ปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงรายงาน: ปิดงวดและกระทบยอด

เหตุใดจึงควรปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการจัดทำรายงาน: ปิดงวดและกระทบยอด?

กระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการจัดทำรายงาน หรือ R2R ซึ่งรวมถึงการปิดงวดและการกระทบยอด เป็นหัวใจสำคัญของการรายงานทางการเงินในทุกองค์กร ในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อน โดยเฉพาะองค์กรที่ใช้ SAP S/4HANA กระบวนการสำคัญนี้อาจสร้างปัญหาหลายด้าน ความล่าช้า ข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ และการขาดความโปร่งใส ไม่เพียงเพิ่มภาระให้ทีมการเงิน แต่ยังกระทบต่อความถูกต้องของงบการเงิน ซึ่งอาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตัดสินใจทางธุรกิจที่ล่าช้า แม้จะใช้ระบบ ERP ที่มีความสามารถอย่าง SAP S/4HANA แต่การตั้งค่าที่ซับซ้อน ปริมาณธุรกรรมจำนวนมาก และพฤติกรรมการทำงานที่แตกต่างกันของผู้ใช้ ก็อาจทำให้เกิดจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งเครื่องมือวิเคราะห์แบบเดิมตรวจไม่พบ ต้นทุนจากการปิดบัญชีที่ไม่มีประสิทธิภาพไม่ได้มีแค่ค่าแรงโดยตรง แต่ยังรวมถึงโอกาสที่เสียไปเพราะได้รับข้อมูลเชิงลึกช้า ค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด และเวลาของผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินที่ต้องใช้กับงานด้วยมือแทนการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์

process mining ช่วยให้เห็นภาพการปิดงวด R2R ได้อย่างไร

process mining ช่วยให้คุณเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการจัดทำรายงาน การปิดงวด และการกระทบยอดได้อย่างละเอียด โดยใช้ข้อมูลจากบันทึกเหตุการณ์ในระบบ SAP S/4HANA โดยตรง รวมถึงตารางสำคัญ เช่น BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA และ GLT0 เพื่อสร้างลำดับการทำงานจริงของการปิดงวดการเงินแต่ละงวดขึ้นมาใหม่ คุณจึงเห็นภาพการทำงานจริงจากข้อมูลได้อย่างเป็นกลางและชัดเจน สามารถแสดงขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ค้นหาความแตกต่างจากกระบวนการที่ควรเป็น ระบุจุดและสาเหตุของความล่าช้า รวมถึงชี้ตำแหน่งคอขวดสำคัญได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าการกระทบยอดระหว่างบริษัทบางขั้นตอนใช้เวลานาน มีการปรับปรุงบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) บางบัญชีซ้ำหลายครั้ง หรือการอนุมัติงบการเงินใช้เวลานานเกินไป

ความสามารถนี้ช่วยให้คุณวิเคราะห์ระยะเวลาของกระบวนการได้อย่างละเอียด โดยวัดเวลาของแต่ละกิจกรรมตั้งแต่เริ่มปิดงวดจนถึงปิดงวดเสร็จสิ้น ระบบจะแสดงกิจกรรมที่ใช้เวลาหรือทรัพยากรมากเกินไป เพื่อให้คุณเลือกจุดที่ควรปรับปรุงได้ นอกจากช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแล้ว process mining ยังช่วยตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยค้นหากิจกรรมที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน การบันทึกรายการล่าช้า หรือการปรับปรุงที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งจำเป็นต่อการรักษาความถูกต้องของรายงานและลดความเสี่ยงจากการตรวจสอบ คุณยังเห็นการจัดสรรทรัพยากรได้ชัดเจน และระบุได้ว่าทีมใดมีภาระงานมากเกินไป หรือมีจุดใดที่ควรใช้กำลังคนให้เหมาะสมขึ้นในกระบวนการปิดบัญชี

จุดสำคัญที่ควรปรับปรุงในการปิดบัญชีการเงิน

process mining ช่วยให้คุณปรับปรุงจุดสำคัญหลายด้านในกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการจัดทำรายงาน การปิดงวด และการกระทบยอดบน SAP S/4HANA ได้อย่างมีนัยสำคัญ:

• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การกระทบยอด: ระบุบัญชีงบดุลหรือบัญชีกำไรขาดทุนที่ต้องกระทบยอดหลายครั้งหรือมีรายการปรับปรุงจำนวนมาก วิเคราะห์สาเหตุของความซับซ้อนเหล่านี้เพื่อปรับขั้นตอนและลดงานด้วยมือ
• ลดความซับซ้อนของธุรกรรมระหว่างบริษัท: ระบุคู่บริษัทหรือประเภทธุรกรรมที่ทำให้การกระทบยอดล่าช้าเป็นประจำ เพื่อให้แก้ไขปัญหาได้ตรงจุดและปิดรายการได้เร็วขึ้น
• ปรับปรุงการจัดการรายการบัญชี: ค้นหารูปแบบของรายการบัญชีที่บันทึกล่าช้า เช่น รายการที่บันทึกหลังจัดทำงบทดลองเบื้องต้น แล้วตรวจสอบสาเหตุ เช่น เอกสารล่าช้าหรือการอนุมัติด้วยมือที่ติดคอขวด
• เร่งรอบการตรวจสอบและอนุมัติ: วิเคราะห์ระยะเวลาและลำดับของกิจกรรมตรวจสอบและอนุมัติการกระทบยอดกับงบการเงิน ค้นหาโอกาสในการทำให้การอนุมัติเป็นอัตโนมัติหรือปรับเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้อนุมัติขั้นสุดท้ายได้เร็วขึ้น
• ค้นหาโอกาสในการทำงานอัตโนมัติ: ค้นหางานด้วยมือที่ทำซ้ำและมีปริมาณมากในกระบวนการปิดบัญชี ซึ่งเหมาะกับการใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการด้วยหุ่นยนต์ (RPA) หรือเพิ่มระบบอัตโนมัติใน SAP S/4HANA

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: ประโยชน์ที่วัดผลได้สำหรับทีมการเงิน

เมื่อนำ process mining มาใช้กับกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการจัดทำรายงาน การปิดงวด และการกระทบยอด คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นอย่างชัดเจน:

• ลดระยะเวลาของกระบวนการ: ปิดบัญชีการเงินได้เร็วขึ้น ช่วยให้รายงานทางการเงินออกได้ไวและมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ทันท่วงที คุณจะเห็นแนวทางลดระยะเวลาของกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการจัดทำรายงาน การปิดงวด และการกระทบยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน: ลดงานด้วยมือ ลดการทำงานซ้ำ และเปิดโอกาสให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินใช้เวลากับงานวิเคราะห์ที่สร้างคุณค่าได้มากขึ้น
• ยกระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการความเสี่ยง: เพิ่มความสอดคล้องกับการควบคุมภายในและมาตรฐานการรายงานภายนอก ลดความเสี่ยงจากข้อค้นพบในการตรวจสอบและค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
• เพิ่มความถูกต้องของรายงานทางการเงิน: ลดข้อผิดพลาดและรายการปรับปรุงหลังปิดบัญชี ทำให้งบการเงินเชื่อถือได้มากขึ้น
• ประหยัดต้นทุน: ลดต้นทุนการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการปิดบัญชีการเงิน ด้วยการลดงานด้วยมือและใช้ทรัพยากรได้เหมาะสมขึ้น

เริ่มต้นปรับปรุงกระบวนการ R2R

การเริ่มปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการจัดทำรายงาน การปิดงวด และการกระทบยอดบน SAP S/4HANA ด้วย process mining เป็นแนวทางเชิงกลยุทธ์ที่ให้ประโยชน์เป็นรูปธรรม เมื่อใช้ข้อมูลเป็นหลัก คุณจะเห็นแนวทางเปลี่ยนกระบวนการที่มักสร้างความกดดันและใช้เวลานาน ให้เป็นการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และเป็นไปตามข้อกำหนด คู่มือนี้ช่วยวางกรอบสำหรับเริ่มวิเคราะห์ เพื่อให้คุณระบุคอขวดและนำแนวทางแก้ไขไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ปิดบัญชีการเงินได้เร็วและถูกต้องยิ่งขึ้น.