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Verbessern Sie Hire to Retire: Positionsmanagement

Optimieren Sie Workday HCM mit unserem Leitfaden in 6 Schritten zu mehr Effizienz.
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Optimieren Sie die Positionsverwaltung in Workday HCM für eine effiziente Personalplanung

Komplexe Genehmigungsabläufe und Compliance-Herausforderungen erschweren häufig ein wirksames Positionsmanagement. Mit unserer Plattform erkennen Sie Engpässe in Ihren Prozessen und sehen, wo sich Abläufe verbessern lassen. Wenn Sie diese Ineffizienzen aufdecken, können Sie sicherstellen, dass Ihr Personalmodell korrekt und anpassungsfähig bleibt. So verteilen Sie Ressourcen gezielter und steigern die Effektivität Ihrer Organisation.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie die Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess optimieren?

Eine effiziente Positionsverwaltung ist die Grundlage für eine strategische Personalplanung und einen reibungslosen Betrieb. Das gilt besonders für Unternehmen, die ein leistungsstarkes System wie Workday HCM einsetzen. Der Prozess „Hire to Retire – Positionsverwaltung“ umfasst zahlreiche Schritte, vom Antrag auf eine neue Position bis zu deren Schließung oder Deaktivierung. Ineffizienzen in diesem wichtigen Prozess können erhebliche geschäftliche Probleme verursachen: etwa Verzögerungen bei der Besetzung wichtiger Stellen, nicht abgestimmte Abteilungsbudgets, Compliance-Risiken bei Personalstrukturen und ungenaue Berichte in Workday HCM. Fehlt der Überblick über den tatsächlichen Ablauf, haben Unternehmen oft mit langen Zykluszeiten, unnötiger Nacharbeit und einer reaktiven Personalplanung zu kämpfen. Bei der Optimierung der Positionsverwaltung geht es nicht nur um Effizienz. Entscheidend ist, dass Ihr Unternehmen flexibel und regelkonform aufgestellt ist und wachsen kann.

Wie Process Mining die Positionsverwaltung verbessert

Process Mining bietet einen datenbasierten Ansatz, um das tatsächliche Geschehen im Prozess „Hire to Retire – Positionsverwaltung“ anhand der in Workday HCM erfassten Daten sichtbar zu machen. Bei der Analyse von Event Logs, in denen jeder Eintrag eine Aktivität zu einer bestimmten Positions-ID darstellt, entsteht ein objektiver Überblick über den gesamten Lebenszyklus einer Position. So lässt sich jeder Prozesspfad nachvollziehen, vom „Positionsantrag eingeleitet“ bis zu „Position aktiviert“ oder „Position geschlossen“. Sie erkennen genau, wo Engpässe entstehen, etwa durch langwierige Genehmigungen bestimmter Führungskräfte oder Abteilungen. Auch unerwartete Nacharbeitsschleifen werden sichtbar, zum Beispiel wenn „Positionsattribute geändert“ häufig nach der ursprünglichen Erstellung auftritt. Dieser Ansatz geht über Einzelfallberichte hinaus und liefert konkrete Erkenntnisse zu tatsächlichen Zykluszeiten, Prozessabweichungen und Compliance-Lücken. Diese Details sind entscheidend, um Verbesserungsmöglichkeiten für die Positionsverwaltung zu erkennen und Abläufe in Workday HCM zu optimieren.

Wichtige Verbesserungsbereiche

Der Einsatz von Process Mining für die Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess zeigt häufig mehrere Bereiche mit Optimierungspotenzial:

  • Genehmigungszyklen verkürzen: Ermitteln Sie, welche Phasen, Personen oder Gruppen Genehmigungen für neue oder geänderte Positionen verzögern. So können Sie die gesamte Zykluszeit vom Antrag bis zur Erstellung der Position in Workday HCM und ihrer Freigabe für die Personalbeschaffung verkürzen.
  • Compliance und Governance stärken: Machen Sie sichtbar, wo verpflichtende Schritte wie „Positionsbudget genehmigt“ oder „Position auf Compliance geprüft“ ausgelassen, in der falschen Reihenfolge ausgeführt oder unnötig oft wiederholt werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Personalpraktiken internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • Nacharbeit und Abweichungen verringern: Erkennen Sie häufige Änderungen oder Umklassifizierungen, die auf unklare Anforderungen zu Beginn oder unzureichende Schulungen hindeuten. Weniger Abweichungen vereinfachen den Prozess und verbessern die Datenqualität in Workday HCM.
  • Ressourcen gezielter einsetzen: Ermitteln Sie, welche Teams oder Rollen durch Aufgaben der Positionsverwaltung überlastet sind und dadurch Ineffizienzen entstehen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die Arbeitslast neu zu verteilen und die Produktivität der Teams zu steigern.
  • Datenintegrität verbessern: Verfolgen Sie den gesamten Lebenszyklus, um Unstimmigkeiten bei der Verwaltung und Aktualisierung von Positionsattributen zu erkennen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Workday-HCM-Daten die Organisationsstruktur korrekt abbilden.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Mit Process Mining können Unternehmen ihre Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess analysieren und verbessern. Das bringt messbare Vorteile:

  • Zykluszeiten verkürzen: Verringern Sie die Zeit für Erstellung, Genehmigung und Aktivierung von Positionen deutlich. So können Sie schneller Personal gewinnen und auf geschäftliche Anforderungen reagieren. Sie erfahren, wie Sie die Zykluszeit der Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess wirksam verkürzen.
  • Kosten senken: Setzen Sie Ressourcen gezielter ein, verringern Sie den manuellen Aufwand und vermeiden Sie Budgetüberschreitungen durch ineffiziente Positionsverwaltung.
  • Compliance stärken: Stellen Sie die konsequente Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicher. So senken Sie Risiken und verbessern die Auditfähigkeit.
  • Personalplanung verbessern: Gewinnen Sie ein klareres, datenbasiertes Verständnis Ihrer Organisationsstruktur und Ihres Personalbedarfs. Damit können Sie die Personalplanung in Workday HCM vorausschauender und strategischer gestalten.
  • Flexibilität erhöhen: Reagieren Sie schneller auf Marktveränderungen und geschäftliche Anforderungen, indem Sie einen schlanken, effizienten und transparenten Prozess zur Positionsverwaltung schaffen.

So starten Sie mit der Optimierung

Die Optimierung Ihrer Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess mit Process Mining ist eine strategische Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Sie erhalten die nötige Transparenz und konkrete Erkenntnisse, um komplexe, oft undurchsichtige Prozesse in effiziente Abläufe zu überführen. Wenn Sie den tatsächlichen Ablauf der Positionsverwaltung verstehen, können Sie Effizienz, Compliance und die Flexibilität Ihres Unternehmens deutlich verbessern. Entdecken Sie noch heute wichtige Erkenntnisse und verbessern Sie die Positionsverwaltung in Workday HCM.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei Genehmigungen durch Führungskräfte, HR oder die Budgetverantwortlichen erschweren die Besetzung wichtiger Stellen. Dadurch verlängert sich die Zeit bis zur Einstellung, und Projekttermine sowie die betriebliche Effizienz leiden. Lange Genehmigungszyklen in der Positionsverwaltung von Workday HCM können dazu führen, dass Chancen bei der Personalgewinnung verpasst werden und wegen unbesetzter Stellen höhere Betriebskosten entstehen. ProcessMind macht sichtbar, an welchen Stellen im Ablauf der Positionsverwaltung Engpässe auftreten und welche Genehmigungsschritte oder Benutzer für Verzögerungen verantwortlich sind. Die Analyse hilft, Ursachen zu ermitteln und gezielte Verbesserungen umzusetzen, damit Positionen schneller genehmigt werden.

Abweichungen von festgelegten Unternehmensrichtlinien bei der Erstellung, Änderung oder Umklassifizierung von Positionen können Auditrisiken und betriebliche Unstimmigkeiten verursachen. Sie schwächen die HR-Governance und können erhebliche Compliance-Strafen oder interne Konflikte nach sich ziehen. Die konsequente Einhaltung der Vorgaben in der Positionsverwaltung von Workday HCM ist entscheidend für die Integrität des Unternehmens. ProcessMind verfolgt jedes Ereignis im Lebenszyklus der Positionsverwaltung und weist auf nicht konforme Aktivitäten oder nicht autorisierte Änderungen hin. Die transparente Darstellung der Richtlinieneinhaltung hilft Ihnen, bewährte Vorgehensweisen durchzusetzen und sicherzustellen, dass alle Positionsmaßnahmen internen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Fehler in Positionsattributen wie Abteilung, Kostenstelle oder Jobfamilie führen zu ungenauen Berichten, falsch zugeordneten Budgets und mangelhaften Entscheidungen zur Personalplanung. Diese inkonsistenten Daten in Workday HCM beeinträchtigen die strategische Entscheidungsfindung und die betriebliche Effizienz. Fehlerhafte Positionsdaten können sich im gesamten Unternehmen auswirken, von der Gehaltsabrechnung bis zur Personalentwicklung. ProcessMind erkennt Unstimmigkeiten und mögliche Eingabefehler im Ablauf der Positionsverwaltung, indem Attributwerte aus verschiedenen Prozessphasen miteinander verglichen werden. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, die Dateneingabe zu standardisieren, die Datenqualität zu verbessern und eine Quelle der Wahrheit für alle positionsbezogenen Informationen zu pflegen.

Nach der ursprünglichen Erstellung werden Positionen häufig mehrfach geändert oder abgelehnt. Das deutet auf unklare Anträge oder unzureichende Genehmigungskriterien hin. Diese Nacharbeit kostet HR und Führungskräfte wertvolle Zeit, erhöht den Verwaltungsaufwand und verlängert den gesamten Lebenszyklus einer Position. Solche Ineffizienzen binden in der Positionsverwaltung von Workday HCM unnötig Ressourcen. ProcessMind zeigt wiederkehrende Nacharbeitsmuster und die Prozessphasen, in denen Änderungen besonders häufig vorkommen. Durch die Analyse von Ablehnungsgründen und Änderungsschleifen helfen wir Ihnen, Antragsformulare zu vereinfachen, Genehmigungsanforderungen klarer zu formulieren und unnötige Prozessschleifen zu verringern.

Nicht mehr benötigte Positionen bleiben oft lange im System aktiv. Das führt zu ungenauen Personalbestandsberichten, einer falschen Budgetzuordnung und möglichen Sicherheitsrisiken. Eine verspätete Deaktivierung in Workday HCM verschleiert den tatsächlichen Personalbestand und bindet unnötig Budget. So entstehen häufig „Geisterpositionen“, die Ressourcen beanspruchen, ohne einen Zweck zu erfüllen. ProcessMind zeigt, wie viel Zeit zwischen der Entscheidung, eine Position zu schließen, und ihrer vollständigen Deaktivierung im Prozess der Positionsverwaltung vergeht. Die Analyse macht die Schritte sichtbar, die Verzögerungen verursachen. So können Sie Abläufe zur Schließung beschleunigen und Ihre Organisationsstruktur aktuell und bedarfsgerecht halten.

Unternehmen fehlt oft der Überblick über den gesamten Weg einer Position von der Einleitung bis zur Schließung. Dadurch lassen sich Ineffizienzen und Engpässe im Prozess nur schwer erkennen. Dieses lückenhafte Verständnis in Workday HCM erschwert eine strategische Personalplanung und die vorausschauende Problemlösung. Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Ablauf ist es schwierig, die Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess zu optimieren. ProcessMind rekonstruiert den vollständigen Prozessablauf der Positionsverwaltung anhand von Event Logs und stellt jeden Schritt und Prozesspfad interaktiv dar. So können Sie die tatsächliche Ausführung nachvollziehen, Abweichungen erkennen und datengetriebene Entscheidungen zur Prozessverbesserung treffen.

Die Budgetgenehmigung für neue oder geänderte Positionen ist oft kompliziert und langwierig. Das verzögert wichtige Personalmaßnahmen, kann die Gewinnung qualifizierter Mitarbeitender erschweren und belastet Abteilungen, die auf neue Teammitglieder warten. Komplexe Genehmigungswege für Budgets können in Workday HCM zu einem erheblichen Engpass werden. ProcessMind bildet den gesamten Ablauf der Budgetgenehmigung in der Positionsverwaltung ab und zeigt Übergaben sowie Genehmigungsphasen, die zu Verzögerungen führen. Die Analyse hilft Ihnen, den Genehmigungs-Workflow zu vereinfachen, Zykluszeiten zu verkürzen und Personalentscheidungen schneller zu treffen.

Positionen werden häufig ohne klare Begründung oder einheitliche Kriterien umklassifiziert. Das erhöht den Verwaltungsaufwand, kann zu Problemen bei der Entgeltgleichheit führen und sorgt für Unklarheit bei den Aufgaben. Oft deutet dies auf unklare Positionsbeschreibungen zu Beginn oder fehlende Governance in Workday HCM hin. Unkontrollierte Umklassifizierungen können den Prozess der Positionsverwaltung erheblich beeinträchtigen. ProcessMind erkennt häufige Umklassifizierungen im Prozess der Positionsverwaltung und analysiert die Gründe sowie die beteiligten Benutzer. So lassen sich die Ursachen ermitteln und klare Richtlinien festlegen, um unnötigen Verwaltungsaufwand zu verringern.

Positionsattribute wie Jobfamilie oder Positionsart stimmen nicht immer mit den tatsächlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten überein. Das kann sich auf Vergütung, Karrierewege und Talentmanagement auswirken. Diese Abweichungen in Workday HCM erschweren eine wirksame Personalstrategie und die Entwicklung von Mitarbeitenden. Falsch definierte Positionen behindern strategische HR-Initiativen. ProcessMind setzt Änderungen an Positionsattributen mit den Aktivitäten im Lebenszyklus der Positionsverwaltung in Beziehung und zeigt, wann und wo Abweichungen entstehen. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, einheitliche Attributdefinitionen durchzusetzen und Positionen an den Anforderungen und Strukturen Ihres Unternehmens auszurichten.

Positionen werden häufig eingefroren oder ausgesetzt, aber nie vollständig deaktiviert oder geschlossen. So sammeln sich ungeklärte Fälle im System an. Diese „Zombie-Positionen“ in Workday HCM können Budget und Stellenplan binden und unnötigen Verwaltungsaufwand verursachen, ohne einem aktiven Zweck zu dienen. Sie weisen auf vergessene oder ins Stocken geratene Entscheidungen im Prozess der Positionsverwaltung hin. ProcessMind verfolgt den Lebenszyklus eingefrorener oder ausgesetzter Positionen und zeigt, wie lange sie inaktiv bleiben und warum sie nicht vollständig geschlossen werden. So können Sie klare Verfahren für die Klärung solcher Positionen festlegen, Rückstände vermeiden und die Datenqualität im System verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit deutlich zu verkürzen, die Anträge für neue Positionen in der Genehmigungshierarchie von Workday HCM benötigen. Schnellere Genehmigungen ermöglichen eine zügigere Personalgewinnung, senken die Kosten dafür und sorgen dafür, dass wichtige Stellen ohne unnötige Verzögerungen besetzt werden. Das wirkt sich direkt auf Produktivität und Wachstum des Unternehmens aus. ProcessMind identifiziert Engpässe in der Genehmigungskette von Workday HCM und zeigt, wo Verzögerungen entstehen und welche genehmigenden Personen oder Schritte den Ablauf verlangsamen. Durch die Analyse der Genehmigungszyklen für jede Positions-ID werden Möglichkeiten sichtbar, Anträge anders weiterzuleiten oder Schritte zu automatisieren. So lassen sich Genehmigungszeiten um 30 bis 50 % verkürzen.

Die vollständige Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften bei Positionsmaßnahmen wie Erstellung, Änderung oder Deaktivierung senkt rechtliche Risiken, vermeidet Strafen und sichert die Integrität des Prozesses „Hire to Retire – Positionsverwaltung“ in Workday HCM. Das schafft ein vertrauenswürdiges und verantwortungsbewusstes HR-Umfeld. ProcessMind vergleicht tatsächliche Prozessabläufe mit festgelegten Compliance-Regeln und macht Abweichungen sowie nicht autorisierte Schritte im Lebenszyklus der Positionsverwaltung sichtbar. So lassen sich Verstöße erkennen, etwa ausgelassene Genehmigungen oder fehlerhafte Dateneingaben. Unternehmen können gezielte Schulungen oder Systemkontrollen einführen, um die Vorgaben vollständig einzuhalten und Auditrisiken zu senken.

Dieses Ziel soll die Genauigkeit und Konsistenz aller positionsbezogenen Daten in Workday HCM verbessern, darunter Stellenbezeichnung, Abteilung und Kostenstelle. Korrekte Positionsdaten sind entscheidend für eine verlässliche Personalplanung, Budgetierung und Berichterstattung. Sie verhindern Fehler, die zu falschen Personalentscheidungen oder finanziellen Abweichungen im Prozess Hire to Retire – Positionsmanagement führen können. ProcessMind analysiert Event Logs, um Muster bei Datenabweichungen und häufige manuelle Korrekturen im Zusammenhang mit der Aktivität „Positionsattribute geändert“ zu erkennen. Die Analyse zeigt Ursachen inkonsistenter Dateneingaben oder Aktualisierungen auf, etwa fehlende Felder oder Benutzerfehler. So können Sie Datenvalidierungsregeln einführen und die Eingabe vereinfachen, um Fehler um 20–40 % zu reduzieren.

Ziel ist es, überflüssige Schritte und wiederholte Arbeit beim Ändern von Positionsattributen oder -status in Workday HCM zu vermeiden. Weniger Nacharbeit senkt die Betriebskosten, spart der Personalabteilung Zeit und verbessert Effizienz und Geschwindigkeit des Prozesses Hire to Retire – Positionsmanagement. Änderungen werden so gleich beim ersten Mal korrekt umgesetzt. ProcessMind visualisiert die Prozessvarianten rund um die Aktivität „Positionsattribute geändert“ und zeigt Schleifen auf, in denen Änderungen häufig rückgängig gemacht oder erneut eingegeben werden. Die Analyse beziffert die Kosten und den Zeitaufwand der Nacharbeit und zeigt, welche Aktivitäten oder Benutzergruppen dafür verantwortlich sind. Damit können Sie den Prozess neu gestalten und gezielte Schulungen anbieten, um Nacharbeitsfälle um 25–50 % zu reduzieren.

Dieses Ziel soll die Zeitspanne zwischen der Kennzeichnung einer Position zur Schließung und ihrer tatsächlichen Deaktivierung in Workday HCM deutlich verkürzen. Eine zeitnahe Deaktivierung sorgt für korrekte Personalbestandsberichte, gibt Budgetmittel frei und verhindert den Eindruck, dass nicht finanzierte Positionen noch offen sind. So lässt sich die Ressourcenplanung im Prozess Hire to Retire – Positionsmanagement verbessern. ProcessMind ermittelt die durchschnittliche Zykluszeit vom Zeitpunkt der Kennzeichnung einer Position zur Schließung bis zum Ereignis „Position deaktiviert“ und macht Verzögerungen sichtbar. Die Analyse zeigt Engpässe im Deaktivierungs-Workflow auf, etwa ausstehende Freigaben oder manuelle Prüfschritte. So können Sie den Prozess vereinfachen und die Zykluszeit der Deaktivierung um 30–60 % verkürzen.

Für eine vorausschauende Steuerung ist es entscheidend, alle Phasen im Lebenszyklus einer Position in Workday HCM transparent nachzuvollziehen, von der Anlage bis zur Schließung. Mehr Transparenz hilft den Beteiligten, den Fortschritt zu verfolgen, Probleme frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. So unterstützt der Prozess Hire to Retire – Positionsmanagement eine wirksame strategische Personalplanung. ProcessMind erstellt eine umfassende visuelle Darstellung aller Aktivitäten zu jeder Positions-ID und zeigt den gesamten Verlauf des Positionsmanagements unverfälscht. Die Analyse macht verborgene Prozessschritte und Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf sichtbar. Personal- und Finanzteams sehen dadurch genau, welchen Status eine Position hat und wie lange der Wechsel zwischen den Status dauert.

Ziel ist es, den Freigabeprozess für Positionsbudgets in Workday HCM schneller und effizienter zu gestalten. Vereinfachte Budgetfreigaben beschleunigen die Anlage neuer Rollen, verbessern die Genauigkeit der Finanzplanung und stellen sicher, dass Personalentscheidungen mit den finanziellen Rahmenbedingungen im Prozess Hire to Retire – Positionsmanagement übereinstimmen. ProcessMind analysiert die Aktivität „Positionsbudget genehmigt“ und ermittelt Dauer und Komplexität der vorangehenden Schritte sowie paralleler Freigaben. Die Analyse deckt ineffiziente Weiterleitungen, aufeinanderfolgende Engpässe und unnötige Prüfschritte auf. So können Sie den Workflow neu gestalten, Budgets schneller abschließen und Freigabezeiten um bis zu 40 % verkürzen.

Dieses Ziel soll die Zahl der Umklassifizierungen von Positionen in Workday HCM senken, die nicht erforderlich sind oder auf anfängliche Fehler zurückgehen. Weniger unnötige Umklassifizierungen verringern den Verwaltungsaufwand, sorgen für eine konsistente Organisationsstruktur und sichern die Datenqualität für die langfristige Personalplanung im Prozess Hire to Retire – Positionsmanagement. ProcessMind verfolgt Ereignisse zur Umklassifizierung von Positionen und analysiert die vorangehenden Aktivitäten und Attribute, um typische Auslöser und Muster nicht gerechtfertigter Änderungen zu erkennen. Die Analyse zeigt auch, wenn bei der ursprünglichen Anlage einer Position oder der Definition ihrer Attribute Fehler vorliegen könnten. Gezielte Schulungen und Prozessverbesserungen können so Umklassifizierungen um 15–30 % reduzieren.

Einheitliche Attribute wie Jobfamilie oder Positionstyp für vergleichbare Rollen schaffen Klarheit und Konsistenz in Workday HCM. Das verbessert die Genauigkeit bei der Talentsuche, vereinfacht Gehaltsvergleiche und erhöht die Datenqualität für ein wirksames Hire to Retire – Positionsmanagement. ProcessMind analysiert Ereignisse zur Änderung von Positionsattributen und zeigt unterschiedliche Attributwerte bei Positionen mit ähnlichen Titeln oder in ähnlichen Abteilungen auf. Die Analyse macht sichtbar, wenn Benutzer oder Abteilungen Positionsdaten unterschiedlich eingeben oder aktualisieren. Daraus lassen sich strengere Regeln für die Datenverwaltung ableiten und Attribute standardisieren, um Abweichungen um 20–35 % zu reduzieren.

Ziel ist es, Positionen, die in Workday HCM „eingefroren“ oder „ausgesetzt“ wurden, effizient zu bearbeiten. Sie sollen zeitnah reaktiviert, herabgestuft oder geschlossen werden. Eine schnelle Klärung verhindert, dass Positionen dauerhaft in einem unbestimmten Status verbleiben, und verbessert die Nutzung von Personalbestand und Budget im Prozess Hire to Retire – Positionsmanagement. ProcessMind erkennt Positionen, die länger als festgelegte Grenzwerte den Status „Position eingefroren/ausgesetzt“ haben, und zeigt die Dauer sowie typische Folgeschritte. Die Analyse deckt Engpässe und fehlende Auslöser bei der Klärung dieser Fälle auf. So können Sie eindeutige Richtlinien festlegen und Benachrichtigungen automatisieren, damit rechtzeitig gehandelt wird. Die Verzögerung lässt sich dadurch um bis zu 50 % verringern.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Hire to Retire – Positionsmanagements

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Template herunterladen
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Daten exportieren
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Datensatz hochladen
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vorformatierte Excel-Template für Positionsmanagementdaten herunter. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Datensatz die Anforderungen des Process Mining erfüllt.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der richtigen Datenstruktur von Anfang an vermeiden Sie Fehler und erleichtern die anschließende Analyse. So schaffen Sie eine solide Grundlage für Verbesserungen.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Excel-Template mit den passenden Spalten für Ihre Positionsmanagementdaten aus Workday HCM.

DAS ERHALTEN SIE

Ungenutzte Effizienzpotenziale im Positionsmanagement aufdecken

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Hire-to-Retire-Prozess im Bereich Positionsmanagement. Gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse und erkennen Sie, wo Sie gezielt optimieren können.
  • Den tatsächlichen Ablauf der Stellenerstellung visualisieren
  • Verzögerungen bei Genehmigungen in Workday HCM erkennen
  • Bereiche mit Compliance-Risiken identifizieren
  • Die Genauigkeit des Personalmodells verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Positionsmanagement mit Process Mining verbessern

Diese Ergebnisse zeigen, welche Verbesserungen Unternehmen durch Process Mining bei der Optimierung ihrer Workflows für das Hire to Retire – Positionsmanagement in Workday HCM erzielen können. Wenn sie Engpässe und Ineffizienzen erkennen, können sie Abläufe vereinfachen und die strategische Personalplanung verbessern.

0 % faster
Freigaben für Positionen beschleunigen

Kürzere Freigabezeit für neue Positionen

Process Mining erkennt und beseitigt Engpässe im Freigabe-Workflow und beschleunigt so die Anlage neuer Positionen deutlich. Unternehmen können wichtige Rollen schneller besetzen und die Zeit bis zur Einstellung verkürzen.
0 % compliant
Compliance konsequenter einhalten

Mehr regelkonforme Positionsvorgänge

Process Mining visualisiert Abweichungen von Standardverfahren und stellt so sicher, dass bei allen Positionsvorgängen, von der Anlage bis zur Deaktivierung, die erforderlichen Compliance-Prüfungen stattfinden. Dadurch sinken regulatorische Risiken und das Risiko von Beanstandungen bei Audits.
0 % less rework
Weniger Nacharbeit bei Positionsdaten

Weniger Attributänderungen nach der Anlage

Wenn Sie die Ursachen von Dateneingabefehlern bei der erstmaligen Anlage einer Position erkennen, sinkt der Bedarf an späteren Attributänderungen deutlich. Das verbessert die Datenqualität, vereinfacht die Abläufe in der Personalabteilung und spart dem Team wertvolle Zeit.
0 days faster
Deaktivierungen vereinfachen

Inaktive Positionen schneller schließen

Ein optimierter Deaktivierungsprozess stellt sicher, dass geschlossene Positionen zeitnah endgültig aus dem System entfernt werden. Das hält die Budgetdaten korrekt, bereinigt die HR-Stammdaten und verbessert die Ressourcenverteilung.
0 % fewer variants
Prozesse stärker standardisieren

Weniger Varianten im Lebenszyklus von Positionen

Process Mining deckt verborgene Varianten im Lebenszyklus von Positionen auf und ermöglicht es, Workflows zu standardisieren. Das sorgt für konsistentere Abläufe, vereinfacht Schulungen und schafft einen klareren Überblick über den gesamten Prozess.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Organisationsstruktur und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Process-Mining-Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung einer bestimmten Position innerhalb der Organisation. Sie dient als primäre Case-ID für den Positionsmanagementprozess.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ist wichtig, um den gesamten Lebenszyklus einer Position nachzuverfolgen, den Prozess durchgängig zu analysieren und Engpässe oder Abweichungen in einzelnen Cases zu erkennen.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung und benutzerspezifischer Verhaltensmuster sowie die Ermittlung von Schulungsbedarf und besonders leistungsstarken Mitarbeitenden.

Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde. Er dient zur Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten.

Warum das wichtig ist

Sie ist erforderlich, um die Dauer von Aktivitäten genau zu berechnen und aktive Verarbeitungszeit von Wartezeit zu unterscheiden.

Der aktuelle oder historische Status der Position, zum Beispiel „Offen“, „Besetzt“, „Eingefroren“ oder „Geschlossen“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert wichtigen Kontext zum Zustand einer Position. Damit können Sie untersuchen, wie lange Positionen eingefroren bleiben, und ihre Entwicklung im Lebenszyklus nachverfolgen.

Der angegebene Grund für ein Änderungsereignis, etwa eine Neubewertung, Änderung oder Schließung einer Position.

Warum das wichtig ist

Das Attribut erklärt den geschäftlichen Hintergrund von Aktivitäten wie Änderungen und Neubewertungen und hilft, die Ursachen für Prozessabweichungen zu untersuchen.

Die Abteilung oder die übergeordnete Organisation, zu der die Position gehört.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht es, die Prozessleistung verschiedener Organisationseinheiten zu filtern und zu vergleichen sowie abteilungsspezifische Engpässe und Effizienzpotenziale zu erkennen.

Die der Position zugeordnete finanzielle Kostenstelle. Sie dient der Budgetierung und Finanzberichterstattung.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ergänzt die Analyse um eine finanzielle Dimension. So können Sie Prozesse nach Budgeteinheit auswerten und Engpässe bei der Budgetierung untersuchen.

Eine Gruppe von Berufen mit ähnlichen Merkmalen, Kompetenzen und Aufgaben, zum Beispiel „Engineering“ oder „Personalwesen“.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine übergeordnete Analyse von Rollen und unterstützt die Standardisierung sowie die Untersuchung von Neubewertungen zwischen verwandten Berufskategorien.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Damit beginnt der Lebenszyklus des Positionsmanagements: Eine Anfrage zur Anlage einer neuen Position wird offiziell eingereicht. Workday erfasst dies als explizites Ereignis, wenn ein Benutzer den Geschäftsprozess „Position anlegen“ startet.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist das zentrale Startereignis des Prozesses. Die Zeitspanne zwischen diesem Ereignis und den anschließenden Freigaben ist entscheidend, um die Effizienz des gesamten Zyklus zur Anlage einer Position zu messen.

Ein wichtiger Meilenstein: Die Finanzabteilung oder eine für das Budget zuständige Person bestätigt, dass Mittel für die neue Position verfügbar sind. Workday erfasst dieses Ereignis, wenn die zuständige freigebende Person den Budgetfreigabeschritt im Geschäftsprozess abschließt.

Warum das wichtig ist

Die Budgetfreigabe ist häufig ein wesentlicher Engpass. Wenn Sie die Zykluszeit dieser Aktivität messen, können Sie Finanzprüfungen vereinfachen und Einstellungen beschleunigen.

Diese Aktivität kennzeichnet die erfolgreiche Anlage und offizielle Existenz der Position im Workday-System. Sie wird erfasst, wenn der Geschäftsprozess „Position anlegen“ erfolgreich abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert das Ende der Freigabephase und zeigt an, dass die Position besetzt werden kann. Er ist entscheidend für die Messung der gesamten Freigabezykluszeit als KPI.

Dieses Ereignis zeigt an, dass ein oder mehrere Attribute einer bestehenden Position, etwa Stellenbezeichnung oder Abteilung, geändert wurden. Workday protokolliert es ausdrücklich, wenn ein Benutzer den Geschäftsprozess „Positionsbeschränkungen bearbeiten“ erfolgreich abschließt.

Warum das wichtig ist

Häufige Änderungen können auf Eingabefehler, veränderte Rollen oder ineffiziente Prozesse hindeuten. Die Analyse dieser Aktivität ist wichtig für das Dashboard „Nacharbeitsanalyse von Positionsdaten“ und für die Verbesserung der Datenqualität.

Dieses Ereignis zeigt an, dass eine Position nicht mehr aktiv ist und nicht besetzt werden kann. Häufig ist dies ein vorbereitender Schritt vor der endgültigen Schließung. Workday erfasst es ausdrücklich nach Abschluss des Geschäftsprozesses „Position deaktivieren“.

Warum das wichtig ist

Die Deaktivierung ist ein wichtiger Meilenstein im Lebenszyklus einer Position und von ihrer endgültigen Schließung zu unterscheiden. Die Zeit zwischen Deaktivierung und Schließung zeigt, wie effizient die Organisationsstruktur administrativ bereinigt wird.

Dies ist die letzte Aktivität im Lebenszyklus einer Position. Sie steht für die dauerhafte Entfernung der Position aus der Organisation. Workday erfasst das Ereignis nach erfolgreichem Abschluss des Geschäftsprozesses „Position schließen“.

Warum das wichtig ist

Als abschließendes Ereignis der meisten Cases markiert diese Aktivität das Ende des Lebenszyklus einer Position. Sie ist wichtig, um die gesamte Prozessdauer zu verstehen und korrekte Personalbestandsdaten zu führen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Positionsmanagementprozesse in Workday und macht verborgene Engpässe und Abweichungen sichtbar. Die Analyse zeigt Ineffizienzen bei Freigaben, Datenänderungen und Deaktivierungen auf und hilft Ihnen, konkrete Verbesserungsbereiche zu bestimmen. Wenn Sie den tatsächlichen Prozess kennen, können Sie datengetriebene Entscheidungen treffen, Abläufe vereinfachen und die Effizienz insgesamt steigern.

Für das Positionsmanagement benötigen Sie vor allem Event-Log-Daten zu Positionsvorgängen wie Anlage, Änderungen, Freigaben und Deaktivierungen. Zu den wichtigsten Attributen gehören eine eindeutige Positions-ID als Case-ID, die Bezeichnung der jeweiligen Aktivität und ein Timestamp für deren Ausführung. Weitere relevante Daten, etwa zu den Rollen der Freigebenden, zum Positionsstatus und zu Begründungscodes, liefern zusätzlichen Kontext für die Analyse.

Für den Datenexport aus Workday kommen in der Regel die Standard-Berichtsfunktionen, benutzerdefinierte Berichte oder Workday-APIs zum Einsatz. Definieren Sie Berichte, die für jedes Ereignis im Lebenszyklus einer Position die Positions-ID, den Aktivitätstyp und die Timestamps erfassen. Achten Sie darauf, dass die exportierten Ereignisse chronologisch sortiert sind, damit sich der Prozess korrekt rekonstruieren lässt.

Process Mining macht langsame Freigabezyklen für neue Positionen, Verstöße gegen Richtlinien bei Positionsvorgängen und inkonsistente Positionsdaten sichtbar. Die Analyse zeigt häufige Nacharbeit, ineffiziente Budgetfreigaben und stockende Abläufe bei eingefrorenen oder ausgesetzten Positionen auf. Anhand dieser Muster können Sie die Ursachen gezielt angehen und wirksame Lösungen umsetzen.

Sie können mit kürzeren Freigabezyklen für neue Positionen und genaueren Daten in Ihrem Workday-System rechnen. Process Mining hilft dabei, eine Compliance-Rate von 100 % bei Positionsvorgängen sicherzustellen und die Deaktivierung geschlossener Positionen zu beschleunigen. Außerdem erhalten Sie einen besseren durchgängigen Überblick über Positionen und können Abläufe vereinfachen.

Der erste Datenexport und die Einrichtung des Modells können je nach Komplexität der Daten und verfügbaren Ressourcen einige Wochen dauern. Sobald die Datenpipeline eingerichtet ist, lassen sich in der Regel innerhalb von 4–6 Wochen erste verwertbare Erkenntnisse gewinnen. Die kontinuierliche Überwachung zeigt anschließend weitere Möglichkeiten zur Optimierung auf.

Für den Export der benötigten Event-Log-Daten benötigen Sie Zugriff auf die Berichtsfunktionen oder APIs von Workday. Außerdem brauchen Sie ein Process-Mining-Tool oder eine Plattform, um die Daten zu übernehmen, zu modellieren und zu analysieren. Grundkenntnisse in der Datenverarbeitung, etwa mit SQL oder Skriptsprachen, können die Datenaufbereitung erleichtern.

Ja. Process Mining eignet sich gut für die Konformitätsprüfung im Positionsmanagement. Es kann Abweichungen von festgelegten Workflows automatisch erkennen und Fälle aufzeigen, in denen Richtlinien umgangen oder nicht eingehalten wurden. So können Sie Verstöße frühzeitig angehen und die Governance stärken.

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