> Průběžné zlepšování procesů > Nábor až odchod, správa pracovních pozic > Workday HCM

Zlepšete proces od nástupu po odchod: správa pracovních pozic

Zvyšte efektivitu Workday HCM pomocí našeho průvodce v 6 krocích.

Stáhnout datovou šablonu

Zlepšete proces od nástupu po odchod: správa pracovních pozic

Nábor až odchod, správa pracovních pozic

Workday Recruiting

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(10)Cíle(10)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(5)

Zvyšte efektivitu plánování pracovních pozic ve Workday HCM

Složité schvalovací postupy a požadavky na shodu často komplikují efektivní správu pracovních pozic. Naše platforma vám pomůže odhalit úzká místa v procesech a zjistit, kde lze zjednodušit provoz. Když tyto neefektivity identifikujete, můžete udržet model pracovních míst přesný a pružně reagovat na změny. Výsledkem je lepší rozdělení zdrojů a efektivnější fungování celé organizace.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat proces náboru až odchodu a správu pracovních pozic?

Dobře nastavená správa pracovních pozic pomáhá plánovat pracovní sílu a zajišťovat efektivní provoz. To platí zejména pro organizace, které používají systém, jako je Workday HCM. Proces náboru až odchodu a správy pracovních pozic zahrnuje řadu kroků, od podání žádosti o novou pozici až po její uzavření nebo deaktivaci. Neefektivní postupy mohou zpozdit obsazení důležitých rolí, narušit soulad rozpočtů oddělení, zvýšit riziko porušení pravidel a vést k nepřesným výkazům ve Workday HCM. Pokud nevidíte, jak proces skutečně probíhá, obtížně se hledají příčiny dlouhého zpracování, zbytečných oprav i pozdních reakcí na potřeby personálního obsazení. Zlepšování tohoto procesu proto není jen otázkou rychlosti. Pomáhá organizaci pružně reagovat, dodržovat pravidla a připravit se na další růst.

Jak process mining pomáhá se správou pracovních pozic

Process mining využívá data ze systému Workday HCM k odhalení skutečného průběhu procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic. Analyzuje záznamy událostí, v nichž každý záznam představuje aktivitu související s konkrétním Position ID, a sestaví objektivní přehled celého životního cyklu pozice. Vizuálně tak můžete sledovat všechny cesty od „Position Request Initiated“ po „Position Activated“ nebo „Position Closed“. Snadno zjistíte, kde vznikají úzká místa, například při dlouhém schvalování u konkrétních manažerů či oddělení. Odhalíte také opakované opravy, kdy se po vytvoření pozice často mění její atributy („Position Attributes Modified“). Místo dojmů získáte konkrétní údaje o době zpracování, odchylkách od postupu a nedostatcích v dodržování pravidel. Tyto informace vám pomohou určit, jak proces zlepšit a zjednodušit provoz ve Workday HCM.

Kde hledat možnosti zlepšení

Process mining při analýze správy pracovních pozic obvykle odhalí několik oblastí, které lze zlepšit:

Zkrácení schvalování: Zjistěte, které fáze, osoby nebo skupiny zdržují schvalování nových či upravovaných pozic. Díky tomu můžete zkrátit dobu od podání žádosti po vytvoření pozice ve Workday HCM a její připravenost k náboru.
Dodržování pravidel a řízení: Zjistěte, zda se povinné kroky, například „Position Budget Approved“ nebo „Position Reviewed for Compliance“, vynechávají, probíhají ve špatném pořadí nebo vyžadují opakované opravy. Ověříte tak, zda postupy při obsazování pozic odpovídají interním pravidlům a právním požadavkům.
Omezení oprav a odchylek: Odhalte časté úpravy nebo reklasifikace, které mohou ukazovat na nejasné zadání nebo nedostatečné zaškolení. Omezení těchto odchylek zjednoduší proces a zlepší přesnost dat ve Workday HCM.
Lepší rozdělení práce: Zjistěte, které týmy nebo role jsou správou pracovních pozic přetížené. Podle těchto informací můžete práci rozdělit rovnoměrněji a zvýšit produktivitu týmů.
Přesnější data: Sledováním celého životního cyklu odhalíte nesrovnalosti ve správě a aktualizaci atributů pozic. Zajistíte tak, aby data ve Workday HCM odpovídala organizační struktuře.

Co můžete zlepšením procesu získat

Analýza a úprava procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic pomocí process mining může přinést měřitelné výsledky:

Kratší doba zpracování: Zkraťte dobu potřebnou k vytvoření, schválení a aktivaci pozic. Urychlíte tak nábor a reakci na potřeby organizace. Zjistíte, jak účinně zkrátit dobu zpracování tohoto procesu.
Nižší náklady: Využívejte zdroje efektivněji, omezte ruční práci a předejděte překročení rozpočtu způsobenému neefektivní správou pracovních pozic.
Lepší dodržování pravidel: Zajistěte jednotné dodržování interních pravidel a externích předpisů, snižte rizika a usnadněte přípravu na audit.
Lepší plánování pracovní síly: Získejte jasnější přehled o organizační struktuře a potřebách personálního obsazení založený na datech. Ve Workday HCM pak můžete plánovat pracovní sílu s větším předstihem a lépe zohlednit strategické cíle.
Větší pružnost: Díky přehlednému a efektivnímu procesu správy pracovních pozic můžete rychleji reagovat na změny na trhu a potřeby organizace.

Jak začít se zlepšováním

Zlepšování procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic ve Workday HCM pomocí process mining je investicí do budoucnosti organizace. Získáte přehled a konkrétní informace, které vám pomohou zpřehlednit a zefektivnit procesy, v nichž se dnes obtížně orientuje. Když porozumíte skutečnému průběhu správy pracovních pozic, můžete zlepšit efektivitu, dodržování pravidel i schopnost organizace reagovat na změny. Začněte zjišťovat, jak správa pracovních pozic ve Workday HCM skutečně probíhá, a určete, kde má smysl ji zlepšit.

Nábor až odchod, správa pracovních pozic Správa pracovních pozic Efektivní plánování pracovních pozic Dodržování pravidel v HR Plánování pracovní síly Organizační struktura Provoz HR H2R Řízení lidského kapitálu HCM Návrh organizace

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Zpoždění při schvalování manažerem, HR nebo rozpočtovým oddělením výrazně prodlužují obsazení důležitých pozic. Prodlužuje se tím doba náboru a narušují se harmonogramy projektů i efektivita provozu. Dlouhé schvalování ve správě pracovních pozic ve Workday HCM může znamenat promarněné příležitosti k náboru a vyšší provozní náklady kvůli nedostatku zaměstnanců. ProcessMind zobrazí průběh procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic a ukáže, ve kterých schvalovacích krocích a u kterých uživatelů vznikají zpoždění. Analýza pomůže určit jejich příčiny a zaměřit zlepšení na urychlení schvalování pozic.

Odchylky od stanovených organizačních pravidel při vytváření, úpravách nebo reklasifikaci pracovních pozic mohou vést k rizikům při auditu a nesrovnalostem v provozu. Oslabují řízení HR a mohou způsobit vysoké sankce za nedodržování pravidel nebo interní spory. Dodržování pravidel při správě pracovních pozic ve Workday HCM je důležité pro řádné fungování organizace. ProcessMind sleduje události v celém životním cyklu pracovních pozic a upozorní na činnosti, které nejsou v souladu s pravidly, i na neoprávněné změny. Získáte přehled o dodržování pravidel a můžete prosazovat osvědčené postupy i ověřit, zda všechny změny pozic odpovídají interním pravidlům a právním požadavkům.

Chyby v atributech pozic, například v oddělení, nákladovém středisku nebo pracovní kategorii, vedou k nepřesným výkazům, chybnému rozdělení rozpočtu a špatným rozhodnutím při plánování pracovní síly. Nesrovnalosti v datech ve Workday HCM přímo ovlivňují strategická rozhodnutí i efektivitu provozu. Chybné údaje o pozicích se mohou promítnout do celé organizace, od mezd až po rozvoj zaměstnanců. ProcessMind porovnává hodnoty atributů v jednotlivých fázích procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic. Odhalí tak nesrovnalosti i chyby při zadávání dat. Získané informace vám pomohou sjednotit zadávání údajů, zlepšit jejich kvalitu a udržovat jednotný zdroj pravdivých informací o pracovních pozicích.

Po vytvoření se pracovní pozice často opakovaně upravují nebo zamítají. Může to znamenat, že původní žádost nebyla dostatečně jasná nebo schvalovací kritéria nejsou přesná. Opakované úpravy zabírají čas HR i manažerů, zvyšují administrativní zátěž a prodlužují celý životní cyklus pozice. Ve správě pracovních pozic ve Workday HCM tak dochází ke zbytečnému plýtvání zdroji. ProcessMind ukáže časté vzorce opakovaných úprav a fáze procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic, v nichž k nim dochází nejčastěji. Analýza důvodů zamítnutí a opakovaných změn vám pomůže upravit formuláře žádostí, zpřesnit požadavky na schválení a omezit neproduktivní opakování.

Pozice, které už nejsou potřeba, zůstávají v systému dlouho aktivní. Výsledkem jsou nepřesné údaje o počtu zaměstnanců, nesprávné rozdělení rozpočtu a možná bezpečnostní rizika. Pozdní deaktivace ve Workday HCM zakrývá skutečný stav pracovní síly a zbytečně blokuje rozpočet. V systému tak zůstávají „fiktivní pozice“, které spotřebovávají zdroje, aniž by sloužily nějakému účelu. ProcessMind ukáže, jak dlouho trvá uzavření pozice od okamžiku, kdy je určena k uzavření, až po její úplnou deaktivaci v procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic. Odhalí konkrétní kroky, které způsobují zpoždění, a pomůže urychlit uzavírání pozic, aby organizační struktura odpovídala aktuálnímu stavu.

Organizace často nemají ucelený přehled o cestě pracovní pozice od jejího založení až po uzavření. Proto se obtížně hledají neefektivní místa a úzká místa v celém procesu. Roztříštěný přehled ve Workday HCM komplikuje strategické plánování pracovní síly i včasné řešení problémů. Bez jasného pohledu na celý proces se správa pracovních pozic zlepšuje jen obtížně. ProcessMind sestaví průběh procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic ze záznamů událostí a zobrazí interaktivní mapu všech kroků a variant. Díky tomu uvidíte, jak proces skutečně probíhá, odhalíte odchylky a můžete rozhodovat o zlepšeních na základě dat.

Schvalování rozpočtu na nové nebo upravené pracovní pozice bývá složité a zdlouhavé, což zdržuje důležité náborové iniciativy. Organizace tak může přijít o příležitost získat vhodné kandidáty a oddělení čekající na nové zaměstnance jsou pod větším tlakem. Složité schvalování rozpočtu ve Workday HCM se může stát významným úzkým místem. ProcessMind zmapuje celý průběh schvalování rozpočtu v procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic a zvýrazní předání i schvalovací kroky, které způsobují zpoždění. Analýza vám pomůže zjednodušit workflow schvalování rozpočtu, zkrátit dobu zpracování a urychlit rozhodování o personálním obsazení.

Pracovní pozice se často reklasifikují bez jasného zdůvodnění nebo jednotných kritérií. To zvyšuje administrativní zátěž, může narušit rovné odměňování a vyvolává nejasnosti ohledně pracovních rolí. Často to ukazuje na nejasné vymezení pozic nebo nedostatečné řízení ve Workday HCM. Nekontrolované reklasifikace mohou narušit celý proces náboru až odchodu a správy pracovních pozic. ProcessMind odhalí časté reklasifikace, jejich důvody i uživatele, kteří je provádějí. Pomůže vám zjistit jejich příčiny, stanovit jasnější pravidla a omezit zbytečnou administrativní práci.

Atributy pracovní pozice, například pracovní kategorie nebo typ, nemusí odpovídat skutečné náplni práce a odpovědnostem. To může způsobit problémy s odměňováním, kariérním rozvojem a řízením talentů. Nesoulad ve Workday HCM komplikuje plánování pracovní síly i rozvoj zaměstnanců. Chybně vymezené pozice brzdí strategické iniciativy HR. ProcessMind propojí změny atributů pozic s aktivitami v životním cyklu procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic. Ukáže, kde a kdy se atributy přestávají shodovat. Díky těmto informacím můžete sjednotit definice atributů a zajistit, aby pozice odpovídaly potřebám a struktuře organizace.

Pracovní pozice se často zmrazí nebo pozastaví, ale už se nikdy úplně nedeaktivují ani neuzavřou. V systému se tak hromadí nevyřešené případy. Tyto „zombie pozice“ ve Workday HCM mohou blokovat rozpočet i plánovaný počet zaměstnanců a zbytečně zatěžovat administrativu. Jde o zapomenutá nebo nedokončená rozhodnutí v procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic. ProcessMind sleduje životní cyklus zmrazených a pozastavených pozic, ukáže, jak dlouho zůstávají neaktivní a proč nejsou úplně uzavřené. Pomůže vám nastavit jasný postup pro jejich vyřešení, zabránit jejich hromadění a udržovat systém přehledný.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je výrazně zkrátit dobu, kterou nové žádosti o pracovní pozici stráví ve schvalovacím řetězci ve Workday HCM. Rychlejší schválení urychlí nábor, sníží náklady na získávání zaměstnanců a pomůže obsadit důležité pozice bez zbytečných prodlev. To přímo ovlivňuje produktivitu i růst organizace. ProcessMind odhalí úzká místa ve schvalovacím řetězci Workday HCM a ukáže, kde vznikají zpoždění a kteří schvalovatelé nebo kroky proces zpomalují. Porovnáním doby schvalování jednotlivých Position ID zjistíte, kde lze žádosti přesměrovat nebo automatizovat některé kroky. Dobu schvalování tak můžete zkrátit o 30 až 50 %.

Úplné dodržování pravidel při vytváření, úpravách a deaktivaci pracovních pozic pomáhá plnit interní zásady i externí předpisy. Snižuje právní rizika a riziko sankcí a podporuje řádný průběh procesu náboru až odchodu a správy pracovních pozic ve Workday HCM. ProcessMind porovná skutečný průběh procesu se stanovenými pravidly a upozorní na odchylky i nepovolené kroky v životním cyklu pracovních pozic. Odhalí například vynechaná schválení nebo nesprávně zadané údaje. Organizace pak může zavést cílené školení nebo systémové kontroly, zlepšit dodržování pravidel a snížit rizika při auditu.

Tento cíl se zaměřuje na zvýšení přesnosti a jednotnosti všech údajů o pracovních pozicích ve Workday HCM, včetně názvu pozice, oddělení a nákladového střediska. Přesné údaje jsou nezbytné pro spolehlivé plánování pracovní síly, rozpočtování a reporting. Pomáhají předcházet chybám, které mohou vést k nesprávným personálním rozhodnutím nebo finančním nesrovnalostem v procesu Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyzuje záznamy událostí a hledá vzorce nesrovnalostí v datech nebo časté ruční opravy související s aktivitami Position Attributes Modified. Odhaluje příčiny nejednotného zadávání či aktualizace údajů, například chybějící pole nebo chyby uživatelů. Díky tomu můžete zavést pravidla pro ověřování dat a zjednodušit zadávání, čímž snížíte počet chyb o 20–40 %.

Cílem je odstranit zbytečné kroky a opakovanou práci při aktualizaci atributů nebo stavů pozic ve Workday HCM. Omezení opakovaných oprav snižuje provozní náklady, šetří čas personálního týmu a zvyšuje efektivitu i rychlost procesu Hire to Retire - Position Management. Změny se tak provedou správně hned napoprvé. ProcessMind zobrazuje varianty procesu u aktivit Position Attributes Modified a odhaluje smyčky, ve kterých se změny často vracejí zpět nebo znovu zadávají. Vyčíslí časové a finanční dopady opakované práce a určí konkrétní aktivity nebo skupiny uživatelů, které k ní vedou. Na základě těchto zjištění můžete upravit proces a cíleně proškolit zaměstnance. Počet případů opakované práce tak lze snížit o 25–50 %.

Cílem je výrazně zkrátit dobu od označení pozice k uzavření po její skutečnou deaktivaci ve Workday HCM. Včasná deaktivace zajišťuje přesné vykazování počtu zaměstnanců, uvolňuje rozpočtové prostředky a předchází dojmu, že jsou otevřené pozice stále k dispozici, přestože na ně není rozpočet. Tím se zlepšuje správa zdrojů v procesu Hire to Retire - Position Management. ProcessMind měří průměrnou dobu od označení pozice k uzavření po událost Position Deactivated a odhaluje zpoždění. Ukazuje úzká místa ve workflow deaktivace, například čekání na schválení nebo ruční ověřování. Organizace tak mohou proces zjednodušit a zkrátit dobu deaktivace o 30–60 %.

Proaktivní správu vyžaduje přehled o každé fázi životního cyklu pozice ve Workday HCM, od jejího založení až po uzavření. Lepší přehled umožňuje zainteresovaným stranám sledovat průběh, předvídat problémy a rozhodovat se na základě informací. Proces Hire to Retire - Position Management tak může účinně podporovat strategické plánování pracovní síly. ProcessMind vytváří přehlednou vizuální mapu všech aktivit pro každé Position ID a ukazuje celý průběh správy pozice. Odhaluje skryté kroky i odchylky od obvyklého postupu. Personální a finanční týmy tak vidí, v jakém stavu se každá pozice nachází a jak dlouho trvá přechod mezi jednotlivými stavy.

Cílem je zrychlit a zefektivnit schvalování rozpočtu na pozice ve Workday HCM. Jednodušší schvalování urychluje vytváření nových pracovních míst, zpřesňuje finanční plánování a pomáhá sladit personální rozhodnutí s rozpočtovými omezeními v procesu Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyzuje aktivitu „Position Budget Approved“ a měří dobu i složitost předchozích kroků a souběžných schválení. Odhaluje neefektivní směrování, postupná úzká místa a zbytečné kontroly. Organizace tak mohou upravit workflow, rychleji dokončit schvalování rozpočtu a zkrátit dobu schvalování až o 40 %.

Cílem je omezit změny klasifikace pozic ve Workday HCM, které nejsou opodstatněné nebo vznikají kvůli chybám při prvotním zadání. Méně zbytečných změn šetří administrativní práci, pomáhá zachovat jednotnou organizační strukturu a zajišťuje správnost dat pro dlouhodobé plánování pracovní síly v procesu Hire to Retire - Position Management. ProcessMind sleduje události „Position Reclassified“ a analyzuje předchozí aktivity i atributy, aby odhalil časté příčiny a vzorce neopodstatněných změn. Pomáhá najít případy, kdy bylo chybné už založení pozice nebo definice jejích atributů. Cíleným školením a úpravou procesu pak můžete snížit počet změn klasifikace o 15–30 %.

Sjednocení atributů, jako je pracovní rodina nebo typ pozice, u podobných pracovních míst v celé organizaci zajišťuje ve Workday HCM jednotnost a srozumitelnost. Zvyšuje přesnost vyhledávání talentů, usnadňuje porovnávání odměňování a zlepšuje kvalitu organizačních dat potřebných pro efektivní proces Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyzuje události „Position Attributes Modified“ a hledá rozdíly v hodnotách atributů u pozic s podobnými názvy nebo odděleními. Ukazuje, jak se zadávání a aktualizace údajů liší mezi uživateli a odděleními. Získané poznatky vám pomohou zpřísnit správu dat a sjednotit atributy, čímž snížíte rozdíly o 20–35 %.

Cílem je účinně řešit pozice ve Workday HCM, které byly „zmrazeny“ nebo „pozastaveny“, a včas je znovu aktivovat, vyřadit z evidence nebo uzavřít. Včasné vyřešení zabrání tomu, aby pozice zůstávaly v neurčitém stavu, a pomůže lépe využívat rozpočet i plánovaný počet zaměstnanců v procesu Hire to Retire - Position Management. ProcessMind vyhledává pozice, které zůstávají ve stavu „Position Frozen/Suspended“ déle, než stanovují určené limity, a ukazuje, jak dlouho v něm setrvávají a jaké kroky obvykle následují. Odhaluje úzká místa i chybějící spouštěče, které brání vyřešení těchto případů. Organizace tak mohou stanovit jasnější pravidla a automatizovat upozornění, aby se potřebné kroky provedly včas. Zpoždění lze snížit až o 50 %.

Šest kroků ke zlepšení procesu Hire to Retire - Position Management

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Stáhněte si předformátovanou šablonu Excelu pro data o správě pozic. Zajistíte tak, že vaše data budou odpovídat požadavkům process mining.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná struktura dat hned od začátku předchází chybám a usnadňuje další analýzu. Zároveň vytváří dobrý základ pro zlepšování.

Očekávaný výsledek

Připravená šablona Excelu se správnými sloupci pro data o správě pozic ve Workday HCM.

CO ZÍSKÁTE

Odhalte skryté možnosti zlepšení správy pracovních pozic

ProcessMind zobrazuje celý proces správy pracovních pozic od nástupu po odchod. Získejte přehled o jeho průběhu a určete, co můžete zlepšit.

Zobrazte skutečný průběh vytváření pracovních pozic
Odhalte zpoždění při schvalování ve Workday HCM
Určete oblasti s rizikem nedodržení požadavků na shodu
Zvyšte přesnost modelu pracovních míst

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Zlepšení správy pozic pomocí process mining

Tyto výsledky ukazují, jaká zlepšení mohou organizace dosáhnout pomocí process mining při optimalizaci workflow Hire to Retire - Position Management ve Workday HCM. Když odhalí úzká místa a neefektivní postupy, mohou zjednodušit provoz a lépe plánovat pracovní sílu.

0 % faster

Rychlejší schvalování pozic

Zkrácení doby schvalování nových pozic

Process mining odhaluje a pomáhá odstranit úzká místa ve schvalovacím workflow, takže lze nové pozice zakládat rychleji. Organizace tak mohou dříve obsadit důležité role a zkrátit dobu náboru.

0 % compliant

Důslednější dodržování pravidel

Vyšší podíl změn pozic v souladu s pravidly

Process mining zobrazuje odchylky od stanovených postupů a pomáhá zajistit, aby změny pozic od založení po deaktivaci pravidelně procházely potřebnými kontrolami shody. Tím se snižují regulatorní rizika i rizika při auditu.

0 % less rework

Méně opakovaných oprav údajů o pozicích

Méně změn atributů po založení pozice

Když určíte příčiny chyb při prvotním zadání pozice, výrazně omezíte potřebu pozdějších změn jejích atributů. Zlepší se přesnost dat, zjednoduší provoz personálního oddělení a jeho tým získá více času na další práci.

0 days faster

Rychlejší deaktivace

Rychlejší uzavírání neaktivních pozic

Zlepšení procesu deaktivace uzavřených pozic zajistí jejich včasné formální vyřazení ze systému. Tím se zachová přesnost rozpočtů, pročistí hlavní personální data a zlepší přidělování zdrojů.

0 % fewer variants

Větší jednotnost procesů

Méně variant životního cyklu pozic

Process mining odhaluje skryté varianty životního cyklu správy pozic a umožňuje sjednotit workflow. Tím se zvyšuje jednotnost provozu, usnadňuje školení a zpřehledňuje celý proces.

Výsledky se liší podle složitosti procesu, organizační struktury a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením zaznamenaným při různých nasazeních process mining.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je postupně doplňujte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor konkrétní pozice v organizaci, který slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu správy pozic.

Proč je to důležité

Tento údaj je nezbytný pro sledování celého životního cyklu pozice. Umožňuje analyzovat proces od začátku do konce a odhalovat úzká místa nebo odchylky v konkrétních případech.

ID nebo jméno uživatele, který provedl danou aktivitu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat rozložení práce a chování jednotlivých uživatelů a odhalit potřebu školení i uživatele s nadprůměrnými výsledky.

Časové razítko určující, kdy byla aktivita dokončena. Používá se k výpočtu jejího trvání.

Proč je to důležité

Tento údaj je nutný pro přesný výpočet trvání aktivit a pomáhá rozlišit dobu aktivního zpracování od nečinného čekání.

Aktuální nebo historický stav pracovní pozice, například „Otevřená“, „Obsazená“, „Pozastavená“ nebo „Uzavřená“.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý kontext o stavu pracovní pozice. Umožňuje analyzovat, jak dlouho jsou pozice pozastavené, a sledovat jejich postup životním cyklem.

Důvod uvedený u události změny, například při reklasifikaci, úpravě nebo uzavření pracovní pozice.

Proč je to důležité

Vysvětluje obchodní souvislosti aktivit, jako jsou úpravy a reklasifikace, a pomáhá odhalit příčiny odchylek v procesu.

Oddělení nebo nadřízená organizační jednotka, do které pracovní pozice patří.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat a porovnávat výkonnost procesu v různých organizačních jednotkách a odhalit úzká místa nebo efektivní postupy v konkrétních odděleních.

Finanční nákladové středisko přiřazené k pracovní pozici, které se používá pro rozpočtování a finanční výkaznictví.

Proč je to důležité

Přidává do analýzy finanční dimenzi, umožňuje zobrazit proces podle rozpočtové jednotky a pomáhá odhalovat úzká místa související s rozpočtem.

Skupina pracovních pozic s podobnými charakteristikami, dovednostmi a náplní práce, například „Engineering“ nebo „Lidské zdroje“.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat pracovní role na vyšší úrovni, podporuje jejich sjednocování a pomáhá sledovat reklasifikace mezi souvisejícími kategoriemi.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tímto začíná životní cyklus správy pozice. Formálně se podává žádost o vytvoření nové pozice. Ve Workday se tato událost zaznamená při zahájení obchodního procesu „Create Position“.

Proč je to důležité

Tato aktivita je hlavní počáteční událostí procesu. Doba od jejího zaznamenání do následných schválení je důležitým ukazatelem efektivity celého procesu zakládání pozice.

Důležitý milník, při kterém finanční oddělení nebo správce rozpočtu potvrdí, že jsou na novou pozici k dispozici prostředky. Událost se zaznamená, když určený schvalovatel dokončí schvalovací krok rozpočtu v obchodním procesu.

Proč je to důležité

Schvalování rozpočtu bývá významným úzkým místem. Měřením doby této konkrétní aktivity mohou organizace zjednodušit finanční kontroly a urychlit nábor.

Tato aktivita označuje úspěšné vytvoření pozice a její oficiální zařazení do systému Workday. Zaznamená se po úspěšném dokončení obchodního procesu „Create Position“.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník označuje konec schvalování a připravenost pozice k obsazení. Je nezbytný pro měření celkové doby schvalování pomocí KPI.

Označuje změnu jednoho nebo více atributů existující pozice, například názvu nebo oddělení. Událost se zaznamená, když uživatel úspěšně dokončí obchodní proces „Edit Position Restrictions“.

Proč je to důležité

Časté změny mohou ukazovat na chyby při zadávání dat, vývoj pracovních rolí nebo neefektivní procesy. Analýza této aktivity je důležitá pro dashboard „Position Data Rework Analysis“ a zlepšení kvality dat.

Označuje, že pozice již není aktivní a nelze ji obsadit. Často jde o předběžný krok před formálním uzavřením. Událost se zaznamená po dokončení obchodního procesu „Inactivate Position“.

Proč je to důležité

Deaktivace je důležitým milníkem životního cyklu pozice a liší se od jejího konečného uzavření. Doba mezi deaktivací a uzavřením ukazuje efektivitu administrativního vypořádání organizační struktury.

Jde o poslední aktivitu v životním cyklu pozice, která označuje její trvalé vyřazení z organizace. Workday událost zaznamená po úspěšném dokončení obchodního procesu „Close Position“.

Proč je to důležité

U většiny případů jde o konečnou událost, která vymezuje konec životního cyklu pozice. Je důležitá pro měření celkové doby procesu a přesné vykazování počtu zaměstnanců.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak process mining konkrétně pomáhá se správou pozic v procesu Hire to Retire ve Workday?

Process mining zobrazuje skutečný průběh správy pozic ve Workday a odhaluje skrytá úzká místa i odchylky. Ukazuje neefektivní schvalování, aktualizace dat a deaktivace, takže můžete přesně určit, co je třeba zlepšit. Když organizace rozumí skutečnému průběhu procesu, může se na základě dat rozhodovat o zjednodušení provozu a zvýšení celkové efektivity.

Jaká data z Workday HCM potřebujeme pro process mining správy pozic?

Pro správu pozic potřebujete především záznam událostí souvisejících s pozicemi, například jejich založením, aktualizací, schválením a deaktivací. Mezi důležité atributy patří jedinečné Position ID jako identifikátor případu, název aktivity pro každý krok a časové razítko jejího provedení. Užitečný kontext pro analýzu poskytují také údaje o rolích schvalovatelů, stavu pozice a důvodech změn.

Jak z Workday získáme potřebná data záznamu událostí pro správu pozic?

Data se z Workday obvykle získávají pomocí standardních nástrojů pro reporting, vlastních reportů nebo Workday API. Vytvořte reporty, které zachytí ID pozice, typ aktivity a časová razítka jednotlivých událostí v životním cyklu pozice. Pro správnou rekonstrukci procesu musí být události v exportovaných datech seřazeny chronologicky.

Jaké běžné problémy ve správě pozic nám process mining pomůže odhalit a vyřešit?

Process mining může odhalit dlouhé schvalování nových pozic, nedodržování pravidel při změnách pozic i nejednotné údaje o pozicích. Pomáhá najít časté opakované opravy, neefektivní schvalování rozpočtu a pozastavené procesy u zmrazených nebo pozastavených pozic. Když organizace tyto vzorce zobrazí, může se zaměřit na jejich příčiny a zavést účinná řešení.

Jaká zlepšení můžeme očekávat po zavedení process mining pro správu pozic ve Workday?

Můžete očekávat rychlejší schvalování nových pozic a přesnější data v systému Workday. Process mining pomáhá zajistit 100% shodu při změnách pozic a urychlit deaktivaci uzavřených pozic. Výsledkem je také lepší přehled o celém životním cyklu pozic a plynulejší provoz.

Za jak dlouho obvykle získáme využitelné poznatky z process mining procesu Hire to Retire - Position Management?

Počáteční export dat a nastavení modelu mohou trvat několik týdnů. Doba závisí na složitosti dat a dostupnosti zdrojů. Jakmile je datový tok připravený, první využitelné poznatky obvykle získáte během 4–6 týdnů. Průběžné sledování pak odhaluje další možnosti zlepšení.

Má process mining dat z Workday nějaké technické požadavky nebo předpoklady?

Pro export potřebných dat záznamu událostí budete potřebovat přístup k reportům Workday nebo k jeho API. K načtení, modelování a analýze dat potřebujete také nástroj nebo platformu pro process mining. Při přípravě dat se mohou hodit základní znalosti jejich zpracování, například SQL nebo skriptování.

Pomůže nám process mining zajistit shodu s interními pravidly pro správu pozic?

Ano. Process mining je účinný nástroj pro kontrolu shody při správě pozic. Dokáže automaticky odhalit odchylky od stanovených workflow a upozornit na případy, kdy byla pravidla obejita nebo nedodržena. Organizace tak mohou problémy se shodou řešit včas a posílit kontrolní mechanismy.

Zlepšete správu pracovních pozic v procesu od nástupu po odchod ve Workday HCM

Odhalte neefektivity a zkraťte dobu správy pracovních pozic o 30 %.

Začněte se zkušební verzí

Bez platební karty. Vyzkoušejte si službu zdarma po dobu 14 dnů.