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Mejore su proceso de registro a informe: asientos contables

Mejore la eficiencia en Workiva con nuestra guía de optimización en 6 pasos.
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Registro a informe: asientos contables
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Optimice los asientos contables de Workiva para agilizar el proceso de registro a informe

Esta plataforma le ayuda a detectar ineficiencias habituales que retrasan el cierre financiero. Puede identificar cuellos de botella desde el inicio de una actividad hasta su finalización, mejorar la precisión y agilizar la elaboración de informes. Descubra cómo simplificar las operaciones y aumentar la eficiencia general de sus flujos de trabajo.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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Por qué es fundamental optimizar el proceso de registro a informe: asientos contables

El ciclo de registro a informe, o R2R, es fundamental para la salud financiera y el cumplimiento normativo de una empresa. En el centro de este ciclo, el proceso de asientos contables exige precisión y eficiencia, especialmente cuando se gestiona en una plataforma completa como Workiva. Los procesos ineficientes pueden generar cuellos de botella importantes, retrasar los cierres de fin de mes y de año, aumentar el riesgo de errores y afectar la precisión de los estados financieros. Estas ineficiencias elevan directamente los costes operativos y el nivel de escrutinio en las auditorías, además de reducir la capacidad de tomar decisiones empresariales oportunas y bien fundamentadas. Para las organizaciones que utilizan Workiva en sus informes financieros y actividades de cumplimiento, comprender y optimizar todo el ciclo de vida de cada asiento contable no es solo una ventaja: es necesario para mantener la competitividad y cumplir plazos de presentación exigentes.

Cómo Process Mining transforma el análisis de los asientos contables de Workiva

Process Mining ofrece un enfoque basado en datos para comprender la complejidad del proceso de registro a informe: asientos contables en Workiva. En lugar de depender de suposiciones o testimonios aislados, Process Mining utiliza registros de eventos reales y el ID del asiento contable como identificador único del caso para reconstruir y visualizar el flujo tal como ocurre. Este enfoque sigue cada asiento desde su creación hasta las actividades posteriores, como adjuntar documentación de respaldo, enviarlo a revisión, aprobarlo o rechazarlo, corregirlo, contabilizarlo, verificarlo y, finalmente, conciliarlo. Al representar todo este ciclo, Process Mining permite localizar desviaciones concretas del proceso, identificar dónde las intervenciones manuales provocan demoras y medir la duración exacta de cada paso. Así, ofrece información objetiva para reducir el tiempo de ciclo del proceso de registro a informe: asientos contables. También revela cuellos de botella ocultos en el flujo de trabajo de Workiva, ya sea en etapas específicas de revisión o durante la conciliación, y ofrece una visión clara del rendimiento operativo.

Cómo localizar y resolver cuellos de botella en los asientos contables

Process Mining permite identificar áreas concretas que se pueden mejorar en el proceso de asientos contables de Workiva. Por ejemplo, el análisis puede revelar que ciertos tipos de asientos tardan sistemáticamente más en aprobarse o que algunas personas responsables de aprobarlos tienen una carga excesiva, lo que genera demoras. También puede detectar asientos que se rechazan y se vuelven a enviar repetidamente, lo que indica la necesidad de instrucciones más claras o de una mejor formación para crear los asientos iniciales. Además, Process Mining ayuda a identificar rutas que no cumplen las políticas, como contabilizar asientos sin la aprobación adecuada, lo que supone riesgos financieros y normativos importantes. Entre las mejoras habituales se encuentran estandarizar los procedimientos de envío de asientos, optimizar las jerarquías de aprobación, reducir el retrabajo mejorando la calidad inicial de los datos y automatizar los pasos de verificación. Este enfoque específico permite optimizar el proceso y agilizar el uso de Workiva para gestionar los asientos contables.

Beneficios concretos de optimizar los procesos de asientos contables

La aplicación de Process Mining al proceso de registro a informe: asientos contables en Workiva ofrece numerosos beneficios cuantificables. Puede reducir considerablemente el tiempo del ciclo de cierre financiero y permitir que los equipos de finanzas dediquen más recursos al análisis estratégico, en lugar de a la conciliación manual y la corrección de errores. Al localizar y abordar los cuellos de botella con precisión, mejorará la eficiencia operativa y reducirá los costes de procesamiento por asiento contable. También mejorarán el cumplimiento y la preparación para las auditorías, ya que Process Mining proporciona evidencia transparente y basada en datos sobre el cumplimiento de los controles internos y los requisitos normativos. En definitiva, mejorar el proceso de asientos contables con información basada en datos refuerza la precisión financiera, reduce los riesgos de incumplimiento y permite que la función financiera responda con más agilidad, aprovechando al máximo la inversión en Workiva.

Cómo comenzar a optimizar los asientos contables

Comprender el flujo real del proceso de registro a informe: asientos contables en Workiva es el primer paso para mejorar las operaciones financieras. Process Mining le proporciona la claridad necesaria para tomar decisiones fundamentadas y aplicar mejoras específicas. Así podrá dejar atrás las conjeturas, abordar las ineficiencias de forma proactiva y lograr un cierre financiero más rápido, preciso y conforme a los requisitos. Descubra lo fácil que es aplicar esta información a sus propios datos de Workiva y comience hoy mismo a optimizar sus procesos, incluso sin amplios conocimientos técnicos. Se trata de convertir los desafíos en oportunidades de crecimiento y eficiencia.

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Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

Los asientos contables suelen quedar atascados en las colas de aprobación, lo que provoca incumplimientos de plazos y prolonga el cierre financiero. Esto retrasa la generación de informes financieros, dificulta la toma de decisiones empresariales importantes y aumenta la presión sobre los equipos de contabilidad. ProcessMind muestra exactamente dónde y por qué se atascan los asientos contables e identifica a las personas responsables de aprobarlos o las etapas que generan cuellos de botella en el proceso de registro a informe: asientos contables de Workiva. Esta información permite aplicar mejoras específicas y agilizar las aprobaciones.

Los rechazos frecuentes o las solicitudes de corrección hacen que los asientos contables pasen varias veces por revisión, lo que consume tiempo y recursos valiosos. Este retrabajo no solo alarga el ciclo de Registro a informe, sino que también genera frustración y reduce la eficiencia de los equipos de finanzas. ProcessMind descubre las causas concretas de los rechazos recurrentes e identifica los tipos de asientos o usuarios que generan problemas, para que pueda abordar las causas raíz. Al optimizar el proceso de asientos contables en Workiva, puede reducir considerablemente el retrabajo y agilizar las operaciones.

Los errores manuales al crear o contabilizar asientos generan imprecisiones financieras que requieren correcciones laboriosas y pueden afectar al cumplimiento. Estos errores pueden propagarse por el sistema y dificultar considerablemente la conciliación y la elaboración de informes. ProcessMind identifica patrones de errores frecuentes y señala las etapas o los usuarios con mayor probabilidad de cometerlos en el proceso de asientos contables de Workiva. Esta información basada en datos ayuda a aplicar medidas preventivas y mejorar la precisión financiera en el proceso de Registro a informe.

Sin una visión clara del estado de cada asiento contable en tiempo real, resulta difícil prever los plazos del cierre financiero y anticiparse a los retrasos. Esta incertidumbre genera estrés y dificulta la asignación eficaz de recursos en las operaciones contables. ProcessMind ofrece un mapa completo y actualizado del proceso de Registro a informe de asientos contables, y sigue cada asiento desde su creación hasta su conciliación en Workiva. Esta transparencia permite a los equipos supervisar el avance e intervenir a tiempo para evitar cuellos de botella.

Las desviaciones respecto de los procedimientos estandarizados para los asientos contables generan inconsistencias, riesgos de cumplimiento e ineficiencias en toda la organización. Este enfoque fragmentado puede dificultar las auditorías y obstaculizar la ampliación eficaz de las operaciones. ProcessMind muestra todas las variantes existentes del proceso de asientos contables y destaca dónde y por qué se producen desviaciones en Workiva. Al identificar estas rutas no estandarizadas, puede aplicar las mejores prácticas y mejorar la gobernanza del ciclo de Registro a informe.

Los retrasos en la conciliación de los asientos contabilizados dejan discrepancias sin resolver, aumentan los riesgos de auditoría y prolongan el cierre financiero. Esto puede ocultar la situación financiera real y provocar problemas importantes en los informes. ProcessMind analiza en detalle las actividades de conciliación del proceso de asientos contables en Workiva e identifica los cuellos de botella y los factores concretos que causan retrasos. Así, puede aplicar medidas específicas para acelerar el ciclo de Registro a informe.

Algunas personas o departamentos acumulan tareas de asientos contables mientras otros tienen capacidad disponible, lo que provoca agotamiento y retrasos. Este desequilibrio afecta a la productividad general y puede perjudicar la motivación del equipo de finanzas. ProcessMind cuantifica la carga de trabajo por usuario y equipo en el proceso de asientos contables de Workiva, y revela desequilibrios y cuellos de botella relacionados con los recursos. Estos datos permiten distribuir las tareas de forma más equitativa y aumentar la eficiencia del proceso de Registro a informe.

El incumplimiento de los controles internos o los requisitos normativos al procesar asientos contables puede dar lugar a hallazgos de auditoría, sanciones y daños a la reputación. El cumplimiento estricto es fundamental para la integridad financiera. ProcessMind supervisa continuamente el proceso de Registro a informe de asientos contables en Workiva y detecta cualquier desviación de las reglas de cumplimiento establecidas. También señala cambios no autorizados o aprobaciones tardías que podrían entrañar riesgos.

Una secuencia ineficiente de tareas o pasos redundantes en el proceso de asientos contables desperdician tiempo y recursos valiosos y alargan el ciclo de Registro a informe. Esto impide que el equipo de finanzas alcance la máxima eficiencia operativa. ProcessMind traza el flujo de trabajo actual de los asientos contables en Workiva y revela ineficiencias ocultas y pasos innecesarios. Este análisis aporta la información necesaria para rediseñar el proceso, mejorar su rendimiento y acelerar los cierres.

Las reversiones frecuentes de asientos contabilizados suelen indicar problemas de precisión o de procesamiento inicial, lo que genera mucho retrabajo y puede poner en riesgo la integridad de los registros. Cada reversión requiere trabajo y revisión adicionales. ProcessMind rastrea cada reversión hasta su origen en Workiva e identifica los desencadenantes y las causas raíz más frecuentes. Este análisis detallado ayuda a prevenir errores futuros y a mejorar la calidad y fiabilidad del proceso de Registro a informe.

Los asientos contables suelen retrasarse porque la documentación justificativa necesaria no se adjunta a tiempo o está incompleta. Esto paraliza las etapas de revisión y aprobación y alarga el ciclo de cierre financiero. ProcessMind registra cuándo se realiza la actividad «Documentación justificativa adjunta» en relación con la creación y el envío de los asientos en Workiva. Identifica casos y patrones concretos de retraso para que pueda aplicar medidas específicas y agilizar el proceso de Registro a informe.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Este objetivo busca reducir considerablemente el tiempo que tardan los asientos contables en pasar por las etapas de revisión y aprobación en Workiva. Al acortar estos ciclos, las organizaciones pueden acelerar el cierre financiero, mejorar los plazos de presentación de informes y disponer antes de datos financieros para tomar decisiones importantes. ProcessMind identifica los cuellos de botella del flujo de aprobación y muestra dónde se producen retrasos y qué personas aprobadoras o etapas los causan. Ofrece información basada en datos para agilizar las matrices de aprobación, automatizar las aprobaciones rutinarias y aplicar reglas de enrutamiento más eficientes. Así, los tiempos de aprobación podrían reducirse entre un 30 % y un 50 %, y mejorar la eficiencia general del proceso de Registro a informe.

Reducir el retrabajo significa minimizar los casos en que se rechazan, corrigen y vuelven a enviar asientos contables por errores o falta de información. Esto repercute directamente en la eficiencia operativa y reduce el esfuerzo desperdiciado en el ciclo de Registro a informe. Menos retrabajo se traduce en menores costes operativos, tiempos de procesamiento más cortos y una mejor calidad de los datos en Workiva. ProcessMind traza todas las variantes del proceso de asientos contables y destaca los ciclos de repetición y retrabajo. Identifica las causas raíz de los rechazos, como errores frecuentes, documentación incompleta o instrucciones poco claras, para que pueda mejorar la calidad de los envíos y los criterios de aprobación. Así, el retrabajo podría reducirse entre un 20 % y un 40 %.

Este objetivo se centra en reducir los errores que se producen al crear asientos contables manualmente o introducir sus datos. Una tasa elevada de errores genera estados financieros imprecisos, exige correcciones costosas y puede retrasar el cierre financiero. Alcanzar este objetivo mejora la integridad de los datos y reduce los riesgos de cumplimiento en Workiva. ProcessMind descubre dónde se producen con mayor frecuencia los errores de introducción manual de datos mediante el análisis de los asientos rechazados o corregidos. Identifica las actividades, los usuarios o los tipos de asientos más propensos a errores y aporta información para aplicar reglas de validación más estrictas, mejorar la formación de los usuarios o automatizar la introducción de datos cuando sea posible. El objetivo es reducir los errores manuales entre un 15 % y un 25 %.

Este objetivo busca ofrecer información en tiempo real o casi real sobre el estado de cada asiento contable, desde su creación hasta su contabilización y conciliación. La falta de visibilidad genera incertidumbre, obliga a hacer seguimientos manuales y puede retrasar el proceso general de Registro a informe. Una mayor visibilidad permite a los equipos de finanzas gestionar los flujos de trabajo de forma proactiva. ProcessMind crea un mapa visual completo del recorrido de los asientos contables para que las partes interesadas puedan consultar el estado de cada asiento e identificar en qué etapa se encuentra. Esta vista transparente pone de relieve posibles cuellos de botella antes de que afecten al cierre financiero y permite a los equipos actuar de inmediato y prever mejor los plazos de presentación de informes.

Estandarizar los flujos de trabajo de los asientos contables significa garantizar que todos sigan una ruta coherente y optimizada, independientemente del tipo de asiento o del departamento de origen. Los procesos no estandarizados generan ineficiencias, riesgos de cumplimiento y tiempos de procesamiento variables. La estandarización permite obtener resultados previsibles y facilita las auditorías en Workiva. ProcessMind descubre todas las variantes reales del proceso de asientos contables y revela las desviaciones respecto de la ruta prevista o ideal. Cuantifica el impacto de la falta de estandarización en los tiempos de ciclo y el uso de recursos, y aporta los datos necesarios para aplicar las mejores prácticas, consolidar pasos y agilizar el flujo de trabajo. Así se consigue mayor coherencia y eficiencia en todo el ciclo de Registro a informe.

Este objetivo se centra en reducir el tiempo necesario para conciliar los asientos contables después de contabilizarlos. Una conciliación lenta prolonga el cierre financiero y puede ocultar discrepancias, lo que retrasa la detección de problemas. Acelerar esta etapa es fundamental para presentar informes financieros precisos y a tiempo. ProcessMind analiza las actividades posteriores a la contabilización de los asientos e identifica retrasos y dependencias en el proceso de conciliación. Descubre problemas frecuentes que la prolongan, como discrepancias entre datos o falta de claridad sobre quién es responsable. Esto permite mejorar la calidad de los datos, automatizar las tareas de conciliación y establecer procedimientos más claros, con el objetivo de acelerar la conciliación entre un 20 % y un 35 %.

Este objetivo busca distribuir de forma más equitativa las tareas relacionadas con los asientos contables entre las personas del equipo y las distintas etapas del proceso. Una carga de trabajo desigual puede provocar agotamiento en algunas personas, tiempos de inactividad en otras y cuellos de botella cuando ciertas personas o equipos acumulan tareas. Esto afecta a la eficiencia general del ciclo de Registro a informe. ProcessMind aporta información sobre el uso de los recursos al registrar quién realiza cada actividad y cuánto tiempo le dedica. Revela los picos y valles de carga de trabajo e identifica los recursos sobrecargados o infrautilizados. Estos datos respaldan una asignación óptima de recursos, iniciativas de formación cruzada y una gestión inteligente de las colas, lo que mejora la productividad del equipo y reduce los tiempos de procesamiento en Workiva.

Este objetivo garantiza que todos los asientos contables cumplan estrictamente las políticas internas, los estándares contables y los requisitos normativos externos. Las brechas de cumplimiento pueden provocar sanciones económicas, daños a la reputación y fallos en las auditorías. Alcanzar este objetivo refuerza la integridad de los informes financieros en Workiva. ProcessMind detecta automáticamente las desviaciones de las reglas de cumplimiento predefinidas o de los procedimientos operativos estándar en el proceso de asientos contables. Identifica casos concretos de incumplimiento, como aprobaciones pendientes o el uso incorrecto de cuentas del libro mayor, y proporciona registros de auditoría. Así, las organizaciones pueden aplicar controles más estrictos, implementar comprobaciones automatizadas y abordar de forma proactiva los riesgos de cumplimiento antes de que se conviertan en problemas graves.

Este objetivo consiste en reestructurar y mejorar la secuencia general de actividades del proceso de asientos contables para eliminar pasos innecesarios, combinar tareas relacionadas y lograr un flujo más lógico. Un diseño subóptimo alarga los tiempos de ciclo, aumenta los costes y genera frustración en el personal. Un flujo de trabajo bien diseñado es fundamental para la eficiencia y la experiencia de usuario. ProcessMind muestra el recorrido real de los asientos contables de principio a fin y destaca las rutas complejas, los traspasos innecesarios y las actividades que aportan poco valor. También permite simular los cambios propuestos y prever su impacto en los indicadores clave de rendimiento antes de implementarlos, para diseñar un proceso de Registro a informe eficiente y sin pasos superfluos en Workiva.

Este objetivo busca reducir el número de asientos contables que deben revertirse después de contabilizarlos. Una tasa elevada de reversiones suele indicar problemas subyacentes, como errores en los asientos iniciales, aprobaciones inadecuadas o cambios en las políticas contables. Esto genera trabajo adicional y posibles discrepancias en los registros financieros. ProcessMind identifica los tipos de asientos y las etapas en que se producen reversiones con mayor frecuencia. Descubre sus causas, como errores de introducción de datos o interpretaciones incorrectas de las políticas, para que pueda aplicar medidas específicas que mejoren la precisión de los asientos iniciales, perfeccionen los criterios de aprobación y refuercen la formación de los usuarios en Workiva. El objetivo es reducir las reversiones entre un 10 % y un 20 %.

Este objetivo se centra en garantizar que cada asiento contable tenga adjunta toda la documentación justificativa necesaria y que esta se valide en las etapas adecuadas del proceso. La falta de documentación puede detener las aprobaciones, prolongar el procesamiento y generar riesgos importantes de cumplimiento durante las auditorías. ProcessMind registra la presencia y el momento en que se adjunta la documentación justificativa en relación con otros pasos del flujo de trabajo de los asientos contables. Señala dónde falta documentación o se adjunta con retraso, e identifica a los usuarios o tipos de asientos implicados. Esto permite establecer reglas que exijan adjuntar los documentos o enviar recordatorios automáticos, reducir considerablemente los retrasos y mejorar la preparación para las auditorías de los procesos de Registro a informe de Workiva.

Este objetivo general busca reducir el tiempo total necesario para completar el cierre financiero, con especial atención a la contribución del procesamiento de los asientos contables. El cierre financiero es un periodo crítico y sujeto a plazos estrictos. Cualquier retraso en los asientos puede repercutir en los plazos de presentación de informes y en la toma de decisiones estratégicas. ProcessMind ofrece una visión integral del proceso de asientos contables dentro del ciclo general de Registro a informe y muestra cómo los retrasos o las ineficiencias individuales afectan al calendario del cierre financiero. Al identificar y resolver los cuellos de botella en la creación, aprobación, contabilización y conciliación de los asientos en Workiva, las organizaciones pueden lograr un cierre financiero más rápido y previsible, y posiblemente acortar varios días el ciclo mensual.

La ruta de mejora en 6 pasos para los asientos contables en Workiva

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Descargar el Template
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Exportar sus datos
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Cargar su conjunto de datos
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Analizar su proceso
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Implementar mejoras
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Supervisar su proceso
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Descargar el Template

Qué hacer

Obtenga el Template de Excel diseñado específicamente para los procesos de asientos contables. Este Template proporciona la estructura adecuada para sus datos de Workiva.

Ver la guía de Template de datos Descargar Template
Por qué es importante

Usar desde el principio la estructura de datos adecuada garantiza un análisis preciso y ahorra tiempo en la preparación de los datos para ProcessMind.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para completar con los datos de sus asientos contables de Workiva.

QUÉ OBTENDRÁ

Visualice los asientos contables de Workiva y cierre más rápido

ProcessMind muestra el recorrido real de sus asientos contables en Workiva. Descubra dónde se producen los cuellos de botella y cómo agilizar el flujo de trabajo de registro a informe para aumentar la eficiencia.
  • Visualice todo el flujo de los asientos contables, de principio a fin
  • Identifique los retrasos exactos en el flujo de trabajo de Workiva
  • Detecte cuanto antes los riesgos de cumplimiento y los errores
  • Reduzca el tiempo de ciclo del proceso de registro a informe
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS HABITUALES

Mejoras cuantificables en los procesos de asientos contables

Estos resultados muestran los beneficios concretos que obtienen las organizaciones al aplicar Process Mining a sus flujos de trabajo de asientos contables. Al identificar cuellos de botella e ineficiencias en Workiva, nuestras soluciones impulsan mejoras operativas importantes en todo el proceso de Registro a informe.

0 %
Ciclo de aprobación más rápido

Reducción media del tiempo de aprobación

Agilice la aprobación de los asientos contables identificando los cuellos de botella para obtener aprobaciones más rápidas y reducir los tiempos de espera.
0 %
Menos retrabajo

Reducción de los asientos rechazados o corregidos

Reduzca el porcentaje de asientos contables que requieren correcciones o nuevos envíos, mejore la precisión y ahorre mucho tiempo de procesamiento.
0 %
Mayor cumplimiento

Aumento de la conformidad del proceso

Aumente el porcentaje de asientos contables que cumplen los procedimientos operativos estándar y los requisitos normativos, y refuerce la preparación para las auditorías y los controles.
~ 0 days
Cierre financiero más corto

Reducción del tiempo de ciclo de principio a fin

Acelere el proceso general de Registro a informe optimizando el recorrido de los asientos contables desde su creación hasta su conciliación, y contribuya a un cierre financiero más rápido.
0 %
Mayor precisión desde el primer intento

Aumento de los asientos aprobados sin retrabajo

Mejore la calidad de los envíos iniciales de asientos contables para aumentar la tasa de aprobación en el primer intento y reducir los retrasos.

Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras reflejan las mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Empiece por los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis cuando lo necesite.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de un asiento contable, que sirve como identificador principal del caso para el análisis del proceso.

Por qué es importante

Es la clave esencial para hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de un asiento contable y analizar el flujo, la duración y las variaciones del proceso.

Nombre del paso específico del proceso o del evento que tuvo lugar en relación con el asiento contable.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, permite visualizar y analizar el flujo de trabajo de los asientos contables e identificar cuellos de botella.

Marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o un evento específico.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las duraciones, ordenar correctamente los eventos y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

ID de usuario o nombre de la persona que realizó la actividad.

Por qué es importante

Este atributo es clave para analizar la distribución de la carga de trabajo, identificar a quienes obtienen mejores resultados y entender los comportamientos o cuellos de botella asociados a cada usuario.

Clasificación del asiento contable, por ejemplo, estándar, devengo o corrección.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso para identificar si ciertos tipos de asiento generan más demoras, retrabajo o desviaciones que otros.

Valor monetario total del asiento contable, normalmente la suma de los débitos o de los créditos.

Por qué es importante

Permite analizar el impacto financiero y determinar si los asientos de importes elevados se procesan de manera distinta o son más propensos a sufrir demoras.

Estado actual del asiento contable en su ciclo de vida.

Por qué es importante

Ofrece una instantánea en tiempo real del estado de los asientos contables en el proceso, algo fundamental para la supervisión operativa y la gestión de tareas pendientes.

Departamento o centro de coste que inició el asiento contable.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio e identificar problemas o buenas prácticas propios de cada departamento.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Esta actividad marca el inicio de un nuevo asiento contable en Workiva. Se registra cuando un usuario crea un nuevo asiento, lo que genera un ID único que sirve como identificador del caso en el proceso.

Por qué es importante

Como punto de partida del proceso, este evento es esencial para medir el tiempo de ciclo de principio a fin de cada asiento contable. Analizar esta actividad ayuda a comprender cuándo comienza la carga de trabajo y a planificar los recursos.

Indica el momento en que un usuario envía el borrador del asiento contable, junto con su documentación, al flujo formal de revisión y aprobación. Por lo general, se registra como un cambio de estado explícito en la plataforma Workiva, cuando el asiento pasa de «Borrador» o «Nuevo» a «En revisión».

Por qué es importante

Esta actividad es un hito clave que da inicio al ciclo de aprobación. Medir el tiempo desde este momento hasta la aprobación final ayuda a identificar cuellos de botella en la revisión y es fundamental para calcular el tiempo del ciclo de aprobación.

Esta actividad representa la aprobación final del asiento contable por parte de una persona autorizada, lo que permite contabilizarlo. Es un hito crítico que, por lo general, se registra en Workiva como un cambio explícito de estado a 'Aprobado'.

Por qué es importante

Marca la finalización satisfactoria de todo el proceso de revisión y aprobación. Es un evento clave para medir los tiempos del ciclo de aprobación y las tasas de aprobación a la primera, que inciden directamente en la eficiencia del proceso.

Esta actividad indica que el asiento contable aprobado se contabilizó oficialmente en el libro mayor. Representa la finalización satisfactoria del flujo principal del proceso y suele registrarse como un cambio de estado final o en el registro de transacciones de contabilización.

Por qué es importante

Como evento de 'fin' principal para la mayoría de los asientos contables, esta actividad es fundamental para calcular el tiempo de ciclo integral y el rendimiento. Señala el momento en que el asiento afecta a los estados financieros.

Una persona revisora o aprobadora rechaza el asiento contable por errores, falta de información o incumplimiento de políticas. Esta acción devuelve el asiento a quien lo creó para que lo corrija y se registra mediante un cambio de estado a 'Rechazado' o 'Requiere corrección'.

Por qué es importante

Esta actividad es el principal desencadenante de los ciclos de retrabajo, una fuente importante de ineficiencia en los procesos. Analizar los rechazos ayuda a identificar necesidades de formación, errores frecuentes y pautas de proceso poco claras.

Se revierte un asiento contable contabilizado previamente y se crea un nuevo asiento que anula el original. Se trata de un tipo de transacción específico que queda registrado explícitamente en el sistema.

Por qué es importante

Esta actividad es un indicador claro de errores en asientos ya contabilizados. Una tasa elevada de reversiones puede señalar problemas en el proceso inicial de revisión y aprobación, afectar la precisión financiera y generar trabajo adicional.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining ofrece una visión objetiva del flujo de trabajo real de los asientos contables, basada en datos. Descubre cuellos de botella, ciclos de retrabajo y procedimientos no estandarizados que reducen la eficiencia y dificultan el cumplimiento, lo que permite aplicar mejoras específicas.

Necesitará un conjunto de datos de Registro de eventos de Workiva que incluya un identificador de caso, el nombre de la actividad y una marca de tiempo para cada paso de un asiento contable. Por lo general, el ID del asiento contable sirve como identificador del caso. Las funciones de generación de informes y las API de Workiva suelen facilitar la extracción de estos datos.

A menudo, es posible obtener visualizaciones generales del proceso e identificar de inmediato los cuellos de botella en unas semanas desde que se cargan correctamente los datos. El análisis más profundo de las causas raíz y las recomendaciones concretas de optimización suelen llegar en un plazo de uno a tres meses.

Puede esperar mejoras importantes, como aprobaciones más rápidas de los asientos contables, menos errores manuales y una menor proporción de retrabajo. Además, Process Mining ayuda a estandarizar los procesos, reforzar el cumplimiento y, en última instancia, completar el cierre financiero a tiempo.

Por lo general, extraer datos de Workiva es sencillo gracias a sus funciones integradas de generación de informes o al acceso a la API. Puede que sea necesario realizar algunos ajustes iniciales, pero Workiva permite obtener historiales detallados de las transacciones, ideales para Process Mining.

No. Process Mining es una técnica de análisis no intrusiva. Utiliza datos históricos extraídos de Workiva, por lo que no interfiere con los sistemas activos de asientos contables ni exige cambios en los procesos financieros en curso.

Los informes tradicionales suelen mostrar métricas agregadas, como los tiempos medios de procesamiento o los volúmenes, mientras que Process Mining visualiza el flujo real de principio a fin de cada asiento contable. Así revela todas las desviaciones, los ciclos de retrabajo y las ineficiencias ocultas que suelen pasar inadvertidas en los informes estándar.

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