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Améliorez l’intégration de vos employés

Votre guide en 6 étapes pour optimiser l’intégration dans SAP SuccessFactors
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Optimisez l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors

L’intégration des employés peut comporter des étapes complexes qui entraînent souvent des retards et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier les goulots d’étranglement et les activités inefficaces de votre processus. En comprenant ces inefficacités, vous pouvez garantir un parcours d’intégration plus simple, plus rapide et plus conforme pour les nouveaux employés de votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors ?

L’intégration des employés ne se résume pas à des formalités administratives. Elle constitue la première impression déterminante qu’une nouvelle recrue se fait de votre organisation. Un processus d’intégration dans SAP SuccessFactors Onboarding qui est simple, efficace et engageant crée les conditions de la réussite à long terme du nouvel employé, en influant sur sa productivité, son engagement et sa fidélisation. À l’inverse, une expérience d’intégration inefficace ou retardée peut entraîner de la frustration, une baisse de productivité et même des départs précoces, avec des coûts directs et indirects importants.

SAP SuccessFactors Onboarding fournit des outils performants pour gérer le processus, mais son exécution réelle implique souvent de nombreux relais entre services, des dépendances externes et des goulots d’étranglement susceptibles d’allonger les temps de cycle et de créer des risques de non-conformité. Sans une visibilité détaillée sur le processus, il est difficile de déterminer précisément où se produisent ces inefficacités et d’en comprendre les conséquences. Les organisations doivent dépasser les retours subjectifs et les témoignages isolés pour repérer avec précision les points d’amélioration du parcours d’intégration. C’est là que l’optimisation des processus fondée sur l’analyse des données devient indispensable, afin de tirer le meilleur parti de votre investissement dans SAP SuccessFactors.

Comment le Process Mining révèle les inefficacités de l’intégration

Le Process Mining offre une approche objective et puissante pour analyser votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. Au lieu de vous fier à la manière dont vous pensez que le processus fonctionne, le Process Mining extrait directement les journaux d’événements de votre système SAP SuccessFactors et révèle le parcours réel de bout en bout de chaque nouvelle recrue. Ces données permettent de visualiser le déroulement complet, de « Offer Accepted » à « 30-Day Check-in », avec toutes les activités, les variations et les dépendances.

L’analyse de ces journaux d’événements permet au Process Mining d’identifier précisément :

  • Les flux réels du processus : Découvrez les parcours fréquents, les variations occasionnelles et les écarts non autorisés par rapport à vos flux de travail d’intégration standardisés.
  • Les goulots d’étranglement et les retards : Repérez les activités ou les relais qui provoquent régulièrement des retards, comme les longs temps d’attente entre « HR Profile Created » et « IT Account Provisioning Initiated », ou les réponses tardives lors de « Pre-employment Paperwork Completed ».
  • Les reprises et les réorientations : Détectez les situations où des étapes sont répétées ou où des cas sont inutilement renvoyés vers une étape précédente, ce qui peut révéler des inefficacités ou des erreurs.
  • Les écarts de conformité : Vérifiez que toutes les étapes obligatoires, comme les vérifications d’antécédents ou certaines formations, sont achevées dans les délais requis pour chaque cas.

Cette approche fondée sur les données vous permet de dépasser les suppositions et d’obtenir des éléments concrets sur les points où votre processus SAP SuccessFactors Onboarding peut être nettement amélioré.

Principaux leviers d’amélioration du processus d’intégration

L’application du Process Mining à votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors met généralement en évidence plusieurs leviers d’optimisation :

  • Simplifier les formalités et les validations : Automatisez les étapes de contrôle manuel, réduisez les interventions nécessaires pour les formulaires préalables à l’embauche et veillez à recueillir efficacement les signatures électroniques.
  • Accélérer la mise à disposition des accès informatiques et du matériel : Identifiez les retards entre les équipes RH et informatiques afin d’améliorer leur coordination et, si possible, d’exécuter certaines activités en parallèle pour que les nouvelles recrues disposent de leurs outils dès le premier jour.
  • Optimiser l’attribution et l’achèvement des formations : Veillez à ce que les formations obligatoires soient attribuées rapidement et terminées par la nouvelle recrue, afin de réduire les risques de non-conformité et d’accélérer l’accès à la pleine productivité.
  • Améliorer les relais entre services : Clarifiez les responsabilités et renforcez la communication entre les RH, l’informatique, les services généraux et les responsables du recrutement afin de supprimer les temps d’attente et les étapes oubliées.
  • Réduire les variations du processus : Déterminez pourquoi certaines nouvelles recrues suivent un parcours d’intégration beaucoup plus long que d’autres et généralisez les bonnes pratiques entre les services et les fonctions.

Résultats mesurables d’une intégration optimisée

L’optimisation de votre processus d’intégration des employés à partir des analyses du Process Mining produit des bénéfices concrets, en améliorant à la fois l’efficacité opérationnelle et l’expérience des nouvelles recrues :

  • Réduire le temps de cycle de l’intégration : En supprimant les goulots d’étranglement et en optimisant les activités, les nouvelles recrues deviennent plus rapidement productives et contribuent plus tôt aux résultats de l’entreprise.
  • Améliorer la satisfaction et la fidélisation des nouvelles recrues : Une expérience d’intégration simple, prévisible et accompagnée crée une impression positive, renforce l’engagement et réduit les départs précoces.
  • Renforcer la conformité et réduire les risques : Veillez à ce que les vérifications d’antécédents, les documents légaux et les formations obligatoires soient achevés dans les délais, afin de limiter les risques réglementaires et ceux liés aux politiques internes.
  • Optimiser l’affectation des ressources : Libérez le personnel RH et les équipes des différents services des relances administratives et de la coordination des retards, afin qu’ils puissent se consacrer à des tâches plus stratégiques.
  • Réduire les coûts : Diminuez les coûts cachés liés à l’allongement de la période de montée en régime, à la charge administrative et aux départs précoces.

Commencer votre démarche d’optimisation de l’intégration

Adopter une approche fondée sur les données pour améliorer l’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding peut transformer une fonction RH essentielle en avantage stratégique. Grâce au Process Mining, vous disposez de la clarté nécessaire pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Ce guide vous aide à comprendre les complexités de votre processus d’intégration et vous fournit un cadre pour identifier les inefficacités et les possibilités d’améliorer le parcours des nouvelles recrues, afin de le rendre plus simple, plus rapide et plus conforme. Appuyez-vous sur la puissance du Process Mining pour créer une expérience d’intégration remarquable et donner à vos nouvelles recrues les moyens de réussir dès le premier jour.

Intégration des employés Expérience des nouvelles recrues Amélioration des processus RH Suivi de la conformité Acquisition des talents Opérations RH Efficacité de l’intégration Intégration des effectifs Nouvelle recrue Automatisation des ressources humaines Préintégration Intégration des employés

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Des cycles d’intégration inutilement longs retardent la pleine productivité des nouveaux employés, ce qui pèse sur les opérations et le délai de création de valeur. Cette situation peut entraîner une hausse des coûts et donner une première impression négative aux nouveaux employés. ProcessMind analyse votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding et identifie les activités et les parcours à l’origine des retards les plus importants. Nos analyses vous aident à optimiser l’ensemble du processus, à réduire les délais de cycle et à accélérer l’intégration des nouveaux employés.

Les retards dans la mise à disposition des comptes informatiques, du matériel et des accès indispensables empêchent les nouvelles recrues de commencer immédiatement leur travail, ce qui entraîne frustration et perte de productivité. Cette situation affecte l’efficacité des services et l’expérience des nouvelles recrues. ProcessMind repère les points de blocage des activités de mise à disposition informatique dans votre processus SAP SuccessFactors Onboarding. La plateforme met en évidence les relais ou les étapes qui créent des goulots d’étranglement, afin de vous aider à optimiser l’affectation des ressources informatiques et à garantir que les nouvelles recrues disposent de ce dont elles ont besoin dès le premier jour.

Les nouveaux employés mettent souvent trop de temps à remplir les documents préalables à l’embauche requis, ce qui retarde les vérifications d’antécédents et d’autres étapes essentielles. Les dates officielles de début peuvent ainsi être repoussées et des risques de non-conformité apparaître si les documents ne sont pas reçus dans les délais. ProcessMind visualise le flux de finalisation des documents dans votre processus d’intégration des employés SAP SuccessFactors Onboarding et identifie les points où les candidats abandonnent ou rencontrent des retards. Nous vous aidons à comprendre les causes profondes afin de mettre en place des interventions préventives et d’accélérer l’envoi des documents.

Les différents services ou responsables du recrutement peuvent suivre des parcours d’intégration non standard, ce qui crée une expérience incohérente pour les nouveaux employés. Cela peut entraîner des inégalités, des étapes oubliées ou de la confusion, avec des conséquences négatives sur la satisfaction et la fidélisation des employés. ProcessMind offre une vue complète de toutes les variantes de votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. En comparant les parcours réels aux standards attendus, la plateforme révèle les écarts et vous aide à standardiser les flux de travail pour garantir une expérience cohérente et de qualité.

Le non-respect des échéances pour les étapes obligatoires, comme les vérifications d’antécédents, certaines formations ou les documents requis, expose l’organisation à des risques importants en matière de conformité et de droit. Il peut entraîner des sanctions, une atteinte à la réputation et des perturbations opérationnelles. ProcessMind suit toutes les activités essentielles liées à la conformité dans votre processus SAP SuccessFactors Onboarding et met en évidence les points où les échéances ne sont pas respectées, ainsi que les raisons. Nos analyses vous permettent de renforcer le respect des exigences, de limiter les risques et de garantir la conformité réglementaire.

Les tâches d’intégration importantes confiées aux responsables du recrutement, comme la confirmation de l’aménagement du poste de travail ou la présentation à l’équipe, sont souvent retardées. Cela crée une expérience décousue pour les nouvelles recrues et peut retarder leur intégration complète à l’équipe. ProcessMind identifie les points où l’intervention des responsables du recrutement devient un goulot d’étranglement dans le processus d’intégration des employés de SAP SuccessFactors Onboarding. La plateforme révèle l’impact de ces retards et met en évidence les possibilités d’améliorer la communication et la gestion des tâches afin de maintenir le bon déroulement du processus.

Le processus de vérification des antécédents entraîne souvent des retards importants, allongeant le cycle global d’intégration et pouvant inciter les candidats à se désister. Cela pèse sur les délais de recrutement et peut laisser des postes essentiels vacants plus longtemps. ProcessMind analyse la durée et les variantes des activités de vérification des antécédents dans SAP SuccessFactors Onboarding. En localisant les inefficacités et les retards fréquents, nous vous aidons à optimiser cette étape essentielle, à accélérer les validations et à simplifier la transition des nouveaux employés.

Les erreurs de saisie initiale ou de création du profil RH entraînent des reprises, mobilisent inutilement les ressources RH et peuvent avoir des conséquences sur la paie ou l’inscription aux avantages sociaux. Elles génèrent des coûts et une charge administrative évitables. ProcessMind peut révéler les schémas de reprise ou de correction dans l’étape de création du profil RH de votre processus d’intégration des employés SAP SuccessFactors Onboarding. En identifiant les sources fréquentes d’erreurs, nous vous permettons d’améliorer de manière ciblée la qualité des données et la précision du processus.

Sans vue claire et en temps réel de l’avancement de chaque nouvel employé dans son parcours d’intégration, les parties prenantes peinent à apporter un soutien rapide ou à anticiper les retards. La gestion devient alors réactive plutôt que préventive. ProcessMind fournit une cartographie visuelle de bout en bout de votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding et offre une transparence complète sur chaque étape. Vous comprenez clairement le statut actuel des dossiers, ce qui permet d’intervenir en amont et d’améliorer la communication avec les parties prenantes.

Lorsque les nouvelles recrues ne sont pas pleinement intégrées ou ne disposent pas des ressources et des formations nécessaires, le délai d’accès à la pleine productivité s’allonge. Cela influe directement sur les résultats du service et sur le retour sur investissement du recrutement de nouveaux talents. ProcessMind aide à identifier les goulots d’étranglement après la date de début, comme les retards dans l’achèvement des formations obligatoires ou dans les présentations à l’équipe, au sein de votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors Onboarding. En optimisant ces étapes d’intégration importantes, la plateforme contribue à accélérer la productivité des nouvelles recrues.

Les interventions manuelles, les relances de validations et la gestion des exceptions liées à des processus inefficaces imposent une charge excessive aux coordinateurs de l’intégration. Cela peut entraîner de l’épuisement, des erreurs et une incapacité à faire évoluer efficacement les opérations d’intégration. ProcessMind révèle les inefficacités précises du processus, comme les relais manuels fréquents ou les étapes inutiles, dans votre processus d’intégration des employés de SAP SuccessFactors Onboarding. En automatisant les tâches répétitives et en optimisant les flux de travail, la plateforme réduit la charge administrative de votre équipe RH.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le délai entre l’acceptation d’une offre d’emploi et le moment où le nouvel employé devient pleinement productif et contribue à l’organisation. Sa réalisation améliore le retour initial sur investissement des talents, renforce la satisfaction des nouvelles recrues et réduit les coûts opérationnels globaux des RH en accélérant leur intégration aux activités de l’équipe dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind vous aide en visualisant le cas d’intégration de bout en bout et en identifiant les retards entre des activités telles que « Mandatory Training Completed » et « 30-Day Check-in Performed ». La plateforme peut repérer les goulots d’étranglement dans l’attribution des formations ou la livraison du matériel, afin de permettre des améliorations ciblées et de réduire de 15 à 20 % le délai d’accès à la pleine productivité.

Cet objectif vise à garantir que tous les comptes informatiques, équipements et logiciels nécessaires sont provisionnés et prêts à la date officielle de début des nouveaux employés. Les retards de configuration informatique frustrent les nouveaux employés, entravent leur productivité immédiate et nuisent à l’expérience d’intégration proposée par l’entreprise dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyse les activités « Provisionnement du compte informatique lancé » et « Équipement livré », puis compare leur réalisation à la « Date officielle de début ». Il révèle les causes profondes des retards, comme des demandes informatiques tardives ou des processus d’achat inefficaces, afin de réduire jusqu’à 90 % les échecs de configuration informatique du premier jour.

Cet objectif consiste à réduire sensiblement le temps nécessaire aux nouveaux employés pour remplir tous les documents préalables à l’embauche et les premiers documents RH. Une finalisation lente peut retarder la paie, l’inscription aux avantages sociaux et la conformité, tout en créant une mauvaise première impression et une charge administrative pour le nouvel employé comme pour l’équipe RH dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind mesure le délai entre les activités « Documents préalables à l’embauche envoyés » et « Documents préalables à l’embauche complétés ». Il identifie les formulaires ou les étapes à l’origine des retards et met en évidence les possibilités d’automatisation ou de clarification des instructions afin de réduire de 25 à 40 % la durée globale du cycle documentaire.

Cet objectif vise à créer des processus d’intégration cohérents et efficaces dans les différents services et selon les types de contrats. Des flux de travail incohérents entraînent des expériences variables pour les nouveaux employés, des risques de conformité et une complexité opérationnelle accrue, en particulier dans un système configurable comme SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind détecte toutes les variantes réelles du processus « Onboarding Case » et les compare aux parcours cibles. La plateforme visualise les écarts et identifie l’incidence des attributs « Service » ou « Employment Type » sur le flux du processus, ce qui permet de regrouper les variantes et de réduire la complexité des processus de 15 à 30 %.

Cet objectif vise à garantir que toutes les activités d’intégration respectent strictement les exigences réglementaires, les politiques de l’entreprise et les obligations légales. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes importantes, une atteinte à la réputation et des problèmes juridiques. Un suivi précis est donc essentiel dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind identifie chaque cas où une activité, comme « Vérification des antécédents terminée » ou « Formation obligatoire terminée », ne respecte pas sa « Date limite de conformité ». Il révèle les écarts par rapport aux séquences requises et les étapes manquantes afin de permettre des mesures préventives et de porter le taux de conformité à près de 100 %.

Cet objectif vise à réduire les délais causés par les managers qui n’effectuent pas rapidement les tâches d’intégration qui leur sont attribuées. L’implication des managers est essentielle pour garantir une expérience réussie aux nouveaux employés. Les retards peuvent affecter la mise à disposition des ressources informatiques, l’intégration dans l’équipe et la préparation globale du nouvel employé dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind identifie les activités en attente d’une intervention du « Hiring Manager », telles que « Workspace Setup Completed » ou « Team Introduction Completed ». La plateforme mesure la durée de ces attentes et met en évidence les managers ou services concernés par des retards récurrents, afin de cibler les formations ou d’adapter les flux de travail et de réduire ces délais de 20 à 35 %.

Cet objectif vise à réduire sensiblement la durée totale nécessaire à la réalisation des vérifications des antécédents des nouveaux employés. Des vérifications prolongées peuvent retarder les dates de prise de poste, entraîner le désistement de candidats et augmenter le délai de recrutement, ce qui nuit à l’efficacité de l’acquisition des talents dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyse la période comprise entre « Background Check Initiated » et « Background Check Completed » afin d’identifier les goulots d’étranglement ou les temps d’attente prolongés dans ce sous-processus. La plateforme peut révéler des inefficacités dans les échanges avec les prestataires ou les transmissions internes, afin de repenser le processus et de réduire ce cycle de 10 à 25 %.

Cet objectif vise à réduire les configurations incorrectes ou incomplètes des profils RH des nouveaux employés. Les erreurs lors de la création du « Profil RH » entraînent des reprises, des problèmes de paie, des erreurs d’inscription aux avantages sociaux et des problèmes d’intégrité des données, ce qui accroît fortement la charge administrative dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind détecte les boucles de reprise ou les activités inattendues après « Profil RH créé », révélant les erreurs à corriger. En analysant les variantes du processus de configuration, il aide à identifier les causes profondes de ces erreurs, afin de standardiser le processus et de les réduire de 30 à 50 %.

Cet objectif vise à améliorer la visibilité et le suivi en temps réel du parcours d’un nouvel employé tout au long du processus d’intégration. L’absence d’un suivi clair de l’avancement empêche les interventions rapides, masque les goulots d’étranglement et complique l’assistance proactive aux nouveaux employés et aux managers dans SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind fournit une vue en direct, de bout en bout, de chaque « Onboarding Case » et affiche le statut actuel de chaque nouvel employé par rapport au flux de processus prévu. Les parties prenantes peuvent ainsi repérer rapidement les dossiers bloqués ou les retards potentiels, gérer la situation de manière proactive et améliorer la précision globale du suivi de plus de 95 %.

Cet objectif vise à garantir une utilisation efficace des équipes chargées de l’intégration, des équipes informatiques et des autres ressources. Les inefficacités entraînent une surcharge des équipes, un allongement des délais d’intégration et une hausse des coûts opérationnels, ce qui affecte la réussite globale du processus SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analyse la durée des activités, les temps d’attente et l’affectation des ressources pour toutes les instances d’« Onboarding Case ». Il identifie les ressources sur ou sous-utilisées et révèle les possibilités d’équilibrer les charges, d’automatiser les tâches répétitives ou de réaffecter les équipes afin de réduire de 15 à 20 % la pression opérationnelle.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes de l’intégration des collaborateurs

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Que faire

Accédez au modèle de données Excel adapté à l’intégration des collaborateurs dans SAP SuccessFactors Onboarding. Ce modèle définit la structure nécessaire à une analyse efficace du processus.

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Pourquoi c’est important

Utiliser la bonne structure de données dès le départ est essentiel pour obtenir une analyse précise, éviter les reprises et garantir la prise en compte de toutes les activités d’intégration pertinentes.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, parfaitement structuré pour vos données SAP SuccessFactors Onboarding.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez la réalité de l’intégration et transformez les parcours SAP

ProcessMind révèle le parcours réel de votre processus d’intégration des employés dans SAP SuccessFactors. Visualisez chaque étape, identifiez les retards cachés et comprenez comment créer une expérience d’intégration de premier ordre pour vos nouvelles recrues.
  • Visualisez le flux réel de votre processus d’intégration SAP
  • Identifiez précisément les goulots d’étranglement et les risques de non-conformité
  • Comparez les performances des différentes variantes du processus d’intégration
  • Optimisez les activités d’intégration inefficaces
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Principaux résultats de l’intégration des collaborateurs

Ces résultats correspondent aux améliorations concrètes que les organisations obtiennent généralement en optimisant leur processus d’intégration dans SAP SuccessFactors Onboarding. Ils contribuent à offrir aux nouveaux collaborateurs une expérience plus efficace et plus positive.

0 %
Mise en productivité plus rapide des nouveaux collaborateurs

Réduction du délai moyen de mise en productivité

Réduisez le temps nécessaire pour que les nouveaux collaborateurs deviennent pleinement opérationnels au sein de l’équipe, afin qu’ils contribuent plus rapidement aux résultats. Cet effet se répercute directement sur la performance de l’entreprise.
0 %
Une prise de poste mieux préparée dès le premier jour

Augmentation du taux de préparation des ressources informatiques

Veillez à ce que les nouveaux collaborateurs disposent de tous les comptes informatiques et équipements nécessaires avant leur date officielle d’arrivée. Vous évitez ainsi les retards et améliorez leur première expérience, ce qui renforce leur satisfaction.
0 days
Formalités administratives finalisées plus rapidement

Réduction moyenne du temps consacré aux formalités préalables à l’embauche

Simplifiez la collecte et le traitement des documents préalables à l’embauche afin de réduire sensiblement la charge administrative et d’accélérer le calendrier d’intégration. Les équipes RH disposent ainsi de davantage de temps pour leurs missions.
0 %
De meilleurs taux de Conformité

Augmentation du taux de documentation de la Conformité

Améliorez l’achèvement dans les délais de toutes les activités de Conformité obligatoires, telles que les vérifications d’antécédents et les formations essentielles. Vous garantissez ainsi le respect des exigences réglementaires et réduisez les risques, notamment celui de sanctions.
0 %
Moins d’erreurs dans les profils RH

Réduction du taux de reprise lors de la création des profils RH

Identifiez et éliminez les causes profondes des erreurs lors de la création des profils RH. Vous réduisez fortement les reprises, améliorez la qualité des données, faites gagner du temps aux équipes RH et diminuez les coûts opérationnels.
0 %
Des processus davantage standardisés

Réduction du nombre de variantes du processus d’intégration

Identifiez et regroupez les variantes redondantes ou incohérentes des processus d’intégration afin de rendre les flux de travail plus prévisibles et plus efficaces dans les différents services et rôles. Vous améliorez ainsi la gouvernance des processus.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l’analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un processus d’intégration individuel, regroupant toutes les activités associées à un nouveau collaborateur.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’attribut fondamental qui définit le périmètre de l’analyse. Sans lui, il est impossible de suivre le parcours d’un nouveau collaborateur et de mesurer des indicateurs clés tels que la durée totale de l’intégration.

Nom de la tâche ou de l’étape importante qui s’est produite dans le processus d’intégration.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes de la cartographie du processus. L’analyse de l’ordre des activités constitue le principal moyen de comprendre et d’optimiser le flux de travail d’intégration.

Date et heure exactes auxquelles une activité a été terminée ou une étape importante a été atteinte.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel au calcul de tous les indicateurs temporels, notamment les durées de cycle et les durées associées aux goulots d’étranglement, qui sont importantes pour l’analyse de la performance.

Horodatage marquant l’achèvement d’une activité, notamment pour les tâches dont la durée peut être mesurée.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer précisément le temps de traitement des activités et d’identifier les tâches qui prennent le plus de temps.

Identifiant unique attribué au nouveau collaborateur.

Pourquoi c’est important

Relie le processus d’intégration temporaire à la fiche permanente du collaborateur et permet d’analyser les effets à plus long terme.

Service ou unité opérationnelle que le nouveau collaborateur rejoint.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter et de comparer efficacement le processus d’intégration entre les différentes composantes de l’organisation.

L’intitulé officiel du poste du nouvel employé, par exemple « Ingénieur logiciel » ou « Responsable de comptes ».

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser les variations du processus selon la fonction, afin d’adapter et de standardiser les parcours d’intégration.

Le nom du responsable auquel le nouvel employé sera rattaché.

Pourquoi c’est important

Aide à identifier les goulots d’étranglement liés aux tâches dépendant des responsables et à mesurer leur implication dans le processus d’intégration.

Le professionnel des ressources humaines ou le coordinateur chargé de gérer le dossier d’intégration.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour analyser la charge de travail de l’équipe RH, planifier les capacités et identifier les bonnes pratiques des coordinateurs.

Le premier jour officiel d’emploi du nouvel employé.

Pourquoi c’est important

Sert d’échéance et de référence essentielles pour évaluer le respect des délais et la réussite de toutes les activités de pré-intégration.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur. Elle est généralement déclenchée automatiquement lorsque le statut d’un candidat passe à « Ready to Hire » dans le module SAP SuccessFactors Recruiting et que ses données sont transmises au module Onboarding.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du cas d’intégration. Il permet de mesurer la durée totale du cycle d’intégration et sert de référence pour toutes les étapes suivantes du processus.

Marque la fin de la vérification des antécédents et la réception des résultats. Cet événement est enregistré lorsque le statut de la tâche de vérification passe à « Completed » ou « Cleared » dans le module SuccessFactors Onboarding.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape de Conformité importante et d’un préalable à la finalisation d’une offre dans de nombreuses organisations. Les retards à ce stade peuvent avoir une incidence importante sur la date d’arrivée du nouveau collaborateur et sur la durée globale de son intégration.

Indique que le nouveau collaborateur a terminé tous les formulaires et toutes les tâches préalables à l’embauche requis dans son portail d’intégration. Cet événement est enregistré lorsque le système constate que toutes les tâches de l’étape « Pre-Day 1 » ou « New Hire Paperwork » sont terminées.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante, qui indique que le nouveau collaborateur est impliqué et a effectué les démarches administratives essentielles. Elle permet de lancer les activités suivantes, telles que la création du profil RH et la mise à disposition des ressources informatiques.

Cette activité indique la création du profil officiel du nouveau collaborateur dans le système RH central, SAP SuccessFactors Employee Central. Elle est enregistrée lorsque le processus « Manage Pending Hires » est terminé et que la fiche du collaborateur devient active.

Pourquoi c’est important

La création du profil RH constitue un point d’intégration important pour la paie, les avantages sociaux et les autres fonctions RH essentielles. Son suivi permet de contrôler l’efficacité administrative des RH et d’identifier les reprises éventuelles lorsque l’opération est effectuée plusieurs fois.

Indique le moment où un ensemble de responsabilités d’intégration est affecté au manager recruteur. Cet événement est enregistré lorsque le système déclenche et affecte automatiquement au manager des tâches telles que « Prepare Workspace » ou « Schedule Team Welcome ».

Pourquoi c’est important

L’implication du manager est essentielle à la réussite de l’intégration. Cette activité permet d’analyser la rapidité avec laquelle les managers sont informés et de mesurer le délai nécessaire à l’exécution de leurs tâches.

Événement calculé correspondant à la date officielle d’arrivée du nouveau collaborateur. Il ne résulte pas d’une action explicite de l’utilisateur, mais est déduit de l’attribut « Official Start Date » associé au cas d’intégration.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante pour analyser les activités précédant et suivant le premier jour. Elle sert de référence pour évaluer le respect des délais d’autres activités, telles que la mise en place informatique et l’accueil.

Indique la réalisation d’un point de suivi planifié entre le nouveau collaborateur et son manager ou les RH, généralement autour du trentième jour. L’événement est enregistré lorsqu’un manager ou un représentant des RH marque l’élément correspondant de la checklist comme terminé.

Pourquoi c’est important

Cette activité sert souvent de repère pour marquer la fin de la phase initiale et intensive d’intégration. Elle constitue une étape importante pour mesurer le délai de mise en productivité du nouveau collaborateur et la durée globale du processus.

Il s’agit de l’activité finale, qui marque la clôture réussie du cas d’intégration du nouveau collaborateur dans le système. Elle est enregistrée lorsqu’un administrateur RH ou un processus automatisé fait passer le statut du processus d’intégration à son état final « Completed ».

Pourquoi c’est important

Cette activité clôt officiellement le processus et constitue l’événement de fin principal pour l’analyse. Elle permet de calculer la durée du cycle de bout en bout et les taux d’achèvement.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining fournit une vision détaillée du parcours réel d’intégration dans SAP SuccessFactors. Il identifie les goulots d’étranglement cachés, les écarts du processus et les situations dans lesquelles les nouveaux collaborateurs subissent des retards. Cette analyse vous aide à réduire le délai nécessaire pour les rendre opérationnels et à garantir la conformité.

Pour commencer, vous aurez besoin d’un jeu de données issu du journal d’événements de SAP SuccessFactors Onboarding. Il comprend généralement un identifiant de cas, comme l’Onboarding Case ID, un nom d’activité pour chaque étape et un horodatage indiquant le moment où chaque activité a eu lieu. Des attributs supplémentaires, comme le service ou le type de nouveau collaborateur, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives, notamment une réduction du délai nécessaire pour qu’un nouvel employé soit pleinement opérationnel et des retards moindres lors d’étapes essentielles comme la mise à disposition des ressources informatiques. Le Process Mining contribue à standardiser les flux de travail, à réduire les erreurs de configuration des profils RH et à renforcer le respect global des exigences de conformité. Ces optimisations rendent l’intégration plus efficace et plus positive.

La phase initiale d’extraction des données et de configuration du modèle de processus peut prendre quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois les données préparées, vous pouvez souvent obtenir les premières analyses concrètes en quelques jours. Un suivi continu fait ensuite émerger de nouvelles possibilités d’optimisation.

Les outils modernes de Process Mining sont conçus pour s’intégrer aux systèmes d’entreprise comme SAP SuccessFactors, souvent au moyen de connecteurs ou d’exports de données standardisés. Même si l’extraction des données constitue une étape essentielle, les plateformes simplifient l’analyse une fois les données disponibles dans le bon format. La mise en œuvre reste ainsi accessible aux organisations.

Vous aurez généralement besoin d’une expertise en ingénierie des données pour extraire et préparer les données du journal d’événements depuis SAP SuccessFactors. Pour l’analyse, la présence d’un analyste de processus ou d’un utilisateur métier qui connaît le processus d’intégration est essentielle pour interpréter les résultats. La plateforme de Process Mining prend elle-même en charge la visualisation et la découverte complexes des données.

Absolument. Le Process Mining identifie efficacement les causes profondes d’un délai trop long avant la mise en productivité. Il montre précisément où surviennent les retards dans le flux d’intégration, par exemple lors de la mise à disposition tardive des ressources informatiques, de contrôles de vérification trop lents ou de blocages au niveau des responsables. En visualisant les parcours réels, vous pouvez cibler les étapes à améliorer.

Le Process Mining vous permet de définir un modèle de processus cible conforme, puis de comparer tous les cas d’intégration réels à ce modèle. Il visualise rapidement les écarts, les étapes manquantes ou les raccourcis non autorisés susceptibles d’entraîner des violations de la réglementation ou des politiques internes. Cette approche proactive contribue à renforcer la conformité et à réduire les risques.

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