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Mejore la gestión de puestos de Hire to Retire

Optimice Workday HCM con nuestra guía de 6 pasos para mejorar la eficiencia.

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Gestión de puestos de la contratación a la jubilación

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Optimice la gestión de puestos en Workday HCM para mejorar la eficiencia de la dotación de personal

Los flujos de aprobación complejos y los desafíos de cumplimiento suelen dificultar la gestión eficaz de los puestos. Nuestra plataforma le ayuda a detectar cuellos de botella en sus procesos y a identificar dónde puede agilizar las operaciones. Al localizar estas ineficiencias, podrá mantener un modelo de dotación de personal preciso y adaptable. Así mejorará la asignación de recursos y la eficacia general de la organización.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar la gestión de puestos de la contratación a la jubilación?

Una gestión eficaz de los puestos es fundamental para la planificación estratégica de la fuerza laboral y la eficiencia operativa de cualquier organización, especialmente si utiliza un sistema integral como Workday HCM. El proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación comprende una serie compleja de pasos, desde la solicitud de un nuevo puesto hasta su cierre o desactivación. Las ineficiencias en este proceso clave pueden generar importantes dificultades para el negocio: retrasos al cubrir puestos esenciales, presupuestos departamentales desajustados, riesgos de cumplimiento relacionados con las estructuras de personal e informes inexactos en Workday HCM. Sin una visión clara del flujo real de estas actividades, las organizaciones suelen enfrentarse a ciclos prolongados, trabajo repetido innecesario y una gestión reactiva de las necesidades de personal. Optimizar la gestión de puestos de la contratación a la jubilación no consiste solo en mejorar la eficiencia; también permite que la organización responda con agilidad, cumpla sus obligaciones y esté preparada para crecer.

Cómo mejora Process Mining la gestión de puestos

Process Mining ofrece un enfoque basado en datos para descubrir cómo se desarrolla realmente el proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación, según los registros de Workday HCM. Al analizar los registros de eventos, donde cada entrada representa una actividad asociada a un ID de puesto, Process Mining reconstruye una visión objetiva del ciclo de vida completo de cada puesto. Así puede visualizar todas las rutas que sigue un puesto, desde «Solicitud de puesto iniciada» hasta «Puesto activado» o «Puesto cerrado». También puede localizar con precisión los cuellos de botella, como aprobaciones prolongadas de determinados gerentes o departamentos, y los ciclos de trabajo repetido inesperados, por ejemplo, cuando la actividad «Atributos del puesto modificados» se produce con frecuencia después de la creación inicial. Este método va más allá de las impresiones y aporta información concreta sobre los tiempos de ciclo reales, las desviaciones del proceso y las brechas de cumplimiento. Comprender estos detalles es fundamental para saber cómo mejorar la gestión de puestos de la contratación a la jubilación y agilizar las operaciones en Workday HCM.

Áreas clave de mejora

La aplicación de Process Mining a la gestión de puestos de la contratación a la jubilación suele revelar varias áreas clave con potencial de optimización:

Reducir los tiempos de ciclo de aprobación: Identifique las etapas y las personas o los grupos que provocan retrasos al aprobar puestos nuevos o modificados. Así podrá reducir el tiempo de ciclo total desde el inicio de la solicitud hasta la creación del puesto en Workday HCM y su disponibilidad para la contratación.
Mejorar el cumplimiento y la gobernanza: Visualice si se omiten pasos obligatorios, como «Presupuesto del puesto aprobado» o «Puesto revisado para comprobar el cumplimiento», si se realizan fuera de orden o si requieren demasiado trabajo repetido. Esto ayuda a garantizar que las prácticas de dotación de personal respeten las políticas internas y los requisitos normativos.
Reducir el trabajo repetido y las desviaciones: Detecte patrones de modificaciones o reclasificaciones frecuentes que puedan indicar requisitos iniciales poco claros o formación insuficiente. Reducir estas desviaciones agiliza el proceso y mejora la precisión de los datos en Workday HCM.
Optimizar la asignación de recursos: Averigüe qué equipos o funciones tienen una carga excesiva de tareas de gestión de puestos y generan ineficiencias. Esta información ayuda a redistribuir el trabajo y mejorar la productividad general de los equipos.
Mejorar la integridad de los datos: Al seguir el ciclo de vida completo, puede detectar incoherencias en la gestión y actualización de los atributos de los puestos, y garantizar que los datos de Workday HCM reflejen fielmente la estructura organizativa.

Resultados esperados de la optimización de procesos

Al utilizar Process Mining para analizar y perfeccionar la gestión de puestos de la contratación a la jubilación, las organizaciones pueden obtener beneficios tangibles y medibles:

Reducir los tiempos de ciclo: Disminuya considerablemente el tiempo necesario para crear, aprobar y activar puestos. Así podrá atraer talento más rápido y responder antes a las necesidades del negocio. Aprenderá a reducir eficazmente el tiempo de ciclo de la gestión de puestos de la contratación a la jubilación.
Reducir costes: Optimice el uso de los recursos, reduzca el trabajo manual y evite los excesos presupuestarios asociados a una gestión ineficiente de los puestos.
Reforzar el cumplimiento: Garantice el cumplimiento constante de las políticas internas y las normativas externas, reduzca los riesgos y mejore la preparación para las auditorías.
Mejorar la planificación de la fuerza laboral: Obtenga una visión más clara y basada en datos de la estructura organizativa y las necesidades de personal para planificar la fuerza laboral de forma más proactiva y estratégica en Workday HCM.
Aumentar la agilidad: Responda con mayor rapidez a los cambios del mercado y a las necesidades del negocio mediante un proceso de gestión de puestos ágil, eficiente y transparente.

Cómo empezar a optimizar

Optimizar con Process Mining el proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación en Workday HCM es una inversión estratégica en el futuro de su organización. Este enfoque aporta la claridad y la información útil para la acción necesarias para convertir procesos complejos y a menudo opacos en operaciones ágiles y eficientes. Al comprender el flujo real de las actividades de gestión de puestos, podrá mejorar significativamente la eficiencia, el cumplimiento y la agilidad general del negocio. Empiece hoy mismo a descubrir información clave para transformar las prácticas de gestión de puestos en Workday HCM.

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Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

Los retrasos en las aprobaciones de gerentes, RR. HH. o presupuesto pueden demorar considerablemente la cobertura de puestos clave. Esto prolonga el tiempo de contratación y afecta a los plazos de los proyectos y a la eficiencia operativa. Los ciclos de aprobación prolongados en la gestión de puestos de Workday HCM pueden hacer que se pierdan oportunidades de atraer talento y aumentar los costes operativos por falta de personal. ProcessMind muestra dónde se producen estos cuellos de botella al visualizar el flujo del proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación e identificar los pasos de aprobación y las personas responsables de los retrasos. El análisis ayuda a encontrar las causas raíz y permite aplicar mejoras específicas para acelerar la aprobación de puestos.

Las desviaciones de las políticas organizativas definidas al crear, modificar o reclasificar puestos pueden generar riesgos de auditoría e incoherencias operativas. Esto debilita la gobernanza de RR. HH. y puede dar lugar a sanciones importantes por incumplimiento o a disputas internas. Mantener un cumplimiento estricto en la gestión de puestos de Workday HCM es fundamental para la integridad de la organización. ProcessMind registra cada evento del ciclo de vida de la gestión de puestos de la contratación a la jubilación y señala las actividades que incumplen las políticas o los cambios no autorizados. Ofrece una visión transparente del cumplimiento de las políticas para que pueda aplicar las mejores prácticas y garantizar que todas las acciones relacionadas con los puestos respeten los estándares normativos e internos.

Los errores en atributos de los puestos, como el departamento, el centro de costes o la familia profesional, generan informes inexactos, asignaciones presupuestarias incorrectas y decisiones deficientes sobre la planificación de la fuerza laboral. Estas incoherencias en los datos de Workday HCM afectan directamente a las decisiones estratégicas y a la eficacia operativa. Los datos incorrectos de los puestos pueden repercutir en toda la organización y afectar desde la nómina hasta el desarrollo del talento. ProcessMind detecta discrepancias y errores de entrada de datos en el proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación al comparar los valores de los atributos en las distintas etapas. La información obtenida ayuda a estandarizar la entrada de datos, mejorar su calidad y mantener una única fuente de verdad para toda la información relacionada con los puestos.

A menudo, los puestos se modifican o rechazan varias veces después de su creación inicial. Esto puede indicar que la solicitud inicial no era clara o que los criterios de aprobación presentaban problemas. Este trabajo repetido consume tiempo valioso de los equipos de RR. HH. y de gerencia, aumenta la carga administrativa y prolonga el ciclo de vida de los puestos. En la gestión de puestos de Workday HCM, estas ineficiencias consumen recursos innecesariamente. ProcessMind destaca los patrones habituales de trabajo repetido e identifica las etapas en las que las modificaciones son más frecuentes en el proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación. Al analizar los motivos de rechazo y los ciclos de modificación, le ayuda a agilizar los formularios de solicitud, aclarar los requisitos de aprobación y reducir los ciclos improductivos.

Los puestos que ya no se necesitan pueden permanecer activos en el sistema durante demasiado tiempo. Esto genera informes de plantilla inexactos, asignaciones presupuestarias incorrectas y posibles riesgos de seguridad. La demora en la desactivación en Workday HCM puede ocultar el estado real de la fuerza laboral y mantener presupuesto comprometido innecesariamente. A menudo, esto da lugar a «puestos fantasma» que consumen recursos sin ningún propósito. ProcessMind muestra cuánto tiempo transcurre desde que se decide cerrar un puesto hasta que se desactiva por completo en el proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación. El análisis localiza los pasos que provocan retrasos para que pueda acelerar los flujos de cierre y mantener actualizada y optimizada la estructura organizativa.

A las organizaciones les cuesta obtener una visión integral de todo el recorrido de un puesto, desde su inicio hasta su cierre, lo que dificulta detectar ineficiencias o cuellos de botella generales. Esta visión fragmentada en Workday HCM obstaculiza la planificación estratégica de la fuerza laboral y la resolución proactiva de problemas. Sin una perspectiva clara de principio a fin, resulta difícil optimizar el proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación. ProcessMind reconstruye el flujo completo de este proceso a partir de los registros de eventos y ofrece un mapa visual interactivo de cada paso y cada ruta. Esta visión integral permite comprender cómo se ejecuta realmente el proceso, detectar desviaciones y tomar decisiones de mejora basadas en datos.

El proceso para obtener la aprobación presupuestaria de puestos nuevos o modificados suele ser complejo y prolongado, lo que retrasa iniciativas clave de dotación de personal. Esto puede hacer que se pierdan oportunidades de contratar talento destacado y aumentar la presión sobre los departamentos que esperan nuevas incorporaciones. Las rutas complejas de aprobación presupuestaria en Workday HCM pueden convertirse en un cuello de botella importante. ProcessMind muestra todo el recorrido de la aprobación presupuestaria en el proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación y destaca los traspasos y las etapas de aprobación que provocan retrasos importantes. El análisis ayuda a agilizar el flujo de aprobación presupuestaria, reducir los tiempos de ciclo y tomar decisiones de dotación de personal con mayor rapidez.

Los puestos se reclasifican con frecuencia sin una justificación clara ni criterios estandarizados. Esto aumenta la carga administrativa, puede generar problemas de equidad salarial y crea confusión sobre las funciones. A menudo, es señal de que las definiciones iniciales de los puestos no son claras o de que falta una gobernanza adecuada en Workday HCM. Las reclasificaciones sin control pueden desorganizar el marco de gestión de puestos de la contratación a la jubilación. ProcessMind detecta patrones de reclasificación frecuente en el proceso y analiza los motivos y las personas involucradas. Así ayuda a encontrar las causas raíz y establecer directrices más claras para reducir el trabajo administrativo improductivo.

Los atributos del puesto, como la familia profesional o el tipo, no siempre se corresponden con las funciones y responsabilidades reales. Esto puede afectar a la compensación, la trayectoria profesional y la gestión del talento. Esta falta de correspondencia en Workday HCM dificulta la aplicación de una estrategia eficaz para la fuerza laboral y el desarrollo del personal. La definición incorrecta de los puestos también obstaculiza las iniciativas estratégicas de RR. HH. ProcessMind relaciona los cambios en los atributos de los puestos con las actividades del ciclo de vida de la gestión de puestos de la contratación a la jubilación e identifica dónde y cuándo dejan de corresponderse. La información obtenida permite aplicar definiciones coherentes de los atributos y garantizar que los puestos reflejen fielmente las necesidades y estructuras de la organización.

A menudo, los puestos se congelan o suspenden, pero nunca se desactivan ni se cierran por completo. Se acumulan en el sistema y generan una lista de asuntos pendientes sin resolver. Estos puestos «zombi» de Workday HCM pueden mantener bloqueado el presupuesto de personal y generar desorden administrativo sin cumplir ninguna función activa. Representan decisiones olvidadas o estancadas dentro del proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación. ProcessMind sigue el ciclo de vida de los puestos congelados o suspendidos e identifica cuánto tiempo permanecen inactivos y por qué no se cierran por completo. Le ayuda a establecer protocolos claros para resolver estos casos, evitar que se acumulen y mantener el sistema ordenado.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Este objetivo busca reducir considerablemente el tiempo que tardan las solicitudes de nuevos puestos en recorrer la jerarquía de aprobación de Workday HCM. Una aprobación más rápida permite contratar antes, reducir los costes de adquisición de talento y cubrir puestos clave sin demoras innecesarias, lo que repercute directamente en la productividad y el crecimiento de la organización. ProcessMind identifica los cuellos de botella concretos en la cadena de aprobación de Workday HCM y muestra dónde se producen los retrasos y qué personas o pasos los provocan. Al analizar los tiempos de ciclo de aprobación de cada ID de puesto, señala oportunidades para redirigir solicitudes o automatizar pasos y reducir los tiempos de aprobación entre un 30 % y un 50 %.

El cumplimiento total en las acciones relacionadas con los puestos, como su creación, modificación o desactivación, garantiza que se respeten las políticas internas y las normativas externas. Esto reduce los riesgos legales, evita sanciones y mantiene la integridad del proceso de gestión de puestos de la contratación a la jubilación en Workday HCM, además de fomentar un entorno de RR. HH. fiable y responsable. ProcessMind compara los flujos reales del proceso con las reglas de cumplimiento definidas y destaca las desviaciones y los pasos no autorizados en el ciclo de vida de la gestión de puestos. Detecta casos de incumplimiento, como aprobaciones omitidas o datos introducidos incorrectamente, para que las organizaciones puedan aplicar formación específica o controles del sistema, alcanzar el cumplimiento total y reducir los riesgos de auditoría.

Este objetivo busca mejorar la precisión y la coherencia de todos los datos asociados a los puestos en Workday HCM, incluidos atributos como el título, el departamento y el centro de costes. Contar con datos precisos sobre los puestos es fundamental para planificar la plantilla, elaborar presupuestos y generar informes fiables, y evita errores que podrían dar lugar a decisiones de contratación incorrectas o discrepancias financieras en el proceso de Gestión de puestos de Hire to Retire. ProcessMind analiza los registros de eventos para detectar patrones de discrepancias en los datos o correcciones manuales frecuentes relacionadas con las actividades de modificación de atributos del puesto. Identifica las causas de las entradas o actualizaciones incoherentes, como campos sin completar o errores de usuario, lo que permite implementar reglas de validación de datos y simplificar los procesos de entrada para reducir los errores entre un 20 % y un 40 %.

El objetivo es eliminar pasos redundantes y esfuerzos repetidos al actualizar los atributos o estados de los puestos en Workday HCM. Evitar el retrabajo reduce los costes operativos, ahorra tiempo al personal de RR. HH. y mejora la eficiencia y la rapidez generales del proceso de Gestión de puestos de Hire to Retire, para que los cambios se implementen correctamente desde el primer intento. ProcessMind muestra las variantes del proceso en las actividades de modificación de atributos del puesto e identifica los ciclos en los que los cambios se deshacen o se vuelven a introducir con frecuencia. Cuantifica el coste y el tiempo que supone el retrabajo e identifica las actividades o los grupos de usuarios responsables, lo que permite rediseñar el proceso y ofrecer formación específica para reducir los casos de retrabajo entre un 25 % y un 50 %.

Este objetivo busca reducir considerablemente el tiempo que transcurre desde que un puesto se marca para su cierre hasta que se desactiva en Workday HCM. Desactivarlo a tiempo permite mantener informes precisos sobre la plantilla, liberar las partidas presupuestarias y evitar que se considere abierto un puesto sin financiación, lo que optimiza la gestión de recursos en el proceso de Gestión de puestos de Hire to Retire. ProcessMind calcula el tiempo de ciclo medio entre el momento en que un puesto se marca para el cierre y el evento de desactivación del puesto, y revela dónde se producen demoras. También identifica cuellos de botella en el flujo de trabajo de desactivación, como aprobaciones pendientes o pasos de verificación manual, para que las organizaciones puedan simplificar el proceso y reducir los tiempos de ciclo de desactivación entre un 30 % y un 60 %.

Contar con visibilidad completa de cada etapa del ciclo de vida de un puesto, desde su creación hasta su cierre en Workday HCM, es fundamental para gestionarlo de forma proactiva. Una mayor visibilidad permite a las partes interesadas seguir el avance, anticipar problemas y tomar decisiones informadas, para que el proceso de Gestión de puestos de Hire to Retire respalde eficazmente la planificación estratégica de la plantilla. ProcessMind crea un mapa visual completo de todas las actividades de cada ID del puesto y ofrece una visión fiel de todo el recorrido de gestión. Identifica pasos ocultos y desviaciones de la ruta prevista, para que los equipos de RR. HH. y Finanzas sepan con claridad en qué estado se encuentra cada puesto y cuánto tarda en pasar de un estado a otro.

El objetivo es optimizar el proceso de aprobación de los presupuestos de puestos en Workday HCM para que sea más rápido y eficiente. Agilizar estas aprobaciones acelera la creación de nuevos roles, mejora la precisión de la planificación financiera y permite que las decisiones de contratación se ajusten a las restricciones presupuestarias del proceso de Gestión de puestos de Hire to Retire. ProcessMind analiza la actividad de aprobación del presupuesto del puesto e identifica la duración y la complejidad de los pasos previos y de las aprobaciones paralelas. Detecta asignaciones ineficientes, cuellos de botella en pasos secuenciales y revisiones innecesarias, para que las organizaciones puedan rediseñar el flujo de trabajo, finalizar antes los presupuestos y reducir los tiempos de aprobación hasta un 40 %.

Este objetivo busca reducir las reclasificaciones de puestos en Workday HCM que no están justificadas o se deben a errores iniciales. Evitarlas ahorra trabajo administrativo, mantiene la coherencia de la estructura organizativa y protege la integridad de los datos para la planificación de la plantilla a largo plazo en el proceso de Gestión de puestos de Hire to Retire. ProcessMind registra los eventos de reclasificación del puesto y analiza las actividades y los atributos previos para identificar causas frecuentes o patrones de cambios injustificados. Ayuda a detectar casos en los que la creación inicial del puesto o la definición de sus atributos podrían ser incorrectas, lo que permite ofrecer formación específica o mejorar el proceso para reducir las reclasificaciones entre un 15 % y un 30 %.

Estandarizar atributos como la familia profesional o el tipo de puesto para roles similares en toda la organización aporta coherencia y claridad en Workday HCM. Esto mejora la precisión de las búsquedas de talento, simplifica la comparación de remuneraciones y eleva la calidad general de los datos de la organización, lo que favorece una gestión eficaz de puestos en Hire to Retire. ProcessMind analiza los eventos de modificación de atributos del puesto e identifica diferencias en los valores de los atributos de puestos con títulos o departamentos similares. Señala las incoherencias en la forma en que distintos usuarios o departamentos introducen o actualizan los datos, lo que permite reforzar la gobernanza de datos y estandarizar los atributos para reducir las variaciones entre un 20 % y un 35 %.

El objetivo es gestionar eficazmente los puestos «congelados» o «suspendidos» en Workday HCM para reactivarlos, desclasificarlos o cerrarlos a tiempo. Resolver estos casos con rapidez evita que los puestos permanezcan en un estado indefinido y optimiza el uso de la plantilla y del presupuesto en el proceso de Gestión de puestos de Hire to Retire. ProcessMind identifica los puestos que permanecen en estado «Puesto congelado/suspendido» más tiempo del establecido y muestra cuánto duran en ese estado y cuáles suelen ser los pasos siguientes. Detecta cuellos de botella o la falta de activadores para resolver estos casos, lo que permite definir políticas más claras y automatizar notificaciones para actuar a tiempo y reducir las demoras hasta un 50 %.

La ruta de mejora en 6 pasos para la gestión de puestos de Hire to Retire

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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel con formato predefinido para los datos de gestión de puestos y asegúrese de que su conjunto de datos cumpla los requisitos de Process Mining.

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Por qué es importante

Empezar con la estructura de datos adecuada evita errores y simplifica los análisis posteriores, además de sentar una base sólida para la mejora.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para usar, con las columnas adecuadas para los datos de gestión de puestos de Workday HCM.

QUÉ OBTENDRÁ

Detecte oportunidades de mejora en la gestión de puestos

ProcessMind visualiza todo el proceso de gestión de puestos de Hire to Retire, de principio a fin. Descubra información clave y localice áreas que puede optimizar de inmediato.

Visualice el flujo real de creación de puestos
Detecte demoras en las aprobaciones de Workday HCM
Identifique áreas con riesgos de cumplimiento
Mejore la precisión del modelo de dotación de personal

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RESULTADOS HABITUALES

Mejorar la gestión de puestos con Process Mining

Estos resultados muestran las mejoras importantes que las organizaciones pueden lograr al utilizar Process Mining para optimizar los flujos de trabajo de gestión de puestos de Hire to Retire en Workday HCM. Al identificar cuellos de botella e ineficiencias, las empresas pueden agilizar las operaciones y mejorar la planificación estratégica de la plantilla.

0 % faster

Aprobaciones de puestos más rápidas

Reducción del tiempo de aprobación de nuevos puestos

Process Mining identifica y elimina cuellos de botella en el flujo de trabajo de aprobación, lo que acelera considerablemente la creación de nuevos puestos. Así, las organizaciones pueden cubrir mucho antes los roles críticos y reducir el tiempo de contratación.

0 % compliant

Mayor cumplimiento de las políticas

Aumento de las acciones relacionadas con puestos que cumplen las políticas

Al mostrar las desviaciones de los procedimientos estándar, Process Mining ayuda a garantizar que todas las acciones relacionadas con los puestos, desde su creación hasta su desactivación, incluyan las revisiones de cumplimiento necesarias. Esto reduce los riesgos normativos y la exposición en auditorías.

0 % less rework

Menos retrabajo en los datos de los puestos

Reducción de las modificaciones de atributos posteriores a la creación

Identificar las causas de los errores de datos durante la configuración inicial de un puesto reduce considerablemente la necesidad de modificar sus atributos más adelante. Esto mejora la precisión de los datos, agiliza las operaciones de RR. HH. y libera tiempo valioso del equipo.

0 days faster

Desactivación más ágil

Cierre más rápido de los puestos inactivos

Optimizar la desactivación de los puestos cerrados permite retirarlos formalmente del sistema a tiempo. Así se mantiene la precisión del presupuesto, se depuran los datos maestros de RR. HH. y mejora la asignación de recursos.

0 % fewer variants

Mayor estandarización de los procesos

Reducción de las variantes del ciclo de vida de los puestos

Process Mining revela variaciones ocultas en el ciclo de vida de la gestión de puestos y permite estandarizar los flujos de trabajo. Esto mejora la coherencia operativa, simplifica la formación y ofrece una visión más clara del proceso integral.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la estructura de la organización y la calidad de los datos. Estas cifras reflejan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones de Process Mining.

Datos recomendados

Comience por los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de un puesto específico de la organización, que sirve como identificador principal del caso en el proceso de gestión de puestos.

Por qué es importante

Es esencial para hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de un puesto, analizar el proceso de principio a fin e identificar cuellos de botella o desviaciones en casos específicos.

ID o nombre de la persona que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo y el comportamiento de cada usuario, así como detectar necesidades de formación y personas con un rendimiento destacado.

Marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad. Se utiliza para calcular la duración de cada actividad.

Por qué es importante

Es necesaria para calcular la duración exacta de las actividades y distinguir el tiempo de procesamiento activo del tiempo de espera.

Estado actual o histórico del puesto, como «Abierto», «Cubierto», «Congelado» o «Cerrado».

Por qué es importante

Aporta contexto clave sobre la situación de un puesto, permite analizar la antigüedad de los puestos congelados y hacer un seguimiento de su avance a lo largo del ciclo de vida.

Motivo indicado para un evento de cambio, como la reclasificación, modificación o cierre de un puesto.

Por qué es importante

Explica el contexto de negocio de actividades como las modificaciones y reclasificaciones, y ayuda a analizar las causas de las variaciones del proceso.

Departamento u organización supervisora a la que pertenece el puesto.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de la organización, y detectar cuellos de botella o eficiencias propios de cada departamento.

Centro de costes financieros asociado al puesto, utilizado para la elaboración de presupuestos y los informes financieros.

Por qué es importante

Aporta una dimensión financiera al análisis, permite consultar el proceso por unidad presupuestaria y facilita el análisis de cuellos de botella relacionados con el presupuesto.

Grupo de puestos con características, habilidades y funciones similares, como «Ingeniería» o «Recursos Humanos».

Por qué es importante

Permite analizar los puestos desde una perspectiva más amplia y facilita la estandarización y el análisis de reclasificaciones entre categorías relacionadas.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Este evento marca el inicio del ciclo de vida de la gestión de puestos: se presenta formalmente una solicitud para crear un nuevo puesto. Se registra como un evento explícito cuando un usuario inicia el proceso de negocio «Crear puesto» en Workday.

Por qué es importante

Esta actividad es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo que transcurre desde este evento hasta las aprobaciones posteriores es fundamental para medir la eficiencia de todo el ciclo de creación del puesto.

Hito clave en el que el departamento de Finanzas o la persona responsable del presupuesto confirma que hay fondos disponibles para el nuevo puesto. Se registra cuando la persona designada para aprobar completa el paso de aprobación presupuestaria del flujo del proceso de negocio.

Por qué es importante

La aprobación presupuestaria suele ser un cuello de botella importante. Medir el tiempo de ciclo de esta actividad ayuda a las organizaciones a agilizar las revisiones financieras y acelerar la contratación.

Esta actividad marca la creación satisfactoria y la existencia oficial del puesto en Workday. Se registra cuando finaliza correctamente el proceso de negocio «Crear puesto».

Por qué es importante

Este es un hito fundamental que marca el fin de la fase de aprobación y señala que el puesto está listo para cubrirse. Es esencial para medir el KPI del tiempo total del ciclo de aprobación.

Indica que se ha cambiado uno o más atributos de un puesto existente, como el título o el departamento. Se registra explícitamente cuando un usuario completa correctamente el proceso de negocio «Editar restricciones del puesto».

Por qué es importante

Las modificaciones frecuentes pueden indicar errores de entrada de datos, cambios en los roles o ineficiencias del proceso. Analizar esta actividad es fundamental para el Dashboard «Análisis de retrabajo de los datos del puesto» y para mejorar la calidad de los datos.

Indica que el puesto ya no está activo y no se puede cubrir, a menudo como paso previo al cierre formal. Es un evento explícito que se registra al finalizar el proceso de negocio «Desactivar puesto».

Por qué es importante

La desactivación es un hito clave del ciclo de vida del puesto y es distinta del cierre definitivo. El tiempo entre la desactivación y el cierre permite medir la eficiencia administrativa al depurar las estructuras de la organización.

Esta es la actividad final del ciclo de vida y representa la eliminación definitiva del puesto de la organización. Workday registra este evento cuando finaliza correctamente el proceso de negocio «Cerrar puesto».

Por qué es importante

Como evento final de la mayoría de los casos, esta actividad marca el fin del ciclo de vida del puesto. Es fundamental para conocer la duración total del proceso y mantener datos precisos sobre la plantilla.

Preguntas frecuentes

¿Cómo beneficia concretamente Process Mining a la gestión de puestos de Hire to Retire en Workday?

Process Mining muestra el flujo real de los procesos de gestión de puestos en Workday y revela cuellos de botella ocultos y desviaciones. Señala ineficiencias en las aprobaciones, las actualizaciones de datos y las desactivaciones, lo que permite localizar las áreas que deben mejorarse. Al comprender cómo funciona realmente el proceso, las organizaciones pueden tomar decisiones basadas en datos, simplificar las operaciones y mejorar la eficiencia general.

¿Qué datos de Workday HCM se necesitan para aplicar Process Mining a la gestión de puestos?

Para gestionar puestos, se necesitan principalmente datos del Registro de eventos relacionados con acciones sobre los puestos, como su creación, actualización, aprobación y desactivación. Entre los atributos clave se incluyen un ID del puesto único como identificador del caso, el nombre de cada actividad y la fecha y hora en que se produjo. Además, datos pertinentes como los roles de quienes aprueban, el estado del puesto y los códigos de motivo aportan un contexto valioso para el análisis.

¿Cómo se extraen de Workday los datos del Registro de eventos necesarios para gestionar puestos?

Para extraer datos de Workday, normalmente se utilizan sus herramientas estándar de generación de informes, informes personalizados o API de Workday. Deberá definir informes que incluyan el ID del puesto, el tipo de actividad y la fecha y hora de cada evento del ciclo de vida del puesto. Asegúrese de que los datos extraídos mantengan el orden cronológico de los eventos para reconstruir el proceso con precisión.

¿Qué problemas habituales de la gestión de puestos puede ayudar a identificar y resolver Process Mining?

Process Mining puede revelar ciclos de aprobación lentos para nuevos puestos, incumplimientos de las políticas en las acciones relacionadas con los puestos y datos incoherentes. También ayuda a identificar retrabajos frecuentes, aprobaciones presupuestarias ineficientes y procesos estancados para puestos congelados o suspendidos. Al mostrar estos patrones, las organizaciones pueden abordar las causas y aplicar soluciones eficaces.

¿Qué mejoras podemos esperar al aplicar Process Mining a la gestión de puestos de Workday?

Puede esperar ciclos de aprobación más rápidos para nuevos puestos y una mayor precisión de los datos en todo su sistema Workday. Process Mining ayuda a garantizar el cumplimiento del 100 % en las acciones relacionadas con los puestos y agiliza la desactivación de los puestos cerrados. En definitiva, ofrece una mayor visibilidad integral de los puestos y operaciones más ágiles.

¿Cuánto se tarda normalmente en obtener información útil para la acción al aplicar Process Mining a la gestión de puestos de Hire to Retire?

La extracción inicial de datos y la configuración del modelo pueden llevar algunas semanas, según la complejidad de los datos y los recursos disponibles. Sin embargo, una vez establecido el flujo de datos, normalmente podrá obtener las primeras conclusiones útiles para la acción en un plazo de 4 a 6 semanas. La supervisión continua permite detectar nuevas oportunidades de optimización.

¿Hay requisitos técnicos o condiciones previas para aplicar Process Mining a los datos de Workday?

Necesitará acceso a las funciones de generación de informes o a las API de Workday para extraer los datos necesarios del Registro de eventos. También necesitará una herramienta o plataforma de Process Mining para incorporar, modelar y analizar esos datos. Contar con conocimientos básicos de manipulación de datos, por ejemplo, de SQL o scripting, puede facilitar su preparación.

¿Puede Process Mining ayudar a garantizar el cumplimiento de nuestras políticas internas de gestión de puestos?

Sí. Process Mining es muy eficaz para comprobar el cumplimiento en la gestión de puestos. Puede detectar automáticamente desviaciones de los flujos de trabajo definidos y señalar los casos en que se han omitido o incumplido las políticas. Así, las organizaciones pueden abordar de forma proactiva los incumplimientos y reforzar la gobernanza.

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