Cải thiện quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát

Vì sao nên tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối chiếu?

Quy trình ghi nhận đến báo cáo (R2R), chốt kỳ và đối chiếu là nền tảng của hoạt động báo cáo tài chính trong mọi tổ chức. Ở những môi trường phức tạp, đặc biệt là khi dùng SAP S/4HANA, quy trình quan trọng này có thể phát sinh nhiều vấn đề. Chậm trễ, sai sót thủ công và thiếu minh bạch không chỉ gây áp lực cho nhóm tài chính mà còn ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính, làm tăng nguy cơ không tuân thủ và khiến quyết định kinh doanh bị trì hoãn. Ngay cả với hệ thống ERP mạnh như SAP S/4HANA, cấu hình phức tạp, lượng giao dịch lớn và cách làm việc khác nhau giữa người dùng vẫn có thể tạo ra những điểm kém hiệu quả mà công cụ phân tích truyền thống không phát hiện được. Chi phí của quy trình chốt sổ kém hiệu quả không chỉ nằm ở nhân công trực tiếp. Chi phí còn đến từ cơ hội bị bỏ lỡ do thông tin đến muộn, khoản phạt do không tuân thủ và thời gian chuyên viên tài chính phải dành cho công việc thủ công thay vì phân tích chiến lược.

Process mining giúp làm rõ quy trình chốt kỳ R2R

Process mining mang đến cách tiếp cận hiệu quả để hiểu và cải tiến quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối chiếu. Bằng cách khai thác dữ liệu nhật ký sự kiện trực tiếp từ SAP S/4HANA, bao gồm các bảng quan trọng như BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA và GLT0, process mining dựng lại chính xác diễn biến của từng kỳ chốt sổ tài chính. Nhờ đó, bạn có được góc nhìn khách quan dựa trên dữ liệu về cách quy trình thực sự diễn ra. Bạn có thể sơ đồ hóa luồng từ đầu đến cuối, phát hiện điểm khác với quy trình chuẩn, xác định thời điểm và nguyên nhân chậm trễ, đồng thời tìm ra các điểm nghẽn quan trọng. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện thời gian chu kỳ kéo dài ở một số bước đối chiếu nội bộ, các bút toán điều chỉnh lặp lại cho một số tài khoản GL hoặc quy trình phê duyệt báo cáo tài chính mất nhiều thời gian.

Bạn có thể phân tích chi tiết thời gian chu kỳ, đo thời lượng của từng hoạt động từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất chốt kỳ. Phân tích này cho thấy hoạt động nào tiêu tốn quá nhiều thời gian hoặc tài nguyên, giúp bạn tập trung tối ưu đúng chỗ. Ngoài hiệu quả, process mining còn hỗ trợ tuân thủ bằng cách phát hiện hoạt động không theo chuẩn, bút toán muộn hoặc điều chỉnh trái phép. Đây là những yếu tố quan trọng để bảo đảm tính toàn vẹn của báo cáo và giảm rủi ro kiểm toán. Bạn cũng hiểu rõ hơn cách phân bổ tài nguyên, xác định nhóm đang quá tải hoặc nơi có thể sử dụng năng lực tốt hơn trong quy trình chốt sổ tài chính.

Những lĩnh vực cần cải tiến trong quy trình chốt sổ tài chính

Process mining có thể giúp cải tiến đáng kể một số lĩnh vực quan trọng trong quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối chiếu trên SAP S/4HANA:

• Tối ưu quy trình đối chiếu: Xác định các tài khoản bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lãi lỗ thường cần đối chiếu nhiều lần hoặc điều chỉnh đáng kể. Phân tích nguyên nhân gốc rễ để tinh gọn quy trình và giảm công việc thủ công.
• Tinh gọn giao dịch nội bộ: Tìm các cặp đơn vị nội bộ hoặc loại giao dịch thường xuyên gây chậm trễ khi đối chiếu, từ đó có biện pháp xử lý phù hợp để đẩy nhanh tiến độ.
• Cải thiện quản lý bút toán: Phát hiện các trường hợp ghi bút toán muộn, chẳng hạn sau khi lập bảng cân đối thử ban đầu, rồi tìm nguyên nhân như chậm trễ tài liệu hoặc điểm nghẽn trong phê duyệt thủ công.
• Rút ngắn thời gian rà soát và phê duyệt: Phân tích thời lượng và trình tự các bước rà soát, phê duyệt đối chiếu và báo cáo tài chính. Tìm cơ hội tự động hóa phê duyệt hoặc sắp xếp lại quy trình làm việc để hoàn tất phê duyệt cuối nhanh hơn.
• Tìm cơ hội tự động hóa: Phát hiện các công việc thủ công lặp lại với khối lượng lớn trong quy trình chốt sổ, phù hợp để áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) hoặc tăng cường tự động hóa ngay trong SAP S/4HANA.

Kết quả kỳ vọng: Lợi ích đo lường được cho bộ phận tài chính

Khi áp dụng process mining vào quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối chiếu, bạn có thể đạt được những kết quả đáng kể:

• Rút ngắn thời gian chu kỳ: Rút ngắn đáng kể thời gian chốt sổ tài chính, giúp lập báo cáo nhanh hơn và có thông tin kịp thời hơn để đưa ra quyết định chiến lược. Bạn sẽ biết cách giảm hiệu quả thời gian chu kỳ của quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối chiếu.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Giảm công việc thủ công và làm lại, giúp chuyên viên tài chính dành thời gian cho những nhiệm vụ phân tích có giá trị cao hơn.
• Tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro: Củng cố việc tuân thủ các kiểm soát nội bộ và chuẩn mực báo cáo bên ngoài, giảm nguy cơ phát hiện sai phạm khi kiểm toán và bị phạt do không tuân thủ.
• Cải thiện độ chính xác của báo cáo tài chính: Giảm sai sót và điều chỉnh sau khi chốt sổ để báo cáo tài chính đáng tin cậy hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí vận hành liên quan đến chốt sổ tài chính nhờ giảm nhân công thủ công và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

Bắt đầu tối ưu quy trình R2R

Dùng process mining để tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối chiếu trong SAP S/4HANA là một bước đi chiến lược, mang lại lợi ích thiết thực. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu giúp bạn hiểu rõ quy trình, biến công việc thường căng thẳng và tốn thời gian thành hoạt động hiệu quả, đáng tin cậy và tuân thủ. Hướng dẫn này cung cấp khung để bạn bắt đầu phân tích, tìm điểm nghẽn và triển khai giải pháp phù hợp nhằm chốt sổ tài chính nhanh hơn, chính xác hơn.