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Verbessern Sie Ihren Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung des Periodenabschlusses in SAP S/4HANA.
Verbessern Sie Ihren Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung
Record-to-Report: Periodenabschluss und Abstimmung
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Optimieren Sie den Record-to-Report-Periodenabschluss in SAP S/4HANA

Unsere Plattform identifiziert Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Prozessen präzise. Sie macht verborgene Verzögerungen, Nacharbeitsschleifen und nicht standardisierte Aktivitäten sichtbar, die sich auf Ihre Finanzberichterstattung auswirken. Wenn Sie diese Bereiche aufdecken, können Sie Abläufe vereinfachen, die Compliance verbessern und Ihren Abschlusszyklus deutlich verändern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie Ihren Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung optimieren?

Der Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung, kurz R2R, bildet die Grundlage der Finanzberichterstattung jeder Organisation. In komplexen Umgebungen, insbesondere bei SAP S/4HANA, kann dieser wichtige Prozess erhebliche Herausforderungen mit sich bringen. Verzögerungen, manuelle Fehler und mangelnde Transparenz belasten nicht nur die Finanzteams, sondern beeinträchtigen auch die Genauigkeit der Abschlüsse. Dadurch entstehen mögliche Compliance-Risiken und Geschäftsentscheidungen verzögern sich. Selbst ein leistungsstarkes ERP-System wie SAP S/4HANA schützt nicht vor Ineffizienzen, die durch komplexe Konfigurationen, ein hohes Transaktionsvolumen und unterschiedliche Arbeitsweisen entstehen und für herkömmliche Analysetools unsichtbar bleiben. Die Kosten eines ineffizienten Abschlussprozesses gehen über den direkten Arbeitsaufwand hinaus: Verzögerte Erkenntnisse lassen Chancen verstreichen, Verstöße gegen Compliance-Vorgaben können zu Sanktionen führen, und Finanzfachleute verbringen Zeit mit manuellen Aufgaben statt mit strategischen Analysen.

Wie Process Mining Ihren R2R-Periodenabschluss sichtbar macht

Process Mining bietet einen fundierten Ansatz, um den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung zu verstehen und zu verbessern. Anhand von Event-Log-Daten aus Ihrem SAP-S/4HANA-System, darunter wichtige Tabellen wie BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA und GLT0, rekonstruiert Process Mining den tatsächlichen Ablauf jedes Periodenabschlusses. So erhalten Sie einen objektiven, datengetriebenen Einblick in die tatsächliche Prozessausführung. Sie können den Ablauf von Anfang bis Ende visualisieren, Abweichungen vom Sollprozess aufdecken, Ursachen für Verzögerungen erkennen und kritische Engpässe lokalisieren. So lassen sich beispielsweise lange Zykluszeiten bei bestimmten konzerninternen Abstimmungen, wiederholte Korrekturen für bestimmte Sachkonten oder langwierige Freigabeprozesse für Abschlüsse erkennen.

Mit dieser Funktion können Sie die Zykluszeiten detailliert analysieren und die Dauer jeder Aktivität messen, vom Start bis zum Abschluss der Periode. Dabei werden Aktivitäten sichtbar, die übermäßig viel Zeit oder Ressourcen beanspruchen, sodass Sie gezielt Optimierungen vornehmen können. Process Mining unterstützt außerdem die Compliance, indem es nicht standardisierte Aktivitäten, verspätete Buchungen und nicht autorisierte Korrekturen erkennt. Das ist wichtig, um die Integrität der Berichterstattung zu wahren und das Prüfungsrisiko zu senken. Sie erhalten einen klaren Überblick über die Ressourcenzuteilung und erkennen, wo Teams überlastet sind oder Kapazitäten im Finanzabschluss besser eingesetzt werden können.

Wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen beim Finanzabschluss

Mit Process Mining lassen sich mehrere wichtige Bereiche des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA gezielt verbessern:

  • Abstimmungs-Workflows optimieren: Ermitteln Sie Bilanz- oder Gewinn-und-Verlust-Konten, für die häufig mehrere Abstimmungsschritte oder umfangreiche Korrekturen erforderlich sind. Analysieren Sie die Ursachen dieser Komplexität, um den Prozess zu vereinfachen und den manuellen Aufwand zu verringern.
  • Konzerninterne Transaktionen effizienter abwickeln: Finden Sie bestimmte konzerninterne Partner oder Transaktionsarten, die regelmäßig zu Verzögerungen bei der Abstimmung führen. So können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen und die Klärung beschleunigen.
  • Verwaltung von Buchungen verbessern: Erkennen Sie Muster bei verspäteten Buchungen, etwa Buchungen nach der ersten Saldenliste, und untersuchen Sie die Ursachen, zum Beispiel verzögerte Dokumentation oder Engpässe bei manuellen Freigaben.
  • Prüfungs- und Freigabezyklen beschleunigen: Analysieren Sie Dauer und Reihenfolge der Prüfungs- und Freigabeaktivitäten für Abstimmungen und Abschlüsse. Ermitteln Sie, ob automatisierte Freigaben oder neu strukturierte Workflows die abschließende Freigabe beschleunigen können.
  • Automatisierungspotenzial ermitteln: Decken Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben mit hohem Volumen im Abschlussprozess auf, die sich für Robotic Process Automation (RPA) oder eine erweiterte Automatisierung direkt in SAP S/4HANA eignen.

Erwartete Ergebnisse: messbare Vorteile für Ihren Finanzbereich

Wenn Sie Process Mining auf den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung anwenden, können Sie folgende Ergebnisse erwarten:

  • Kürzere Zykluszeit: Verkürzen Sie den Finanzabschluss deutlich, damit die Finanzberichterstattung schneller vorliegt und Erkenntnisse rechtzeitig in strategische Entscheidungen einfließen. Sie erfahren, wie Sie die Zykluszeit des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung wirksam verkürzen.
  • Höhere operative Effizienz: Verringern Sie den manuellen Aufwand und Nacharbeiten, damit sich Ihre Finanzfachleute stärker auf anspruchsvolle Analyseaufgaben konzentrieren können.
  • Stärkere Compliance und besseres Risikomanagement: Verbessern Sie die Einhaltung interner Kontrollen und externer Berichtsstandards. So sinkt das Risiko von Prüfungsfeststellungen und Sanktionen bei Verstößen.
  • Genauere Finanzberichte: Weniger Fehler und weniger Korrekturen nach dem Abschluss sorgen für zuverlässigere und vertrauenswürdigere Abschlüsse.
  • Kosteneinsparungen: Senken Sie die Betriebskosten des Finanzabschlusses, indem Sie den manuellen Aufwand verringern und Ressourcen gezielter einsetzen.

So starten Sie mit der R2R-Prozessoptimierung

Mit Process Mining den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA zu optimieren, ist ein strategischer Schritt mit konkretem Nutzen. Ein datengetriebener Ansatz schafft die nötige Transparenz, um einen oft belastenden und zeitaufwendigen Prozess effizient, zuverlässig und compliant zu gestalten. Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen Rahmen für den Einstieg in die Analyse. So können Sie Engpässe erkennen und wirksame Maßnahmen für einen schnelleren und genaueren Finanzabschluss umsetzen.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Ein langwieriger finanzieller Periodenabschluss verzögert häufig die Finanzberichterstattung. Das erschwert zeitnahe Geschäftsentscheidungen und kann sich auf die Beziehungen zu Investoren auswirken. Zugleich steigt der Druck auf die Buchhaltungsteams, was zu überhasteter und fehleranfälliger Arbeit führen kann. ProcessMind wertet Event Logs aus SAP S/4HANA aus und visualisiert den gesamten Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung. Die Lösung zeigt genau, welche Aktivitäten und verantwortlichen Benutzer Verzögerungen verursachen. So können Sie gezielt optimieren und die Zykluszeit insgesamt verkürzen.

Konten müssen häufig mehrfach abgestimmt oder korrigiert werden. Das kann auf Probleme mit der Datenqualität oder ineffiziente Prüfungsprozesse hindeuten. Die Nacharbeiten kosten wertvolle Zeit, binden Ressourcen, die für wichtigere Aufgaben benötigt werden, und erhöhen die Betriebskosten. ProcessMind analysiert die Abfolge der Abstimmungsaktivitäten und die Anzahl gebuchter Korrekturbuchungen. Dabei werden Schleifen und wiederholte Schritte im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA sichtbar. Die Analyse zeigt, warum Nacharbeiten entstehen, und liefert eine Grundlage für die Neugestaltung des Prozesses.

Ohne einen umfassenden Überblick fällt es dem Management schwer, den aktuellen Stand des Finanzabschlusses einzuschätzen, Verzögerungen vorherzusehen und Ressourcen gezielt einzusetzen. Diese Unsicherheit kann zu verpassten Fristen und hektischen Last-Minute-Maßnahmen führen. ProcessMind erstellt anhand von SAP-S/4HANA-Daten einen digitalen Zwilling des gesamten Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung. Ein Live-Dashboard zeigt abgeschlossene Aktivitäten, Engpässe und den Gesamtfortschritt. Das schafft Transparenz und erleichtert die Steuerung.

Bestimmte Abstimmungskategorien oder Freigabeschritte werden häufig zum Engpass und verzögern den gesamten Periodenabschluss. Ursachen können begrenzte Ressourcen, komplexe Workflows oder langsame Entscheidungen sein. Das wirkt sich auf die Geschwindigkeit der Finanzberichterstattung aus. ProcessMind visualisiert den Ablauf der Aktivitäten „Abstimmung geprüft und freigegeben“ sowie die zugehörigen Sachkonten im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA. Die Analyse zeigt, wo Verzögerungen auftreten und welche Benutzer, Abteilungen oder Schritte dafür verantwortlich sind.

Viele Korrekturbuchungen können auf Ungenauigkeiten bei den ursprünglichen Buchungen oder spät erkannte Probleme im Abschlusszyklus hindeuten. Dadurch steigt das Risiko von Fehlern und Prüfungsfeststellungen, während zusätzlicher manueller Aufwand die Compliance-Kosten erhöht. ProcessMind ermittelt die „Anzahl der Korrekturen“ und verfolgt deren Ursprung. Die Lösung ordnet sie bestimmten Aktivitäten wie „Transaktionen gebucht“ oder „Abgrenzungen und Rückstellungen erfasst“ im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA zu. So lassen sich Ursachen aufdecken und künftige Abweichungen vermeiden.

In verschiedenen Buchungskreisen oder Abteilungen können unterschiedliche Verfahren für Periodenabschluss und Abstimmung gelten. Das führt zu Abweichungen, Compliance-Risiken und erschwert die Übernahme bewährter Vorgehensweisen. Uneinheitliche Abläufe machen auch interne Kontrollen und die Berichterstattung komplexer. ProcessMind visualisiert anhand der SAP-S/4HANA-Daten alle Varianten des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung, aufgeschlüsselt nach dem Attribut „Buchungskreis“. Die Abweichungen vom optimalen Ablauf werden deutlich und bieten eine Grundlage, um Prozesse zu harmonisieren und zu standardisieren.

Werden interne und externe Fristen für die Finanzberichterstattung wiederholt verpasst, drohen Sanktionen, ein Vertrauensverlust bei Stakeholdern und verpasste Chancen für strategische Entscheidungen. Der Druck, den Abschluss schnell fertigzustellen, kann außerdem die Genauigkeit beeinträchtigen. ProcessMind vergleicht im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA das „Geplante Abschlussdatum“ mit dem „Tatsächlichen Abschlussdatum“ für die Aktivität „Abschlüsse freigegeben“. So erkennen Sie, welche Aktivitäten zu verspäteten Einreichungen beitragen. Die Analyse hilft Ihnen, Workflows zu optimieren und Fristen zuverlässig einzuhalten.

Wenn Daten für Abstimmungen und Korrekturen überwiegend manuell erfasst und eingegeben werden, steigt das Risiko menschlicher Fehler. Zugleich nehmen Zeitaufwand und Kosten des Periodenabschlusses deutlich zu, was den gesamten Berichtszyklus verlangsamt. ProcessMind zeigt Aktivitäten wie „Quelldaten erfasst“ oder „Transaktionen gebucht“, denen häufig manuelle Korrekturen folgen. So erkennen Sie, wo sich der manuelle Aufwand im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA verringern lässt. Die Analyse deckt Möglichkeiten auf, den Datenfluss effizienter zu gestalten.

In arbeitsintensiven Abschlussphasen sind manche Teams oder Mitarbeitende überlastet, während andere nicht ausgelastet sind. Das führt zu Engpässen und einer ungleichmäßigen Arbeitsverteilung. Die ineffiziente Ressourcennutzung belastet Teams, kann zu Überlastung führen und Verzögerungen verursachen. ProcessMind setzt die Attribute „Verantwortlicher Benutzer“ und „Abteilung“ mit Dauer und Umfang der Aktivitäten im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA in Beziehung. Die Visualisierung der Arbeitslastverteilung zeigt, wo Ressourcen besser zugeteilt und Aufgaben ausgewogener verteilt werden können.

Konzerninterne Abstimmungen umfassen häufig mehrere Organisationseinheiten und komplexe Transaktionsabgleiche. Deshalb führen sie beim Periodenabschluss oft zu Verzögerungen und Abweichungen. Eine verspätete Klärung beeinträchtigt die Genauigkeit der konsolidierten Finanzberichterstattung. ProcessMind analysiert gezielt die Aktivität „Konzerninterne Abstimmung durchgeführt“ im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in SAP S/4HANA. Die Lösung ermittelt, welche konzerninternen Partner oder Transaktionsarten regelmäßig Verzögerungen oder Nacharbeiten verursachen, und macht so Schwachstellen im Prozess sichtbar.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit für den Abschluss aller Record-to-Report-Aktivitäten einer Finanzperiode zu verkürzen. Ein kürzerer Abschlusszyklus ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf finanzielle Erkenntnisse, beschleunigt Entscheidungen und verbessert die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens. Außerdem hilft er, Berichtsfristen für Investoren und Aufsichtsbehörden effizient einzuhalten. ProcessMind analysiert den gesamten Record-to-Report-Prozess in SAP S/4HANA und erfasst alle Aktivitäten samt Dauer. Die Lösung zeigt Engpässe, Verzögerungen zwischen Aktivitäten und kritische Pfade auf, damit Sie genau erkennen, wo Zeit verloren geht. Durch die Visualisierung des Prozessablaufs und der Leistungskennzahlen für jede Finanzperiode unterstützt ProcessMind Sie dabei, die Reihenfolge der Aktivitäten und die Ressourcenzuteilung zu optimieren. So lässt sich die Zykluszeit deutlich verkürzen, möglicherweise um 15 bis 25 %.

Ziel ist es, die Zahl der Abstimmungen deutlich zu senken, die aufgrund von Fehlern, Abweichungen oder fehlenden Informationen wiederholt werden müssen. Weniger Nacharbeiten sparen dem Buchhaltungsteam wertvolle Zeit, verbessern die Genauigkeit der Finanzdaten und verringern den Druck während des kritischen Periodenabschlusses. Das Ergebnis ist eine zuverlässigere Finanzberichterstattung. ProcessMind analysiert die Abstimmungsaktivitäten in SAP S/4HANA, bildet alle Schritte von der Einleitung bis zur Freigabe ab und ermittelt typische Abweichungen, die zu Nacharbeiten führen. Die Lösung erkennt Muster, etwa bei bestimmten Sachkonten oder Abteilungen, die erklären, warum Abstimmungen scheitern oder Korrekturen erfordern. Werden Ursachen wie unvollständige Quelldaten oder unzureichende Prüfschritte sichtbar, können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, Nacharbeiten vermeiden und die Erfolgsquote beim ersten Durchlauf erhöhen. Ziel ist eine Verringerung des Nacharbeitsvolumens um 20 bis 30 %.

Ziel ist ein aktueller und transparenter Überblick über den gesamten Status des Record-to-Report-Periodenabschlusses. So können Stakeholder den Fortschritt verfolgen, mögliche Verzögerungen frühzeitig erkennen und den aktuellen Stand der Finanzberichterstattung für jede Periode nachvollziehen. Diese Erkenntnisse verbessern die Steuerung und Koordination zwischen den Abteilungen. ProcessMind zeigt den Verlauf des Record-to-Report-Prozesses und verfolgt jede Finanzperiode durch alle definierten Aktivitäten in SAP S/4HANA. Dashboards zeigen auf einen Blick, welche Aktivitäten abgeschlossen sind, noch laufen oder sich verzögern. Sie enthalten außerdem die verantwortlichen Benutzer sowie tatsächliche und geplante Abschlussdaten. So werden intransparente Abschlussprozesse nachvollziehbar und der Abschlussstatus steht als gemeinsame Quelle der Wahrheit bereit. Auch die Kommunikation verbessert sich.

Ziel ist es, die Freigabe aller Arten von Abstimmungen zu beschleunigen, die im Periodenabschluss häufig einen Engpass darstellt. Schnellere Freigaben sorgen dafür, dass Finanzdaten früher abgeschlossen und weiterverarbeitet werden können. Das verkürzt den gesamten Abschlusszyklus und beschleunigt die Erstellung der Abschlüsse. ProcessMind analysiert den Freigabe-Workflow für Abstimmungen in SAP S/4HANA und ermittelt, welche Schritte, Personen oder Abteilungen Verzögerungen verursachen. Die Lösung zeigt unterschiedliche Freigabewege, Weiterleitungen und Wartezeiten zwischen den Freigabestufen. Werden nicht konforme oder ineffiziente Freigabewege sichtbar, können Sie die Abläufe neu gestalten und vereinheitlichen. So lassen sich Freigabezyklen um bis zu 30 % verkürzen und verborgene Engpässe beseitigen.

Ziel ist es, die Zahl der Buchungen zu senken, die spät im Periodenabschluss vorgenommen werden, um frühere Buchungen zu korrigieren oder Konten abzustimmen. Weniger Korrekturen deuten auf eine höhere Datenqualität und Genauigkeit im gesamten Finanzberichterstattungsprozess hin. Das verringert den manuellen Aufwand, verbessert die Auditfähigkeit und senkt das Fehlerrisiko. ProcessMind verfolgt Korrekturbuchungen bis zu den vorangegangenen Aktivitäten im Record-to-Report-Prozess in SAP S/4HANA zurück. Die Lösung erkennt Muster, Ursachen und bestimmte Sachkonten oder Transaktionsarten, die regelmäßig Korrekturen erfordern. Wenn die vorausgehenden Ereignisse sichtbar werden, können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen, etwa die ursprüngliche Dateneingabe verbessern, die Transaktionsverarbeitung optimieren oder Abstimmungsverfahren anpassen. Ziel ist eine Verringerung der Korrekturen um 10 bis 20 %.

Ziel ist es, einheitliche Verfahren für den Record-to-Report-Periodenabschluss in allen Organisationseinheiten, Abteilungen und Regionen einzuführen und durchzusetzen. Standardisierung verringert die Komplexität, unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften und steigert die Prozesseffizienz, indem Abweichungen vermieden werden, die zu Fehlern oder Verzögerungen führen. ProcessMind ermittelt automatisch, wie die Aktivitäten des Record-to-Report-Periodenabschlusses in den verschiedenen Organisationseinheiten in SAP S/4HANA tatsächlich ausgeführt werden. Die Lösung visualisiert alle Prozessvarianten und Abweichungen vom vorgesehenen Standardprozess. Durch den Vergleich der Varianten wird deutlich, wo und warum sich Verfahren unterscheiden. So können Organisationen einen einheitlichen, optimierten Standard festlegen und im gesamten Unternehmen für Konsistenz und Compliance sorgen.

Ziel ist es, interne und externe Fristen für die Finanzberichterstattung zuverlässig einzuhalten und zugleich eine hohe Genauigkeit der erstellten Berichte sicherzustellen. So lassen sich Sanktionen vermeiden, das Vertrauen der Stakeholder stärken und zeitnah verlässliche Finanzinformationen für strategische Entscheidungen bereitstellen. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über den Record-to-Report-Prozess und vergleicht für jede Aktivität in SAP S/4HANA das tatsächliche mit dem geplanten Abschlussdatum. Die Lösung ermittelt Aktivitäten und Abhängigkeiten, die häufig zu Verzögerungen und verpassten Fristen führen. Durch die Analyse historischer Daten und die Prognose möglicher künftiger Verzögerungen unterstützt ProcessMind Sie dabei, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen und Zeitpläne zu optimieren. So werden Abschlüsse fristgerecht erstellt und ihre Genauigkeit geprüft.

Ziel ist es, den manuellen Aufwand für Dateneingabe, Extraktion und Bearbeitung während des Record-to-Report-Periodenabschlusses zu verringern. Weniger manuelle Arbeit senkt das Risiko menschlicher Fehler, schafft mehr Zeit für anspruchsvolle Analyseaufgaben und verbessert die Effizienz und Integrität der Finanzdaten in SAP S/4HANA. ProcessMind zeigt konkrete Aktivitäten im Record-to-Report-Prozess, bei denen Daten häufig oder in großem Umfang manuell verarbeitet werden. Die Lösung erkennt wiederkehrende Aufgaben, Datentransformationen außerhalb von SAP S/4HANA und häufige erneute Dateneingaben. Wenn Umfang und Ursachen der manuellen Arbeit sichtbar werden, können Sie gezielt Automatisierung, bessere Integration oder eine Neugestaltung des Prozesses prüfen. So sinken der manuelle Aufwand und die damit verbundenen Fehler.

Ziel ist es, die personellen Ressourcen während des Record-to-Report-Periodenabschlusses effizient einzusetzen, Überlastung zu vermeiden und wichtige Aktivitäten ausreichend zu besetzen. Eine optimale Zuteilung sorgt für eine ausgewogenere Arbeitslast, weniger Überstunden und einen reibungsloseren, nachhaltigeren Abschluss für das Finanzteam. ProcessMind zeigt Erkenntnisse zur Ressourcenleistung und zur Verteilung der Arbeitslast über alle Record-to-Report-Aktivitäten in SAP S/4HANA. Die Lösung macht sichtbar, wo Ressourcen übermäßig beansprucht oder nicht ausreichend eingesetzt werden und welche Benutzer regelmäßig Engpässe oder Verzögerungen verursachen. Wenn Sie die tatsächliche Beteiligung und Leistung der Ressourcen in jeder Finanzperiode kennen, können Sie Aufgaben datengetrieben neu zuteilen, Arbeitslasten ausgleichen und Mitarbeitende gezielt schulen. Das steigert die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Ziel ist es, Transaktionen zwischen verschiedenen Organisationseinheiten desselben Konzerns einfacher und schneller abzustimmen. Ein effizienterer Ablauf verringert Abweichungen und manuellen Aufwand und sorgt für genaue konsolidierte Abschlüsse. Das ist besonders für große Organisationen wichtig, die SAP S/4HANA Group Reporting einsetzen. ProcessMind visualisiert den gesamten Workflow für konzerninterne Abstimmungen und zeigt alle Schritte, Beteiligten und Abhängigkeiten. Die Lösung deckt häufige Fehlerquellen, Verzögerungen beim Abgleich und wiederkehrende Abweichungen im Record-to-Report-Prozess auf. Durch die Analyse der konzerninternen Transaktionen und der zugehörigen Abstimmungsaktivitäten erhalten Sie konkrete Ansatzpunkte, um den Abgleich zu automatisieren, die Datenqualität an der Quelle zu verbessern und bewährte Vorgehensweisen durchzusetzen. So lassen sich Komplexität und Zeitaufwand für konzerninterne Abstimmungen um bis zu 25 % verringern.

Der 6-Schritte-Weg zu R2R-Periodenabschluss und Abstimmung

1

Template herunterladen
2

Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Rufen Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für Ihre Record-to-Report-Daten aus SAP S/4HANA ab. Damit sind Ihre Daten für die Analyse korrekt strukturiert.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Die richtige Datenstruktur von Anfang an ist entscheidend für eine genaue Prozessanalyse. Sie beugt häufigen Problemen beim Datenimport vor und beschleunigt den Einstieg.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Excel-Template, speziell für Ihre R2R-Periodenabschlussdaten aus SAP S/4HANA formatiert.

DAS ERWARTET SIE

Engpässe beim Periodenabschluss in SAP S/4HANA aufdecken

ProcessMind zeigt, wie Ihr Record-to-Report-Prozess für den Periodenabschluss tatsächlich abläuft. Machen Sie verborgene Ineffizienzen und Engpässe sichtbar, um die Finanzberichterstattung zu vereinfachen und die Compliance zu verbessern.
  • Tatsächliche Abläufe beim R2R-Abschluss visualisieren
  • Ineffizienzen bei Abstimmungsaufgaben aufdecken
  • Compliance-Risiken und Prozessabweichungen erkennen
  • Zykluszeiten verkürzen und Finanzberichte schneller erstellen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen im Record-to-Report-Prozess erreichen

Diese Ergebnisse zeigen die konkreten Verbesserungen bei Effizienz, Compliance und Geschwindigkeit, die Unternehmen typischerweise durch Process Mining ihrer Finanzperiodendaten erzielen. Wir decken Engpässe auf und optimieren Abstimmungs- und Abschlussprozesse in SAP S/4HANA, um diese Ergebnisse zu erreichen.

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Kürzerer Abschlusszyklus

Durchschnittliche Verkürzung der Dauer des Periodenabschlusses

Optimieren Sie Ihren Record-to-Report-Prozess, um die Dauer von Finanzperiodenabschlüssen deutlich zu verkürzen und die betriebliche Effizienz zu steigern.
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Weniger Nacharbeit bei Abstimmungen

Rückgang der Nacharbeiten bei Abstimmungen

Ermitteln und beseitigen Sie die Ursachen von Abstimmungsfehlern. So müssen Abstimmungen seltener neu gestartet oder angepasst werden, was Zeit und Ressourcen spart.
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Weniger manuelle Anpassungen

Rückgang nachträglicher Buchungen

Wenn Unternehmen Ineffizienzen im Prozess aufdecken, die zu Fehlern führen, können sie die Zahl manueller nachträglicher Buchungen deutlich senken und so Datenqualität und Auditfähigkeit verbessern.
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Kürzere Freigabezeiten

Schnellere Freigabezyklen für Abstimmungen

Ermitteln Sie Engpässe im Freigabe-Workflow für Abstimmungen. So verkürzt sich die Zeit für Prüfung und endgültige Freigabe erheblich und der gesamte Abschlussprozess wird beschleunigt.
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Höhere Prozesskonformität

Bessere Einhaltung standardisierter Verfahren

Erkennen Sie Prozessabweichungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Aktivitäten zum Periodenabschluss konsequent den festgelegten, optimierten Standardverfahren folgen. So verringern Sie Risiken und erhöhen die Planbarkeit.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus bisherigen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eine eindeutige Kennung für den Finanzberichtszyklus, etwa „2023-12“ für Dezember 2023. Sie dient als Case für den Periodenabschluss.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Case-Kennung bildet die Grundlage der Analyse. Sie ermöglicht den Vergleich der Leistung beim Periodenabschluss im Zeitverlauf und hilft, Trends oder wiederkehrende Probleme zu erkennen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Berechnung der Aktivitätsdauer (Verarbeitungszeit). Das ist entscheidend, um Leistungsengpässe zu erkennen und die Effizienz zu analysieren.

Die Benutzer-ID der Person, die die Aktivität ausgeführt hat oder für die Aufgabe verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Ordnet Prozessaktivitäten den Personen zu, die sie ausgeführt haben. So lassen sich Arbeitslasten analysieren, Ressourcen optimieren und Leistungen steuern.

Eine eindeutige Kennung für eine rechtliche Einheit oder ein Unternehmen innerhalb der SAP-Organisation.

Warum das wichtig ist

Der Buchungskreis liefert einen wichtigen organisatorischen Kontext. So lassen sich Prozesse verschiedener Rechtsträger vergleichen, um Abweichungen und bewährte Vorgehensweisen zu erkennen.

Die Kennung eines bestimmten Kontos im Hauptbuch.

Warum das wichtig ist

Verknüpft Prozessaktivitäten mit bestimmten Finanzkonten. So lassen sich Abstimmungen und Buchungssätze detailliert analysieren und die Ursachen von Problemen ermitteln.

Die eindeutige Kennung eines Finanzbelegs, zum Beispiel eines Buchungssatzes.

Warum das wichtig ist

Stellt eine direkte Referenz zur zugrunde liegenden Transaktion in SAP bereit. So können Sie vom Prozessmodell aus einfach zu den Details wechseln und die Prüfung nachvollziehbar dokumentieren.

Der Status einer Kontoabstimmung, zum Beispiel „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Genehmigt“.

Warum das wichtig ist

Erfasst Fortschritt und Ergebnis von Abstimmungsaufgaben. So lassen sich Nacharbeit erkennen, Genehmigungsquoten messen und Engpässe analysieren.

Das geplante Datum oder die Frist für den Abschluss einer wichtigen Aktivität, zum Beispiel die Erstellung des Jahresabschlusses.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Termintreue und hilft, die pünktliche Erledigung wichtiger Abschlussaktivitäten zu messen und zu verbessern.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Damit beginnt die Finanzperiode: Die Buchungsperioden werden für die Erfassung von Transaktionen geöffnet. Diese explizite, protokollierte Konfigurationsänderung nimmt ein Finanzadministrator in SAP vor. Sie ermöglicht Buchungen für die neue Periode.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist das zentrale Start-Event des Periodenabschlusses. Sie ermöglicht eine genaue Messung der gesamten Durchlaufzeit und bildet einen klaren Ausgangspunkt für die Prozessanalyse.

Diese Aktivität kennzeichnet den Beginn des Abgleichs und der Abstimmung von Transaktionen zwischen verschiedenen Buchungskreisen innerhalb eines Konzerns. Sie wird häufig durch den Start eines Abstimmungsjobs oder das Anlegen eines neuen Abstimmungsfalls im SAP-ICMR-Tool ausgelöst.

Warum das wichtig ist

Konzerninterne Abstimmungen sind oft komplex und zeitaufwendig. Die Analyse ihrer Dauer und ihres Ablaufs ist entscheidend, um den Konzernabschluss zu optimieren und die Richtigkeit der konsolidierten Finanzdaten sicherzustellen.

Kennzeichnet den Beginn des manuellen oder teilautomatisierten Verfahrens zur Belegung von Hauptbuchkontensalden. Das Event wird abgeleitet, wenn sich der Status einer Abstimmung von „Neu“ zu „In Bearbeitung“ ändert oder die erste Aktion der vorbereitenden Person protokolliert wird.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein macht Dauer und Aufwand für die Belegung von Bilanzkonten nachvollziehbar. Er hilft, Konten oder Abteilungen zu ermitteln, die mit ihren Abstimmungen spät beginnen.

Dieses Event kennzeichnet einen Korrekturbuchungssatz, der nach den ersten Abstimmungen erstellt wird, meist um bei der Prüfung festgestellte Abweichungen zu beheben. Es handelt sich um eine explizite Buchung im Hauptbuch.

Warum das wichtig ist

Häufige nachträgliche Buchungen weisen auf eine geringe Qualität beim ersten Durchlauf in vorgelagerten Prozessen oder Abstimmungen hin. Ihre Analyse ist entscheidend, um Fehlerursachen zu ermitteln und Nacharbeit zu verringern.

Diese Aktivität kennzeichnet die endgültige Freigabe einer Hauptbuchkontenabstimmung. Sie bestätigt, dass der Saldo belegt und alle Probleme behoben wurden. Das Event wird anhand einer Statusänderung zu „Genehmigt“ in einem Abstimmungstool abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert den Abschluss einer wichtigen Kontrollaktivität. Die Überwachung der Freigabezeiten hilft, Engpässe im Prüfprozess zu erkennen. Sie ist außerdem wichtig, um Nacharbeit und die Erfolgsquote beim ersten Durchlauf zu messen.

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung der offiziellen Finanzberichte, etwa der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Sie bildet den Abschluss der Periodenabschluss- und Konsolidierungsprozesse.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein im Record-to-Report-Zyklus. Der Zeitpunkt ist entscheidend, um Berichtsfristen einzuhalten und Stakeholder rechtzeitig zu informieren.

Dies ist die letzte Aktivität im Zyklus. Dabei wird die Buchungsperiode offiziell geschlossen, um weitere Transaktionen zu verhindern. So bleibt die Datenintegrität der endgültigen Finanzberichte gewahrt.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist das eindeutige End-Event des Prozesses. Sie ist entscheidend, um die gesamte Durchlaufzeit des Periodenabschlusses zu berechnen und Trends beim Prozessabschluss zu analysieren.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining nutzt tatsächliche Event-Log-Daten aus Ihrem SAP-S/4HANA-System, um den gesamten Record-to-Report-Prozess einschließlich Periodenabschluss und Abstimmung zu rekonstruieren und zu visualisieren. So sehen Sie genau, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen. Verborgene Ineffizienzen, Engpässe und Abweichungen von Standardverfahren werden sichtbar.

Process Mining hilft bei typischen Herausforderungen wie langen Abschlusszyklen, umfangreicher Nacharbeit bei Abstimmungen und fehlender Transparenz über den Fortschritt des Abschlusses. Es ermittelt die Ursachen für Engpässe bei Freigaben, verringert nachträgliche Buchungen und unterstützt die Standardisierung von Abschlussverfahren über verschiedene Gesellschaften hinweg.

Für den Einstieg benötigen wir in der Regel Event-Log-Daten zu Finanzbuchungen, Abstimmungen, Buchungssätzen und Freigabe-Workflows in SAP S/4HANA. Zu den wichtigsten Datenpunkten gehören Aktivitätsbeschreibungen, Timestamps und Case-Kennungen wie die Finanzperiode.

Nach der Datenextraktion und der Ersteinrichtung sehen Sie oft schon innerhalb weniger Wochen erste Erkenntnisse und Prozessvisualisierungen. Wie schnell das geht, hängt von der Verfügbarkeit und Komplexität der Daten ab. Ein Pilotprojekt kann jedoch rasch wichtige Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist ein sicherer Zugriff auf Ihr SAP-S/4HANA-System zur Datenextraktion, in der Regel über Standard-Konnektoren oder APIs. Änderungen an Ihrem SAP-System sind nicht erforderlich, da Process-Mining-Tools mit extrahierten historischen Daten arbeiten.

Ja. Durch die Visualisierung der tatsächlich ausgeführten Abschlussaktivitäten in verschiedenen Gesellschaften macht Process Mining Inkonsistenzen und Abweichungen sichtbar. Diese objektive Grundlage hilft Ihnen, bewährte Vorgehensweisen zu ermitteln und standardisierte Verfahren durchzusetzen. So lassen sich Unterschiede verringern und die Compliance verbessern.

Process Mining zeichnet jeden Schritt des Freigabe-Workflows für Abstimmungen nach und erfasst für jede Aktivität den Timestamp. Anschließend visualisiert es die Prozesspfade und zeigt, an welchen Stellen sich Freigaben regelmäßig verzögern. So werden die betreffenden Benutzer, Teams oder Systemschritte sichtbar.

Meist beginnt es mit einem Workshop zur Prozessaufnahme. Dabei werden Ihr aktueller R2R-Prozess, die wichtigsten Herausforderungen und die verfügbaren Datenquellen in SAP S/4HANA erfasst. So lassen sich der Analyseumfang festlegen und die wirkungsvollsten Ansatzpunkte bestimmen.

Optimieren Sie noch heute Ihren Record-to-Report-Abschluss und die Abstimmung

Decken Sie Ineffizienzen auf und verkürzen Sie Ihren Abschlusszyklus um bis zu 30 %.

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