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Améliorez votre processus Record to Report : clôture de période et rapprochement

Guide en 6 étapes pour optimiser la clôture de période dans SAP S/4HANA.
Améliorez votre processus Record to Report : clôture de période et rapprochement
Record to Report : clôture de période et rapprochement
SAP S/4HANA

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Optimisez la clôture de période Record to Report dans SAP S/4HANA

Notre plateforme repère avec précision les inefficacités et les goulots d’étranglement de vos processus. Elle met en évidence les retards cachés, les boucles de reprise et les activités non standard qui ont une incidence sur vos rapports financiers. En identifiant ces points, vous pouvez optimiser vos opérations, renforcer la conformité et transformer sensiblement votre cycle de clôture.

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Pourquoi optimiser le processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement ?

Le processus Record to Report (R2R) de clôture de période et de rapprochement est au cœur du reporting financier de toute organisation. Dans les environnements complexes, notamment ceux qui utilisent SAP S/4HANA, ce processus essentiel peut devenir une source de difficultés importantes. Les retards, les erreurs manuelles et le manque de visibilité mettent les équipes financières sous pression et nuisent à l’exactitude des états financiers. Ils peuvent aussi entraîner des risques de non-conformité et retarder les décisions de l’entreprise. Même avec un ERP performant comme SAP S/4HANA, des configurations complexes, un volume élevé de transactions et des pratiques différentes selon les utilisateurs peuvent créer des inefficacités que les outils d’analyse traditionnels ne détectent pas. Le coût d’une clôture inefficace ne se limite pas à la main-d’œuvre : il comprend aussi les occasions manquées en raison d’analyses tardives, les pénalités liées au non-respect des exigences et le temps que les spécialistes financiers consacrent à des tâches manuelles plutôt qu’à l’analyse stratégique.

Comment le Process Mining éclaire la clôture de période R2R

Le Process Mining offre une approche particulièrement efficace pour comprendre et améliorer le processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement. À partir des données du journal d’événements directement extraites de SAP S/4HANA, notamment des tables clés BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA et GLT0, il reconstitue le déroulement réel de chaque clôture de période financière. Vous obtenez ainsi une représentation objective, fondée sur les données, de l’exécution du processus. Vous pouvez visualiser le flux de bout en bout, repérer les écarts par rapport au processus prévu, comprendre où et pourquoi les retards surviennent et identifier les principaux goulots d’étranglement. Vous pourriez, par exemple, constater des temps de cycle élevés pour certaines étapes de rapprochement intersociétés, des ajustements répétés sur certains comptes GL ou des délais d’approbation prolongés pour les états financiers.

Cette analyse détaillée des temps de cycle mesure la durée de chaque activité, de l’initiation à la clôture de période jusqu’à son achèvement. Elle met en évidence les activités qui mobilisent trop de temps ou de ressources, afin que vous puissiez les cibler. Au-delà de l’efficacité, le Process Mining contribue à la conformité en détectant les activités non standard, les écritures tardives ou les ajustements non autorisés, autant d’éléments importants pour préserver l’intégrité du reporting et réduire les risques d’audit. Vous comprenez mieux la répartition des ressources et repérez les équipes surchargées ainsi que les capacités qui pourraient être mieux utilisées dans le processus de clôture financière.

Principaux axes d’amélioration de votre clôture financière

Le Process Mining peut contribuer à améliorer plusieurs aspects du processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement dans SAP S/4HANA :

  • Optimiser les flux de rapprochement : repérez les comptes de bilan ou de résultat qui nécessitent souvent plusieurs étapes de rapprochement ou des ajustements importants. Analysez les causes de ces difficultés pour simplifier le processus et réduire le travail manuel.
  • Optimiser les transactions intersociétés : identifiez les paires d’entités ou les types de transactions qui retardent régulièrement les rapprochements, afin de mettre en place des mesures ciblées et d’accélérer leur résolution.
  • Améliorer la gestion des écritures comptables : repérez les tendances liées aux écritures tardives, par exemple celles passées après la première balance de vérification, et recherchez leurs causes, comme des retards de documentation ou des goulots d’étranglement dans les approbations manuelles.
  • Accélérer les cycles de revue et d’approbation : analysez la durée et l’ordre des activités de revue et d’approbation des rapprochements et des états financiers. Repérez les possibilités d’automatiser les approbations ou de revoir les flux de travail pour accélérer la validation finale.
  • Repérer les possibilités d’automatisation : identifiez les tâches manuelles répétitives et volumineuses du processus de clôture qui se prêtent à l’automatisation robotisée des processus (RPA) ou à une automatisation accrue dans SAP S/4HANA.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre fonction financière

En appliquant le Process Mining au processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement, vous pouvez obtenir des résultats concrets :

  • Réduire le temps de cycle : raccourcissez sensiblement la clôture financière pour accélérer le reporting et disposer plus rapidement des informations nécessaires aux décisions stratégiques. Vous découvrirez comment réduire efficacement le temps de cycle du processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement.
  • Améliorer l’efficacité opérationnelle : réduisez le travail manuel et les reprises, afin que vos spécialistes financiers puissent se consacrer davantage à des tâches d’analyse à plus forte valeur ajoutée.
  • Renforcer la conformité et la gestion des risques : améliorez le respect des contrôles internes et des normes de reporting externes, et réduisez les risques de constats d’audit et de pénalités pour non-conformité.
  • Améliorer l’exactitude des rapports financiers : la réduction des erreurs et des ajustements après clôture contribue à produire des états financiers plus fiables.
  • Réduire les coûts : diminuez les coûts opérationnels de la clôture financière en réduisant le travail manuel et en optimisant l’utilisation des ressources.

Premiers pas vers l’optimisation du processus R2R

Optimiser avec le Process Mining votre processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement dans SAP S/4HANA est une démarche stratégique qui peut apporter des bénéfices concrets. En vous appuyant sur les données, vous obtenez la visibilité nécessaire pour transformer un processus souvent stressant et chronophage en une opération efficace, fiable et conforme. Ce guide vous donne un cadre pour commencer votre analyse, repérer les goulots d’étranglement et mettre en œuvre des solutions adaptées afin d’accélérer la clôture financière et d’en améliorer l’exactitude.

Record to Report : clôture de période et rapprochement Clôture financière Fin de période Processus de rapprochement Reporting financier Équipe comptable Gestion de la conformité Réduction du temps de cycle R2R Clôture mensuelle Rapprochement financier Comptabilité

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

La durée excessive de la clôture financière retarde souvent le reporting, ce qui complique les décisions prises au bon moment et peut nuire aux relations avec les investisseurs. Les équipes comptables subissent alors une pression accrue, qui peut les conduire à travailler dans l’urgence et à commettre des erreurs. ProcessMind utilise les journaux d’événements de SAP S/4HANA pour visualiser l’ensemble du processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement. La plateforme repère les activités et les utilisateurs responsables des retards, afin de cibler les améliorations et de réduire le temps de cycle global.

Les comptes nécessitent souvent plusieurs tentatives de rapprochement ou des ajustements, ce qui peut révéler des problèmes de qualité des données ou des processus de revue inefficaces. Ces reprises prennent un temps précieux et détournent les ressources de tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui augmente les coûts opérationnels. ProcessMind analyse l’enchaînement des activités de rapprochement et le nombre d’écritures d’ajustement passées. La plateforme repère les boucles et les étapes répétées dans le processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement de SAP S/4HANA. Elle met en évidence les causes des reprises et vous aide à revoir le processus pour en limiter la répétition.

Sans vue d’ensemble, il est difficile pour la direction de connaître en temps réel l’état de la clôture financière, d’anticiper les retards ou de répartir efficacement les ressources. Cette incertitude peut entraîner des échéances manquées et des interventions de dernière minute. À partir des données SAP S/4HANA, ProcessMind crée un jumeau numérique de bout en bout de votre processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement. Un Dashboard actualisé présente l’avancement des activités, les goulots d’étranglement et la progression globale, pour une meilleure visibilité et un meilleur contrôle.

Certaines catégories de rapprochement ou étapes d’approbation deviennent souvent des points de blocage et retardent toute la clôture de période. Ces goulots d’étranglement peuvent être dus à un manque de ressources, à des flux de travail complexes ou à des décisions tardives, ce qui ralentit le reporting financier. ProcessMind cartographie les activités « Rapprochement examiné et approuvé » et les comptes GL associés dans votre processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement sous SAP S/4HANA. La plateforme indique où surviennent les retards et identifie les utilisateurs, services ou étapes qui en sont responsables.

Un grand nombre d’écritures d’ajustement peut signaler des inexactitudes dans les écritures initiales ou des problèmes repérés tard dans le cycle de clôture. Cela augmente le risque d’erreurs, la probabilité d’un examen approfondi lors d’un audit et le travail manuel, ce qui alourdit le coût de la conformité. ProcessMind quantifie le « Nombre d’ajustements » et en retrace l’origine, en les reliant à des activités précises telles que « Transactions passées » ou « Régularisations et provisions enregistrées » dans votre processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement sous SAP S/4HANA. Vous pouvez ainsi en rechercher les causes et prévenir de futurs écarts.

Les codes société ou les services peuvent suivre des procédures différentes pour la clôture de période et les rapprochements. Il en résulte des incohérences, des risques de non-conformité et des difficultés à harmoniser les bonnes pratiques. Ce manque d’uniformité complique les contrôles internes et le reporting. ProcessMind visualise toutes les variantes du processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement selon les différents attributs « Code société » de vos données SAP S/4HANA. La plateforme met clairement en évidence les écarts par rapport au parcours optimal, ce qui facilite l’harmonisation et la standardisation du processus.

Le non-respect régulier des échéances de reporting financier, internes ou externes, peut entraîner des pénalités, éroder la confiance des parties prenantes et faire manquer des occasions de prendre des décisions stratégiques. La pression pour clôturer rapidement peut également nuire à l’exactitude des rapports. En comparant la « Date d’achèvement cible » à la « Date d’achèvement réelle » de l’activité « États financiers approuvés » dans votre processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement sous SAP S/4HANA, ProcessMind repère les activités à l’origine des retards de soumission. La plateforme vous aide à optimiser les flux de travail pour respecter les échéances.

Le recours important à la collecte et à la saisie manuelles des données pour les rapprochements et les ajustements augmente le risque d’erreur humaine et le temps ainsi que le coût de la clôture de période. Cela ralentit l’ensemble du cycle de reporting. ProcessMind met en évidence les activités telles que « Données sources collectées » ou « Transactions passées » qui précèdent souvent des ajustements manuels. Vous pouvez ainsi repérer les possibilités d’automatisation et de réduction du travail manuel dans le processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement sous SAP S/4HANA. La plateforme révèle également les possibilités d’optimiser la circulation des données.

Pendant les périodes de clôture les plus chargées, certaines équipes ou personnes peuvent être surmenées tandis que d’autres sont sous-utilisées. Il en résulte des goulots d’étranglement et une charge de travail inégalement répartie. Cette situation met les ressources à rude épreuve et peut entraîner épuisement professionnel et retards. ProcessMind relie les attributs « Utilisateur responsable » et « Service » à la durée et au volume des activités du processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement dans SAP S/4HANA. La plateforme visualise la répartition de la charge de travail et repère les possibilités de mieux répartir les ressources et d’équilibrer les charges.

Les rapprochements intersociétés impliquent souvent plusieurs entités et des transactions complexes à faire correspondre. Ils sont donc une source fréquente de retards et d’écarts pendant la clôture de période. Une résolution tardive nuit à l’exactitude du reporting financier consolidé. ProcessMind analyse spécifiquement l’activité « Rapprochement intersociétés effectué » dans le processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement sous SAP S/4HANA. La plateforme repère les paires d’entités ou les types de transactions qui entraînent régulièrement des retards ou des reprises, révélant ainsi les dysfonctionnements du processus.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire la durée totale nécessaire à l’exécution de toutes les activités Record to Report d’une période financière. Un cycle de clôture plus court permet d’accéder plus rapidement aux informations financières, d’accélérer la prise de décision et d’améliorer la réactivité de l’entreprise. Il contribue directement à la capacité de l’organisation à respecter efficacement les échéances de reporting réglementaire et à destination des investisseurs. ProcessMind analyse le processus Record to Report de bout en bout dans SAP S/4HANA, en recensant les activités et leur durée. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement, les délais entre les activités et les chemins critiques, afin de repérer précisément les pertes de temps. En visualisant le flux du processus et les indicateurs de performance de chaque période financière, ProcessMind vous aide à optimiser l’ordre des activités et la répartition des ressources pour réduire sensiblement le temps de cycle, avec une baisse potentielle de 15 à 25 %.

L’objectif est de réduire sensiblement le nombre de rapprochements à refaire en raison d’erreurs, d’incohérences ou d’informations manquantes. Limiter les reprises permet à l’équipe comptable de gagner un temps précieux, d’améliorer l’exactitude des données financières et de réduire la pression pendant la période critique de clôture. Le reporting financier gagne ainsi en fiabilité. ProcessMind analyse les activités de rapprochement dans SAP S/4HANA, cartographie les étapes de l’initiation à l’approbation et repère les parcours qui entraînent des reprises. La plateforme peut identifier les raisons récurrentes des échecs ou des ajustements, par exemple certains comptes GL ou services. En révélant les causes profondes, comme des données sources incomplètes ou des étapes de revue insuffisantes, ProcessMind vous aide à mettre en place des améliorations ciblées pour éviter les reprises et augmenter le taux de réussite dès la première tentative, avec un objectif de réduction de 20 à 30 % de leur volume.

Cet objectif consiste à obtenir une vue d’ensemble transparente et actualisée de l’état de la clôture de période Record to Report. Une visibilité claire permet aux parties prenantes de suivre l’avancement, d’anticiper les retards éventuels et de connaître l’étape du reporting financier pour chaque période. Cette visibilité facilite la gestion et la coordination entre les services. ProcessMind présente une vue dynamique du processus Record to Report et suit l’avancement de chaque période financière à travers toutes les activités définies dans SAP S/4HANA. Ses Dashboards indiquent immédiatement les activités terminées, en cours ou en retard, ainsi que les utilisateurs responsables et les dates d’achèvement réelles comparées aux dates cibles. Les processus de clôture deviennent ainsi transparents et disposent d’une source de référence unique pour le suivi, ce qui améliore la communication.

L’objectif est d’accélérer l’approbation de tous les types de rapprochements, une étape qui constitue souvent un goulot d’étranglement pendant la clôture de période. Des approbations plus rapides permettent de finaliser et de transmettre les données financières plus tôt, raccourcissent le cycle global de clôture et réduisent les retards dans la production des états financiers. ProcessMind analyse le flux de travail d’approbation des rapprochements dans SAP S/4HANA et repère les étapes, personnes ou services à l’origine des retards. La plateforme révèle les différences entre les parcours d’approbation, les réacheminements et les temps d’attente entre les étapes. En mettant en évidence les parcours d’approbation non conformes ou inefficaces, ProcessMind vous aide à revoir le processus, à appliquer des flux de travail cohérents et à réduire les temps de cycle d’approbation jusqu’à 30 %, en éliminant les goulots d’étranglement cachés.

Cet objectif vise à réduire le volume d’écritures comptables passées tard dans le cycle de clôture pour corriger des écritures antérieures ou rapprocher des comptes. Un nombre réduit d’ajustements témoigne d’une meilleure qualité et d’une plus grande exactitude des données tout au long du processus de reporting financier. Cela réduit le travail manuel, facilite les audits et diminue le risque d’erreurs. ProcessMind retrace l’origine des écritures d’ajustement jusqu’aux activités précédentes du processus Record to Report dans SAP S/4HANA. La plateforme repère les tendances, les causes profondes et les comptes GL ou types de transactions qui nécessitent régulièrement des ajustements. En révélant les événements en amont à l’origine de ces corrections, ProcessMind vous aide à prendre des mesures préventives, par exemple améliorer la saisie initiale des données, le traitement des transactions ou les procédures de rapprochement, avec un objectif de réduction de 10 à 20 % des ajustements.

L’objectif est de définir et d’appliquer des procédures cohérentes de clôture de période Record to Report dans toutes les entités, tous les services et toutes les zones géographiques. La standardisation réduit la complexité, garantit le respect des politiques internes et des réglementations externes, et améliore l’efficacité en éliminant les variations à l’origine d’erreurs ou de retards. ProcessMind découvre automatiquement l’exécution réelle des activités de clôture de période Record to Report dans les différentes unités organisationnelles de SAP S/4HANA. La plateforme visualise toutes les variantes du processus et les écarts par rapport au processus standard prévu. En comparant ces variantes, ProcessMind révèle où et pourquoi les procédures diffèrent, afin que les organisations puissent définir et appliquer une norme unique et optimisée, cohérente et conforme dans toute l’entreprise.

Cet objectif vise à respecter systématiquement les échéances de reporting financier internes et externes, tout en garantissant une grande exactitude des rapports produits. Vous évitez ainsi les pénalités, renforcez la confiance des parties prenantes et fournissez à temps des informations financières fiables pour les décisions stratégiques. ProcessMind offre une vue complète du processus Record to Report et compare, dans SAP S/4HANA, les dates d’achèvement réelles aux dates cibles de chaque activité. La plateforme repère les activités ou dépendances qui entraînent régulièrement des retards et des échéances manquées. En analysant les données historiques et en prévoyant les retards éventuels, ProcessMind vous aide à intervenir en amont et à optimiser les calendriers, afin que les états financiers soient produits dans les délais et que leur exactitude soit vérifiée.

L’objectif est de réduire la saisie, l’extraction et la manipulation manuelles des données nécessaires à la clôture de période Record to Report. La réduction du travail manuel limite le risque d’erreur humaine, libère du temps pour des tâches d’analyse et améliore l’efficacité ainsi que l’intégrité des données financières dans SAP S/4HANA. ProcessMind repère les activités du processus Record to Report qui impliquent des manipulations manuelles fréquentes ou excessives. La plateforme identifie les tâches répétitives, les transformations de données effectuées hors de SAP S/4HANA et les ressaisies fréquentes. En quantifiant le travail manuel et en en identifiant les causes, ProcessMind vous aide à cibler les possibilités d’automatisation, d’amélioration des intégrations ou de réorganisation du processus, afin de réduire sensiblement le travail manuel et les erreurs associées.

Cet objectif consiste à utiliser efficacement les ressources humaines tout au long de la clôture de période Record to Report, afin de prévenir l’épuisement professionnel et de doter les activités essentielles des effectifs nécessaires. Une répartition adaptée permet de mieux équilibrer la charge de travail, de réduire les heures supplémentaires et de rendre la clôture plus régulière et soutenable pour l’équipe financière. ProcessMind fournit des analyses sur la performance des ressources et la répartition de la charge de travail pour toutes les activités Record to Report dans SAP S/4HANA. La plateforme met en évidence les ressources surchargées ou sous-utilisées, ainsi que les utilisateurs qui provoquent régulièrement des goulots d’étranglement ou des retards. En comprenant la participation et la performance réelles des ressources à chaque période financière, vous pouvez prendre des décisions fondées sur les données pour réaffecter les tâches, équilibrer les charges et former efficacement les équipes, afin d’améliorer l’efficacité et la satisfaction du personnel.

L’objectif est de simplifier et d’accélérer le rapprochement des transactions entre les différentes entités d’un même groupe. L’optimisation de ce processus complexe réduit les écarts et le travail manuel, tout en garantissant l’exactitude des états financiers consolidés, un enjeu important pour les grandes organisations qui utilisent SAP S/4HANA Group Reporting. ProcessMind visualise l’ensemble du flux de travail de rapprochement intersociétés et identifie les étapes, les participants et les dépendances. La plateforme révèle les causes fréquentes d’échec, les retards de mise en correspondance et les écarts récurrents dans le processus Record to Report. En analysant le flux des transactions intersociétés et les activités de rapprochement, ProcessMind fournit des éléments concrets pour automatiser la mise en correspondance, améliorer la qualité des données à la source et appliquer les bonnes pratiques. Vous pouvez ainsi réduire jusqu’à 25 % la complexité et le temps consacré aux rapprochements intersociétés.

Les 6 étapes de la clôture de période et du rapprochement R2R

1

Télécharger le modèle
2

Exporter vos données
3

Importer votre jeu de données
4

Analyser votre processus
5

Mettre en œuvre les améliorations
6

Suivre votre processus
1

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Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré pour vos données Record to Report de SAP S/4HANA. Il vous aide à structurer correctement vos données pour l’analyse.

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Pourquoi est-ce important ?

Une structure de données adaptée dès le départ est essentielle pour obtenir une analyse précise des processus, éviter les problèmes courants d’importation et accélérer votre démarche.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, spécialement conçu pour vos données de clôture de période R2R dans SAP S/4HANA.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les goulots d’étranglement de la clôture de période dans SAP S/4HANA

ProcessMind révèle le déroulement réel de votre clôture de période Record to Report. Visualisez les inefficacités et les goulots d’étranglement cachés pour optimiser vos rapports financiers et renforcer la conformité.
  • Visualisez les flux réels du processus de clôture R2R
  • Repérez les inefficacités dans les tâches de rapprochement
  • Identifiez les risques de conformité et les écarts du processus
  • Réduisez les temps de cycle pour produire vos rapports financiers plus rapidement
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Les résultats obtenus par les organisations dans le processus Record to Report

Ces résultats illustrent les améliorations concrètes en matière d’efficacité, de conformité et de rapidité que les organisations obtiennent généralement en appliquant le Process Mining aux données de leurs périodes financières. Dans SAP S/4HANA, nous repérons les goulots d’étranglement et optimisons les processus de rapprochement et de clôture pour atteindre ces résultats.

0 %
Réduire la durée du cycle de clôture

Réduction moyenne de la durée de clôture périodique

Optimisez votre processus Record to Report pour réduire sensiblement le temps nécessaire à la clôture des périodes financières et améliorer l’efficacité opérationnelle.
0 %
Moins de reprises lors des rapprochements

Réduction des reprises liées aux rapprochements

Repérez et éliminez les causes profondes des erreurs de rapprochement. Vous réduirez ainsi le nombre de rapprochements à reprendre ou à ajuster, tout en économisant du temps et des ressources.
0 %
Moins d’ajustements manuels

Réduction du nombre d’écritures d’ajustement

En repérant les inefficacités du processus à l’origine des erreurs, les organisations peuvent réduire sensiblement le nombre d’écritures d’ajustement manuelles, améliorer la qualité des données et faciliter les audits.
0 %
Des approbations plus rapides

Des cycles d’approbation des rapprochements plus courts

Repérez les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation des rapprochements pour accélérer sensiblement leur examen et leur approbation finale, et ainsi raccourcir l’ensemble du processus de clôture.
0 %
Meilleur respect des procédures

Meilleure application des procédures standard

Repérez les écarts du processus et veillez à ce que les activités de clôture périodique suivent systématiquement les procédures opérationnelles standard établies et optimisées. Vous réduirez ainsi les risques et améliorerez la prévisibilité.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l’analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du cycle de reporting financier, par exemple « 2023-12 » pour décembre 2023. Il sert de cas pour le processus de clôture de fin de période.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant de cas essentiel définit le périmètre de l’analyse. Il permet de comparer les performances de clôture périodique dans le temps et de repérer les tendances ou les problèmes récurrents.

Horodatage indiquant le moment où une activité a été achevée.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de calculer la durée de traitement des activités, ce qui est essentiel pour repérer les goulots d’étranglement et analyser l’efficacité.

Identifiant de l’utilisateur qui a exécuté l’activité ou qui est responsable de la tâche.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut relie les activités du processus aux personnes qui les ont effectuées. Il permet d’analyser la charge de travail, d’optimiser les ressources et de gérer les performances.

Identifiant unique d’une entité juridique ou d’une société au sein de l’organisation SAP.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit un contexte organisationnel essentiel pour comparer les processus entre différentes entités juridiques, repérer les écarts et mettre en évidence les bonnes pratiques.

Identifiant d’un compte précis dans le grand livre.

Pourquoi est-ce important ?

Relie les activités du processus à des comptes financiers précis, ce qui permet d’analyser en détail les rapprochements et les écritures comptables afin d’identifier les causes profondes des problèmes.

Identifiant unique d’un document financier, par exemple une écriture comptable.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit une référence directe à l’opération correspondante dans SAP, ce qui facilite l’accès aux détails et l’audit à partir du modèle de processus.

Statut d’une activité de rapprochement de compte, par exemple « Ouvert », « En cours » ou « Approuvé ».

Pourquoi est-ce important ?

Suit l’avancement et le résultat des tâches de rapprochement, ce qui permet de repérer les retouches, de mesurer les taux d’approbation et d’analyser les goulots d’étranglement.

Date prévue ou date limite pour achever une activité importante, comme la production des états financiers.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’évaluer le respect des échéances et d’améliorer le taux d’achèvement dans les délais des activités importantes de clôture.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement marque le début de la période financière, lorsque les périodes comptables sont ouvertes à l’enregistrement des opérations. Il s’agit d’une modification de configuration explicite, consignée dans SAP et effectuée par un administrateur financier, qui autorise les écritures comptables pour la nouvelle période.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue l’événement de début principal du processus de clôture de fin de période. Elle permet de mesurer précisément le temps de cycle total et fournit un point de départ clair pour l’analyse du processus.

Cette activité marque le début du rapprochement des opérations entre différents codes société d’un même groupe. Elle est souvent lancée par l’exécution d’un traitement de rapprochement ou la création d’un nouveau dossier de rapprochement dans l’outil ICMR de SAP.

Pourquoi est-ce important ?

Le rapprochement intersociétés est souvent complexe et long. L’analyse de sa durée et de son déroulement est importante pour optimiser la clôture du groupe et garantir l’exactitude des états financiers consolidés.

Cet événement marque le début du processus manuel ou semi-automatisé de justification des soldes des comptes du grand livre. Il est déduit du passage du statut d’un rapprochement de « Nouveau » à « En cours », ou de la consignation de la première action du préparateur.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé permet de comprendre la durée et les efforts nécessaires à la justification des soldes du bilan. Elle aide à repérer les comptes ou les services qui commencent leurs rapprochements tardivement.

Cet événement correspond à une écriture comptable corrective passée après les premiers rapprochements, généralement pour corriger les écarts repérés lors de la révision. Il s’agit d’une opération explicite comptabilisée dans le grand livre.

Pourquoi est-ce important ?

Un nombre élevé d’écritures d’ajustement indique souvent une qualité insuffisante dès la première exécution des processus en amont ou des rapprochements. Leur analyse est essentielle pour repérer les causes profondes des erreurs et réduire les reprises.

Cette activité marque l’approbation finale du rapprochement d’un compte du grand livre. Elle confirme que le solde est justifié et que les problèmes éventuels ont été résolus. Elle est déduite du passage au statut « Approuvé » dans un outil de rapprochement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin d’une activité de contrôle importante. Le suivi des délais d’approbation aide à repérer les goulots d’étranglement lors de la révision et permet de mesurer les reprises ainsi que le taux de réussite dès la première exécution.

Cette activité marque la création des états financiers officiels, comme le bilan et le compte de résultat. Elle représente l’aboutissement des processus de comptabilité et de consolidation de fin de période.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante du cycle Record to Report doit être réalisée dans les délais pour respecter les échéances de reporting et fournir des informations à temps aux parties prenantes.

Cette dernière activité du cycle consiste à clôturer officiellement la période comptable afin d’empêcher toute nouvelle opération. Elle garantit l’intégrité des données utilisées dans les rapports financiers définitifs.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue l’événement de fin du processus. Elle est indispensable au calcul du temps de cycle total de clôture périodique et à l’analyse des tendances d’achèvement du processus.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining s’appuie sur les données réelles du journal d’événements de votre système SAP S/4HANA pour reconstituer et visualiser l’ensemble du processus Record to Report, de clôture périodique et de rapprochement. Vous voyez ainsi comment les processus se déroulent réellement, et pouvez repérer les inefficacités cachées, les goulots d’étranglement et les écarts par rapport aux procédures standard.

Le Process Mining aide à traiter des problèmes courants : clôtures financières trop longues, reprises excessives lors des rapprochements et manque de visibilité sur l’avancement de la clôture. Il repère les causes profondes des goulots d’étranglement dans les approbations, réduit le nombre d’écritures d’ajustement et aide à standardiser les procédures de clôture entre les entités.

Pour commencer, nous avons généralement besoin des données du journal d’événements relatives aux écritures financières, aux rapprochements, aux écritures comptables et aux flux de travail d’approbation dans SAP S/4HANA. Les principaux éléments comprennent la description des activités, les horodatages et les identifiants de cas, comme la période financière.

Après l’extraction des données et la configuration initiale, vous pouvez souvent consulter les premières analyses et visualisations du processus en quelques semaines. Le délai dépend de la disponibilité et de la complexité des données, mais un projet pilote peut rapidement mettre en évidence les principaux axes d’amélioration.

La principale exigence technique est de disposer d’un accès sécurisé à votre système SAP S/4HANA pour en extraire les données, généralement au moyen de connecteurs standard ou d’API. Aucune modification directe de votre système SAP n’est nécessaire : les outils de Process Mining analysent les données historiques extraites.

Oui. En visualisant le déroulement réel des activités de clôture dans les différentes entités, le Process Mining met en évidence les incohérences et les écarts. Cette analyse objective vous aide à repérer les bonnes pratiques et à appliquer des procédures standardisées, afin de réduire les variations et d’améliorer la conformité.

Le Process Mining suit chaque étape du flux de travail d’approbation des rapprochements et enregistre l’horodatage de chaque activité. Il visualise ensuite les parcours et repère les étapes où les approbations prennent régulièrement du retard, en mettant en évidence les utilisateurs, les équipes ou les étapes système concernés.

La première étape consiste généralement à organiser un atelier de découverte pour comprendre votre processus R2R actuel, ses principaux enjeux et les sources de données disponibles dans SAP S/4HANA. Cela permet de définir le périmètre de l’analyse et de choisir les domaines où commencer pour obtenir les effets les plus importants.

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