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Améliorez l’intégration de vos employés

Guide en 6 étapes pour optimiser l’intégration dans SAP SuccessFactors
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SAP SuccessFactors Onboarding

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors

L’intégration des employés comporte souvent des étapes complexes, sources de retards et de problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement et les activités inefficaces dans votre processus. En comprenant ces difficultés, vous pouvez offrir aux nouvelles recrues un parcours plus rapide, mieux organisé et conforme aux exigences de votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors ?

L’intégration des employés ne se résume pas à des formalités administratives : c’est souvent la première impression qu’une nouvelle recrue se fait de votre organisation. Dans SAP SuccessFactors Onboarding, un processus d’intégration bien organisé, efficace et engageant pose les bases de sa réussite à long terme et influe sur sa productivité, son engagement et sa fidélisation. À l’inverse, une intégration mal organisée ou tardive peut susciter de la frustration, réduire la productivité et même entraîner des départs précoces, avec des coûts directs et indirects importants.

SAP SuccessFactors Onboarding propose des outils pour gérer le processus, mais sa mise en œuvre au quotidien implique souvent de nombreux relais entre services, des dépendances externes et des goulots d’étranglement susceptibles d’allonger les temps de cycle et de créer des risques de non-conformité. Sans une vision détaillée du processus, il est difficile de déterminer précisément où se produisent ces inefficacités et quelles en sont les conséquences. Pour repérer les améliorations possibles, les organisations doivent aller au-delà des impressions et des témoignages isolés. Une analyse fondée sur les données devient alors indispensable pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans SAP SuccessFactors.

Comment le Process Mining révèle les inefficacités de l’intégration

Le Process Mining permet d’analyser objectivement le processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. Plutôt que de vous fier à votre perception du déroulement du processus, il extrait les journaux d’événements directement de votre système SAP SuccessFactors et reconstitue le parcours réel de chaque nouvelle recrue, de bout en bout. Vous pouvez ainsi visualiser l’ensemble du flux, de « Offre acceptée » à « Entretien de suivi à 30 jours », avec toutes les activités, les variantes et les dépendances.

L’analyse des journaux d’événements permet notamment de repérer avec précision :

  • Les flux réels du processus : découvrez les parcours les plus fréquents, les variantes plus rares et les écarts non autorisés par rapport aux flux d’intégration standardisés.
  • Les goulots d’étranglement et les retards : repérez les activités ou les relais qui entraînent régulièrement des retards, par exemple l’attente prolongée entre « Création du profil RH » et « Lancement de la création du compte informatique », ou les réponses tardives pour « Documents préalables à l’embauche remplis ».
  • Les reprises et les réorientations : détectez les étapes répétées et les cas renvoyés inutilement en arrière, signes d’inefficacités ou d’erreurs.
  • Les écarts de conformité : vérifiez que toutes les étapes obligatoires, comme les vérifications des antécédents ou les formations requises, sont réalisées dans les délais pour chaque cas.

Cette approche fondée sur les données vous permet de dépasser les suppositions et de déterminer concrètement comment améliorer le processus d’intégration dans SAP SuccessFactors Onboarding.

Principaux axes d’amélioration du processus d’intégration

L’application du Process Mining à l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors met généralement en évidence plusieurs axes d’optimisation :

  • Simplifier les formalités et les approbations : automatisez les étapes de vérification manuelle, réduisez le nombre d’interventions nécessaires pour les formulaires préalables à l’embauche et recueillez efficacement les signatures électroniques.
  • Accélérer la mise à disposition du matériel et des ressources informatiques : repérez les retards entre les équipes RH et informatiques afin de mieux coordonner leurs activités et, si possible, de les mener en parallèle. Les nouvelles recrues disposent ainsi de leurs outils dès leur premier jour.
  • Optimiser l’attribution et le suivi des formations : veillez à attribuer rapidement les formations obligatoires et à ce que les nouvelles recrues les terminent, afin de réduire les risques de non-conformité et d’accélérer leur montée en productivité.
  • Améliorer les relais entre services : clarifiez les responsabilités et renforcez la communication entre les RH, l’informatique, les services généraux et les responsables du recrutement pour éviter les temps d’attente et les étapes oubliées.
  • Réduire les variantes du processus : déterminez pourquoi certaines nouvelles recrues suivent un parcours d’intégration beaucoup plus long que d’autres et harmonisez les bonnes pratiques entre les services et les fonctions.

Résultats mesurables d’une intégration optimisée

L’optimisation du processus d’intégration des employés à partir des analyses du Process Mining apporte des bénéfices concrets, tant pour l’efficacité opérationnelle que pour l’expérience des nouvelles recrues :

  • Réduction du temps de cycle d’intégration : en éliminant les goulots d’étranglement et en simplifiant les activités, vous permettez aux nouvelles recrues de gagner plus vite en productivité et de contribuer plus tôt aux activités de l’organisation.
  • Amélioration de la satisfaction et de la fidélisation des nouvelles recrues : une intégration bien organisée, prévisible et accompagnée donne une première impression positive, renforce l’engagement et réduit les départs précoces.
  • Renforcement de la conformité et réduction des risques : veillez à ce que les vérifications des antécédents, les documents juridiques et les formations obligatoires soient réalisés dans les délais, afin de limiter les risques réglementaires et les écarts aux politiques internes.
  • Meilleure répartition des ressources : libérez les équipes RH et les autres services du suivi des documents et de la coordination des retards, pour qu’ils puissent se consacrer à des tâches plus stratégiques.
  • Réduction des coûts : limitez les coûts cachés liés à une montée en régime prolongée, aux tâches administratives et aux départs précoces.

Premiers pas vers l’optimisation de votre processus d’intégration

Une approche fondée sur les données peut transformer l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding, fonction RH essentielle, en avantage stratégique. Le Process Mining vous donne la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Ce guide vous aide à comprendre les complexités du processus d’intégration et vous fournit un cadre pour repérer les inefficacités et améliorer le parcours des nouvelles recrues : une intégration plus simple, plus rapide et plus conforme. Appuyez-vous sur le Process Mining pour offrir une expérience d’intégration de qualité et accompagner vos nouvelles recrues dès leur premier jour.

Intégration des employés Expérience des nouvelles recrues Amélioration des processus RH Suivi de la conformité Acquisition de talents Opérations RH Efficacité de l’intégration Intégration des employés dans l’organisation Nouvelle recrue Automatisation des processus RH Préintégration Intégration des employés

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Des cycles d’intégration inutilement longs retardent la pleine contribution des nouvelles recrues et perturbent les activités de l’organisation. Ils peuvent aussi entraîner une hausse des coûts et donner une première impression négative aux nouveaux employés. ProcessMind analyse votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding et repère les activités et les parcours qui provoquent des retards importants. Ces analyses vous aident à optimiser le processus dans son ensemble, à réduire les temps de cycle et à intégrer plus rapidement les nouvelles recrues.

Lorsque les comptes informatiques, le matériel et les accès indispensables ne sont pas fournis à temps, les nouvelles recrues ne peuvent pas commencer immédiatement leur travail. Elles sont alors frustrées et leur productivité diminue, ce qui nuit à l’efficacité des services et à leur expérience d’intégration. ProcessMind repère les étapes de mise à disposition des ressources informatiques qui ralentissent le processus d’intégration dans SAP SuccessFactors Onboarding. En mettant en évidence les relais ou les étapes à l’origine des goulots d’étranglement, la plateforme vous aide à mieux répartir les ressources informatiques et à fournir aux nouvelles recrues ce dont elles ont besoin dès leur premier jour.

Les nouvelles recrues mettent souvent trop de temps à remplir les documents préalables à l’embauche, ce qui retarde les vérifications des antécédents et d’autres étapes essentielles. Les dates officielles de prise de poste peuvent ainsi être repoussées, et l’absence de documents dans les délais peut créer des risques de non-conformité. ProcessMind visualise le parcours des documents dans le processus d’intégration des employés de SAP SuccessFactors Onboarding et repère les étapes où les candidats abandonnent ou prennent du retard. Vous pouvez en comprendre les causes et intervenir en amont pour accélérer l’envoi des documents.

Les services ou les responsables du recrutement peuvent suivre des parcours d’intégration différents des procédures standard, ce qui crée une expérience inégale pour les nouveaux employés. Cela peut entraîner des inégalités, des étapes oubliées ou de la confusion, et nuire à la satisfaction et à la fidélisation des employés. ProcessMind vous donne une vue d’ensemble des variantes du processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. En comparant les parcours réels aux parcours attendus, la plateforme met en évidence les écarts et vous aide à harmoniser les flux de travail pour offrir une expérience cohérente et de qualité.

Si les étapes obligatoires, comme les vérifications des antécédents, certaines formations ou la remise de documents, ne sont pas terminées dans les délais, l’organisation s’expose à des risques importants en matière de conformité et de droit. Cela peut entraîner des sanctions, nuire à sa réputation et perturber ses activités. ProcessMind suit toutes les activités essentielles liées à la conformité dans votre processus d’intégration SAP SuccessFactors Onboarding et indique où et pourquoi les échéances ne sont pas respectées. Ces analyses vous aident à renforcer le respect des exigences, à limiter les risques et à assurer la conformité réglementaire.

Les tâches d’intégration confiées aux responsables du recrutement, comme la confirmation de l’aménagement du poste de travail ou la présentation de l’équipe, sont souvent réalisées en retard. L’expérience des nouvelles recrues s’en trouve fragmentée et leur intégration complète à l’équipe peut être retardée. ProcessMind repère les étapes du processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding où l’intervention des responsables du recrutement devient un goulot d’étranglement. La plateforme mesure les conséquences de ces retards et met en évidence les possibilités d’améliorer la communication et le suivi des tâches pour que le processus avance.

Les vérifications des antécédents entraînent souvent des retards importants, allongent le cycle d’intégration et peuvent pousser les candidats à se désister. Les délais de recrutement s’en trouvent affectés, et des postes essentiels peuvent rester vacants plus longtemps. ProcessMind analyse la durée et les variantes des vérifications des antécédents dans SAP SuccessFactors Onboarding. En repérant les inefficacités et les retards récurrents, la plateforme vous aide à optimiser cette étape essentielle, à obtenir les autorisations plus rapidement et à faciliter l’intégration des nouvelles recrues.

Les erreurs de saisie initiale ou de création du profil RH entraînent des reprises, mobilisent inutilement les ressources RH et peuvent affecter la paie ou l’inscription aux avantages sociaux. Elles génèrent des coûts et une charge administrative évitables. ProcessMind repère les reprises et les corrections lors de l’étape de création du profil RH dans le processus d’intégration des employés de SAP SuccessFactors Onboarding. En identifiant les sources d’erreurs récurrentes, la plateforme vous aide à améliorer de façon ciblée la qualité des données et la précision du processus.

Sans vue claire et à jour de l’avancement de chaque nouvelle recrue dans son parcours d’intégration, les parties prenantes peinent à lui apporter un soutien rapide ou à anticiper les retards. La gestion des problèmes devient alors réactive plutôt que préventive. ProcessMind fournit une représentation visuelle du processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding, de bout en bout, et rend chaque étape visible. Vous connaissez clairement l’état d’avancement et pouvez intervenir en amont et mieux communiquer avec les parties prenantes.

Lorsque les nouvelles recrues ne sont pas pleinement intégrées ou ne disposent pas des ressources et des formations nécessaires, elles mettent plus de temps à atteindre leur pleine productivité. Cela réduit directement la contribution du service et le rendement de l’investissement consacré au recrutement. ProcessMind repère les goulots d’étranglement après la date de prise de poste, comme les retards dans les formations obligatoires ou les présentations à l’équipe, au sein du processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. En optimisant ces étapes d’intégration essentielles, la plateforme vous aide à accélérer la montée en productivité des nouvelles recrues.

Les interventions manuelles, les relances pour obtenir des approbations et le traitement des exceptions liées à des processus inefficaces imposent une charge excessive aux coordinateurs de l’intégration. Cela peut entraîner de l’épuisement, des erreurs et des difficultés à développer les activités d’intégration. ProcessMind met en évidence les inefficacités du processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding, comme les relais manuels fréquents ou les étapes superflues. En automatisant les tâches répétitives et en simplifiant les flux de travail, nous réduisons la charge administrative de votre équipe RH.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à réduire le délai entre l’acceptation d’une offre d’emploi et le moment où la nouvelle recrue devient pleinement productive et contribue aux activités de l’organisation. L’atteindre améliore le rendement initial de l’investissement consacré au recrutement, renforce la satisfaction des nouvelles recrues et réduit les coûts opérationnels des RH, grâce à une intégration plus rapide aux activités de l’équipe dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind visualise le dossier d’intégration de bout en bout et repère les retards entre des activités comme « Formation obligatoire terminée » et « Entretien de suivi à 30 jours réalisé ». La plateforme peut identifier les goulots d’étranglement dans l’attribution des formations ou la livraison du matériel, afin de cibler les améliorations et de réduire de 15 à 20 % le temps nécessaire à la montée en productivité.

Cet objectif vise à garantir que les comptes informatiques, le matériel et les logiciels nécessaires sont prêts pour les nouvelles recrues à leur date officielle de prise de poste. Les retards de configuration informatique frustrent les nouveaux employés, freinent leur productivité immédiate et nuisent à l’expérience d’intégration proposée par l’entreprise dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyse les activités « Lancement de la création du compte informatique » et « Matériel livré », puis compare leur réalisation à la « Date officielle de prise de poste ». La plateforme révèle les causes des retards, comme les demandes informatiques tardives ou les processus d’approvisionnement inefficaces, et aide les organisations à réduire jusqu’à 90 % les échecs de configuration informatique le premier jour.

Cet objectif consiste à réduire considérablement le temps nécessaire aux nouveaux employés pour remplir tous les documents préalables à l’embauche et les premiers formulaires RH. Des retards peuvent décaler la paie et l’inscription aux avantages sociaux, compromettre la conformité et donner une mauvaise première impression, tout en alourdissant les tâches administratives des nouvelles recrues et des équipes RH dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind mesure le délai entre les activités « Documents préalables à l’embauche envoyés » et « Documents préalables à l’embauche remplis ». La plateforme repère les formulaires ou les étapes qui prennent du retard et indique où l’automatisation ou des consignes plus claires pourraient réduire de 25 à 40 % la durée totale du traitement des documents.

Cet objectif vise à mettre en place des processus d’intégration cohérents et efficaces dans les différents services et pour les différents types de contrats. Des flux de travail incohérents créent des expériences variables pour les nouvelles recrues, des risques de non-conformité et une complexité opérationnelle accrue, en particulier dans un système configurable comme SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind recense toutes les variantes réelles du processus pour le « Dossier d’intégration » et les compare aux parcours attendus. La plateforme visualise les écarts et montre comment les attributs « Service » ou « Type de contrat » influent sur le déroulement du processus. Vous pouvez ainsi regrouper les variantes et réduire de 15 à 30 % la complexité du processus.

Cet objectif vise à garantir que toutes les activités d’intégration respectent les exigences réglementaires, les politiques de l’entreprise et les obligations légales. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes importantes, nuire à la réputation de l’entreprise et provoquer des litiges. Il est donc essentiel d’assurer un suivi précis dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind repère chaque activité, comme « Vérification des antécédents terminée » ou « Formation obligatoire terminée », qui n’est pas réalisée avant sa « Date limite de conformité ». La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux séquences requises et les étapes manquantes, afin de prendre des mesures préventives et de porter le taux de conformité à près de 100 %.

Cet objectif vise à limiter les retards dus aux responsables qui ne terminent pas à temps les tâches d’intégration qui leur sont confiées. Leur participation est essentielle à une bonne expérience pour les nouvelles recrues. Les retards peuvent affecter la mise à disposition des ressources informatiques, l’intégration à l’équipe et la préparation générale des nouvelles recrues dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind repère les activités en attente d’une intervention du « Responsable du recrutement », comme « Aménagement du poste de travail terminé » ou « Présentation de l’équipe effectuée ». La plateforme mesure les temps d’attente et met en évidence les responsables ou les services où les retards se répètent, afin de cibler les formations ou d’ajuster les flux de travail et de réduire ces retards de 20 à 35 %.

Cet objectif consiste à réduire considérablement la durée totale des vérifications des antécédents des nouvelles recrues. Des vérifications trop longues peuvent retarder les prises de poste, inciter les candidats à se désister et allonger les délais de recrutement, ce qui nuit à l’efficacité de l’acquisition de talents dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyse la période entre « Vérification des antécédents lancée » et « Vérification des antécédents terminée », et repère les goulots d’étranglement ou les temps d’attente prolongés dans ce sous-processus. La plateforme peut révéler les inefficacités dans les échanges avec les prestataires ou les relais internes, afin de revoir le processus et d’en réduire la durée de 10 à 25 %.

Cet objectif vise à réduire les erreurs et les informations manquantes dans les profils RH des nouveaux employés. Les erreurs lors de la « Création du profil RH » entraînent des reprises, des problèmes de paie, des erreurs d’inscription aux avantages sociaux et des problèmes d’intégrité des données, ce qui alourdit considérablement les tâches administratives dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind détecte les boucles de reprise et les activités inattendues après la « Création du profil RH », qui peuvent signaler des erreurs à corriger. En analysant les variantes du processus de configuration, la plateforme vous aide à en identifier les causes et à harmoniser le processus pour réduire les erreurs de 30 à 50 %.

Cet objectif vise à améliorer la visibilité et le suivi en temps réel du parcours de chaque nouvelle recrue tout au long du processus d’intégration. Sans suivi clair de l’avancement, il est difficile d’intervenir à temps, de repérer les goulots d’étranglement et d’apporter un soutien préventif aux nouvelles recrues et aux responsables dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind fournit une vue à jour de chaque « Dossier d’intégration », de bout en bout, et indique l’état d’avancement de chaque nouvelle recrue par rapport au déroulement prévu. Les parties prenantes peuvent repérer rapidement les dossiers qui stagnent ou les retards potentiels, intervenir en amont et améliorer la précision du suivi de plus de 95 %.

Cet objectif vise à utiliser efficacement les ressources des équipes chargées de l’intégration, des équipes informatiques et des autres services concernés. Les inefficacités surchargent les équipes, allongent les délais d’intégration et augmentent les coûts opérationnels, ce qui nuit à la réussite globale du processus SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyse la durée des activités, les temps d’attente et l’affectation des ressources pour tous les dossiers d’intégration. La plateforme repère les ressources surutilisées ou sous-utilisées et met en évidence les possibilités de mieux répartir la charge, d’automatiser les tâches répétitives ou de réaffecter le personnel afin de réduire de 15 à 20 % la pression opérationnelle.

Les 6 étapes pour améliorer l’intégration des employés

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Accédez au modèle de données Excel adapté à l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. Il définit la structure nécessaire à une analyse efficace du processus.

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Pourquoi est-ce important ?

Partir de la bonne structure de données est essentiel pour obtenir une analyse précise, éviter les reprises et prendre en compte toutes les activités d’intégration pertinentes.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, structuré pour vos données SAP SuccessFactors Onboarding.

CE QUE VOUS ALLEZ OBTENIR

Comprenez le parcours réel d’intégration et améliorez les processus SAP

ProcessMind révèle le déroulement réel de l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors. Visualisez chaque étape, repérez les retards cachés et identifiez les moyens d’améliorer l’expérience des nouvelles recrues.
  • Visualisez le déroulement réel de votre processus d’intégration dans SAP
  • Repérez les goulots d’étranglement et les risques de non-conformité
  • Comparez les résultats des différentes variantes du processus d’intégration
  • Améliorez les activités d’intégration inefficaces
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Principaux résultats de l’intégration des employés

Ces résultats illustrent les améliorations concrètes généralement obtenues en optimisant le processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. Ils contribuent à rendre l’expérience des nouvelles recrues plus efficace et positive.

0 %
Accélérer la montée en productivité des nouvelles recrues

Réduction du temps moyen nécessaire pour atteindre la pleine productivité

Réduisez le temps nécessaire aux nouvelles recrues pour devenir pleinement opérationnelles et contribuer plus rapidement aux résultats de l’équipe. Cela a un effet direct sur les résultats de l’entreprise.
0 %
Une meilleure préparation dès le premier jour

Hausse du taux de préparation des ressources informatiques

Veillez à ce que les nouvelles recrues disposent de tous les comptes et équipements informatiques nécessaires avant leur date officielle d’entrée en fonction. Vous éviterez ainsi les retards et améliorerez leur première expérience, ce qui renforcera leur satisfaction.
0 days
Des formalités accomplies plus rapidement

Réduction moyenne du temps consacré aux formalités préalables à l’embauche

Simplifiez la collecte et le traitement des documents préalables à l’embauche afin de réduire considérablement la charge administrative et d’accélérer l’intégration. Les équipes RH pourront ainsi consacrer davantage de temps à d’autres tâches.
0 %
Un meilleur respect des exigences de conformité

Hausse du taux de documentation des activités de conformité

Améliorez le respect des délais pour toutes les activités de conformité obligatoires, comme les vérifications des antécédents et les formations essentielles. Vous respecterez ainsi les exigences réglementaires et limiterez les risques de pénalités.
0 %
Moins d’erreurs dans les profils RH

Réduction du taux de reprises lors de la création des profils RH

Repérez et éliminez les causes profondes des erreurs de création des profils RH. Vous réduirez ainsi considérablement les reprises, améliorerez l’exactitude des données, ferez gagner du temps aux équipes RH et diminuerez les coûts opérationnels.
0 %
Des processus plus standardisés

Réduction du nombre de variantes du processus d’intégration

Repérez et regroupez les variantes redondantes ou incohérentes du processus d’intégration. Vous obtiendrez ainsi des flux de travail plus prévisibles et efficaces entre les services et les rôles, et améliorerez la gouvernance des processus.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans le cadre des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du processus d’intégration d’un nouvel employé, qui regroupe toutes les activités associées.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut fondamental définit le périmètre de l’analyse. Sans lui, il est impossible de retracer le parcours d’une nouvelle recrue et de mesurer des indicateurs clés comme la durée totale de l’intégration.

Nom de la tâche ou de l’étape importante qui a eu lieu dans le processus d’intégration.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes de la cartographie du processus. L’analyse de la séquence des activités est le principal moyen de comprendre et d’optimiser le flux de travail d’intégration.

Date et heure exactes auxquelles une activité a été achevée ou une étape importante atteinte.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel au calcul de toutes les mesures liées au temps, notamment les temps de cycle et la durée des goulots d’étranglement, qui sont importants pour l’analyse des performances.

Horodatage marquant la fin d’une activité, en particulier pour les tâches dont la durée peut être mesurée.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer précisément la durée de traitement des activités et de repérer les tâches qui prennent le plus de temps.

Identifiant unique attribué à la nouvelle recrue.

Pourquoi est-ce important ?

Relie le processus d’intégration temporaire au dossier permanent de l’employé et permet d’analyser les effets à plus long terme.

Service ou unité opérationnelle que rejoint la nouvelle recrue.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter et de comparer le processus d’intégration entre les différentes unités de l’organisation.

Intitulé officiel du poste de la nouvelle recrue, par exemple « Ingénieur logiciel » ou « Responsable de compte ».

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les variations du processus selon la fonction, afin d’adapter et d’harmoniser l’intégration des nouvelles recrues.

Nom du responsable auquel la nouvelle recrue sera rattachée.

Pourquoi est-ce important ?

Aide à repérer les goulots d’étranglement liés aux tâches qui dépendent des responsables et à mesurer leur implication dans le processus d’intégration.

Professionnel ou coordinateur RH chargé de gérer le dossier d’intégration.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel pour analyser la charge de travail de l’équipe RH, planifier les capacités et repérer les bonnes pratiques parmi les coordinateurs.

Premier jour officiel de travail de la nouvelle recrue.

Pourquoi est-ce important ?

Constitue une échéance et un point de référence importants pour évaluer le respect des délais et la réussite des activités préalables à l’arrivée.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du processus d’intégration d’une nouvelle recrue. Elle est généralement déclenchée automatiquement lorsque le statut du candidat passe à « Prêt à embaucher » dans le module SAP SuccessFactors Recruiting et que ses données sont transmises au module Onboarding.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du cas d’intégration. Il permet de mesurer la durée totale du cycle d’intégration et sert de référence pour toutes les étapes suivantes du processus.

Marque la fin de la vérification des antécédents et la réception des résultats. Cet événement est enregistré lorsque le statut de la tâche de vérification des antécédents passe à « Terminée » ou « Validée » dans le module SuccessFactors Onboarding.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante de conformité est un préalable à la finalisation d’une offre dans de nombreuses organisations. Les retards peuvent avoir des conséquences importantes sur la date d’entrée en fonction de la nouvelle recrue et sur la durée totale de son intégration.

Cette activité correspond à l’achèvement par la nouvelle recrue de tous les formulaires et tâches préalables à l’embauche dans son portail d’intégration. Elle est enregistrée lorsque le système indique que toutes les tâches de l’étape « Avant le premier jour » ou « Formalités de la nouvelle recrue » sont terminées.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante indique que la nouvelle recrue participe au processus et a accompli les formalités administratives essentielles. Elle permet de lancer les activités suivantes, comme la création du profil RH et la préparation des ressources informatiques.

Cette activité marque la création du profil officiel de la nouvelle recrue dans le système RH central, SAP SuccessFactors Employee Central. Elle est enregistrée lorsque le processus « Gérer les embauches en attente » est terminé et que le dossier de l’employé devient actif.

Pourquoi est-ce important ?

La création du profil RH est une étape d’intégration essentielle pour la paie, les avantages sociaux et les autres fonctions RH centrales. Son suivi permet de mesurer l’efficacité administrative des équipes RH et de repérer les reprises éventuelles.

Cette activité marque l’affectation d’un ensemble de responsabilités liées à l’intégration au responsable du recrutement. Elle est enregistrée lorsque le système déclenche et affecte automatiquement au responsable des tâches telles que « Préparer l’espace de travail » ou « Organiser l’accueil par l’équipe ».

Pourquoi est-ce important ?

La participation du responsable est essentielle à la réussite de l’intégration. Cette activité permet d’analyser la rapidité avec laquelle les responsables sont informés et de mesurer le délai d’exécution des tâches qui leur sont ensuite confiées.

Événement calculé correspondant à la date officielle d’entrée en fonction de la nouvelle recrue. Il ne s’agit pas d’une action explicite de l’utilisateur, mais d’une date déduite de l’attribut « Date officielle d’entrée en fonction » associé au cas d’intégration.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante permet d’analyser les activités qui précèdent et suivent le premier jour. Elle sert de référence pour évaluer le respect des délais d’autres activités, comme la préparation informatique et l’accueil.

Cette activité marque la fin d’un point de suivi planifié entre la nouvelle recrue et son responsable ou les RH, généralement autour du trentième jour. Elle est enregistrée lorsque le responsable ou un représentant des RH marque l’élément correspondant de la liste de contrôle comme terminé.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité sert souvent d’indicateur de la fin de la période initiale d’intégration intensive. Elle constitue une étape importante pour mesurer le délai avant que la nouvelle recrue soit pleinement opérationnelle et la durée totale du processus.

Cette dernière activité marque la clôture du cas d’intégration de la nouvelle recrue dans le système. Elle est enregistrée lorsqu’un administrateur RH ou un processus automatisé fait passer le statut du processus d’intégration à l’état final « Terminé ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité clôt officiellement le processus et constitue l’événement de fin principal pour l’analyse. Elle permet de calculer la durée totale du cycle et le taux d’achèvement.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining vous donne une vue détaillée du parcours réel d’intégration dans SAP SuccessFactors. Il repère les goulots d’étranglement cachés, les écarts du processus et les étapes où les nouvelles recrues prennent du retard. Ces analyses vous aident à accélérer leur montée en productivité et à assurer la conformité.

Pour commencer, vous aurez besoin d’un jeu de données sous forme de journal d’événements provenant de SAP SuccessFactors Onboarding. Il comprend généralement un identifiant de cas, comme l’ID du dossier d’intégration, le nom de chaque activité et un horodatage indiquant quand elle a eu lieu. Des attributs supplémentaires, comme le service ou le type de nouvelle recrue, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez notamment accélérer la montée en productivité des nouvelles recrues et réduire les retards dans des étapes essentielles, comme la mise à disposition des ressources informatiques. Le Process Mining vous aide à harmoniser les flux de travail, à réduire les erreurs de configuration des profils RH et à mieux respecter les exigences de conformité. Ces optimisations rendent l’intégration plus efficace et plus positive.

L’extraction des données et la configuration du modèle de processus peuvent prendre quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois celles-ci préparées, vous pouvez souvent obtenir vos premières analyses concrètes en quelques jours. Un suivi continu permet ensuite de repérer d’autres possibilités d’optimisation.

Les outils modernes de Process Mining sont conçus pour s’intégrer aux systèmes d’entreprise comme SAP SuccessFactors, souvent au moyen de connecteurs ou d’exports de données standardisés. L’extraction des données est une étape importante, mais les plateformes simplifient l’analyse dès que les données sont au bon format. La mise en œuvre reste ainsi à la portée des organisations.

Il vous faudra généralement des compétences en ingénierie des données pour extraire et préparer le journal d’événements de SAP SuccessFactors. Pour l’analyse, un analyste de processus ou un utilisateur métier qui connaît le processus d’intégration pourra interpréter les résultats. La plateforme de Process Mining prend en charge la visualisation et la découverte complexes des processus.

Oui. Le Process Mining permet de repérer les causes des retards dans la montée en productivité. Il indique précisément où le processus d’intégration ralentit, par exemple en raison d’une mise à disposition tardive des ressources informatiques, de vérifications des antécédents trop longues ou de retards imputables aux responsables. En visualisant les parcours réels, vous pouvez cibler les étapes à améliorer.

Le Process Mining vous permet de définir un modèle de processus conforme aux exigences, puis de le comparer à tous les dossiers d’intégration réels. Il visualise rapidement les écarts, les étapes manquantes et les raccourcis non autorisés susceptibles d’entraîner des infractions réglementaires ou des écarts aux politiques internes. Cette approche préventive contribue à renforcer la conformité et à limiter les risques.

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