> Kontinuierliche Prozessverbesserung > Mitarbeiter Onboarding > SAP SuccessFactors Onboarding

Verbessern Sie Ihr Onboarding für neue Mitarbeitende

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung des Onboardings in SAP SuccessFactors
Daten-Template herunterladen
Verbessern Sie Ihr Onboarding für neue Mitarbeitende
Mitarbeiter-Onboarding
SAP SuccessFactors
Prozesse
Systeme
Bitte wählen Sie einen Prozess aus.
259 Prozesse
Abbrechen
Auswählen
Herausforderungen (11) Ziele (10) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (4)

Optimieren Sie das Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors

Das Onboarding neuer Mitarbeitender umfasst oft komplexe Schritte, die zu Verzögerungen und Compliance-Problemen führen können. Unsere Plattform hilft Ihnen, Engpässe und ineffiziente Aktivitäten in Ihrem Prozess zu erkennen. Wenn Sie diese Ineffizienzen verstehen, können Sie den Einstieg neuer Mitarbeitender in Ihrem Unternehmen reibungsloser, schneller und konformer gestalten.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors optimieren?

Das Mitarbeiter-Onboarding umfasst mehr als Papierarbeit. Es ist der entscheidende erste Eindruck, den neue Mitarbeitende von Ihrer Organisation gewinnen. Ein reibungsloser, effizienter und ansprechender Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors Onboarding schafft die Grundlage für den langfristigen Erfolg neuer Mitarbeitender. Er wirkt sich auf Produktivität, Engagement und Bindung aus. Ein ineffizienter oder verzögerter Onboarding-Ablauf kann dagegen Frustration und Produktivitätsverluste verursachen, die Fluktuation in der Anfangsphase erhöhen und erhebliche direkte sowie indirekte Kosten auslösen.

SAP SuccessFactors Onboarding bietet leistungsstarke Funktionen für die Prozesssteuerung. Die praktische Ausführung umfasst jedoch häufig zahlreiche Übergaben zwischen Abteilungen, externe Abhängigkeiten und potenzielle Engpässe, die Durchlaufzeiten verlängern und Compliance-Risiken schaffen können. Ohne ausreichende Prozesstransparenz ist es schwierig, genau zu erkennen, wo diese Ineffizienzen entstehen und welche Auswirkungen sie haben. Organisationen müssen über subjektives Feedback und Einzelbeobachtungen hinausgehen, um konkrete Verbesserungsmöglichkeiten im Onboarding zu bestimmen. Hier wird die Prozessoptimierung durch datengetriebene Analyse unverzichtbar. Sie stellt sicher, dass Ihre Investition in SAP SuccessFactors den größtmöglichen Nutzen bringt.

Wie Process Mining Ineffizienzen im Onboarding sichtbar macht

Process Mining bietet eine leistungsstarke, objektive Perspektive auf Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors Onboarding. Statt sich darauf zu verlassen, wie der Prozess Ihrer Einschätzung nach funktioniert, extrahiert Process Mining Event Logs direkt aus Ihrem SAP-SuccessFactors-System. Dadurch wird der tatsächliche End-to-End-Ablauf jedes neuen Mitarbeitenden sichtbar. Sie können den vollständigen Ablauf von „Offer Accepted“ bis „30-Day Check-in“ visualisieren, einschließlich aller Aktivitäten, Varianten und Abhängigkeiten.

Durch die Analyse dieser Event Logs kann Process Mining präzise Folgendes identifizieren:

  • Tatsächliche Prozessabläufe: Erkennen Sie häufige Pfade, seltene Varianten und nicht autorisierte Abweichungen von standardisierten Onboarding-Workflows.
  • Engpässe und Verzögerungen: Lokalisieren Sie konkrete Aktivitäten oder Übergaben, die regelmäßig Verzögerungen verursachen, etwa lange Wartezeiten zwischen „HR Profile Created“ und „IT Account Provisioning Initiated“ oder langsame Reaktionen bei „Pre-employment Paperwork Completed“.
  • Nacharbeit und Umleitungen: Erkennen Sie wiederholte Schritte oder unnötige Rückleitungen von Cases. Sie weisen auf Ineffizienzen oder Fehler hin.
  • Compliance-Lücken: Prüfen Sie, ob alle verpflichtenden Schritte, etwa Background Checks oder bestimmte Schulungszuweisungen, für jeden Case innerhalb der vorgegebenen Fristen abgeschlossen werden.

Dieser datengetriebene Ansatz ersetzt Annahmen durch konkrete Nachweise darüber, an welchen Stellen sich Ihr SAP-SuccessFactors-Onboarding deutlich verbessern lässt.

Zentrale Bereiche für die Verbesserung des Onboarding-Prozesses

Der Einsatz von Process Mining im Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors macht typischerweise mehrere wichtige Optimierungsbereiche sichtbar:

  • Papierarbeit und Genehmigungen vereinfachen: Automatisieren Sie manuelle Prüfschritte, reduzieren Sie Berührungspunkte bei Formularen vor dem Beschäftigungsbeginn und stellen Sie sicher, dass digitale Signaturen effizient erfasst werden.
  • Bereitstellung von IT und Ausstattung beschleunigen: Identifizieren Sie Verzögerungen zwischen HR- und IT-Teams. So verbessern Sie die Koordination und ermöglichen gegebenenfalls die parallele Ausführung von Aktivitäten, damit neue Mitarbeitende am ersten Arbeitstag über die benötigten Arbeitsmittel verfügen.
  • Zuweisung und Abschluss von Schulungen optimieren: Stellen Sie sicher, dass verpflichtende Schulungen rechtzeitig zugewiesen und von neuen Mitarbeitenden abgeschlossen werden. So reduzieren Sie Compliance-Risiken und verkürzen die Zeit bis zur Produktivität.
  • Übergaben zwischen Abteilungen verbessern: Klären Sie Verantwortlichkeiten und verbessern Sie die Kommunikation zwischen HR, IT, Facility Management und Führungskräften, um Wartezeiten und ausgelassene Schritte zu vermeiden.
  • Prozessvarianten reduzieren: Ermitteln Sie, warum einige neue Mitarbeitende einen deutlich längeren Onboarding-Ablauf durchlaufen als andere, und standardisieren Sie bewährte Vorgehensweisen über Abteilungen oder Rollen hinweg.

Messbare Ergebnisse eines optimierten Onboardings

Die Optimierung Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses auf Basis von Erkenntnissen aus Process Mining bringt konkrete Vorteile für die operative Effizienz und die Erfahrung neuer Mitarbeitender:

  • Kürzere Onboarding-Durchlaufzeiten: Wenn Sie Engpässe beseitigen und Aktivitäten vereinfachen, werden neue Mitarbeitende schneller produktiv und leisten früher einen Beitrag zum Unternehmen.
  • Höhere Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeitender: Ein reibungsloser, planbarer und unterstützender Onboarding-Ablauf schafft einen positiven ersten Eindruck, steigert das Engagement und reduziert frühe Fluktuation.
  • Mehr Compliance und geringeres Risiko: Stellen Sie sicher, dass erforderliche Background Checks, rechtliche Dokumente und verpflichtende Schulungen fristgerecht abgeschlossen werden. So verringern Sie Risiken aus gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien.
  • Bessere Ressourcenverteilung: Entlasten Sie HR- und Fachbereichsteams von der Nachverfolgung fehlender Unterlagen und der Koordination von Verzögerungen, damit sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
  • Kosteneinsparungen: Senken Sie versteckte Kosten durch lange Einarbeitungszeiten, administrativen Aufwand und frühe Fluktuation.

So starten Sie mit der Optimierung Ihres Onboardings

Ein datengetriebener Ansatz zur Verbesserung des Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding kann eine zentrale HR-Funktion in einen strategischen Vorteil verwandeln. Mit Process Mining erhalten Sie die nötige Klarheit für fundierte Entscheidungen und gezielte Verbesserungen. Diese Anleitung unterstützt Sie dabei, die Komplexität Ihres Onboarding-Prozesses zu bewältigen. Sie bietet einen Rahmen, um Ineffizienzen zu erkennen und Möglichkeiten für einen reibungsloseren, schnelleren und konformeren Ablauf zu erschließen. Setzen Sie Process Mining ein, um eine überzeugende Onboarding-Erfahrung zu schaffen und neue Mitarbeitende vom ersten Tag an erfolgreich zu integrieren.

Mitarbeiter-Onboarding Erfahrung neuer Mitarbeitender Verbesserung von HR-Prozessen Compliance-Überwachung Talentgewinnung HR-Betrieb Effizienz im Onboarding Integration der Belegschaft Neueinstellung HR-Automatisierung Preboarding Integration von Mitarbeitenden

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Unnötig lange Onboarding-Zyklen verzögern den Zeitpunkt, an dem neue Mitarbeitende vollständig produktiv werden. Das beeinträchtigt den Geschäftsbetrieb und die Time-to-Value, erhöht Kosten und kann einen negativen ersten Eindruck hinterlassen. ProcessMind analysiert Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in SAP SuccessFactors Onboarding und identifiziert konkrete Aktivitäten und Pfade, die erhebliche Verzögerungen verursachen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen, den gesamten Prozess zu vereinfachen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und neue Mitarbeitende schneller zu integrieren.

Verzögerungen bei der Bereitstellung wichtiger IT-Konten, Geräte und Zugriffsrechte verhindern, dass neue Mitarbeitende sofort mit ihrer Arbeit beginnen. Das führt zu Frustration und Produktivitätsverlusten und beeinträchtigt die Effizienz der Abteilungen sowie die Erfahrung neuer Mitarbeitender. ProcessMind zeigt, an welchen Stellen IT-Bereitstellungsaktivitäten in Ihrem SAP-SuccessFactors-Onboarding ins Stocken geraten. Wir machen konkrete Übergaben oder Schritte sichtbar, die Engpässe verursachen. So können Sie die Verteilung von IT-Ressourcen verbessern und sicherstellen, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an über alles Notwendige verfügen.

Neue Mitarbeitende benötigen häufig zu viel Zeit für die erforderlichen Unterlagen vor dem Beschäftigungsbeginn. Dadurch verzögern sich Background Checks und andere wichtige Schritte. Offizielle Starttermine können sich verschieben, und wenn Dokumente nicht fristgerecht eingehen, entstehen Compliance-Risiken. ProcessMind visualisiert den Ablauf des Dokumentenabschlusses in Ihrem Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding und zeigt, an welchen Stellen Bewerbende abbrechen oder Verzögerungen auftreten. Wir helfen Ihnen, die Ursachen zu verstehen und frühzeitig Maßnahmen einzuleiten, damit Unterlagen schneller eingereicht werden.

Verschiedene Abteilungen oder Führungskräfte folgen möglicherweise nicht standardisierten Onboarding-Pfaden. Dadurch entsteht eine uneinheitliche Erfahrung für neue Mitarbeitende, die zu Ungleichbehandlung, ausgelassenen Schritten oder Verwirrung führen kann. Das beeinträchtigt Zufriedenheit und Bindung. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über alle Prozessvarianten Ihres Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding. Durch den Vergleich tatsächlicher Pfade mit den gewünschten Standards machen wir Abweichungen sichtbar und helfen Ihnen, Workflows für eine konsistente, hochwertige Erfahrung zu standardisieren.

Wenn verpflichtende Schritte wie Background Checks, bestimmte Schulungen oder Unterlagen nicht fristgerecht abgeschlossen werden, ist die Organisation erheblichen Compliance- und rechtlichen Risiken ausgesetzt. Mögliche Folgen sind Sanktionen, Reputationsschäden und betriebliche Störungen. ProcessMind verfolgt alle wichtigen Compliance-Aktivitäten in Ihrem SAP-SuccessFactors-Onboarding und zeigt, wo und warum Fristen verpasst werden. Die Analyse unterstützt Sie dabei, die Einhaltung verbindlicher Vorgaben zu verbessern, Risiken zu reduzieren und Compliance sicherzustellen.

Wichtige Onboarding-Aufgaben für Führungskräfte, etwa die Bestätigung der Arbeitsplatzvorbereitung oder die Vorstellung im Team, werden häufig verspätet erledigt. Das führt zu einer uneinheitlichen Erfahrung für neue Mitarbeitende und kann ihre vollständige Integration ins Team verzögern. ProcessMind identifiziert konkrete Stellen, an denen die Beteiligung von Führungskräften im Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors zum Engpass wird. Wir machen die Auswirkungen dieser Verzögerungen sichtbar und zeigen Möglichkeiten für eine bessere Kommunikation und Aufgabensteuerung auf, damit der Prozess weiterläuft.

Der Background-Check-Prozess verursacht häufig erhebliche Verzögerungen, verlängert den gesamten Onboarding-Zyklus und kann dazu führen, dass Bewerbende abspringen. Das beeinträchtigt die Zeitplanung der Personalgewinnung und kann dazu führen, dass wichtige Stellen länger unbesetzt bleiben. ProcessMind analysiert Dauer und Varianten der Background-Check-Aktivitäten in SAP SuccessFactors Onboarding. Durch die Lokalisierung von Ineffizienzen und häufigen Verzögerungen helfen wir Ihnen, diesen wichtigen Schritt zu optimieren, Freigaben schneller zu erhalten und den Übergang für neue Mitarbeitende zu verbessern.

Fehler bei der ersten Dateneingabe oder der Erstellung des HR-Profils führen zu nachträglicher Nacharbeit. Dadurch werden wertvolle HR-Ressourcen gebunden und möglicherweise die Anmeldung für Gehaltsabrechnung oder Zusatzleistungen beeinträchtigt. Es entstehen unnötige Kosten und zusätzlicher Verwaltungsaufwand. ProcessMind kann Muster von Nacharbeit oder Korrekturen im Schritt „HR Profile Creation“ Ihres Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding aufdecken. Indem häufige Fehlerquellen sichtbar werden, ermöglicht die Analyse gezielte Verbesserungen der Datenqualität und Prozessgenauigkeit.

Ohne eine klare, aktuelle Sicht auf den Fortschritt jedes neuen Mitarbeitenden im Onboarding-Ablauf fällt es Beteiligten schwer, rechtzeitig Unterstützung zu leisten oder Verzögerungen vorherzusehen. Dadurch entsteht eine reaktive statt einer vorausschauenden Steuerung. ProcessMind bietet eine visuelle End-to-End-Prozesslandkarte Ihres Mitarbeiter-Onboardings in SAP SuccessFactors Onboarding und schafft Transparenz über jeden Schritt. Sie erhalten einen klaren Überblick über den aktuellen Status und können frühzeitig eingreifen sowie die Kommunikation mit Beteiligten verbessern.

Wenn neue Mitarbeitende nicht vollständig integriert sind oder ihnen notwendige Ressourcen und Schulungen fehlen, verlängert sich die Zeit bis zur vollständigen Produktivität. Das beeinträchtigt unmittelbar die Leistung der Abteilung und den Return on Investment der Personalgewinnung. ProcessMind identifiziert Engpässe nach dem Starttermin, etwa Verzögerungen beim Abschluss verpflichtender Schulungen oder bei Teamvorstellungen, in Ihrem Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding. Durch die Vereinfachung dieser wichtigen Integrationsschritte helfen wir Ihnen, die Produktivität neuer Mitarbeitender schneller zu steigern.

Manuelle Eingriffe, das Nachverfolgen von Genehmigungen und die Bearbeitung von Ausnahmen aufgrund ineffizienter Prozesse belasten Onboarding-Koordinatoren übermäßig. Das kann zu Überlastung und Fehlern führen und die Skalierung des Onboarding-Betriebs erschweren. ProcessMind macht konkrete Ineffizienzen sichtbar, etwa häufige manuelle Übergaben oder unnötige Schritte, in Ihrem Mitarbeiter-Onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Vereinfachung von Workflows reduzieren wir den administrativen Aufwand für Ihr HR-Team.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeitspanne zwischen der Annahme eines Stellenangebots und dem Zeitpunkt zu verkürzen, an dem neue Mitarbeitende vollständig produktiv sind und zum Unternehmen beitragen. Das verbessert den anfänglichen Return on Investment der Personalgewinnung, steigert die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender und senkt die laufenden HR-Kosten, weil die Integration in Teamaktivitäten innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding schneller erfolgt. ProcessMind visualisiert den End-to-End-Onboarding-Case und identifiziert Verzögerungen zwischen Aktivitäten wie „Mandatory Training Completed“ und „30-Day Check-in Performed“. So lassen sich Engpässe bei Schulungszuweisungen oder der Lieferung von Ausstattung lokalisieren und gezielte Prozessverbesserungen umsetzen, die die Anlaufzeit bis zur Produktivität um 15 bis 20 % verkürzen können.

Dieses Ziel soll sicherstellen, dass alle erforderlichen IT-Konten, Hardware- und Softwarekomponenten am offiziellen Starttermin für neue Mitarbeitende bereitstehen. Verzögerungen bei der IT-Einrichtung frustrieren neue Mitarbeitende, verhindern unmittelbare Produktivität und beeinträchtigen die Onboarding-Erfahrung in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analysiert die Aktivitäten „IT Account Provisioning Initiated“ und „Equipment Delivered“ und vergleicht deren Abschluss mit dem „Official Start Date“. Die Analyse zeigt Ursachen für Verzögerungen auf, etwa verspätete IT-Anfragen oder ineffiziente Beschaffungsprozesse. So können Unternehmen Fehler bei der IT-Einrichtung am ersten Arbeitstag um bis zu 90 % reduzieren.

Dieses Ziel besteht darin, die Zeit für den Abschluss aller Unterlagen vor dem Beschäftigungsbeginn und der ersten HR-Dokumente deutlich zu verkürzen. Langsame Bearbeitung kann Gehaltsabrechnung, Anmeldung von Zusatzleistungen und Compliance verzögern und sowohl bei neuen Mitarbeitenden als auch bei HR-Mitarbeitenden einen schlechten ersten Eindruck sowie zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen. ProcessMind überwacht die Dauer zwischen den Aktivitäten „Pre-employment Paperwork Sent“ und „Pre-employment Paperwork Completed“. Die Analyse identifiziert konkrete Formulare oder Phasen mit Verzögerungen und zeigt Bereiche für Automatisierung oder klarere Anweisungen auf. So lässt sich der gesamte Zyklus der Unterlagen um 25 bis 40 % verkürzen.

Dieses Ziel konzentriert sich auf konsistente und effiziente Onboarding-Prozesse über verschiedene Abteilungen und Beschäftigungsarten hinweg. Uneinheitliche Workflows führen zu unterschiedlichen Erfahrungen für neue Mitarbeitende, Compliance-Risiken und höherer operativer Komplexität, insbesondere in einem konfigurierbaren System wie SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind ermittelt alle tatsächlichen Prozessvarianten für den „Onboarding Case“ und vergleicht sie mit idealen Pfaden. Die Lösung visualisiert Abweichungen und zeigt, wie sich die Attribute „Department“ oder „Employment Type“ auf den Prozessablauf auswirken. So können Sie Varianten zusammenführen und die Prozesskomplexität um 15 bis 30 % reduzieren.

Dieses Ziel soll sicherstellen, dass alle Onboarding-Aktivitäten strikt gesetzlichen Anforderungen, Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Verpflichtungen entsprechen. Verstöße können zu erheblichen Geldbußen, Reputationsschäden und rechtlichen Problemen führen. Deshalb ist eine zuverlässige Nachverfolgung in SAP SuccessFactors Onboarding entscheidend. ProcessMind identifiziert jeden Fall, in dem eine Aktivität wie „Background Check Completed“ oder „Mandatory Training Completed“ die zugehörige „Compliance Due Date“ nicht einhält. Die Lösung zeigt Abweichungen von vorgeschriebenen Sequenzen und fehlende Schritte auf. So können Sie frühzeitig Maßnahmen ergreifen und die Compliance-Quote auf nahezu 100 % steigern.

Dieses Ziel richtet sich darauf, Verzögerungen zu minimieren, die entstehen, wenn Führungskräfte ihre zugewiesenen Onboarding-Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen. Die Beteiligung von Führungskräften ist für eine reibungslose Erfahrung neuer Mitarbeitender entscheidend. Verzögerungen können die IT-Bereitstellung, die Teamintegration und die allgemeine Einsatzbereitschaft innerhalb von SAP SuccessFactors Onboarding beeinträchtigen. ProcessMind identifiziert Aktivitäten, die auf Eingaben des „Hiring Manager“ warten, etwa „Workspace Setup Completed“ oder „Team Introduction Completed“. Die Lösung quantifiziert diese Wartezeiten und zeigt Führungskräfte oder Abteilungen mit wiederkehrenden Verzögerungen auf. Dadurch werden gezielte Schulungen oder Anpassungen am Workflow möglich, mit denen sich diese Verzögerungen um 20 bis 35 % reduzieren lassen.

Dieses Ziel soll die Gesamtdauer für den Abschluss von Background Checks bei neuen Mitarbeitenden deutlich verkürzen. Langwierige Background Checks können Starttermine verzögern, zum Absprung von Bewerbenden führen und die Time-to-Hire verlängern. Das beeinträchtigt die Effizienz der Personalgewinnung in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analysiert den Zeitraum zwischen „Background Check Initiated“ und „Background Check Completed“ und identifiziert Engpässe oder lange Wartezeiten in diesem Subprocess. Die Lösung kann Ineffizienzen bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder bei internen Übergaben aufdecken. So lässt sich der Prozess neu gestalten und seine Durchlaufzeit um 10 bis 25 % reduzieren.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, fehlerhafte oder unvollständige HR-Profile für neue Mitarbeitende zu reduzieren. Fehler bei „HR Profile Created“ führen zu nachgelagerter Nacharbeit, Problemen bei der Gehaltsabrechnung, einer fehlerhaften Anmeldung von Zusatzleistungen und Problemen mit der Datenintegrität. Dadurch entsteht in SAP SuccessFactors Onboarding erheblicher Verwaltungsaufwand. ProcessMind erkennt Nacharbeitschleifen oder unerwartete Aktivitäten nach „HR Profile Created“ und macht so Korrekturen erfordernde Fehler sichtbar. Durch die Analyse von Varianten im Einrichtungsprozess hilft die Lösung, Ursachen zu identifizieren, den Prozess zu standardisieren und Fehler um 30 bis 50 % zu reduzieren.

Dieses Ziel soll die Transparenz und die Überwachung in Echtzeit der Reise neuer Mitarbeitender durch den gesamten Onboarding-Prozess verbessern. Fehlende klare Fortschrittskontrollen verhindern rechtzeitige Interventionen, machen Engpässe unsichtbar und erschweren proaktive Unterstützung für neue Mitarbeitende und Führungskräfte im SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind bietet eine Live-Sicht auf jeden „Onboarding Case“ vom Anfang bis zum Ende und zeigt den aktuellen Status jeder neuen Person im Vergleich zum geplanten Prozessablauf. So können Beteiligte stagnierende Cases oder mögliche Verzögerungen frühzeitig erkennen, proaktiv steuern und die Genauigkeit der Fortschrittskontrolle um mehr als 95 % verbessern.

Dieses Ziel stellt sicher, dass Mitarbeitende im Onboarding, IT-Teams und weitere Ressourcen effizient und wirksam eingesetzt werden. Ineffizienzen führen zu einer Überlastung der Mitarbeitenden, längeren Onboarding-Zeiten und höheren Betriebskosten. Das beeinträchtigt den Erfolg des SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analysiert Aktivitätsdauern, Wartezeiten und Ressourcenzuweisungen für alle „Onboarding Case“-Instanzen. Die Plattform zeigt, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Dadurch werden Möglichkeiten sichtbar, Arbeitslasten auszugleichen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren oder Mitarbeitende neu zuzuordnen und die operative Belastung um 15 bis 20 % zu senken.

Der Verbesserungsweg für das Employee Onboarding in 6 Schritten

1

Laden Sie das Template herunter
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Analysieren Sie Ihren Prozess
5

Setzen Sie Verbesserungen um
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Laden Sie das Template herunter

Was zu tun ist

Greifen Sie auf das speziell angepasste Excel-Daten-Template für Employee Onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding zu. Dieses Template definiert die für eine wirksame Prozessanalyse erforderliche Struktur.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine korrekte Datenstruktur von Anfang an ist entscheidend für eine präzise Analyse. Sie verhindert Nacharbeit und stellt sicher, dass alle relevanten Onboarding-Aktivitäten erfasst werden.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Daten-Template, das vollständig für Ihre SAP-SuccessFactors-Onboarding-Daten strukturiert ist.

DAS ERHALTEN SIE

Machen Sie die Wahrheit Ihres Onboardings sichtbar und transformieren Sie SAP-Journeys

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses in SAP SuccessFactors. Visualisieren Sie jeden Schritt, erkennen Sie verborgene Verzögerungen und verstehen Sie, wie Sie eine erstklassige Erfahrung für neue Arbeitskräfte schaffen.
  • Sehen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihres SAP-Onboardings
  • Lokalisieren Sie Engpässe und Compliance-Risiken
  • Vergleichen Sie die Leistung verschiedener Onboarding-Varianten
  • Vereinfachen Sie ineffiziente Onboarding-Aktivitäten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Wichtige Ergebnisse im Mitarbeiter-Onboarding

Diese Ergebnisse stehen für konkrete Verbesserungen, die Unternehmen typischerweise durch die Optimierung ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses in SAP SuccessFactors Onboarding erreichen. Dadurch wird das Onboarding für neue Mitarbeitende effizienter und positiver.

0 %
Schnellere Produktivität neuer Mitarbeitender

Durchschnittliche Verkürzung der Zeit bis zur Produktivität

Verkürzen Sie die Zeit, bis neue Mitarbeitende vollständig produktiv im Team mitarbeiten können, damit sie früher zum Unternehmenserfolg beitragen. Das wirkt sich direkt auf die Geschäftsergebnisse aus.
0 %
Bessere Einsatzbereitschaft am ersten Arbeitstag

Steigerung der Bereitschaftsquote von IT-Ressourcen

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende vor ihrem offiziellen Startdatum alle erforderlichen IT-Konten und Geräte erhalten. So vermeiden Sie Verzögerungen, verbessern den ersten Eindruck und steigern die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender.
0 days
Schneller abgeschlossene Unterlagen

Durchschnittliche Verkürzung der Bearbeitungszeit für Unterlagen vor dem Beschäftigungsbeginn

Vereinfachen Sie die Erfassung und Verarbeitung der Unterlagen vor dem Beschäftigungsbeginn. Dadurch verringern Sie den administrativen Aufwand deutlich und beschleunigen den Onboarding-Zeitplan. Gleichzeitig werden HR-Ressourcen entlastet.
0 %
Höhere Compliance-Quote

Steigerung der Quote vollständig dokumentierter Compliance-Aktivitäten

Verbessern Sie die fristgerechte Durchführung aller verpflichtenden Compliance-Aktivitäten, etwa Hintergrundprüfungen und notwendiger Schulungen. So stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher und reduzieren Risiken sowie mögliche Sanktionen.
0 %
Weniger Fehler in HR-Profilen

Reduzierung der Nachbearbeitungsquote bei der Einrichtung von HR-Profilen

Ermitteln und beseitigen Sie die Ursachen für Fehler bei der Erstellung von HR-Profilen. Dadurch sinkt der Nachbearbeitungsaufwand deutlich, während die Datenqualität steigt. Das spart Zeit im HR-Team und senkt die Betriebskosten.
0 %
Stärker standardisierte Prozesse

Reduzierung der Varianten im Onboarding-Prozess

Ermitteln und bündeln Sie redundante oder uneinheitliche Varianten des Onboarding-Prozesses. So entstehen über Abteilungen und Rollen hinweg besser planbare und effizientere Workflows. Gleichzeitig verbessern Sie die Prozess-Governance.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die genannten Werte entsprechen typischen Verbesserungen, die bei Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie die Auswahl bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Der eindeutige Bezeichner für den Onboarding-Prozess einer einzelnen neuen Arbeitskraft, der alle zugehörigen Aktivitäten zusammenfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist das grundlegende Attribut, das den Analyseumfang definiert. Ohne dieses Attribut lässt sich die Journey einer neuen Arbeitskraft nicht nachverfolgen und lassen sich wichtige Leistungskennzahlen wie die gesamte Onboarding-Dauer nicht messen.

Der Name der konkreten Aufgabe oder des Meilensteins, die oder der im Onboarding-Prozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es definiert die Schritte in der Prozesslandkarte. Die Analyse der Aktivitätsreihenfolge ist der wichtigste Weg, um den Onboarding-Workflow zu verstehen und zu optimieren.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Aktivität abgeschlossen oder ein Meilenstein erreicht wurde.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist für die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen einschließlich Durchlaufzeiten und Engpassdauer unerlässlich. Diese Kennzahlen sind für die Leistungsanalyse entscheidend.

Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität kennzeichnet, insbesondere bei Aufgaben mit messbarer Dauer.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die präzise Berechnung der Bearbeitungszeiten von Aktivitäten und hilft dabei, besonders zeitaufwendige Aufgaben zu erkennen.

Die eindeutige Mitarbeiter-ID, die der neuen Arbeitskraft zugewiesen wurde.

Warum das wichtig ist

Verknüpft den temporären Onboarding-Prozess mit dem dauerhaften Mitarbeiterdatensatz und ermöglicht so die Analyse langfristiger Auswirkungen.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die neue Arbeitskraft beitritt.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die wichtige Segmentierung und das Benchmarking des Onboarding-Prozesses in verschiedenen Organisationseinheiten.

Die offizielle Stellenbezeichnung der neuen Person, beispielsweise „Softwareentwickler“ oder „Account Manager“.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse von Prozessvarianten nach Rolle und hilft dabei, Onboarding-Erlebnisse gezielt anzupassen und zu standardisieren.

Der Name der Führungskraft, der die neue Person unterstellt sein wird.

Warum das wichtig ist

Hilft, Engpässe bei führungsabhängigen Aufgaben zu erkennen und das Engagement der Führungskräfte im Onboarding-Prozess zu messen.

Die HR-Fachkraft oder koordinierende Person, die für die Verwaltung des Onboarding Cases zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Entscheidend für die Analyse der Arbeitslast im HR-Team, die Kapazitätsplanung und das Erkennen bewährter Vorgehensweisen bei koordinierenden Personen.

Der offizielle erste Arbeitstag der neuen Person.

Warum das wichtig ist

Dient als wichtige Frist und Referenz für die Bewertung der fristgerechten und erfolgreichen Durchführung aller Preboarding-Aktivitäten.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Diese Aktivität markiert den Beginn des Onboarding-Prozesses für eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter. Sie wird typischerweise automatisch ausgelöst, wenn der Status einer Kandidatin oder eines Kandidaten im SAP-SuccessFactors-Recruiting-Modul auf „Ready to Hire“ geändert und die Personaldaten an das Onboarding-Modul übergeben werden.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Ereignis für den Onboarding-Case. Es ermöglicht die Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit und dient als Ausgangspunkt für alle nachfolgenden Prozessschritte.

Dieses Ereignis markiert den Abschluss der Hintergrundprüfung und den Eingang der Ergebnisse. Es wird erfasst, wenn der Status der Hintergrundprüfungs-Task im SAP-SuccessFactors-Onboarding-Modul auf „Completed“ oder „Cleared“ aktualisiert wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Compliance-Meilenstein und in vielen Unternehmen eine Voraussetzung für den Abschluss eines Angebots. Verzögerungen an dieser Stelle können das Startdatum der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters und die gesamte Onboarding-Dauer erheblich beeinflussen.

Dieses Ereignis bezeichnet den Abschluss aller erforderlichen Formulare und Tasks vor dem Beschäftigungsbeginn durch die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter im Onboarding-Portal. Es wird erfasst, sobald das System meldet, dass alle Tasks im Schritt „Pre-Day 1“ oder „New Hire Paperwork“ abgeschlossen sind.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein. Er zeigt, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter aktiv am Prozess teilnimmt und wesentliche administrative Schritte abgeschlossen hat. Dadurch können nachgelagerte Aktivitäten wie die Erstellung des HR-Profils und die IT-Bereitstellung beginnen.

Diese Aktivität bezeichnet die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterprofils im zentralen HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird erfasst, wenn der Prozess „Manage Pending Hires“ abgeschlossen ist und der Mitarbeiterdatensatz aktiv wird.

Warum das wichtig ist

Die Erstellung des HR-Profils ist ein wichtiger Integrationspunkt für Payroll, Benefits und weitere zentrale HR-Funktionen. Die Nachverfolgung hilft, die Effizienz der administrativen HR-Prozesse zu überwachen und wiederholte Bearbeitungen zu erkennen.

Dieser Zeitpunkt bezeichnet die Zuweisung von Onboarding-Aufgaben an die einstellende Führungskraft. Er wird erfasst, wenn das System automatisch Tasks wie „Prepare Workspace“ oder „Schedule Team Welcome“ an die Führungskraft auslöst und zuweist.

Warum das wichtig ist

Die Einbindung der Führungskraft ist entscheidend für ein erfolgreiches Onboarding. Mit dieser Aktivität können Sie analysieren, wie schnell Führungskräfte benachrichtigt werden, und anschließend die Dauer bis zum Abschluss ihrer Tasks messen.

Ein berechnetes Ereignis, das das offizielle Eintrittsdatum der neuen Arbeitskraft darstellt. Es handelt sich nicht um eine explizite Benutzeraktion, sondern um ein aus dem Attribut „Official Start Date“ des Onboarding-Cases abgeleitetes Ereignis.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein für die Analyse von Aktivitäten vor und nach dem ersten Arbeitstag. Er dient als zentrale Referenz, um die fristgerechte Ausführung anderer Aktivitäten wie IT-Einrichtung und Einführung zu bewerten.

Bezeichnet den Abschluss eines geplanten Gesprächs zwischen der neuen Arbeitskraft und ihrer Führungskraft oder der Personalabteilung, typischerweise nach etwa 30 Tagen. Das Ereignis wird erfasst, wenn eine Führungskraft oder eine Vertretung der Personalabteilung das entsprechende Element der Checkliste als abgeschlossen markiert.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität dient häufig als Näherungswert für das Ende der ersten, besonders intensiven Onboarding-Phase. Sie ist ein wichtiger Meilenstein zur Messung der Zeit bis zur Produktivität und der Gesamtdauer des Prozesses.

Dies ist die letzte Aktivität und kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Onboarding-Cases der neuen Arbeitskraft im System. Sie wird erfasst, wenn eine Administration der Personalabteilung oder ein automatisierter Prozess den Status des Onboarding-Prozesses auf den finalen Status „Completed“ setzt.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität beendet den Prozess offiziell und dient als primäres Endereignis für die Analyse. Sie ermöglicht die Berechnung der End-to-End-Durchlaufzeit und der Abschlussquoten.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining liefert eine Röntgenansicht Ihres tatsächlichen Onboarding-Ablaufs in SAP SuccessFactors. Es identifiziert verborgene Engpässe, Prozessabweichungen und Bereiche, in denen neue Mitarbeitende Verzögerungen erleben. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die Zeit bis zur Produktivität zu verkürzen und die Compliance sicherzustellen.

Für den Einstieg benötigen Sie einen Event-Log-Datensatz aus SAP SuccessFactors Onboarding. Dieser umfasst typischerweise eine Case-Kennung wie die Onboarding Case ID, einen Aktivitätsnamen für jeden Schritt und einen Timestamp für den Zeitpunkt der jeweiligen Aktivität. Zusätzliche Attribute wie Abteilung oder Typ der neuen Mitarbeitenden können die Analyse erweitern.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa einer kürzeren Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeitender und weniger Verzögerungen bei kritischen Schritten wie der Bereitstellung von IT-Ressourcen. Process Mining hilft, Workflows zu standardisieren, Fehler bei der Einrichtung von HR-Profilen zu reduzieren und die Compliance zu verbessern. Diese Optimierungen führen zu einem effizienteren und positiveren Onboarding-Erlebnis.

Die anfängliche Datenextraktion und Einrichtung des Prozessmodells können je nach Verfügbarkeit und Komplexität der Daten einige Wochen dauern. Sobald die Daten vorbereitet sind, können Sie häufig innerhalb weniger Tage erste umsetzbare Erkenntnisse gewinnen. Die kontinuierliche Überwachung zeigt anschließend weitere Optimierungsmöglichkeiten auf.

Moderne Process-Mining-Tools sind für die Integration in Unternehmenssysteme wie SAP SuccessFactors ausgelegt, häufig über Konnektoren oder standardisierte Datenexporte. Die Datenextraktion ist zwar ein entscheidender Schritt, doch die Plattformen vereinfachen die Analyse, sobald die Daten im richtigen Format vorliegen. Dadurch bleibt die Implementierung für Organisationen überschaubar.

Für die Extraktion und Aufbereitung der Event-Log-Daten aus SAP SuccessFactors benötigen Sie typischerweise Kenntnisse im Data Engineering. Für die Analyse ist ein Prozessanalyst oder ein Business-Benutzer mit Verständnis für den Onboarding-Prozess entscheidend, um die Erkenntnisse richtig zu interpretieren. Die Process-Mining-Plattform übernimmt die komplexe Datenvisualisierung und Prozesserkennung.

Ja. Process Mining eignet sich besonders gut, um die Ursachen einer verlängerten Zeit bis zur Produktivität zu identifizieren. Es zeigt präzise, an welchen Stellen im Onboarding-Ablauf Verzögerungen entstehen, etwa durch eine verspätete IT-Bereitstellung, langsame Hintergrundprüfungen oder Engpässe auf Managementebene. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Pfade können Sie konkrete Prozessschritte gezielt verbessern.

Mit Process Mining können Sie ein konformes Sollprozessmodell definieren und anschließend alle tatsächlichen Onboarding-Cases damit vergleichen. Abweichungen, fehlende Schritte oder nicht autorisierte Abkürzungen, die zu Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Richtlinien führen können, werden schnell visualisiert. Dieser proaktive Ansatz unterstützt die Compliance und hilft, Risiken zu mindern.

Schaffen Sie ein reibungsloses Mitarbeiter-Onboarding. Starten Sie jetzt!

Erreichen Sie eine Compliance-Abschlussquote von 95 % und senken Sie die Frühfluktuation schnell.

Starten Sie Ihre kostenlose Testphase

Keine Kreditkarte erforderlich. Kostenlose 14-tägige Testphase.