clôture financière, améliorer les délais de reporting et mettre plus rapidement les données financières à disposition pour les décisions importantes. ProcessMind identifie les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, en indiquant où les retards se produisent et quels approbateurs ou quelles étapes les provoquent. La plateforme fournit des analyses fondées sur les données pour simplifier les matrices d’approbation, automatiser les approbations courantes et mettre en place des règles de routage plus efficaces, avec la possibilité de réduire les délais d’approbation de 30 à 50 % et d’améliorer l’efficacité globale du processus Record to Report.

Réduire les reprises consiste à limiter les cas où les écritures comptables sont rejetées, corrigées puis soumises à nouveau en raison d’erreurs ou d’informations manquantes. Cela a un effet direct sur l’efficacité opérationnelle et réduit les efforts inutiles au cours du cycle Record to Report. Moins de reprises signifie des coûts opérationnels plus faibles, des délais de traitement plus courts et une meilleure qualité des données dans Workiva. ProcessMind cartographie en détail toutes les variantes du processus de saisie des écritures comptables, en mettant en évidence les boucles et les cycles de reprise. La solution identifie les causes profondes des rejets, telles que les erreurs fréquentes, la documentation incomplète ou des instructions peu claires, afin de permettre des améliorations ciblées de la qualité des soumissions et des critères d’approbation, avec une réduction des reprises pouvant atteindre 20 à 40 %.

Cet objectif consiste à réduire le nombre d’erreurs introduites lors de la création manuelle ou de la saisie des écritures comptables. Un taux d’erreur élevé entraîne des états financiers inexacts, nécessite des corrections coûteuses et peut retarder la clôture financière. En l’atteignant, les entreprises renforcent l’intégrité des données et réduisent les risques de non-conformité dans Workiva. ProcessMind identifie les situations où les erreurs de saisie manuelle se produisent le plus souvent en analysant les écritures rejetées ou corrigées. La solution repère les activités, les utilisateurs ou les types d’écritures particulièrement exposés aux erreurs et fournit les éléments nécessaires pour renforcer les règles de validation, améliorer la formation des utilisateurs ou automatiser la saisie lorsque cela est possible, avec un objectif de réduction de 15 à 25 % des erreurs manuelles.

Cet objectif vise à fournir une visibilité en temps réel, ou presque, sur l’état de chaque écriture comptable, de sa création à sa comptabilisation et à son rapprochement. Le manque de visibilité crée de l’incertitude, impose des relances manuelles et peut retarder l’ensemble du processus Record to Report. Une meilleure visibilité permet aux équipes financières de gérer les flux de travail de manière proactive. ProcessMind crée une carte visuelle complète du parcours des écritures comptables. Les parties prenantes peuvent ainsi suivre l’état actuel de chaque écriture et repérer son emplacement dans le processus. Cette vue transparente met en évidence les goulots d’étranglement potentiels avant qu’ils n’affectent la clôture financière, afin que les équipes puissent intervenir immédiatement et mieux prévoir les délais de reporting.

Standardiser les flux de travail des écritures comptables consiste à faire suivre à toutes les écritures un parcours cohérent et optimisé, quel que soit leur type ou le service à l’origine de la demande. Les processus non standardisés entraînent des inefficacités, des risques de non-conformité et des délais de traitement variables. La standardisation garantit des résultats prévisibles et simplifie les audits dans Workiva. ProcessMind recense toutes les variantes réelles du processus de saisie des écritures comptables et met en évidence les écarts par rapport au parcours idéal ou prévu. La plateforme mesure l’incidence de la non-standardisation sur les temps de cycle et l’utilisation des ressources, afin de vous aider à appliquer les bonnes pratiques, à regrouper les étapes et à simplifier le flux de travail pour gagner en cohérence et en efficacité sur l’ensemble du cycle Record to Report.

Cet objectif consiste à réduire le temps nécessaire au rapprochement des écritures comptables après leur enregistrement. Un rapprochement lent prolonge la clôture financière et peut masquer les écarts, retardant ainsi l’identification des problèmes. Accélérer cette étape est essentiel pour produire des reportings financiers fiables dans les délais. ProcessMind analyse les activités qui suivent l’enregistrement des écritures comptables et identifie les retards ainsi que les dépendances du processus de rapprochement. La solution révèle les problèmes courants qui le prolongent, tels que les incohérences de données ou l’absence de responsable clairement désigné, afin de permettre des améliorations ciblées de la qualité des données, l’automatisation des tâches de rapprochement et la clarification des consignes, avec un objectif de rapprochement 20 à 35 % plus rapide.

Cet objectif vise à répartir plus équitablement les tâches liées aux écritures comptables entre les membres de l’équipe et les différentes étapes du processus. Une charge inégale peut entraîner l’épuisement de certains collaborateurs, des temps d’inactivité pour d’autres et des goulots d’étranglement lorsque certaines personnes ou équipes sont surchargées, ce qui affecte l’efficacité globale du cycle Record to Report. ProcessMind fournit une analyse de l’utilisation des ressources en suivant qui réalise chaque activité et pendant combien de temps. La solution révèle les pics et les creux de charge et identifie les ressources surchargées ou sous-utilisées. Ces données facilitent l’allocation optimale des ressources, les initiatives de formation croisée et la gestion intelligente des files d’attente, tout en améliorant la productivité des équipes et en réduisant les délais de traitement dans Workiva.

Cet objectif garantit que toutes les écritures comptables respectent strictement les politiques internes, les normes comptables et les exigences réglementaires externes. Les lacunes de conformité peuvent entraîner des sanctions financières, une atteinte à la réputation et des échecs lors des audits. L’atteindre renforce l’intégrité du reporting financier dans Workiva. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux règles de conformité prédéfinies ou aux procédures opérationnelles standard du processus de saisie des écritures comptables. La solution identifie les cas précis de non-conformité, tels que les approbations manquantes ou l’utilisation incorrecte des comptes du grand livre, fournit des pistes d’audit et permet aux organisations de renforcer les contrôles, de mettre en place des vérifications automatisées et de traiter les risques de conformité avant qu’ils ne deviennent critiques.

Cet objectif consiste à réorganiser et à améliorer l’enchaînement global des activités du processus de saisie des écritures comptables, afin de supprimer les étapes inutiles, de regrouper les tâches connexes et d’améliorer la logique du parcours. Une conception sous-optimale allonge les temps de cycle, augmente les coûts et frustre les collaborateurs. Un flux de travail bien conçu est essentiel à l’efficacité et à l’expérience utilisateur. ProcessMind visualise le parcours réel de bout en bout des écritures comptables, en mettant en évidence les chemins complexes, les transferts inutiles et les activités qui apportent peu de valeur. Vous pouvez simuler les changements envisagés et prévoir leur incidence sur les indicateurs clés de performance avant leur mise en œuvre, afin de concevoir un processus Record to Report allégé et efficace dans Workiva.

Cet objectif vise à réduire le nombre d’écritures comptables qui doivent être extournées après leur enregistrement. Un taux élevé d’extournes révèle souvent des problèmes sous-jacents, tels que des écritures initiales incorrectes, des approbations inappropriées ou des changements de règles comptables, qui entraînent du travail supplémentaire et des écarts potentiels dans les documents financiers. ProcessMind identifie les types précis d’écritures comptables et les étapes auxquelles les extournes se produisent le plus souvent. La solution révèle les raisons de ces extournes, telles que les erreurs de saisie ou une mauvaise interprétation des règles, afin de permettre des mesures ciblées pour améliorer la précision des écritures initiales, affiner les critères d’approbation et renforcer la formation des utilisateurs dans Workiva, avec un objectif de réduction de 10 à 20 %.

Cet objectif vise à garantir que chaque écriture comptable comporte tous les justificatifs nécessaires, joints et validés aux étapes appropriées du processus. Les retards dus à des documents manquants peuvent bloquer les approbations, allonger les délais de traitement et créer des risques importants en matière de conformité lors des audits. ProcessMind suit la présence et le moment des activités de rattachement des justificatifs par rapport aux autres étapes du flux de travail des écritures comptables. La plateforme indique où les documents sont fréquemment manquants ou ajoutés tardivement, et identifie les utilisateurs ou les types d’écritures concernés. Vous pouvez ainsi mettre en place des règles de rattachement obligatoire ou des rappels automatiques, réduire sensiblement les retards et mieux préparer les audits des processus Record to Report de Workiva.

Cet objectif global vise à réduire la durée totale nécessaire à l’achèvement du processus de clôture financière, en se concentrant notamment sur la contribution du traitement des écritures comptables. La clôture financière est une période essentielle et soumise à de fortes contraintes de temps. Tout retard dans les écritures peut se répercuter sur l’ensemble du processus, affecter les échéances de reporting et retarder les décisions stratégiques. ProcessMind fournit une vue de bout en bout du processus de saisie des écritures comptables dans le cycle Record to Report élargi et révèle comment les retards ou inefficacités individuels affectent le calendrier global de clôture financière. En identifiant et en résolvant les goulots d’étranglement liés à la création, à l’approbation, à l’enregistrement et au rapprochement des écritures comptables dans Workiva, les organisations peuvent obtenir une clôture financière plus rapide et plus prévisible, avec la possibilité de réduire de plusieurs jours le cycle mensuel.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour les écritures comptables dans Workiva

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Exporter vos données
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Importer votre jeu de données
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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécialement conçu pour les processus d’écritures comptables. Il fournit la structure appropriée pour vos données Workiva.

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Pourquoi c’est important

Utiliser la bonne structure de données dès le départ garantit une analyse précise et réduit le temps consacré à la préparation des données pour ProcessMind.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir pour vos données Workiva relatives aux écritures comptables.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez les écritures comptables Workiva pour accélérer la clôture

ProcessMind révèle le parcours réel de vos écritures comptables dans Workiva. Découvrez où se produisent les goulots d’étranglement et comment simplifier votre flux de travail Record to Report pour gagner en efficacité.
  • Visualiser le flux de bout en bout des écritures comptables
  • Identifiez les retards précis du flux de travail Workiva
  • Repérer rapidement les risques de Conformité et les erreurs
  • Accélérer le cycle Record to Report
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Améliorations mesurables des processus Journal Entry

Ces résultats illustrent les bénéfices concrets que les organisations obtiennent en appliquant le process mining à leurs flux de travail de saisie des écritures comptables. En identifiant les goulots d’étranglement et les inefficacités dans Workiva, nos solutions améliorent sensiblement les opérations sur l’ensemble du processus Record to Report.

0 %
Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du délai d’approbation

Optimisez le processus d’approbation des écritures comptables en identifiant les goulots d’étranglement, afin d’obtenir des validations plus rapides et de réduire les temps d’attente.
0 %
Taux de reprise plus faible

Diminution des écritures rejetées ou corrigées

Réduisez la proportion d’écritures comptables nécessitant des corrections ou de nouvelles soumissions, améliorez la précision et économisez un temps de traitement important.
0 %
Conformité renforcée

Augmentation de la conformité du processus

Garantissez qu’une proportion plus élevée d’écritures comptables respecte les procédures opérationnelles standard et les exigences réglementaires, afin de renforcer la préparation aux audits et les contrôles.
~ 0 days
Clôture financière plus courte

Réduction du délai de cycle de bout en bout

Accélérez l’ensemble du processus Record to Report en optimisant la création des écritures comptables jusqu’à leur rapprochement, ce qui contribue à une clôture financière plus rapide.
0 %
Précision accrue dès la première soumission

Augmentation des écritures approuvées sans reprise

Améliorez la qualité des soumissions initiales d’écritures comptables afin d’augmenter le taux d’approbation dès la première tentative et de réduire les retards.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les Attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

L’identifiant unique d’une écriture comptable, utilisé comme identifiant principal du cas pour l’analyse du processus.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre le cycle de vie complet d’une écriture comptable et analyser le flux, la durée et les variations du processus.

Le nom de l’étape de processus ou de l’événement spécifique survenu pour l’écriture comptable.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des écritures comptables et d’identifier les goulots d’étranglement.

L’horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement spécifique s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour calculer toutes les durées, ordonner correctement les événements et analyser la performance du processus dans le temps.

L’identifiant ou le nom de l’utilisateur ayant effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, identifier les utilisateurs les plus performants et comprendre les comportements ou les goulots d’étranglement propres à chaque utilisateur.

La classification de l’écriture comptable, par exemple standard, de régularisation ou de correction.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter le processus afin d’identifier les types d’écritures qui entraînent davantage de retards, de reprises ou d’écarts.

La valeur monétaire totale de l’écriture comptable, généralement égale à la somme des débits ou des crédits.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser le processus selon l’impact financier et de déterminer si les écritures de montant élevé sont traitées différemment ou davantage exposées aux retards.

L’état actuel de l’écriture comptable dans son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Fournit un instantané en temps réel de la position des écritures comptables dans le processus, ce qui est essentiel au suivi opérationnel et à la gestion des stocks en attente.

Le département métier ou le centre de coûts à l’origine de l’écriture comptable.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance entre différentes unités métier et d’identifier les problèmes ou les bonnes pratiques propres à chaque département.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début d’une nouvelle écriture comptable dans Workiva. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur crée un nouvel enregistrement d’écriture comptable, générant un identifiant Journal Entry unique qui sert d’identifiant de cas pour le processus.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ du processus, cet événement est essentiel pour mesurer le délai de cycle de bout en bout de chaque écriture comptable. L’analyse de cette activité aide à comprendre le lancement de la charge de travail et à planifier les ressources.

Représente le moment où un utilisateur soumet l’écriture comptable préparée, accompagnée de ses justificatifs, dans le flux de travail officiel de revue et d’approbation. Cet événement est généralement enregistré comme un changement d’état explicite dans la plateforme Workiva, l’écriture passant de l’état « Brouillon » ou « Nouveau » à l’état « En cours de revue ».

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue une étape importante qui lance le cycle d’approbation. Mesurer le délai entre ce point et l’approbation finale aide à identifier les goulots d’étranglement du processus de revue et permet de calculer précisément le délai du cycle d’approbation.

Cette activité représente l’approbation finale de l’écriture comptable par un utilisateur autorisé, qui l’autorise à être enregistrée. Il s’agit d’une étape importante, généralement consignée dans Workiva par un changement explicite du statut vers « Approved ».

Pourquoi c’est important

Marque la réussite de l’ensemble du processus de revue et d’approbation. Il s’agit d’un événement essentiel pour mesurer les délais du cycle d’approbation et le taux d’approbation dès la première soumission, qui ont un effet direct sur l’efficacité du processus.

Cette activité indique que l’écriture comptable approuvée a été officiellement enregistrée dans le grand livre. Elle marque l’achèvement du flux principal du processus et est généralement capturée sous la forme d’un changement d’état final ou d’une transaction d’enregistrement.

Pourquoi c’est important

En tant qu’événement « end » principal pour la plupart des écritures comptables, cette activité est essentielle au calcul du délai de traitement de bout en bout et du débit. Elle correspond au moment où l’écriture a un impact sur les états financiers.

Un réviseur ou un approbateur rejette l’écriture comptable en raison d’erreurs, d’informations manquantes ou de non-respect des règles. Cette action renvoie l’écriture à son créateur pour correction et est capturée par un changement d’état sur « Rejected » ou « Needs Rework ».

Pourquoi c’est important

Cette activité est le principal déclencheur des boucles de reprise, qui constituent une source majeure d’inefficacité des processus. L’analyse des rejets aide à identifier les besoins de formation, les erreurs fréquentes et les consignes de processus peu claires.

Une écriture comptable précédemment enregistrée fait l’objet d’une contre-passation, ce qui crée une nouvelle écriture annulant l’originale. Il s’agit d’un type de transaction spécifique, enregistré explicitement dans le système.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un indicateur important d’erreurs dans les écritures enregistrées. Un taux élevé de contre-passation peut révéler des problèmes dans le processus initial de contrôle et d’approbation, nuire à l’exactitude financière et nécessiter un travail supplémentaire.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining fournit une vision objective et fondée sur les données de vos flux de travail réels de saisie des écritures comptables. Il révèle les goulots d’étranglement, les boucles de reprise et les procédures non standardisées qui nuisent à l’efficacité et à la conformité, afin de cibler les améliorations.

Vous aurez besoin d’un jeu de données issu d’un journal d’événements Workiva, comprenant un identifiant de dossier, le nom de l’activité et un horodatage pour chaque étape d’une écriture comptable. L’ID de l’écriture comptable sert généralement d’identifiant de dossier. Les fonctions de reporting et les API de Workiva facilitent habituellement cette extraction.

Les premières visualisations générales du processus et l’identification immédiate des goulots d’étranglement peuvent souvent être obtenues quelques semaines après l’importation réussie des données. Une analyse plus approfondie des causes et des recommandations d’optimisation précises suivent généralement dans un délai d’un à trois mois.

Vous pouvez obtenir des améliorations significatives, notamment une accélération des approbations d’écritures comptables, une réduction des erreurs manuelles et une baisse du taux de reprises. Le Process Mining contribue également à standardiser les processus, à renforcer le respect des exigences de conformité et, au final, à améliorer la ponctualité de la clôture financière.

L’extraction des données depuis Workiva est généralement simple grâce à ses fonctions de reporting intégrées ou à l’accès par API. Une configuration initiale peut être nécessaire, mais Workiva permet d’extraire des historiques détaillés de transactions, particulièrement adaptés au Process Mining.

Non, le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive. Il s’appuie sur les données historiques extraites de Workiva et n’interfère donc pas avec vos systèmes actifs d’écritures comptables ni avec vos processus financiers en cours, et ne nécessite aucune modification de ceux-ci.

Le reporting traditionnel présente généralement des indicateurs agrégés, comme les temps de traitement moyens ou les volumes, tandis que le Process Mining visualise le flux réel de bout en bout de chaque écriture comptable. Il révèle ainsi tous les écarts, les boucles de reprise et les inefficacités cachées que les rapports standard ne font souvent pas apparaître.

Commencez dès aujourd’hui à optimiser votre processus Record to Report - Journal Entry

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