> Continue procesverbetering > Hire to Retire functiebeheer > Workday HCM

Verbeter je Hire to Retire-proces voor positiebeheer

Optimaliseer Workday HCM met onze 6-stappengids voor meer efficiëntie.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Hire to Retire-proces voor positiebeheer
Hire to Retire - functiebeheer
Workday
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (10) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer functiebeheer in Workday HCM voor efficiënte personeelsplanning

Complexe goedkeuringsflows en compliance-uitdagingen maken effectief positiebeheer vaak lastig. Ons platform helpt je knelpunten in je processen te vinden en laat zien waar de bedrijfsvoering efficiënter kan. Door deze inefficiënties zichtbaar te maken, houd je je personeelsmodel accuraat en flexibel. Dat leidt tot een betere inzet van middelen en een effectievere organisatie.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Hire to Retire - Position Management optimaliseren?

Effectief positiemanagement vormt de basis voor strategische personeelsplanning en efficiënte bedrijfsvoering binnen elke organisatie, zeker wanneer je een systeem als Workday HCM gebruikt. Het Hire to Retire - Position Management-proces bestaat uit een complexe reeks stappen, van het indienen van een aanvraag voor een nieuwe positie tot het uiteindelijk sluiten of deactiveren ervan. Inefficiënties in dit belangrijke proces kunnen leiden tot grote bedrijfsproblemen, zoals vertraging bij het invullen van essentiële functies, slecht afgestemde afdelingsbudgetten, compliance-risico's rond personeelsstructuren en onjuiste rapportages in Workday HCM. Zonder duidelijk zicht op de werkelijke flow van deze activiteiten hebben organisaties vaak te maken met lange doorlooptijden, onnodig herstelwerk en een reactieve aanpak van personeelsbehoeften. Hire to Retire - Position Management optimaliseren gaat dus niet alleen over efficiëntie. Het zorgt er ook voor dat je organisatie wendbaar en compliant is en klaar is voor groei.

Hoe process mining positiemanagement verbetert

Process mining biedt een datagedreven manier om het werkelijke verloop van je Hire to Retire - Position Management-proces in Workday HCM zichtbaar te maken. Door event logs te analyseren, waarbij elke regel een activiteit rond een specifieke Position ID vertegenwoordigt, bouwt process mining een objectief overzicht van de volledige levenscyclus van een positie op. Zo kun je elk pad van een positie visueel in kaart brengen, van "Position Request Initiated" tot "Position Activated" of "Position Closed". Je ziet precies waar knelpunten ontstaan, bijvoorbeeld bij langdurige goedkeuringsstappen door specifieke managers of afdelingen, of bij onverwachte herstelwerkloops waarin "Position Attributes Modified" vaak na de eerste aanmaak voorkomt. Deze methode gaat verder dan anekdotische signalen. Je krijgt concrete inzichten in werkelijke doorlooptijden, procesafwijkingen en compliancehiaten. Dit detailniveau is belangrijk om te bepalen hoe je Hire to Retire - Position Management kunt verbeteren en de bedrijfsvoering in Workday HCM efficiënter kunt maken.

Belangrijkste verbeterpunten

Process mining voor Hire to Retire - Position Management brengt meestal verschillende gebieden aan het licht waar je kunt optimaliseren:

  • Goedkeuringsdoorlooptijden verkorten: Identificeer de specifieke stappen en personen of groepen die vertraging veroorzaken bij de goedkeuring van nieuwe of gewijzigde posities. Zo verkort je de totale doorlooptijd van het indienen van een aanvraag tot het aanmaken van een positie in Workday HCM die klaar is voor werving.
  • Compliance en governance verbeteren: Maak zichtbaar waar verplichte stappen, zoals "Position Budget Approved" of "Position Reviewed for Compliance", worden overgeslagen, in de verkeerde volgorde worden uitgevoerd of veel herstelwerk vereisen. Zo sluiten je personeelsprocessen aan op interne beleidsregels en wettelijke vereisten.
  • Herstelwerk en afwijkingen beperken: Breng patronen van veelvuldige wijzigingen of herclassificaties aan het licht. Die kunnen wijzen op onduidelijke initiële vereisten of onvoldoende training. Minder afwijkingen maakt het proces efficiënter en verbetert de datakwaliteit in Workday HCM.
  • Capaciteit beter verdelen: Krijg zicht op teams of rollen die te zwaar worden belast met taken rond positiemanagement. Met die informatie kun je het werk beter verdelen en de productiviteit van het team verbeteren.
  • Dataintegriteit verbeteren: Door de volledige levenscyclus te volgen, ontdek je inconsistenties in de manier waarop positieattributen worden beheerd en bijgewerkt. Zo weerspiegelt je Workday HCM-data de organisatiestructuur beter.

Verwachte resultaten van procesoptimalisatie

Door process mining te gebruiken om Hire to Retire - Position Management te analyseren en te verbeteren, kunnen organisaties concrete en meetbare resultaten behalen:

  • Kortere doorlooptijden: Verminder de tijd die nodig is om posities aan te maken, goed te keuren en te activeren. Zo werf je sneller talent en reageer je sneller op bedrijfsbehoeften. Je leert hoe je de doorlooptijd van Hire to Retire - Position Management effectief verkort.
  • Kostenbesparing: Gebruik capaciteit beter, verminder handmatig werk en voorkom budgetoverschrijdingen door inefficiënt positiemanagement.
  • Betere compliance: Zorg voor een consistente naleving van interne beleidsregels en externe regelgeving. Zo beperk je risico's en ben je beter voorbereid op audits.
  • Betere personeelsplanning: Krijg een duidelijker, datagedreven beeld van je organisatiestructuur en personeelsbehoeften. Daarmee kun je binnen Workday HCM proactiever en strategischer plannen.
  • Meer wendbaarheid: Reageer sneller op veranderingen in de markt en op nieuwe bedrijfsbehoeften dankzij een efficiënt en transparant positiemanagementproces.

Aan de slag met je optimalisatietraject

Je Hire to Retire - Position Management-proces in Workday HCM verbeteren met process mining is een strategische investering in de toekomst van je organisatie. Deze aanpak geeft je de duidelijkheid en concrete inzichten die nodig zijn om complexe, vaak ondoorzichtige processen efficiënter te maken. Door de werkelijke flow van je positiemanagementactiviteiten te begrijpen, kun je de efficiëntie, compliance en wendbaarheid van je organisatie aanzienlijk verbeteren. Begin vandaag met het ontdekken van deze inzichten en verbeter je positiemanagement in Workday HCM.

Hire to Retire - functiebeheer Positiebeheer Efficiënte personeelsbezetting HR-compliance Personeelsplanning Organisatiestructuur HR-bedrijfsvoering H2R Human Capital Management HCM Organisatieontwerp

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertragingen bij goedkeuringen door managers, HR of budgetverantwoordelijken zorgen voor grote opstoppingen bij het invullen van belangrijke functies. Hierdoor loopt de time-to-hire op en komen projectplanningen en de efficiëntie van de bedrijfsvoering onder druk te staan. Lange goedkeuringscycli in Workday HCM Position Management kunnen leiden tot gemiste kansen om talent aan te trekken en hogere bedrijfskosten door onderbezetting. ProcessMind maakt zichtbaar waar deze knelpunten ontstaan door de procesflow van Hire to Retire - Position Management in kaart te brengen. Zo zie je welke goedkeuringsstappen en gebruikers voor vertraging zorgen. Onze analyse helpt je de oorzaken te vinden en gerichte verbeteringen door te voeren, zodat posities sneller worden goedgekeurd.

Afwijkingen van vastgelegd organisatiebeleid bij het aanmaken, wijzigen of herclassificeren van posities kunnen leiden tot auditrisico's en inconsistenties in de bedrijfsvoering. Dit verzwakt HR-governance en kan resulteren in aanzienlijke complianceboetes of interne geschillen. Strikte compliance binnen Workday HCM Position Management is belangrijk voor de integriteit van je organisatie. ProcessMind volgt elke gebeurtenis in de levenscyclus van Hire to Retire - Position Management en markeert niet-conforme activiteiten of ongeautoriseerde wijzigingen. Je krijgt een transparant beeld van de naleving van beleid, zodat je best practices kunt afdwingen en ervoor kunt zorgen dat alle positieacties voldoen aan wettelijke en interne normen.

Fouten in positieattributen, zoals afdeling, kostenplaats of job family, leiden tot onjuiste rapportages, verkeerd toegewezen budgetten en slechte beslissingen over personeelsplanning. Deze inconsistentie in Workday HCM-data heeft rechtstreeks invloed op strategische besluitvorming en de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Onjuiste positiegegevens kunnen gevolgen hebben voor de hele organisatie, van salarisadministratie tot talentontwikkeling. ProcessMind identificeert verschillen en fouten bij gegevensinvoer binnen het Hire to Retire - Position Management-proces door attribuutwaarden in verschillende procesfasen te vergelijken. Met deze inzichten kun je gegevensinvoer standaardiseren, de datakwaliteit verbeteren en één betrouwbare bron voor alle positiegegevens onderhouden.

Posities worden na de eerste aanmaak vaak meerdere keren gewijzigd of afgewezen. Dat wijst op problemen met de duidelijkheid van de oorspronkelijke aanvraag of met de goedkeuringscriteria. Dit herstelwerk kost HR en managers veel tijd, verhoogt de administratieve last en verlengt de totale levenscyclus van de positie. Binnen Workday HCM Position Management zorgen zulke inefficiënties voor onnodig capaciteitsverlies. ProcessMind brengt veelvoorkomende herstelwerkpatronen aan het licht en identificeert de fasen waarin wijzigingen het vaakst voorkomen binnen het Hire to Retire - Position Management-proces. Door afwijzingsredenen en wijzigingsloops te analyseren, helpen we je aanvraagformulieren te verbeteren, goedkeuringsvereisten te verduidelijken en onproductieve cycli te verminderen.

Posities die niet meer nodig zijn, blijven vaak lange tijd actief in het systeem. Dat leidt tot onjuiste headcount-rapportages, verkeerd toegewezen budgetten en mogelijke beveiligingsrisico's. Vertraagde deactivering in Workday HCM vertroebelt de werkelijke stand van je personeelsbestand en houdt onnodig budget vast. Zo ontstaan vaak "spookposities" die capaciteit gebruiken zonder nog een doel te dienen. ProcessMind laat zien hoeveel tijd er werkelijk verstrijkt tussen het moment waarop een positie voor sluiting wordt gemarkeerd en de volledige deactivering ervan binnen het Hire to Retire - Position Management-proces. Onze analyse wijst de stappen aan die vertraging veroorzaken, zodat je sluitingsworkflows kunt versnellen en je organisatiestructuur actueel houdt.

Organisaties hebben vaak moeite om de volledige reis van een positie, van initiatie tot sluiting, te overzien. Daardoor is het lastig om algemene procesinefficiënties of knelpunten te herkennen. Dit versnipperde beeld binnen Workday HCM belemmert strategische personeelsplanning en proactieve probleemoplossing. Zonder duidelijk end-to-end-overzicht is het moeilijk om het Hire to Retire - Position Management-proces te verbeteren. ProcessMind reconstrueert de volledige procesflow van Hire to Retire - Position Management uit event logs en biedt een interactieve visuele kaart van elke stap en elk gevolgd pad. Met dit overzicht begrijp je hoe het proces werkelijk wordt uitgevoerd, herken je afwijkingen en neem je datagedreven beslissingen voor procesverbetering.

Goedkeuring van budgetten voor nieuwe of gewijzigde posities verloopt vaak omslachtig en traag, waardoor belangrijke personeelsinitiatieven vertraging oplopen. Dat kan leiden tot gemiste kansen om toptalent aan te nemen en zet druk op afdelingen die op nieuwe medewerkers wachten. Complexe budgetgoedkeuringspaden in Workday HCM kunnen een groot knelpunt worden. ProcessMind brengt de volledige route van budgetgoedkeuring binnen het Hire to Retire - Position Management-proces in kaart. Je ziet welke overdrachtsmomenten en goedkeuringsfasen voor grote vertragingen zorgen. Met onze analyse kun je de workflow voor budgetgoedkeuring verbeteren, doorlooptijden verkorten en sneller beslissen over personeelsbezetting.

Posities worden vaak geherclassificeerd zonder duidelijke onderbouwing of gestandaardiseerde criteria. Dat leidt tot extra administratief werk, mogelijke problemen met beloningsgelijkheid en onduidelijkheid over functies. Vaak wijst dit op onduidelijke eerste positiedefinities of onvoldoende governance in Workday HCM. Ongecontroleerde herclassificaties kunnen het Hire to Retire - Position Management-kader chaotisch maken. ProcessMind identificeert patronen van veelvuldige herclassificaties binnen het Hire to Retire - Position Management-proces en analyseert de redenen en betrokken gebruikers. Zo ontdek je de oorzaken en kun je duidelijkere richtlijnen opstellen en onproductief administratief werk verminderen.

Positieattributen, zoals job family of type, sluiten niet altijd aan op de werkelijke rollen en verantwoordelijkheden. Dat leidt tot problemen met beloning, loopbaanpaden en talentmanagement. Deze mismatch binnen Workday HCM kan een effectieve personeelsstrategie en medewerkerontwikkeling belemmeren. Onjuist gedefinieerde posities staan strategische HR-initiatieven in de weg. ProcessMind koppelt wijzigingen in positieattributen aan procesactiviteiten in de levenscyclus van Hire to Retire - Position Management. Zo zie je waar en wanneer attributen niet meer overeenkomen. Met deze inzichten kun je consistente attribuutdefinities afdwingen en ervoor zorgen dat posities de behoeften en structuur van je organisatie correct weerspiegelen.

Posities worden vaak bevroren of opgeschort, maar nooit volledig gedeactiveerd of gesloten. Daardoor stapelen onopgeloste items zich op in het systeem. Deze "zombieposities" in Workday HCM houden budget en headcount vast en zorgen voor administratieve rommel zonder een actief doel te dienen. Ze staan voor vergeten of vastgelopen beslissingen binnen het Hire to Retire - Position Management-proces. ProcessMind volgt de levenscyclus van bevroren of opgeschorte posities binnen het Hire to Retire - Position Management-proces. Je ziet hoe lang ze in een inactieve status blijven en waarom ze niet volledig worden gesloten. Zo kun je duidelijke procedures opstellen om deze posities af te handelen, ophoping voorkomen en je systeem schoon houden.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd die nieuwe positieaanvragen nodig hebben om de goedkeuringshiërarchie in Workday HCM te doorlopen. Snellere goedkeuring betekent sneller werven, lagere kosten voor talentacquisitie en het tijdig invullen van belangrijke functies. Dat heeft rechtstreeks effect op de productiviteit en groei van de organisatie. ProcessMind identificeert specifieke knelpunten in de goedkeuringsketen van Workday HCM. Je ziet waar vertraging ontstaat en welke goedkeurders of stappen het proces vertragen. Door goedkeuringsdoorlooptijden per Position ID te analyseren, brengt ProcessMind mogelijkheden aan het licht om aanvragen om te leiden of stappen te automatiseren. Zo kunnen goedkeuringstijden met 30-50% worden verkort.

100% compliance bij positieacties, zoals aanmaak, wijziging of deactivering, zorgt ervoor dat je interne beleidsregels en externe regelgeving naleeft. Dit beperkt juridische risico's, voorkomt boetes en bewaakt de integriteit van het Hire to Retire - Position Management-proces in Workday HCM. Zo bouw je aan een betrouwbare en controleerbare HR-omgeving. ProcessMind vergelijkt werkelijke procesflows met vastgelegde complianceregels en markeert afwijkingen en ongeautoriseerde stappen in de levenscyclus van Position Management. Je ziet gevallen van niet-naleving, zoals overgeslagen goedkeuringen of onjuiste gegevensinvoer. Daarmee kun je gerichte training of systeemcontroles invoeren om volledige compliance te bereiken en auditrisico's te beperken.

Dit doel richt zich op een hogere nauwkeurigheid en consistentie van alle positiegegevens in Workday HCM, waaronder attributen zoals titel, afdeling en kostenplaats. Nauwkeurige positiegegevens zijn belangrijk voor betrouwbare personeelsplanning, budgettering en rapportage. Ze voorkomen fouten die kunnen leiden tot verkeerde personeelsbeslissingen of financiële afwijkingen binnen Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyseert event logs om patronen van gegevensverschillen of veelvuldige handmatige correcties rond Position Attributes Modified-activiteiten te herkennen. Je ziet de oorzaken van inconsistente gegevensinvoer of updates, zoals ontbrekende velden of gebruikersfouten. Zo kun je validatieregels en efficiëntere invoerprocessen invoeren en fouten met 20-40% verminderen.

Het doel is om overbodige stappen en herhaald werk bij het bijwerken van positieattributen of statussen in Workday HCM te verwijderen. Minder herstelwerk verlaagt de operationele kosten, bespaart HR-medewerkers tijd en verbetert de efficiëntie en snelheid van Hire to Retire - Position Management. Zo worden wijzigingen meteen goed doorgevoerd. ProcessMind visualiseert procesvarianten voor Position Attributes Modified-activiteiten en identificeert loops waarin wijzigingen vaak worden teruggedraaid of opnieuw ingevoerd. Je ziet hoeveel tijd en kosten het herstelwerk veroorzaakt en welke activiteiten of gebruikersgroepen daarvoor verantwoordelijk zijn. Daarmee kun je het proces opnieuw ontwerpen en gerichte training geven om herstelwerk met 25-50% te verminderen.

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd tussen het markeren van een positie voor sluiting en de daadwerkelijke deactivering ervan in Workday HCM. Snelle deactivering zorgt voor betrouwbare headcount-rapportages, maakt budget vrij en voorkomt de indruk dat er openstaande, niet-gefinancierde posities zijn. Zo verbeter je het capaciteitsbeheer binnen het Hire to Retire - Position Management-proces. ProcessMind berekent de gemiddelde doorlooptijd tot de gebeurtenis Position Deactivated nadat een positie voor sluiting is gemarkeerd. Zo worden vertragingen zichtbaar. Je ziet knelpunten in de deactiveringsworkflow, zoals openstaande goedkeuringen of handmatige controles. Daarmee kun je het proces verbeteren en de doorlooptijd van deactivering met 30-60% verkorten.

Volledige transparantie over elke fase van de levenscyclus van een positie, van initiatie tot sluiting in Workday HCM, is belangrijk voor proactief beheer. Met beter zicht kunnen betrokkenen de voortgang volgen, problemen eerder verwachten en beter onderbouwde beslissingen nemen. Zo ondersteunt het Hire to Retire - Position Management-proces de strategische personeelsplanning beter. ProcessMind maakt voor elke Position ID een volledige visuele kaart van alle activiteiten. Je krijgt een onbelemmerd beeld van de hele positiemanagementreis. Verborgen processtappen en afwijkingen van het ideale pad worden zichtbaar. HR- en financiële teams zien waar elke positie staat en hoeveel tijd het kost om van status te veranderen.

Het doel is om het goedkeuringsproces voor positiebudgetten in Workday HCM sneller en efficiënter te maken. Efficiëntere budgetgoedkeuring versnelt het aanmaken van nieuwe rollen, verbetert de nauwkeurigheid van financiële planning en zorgt ervoor dat personeelsbeslissingen aansluiten op budgettaire grenzen binnen het Hire to Retire - Position Management-proces. ProcessMind analyseert de activiteit "Position Budget Approved" en brengt de duur en complexiteit van voorafgaande stappen en parallelle goedkeuringen in kaart. Je ziet inefficiënte routering, opeenvolgende knelpunten en onnodige beoordelingsfasen. Daarmee kun je de workflow opnieuw inrichten, budgetten sneller definitief maken en goedkeuringstijden tot 40% verkorten.

Dit doel is gericht op het verminderen van herclassificaties in Workday HCM die niet echt nodig zijn of door fouten bij de eerste aanmaak ontstaan. Minder onnodige herclassificaties bespaart administratief werk, zorgt voor een consistente organisatiestructuur en bewaakt de dataintegriteit voor langetermijnplanning binnen Hire to Retire - Position Management. ProcessMind volgt gebeurtenissen van het type "Position Reclassified" en analyseert voorafgaande activiteiten en attributen om veelvoorkomende oorzaken of patronen van onnodige wijzigingen te vinden. Je ontdekt waar de eerste aanmaak of attribuutdefinitie tekortschiet. Zo kun je gerichte training of procesverbeteringen inzetten en herclassificaties met 15-30% verminderen.

Door attributen zoals job family of positietype voor vergelijkbare rollen in de hele organisatie te standaardiseren, ontstaat meer consistentie en duidelijkheid in Workday HCM. Dit verbetert de nauwkeurigheid van talentzoekopdrachten, vereenvoudigt beloningsbenchmarking en verhoogt de datakwaliteit voor effectief Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyseert gebeurtenissen van het type "Position Attributes Modified" en identificeert verschillen in attribuutwaarden bij posities met vergelijkbare titels of afdelingen. Je ziet inconsistenties in de manier waarop gebruikers of afdelingen positiegegevens invoeren en bijwerken. Daarmee kun je strikter databeheer invoeren en attributen standaardiseren, met 20-35% minder variatie.

Het doel is om posities die in Workday HCM zijn "bevroren" of "opgeschort" efficiënt af te handelen, zodat ze tijdig opnieuw worden geactiveerd, gedeclassificeerd of gesloten. Een snelle oplossing voorkomt dat posities in een onduidelijke status blijven hangen en verbetert het gebruik van headcount en budget binnen Hire to Retire - Position Management. ProcessMind identificeert posities die langer dan de vastgestelde drempel in de status "Position Frozen/Suspended" blijven. Je ziet hoelang dat duurt en welke vervolgstappen meestal worden genomen. Ook worden knelpunten of ontbrekende triggers zichtbaar. Zo kun je duidelijker beleid opstellen en meldingen automatiseren, waardoor de vertraging met maximaal 50% afneemt.

Het 6-stappenverbeteringspad voor Hire to Retire-Position Management

1

Download het template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download het template

Wat je moet doen

Download het voorgeformatteerde Excel-template voor Position Management-data. Zo sluit de dataset aan op de vereisten voor process mining.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin voorkom je fouten en verloopt de verdere analyse eenvoudiger. Zo leg je een goede basis voor verbetering.

Verwacht resultaat

Een gebruiksklaar Excel-template met de juiste kolommen voor Workday HCM Position Management-data.

WAT JE KRIJGT

Verborgen efficiëntie in positiebeheer zichtbaar maken

ProcessMind visualiseert je volledige Hire to Retire - positiebeheerproces. Ontdek belangrijke inzichten en zie meteen waar optimalisatie nodig is.
  • De werkelijke flow van het aanmaken van posities visualiseren
  • Goedkeuringsvertragingen in Workday HCM vinden
  • Risicogebieden voor compliance identificeren
  • De nauwkeurigheid van je personeelsmodel verbeteren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Position Management verbeteren met process mining

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties kunnen bereiken door process mining in te zetten voor hun Hire to Retire - Position Management-workflows in Workday HCM. Door knelpunten en inefficiënties te vinden, kunnen bedrijven hun processen verbeteren en hun strategische personeelsplanning versterken.

0 % faster
Snellere goedkeuring van posities

Kortere doorlooptijd voor goedkeuring van nieuwe posities

Process mining brengt knelpunten in de goedkeuringsworkflow aan het licht, zodat je ze kunt wegnemen en nieuwe posities sneller kunt aanmaken. Organisaties kunnen daardoor belangrijke functies sneller invullen en de tijd tot indiensttreding verkorten.
0 % compliant
Betere naleving van compliance-eisen

Meer positieacties die aan de regels voldoen

Door afwijkingen van standaardprocedures zichtbaar te maken, helpt process mining ervoor te zorgen dat alle positieacties, van aanmaken tot deactiveren, de benodigde compliancecontroles bevatten. Zo beperk je regelgevingsrisico's en auditrisico's.
0 % less rework
Minder herstelwerk aan positiegegevens

Minder wijzigingen in attributen na het aanmaken

Door de grondoorzaken van datafouten bij het instellen van een positie te vinden, neemt de behoefte aan latere wijzigingen in attributen sterk af. Dat verbetert de datakwaliteit, maakt HR-processen efficiënter en geeft het HR-team tijd terug.
0 days faster
Eenvoudigere deactivering

Snellere afsluiting van inactieve posities

Door het deactiveringsproces voor gesloten posities te optimaliseren, worden deze sneller formeel uit het systeem verwijderd. Zo blijven budgetgegevens actueel, blijft HR-masterdata schoon en kunnen middelen beter worden toegewezen.
0 % fewer variants
Meer standaardisatie van het proces

Minder varianten in de levenscyclus van posities

Process mining maakt verborgen varianten in de levenscyclus van posities zichtbaar, zodat workflows kunnen worden gestandaardiseerd. Dat zorgt voor meer consistentie in de bedrijfsvoering, vereenvoudigt trainingen en geeft een duidelijker beeld van het end-to-endproces.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit, organisatiestructuur en datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die bij verschillende process mining-implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de set uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een specifieke positie binnen de organisatie. Deze dient als primaire case-ID voor het Position Management-proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is nodig om de volledige levenscyclus van een positie te volgen. Zo kun je het proces end-to-end analyseren en knelpunten of afwijkingen in specifieke cases vinden.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van de verdeling van de werklast en gebruikersgedrag mogelijk en helpt bij het herkennen van trainingsbehoeften of goed presterende medewerkers.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond. Deze wordt gebruikt om de duur van afzonderlijke activiteiten te berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is nodig om de precieze duur van activiteiten te berekenen en actieve verwerkingstijd te onderscheiden van inactieve wachttijd.

De huidige of historische status van de positie, zoals 'Open', 'Filled', 'Frozen' of 'Closed'.

Waarom dit belangrijk is

Biedt belangrijke context over de status van een positie. Hiermee kun je de veroudering van bevroren posities analyseren en de voortgang door de levenscyclus volgen.

De reden die is opgegeven voor een wijziging, zoals een herindeling, aanpassing of sluiting van een positie.

Waarom dit belangrijk is

Verklaart de zakelijke context achter procesactiviteiten zoals aanpassingen en herindelingen. Zo kun je de oorzaken van procesvariaties analyseren.

De afdeling of toezichthoudende organisatie waartoe de positie behoort.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende organisatieonderdelen te filteren en vergelijken. Zo worden afdelingsspecifieke knelpunten of efficiëntie zichtbaar.

De financiële kostenplaats die aan de positie is gekoppeld en wordt gebruikt voor budgettering en financiële rapportage.

Waarom dit belangrijk is

Biedt een financiële dimensie voor analyses. Je kunt het proces per budgeteenheid bekijken en knelpunten rond budgetten analyseren.

Een groep functies met vergelijkbare kenmerken, vaardigheden en werkzaamheden, zoals 'Engineering' of 'Human Resources'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van rollen op een hoger niveau mogelijk. Dit ondersteunt standaardisatie en de analyse van herindelingen tussen verwante functiecategorieën.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Dit markeert het begin van de levenscyclus van Position Management. Een aanvraag om een nieuwe positie aan te maken wordt formeel ingediend. Dit wordt vastgelegd als een expliciete gebeurtenis wanneer een gebruiker het business process 'Create Position' in Workday start.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste startevent van het proces. Door de tijd tussen dit event en de daaropvolgende goedkeuringen te analyseren, meet je de efficiëntie van de volledige cyclus voor het aanmaken van een positie.

Een belangrijke mijlpaal waarop de financiële afdeling of budgetmanager bevestigt dat er budget beschikbaar is voor de nieuwe positie. Dit wordt vastgelegd wanneer de aangewezen goedkeurder de budgetgoedkeuringsstap in de business process-flow afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Budgetgoedkeuring is vaak een groot knelpunt. Door de doorlooptijd van deze specifieke activiteit te meten, kunnen organisaties financiële controles eenvoudiger maken en werving versnellen.

Deze activiteit markeert het succesvol aanmaken en officieel bestaan van de positie in het Workday-systeem. Het event wordt vastgelegd nadat het business process 'Create Position' succesvol is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die het einde van de goedkeuringsfase en de gereedheid van de positie voor personeelsbezetting markeert. De activiteit is nodig om de totale doorlooptijd van de goedkeuringscyclus als KPI te meten.

Dit geeft aan dat een of meer attributen van een bestaande positie, zoals de functietitel of afdeling, zijn gewijzigd. Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker het business process 'Edit Position Restrictions' succesvol afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Veelvuldige wijzigingen kunnen wijzen op invoerfouten, veranderende functies of inefficiënte processen. Analyse van deze activiteit vormt de basis voor het dashboard 'Position Data Rework Analysis' en helpt de datakwaliteit te verbeteren.

Dit geeft aan dat een positie niet langer actief is en niet kan worden ingevuld. Vaak is dit een voorbereidende stap vóór de formele sluiting. Het is een expliciet event dat wordt vastgelegd na afronding van het business process 'Inactivate Position'.

Waarom dit belangrijk is

Deactivering is een belangrijke mijlpaal in de levenscyclus van een positie en verschilt van de definitieve sluiting. De tijd tussen deactivering en sluiting laat zien hoe efficiënt de administratieve opschoning van organisatiestructuren verloopt.

Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus. De positie wordt definitief uit de organisatie verwijderd. Workday registreert dit event na succesvolle afronding van het business process 'Close Position'.

Waarom dit belangrijk is

Als eindevent voor de meeste cases markeert deze activiteit het einde van de levenscyclus van de positie. Dit is belangrijk om de totale procesduur te begrijpen en de formatiegegevens nauwkeurig te houden.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke flow van je Position Management-processen in Workday en brengt verborgen bottlenecks en afwijkingen aan het licht. Je ziet inefficiënties bij goedkeuringen, data-updates en deactiveringen. Zo kun je precies bepalen waar verbetering nodig is. Met inzicht in het werkelijke proces kunnen organisaties datagedreven beslissingen nemen en de efficiëntie van de bedrijfsvoering verbeteren.

Voor Position Management heb je vooral event log-data nodig over acties zoals het aanmaken, bijwerken, goedkeuren en deactiveren van posities. Belangrijke attributen zijn een unieke Position ID als case-identificatiemiddel, een activiteitnaam voor elke stap en een timestamp van elke activiteit. Ook informatie zoals rollen van goedkeurders, positiestatus en redenencodes geeft waardevolle context voor de analyse.

Data-extractie uit Workday gebeurt meestal via standaardrapportagetools, aangepaste rapporten of Workday-API’s. Je moet rapporten definiëren die de Position ID, het activiteitstype en de timestamps van elk event in de levenscyclus van de positie vastleggen. Zorg dat de geëxtraheerde data chronologisch is geordend, zodat je het proces correct kunt reconstrueren.

Process mining kan trage goedkeuringscycli voor nieuwe posities, niet-naleving van beleid en inconsistente positiegegevens aan het licht brengen. Je ziet ook waar vaak herstelwerk ontstaat, budgetgoedkeuringen inefficiënt zijn en processen voor frozen of suspended posities stilvallen. Door deze patronen te visualiseren, kun je oorzaken gericht aanpakken en effectieve oplossingen invoeren.

Je kunt snellere goedkeuringscycli voor nieuwe posities en nauwkeurigere data in Workday verwachten. Process mining helpt om volledige compliance bij positieacties te waarborgen en gesloten posities sneller te deactiveren. Uiteindelijk krijg je beter end-to-endinzicht in posities en een efficiëntere bedrijfsvoering.

De eerste data-extractie en modelinrichting kunnen enkele weken duren, afhankelijk van de complexiteit van de data en de beschikbare middelen. Zodra de datapijplijn staat, kun je meestal binnen 4 tot 6 weken de eerste bruikbare inzichten krijgen. Continue monitoring levert daarna nieuwe mogelijkheden voor optimalisatie op.

Je hebt toegang nodig tot Workday-rapportagemogelijkheden of API’s om de benodigde event log-data te extraheren. Ook heb je een process mining-tool of -platform nodig om de data in te lezen, te modelleren en te analyseren. Basiskennis van dataverwerking, zoals SQL of scripting, kan helpen bij de voorbereiding.

Ja. Process mining is zeer geschikt voor compliancecontroles binnen Position Management. Het detecteert automatisch afwijkingen van vastgelegde workflows en laat zien waar beleidsregels zijn omzeild of niet gevolgd. Zo kun je non-compliance proactief aanpakken en governance versterken.

Optimaliseer Workday HCM Hire to Retire-positiebeheer nu

Vind inefficiënties en verkort de doorlooptijd van je positiebeheer met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Start je gratis proefperiode van 14 dagen.