Mejore la incorporación de sus empleados
Optimice la incorporación de empleados en SAP SuccessFactors
La incorporación de empleados puede incluir pasos complejos que a menudo provocan retrasos y problemas de cumplimiento. Nuestra plataforma le ayuda a identificar cuellos de botella y actividades ineficientes en su proceso. Al comprender estas ineficiencias, podrá garantizar una experiencia más fluida, rápida y conforme para las nuevas personas contratadas de su organización.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué optimizar el onboarding de personas empleadas en SAP SuccessFactors?
El onboarding de una persona empleada es mucho más que completar documentación: constituye la primera impresión decisiva que recibe de su organización. Un proceso de onboarding fluido, eficiente y atractivo en SAP SuccessFactors Onboarding sienta las bases para el éxito a largo plazo de la nueva incorporación y repercute en su productividad, compromiso y permanencia. Por el contrario, una experiencia ineficiente o retrasada puede generar frustración, reducir la productividad e incluso provocar una salida temprana, con costes directos e indirectos considerables.
Aunque SAP SuccessFactors Onboarding ofrece herramientas sólidas para gestionar el proceso, su ejecución en la práctica suele implicar numerosos traspasos entre departamentos, dependencias externas y posibles cuellos de botella que alargan los tiempos de ciclo y generan riesgos de Cumplimiento. Sin una visibilidad profunda del proceso, resulta difícil identificar exactamente dónde aparecen estas ineficiencias y comprender su impacto. Las organizaciones deben ir más allá de las opiniones subjetivas y las evidencias anecdóticas para localizar con precisión dónde puede mejorar su recorrido de onboarding. Aquí es donde la optimización de procesos basada en el análisis de datos se vuelve indispensable y permite obtener el máximo beneficio de la inversión en SAP SuccessFactors.
Cómo Process Mining descubre las ineficiencias del onboarding
Process Mining ofrece una perspectiva objetiva y potente para analizar su proceso de onboarding de personas empleadas en SAP SuccessFactors Onboarding. En lugar de basarse en cómo cree que funciona el proceso, Process Mining extrae los registros de eventos directamente de su sistema SAP SuccessFactors y muestra el recorrido real, de principio a fin, de cada nueva incorporación. Estos datos permiten visualizar el flujo completo desde «Oferta aceptada» hasta «Reunión de seguimiento de 30 días realizada», incluidas todas las actividades, variaciones y dependencias.
Al analizar estos registros de eventos, Process Mining puede identificar con precisión:
- Flujos de proceso reales: descubra las rutas más habituales, las variaciones poco frecuentes y las desviaciones no autorizadas respecto a sus Workflow de onboarding estandarizados.
- Cuellos de botella y retrasos: localice las actividades o los traspasos que provocan retrasos de forma recurrente, como los tiempos de espera prolongados entre «Perfil de RR. HH. creado» y «Aprovisionamiento de la cuenta de TI iniciado», o las respuestas lentas en «Documentación previa al empleo completada».
- Reprocesos y redireccionamientos: detecte casos en los que se repiten pasos o se devuelve un caso innecesariamente, lo que indica ineficiencias o errores.
- Brechas de Cumplimiento: compruebe si todos los pasos obligatorios, como las verificaciones de antecedentes o determinadas asignaciones de formación, se completan dentro de los plazos establecidos en cada caso.
Este enfoque basado en datos le permite superar las suposiciones y obtener pruebas concretas de los puntos en los que su proceso de SAP SuccessFactors Onboarding puede mejorar de forma significativa.
Áreas clave para mejorar el proceso de onboarding
La aplicación de Process Mining al onboarding de personas empleadas en SAP SuccessFactors suele poner de relieve varias áreas clave de optimización:
- Agilizar la documentación y las aprobaciones: automatice las fases de revisión manual, reduzca los puntos de contacto de los formularios previos al empleo y asegúrese de recopilar las firmas digitales de forma eficiente.
- Acelerar el aprovisionamiento de TI y equipos: identifique los retrasos entre los equipos de RR. HH. y TI para mejorar la coordinación y, cuando sea posible, ejecutar actividades en paralelo, de modo que las nuevas incorporaciones dispongan de sus herramientas desde el primer día.
- Optimizar la asignación y finalización de la formación: asegúrese de asignar rápidamente las formaciones obligatorias y de que la nueva incorporación las complete, reduciendo los riesgos de Cumplimiento y acelerando el tiempo hasta alcanzar la productividad.
- Mejorar los traspasos entre departamentos: aclare las responsabilidades y mejore la comunicación entre RR. HH., TI, instalaciones y responsables de contratación para eliminar tiempos de espera y pasos omitidos.
- Reducir las variaciones del proceso: identifique por qué algunas nuevas incorporaciones tienen un recorrido de onboarding mucho más largo que otras y estandarice las mejores prácticas entre departamentos o puestos.
Resultados medibles de un onboarding optimizado
Optimizar su proceso de onboarding de personas empleadas con los insights de Process Mining aporta beneficios tangibles, tanto para la eficiencia operativa como para la experiencia de las nuevas incorporaciones:
- Menor tiempo de ciclo del onboarding: al eliminar cuellos de botella y agilizar las actividades, las nuevas incorporaciones alcanzan la productividad más rápido y contribuyen antes al negocio.
- Mayor satisfacción y permanencia de las nuevas incorporaciones: una experiencia de onboarding fluida, predecible y de apoyo genera una impresión positiva, aumenta el compromiso y reduce la rotación temprana.
- Mayor Cumplimiento y menor riesgo: asegúrese de completar a tiempo todas las verificaciones de antecedentes, los documentos legales y las formaciones obligatorias necesarias, reduciendo los riesgos normativos y relacionados con las políticas internas.
- Asignación optimizada de recursos: libere al personal de RR. HH. y de otros departamentos de perseguir documentación o coordinar retrasos para que pueda centrarse en tareas más estratégicas.
- Ahorro de costes: reduzca los costes ocultos asociados a periodos de adaptación prolongados, carga administrativa y salidas tempranas.
Cómo iniciar la optimización de su onboarding
Adoptar un enfoque basado en datos para mejorar el onboarding de personas empleadas en SAP SuccessFactors Onboarding puede convertir una función crítica de RR. HH. en una ventaja estratégica. Al aprovechar Process Mining, obtiene la claridad necesaria para tomar decisiones fundamentadas e implementar mejoras específicas. Esta guía le ayuda a gestionar la complejidad de su proceso de onboarding y le proporciona el marco necesario para identificar ineficiencias y aprovechar oportunidades que permitan una incorporación más fluida, rápida y conforme. Aproveche el potencial de Process Mining para crear una experiencia de onboarding excepcional y dar a sus nuevas incorporaciones las herramientas necesarias desde el primer día.
La ruta de mejora en 6 pasos para la incorporación de empleados
Descargue el Template
Qué hacer
Acceda al Template de datos de Excel adaptado para la incorporación de empleados en SAP SuccessFactors Onboarding. Este Template define la estructura necesaria para realizar un análisis eficaz del proceso.
Por qué es importante
Utilizar la estructura de datos correcta desde el principio es fundamental para realizar un análisis preciso, evitar el retrabajo y garantizar que se capturen todas las actividades relevantes de incorporación.
Resultado esperado
Un Template de datos listo para usar y perfectamente estructurado para sus datos de SAP SuccessFactors Onboarding.
Exporte sus datos
Qué hacer
Extraiga directamente de SAP SuccessFactors Onboarding entre 3 y 6 meses de datos históricos de actividades de incorporación. Complete el Template descargado con esta información real.
Por qué es importante
Los datos históricos ofrecen una visión completa de los ciclos de incorporación anteriores, permiten identificar problemas recurrentes y establecen una referencia para futuras mejoras.
Resultado esperado
Un Template de datos completado que contiene un conjunto sólido de datos de sus procesos recientes de incorporación de empleados.
Cargue su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue de forma segura su Template de datos completado en la plataforma ProcessMind. El sistema comenzará automáticamente a procesar y preparar sus datos de incorporación para el análisis.
Por qué es importante
La carga de sus datos inicia el potente análisis de Process Mining y transforma los datos sin procesar en información útil para la acción, sin agregación manual ni consultas complejas.
Resultado esperado
Sus datos de SAP SuccessFactors Onboarding se han incorporado de forma segura y están listos para el descubrimiento y la visualización automatizados del proceso.
Analice su proceso
Qué hacer
Explore los Dashboards generados automáticamente y los mapas de procesos interactivos que visualizan su recorrido de SAP SuccessFactors Onboarding. Aproveche las recomendaciones basadas en IA para obtener conclusiones más profundas.
Por qué es importante
Descubra Bottlenecks, desviaciones de cumplimiento e ineficiencias en sus Workflows de incorporación. Obtenga una comprensión clara de dónde sufren retrasos o fricciones las nuevas contrataciones.
Resultado esperado
Una comprensión completa del flujo de su proceso de incorporación, sus principales puntos problemáticos y las oportunidades de mejora respaldadas por datos.
Implemente mejoras
Qué hacer
Priorice las oportunidades de mejora identificadas, como optimizar la recopilación de documentos o automatizar tareas concretas en SAP SuccessFactors Onboarding. Actúe de forma concreta a partir de la información obtenida.
Por qué es importante
Convertir la información en acciones es fundamental para obtener beneficios tangibles, como reducir el tiempo de incorporación, mejorar la experiencia de las nuevas contrataciones y reforzar el cumplimiento.
Resultado esperado
Cambios estratégicos implementados en sus Workflows de SAP SuccessFactors Onboarding para resolver directamente las ineficiencias del proceso.
Supervise su proceso
Qué hacer
Vuelva a exportar y cargar periódicamente los datos actualizados de SAP SuccessFactors Onboarding para realizar un seguimiento del impacto de sus cambios. Mida continuamente las mejoras en los KPI a lo largo del tiempo.
Por qué es importante
La supervisión continua garantiza que las mejoras se mantengan, permite realizar ajustes ágiles y consolida una experiencia de incorporación de empleados eficiente y conforme.
Resultado esperado
Visibilidad continua del rendimiento de la incorporación, con evidencias medibles de una eficiencia sostenida y una mayor satisfacción de las nuevas contrataciones.
LO QUE OBTENDRÁ
Descubra la realidad de la incorporación y transforme las experiencias en SAP
- Vea el flujo real de su proceso de incorporación en SAP
- Identifique cuellos de botella y riesgos de cumplimiento
- Compare el rendimiento de las distintas variantes de incorporación
- Agilice las actividades de incorporación ineficientes
RESULTADOS HABITUALES
Resultados clave del onboarding de empleados
Estos resultados representan las mejoras tangibles que las organizaciones suelen lograr al optimizar su proceso de onboarding de empleados en SAP SuccessFactors Onboarding, lo que se traduce en una experiencia más eficiente y positiva para las nuevas contrataciones.
Reducción del tiempo promedio hasta alcanzar la productividad
Acelere el tiempo que necesitan las nuevas contrataciones para convertirse en integrantes plenamente productivos del equipo y permitirles aportar valor antes. Esto repercute directamente en los resultados del negocio.
Aumento de la tasa de preparación de recursos de TI
Asegúrese de que las nuevas contrataciones tengan todas las cuentas y equipos de TI necesarios antes de su fecha oficial de inicio. Así evitará demoras, mejorará su experiencia inicial y aumentará su satisfacción.
Reducción promedio del tiempo dedicado a la documentación previa al empleo
Agilice la recopilación y el procesamiento de los documentos previos al empleo para reducir significativamente la carga administrativa y acelerar el calendario de onboarding. Esto libera tiempo del personal de RR. HH.
Aumento de la tasa de documentación de cumplimiento
Mejore la finalización puntual de todas las actividades obligatorias de cumplimiento, como las verificaciones de antecedentes y la capacitación esencial, para garantizar el cumplimiento normativo y mitigar los riesgos. Esto reduce las posibles sanciones.
Reducción de la tasa de retrabajo en la configuración de perfiles de RR. HH.
Identifique y elimine las causas raíz de los errores en la creación de perfiles de RR. HH. para reducir drásticamente la necesidad de retrabajo y mejorar la precisión de los datos. Esto ahorra tiempo al personal de RR. HH. y reduce los costos operativos.
Reducción de las variantes del proceso de onboarding
Identifique y consolide las variantes redundantes o incoherentes del proceso de onboarding para lograr flujos de trabajo más predecibles y eficientes en los distintos departamentos y puestos. Esto mejora la gobernanza del proceso.
Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Process Mining ofrece una visión de rayos X del recorrido real de incorporación en SAP SuccessFactors. Identifica Bottlenecks ocultos, desviaciones del proceso y áreas en las que las nuevas contrataciones sufren retrasos. Esta información le ayuda a acelerar el tiempo necesario para que las nuevas contrataciones alcancen su productividad y a garantizar el cumplimiento.
Para comenzar, necesitará un conjunto de datos del registro de eventos de SAP SuccessFactors Onboarding. Normalmente incluye un identificador de caso, como el Onboarding Case ID, un nombre de actividad para cada paso y una marca de tiempo que indique cuándo tuvo lugar cada actividad. Otros atributos, como el departamento o el tipo de nueva contratación, pueden enriquecer el análisis.
Puede esperar mejoras importantes, como acelerar el tiempo necesario para que las nuevas contrataciones alcancen su productividad y reducir los retrasos en pasos críticos, como la disponibilidad de los recursos de TI. Process Mining ayuda a estandarizar los Workflows, minimizar los errores de configuración de los perfiles de RR. HH. y reforzar el cumplimiento general. Estas optimizaciones dan lugar a una experiencia de incorporación más eficiente y positiva.
La fase inicial de extracción de datos y configuración del modelo de proceso puede tardar unas semanas, según la disponibilidad y la complejidad de los datos. Una vez preparados, normalmente puede obtener las primeras conclusiones útiles para la acción en cuestión de días. La supervisión continua proporciona después nuevas oportunidades de optimización.
Las herramientas modernas de Process Mining están diseñadas para integrarse con sistemas empresariales como SAP SuccessFactors, a menudo mediante conectores o exportaciones de datos estandarizadas. Aunque la extracción de datos es un paso fundamental, las plataformas simplifican el análisis una vez que los datos tienen el formato correcto. Esto facilita una implementación viable para las organizaciones.
Normalmente necesitará conocimientos de ingeniería de datos para extraer y preparar los datos del registro de eventos de SAP SuccessFactors. En el análisis, es fundamental contar con un analista de procesos o una persona usuaria de negocio que comprenda el proceso de incorporación para interpretar la información obtenida. La propia plataforma de Process Mining se encarga de la compleja visualización y el descubrimiento de datos.
Por supuesto. Process Mining es excelente para identificar las causas raíz de los tiempos prolongados hasta alcanzar la productividad. Señala con precisión dónde se producen los retrasos en el flujo de incorporación, como en la provisión tardía de TI, las comprobaciones de antecedentes lentas o los Bottlenecks de los responsables. Al visualizar las rutas reales, puede orientar las mejoras hacia pasos concretos del proceso.
Process Mining permite definir un modelo de proceso objetivo que cumpla los requisitos y comparar después todos los casos reales de incorporación de empleados con él. Visualiza rápidamente cualquier desviación, paso omitido o atajo no autorizado que pueda provocar incumplimientos normativos o de las políticas. Este enfoque proactivo ayuda a reforzar el cumplimiento y mitigar los riesgos.
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