> Continu verbeteren van processen > Onboarding van medewerkers > Onboarding in SAP SuccessFactors

Verbeter de onboarding van medewerkers

6-stappengids voor betere onboarding in SAP SuccessFactors

Datatemplate downloaden

Onboarding van medewerkers

SAP SuccessFactors Onboarding

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Verbeter de onboarding van medewerkers in SAP SuccessFactors

Bij onboarding van medewerkers komen vaak complexe stappen kijken, die kunnen leiden tot vertragingen en complianceproblemen. Ons platform helpt je bottlenecks en inefficiënte activiteiten in het proces te vinden. Zo zie je waar verbeteringen mogelijk zijn en kun je nieuwe medewerkers sneller en volgens de regels laten starten.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom onboarding van medewerkers in SAP SuccessFactors verbeteren?

Onboarding is meer dan papierwerk. Het is de eerste indruk die een nieuwe medewerker van je organisatie krijgt. Een soepel en efficiënt onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding legt de basis voor succes op de lange termijn. Het heeft invloed op de productiviteit, betrokkenheid en het behoud van medewerkers. Een traag of inefficiënt proces kan juist frustratie en productiviteitsverlies veroorzaken. Nieuwe medewerkers kunnen zelfs vroegtijdig vertrekken, met aanzienlijke directe en indirecte kosten tot gevolg.

SAP SuccessFactors Onboarding biedt functies om het proces te beheren. In de praktijk zijn er vaak overdrachten tussen afdelingen, afhankelijkheden van externe partijen en mogelijke bottlenecks. Die kunnen de doorlooptijd verlengen en compliance-risico’s veroorzaken. Zonder goed zicht op het proces is het lastig te bepalen waar de vertragingen ontstaan en wat de gevolgen zijn. Subjectieve feedback en losse voorbeelden geven geen volledig beeld van waar het onboardingproces beter kan. Met procesoptimalisatie op basis van data zie je waar verbeteringen nodig zijn en haal je meer uit je investering in SAP SuccessFactors.

Hoe process mining knelpunten in onboarding zichtbaar maakt

Met process mining analyseer je het onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding op basis van data. In plaats van af te gaan op hoe je denkt dat het proces verloopt, haalt process mining event logs rechtstreeks uit SAP SuccessFactors. Zo zie je hoe het traject van elke nieuwe medewerker er in werkelijkheid uitziet, van ‘Aanbod geaccepteerd’ tot ‘Check-in na 30 dagen’. De data laat alle activiteiten, varianten en afhankelijkheden zien.

Met deze event logs kan process mining precies laten zien:

Werkelijke processtromen: ontdek welke routes vaak voorkomen, welke varianten zeldzaam zijn en waar het proces afwijkt van de afgesproken onboarding-workflows.
Bottlenecks en vertragingen: zie welke activiteiten of overdrachten steeds voor vertraging zorgen. Denk aan lange wachttijden tussen ‘HR-profiel aangemaakt’ en ‘IT-account aangevraagd’, of trage afhandeling van ‘Papierwerk vóór indiensttreding afgerond’.
Herstelwerk en terugverwijzingen: ontdek wanneer stappen worden herhaald of cases onnodig worden teruggestuurd. Dat kan wijzen op fouten of inefficiënties.
Compliance-hiaten: controleer of alle verplichte stappen, zoals achtergrondcontroles en specifieke trainingen, voor elke case op tijd zijn afgerond.

Zo baseer je verbeteringen niet op aannames, maar op concrete aanwijzingen over waar het onboardingproces in SAP SuccessFactors beter kan.

Belangrijke verbeterpunten voor onboarding

Process mining brengt bij onboarding van medewerkers in SAP SuccessFactors vaak een aantal verbeterpunten aan het licht:

Papierwerk en goedkeuringen vereenvoudigen: automatiseer handmatige controles, beperk het aantal overdrachten voor formulieren vóór indiensttreding en zorg dat digitale handtekeningen op tijd worden verzameld.
IT en apparatuur sneller regelen: ontdek waar overdrachten tussen HR en IT vertraging opleveren. Zo kunnen teams beter samenwerken en activiteiten waar mogelijk gelijktijdig uitvoeren, zodat nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag over de juiste middelen beschikken.
Trainingen op tijd toewijzen en afronden: zorg dat verplichte trainingen snel worden toegewezen en door nieuwe medewerkers worden afgerond. Zo beperk je compliancerisico’s en kunnen medewerkers eerder aan de slag.
Overdrachten tussen afdelingen verbeteren: maak verantwoordelijkheden duidelijk en verbeter de communicatie tussen HR, IT, facilitaire teams en leidinggevenden. Zo voorkom je wachttijden en gemiste stappen.
Procesvarianten beperken: ontdek waarom het onboardingtraject voor sommige medewerkers veel langer duurt dan voor anderen. Leg goede werkwijzen vast voor verschillende afdelingen en functies.

Meetbare resultaten van betere onboarding

Met inzichten uit process mining verbeter je het onboardingproces en de ervaring van nieuwe medewerkers:

Kortere onboarding-doorlooptijd: door bottlenecks weg te nemen en activiteiten te vereenvoudigen, worden nieuwe medewerkers sneller productief en leveren ze eerder een bijdrage aan de organisatie.
Meer tevredenheid en behoud van nieuwe medewerkers: een soepel, voorspelbaar en ondersteunend onboardingtraject zorgt voor een goede eerste indruk, vergroot de betrokkenheid en beperkt vroegtijdig vertrek.
Betere compliance en minder risico: zorg dat achtergrondcontroles, juridische documenten en verplichte trainingen op tijd zijn afgerond. Zo beperk je risico’s rond wet- en regelgeving en intern beleid.
Personeel en middelen doelgerichter inzetten: HR en andere teams hoeven minder tijd te besteden aan ontbrekend papierwerk en vertragingen. Daardoor houden ze meer tijd over voor ander werk.
Lagere kosten: beperk de verborgen kosten van een lange inwerkperiode, administratieve lasten en vroegtijdig vertrek.

Aan de slag met het verbeteren van onboarding

Met een datagedreven aanpak kun je onboarding van medewerkers in SAP SuccessFactors Onboarding verbeteren en van een belangrijke HR-functie een strategisch voordeel maken. Process mining geeft je het overzicht om onderbouwde beslissingen te nemen en gerichte verbeteringen door te voeren. Deze gids helpt je de complexiteit van het onboardingproces te doorgronden en laat zien hoe je inefficiënties opspoort en kansen vindt om het traject sneller en beter compliant te maken. Zet process mining in voor een goede onboardingervaring, zodat nieuwe medewerkers vanaf hun eerste werkdag goed van start kunnen.

Onboarding van medewerkers Ervaring van nieuwe medewerkers HR-procesverbetering Compliancemonitoring Werving en selectie HR-bedrijfsvoering Efficiënte onboarding Integratie van medewerkers Nieuwe medewerker HR-automatisering Preboarding Inwerken van medewerkers

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Door onnodig lange onboardingtrajecten duurt het langer voordat nieuwe medewerkers volledig productief zijn. Dat heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering en de tijd die nodig is om waarde te leveren. Ook kunnen de kosten oplopen en krijgen nieuwe medewerkers een slechte eerste indruk. ProcessMind analyseert het onboardingproces in SAP SuccessFactors Onboarding en laat zien welke activiteiten en routes voor vertraging zorgen. Met die inzichten kun je het proces verbeteren, de doorlooptijd verkorten en nieuwe medewerkers sneller laten meedraaien.

Als IT-accounts, apparatuur en toegangsrechten niet op tijd beschikbaar zijn, kunnen nieuwe medewerkers niet meteen aan het werk. Dat leidt tot frustratie en productiviteitsverlies en heeft gevolgen voor de efficiëntie van teams en de onboardingervaring. ProcessMind laat zien waar IT-activiteiten in het onboardingproces van SAP SuccessFactors vertraging oplopen. Je ziet welke overdrachten of stappen bottlenecks veroorzaken. Zo kun je de inzet van IT-middelen verbeteren en zorgen dat nieuwe medewerkers vanaf hun eerste werkdag over de juiste middelen beschikken.

Nieuwe medewerkers doen er vaak te lang over om het verplichte papierwerk vóór indiensttreding af te ronden. Daardoor lopen achtergrondcontroles en andere belangrijke stappen vertraging op. Ook kan de officiële startdatum opschuiven. Als documenten niet op tijd binnen zijn, ontstaan er bovendien compliancerisico’s. ProcessMind brengt het verloop van het papierwerk in het onboardingproces van SAP SuccessFactors Onboarding in kaart. Je ziet waar kandidaten afhaken of vertraging oplopen en kunt de oorzaken achterhalen. Zo kun je op tijd ingrijpen en zorgen dat formulieren sneller worden ingediend.

Afdelingen en leidinggevenden volgen soms verschillende onboardingroutes. Daardoor krijgen nieuwe medewerkers niet dezelfde ervaring. Er kunnen stappen worden overgeslagen of onduidelijkheden ontstaan, wat de tevredenheid en het behoud van medewerkers kan schaden. ProcessMind geeft een overzicht van alle varianten in het onboardingproces van SAP SuccessFactors Onboarding. Door de werkelijke routes met de gewenste werkwijze te vergelijken, zie je waar het proces afwijkt en kun je workflows standaardiseren voor een consistente ervaring.

Als verplichte stappen, zoals achtergrondcontroles, specifieke trainingen of papierwerk, niet op tijd worden afgerond, loopt de organisatie aanzienlijke compliance- en juridische risico’s. Dat kan leiden tot boetes, reputatieschade en verstoringen van de bedrijfsvoering. ProcessMind volgt alle belangrijke compliance-activiteiten in het onboardingproces van SAP SuccessFactors en laat zien waar en waarom deadlines worden gemist. Met die analyse kun je de naleving verbeteren, risico’s beperken en voldoen aan wet- en regelgeving.

Belangrijke onboardingtaken voor leidinggevenden, zoals bevestigen dat de werkplek klaar is of het team voorstellen, lopen vaak vertraging op. Daardoor verloopt de onboarding minder soepel en duurt het langer voordat nieuwe medewerkers goed in het team zijn opgenomen. ProcessMind laat zien waar de betrokkenheid van leidinggevenden een bottleneck vormt in het onboardingproces van SAP SuccessFactors. Je ziet wat de gevolgen van de vertragingen zijn en waar betere communicatie en taakverdeling kunnen helpen om het proces op gang te houden.

Achtergrondcontroles zorgen vaak voor flinke vertragingen. Daardoor duurt het onboardingtraject langer en kunnen kandidaten zich terugtrekken. Ook loopt de werving vertraging op en blijven belangrijke functies langer onvervuld. ProcessMind analyseert de duur en varianten van achtergrondcontroles in SAP SuccessFactors Onboarding. Door inefficiënties en terugkerende vertragingen aan te wijzen, kun je deze belangrijke stap verbeteren. Zo worden controles sneller afgerond en verloopt de overgang soepeler voor nieuwe medewerkers.

Fouten bij de eerste gegevensinvoer of het aanmaken van een HR-profiel leiden later tot herstelwerk. Dat kost HR tijd en kan gevolgen hebben voor de salarisadministratie of de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden. Ook brengt het extra kosten en administratieve lasten met zich mee. ProcessMind brengt patronen van herstelwerk en correcties aan het licht bij de stap ‘HR-profiel aangemaakt’ in het onboardingproces van SAP SuccessFactors. Door veelvoorkomende fouten op te sporen, kun je de datakwaliteit en de nauwkeurigheid van het proces verbeteren.

Zonder een actueel overzicht van de voortgang van elke nieuwe medewerker tijdens het onboardingtraject is het lastig om op tijd ondersteuning te bieden of vertragingen te zien aankomen. Daardoor los je problemen pas op als ze zich voordoen, in plaats van er vooraf op in te spelen. ProcessMind geeft een visuele kaart van het volledige onboardingproces in SAP SuccessFactors. Je ziet elke stap en de actuele status, zodat je op tijd kunt ingrijpen en betrokkenen beter kunt informeren.

Als nieuwe medewerkers nog niet goed zijn ingewerkt of de juiste middelen en training missen, duurt het langer voordat ze volledig productief zijn. Dat heeft direct gevolgen voor de resultaten van het team en het rendement op de investering in nieuwe medewerkers. ProcessMind laat zien waar na de startdatum bottlenecks ontstaan in het onboardingproces van SAP SuccessFactors, bijvoorbeeld bij verplichte trainingen of kennismaking met het team. Door deze belangrijke stappen te verbeteren, kunnen nieuwe medewerkers sneller productief zijn.

Handmatig werk, achter goedkeuringen aan gaan en uitzonderingen afhandelen leggen extra druk op onboardingcoördinatoren. Dat kan leiden tot overbelasting, fouten en problemen wanneer het onboardingproces moet meegroeien. ProcessMind laat zien waar het onboardingproces in SAP SuccessFactors inefficiënt is, bijvoorbeeld door veel handmatige overdrachten of onnodige stappen. Door terugkerende taken te automatiseren en workflows te verbeteren, verlaag je de administratieve druk op het HR-team.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen het accepteren van een aanbod en het moment waarop een nieuwe medewerker volledig productief is en bijdraagt aan de organisatie. Dat verbetert het rendement op de investering in nieuw talent, verhoogt de tevredenheid van nieuwe medewerkers en verlaagt de operationele HR-kosten. In SAP SuccessFactors Onboarding helpt een snellere integratie in het team daarbij. ProcessMind brengt de volledige onboardingcase in kaart en laat vertragingen zien tussen activiteiten zoals ‘Verplichte training afgerond’ en ‘Check-in na 30 dagen uitgevoerd’. Je ziet waar trainingen of de levering van apparatuur vertraging oplopen en kunt gericht verbeteringen doorvoeren. Zo kan de tijd tot volledige productiviteit met 15 tot 20% afnemen.

Dit doel is erop gericht dat alle benodigde IT-accounts, hardware en software klaarstaan op de officiële startdatum van nieuwe medewerkers. Vertraging bij de IT-inrichting frustreert nieuwe medewerkers, belemmert hun productiviteit en geeft een slechte indruk van de onboarding in SAP SuccessFactors. ProcessMind analyseert de activiteiten ‘IT-account aangevraagd’ en ‘Apparatuur geleverd’ en vergelijkt de afronding ervan met de ‘Officiële startdatum’. Je ziet waardoor vertragingen ontstaan, bijvoorbeeld door late IT-aanvragen of trage inkoop. Zo kunnen organisaties problemen met de IT-inrichting op de eerste werkdag met maximaal 90% terugdringen.

Dit doel is gericht op het flink verkorten van de tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om al het papierwerk vóór indiensttreding en de eerste HR-formulieren af te ronden. Als dit te lang duurt, kunnen de salarisadministratie, inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en compliance vertraging oplopen. Dat geeft zowel de nieuwe medewerker als HR extra werk en zorgt voor een slechte eerste indruk in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind meet de tijd tussen ‘Papierwerk vóór indiensttreding verstuurd’ en ‘Papierwerk vóór indiensttreding afgerond’. Je ziet bij welke formulieren of stappen vertraging ontstaat en waar automatisering of duidelijkere instructies kunnen helpen. Zo kan de totale doorlooptijd van het papierwerk met 25 tot 40% afnemen.

Dit doel is gericht op consistente en efficiënte onboardingprocessen voor verschillende afdelingen en soorten dienstverbanden. Verschillende workflows leiden tot uiteenlopende ervaringen voor nieuwe medewerkers, compliancerisico’s en meer complexiteit in de bedrijfsvoering. Dat speelt vooral bij een flexibel systeem als SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind brengt alle werkelijke varianten van de ‘Onboardingcase’ in kaart en vergelijkt ze met de gewenste routes. Je ziet waar het proces afwijkt en hoe attributen als ‘Afdeling’ en ‘Type dienstverband’ de processtroom beïnvloeden. Zo kun je varianten samenvoegen en de procescomplexiteit met 15 tot 30% verminderen.

Dit doel is erop gericht dat alle onboardingactiviteiten voldoen aan wet- en regelgeving, bedrijfsbeleid en juridische verplichtingen. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, reputatieschade en juridische problemen. Daarom is het belangrijk om dit goed te volgen in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind laat zien wanneer een activiteit, zoals ‘Achtergrondcontrole afgerond’ of ‘Verplichte training afgerond’, niet vóór de ‘Compliance-deadline’ is voltooid. Je ziet afwijkingen van de vereiste volgorde en ontbrekende stappen. Zo kun je op tijd ingrijpen en de naleving bijna 100% maken.

Dit doel is gericht op het beperken van vertragingen doordat leidinggevenden hun onboardingtaken niet op tijd afronden. Hun betrokkenheid is belangrijk voor een goede ervaring van nieuwe medewerkers. Vertragingen kunnen gevolgen hebben voor de IT-inrichting, de integratie in het team en de voorbereiding van nieuwe medewerkers in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind laat zien welke activiteiten wachten op input van de ‘Leidinggevende’, zoals ‘Werkplek ingericht’ of ‘Kennismaking met het team afgerond’. Je ziet hoe lang de wachttijden duren en welke leidinggevenden of afdelingen regelmatig vertraging veroorzaken. Zo kun je gerichte training of aanpassingen aan de workflow inzetten en vertragingen met 20 tot 35% terugdringen.

Dit doel is gericht op het flink verkorten van de totale tijd die nodig is voor achtergrondcontroles van nieuwe medewerkers. Lange controles kunnen startdata vertragen, kandidaten doen afhaken en de tijd tot aanname verlengen. Dat maakt de werving minder efficiënt in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyseert de tijd tussen ‘Achtergrondcontrole gestart’ en ‘Achtergrondcontrole afgerond’ en brengt bottlenecks en lange wachttijden in deze deelstap aan het licht. Je ziet ook waar contact met leveranciers of interne overdrachten vertraging opleveren. Zo kun je het proces aanpassen en de doorlooptijd met 10 tot 25% verkorten.

Dit doel is gericht op het terugdringen van onjuiste of onvolledige HR-profielen voor nieuwe medewerkers. Fouten bij ‘HR-profiel aangemaakt’ leiden later tot herstelwerk, problemen met de salarisadministratie, onjuiste inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en fouten in de data. Dat zorgt voor extra administratief werk in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind spoort herstelrondes en onverwachte activiteiten na ‘HR-profiel aangemaakt’ op. Zo zie je waar correcties nodig zijn. Door varianten in het proces te analyseren, kun je de oorzaken achterhalen, de werkwijze standaardiseren en het aantal fouten met 30 tot 50% terugdringen.

Dit doel is gericht op beter zicht op en realtime volgen van het volledige onboardingtraject van nieuwe medewerkers. Zonder duidelijk overzicht kun je niet op tijd ingrijpen, blijven bottlenecks verborgen en is het lastig om nieuwe medewerkers en leidinggevenden proactief te ondersteunen in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind geeft een actueel overzicht van elke ‘Onboardingcase’ en laat de status van nieuwe medewerkers zien naast de geplande processtappen. Zo kunnen betrokkenen stilgevallen cases en mogelijke vertragingen vroeg signaleren. Dat maakt proactief beheer mogelijk en verbetert de nauwkeurigheid van de voortgangsregistratie met meer dan 95%.

Dit doel is gericht op een efficiënte inzet van onboardingmedewerkers, IT-teams en andere middelen. Inefficiënties leiden tot overbelaste teams, langere onboardingtrajecten en hogere operationele kosten. Dat heeft gevolgen voor het hele onboardingproces in SAP SuccessFactors. ProcessMind analyseert de duur van activiteiten, wachttijden en de inzet van middelen voor alle ‘Onboardingcases’. Je ziet waar middelen te veel of juist te weinig worden ingezet. Zo kun je de werkdruk beter verdelen, terugkerende taken automatiseren of medewerkers anders inzetten. Daarmee kan de operationele druk met 15 tot 20% afnemen.

Het verbetertraject in 6 stappen voor onboarding van medewerkers

Verbeteringen doorvoeren

Proces volgen

Template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de Excel-template voor onboarding van medewerkers in SAP SuccessFactors Onboarding. De template bevat de structuur die nodig is voor een goede procesanalyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin voorkom je herstelwerk en zorg je dat alle relevante onboardingactiviteiten worden vastgelegd. Dat is belangrijk voor een nauwkeurige analyse.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare datatemplate, ingericht voor data uit SAP SuccessFactors Onboarding.

WAT JE KRIJGT

Breng de onboarding in kaart en verbeter het proces in SAP

ProcessMind laat zien hoe het onboardingproces van medewerkers in SAP SuccessFactors in de praktijk verloopt. Bekijk elke stap, vind verborgen vertragingen en ontdek hoe je de ervaring van nieuwe medewerkers kunt verbeteren.

Bekijk het werkelijke verloop van het onboardingproces in SAP
Vind bottlenecks en compliancerisico’s
Vergelijk de prestaties van verschillende onboardingvarianten
Maak inefficiënte onboardingactiviteiten efficiënter

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Belangrijkste resultaten van onboarding van medewerkers

Deze resultaten laten zien welke concrete verbeteringen organisaties doorgaans bereiken door het onboardingproces van medewerkers in SAP SuccessFactors Onboarding te optimaliseren. Nieuwe medewerkers ervaren daardoor een efficiënter en prettiger proces.

0 %

Nieuwe medewerkers sneller productief

Gemiddelde verkorting van de tijd tot productiviteit

Verkort de tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om volledig mee te draaien in het team, zodat ze eerder kunnen bijdragen aan de resultaten. Dat heeft direct effect op de bedrijfsresultaten.

0 %

Nieuwe medewerkers zijn vanaf dag één beter voorbereid

Stijging van het percentage nieuwe medewerkers dat op dag één over de benodigde IT-middelen beschikt

Zorg dat nieuwe medewerkers vóór hun officiële startdatum alle benodigde IT-accounts en apparatuur hebben. Zo voorkom je vertraging en geef je ze een goede start. Dat verhoogt de tevredenheid van nieuwe medewerkers.

0 days

Papierwerk sneller afronden

Gemiddelde verkorting van de tijd voor papierwerk vóór indiensttreding

Vereenvoudig het verzamelen en verwerken van documenten voor indiensttreding. Zo neemt de administratieve last flink af en verloopt de onboarding sneller. HR houdt daardoor meer tijd over voor andere werkzaamheden.

0 %

Betere naleving van compliance-eisen

Stijging van het percentage volledig ingevulde compliance-documentatie

Zorg dat alle verplichte compliance-activiteiten, zoals antecedentenonderzoek en verplichte trainingen, op tijd worden afgerond. Zo voldoe je aan de regelgeving en beperk je risico’s en mogelijke boetes.

0 %

Minder fouten in HR-profielen

Minder herstelwerk bij het aanmaken van HR-profielen

Achterhaal en verhelp de oorzaken van fouten bij het aanmaken van HR-profielen. Zo is minder herstelwerk nodig en wordt de data nauwkeuriger. Dat bespaart HR-medewerkers tijd en verlaagt de operationele kosten.

0 %

Meer gestandaardiseerde processen

Minder varianten in het onboardingproces

Breng overbodige of inconsistente varianten van het onboardingproces terug. Zo verlopen workflows voorspelbaarder en efficiënter, ongeacht de afdeling of functie. Dit verbetert het procesbeheer.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces en de datakwaliteit. De cijfers geven typische verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg later meer toe als dat nodig is.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode voor het onboardingproces van één nieuwe medewerker, waarin alle bijbehorende activiteiten zijn samengebracht.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de reikwijdte van de analyse. Zonder deze code kun je het traject van een nieuwe medewerker niet volgen en geen belangrijke prestatie-indicatoren meten, zoals de totale onboardingduur.

De naam van de specifieke taak of mijlpaal in het onboardingproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Door de volgorde van activiteiten te analyseren, krijg je inzicht in het onboardingproces en kun je het verbeteren.

De exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond of een mijlpaal is bereikt.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om tijdgerelateerde metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en de duur van bottlenecks. Die zijn belangrijk voor prestatieanalyses.

De timestamp waarop een activiteit is afgerond, vooral bij taken met een meetbare duur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee bereken je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig en zie je welke specifieke taken veel tijd kosten.

De unieke medewerkers-ID die aan de nieuwe medewerker is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Verbindt het tijdelijke onboardingproces met het permanente medewerkersrecord, zodat je de effecten op langere termijn kunt analyseren.

De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker gaat werken.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om het onboardingproces voor verschillende onderdelen van de organisatie uit te splitsen en te vergelijken.

De officiële functietitel van de nieuwe medewerker, zoals ‘Software Engineer’ of ‘Accountmanager’.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesvarianten per functie analyseren en onboardingervaringen beter afstemmen en standaardiseren.

De naam van de manager aan wie de nieuwe medewerker rapporteert.

Waarom dit belangrijk is

Helpt knelpunten bij taken die afhankelijk zijn van managers te herkennen en hun betrokkenheid bij het onboardingproces te meten.

De HR-medewerker of coördinator die verantwoordelijk is voor het beheer van de onboardingcase.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van de werkdruk binnen het HR-team, het plannen van capaciteit en het herkennen van goede werkwijzen bij coördinatoren.

De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is een belangrijke deadline en referentie om te beoordelen of alle activiteiten vóór de eerste werkdag op tijd en goed zijn afgerond.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het begin van het onboardingproces voor een nieuwe medewerker. Meestal wordt het proces automatisch gestart wanneer de status van een kandidaat in de SAP SuccessFactors Recruiting-module verandert in 'Klaar voor indiensttreding'. De gegevens worden dan doorgegeven aan de Onboarding-module.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste Start Event voor de onboarding-case. Hiermee meet je de totale onboarding-doorlooptijd en leg je het startpunt vast voor alle volgende processtappen.

Dit markeert de afronding van het antecedentenonderzoek en de ontvangst van de resultaten. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status van de taak voor het antecedentenonderzoek in de SuccessFactors Onboarding-module verandert in 'Afgerond' of 'Goedgekeurd'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke compliance-mijlpaal en bij veel organisaties een voorwaarde om een aanbod definitief te maken. Vertraging kan de startdatum van de nieuwe medewerker en de totale onboardingduur flink beïnvloeden.

Dit geeft aan dat de nieuwe medewerker alle vereiste formulieren en taken vóór indiensttreding via het onboardingportaal heeft afgerond. De gebeurtenis wordt vastgelegd zodra het systeem registreert dat alle taken in de stap 'Vóór dag één' of 'Papierwerk nieuwe medewerker' zijn voltooid.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: de nieuwe medewerker is betrokken en heeft de noodzakelijke administratieve stappen afgerond. Daardoor kunnen vervolgstappen, zoals het aanmaken van het HR-profiel en het klaarzetten van IT-middelen, beginnen.

Deze activiteit markeert het aanmaken van het officiële medewerkersprofiel in het centrale HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het proces 'Openstaande indiensttredingen beheren' is afgerond en het medewerkersrecord actief wordt.

Waarom dit belangrijk is

Het aanmaken van het HR-profiel is een belangrijk integratiemoment voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en andere kerntaken van HR. Door dit bij te houden, zie je hoe efficiënt de HR-administratie werkt en of er herstelwerk nodig is doordat het profiel meerdere keren wordt aangemaakt.

Dit is het moment waarop een reeks onboardingverantwoordelijkheden aan de leidinggevende wordt toegewezen. Het systeem start en wijst dan automatisch taken toe, zoals 'Werkplek voorbereiden' of 'Welkom met het team plannen'.

Waarom dit belangrijk is

De betrokkenheid van de leidinggevende draagt bij aan een goede onboarding. Met deze activiteit kun je nagaan hoe snel leidinggevenden bericht krijgen en hoe lang ze daarna over hun taken doen.

Een berekende gebeurtenis die de officiële startdatum van de nieuwe medewerker weergeeft. Dit is geen expliciete handeling van een gebruiker, maar wordt afgeleid van het attribuut 'Officiële startdatum' van de onboarding-case.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor de analyse van activiteiten vóór en na de eerste werkdag. Het is een referentiepunt om te beoordelen of andere activiteiten, zoals de IT-voorbereiding en introductie, op tijd plaatsvinden.

Dit markeert de afronding van een geplande check-in tussen de nieuwe medewerker en de leidinggevende of HR, meestal na ongeveer 30 dagen. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een leidinggevende of HR-medewerker het bijbehorende checklistitem als afgerond markeert.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wordt vaak gebruikt als indicatie dat de intensieve beginperiode van de onboarding is afgelopen. Het is een belangrijke mijlpaal om de tijd tot productiviteit en de totale procesduur te meten.

Dit is de laatste activiteit en markeert de succesvolle afsluiting van de onboarding-case van de nieuwe medewerker in het systeem. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een HR-beheerder of geautomatiseerd proces de status van het onboardingproces wijzigt in de definitieve status 'Afgerond'.

Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit wordt het proces officieel afgesloten. Dit is de belangrijkste End Event voor de analyse. Je kunt hiermee de totale doorlooptijd en het afrondingspercentage berekenen.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining het onboardingproces van medewerkers in SAP SuccessFactors verbeteren?

Process mining geeft je een helder beeld van hoe onboarding in SAP SuccessFactors werkelijk verloopt. Je ziet verborgen bottlenecks, procesafwijkingen en stappen waar nieuwe medewerkers vertraging oplopen. Met die inzichten kun je nieuwe medewerkers sneller productief maken en de naleving van regels verbeteren.

Welke data uit SAP SuccessFactors Onboarding hebben we nodig voor process mining?

Om te beginnen heb je een event log uit SAP SuccessFactors Onboarding nodig. Daarin staan meestal een case-ID, zoals de ID van de onboardingcase, de naam van elke activiteit en een timestamp van het moment waarop die activiteit plaatsvond. Extra attributen, zoals de afdeling of het type nieuwe medewerker, kunnen de analyse aanvullen.

Welke verbeteringen kunnen we verwachten van process mining voor onboarding?

Je kunt onder meer verwachten dat nieuwe medewerkers sneller productief zijn en dat belangrijke stappen, zoals het klaarzetten van IT-middelen, minder vertraging oplopen. Process mining helpt workflows te standaardiseren, fouten in HR-profielen te beperken en de naleving van regels te verbeteren. Zo wordt onboarding efficiënter en krijgen nieuwe medewerkers een betere ervaring.

Hoe lang duurt het meestal voordat we de eerste inzichten krijgen uit process mining voor onboarding?

Het ophalen van data en opzetten van het procesmodel kan enkele weken duren. Hoe lang precies, hangt af van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data klaarstaat, kun je vaak binnen enkele dagen de eerste bruikbare inzichten krijgen. Door het proces daarna te blijven volgen, zie je waar verdere verbeteringen mogelijk zijn.

Is process mining lastig te implementeren met een bestaande SAP SuccessFactors-omgeving?

Moderne process mining-tools zijn ontworpen om samen te werken met bedrijfssystemen zoals SAP SuccessFactors, vaak via connectors of standaarddata-exporten. Het ophalen van de data is een belangrijke stap, maar zodra de data het juiste formaat heeft, maken de platforms de analyse eenvoudiger. Daardoor is de implementatie goed te doen voor organisaties.

Welke technische kennis of tools heb je nodig om process mining voor onboarding te gebruiken?

Meestal heb je enige kennis van data-engineering nodig om event log-data uit SAP SuccessFactors op te halen en voor te bereiden. Voor de analyse is een procesanalist of zakelijke gebruiker nodig die het onboardingproces kent en de inzichten kan interpreteren. Het process mining-platform verzorgt de complexe datavisualisatie en procesontdekking.

Kan process mining helpen als nieuwe medewerkers te lang moeten wachten voordat ze productief zijn?

Ja. Process mining is geschikt om de oorzaken van een lange inwerkperiode op te sporen. Je ziet precies waar het onboardingproces vertraging oploopt, bijvoorbeeld door een late IT-inrichting, trage achtergrondcontroles of bottlenecks bij leidinggevenden. Door de werkelijke routes in kaart te brengen, kun je specifieke processtappen verbeteren.

Hoe helpt process mining om de naleving van regels in ons onboardingproces te waarborgen?

Je kunt met process mining een gewenst procesmodel opstellen dat aan de regels voldoet en alle werkelijke onboardingcases daarmee vergelijken. Afwijkingen, ontbrekende stappen en niet-toegestane omwegen worden snel zichtbaar. Die kunnen wijzen op overtredingen van wet- en regelgeving of beleid. Zo kun je de naleving verbeteren en risico’s beperken.

Verbeter de onboarding van medewerkers: begin vandaag!

Haal snel 95% compliance en beperk vroegtijdig vertrek.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. 14 dagen gratis proefperiode.