Mejore su proceso Record to Report - Journal Entry
Optimice los asientos contables de Workiva para agilizar Record to Report
Esta plataforma le ayuda a identificar las ineficiencias habituales que retrasan el cierre financiero. Puede detectar cuellos de botella desde el inicio de una actividad hasta su finalización, mejorar la precisión y acelerar los informes. Descubra cómo agilizar las operaciones y aumentar la eficiencia general de sus flujos de trabajo.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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Por qué es fundamental optimizar Record to Report - Journal Entry
El ciclo Record to Report, R2R, es esencial para la salud financiera y el cumplimiento normativo de una empresa. En el centro de este ciclo, el proceso Journal Entry, especialmente cuando se gestiona en una plataforma sólida como Workiva, exige precisión y eficiencia. Los procesos ineficientes de entradas de diario pueden generar cuellos de botella importantes, retrasar los cierres mensuales y anuales, aumentar el riesgo de errores y afectar potencialmente a la exactitud de los estados financieros. Estas ineficiencias se traducen directamente en mayores costes operativos, un mayor nivel de escrutinio en las auditorías y una menor capacidad para tomar decisiones empresariales oportunas y fundamentadas. Para las organizaciones que utilizan Workiva en sus informes financieros y procesos de cumplimiento, comprender y optimizar el ciclo de vida completo de cada entrada de diario no es solo una ventaja, sino una necesidad para mantener la competitividad y cumplir plazos de presentación exigentes.
Cómo Process Mining transforma el análisis de Journal Entry en Workiva
Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para desentrañar las complejidades de su proceso Record to Report - Journal Entry en Workiva. En lugar de basarse en suposiciones o evidencias anecdóticas, Process Mining utiliza Registros de eventos reales, con el ID de la entrada de diario como identificador único del caso, para reconstruir y visualizar el flujo completo del proceso tal como ocurre en realidad. Esta perspectiva realiza el seguimiento de cada entrada de diario desde su creación inicial hasta todas las actividades posteriores, incluidos el adjunto de documentación de respaldo, el envío para revisión, los ciclos de aprobación o rechazo, las correcciones, la contabilización, la verificación y la conciliación final. Al representar este ciclo de vida completo, las capacidades de Process Mining permiten localizar las desviaciones exactas del proceso, identificar dónde las intervenciones manuales provocan demoras y medir la duración precisa de cada paso. Así, proporcionan información objetiva para mejorar el tiempo de ciclo de Record to Report - Journal Entry. También revelan cuellos de botella ocultos en su Workflow de Workiva, ya sea en etapas concretas de revisión o durante la conciliación, para que obtenga una visión clara del rendimiento operativo.
Identificación y resolución de cuellos de botella en las entradas de diario
Con Process Mining, puede identificar específicamente las áreas críticas de mejora dentro de su proceso Journal Entry de Workiva. Por ejemplo, el análisis puede revelar que ciertos tipos de entradas de diario tardan sistemáticamente más en aprobarse o que determinados aprobadores están sobrecargados con frecuencia, lo que genera demoras. También puede descubrir casos en los que las entradas de diario se rechazan y vuelven a enviarse repetidamente, lo que indica la necesidad de directrices más claras o una mejor capacitación para la creación inicial de entradas. Además, Process Mining ayuda a identificar rutas de proceso que no cumplen las normas, como entradas contabilizadas sin la aprobación adecuada, lo que supone riesgos financieros y normativos importantes. Entre las mejoras habituales se incluyen estandarizar los procedimientos de envío de entradas de diario, optimizar las jerarquías de aprobación, reducir el retrabajo mediante una mejor calidad inicial de los datos y automatizar los pasos de verificación. Este enfoque específico permite optimizar el proceso de forma eficaz y garantiza que el uso de Workiva para las entradas de diario sea ágil y eficiente.
Beneficios tangibles de optimizar los procesos de entradas de diario
Implementar Process Mining en su proceso Record to Report - Journal Entry de Workiva genera numerosos beneficios medibles. Espere una reducción significativa del tiempo de ciclo del cierre financiero, lo que permitirá a sus equipos de finanzas dedicar más recursos al análisis estratégico en lugar de a la conciliación manual y la corrección de errores. Al identificar y abordar los cuellos de botella con precisión, logrará una mayor eficiencia operativa y reducirá los costes de procesamiento por entrada de diario. El cumplimiento reforzado y una mayor preparación para las auditorías también son resultados clave, ya que Process Mining proporciona evidencias transparentes y basadas en datos sobre el cumplimiento de los controles internos y los requisitos normativos. En última instancia, mejorar su proceso Journal Entry mediante información basada en datos fortalece la exactitud financiera, reduce el riesgo de incumplimiento y fomenta una función financiera más ágil y receptiva, maximizando su inversión en la plataforma Workiva.
Comience su camino hacia la optimización de Journal Entry
Comprender el flujo real de su proceso Record to Report - Journal Entry en Workiva es el primer paso para lograr operaciones financieras superiores. Al aprovechar Process Mining, obtiene la claridad necesaria para tomar decisiones fundamentadas e implementar mejoras específicas. Este enfoque le permite ir más allá de las suposiciones, abordar de forma proactiva las ineficiencias y lograr un cierre financiero más rápido, preciso y conforme. Descubra lo fácil que es aplicar esta información a sus propios datos de Workiva y comience hoy su camino hacia una optimización significativa del proceso, incluso sin amplios conocimientos técnicos. Se trata de transformar los desafíos en oportunidades de crecimiento y eficiencia.
La ruta de mejora en 6 pasos para asientos contables en Workiva
Descargar el Template
Qué hacer
Obtenga el Template de Excel diseñado específicamente para procesos de asientos contables. Este Template proporciona la estructura correcta para sus datos de Workiva.
Por qué es importante
Utilizar desde el principio la estructura de datos correcta garantiza un análisis preciso y ahorra tiempo en la preparación de los datos para ProcessMind.
Resultado esperado
Un Template de Excel listo para completar con sus datos de asientos contables de Workiva.
Exportar sus datos
Qué hacer
Extraiga de Workiva entre 3 y 6 meses de datos históricos de asientos contables. Complete el Template descargado con los datos reales de su proceso.
Por qué es importante
Los datos históricos completos proporcionan una base sólida para identificar patrones recurrentes, cuellos de botella y brechas de cumplimiento en su proceso de asientos contables de Workiva.
Resultado esperado
Un Template de Excel completado con los datos de su proceso de asientos contables de Workiva.
Cargar su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue en la plataforma de ProcessMind su conjunto de datos de asientos contables preparado, es decir, el Template completado. La plataforma comenzará automáticamente a analizar sus datos.
Por qué es importante
Un proceso de carga seguro y automatizado inicia rápidamente la fase de análisis, reduce el trabajo manual y garantiza la integridad de los datos.
Resultado esperado
Los datos de sus asientos contables de Workiva se han cargado de forma segura y se están analizando automáticamente en ProcessMind.
Analizar su proceso
Qué hacer
Explore los Dashboards y la información generados automáticamente por ProcessMind. Revise las recomendaciones basadas en IA específicas de sus flujos de asientos contables.
Por qué es importante
Comprender el flujo real, las variaciones y los cuellos de botella de su proceso de asientos contables es fundamental para tomar decisiones basadas en datos y localizar áreas de mejora.
Resultado esperado
Una comprensión clara del rendimiento de su proceso de asientos contables de Workiva, sus principales cuellos de botella y sus posibles áreas de optimización.
Implementar mejoras
Qué hacer
Priorice e implemente las oportunidades identificadas en el análisis de ProcessMind. Céntrese en agilizar los Workflows de aprobación o la introducción de datos en Workiva.
Por qué es importante
Actuar a partir de la información se traduce directamente en beneficios tangibles, como ciclos más cortos, un mejor cumplimiento y una mayor eficiencia en su ciclo R2R.
Resultado esperado
Cambios útiles para la acción implementados en su proceso de asientos contables de Workiva para abordar ineficiencias concretas.
Supervisar su proceso
Qué hacer
Vuelva a cargar periódicamente en ProcessMind los datos actualizados de asientos contables. Realice un seguimiento continuo del impacto de sus cambios y mida la mejora de los KPI a lo largo del tiempo.
Por qué es importante
La supervisión continua garantiza mejoras sostenidas del rendimiento e identifica nuevas desviaciones o cuellos de botella emergentes en la evolución de su proceso de asientos contables.
Resultado esperado
Visibilidad continua del rendimiento de su proceso de asientos contables de Workiva y mejoras medibles en las métricas clave.
LO QUE OBTENDRÁ
Visualice Journal Entry en Workiva para acelerar el cierre
- Visualice el flujo completo de los asientos contables
- Identifique los retrasos exactos en el Workflow de Workiva
- Detecte pronto los riesgos de cumplimiento y los errores
- Acelere el tiempo de ciclo de Record to Report
RESULTADOS HABITUALES
Mejoras medibles en los procesos de Journal Entry
Estos resultados ilustran los beneficios tangibles que las organizaciones obtienen al aplicar Process Mining a sus Workflows de Journal Entry. Al identificar cuellos de botella e ineficiencias en Workiva, nuestras soluciones impulsan mejoras operativas significativas en todo el proceso Record to Report.
Reducción media del tiempo de aprobación
Agilice el proceso de aprobación de asientos contables identificando cuellos de botella, para lograr aprobaciones más rápidas y menos tiempo de espera.
Disminución de los asientos rechazados o corregidos
Reduzca el porcentaje de asientos contables que requieren correcciones o nuevos envíos, mejore la exactitud y ahorre un tiempo de procesamiento considerable.
Aumento de la conformidad del proceso
Garantice que un porcentaje mayor de los asientos contables cumpla los procedimientos operativos estándar y los requisitos normativos, reforzando la preparación para auditorías y los controles.
Reducción del tiempo de ciclo de principio a fin
Acelere el proceso Record to Report general optimizando la creación y conciliación de asientos contables, y contribuya a un cierre financiero más rápido.
Aumento de los asientos aprobados sin retrabajo
Mejore la calidad de los envíos iniciales de asientos contables, logre una mayor tasa de aprobaciones al primer intento y reduzca las demoras.
Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Process Mining proporciona una visión objetiva y basada en datos de sus Workflows reales de asientos contables. Descubre cuellos de botella, ciclos de reproceso y procedimientos no estandarizados que dificultan la eficiencia y el cumplimiento, lo que permite aplicar mejoras específicas.
Necesitará un conjunto de datos de Registro de eventos de Workiva que incluya un identificador de caso, el nombre de la actividad y una marca de tiempo para cada paso de un asiento contable. Normalmente, el ID del asiento contable sirve como identificador de caso. Las sólidas capacidades de generación de informes y API de Workiva suelen facilitar esta extracción.
Las visualizaciones iniciales de alto nivel del proceso y la identificación inmediata de cuellos de botella suelen lograrse en las semanas posteriores a una incorporación correcta de los datos. El análisis más profundo de las causas raíz y las recomendaciones específicas de optimización suelen llegar en un plazo de uno a tres meses.
Puede lograr mejoras significativas, como aprobaciones más rápidas de los asientos contables, menores tasas de errores manuales y menos reprocesos. Además, ayuda a estandarizar los procesos, reforzar el cumplimiento y mejorar en última instancia la puntualidad del cierre financiero.
Por lo general, extraer datos de Workiva es sencillo mediante sus funciones integradas de generación de informes o el acceso a la API. Aunque puede ser necesaria cierta configuración inicial, Workiva está diseñado para permitir a los usuarios extraer historiales detallados de transacciones, ideales para Process Mining.
No. Process Mining es una técnica analítica no intrusiva. Funciona con datos históricos extraídos de Workiva, por lo que no interfiere en sus sistemas activos de asientos contables ni en sus procesos financieros en curso, y tampoco exige modificarlos.
Los informes tradicionales suelen mostrar métricas agregadas, como tiempos medios de procesamiento o volúmenes, mientras que Process Mining visualiza el flujo real de principio a fin de cada asiento contable. Esto revela todas las desviaciones, los ciclos de reproceso y las ineficiencias ocultas que los informes estándar suelen pasar por alto.
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