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Améliorez votre processus de comptabilisation et de reporting, de l’écriture de journal

Améliorez l’efficacité de Workiva grâce à notre guide d’optimisation en 6 étapes.
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Comptabilisation au reporting, écritures comptables
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(11)Objectifs(12)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(4)

Accélérez le traitement des écritures Workiva pour le processus de comptabilisation au reporting

Cette plateforme vous aide à repérer les inefficacités courantes qui retardent la clôture financière. Vous pouvez identifier les goulots d’étranglement depuis le début d’une activité jusqu’à son achèvement, afin de garantir l’exactitude des données et d’accélérer le reporting. Découvrez comment optimiser les opérations et améliorer l’efficacité de vos flux de travail.

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Pourquoi optimiser le processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables

Le cycle de comptabilisation au reporting, ou R2R, est fondamental pour la santé financière d’une entreprise et le respect de ses obligations réglementaires. Le traitement des écritures comptables, en particulier sur une plateforme complète comme Workiva, exige précision et efficacité. Des processus inefficaces peuvent créer d’importants goulots d’étranglement, retarder les clôtures mensuelles et annuelles, augmenter le risque d’erreurs et nuire à l’exactitude des états financiers. Ces inefficacités entraînent directement une hausse des coûts opérationnels, un contrôle accru lors des audits et une capacité réduite à prendre des décisions éclairées en temps utile. Pour les organisations qui utilisent Workiva pour leurs rapports financiers et leur conformité, comprendre et optimiser l’ensemble du cycle de vie de chaque écriture comptable n’est pas seulement un avantage : c’est nécessaire pour rester compétitif et respecter des échéances de reporting strictes.

Comment le Process Mining transforme l’analyse des écritures comptables Workiva

Le Process Mining apporte une approche fondée sur les données pour mieux comprendre les complexités du processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables, dans Workiva. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il utilise les journaux d’événements réels. L’ID de l’écriture comptable sert d’identifiant de cas unique pour reconstituer et visualiser le déroulement réel du processus. Cette approche suit chaque écriture, de sa création aux étapes suivantes : ajout des pièces justificatives, soumission pour examen, approbation ou rejet, corrections, comptabilisation, vérification et rapprochement final. En représentant l’ensemble de ce cycle, le Process Mining vous permet de repérer précisément les écarts du processus, de déterminer où les interventions manuelles entraînent des retards et de mesurer la durée exacte de chaque étape. Vous disposez ainsi d’éléments objectifs pour réduire le temps de cycle du processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables. L’analyse révèle les goulots d’étranglement invisibles dans vos flux de travail Workiva, qu’ils se trouvent à certaines étapes de vérification ou lors du rapprochement, et vous donne une vision claire des performances opérationnelles.

Repérer et résoudre les goulots d’étranglement dans le traitement des écritures

Le Process Mining vous aide à repérer précisément les points à améliorer dans le traitement des écritures comptables Workiva. L’analyse peut, par exemple, révéler que certains types d’écritures prennent systématiquement plus de temps à approuver ou que certains approbateurs sont souvent surchargés, ce qui provoque des retards. Elle peut aussi mettre en évidence des écritures fréquemment rejetées puis soumises à nouveau, signe qu’il faudrait clarifier les consignes ou mieux former les personnes qui créent les écritures. Le Process Mining permet également de repérer les parcours non conformes, par exemple lorsqu’une écriture est comptabilisée sans approbation appropriée, ce qui présente des risques financiers et réglementaires importants. Parmi les améliorations possibles : uniformiser les procédures de soumission des écritures, optimiser les niveaux d’approbation, réduire les reprises en améliorant la qualité initiale des données et automatiser les étapes de vérification. Cette approche ciblée permet d’optimiser le processus et de rendre le traitement des écritures dans Workiva plus simple et plus efficace.

Les avantages concrets de processus de traitement des écritures optimisés

Le Process Mining appliqué au processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables, dans Workiva apporte de nombreux avantages mesurables. Vous pouvez réduire sensiblement le temps de cycle de clôture financière et permettre à vos équipes financières de consacrer davantage de ressources à l’analyse stratégique plutôt qu’aux rapprochements manuels et à la correction d’erreurs. En repérant et en traitant précisément les goulots d’étranglement, vous améliorez l’efficacité opérationnelle et réduisez le coût de traitement de chaque écriture comptable. Le renforcement de la conformité et de la préparation aux audits constitue un autre avantage : le Process Mining fournit des éléments transparents, étayés par les données, qui attestent du respect des contrôles internes et des exigences réglementaires. En définitive, l’amélioration du traitement des écritures grâce aux analyses du Process Mining renforce l’exactitude financière, réduit les risques de non-conformité et rend la fonction financière plus réactive et adaptable, tout en optimisant votre investissement dans Workiva.

Lancez l’optimisation de vos écritures comptables

Comprendre le déroulement réel du processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables, dans Workiva est la première étape vers une gestion financière plus efficace. Le Process Mining vous apporte la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Vous pouvez ainsi aller au-delà des suppositions, traiter les inefficacités de manière proactive et accélérer la clôture financière tout en améliorant son exactitude et sa conformité. Découvrez comment appliquer facilement ces analyses à vos propres données Workiva et commencer dès aujourd’hui à optimiser vos processus, même sans compétences techniques avancées. Transformez les difficultés en possibilités d’amélioration et de gains d’efficacité.

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Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les écritures comptables restent souvent bloquées dans les files d’approbation, ce qui entraîne des échéances manquées et prolonge la clôture financière. La production des rapports financiers s’en trouve retardée, les décisions importantes sont reportées et la pression augmente pour les équipes comptables. ProcessMind repère précisément où et pourquoi les écritures restent bloquées, et identifie les approbateurs ou les étapes à l’origine des goulots d’étranglement dans votre processus de comptabilisation au reporting, écritures comptables, dans Workiva. Ces informations vous permettent de cibler les améliorations et d’accélérer les approbations.

Les rejets fréquents ou les demandes de correction font repasser plusieurs fois les écritures comptables en revue, ce qui mobilise un temps et des ressources précieux. Ces reprises allongent le cycle Record to Report et frustrent les équipes financières, tout en réduisant leur efficacité. ProcessMind met en évidence les causes précises des rejets récurrents et repère les types d’écritures ou les utilisateurs concernés, afin de vous aider à traiter les causes profondes. En optimisant le processus de saisie des écritures comptables dans Workiva, vous pouvez réduire considérablement les reprises et améliorer les opérations.

Les erreurs manuelles lors de la création ou de la comptabilisation des écritures entraînent des inexactitudes financières. Leur correction prend du temps et peut compromettre la conformité. Elles peuvent aussi se propager dans le système et compliquer considérablement le rapprochement et la production des rapports. ProcessMind repère les erreurs récurrentes et les étapes ou les utilisateurs les plus susceptibles d’en commettre dans votre processus de saisie des écritures Workiva. Ces analyses fondées sur les données vous aident à mettre en place des mesures préventives et à améliorer la fiabilité financière du cycle Record to Report.

Sans visibilité claire sur l’état de chaque écriture comptable en temps réel, il est difficile de prévoir les délais de clôture financière et d’intervenir rapidement en cas de retard. Cette incertitude est source de stress et complique la répartition efficace des ressources au sein des équipes comptables. ProcessMind fournit une vue complète et actualisée de votre processus Record to Report, de la saisie des écritures au rapprochement dans Workiva. Les équipes peuvent ainsi suivre l’avancement et intervenir sans tarder pour éviter les goulots d’étranglement.

Les écarts par rapport aux procédures standard de saisie des écritures entraînent des incohérences, des risques de non-conformité et des inefficacités dans l’organisation. Cette fragmentation complique les audits et freine le développement des opérations. ProcessMind visualise les variantes existantes du processus de saisie des écritures et montre où et pourquoi les écarts se produisent dans Workiva. En repérant ces parcours non standardisés, vous pouvez faire appliquer les bonnes pratiques et renforcer la gouvernance du cycle Record to Report.

Les retards de rapprochement des écritures comptabilisées laissent des écarts sans réponse, augmentent les risques d’audit et prolongent la clôture financière. Ils peuvent masquer la situation financière réelle et entraîner des problèmes importants dans les rapports. ProcessMind analyse en détail les activités de rapprochement de votre processus de saisie des écritures Workiva et repère les goulots d’étranglement ou les facteurs à l’origine des retards. Vous pouvez ainsi intervenir de manière ciblée pour accélérer le cycle Record to Report.

Certains membres de l’équipe ou services croulent sous les tâches de saisie des écritures, tandis que d’autres disposent de capacités, ce qui entraîne épuisement et retards. Ce déséquilibre nuit à la productivité générale et au moral des équipes financières. ProcessMind mesure la charge de travail par utilisateur et par équipe dans votre processus de saisie des écritures Workiva, révélant les déséquilibres et les goulots d’étranglement liés aux ressources. Ces données permettent de mieux répartir les tâches et d’améliorer l’efficacité du cycle Record to Report.

Le non-respect des contrôles internes ou des exigences réglementaires lors du traitement des écritures peut entraîner des constats d’audit, des sanctions et une atteinte à la réputation. Le respect strict des règles est essentiel à l’intégrité financière. ProcessMind surveille en continu votre processus Record to Report dans Workiva et détecte tout écart par rapport aux règles de conformité établies. La solution signale notamment les modifications non autorisées et les approbations tardives susceptibles de présenter un risque.

Un enchaînement inefficace des tâches ou des étapes redondantes dans le processus de saisie des écritures font perdre du temps et des ressources, et allongent le cycle Record to Report. L’équipe financière ne peut alors pas travailler avec toute l’efficacité souhaitée. ProcessMind cartographie le flux de travail actuel de saisie des écritures dans Workiva et révèle les inefficacités cachées ainsi que les étapes superflues. Ces analyses vous donnent les éléments nécessaires pour repenser le processus, améliorer ses performances et accélérer les clôtures.

Les extournes fréquentes d’écritures déjà comptabilisées révèlent souvent des problèmes d’exactitude ou de traitement initial, entraînant des reprises importantes et des risques pour l’intégrité des comptes. Chaque extourne exige des efforts et des vérifications supplémentaires. ProcessMind retrace chaque extourne jusqu’à son origine dans Workiva et repère les déclencheurs et les causes profondes récurrents. Cette analyse détaillée aide à prévenir de nouvelles erreurs et à améliorer la qualité et la fiabilité du processus Record to Report.

Les écritures comptables sont souvent retardées parce que les pièces justificatives requises ne sont pas jointes à temps ou sont incomplètes. Le processus de revue et d’approbation est alors bloqué, ce qui prolonge le cycle de clôture financière. ProcessMind suit le moment où l’activité « Pièces justificatives jointes » intervient par rapport à la création et à la soumission des écritures dans Workiva. La solution repère les cas et les tendances de retard afin de permettre des interventions ciblées et d’améliorer le processus Record to Report.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire considérablement le temps nécessaire à la revue et à l’approbation des écritures comptables dans Workiva. En raccourcissant ces cycles, les organisations peuvent accélérer la clôture financière, respecter plus facilement les échéances de reporting et disposer plus rapidement des données financières nécessaires aux décisions importantes. ProcessMind repère les goulots d’étranglement du flux d’approbation et montre où les retards se produisent, ainsi que les approbateurs ou les étapes qui les causent. Ses analyses fondées sur les données vous aident à simplifier les circuits d’approbation, à automatiser les approbations courantes et à définir des règles d’acheminement plus efficaces. Les délais d’approbation pourraient ainsi diminuer de 30 à 50 %, pour une meilleure efficacité globale du cycle Record to Report.

Réduire les reprises consiste à limiter les cas où des écritures sont rejetées, corrigées puis soumises à nouveau en raison d’erreurs ou d’informations manquantes. Cela améliore directement l’efficacité opérationnelle et réduit les efforts inutiles au cours du cycle Record to Report. Moins de reprises signifie des coûts d’exploitation plus faibles, des délais de traitement plus courts et une meilleure qualité des données dans Workiva. ProcessMind cartographie les différentes variantes du processus de saisie des écritures et met en évidence les boucles et les cycles de reprise. La solution repère les causes profondes des rejets, comme les erreurs fréquentes, les pièces justificatives incomplètes ou les consignes peu claires. Vous pouvez ainsi améliorer de manière ciblée la qualité des soumissions et les critères d’approbation, avec une réduction des reprises de 20 à 40 %.

Cet objectif consiste à réduire le nombre d’erreurs commises lors de la création manuelle ou de la saisie des écritures comptables. Un taux d’erreur élevé fausse les états financiers, entraîne des corrections coûteuses et peut retarder la clôture financière. En réduisant ces erreurs, les entreprises renforcent l’intégrité des données et limitent les risques de non-conformité dans Workiva. ProcessMind analyse les écritures rejetées ou corrigées pour repérer les étapes où les erreurs de saisie manuelle sont les plus fréquentes. La solution identifie les activités, les utilisateurs ou les types d’écritures concernés, afin de vous aider à renforcer les règles de validation, à améliorer la formation des utilisateurs ou à automatiser la saisie lorsque c’est possible. L’objectif est de réduire les erreurs manuelles de 15 à 25 %.

Cet objectif vise à fournir une vue en temps réel, ou presque, de l’état de chaque écriture comptable, de sa création à sa comptabilisation et à son rapprochement. Le manque de visibilité crée de l’incertitude, impose des relances manuelles et peut retarder l’ensemble du processus Record to Report. Une meilleure visibilité permet aux équipes financières de gérer les flux de travail de manière proactive. ProcessMind crée une représentation visuelle complète du parcours des écritures comptables. Les parties prenantes peuvent suivre l’état de chaque écriture et savoir où elle en est dans le processus. Cette vue transparente révèle les goulots d’étranglement potentiels avant qu’ils ne retardent la clôture financière, afin que les équipes puissent intervenir immédiatement et mieux prévoir les échéances de reporting.

Standardiser les flux de travail de saisie des écritures consiste à faire suivre à toutes les écritures un parcours cohérent et optimisé, quels que soient leur type ou leur service d’origine. Les processus non standardisés entraînent des inefficacités, des risques de non-conformité et des délais de traitement variables. La standardisation rend les résultats plus prévisibles et facilite les audits dans Workiva. ProcessMind repère toutes les variantes réelles du processus et révèle les écarts par rapport au parcours prévu. La solution mesure l’incidence de ces écarts sur les temps de cycle et l’utilisation des ressources. Vous disposez ainsi des données nécessaires pour faire appliquer les bonnes pratiques, regrouper certaines étapes et simplifier le flux de travail, afin d’améliorer la cohérence et l’efficacité du cycle Record to Report.

Cet objectif vise à réduire le temps nécessaire au rapprochement des écritures comptables après leur comptabilisation. Un rapprochement lent prolonge la clôture financière et peut masquer des écarts, retardant ainsi la détection des problèmes. Accélérer cette étape contribue à produire des rapports financiers exacts dans les délais. ProcessMind analyse les activités qui suivent la comptabilisation des écritures et repère les retards et les dépendances dans le processus de rapprochement. La solution met en évidence les problèmes récurrents, comme les incohérences de données ou le manque de clarté dans la répartition des responsabilités. Vous pouvez alors améliorer la qualité des données, automatiser les tâches de rapprochement et clarifier les procédures, avec pour objectif d’accélérer le rapprochement de 20 à 35 %.

Cet objectif vise à mieux répartir les tâches liées aux écritures comptables entre les membres de l’équipe et les différentes étapes du processus. Une charge inégale peut épuiser certaines personnes, en laisser d’autres sans activité et créer des goulots d’étranglement lorsque des individus ou des équipes sont surchargés. L’efficacité globale du cycle Record to Report s’en trouve affectée. ProcessMind analyse l’utilisation des ressources en suivant les activités réalisées par chacun et le temps qu’elles prennent. La solution révèle les pics et les creux de charge, ainsi que les ressources surchargées ou sous-utilisées. Ces données facilitent la répartition des ressources, la formation croisée et la gestion des files d’attente, pour améliorer la productivité des équipes et réduire les délais de traitement dans Workiva.

Cet objectif consiste à veiller au respect strict des politiques internes, des normes comptables et des exigences réglementaires externes pour toutes les écritures comptables. Les lacunes de conformité peuvent entraîner des sanctions financières, nuire à la réputation et compromettre les audits. Leur correction renforce l’intégrité du reporting financier dans Workiva. ProcessMind peut détecter automatiquement les écarts par rapport aux règles de conformité prédéfinies ou aux procédures opérationnelles standard du processus de saisie des écritures. La solution repère les cas de non-conformité, comme les approbations manquantes ou l’utilisation incorrecte d’un compte du grand livre. Les pistes d’audit ainsi constituées permettent de renforcer les contrôles, de mettre en place des vérifications automatisées et de traiter les risques de conformité avant qu’ils ne deviennent importants.

Cet objectif consiste à revoir et à améliorer l’enchaînement global des activités du processus de saisie des écritures, afin de supprimer les étapes inutiles, de regrouper les tâches liées et d’améliorer la logique du parcours. Une conception sous-optimale allonge les temps de cycle, augmente les coûts et frustre les équipes. Un flux de travail bien conçu est essentiel à l’efficacité et à la qualité d’utilisation. ProcessMind visualise le parcours réel de bout en bout des écritures comptables et met en évidence les chemins complexes, les transferts inutiles et les activités qui apportent peu de valeur. Vous pouvez simuler les changements envisagés et en prévoir l’incidence sur les indicateurs clés de performance avant leur mise en œuvre. Vous pouvez ainsi concevoir dans Workiva un processus Record to Report plus efficace et mieux ciblé.

Cet objectif vise à réduire le nombre d’écritures comptables qui doivent être extournées après leur comptabilisation. Un taux élevé révèle souvent des problèmes sous-jacents, comme des erreurs dans les écritures initiales, des approbations inappropriées ou des changements de règles comptables. Il entraîne du travail supplémentaire et peut créer des écarts dans les registres financiers. ProcessMind repère les types d’écritures et les étapes où les extournes sont les plus fréquentes. La solution en identifie les causes, comme les erreurs de saisie ou une mauvaise interprétation des règles, afin de vous aider à améliorer l’exactitude des écritures initiales, à revoir les critères d’approbation et à renforcer la formation des utilisateurs dans Workiva. L’objectif est de réduire les extournes de 10 à 20 %.

Cet objectif consiste à s’assurer que chaque écriture comptable est accompagnée de toutes les pièces justificatives nécessaires, vérifiées aux étapes appropriées du processus. L’absence de documents peut bloquer les approbations, prolonger les délais de traitement et présenter des risques importants de non-conformité lors des audits. ProcessMind suit la présence et le moment où les pièces justificatives sont jointes, par rapport aux autres étapes du flux de travail de saisie des écritures. La solution indique où les documents manquent souvent ou sont ajoutés tardivement, et repère les utilisateurs ou les types d’écritures concernés. Vous pouvez ainsi imposer l’ajout des pièces justificatives ou envoyer des rappels automatiques, afin de réduire considérablement les retards et de mieux préparer les audits des processus Record to Report dans Workiva.

Cet objectif général vise à réduire la durée totale du processus de clôture financière, en particulier la part imputable au traitement des écritures comptables. La clôture financière est une période sensible, soumise à des délais stricts. Tout retard dans le traitement des écritures peut se répercuter sur les échéances de reporting et les décisions stratégiques. ProcessMind offre une vue de bout en bout du processus de saisie des écritures dans le cycle Record to Report et montre comment les retards ou les inefficacités ponctuels affectent le calendrier global de clôture. En repérant et en éliminant les goulots d’étranglement lors de la création, de l’approbation, de la comptabilisation et du rapprochement des écritures dans Workiva, les organisations peuvent rendre la clôture financière plus rapide et plus prévisible, et éventuellement gagner plusieurs jours sur le cycle mensuel.

Les 6 étapes pour améliorer la saisie des écritures dans Workiva

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
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Que faire

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Pourquoi est-ce important ?

En utilisant dès le départ la bonne structure de données, vous obtenez des analyses exactes et gagnez du temps lors de la préparation des données pour ProcessMind.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir avec les données de saisie des écritures Workiva.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez les écritures de journal Workiva pour accélérer la clôture

ProcessMind révèle le parcours réel de vos écritures de journal dans Workiva. Repérez les goulots d’étranglement et les moyens d’optimiser votre processus de comptabilisation et de reporting.
  • Visualisez le parcours complet des écritures de journal
  • Repérez précisément les retards dans le flux de travail Workiva
  • Détectez rapidement les risques de conformité et les erreurs
  • Réduisez le temps de cycle de la comptabilisation et du reporting
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Des améliorations mesurables du processus de saisie des écritures

Ces résultats illustrent les avantages concrets que les organisations obtiennent en appliquant le process mining à leurs flux de travail de saisie des écritures. En repérant les goulots d’étranglement et les inefficacités dans Workiva, nos solutions améliorent sensiblement les opérations tout au long du cycle Record to Report.

0 %
Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du délai d’approbation

Repérez les goulots d’étranglement pour accélérer l’approbation des écritures comptables, obtenir les validations plus rapidement et réduire les temps d’attente.
0 %
Moins de reprises

Baisse du nombre d’écritures rejetées ou corrigées

Réduisez la part des écritures comptables qui nécessitent des corrections ou une nouvelle soumission, pour améliorer l’exactitude et gagner un temps de traitement considérable.
0 %
Conformité renforcée

Amélioration de la conformité du processus

Veillez à ce qu’une plus grande part des écritures comptables respecte les procédures opérationnelles standard et les exigences réglementaires, afin de mieux préparer les audits et de renforcer les contrôles.
~ 0 days
Clôture financière plus courte

Réduction du temps de cycle de bout en bout

Accélérez l’ensemble du processus Record to Report en optimisant le parcours des écritures, de leur création à leur rapprochement, et contribuez à raccourcir la clôture financière.
0 %
Plus grande exactitude dès la première soumission

Hausse du nombre d’écritures approuvées sans reprise

Améliorez la qualité des premières soumissions d’écritures comptables pour augmenter le taux d’approbation dès la première tentative et réduire les retards.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une écriture comptable, utilisé comme identifiant principal du cas pour l’analyse du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cette clé est indispensable pour suivre tout le cycle de vie d’une écriture comptable et analyser le flux du processus, sa durée et ses variations.

Nom de l’étape ou de l’événement du processus associé à l’écriture comptable.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes du processus. Il permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des écritures comptables et de repérer les goulots d’étranglement.

Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement précis s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est essentiel pour calculer les durées, remettre les événements dans le bon ordre et analyser l’évolution des performances du processus.

Identifiant utilisateur ou nom de la personne qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, repérer les personnes les plus performantes et comprendre les comportements ou les goulots d’étranglement propres à chaque utilisateur.

Catégorie de l’écriture comptable, par exemple écriture standard, régularisation ou correction.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter le processus pour déterminer si certains types d’écritures entraînent davantage de retards, de reprises ou d’écarts que d’autres.

Valeur monétaire totale de l’écriture comptable, généralement égale au total des débits ou des crédits.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les processus selon leur incidence financière et de déterminer si les écritures de montant élevé sont traitées différemment ou sont davantage sujettes aux retards.

Statut actuel de l’écriture comptable dans son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Donne un aperçu de l’étape à laquelle se trouvent les écritures comptables, ce qui est essentiel au suivi opérationnel et à la gestion des retards accumulés.

Service ou centre de coûts à l’origine de l’écriture comptable.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles et de repérer les problèmes ou les bonnes pratiques propres à chaque service.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début d’une nouvelle écriture comptable dans Workiva. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur crée une écriture, ce qui génère un identifiant unique servant d’identifiant de cas pour le processus.

Pourquoi est-ce important ?

En tant que point de départ du processus, cet événement est essentiel pour mesurer le temps de cycle de bout en bout de chaque écriture comptable. Son analyse aide à comprendre le démarrage de la charge de travail et à planifier les ressources.

Cet événement correspond au moment où un utilisateur soumet l’écriture comptable en cours de préparation, accompagnée de ses pièces justificatives, dans le circuit officiel de revue et d’approbation. Il est généralement enregistré comme un changement d’état explicite dans Workiva, lorsque l’écriture passe de l’état « Brouillon » ou « Nouveau » à l’état « En cours de revue ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une étape importante qui lance le cycle d’approbation. Mesurer le délai entre cette étape et l’approbation finale permet de repérer les goulots d’étranglement du processus de revue et de calculer le temps de cycle d’approbation.

Cette activité correspond à l’approbation finale de l’écriture comptable par un utilisateur habilité, qui autorise sa comptabilisation. Il s’agit d’une étape importante, généralement enregistrée dans Workiva par un changement explicite du statut à « Approuvé ».

Pourquoi est-ce important ?

Marque la fin réussie de l’ensemble du processus de vérification et d’approbation. Cet événement est essentiel pour mesurer les temps de cycle d’approbation et les taux d’approbation dès la première soumission, qui ont une incidence directe sur l’efficacité du processus.

Cette activité indique que l’écriture comptable approuvée a été officiellement comptabilisée dans le grand livre. Elle marque la fin réussie du flux principal du processus et est généralement enregistrée par un changement de statut final ou dans le journal des transactions de comptabilisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue généralement l’événement de fin des écritures comptables. Elle est essentielle au calcul du temps de cycle de bout en bout et du débit. Elle marque le moment où l’écriture a une incidence sur les états financiers.

Un réviseur ou un approbateur rejette l’écriture comptable en raison d’erreurs, d’informations manquantes ou d’un non-respect des règles. L’écriture est alors renvoyée à son créateur pour correction ; ce retour est enregistré par un changement de statut à « Rejeté » ou « À corriger ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité déclenche principalement les boucles de reprise, qui sont une source importante d’inefficacité. L’analyse des rejets permet de repérer les besoins de formation, les erreurs récurrentes et les consignes de processus peu claires.

Une écriture comptable déjà comptabilisée est contrepassée par la création d’une nouvelle écriture qui annule l’originale. Il s’agit d’un type de transaction spécifique, explicitement enregistré dans le système.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité révèle souvent des erreurs dans les écritures déjà comptabilisées. Un taux élevé de contrepassation peut signaler des problèmes lors de la vérification et de l’approbation initiales, nuire à l’exactitude des comptes et entraîner du travail supplémentaire.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining fournit une vue objective, fondée sur les données, des flux de travail réellement suivis pour les écritures comptables. Il révèle les goulots d’étranglement, les boucles de reprise et les procédures non standardisées qui nuisent à l’efficacité et à la conformité, afin de vous permettre d’apporter des améliorations ciblées.

Vous aurez besoin d’un jeu de données sous forme de journal d’événements extrait de Workiva. Il doit contenir un identifiant de cas, le nom de l’activité et un horodatage pour chaque étape d’une écriture comptable. L’identifiant de l’écriture sert généralement d’identifiant de cas. Les fonctions de reporting et les API de Workiva facilitent généralement cette extraction.

Les premières visualisations générales du processus et le repérage immédiat des goulots d’étranglement sont souvent possibles quelques semaines après l’importation réussie des données. Une analyse plus approfondie des causes et des recommandations d’optimisation précises suivent généralement dans un délai d’un à trois mois.

Vous pouvez notamment accélérer l’approbation des écritures, réduire les erreurs de saisie manuelle et limiter les reprises. Le process mining aide également à standardiser les processus, à renforcer le respect des exigences de conformité et, au final, à respecter plus facilement les délais de clôture financière.

L’extraction des données depuis Workiva est généralement simple grâce aux fonctions de reporting intégrées ou à l’accès par API. Une configuration initiale peut être nécessaire, mais Workiva permet aux utilisateurs d’extraire l’historique détaillé des transactions, particulièrement adapté au process mining.

Non. Le process mining est une méthode d’analyse non intrusive. Il s’appuie sur les données historiques extraites de Workiva et ne perturbe pas vos systèmes de saisie des écritures en production ni vos processus financiers en cours, et ne nécessite aucune modification de ceux-ci.

Le reporting traditionnel présente généralement des indicateurs agrégés, comme les délais moyens de traitement ou les volumes. Le process mining visualise le parcours réel de bout en bout de chaque écriture comptable. Il révèle ainsi les écarts, les boucles de reprise et les inefficacités cachées que les rapports standard ne montrent souvent pas.

Commencez dès aujourd’hui à optimiser votre processus de comptabilisation et de reporting des écritures de journal

Réduisez de 30 % le temps de cycle des écritures de journal et accélérez vos clôtures financières.

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