> Continu verbeteren van processen > Van indiensttreding tot uitdiensttreding: positiebeheer > Workday HCM

Verbeter Hire to Retire - Positiebeheer

Optimaliseer Workday HCM met onze 6-stappengids voor meer efficiëntie.

Datatemplate downloaden

Van indiensttreding tot uitdiensttreding: positiebeheer

Workday Onboarding

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Optimaliseer positiebeheer in Workday HCM voor een efficiënte personeelsbezetting

Complexe goedkeuringsflows en compliance-uitdagingen staan goed positiebeheer vaak in de weg. Ons platform laat zien waar bottlenecks in processen zitten en waar je processen efficiënter kunt maken. Door deze inefficiënties op te sporen, houd je het personeelsmodel accuraat en flexibel. Zo kun je medewerkers beter inzetten en de organisatie effectiever laten werken.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding optimaliseren?

Goed positiebeheer vormt de basis voor strategische personeelsplanning en een efficiënte bedrijfsvoering. Dat geldt zeker voor organisaties die werken met een systeem als Workday HCM. Het proces loopt van een aanvraag voor een nieuwe positie tot de uiteindelijke sluiting of deactivering ervan. Inefficiënties kunnen leiden tot vertraging bij het invullen van belangrijke functies, afdelingen met een verkeerd budget, risico’s rond compliance en onjuiste rapportages in Workday HCM. Zonder zicht op het werkelijke verloop van deze activiteiten krijgen organisaties vaak te maken met lange doorlooptijden, onnodig herstelwerk en een reactieve aanpak van personeelsbehoeften. Positiebeheer optimaliseren draait niet alleen om efficiëntie. Het helpt je organisatie ook om wendbaar te blijven, aan regels te voldoen en klaar te zijn voor groei.

Hoe process mining positiebeheer verbetert

Process mining laat op basis van data zien hoe het proces voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding daadwerkelijk verloopt in Workday HCM. Door event logs te analyseren, waarbij elke regel een activiteit voor een specifieke positie-ID vastlegt, ontstaat een objectief beeld van de volledige levenscyclus van een positie. Je ziet elke route die een positie aflegt, van 'Positieaanvraag gestart' tot 'Positie geactiveerd' of 'Positie gesloten'. Zo vind je precies waar bottlenecks ontstaan, bijvoorbeeld bij langdurige goedkeuringen door bepaalde managers of afdelingen. Ook zie je onverwachte herstelrondes, waarbij 'Positieattributen gewijzigd' vaak na de eerste aanmaak voorkomt. Deze aanpak gaat verder dan losse ervaringen en maakt werkelijke doorlooptijden, procesafwijkingen en hiaten in compliance zichtbaar. Dat helpt je bepalen hoe je positiebeheer in Workday HCM kunt verbeteren en processen efficiënter kunt maken.

Belangrijke verbeterpunten

Process mining brengt bij positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding vaak verschillende kansen voor optimalisatie aan het licht:

Kortere goedkeuringsdoorlooptijden: Vind de stappen en personen of groepen die vertraging veroorzaken bij de goedkeuring van nieuwe of gewijzigde posities. Zo kun je de totale doorlooptijd verkorten, vanaf de aanvraag tot het moment waarop de positie in Workday HCM is aangemaakt en klaarstaat voor werving.
Betere compliance en governance: Breng in beeld waar verplichte stappen, zoals 'Positiebudget goedgekeurd' of 'Positie beoordeeld op compliance', worden overgeslagen, in de verkeerde volgorde plaatsvinden of veel herstelwerk vragen. Zo controleer je of de personeelspraktijk voldoet aan intern beleid en wettelijke eisen.
Minder herstelwerk en afwijkingen: Vind patronen van terugkerende wijzigingen of herclassificaties die kunnen wijzen op onduidelijke eerste aanvragen of onvoldoende training. Minder afwijkingen maken het proces eenvoudiger en verbeteren de datakwaliteit in Workday HCM.
Betere verdeling van werk: Zie welke teams of functies te veel taken rond positiebeheer hebben. Met die informatie kun je het werk anders verdelen en de productiviteit van teams verbeteren.
Betrouwbare data: Door de volledige levenscyclus te volgen, vind je verschillen in de manier waarop positieattributen worden beheerd en bijgewerkt. Zo zorg je dat de data in Workday HCM de organisatiestructuur juist weergeeft.

Verwachte resultaten van procesoptimalisatie

Met process mining kun je positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding analyseren en verbeteren. Dat levert concrete, meetbare voordelen op:

Kortere doorlooptijden: Verkort de tijd die nodig is om posities aan te maken, goed te keuren en te activeren. Zo kun je sneller talent werven en beter inspelen op de behoeften van de organisatie. Je ziet hoe je de doorlooptijd van positiebeheer effectief verkort.
Lagere kosten: Zet personeel efficiënter in, beperk handmatig werk en voorkom budgetoverschrijdingen door inefficiënt positiebeheer.
Betere compliance: Zorg dat interne beleidsregels en externe voorschriften consequent worden nageleefd. Zo beperk je risico’s en ben je beter voorbereid op audits.
Betere personeelsplanning: Krijg op basis van data een duidelijker beeld van de organisatiestructuur en personeelsbehoeften. Zo kun je in Workday HCM proactiever en strategischer plannen.
Meer wendbaarheid: Speel sneller in op veranderingen in de markt en nieuwe bedrijfsbehoeften met een efficiënt en transparant proces voor positiebeheer.

Aan de slag met optimalisatie

Positiebeheer in Workday HCM optimaliseren met process mining is een investering in de toekomst van je organisatie. Je krijgt het overzicht en de concrete inzichten die nodig zijn om ingewikkelde, vaak ondoorzichtige processen te verbeteren. Als je weet hoe activiteiten rond positiebeheer werkelijk verlopen, kun je de efficiëntie, compliance en wendbaarheid van de organisatie verbeteren. Breng deze belangrijke inzichten vandaag nog aan het licht en verbeter de manier waarop je positiebeheer in Workday HCM uitvoert.

Van indiensttreding tot uitdiensttreding: positiebeheer Positiebeheer Efficiënte personeelsbezetting HR-compliance Personeelsplanning Organisatiestructuur HR-processen H2R Human Capital Management HCM Organisatieontwerp

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertraging bij goedkeuring door managers, HR of budgethouders maakt het lastig om belangrijke functies in te vullen. Daardoor loopt de tijd tot aanwerving op en komen projectplanningen en de efficiëntie van de bedrijfsvoering onder druk te staan. Lange goedkeuringsrondes in Workday HCM Position Management kunnen leiden tot gemiste kansen om talent aan te trekken en hogere bedrijfskosten door personeelstekorten. ProcessMind laat zien waar deze bottlenecks ontstaan door de processtroom voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding in beeld te brengen. Je ziet welke goedkeuringsstappen en gebruikers voor vertraging zorgen. De analyse helpt de oorzaken te vinden, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren en posities sneller kunt laten goedkeuren.

Afwijkingen van vastgelegde beleidsregels bij het aanmaken, wijzigen of herclassificeren van posities kunnen leiden tot auditrisico’s en verschillen in de bedrijfsvoering. Dat verzwakt het HR-beheer en kan leiden tot hoge boetes wegens niet-naleving of interne geschillen. Naleving van regels binnen Workday HCM Position Management is belangrijk voor een integere organisatie. ProcessMind volgt elke gebeurtenis in de levenscyclus van positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding en signaleert activiteiten die niet aan de regels voldoen of ongeoorloofde wijzigingen. Je ziet duidelijk in hoeverre beleidsregels worden nageleefd. Zo kun je goede werkwijzen handhaven en zorgen dat alle positiewijzigingen voldoen aan wettelijke en interne eisen.

Fouten in positieattributen, zoals afdeling, kostenplaats of functiefamilie, leiden tot onjuiste rapportages, een verkeerde verdeling van budgetten en minder goede beslissingen over personeelsplanning. Inconsistente data in Workday HCM heeft direct invloed op strategische beslissingen en de dagelijkse bedrijfsvoering. Onjuiste positiegegevens kunnen gevolgen hebben voor de hele organisatie, van salarisadministratie tot talentontwikkeling. ProcessMind vindt verschillen en invoerfouten in het proces voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding door attribuutwaarden in verschillende processtappen te vergelijken. De inzichten helpen je de gegevensinvoer te standaardiseren, de datakwaliteit te verbeteren en één betrouwbare bron voor alle positiegegevens te behouden.

Na de eerste aanmaak worden posities vaak meerdere keren gewijzigd of afgewezen. Dat kan wijzen op onduidelijke aanvragen of onduidelijke goedkeuringscriteria. Dit herstelwerk kost HR en managers tijd, verhoogt de administratieve lasten en verlengt de levenscyclus van posities. Zulke inefficiënties in Workday HCM Position Management verspillen onnodig middelen. ProcessMind laat terugkerende patronen van herstelwerk zien en maakt duidelijk in welke stappen wijzigingen het vaakst voorkomen. Door afwijzingsredenen en wijzigingsrondes te analyseren, helpen we je aanvraagformulieren te verbeteren, goedkeuringseisen te verduidelijken en onnodige rondes te beperken.

Posities die niet meer nodig zijn, blijven soms lang actief in het systeem. Dat leidt tot onjuiste rapportages over het aantal medewerkers, een verkeerde verdeling van budgetten en mogelijke beveiligingsrisico’s. Een vertraagde deactivering in Workday HCM maakt het moeilijker om de werkelijke personeelsbezetting te zien en houdt onnodig budget vast. Zo ontstaan soms 'spookposities' die middelen kosten zonder nut. ProcessMind laat zien hoeveel tijd er verstrijkt tussen het besluit om een positie te sluiten en de volledige deactivering ervan in het proces voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding. De analyse wijst de stappen aan die vertraging veroorzaken, zodat je sluitingsworkflows kunt versnellen en de organisatiestructuur actueel kunt houden.

Organisaties hebben vaak geen volledig beeld van de route die een positie aflegt, van aanvraag tot sluiting. Daardoor is het lastig om inefficiënties en bottlenecks in het hele proces te vinden. Dit beperkte inzicht in Workday HCM bemoeilijkt strategische personeelsplanning en het vroegtijdig oplossen van problemen. Zonder duidelijk beeld van begin tot eind is het lastig om positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding te verbeteren. ProcessMind reconstrueert de volledige processtroom voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding op basis van event logs. Je krijgt een interactieve weergave van elke stap en gevolgde route. Zo zie je hoe het proces werkelijk verloopt, vind je afwijkingen en kun je verbeteringen onderbouwen met data.

Goedkeuring van budgetten voor nieuwe of gewijzigde posities verloopt vaak ingewikkeld en traag, waardoor belangrijke personeelsinitiatieven vertraging oplopen. Daardoor kun je geschikte kandidaten mislopen en komen afdelingen die op nieuwe medewerkers wachten onder druk te staan. Ingewikkelde goedkeuringsroutes voor budgetten in Workday HCM kunnen een grote bottleneck vormen. ProcessMind brengt de volledige route van budgetgoedkeuring binnen het proces voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding in beeld. Je ziet welke overdrachten en goedkeuringsstappen voor vertraging zorgen. De analyse helpt de goedkeuringsworkflow voor budgetten te verbeteren, doorlooptijden te verkorten en sneller beslissingen over personeelsbezetting te nemen.

Posities worden vaak geherclassificeerd zonder duidelijke onderbouwing of vaste criteria. Dat zorgt voor extra administratie, mogelijke verschillen in beloning en onduidelijkheid over functies. Dit wijst vaak op onduidelijke functieomschrijvingen of onvoldoende governance in Workday HCM. Ongecontroleerde herclassificaties kunnen het proces voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding ontregelen. ProcessMind vindt patronen van terugkerende herclassificaties en analyseert de redenen en betrokken gebruikers. Zo ontdek je de oorzaken en kun je duidelijkere richtlijnen opstellen en onnodig administratief werk beperken.

Positieattributen, zoals functiefamilie of functietype, sluiten niet altijd aan op de werkelijke taken en verantwoordelijkheden. Dat kan problemen opleveren met beloning, loopbaanontwikkeling en talentbeheer. Deze verschillen in Workday HCM staan een effectieve personeelsstrategie en de ontwikkeling van medewerkers in de weg. Onjuist omschreven posities belemmeren strategische HR-initiatieven. ProcessMind brengt wijzigingen in positieattributen in verband met procesactiviteiten tijdens de levenscyclus van positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding. Zo zie je waar en wanneer attributen niet meer overeenkomen. Met die inzichten kun je definities van attributen consistent toepassen en zorgen dat posities aansluiten op de behoeften en structuur van de organisatie.

Posities worden vaak bevroren of geschorst, maar daarna niet volledig gedeactiveerd of gesloten. Zo stapelen onopgeloste gevallen zich op in het systeem. Deze 'zombieposities' in Workday HCM houden budget en formatieplaatsen bezet en zorgen voor administratieve rompslomp, terwijl ze geen actief doel meer dienen. Vaak gaat het om vergeten of vastgelopen beslissingen in het proces voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding. ProcessMind volgt de levenscyclus van bevroren of geschorste posities en laat zien hoe lang ze inactief blijven en waarom ze niet volledig worden gesloten. Zo kun je duidelijke afspraken maken om deze posities af te handelen, ophoping te voorkomen en het systeem op orde te houden.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het flink verkorten van de tijd die aanvragen voor nieuwe posities nodig hebben om de goedkeuringshiërarchie in Workday HCM te doorlopen. Snellere goedkeuring betekent dat je sneller kunt werven, minder uitgeeft aan het aantrekken van talent en belangrijke functies zonder onnodige vertraging kunt invullen. Dat draagt rechtstreeks bij aan de productiviteit en groei van de organisatie. ProcessMind vindt bottlenecks in de goedkeuringsketen van Workday HCM en laat zien waar vertraging ontstaat en welke goedkeurders of stappen het proces ophouden. Door de goedkeuringsdoorlooptijd per positie-ID te analyseren, zie je waar aanvragen anders kunnen worden gerouteerd of stappen kunnen worden geautomatiseerd. Zo kan de goedkeuringstijd met 30 tot 50% afnemen.

Zorgen dat alle positiewijzigingen, zoals aanmaak, wijziging of deactivering, voldoen aan de regels helpt om interne beleidsregels en externe voorschriften na te leven. Zo beperk je juridische risico’s, voorkom je boetes en behoud je de integriteit van het proces voor positiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding in Workday HCM. Dat draagt bij aan een betrouwbare HR-omgeving waarin duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. ProcessMind vergelijkt de werkelijke processtromen met vastgelegde complianceregels en brengt afwijkingen en ongeoorloofde stappen in de levenscyclus van positiebeheer aan het licht. Je ziet bijvoorbeeld overgeslagen goedkeuringen of onjuiste gegevensinvoer. Zo kunnen organisaties gerichte training of systeemcontroles invoeren om de regels volledig na te leven en auditrisico’s te beperken.

Dit doel is gericht op een nauwkeurige en consistente registratie van alle positiegegevens in Workday HCM, zoals functietitel, afdeling en kostenplaats. Betrouwbare positiegegevens zijn belangrijk voor personeelsplanning, budgettering en rapportages. Zo voorkom je fouten die kunnen leiden tot verkeerde personeelsbeslissingen of financiële afwijkingen binnen Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer. ProcessMind analyseert event logs om patronen van afwijkende gegevens en veelvuldige handmatige correcties bij de activiteit Positiekenmerken gewijzigd op te sporen. Het brengt oorzaken van inconsistente invoer of updates aan het licht, zoals ontbrekende velden of gebruikersfouten. Zo kun je validatieregels en eenvoudigere invoerprocessen invoeren en het aantal fouten met 20-40% terugdringen.

Het doel is overbodige stappen en dubbel werk bij het bijwerken van positiekenmerken of -statussen in Workday HCM te voorkomen. Minder herhaalwerk verlaagt de bedrijfskosten, bespaart HR-medewerkers tijd en maakt Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer efficiënter en sneller. Zo worden wijzigingen meteen goed doorgevoerd. ProcessMind brengt procesvarianten voor de activiteit Positiekenmerken gewijzigd in beeld en laat lussen zien waarin wijzigingen vaak worden teruggedraaid of opnieuw ingevoerd. Het berekent hoeveel tijd en geld herhaalwerk kost en wijst de activiteiten of gebruikersgroepen aan die hiervoor verantwoordelijk zijn. Daarmee kun je het proces aanpassen en gerichte trainingen geven, zodat het aantal gevallen van herhaalwerk met 25-50% daalt.

Dit doel is erop gericht de tijd tussen het markeren van een positie voor sluiting en de daadwerkelijke deactivering in Workday HCM flink te verkorten. Tijdige deactivering zorgt voor een kloppende personeelsrapportage, maakt budget vrij en voorkomt dat posities als open maar onbetaald worden gezien. Zo beheer je de middelen binnen het proces Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer beter. ProcessMind berekent de gemiddelde doorlooptijd van het event Positie gedeactiveerd nadat een positie voor sluiting is gemarkeerd, zodat vertragingen zichtbaar worden. Het brengt bottlenecks in de deactiveringsworkflow aan het licht, zoals openstaande goedkeuringen of handmatige controles. Zo kunnen organisaties het proces vereenvoudigen en de doorlooptijd van deactivering met 30-60% verkorten.

Voor proactief beheer is volledig inzicht nodig in elke fase van de levenscyclus van een positie, van aanvraag tot sluiting in Workday HCM. Met beter zicht kunnen betrokkenen de voortgang volgen, problemen voorzien en goed onderbouwde beslissingen nemen. Zo ondersteunt Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer de strategische personeelsplanning. ProcessMind maakt voor elke positie-ID een visuele kaart van alle activiteiten. Zo zie je het volledige verloop van het positiebeheer. Het brengt verborgen processtappen en afwijkingen van de gewenste route aan het licht. HR- en financiële teams zien daardoor precies wat de status van elke positie is en hoelang het duurt om van de ene status naar de andere te gaan.

Het doel is het goedkeuringsproces voor positiebudgetten in Workday HCM sneller en efficiënter te maken. Snellere budgetgoedkeuring versnelt het aanmaken van nieuwe rollen, verbetert de nauwkeurigheid van financiële planning en zorgt dat personeelsbeslissingen binnen de budgettaire grenzen blijven. Zo verloopt Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer beter. ProcessMind analyseert de activiteit ‘Positiebudget goedgekeurd’ en brengt de duur en complexiteit van voorafgaande stappen en parallelle goedkeuringen in kaart. Het spoort inefficiënte routering, opeenvolgende bottlenecks en onnodige beoordelingsrondes op. Zo kunnen organisaties de workflow opnieuw inrichten, budgetten sneller afronden en de goedkeuringstijd met maximaal 40% verkorten.

Dit doel is erop gericht het aantal herindelingen van posities in Workday HCM terug te dringen wanneer die niet nodig zijn of voortkomen uit fouten bij de eerste invoer. Minder onnodige herindelingen besparen administratief werk, zorgen voor een consistente organisatiestructuur en houden positiegegevens betrouwbaar voor de langetermijnplanning van personeel binnen Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer. ProcessMind volgt events voor Positie opnieuw ingedeeld en analyseert voorafgaande activiteiten en kenmerken om veelvoorkomende aanleidingen of patronen van onnodige wijzigingen te vinden. Zo wordt zichtbaar of er iets misgaat bij het aanmaken van posities of het vastleggen van kenmerken. Gerichte training of procesverbeteringen kunnen het aantal herindelingen met 15-30% verlagen.

Door kenmerken zoals functiefamilie of positietype voor vergelijkbare rollen in de hele organisatie te standaardiseren, zorg je voor consistentie en duidelijkheid in Workday HCM. Dit maakt talentzoekopdrachten nauwkeuriger, vereenvoudigt het vergelijken van beloningen en verbetert de kwaliteit van organisatiegegevens voor Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer. ProcessMind analyseert events voor Positiekenmerken gewijzigd en vindt verschillen in kenmerkwaarden bij posities met vergelijkbare titels of afdelingen. Het laat zien waar gebruikers of afdelingen positiegegevens verschillend invoeren of bijwerken. Die inzichten helpen je strengere regels voor gegevensbeheer in te voeren en kenmerken te standaardiseren, zodat de verschillen met 20-35% afnemen.

Het doel is posities die in Workday HCM zijn ‘bevroren’ of ‘opgeschort’ snel af te handelen, zodat ze tijdig opnieuw worden geactiveerd, opgeheven of gesloten. Een snelle afhandeling voorkomt dat posities in een onduidelijke status blijven staan en helpt het personeelsbestand en budget binnen Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer goed te beheren. ProcessMind vindt posities die langer dan de ingestelde termijn de status ‘Positie bevroren/opgeschort’ hebben en toont hoelang ze daarin blijven en welke stappen meestal volgen. Het brengt bottlenecks of ontbrekende triggers bij de afhandeling aan het licht. Zo kunnen organisaties duidelijker beleid vaststellen en meldingen automatiseren, zodat er op tijd actie wordt ondernomen en de vertraging met maximaal 50% afneemt.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf opgemaakte Excel-template voor positiebeheer. Zo sluit de dataset aan op de vereisten voor process mining.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin voorkom je fouten en verloopt de verdere analyse eenvoudiger. Zo leg je een goede basis voor verbetering.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken Excel-template met de juiste kolommen voor positiebeheergegevens uit Workday HCM.

WAT JE KRIJGT

Verborgen efficiëntie in positiebeheer opsporen

ProcessMind brengt het volledige proces Hire to Retire - Positiebeheer in beeld. Zo zie je waar optimalisatie nodig is en welke inzichten je daarbij helpen.

De werkelijke flow voor het aanmaken van posities in beeld brengen
Vertragingen bij goedkeuringen in Workday HCM opsporen
Risico’s voor compliance opsporen
De nauwkeurigheid van het personeelsmodel verbeteren

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Positiebeheer verbeteren met process mining

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties kunnen bereiken door process mining in te zetten voor Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer in Workday HCM. Door bottlenecks en inefficiënties op te sporen, kunnen organisaties de bedrijfsvoering verbeteren en de strategische personeelsplanning versterken.

0 % faster

Posities sneller goedkeuren

Kortere goedkeuringstijd voor nieuwe posities

Process mining vindt bottlenecks in de goedkeuringsworkflow en helpt ze weg te nemen, zodat nieuwe posities sneller worden aangemaakt. Organisaties kunnen belangrijke vacatures daardoor sneller invullen en de tijd tot aanwerving verkorten.

0 % compliant

Betere naleving van compliance-eisen

Meer acties rond posities die aan de regels voldoen

Door afwijkingen van standaardprocedures zichtbaar te maken, helpt process mining ervoor te zorgen dat bij alle acties rond posities, van aanmaken tot deactiveren, de vereiste compliancecontroles plaatsvinden. Dit beperkt regelgevingsrisico’s en het risico op problemen bij audits.

0 % less rework

Minder herhaalwerk bij positiegegevens

Minder aanpassingen van kenmerken na het aanmaken

Door de oorzaken van fouten in gegevens bij het aanmaken van posities te vinden, zijn latere aanpassingen van kenmerken veel minder vaak nodig. Dit verbetert de nauwkeurigheid van gegevens, maakt HR-processen efficiënter en bespaart HR-teams tijd.

0 days faster

Snellere deactivering

Inactieve posities sneller sluiten

Door het deactiveringsproces voor gesloten posities te verbeteren, worden ze op tijd definitief uit het systeem verwijderd. Zo blijven budgetgegevens kloppen, blijft de HR-stamdata actueel en worden middelen beter verdeeld.

0 % fewer variants

Meer standaardisatie van processen

Minder varianten in de levenscyclus van posities

Process mining maakt verborgen verschillen in het positiebeheer zichtbaar, zodat workflows kunnen worden gestandaardiseerd. Dit zorgt voor een consistentere bedrijfsvoering, vereenvoudigt trainingen en geeft een duidelijker beeld van het volledige proces.

De resultaten verschillen per proces, organisatiestructuur en datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van de verbeteringen die doorgaans bij verschillende process mining-implementaties worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de set daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een specifieke positie binnen de organisatie. Deze code is de primaire case-ID voor het proces van positiebeheer.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel om de volledige levenscyclus van een positie te volgen. Zo kun je het proces van begin tot eind analyseren en bottlenecks of afwijkingen in specifieke cases opsporen.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de werkverdeling en het gedrag per gebruiker analyseren en opleidingsbehoeften of goed presterende medewerkers herkennen.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond. Je gebruikt deze om de tijdsduur van afzonderlijke activiteiten te berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Deze tijd is nodig om de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen en actieve verwerkingstijd te onderscheiden van wachttijd.

De huidige of historische status van de positie, bijvoorbeeld 'Open', 'Ingevuld', 'Bevroren' of 'Gesloten'.

Waarom dit belangrijk is

Geeft belangrijke context over de status van een positie. Zo kun je analyseren hoe lang bevroren posities openstaan en de voortgang door de levenscyclus volgen.

De reden voor een wijziging, zoals een herindeling, aanpassing of sluiting van een positie.

Waarom dit belangrijk is

Verklaart de zakelijke context van procesactiviteiten zoals wijzigingen en herindelingen. Zo kun je de oorzaken van procesvarianten analyseren.

De afdeling of leidinggevende organisatie waartoe de positie behoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende organisatieonderdelen vergelijken en filteren, zodat afdelingsspecifieke bottlenecks en efficiëntieverschillen zichtbaar worden.

De financiële kostenplaats die bij de positie hoort en wordt gebruikt voor budgettering en financiële rapportage.

Waarom dit belangrijk is

Voegt een financiële dimensie toe aan de analyse. Zo kun je het proces per budgeteenheid bekijken en bottlenecks rond budgetten analyseren.

Een groep functies met vergelijkbare kenmerken, vaardigheden en werkzaamheden, zoals 'Engineering' of 'Human Resources'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van functies op een hoger niveau mogelijk en ondersteunt standaardisatie en onderzoek naar herindelingen tussen verwante functiecategorieën.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is het begin van de levenscyclus van positiebeheer: een aanvraag voor een nieuwe positie wordt officieel ingediend. Workday registreert dit als een expliciet event wanneer een gebruiker het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ start.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste startevent van het proces. Door de tijd tussen dit event en de daaropvolgende goedkeuringen te meten, zie je hoe efficiënt de volledige aanmaak van een positie verloopt.

Een belangrijke mijlpaal waarbij de financiële afdeling of een budgetmanager bevestigt dat er budget is voor de nieuwe positie. Workday registreert dit wanneer de aangewezen goedkeurder de budgetgoedkeuringsstap in de workflow afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Budgetgoedkeuring is vaak een grote bottleneck. Door de doorlooptijd van deze activiteit te meten, kunnen organisaties financiële beoordelingen efficiënter maken en de aanwerving versnellen.

Deze activiteit markeert dat de positie succesvol is aangemaakt en officieel in Workday bestaat. Workday registreert dit wanneer het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ succesvol is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: de goedkeuringsfase is afgerond en de positie kan worden ingevuld. Deze activiteit is nodig om de KPI voor de totale goedkeuringsdoorlooptijd te meten.

Dit geeft aan dat een of meer kenmerken van een bestaande positie, zoals de functietitel of afdeling, zijn gewijzigd. Workday registreert dit expliciet wanneer een gebruiker het bedrijfsproces ‘Positiebeperkingen bewerken’ succesvol afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Veelvuldige wijzigingen kunnen wijzen op invoerfouten, veranderende functies of inefficiënte processen. Deze activiteit analyseren is belangrijk voor het dashboard ‘Analyse van herhaalwerk bij positiegegevens’ en voor het verbeteren van de datakwaliteit.

Dit geeft aan dat een positie niet meer actief is en niet kan worden ingevuld. Vaak is dit een voorbereidende stap voor de formele sluiting. Workday registreert dit expliciete event wanneer het bedrijfsproces ‘Positie inactief maken’ is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Deactivering is een belangrijke mijlpaal in de levenscyclus van een positie en staat los van de definitieve sluiting. De tijd tussen deactivering en sluiting laat zien hoe efficiënt de organisatiestructuur administratief wordt opgeschoond.

Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus: de positie wordt definitief uit de organisatie verwijderd. Workday registreert dit event wanneer het bedrijfsproces ‘Positie sluiten’ succesvol is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Voor de meeste cases is dit het laatste event en daarmee het einde van de levenscyclus van de positie. Dit is belangrijk om de totale procesduur te begrijpen en de personeelsgegevens actueel te houden.

Veelgestelde vragen

Wat levert process mining concreet op voor Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer in Workday?

Process mining brengt het werkelijke verloop van positiebeheer in Workday in beeld en maakt verborgen bottlenecks en afwijkingen zichtbaar. Het laat zien waar goedkeuringen, gegevensupdates en deactiveringen inefficiënt verlopen, zodat je precies weet waar verbetering nodig is. Met inzicht in het werkelijke proces kunnen organisaties beslissingen nemen op basis van data, de bedrijfsvoering verbeteren en efficiënter werken.

Welke gegevens uit Workday HCM zijn nodig voor process mining van positiebeheer?

Voor positiebeheer heb je vooral event log-data nodig over acties rond posities, zoals aanmaken, bijwerken, goedkeuren en deactiveren. Belangrijke gegevens zijn een unieke positie-ID als case-ID, de naam van de activiteit bij elke stap en een timestamp van het moment waarop die plaatsvond. Aanvullende gegevens, zoals de rollen van goedkeurders, de positiestatus en redenencodes, geven nuttige context voor de analyse.

Hoe halen we de benodigde event log-data voor positiebeheer uit Workday?

Gegevens uit Workday haal je meestal op met de standaardrapportagetools, aangepaste rapporten of Workday-API’s. Stel rapporten op met de positie-ID, het type activiteit en de timestamps van elk event in de levenscyclus van een positie. Zorg dat de geëxporteerde events chronologisch zijn geordend, zodat je het proces correct kunt reconstrueren.

Welke veelvoorkomende problemen bij positiebeheer kunnen we met process mining opsporen en oplossen?

Process mining kan trage goedkeuringsrondes voor nieuwe posities, afwijkingen van beleid en inconsistente positiegegevens aan het licht brengen. Ook maakt het veel herhaalwerk, inefficiënte budgetgoedkeuringen en vastgelopen processen voor bevroren of opgeschorte posities zichtbaar. Door deze patronen in beeld te brengen, kunnen organisaties de oorzaken aanpakken en gerichte oplossingen invoeren.

Welke verbeteringen kunnen we verwachten als we process mining inzetten voor positiebeheer in Workday?

Je kunt rekenen op snellere goedkeuring van nieuwe posities en nauwkeurigere gegevens in Workday. Process mining helpt om bij alle acties rond posities aan de regels te voldoen en gesloten posities sneller te deactiveren. Uiteindelijk krijg je beter zicht op het volledige verloop van positiebeheer en verloopt de bedrijfsvoering efficiënter.

Hoelang duurt het meestal voordat process mining van Werving tot uitdiensttreding - Positiebeheer bruikbare inzichten oplevert?

De eerste data-extractie en inrichting van het model kunnen enkele weken duren. Dat hangt af van de complexiteit van de data en de beschikbare capaciteit. Zodra de datastroom is ingericht, kun je meestal binnen 4-6 weken de eerste bruikbare inzichten krijgen. Doorlopende monitoring laat daarna zien waar verdere verbetering mogelijk is.

Zijn er specifieke technische vereisten of voorwaarden voor process mining van Workday-data?

Je hebt toegang nodig tot de rapportagemogelijkheden of API’s van Workday om de benodigde event log-data op te halen. Ook heb je een process mining-tool of -platform nodig om de data in te laden, te modelleren en te analyseren. Basiskennis van gegevensbewerking, bijvoorbeeld met SQL of scripts, kan helpen bij de voorbereiding van de data.

Kan process mining helpen om te controleren of we ons interne beleid voor positiebeheer naleven?

Ja, process mining is geschikt om compliance bij positiebeheer te controleren. Het kan automatisch afwijkingen van vastgestelde workflows opsporen en laten zien waar beleidsregels zijn overgeslagen of niet gevolgd. Zo kunnen organisaties afwijkingen tijdig aanpakken en de naleving van afspraken verbeteren.

Optimaliseer Hire to Retire - Positiebeheer in Workday HCM

Spoor inefficiënties op en verkort de doorlooptijd van positiebeheer met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Start je gratis proefperiode van 14 dagen.