Cải thiện quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Vì sao nên cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới trong SAP SuccessFactors?

Tiếp nhận nhân viên mới không chỉ là hoàn tất giấy tờ. Đây là ấn tượng đầu tiên quan trọng mà nhân viên mới có về tổ chức của bạn. Quy trình tiếp nhận diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và tạo cảm giác gắn kết trong SAP SuccessFactors Onboarding sẽ đặt nền móng cho thành công lâu dài của nhân viên, ảnh hưởng đến năng suất, mức độ gắn kết và khả năng gắn bó của họ. Ngược lại, trải nghiệm tiếp nhận kém hiệu quả hoặc chậm trễ có thể gây thất vọng, giảm năng suất, thậm chí khiến nhân viên nghỉ việc sớm, kéo theo nhiều chi phí trực tiếp và gián tiếp.

SAP SuccessFactors Onboarding cung cấp các công cụ hữu ích để quản lý quy trình, nhưng khi triển khai thực tế thường có nhiều lần bàn giao giữa các phòng ban, phụ thuộc vào bên ngoài và điểm nghẽn tiềm ẩn. Những yếu tố này có thể kéo dài thời gian xử lý và tạo rủi ro về tuân thủ. Nếu không có cái nhìn rõ ràng về quy trình, bạn sẽ khó xác định chính xác điểm kém hiệu quả và mức độ ảnh hưởng. Muốn biết hành trình tiếp nhận nhân viên mới cần cải thiện ở đâu, tổ chức cần dựa vào dữ liệu thay vì chỉ dựa trên ý kiến chủ quan hay những câu chuyện riêng lẻ. Đây là lúc phân tích dựa trên dữ liệu giúp cải tiến quy trình, để khoản đầu tư vào SAP SuccessFactors mang lại nhiều giá trị nhất.

Process mining phát hiện điểm kém hiệu quả trong quy trình tiếp nhận

Process mining giúp phân tích khách quan quy trình tiếp nhận nhân viên mới trong SAP SuccessFactors Onboarding. Thay vì dựa vào cách bạn nghĩ quy trình đang diễn ra, process mining trích xuất nhật ký sự kiện trực tiếp từ hệ thống SAP SuccessFactors để cho thấy hành trình thực tế từ đầu đến cuối của từng nhân viên mới. Dữ liệu này giúp bạn hình dung toàn bộ luồng, từ "Offer Accepted" đến "30-Day Check-in", bao gồm mọi hoạt động, biến thể và mối phụ thuộc.

Phân tích nhật ký sự kiện giúp process mining xác định chính xác:

• Luồng quy trình thực tế: Tìm ra các lộ trình phổ biến, những biến thể ít gặp và các trường hợp đi chệch khỏi workflow tiếp nhận đã chuẩn hóa mà không được phép.
• Điểm nghẽn và chậm trễ: Xác định hoạt động hoặc lần bàn giao thường xuyên gây chậm trễ, chẳng hạn thời gian chờ kéo dài để bắt đầu "IT Account Provisioning Initiated" sau "HR Profile Created", hoặc phản hồi chậm ở bước "Pre-employment Paperwork Completed".
• Làm lại và chuyển hướng: Phát hiện các bước bị lặp lại hoặc hồ sơ bị chuyển ngược không cần thiết, cho thấy quy trình kém hiệu quả hoặc có lỗi.
• Khoảng trống tuân thủ: Kiểm tra xem mọi bước bắt buộc, như kiểm tra lý lịch hoặc giao các khóa đào tạo cụ thể, có được hoàn tất đúng hạn trong từng hồ sơ hay không.

Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu giúp bạn không còn phải phỏng đoán, mà có bằng chứng cụ thể về những điểm cần cải thiện đáng kể trong quy trình SAP SuccessFactors Onboarding.

Các hướng cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Khi áp dụng process mining cho quy trình tiếp nhận nhân viên mới trong SAP SuccessFactors, bạn thường sẽ thấy một số hướng cải tiến chính:

• Đơn giản hóa giấy tờ và phê duyệt: Tự động hóa các bước rà soát thủ công, giảm số lần xử lý biểu mẫu trước khi nhận việc và thu thập chữ ký điện tử hiệu quả hơn.
• Cấp tài khoản và thiết bị CNTT nhanh hơn: Tìm ra chậm trễ giữa nhóm nhân sự và CNTT để phối hợp tốt hơn, đồng thời có thể thực hiện một số hoạt động song song, giúp nhân viên mới có đủ công cụ ngay ngày đầu tiên.
• Cải thiện việc giao và hoàn thành đào tạo: Đảm bảo các khóa đào tạo bắt buộc được giao kịp thời và nhân viên mới hoàn tất đúng hạn, giảm rủi ro về tuân thủ và rút ngắn thời gian đạt năng suất.
• Cải thiện bàn giao giữa các phòng ban: Làm rõ trách nhiệm và tăng cường trao đổi giữa nhân sự, CNTT, cơ sở vật chất và quản lý tuyển dụng để giảm thời gian chờ và tránh bỏ sót bước.
• Giảm biến thể trong quy trình: Tìm hiểu vì sao một số nhân viên mới mất nhiều thời gian tiếp nhận hơn những người khác, rồi chuẩn hóa cách làm hiệu quả giữa các phòng ban hoặc vị trí.

Kết quả có thể đo lường khi cải tiến quy trình tiếp nhận

Dùng thông tin từ process mining để cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới mang lại lợi ích thiết thực, giúp vận hành hiệu quả hơn và nâng cao trải nghiệm của nhân viên mới:

• Rút ngắn thời gian tiếp nhận: Loại bỏ điểm nghẽn và tinh gọn hoạt động giúp nhân viên mới đạt năng suất sớm hơn, đóng góp cho doanh nghiệp nhanh hơn.
• Tăng mức độ hài lòng và khả năng gắn bó: Trải nghiệm tiếp nhận suôn sẻ, nhất quán và có hỗ trợ tạo ấn tượng tích cực, tăng mức độ gắn kết và giảm tình trạng nghỉ việc sớm.
• Tăng cường tuân thủ và giảm rủi ro: Đảm bảo các bước kiểm tra lý lịch, giấy tờ pháp lý và đào tạo bắt buộc được hoàn tất đúng hạn, giảm rủi ro về quy định và chính sách nội bộ.
• Phân bổ tài nguyên hợp lý hơn: Giảm thời gian nhân sự và các phòng ban phải đôn đốc giấy tờ hoặc xử lý chậm trễ, để họ tập trung vào công việc có tính chiến lược hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm các chi phí khó thấy do thời gian làm quen kéo dài, công việc hành chính phát sinh và nhân viên nghỉ việc sớm.

Bắt đầu cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Dùng dữ liệu để cải thiện quy trình tiếp nhận nhân viên mới trong SAP SuccessFactors Onboarding có thể biến một chức năng nhân sự quan trọng thành lợi thế chiến lược. Process mining cung cấp thông tin rõ ràng để bạn đưa ra quyết định sáng suốt và triển khai các cải tiến đúng trọng tâm. Hướng dẫn này giúp bạn hiểu rõ những điểm phức tạp trong quy trình, xác định chỗ kém hiệu quả và tìm ra cơ hội để nhân viên mới có hành trình tiếp nhận suôn sẻ, nhanh chóng và tuân thủ hơn. Hãy dùng process mining để tạo trải nghiệm tiếp nhận tốt và giúp nhân viên mới sẵn sàng đóng góp ngay từ ngày đầu tiên.