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Verbessern Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung des Onboardings in SAP SuccessFactors

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Onboarding von Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors optimieren

Beim Onboarding neuer Mitarbeitender greifen oft komplexe Abläufe ineinander. Das führt zu Verzögerungen und Compliance-Problemen. Mit unserer Plattform erkennen Sie Engpässe und ineffiziente Aktivitäten in Ihrem Prozess. Wenn Sie diese Schwachstellen verstehen, können Sie den Einstieg neuer Mitarbeitender reibungsloser und schneller gestalten und die Compliance in Ihrer Organisation verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das Onboarding von Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors optimieren?

Das Onboarding von Mitarbeitenden umfasst weit mehr als Papierkram. Es prägt den ersten Eindruck, den neue Mitarbeitende von Ihrer Organisation gewinnen. Ein reibungsloser, effizienter und ansprechender Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors Onboarding schafft die Grundlage für den langfristigen Erfolg neuer Mitarbeitender. Er wirkt sich auf Produktivität, Engagement und Bindung aus. Ein ineffizienter oder verzögerter Onboarding-Prozess kann dagegen Frustration und Produktivitätseinbußen verursachen und sogar dazu führen, dass Mitarbeitende das Unternehmen frühzeitig verlassen. Dadurch entstehen erhebliche direkte und indirekte Kosten.

SAP SuccessFactors Onboarding bietet leistungsstarke Funktionen zur Prozessverwaltung. In der Praxis sind jedoch oft zahlreiche Übergaben zwischen Fachabteilungen, externe Abhängigkeiten und mögliche Engpässe zu berücksichtigen. Sie können die Durchlaufzeit verlängern und Compliance-Risiken verursachen. Ohne detaillierte Einblicke in den Prozess ist es schwierig, genau zu erkennen, wo Ineffizienzen auftreten und welche Auswirkungen sie haben. Um gezielt Verbesserungsmöglichkeiten im Onboarding zu finden, sollten Organisationen sich nicht allein auf subjektives Feedback und Einzelfälle verlassen. Eine datengetriebene Prozessoptimierung ist dafür unverzichtbar und trägt dazu bei, den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition in SAP SuccessFactors zu ziehen.

Wie Process Mining Ineffizienzen im Onboarding aufdeckt

Process Mining ermöglicht eine objektive Analyse Ihres Onboarding-Prozesses für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors Onboarding. Statt sich darauf zu verlassen, wie der Prozess Ihrer Einschätzung nach abläuft, wertet Process Mining Event Logs direkt aus Ihrem SAP-SuccessFactors-System aus. So wird der tatsächliche Ablauf vom Anfang bis zum Ende für jeden neuen Mitarbeitenden sichtbar. Anhand dieser Daten können Sie den gesamten Prozess vom Ereignis „Angebot angenommen“ bis zum „30-Tage-Check-in“ nachvollziehen, einschließlich aller Aktivitäten, Varianten und Abhängigkeiten.

Die Analyse der Event Logs zeigt genau:

Tatsächliche Prozessabläufe: Entdecken Sie häufige Abläufe, seltene Varianten und nicht genehmigte Abweichungen von Ihren standardisierten Onboarding-Workflows.
Engpässe und Verzögerungen: Ermitteln Sie Aktivitäten oder Übergaben, die regelmäßig zu Verzögerungen führen. Dazu zählen etwa lange Wartezeiten zwischen „IT-Konto-Bereitstellung gestartet“ und „HR-Profil erstellt“ oder verspätete Rückmeldungen bei „Unterlagen vor Arbeitsbeginn vollständig“.
Nacharbeit und Umleitungen: Erkennen Sie, wenn Schritte wiederholt oder Cases unnötig zurückgeleitet werden. Das kann auf Ineffizienzen oder Fehler hinweisen.
Compliance-Lücken: Prüfen Sie, ob alle vorgeschriebenen Schritte, etwa Hintergrundprüfungen oder bestimmte Schulungen, bei jedem Case innerhalb der vorgegebenen Fristen abgeschlossen werden.

Mit diesem datengetriebenen Ansatz können Sie Annahmen durch konkrete Belege ersetzen und erkennen, wo sich Ihr Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors deutlich verbessern lässt.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses

Process Mining macht beim Onboarding von Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors häufig mehrere wichtige Ansatzpunkte für Optimierungen sichtbar:

Unterlagen und Freigaben vereinfachen: Automatisieren Sie manuelle Prüfschritte, verringern Sie die Zahl der Kontaktpunkte bei Formularen vor Arbeitsbeginn und sorgen Sie dafür, dass digitale Unterschriften effizient eingeholt werden.
IT- und Gerätebereitstellung beschleunigen: Ermitteln Sie Verzögerungen zwischen HR und IT. Eine bessere Abstimmung und gegebenenfalls parallel ausgeführte Aktivitäten sorgen dafür, dass neue Mitarbeitende ihre Arbeitsmittel am ersten Tag erhalten.
Zuweisung und Abschluss von Schulungen optimieren: Stellen Sie sicher, dass vorgeschriebene Schulungen rechtzeitig zugewiesen und von neuen Mitarbeitenden abgeschlossen werden. So sinken Compliance-Risiken und neue Mitarbeitende werden schneller produktiv.
Übergaben zwischen Fachabteilungen verbessern: Klären Sie Zuständigkeiten und verbessern Sie die Abstimmung zwischen HR, IT, Gebäudemanagement und Führungskräften, um Wartezeiten und ausgelassene Schritte zu vermeiden.
Prozessvarianten verringern: Finden Sie heraus, warum das Onboarding bei manchen neuen Mitarbeitenden deutlich länger dauert als bei anderen, und etablieren Sie bewährte Vorgehensweisen über Fachabteilungen und Rollen hinweg.

Messbare Ergebnisse eines optimierten Onboardings

Die Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses anhand von Erkenntnissen aus Process Mining bringt konkrete Vorteile. Sie verbessert die betriebliche Effizienz und die Erfahrung neuer Mitarbeitender:

Kürzere Onboarding-Durchlaufzeit: Wenn Sie Engpässe beseitigen und Aktivitäten vereinfachen, werden neue Mitarbeitende schneller produktiv und leisten früher einen Beitrag zum Unternehmen.
Höhere Zufriedenheit und stärkere Bindung neuer Mitarbeitender: Ein reibungsloser, planbarer und unterstützender Onboarding-Prozess hinterlässt einen positiven Eindruck, fördert das Engagement und verringert die frühe Fluktuation.
Mehr Compliance und geringere Risiken: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Hintergrundprüfungen, rechtlichen Dokumente und Pflichtschulungen fristgerecht abgeschlossen werden. So verringern Sie regulatorische Risiken und Risiken durch interne Richtlinien.
Ressourcen gezielter einsetzen: HR-Teams und Fachabteilungen müssen weniger Unterlagen nachverfolgen und Verzögerungen koordinieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Kosten senken: Verringern Sie versteckte Kosten durch lange Einarbeitungszeiten, Verwaltungsaufwand und frühzeitiges Ausscheiden von Mitarbeitenden.

So starten Sie mit der Optimierung Ihres Onboardings

Mit einem datengetriebenen Ansatz können Sie das Onboarding von Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors Onboarding verbessern und eine wichtige HR-Funktion zu einem strategischen Vorteil machen. Process Mining liefert die nötige Transparenz, um fundierte Entscheidungen zu treffen und gezielte Verbesserungen umzusetzen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Komplexität Ihres Onboarding-Prozesses zu bewältigen. Er zeigt, wie Sie Ineffizienzen erkennen und die Voraussetzungen für einen reibungsloseren, schnelleren und regelkonformen Ablauf schaffen. Nutzen Sie Process Mining, um ein überzeugendes Onboarding-Erlebnis zu gestalten und neue Mitarbeitende vom ersten Tag an zu unterstützen.

Mitarbeitenden-Onboarding Erfahrung neuer Mitarbeitender Verbesserung von HR-Prozessen Compliance-Nachverfolgung Personalgewinnung HR-Betrieb Effizienz beim Onboarding Integration in die Belegschaft Neue Mitarbeitende HR-Automatisierung Vorbereitung vor dem Arbeitsbeginn Integration von Mitarbeitenden

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Unnötig lange Onboarding-Durchlaufzeiten verzögern den Zeitpunkt, an dem neue Mitarbeitende voll produktiv sind. Das beeinträchtigt den Geschäftsbetrieb und verzögert den Wertbeitrag. Außerdem können dadurch höhere Kosten entstehen und neue Mitarbeitende einen schlechten ersten Eindruck gewinnen. ProcessMind analysiert Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors Onboarding und ermittelt, welche Aktivitäten und Abläufe erhebliche Verzögerungen verursachen. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, den Prozess zu vereinfachen, die Durchlaufzeit zu verkürzen und neue Mitarbeitende schneller einzugliedern.

Wenn wichtige IT-Konten, Geräte und Zugriffsrechte verspätet bereitgestellt werden, können neue Mitarbeitende nicht sofort mit der Arbeit beginnen. Das führt zu Frustration und Produktivitätsverlusten und beeinträchtigt die Effizienz der Fachabteilungen sowie die Erfahrung neuer Mitarbeitender. ProcessMind zeigt, an welchen Stellen die IT-Bereitstellung in Ihrem Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors ins Stocken gerät. Wir machen Übergaben und Prozessschritte sichtbar, die Engpässe verursachen. So können Sie die IT-Ressourcen gezielter einsetzen und sicherstellen, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an alles Nötige haben.

Neue Mitarbeitende benötigen häufig zu lange, um die erforderlichen Unterlagen vor Arbeitsbeginn auszufüllen. Dadurch verzögern sich Hintergrundprüfungen und weitere wichtige Schritte. Das kann den offiziellen Arbeitsbeginn verschieben und Compliance-Risiken verursachen, wenn Unterlagen nicht fristgerecht eingehen. ProcessMind visualisiert den Ablauf beim Ausfüllen der Unterlagen im Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors Onboarding. So erkennen Sie, an welchen Stellen Bewerbende den Prozess abbrechen oder Verzögerungen auftreten. Wir helfen Ihnen, die Ursachen zu verstehen und gezielt einzugreifen, damit die Unterlagen schneller eingereicht werden.

Verschiedene Fachabteilungen oder Führungskräfte halten sich möglicherweise nicht an standardisierte Onboarding-Abläufe. Dadurch erleben neue Mitarbeitende den Prozess unterschiedlich. Das kann zu Ungleichbehandlung, ausgelassenen Schritten oder Unklarheiten führen und Zufriedenheit sowie Bindung beeinträchtigen. ProcessMind zeigt alle Varianten Ihres Onboarding-Prozesses für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors Onboarding. Durch den Vergleich der tatsächlichen Abläufe mit den gewünschten Standards werden Abweichungen sichtbar. So können Sie Workflows vereinheitlichen und ein konsistentes Onboarding auf hohem Niveau sicherstellen.

Werden vorgeschriebene Schritte wie Hintergrundprüfungen, bestimmte Schulungen oder das Einreichen von Unterlagen nicht fristgerecht abgeschlossen, entstehen erhebliche Compliance- und Rechtsrisiken für die Organisation. Mögliche Folgen sind Strafen, Rufschädigung und Betriebsstörungen. ProcessMind verfolgt alle wichtigen Compliance-Aktivitäten in Ihrem Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors und zeigt, wo und warum Fristen versäumt werden. Die Analyse hilft Ihnen, die Einhaltung der Vorgaben konsequenter sicherzustellen, Risiken zu verringern und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Wichtige Onboarding-Aufgaben für Führungskräfte, etwa die Bestätigung der Einrichtung des Arbeitsplatzes oder die Vorstellung im Team, werden häufig verspätet erledigt. Das beeinträchtigt den Onboarding-Prozess und kann die vollständige Eingliederung neuer Mitarbeitender ins Team verzögern. ProcessMind zeigt, an welchen Stellen die Beteiligung von Führungskräften im Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors zum Engpass wird. Wir machen die Auswirkungen der Verzögerungen sichtbar und zeigen Möglichkeiten auf, die Abstimmung und Aufgabenverwaltung zu verbessern, damit der Prozess vorankommt.

Hintergrundprüfungen führen häufig zu erheblichen Verzögerungen. Dadurch verlängert sich der gesamte Onboarding-Prozess, und Bewerbende ziehen ihre Bewerbung möglicherweise zurück. Das beeinträchtigt die Zeitplanung der Personalbeschaffung und kann dazu führen, dass wichtige Stellen länger unbesetzt bleiben. ProcessMind analysiert Dauer und Varianten der Hintergrundprüfungen in SAP SuccessFactors Onboarding. Wir ermitteln Ineffizienzen und häufige Verzögerungen, damit Sie diesen wichtigen Schritt optimieren, Prüfungen schneller abschließen und den Übergang für neue Mitarbeitende erleichtern können.

Fehler bei der ersten Dateneingabe oder beim Anlegen des HR-Profils führen zu Nacharbeit. Das bindet wertvolle HR-Ressourcen und kann sich auf die Gehaltsabrechnung oder die Anmeldung zu Zusatzleistungen auswirken. Dadurch entstehen unnötige Kosten und Verwaltungsaufwand. ProcessMind deckt Muster bei Nacharbeiten und Korrekturen im Schritt „HR-Profil erstellt“ Ihres Onboarding-Prozesses für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors auf. Wenn Sie häufige Fehlerursachen erkennen, können Sie Datenqualität und Prozessgenauigkeit gezielt verbessern.

Ohne einen klaren Überblick in Echtzeit über den Fortschritt jeder neuen Person im Onboarding-Prozess können Beteiligte nicht rechtzeitig unterstützen oder Verzögerungen vorhersehen. Probleme werden dadurch erst behoben, wenn sie bereits aufgetreten sind, statt ihnen vorzubeugen. ProcessMind stellt den Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors vom Anfang bis zum Ende visuell dar und schafft Transparenz über jeden Schritt. Sie sehen den aktuellen Status und können frühzeitig eingreifen sowie die Abstimmung mit den Beteiligten verbessern.

Wenn neue Mitarbeitende noch nicht vollständig eingegliedert sind oder ihnen wichtige Ressourcen und Schulungen fehlen, dauert es länger, bis sie voll produktiv sind. Das wirkt sich unmittelbar auf die Leistung der Fachabteilung und den Ertrag aus der Personalbeschaffung aus. ProcessMind hilft Ihnen, nach dem Arbeitsbeginn Engpässe im Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors zu erkennen, etwa Verzögerungen beim Abschluss von Pflichtschulungen oder bei der Vorstellung im Team. Wenn Sie diese wichtigen Schritte zur Eingliederung vereinfachen, können neue Mitarbeitende schneller produktiv werden.

Manuelle Eingriffe, das Nachverfolgen von Freigaben und die Bearbeitung von Ausnahmen belasten Onboarding-Koordinatoren unnötig. Das kann zu Überlastung und Fehlern führen und erschwert es, den Onboarding-Betrieb zu erweitern. ProcessMind zeigt konkrete Ineffizienzen in Ihrem Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors, etwa häufige manuelle Übergaben oder unnötige Schritte. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und vereinfachte Workflows verringern Sie den Verwaltungsaufwand für Ihr HR-Team.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit zwischen der Annahme eines Stellenangebots und dem Zeitpunkt zu verkürzen, an dem neue Mitarbeitende voll produktiv sind und einen Beitrag zur Organisation leisten. So steigt der anfängliche Ertrag aus der Personalbeschaffung, neue Mitarbeitende sind zufriedener und die betrieblichen HR-Kosten sinken. In SAP SuccessFactors Onboarding gelingt das, wenn neue Mitarbeitende schneller in die Teamarbeit eingebunden werden. ProcessMind visualisiert den Onboarding-Case vom Anfang bis zum Ende und zeigt Verzögerungen zwischen Aktivitäten wie „Pflichtschulung abgeschlossen“ und „30-Tage-Check-in durchgeführt“. So lassen sich Engpässe bei der Zuweisung von Schulungen oder der Bereitstellung von Geräten ermitteln und gezielt beheben. Dadurch kann sich die Zeit bis zur vollen Produktivität um 15–20 % verkürzen.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle erforderlichen IT-Konten, Geräte und Software am offiziellen Arbeitsbeginn neuer Mitarbeitender bereitstehen. Verzögerungen bei der IT-Einrichtung frustrieren neue Mitarbeitende, verhindern einen sofortigen Arbeitsbeginn und werfen ein schlechtes Licht auf das Onboarding in SAP SuccessFactors. ProcessMind analysiert die Aktivitäten „IT-Konto-Bereitstellung gestartet“ und „Geräte geliefert“ und vergleicht deren Abschluss mit dem „offiziellen Arbeitsbeginn“. Die Analyse zeigt Ursachen für Verzögerungen, etwa verspätete IT-Anfragen oder ineffiziente Beschaffungsabläufe. So können Organisationen Fehler bei der IT-Einrichtung am ersten Arbeitstag um bis zu 90 % verringern.

Ziel ist es, die Zeit deutlich zu verkürzen, die neue Mitarbeitende zum Ausfüllen aller Unterlagen vor Arbeitsbeginn und der ersten HR-Formulare benötigen. Verzögerungen können die Gehaltsabrechnung, die Anmeldung zu Zusatzleistungen und die Compliance beeinträchtigen. Das hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck und verursacht Verwaltungsaufwand für neue Mitarbeitende und das HR-Team in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind misst die Zeit zwischen den Aktivitäten „Unterlagen vor Arbeitsbeginn versendet“ und „Unterlagen vor Arbeitsbeginn vollständig“. So erkennen Sie, bei welchen Formularen oder Prozessschritten Verzögerungen auftreten und wo Automatisierung oder klarere Anweisungen helfen können. Dadurch lässt sich die Durchlaufzeit für die Unterlagen insgesamt um 25–40 % verkürzen.

Ziel ist es, in verschiedenen Fachabteilungen und für unterschiedliche Beschäftigungsarten einheitliche und effiziente Onboarding-Prozesse zu schaffen. Uneinheitliche Workflows führen zu unterschiedlichen Erfahrungen für neue Mitarbeitende, Compliance-Risiken und höherer betrieblicher Komplexität. Das gilt besonders für ein konfigurierbares System wie SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind ermittelt alle tatsächlichen Varianten des „Onboarding-Case“ und vergleicht sie mit den gewünschten Abläufen. Die Lösung visualisiert Abweichungen und zeigt, wie sich Attribute wie „Fachabteilung“ oder „Beschäftigungsart“ auf den Prozess auswirken. So können Sie Varianten zusammenführen und die Prozesskomplexität um 15–30 % verringern.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Onboarding-Aktivitäten den regulatorischen Anforderungen, Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Verpflichtungen entsprechen. Verstöße können erhebliche Geldstrafen, Rufschädigung und rechtliche Probleme nach sich ziehen. Deshalb ist eine zuverlässige Nachverfolgung in SAP SuccessFactors Onboarding entscheidend. ProcessMind ermittelt alle Fälle, in denen eine Aktivität wie „Hintergrundprüfung abgeschlossen“ oder „Pflichtschulung abgeschlossen“ nicht bis zum jeweiligen „Compliance-Fälligkeitstermin“ erledigt wurde. Die Lösung zeigt Abweichungen von vorgeschriebenen Abläufen und fehlende Schritte. So können Sie frühzeitig Maßnahmen ergreifen und die Compliance-Quote auf nahezu 100 % steigern.

Ziel ist es, Verzögerungen zu verringern, die entstehen, wenn Führungskräfte ihre Onboarding-Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen. Ihr Engagement ist entscheidend für einen reibungslosen Start neuer Mitarbeitender. Verzögerungen können die IT-Bereitstellung, die Eingliederung ins Team und die Einsatzbereitschaft neuer Mitarbeitender in SAP SuccessFactors Onboarding beeinträchtigen. ProcessMind zeigt Aktivitäten, bei denen eine Rückmeldung der „Führungskraft“ aussteht, etwa „Arbeitsplatz eingerichtet“ oder „Vorstellung im Team abgeschlossen“. Die Lösung misst die Wartezeiten und zeigt Führungskräfte oder Fachabteilungen mit wiederkehrenden Verzögerungen. So können Sie gezielte Schulungen oder Anpassungen der Workflows vornehmen und die Verzögerungen um 20–35 % verringern.

Ziel ist es, die Gesamtdauer von Hintergrundprüfungen für neue Mitarbeitende deutlich zu verkürzen. Lange Prüfungen können den Arbeitsbeginn verzögern, dazu führen, dass Bewerbende abspringen, und die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle verlängern. Das beeinträchtigt die Effizienz der Personalbeschaffung in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analysiert den Zeitraum zwischen „Hintergrundprüfung gestartet“ und „Hintergrundprüfung abgeschlossen“ und ermittelt Engpässe sowie lange Wartezeiten in diesem Teilprozess. Die Analyse kann Ineffizienzen bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder bei internen Übergaben aufdecken. So können Sie den Prozess neu gestalten und die Durchlaufzeit um 10–25 % verkürzen.

Ziel ist es, fehlerhafte oder unvollständige HR-Profile für neue Mitarbeitende zu vermeiden. Fehler beim Schritt „HR-Profil erstellt“ führen zu späterer Nacharbeit, Problemen bei der Gehaltsabrechnung, einer fehlerhaften Anmeldung zu Zusatzleistungen und mangelhafter Datenintegrität. Das verursacht erheblichen Verwaltungsaufwand in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind erkennt Nacharbeitsschleifen oder unerwartete Aktivitäten nach „HR-Profil erstellt“, die auf Korrekturbedarf hinweisen. Durch die Analyse verschiedener Abläufe lassen sich die Ursachen dieser Fehler ermitteln. So können Sie den Prozess standardisieren und die Fehlerquote um 30–50 % senken.

Ziel ist es, den gesamten Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender transparenter zu machen und in Echtzeit zu verfolgen. Ohne einen klaren Überblick über den Fortschritt sind rechtzeitige Maßnahmen schwierig, Engpässe bleiben verborgen und neue Mitarbeitende sowie Führungskräfte erhalten nicht immer rechtzeitig Unterstützung. ProcessMind zeigt jeden „Onboarding-Case“ vom Anfang bis zum Ende und stellt den aktuellen Status neuer Mitarbeitender dem geplanten Prozessablauf gegenüber. Beteiligte erkennen frühzeitig, wenn ein Case ins Stocken gerät oder Verzögerungen drohen. Das erleichtert eine vorausschauende Steuerung und kann die Genauigkeit der Fortschrittsverfolgung um mehr als 95 % verbessern.

Ziel ist es, die Kapazitäten des Onboarding-Teams, der IT und weiterer Beteiligter effizient einzusetzen. Ineffizienzen führen zu überlasteten Teams, längeren Onboarding-Zeiten und höheren Betriebskosten. Das beeinträchtigt den Erfolg des Onboarding-Prozesses in SAP SuccessFactors. ProcessMind analysiert die Dauer von Aktivitäten, Wartezeiten und Ressourcenzuweisungen für alle „Onboarding-Case“-Instanzen. Die Lösung zeigt, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind und wo sich Arbeitslasten besser verteilen, wiederkehrende Aufgaben automatisieren oder Mitarbeitende neu einsetzen lassen. So können Sie die betriebliche Belastung um 15–20 % verringern.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Onboardings von Mitarbeitenden

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Daten exportieren

Datensatz hochladen

Prozess analysieren

Verbesserungen umsetzen

Prozess überwachen

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Was zu tun ist

Rufen Sie das speziell für das Onboarding von Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors Onboarding erstellte Excel-Daten-Template ab. Es gibt die Struktur vor, die für eine aussagekräftige Prozessanalyse erforderlich ist.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Eine von Anfang an passende Datenstruktur ist entscheidend für genaue Analysen. Sie verhindert Nacharbeit und stellt sicher, dass alle relevanten Onboarding-Aktivitäten erfasst werden.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Daten-Template, passend strukturiert für Ihre Daten aus SAP SuccessFactors Onboarding.

DAS ERWARTET SIE

Machen Sie den Onboarding-Prozess sichtbar und verbessern Sie Abläufe in SAP

ProcessMind zeigt Ihnen, wie das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors tatsächlich abläuft. Visualisieren Sie jeden Schritt, erkennen Sie verborgene Verzögerungen und finden Sie Ansatzpunkte für einen besseren Einstieg neuer Mitarbeitender.

Sehen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihres SAP-Onboarding-Prozesses
Identifizieren Sie Engpässe und Compliance-Risiken
Vergleichen Sie die Leistung verschiedener Onboarding-Varianten
Verbessern Sie ineffiziente Onboarding-Aktivitäten

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Wichtige Ergebnisse beim Onboarding von Mitarbeitenden

Diese Ergebnisse zeigen konkrete Verbesserungen, die Unternehmen typischerweise erzielen, wenn sie den Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors Onboarding optimieren. Neue Mitarbeitende profitieren dadurch von einem effizienteren und angenehmeren Einstieg.

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Neue Mitarbeitende schneller produktiv machen

Durchschnittliche Verkürzung der Zeit bis zur Produktivität

Verkürzen Sie die Zeit, bis neue Mitarbeitende voll einsatzfähig sind und einen wertvollen Beitrag zum Team leisten. Das wirkt sich direkt auf die Geschäftsergebnisse aus.

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Besser vorbereitet am ersten Arbeitstag

Steigerung der IT-Bereitschaftsquote

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende vor ihrem offiziellen Startdatum alle erforderlichen IT-Konten und Geräte erhalten. So vermeiden Sie Verzögerungen und verbessern den Einstieg. Das steigert die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender.

0 days

Papierkram schneller erledigen

Durchschnittliche Verkürzung der Bearbeitungszeit für Unterlagen vor Arbeitsbeginn

Vereinfachen Sie die Erfassung und Bearbeitung der Unterlagen vor Arbeitsbeginn. So verringern Sie den Verwaltungsaufwand deutlich und verkürzen die Einarbeitungszeit. Dadurch werden HR-Ressourcen frei.

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Höhere Compliance-Quote

Steigerung der Quote vollständig dokumentierter Compliance-Aktivitäten

Sorgen Sie dafür, dass alle verpflichtenden Compliance-Aktivitäten, etwa Hintergrundüberprüfungen und erforderliche Schulungen, fristgerecht abgeschlossen werden. So erfüllen Sie regulatorische Vorgaben und mindern Risiken. Das senkt das Risiko möglicher Sanktionen.

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Weniger Fehler in HR-Profilen

Rückgang der Nachbearbeitungsquote bei der Einrichtung von HR-Profilen

Ermitteln und beseitigen Sie die Ursachen für Fehler bei der Erstellung von HR-Profilen. So sinkt der Nachbearbeitungsaufwand deutlich und die Datenqualität steigt. Das spart HR-Mitarbeitenden Zeit und senkt die Betriebskosten.

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Einheitlichere Prozesse

Rückgang der Varianten im Onboarding-Prozess

Ermitteln und vereinheitlichen Sie redundante oder uneinheitliche Varianten des Onboarding-Prozesses. So werden Workflows über Fachabteilungen und Rollen hinweg planbarer und effizienter. Das verbessert die Prozesssteuerung.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung für den Onboarding-Prozess einer einzelnen neuen Mitarbeiterin oder eines einzelnen neuen Mitarbeiters. Sie umfasst alle zugehörigen Aktivitäten.

Warum das wichtig ist

Dieses grundlegende Attribut legt den Umfang der Analyse fest. Ohne diese Kennung lässt sich der Ablauf für neue Mitarbeitende nicht nachverfolgen und es können keine wichtigen Kennzahlen wie die gesamte Onboarding-Dauer gemessen werden.

Der Name der konkreten Task oder des Meilensteins im Onboarding-Prozess.

Warum das wichtig ist

Es legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest. Die Analyse der Aktivitätsreihenfolge ist der wichtigste Weg, den Onboarding-Workflow zu verstehen und zu verbessern.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu der eine Aktivität abgeschlossen oder ein Meilenstein erreicht wurde.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist für die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen erforderlich, darunter Durchlaufzeiten und die Dauer von Engpässen. Diese Kennzahlen sind wichtig für die Leistungsanalyse.

Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität markiert, insbesondere bei Tasks mit messbarer Dauer.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die genaue Berechnung der Bearbeitungszeiten einzelner Aktivitäten und zeigt, welche konkreten Tasks besonders viel Zeit beanspruchen.

Die eindeutige Mitarbeiter-ID, die den neuen Mitarbeitenden zugewiesen wird.

Warum das wichtig ist

Verknüpft den zeitlich begrenzten Onboarding-Prozess mit dem dauerhaften Mitarbeiterdatensatz und ermöglicht so Analysen langfristiger Auswirkungen.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die neuen Mitarbeitenden angehören werden.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine gezielte Aufschlüsselung und einen Vergleich des Onboarding-Prozesses zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation.

Die offizielle Stellenbezeichnung der neuen Mitarbeitenden, zum Beispiel „Softwareentwickler“ oder „Account Manager“.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich von Prozessvarianten nach Stellenrolle und unterstützt dabei, Onboarding-Erfahrungen gezielt anzupassen und zu standardisieren.

Der Name der Führungskraft, an die die neue Person berichtet.

Warum das wichtig ist

Hilft, Engpässe bei Aufgaben zu erkennen, die von Führungskräften abhängen, und ihre Beteiligung am Onboarding-Prozess zu messen.

Die für die Verwaltung des Onboarding-Cases zuständige Fachkraft oder Koordinationsperson im Personalwesen.

Warum das wichtig ist

Wichtig für die Analyse der Arbeitslast im HR-Team, die Kapazitätsplanung und das Erkennen bewährter Vorgehensweisen bei Koordinatoren.

Der offizielle erste Arbeitstag der neuen Person.

Warum das wichtig ist

Dient als wichtiger Stichtag und Maßstab, um die fristgerechte Durchführung und den Erfolg aller Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn zu bewerten.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den Beginn des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende. Sie wird üblicherweise automatisch ausgelöst, wenn der Status eines Kandidaten im Recruiting-Modul von SAP SuccessFactors auf „Einstellungsbereit“ gesetzt und dessen Daten an das Onboarding-Modul übergeben werden.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event des Onboarding-Cases. Es ermöglicht die Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit und dient als Ausgangspunkt für alle weiteren Prozessschritte.

Markiert den Abschluss der Hintergrundüberprüfung und den Eingang der Ergebnisse. Das Event wird erfasst, wenn der Status der Task zur Hintergrundüberprüfung im SuccessFactors-Onboarding-Modul auf „Abgeschlossen“ oder „Freigegeben“ gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Compliance-Meilenstein und in vielen Unternehmen Voraussetzung für den Abschluss eines Angebots. Verzögerungen können den Starttermin der neuen Mitarbeitenden und die gesamte Onboarding-Dauer erheblich beeinflussen.

Diese Aktivität bezeichnet den Abschluss aller erforderlichen Formulare und Aufgaben vor Arbeitsbeginn durch die neuen Mitarbeitenden über ihr Onboarding-Portal. Das Event wird erfasst, wenn das System meldet, dass alle Tasks im Schritt „Vor dem ersten Arbeitstag“ oder „Unterlagen für neue Mitarbeitende“ abgeschlossen sind.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein zeigt, dass die neuen Mitarbeitenden aktiv am Onboarding teilnehmen und wichtige administrative Schritte erledigt haben. Dadurch können nachgelagerte Aktivitäten wie die Erstellung des HR-Profils und die Bereitstellung der IT-Ausstattung beginnen.

Diese Aktivität bezeichnet die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterprofils im zentralen HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird erfasst, wenn der Prozess „Ausstehende Einstellungen verwalten“ abgeschlossen ist und der Mitarbeiterdatensatz aktiv wird.

Warum das wichtig ist

Mit der Erstellung des HR-Profils wird ein wichtiger Integrationspunkt erreicht, der Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und weitere zentrale HR-Funktionen ermöglicht. Die Erfassung dieses Schritts hilft, die Effizienz der HR-Verwaltung zu überwachen und wiederholte Nachbearbeitungen zu erkennen.

Dieser Zeitpunkt bezeichnet die Zuweisung von Onboarding-Aufgaben an die einstellende Führungskraft. Das Event wird erfasst, wenn das System Tasks wie „Arbeitsplatz vorbereiten“ oder „Begrüßung im Team planen“ automatisch auslöst und der Führungskraft zuweist.

Warum das wichtig ist

Die Beteiligung der Führungskraft ist entscheidend für ein gelungenes Onboarding. Anhand dieser Aktivität lässt sich untersuchen, wie schnell Führungskräfte benachrichtigt werden und wie lange sie anschließend für ihre Tasks benötigen.

Ein berechnetes Event, das das offizielle Startdatum der neuen Mitarbeitenden abbildet. Es beruht nicht auf einer ausdrücklichen Benutzeraktion, sondern wird aus dem Attribut „Offizielles Startdatum“ des Onboarding-Cases abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein ist wichtig für die Analyse von Aktivitäten vor und nach dem ersten Arbeitstag. Er dient als Bezugspunkt, um die fristgerechte Erledigung anderer Aktivitäten wie IT-Einrichtung und Einführung zu bewerten.

Bezeichnet den Abschluss eines geplanten Gesprächs zwischen den neuen Mitarbeitenden und ihrer Führungskraft oder der HR-Abteilung, üblicherweise nach etwa 30 Tagen. Das Event wird erfasst, wenn eine Führungskraft oder eine HR-Ansprechperson den entsprechenden Checklistenpunkt als abgeschlossen markiert.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität dient häufig als Anhaltspunkt für das Ende der intensiven ersten Onboarding-Phase. Sie ist ein wichtiger Meilenstein, um die Zeit bis zur Produktivität und die Gesamtdauer des Prozesses zu messen.

Dies ist die letzte Aktivität und markiert den erfolgreichen Abschluss des Onboarding-Cases der neuen Mitarbeitenden im System. Sie wird erfasst, wenn eine HR-Administration oder ein automatisierter Prozess den Status des Onboarding-Prozesses auf „Abgeschlossen“ setzt.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität beendet den Prozess offiziell und dient als zentrales End-Event für die Analyse. Damit lassen sich die durchgängige Durchlaufzeit und die Abschlussquoten berechnen.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann Process Mining unseren Onboarding-Prozess für Mitarbeitende in SAP SuccessFactors verbessern?

Process Mining macht den tatsächlichen Ablauf Ihres Onboardings in SAP SuccessFactors sichtbar. Es zeigt verborgene Engpässe, Prozessabweichungen und Stellen, an denen neue Mitarbeitende Verzögerungen erleben. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, neue Mitarbeitende schneller produktiv zu machen und die Compliance sicherzustellen.

Welche Daten benötigen wir aus SAP SuccessFactors Onboarding für Process Mining?

Für den Einstieg benötigen Sie einen Event-Log-Datensatz aus SAP SuccessFactors Onboarding. Dieser enthält in der Regel eine Case-Kennung, zum Beispiel die Onboarding-Case-ID, den Namen der jeweiligen Aktivität und einen Timestamp für deren Ausführung. Zusätzliche Attribute wie Fachabteilung oder Art der neuen Mitarbeitenden können die Analyse ergänzen.

Welche Verbesserungen können wir durch Process Mining für unseren Onboarding-Prozess erwarten?

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa damit, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden und Verzögerungen bei wichtigen Schritten wie der Bereitstellung von IT-Ressourcen abnehmen. Process Mining hilft Ihnen, Workflows zu standardisieren, Fehler bei der Einrichtung von HR-Profilen zu verringern und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu verbessern. Das Ergebnis ist ein effizienteres und positiveres Onboarding-Erlebnis.

Wie lange dauert es in der Regel, bis erste Erkenntnisse aus Process Mining für das Onboarding vorliegen?

Die erste Phase, in der Daten exportiert und das Prozessmodell eingerichtet wird, kann je nach Verfügbarkeit und Komplexität der Daten einige Wochen dauern. Sobald die Daten vorbereitet sind, können Sie oft innerhalb weniger Tage erste umsetzbare Erkenntnisse gewinnen. Die kontinuierliche Überwachung zeigt anschließend weitere Optimierungsmöglichkeiten auf.

Ist die Einführung von Process Mining mit einer bestehenden SAP-SuccessFactors-Umgebung schwierig?

Moderne Process-Mining-Tools lassen sich in Unternehmenssysteme wie SAP SuccessFactors integrieren, häufig über Konnektoren oder standardisierte Datenexporte. Der Datenexport ist ein wichtiger Schritt. Sobald die Daten im richtigen Format vorliegen, vereinfachen die Plattformen die Analyse. Dadurch bleibt die Einführung für Organisationen gut zu bewältigen.

Welche technischen Kenntnisse oder Tools benötigen wir für den Einstieg in Process Mining im Onboarding?

Für den Export und die Aufbereitung der Event-Log-Daten aus SAP SuccessFactors benötigen Sie in der Regel Fachkenntnisse im Data Engineering. Für die Analyse ist ein Prozessanalyst oder ein Benutzer aus dem Fachbereich wichtig, der den Onboarding-Prozess kennt und die Erkenntnisse einordnen kann. Die Process-Mining-Plattform übernimmt die komplexe Datenvisualisierung und Prozesserkennung.

Kann Process Mining helfen, wenn neue Mitarbeitende zu lange brauchen, bis sie produktiv werden?

Ja. Process Mining eignet sich gut, um die Ursachen für eine lange Zeit bis zur vollen Produktivität zu ermitteln. Es zeigt genau, wo im Onboarding-Ablauf Verzögerungen auftreten, etwa bei einer verspäteten IT-Bereitstellung, langen Hintergrundprüfungen oder Engpässen durch Führungskräfte. Anhand der tatsächlichen Abläufe können Sie gezielt einzelne Prozessschritte verbessern.

Wie trägt Process Mining dazu bei, die Compliance in unserem Onboarding-Prozess sicherzustellen?

Mit Process Mining können Sie ein regelkonformes Sollprozessmodell festlegen und alle tatsächlichen Onboarding-Cases damit vergleichen. Abweichungen, fehlende Schritte und nicht genehmigte Abkürzungen, die zu Verstößen gegen Vorschriften oder Richtlinien führen könnten, werden schnell sichtbar. Dieser vorausschauende Ansatz unterstützt die konsequente Einhaltung der Compliance-Vorgaben und hilft, Risiken zu verringern.

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