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Améliorez votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la clôture de période dans SAP S/4HANA.
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Record to Report - Clôture de période et rapprochement
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Optimiser la clôture de période Record to Report dans SAP S/4HANA

Notre plateforme identifie précisément les inefficacités et les goulots d’étranglement de vos processus. Elle révèle les retards cachés, les boucles de reprise et les activités non standard qui affectent vos reportings financiers. En mettant ces points en évidence, vous pouvez optimiser vos opérations, renforcer la conformité et transformer sensiblement votre cycle de clôture.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Record to Report, clôture de période et rapprochement ?

Le processus Record to Report, R2R, de clôture de période et de rapprochement constitue le socle du reporting financier de toute organisation. Dans les environnements complexes, notamment ceux qui utilisent SAP S/4HANA, ce processus important peut devenir une source de difficultés majeures. Les retards, les erreurs manuelles et le manque de transparence pèsent non seulement sur vos équipes financières, mais affectent également la précision de vos états financiers, avec des risques potentiels pour la conformité et des décisions métier retardées. Même avec un ERP performant tel que SAP S/4HANA, des configurations complexes, un volume élevé de transactions et des comportements utilisateurs variés peuvent créer des inefficacités que les outils analytiques traditionnels ne détectent pas. Le coût d’une clôture inefficace ne se limite pas à la main-d’œuvre directe. Il comprend aussi les occasions manquées en raison d’analyses tardives, les pénalités liées au non-respect des exigences et le coût d’opportunité associé au temps que les professionnels de la finance consacrent à des tâches manuelles plutôt qu’à l’analyse stratégique.

Comment le Process Mining éclaire votre clôture R2R

Le Process Mining offre une approche particulièrement efficace pour comprendre et améliorer votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. En utilisant directement les données du journal d’événements de votre système SAP S/4HANA, notamment les tables clés BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA et GLT0, le Process Mining reconstitue le parcours exact de chaque clôture de période financière. Vous obtenez ainsi une vision objective, fondée sur les données, de l’exécution réelle du processus. Vous pouvez cartographier visuellement le flux de bout en bout, révéler les écarts par rapport au processus idéal, identifier les causes et les lieux des retards, et repérer les goulots d’étranglement importants. Vous pourriez, par exemple, découvrir des temps de cycle élevés lors de certaines étapes de rapprochement interentreprises, des ajustements répétés pour certains comptes GL ou des processus d’approbation prolongés pour les états financiers.

Cette capacité permet d’effectuer une analyse détaillée des temps de cycle, en mesurant la durée de chaque activité, de Period Close Initiated à Period Close Completed. Elle met en évidence les activités qui consomment trop de temps ou de ressources, afin de cibler les actions d’optimisation. Au-delà de l’efficacité, le Process Mining contribue à la conformité en détectant les activités non standard, les écritures tardives ou les ajustements non autorisés, qui sont essentiels au maintien de l’intégrité du reporting et à la réduction des risques d’audit. Vous obtenez une vision claire de l’affectation des ressources, en identifiant les équipes surchargées et les capacités qui pourraient être mieux utilisées dans votre processus de clôture financière.

Principaux domaines d’amélioration de votre clôture financière

Le Process Mining permet d’améliorer considérablement plusieurs domaines importants de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans SAP S/4HANA :

  • Optimiser les flux de travail de rapprochement : identifiez les comptes de bilan ou de résultat qui nécessitent fréquemment plusieurs étapes de rapprochement ou des ajustements importants. Analysez les causes profondes de cette complexité afin de simplifier le processus et de réduire les efforts manuels.
  • Simplifier les transactions interentreprises : repérez les paires d’entités interentreprises ou les types de transactions qui provoquent régulièrement des retards de rapprochement, afin de mettre en place des interventions ciblées et d’accélérer leur résolution.
  • Améliorer la gestion des écritures comptables : repérez les tendances liées aux écritures tardives, par exemple celles enregistrées après la balance de vérification initiale, et recherchez leurs causes, telles que des retards de documentation ou des goulots d’étranglement dans les approbations manuelles.
  • Accélérer les cycles de revue et d’approbation : analysez la durée et l’ordre des activités de revue et d’approbation des rapprochements et des états financiers. Identifiez les possibilités d’automatiser les approbations ou de réorganiser les flux de travail afin d’accélérer la validation finale.
  • Identifier les possibilités d’automatisation : repérez les tâches manuelles répétitives et volumineuses du processus de clôture qui se prêtent à l’automatisation robotisée des processus, RPA, ou à une automatisation renforcée directement dans SAP S/4HANA.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre fonction finance

En appliquant le Process Mining à votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement, vous pouvez obtenir des résultats significatifs :

  • Réduire le temps de cycle : raccourcissez considérablement la clôture financière afin d’accélérer le reporting et de fournir plus rapidement les analyses nécessaires aux décisions stratégiques. Vous apprendrez à réduire efficacement le temps de cycle du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement.
  • Accroître l’efficacité opérationnelle : réduisez les efforts manuels et les reprises, et permettez à vos professionnels de la finance de se consacrer à des tâches analytiques à plus forte valeur.
  • Renforcer la conformité et la gestion des risques : améliorez le respect des contrôles internes et des normes de reporting externe, tout en réduisant le risque de constats d’audit et de pénalités pour non-conformité.
  • Améliorer la précision des rapports financiers : la diminution des erreurs et des ajustements postérieurs à la clôture produit des états financiers plus fiables.
  • Réduire les coûts : diminuez les coûts opérationnels liés à la clôture financière grâce à la réduction du travail manuel et à une meilleure utilisation des ressources.

Commencer à optimiser le processus R2R

Optimiser votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans SAP S/4HANA avec le Process Mining constitue une décision stratégique aux bénéfices concrets. En adoptant une approche fondée sur les données, vous obtenez la clarté nécessaire pour transformer un processus souvent stressant et chronophage en une opération efficace, fiable et conforme. Ce guide vous fournit le cadre nécessaire pour commencer votre analyse et vous aide à identifier les goulots d’étranglement et à mettre en œuvre des solutions efficaces pour accélérer et fiabiliser votre clôture financière.

Record to Report - Clôture de période et rapprochement Clôture financière Fin de période Processus de rapprochement Reporting financier Équipe comptable Gestion de la conformité Réduction du temps de cycle R2R Clôture mensuelle Rapprochement financier Comptabilité

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

La durée excessive de la clôture d’une période financière retarde souvent le reporting financier, ce qui complique les décisions prises au bon moment et peut nuire aux relations avec les investisseurs. Les équipes comptables subissent une pression accrue et peuvent être contraintes de travailler dans l’urgence, avec un risque d’erreur plus élevé. ProcessMind utilise les journaux d’événements de SAP S/4HANA pour visualiser l’ensemble du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. La plateforme identifie précisément les activités et les utilisateurs responsables des retards, afin de cibler les améliorations et de réduire le délai global du cycle.

Les comptes nécessitent fréquemment plusieurs tentatives de rapprochement ou des ajustements, ce qui révèle des problèmes sous-jacents de qualité des données ou des processus de revue inefficaces. Ces reprises mobilisent un temps précieux et détournent les ressources de tâches à plus forte valeur, ce qui augmente les coûts opérationnels. ProcessMind analyse la séquence des activités de rapprochement ainsi que le nombre d’Adjusting Journal Entries Posted. La plateforme identifie les boucles et les étapes répétées du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans SAP S/4HANA. Elle révèle les causes des reprises et permet de repenser le processus afin de limiter les répétitions.

Sans vue d’ensemble, la direction peine à comprendre l’état réel de la clôture financière et à anticiper les retards ou à affecter efficacement les ressources. Cette incertitude peut entraîner des échéances manquées et une mobilisation précipitée des équipes au dernier moment. ProcessMind construit un jumeau numérique de bout en bout de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement à partir des données SAP S/4HANA. La plateforme fournit un Dashboard actualisé présentant l’avancement des activités, les goulots d’étranglement et la progression globale, pour une meilleure visibilité et un meilleur contrôle.

Certaines catégories de rapprochement ou étapes d’approbation deviennent souvent des points de blocage et retardent l’ensemble de la clôture de période. Ces goulots d’étranglement peuvent être dus à un manque de ressources, à des flux de travail complexes ou à une prise de décision lente, ce qui affecte la rapidité du reporting financier. ProcessMind cartographie le flux des activités « Reconciliation Reviewed & Approved » et des comptes GL associés dans votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement sous SAP S/4HANA. La solution met en évidence les lieux des retards et identifie précisément les utilisateurs, services ou étapes responsables du ralentissement.

Un nombre élevé d’écritures comptables d’ajustement peut révéler des inexactitudes dans les écritures initiales ou des problèmes détectés tardivement dans le cycle de clôture. Cela augmente le risque d’erreur, l’attention portée par les auditeurs et le travail manuel supplémentaire, ce qui accroît le coût de la Conformité. ProcessMind quantifie le « Number of Adjustments » et en retrace l’origine, en les reliant aux activités « Transactions Posted » ou « Accruals & Provisions Recorded » de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans SAP S/4HANA. Vous pouvez ainsi identifier les causes profondes et prévenir les écarts futurs.

Les différents codes société ou services peuvent appliquer des processus distincts pour la clôture de période et le rapprochement, ce qui entraîne des incohérences, des risques de non-Conformité et des difficultés à standardiser les bonnes pratiques. Cette absence d’uniformité complique les contrôles internes et le reporting. ProcessMind visualise toutes les variantes du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement à partir des différents attributs « Company Code » de vos données SAP S/4HANA. La plateforme montre clairement les écarts par rapport au parcours optimal, afin de soutenir l’harmonisation et la standardisation du processus.

Le non-respect régulier des échéances internes et externes de reporting financier peut entraîner des pénalités, une perte de confiance des parties prenantes et des occasions manquées en matière de décisions stratégiques. La pression exercée pour clôturer rapidement peut également compromettre la précision. En comparant « Target Completion Date » et « Actual Completion Date » pour « Financial Statements Approved » dans votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement sous SAP S/4HANA, ProcessMind identifie les activités qui contribuent aux soumissions tardives. La solution aide à optimiser les flux de travail afin de garantir le respect des échéances et des exigences de conformité.

Le recours intensif à la collecte et à la saisie manuelles des données pour les rapprochements et les ajustements augmente le risque d’erreur humaine et le temps ainsi que le coût associés à la clôture. Il ralentit l’ensemble du cycle de reporting. ProcessMind met en évidence les activités telles que « Source Data Collected » ou « Transactions Posted » qui précèdent fréquemment des ajustements manuels, afin d’identifier les domaines où l’automatisation pourrait réduire le travail manuel dans le processus Record to Report, clôture de période et rapprochement sous SAP S/4HANA. La plateforme révèle les possibilités d’optimisation du flux de données.

Pendant les périodes de clôture intense, certaines équipes ou personnes peuvent être surchargées tandis que d’autres sont sous-utilisées. Il en résulte des goulots d’étranglement et une répartition inégale de la charge de travail. Cette inefficacité met les ressources sous pression et peut provoquer un épuisement professionnel ainsi que des retards. ProcessMind associe les attributs « Responsible User » et « Department » à la durée et au volume des activités du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans SAP S/4HANA. La plateforme visualise la répartition de la charge et identifie les possibilités d’améliorer l’allocation des ressources et l’équilibrage des charges.

Les rapprochements intersociétés impliquent souvent plusieurs entités et une mise en correspondance complexe des transactions. Ils constituent donc une source fréquente de retards et d’écarts pendant la clôture. Une résolution tardive nuit à l’exactitude du reporting financier consolidé. ProcessMind analyse spécifiquement l’activité « Intercompany Reconciliation Performed » du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans SAP S/4HANA. La plateforme identifie les associations intersociétés ou les types de transactions qui provoquent régulièrement des retards ou des reprises, révélant ainsi les ruptures du processus.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à raccourcir la durée totale nécessaire à l’exécution de toutes les activités Record to Report d’une période financière. Un cycle de clôture plus court permet d’accéder plus rapidement aux analyses financières, d’accélérer les décisions et d’améliorer l’agilité de l’entreprise. Il influe directement sur la capacité de l’organisation à respecter efficacement les échéances de reporting destinées aux investisseurs et aux autorités. ProcessMind analyse le processus Record to Report de bout en bout dans SAP S/4HANA, en identifiant toutes les activités et leur durée. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement, les délais entre les activités et les chemins critiques, afin de localiser précisément les pertes de temps. En visualisant le flux du processus et les indicateurs de performance de chaque période financière, ProcessMind aide à optimiser l’ordre des activités et l’allocation des ressources pour réduire sensiblement le délai de cycle, potentiellement de 15 à 25 %.

L’objectif est de diminuer sensiblement le nombre de rapprochements à refaire en raison d’erreurs, d’incohérences ou d’informations manquantes. La réduction des reprises permet non seulement à l’équipe comptable de gagner un temps précieux, mais aussi d’améliorer l’exactitude des données financières et de réduire la pression pendant la période de clôture. Le processus de reporting financier devient ainsi plus fiable. ProcessMind examine les activités de rapprochement dans SAP S/4HANA, cartographie toutes les étapes, de l’initiation à l’approbation, et identifie les parcours de déviation qui conduisent aux reprises. La plateforme peut repérer les raisons récurrentes des échecs ou des ajustements, notamment certains comptes GL ou services. En révélant les causes profondes, comme des données sources incomplètes ou des étapes de revue insuffisantes, ProcessMind permet de mettre en place des améliorations ciblées, de prévenir les reprises et d’augmenter le taux de réussite dès la première exécution, avec un objectif de réduction de 20 à 30 % du volume des reprises.

Cet objectif consiste à créer une vue transparente et actualisée de l’état global de la clôture Record to Report. Une visibilité claire permet aux parties prenantes de suivre l’avancement, d’identifier rapidement les retards possibles et de connaître l’étape actuelle du reporting financier pour chaque période. Cette visibilité facilite la gestion et la coordination entre les services. ProcessMind propose une vue dynamique du processus Record to Report et suit la progression de chaque période financière à travers toutes les activités définies dans SAP S/4HANA. Les Dashboards indiquent immédiatement les activités terminées, en cours ou en retard, ainsi que les utilisateurs responsables et les dates d’achèvement réelles comparées aux dates cibles. Cette capacité transforme les processus de clôture peu transparents en opérations entièrement visibles, avec une source de référence unique pour le suivi de la clôture et une meilleure communication.

L’objectif est d’accélérer l’étape d’approbation pour tous les types de rapprochements, qui constitue souvent un goulot d’étranglement du processus de clôture de période. Des approbations plus rapides permettent de finaliser les données financières et de les faire progresser plus rapidement, ce qui raccourcit directement le cycle global de clôture et réduit les retards dans la génération des états financiers. ProcessMind analyse le flux de travail des approbations de rapprochement dans SAP S/4HANA et identifie les étapes, personnes ou services qui provoquent des retards. La solution révèle les variations des parcours d’approbation, les réorientations et les temps d’attente entre les étapes. En mettant en évidence les parcours d’approbation non conformes ou inefficaces, ProcessMind aide à repenser les processus d’approbation, à faire respecter des flux de travail cohérents et à réduire les temps de cycle d’approbation jusqu’à 30 %, en supprimant les goulots d’étranglement cachés.

Cet objectif vise à réduire le volume des écritures comptables enregistrées tardivement dans le cycle de clôture pour corriger des écritures antérieures ou rapprocher des comptes. Un nombre inférieur d’ajustements témoigne d’une meilleure qualité et d’une plus grande exactitude des données tout au long du processus de reporting financier. Il réduit le travail manuel, améliore la traçabilité pour l’audit et diminue le risque d’erreur. ProcessMind retrace l’origine des écritures comptables d’ajustement jusqu’aux activités précédentes du processus Record to Report dans SAP S/4HANA. La plateforme identifie les tendances, les causes profondes et les comptes GL ou types de transactions qui nécessitent régulièrement des ajustements. En révélant les événements en amont qui conduisent à ces corrections, ProcessMind permet de prendre des mesures préventives, comme améliorer la saisie initiale, renforcer le traitement des transactions ou affiner les procédures de rapprochement, avec un objectif de réduction de 10 à 20 % des ajustements.

L’objectif est d’établir et d’appliquer des procédures cohérentes de clôture Record to Report dans toutes les entités, tous les services et tous les sites géographiques. La standardisation réduit la complexité, garantit le respect des politiques internes et des réglementations externes et améliore l’efficacité du processus en supprimant les variations à l’origine d’erreurs ou de retards. ProcessMind découvre automatiquement l’exécution réelle des activités de clôture Record to Report dans les différentes unités organisationnelles de SAP S/4HANA. La plateforme met visuellement en évidence toutes les variantes du processus et les écarts par rapport au processus standard attendu. En comparant ces variantes, ProcessMind révèle où et pourquoi les procédures diffèrent, afin de permettre aux organisations de définir et d’appliquer un standard unique et optimisé, garantissant ainsi la cohérence et la Conformité dans toute l’entreprise.

Cet objectif vise à respecter systématiquement les échéances de reporting financier internes et externes, tout en garantissant le plus haut niveau d’exactitude des rapports produits. Vous évitez ainsi les pénalités, renforcez la confiance des parties prenantes et fournissez des informations financières fiables au moment opportun pour les décisions stratégiques. ProcessMind offre une vue complète du processus Record to Report et compare les dates d’achèvement réelles aux dates cibles pour chaque activité dans SAP S/4HANA. La plateforme identifie les activités ou dépendances qui provoquent régulièrement des retards et entraînent le non-respect des échéances. En analysant les données historiques et en prévoyant les retards potentiels, ProcessMind aide à mettre en place des mesures préventives et à optimiser les calendriers, afin que les états financiers soient produits à temps et que leur exactitude soit vérifiée.

L’objectif est de réduire la saisie, l’extraction et la manipulation manuelles des données nécessaires pendant la clôture de période Record to Report. La diminution du travail manuel réduit le risque d’erreur humaine, libère du temps pour des activités d’analyse et améliore l’efficacité ainsi que l’intégrité des données financières dans SAP S/4HANA. ProcessMind identifie les activités du processus Record to Report où la gestion manuelle des données est fréquente ou excessive. La plateforme repère les tâches répétitives, les transformations de données effectuées en dehors de SAP S/4HANA et les points de ressaisie récurrents. En quantifiant le travail manuel et en identifiant ses causes profondes, ProcessMind aide à cibler les possibilités d’automatisation, d’amélioration des intégrations ou de refonte du processus, ce qui réduit sensiblement le travail manuel et les erreurs associées.

Cet objectif consiste à utiliser efficacement les ressources humaines tout au long de la clôture de période Record to Report, afin de prévenir l’épuisement professionnel et de garantir une couverture suffisante des activités essentielles. Une allocation optimale permet de mieux répartir la charge, de réduire les coûts liés aux heures supplémentaires et de rendre la clôture plus régulière et plus durable pour l’équipe financière. ProcessMind fournit une analyse de la performance des ressources et de la répartition de la charge pour toutes les activités Record to Report dans SAP S/4HANA. La plateforme met en évidence les ressources suraffectées ou sous-utilisées, ainsi que les utilisateurs qui provoquent régulièrement des goulots d’étranglement ou des retards. En comprenant l’implication réelle et la performance des ressources pour chaque période financière, ProcessMind permet de prendre des décisions fondées sur les données, de réaffecter les tâches, d’équilibrer les charges et de former efficacement les équipes, pour une meilleure efficacité et une plus grande satisfaction des collaborateurs.

L’objectif est de simplifier et d’accélérer le rapprochement des transactions entre différentes entités d’un même groupe. La simplification de ce processus complexe réduit les écarts, limite les efforts manuels et garantit des états financiers consolidés précis, ce qui est important pour les grandes organisations qui utilisent SAP S/4HANA Group Reporting. ProcessMind visualise l’ensemble du flux de travail de rapprochement interentreprises et identifie toutes les étapes, les participants et les dépendances. La solution révèle les points de défaillance fréquents, les retards de mise en correspondance et les écarts récurrents du processus Record to Report. En analysant le flux des transactions interentreprises et les activités réalisées pour les rapprocher, ProcessMind fournit des analyses concrètes pour automatiser la mise en correspondance, améliorer la qualité des données à la source et faire respecter les bonnes pratiques. Vous pouvez ainsi réduire jusqu’à 25 % la complexité et le temps consacrés aux rapprochements interentreprises.

Le parcours en 6 étapes pour la clôture de période et le rapprochement R2R

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Surveillez votre processus
1

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Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré conçu pour vos données Record to Report issues de SAP S/4HANA. Ce modèle garantit une structure de données adaptée à l’analyse.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation de la bonne structure de données dès le départ est essentielle pour obtenir une analyse exacte du processus, éviter les problèmes courants d’importation et accélérer votre démarche.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, spécialement formaté pour vos données R2R de clôture de période dans SAP S/4HANA.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Identifiez les goulots d’étranglement de la clôture de période dans SAP S/4HANA

ProcessMind révèle le déroulement réel de votre clôture de période Record to Report. Visualisez les inefficacités et les goulots d’étranglement cachés afin d’optimiser vos reportings financiers et de renforcer la conformité.
  • Visualisez les flux réels du processus de clôture R2R
  • Identifiez précisément les inefficacités des tâches de rapprochement
  • Identifiez les risques de non-conformité et les écarts de processus
  • Réduisez les durées de cycle pour accélérer la production des rapports financiers
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Ce que les organisations obtiennent avec Record to Report

Ces résultats correspondent aux améliorations concrètes généralement obtenues en matière d’efficacité, de conformité et de rapidité lorsque les organisations appliquent le Process Mining à leurs données de clôture financière. Nous identifions les goulots d’étranglement et optimisons les processus de rapprochement et de clôture dans SAP S/4HANA pour obtenir ces résultats.

0 %
Cycle de clôture plus rapide

Réduction moyenne de la durée de la clôture périodique

Optimisez votre processus Record to Report afin de réduire sensiblement le temps total nécessaire à la clôture des périodes financières et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
0 %
Moins de reprises lors des rapprochements

Réduction des activités de reprise liées aux rapprochements

Identifiez et éliminez les causes profondes des erreurs de rapprochement afin de réduire le nombre de rapprochements à relancer ou à ajuster, tout en économisant du temps et des ressources.
0 %
Moins d’ajustements manuels

Réduction des écritures d’ajustement

En mettant au jour les inefficacités qui entraînent des erreurs, les organisations peuvent réduire sensiblement le volume des écritures d’ajustement manuelles et améliorer la qualité ainsi que l’auditabilité des données.
0 %
Des délais d’approbation plus courts

Cycles d’approbation des rapprochements plus rapides

Identifiez les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation des rapprochements afin d’accélérer considérablement les contrôles et l’approbation finale, et de réduire la durée de l’ensemble du processus de clôture.
0 %
Meilleure conformité du processus

Meilleur respect des procédures standard

Analysez les écarts du processus et veillez à ce que vos activités de clôture périodique suivent systématiquement des procédures opérationnelles standard établies et optimisées. Vous réduisez ainsi les risques et améliorez la prévisibilité.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez l’analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du cycle de reporting financier, tel que « 2023-12 » pour décembre 2023, qui sert de cas pour le processus de clôture de fin de période.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui structure l’analyse, permet de comparer les performances de clôture périodique dans le temps et d’identifier les tendances ou les problèmes récurrents.

Horodatage indiquant le moment où une activité a été terminée.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer la durée des activités, ou Processing Time, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement et analyser l’efficacité.

Identifiant de l’utilisateur qui a exécuté l’activité ou qui est responsable de la tâche.

Pourquoi c’est important

Relie les activités du processus aux personnes qui les ont réalisées, ce qui permet d’analyser la charge, d’optimiser les ressources et de piloter la performance.

Identifiant unique d’une entité juridique ou d’une société au sein de l’organisation SAP.

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte organisationnel essentiel, qui permet de comparer les processus entre différentes entités juridiques afin d’identifier les écarts et les meilleures pratiques.

Identifiant d’un compte donné dans le grand livre général.

Pourquoi c’est important

Relie les activités du processus à des comptes financiers précis, ce qui permet d’analyser en détail les rapprochements et les écritures comptables afin d’identifier les causes profondes des problèmes.

Identifiant unique d’un document financier, tel qu’une écriture comptable.

Pourquoi c’est important

Fournit une référence directe vers l’opération sous-jacente dans SAP, ce qui facilite l’exploration détaillée et l’audit depuis le modèle de processus.

Statut d’une activité de rapprochement de compte, par exemple « Open », « In Progress » ou « Approved ».

Pourquoi c’est important

Suit l’avancement et le résultat des tâches de rapprochement, ce qui permet d’identifier les reprises, de mesurer les taux d’approbation et d’analyser les goulots d’étranglement.

Date prévue ou date limite pour achever une activité essentielle, comme la production des états financiers.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance par rapport aux échéances et de mesurer puis d’améliorer le taux d’achèvement dans les délais des activités de clôture essentielles.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement marque le début de la période financière, lorsque les périodes comptables sont ouvertes pour l’enregistrement des transactions. Il s’agit d’une modification de configuration explicite et journalisée, effectuée par un administrateur financier dans SAP, qui autorise les écritures comptables pour la nouvelle période.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue l’événement de début principal du processus de clôture de fin de période. Elle permet de mesurer précisément la durée totale du cycle et fournit un point de départ clair pour l’analyse du processus.

Cette activité marque le début du processus de mise en correspondance et de rapprochement des transactions entre différents codes société d’un même groupe. Elle est souvent lancée par l’exécution d’un traitement de rapprochement ou par la création d’un nouveau cas de rapprochement dans l’outil ICMR de SAP.

Pourquoi c’est important

Le rapprochement intersociétés est souvent complexe et chronophage. L’analyse de sa durée et de son déroulement est essentielle pour optimiser la clôture du groupe et garantir l’exactitude des états financiers consolidés.

Cet événement marque le début du processus manuel ou semi-automatisé de justification des soldes des comptes du grand livre. Il est déduit du passage du statut d’un rapprochement de « Nouveau » à « En cours », ou de l’enregistrement de la première action du préparateur.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante pour comprendre la durée et les efforts nécessaires à la justification des comptes de bilan. Elle permet d’identifier les comptes ou les services qui commencent leurs rapprochements tardivement.

Cet événement représente une écriture comptable corrective effectuée après les premiers rapprochements, généralement pour corriger des écarts détectés lors du contrôle. Il s’agit d’une transaction explicite comptabilisée dans le grand livre.

Pourquoi c’est important

Une fréquence élevée d’écritures d’ajustement indique une qualité insuffisante dès la première exécution des processus ou des rapprochements en amont. L’analyse de ces écritures est essentielle pour identifier les causes profondes des erreurs et réduire les reprises.

Cette activité marque l’approbation finale du rapprochement d’un compte du grand livre. Elle confirme que le solde est justifié et que les éventuels problèmes ont été résolus. Elle est déduite du passage du rapprochement au statut « Approuvé » dans un outil de rapprochement.

Pourquoi c’est important

Cette étape marque l’achèvement d’une activité de contrôle importante. Le suivi des délais d’approbation aide à identifier les goulots d’étranglement du processus de contrôle et est essentiel pour mesurer les reprises ainsi que le taux de réussite dès la première exécution.

Cette activité marque la création des états financiers officiels, tels que le bilan et le compte de résultat. Elle représente l’aboutissement des processus de comptabilité et de consolidation de fin de période.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape majeure du cycle Record to Report. Son calendrier est déterminant pour respecter les échéances de reporting et fournir des informations en temps utile aux parties prenantes.

Il s’agit de la dernière activité du cycle : la période de comptabilisation est officiellement clôturée afin d’empêcher toute transaction supplémentaire. Cette action garantit l’intégrité des données utilisées pour les rapports financiers finalisés.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue l’événement de fin définitif du processus. Elle est essentielle pour calculer la durée totale du cycle de clôture périodique et analyser les tendances d’achèvement du processus.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining utilise les données réelles du journal d’événements de votre système SAP S/4HANA pour reconstituer et visualiser l’ensemble du processus Record to Report, de clôture de période et de rapprochement. Vous voyez ainsi précisément comment vos processus sont exécutés en pratique, ce qui met en évidence les inefficacités cachées, les goulots d’étranglement et les écarts par rapport aux procédures standard.

Le Process Mining aide à traiter des problèmes courants tels que les longs cycles de clôture financière, les reprises excessives lors des rapprochements et le manque de visibilité sur l’avancement de la clôture. Il identifie les causes profondes des goulots d’étranglement dans les approbations, réduit les écritures d’ajustement et contribue à standardiser les procédures de clôture entre les entités.

Pour commencer, nous avons généralement besoin des données du journal d’événements relatives aux écritures financières, aux rapprochements, aux écritures comptables et aux flux de travail d’approbation dans SAP S/4HANA. Les principaux éléments de données comprennent les descriptions des activités, les horodatages et les identifiants de cas tels que la période financière.

Après l’extraction des données et la configuration initiale, vous pouvez souvent obtenir les premières analyses et visualisations du processus en quelques semaines. Le délai dépend de la disponibilité et de la complexité des données, mais un projet pilote peut rapidement mettre en évidence les principaux axes d’amélioration.

La principale exigence technique consiste à disposer d’un accès sécurisé à votre système SAP S/4HANA pour extraire les données, généralement au moyen de connecteurs standard ou d’API. Aucune modification directe de votre système SAP n’est nécessaire, car les outils de Process Mining utilisent des données historiques extraites.

Oui. En visualisant l’exécution réelle des activités de clôture dans les différentes entités, le Process Mining met en évidence les incohérences et les écarts. Cette analyse objective vous permet d’identifier les bonnes pratiques et de faire appliquer des procédures standardisées, tout en réduisant les variations et en améliorant la conformité.

Le Process Mining retrace chaque étape du flux de travail d’approbation des rapprochements et enregistre l’horodatage de chaque activité. Il visualise ensuite les parcours et identifie les étapes où les approbations prennent systématiquement du retard, en mettant en évidence les utilisateurs, les équipes ou les étapes système à l’origine des goulots d’étranglement.

La première étape consiste généralement à organiser un atelier de découverte afin de comprendre votre processus R2R actuel, ses principaux problèmes et les sources de données disponibles dans SAP S/4HANA. Cela permet de définir le périmètre de l’analyse et d’identifier les domaines les plus pertinents pour commencer.

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