Tingkatkan proses orientasi karyawan

Mengapa mengoptimalkan proses orientasi karyawan di SAP SuccessFactors?

Orientasi karyawan bukan sekadar urusan administrasi. Ini adalah kesan pertama yang penting bagi karyawan baru tentang organisasi Anda. Proses orientasi yang lancar, efisien, dan menarik di SAP SuccessFactors Onboarding menjadi awal yang baik bagi keberhasilan jangka panjang mereka. Proses ini juga memengaruhi produktivitas, keterlibatan, dan retensi karyawan. Sebaliknya, proses yang tidak efisien atau terlambat dapat membuat karyawan frustrasi, menurunkan produktivitas, bahkan mendorong mereka keluar lebih awal. Dampaknya menimbulkan biaya langsung maupun tidak langsung.

SAP SuccessFactors Onboarding menyediakan berbagai alat untuk mengelola proses ini. Namun, pelaksanaannya di lapangan sering melibatkan serah terima antarbagian, ketergantungan pada pihak eksternal, dan hambatan yang dapat memperpanjang waktu proses serta menimbulkan risiko kepatuhan. Tanpa visibilitas proses yang memadai, sulit mengetahui persis di mana masalah terjadi dan apa dampaknya. Organisasi perlu melampaui masukan subjektif dan cerita berdasarkan pengalaman untuk menemukan bagian proses orientasi yang perlu diperbaiki. Di sinilah analisis berbasis data berperan penting, agar investasi Anda pada SAP SuccessFactors memberikan manfaat maksimal.

Cara process mining menemukan masalah dalam proses orientasi

Process mining membantu Anda menganalisis proses orientasi karyawan di SAP SuccessFactors Onboarding secara objektif. Alih-alih mengandalkan perkiraan tentang cara kerja proses, process mining mengambil log peristiwa langsung dari sistem SAP SuccessFactors. Hasilnya, Anda dapat melihat perjalanan nyata setiap karyawan baru dari awal hingga akhir. Data ini menampilkan alur lengkap, mulai dari "Tawaran Diterima" hingga "Check-in 30 Hari", termasuk semua aktivitas, variasi, dan ketergantungannya.

Dengan menganalisis log peristiwa tersebut, process mining dapat menemukan:

• Alur proses yang sebenarnya: Temukan jalur yang umum, variasi yang jarang terjadi, dan penyimpangan tanpa izin dari alur kerja orientasi yang telah ditetapkan.
• Hambatan dan keterlambatan: Temukan aktivitas atau serah terima tertentu yang berulang kali menyebabkan keterlambatan. Contohnya, waktu tunggu yang lama untuk "Permintaan Pembuatan Akun TI Dimulai" setelah "Profil SDM Dibuat", atau lambatnya penyelesaian "Dokumen Pra-Kerja".
• Pengerjaan ulang dan pengalihan: Temukan langkah yang diulang atau kasus yang dikembalikan ke tahap sebelumnya tanpa alasan, yang dapat menandakan ketidakefisienan atau kesalahan.
• Celah kepatuhan: Pastikan semua langkah wajib, seperti pemeriksaan latar belakang atau penugasan pelatihan tertentu, diselesaikan dalam batas waktu yang ditetapkan untuk setiap kasus.

Dengan pendekatan berbasis data ini, Anda tidak perlu lagi mengandalkan asumsi. Anda mendapat bukti nyata tentang bagian proses orientasi di SAP SuccessFactors Onboarding yang perlu diperbaiki.

Area utama untuk memperbaiki proses orientasi

Penerapan process mining pada proses orientasi karyawan di SAP SuccessFactors biasanya menyoroti beberapa area yang dapat dioptimalkan:

• Menyederhanakan dokumen dan persetujuan: Otomatiskan tahap pemeriksaan manual, kurangi titik kontak untuk formulir pra-kerja, dan pastikan tanda tangan digital terkumpul dengan efisien.
• Mempercepat penyediaan TI dan perlengkapan: Temukan keterlambatan antara tim SDM dan TI agar koordinasi lebih baik. Aktivitas tertentu juga dapat dilakukan secara bersamaan supaya karyawan baru memiliki perlengkapan kerja sejak hari pertama.
• Mengoptimalkan penugasan dan penyelesaian pelatihan: Pastikan pelatihan wajib segera ditugaskan dan diselesaikan oleh karyawan baru. Dengan begitu, risiko kepatuhan berkurang dan mereka dapat lebih cepat mulai bekerja secara produktif.
• Memperbaiki serah terima antarbagian: Perjelas tanggung jawab dan tingkatkan komunikasi antara SDM, TI, fasilitas, dan manajer perekrutan untuk mengurangi waktu tunggu dan langkah yang terlewat.
• Mengurangi variasi proses: Cari tahu mengapa proses orientasi sebagian karyawan baru jauh lebih lama daripada yang lain, lalu terapkan praktik terbaik secara konsisten di berbagai bagian atau jabatan.

Hasil yang dapat diukur dari proses orientasi yang optimal

Wawasan dari process mining membantu Anda mengoptimalkan proses orientasi karyawan dan meningkatkan efisiensi operasional sekaligus pengalaman karyawan baru:

• Waktu proses orientasi lebih singkat: Dengan menghilangkan hambatan dan menyederhanakan aktivitas, karyawan baru dapat lebih cepat produktif dan berkontribusi pada bisnis.
• Kepuasan dan retensi karyawan baru meningkat: Pengalaman orientasi yang lancar, terarah, dan suportif memberi kesan positif, meningkatkan keterlibatan, serta mengurangi karyawan yang keluar lebih awal.
• Kepatuhan meningkat dan risiko berkurang: Pastikan pemeriksaan latar belakang, dokumen hukum, dan pelatihan wajib diselesaikan tepat waktu untuk mengurangi risiko regulasi dan pelanggaran kebijakan internal.
• Alokasi sumber daya lebih optimal: Kurangi waktu yang dihabiskan staf SDM dan bagian lain untuk menagih dokumen atau mengatur keterlambatan, sehingga mereka dapat berfokus pada tugas yang lebih strategis.
• Penghematan biaya: Kurangi biaya tersembunyi akibat masa adaptasi yang panjang, beban administrasi, dan karyawan yang keluar lebih awal.

Memulai upaya optimalisasi proses orientasi

Pendekatan berbasis data dapat mengubah proses orientasi karyawan di SAP SuccessFactors Onboarding, dari fungsi SDM yang penting menjadi keunggulan strategis. Dengan process mining, Anda mendapat kejelasan untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi dan menerapkan perbaikan yang tepat sasaran. Panduan ini membantu Anda memahami proses orientasi yang kompleks, menemukan ketidakefisienan, dan membuka peluang untuk memberikan pengalaman yang lebih lancar, cepat, dan patuh bagi karyawan baru. Manfaatkan process mining untuk menciptakan pengalaman orientasi yang baik dan mendukung karyawan baru sejak hari pertama.