Fejlessze a munkavállalók beléptetését

Miért érdemes fejleszteni a munkavállalói beléptetést a SAP SuccessFactors rendszerben?

A munkavállalói beléptetés nem pusztán adminisztráció. Ez az első meghatározó élmény, amelyet az új munkatárs az Ön szervezetéről szerez. A SAP SuccessFactors Onboarding rendszerben gördülékenyen és hatékonyan végzett beléptetés megalapozza az új munkatárs hosszú távú sikerét, és hatással van a teljesítményére, elkötelezettségére és megtartására. A lassú vagy akadozó beléptetés ezzel szemben frusztrációhoz, alacsonyabb teljesítményhez, sőt korai kilépéshez vezethet, ami közvetlen és közvetett költségeket okoz.

A SAP SuccessFactors Onboarding számos eszközt kínál a folyamat kezeléséhez, a gyakorlatban azonban több részleg közötti átadás, külső függőség és szűk keresztmetszet is meghosszabbíthatja az átfutási időt, illetve megfelelési kockázatot teremthet. Folyamatáttekintés nélkül nehéz pontosan megállapítani, hol jelentkeznek ezek a problémák, és mekkora a hatásuk. A szervezeteknek a szubjektív visszajelzéseken és egyedi tapasztalatokon túl kell lépniük ahhoz, hogy megtalálják, hol javítható a beléptetés. Ebben segít az adatokra épülő folyamatfejlesztés, amely biztosítja, hogy a SAP SuccessFactors rendszerbe fektetett munka a lehető legnagyobb hasznot hozza.

Hogyan tárja fel a process mining a beléptetés problémáit?

A process mining objektív képet ad a SAP SuccessFactors Onboarding rendszerben zajló munkavállalói beléptetésről. Ahelyett, hogy arra hagyatkozna, hogyan gondolja, hogy működik a folyamat, a process mining közvetlenül a SAP SuccessFactors rendszerből nyeri ki az eseménynaplókat, és megmutatja minden új munkatárs tényleges, teljes folyamatát. Az adatokból a „Ajánlat elfogadva” lépéstől a „30 napos egyeztetés” lépésig követhető a teljes folyamat, minden tevékenységgel, eltéréssel és függőséggel együtt.

Az eseménynaplók elemzésével a process mining pontosan feltárja a következőket:

• A tényleges folyamatmenetek: Megmutatja a gyakori útvonalakat, a ritka eltéréseket és a szabványos beléptetési munkafolyamatoktól való, nem engedélyezett eltéréseket.
• A szűk keresztmetszetek és késések: Azonosítja azokat a tevékenységeket és átadásokat, amelyek rendszeresen késést okoznak. Ilyen lehet például a hosszú várakozás az „IT-fiók létrehozásának elindítása” lépésre a „HR-profil létrehozása” után, vagy a lassú ügyintézés a „Munkaviszony előtti dokumentumok kitöltése” lépésnél.
• Az ismételt munkát és a visszairányítást: Feltárja, ha egy lépést meg kell ismételni, vagy egy ügyet indokolatlanul visszaküldenek, ami hatékonysági problémára vagy hibára utalhat.
• A megfelelési hiányosságokat: Ellenőrzi, hogy minden kötelező lépés, például a háttérellenőrzés vagy az előírt képzés, minden ügyben határidőre teljesül-e.

Az adatokra épülő megközelítés segít túllépni a feltételezéseken, és konkrét bizonyítékot ad arra, hol fejleszthető érdemben a SAP SuccessFactors Onboarding folyamata.

A beléptetés fejlesztésének fő területei

A munkavállalói beléptetés process mining elemzése jellemzően több fejlesztési lehetőséget tár fel:

• A dokumentumkezelés és a jóváhagyások egyszerűsítése: Automatizálja a manuális ellenőrzési szakaszokat, csökkentse a munkaviszony előtti űrlapokkal kapcsolatos egyeztetések számát, és gondoskodjon a digitális aláírások gyors rögzítéséről.
• Az IT-eszközök és -hozzáférések gyorsabb biztosítása: Tárja fel a HR és az IT közötti késéseket, hogy javíthassa az együttműködést, és szükség esetén párhuzamosan végezhessék a tevékenységeket. Így az új munkatársak már az első napon megkapják a szükséges eszközöket.
• A képzések kijelölésének és elvégzésének javítása: Gondoskodjon arról, hogy az új munkatárs időben megkapja és elvégezze a kötelező képzéseket. Ezzel csökkentheti a megfelelési kockázatot, és hamarabb válhat produktívvá.
• A részlegek közötti átadások javítása: Tegye egyértelművé a felelősségi köröket, és javítsa a kommunikációt a HR, az IT, az üzemeltetés és a vezetők között, hogy megszűnjenek a várakozások és a kimaradó lépések.
• A folyamatváltozatok csökkentése: Tárja fel, miért tart egyes új munkatársak beléptetése sokkal tovább, mint másoké, és egységesítse a bevált gyakorlatokat a részlegek és munkakörök között.

A fejlesztett beléptetés mérhető eredményei

A process mining elemzéséből származó felismerések kézzelfogható előnyöket hoznak: hatékonyabb működést és jobb élményt az új munkatársaknak.

• Rövidebb beléptetési átfutási idő: A szűk keresztmetszetek megszüntetésével és a tevékenységek egyszerűsítésével az új munkatársak hamarabb válnak produktívvá, és korábban járulnak hozzá a szervezet eredményeihez.
• Nagyobb elégedettség és jobb megtartás: A gördülékeny, kiszámítható és támogató beléptetés pozitív első benyomást kelt, növeli az elkötelezettséget és csökkenti a korai kilépések számát.
• Jobb megfelelés és kisebb kockázat: Gondoskodjon arról, hogy a háttérellenőrzések, a jogi dokumentumok és a kötelező képzések határidőre elkészüljenek. Ezzel mérsékelheti a szabályozási és belső szabályzati kockázatokat.
• Az erőforrások jobb elosztása: Tehermentesítse a HR-t és a részlegeket a dokumentumok utáni egyeztetéstől és a késések koordinálásától, hogy több idejük jusson a stratégiai feladatokra.
• Költségmegtakarítás: Csökkentse a hosszú betanulási időből, az adminisztrációból és a korai kilépésekből eredő rejtett költségeket.

Így kezdjen hozzá a beléptetés fejlesztéséhez

Az adatokra épülő megközelítés stratégiai előnnyé alakíthatja a SAP SuccessFactors Onboarding rendszerben végzett munkavállalói beléptetést, amely a HR egyik meghatározó folyamata. A process mining segítségével megalapozott döntéseket hozhat, és célzott fejlesztéseket vezethet be. Ez az útmutató segít eligazodni a beléptetés összetettségében, és keretet ad a problémák feltárásához, valamint a gördülékenyebb, gyorsabb és szabályoknak megfelelő beléptetés lehetőségeinek felismeréséhez. Használja a process mininget a kiemelkedő beléptetési élmény kialakítására, és támogassa új munkatársait már az első naptól.