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Melhore seu processo Record to Report - Lançamento contábil

Aumente a eficiência no Workiva com nosso guia de otimização em 6 etapas.
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Otimize os lançamentos contábeis no Workiva para acelerar o Record to Report

Esta plataforma ajuda você a identificar as ineficiências comuns que atrasam o fechamento financeiro. Você consegue identificar gargalos desde o início de uma atividade até sua conclusão, garantindo mais precisão e acelerando os relatórios. Descubra como simplificar as operações e aumentar a eficiência geral dos seus Workflows.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o Record to Report - Journal Entry é essencial

O ciclo Record to Report, ou R2R, é fundamental para a saúde financeira e a Conformidade regulatória de uma empresa. No centro desse ciclo, o processo Journal Entry, especialmente quando gerenciado em uma plataforma robusta como o Workiva, exige precisão e eficiência. Processos ineficientes de Journal Entry podem gerar gargalos significativos, atrasar os fechamentos mensais e anuais, aumentar o risco de erros e afetar potencialmente a precisão das demonstrações financeiras. Essas ineficiências se traduzem diretamente em custos operacionais mais altos, maior escrutínio de auditoria e menor capacidade de tomar decisões de negócio rápidas e bem fundamentadas. Para organizações que usam o Workiva em seus relatórios financeiros e na Conformidade, entender e otimizar o ciclo de vida completo de cada Journal Entry não é apenas uma vantagem, mas uma necessidade para manter a competitividade e cumprir prazos rigorosos de reporte.

Como o Process Mining transforma a análise de Journal Entries no Workiva

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para esclarecer as complexidades do seu processo Record to Report - Journal Entry no Workiva. Em vez de depender de suposições ou evidências anedóticas, o Process Mining usa Event Logs reais, com o Journal Entry ID como identificador exclusivo do caso, para reconstruir e visualizar o fluxo completo do processo como ele realmente acontece. Essa perspectiva acompanha cada Journal Entry desde a criação inicial até todas as atividades seguintes, incluindo o anexo de documentos de suporte, o envio para revisão, os ciclos de aprovação ou rejeição, as correções, o lançamento, a verificação e a reconciliação final. Ao mapear esse ciclo de vida completo, os recursos de Process Mining permitem identificar desvios exatos do processo, descobrir onde as intervenções manuais causam atrasos e medir a duração precisa de cada etapa, gerando insights objetivos para melhorar o tempo de ciclo do Record to Report - Journal Entry. A solução revela gargalos ocultos no seu Workflow do Workiva, seja em etapas específicas de revisão ou durante a reconciliação, garantindo uma visão clara da performance operacional.

Identificando e resolvendo gargalos em Journal Entries

Com o Process Mining, você consegue identificar áreas críticas de melhoria no seu processo Journal Entry do Workiva. Por exemplo, a análise pode revelar que certos tipos de Journal Entries levam consistentemente mais tempo para serem aprovados ou que determinados aprovadores estão frequentemente sobrecarregados, criando atrasos. Você pode descobrir casos em que Journal Entries são rejeitados e reenviados repetidamente, indicando a necessidade de orientações mais claras ou de um treinamento melhor para a criação inicial dos lançamentos. Além disso, o Process Mining ajuda a identificar caminhos de processo que não estão em Conformidade, como lançamentos feitos sem a aprovação adequada, o que representa riscos financeiros e regulatórios significativos. As melhorias típicas incluem padronizar os procedimentos de envio de Journal Entries, otimizar as hierarquias de aprovação, reduzir o retrabalho melhorando a qualidade inicial dos dados e automatizar as etapas de verificação. Essa abordagem direcionada permite otimizar o processo de forma eficaz, garantindo que o uso do Workiva para Journal Entries seja ágil e eficiente.

Benefícios concretos de processos Journal Entry otimizados

Implementar Process Mining no seu Record to Report - Journal Entry do Workiva gera diversos benefícios mensuráveis. Você pode esperar uma redução significativa no tempo do ciclo de fechamento financeiro, permitindo que suas equipes de finanças direcionem mais recursos para análises estratégicas em vez de reconciliações manuais e correções de erros. Ao identificar e resolver gargalos com precisão, você alcançará maior eficiência operacional, reduzindo os custos de processamento por Journal Entry. O aumento da Conformidade e da preparação para auditorias também são resultados importantes, pois o Process Mining fornece evidências transparentes e baseadas em dados sobre a aderência aos controles internos e aos requisitos regulatórios. Em última análise, melhorar seu processo Journal Entry com insights orientados por dados fortalece a precisão financeira, reduz o risco de não conformidade e torna a função financeira mais ágil e responsiva, maximizando seu investimento na plataforma Workiva.

Começando sua jornada de otimização de Journal Entries

Entender o fluxo real do seu processo Record to Report - Journal Entry no Workiva é o primeiro passo para alcançar operações financeiras superiores. Ao usar o Process Mining, você obtém a clareza necessária para tomar decisões bem fundamentadas e implementar melhorias direcionadas. Essa abordagem permite ir além das suposições, ajudando você a enfrentar proativamente as ineficiências e alcançar um fechamento financeiro mais rápido, preciso e em Conformidade. Descubra como aplicar facilmente esses insights aos seus próprios dados do Workiva e comece hoje sua jornada rumo a uma otimização significativa do processo, mesmo sem amplo conhecimento técnico. O objetivo é transformar desafios em oportunidades de crescimento e eficiência.

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Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Os Journal Entries frequentemente ficam parados nas filas de aprovação, causando perda de prazos e prolongando o fechamento financeiro. Isso afeta a geração pontual de relatórios financeiros, dificulta decisões de negócio importantes e aumenta a pressão sobre as equipes contábeis. O ProcessMind revela exatamente onde e por que os Journal Entries ficam parados, identificando aprovadores ou etapas específicas que causam gargalos no seu processo Record to Report - Journal Entry no Workiva. Esse insight permite implementar melhorias direcionadas para acelerar as aprovações.

Rejeições frequentes ou solicitações de correção fazem com que os Journal Entries passem repetidamente pela revisão, consumindo tempo e recursos valiosos. Esse retrabalho não apenas prolonga o ciclo Record to Report, mas também gera frustração e reduz a eficiência das equipes de finanças. O ProcessMind revela os motivos específicos das rejeições recorrentes e identifica tipos de lançamentos ou usuários problemáticos, permitindo que você trate as causas raiz. Ao otimizar o processo Journal Entry no Workiva, você pode reduzir significativamente o retrabalho e agilizar as operações.

Erros manuais na criação ou no lançamento de Journal Entries causam imprecisões financeiras, exigem correções demoradas e podem afetar a Conformidade. Esses erros podem se propagar pelo sistema, criando desafios significativos para a reconciliação e os relatórios. O ProcessMind identifica padrões de erros comuns e aponta as etapas ou os usuários mais propensos a cometê-los no seu processo Journal Entry do Workiva. Esse insight orientado por dados ajuda a implementar medidas preventivas e melhora a precisão financeira do Record to Report.

Sem uma visão clara do status em tempo real de cada Journal Entry, fica difícil prever os prazos do fechamento financeiro e agir de forma proativa sobre os atrasos. Essa incerteza gera pressão e dificulta a alocação eficiente de recursos nas operações contábeis. O ProcessMind oferece um mapa abrangente e em tempo real do seu processo Record to Report - Journal Entry, acompanhando cada lançamento da criação à reconciliação no Workiva. Essa transparência permite que as equipes monitorem o andamento e intervenham rapidamente, evitando gargalos.

Desvios dos procedimentos padronizados de lançamentos contábeis geram inconsistências, riscos de conformidade e ineficiências em toda a organização. Essa abordagem fragmentada pode dificultar as auditorias e impedir que as operações sejam ampliadas de forma eficaz. O ProcessMind visualiza todas as variantes existentes do processo de lançamentos contábeis, destacando onde e por que os desvios ocorrem no Workiva. Ao identificar esses caminhos fora do padrão, você pode reforçar as melhores práticas e aprimorar a governança do ciclo Record to Report.

A demora na reconciliação dos lançamentos contábeis registrados deixa divergências sem solução, aumenta os riscos de auditoria e prolonga o fechamento financeiro. Isso pode ocultar a verdadeira posição financeira e gerar problemas críticos nos relatórios. O ProcessMind analisa detalhadamente as atividades de reconciliação do seu processo de lançamentos contábeis no Workiva, identificando gargalos específicos ou fatores que contribuem para os atrasos. Assim, você pode implementar ações direcionadas para acelerar o ciclo Record to Report.

Alguns membros da equipe ou departamentos ficam sobrecarregados com tarefas de lançamentos contábeis, enquanto outros têm capacidade disponível, o que gera esgotamento e atrasos. Esse desequilíbrio afeta a produtividade geral e pode prejudicar o moral da equipe financeira. O ProcessMind quantifica a carga de trabalho por usuário e equipe no seu processo de lançamentos contábeis do Workiva, revelando desequilíbrios e identificando gargalos de recursos. Esses dados permitem distribuir as tarefas de forma mais equilibrada, aumentando a eficiência no Record to Report.

O descumprimento de controles internos ou requisitos regulatórios no processamento de lançamentos contábeis pode resultar em apontamentos de auditoria, penalidades e danos à reputação. Garantir uma conformidade rigorosa é essencial para a integridade financeira. O ProcessMind monitora continuamente seu processo Record to Report - Journal Entry no Workiva, detectando desvios em relação às regras de conformidade estabelecidas. A plataforma destaca ocorrências de alterações não autorizadas ou aprovações atrasadas que podem representar riscos.

A sequência ineficiente de tarefas ou a existência de etapas redundantes no processo de lançamentos contábeis desperdiça tempo e recursos valiosos, prolongando o ciclo Record to Report. Isso impede que a equipe financeira alcance a máxima eficiência operacional. O ProcessMind mapeia o Workflow completo "as-is" dos lançamentos contábeis no Workiva, revelando ineficiências ocultas e etapas desnecessárias. Essa análise fornece os insights necessários para redesenhar o processo, melhorar a performance e acelerar o fechamento.

Estornos frequentes de lançamentos contábeis registrados indicam problemas subjacentes de precisão ou de processamento inicial, gerando retrabalho significativo e possíveis problemas de integridade. Cada estorno exige esforço e análise adicionais. O ProcessMind rastreia cada estorno até sua origem no Workiva, identificando gatilhos comuns e causas-raiz. Essa análise detalhada ajuda a evitar erros futuros, melhorando a qualidade e a confiabilidade do seu processo Record to Report.

Os lançamentos contábeis frequentemente sofrem atrasos porque a documentação comprobatória necessária não é anexada no momento adequado ou está incompleta. Esse problema interrompe as etapas de revisão e aprovação, prolongando o ciclo de fechamento financeiro. O ProcessMind acompanha o momento da atividade "Supporting Documentation Attached" em relação à criação e ao envio do lançamento contábil no Workiva. A plataforma identifica ocorrências e padrões específicos de atraso, permitindo ações direcionadas para simplificar o processo Record to Report.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir significativamente o tempo necessário para que os lançamentos contábeis avancem pelas etapas de revisão e aprovação no Workiva. Ao encurtar esses ciclos, as organizações podem acelerar o fechamento financeiro, melhorar os prazos dos relatórios e disponibilizar os dados financeiros mais rapidamente para decisões críticas. O ProcessMind identifica gargalos específicos no Workflow de aprovação, revelando onde os atrasos ocorrem e quais aprovadores ou etapas estão causando as esperas. A plataforma fornece insights baseados em dados para simplificar as matrizes de aprovação, automatizar aprovações rotineiras e implementar regras de roteamento mais eficientes, podendo reduzir o tempo de aprovação em 30% a 50% e melhorar a eficiência geral do Record to Report.

Reduzir o retrabalho significa minimizar os casos em que lançamentos contábeis são rejeitados, corrigidos e reenviados por causa de erros ou informações ausentes. Isso impacta diretamente a eficiência operacional e reduz o esforço desperdiçado no ciclo Record to Report. Menos retrabalho significa custos operacionais menores, processamento mais rápido e melhor qualidade dos dados no Workiva. O ProcessMind mapeia detalhadamente todas as variações do processo de lançamentos contábeis, destacando loops e ciclos de retrabalho. A plataforma identifica as causas-raiz das rejeições, como erros recorrentes, documentação incompleta ou instruções pouco claras, permitindo melhorias direcionadas na qualidade dos envios e nos critérios de aprovação, com potencial de reduzir o retrabalho em 20% a 40%.

Este objetivo concentra-se em reduzir o número de erros introduzidos durante a criação manual ou a inserção de dados dos lançamentos contábeis. Taxas elevadas de erro geram demonstrações financeiras imprecisas, exigem correções dispendiosas e podem atrasar o fechamento financeiro. Ao alcançar esse objetivo, as empresas fortalecem a integridade dos dados e reduzem os riscos de conformidade no Workiva. O ProcessMind revela onde os erros de inserção manual ocorrem com mais frequência, analisando lançamentos rejeitados ou corrigidos. A plataforma identifica atividades, usuários ou tipos de lançamento mais propensos a erros, fornecendo insights para implementar regras de validação mais rigorosas, aprimorar o treinamento dos usuários ou automatizar a entrada de dados sempre que possível, com a meta de reduzir os erros manuais em 15% a 25%.

Este objetivo busca oferecer um insight em tempo real ou quase em tempo real sobre o status de cada lançamento contábil, desde a criação até o registro e a reconciliação. A falta de visibilidade gera incerteza, exige acompanhamentos manuais e pode atrasar o processo Record to Report como um todo. Uma visibilidade melhor permite que as equipes financeiras gerenciem os Workflows de forma proativa. O ProcessMind cria um mapa visual completo da jornada dos lançamentos contábeis, permitindo que as partes interessadas acompanhem o status atual de cada lançamento e identifiquem em que ponto do processo ele está. Essa visão transparente destaca possíveis gargalos antes que afetem o fechamento financeiro, ajudando as equipes a agir imediatamente e a melhorar a previsão dos prazos de reporte.

Padronizar os Workflows de lançamentos contábeis significa garantir que todos os lançamentos sigam um caminho consistente e otimizado, independentemente do tipo ou do departamento de origem. Processos fora do padrão geram ineficiências, riscos de conformidade e tempos de processamento variados. A padronização garante resultados previsíveis e facilita as auditorias no Workiva. O ProcessMind identifica todas as variantes reais do processo de lançamentos contábeis, revelando desvios em relação ao caminho ideal ou planejado. A plataforma quantifica o impacto da falta de padronização nos tempos de ciclo e na utilização de recursos, fornecendo os dados necessários para reforçar as melhores práticas, consolidar etapas e simplificar o Workflow, aumentando a consistência e a eficiência em todo o ciclo Record to Report.

Este objetivo concentra-se em reduzir o tempo necessário para reconciliar os lançamentos contábeis após o registro. Uma reconciliação lenta prolonga o fechamento financeiro e pode ocultar divergências, atrasando a identificação de problemas. Acelerar essa etapa é essencial para garantir relatórios financeiros precisos e no prazo. O ProcessMind analisa as atividades posteriores ao registro dos lançamentos contábeis, identificando atrasos e dependências no processo de reconciliação. A plataforma revela problemas comuns que prolongam a reconciliação, como divergências de dados ou falta de definição clara de responsabilidades, permitindo melhorias direcionadas na qualidade dos dados, a automação de tarefas de correspondência e diretrizes processuais mais claras, com a meta de acelerar a reconciliação em 20% a 35%.

Este objetivo busca distribuir de forma mais equilibrada as tarefas associadas aos lançamentos contábeis entre os membros da equipe e nas diferentes etapas do processo. Uma carga de trabalho desigual pode causar esgotamento para alguns, tempo ocioso para outros e gargalos quando determinadas pessoas ou equipes ficam sobrecarregadas, afetando a eficiência geral do ciclo Record to Report. O ProcessMind fornece insights sobre a utilização de recursos, acompanhando quem executa cada atividade e por quanto tempo. A plataforma revela picos e vales de carga de trabalho, identificando recursos sobrecarregados ou subutilizados. Esses dados apoiam a alocação ideal de recursos, iniciativas de treinamento cruzado e o gerenciamento inteligente de filas, melhorando a produtividade da equipe e reduzindo os tempos de processamento no Workiva.

Este objetivo garante que todos os lançamentos contábeis sigam rigorosamente as políticas internas, os padrões contábeis e os requisitos regulatórios externos. Lacunas de conformidade podem resultar em penalidades financeiras, danos à reputação e falhas de auditoria. Alcançar esse objetivo fortalece a integridade dos relatórios financeiros no Workiva. O ProcessMind detecta automaticamente desvios em relação às regras de conformidade predefinidas ou aos procedimentos operacionais padrão no processo de lançamentos contábeis. A plataforma identifica ocorrências específicas de não conformidade, como aprovações ausentes ou uso incorreto de contas do razão geral, fornecendo trilhas de auditoria e permitindo que as organizações reforcem os controles, implementem verificações automatizadas e tratem proativamente os riscos de conformidade antes que se tornem problemas críticos.

Este objetivo consiste em reestruturar e aprimorar a sequência geral de atividades do processo de lançamentos contábeis para eliminar etapas desnecessárias, combinar tarefas relacionadas e melhorar o fluxo lógico. Um design abaixo do ideal gera tempos de ciclo mais longos, custos maiores e frustração entre os funcionários. Um Workflow bem projetado é essencial para a eficiência e a experiência do usuário. O ProcessMind visualiza a jornada real de ponta a ponta dos lançamentos contábeis, destacando caminhos complexos, transferências desnecessárias e atividades que agregam pouco valor. A plataforma permite simular mudanças propostas e prever seu impacto nos principais indicadores de performance antes da implementação, possibilitando o design de um processo Record to Report enxuto e eficiente no Workiva.

Este objetivo busca reduzir o número de lançamentos contábeis que precisam ser estornados após o registro. Taxas elevadas de estorno geralmente indicam problemas subjacentes, como lançamentos iniciais incorretos, aprovações inadequadas ou mudanças nas políticas contábeis, gerando trabalho adicional e possíveis divergências nos registros financeiros. O ProcessMind identifica os tipos específicos de lançamentos contábeis e as etapas em que os estornos ocorrem com mais frequência. A plataforma revela os motivos desses estornos, como erros de entrada de dados ou interpretações equivocadas de políticas, permitindo ações direcionadas para melhorar a precisão dos lançamentos iniciais, aperfeiçoar os critérios de aprovação e aprimorar o treinamento dos usuários no Workiva, com a meta de reduzir os estornos em 10% a 20%.

Este objetivo concentra-se em garantir que cada lançamento contábil tenha toda a documentação comprobatória necessária anexada e validada nas etapas adequadas do processo. Atrasos causados por documentação ausente podem interromper aprovações, prolongar os tempos de processamento e representar riscos significativos de conformidade durante as auditorias. O ProcessMind acompanha a presença e o momento das atividades de anexação da documentação comprobatória em relação às outras etapas do Workflow de lançamentos contábeis. A plataforma destaca onde a documentação costuma estar ausente ou atrasada, identificando usuários ou tipos de lançamento específicos. Isso permite implementar regras de anexação obrigatória ou lembretes automatizados, reduzindo significativamente os atrasos e melhorando a preparação para auditorias nos processos Record to Report do Workiva.

Este objetivo abrangente busca reduzir o tempo total necessário para concluir todo o processo de fechamento financeiro, com foco específico na contribuição do processamento de lançamentos contábeis. O fechamento financeiro é um período crítico e sensível ao tempo, e qualquer atraso nos lançamentos pode gerar efeitos em cadeia, afetando os prazos de reporte e as decisões estratégicas. O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta do processo de lançamentos contábeis dentro do ciclo Record to Report mais amplo, revelando como atrasos ou ineficiências individuais afetam o prazo geral do fechamento financeiro. Ao identificar e resolver gargalos na criação, aprovação, registro e reconciliação dos lançamentos contábeis no Workiva, as organizações podem alcançar um fechamento financeiro mais rápido e previsível, potencialmente reduzindo vários dias do ciclo mensal.

O caminho de melhoria em 6 etapas para lançamentos contábeis no Workiva

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel desenvolvido especificamente para processos de lançamentos contábeis. Esse Template fornece a estrutura correta para os seus dados do Workiva.

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Por que isso importa

Usar a estrutura de dados correta desde o início garante uma análise precisa e economiza tempo na preparação dos dados para o ProcessMind.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para preencher com os dados dos seus lançamentos contábeis no Workiva.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Visualize os lançamentos contábeis do Workiva para fechar mais rápido

O ProcessMind revela o caminho real dos seus lançamentos contábeis no Workiva. Descubra onde os gargalos acontecem e como simplificar seu Workflow Record to Report para aumentar a eficiência.
  • Visualize o fluxo completo do lançamento contábil
  • Identifique os atrasos exatos no Workflow do Workiva
  • Identifique riscos de conformidade e erros com antecedência
  • Acelere o tempo de ciclo de Record to Report
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Melhorias mensuráveis nos processos de lançamentos contábeis

Esses resultados ilustram os benefícios concretos que as organizações alcançam ao aplicar process mining aos seus Workflows de lançamentos contábeis. Ao identificar gargalos e ineficiências no Workiva, nossas soluções promovem melhorias operacionais significativas em todo o processo Record to Report.

0 %
Ciclo de aprovação mais rápido

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique o processo de aprovação de lançamentos contábeis identificando gargalos, acelerando as aprovações e reduzindo o tempo de espera.
0 %
Menores taxas de retrabalho

Redução nos lançamentos rejeitados ou corrigidos

Reduza o percentual de lançamentos contábeis que exigem correções ou reenvios, melhorando a precisão e economizando um tempo significativo de processamento.
0 %
Conformidade aprimorada

Aumento da conformidade do processo

Garanta que uma porcentagem maior dos lançamentos contábeis siga os procedimentos operacionais padrão e os requisitos regulatórios, fortalecendo a preparação para auditorias e os controles.
~ 0 days
Fechamento financeiro mais rápido

Redução no tempo de ciclo de ponta a ponta

Acelere o processo Record to Report como um todo, otimizando desde a criação até a reconciliação dos lançamentos contábeis e contribuindo para um fechamento financeiro mais rápido.
0 %
Maior precisão na primeira tentativa

Aumento dos lançamentos aprovados sem retrabalho

Melhore a qualidade dos envios iniciais de lançamentos contábeis, aumentando a taxa de aprovações na primeira tentativa e reduzindo os atrasos.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Esses números representam melhorias típicas observadas nas implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de um único lançamento contábil, usado como o principal identificador do caso para a análise do processo.

Por que isso importa

Esta é a chave essencial para acompanhar todo o ciclo de vida de um lançamento contábil, permitindo analisar o fluxo, a duração e as variações do processo.

O nome da etapa ou do evento específico do processo que ocorreu para o lançamento contábil.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o Workflow do lançamento contábil e identificar gargalos.

O registro de data e hora que indica quando uma atividade ou um evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Este registro de data e hora é essencial para calcular todas as durações, ordenar corretamente os eventos e analisar a performance do processo ao longo do tempo.

O ID ou o nome do usuário que realizou a atividade.

Por que isso importa

Este atributo é fundamental para analisar a distribuição da carga de trabalho, identificar os melhores desempenhos e entender comportamentos ou gargalos específicos de cada usuário.

A classificação do lançamento contábil, como padrão, apropriação ou correção.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo para identificar se determinados tipos de lançamento causam mais atrasos, retrabalho ou desvios do que outros.

O valor monetário total do lançamento contábil, normalmente a soma dos débitos ou créditos.

Por que isso importa

Permite analisar o impacto financeiro e ajuda a determinar se lançamentos de alto valor são processados de forma diferente ou estão mais sujeitos a atrasos.

O status atual do lançamento contábil em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Fornece uma fotografia em tempo real da etapa em que os lançamentos contábeis se encontram no processo, algo essencial para o monitoramento operacional e o gerenciamento de backlogs.

O departamento de negócio ou centro de custo que iniciou o lançamento contábil.

Por que isso importa

Permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar problemas ou boas práticas específicos de cada departamento.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início de um novo lançamento contábil no Workiva. Ela é registrada quando um usuário cria um novo registro de lançamento contábil, gerando um Journal Entry ID exclusivo que funciona como identificador de caso do processo.

Por que isso importa

Como ponto de partida do processo, este evento é essencial para medir o tempo de ciclo de ponta a ponta de cada lançamento contábil. Analisar essa atividade ajuda a entender o início da carga de trabalho e a planejar os recursos.

Representa o momento em que um usuário envia o lançamento contábil elaborado, com sua documentação, para o Workflow formal de revisão e aprovação. Normalmente, isso é capturado como uma alteração explícita de status na plataforma Workiva, movendo o lançamento de um estado 'Draft' ou 'New' para 'In Review'.

Por que isso importa

Esta atividade é um marco crítico que inicia o ciclo de aprovação. Medir o tempo entre este ponto e a aprovação final ajuda a identificar gargalos no processo de revisão e é essencial para calcular o tempo do ciclo de aprovação.

Esta atividade representa a aprovação final do lançamento contábil por um usuário autorizado, liberando-o para registro. É um marco crítico, normalmente registrado como uma alteração explícita de status para 'Approved' no Workiva.

Por que isso importa

Marca a conclusão bem-sucedida de todo o processo de revisão e aprovação. É um evento essencial para medir os tempos do ciclo de aprovação e as taxas de aprovação na primeira tentativa, impactando diretamente a eficiência do processo.

Esta atividade indica que o lançamento contábil aprovado foi oficialmente registrado no razão geral. Ela representa a conclusão bem-sucedida do fluxo principal do processo e normalmente é capturada como uma alteração final de status ou em um registro de transação de contabilização.

Por que isso importa

Como o principal evento de 'fim' para a maioria dos lançamentos contábeis, esta atividade é essencial para calcular o tempo de ciclo de ponta a ponta e o throughput. Ela indica o momento em que o lançamento passa a impactar as demonstrações financeiras.

Um revisor ou aprovador rejeita o lançamento contábil devido a erros, informações ausentes ou violações de políticas. Essa ação devolve o lançamento ao criador para correção e é capturada por uma alteração de status para 'Rejeitado' ou 'Precisa de retrabalho'.

Por que isso importa

Esta atividade é o principal gatilho dos ciclos de retrabalho, que são uma fonte importante de ineficiência no processo. Analisar as rejeições ajuda a identificar necessidades de treinamento, erros recorrentes e diretrizes de processo pouco claras.

Um lançamento contábil registrado anteriormente é revertido, criando um novo lançamento que anula o original. Esse é um tipo específico de transação, registrado explicitamente no sistema.

Por que isso importa

Esta atividade é um forte indicador de erros em lançamentos registrados. Uma alta taxa de reversão sugere possíveis problemas no processo inicial de revisão e aprovação, afetando a precisão financeira e exigindo trabalho adicional.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining fornece uma visão objetiva e orientada por dados dos seus Workflows reais de lançamentos contábeis. Ele revela gargalos, ciclos de retrabalho e procedimentos fora do padrão que prejudicam a eficiência e a Conformidade, permitindo melhorias direcionadas.

Você precisará de um conjunto de dados de Event Log do Workiva, incluindo um identificador de caso, o nome da atividade e um timestamp para cada etapa de um lançamento contábil. O ID do lançamento contábil normalmente serve como identificador de caso. Os recursos robustos de relatórios e de API do Workiva geralmente facilitam essa extração.

As primeiras visualizações de alto nível do processo e a identificação imediata de gargalos geralmente podem ser obtidas poucas semanas após a ingestão bem-sucedida dos dados. A análise de causa raiz mais aprofundada e as recomendações específicas de otimização normalmente vêm em um a três meses.

Você pode esperar melhorias significativas, como aprovações mais rápidas de lançamentos contábeis, redução das taxas de erros manuais e menor percentual de retrabalho. Além disso, a solução ajuda a padronizar os processos, fortalecer a adesão à Conformidade e, no fim, melhorar a pontualidade do fechamento financeiro.

A extração de dados do Workiva geralmente é simples usando os recursos integrados de relatórios ou o acesso à API. Embora possa ser necessária alguma configuração inicial, o Workiva foi desenvolvido para permitir que os usuários extraiam históricos detalhados de transações, ideais para Process Mining.

Não. O Process Mining é uma técnica analítica não intrusiva. Ele opera sobre dados históricos extraídos do Workiva, portanto não interfere nem exige alterações nos sistemas ativos de lançamentos contábeis ou nos processos financeiros em andamento.

Os relatórios tradicionais geralmente mostram métricas agregadas, como tempos médios de processamento ou volumes, enquanto o Process Mining visualiza o fluxo real de ponta a ponta de cada lançamento contábil. Isso revela todos os desvios, ciclos de retrabalho e ineficiências ocultas que os relatórios padrão costumam não identificar.

Comece hoje a otimizar seu processo Record to Report - Lançamento contábil

Reduza em 30% o tempo de ciclo dos lançamentos contábeis e acelere os fechamentos financeiros.

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