> Ciągłe doskonalenie procesów > Record to Report, księgowanie > Workiva

Usprawnij proces Record to Report - zapisy księgowe

Zwiększ efektywność w Workiva dzięki przewodnikowi optymalizacji w 6 krokach.

Pobierz szablon danych

Usprawnij proces Record to Report - zapisy księgowe

Record to Report, księgowanie

Workiva

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(11)Cele(12)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(4)

Usprawnij księgowania w Workiva i przyspiesz proces Record to Report

Ta platforma pomaga wskazać typowe nieefektywności, które opóźniają zamknięcie finansowe. Można zidentyfikować wąskie gardła od rozpoczęcia działania aż do jego zakończenia, zadbać o dokładność i przyspieszyć raportowanie. Sprawdź, jak usprawnić operacje i zwiększyć efektywność workflow.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić proces Record to Report, księgowanie

Cykl Record to Report (R2R) ma zasadnicze znaczenie dla kondycji finansowej firmy i zgodności z przepisami. Jego ważnym elementem jest proces księgowania, który wymaga precyzji i sprawnego przebiegu, zwłaszcza gdy jest obsługiwany w platformie takiej jak Workiva. Nieefektywne księgowanie może powodować wąskie gardła, opóźniać zamknięcie miesiąca i roku, zwiększać ryzyko błędów oraz obniżać rzetelność sprawozdań finansowych. Skutkiem są wyższe koszty operacyjne, więcej kontroli audytowych i mniejsza możliwość podejmowania trafnych decyzji na czas. Organizacje korzystające z Workiva do sprawozdawczości finansowej i zarządzania zgodnością powinny znać i usprawniać pełny cykl życia każdego zapisu księgowego. To pomaga utrzymać konkurencyjność i dotrzymywać rygorystycznych terminów raportowania.

Jak process mining pomaga analizować księgowania w Workiva

Process mining pozwala analizować proces Record to Report, księgowanie w Workiva na podstawie danych. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, wykorzystuje rzeczywiste dzienniki zdarzeń. Identyfikator zapisu księgowego pełni w nich funkcję unikatowego identyfikatora case, dzięki czemu można odtworzyć i zwizualizować rzeczywisty przebieg procesu. Analiza obejmuje każdy zapis, od utworzenia, przez dołączanie dokumentacji, wysłanie do weryfikacji, cykle akceptacji lub odrzucenia, korekty, księgowanie i weryfikację, aż po uzgodnienie. Odwzorowanie całego cyklu pozwala wykryć odstępstwa, ustalić, gdzie ręczne działania powodują opóźnienia, i dokładnie zmierzyć czas poszczególnych kroków. Takie dane pomagają skrócić cykl Record to Report, wskazać wąskie gardła w workflow Workiva, na przykład na etapach weryfikacji lub uzgadniania, i ocenić sprawność operacji.

Wykrywanie i usuwanie wąskich gardeł w księgowaniu

Process mining pomaga wskazać obszary procesu księgowania w Workiva, które wymagają usprawnienia. Analiza może na przykład wykazać, że akceptacja określonych rodzajów zapisów trwa dłużej albo że konkretni akceptujący są przeciążeni, co powoduje opóźnienia. Można też wykryć powtarzające się odrzucenia i ponowne wysyłanie zapisów, które mogą wskazywać na potrzebę jaśniejszych wytycznych lub lepszego przygotowania osób wprowadzających dane. Analiza pomaga również znaleźć ścieżki niezgodne z procedurami, takie jak księgowanie bez wymaganej akceptacji, które stwarza ryzyko finansowe i regulacyjne. Typowe usprawnienia obejmują ujednolicenie zasad wysyłania zapisów, optymalizację hierarchii akceptacji, ograniczenie poprawek dzięki lepszej jakości danych wejściowych oraz automatyzację weryfikacji. Takie ukierunkowane działania pomagają usprawnić proces księgowania w Workiva.

Mierzalne korzyści z usprawnienia księgowań

Zastosowanie process mining w procesie Record to Report, księgowanie w Workiva może przynieść wiele mierzalnych korzyści. Skrócenie cyklu zamknięcia okresu finansowego pozwala zespołom finansowym przeznaczyć więcej czasu na analizę i mniej na ręczne uzgadnianie oraz poprawianie błędów. Precyzyjne wykrywanie i usuwanie wąskich gardeł zwiększa sprawność operacyjną i obniża koszt obsługi pojedynczego zapisu księgowego. Lepsza zgodność i gotowość do audytu to kolejne efekty: process mining dostarcza przejrzystych danych potwierdzających przestrzeganie kontroli wewnętrznych i wymogów regulacyjnych. Usprawnienie procesu księgowania na podstawie danych zwiększa rzetelność finansową, ogranicza ryzyko naruszenia zgodności i pozwala zespołowi finansowemu szybciej reagować na zmiany. Pomaga też lepiej wykorzystać platformę Workiva.

Jak rozpocząć usprawnianie księgowań

Poznanie rzeczywistego przebiegu procesu Record to Report, księgowanie w Workiva to pierwszy krok do sprawniejszego zarządzania finansami. Process mining dostarcza danych potrzebnych do podejmowania świadomych decyzji i wdrażania ukierunkowanych zmian. Zamiast zgadywać, można wcześniej wykrywać nieefektywności i dążyć do szybszego, dokładniejszego oraz bardziej zgodnego z wymogami zamknięcia okresu. Sprawdź, jak wykorzystać te informacje we własnych danych Workiva i rozpocząć optymalizację procesu bez rozległej wiedzy technicznej. Dzięki temu wyzwania można przekuć w usprawnienia i większą efektywność.

Record to Report, księgowanie Zamknięcie okresu finansowego Przetwarzanie zapisów księgowych Operacje księgowe Zarządzanie zgodnością Sprawozdawczość finansowa Księgowi Zespół finansowy Optymalizacja R2R Efektywność workflow R2R Księga główna Księgowość

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Zapisy księgowe często czekają na akceptację, co prowadzi do niedotrzymania terminów i wydłuża zamknięcie okresu finansowego. Opóźnia to przygotowanie sprawozdań, utrudnia podejmowanie ważnych decyzji biznesowych i zwiększa obciążenie zespołów księgowych. ProcessMind wskazuje, gdzie i dlaczego zapisy utknęły, oraz pozwala ustalić, którzy akceptujący lub etapy procesu Record to Report, księgowanie w Workiva powodują wąskie gardła. Dzięki tym informacjom można wprowadzić ukierunkowane zmiany i przyspieszyć akceptację.

Częste odrzucanie zapisów lub prośby o poprawki sprawiają, że wielokrotnie wracają one do weryfikacji, co pochłania czas i zasoby. Dodatkowa praca wydłuża cykl Record to Report, frustruje zespół finansowy i obniża jego efektywność. ProcessMind wskazuje konkretne przyczyny powtarzających się odrzuceń oraz problematyczne typy zapisów lub użytkowników, dzięki czemu można zająć się źródłem problemu. Ulepszając proces tworzenia zapisów księgowych w Workiva, można ograniczyć poprawki i usprawnić operacje.

Błędy popełniane podczas ręcznego tworzenia lub księgowania zapisów prowadzą do nieścisłości finansowych. Ich poprawianie zajmuje czas i może zagrażać zgodności. Błędy mogą przenosić się na kolejne etapy, utrudniając uzgadnianie i raportowanie. ProcessMind wykrywa powtarzające się wzorce błędów i wskazuje etapy lub użytkowników, u których najczęściej występują w procesie tworzenia zapisów księgowych w Workiva. Te dane pomagają wdrożyć działania zapobiegawcze i zwiększyć dokładność danych finansowych w procesie Record to Report.

Bez bieżącego wglądu w status każdego zapisu księgowego trudno przewidzieć termin zamknięcia ksiąg i odpowiednio wcześnie reagować na opóźnienia. Niepewność utrudnia też efektywne przydzielanie zasobów w księgowości. ProcessMind przedstawia aktualną mapę procesu Record to Report, od utworzenia zapisu po jego uzgodnienie w Workiva. Zespół może śledzić postęp i szybko reagować, zanim pojawi się wąskie gardło.

Odstępstwa od ujednoliconych procedur obsługi zapisów księgowych prowadzą do niespójności, ryzyka naruszenia zgodności i nieefektywności w całej organizacji. Rozproszone podejście utrudnia audyt i skalowanie operacji. ProcessMind pokazuje wszystkie warianty procesu obsługi zapisów księgowych i wskazuje, gdzie oraz dlaczego dochodzi do odstępstw w Workiva. Dzięki temu można promować dobre praktyki i usprawnić nadzór nad cyklem Record to Report.

Opóźnienia w uzgadnianiu zaksięgowanych zapisów pozostawiają rozbieżności bez wyjaśnienia, zwiększają ryzyko audytowe i wydłużają zamknięcie ksiąg. Mogą też utrudnić ustalenie rzeczywistej sytuacji finansowej i prowadzić do poważnych problemów z raportowaniem. ProcessMind szczegółowo analizuje czynności związane z uzgadnianiem zapisów księgowych w Workiva i wskazuje wąskie gardła oraz przyczyny opóźnień. Dzięki temu można podjąć ukierunkowane działania i skrócić cykl Record to Report.

Część osób lub działów może być przeciążona obsługą zapisów księgowych, podczas gdy inni mają wolne moce przerobowe. Prowadzi to do przemęczenia i opóźnień, obniża produktywność oraz morale zespołu finansowego. ProcessMind mierzy obciążenie pracą poszczególnych użytkowników i zespołów w procesie obsługi zapisów księgowych w Workiva, ujawniając nierównowagę i wąskie gardła związane z zasobami. Dane te pomagają sprawiedliwiej rozdzielać zadania i zwiększać efektywność procesu Record to Report.

Nieprzestrzeganie kontroli wewnętrznych lub wymogów regulacyjnych podczas obsługi zapisów księgowych może skutkować zastrzeżeniami audytowymi, karami i utratą reputacji. Ścisłe przestrzeganie zasad ma zasadnicze znaczenie dla rzetelności finansowej. ProcessMind stale monitoruje proces Record to Report w Workiva i wykrywa odstępstwa od ustalonych reguł zgodności. Wskazuje między innymi nieautoryzowane zmiany i opóźnione zatwierdzenia, które mogą wiązać się z ryzykiem.

Nieefektywna kolejność zadań i zbędne etapy obsługi zapisów księgowych pochłaniają czas i zasoby, wydłużając cykl Record to Report. Utrudnia to zespołowi finansowemu osiągnięcie wysokiej efektywności operacyjnej. ProcessMind mapuje rzeczywisty workflow obsługi zapisów księgowych w Workiva, ujawniając ukryte nieefektywności i zbędne czynności. Analiza dostarcza informacji potrzebnych do przeprojektowania procesu, poprawy jego wyników i szybszego zamykania ksiąg.

Częste odwracanie zaksięgowanych zapisów wskazuje na problemy z dokładnością lub początkową obsługą. Powoduje dodatkową pracę i może podważać rzetelność danych. Każde odwrócenie wymaga dodatkowego nakładu pracy i kontroli. ProcessMind śledzi każdy odwrócony zapis księgowy w Workiva aż do jego źródła, wskazując typowe przyczyny i źródła problemu. Szczegółowa analiza pomaga zapobiegać kolejnym błędom i poprawia jakość oraz wiarygodność procesu Record to Report.

Obsługa zapisów księgowych często się opóźnia, gdy wymagane dokumenty potwierdzające nie zostaną dołączone na czas lub są niekompletne. Wstrzymuje to weryfikację i zatwierdzanie, wydłużając zamknięcie ksiąg. ProcessMind śledzi, kiedy dokumentacja potwierdzająca zostaje dołączona, w odniesieniu do utworzenia i przesłania zapisu w Workiva. Wskazuje konkretne przypadki i wzorce opóźnień, co pozwala usprawnić proces Record to Report.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest znaczne skrócenie czasu, jaki zapisy księgowe spędzają na weryfikacji i zatwierdzaniu w Workiva. Krótszy cykl przyspiesza zamknięcie ksiąg, poprawia terminowość raportowania i pozwala szybciej udostępniać dane finansowe potrzebne do podejmowania decyzji. ProcessMind wskazuje wąskie gardła w workflow zatwierdzania, pokazując, gdzie powstają opóźnienia i które osoby zatwierdzające lub etapy je powodują. Dostarcza danych, które pomagają usprawnić ścieżki zatwierdzania, zautomatyzować rutynowe akceptacje i wprowadzić efektywniejsze reguły kierowania zadań. Może to skrócić czas zatwierdzania o 30–50% i poprawić efektywność procesu Record to Report.

Ograniczenie poprawek oznacza mniej przypadków odrzucenia, poprawiania i ponownego przesyłania zapisów księgowych z powodu błędów lub brakujących informacji. Bezpośrednio zwiększa to efektywność operacyjną i ogranicza straty czasu w cyklu Record to Report. Mniej poprawek oznacza niższe koszty operacyjne, krótszy czas obsługi i lepszą jakość danych w Workiva. ProcessMind mapuje wszystkie warianty procesu obsługi zapisów księgowych, wskazując pętle i powtarzające się poprawki. Ujawnia przyczyny odrzuceń, takie jak częste błędy, niekompletna dokumentacja czy niejasne instrukcje. Dzięki temu można poprawić jakość zgłoszeń i kryteria zatwierdzania, ograniczając liczbę poprawek o 20–40%.

Celem jest ograniczenie liczby błędów popełnianych podczas ręcznego tworzenia zapisów księgowych lub wprowadzania danych. Wysoki odsetek błędów prowadzi do nieprawidłowych sprawozdań finansowych, kosztownych korekt i opóźnień w zamknięciu ksiąg. Osiągnięcie tego celu poprawia rzetelność danych i ogranicza ryzyko naruszenia zgodności w Workiva. ProcessMind analizuje odrzucone i poprawiane zapisy, aby wskazać, gdzie najczęściej dochodzi do błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. Identyfikuje czynności, użytkowników i typy zapisów szczególnie podatne na błędy. Na tej podstawie można wprowadzić dokładniejszą walidację, rozszerzyć szkolenia lub zautomatyzować wprowadzanie danych tam, gdzie to możliwe, dążąc do ograniczenia błędów ręcznych o 15–25%.

Celem jest zapewnienie bieżącego lub niemal bieżącego wglądu w status każdego zapisu księgowego, od utworzenia po zaksięgowanie i uzgodnienie. Brak widoczności powoduje niepewność, wymaga ręcznego sprawdzania statusu i może opóźniać cały proces Record to Report. Lepszy wgląd pozwala zespołom finansowym aktywnie zarządzać workflow. ProcessMind tworzy czytelną mapę przebiegu obsługi zapisów księgowych, dzięki której można śledzić status każdego zapisu i sprawdzić, na jakim etapie się znajduje. Taki obraz procesu pozwala wykryć potencjalne wąskie gardła, zanim wpłyną na zamknięcie ksiąg, i szybko zareagować, a także lepiej prognozować terminy raportowania.

Ujednolicenie workflow obsługi zapisów księgowych oznacza, że wszystkie zapisy przechodzą spójną, zoptymalizowaną ścieżkę, niezależnie od ich rodzaju czy działu, który je zgłosił. Niestandardowe procesy prowadzą do nieefektywności, ryzyka naruszenia zgodności i różnic w czasie obsługi. Ujednolicenie zapewnia przewidywalne wyniki i ułatwia audyt w Workiva. ProcessMind wykrywa wszystkie rzeczywiste warianty procesu obsługi zapisów księgowych i pokazuje odstępstwa od założonej ścieżki. Mierzy wpływ braku ujednolicenia na czas cyklu i wykorzystanie zasobów. Dane te pomagają wdrażać dobre praktyki, łączyć etapy i usprawniać workflow, zapewniając większą spójność i efektywność w całym cyklu Record to Report.

Celem jest skrócenie czasu uzgadniania zapisów księgowych po ich zaksięgowaniu. Długie uzgadnianie wydłuża zamknięcie ksiąg i utrudnia wykrywanie rozbieżności, przez co problemy są identyfikowane z opóźnieniem. Przyspieszenie tego etapu ma duże znaczenie dla terminowego i rzetelnego raportowania finansowego. ProcessMind analizuje czynności wykonywane po zaksięgowaniu zapisów, wskazując opóźnienia i zależności w procesie uzgadniania. Ujawnia częste przyczyny wydłużające ten etap, takie jak niezgodność danych czy brak jasno określonej odpowiedzialności. Dzięki temu można poprawić jakość danych, zautomatyzować dopasowywanie i doprecyzować procedury, dążąc do skrócenia czasu uzgadniania o 20–35%.

Celem jest bardziej równomierne rozdzielenie zadań związanych z obsługą zapisów księgowych między członków zespołu i poszczególne etapy procesu. Nierównomierne obciążenie może prowadzić do przemęczenia części osób i przestojów u innych. Przeciążenie konkretnych osób lub zespołów tworzy wąskie gardła i obniża efektywność całego cyklu Record to Report. ProcessMind pokazuje wykorzystanie zasobów, śledząc, kto wykonuje poszczególne czynności i ile czasu one zajmują. Ujawnia okresy wzmożonego i mniejszego obciążenia oraz wskazuje przeciążone lub niewykorzystane zasoby. Dane te pomagają lepiej przydzielać zadania, planować szkolenia krzyżowe i zarządzać kolejkami, zwiększając produktywność zespołu i skracając czas obsługi w Workiva.

Celem jest zapewnienie, że wszystkie zapisy księgowe są zgodne z politykami wewnętrznymi, standardami rachunkowości i zewnętrznymi wymogami regulacyjnymi. Luki w zgodności mogą prowadzić do kar finansowych, utraty reputacji i niepowodzenia audytu. Ich wyeliminowanie zwiększa rzetelność raportowania finansowego w Workiva. ProcessMind automatycznie wykrywa odstępstwa od wcześniej określonych reguł zgodności lub standardowych procedur operacyjnych w procesie obsługi zapisów księgowych. Wskazuje konkretne przypadki niezgodności, takie jak brak zatwierdzenia lub użycie niewłaściwego konta księgi głównej. Zapewnia ścieżkę audytową i pomaga zaostrzyć kontrole, wdrożyć automatyczne sprawdzanie oraz reagować na ryzyko naruszenia zgodności, zanim przerodzi się w poważny problem.

Celem jest zmiana kolejności czynności w procesie obsługi zapisów księgowych, aby usunąć zbędne etapy, połączyć powiązane zadania i usprawnić przebieg pracy. Nieoptymalny proces wydłuża czas realizacji, zwiększa koszty i frustruje pracowników. Dobrze zaprojektowany workflow ma duże znaczenie dla efektywności i wygody użytkowników. ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg obsługi zapisów księgowych od początku do końca, wskazując złożone ścieżki, zbędne przekazania zadań i czynności, które niewiele wnoszą. Pozwala symulować proponowane zmiany i przewidywać ich wpływ na KPI przed wdrożeniem. Dzięki temu można zaprojektować sprawny proces Record to Report w Workiva.

Celem jest ograniczenie liczby zapisów księgowych, które trzeba odwrócić po zaksięgowaniu. Częste odwracanie zapisów zwykle wskazuje na problemy, takie jak błędy w pierwotnym zapisie, nieprawidłowe zatwierdzenia lub zmiany zasad rachunkowości. Powoduje to dodatkową pracę i może prowadzić do rozbieżności w dokumentacji finansowej. ProcessMind wskazuje typy zapisów księgowych i etapy, na których najczęściej dochodzi do ich odwrócenia. Ujawnia przyczyny, takie jak błędy we wprowadzaniu danych lub błędna interpretacja zasad. Dzięki temu można poprawić dokładność zapisów, dopracować kryteria zatwierdzania i rozszerzyć szkolenia użytkowników Workiva, dążąc do ograniczenia odwróceń o 10–20%.

Celem jest zapewnienie, że do każdego zapisu księgowego dołączono wszystkie wymagane dokumenty potwierdzające i zweryfikowano je na odpowiednich etapach procesu. Brak dokumentacji może wstrzymać zatwierdzanie, wydłużyć obsługę i stwarzać poważne ryzyko naruszenia zgodności podczas audytu. ProcessMind śledzi obecność dokumentów potwierdzających i moment ich dołączenia w odniesieniu do pozostałych etapów workflow obsługi zapisów. Wskazuje, gdzie dokumentacja często jest niekompletna lub dołączana z opóźnieniem, a także identyfikuje konkretne osoby i typy zapisów. Pozwala to wprowadzić obowiązek dołączania dokumentów lub automatyczne przypomnienia, ograniczyć opóźnienia i lepiej przygotować procesy Record to Report w Workiva do audytu.

Celem jest skrócenie całego procesu zamknięcia ksiąg, ze szczególnym uwzględnieniem wpływu obsługi zapisów księgowych. Zamknięcie ksiąg to ważny etap, w którym liczy się czas. Opóźnienia w obsłudze zapisów mogą się kumulować, wpływając na terminy raportowania i podejmowanie decyzji strategicznych. ProcessMind pokazuje przebieg obsługi zapisów księgowych w szerszym cyklu Record to Report i ujawnia, jak poszczególne opóźnienia lub nieefektywności wpływają na termin zamknięcia ksiąg. Wskazanie i usunięcie wąskich gardeł przy tworzeniu, zatwierdzaniu, księgowaniu i uzgadnianiu zapisów w Workiva pozwala szybciej i bardziej przewidywalnie zamykać księgi, potencjalnie skracając miesięczny cykl o kilka dni.

6 kroków do usprawnienia obsługi zapisów księgowych w Workiva

Pobierz szablon

Wyeksportuj dane

Prześlij zbiór danych

Przeanalizuj proces

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj proces

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz szablon Excel przygotowany z myślą o procesach obsługi zapisów księgowych. Zawiera strukturę odpowiednią dla danych z Workiva.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Prawidłowa struktura danych od początku ułatwia ich przygotowanie i pozwala uzyskać dokładniejsze wyniki analizy w ProcessMind.

Oczekiwany rezultat

Gotowy do wypełnienia szablon Excel na dane dotyczące zapisów księgowych w Workiva.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Wizualizacja zapisów księgowych w Workiva i szybsze zamknięcie finansowe

ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg obsługi zapisów księgowych w Workiva. Można sprawdzić, gdzie powstają wąskie gardła i jak usprawnić workflow Record to Report.

Wizualizacja pełnego przebiegu obsługi zapisów księgowych
Dokładne wskazanie opóźnień w workflow Workiva
Wczesne wykrywanie ryzyka niezgodności i błędów
Skrócenie czasu cyklu Record to Report

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Mierzalna poprawa procesu obsługi zapisów księgowych

Poniższe wyniki pokazują wymierne korzyści, jakie organizacje osiągają dzięki zastosowaniu process mining w workflow obsługi zapisów księgowych. Wykrywanie wąskich gardeł i nieefektywności w Workiva pozwala usprawnić operacje w całym procesie Record to Report.

0 %

Krótszy cykl zatwierdzania

Średnie skrócenie czasu zatwierdzania

Usprawnij zatwierdzanie zapisów księgowych, wykrywając wąskie gardła. Dzięki temu można szybciej uzyskiwać akceptacje i ograniczyć czas oczekiwania.

0 %

Mniej poprawek

Spadek liczby odrzuconych lub poprawianych zapisów

Ogranicz odsetek zapisów księgowych wymagających korekty lub ponownego przesłania, poprawiając dokładność i skracając czas obsługi.

0 %

Lepsza zgodność

Większa zgodność procesu z procedurami

Zwiększ odsetek zapisów księgowych zgodnych ze standardowymi procedurami operacyjnymi i wymogami regulacyjnymi, poprawiając przygotowanie do audytu i skuteczność kontroli.

~ 0 days

Szybsze zamknięcie ksiąg

Skrócenie całkowitego czasu cyklu

Przyspiesz cały proces Record to Report, usprawniając obsługę zapisów księgowych od ich utworzenia po uzgodnienie. Przyczyni się to do szybszego zamknięcia ksiąg.

0 %

Większa dokładność za pierwszym razem

Więcej zapisów zatwierdzonych bez poprawek

Popraw jakość zgłoszeń zapisów księgowych, zwiększając odsetek zatwierdzeń za pierwszym razem i ograniczając opóźnienia.

Wyniki zależą od złożoności procesu i jakości danych. Podane wartości przedstawiają typową poprawę obserwowaną we wdrożeniach.

Zalecane dane

Zacznij od najważniejszych atrybutów i działań, a następnie w razie potrzeby rozszerz zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator pojedynczego zapisu księgowego, używany jako główny identyfikator case na potrzeby analizy procesu.

Dlaczego to ważne

To niezbędny identyfikator do śledzenia całego cyklu życia zapisu księgowego oraz analizy przebiegu, czasu trwania i wariantów procesu.

Nazwa konkretnego kroku procesu lub zdarzenia dotyczącego zapisu księgowego.

Dlaczego to ważne

Określa kroki procesu, umożliwiając wizualizację i analizę workflow zapisu księgowego oraz identyfikację wąskich gardeł.

Znacznik czasu wskazujący, kiedy nastąpiło określone działanie lub zdarzenie.

Dlaczego to ważne

Ten znacznik czasu jest niezbędny do obliczania czasu trwania, prawidłowego porządkowania zdarzeń i analizy wyników procesu w czasie.

Identyfikator lub nazwa użytkownika, który wykonał działanie.

Dlaczego to ważne

Atrybut ten pomaga analizować rozkład obciążenia, wskazywać osoby osiągające najlepsze wyniki oraz rozpoznawać zachowania użytkowników i wąskie gardła związane z ich pracą.

Klasyfikacja zapisu księgowego, na przykład standardowy, memoriałowy lub korygujący.

Dlaczego to ważne

Pozwala podzielić proces na segmenty i sprawdzić, czy niektóre typy zapisów częściej powodują opóźnienia, poprawki lub odstępstwa.

Łączna wartość pieniężna zapisu księgowego, zwykle suma obciążeń lub uznań.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę według wpływu finansowego i pomaga ustalić, czy zapisy o wysokiej wartości są przetwarzane inaczej lub częściej się opóźniają.

Bieżący status zapisu księgowego w jego cyklu życia.

Dlaczego to ważne

Pokazuje bieżący etap procesu, na którym znajdują się zapisy księgowe. Ułatwia monitorowanie operacji i zarządzanie zaległościami.

Dział biznesowy lub centrum kosztów, z którego pochodzi zapis księgowy.

Dlaczego to ważne

Umożliwia porównanie wyników różnych jednostek biznesowych i pomaga wskazać problemy lub dobre praktyki charakterystyczne dla poszczególnych działów.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

Ta czynność oznacza rozpoczęcie obsługi nowego zapisu księgowego w Workiva. Jest rejestrowana, gdy użytkownik tworzy nowy zapis, któremu system przypisuje unikalny identyfikator pełniący funkcję identyfikatora case w procesie.

Dlaczego to ważne

Jako początkowe zdarzenie procesu jest niezbędna do pomiaru całkowitego czasu cyklu każdego zapisu księgowego. Analiza tej czynności pomaga zrozumieć, kiedy pojawia się praca i jak planować zasoby.

Oznacza moment, w którym użytkownik przesyła przygotowany zapis księgowy wraz z dokumentacją do formalnego workflow weryfikacji i zatwierdzania. Zwykle jest rejestrowane jako jawna zmiana statusu na platformie Workiva, na przykład z „Draft” lub „New” na „In Review”.

Dlaczego to ważne

Ta czynność rozpoczyna cykl zatwierdzania. Pomiar czasu od tego momentu do ostatecznego zatwierdzenia pomaga wykrywać wąskie gardła w procesie weryfikacji i obliczać czas cyklu zatwierdzania.

To działanie oznacza ostateczne zatwierdzenie zapisu księgowego przez uprawnionego użytkownika, co pozwala zaksięgować zapis w księdze głównej. Jest to ważny etap, zwykle rejestrowany w Workiva jako jawna zmiana statusu na „Approved”.

Dlaczego to ważne

Oznacza pomyślne zakończenie całego procesu weryfikacji i zatwierdzania. To ważne zdarzenie przy pomiarze czasu cyklu zatwierdzania i odsetka zapisów zatwierdzonych za pierwszym razem. Wpływa bezpośrednio na sprawność procesu.

To działanie oznacza, że zatwierdzony zapis księgowy został oficjalnie zaksięgowany w księdze głównej. Oznacza pomyślne zakończenie głównego przebiegu procesu. Zwykle jest rejestrowane jako końcowa zmiana statusu lub transakcja księgowania.

Dlaczego to ważne

Jako główne zdarzenie końcowe dla większości zapisów księgowych, działanie to ma zasadnicze znaczenie przy obliczaniu czasu cyklu od początku do końca oraz przepustowości. Oznacza moment, w którym zapis wpływa na sprawozdania finansowe.

Osoba weryfikująca lub zatwierdzająca odrzuca zapis księgowy z powodu błędów, brakujących informacji lub naruszenia zasad. Zapis wraca wtedy do autora w celu poprawienia. Zdarzenie jest rejestrowane jako zmiana statusu na „Rejected” lub „Needs Rework”.

Dlaczego to ważne

To działanie najczęściej rozpoczyna pętlę poprawek, która znacząco obniża sprawność procesu. Analiza odrzuceń pomaga wskazać potrzeby szkoleniowe, częste błędy i niejasne wytyczne dotyczące procesu.

Wcześniej zaksięgowany zapis księgowy zostaje odwrócony przez utworzenie nowego zapisu, który znosi skutki pierwotnego. Jest to określony typ transakcji, jawnie rejestrowany w systemie.

Dlaczego to ważne

To działanie często wskazuje na błędy w zaksięgowanych zapisach. Wysoki odsetek odwróceń może świadczyć o problemach z weryfikacją wstępną lub zatwierdzaniem, obniżać dokładność danych finansowych i wymagać dodatkowej pracy.

FAQ

Często zadawane pytania

Jak process mining może usprawnić proces obsługi zapisów księgowych w ramach Record to Report?

Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg workflow obsługi zapisów księgowych na podstawie danych. Ujawnia wąskie gardła, pętle poprawek i niestandardowe procedury, które obniżają efektywność i zagrażają zgodności. Dzięki temu można wprowadzić ukierunkowane usprawnienia.

Jakich danych z Workiva potrzebujemy do analizy procesu obsługi zapisów księgowych metodą process mining?

Potrzebny jest zbiór danych w postaci dziennika zdarzeń z Workiva. Powinien zawierać identyfikator case, nazwę czynności i znacznik czasu dla każdego etapu obsługi zapisu księgowego. Identyfikator zapisu księgowego zwykle pełni funkcję identyfikatora case. Rozbudowane raportowanie i API Workiva zazwyczaj ułatwiają wyodrębnienie tych danych.

Jak szybko można uzyskać przydatne wnioski z analizy procesu obsługi zapisów księgowych metodą process mining?

Pierwsze ogólne wizualizacje procesu i wskazanie wąskich gardeł można często uzyskać w ciągu kilku tygodni od pomyślnego zaimportowania danych. Dokładniejsza analiza przyczyn źródłowych i konkretne rekomendacje dotyczące optymalizacji pojawiają się zazwyczaj w ciągu jednego do trzech miesięcy.

Jakie wymierne korzyści może przynieść optymalizacja obsługi zapisów księgowych za pomocą process mining?

Można oczekiwać między innymi szybszego zatwierdzania zapisów księgowych, mniejszej liczby błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych i rzadszych poprawek. Process mining pomaga też ujednolicić procesy, poprawić przestrzeganie zasad i terminowo zamykać księgi.

Czy wyodrębnienie potrzebnych danych z Workiva jest skomplikowane?

Dane z Workiva można zazwyczaj łatwo wyodrębnić za pomocą wbudowanych funkcji raportowania lub dostępu przez API. Konfiguracja może wymagać wstępnych prac, ale Workiva umożliwia pobieranie szczegółowej historii transakcji, która dobrze nadaje się do analizy process mining.

Czy wdrożenie process mining zakłóci bieżącą obsługę zapisów księgowych w Workiva?

Nie. Process mining to nieinwazyjna metoda analizy. Wykorzystuje dane historyczne wyodrębnione z Workiva, więc nie zakłóca bieżącej obsługi zapisów księgowych ani nie wymaga zmian w działających systemach czy procesach finansowych.

Czym process mining różni się od tradycyjnego raportowania zapisów księgowych?

Tradycyjne raporty zwykle pokazują zagregowane wskaźniki, takie jak średni czas obsługi lub liczba zapisów. Process mining przedstawia rzeczywisty przebieg każdego zapisu księgowego od początku do końca. Ujawnia odstępstwa, pętle poprawek i ukryte nieefektywności, których standardowe raporty często nie pokazują.

Już dziś zacznij usprawniać proces Record to Report - zapisy księgowe

Skróć czas cyklu obsługi zapisów księgowych o 30% i szybciej zamykaj okresy finansowe.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty kredytowej. Można zrezygnować w dowolnym momencie.