> Continue procesverbetering > Onboarding van medewerkers > SAP SuccessFactors Onboarding

Verbeter je onboarding van medewerkers

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van onboarding in SAP SuccessFactors
Datatemplate downloaden
Verbeter je onboarding van medewerkers
Onboarding van medewerkers
SAP SuccessFactors
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer onboarding van medewerkers in SAP SuccessFactors

Onboarding van medewerkers bestaat vaak uit complexe stappen die tot vertragingen en complianceproblemen leiden. Ons platform helpt je knelpunten en inefficiënte activiteiten in je proces te vinden. Als je deze inefficiënties begrijpt, kun je zorgen voor een soepelere, snellere en compliant onboardingervaring voor nieuwe medewerkers.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Employee Onboarding in SAP SuccessFactors optimaliseren?

Employee onboarding is meer dan papierwerk. Het is de eerste indruk die een nieuwe medewerker van je organisatie krijgt. Een soepel, efficiënt en prettig onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding legt de basis voor langdurig succes. Het heeft invloed op productiviteit, betrokkenheid en behoud van medewerkers. Een inefficiënt of vertraagd onboardingtraject leidt juist tot frustratie, lagere productiviteit en soms vroegtijdig vertrek. Dat brengt aanzienlijke directe en indirecte kosten met zich mee.

SAP SuccessFactors Onboarding biedt goede hulpmiddelen om het proces te beheren. In de praktijk zijn er vaak veel overdrachten tussen afdelingen, afhankelijkheden van externe partijen en mogelijke knelpunten die doorlooptijden verlengen en compliance-risico's veroorzaken. Zonder helder zicht op het proces is het lastig om precies vast te stellen waar deze inefficiënties ontstaan en wat hun effect is. Organisaties moeten daarom verder kijken dan subjectieve feedback en losse voorbeelden. Met data-analyse kun je gericht bepalen waar het onboardingtraject beter kan. Zo haal je meer uit je investering in SAP SuccessFactors.

Hoe process mining inefficiënties in onboarding zichtbaar maakt

Process mining biedt een objectieve manier om je Employee Onboarding-proces in SAP SuccessFactors Onboarding te analyseren. In plaats van uit te gaan van hoe je denkt dat het proces werkt, haalt process mining event logs rechtstreeks uit je SAP SuccessFactors-systeem. Zo zie je het werkelijke traject van elke nieuwe medewerker, van begin tot eind. Met deze data visualiseer je de volledige flow van "Offer Accepted" tot en met "30-Day Check-in", inclusief alle activiteiten, varianten en afhankelijkheden.

Door deze event logs te analyseren, kan process mining precies zichtbaar maken:

  • Werkelijke procesflows: ontdek veelvoorkomende routes, zeldzame varianten en ongeautoriseerde afwijkingen van gestandaardiseerde onboardingworkflows.
  • Knelpunten en vertragingen: zie welke activiteiten of overdrachten steeds vertraging veroorzaken. Denk aan lang wachten op "IT Account Provisioning Initiated" na "HR Profile Created" of trage reacties bij "Pre-employment Paperwork Completed".
  • Herwerk en omleidingen: detecteer stappen die opnieuw worden uitgevoerd of cases die onnodig worden teruggestuurd. Dat kan wijzen op inefficiënties of fouten.
  • Compliance-gaten: controleer of verplichte stappen, zoals achtergrondcontroles of specifieke trainingen, voor elke case binnen de vereiste termijn zijn afgerond.

Met deze datagedreven aanpak ga je verder dan aannames. Je krijgt concreet bewijs van waar je SAP SuccessFactors Onboarding-proces beter kan.

Belangrijke verbeterpunten voor onboarding

Process mining op je Employee Onboarding-proces in SAP SuccessFactors maakt meestal een aantal duidelijke verbeterpunten zichtbaar:

  • Papierwerk en goedkeuringen vereenvoudigen: automatiseer handmatige controles, beperk het aantal overdrachtsmomenten voor formulieren vóór indiensttreding en zorg dat digitale handtekeningen efficiënt worden vastgelegd.
  • IT- en apparatuurvoorziening versnellen: breng vertragingen tussen HR en IT in kaart. Zo kunnen teams beter samenwerken en activiteiten mogelijk gelijktijdig uitvoeren, zodat nieuwe medewerkers op hun eerste dag over de juiste middelen beschikken.
  • Toewijzing en afronding van trainingen verbeteren: wijs verplichte trainingen snel toe en zorg dat nieuwe medewerkers ze afronden. Daarmee beperk je compliance-risico's en verkort je de tijd tot productiviteit.
  • Overdrachten tussen afdelingen verbeteren: maak verantwoordelijkheden duidelijker en verbeter de communicatie tussen HR, IT, facilitaire teams en hiring managers. Zo voorkom je wachttijd en gemiste stappen.
  • Procesvarianten beperken: onderzoek waarom sommige nieuwe medewerkers een veel langer onboardingtraject doorlopen dan anderen en pas bewezen werkwijzen toe in verschillende afdelingen en functies.

Meetbare resultaten van beter onboarding

Een geoptimaliseerd Employee Onboarding-proces op basis van process mining levert concrete voordelen op voor zowel de bedrijfsvoering als de ervaring van nieuwe medewerkers:

  • Kortere doorlooptijd van onboarding: door knelpunten weg te nemen en activiteiten efficiënter in te richten, zijn nieuwe medewerkers sneller productief.
  • Hogere tevredenheid en beter behoud van nieuwe medewerkers: een soepel, voorspelbaar en ondersteunend onboardingtraject zorgt voor een positieve eerste indruk, meer betrokkenheid en minder vroegtijdig vertrek.
  • Betere compliance en minder risico: zorg dat achtergrondcontroles, juridische documenten en verplichte trainingen op tijd zijn afgerond. Zo beperk je risico's rond regelgeving en intern beleid.
  • Betere inzet van bronnen: HR- en afdelingsmedewerkers zijn minder tijd kwijt aan het najagen van papierwerk en het coördineren van vertragingen. Daardoor houden ze meer tijd over voor strategisch werk.
  • Kostenbesparing: beperk verborgen kosten door lange inwerktijden, administratieve overhead en vroegtijdig vertrek van medewerkers.

Aan de slag met optimalisatie van onboarding

Met een datagedreven aanpak maak je van Employee Onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding een strategisch voordeel. Process mining geeft je de duidelijkheid om onderbouwde beslissingen te nemen en gerichte verbeteringen door te voeren. Deze gids helpt je door de complexiteit van je onboardingproces heen. Je krijgt een aanpak om inefficiënties te vinden en kansen te benutten voor een soepeler, sneller en compliant traject voor nieuwe medewerkers. Zet process mining in voor een sterke onboardingervaring vanaf de eerste dag.

Onboarding van medewerkers Ervaring van nieuwe medewerkers Verbetering van HR-processen Compliancebewaking Talentwerving HR-bedrijfsvoering Efficiëntie van onboarding Integratie van medewerkers Nieuwe medewerker HR-automatisering Preboarding Integratie van medewerkers

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Onnodig lange onboardingtrajecten zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers later volledig productief worden. Dat heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering en de tijd tot waarde. Het leidt ook tot hogere kosten en een slechte eerste indruk. ProcessMind analyseert je onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding en identificeert activiteiten en routes die voor grote vertragingen zorgen. Met deze inzichten maak je het proces efficiënter, verkort je doorlooptijden en zijn nieuwe medewerkers sneller geïntegreerd.

Vertraging bij het beschikbaar stellen van essentiële IT-accounts, apparatuur en toegangsrechten betekent dat nieuwe medewerkers niet meteen kunnen beginnen. Dat leidt tot frustratie en productiviteitsverlies. Ook de efficiëntie van afdelingen en de ervaring van nieuwe medewerkers lijden eronder. ProcessMind laat zien waar IT-activiteiten in je SAP SuccessFactors Onboarding-proces vastlopen. Je ziet welke overdrachten of stappen knelpunten veroorzaken, zodat je de inzet van IT-middelen kunt verbeteren en nieuwe medewerkers vanaf dag één over alles beschikken wat ze nodig hebben.

Nieuwe medewerkers doen er vaak te lang over om verplichte documenten vóór indiensttreding in te vullen. Daardoor lopen achtergrondcontroles en andere belangrijke stappen vertraging op. Ook de officiële startdatum kan verschuiven en er ontstaan compliance-risico’s als documenten niet op tijd binnen zijn. ProcessMind visualiseert de flow van het invullen van documenten binnen je onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding. Je ziet waar kandidaten afhaken of vertraging oplopen. Zo kun je de oorzaken aanpakken en het aanleveren van documenten versnellen.

Verschillende afdelingen of hiring managers volgen soms niet-standaard onboardingroutes. Daardoor verschilt de ervaring per nieuwe medewerker. Dat kan leiden tot ongelijke behandeling, gemiste stappen of verwarring, met negatieve gevolgen voor tevredenheid en behoud. ProcessMind geeft een volledig overzicht van alle procesvarianten in je onboardingproces binnen SAP SuccessFactors Onboarding. Door werkelijke routes met de gewenste standaard te vergelijken, zie je afwijkingen en kun je workflows standaardiseren voor een consistente ervaring van hoge kwaliteit.

Als verplichte stappen, zoals achtergrondcontroles, specifieke trainingen of papierwerk, niet op tijd worden afgerond, loopt je organisatie aanzienlijke compliance- en juridische risico’s. Dat kan leiden tot boetes, reputatieschade en verstoring van de bedrijfsvoering. ProcessMind volgt alle kritieke compliance-activiteiten binnen je SAP SuccessFactors Onboarding-proces en laat zien waar en waarom deadlines worden gemist. Met deze analyse kun je naleving beter afdwingen, risico’s beperken en aan regelgeving voldoen.

Belangrijke onboardingtaken voor hiring managers, zoals het bevestigen van de werkplekinrichting of het voorstellen van het team, worden vaak te laat uitgevoerd. Dat zorgt voor een onsamenhangende ervaring en kan de volledige integratie in het team vertragen. ProcessMind identificeert de punten waarop de betrokkenheid van hiring managers in het onboardingproces binnen SAP SuccessFactors Onboarding een bottleneck wordt. Je ziet wat de gevolgen zijn en waar betere communicatie en taakbeheer kunnen helpen om het proces op gang te houden.

Achtergrondcontroles veroorzaken vaak aanzienlijke vertraging. Daardoor wordt de onboardingcyclus langer en kunnen kandidaten afhaken. Dit heeft gevolgen voor de planning van de werving en zorgt ervoor dat kritieke functies langer openstaan. ProcessMind analyseert de duur en varianten van achtergrondcontroleactiviteiten in SAP SuccessFactors Onboarding. Door inefficiënties en terugkerende vertragingen zichtbaar te maken, helpt het platform je deze belangrijke stap te verbeteren, zodat goedkeuringen sneller rond zijn en nieuwe medewerkers soepeler kunnen starten.

Fouten bij de eerste gegevensinvoer of het aanmaken van een HR-profiel leiden later tot herwerk. Dat kost HR waardevolle tijd en kan gevolgen hebben voor salarisverwerking of de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden. Zo ontstaan onnodige kosten en extra administratieve lasten. ProcessMind kan patronen in herwerk en correcties binnen de stap "HR Profile Created" van je onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding zichtbaar maken. Door veelvoorkomende foutbronnen te identificeren, kun je de datakwaliteit en procesnauwkeurigheid gericht verbeteren.

Zonder een duidelijk, actueel overzicht van de voortgang van elke nieuwe medewerker door het onboardingtraject kunnen betrokkenen niet op tijd ondersteuning bieden of vertragingen voorspellen. Daardoor reageren ze vooral achteraf in plaats van het proces proactief te sturen. ProcessMind geeft een visuele end-to-end-weergave van je onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding. Je ziet elke stap en de actuele status, zodat je eerder kunt ingrijpen en beter met betrokkenen kunt communiceren.

Als nieuwe medewerkers nog niet volledig zijn geïntegreerd of niet over de juiste middelen en training beschikken, duurt het langer voordat ze volledig productief zijn. Dat heeft direct gevolgen voor de output van de afdeling en het rendement op de werving van nieuw talent. ProcessMind identificeert knelpunten na de startdatum, zoals vertraging bij verplichte trainingen of kennismaking met het team, binnen je onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding. Door deze belangrijke integratiestappen efficiënter te maken, help je nieuwe medewerkers sneller productief te worden.

Handmatige interventies, het najagen van goedkeuringen en het afhandelen van uitzonderingen door inefficiënte processen leggen onnodige druk op onboardingcoördinatoren. Dat kan leiden tot overbelasting, fouten en problemen bij het opschalen van de onboarding. ProcessMind maakt specifieke procesinefficiënties zichtbaar, zoals veelvuldige handmatige overdrachten of onnodige stappen, binnen je onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding. Door terugkerende taken te automatiseren en workflows efficiënter te maken, verlaag je de administratieve last voor je HR-team.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de periode tussen het accepteren van een aanbod en het moment waarop een nieuwe medewerker volledig productief is en bijdraagt aan de organisatie. Dat verbetert het rendement op nieuw talent, verhoogt de tevredenheid van nieuwe medewerkers en verlaagt de operationele HR-kosten doordat zij sneller onderdeel worden van het team binnen SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind visualiseert de volledige Onboarding Case en identificeert vertragingen tussen activiteiten zoals "Mandatory Training Completed" en "30-Day Check-in Performed". Zo vind je knelpunten bij het toewijzen van trainingen of het leveren van apparatuur en kun je gericht verbeteren om de opbouw naar productiviteit met 15-20% te verkorten.

Dit doel zorgt ervoor dat alle benodigde IT-accounts, hardware en software op de officiële startdatum beschikbaar zijn voor nieuwe medewerkers. Vertraging bij de IT-inrichting frustreert nieuwe medewerkers, belemmert hun productiviteit vanaf de eerste dag en geeft een slechte indruk van de onboarding binnen SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyseert de activiteiten "IT Account Provisioning Initiated" en "Equipment Delivered" en vergelijkt de afronding ervan met de "Official Start Date". Je ziet de oorzaken van vertragingen, zoals late IT-aanvragen of inefficiënte inkoopprocessen. Zo kunnen organisaties problemen met de IT-inrichting op dag één met maximaal 90% verminderen.

Dit doel draait om het aanzienlijk verkorten van de tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om alle documenten vóór indiensttreding en de eerste HR-formulieren af te ronden. Trage afronding kan salarisverwerking, inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en compliance vertragen. Dat zorgt voor een slechte eerste indruk en extra administratieve lasten voor zowel de nieuwe medewerker als HR binnen SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind meet de tijd tussen de activiteiten "Pre-employment Paperwork Sent" en "Pre-employment Paperwork Completed". Je ziet bij welke formulieren of stappen vertraging ontstaat en waar automatisering of duidelijkere instructies kunnen helpen om de totale doorlooptijd van het papierwerk met 25-40% te verkorten.

Dit doel richt zich op consistente en efficiënte onboardingprocessen voor verschillende afdelingen en typen dienstverband. Niet-uniforme workflows leiden tot verschillende ervaringen, compliance-risico’s en meer complexiteit in de bedrijfsvoering, vooral in een configureerbaar systeem zoals SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind ontdekt alle werkelijke procesvarianten voor de "Onboarding Case" en vergelijkt die met ideale routes. Je ziet afwijkingen en de invloed van de attributen "Department" en "Employment Type" op de procesflow. Zo kun je varianten samenvoegen en de procescomplexiteit met 15-30% verminderen.

Dit doel zorgt ervoor dat alle onboardingactiviteiten voldoen aan regelgeving, bedrijfsbeleid en wettelijke verplichtingen. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, reputatieschade en juridische problemen. Goede bewaking binnen SAP SuccessFactors Onboarding is daarom belangrijk. ProcessMind identificeert elk geval waarin een activiteit, zoals "Background Check Completed" of "Mandatory Training Completed", niet vóór de "Compliance Due Date" is afgerond. Je ziet afwijkingen van verplichte volgordes en ontbrekende stappen, zodat je proactief kunt ingrijpen en het compliancepercentage tot bijna 100% kunt verhogen.

Dit doel richt zich op het beperken van vertragingen doordat managers hun onboardingtaken niet op tijd afronden. Betrokkenheid van managers is belangrijk voor een goede ervaring van nieuwe medewerkers. Vertragingen kunnen de IT-inrichting, integratie in het team en algehele startklaarheid binnen SAP SuccessFactors Onboarding beïnvloeden. ProcessMind identificeert activiteiten die wachten op input van de "Hiring Manager", zoals "Workspace Setup Completed" en "Team Introduction Completed". Je ziet hoe lang deze wachttijden duren en welke managers of afdelingen steeds vertraging veroorzaken. Zo kun je gerichte training of aanpassingen in de workflow inzetten om deze vertragingen met 20-35% te verminderen.

Dit doel richt zich op het aanzienlijk verkorten van de totale tijd die nodig is voor achtergrondcontroles van nieuwe medewerkers. Langdurige controles kunnen startdata vertragen, ervoor zorgen dat kandidaten afhaken en de time-to-hire verlengen. Dat heeft gevolgen voor de efficiëntie van talentwerving in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyseert de periode tussen "Background Check Initiated" en "Background Check Completed" en identificeert knelpunten en lange wachttijden binnen dit subprocess. Zo ontdek je inefficiënties in de samenwerking met leveranciers of bij interne overdrachten en kun je de doorlooptijd met 10-25% verkorten.

Dit doel richt zich op het verminderen van onjuiste of onvolledige HR-profielen voor nieuwe medewerkers. Fouten in "HR Profile Created" leiden tot herwerk, problemen met salarisverwerking, onjuiste inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en problemen met de dataintegriteit. Dat zorgt voor extra administratieve lasten binnen SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind detecteert herwerklussen of onverwachte activiteiten na "HR Profile Created" die op correcties wijzen. Door varianten in het instelproces te analyseren, helpt het platform de oorzaken te vinden. Zo kun je het proces standaardiseren en fouten met 30-50% verminderen.

Dit doel verbetert het zicht op en de actuele bewaking van het volledige onboardingtraject van een nieuwe medewerker. Zonder duidelijke voortgangsbewaking kun je niet op tijd ingrijpen, blijven knelpunten verborgen en is proactieve ondersteuning van nieuwe medewerkers en managers lastig binnen SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind geeft een live end-to-end-overzicht van elke "Onboarding Case" en toont de actuele status ten opzichte van de geplande procesflow. Zo identificeer je vastgelopen cases of mogelijke vertragingen vroegtijdig en verbeter je de nauwkeurigheid van de voortgangsbewaking met meer dan 95%.

Dit doel zorgt ervoor dat onboardingmedewerkers, IT-teams en andere middelen efficiënt worden ingezet. Inefficiënties leiden tot overbelaste medewerkers, langere onboardingtrajecten en hogere kosten voor de bedrijfsvoering. Dat heeft gevolgen voor het succes van het onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyseert activiteitenduren, wachttijden en resource-toewijzingen voor alle "Onboarding Case"-instanties. Je ziet waar capaciteit over- of onderbenut is en waar je werk kunt verdelen, terugkerende taken kunt automatiseren of medewerkers anders kunt inzetten. Zo verminder je de druk op de bedrijfsvoering met 15-20%.

Het 6-stappenverbeterpad voor onboarding van medewerkers

1

Download de template
2

Exporteer je data
3

Upload je dataset
4

Analyseer het proces
5

Verbeteringen implementeren
6

Monitor het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Open de Excel-datatemplate voor onboarding van medewerkers in SAP SuccessFactors Onboarding. Deze template is afgestemd op het proces en bevat de structuur die nodig is voor een effectieve analyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

De juiste datastructuur vanaf het begin is belangrijk voor een nauwkeurige analyse. Zo voorkom je herstelwerk en zorg je dat alle relevante onboardingactiviteiten worden vastgelegd.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken datatemplate met de juiste structuur voor je SAP SuccessFactors-onboardingdata.

DIT KRIJG JE

Ontdek hoe onboarding echt verloopt en verbeter je SAP-trajecten

ProcessMind laat zien hoe je onboardingproces voor medewerkers in SAP SuccessFactors echt verloopt. Bekijk elke stap, vind verborgen vertragingen en ontdek hoe je een onboardingervaring van hoog niveau voor nieuwe medewerkers opbouwt.
  • Bekijk het werkelijke verloop van je SAP-onboardingproces
  • Breng knelpunten en compliancerisico's in kaart
  • Vergelijk de prestaties van verschillende onboardingvarianten
  • Maak inefficiënte onboardingactiviteiten efficiënter
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Belangrijkste resultaten van employee onboarding

Deze resultaten laten zien welke concrete verbeteringen organisaties meestal bereiken door hun employee-onboardingproces binnen SAP SuccessFactors Onboarding te optimaliseren. Nieuwe medewerkers ervaren daardoor een efficiënter en prettiger proces.

0 %
Snellere productiviteit van nieuwe medewerkers

Gemiddelde verkorting van de time-to-productivity

Verkort de tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om volledig productief te worden binnen het team, zodat ze eerder waarde kunnen toevoegen. Dat heeft direct effect op de bedrijfsresultaten.
0 %
Betere voorbereiding op dag één

Stijging van het percentage beschikbare IT-middelen

Zorg dat nieuwe medewerkers vóór hun officiële startdatum over alle benodigde IT-accounts en apparatuur beschikken. Zo voorkom je vertraging en verbeter je hun eerste ervaring. Dat verhoogt de tevredenheid van nieuwe medewerkers.
0 days
Snellere afronding van papierwerk

Gemiddelde verkorting van de doorlooptijd van papierwerk vóór indiensttreding

Maak het verzamelen en verwerken van documenten vóór indiensttreding efficiënter. Zo verlaag je de administratieve last en verkort je de onboardingdoorlooptijd. HR houdt daardoor meer tijd over.
0 %
Betere complianceresultaten

Stijging van het percentage complete compliancedocumentatie

Verbeter de tijdige afronding van alle verplichte complianceactiviteiten, zoals achtergrondcontroles en essentiële trainingen. Zo voldoe je aan wet- en regelgeving en beperk je risico's. Ook verklein je de kans op boetes.
0 %
Minder fouten in HR-profielen

Daling van het percentage herstelwerk bij het aanmaken van HR-profielen

Vind de oorzaken van fouten bij het aanmaken van HR-profielen en neem ze weg. Zo is minder herstelwerk nodig en wordt de data nauwkeuriger. HR-medewerkers besparen tijd en de kosten van de bedrijfsvoering dalen.
0 %
Meer gestandaardiseerde processen

Daling van het aantal onboardingprocesvarianten

Breng overbodige of inconsistente onboardingprocesvarianten samen. Zo worden workflows voorspelbaarder en efficiënter, over afdelingen en rollen heen. Dit verbetert de procesgovernance.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van het onboardingproces van één nieuwe medewerker, waarin alle gerelateerde activiteiten worden samengebracht.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het fundamentele attribuut dat de scope van de analyse bepaalt. Zonder dit attribuut kun je de onboardingreis van een nieuwe medewerker niet volgen en geen belangrijke KPI's meten, zoals de totale onboardingdoorlooptijd.

De naam van de specifieke taak of het specifieke mijlpaalmoment dat in het onboardingproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de stappen in de procesmap. Door de volgorde van activiteiten te analyseren, begrijp en optimaliseer je de onboardingworkflow.

De exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond of een mijlpaal is bereikt.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van alle tijdgerelateerde metrieken, waaronder doorlooptijden en de duur van knelpunten, die belangrijk zijn voor prestatieanalyse.

De timestamp die de afronding van een activiteit markeert, vooral bij taken met een meetbare duur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een nauwkeurige berekening van verwerkingstijden per activiteit mogelijk, zodat je ziet welke specifieke taken veel tijd kosten.

De unieke medewerkers-ID die aan de nieuwe medewerker is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt het tijdelijke onboardingproces aan het permanente medewerkersrecord, zodat je de impact op langere termijn kunt analyseren.

De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker gaat werken.

Waarom dit belangrijk is

Maakt segmentatie en benchmarking van het onboardingproces tussen verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk.

De officiële functietitel van de nieuwe medewerker, zoals 'Software Engineer' of 'Account Manager'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van procesvarianten per functie mogelijk, zodat je onboardingervaringen kunt afstemmen en standaardiseren.

De naam van de manager aan wie de nieuwe medewerker rapporteert.

Waarom dit belangrijk is

Helpt knelpunten bij managerafhankelijke taken te vinden en de betrokkenheid van managers bij onboarding te meten.

De HR-professional of coördinator die verantwoordelijk is voor het beheren van de onboarding-case.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van de werkdruk binnen het HR-team, capaciteitsplanning en het vinden van goede werkwijzen bij coördinatoren.

De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Dient als belangrijke deadline en referentiepunt om de tijdigheid en het resultaat van alle pre-boardingactiviteiten te beoordelen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert de start van het onboardingproces voor een nieuwe medewerker. Meestal wordt dit automatisch gestart wanneer de status van een kandidaat in de SAP SuccessFactors Recruiting-module verandert in 'Ready to Hire' en de data wordt doorgegeven aan de Onboarding-module.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het primaire startevent voor de onboardingcase. Hiermee meet je de totale onboardingdoorlooptijd en leg je de basis voor alle volgende processtappen.

Markeert de afronding van de achtergrondcontrole en de ontvangst van de resultaten. Dit event wordt vastgelegd wanneer de status van de achtergrondcontroletaak in de SuccessFactors Onboarding-module wordt gewijzigd in 'Completed' of 'Cleared'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk compliancemoment en bij veel organisaties een voorwaarde om een aanbod definitief te maken. Vertraging kan de startdatum van de nieuwe medewerker en de totale onboardingdoorlooptijd aanzienlijk beïnvloeden.

Dit staat voor de afronding door de nieuwe medewerker van alle verplichte formulieren en taken vóór indiensttreding via het onboardingportaal. Het event wordt vastgelegd wanneer het systeem registreert dat alle taken in de stap 'Pre-Day 1' of 'New Hire Paperwork' zijn afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment dat laat zien dat de nieuwe medewerker betrokken is en essentiële administratieve stappen heeft afgerond. Daardoor kunnen vervolgstappen zoals het aanmaken van het HR-profiel en IT-provisioning starten.

Deze activiteit markeert het aanmaken van het officiële medewerkersprofiel van de nieuwe medewerker in het centrale HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Het event wordt vastgelegd wanneer het proces 'Manage Pending Hires' is voltooid en het medewerkersrecord actief wordt.

Waarom dit belangrijk is

Het aanmaken van het HR-profiel is een belangrijk integratiepunt voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en andere centrale HR-functies. Door dit te volgen, bewaak je de efficiëntie van de HR-administratie en zie je of herstelwerk meerdere keren nodig is.

Dit is het moment waarop een set onboardingverantwoordelijkheden aan de hiring manager wordt toegewezen. Het wordt vastgelegd wanneer het systeem automatisch taken zoals 'Prepare Workspace' of 'Schedule Team Welcome' aan de manager toewijst.

Waarom dit belangrijk is

Betrokkenheid van de manager is belangrijk voor een succesvolle onboardingervaring. Met deze activiteit analyseer je hoe snel managers worden geïnformeerd en meet je hoe lang ze daarna over hun taken doen.

Dit is een berekend event dat de officiële startdatum van de nieuwe medewerker weergeeft. Het is geen expliciete gebruikersactie, maar wordt afgeleid van het attribuut 'Official Start Date' dat aan de onboardingcase is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment voor de analyse van activiteiten vóór en na dag één. Het dient als referentiepunt om te beoordelen of andere activiteiten, zoals IT-inrichting en introductie, op tijd plaatsvinden.

Dit staat voor de afronding van een geplande check-in tussen de nieuwe medewerker en de manager of HR, meestal rond de dertigste dag. Het wordt vastgelegd wanneer een manager of HR-vertegenwoordiger het bijbehorende checklistitem als voltooid markeert.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wordt vaak gebruikt als indicatie voor het einde van de eerste intensieve onboardingperiode. Het is een belangrijk moment om de time-to-productivity en de totale procesduur te meten.

Dit is de laatste activiteit en markeert de succesvolle afsluiting van de onboardingcase van de nieuwe medewerker in het systeem. Het event wordt vastgelegd wanneer een HR-beheerder of geautomatiseerd proces de status van het onboardingproces wijzigt naar de eindstatus 'Completed'.

Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit wordt het proces officieel afgesloten. Dit is het primaire eindevent voor de analyse. Je kunt hiermee de end-to-end-doorlooptijd en voltooiingspercentages berekenen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining geeft een röntgenbeeld van het werkelijke onboardingtraject in SAP SuccessFactors. Het identificeert verborgen bottlenecks, procesafwijkingen en onderdelen waar nieuwe medewerkers vertraging oplopen. Met dit inzicht kun je de tijd tot productiviteit verkorten en compliance waarborgen.

Om te starten heb je een event log-dataset uit SAP SuccessFactors Onboarding nodig. Daarin staan meestal een case-identifier, zoals de Onboarding Case ID, een activiteitnaam voor elke stap en een timestamp van het moment waarop elke activiteit plaatsvond. Aanvullende attributen, zoals afdeling of type nieuwe medewerker, kunnen de analyse verdiepen.

Je kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten, zoals een kortere tijd tot productiviteit van nieuwe medewerkers en minder vertraging bij belangrijke stappen, zoals het gereedmaken van IT-middelen. Process mining helpt workflows te standaardiseren, fouten bij het instellen van HR-profielen te beperken en de naleving van compliancevereisten te verbeteren. Deze optimalisaties leiden tot een efficiëntere en prettigere onboardingervaring.

De eerste fase, waarin data wordt geëxtraheerd en het procesmodel wordt ingericht, kan afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data enkele weken duren. Zodra de data is voorbereid, kun je vaak binnen enkele dagen de eerste bruikbare inzichten krijgen. Doorlopend monitoren levert daarna nieuwe mogelijkheden voor optimalisatie op.

Moderne process mining-tools zijn ontworpen voor integratie met bedrijfssystemen zoals SAP SuccessFactors, vaak via connectors of gestandaardiseerde data-export. Data-extractie blijft een belangrijke stap, maar de platforms vereenvoudigen de analyse zodra de data het juiste formaat heeft. Daardoor is implementatie voor organisaties goed beheersbaar.

Meestal heb je enige data-engineeringkennis nodig om event log-data uit SAP SuccessFactors te extraheren en voor te bereiden. Voor de analyse is een process analyst of businessgebruiker met kennis van het onboardingproces belangrijk om de inzichten te interpreteren. Het process mining-platform verzorgt zelf de complexe datavisualisatie en procesontdekking.

Zeker. Process mining is geschikt om de oorzaken van een lange tijd tot productiviteit te identificeren. Het laat precies zien waar in de onboardingflow vertragingen ontstaan, bijvoorbeeld door een late IT-inrichting, trage achtergrondcontroles of bottlenecks bij managers. Door de werkelijke paden te visualiseren, kun je specifieke processtappen gericht verbeteren.

Met process mining kun je een compliant doelprocesmodel definiëren en vervolgens alle daadwerkelijke onboardingcases ermee vergelijken. Afwijkingen, ontbrekende stappen en ongeautoriseerde shortcuts die kunnen leiden tot overtredingen van wet- en regelgeving of beleid, worden snel zichtbaar. Deze proactieve aanpak helpt de compliance te verbeteren en risico’s te beperken.

Zorg voor soepele onboarding van medewerkers: start vandaag!

Bereik 95% compliance bij de afronding en verlaag het vroegtijdige personeelsverloop snel.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Gratis proefperiode van 14 dagen.